Συμμόρφωση με τις πρόσφατες αλλαγές στην διάθεση ανανεώσεων συμβολαίων στο Insurance.Office

Συμμόρφωση με τις πρόσφατες αλλαγές στην διάθεση ανανεώσεων συμβολαίων στο Insurance.Office Περιεχόμενα Γιατί ειδοποιητήρια πληρωμών;... 2 Μενού Ειδοποιήσεων... 3 Δημιουργία Ειδοποίησης πληρωμής... 3 Η καρτέλα της ειδοποίησης πληρωμής... 5 Αναζητήσεις ειδοποιήσεων πληρωμής... 7 Import ειδοποιήσεων πληρωμής... 10 Εισπράττοντας ασφάλιστρα στην ειδοποίηση πληρωμής... 11 1 ος τρόπος... 11 2 ος τρόπος... 11 3 ος τρόπος... 11 Απόδειξη είσπραξης... 13 Αποδίδοντας τα ασφάλιστρα στην εταιρεία στο επίπεδο της ειδοποίησης πληρωμής... 14 1 ος τρόπος... 14 2 ος τρόπος... 15 Ειδοποιήσεις πληρωμής που δεν εισπράχθηκαν... 16 Ανανέωση από ειδοποίηση πληρωμής... 16 Ειδοποιητήρια Πληρωμής στην καρτέλα επαφής... 17 Οικονομικό κύκλωμα... 17 Έντυπα συμμόρφωσης μέσα από το insurance.office... 18 Πως το χρησιμοποιούμε... 21 Πως το ενεργοποιούμε... 22 4/7/2013 Σελίδα 1 από 23

Γιατί ειδοποιητήρια πληρωμών; Όπως όλοι ξέρουμε, με το νόμο 4261/5-5-2014 άρθρ. 169, τροποποιήθηκε το Π.Δ. 237/1986, με αποτέλεσμα να αλλάξει ο τρόπος που συνεργάζεστε με τις Ασφαλιστικές Εταιρείες, κυρίως όσον αφορά τα ανανεωτήρια γενικών κλάδων και ιδιαίτερα του κλάδου αυτοκινήτου. Πλέον οι Ασφαλιστικές Εταιρείες δεν εκδίδουν εκ των προτέρων τις ανανεώσεις, μια και για να εκδοθεί η ανανέωση ενός ασφαλιστηρίου πρέπει αυτό να έχει εξοφληθεί. Συνεπώς, δεν έχετε πλέον στη διάθεσή σας τα ανανεωτήρια του επόμενου διαστήματος για να ενημερώσετε τους πελάτες. Επίσης, δεν αποστέλλονται πρόσθετες πράξεις ακύρωσης για ανανεωτήρια, που δεν εξοφλήθηκαν. Ο λόγος είναι προφανής: τέτοια ανανεωτήρια δεν εκδόθηκαν ποτέ, καθώς για να εκδοθεί το ανανεωτήριο πρέπει να έχει εξοφληθεί. Αντί για ανανεωτήρια, οι εταιρείες εκδίδουν ειδοποιητήρια πληρωμής ασφαλίστρων, αν και αυτό μπορεί να διαφέρει ανάλογα με την εταιρεία. Εφόσον αυτά πληρωθούν εντός δεδομένης προθεσμίας - που επίσης διαφέρει ανά εταιρεία - εκδίδεται το ανανεωτήριο. Αν το ειδοποιητήριο πληρωθεί εκπρόθεσμα - κατά κανόνα - εκδίδεται νέο συμβόλαιο. Οπότε, τόσο η είσπραξη των ασφαλίστρων, αλλά σε αρκετές περιπτώσεις και η απόδοση των ασφαλίστρων στην εταιρεία, γίνεται στο επίπεδο του παραστατικού της ειδοποίησης πληρωμής. Η εταιρεία μας, σταθερά προσηλωμένη στην ποιότητα της εφαρμογής Insurance.Office, αντιμετωπίζει αυτή την αλλαγή των διαδικασιών με τρόπο που να προσεγγίζει το πρόβλημα όσο το δυνατόν πιο κοντά στο τι γίνεται στην πραγματικότητα: Δημιουργήσαμε ένα νέο είδος παραστατικού: τύπου «ειδοποίηση πληρωμής». Προσπαθήσαμε - για μια ακόμα φορά - να προσεγγίσουμε το πρόβλημα από την σκοπιά του χρήστη, δηλαδή της ευχρηστίας. Ελπίζουμε να συμφωνήσετε ότι το πετύχαμε και πάλι Στο παρόν θα βρείτε αναφορά στις αλλαγές, αλλά και την νέα λειτουργικότητα που προστέθηκε στο Insurance.Office με αφορμή την αλλαγή των διαδικασιών. 4/7/2013 Σελίδα 2 από 23

