6. Διαχείριση Έργου Έκδοση των φοιτητών
Εισαγωγή 1. Η διαδικασία της Διαχείρισης Έργου 2. Διαχείριση κινδύνων Επανεξέταση Ερωτήσεις Αυτοαξιολόγησης Διαχείριση του έργου είναι να βάζεις σαφείς στόχους, να διαχειρίζεσαι το χρόνο, το υλικό, τους ανθρώπους και το κόστος για να έχεις ένα αποτέλεσμα στην ώρα του, εντός του προϋπολογισμού και στο Είναι ένα ουσιαστικό στοιχείο για τη διαχείριση μια αναπτυσσόμενης επιχείρησης. Αποτελείται από πολλούς διαφορετικούς τύπους δραστηριοτήτων, και συγκεκριμένα: σχεδιασμό (δηλ. αναγνώριση των αναγκών και των στόχων και τον καθορισμό σαφών στόχων) προγραμματισμό (δηλαδή το συντονισμό των δραστηριοτήτων από την έναρξη έως την ολοκλήρωση και τον εντοπισμό των προθεσμιών και των πόρων) τον έλεγχο (δηλαδή την παρακολούθηση της προόδου και την εξασφάλιση ότι έχει ολοκληρωθεί εγκαίρως, εντός του προϋπολογισμού και με τα απαιτούμενα πρότυπα ποιότητας). Κάθε μία από αυτές τις δραστηριότητες πρέπει να αντιμετωπιστεί αποτελεσματικά για να εξασφαλιστεί η επιτυχία ενός μεμονωμένου έργου, καθώς και το σύνολο των εργασιών. Αυτή η ενότητα επικεντρώνεται στο σημαντικό θέμα της διαχείρισης του έργου για τις νεοσύστατες εταιρείες. Τονίζει τη σημασία της θέσπισης μιας συστηματικής διαδικασίας από την αρχή. Η ενότητα παρουσιάζει και εξηγεί μια γενική διαδικασία διαχείρισης του έργου. Το αφιέρωμα ολοκληρώνεται με μια συζήτηση σχετικά με την αξιολόγηση και την διαχείριση των κινδύνων, σε μια προσπάθεια να βοηθήσει στην ελαχιστοποίηση της έκθεσης μιας επιχείρησης σε κίνδυνο. Στόχοι Εκμάθησης Όταν θα έχετε επιτυχώς ολοκληρώσει την ενότητα θα είστε σε θέση να: Καθορίστε τη σημασία της χρήσης αποτελεσματικών τεχνικών διαχείρισης έργων σε νέες επιχειρήσεις και νεοσύστατες εταιρείες Εξηγήστε τη διαδικασία διαχείρισης του έργου Συζητήστε τις έννοιες της αξιολόγησης και διαχείρισης κινδύνων Παρουσιάστε απλά εργαλεία για να βοηθήσετε στην ελαχιστοποίηση της έκθεσης μιας επιχείρησης σε κίνδυνο.
1. Η διαδικασία της Διαχείρισης Έργου Ακολουθώντας μια δομημένη προσέγγιση για τη διαχείριση του έργου, ένας επιχειρηματίας μπορεί να αυξήσει την πιθανότητα επιτυχίας. Εάν ο επιχειρηματίας έχει μια σαφή κατανόηση του τι κάνει και γιατί και αν ο οργανισμός έχει έναν έτοιμο μηχανισμό σε θέση να ξεκινήσει και να αναλάβει την καινοτομία, η ανάπτυξη μπορεί να συμβεί γρήγορα και προβλέψιμα. Όταν η υποδομή δεν είναι σε θέση, θα πρέπει να τεθεί σε εφαρμογή για κάθε πρωτοβουλία. Αυτό επιβραδύνει την αντίδραση του χρόνου των ατόμων στην εταιρεία, και μπορεί να περιορίσει την επιτυχία του έργου, καθώς δεν υπάρχει κανένα σχέδιο για να ακολουθήσει και η διαδικασία θα πρέπει να εφευρεθεί εκ νέου κάθε φορά. Έτσι, τα αποτελέσματα δεν είναι πάντα προβλέψιμα. Τα οφέλη των μεθόδων διαχείρισης του έργου περιλαμβάνουν: Διασφαλίζει ότι η εταιρεία πληροί τις επιθυμίες των πελατών, τις ανάγκες και τις προσδοκίες Επιτρέπει στην εταιρεία να κάνει περισσότερη δουλειά σε λιγότερο χρόνο με λιγότερους ανθρώπους Τυποποιεί συνήθεις εργασίες του έργου και εξαλείφει την διαδικασία «ανακαλύπτουμε τον τροχό» Διασφαλίζει ότι οι άνθρωποι ολοκληρώνουν όλες τις εργασίες στην ώρα τους, εντός του προϋπολογισμού και με τα υψηλότερα δυνατά πρότυπα Μειώνει την αλληλεπικάλυψη των προσπαθειών καθώς και διαμάχες για την εξουσία... Υπό το πρίσμα αυτό, οι επιχειρηματίες πρέπει να προσδιορίσουν και να ενσωματώσουν τους πιο αξιόλογους και επιτυχείς τρόπους για να σχεδιάσουν και να αναπτύξουν αποτελεσματικά προγράμματα. Αυτό εξασφαλίζει ότι η επιχείρηση επικεντρώνεται στο τι θέλει να είναι στο μέλλον. Το υπόλοιπο αυτής της ενότητας καθορίζει τα βασικά στάδια της διαδικασίας διαχείρισης του έργου και τις συζητά με περισσότερες λεπτομέρειες.
