Πληροφοριακά Συστήµατα ιοίκησης Αρετή Βαλασίδου BSc, MSc, PhD
Στόχοι Μαθήµατος Εισαγωγή στις βασικές έννοιες των πληροφοριακών συστηµάτων Η επιχείρηση ως πληροφοριακό σύστηµα ιαδικασία λήψης αποφάσεων και πληροφοριακά συστήµατα
EΝΟΤΗΤΑ Α Βασικές Έννοιες
οµή Ενότητας Ορισµοί εδοµένα Πληροφορίες Κύκλος Ζωής εδοµένων Επίπεδα Πληροφοριών Κατηγορίες Πληροφοριών Χαρακτηριστικά Πληροφοριών
Ε ΟΜΕΝΑ Το εδοµένο (Datumπληθ. data) είναι µια παράσταση γεγονότων, εννοιών ή εντολών σε τυποποιηµένη µορφή, που είναι κατάλληλη για επικοινωνία, ερµηνεία ή επεξεργασία από τον άνθρωπο ή από αυτόµατα µέσα.
ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ Η πληροφορία (Information) είναι το αποτέλεσµα επεξεργασίας δεδοµένων. Η πληροφόρησηαποτελεί τη συνολική εικόνα την οποία παρέχει ένα σύνολο πληροφοριών (π.χ. ο διευθυντής προσωπικού της εταιρίας Χ γνωρίζει (έχει πληροφόρηση) για τις ηλικίες των υπαλλήλων της εταιρίας, όταν γνωρίζει τις ηµεροµηνίες γέννησης όλων των υπαλλήλων του). Όσο αυτό το σύνολο πληροφοριών είναι µεγαλύτερο και αξιοποιήσιµο, τόσο η πληροφόρηση είναι καλύτερη.
ΣΧΕΣΗ Ε ΟΜΕΝΩΝ-ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ Είσοδος εδοµένα Ανάδραση Επεξεργασία Πληροφορίες Έξοδος
ΚΥΚΛΟΣ ΖΩΗΣ Ε ΟΜΕΝΩΝ Τα στοιχεία του κύκλου που έχουν σηµασία: 1.Πρώτο, η γνώση του τρόπου µε τον οποίο δηµιουργούνται τα δεδοµένα, δηλαδή της διαδικασίας µε την οποία γεννιούνται. Η δηµιουργία των δεδοµένων αφορά τόσο τη διαδικασία όσο και τα αποτελέσµατα των συναλλαγών και γεγονότων, που γίνονται στο εσωτερικό και εξωτερικό περιβάλλον της επιχείρησης, και τα οποία παρατηρούνται και καταγράφονται. 2. εύτερο, η γνώση του τρόπου µε τον οποίο τα δεδοµένα µετασχηµατίζονται σε πληροφορίες. Όπως αναφέραµε προηγουµένως τα δεδοµένα µε την κατάλληλη επεξεργασία αλλάζουν µορφή κατά τρόπο, ώστε η πληροφορία που θα προκύψει, να έχει έννοια και αξία για τον αποδέκτη της. 3.Τρίτο, η γνώση του τρόπου µε τον οποίο πραγµατοποιούνται οι βασικοί τύποι επεξεργασίας πληροφοριών και ιδιαίτερα η µεταφορά των δεδοµένων και η µετάδοση των πληροφοριών, καθώς επίσης και η αποθήκευση και επανάκτησή τους.
ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΚΥΚΛΟΥ ΖΩΗΣ Ε ΟΜΕΝΩΝ α. ηµιουργία: Όπως αναφέραµε, η δηµιουργία των δεδοµένων λαµβάνει χώρα στο εσωτερικό και στο εξωτερικό περιβάλλον της επιχείρησης. β. Αποθήκευση: Όταν τα δεδοµένα δηµιουργηθούν, αποθηκεύονται συνήθως σε διάφορα αρχεία καρτελών ή σε µια βάση δεδοµένων. γ. Καταστροφή: Τα δεδοµένα εκείνα που είναι άχρηστα, π.χ. λόγω λάθους κατά τη δηµιουργία τους, καταστρέφονται αντί ν αποθηκεύονται. δ. Μεταφορά: Η µεταφορά των δεδοµένων από κάποια διαδικασία σε κάποια άλλη γίνεται συνεχώς κατά τη διάρκεια του κύκλου ζωής τους. ε. Επανάκτηση: Η επανάκτηση των δεδοµένων από ένα σύστηµα διαχείρισης βάσης δεδοµένων γίνεται µε διάφορες µεθόδους. στ. Αναπαραγωγή: Η διαδικασία αυτή αφορά όλες τι κατηγορίες αναπαραγωγής των δεδοµένων, που είναι αποθηκευµένα σε καρτέλες ή στα µέσα αποθήκευσης του Η/Υ, και τα οποία δεν είναι στην κατάλληλη µορφή για να χρησιµοποιηθούν από τους χρήστες. Αλλά ακόµη και στην περίπτωση που βρίσκονται στην κατάλληλη µορφή ενδέχεται να απαιτείται αναπαραγωγή τους σε πολλαπλά αντίγραφα, όταν οι χρήστες είναι πολλοί.
ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΚΥΚΛΟΥ ΖΩΗΣ Ε ΟΜΕΝΩΝ ζ. Αξιολόγηση: Μετά την επανάκτηση γίνεται η αξιολόγηση των δεδοµένων. Με αυτή καθορίζεται αν τα δεδοµένα θα πρέπει να επεξεργαστούν, να επιστραφούν στην τράπεζα δεδοµένων για αποθήκευση, ή να καταστραφούν. Βέβαια, τα δεδοµένα µετά τη µετατροπή τους σε πληροφορίες είναι δυνατό να αξιολογηθούν εκ νέου, για να διαπιστωθεί αν θα πρέπει να τύχουν πρόσθετης επεξεργασίας, να αποθηκευθούν ή να καταστραφούν. η. Ανάλυση: Τα δεδοµένα πριν από τη χρησιµοποίησή τους αναλύονται ανάλογα µε τις παρουσιαζόµενες ανάγκες των χρηστών. θ. Ταξινόµηση: Τα δεδοµένα αρκετά συχνά συγκεντρώνονται κατά τυχαίο τρόπο. Για να είναι όµως χρήσιµα, είναι απαραίτητο πολλές φορές να ταξινοµούνται µε βάση κάποιο κριτήριο ταξινόµησης. Υπάρχουν όµως και περιπτώσεις, όπου, δεδοµένα που έχουν ήδη ταξινοµηθεί, απαιτείται να ταξινοµούνται πάλι, αλλά µε διαφορετικό κριτήριο ταξινόµησης. Για παράδειγµα, αναφέρουµε τις πωλήσεις στο τµήµα πωλήσεων µιας επιχείρησης, οι οποίες είναι ταξινοµηµένες ανά πωλητή, αλλά χρειάζεται να γίνει ταξινόµησή τους, ανά προϊόν, οµάδα προϊόντων, πελάτη, περιοχή, κ.λ.π.
ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΚΥΚΛΟΥ ΖΩΗΣ Ε ΟΜΕΝΩΝ ι. Σύνθεση: Πολλές φορές απαιτείται ενοποίηση των δεδοµένων για τη δηµιουργία µιας ολοκληρωµένης έκθεσης ή αναφοράς. Παράδειγµα σύνθεσης αποτελεί η ενοποίηση των ατοµικών εκθέσεων των πωλητών σε µία, η ενοποίηση λογιστικών καταστάσεων, κ.α. ια. ηµιουργία πληροφορίας: Τα δεδοµένα µετατρέπονται σε πληροφορία, η οποία χρησιµοποιείται από τους χρήστες για τη λήψη των αποφάσεων. Στη συνέχεια τα δεδοµένα µε τη µορφή των πληροφοριών µπορούν να αξιολογηθούν πάλι για πρόσθετη επεξεργασία, αποθήκευση ή καταστροφή.
ΕΠΙΠΕ Α ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ α. ιεθνείςπληροφορίες, π.χ. συναλλαγµατικές, ζήτηση ενεργειακών πόρων, δηµογραφικά στοιχεία κρατών, κ.α. β. Εθνικέςπληροφορίες, π.χ. βιοµηχανική παραγωγή, εισαγωγές και εξαγωγές, επίπεδο απασχόλησης, εξέλιξη του πληθωρισµού, δηµογραφικά στοιχεία νοµού, περιφέρειας ή κράτους κ.α. γ. Κλάδου, π.χ. προβλέψεις πωλήσεων, εκτιµήσεις κόστους προϊόντων, στοιχεία ισολογισµού και οικονοµικού αποτελέσµατος, κ.α. δ. Επιχείρησης, π.χ. προβλέψεις πωλήσεων, εκτιµήσεις κόστους προϊόντων, στοιχεία ισολογισµού και οικονοµικού αποτελέσµατος, κ.α. ε. Τµήµατος, π.χ. πληροφορίες σχετικές µε πωλήσεις υποκαταστήµατος, αναλύσεις δαπανών τµήµατος, κ.α. στ.ατόµου, π.χ. οι πωλήσεις ενός πωλητή ή αντιπροσώπου κατά τη διάρκεια µιας περιόδου, ο µισθός µε τις ασφαλιστικές και λοιπές κρατήσεις ενός εργαζοµένου, κ.α.
ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΕΣ ΤΑΚΤΙΚΕΣ Τύπος Αποφάσεων και Προγραµµατισµός ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΕΣ
ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΣ Ακρίβεια Μορφή Συχνότητα Χρονικός Ορίζοντας Έκταση Προέλευση
ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΕΝΟΣ ΣΥΝΟΛΟΥ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ Σχετικότητα Πληρότητα Επικαιρότητα
EΝΟΤΗΤΑ Β Η Επιχείρηση ως Πληροφοριακό Σύστηµα
οµή Ενότητας Συστήµατα και Επιχείρηση Η Επιχείρηση ως Σύστηµα Πληροφοριακή οµή Επιχείρησης Πληροφοριακό Σύστηµα Επιχείρησης ιοίκηση- ιαχείριση Πληροφοριακών Συστηµάτων
ΕΝΝΟΙΑ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ Σύστηµα (System) είναι ένα σύνολο Συνιστωσών (Components) οι οποίες αλληλεπιδρούν µεταξύ τους για την επίτευξη κάποιου κοινού σκοπού.
ΕΝΝΟΙΑ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΕΙΣΟ ΟΣ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΕΞΟ ΟΣ
ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Ως προς τον τρόπο δηµιουργίας τους: Φυσικά: ηµιουργούνται χωρίς τη συνειδητή συµµετοχή του ανθρώπινου παράγοντα. Ελέγχονται από φυσικούς νόµους και νοµοτέλειες (π.χ. πλανητικό σύστηµα). Τεχνητά: ηµιουργούνται από τον άνθρωπο για την εξυπηρέτηση κάποιων σκοπών (π.χ. επιχειρήσεις).
ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Ως προς τον βαθµό αλληλεπίδρασης µε το περιβάλλον τους : Ανοικτά: : Αλληλεπιδρούν έντονα µε το περιβάλλον τους, δεχόµενα µεγάλες εισροές (είσοδοι) και παράγοντας µεγάλες εκροές (έξοδοι). Για παράδειγµα, οι επιχειρήσεις, τα πολιτικά κόµµατα κλπ. Κλειστά: Αλληλεπιδρούν ελάχιστα µε το περιβάλλον τους, δεχόµενα ελάχιστες εισροές (είσοδοι) και παράγοντας ελάχιστες εκροές (έξοδοι). Για παράδειγµα, αποµονωµένες περιοχές, «κλειστές» κοινωνίες κλπ.
ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Ως προς τον ρυθµό εξέλιξής τους στο χρόνο : υναµικά:εξελίσσονται ταχύτατα (αναπτύσσονται και φθίνουν). Αυτή η κατηγορία συστηµάτων υποδιαιρείται στις ακόλουθες υποκατηγορίες: υναµικά µε έλεγχο:πρόκειται για τεχνητά συστήµατα τα οποία υπόκεινται σε έλεγχο από τον άνθρωπο. υναµικά χωρίς έλεγχο: Πρόκειται για φυσικά συστήµατα τα οποία δεν ελέγχονται από τον άνθρωπο αλλά από τους φυσικούς νόµους και τις νοµοτέλειες. Στατικά: Εξελίσσονται πολύ αργά, για την ανθρώπινη αντίληψη του χρόνου, µέσα στο χρόνο, δίνοντας την εντύπωση ότι δεν µεταβάλλονται (πχ ένα οικοσύστηµα). Η εξέλιξη τους διαπιστώνεται µε σύγκριση µεταξύ µεγάλων χρονικών διαστηµάτων. Για παράδειγµα, ένα οικοσύστηµα.
ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Ως προς τον τρόπο λειτουργίας τους : Προσδιοριστικά Συστήµατα: Ένα σύστηµα θεωρείται ως προσδιοριστικό (deterministic), όταν λειτουργεί σύµφωνα µε ένα σαφώς προκαθορισµένο σύνολο κανόνων. Αυτό σηµαίνει, ότι µπορούµε να προβλέψουµε τη µελλοντική συµπεριφορά του συστήµατος (την εκροή του), εφόσον φυσικά γνωρίζουµε επακριβώς τα λειτουργικά του χαρακτηριστικά καθώς και την τρέχουσα κατάστασή του, δηλαδή την κατάσταση στην οποία βρίσκεται όταν το εξετάζουµε. Παραδείγµατα προσδιοριστικών συστηµάτων θα µπορούσαν να είναι, το σύστηµα ανάληψης µετρητών σε µία τράπεζα, ορισµένα προγράµµατα Η/Υ που λειτουργούν σύµφωνα µε προκαθορισµένες λειτουργίες, κ.α. Πιθανολογικά Συστήµατα:Ορίζουµε ως πιθανολογικό ένα σύστηµα, το οποίο επηρεάζεται από αβέβαια γεγονότα και κατά συνέπεια η µελλοντική του συµπεριφορά, δηλαδή η εκροή του, δεν είναι δυνατό να προβλεφθεί επακριβώς, µια και είναι αντικείµενο εξέτασης των πιθανοτήτων. Το σύστηµα αποθεµάτων µιας επιχείρησης είναι ένα πιθανολογικό σύστηµα, διότι πολλοί από τους παράγοντες που το επηρεάζουν, όπως π.χ. η ζήτηση των πελατών, δεν είναι γνωστοί και σταθεροί, αλλά περιγράφονται από µία στατιστική κατανοµή.
H ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ ΩΣ ΣΥΣΤΗΜΑ Με τον όρο επιχείρηση εννοείται κάθε µορφή τεχνητού, ανοικτού, δυναµικού µε έλεγχο συστήµατος το οποίο: Σαν είσοδο απασχολεί ανθρώπους, υλικά, µηχανές, χρήµα, γη, εγκαταστάσεις, ενέργεια και πληροφορίες. Για την επεξεργασία των εισόδων χρησιµοποιεί τις Λειτουργίες της (Functions). Σαν έξοδο παράγει προϊόντα, υπηρεσίες, παροχές, συνεισφορές, πληροφορίες.
Η ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ ΩΣ ΣΥΣΤΗΜΑ Η εξέλιξη της επιχείρησης βασίζεται στις ακόλουθες προϋποθέσεις : Σαν ανοικτό σύστηµα εξαρτάται από το µέγεθος των εισροών και εκροών της σε σχέση µε το περιβάλλον της. Σαν δυναµικό σύστηµα µε έλεγχο εξελίσσεται ταχύτατα στον χρόνο και η πορεία της εξέλιξης της καθορίζεται από το στοιχείο του ελέγχου της το οποίο ασκείται από τη ιοίκηση (Management).
Η ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ ΩΣ ΣΥΣΤΗΜΑ Οι βασικότερες αγορές (συστήµατα) µε τα οποία αλληλεπιδρά η επιχείρηση είναι: Η αγορά πρώτων υλών, µηχανηµάτων κλπ., η οποία προµηθεύει την επιχείρηση µε υλικούς πόρους. Η αγορά κεφαλαίων, η οποία προµηθεύει την επιχείρηση µε οικονοµικούς πόρους. Η αγορά εργασίας, η οποία προµηθεύει την επιχείρηση µε ανθρώπινο δυναµικό. Η αγορά των πελατών, στην οποία η επιχείρηση διοχετεύει τα παραγόµενα προϊόντα, υπηρεσίες κλπ.
ΑΛΛΗΛΕΠΙ ΡΑΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ ΜΕ ΤΟ ΣΤΕΝΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ
ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΗ ΟΜΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ Τα υποσυστήµατα που παρουσιάζει κάθε επιχείρηση είναι τα παρακάτω: Λειτουργικό Υποσύστηµα Πληροφοριακό Υποσύστηµα ιοικητικό Υποσύστηµα
ΣΧΕΣΗ ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ
ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ (ΠΣΕ)
ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ (ΠΣΕ) (ΜΕ ΑΝΤΑΓΩΝΙΣΜΟ ΚΑΙ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ)
ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑ ΚΑΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ Σηµασία της Τεχνολογίας στην επιχείρηση: Πολλές χειρονακτικές εργασίες αυτοµατοποιούνται. Οι διοικητικές δραστηριότητες αφενός και το ΠΣΕ αφετέρου αλληλεπιδρούν και αλληλεξαρτώνται. Η επιχείρηση αποκτά πληροφοριακή αρχιτεκτονική. Γίνεται διαχωρισµός των βασικών διεργασιών του Η/Υ από την παροχή πληροφόρησης στα διάφορα επίπεδα της οργανωτική πυραµίδας.
ΚΑΤΗΓΟΡΙΟΠΟΙΗΣΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Γίνεται µε βάση τα τέσσερα βασικά επίπεδα σε σχέση µε το εργασιακό προφίλ του προσωπικού τα οποία περιλαµβάνονται στην οργανωτική πυραµίδα της επιχείρησης.
ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΗ ΑΡΧΙΤΕΚΤΟΝΙΚΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ
ΚΑΤΗΓΟΡΙΟΠΟΙΗΣΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Στρατηγικό επίπεδο (Strategic level): Περιλαµβάνει τα Επιτελικά ιοικητικά Στελέχη (Senior Managers) τα οποία ασχολούνται µε τη χάραξη στρατηγικής της επιχείρησης. Στο επίπεδο αυτό αντιστοιχούν τα Στρατηγικά Συστήµατα (Strategic Systems),τα οποία βοηθούν τα επιτελικά διοικητικά στελέχη να προσαρµόσουν µακροπρόθεσµα το εσωτερικό περιβάλλον της επιχείρησης στις µεταβολές του εξωτερικού περιβάλλοντος (π.χ. ποια θα είναι µακροπρόθεσµα η εξέλιξη των τιµών των πρώτων υλών;).
ΚΑΤΗΓΟΡΙΟΠΟΙΗΣΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ιοικητικό επίπεδο (Management level): Σ αυτό το επίπεδο ανήκουν τα Μεσαία ιοικητικά Στελέχη (Middle Managers), τα οποία ασχολούνται µε τη διεκπεραίωση των προγραµµάτων και σχεδίων των επιτελικών διοικητικών στελεχών. Τα ιοικητικά Συστήµατα (Management Systems) εξυπηρετούν τους χρήστες αυτού του επιπέδου σε σχέση µε τη διαχείριση, τον έλεγχο, τη λήψη αποφάσεων και τις διοικητικές δραστηριότητες. Προσφέρουν πληροφόρηση η οποία απαιτείται για να απαντηθεί το ερώτηµα: Η επιχείρηση λειτουργεί σωστά;.
ΚΑΤΗΓΟΡΙΟΠΟΙΗΣΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Γνωστικό Επίπεδο (Knowledge level): Αυτό το επίπεδο περιλαµβάνει εξειδικευµένα στελέχη (π.χ. µηχανικοί) και προσωπικό το οποίο ασχολείται µε τη διαχείριση δεδοµένων (data workers) και τα Γνωστικά Συστήµατα (Knowledge Systems) βοηθούν στην ενσωµάτωση και εφαρµογή των νέων γνώσεων σ ολόκληρη την επιχείρηση (π.χ. πως καταπολεµείται η γραφειοκρατία;).
ΚΑΤΗΓΟΡΙΟΠΟΙΗΣΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Λειτουργικό επίπεδο (Operational level): Περιλαµβάνει τα λειτουργικά ιεκπεραιωτικά ιοικητικά Στελέχη (Operational Managers), τα οποία ασχολούνται µε τη διεκπεραίωση των καθηµερινών εργασιών της επιχείρησης. Τα Λειτουργικά Συστήµατα (Operational Systems) στηρίζουν αυτά τα διοικητικά στελέχη αναφορικά µε τις καθηµερινές δοσοληψίες της επιχείρησης και παρέχουν πληροφόρηση ικανή να απαντηθούν ερωτήµατα τα οποία προκύπτουν από αυτές τις δοσοληψίες ()π.χ. ποιος ο σηµερινός τζίρος;)
ΤΥΠΟΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΣυστήµαταΕπεξεργασίας οσοληψιών (Transaction Processing Systems - TPS) Πρόκειται για συστήµατα τα οποία εξυπηρετούν το λειτουργικό οργανωτικό επίπεδο και το λειτουργικό υποσύστηµα της επιχείρησης. Υποστηρίζουν τις βασικές καθηµερινές τυποποιηµένες και προαποφασισµένες λειτουργίες της επιχείρησης και συλλέγουν καταγράφουν τα δεδοµένα τα οποία προέρχονται από αυτές (π.χ. παραγωγή, λογιστήριο, προσωπικό κ.λπ). Αποτελούν το µεγαλύτερο τµήµα του συστήµατος και η λειτουργία τους είναι κρίσιµη για την επιχείρηση (π.χ. διακοπή του συστήµατος πωλήσεων καθηλώνει τη λειτουργία της επιχείρησης). Αυτή η κατηγορία συστηµάτων εξυπηρετεί τις πωλήσεις, τις προµήθειες, τη µισθοδοσία προσωπικού, τις πληρωµές, κ.λπ.
ΤΥΠΟΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Γνωστικά Συστήµατα Εργασίας (Knowledge Work Systems - KWS) Τα γνωστικά συστήµατα εργασίας KWS είναι πληροφορικά συστήµατα τα οποία χρησιµοποιούν την Τεχνολογία της Πληροφορίας και Επικοινωνίας προκειµένου να διευκολύνουν τη διανοητική εργασία κάποιων οµάδων ατόµων τα οποία ασχολούνται ως επί το πλείστον µε την έρευνα. Σε επίπεδο επιχείρησης ο ρόλος αυτών των οµάδων ατόµων συνίσταται: Στη µετάφραση των µεταβολών του περιβάλλοντος της επιχείρησης σε επιπτώσεις για την ίδια την επιχείρηση. Στη διαρκή παροχή γνώσης και συµβουλών προς τη διοίκηση της επιχείρησης. Στη προετοιµασία οργανωτικών µεταβολών της επιχείρησης στη βάση των µεταβολών του περιβάλλοντος της επιχείρησης.
ΤΥΠΟΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Συστήµατα Αυτοµατισµού Γραφείου (Office Automation Systems - OAS) Απευθύνονται, όπως και τα προηγούµενα, στο γνωστικό οργανωτικό επίπεδο και εξυπηρετούν τους χρήστες των δεδοµένων, οι οποίοι δεν διαθέτουν ιδιαίτερες επιστηµονικές γνώσεις. Στην πράξη δεν παράγουν νέες πληροφορίες και νέα γνώση. Επικοινωνούν µε πελάτες και προµηθευτές ή µε άλλες επιχειρήσεις και χρησιµεύουν σαν εργαλεία της ροής των πληροφοριών
ΤΥΠΟΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Πληροφοριακά Συστήµατα ιοίκησης (Management Information Systems - MIS) Εξυπηρετούν το διοικητικό οργανωτικό επίπεδο εφοδιάζοντας τα µεσαία διοικητικά στελέχη µε κατηγοροποιηµένες πληροφορίες υπό µορφή αναφορών, οι οποίες προέρχονται, είτε από τα προηγουµένως αναφερθέντα συστήµατα, είτε από τα αρχεία περασµένων χρήσεων. Αυτές οι αναφορές αποτελούν απαντήσεις σε προκαθορισµένα ερωτήµατα γενικού στατιστικού χαρακτήρα (π.χ. ποιες οι πωλήσεις του περασµένου µήνα;) και εκδίδονται σε τακτά χρονικά διαστήµατα (εβδοµάδα, µήνα κ.λπ.).
ΤΥΠΟΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Συστήµατα Υποστήριξης Αποφάσεων (Decision Support Systems - DSS) Τα Συστήµατα Υποστήριξης Αποφάσεων DSS εξυπηρετούν το διοικητικό οργανωτικό επίπεδο της επιχείρησης. Στόχος της ύπαρξης και λειτουργίας τους είναι η υποστήριξη της λήψης απόφασης από τα µεσαία διοικητικά στελέχη. Αποτελούν ένα συνδυασµό των δυνατοτήτων του ανθρώπου και του Η/Υ στα πλαίσια του οποίου, ο λαµβάνων κάποια απόφαση χρησιµοποιεί µορφοποιηµένες ή αµορφοποίητες µεθόδους για να διερευνήσει κάποιο πρόβληµα χαµηλού βαθµού δόµησης και ενισχύοντας τη συλλογιστική του καταλήγει στη λήψη απόφασης. Αναφέρονται σε ηµι δοµηµένες, µοναδικές ή ταχέως µεταβαλλόµενες αποφάσεις (π.χ. η εκτίµηση του κόστους ενός έργου ανατρέχοντας στις αναλυτικές τιµές κόστους των συνιστωσών του και µε πρόβλεψη της εξέλιξής τους στο άµεσο µέλλον). Κατά συνέπεια τα DSSείναι άρρηκτα δεµένα µε τη διαδικασία λήψης απόφασης.
Συστήµατα Υποστήριξης Αποφάσεων (Decision Support Systems - DSS)
ΙΑΦΟΡΕΣ ΜΕΤΑΞΥ DSS ΚΑΙ MIS Πίνακας 2.1. ιαφορές µεταξύ DSS και MIS Κριτήρια DSS MIS Φιλοσοφία Προµηθεύουν στο χρήστη ολοκληρωµένα εργαλεία, δεδοµένα, µοντέλα απόφασης Προµηθεύουν στο χρήστη δοµηµένη πληροφόρηση Ανάλυση Συστηµάτων Καταγραφή των απαιτούµενων εργαλείων για τη λήψη απόφασης Καταγραφή των απαιτήσεων για πληροφόρηση ΣχεδιασµόςΣυστηµάτων Βασίζεται σε επαναληπτικές διεργασίες Βασίζεται σε τυποποιηµένες απαιτήσεις πληροφόρησης
ΤΥΠΟΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Συστήµατα Υποστήριξης της Εκτελεστικής Εξουσίας (Executive Support Systems - ESS) Τα Συστήµατα Υποστήριξης της Εκτελεστικής Εξουσίας-- ESS εξυπηρετούν το στρατηγικό οργανωτικό επίπεδο και επιτρέπουν στα επιτελικά διοικητικά στελέχη να λαµβάνουν αποφάσεις. Σαν είσοδο χρησιµοποιούν δεδοµένα από το εσωτερικό και εξωτερικό περιβάλλον της επιχείρησης καθώς και τις εξόδους των MISκαι DSS. Αφορούν αδόµητες αποφάσεις γενικού χαρακτήρα (π.χ. ποια είναι η τακτική του ανταγωνιστή;).
ΙΟΙΚΗΣΗ- ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Περιλαµβάνει τη µελέτη της ανάπτυξης συστηµάτων καθώς και τη µελέτη των διοικητικών λειτουργιών και της διαχείρισης των δραστηριοτήτων οι οποίες αναφέρονται σ αυτά τα συστήµατα
EΝΟΤΗΤΑ Γ Λήψη Αποφάσεων και Πληροφοριακά Συστήµατα
οµή Ενότητας Γενική Μεθοδολογία Λήψης Απόφασης ιαδικασία Λήψης Απόφασης Λήψη Αποφάσεων και Πληροφοριακά Συστήµατα
ΛΗΨΗ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ Στηρίζεται σε: Προβλέψεις Επεξεργασία στοιχείων του παρελθόντος Επεξεργασία στοιχείων του παρόντος ειγµατοληψίες Απόψεις και γνώµες Υποκειµενικότητα
ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΟΙ ΚΑΤΑ ΤΗ ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΛΗΨΗΣ ΑΠΟΦΑΣΗΣ Οι εναλλακτικές λύσεις δεν είναι δεδοµένες, αλλά πρέπει να εντοπιστούν και ν αποµονωθούν κατόπιν έρευνας Ο σαφής προσδιορισµός των αποτελεσµάτων,, τα οποία παράγει κάθε εναλλακτική λύση, είναι δύσκολος Συχνά το περιβάλλον της λήψης απόφασης δεν είναι προσδιορίσιµο Η πιθανή ανεπάρκεια του διοικητικού φορέα, αν ληφθεί υπόψη ότι ο εντοπισµός και η κατανόηση του προβλήµατος αποτελεί το πιο αποφασιστικό έργο της διοίκησης Η δυνατότητα πληροφόρησης για τα προϊόντα, τις τιµές και τις στρατηγικές των ανταγωνιστών.
ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΟΙ ΚΑΤΑ ΤΗ ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΛΗΨΗΣ ΑΠΟΦΑΣΗΣ Η δυνατότητα πληροφόρησης για τους παράγοντες του περιβάλλοντος (ζήτηση προϊόντων, µόδα, επίπεδα τιµών κ.λπ.) Η επάρκεια της γενικής πληροφόρησης Η δυνατότητα εντοπισµού και κατανόησης του προβλήµατος Η διοικητική πείρα από παρόµοιες περιπτώσεις οι οποίες αντιµετωπίστηκαν στο παρελθόν Η τεχνογνωσία και η νοοτροπία της διοίκησης Το πλήθος των παραγόντων οι οποίοι υπεισέρχονται σε κάθε απόφαση και την ικανότητα του στελέχους ν ασχοληθεί µε όλους αυτούς Οι γνώσεις, η πείρα, το πολιτισµικό επίπεδο και η δηµιουργική φαντασία του λαµβάνοντος την απόφαση. Ο χρόνος και το χρήµα που µπορεί να διατεθούν για τη διαδικασία λήψης της απόφασης.
ΜΕΘΟ ΟΛΟΓΙΑ ΛΗΨΗΣ ΑΠΟΦΑΣΗΣ
ΚΑΘΟΡΙΣΜΟΣ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΟΣ Η έναρξη της διαδικασίας λήψης απόφασης γίνεται µε τη εµφάνιση κάποιου προβλήµατος. Ο καθορισµός του προβλήµατος απαιτεί τη διατύπωση των πραγµατικών ερωτηµάτων τα οποία ζητούν απάντηση. Η ύπαρξη του προβλήµατος συνδέεται άµεσα µε την ύπαρξη: - Απόκλισης µεταξύ τεθέντος στόχου και του αποτελέσµατος από την υλοποίησή του. - Απόκλισης µεταξύ νέου στόχου και των απαιτήσεων της τρέχουσας πραγµατικότητας.
ΕΝΑΛΛΑΚΤΙΚΕΣ ΛΥΣΕΙΣ Να µην υπάρξει καµία αντιµετώπιση του προβλήµατος Αποτελεί τη λύση η οποία προτάσσεται σε κάθε πρόβληµα. Ορισµένες φορές αποτελεί την καλύτερη, οικονοµοτεχνικά, λύση, όταν η εµφανισθείσα απόκλιση ή το επιθυµητό αποτέλεσµα δηµιουργεί απώλειες µικρότερες από το κόστος κάθε άλλης εναλλακτικής λύσης. Αναδροµή στο παρελθόν Εξετάζεται η περίπτωση της εµφανιζόµενης απόκλισης να έχει παρουσιασθεί και να έχει αντιµετωπιστεί επιτυχώς κατά το παρελθόν. Είναι επίσης δυνατό να έχει εµφανισθεί κατά το παρελθόν απόκλιση η οποία, αν και δεν ήταν όµοια µε την τρέχουσα, να έχει ωστόσο κοινά σηµεία µ αυτήν. Σε µια τέτοια περίπτωση η πείρα του παρελθόντος µπορεί να αποτελέσει έναυσµα για την εξεύρεση λύσεων στην τρέχουσα περίπτωση.
ΕΝΑΛΛΑΚΤΙΚΕΣ ΛΥΣΕΙΣ Έλεγχος των παραγόντων της λύσης Στην περίπτωση κατά την οποία το πρόβληµα είναι καινοφανές για τον λαµβάνοντα την απόφαση, οι λύσεις θα πρέπει να δηµιουργηθούν από το µηδέν. Σ αυτήν τη περίπτωση ο λαµβάνων την απόφαση είναι υποχρεωµένος να εξετάσει τους παράγοντες οι οποίοι υπεισέρχονται στην επίλυση του προβλήµατος και να δηµιουργήσει οµάδες εναλλακτικών λύσεων µε κριτήριο τον έλεγχο αυτών των παραγόντων. Έτσι µπορεί να εµφανιστούν λύσεις των οποίων οι παράγοντες: Εξαρτώνται απόλυτα από τον λαµβάνοντα την απόφαση (π.χ. στην περίπτωση ύπαρξης προβλήµατος στο λογιστήριό µιας επιχείρησης, ο υπεύθυνος του λογιστηρίου µπορεί να βρει λύσεις οι οποίες εξαρτώνται αποκλειστικά από παράγοντες οι οποίοι αφορούν µόνο το λογιστήριο, όπως µεταβολή της εργασιακής ροής, αναδιάταξη των εργασιών κλπ). εν εξαρτώνται διόλου από τον λαµβάνοντα την απόφαση (π.χ. οι λύσεις του προβλήµατος του λογιστηρίου απαιτεί την µεταβολή της εργασιακής ροής άλλων τµηµάτων της επιχείρησης). Άλλοι εξαρτώνται από τον λαµβάνοντα την απόφαση και άλλοι όχι (π.χ. οι λύσεις του προβλήµατος του λογιστηρίου απαιτεί την µεταβολή της εργασιακής ροής και του λογιστηρίου και άλλων τµηµάτων της επιχείρησης).
ΕΝΑΛΛΑΚΤΙΚΕΣ ΛΥΣΕΙΣ Έλεγχος του χρόνου Ο χρόνος επηρεάζει τη λήψη απόφασης µε δυο τρόπους: Σε σχέση µε την προσωρινότητα της λύσης. Άλλες λύσεις θεωρούνται µακρόβιες άρα επιζητούν πληρέστερη και σφαιρική µελέτη σε σχέση µε ολόκληρη την επιχείρηση (προγραµµατισµός), και άλλες προσωρινού ή µεταβατικού χαρακτήρα µε αποτέλεσµα να µην απαιτούν µια απόλυτα εµπεριστατωµένη µελέτη. Σε σχέση µε το χρόνο εφαρµογής της λύσης. Η πίεση χρόνου για την εφαρµογή µιας λύσης, περιορίζει αισθητά την ολοκληρωµένη αναζήτηση εναλλακτικών λύσεων.
