ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΧΡΗΣΗΣ ΑΡΧΕΙΟ ΚΑΤΑΓΡΑΦΗΣ ΚΙΝΔΥΝΩΝ - ΟΛΗ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥ ΛΙΜΕΝΟΣ ΗΡΑΚΛΕΙΟΥ P R E M I U M C O N S U L T I N G Θέτιδος 10, 11528 Αθήνα Tηλ.: +302107213919, Fax: +302107213025 E-mail: info@premiumc.gr, url: www.premiumc.gr
ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ... 3 2. ΑΝΟΙΓΜΑ ΑΡΧΕΙΟΥ... 4 3. ΚΩΔΙΚΟΣ ΠΡΟΣΒΑΣΗΣ... 4 4. ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΝΕΟΥ ΚΙΝΔΥΝΟΥ... 4 4.1 ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΠΕΔΙΩΝ... 6 5. ΑΝΟΙΓΜΑ ΒΑΣΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ... 7 6. ΑΝΑΦΟΡΕΣ... 8 2
1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ Το παρόν εγχειρίδιο αποτελεί αναπόσπαστο κομμάτι του αρχείου καταγραφής κινδύνου του Οργανισμού Λιμένος Ηρακλείου, και στόχος του είναι η σύντομη και λειτουργική εξοικείωση των χειριστών του αρχείου, με τις βασικές έννοιες του. Το Αρχείο Καταγραφής Κινδύνου ΑΚΚ περιλαμβάνει εκ κατασκευής (Default structure): Ένα πίνακα αρχικών κινδύνων : (RISK MAPPING) ΑΡΧΕΙΟ ΑΡΧΙΚΩΝ ΚΙΝΔΥΝΩΝ. Ένα πίνακα καταγραφής νέων κινδύνων : (RISK REGISTER) ΑΡΧΕΙΟ ΚΑΤΑΓΡΑΦΗΣ ΝΕΩΝ ΚΙΝΔΥΝΩΝ. Μία φόρμα εισαγωγής των νεών κινδύνων από το χρήστη (ΦΟΡΜΑ ΚΑΤΑΓΡΑΦΗΣ ΝΕΩΝ ΚΙΝΔΥΝΩΝ). Τρείς διαφορετικούς τύπους αναφορών, μία «ΑΝΑΛΥΤΙΚΗ ΑΝΑΦΟΡΑ ΚΑΤΑΓΡΑΦΗΣ ΝΕΩΝ ΚΙΝΔΥΝΩΝ», μια «ΑΝΑΦΟΡΑ ΥΦΙΣΤΑΜΕΝΩΝ ΚΙΝΔΥΝΩΝ», και μια «ΣΥΝΟΠΤΙΚΗ ΑΝΑΦΟΡΑ ΚΑΤΑΓΡΑΦΗΣ ΝΕΩΝ ΚΙΝΔΥΝΩΝ». Το ΑΚΚ είναι φτιαγμένο σε πρόγραμμα ACCESS του Microsoft Office. Ο πίνακας αρχικών κινδύνων περιλαμβάνει όλα τα πρωτογενή δεδομένα που έχουν εισαχθεί ανά κίνδυνο, και είναι συνδεδεμένος με την αναφορά «ΑΝΑΦΟΡΑ ΥΦΙΣΤΑΜΕΝΩΝ ΚΙΝΔΥΝΩΝ», η οποία τραβά τα δεδομένα της από τον πίνακα αυτό. Ο πίνακας αυτός είναι δυνατόν να εμπλουτιστεί με απευθείας εγγραφές στον ίδιο τον πίνακα, εφόσον η πρακτική εμπειρία στο μέλλον αναδείξει νέους τύπους κινδύνων που πρέπει να καταγράφονται, πάντα στα πλαίσια της υφιστάμενης κωδικοποίησης. Ο πίνακας καταγραφής νέων κινδύνων (ΑΡΧΕΙΟ ΚΑΤΑΓΡΑΦΗΣ ΝΕΩΝ ΚΙΝΔΥΝΩΝ), αφορά την καταχώρηση