Μενού Ειδοποιήσεων Όπως φαίνεται και στην ακόλουθη εικόνα, στο μενού των Συμβολαίων προστέθηκε ένα υπομενού, που αφορά τις Ειδοποιήσεις. Δημιουργία Ειδοποίησης πληρωμής Για να δημιουργήσετε μια νέα ειδοποίηση πληρωμής αρκεί να επιλέξετε την εταιρεία και τον κλάδο από το μενού [Δημιουργία Ειδοποίησης]. Αλλιώς, αν θέλετε να δημιουργήσετε μια ειδοποίηση πληρωμής, που αφορά συγκεκριμένο πακέτο καλύψεων, αρκεί να επιλέξετε την εταιρεία, τον κλάδο και το επιθυμητό πακέτο από το μενού [Δημιουργία από Προϊόν]. Και οι δυο αυτές επιλογές λειτουργούν με τρόπο ανάλογο των προσφορών, συμβολαίων και αιτήσεων. Οπότε, μπορείτε να συμβουλευτείτε το εγχειρίδιο χρήσης στα αντίστοιχα σημεία για να δείτε περισσότερες λεπτομέρειες. Για τα ειδοποιητήρια πάντως, ο αναμενόμενος τρόπος δημιουργίας είναι από υπάρχον αρχικό ή ανανεωτήριο συμβόλαιο. Αυτό ισχύει εφόσον δημιουργείτε εσείς τα ειδοποιητήρια και δεν έχετε «γέφυρα» ειδοποιήσεων πληρωμής. Οπότε ο προτεινόμενος τρόπος δημιουργίας ειδοποιήσεων πληρωμής είναι με δεξί κλίκ στα αποτελέσματα αναζήτησης συμβολαίων. 4/7/2013 Σελίδα 3 από 23

Όπως θα διαπιστώσετε, μπορείτε να επιλέξετε παραπάνω από ένα συμβόλαια και να κάνετε δεξί κλικ ζητώντας «Δημιουργία Ειδοποιητηρίων Πληρωμής». Αν δεν είναι ενεργοποιημένη η λειτουργία «Δημιουργία Ειδοποιητηρίων Πληρωμής» όταν πατήσετε δεξί κλικ, είτε έχετε επιλέξει - εκτός από ανανεωτήρια και αρχικά συμβόλαια - και παραστατικά Πρόσθετων Πράξεων ή δεν έχετε δικαίωμα δημιουργίας αιτήσεων. Έχοντας επιλέξει τα παραστατικά για τα οποία θέλουμε να δημιουργήσουμε Ειδοποιητήρια Πληρωμής και επιλέγοντας την εν λόγω ενέργεια, η εφαρμογή μας ανοίγει μια καρτέλα Ειδοποίησης Πληρωμής για καθεμιά των ειδοποιήσεων που θα δημιουργηθούν έχοντας συμπληρώσει όλα τα στοιχεία εκτός των ασφαλίστρων και του αριθμού παραστατικού. Προτείνουμε να μην επιλέγετε πάνω από 10 παραστατικά την φορά, γιατί θα μπερδευτείτε και θα καθυστερήσετε περισσότερο. Ανακεφαλαιώνοντας, σημειώνουμε ότι μπορείτε να κάνετε μαζική δημιουργία Ειδοποιητηρίων Πληρωμών μόνο εφόσον έχετε επιλέξει αρχικά συμβόλαια ή ανανεώσεις. Επίσης, αν τα παραστατικά δεν έχουν κατάσταση «Ενεργό», η εφαρμογή θα σας προειδοποιήσει με κατάλληλο μήνυμα, αλλά εφόσον πείτε ότι θέλετε να προχωρήσετε, θα το επιτρέψει. Τέλος, η εφαρμογή ελέγχει και ότι τα παραστατικά, για τα οποία θέλετε να δημιουργήσετε ειδοποιήσεις πληρωμών, δεν έχουν ήδη λήξει. Και σε αυτή την περίπτωση θα σας ειδοποιήσει κατάλληλα, αλλά και πάλι αν πείτε ότι θέλετε να προχωρήσετε, η εφαρμογή θα το επιτρέψει. 4/7/2013 Σελίδα 4 από 23

Η καρτέλα της ειδοποίησης πληρωμής Διαθέσιμα πεδία Ασφαλιστική Εταιρεία Κλάδος Ασφάλισης Ασφαλιστικό προϊόν Συμβαλλόμενος. Η ενότητα περιλαμβάνει στοιχεία επικοινωνίας και διευθύνσεις. Επίσης υπάρχει κουμπί [Επιλογή Συμβαλλόμενου]. Αρ. Παραστατικού. Γενικά τα ειδοποιητήρια δεν έχουν αριθμό παραστατικού. Όμως υπάρχει ένας αριθμός-κωδικός πληρωμής (ή προσωρινής πρότασης) που συσχετίζει την πληρωμή των ασφαλίστρων με το ανανεωτήριο που θα εκδοθεί. Αυτός ο αριθμός μπαίνει σε αυτό το πεδίο. Αρ. Συμβολαίου. Είναι ο αριθμός του συμβολαίου, που είχε το προηγούμενο ασφαλιστήριο και θα έχει και το ανανεωτήριο, που θα εκδοθεί, εφόσον δεν εκδοθεί νέο συμβόλαιο. Τρόπος είσπραξης. Ορίζουμε ποιος κάνει την είσπραξη. Ημ. Οφειλής. Η πιο σημαντική ημερομηνία! Είναι η ημερομηνία, μέχρι την οποία πρέπει να πληρωθεί η ειδοποίηση, αλλιώς το συμβόλαιο είναι άκυρο. Είναι υποχρεωτικό πεδίο. 4/7/2013 Σελίδα 5 από 23