ΒΗΜΑΤΑ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΛΥΣΕΩΝ 1. ιαβάθµιση των χαρακτηριστικών Για κάθε λύση καθορίζονται τα πλεονεκτήµατα (ωφέλεια, ευκολία εφαρµογής) και τα µειονεκτήµατα (κόστος, δυσκολία εφαρµογής), σε σχέση µε την τρέχουσα κατάσταση της επιχείρησης. 2. Αποτίµηση του κόστους και της ωφέλειας Για κάθε λύση τα πλεονεκτήµατα και τα µειονεκτήµατα τα οποία παρουσιάζει αποτιµώνται σε κόστος και ωφέλεια για την επιχείρηση. 3. Πρόβλεψη των συνθηκών εφαρµογής Η αποτελεσµατικότητα εφαρµογής κάθε λύσης εξαρτάται σε µεγάλο βαθµό από τις κρατούσες συνθήκες κατά τη στιγµή αυτής της εφαρµογής (π.χ. η αγορά, εγκατάσταση και λειτουργία ενός Η/Υ στην επιχείρηση εξαρτάται από τις τιµές τις αγοράς κατά τη στιγµή της αγοράς του Η/Υ, από τη διαθεσιµότητα κατάλληλου προσωπικού, από την υπάρχουσα υποδοµή στην επιχείρηση κ.λπ.).
ΕΠΙΛΟΓΗ ΛΥΣΗΣ Μια λύση θεωρείται ότι είναι η καλύτερη (βέλτιστη λύση) όταν: Παρουσιάζει το µικρότερο πηλίκο κόστους/ ωφέλειας. Το κόστος µπορεί να καλυφθεί από την επιχείρηση. Βρίσκεται στην κατεύθυνση του προγραµµατισµού της επιχείρησης. Γίνεται αποδεκτή από τα άτοµα τα οποία θα την υλοποιήσουν. Ανταποκρίνεται στις χρονικές δεσµεύσεις. Παρουσιάζει το µικρότερο κίνδυνο αποτυχίας. Παρουσιάζει ευκολία προσαρµογής και αναπροσαρµογής στις κρατούσες συνθήκες της επιχείρησης.
ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΛΗΨΗΣ ΑΠΟΦΑΣΗΣ 1) Αντικειµενικοί Στόχοι Καθορίζονται οι αντικειµενικοί στόχοι. Αυτοί εκφράζουν την επιδίωξη του ατόµου το οποίο λαµβάνει την απόφαση. Βασικοί τέτοιοι στόχοι θεωρούνται: Η µεγιστοποίηση του κέρδους ή γενικότερα της ωφέλειας. Η ελαχιστοποίηση των απωλειών ή του κόστους.
ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΛΗΨΗΣ ΑΠΟΦΑΣΗΣ 2) Οι Καταστάσεις της Φύσης Παρατίθενται οι προβλεπόµενες καταστάσεις της φύσης.. Πρόκειται για τους διάφορους παράγοντες οι οποίοι επηρεάζουν την εφαρµογή µιας λύσης (συνθήκες εφαρµογής). ηλαδή τι εναλλακτικές λύσεις, ενέργειες ή προσδοκίες παρεµβαίνουν στην λήψη απόφασης. Για παράδειγµα, το γεγονός ότι µια µετοχή µπορεί να ανατιµηθεί, υποτιµηθεί ή να παραµείνει σταθερή παρουσιάζει τρεις καταστάσεις της φύσης (ανατίµηση, υποτίµηση, σταθερότητα).
ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΛΗΨΗΣ ΑΠΟΦΑΣΗΣ 3) Οι πιθανότητες Εµφάνισης των Καταστάσεων της Φύσης Εκτιµούνται οι πιθανότητες εµφάνισης των καταστάσεων της φύσης. Για κάθε κατάσταση της φύσης ποια είναι η πιθανότητα εµφάνισής της; Η πιθανότητα αυτή µπορεί να υπολογίζεται: Θεωρητικά Στη βάση της συχνότητας εµφάνισης της ίδιας κατάστασης στο παρελθόν ειγµατοληπτικά
ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΛΗΨΗΣ ΑΠΟΦΑΣΗΣ 4) Οι εναλλακτικές Στρατηγικές Καθορίζονται οι εναλλακτικές στρατηγικές. Πρόκειται για τις διαφορετικές λύσεις οι οποίες αντιστοιχούν στην εµφάνιση κάθε µιας από τις καταστάσεις της φύσης. Η στρατηγική εκείνη η οποία παρουσιάζει, µετά την αξιολόγηση, τα καλύτερα αποτελέσµατα, στη βάση των κριτηρίων επιλογής, ονοµάζεται κυρίαρχη.
ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΛΗΨΗΣ ΑΠΟΦΑΣΗΣ 5) Τα αναµενόµενα Αποτελέσµατα Εκτίµηση των αναµενόµενων αποτελεσµάτων. Για κάθε κατάσταση της φύσης όταν ακολουθείται µια στρατηγική αναµένεται ένα ορισµένο αποτέλεσµα. Έτσι, για παράδειγµα, η πώληση των µετοχών θα έχει σαν αποτέλεσµα Χ κέρδος ή ζηµία αντίστοιχα.
ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΛΗΨΗΣ ΑΠΟΦΑΣΗΣ 6) Κριτήρια Επιλογής Καθορίζονται τα κριτήρια επιλογής της κυρίαρχης στρατηγικής. Αποτελούν τα κριτήρια µε τη βοήθεια των οποίων επιλέγεται η καλύτερη στρατηγική. Τα βασικά κριτήρια επιλογής είναι τα ακόλουθα: Κριτήριο της αναµενόµενης αξίας (Expected value): Με βάση αυτό το κριτήριο επιλέγεται η στρατηγική η οποία παρουσιάζει το καλύτερο αναµενόµενο θετικό αποτέλεσµα. Κριτήριο της αναµενόµενης απώλειας ευκαιρίας (Expected opportunity loss): Με βάση αυτό το κριτήριο επιλέγεται η στρατηγική η οποία παρουσιάζει τη µικρότερη αναµενόµενη απώλεια. Κριτήριο της αναµενόµενης αξίας της τέλειας πληροφόρησης (Expected value of perfect information): Συχνά εµφανίζεται η ανάγκη να δαπανηθεί κάποιο ποσό ώστε να συγκεντρωθούν περισσότερες πληροφορίες οι οποίες αυξάνουν την πιθανότητα επιλογής της καλύτερης στρατηγικής. Κριτήριο της αναµενόµενης χρησιµότητας (Expected utility): χρησιµοποιείται στις περιπτώσεις στις οποίες η εµφάνιση της αναµενόµενης κατάστασης της φύσης επιφέρει µεγάλη ωφέλεια και η µη εµφάνιση της επιφέρει µεγάλη ζηµιά (αποφάσεις µεγάλου ρίσκου).
ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΛΗΨΗΣ ΑΠΟΦΑΣΗΣ 7) Το Συνολικό Αναµενόµενο Αποτέλεσµα Εκτιµάται το συνολικό αποτέλεσµα. Τα αναµενόµενα αποτελέσµατα από την εφαρµογή µιας στρατηγικής στις διάφορες καταστάσεις της φύσης αντιστοιχούν σε απώλειες ή σε αµοιβές, ανάλογα µε το θεωρούµενο κριτήριο επιλογής. Το συνολικό αποτέλεσµα από την εφαρµογή µιας στρατηγικής στο σύνολο των καταστάσεων της φύσης παράγει µια τιµή εκφραζόµενη στις επιδιώξεις εκείνου ο οποίος λαµβάνει την απόφαση.
ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΛΗΨΗΣ ΑΠΟΦΑΣΗΣ 8) Μήτρα Αποτελεσµάτων ηµιουργείται η µήτρα αποτελεσµάτων. Όλοι οι προαναφερόµενοι παράγοντες παρατίθενται σε µήτρα αποτελεσµάτων (payofff matrix) µε τη βοήθεια της οποίας µπορεί να επιλεγεί η στρατηγική εκείνη η οποία εξυπηρετεί καλύτερα τις επιδιώξεις εκείνου του οποίου αποφασίζει. Στην περίπτωση κατά την οποία στόχος είναι η µεγιστοποίηση του κέρδους προκύπτει η µήτρα κερδών. Στην περίπτωση κατά την οποία στόχος είναι η ελαχιστοποίηση των απωλειών ή του κόστους προκύπτει η µήτρα απωλειών.
ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΛΗΨΗΣ ΑΠΟΦΑΣΗΣ 9) Συνθήκες Λήψης Απόφασης Βασικό ρόλο στη λήψη της απόφασης παίζει ο βαθµός γνώσης των πιθανοτήτων εµφάνισης των καταστάσεων της φύσης. Ανάλογα µε αυτόν το βαθµό γνώσης δηµιουργούνται διαφορετικές συνθήκες κάτω από τις οποίες λαµβάνεται η απόφαση.
ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΛΗΨΗΣ ΑΠΟΦΑΣΗΣ ΚΑΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ
ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΛΗΨΗΣ ΑΠΟΦΑΣΗΣ ΚΑΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Στο βήµα του καθορισµού του προβλήµατος κυρίαρχο ρόλο παίζει η αντίληψη ότι κάτι συµβαίνει κάπου στην επιχείρηση, για συγκεκριµένους λόγους και µε κάποιες συνέπειες στη λειτουργία της επιχείρησης. Κύρια πηγή πληροφοριών µπορεί να αποτελεί ένα MIS. Στο βήµα της καταγραφής των εναλλακτικών λύσεωναπαιτείται µια πιο προσεκτική θεώρηση της λειτουργίας της επιχείρησης. Σ αυτήν την περίπτωση µπορεί να αξιοποιηθεί κάποιο µικρό DSS. Στα βήµατα της αξιολόγησης των εναλλακτικών λύσεωνκαι της επιλογής της τελικής λύσηςαπαιτούνται τεχνικές οι οποίες επιτρέπουν την αξιολόγηση των συνεπειών στην επιχείρηση από την επιλογή κάθε εναλλακτικής λύσης. Ένα µεγάλο DSS µπορεί να αποτελέσει χρήσιµο εργαλείο για τον λαµβάνοντα την απόφαση. Στο βήµα της εφαρµογής της επιλεγµένης λύσηςβασικό ζητούµενο είναι η αξιολόγηση του αποτελέσµατος της εφαρµοσµένης λύσης. εδοµένου ότι αυτό αποτελεί προϊόν ελέγχου, το MIS µπορεί να αποτελέσει και πάλι χρήσιµο εργαλείο.
ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΚΑΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Στο στρατηγικό οργανωτικό επίπεδοη λήψη αποφάσεων αφορά τον καθορισµό των στόχων, των πόρων και των πολιτικών της επιχείρησης. Το µεγαλύτερο πρόβληµα αυτών των αποφάσεων είναι η απαίτηση για µελλοντικές προβλέψεις σε σχέση µε την εξέλιξη της επιχείρησης και του περιβάλλοντος της. Πρόκειται για αποφάσεις αδόµητες, απρογραµµάτιστες, στρατηγικές, δηµιουργικές και καινοτοµίας, οι οποίες λαµβάνονται κάτω από συνθήκες αβεβαιότητας ή κινδύνου. Η λήψη αυτών των αποφάσεων µπορεί να υποστηριχθεί από κάποιο ESS. Στο λειτουργικό οργανωτικό επίπεδοαντίθετα οι λαµβανόµενες αποφάσεις είναι δοµηµένες, προγραµµατισµένες, συνηθισµένες και τακτικές οι οποίες αφορούν το λειτουργικό έλεγχο (πόσο τα αποτελέσµατα των εργασιών ανταποκρίνονται στις προδιαγραφές τους) και βασικό ρόλο για τη λήψη τους παίζει η πληροφόρηση η οποία προέρχεται από τα TPS. Στα δύο άλλα οργανωτικά επίπεδα (διοικητικό, γνωστικό) οι αποφάσεις είναι ηµι -δοµηµένες, προγραµµατισµένες ή όχι, συνηθισµένες ή όχι, συνηθισµένες ή όχι, τακτικές.