περιστατικών και συμβάντων τα οποία θα λαμβάνουν χώρα στο μέλλον, και κατηγοριοποιούνται σύμφωνα με την υφιστάμενη κωδικοποίηση κινδύνων του ΟΛΗ, και εισάγονται στον πίνακα «ΑΡΧΕΙΟ ΚΑΤΑΓΡΑΦΗΣ ΝΕΩΝ ΚΙΝΔΥΝΩΝ» μέσω της φόρμας «ΦΟΡΜΑ ΚΑΤΑΓΡΑΦΗΣ ΝΕΩΝ ΚΙΝΔΥΝΩΝ». Η φόρμα εισαγωγής έχει συγκεκριμένη δομή και πεδία που απαιτούνται, και χρησιμοποιείται για την καταχώρηση νέων γεγονότων κινδύνων στο αρχείο (ΠΙΝΑΚΑΣ: ΑΡΧΕΙΟ ΚΑΤΑΓΡΑΦΗΣ ΝΕΩΝ ΚΙΝΔΥΝΩΝ). Η ΑΝΑΦΟΡΑ ΥΦΙΣΤΑΜΕΝΩΝ ΚΙΝΔΥΝΩΝ (ΑΝΑΦΟΡΑ RISK MAPPING), χρησιμοποιείται όταν υπάρχει ζήτηση από τη διοίκηση ή την ομάδα διαχείρισης κινδύνου για ενημέρωση σχετικά με το αρχείο των υφιστάμενων κινδύνων, όπου ανά σελίδα αναλύεται κάθε κίνδυνος με όλα τα χαρακτηριστικά του. Οι αναφορές, «ΑΝΑΛΥΤΙΚΗ ΑΝΑΦΟΡΑ ΚΑΤΑΓΡΑΦΗΣ ΝΕΩΝ ΚΙΝΔΥΝΩΝ» και «ΣΥΝΟΠΤΙΚΗ ΑΝΑΦΟΡΑ ΚΑΤΑΓΡΑΦΗΣ ΝΕΩΝ ΚΙΝΔΥΝΩΝ», χρησιμοποιούνται αντίστοιχα για αναλυτική και συνοπτική παρουσίαση των νέων μελλοντικά καταγεγραμμένων συμβάντων/γεγονότων που θα συμβούν στα πλαίσια λειτουργίας του ΟΛΗ. Σημειώνεται, ότι ο πίνακας καταγραφής νεών κινδύνων (ΑΡΧΕΙΟ ΚΑΤΑΓΡΑΦΗΣ ΝΕΩΝ ΚΙΝΔΥΝΩΝ), εμπεριέχει ήδη ως παράδειγμα ένα καταγεγραμμένο γεγονός, το 3
οποίο και εμφανίζεται ως παράδειγμα στις δύο σχετικές αναφορές (ΑΝΑΛΥΤΙΚΗ ΑΝΑΦΟΡΑ ΚΑΤΑΓΡΑΦΗΣ ΝΕΩΝ ΚΙΝΔΥΝΩΝ και ΣΥΝΟΠΤΙΚΗ ΑΝΑΦΟΡΑ ΚΑΤΑΓΡΑΦΗΣ ΝΕΩΝ ΚΙΝΔΥΝΩΝ). Το παράδειγμα αυτό μπορεί σε μελλοντική ενημέρωση του πίνακα να διαγραφεί από το αρχείο χωρίς να υπάρχει κάποια συνέπεια στη λειτουργία του αρχείου. 2. ΑΝΟΙΓΜΑ ΑΡΧΕΙΟΥ Ανοίγουμε το αρχείο «ΑΡΧΕΙΟ ΚΑΤΑΓΡΑΦΗΣ ΚΙΝΔΥΝΩΝ ΟΛΗ» και εμφανίζεται μπροστά μας η παρακάτω οθόνη. 3. ΚΩΔΙΚΟΣ ΠΡΟΣΒΑΣΗΣ Εισάγουμε τον κωδικό πρόσβασης, ο οποίος θα πρέπει να τηρείται εμπιστευτικά από τον υπεύθυνο της ομάδας διαχείρισης κινδύνου και θα πρέπει να τον γνωρίζει μόνον ο υπεύθυνος υπάλληλος για την καταχώρηση των γεγονότων. ΑΡΧΙΚΟΣ ΚΩΔΙΚΟΣ ΠΡΟΣΒΑΣΗΣ : olh1234 4. ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΝΕΟΥ ΚΙΝΔΥΝΟΥ 4