1.1 Ορίστε το πεδίο εφαρμογής, τη στρατηγική και τους στόχους Αυτό το στάδιο της διαδικασίας διαχείρισης του έργου εξασφαλίζει ότι ο ιδρυτής και η ομάδα του έχουν μια σαφή άποψη, εικόνα ή όραμα για το πού η επιχείρηση θα είναι στο μέλλον. Με άλλα λόγια, ενθαρρύνει τον κατασκευαστή επιχειρηματία ή αυτόν που αποφασίζει να δημιουργήσει μια σαφή εικόνα του επιθυμητού αποτελέσματος και να επικοινωνεί το όραμα αυτό σε όλους τους σχετικούς φορείς στη διαδικασία. Μια στρατηγική είναι μια συνεκτική και συνεπής ροή των ενεργειών που ο οργανισμός χρειάζεται για να κινηθεί προς την κατεύθυνση αυτού του οράματος. Οι στόχοι του οργανισμού θα πρέπει να συνδέονται με τη στρατηγική. Θα πρέπει να είναι συγκεκριμένη, σαφώς καθορισμένη και μετρήσιμη, ώστε οι άνθρωποι να γνωρίζουν ακριβώς τι πρέπει να επιτευχθεί. Το στάδιο αυτό ζητά επίσης να καθορίσει το πεδίο εφαρμογής του εν λόγω σχεδίου. Αυτό πρέπει να περιγράφει λεπτομερώς τι το έργο θα καλύψει, καθώς και αυτό που δεν θα καλύπτει. 1.2 Σχεδιάστε το έργο και επιλέξτε χορηγό Τα αποτελέσματα ενός έργου σε μεγάλο βαθμό αποφασίζονται από τα πρώτα στάδια της διαδικασίας διαχείρισης του έργου. Με άλλα λόγια, στα στάδια που προηγούνται της πραγματικής εφαρμογής ή την εκτέλεσης του έργου. Κατά ειρωνικό τρόπο, οι δραστηριότητες αυτές λαμβάνουν συχνά λίγη προσοχή. Ωστόσο, ο συνολικός σχεδιασμός του έργου αυξάνει σημαντικά την επιτυχία του προϊόντος και συσχετίζεται έντονα με την οικονομική απόδοση. Είναι σε αυτό το σημείο της διαδικασίας που το κόστος αρχίσει να αυξάνεται δραματικά καθώς απαιτούνται πόροι για την ανάπτυξη. Ως εκ τούτου, είναι επιτακτική ανάγκη να σχεδιάσετε σωστά από την αρχή. Η ανάθεση σε έναν χορηγό (συνήθως ένα ανώτερο στέλεχος της οργάνωσης) είναι επίσης απαραίτητη για την επιτυχή αποτελέσματα. Ο διαχειριστής έχει κεντρικό ρόλο στη διαδικασία. Το πρόσωπο αυτό πρέπει να είναι υπεύθυνο και υπόλογο για την επιτυχία του έργου. Είναι ευθύνη του να ξεκινήσει το έργο και να διασφαλίσει ότι διατίθενται επαρκείς πόροι σε αυτό.