Ημ. Έναρξης. Την χαρακτηρίζουμε ως ενδεικτική, καθώς η ασφάλιση έχει έναρξη την μεγαλύτερη των ακόλουθων δυο ημερομηνιών: της ημερομηνίας λήξης του προηγούμενου συμβολαίου και της ημερομηνίας πληρωμής του νέου. Εδώ πάντως συμπληρώνουμε την προσδοκώμενη ημερομηνία έναρξης ασφάλισης του ανανεωτηρίου που θα εκδοθεί. Ημ. Λήξης. Ομοίως ενδεικτική, καθώς καθορίζεται από την ημ. Έναρξης. Μικτά Ασφάλιστρα. Απαιτούνται. Είναι το ποσό που πρέπει να πληρώσει ο πελάτης για να παραμείνει σε ισχύ το συμβόλαιο. Καθαρά Ασφάλιστρα. Είναι υποχρεωτικό πεδίο. Παραγωγός, Ο παραγωγός του συμβολαίου, είναι υποχρεωτικό πεδίο. Στοιχεία διαχείρισης 1. Κατάσταση παραστατικού 2. Ημ. Αλλαγής status. Μη οριζόμενο, υπολογίζεται από την εφαρμογή. 3. Παραλαβή-πληρωμή. 4. Ημ. Παραλαβής. 5. Ύπαρξη υπογραφής Αίτησης 6. Ύπαρξη υπογραφής Παραλαβής 7. Προθεσμία ακύρωσης λόγω ανεισπράκτων. Την χρησιμοποιούμε εφόσον διαφέρει από την ημ. Οφειλής 8. Αιτία ακύρωσης 9. Κατηγορία Συμβολαίου Σχετικές επαφές 1. Επαφή επικοινωνίας. Προεπιλεγμένα ο πελάτης. Μπορείτε να την αλλάξετε, αν μιλάτε με κάποιον άλλο για την πληρωμή του συμβολαίου. 2. Επαφή σύστασης 3. Εισπράκτορας. Ενεργοποιείται αν ο τρόπος είσπραξης είναι «Εισπράκτορας» Προτιμήσεις Σημειώσεις Ασφαλιζόμενο αντικείμενο. Εμφανίζεται το ασφαλισμένο αντικείμενο ανάλογα με τον κλάδο. Στον κλάδο αυτοκινήτου έχουμε το όχημα. Δεν δίνουμε δυνατότητα ορισμού οδηγών, ιδιοκτητών κτλ. γιατί αυτά δεν μπορεί να ορίζονται στο επίπεδο της ειδοποίησης πληρωμής. Καλύψεις. Παρέχουμε λίστα με καλύψεις για λόγους ενημέρωσης. Προτείνουμε να μην συντηρούνται καλύψεις στο επίπεδο του ειδοποιητηρίου πληρωμής. Αλλαγές που κάνετε εδώ δεν επηρεάζουν με κανένα τρόπο το ανανεωτήριο που θα εκδοθεί. Πολλές εταιρείες δεν περιλαμβάνουν καλύψεις στο ειδοποιητήριο. Προγραμματισμός πληρωμών. Δείτε το οικονομικό κύκλωμα Προγραμματισμός εισπράξεων. Δείτε το οικονομικό κύκλωμα Ψηφιοποιημένα έγγραφα Παραστατικού. Μπορείτε να επισυνάψετε ή ψηφιοποιήσετε έγγραφα στο επίπεδο του ειδοποιητηρίου. Ψηφιοποιημένα έγγραφα Συμβαλλόμενου. Έχετε πρόσβαση στα έγγραφα που έχετε επισυνάψει στην καρτέλα επαφής. 4/7/2013 Σελίδα 6 από 23

Αναζητήσεις ειδοποιήσεων πληρωμής Στην παραπάνω εικόνα φαίνεται η οθόνη αναζήτησης των Ανανεωτηρίων. Τα πεδία αναζήτησης είναι αντίστοιχα των υπολοίπων αναζητήσεων του Insurance.Office. Ενδιαφέρον έχουν τα είδη ημερομηνιών που μπορείτε να αναζητήσετε. Αυτές είναι: Ημ. Οφειλής Ημ. Έναρξης Ημ. Λήξης Ημ. Καταχώρησης Ημ. Αλλαγής Status Στα αποτελέσματα αναζήτησης τα προβαλλόμενα στοιχεία είναι: Παραστατικό Συμβόλαιο Περιγραφή Συμβαλλόμενος Ασφαλιστική Εταιρεία Ασφ. Κλάδος Ημ. Οφειλής Status 4/7/2013 Σελίδα 7 από 23

Συνεργάτης Ένδειξη Εξοφλημένου Υπόλοιπο Εκκρεμότητα Επικοινωνίας Κανάλι διάθεσης Επαφή Επικοινωνίας Μικτά Έναρξη Λήξη Ημ. status 4/7/2013 Σελίδα 8 από 23