Forms-> ΦΟΡΜΑ ΚΑΤΑΓΡΑΦΗΣ ΝΕΩΝ ΚΙΝΔΥΝΩΝ Αφού ανοίξουμε το αρχείο, μεταφερόμαστε στην παρακάτω οθόνη, η οποία είναι η βάση πάνω στην οποία είναι δομημένο όλο το αρχείο μας. Στην αριστερή πλευρά (μπορούμε να επιλέξουμε κάθε πεδίο με απλό κλίκ) υπάρχουν, η φόρμα εισαγωγής μας στην κατηγορία Forms, και οι αναφορές μας στην κατηγορία Reports, και οι πίνακές μας στην κατηγορία Tables. Για την εισαγωγή ενός νέου κινδύνου, στην κατηγορία Forms επιλέγουμε και ανοίγουμε (με διπλό κλικ) τη «ΦΟΡΜΑ ΚΑΤΑΓΡΑΦΗΣ ΝΕΩΝ ΚΙΝΔΥΝΩΝ» Μετά την επιλογή μας εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη, στην οποία με ελληνική γραμματοσειρά, κατα προτίμηση κεφαλαία γράμματα, εισάγουμε τα απαραίτητα πεδία, και τις ημερομηνίες με τη μορφή DD/MM/YYYY (πχ. 22/01/2013). 5
4.1 ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΠΕΔΙΩΝ Παρακάτω γίνεται μια παραδειγματική περιγραφή των πεδίων της φόρμας εισαγωγής κινδύνων ώστε να γνωρίζει ο χρήστης τις απαιτούμενες πληροφορίες που πρέπει να καταχωρηθούν. Πατώντας το πλήκτρο ENTER αφού σημπληρωθεί και το τελευταίο πεδίο «ΣΧΟΛΙΑ», και πατήσουμε το πλήκτρο SAVE για να σωθεί το αρχείο, ο κίνδυνοςγεγονός έχει αποθηκευτεί στον πίνακα κινδύνων μας (στην κατηγορία Tables) και πατώντας το πλήκτρο εκκαθάρισης και εγγραφής τη φόρμας (στον κόκκινο κύκλο στην παρακάτω εικόνα) όπως φαίνεται στην παρακάτω οθόνη, η φόρμα καθαρίζει και είναι έτοιμη για την εισαγωγή ενός νέου κινδύνου γεγονότος. 6
5. ΑΝΟΙΓΜΑ ΒΑΣΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ (TABLES) (Tables->ΑΡΧΕΙΟ ΚΑΤΑΓΡΑΦΗΣ ΝΕΩΝ ΚΙΝΔΥΝΩΝ (RISK REGISTER)) Για να δούμε τη βάση δεδομένων / πίνακας πρωτογενών δεδομένων, επιλέγουμε την κατηγορία Tables και μετά με διπλό κλίκ ανοίγουμε τον πίνακα «ΑΡΧΕΙΟ ΚΑΤΑΓΡΑΦΗΣ ΝΕΩΝ ΚΙΝΔΥΝΩΝ (RISK REGISTER)» ο οποίος μας εμφανίζει το σύνολο τον δεδομένων που έχουν καταχωρηθεί στη βάση δεδομένων μας, χωρίς καμία ιδιαίτερη μορφοποίηση. Ο πίνακας αυτός μπορεί να εγγραφεί και να εισαχθούν νέα δεδομένα ή να διαγαφούν παλιά όπως και στη φόρμα εισαγωγής νέων κινδύνων. Οποιαδήποτε αλλαγή γίνει στον πίνακα αυτό θα έχει ως αποτέλεσμα την πλήρη μεταβολή των στοιχείων και κινδύνων που εμφανίζονται στις αναφορές του ΟΛΗ. Προτείνεται γενικά να μην αλλάζουν στοιχεία στον πίνακα παρά μόνο σε περίπτωση λάθους, και πάντα να αποθηκεύνται με το πλήκτρο SAVE οι αλλαγές. Για να δούμε το αρχικό αρχείο κινδύνων ανοίγουμε με τον ίδιο τρόπο τον παρακάτω πίνακα. (Tables->ΑΡΧΕΙΟ ΑΡΧΙΚΩΝ ΚΙΝΔΥΝΩΝ (RISK MAPPING)) 7