1.3 Προτεραιότητες του έργου και ανάθεση σε ομάδες Τα έργα απαιτούν μια σημαντική επένδυση από την άποψη των πόρων, όπως είναι ο χρόνος, τα χρήματα και το προσωπικό, η οποία είναι περιορισμένη. Ως εκ τούτου, είναι ζωτικής σημασίας ότι τα έργα που έχουν επιλεγεί για την εφαρμογή να παρέχουν καλή απόδοση των επενδεδυμένων πόρων και κεφαλαίων. Αυτή η διαδικασία βοηθά να εξαλείφονται έργα που απαιτούν σημαντικούς πόρους, αλλά δεν δικαιολογούνται από τις τρέχουσες επιχειρηματικές στρατηγικές. Βοηθά επίσης να τοποθετήσετε τα έργα, έτσι ώστε να εστιαστούν οι προσπάθειες στα λίγα κρίσιμα. Μετά την απόφαση αυτή, στο συγκεκριμένο έργο θα έχουν τεθεί σε εφαρμογή τα χρονοδιαγράμματα και οι προϋπολογισμοί. Σε ειδικές ομάδες, ισορροπημένες όσον αφορά τη σύνθεση τους, στη συνέχεια να ανατεθούν μεμονωμένα έργα και η διαχείριση αυτών. 1.4 Παρακολούθηση και έλεγχος των επιδόσεων Η πρόοδος του έργου πρέπει να παρακολουθείται συνεχώς για την αξιολόγηση σε σχέση με την απόδοσή του με τους στόχους του και το χρονοδιάγραμμα. Οι δράσεις μπορεί να χρειαστεί να τροποποιηθούν προκειμένου να διατηρηθούν σύμφωνα με τους στόχους που δημιουργήθηκαν από την αρχή. Αυτό το στάδιο περιλαμβάνει την αναγνώριση προειδοποιητικών σημαδιών και προβλημάτων, εντοπίζοντας την αιτία τους και στη συνέχεια, εφαρμόζοντας την κατάλληλη θεραπεία ή θεραπείες. Η συνεχής ανατροφοδότηση και η συνεχής κατάρτιση θα πρέπει να παρέχονται για όλα τα μέλη της ομάδας, προκειμένου να διατηρήσουν την ενέργεια και τον ενθουσιασμό τους.
2. Διαχείριση κινδύνων Ο κίνδυνος είναι η πιθανή βλάβη ή αρνητική επίδραση που μπορεί να προκύψουν από κάποια μελλοντική εκδήλωση. Ο κίνδυνος μπορεί επομένως να οριστεί ως μια συνάρτηση των συστατικών αυτών. Σε γενικές γραμμές, ο κίνδυνος περιλαμβάνει την πιθανότητα ενός αρνητικού συμβάντος με το πόσο επιβλαβής είναι αυτή η εκδήλωση θα είναι. Κίνδυνος = f (περίπτωση, την πιθανότητα, συνέπειες) Η εκτίμηση κινδύνου αναφέρεται στον εντοπισμό, την ανάλυση και την ιεράρχηση του επιπέδου του κινδύνου σε ένα έργο. Περιλαμβάνει δύο στοιχεία μέτρησης του κινδύνου: το μέγεθος του δυναμικού απώλειας, και την πιθανότητα ότι η απώλεια θα συμβεί. Η εκτίμηση κινδύνου μπορεί να είναι το πιο σημαντικό βήμα στη διαδικασία διαχείρισης κινδύνου και ως εκ τούτου θα πρέπει να πραγματοποιείται κατά το στάδιο της επιλογής των σχεδίων. Ωστόσο, είναι επίσης το πιο δύσκολο βήμα στη διαδικασία και επιρρεπής σε λάθη και συχνά υπάρχει ένας υψηλός βαθμός αβεβαιότητας της εκτίμησης της μέτρησης και των δύο αυτών στοιχείων. Επίσης, η διαχείριση του κινδύνου θα ήταν απλούστερη αν ένα ενιαίο μετρικό σύστημα μπορούσε να περιλαμβάνει όλες τις πληροφορίες της μέτρησης. Ωστόσο, δεδομένου των δύο ποσοτήτων που μετρώνται, αυτό δεν είναι δυνατό. Ένας κίνδυνος με μια μεγάλη δυνητική απώλεια και μια μικρή πιθανότητα να συμβεί, πρέπει να αντιμετωπίζεται με διαφορετικό τρόπο από ό, τι ένας με χαμηλή δυνητική απώλεια, αλλά μια μεγάλη πιθανότητα να συμβεί. Μόλις η εταιρεία προσδιορίσει και αξιολογήσει τους κινδύνους, τα βήματα για την ορθή αντιμετώπισή τους είναι πολύ πιο συστηματικά και μεθοδικά. Ο Πίνακας 1 είναι ένα χρήσιμο εργαλείο για να χρησιμοποιήσετε το οποίο θα βοηθήσει να συλλάβετε αυτά τα κρίσιμα στοιχεία.