Ενέργειες στην αναζήτηση ειδοποιήσεων πληρωμής Στα αποτελέσματα αναζήτησης ειδοποιήσεων πληρωμής, είναι διαθέσιμες μια σειρά από ενέργειες, όπως φαίνεται και στην ακόλουθη εικόνα: Προσθήκη Συμβαλλόμενων σε νέα ομάδα Επαφών ή σε υπάρχουσα ομάδα επαφών Προσθήκη επαφών επικοινωνίας σε νέα ομάδα επαφών ή σε υπάρχουσα ομάδα επαφών Προσθήκη υπόχρεων πληρωμής σε νέα ομάδα επαφής Προσθήκη σε ομάδα συμβόλαίων Αποστολή SMS. Σημειώνουμε ότι προστέθηκε πεδίο που αντιστοιχεί στην ημ. Οφειλής, στα πεδία που είναι διαθέσιμα στην διαμόρφωση των προτύπων SMS Αλλαγή κατάστασης Παραλαβή/πληρωμή Ορισμός Ημ. Εκτύπωσης Ορισμός Κατηγορία Μαζική Εξόφληση Εκκαθάριση εταιρείας. Αυτό είναι ένα καινούργιο χαρακτηριστικό που σας επιτρέπει τόσο στα ειδοποιητήρια πληρωμής όσο και στα συμβόλαια, να επιλέξετε μερικά παραστατικά (με [Ctrl] και click) και να κάνετε εκκαθάριση σε αυτά τα συγκεκριμένα παραστατικά Μαζική διαγραφή Εξαγωγή σε αρχείο Νέα προγραμματισμένη επικοινωνία 4/7/2013 Σελίδα 9 από 23

Διαθέσιμες αναφορές Οι διαθέσιμες αναφορές στην αναζήτηση Ειδοποιήσεων πληρωμών, εφαρμόζονται στα επιλεγμένα παραστατικά. Οι διαθέσιμες αναφορές είναι: 9.18.1. Επιλεγμένων παραστατικών όπως εμφανίζονται 9.18.2. Επιλεγμένων παραστατικών κατά Εταιρεία, Παραγωγό, Ημ. Οφειλής 9.18.3. Επιλεγμένων παραστατικών κατά Εταιρεία, Παραγωγό, Ημ. Οφειλής, Αλφαβητικά 9.18.4. Επιλεγμένων παραστατικών κατά Εταιρεία, Κλάδο, Αλφαβητικά-Συμβαλλόμενο 9.18.5. Επιλεγμένων παραστατικών κατά Εταιρεία, αρ. συμβολαίου χωρίς παραγωγό 9.18.6. Επιλεγμένων παραστατικών κατά Εταιρεία, Κωδικό Παραγωγού, Ημ. Οφειλής 9.18.7. Επιλεγμένων παραστατικών κατά Εταιρεία, Κλάδο, Αλφαβητικά-Συμβαλλόμενο με κωδικό παραγωγού Import ειδοποιήσεων πληρωμής Το SafeCape Insurance.Office θα υποστηρίξει και γέφυρες ειδοποιητηρίων για όσες εταιρείες διαθέσουν. Αυτή τη στιγμή διαθέσιμες γέφυρες ειδοποιητηρίων πληρωμής έχουμε για τις εταιρείες ΜΙΝΕΤΤΑ και την INTERASCO. Για τιμές και διαθέσιμες γέφυρες ειδοποιητηρίων πληρωμής μπορείτε να μιλάτε με τον υπεύθυνο πωλήσεων. Η αυτόματη εισαγωγή ειδοποιητηρίων πληρωμής γίνεται από το μενού Εργαλεία Εισαγωγή Συμβολαίων, όπως και στην αυτόματη εισαγωγή παραγωγής, με τη διαφορά ότι η γέφυρες ειδ. πληρωμής έχουν την ένδειξη «Ειδοποιητήρια» δεξιά από τον αντίστοιχο ασφαλιστικό κλάδο. Σημειώνουμε ότι οι γέφυρες παραγωγής, που τυχόν έχετε προμηθευτεί, συνεχίζουν και λειτουργούν κανονικά και χρησιμοποιούνται για την εισαγωγή των παραστατικών ασφάλισης όπως μέχρι τώρα. Αν οι εταιρείες κάνουν αλλαγές στις γέφυρες παραγωγής, προφανώς θα προσαρμόσουμε το Insurance.Office. 4/7/2013 Σελίδα 10 από 23

Εισπράττοντας ασφάλιστρα στην ειδοποίηση πληρωμής Πριν αναφερθούμε στο τρόπο είσπραξης των ειδοποιήσεων πληρωμής, θέλουμε να τονίσουμε ότι βάσει του νόμου, δεν μπορεί να εισπραχθεί ειδοποίησης πληρωμής μετά το πέρας της ημερομηνίας οφειλής. Αυτή την δικλείδα ασφαλείας, επιλέξαμε σε αυτή τη φάση να μην την εφαρμόσουμε. Ο λόγος είναι ότι δεν έχουμε δει την εφαρμογή του νόμου ακόμα στην πράξη. Περιμένουμε πάντως στο μέλλον αυτό να αλλάξει, οπότε σε κάποια από τις επόμενες εκδόσεις του Insurance.Office είναι πολύ πιθανόν να την εφαρμόσουμε. 1 ος τρόπος Καταρχήν είσπραξη ασφαλίστρων μπορεί να γίνει μέσα από την καρτέλα ειδοποιητηρίου, από το κουμπί [Είσπραξη Ασφαλίστρων], που βλέπουμε στην επόμενη εικόνα. 2 ος τρόπος Επίσης είσπραξη ασφαλίστρων στην ειδοποίηση πληρωμής μπορεί να γίνει ως ενέργεια σε επιλεγμένα ειδοποιητήρια με δεξί click «Δημιουργία Ειδοποιητηρίων Πληρωμής», όπως φαίνεται στην ακόλουθη εικόνα. 3 ος τρόπος Επίσης μπορούμε να κάνουμε είσπραξη ασφαλίστρων στο επίπεδο του ειδοποιητηρίου, μέσω της οθόνης «Ανείσπρακτα Ασφάλιστρα». 4/7/2013 Σελίδα 11 από 23