6. ΑΝΑΦΟΡΕΣ Reports Η συγκεκριμένη βάση δεδομένων, πέραν της εισαγωγής στοιχείων, βασικό στόχο έχει την παραγωγή ευκρινών και χρήσιμων για τη διαχείριση κινδύνου αναφορών. Στο ΑΡΧΕΙΟ ΚΑΤΑΓΡΑΦΗΣ ΚΙΝΔΥΝΩΝ ΟΛΗ, υπάρχουν τρείς έτοιμες αναφορές συνδεδεμένες με τους πίνακες της βάσης δεδομένων. Αυτές είναι οι παρακάτω: 1. ΑΝΑΛΥΤΙΚΗ ΑΝΑΦΟΡΑ ΚΑΤΑΓΡΑΦΗΣ ΝΕΩΝ ΚΙΝΔΥΝΩΝ 2. ΣΥΝΟΠΤΙΚΗ ΑΝΑΦΟΡΑ ΚΑΤΑΓΡΑΦΗΣ ΝΕΩΝ ΚΙΝΔΥΝΩΝ 3. ΑΝΑΦΟΡΑ ΥΦΙΣΤΑΜΕΝΩΝ ΚΙΝΔΥΝΩΝ (RISK MAPPING) Και ανοίγονται από την κατηγορία Reports, επιλέγοντας την κάθε μία από αυτές με διπλό κλικ. Η αναλυτική αναφορά καταγραφής νέων κινδύνων, εμφανίζει κάθε καταγεγραμμένο κίνδυνο σε μια σελίδα Α4(Landscape) με όλα τα δεδομένα που έχουν καταχωρηθεί, και εάν εκτυπωθεί, θα εκτυπώσει όλα τα καταγεγραμμένα γεγονότα/κινδύνους σε αυτή τη μορφή. 8
Η συνοπτική αναφορά καταγραφής νέων κινδύνων, εμφανίζει μια λίστα των καταγεγραμμένων κινδύνων χωρίς το σύνολο της πληροφορίας τους, αλλά με μια σχετικά σύντομη περιγραφή και κάποια βασικά για αυτούς δεδομένα. Εάν εκτυπωθεί, θα περιλαμβάνει τη λίστα όλων των καταγεγραμμένων κινδύνων σε Α4 (Landscape), όπως φαίνεται στο παρακάτω παράδειγμα. Επιπλέον, η ΑΝΑΦΟΡΑ ΥΦΙΣΤΑΜΕΝΩΝ ΚΙΝΔΥΝΩΝ (RISK MAPPING), παρουσιάζει αναλυτικά ανά σελίδα, τους αρχικούς κινδύνους του ΟΛΗ και συνδέεται με τον πίνακα «ΑΡΧΕΙΟ ΑΡΧΙΚΩΝ ΚΙΝΔΥΝΩΝ» 9
Ως ανοιχτή βάση δεδομένων, το συγκεκριμένο «ΑΡΧΕΙΟ ΚΑΤΑΓΡΑΦΗΣ ΚΙΝΔΥΝΩΝ - ΟΛΗ», μπορεί να εμπλουτιστεί με νέου είδους αναφορές η πεδία εισαγωγής. Για το σκοπό αυτό ακουλουθείται η τυπική διαδικασία δημιουργίας αναφορών και πινάκων στην Microsoft ACCESS. Για οποιαδήποτε ερώτηση ή απορία σχετικά με το αρχείο καταγραφής και τις λειτουργίες του παρακαλώ επικοινωνήστε με την εταιρία Premium Consulting (Θέτιδος 10, 11528 Αθήνα Tηλ.: +302107213919, Fax: +302107213025 E-mail: info@premiumc.gr, url: www.premiumc.gr ) 10