Δραστη ριότητα Πιθανότητα του περιστατικού Μέγεθος βλάβης Μικρή Μεσαία Μεγάλη Μικρή Μεσαία Μεγάλη Προγραμματισμένες Δράσεις Χωρίς Τύπος Δράση Δράσης Πίνακας 1: Διάγραμμα ανάλυσης κινδύνου Η διαχείριση του κινδύνου είναι η διαδικασία της αξιολόγησης ή τη μέτρησης του κινδύνου και στη συνέχεια της ανάπτυξης των κατάλληλων στρατηγικών ή διορθωτικών ενεργειών για τη διαχείριση του κινδύνου. Είναι μια συνεχής διαδικασία. Ξεκινά ως στρατηγική, όταν το έργο είναι υπό σύσταση και συνεχίζεται κατά τη διάρκεια του κύκλου ζωής ενός έργου μέχρι να ολοκληρωθεί. Η διαχείριση κινδύνων περιλαμβάνει διάφορες διαδικασίες που, αν και εμφανίζονται ως διακριτά στοιχεία εδώ, είναι πολύ αλληλένδετα. Αυτά είναι: Αναγνώριση Καθορίστε ποιοι κίνδυνοι είναι πιθανό να επηρεάσουν το έργο και τεκμηριώστε τα χαρακτηριστικά του καθενός. Ποσοτικοποίηση Αξιολόγηση της πιθανότητας και των συνεπειών των κινδύνων και των αλληλεπιδράσεων του κινδύνου για το πιθανό εύρος των αποτελεσμάτων σε ένα έργο, έτσι ώστε να εξετάσει και να αναπτύξει εναλλακτικές λύσεις.
Μετριασμός χρησιμοποιούν τεχνικές και μέθοδοι για τη μείωση και τον έλεγχο των κινδύνων και την ενίσχυση των ευκαιριών. Έλεγχος Συνήθως οι στρατηγικές που χρησιμοποιούνται περιλαμβάνουν τη μεταφορά του κινδύνου σε άλλο μέρος, την αποφυγή του κινδύνου, τη μείωση των αρνητικών επιπτώσεων του κινδύνου και την αποδοχή ορισμένων ή όλων των συνεπειών ενός συγκεκριμένου κινδύνου. Η τελική απόφαση μπορεί να συνδέεται με την ανοχή που ένας επιχειρηματίας ή διευθυντής έργου έχει για τον κίνδυνο. Ως εκ τούτου η ανοχή του διαχειριστή στον κίνδυνο πρέπει να διερευνηθεί με περισσότερες λεπτομέρειες. Οι τρεις ταξινομήσεις κινδύνου που χρησιμοποιούνται συνήθως περιλαμβάνουν: Αποτρέψτε ή αποφύγετε τον κίνδυνο Δεν παίρνω ρίσκο Ψάχνω για ρίσκο
Επανεξέταση Η αποτελεσματική διαχείριση του έργου είναι απαραίτητη για όλους τους οργανισμούς, ιδίως για τις αναπτυσσόμενες επιχειρήσεις και τις μικρές επιχειρήσεις. Αυτή η ενότητα επικεντρώθηκε στο σημαντικό θέμα της διαχείρισης του έργου για τις νεοσύστατες εταιρείες. Η ενότητα παρουσίασε μια απλή διαδικασία διαχείρισης του έργου τεσσάρων βημάτων: Διαχείριση έργου είναι να βάζεις σαφείς στόχους, να διαχειρίζεσαι το χρόνο, το υλικό, τους ανθρώπους και το κόστος για να έχεις ένα αποτέλεσμα στην ώρα του, εντός του προϋπολογισμού και στο υψηλότερο δυνατό επίπεδο. Τα στάδια αυτής της διαδικασίας περιλαμβάνουν: καθορισμός του σκοπού, της στρατηγικής και των στόχων, σχεδιασμός του έργου και επιλογή χορηγών, ιεράρχηση προτεραιοτήτων του έργου προτεραιότητα και ανάθεση σε ομάδες, και, τέλος, την παρακολούθηση και τον έλεγχο των επιδόσεων. Η ενότητα ολοκληρώθηκε με συζήτηση σχετικά με τη διαχείριση του κινδύνου. Παρουσίασε μια απλή μέθοδο για να βοηθήσει στην ελαχιστοποίηση της έκθεσης μιας επιχείρησης σε κίνδυνο. Ερωτήσεις Αυτοαξιολόγησης 1. Γιατί είναι σημαντικό να χρησιμοποιούμε αποτελεσματικές τεχνικές διαχείρισης έργου σε νέες επενδύσεις και νεοσύστατες επιχειρήσεις.