Όπως μπορείτε να παρατηρήσετε στην παραπάνω εικόνα, έχει προστεθεί στα αποτελέσματα αναζήτησης ανεισπράκτων η κολώνα με το είδος του παραστατικού ώστε να είναι ξεκάθαρο το τι εισπράττετε. Κατά τα γνωστά, η είσπραξη γίνεται με δεξί κλικ πάνω στην εγγραφή του παραστατικού που θέλουμε να εισπράξουμε. 4/7/2013 Σελίδα 12 από 23

Απόδειξη είσπραξης Κατά τα γνωστά, η παραγόμενη απόδειξη είσπραξης αναφέρει την πινακίδα (αν είναι ειδοποίηση πληρωμής για κλάδο αυτοκινήτου), τον αριθμό συμβολαίου, καθώς και το είδος του παραστατικού (Ειδοποίηση Πληρωμής). Υπενθυμίζουμε μια λειτουργία που πολλοί μπορεί να μην γνωρίζετε: Στο κάτω μέρος της απόδειξης μπορείτε να εμφανίσετε ένα μήνυμα εφόσον το επιθυμείτε. Για να το ορίσετε, πηγαίνετε στην καρτέλα του Πρακτορείου, και ορίστε το στο πεδίο «Μήνυμα Αποδείξεων». 4/7/2013 Σελίδα 13 από 23

Αποδίδοντας τα ασφάλιστρα στην εταιρεία στο επίπεδο της ειδοποίησης πληρωμής 1 ος τρόπος Η απόδοση των ασφαλίστρων στην εταιρεία (εφόσον βέβαια το εισπρακτικό δεν το έχει η ασφαλιστική εταιρεία) μπορεί να γίνει ως ενέργεια στην αναζήτηση ειδοποιήσεων πληρωμής: «Εκκαθάριση εταιρείας». Εν έχετε επιλέξει παραπάνω από ένα παραστατικά, η εκκαθάριση θα αφορά τα συγκεκριμένα παραστατικά μόνο. Μεταξύ των πεδίων που περιλαμβάνονται στην εκκαθάριση είναι τα: Μικτά Προκαταβολή. Θα είναι πάντα κενό στην περίπτωση των ειδοποιήσεων πληρωμής Ποσό είσπραξης. Αναφέρεται το ποσό που έχει εισπραχθεί στην συγκεκριμένη ειδοποίηση πληρωμής Ποσό εκκαθάρισης. Στην περίπτωση των ειδοποιήσεων πληρωμής είναι πάντα το ποσό είσπραξης. % Ασφαλίστρου. Θα είναι πάντα 100% εφόσον συμπίπτουν τα «ποσό εκκαθάρισης» και «ποσό είσπραξης» Απόδοση Ασφ/τρα. Στην περίπτωση των ειδοποιήσεων πληρωμής, θα είναι πάντα το ποσό είσπραξης. Μικτά προς Απόδοση, υπόλοιπο. Στην περίπτωση των ειδοποιήσεων πληρωμής, θα είναι πάντα το ποσό είσπραξης. Μικτά προς Απόδοση. Στην περίπτωση των ειδοποιήσεων πληρωμής, θα είναι πάντα το ποσό είσπραξης. Τα πεδία: Προμήθεια Προμήθεια υπόλοιπο Προμήθεια προς είσπραξη Θα είναι κενά στην περίπτωση των ειδοποιήσεων πληρωμής, καθώς δεν υπολογίζονται προμήθειες στο επίπεδο των ειδοποιήσεων πληρωμής. Προς Απόδοση. Είναι το ποσό που πρέπει να αποδοθεί στην εταιρεία. Σε αυτή την περίπτωση θα είναι πάντα το ποσό είσπραξης Για να κάνουμε την εκκαθάριση (δηλαδή για να αποδώσουμε τα ασφάλιστρα στην εταιρεία, μια και δεν έχουμε εισερχόμενες προμήθειες σε αυτό το επίπεδο), αρκεί να επιλέξουμε τα 4/7/2013 Σελίδα 14 από 23

ειδοποιητήρια που θέλουμε να εκκαθαρίσουμε και να το κάνουμε με δεξί κλικ. Η εφαρμογή θα σας ρωτήσει αν θέλετε να εκδώσετε απόδειξη και θα προχωρήσει στην εκκαθάριση. Όταν ολοκληρωθεί η εφαρμογή θα σας ενημερώσει για την επιτυχή ολοκλήρωση της διαδικασίας, όπως φαίνεται στην ακόλουθη εικόνα. 2 ος τρόπος Επίσης απόδοση των ασφαλίστρων στην εταιρεία (εφόσον βέβαια το εισπρακτικό δεν το έχει η ασφαλιστική εταιρεία) μπορεί να γίνει και από την αναζήτηση Προγραμματισμένων Πληρωμών. Όπως μπορείτε να δείτε στην παραπάνω εικόνα, μπορείτε στα κριτήρια αναζήτησης να ορίσετε ως: Δικαιούχο: «Ασφαλιστική» Ημ/νια Παραστατικού: «Μέγιστη Ημ. Απόδοσης Ασφαλίστρου & Ειδοποιήσεις» Και στο πεδία Είδος Παραστατικού: «Ειδοποίηση πληρωμής» που προστέθηκε σε αυτή την έκδοση Η απόδοση των ασφαλίστρων (δηλαδή οι πληρωμές) γίνονται κατά τα γνωστά. 4/7/2013 Σελίδα 15 από 23

Ειδοποιήσεις πληρωμής που δεν εισπράχθηκαν Σας προτείνουμε να αλλάζετε το status των ειδοποιήσεων που δεν εισπράχθηκαν σε «ακυρωμένο». Μαζική αλλαγή κατάστασης στα ειδοποιητήρια μπορείτε να κάνετε με δεξί κλικ στα αποτελέσματα αναζήτησης ειδοποιήσεων πληρωμής. Σημειώνουμε ότι τα ειδοποιητήρια με status «ενεργό», προστίθενται στα τυχόν ασφάλιστρα του πελάτη που βλέπουμε στο κάτω δεξί μέρος της καρτέλας της επαφής. Οπότε αν το ειδοποιητήριο δεν εισπραχθεί, πρέπει να του αλλάξετε το status, για να μην το θεωρεί η εφαρμογή ως οφειλόμενο. Εναλλακτικά μπορείτε και να τα διαγράφετε. Αν και καλό είναι να τα συντηρείτε, ώστε να είναι ξεκάθαρο ότι ο πελάτης δεν πλήρωσε το ειδοποιητήριο και συνεπώς ακυρώθηκε το συμβόλαιο του. Ανανέωση από ειδοποίηση πληρωμής Για ευκολία δίνουμε τη δυνατότητα να δημιουργήσετε το ανανεωτήριο μέσα από την καρτέλα του ειδοποιητηρίου πληρωμής. Στην παρακάτω εικόνα βλέπετε ότι στην καρτέλα ειδοποιητηρίου, υπάρχει το κουμπί της ανανέωσης [Ανανεωτήριο]. Προσοχή: Αν το κουμπί [Ανανεωτήριο] δεν είναι ενεργό: α) είτε το Ειδοποιητήριο Πληρωμής δεν είναι εισπραγμένο, β) είτε δεν έχει προκύψει από αρχικό ή ανανέωση, ώστε να ξέρει ποιό συμβόλαιο πρέπει να 4/7/2013 Σελίδα 16 από 23

ανανεωθεί (αυτό το βλέπουμε εύκολα από το πάνω μέρος της καρτέλας όπου λέει: «Ειδοποίηση πληρωμής για την ανανέωση του 1307054427»). Αν είναι η δεύτερη περίπτωση, που σημαίνει ότι φτιάξατε ένα ειδοποιητήριο πληρωμής «στον αέρα», μπορείτε να καταχωρήσετε την ανανέωση και εκ των υστέρων να την συνδέσετε με το ειδοποιητήριο πληρωμής. Ειδοποιητήρια Πληρωμής στην καρτέλα επαφής Πλέον στην καρτέλα επαφής περιλαμβάνονται και τα ειδοποιητήρια πληρωμής. Ανάλογα με το status του ειδοποιητηρίου, θα μπει στα ενεργά ή στα υπόλοιπα παραστατικά. Προσοχή: Στο Ταμειακό Υπόλοιπο συνυπολογίζονται μόνο ειδοποιητήρια πληρωμής με status «Ενεργό». Οικονομικό κύκλωμα Όταν καταχωρείται μια ανανέωση, αν βρεθεί ειδοποίηση πληρωμής, τα ποσά που έχουν εισπραχθεί ή πληρωθεί στο επίπεδο της ειδοποίησης πληρωμής αφαιρούνται από τις Προγραμματισμένες Εισπράξεις και Πληρωμές. Συνεπώς: Αν έχει εισπραχθεί το ειδοποιητήριο, όταν καταχωρηθεί η ανανέωση, το προς είσπραξη ασφάλιστρο θα είναι μηδέν. Για τους χρήστες με εμπειρία σε εισπράξεις ασφαλίστρων στο επίπεδο των αιτήσεων, ο τρόπος λειτουργίας είναι απολύτως ανάλογος. Αν δεν έχει εισπραχθεί το ασφάλιστρο στο επίπεδο του ειδοποιητηρίου, το ποσό που θα καταχωρηθεί ως χρωστούμενο στο ανανεωτήριο θα είναι τα μικτά (όπως γινόταν ως τώρα). Αν έχει αποδοθεί το ασφάλιστρο στην εταιρεία στο επίπεδο του ειδοποιητηρίου -όπως προβλέπεται- όταν καταχωρηθεί το ανανεωτήριο, τα ασφάλιστρα προς απόδοση στην εταιρεία θα είναι μηδέν. Οπότε ουσιαστικά θα έχουν απομείνει οι εισερχόμενες και τυχόν εξερχόμενες προμήθειες για τακτοποίηση. Αν δεν έχει αποδοθεί στην εταιρεία το ασφάλιστρο στο επίπεδο του ειδοποιητηρίου, η εφαρμογή θα υπολογίσει ασφάλιστρα προς απόδοση στην εταιρεία όταν καταχωρηθεί το ανανεωτήριο. 4/7/2013 Σελίδα 17 από 23

Έντυπα συμμόρφωσης μέσα από το insurance.office Σύμφωνα με το Π.Δ. 190 του 2006: Άρθρο 11 Πληροφορίες που οφείλουν να παρέχουν οι διαμεσολαβητές (άρθρο 12 της Οδηγίας) 1. Ο ασφαλιστικός διαμεσολαβητής, πριν τη σύναψη της αρχικής ασφαλιστικής σύμβασης και, αν είναι αναγκαίο, σε περίπτωση τροποποίησης ή ανανέωσης αυτής, παρέχει στον πελάτη τις ακόλουθες τουλάχιστον πληροφορίες: α) την ταυτότητα και διεύθυνσή του, β) το μητρώο στο οποίο είναι εγγεγραμμένος και τα μέσα για την εξακρίβωση της εγγραφής του, γ) οποιαδήποτε άμεση ή έμμεση συμμετοχή του σε συγκεκριμένη ασφαλιστική επιχείρηση, όταν η συμμετοχή του υπερβαίνει το 10% των δικαιωμάτων ψήφου ή του κεφαλαίου αυτής, δ) οποιαδήποτε άμεση ή έμμεση συμμετοχή συγκεκριμένης ασφαλιστικής επιχείρησης ή μητρικής επιχείρησης συγκεκριμένης ασφαλιστικής επιχείρησης που υπερβαίνει το 10% των δικαιωμάτων ψήφου ή του κεφαλαίου του ασφαλιστικού διαμεσολαβητή, ε) τις διαδικασίες που αναφέρονται στο άρθρο 10, οι οποίες επιτρέπουν στους πελάτες και σε κάθε ενδιαφερόμενο, να υποβάλλουν καταγγελίες για τους ασφαλιστικούς και αντασφαλιστικούς διαμεσολαβητές και, ενδεχομένως, για τις διαδικασίες εξώδικης επίλυσης των διαφορών που προβλέπονται στην παράγραφο 2 του άρθρου 10. Για την προτεινόμενη σύμβαση, ο ασφαλιστικός διαμεσολαβητής ενημερώνει επιπλέον τον πελάτη για το κατά πόσον: α) παρέχει συμβουλές βάσει της υποχρέωσης της παραγράφου 2 να παρέχει αμερόληπτη ανάλυση, ή β) έχει συμβατική υποχρέωση να ασκεί δραστηριότητες ασφαλιστικής διαμεσολάβησης αποκλειστικά σε μία ή περισσότερες ασφαλιστικές επιχειρήσεις. Στην περίπτωση αυτή, μετά από σχετικό αίτημα του πελάτη, ενημερώνει αυτόν για τις επωνυμίες των συγκεκριμένων ασφαλιστικών επιχειρήσεων, ή γ) δεν έχει συμβατική υποχρέωση να ασκεί δραστηριότητες ασφαλιστικής διαμεσολάβησης αποκλειστικά σε μία ή περισσότερες ασφαλιστικές επιχειρήσεις ούτε παρέχει συμβουλές βάσει αμερόληπτης ανάλυσης, σύμφωνα με την παράγραφο 2. Στην περίπτωση αυτή, ο ασφαλιστικός διαμεσολαβητής, μετά από σχετικό αίτημα του πελάτη, οφείλει να ενημερώσει αυτόν για τις επωνυμίες των ασφαλιστικών επιχειρήσεων με τις οποίες μπορεί να ασκεί και πράγματι ασκεί επιχειρηματικές δραστηριότητες. Για τις περιπτώσεις όπου προβλέπεται ότι μία συγκεκριμένη πληροφορία παρέχεται μόνο μετά από αίτημα του 4/7/2013 Σελίδα 18 από 23

πελάτη, ο πελάτης ενημερώνεται σχετικά με το δικαίωμά του να ζητεί την πληροφορία αυτή. 2. Όταν ο ασφαλιστικός διαμεσολαβητής παρέχει συμβουλές στον πελάτη βάσει αμερόληπτης ανάλυσης και τον πληροφορεί σχετικά, οφείλει να τις παρέχει με βάση την ανάλυση επαρκούς αριθμού ασφαλιστικών συμβάσεων που διατίθενται στην αγορά, ώστε αυτός να είναι σε θέση να προτείνει, σύμφωνα με επαγγελματικά κριτήρια, την ασφαλιστική σύμβαση που θα ανταποκρίνεται πληρέστερα στις ανάγκες του πελάτη. 3. Πριν από τη σύναψη οποιασδήποτε σύμβασης ασφάλισης, ο ασφαλιστικός διαμεσολαβητής πρέπει, τουλάχιστον, βάσει ιδίως των πληροφοριών τις οποίες παρέσχε ο πελάτης, να διευκρινίζει τις απαιτήσεις και τις ανάγκες του, καθώς και τους λόγους στους οποίους βασίζονται οι συμβουλές που δίδονται σε αυτόν, σχετικά με συγκεκριμένο ασφαλιστικό προϊόν. Οι διευκρινίσεις αυτές διαφοροποιούνται ανάλογα με το σύνθετο χαρακτήρα της προτεινόμενης ασφαλιστικής σύμβασης. 4. Οι πληροφορίες που αναφέρονται στις παραγράφους 1,2 και 3 δεν χρειάζεται να παρέχονται όταν ο ασφαλιστικός διαμεσολαβητής διαμεσολαβεί στην ασφάλιση μεγάλων κινδύνων και στην περίπτωση αντασφαλιστικής διαμεσολάβησης. 4/7/2013 Σελίδα 19 από 23

Για να βοηθήσουμε στην κατεύθυνση της συμμόρφωσης των χρηστών του Insurance.Office με την παραπάνω οδηγία του Π.Δ., εντάξαμε στην εφαρμογή τη δυνατότητα παραγωγής εντύπου, που γνωστοποιεί στον πελάτη τα στοιχεία του διαμεσολαβούντα και τα στοιχεία που διατηρείτε στην εφαρμογή Insurance.Office για αυτόν/αυτήν. Επίσης, εντάξαμε ένα έγγραφο καταγραφής αναγκών για οχήματα, στο οποίο το Insurance.Office συμπληρώνει αυτόματα τα στοιχεία των οχημάτων που σχετίζονται με τον πελάτη και είναι καταγεγραμμένα στο Insurance.Office. Ένα τέτοιο παράδειγμα μπορείτε να δείτε στην εικόνα που ακολουθεί. 4/7/2013 Σελίδα 20 από 23

Πως το χρησιμοποιούμε Από την αναζήτηση επαφών, επιλέγετε μια από τις επαφές των αποτελεσμάτων και κάνετε δεξί κλικ «Δημιουργία Εντύπων Συμμόρφωσης». Εκεί επιλέγετε το έντυπο που θέλετε να δημιουργήσετε. 4/7/2013 Σελίδα 21 από 23

Εναλλακτικά, αν είστε μέσα στην καρτέλα της επαφής μπορείτε από το κουμπί [Ενέργειες] να επιλέξετε «Δημιουργία Εντύπων Συμμόρφωσης». Επιλέγετε το έντυπο που θέλετε να δημιουργήσετε. Για το έντυπο «Αναγκών Πελάτη» πρέπει να προσέξετε ότι: Η εφαρμογή αντλεί όλες τις πληροφορίες, που μπορεί να χρησιμοποιήσει. Άρα, βάσει των συσχετίσεων, εξάγει τα στοιχεία του/της συζύγου, καθώς και των παιδιών. Επίσης, παραθέτει όλα τα στοιχεία επικοινωνίας που είναι καταγεγραμμένα στο Insurance.Office. Να θυμάστε ότι το παραγόμενο αρχείο είναι τύπου Word, άρα μπορείτε να επέμβετε και να διορθώσετε επιτόπου στο κείμενο τυχόν αστοχίες των δεδομένων σας. Για το έντυπο «Αναγκών Πελάτη-Ασφαλίσεις περιουσίας-οχήματα» πρέπει να προσέξετε ότι η εφαρμογή βρίσκει όλα τα οχήματα που σχετίζονται με τον πελάτη. Οπότε μπορεί στο έντυπο να απαριθμούνται παραπάνω από ένα οχήματα. Αν κάποιο όχημα δεν θέλετε να περιλαμβάνεται, μπορείτε να επέμβετε στο παραχθέν αρχείο Word και να το σβήσετε. Πως το ενεργοποιούμε Το πρότυπο του εντύπου αναγκών βρίσκεται στα πρότυπα εντύπων που εγκαθίστανται με το Insurance.Office και ονομάζεται «ΕΝΤΥΠΟ ΑΝΑΓΚΩΝ ΠΕΛΑΤΗ.docx» Το πρότυπο του εντύπου που αφορά τα οχήματα επίσης βρίσκεται στα πρότυπα εντύπων που εγκαθίστανται με το Insurance.Office και ονομάζεται «Ασφαλίσεις περιουσίας - Οχήματα.docx» 4/7/2013 Σελίδα 22 από 23

Για τον τρόπο ένταξης των προτύπων αυτών, μπορείτε να δείτε το σχετικό post «Φτιάχνοντας πρότυπα επιστολών». Προσοχή: Τα πρότυπα που σχετίζονται με την συμμόρφωση στο ΠΔ 190/2006 πρέπει να έχουν ως «Είδος» την επιλογή «Ενημέρωση Πελάτη ΠΔ 190/2006». Μόνο έτσι εντάσσονται στα έγγραφα που είναι διαθέσιμα από την επιλογή «Δημιουργία Εντύπων Συμμόρφωσης». 4/7/2013 Σελίδα 23 από 23