ΕΘΝΙΚΗ ΣΧΟΛΗ ΤΟΠΙΚΗΣ ΑΥΤΟ ΙΟΙΚΗΣΗΣ ΤΜΗΜΑ: ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΚΑΙ ΙΟΙΚΗΣΗΣ Α ΕΚΠΑΙ ΕΥΤΙΚΗ ΣΕΙΡΑ

ΕΘΝΙΚΟ ΚΕΝΤΡΟ ΗΜΟΣΙΑΣ ΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΑΥΤΟ ΙΟΙΚΗΣΗΣ ΕΘΝΙΚΗ ΣΧΟΛΗ ΤΟΠΙΚΗΣ ΑΥΤΟ ΙΟΙΚΗΣΗΣ ΤΜΗΜΑ: ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΚΑΙ ΙΟΙΚΗΣΗΣ Α ΕΚΠΑΙ ΕΥΤΙΚΗ ΣΕΙΡΑ ΤΕΛΙΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ: ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ ΚΑΙ ΙΑ ΙΚΑΣΙΕΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΞΑΣΦΑΛΙΣΗ ΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ ΕΚΠΟΝΗΣΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΩΝ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΩΝ ΣΤΗΝ ΤΟΠΙΚΗ ΑΥΤΟ ΙΟΙΚΗΣΗ ΜΕ ΧΡΗΣΗ Η/Υ. ΜΕΛΕΤΗ ΠΕΡΙΠΤΩΣΗΣ: ΗΜΟΣ ΒΟΥΛΑΣ Επιβλέπων: ρ. Καβράκος Μιλτιάδης Σπουδάστρια: Μουντζογιάννη Αργίνη Αθήνα, Σεπτέµβριος 2007

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 1. ιαγράµµατα Gantt & ικτύου... 4 2. Αναφορές έργου... 4 3. Αποφάσεις ΥΠ.ΕΣ...Α. & ΥΠ.ΟΙ.Ο.... 4 ΠΕΡΙΛΗΨΗ... 6 SUMMARY... 7 ΠΙΝΑΚΑΣ ΣΥΝΤΜΗΣΕΩΝ ΚΑΙ ΣΥΝΤΟΜΟΓΡΑΦΙΩΝ... 8 ΕΙΣΑΓΩΓΗ... 10 Σκοπός... 10 Υπόθεση εργασίας... 10 Μεθοδολογία... 10 Μέσα... 11 ιάρθρωση κεφαλαίων... 11 ΜΕΡΟΣ Α... 13 1. Η ΕΝΝΟΙΑ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ... 14 1.1 Χαρακτηριστικά Έργου... 15 1.1.1 Το εύρος του έργου... 15 1.1.2 Τα µέσα ή οι πόροι (resources)... 15 1.1.3 Οι περιορισµοί που τίθενται στην υλοποίηση του έργου.... 15 1.2 οµικά Στοιχεία Έργου... 16 1.3 Κύκλος Ζωής Έργου... 16 2. ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΗ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΟΥ... 18 2.1 Η έννοια της ιαχείρισης έργου... 19 2.2 Η ιστορία της ιαχείρισης έργου... 19 2.3 Εφαρµογές... 21 2.4 ιαχείριση Συγχρηµατοδοτούµενων Έργων... 21 2.5 Τελικοί ικαιούχοι... 22 2.6 Συµµετοχή της Τοπικής Αυτοδιοίκησης στο Εθνικό Στρατηγικό Πλαίσιο Αναφοράς (ΕΣΠΑ) 24 2.7 Γενικές Αρµοδιότητες Τελικών ικαιούχων... 25 2.8 Πλεονεκτήµατα της προτεινόµενης οµής: Ο.Τ.Α. ως Τελικοί ικαιούχοι... 26 3. ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΑ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΑ ΓΙΑ ΤΟΥΣ ΟΤΑ... 28 3.1 Το Επιχειρησιακό Πρόγραµµα των ΟΤΑ ως ολοκληρωµένο πρόγραµµα ανάπτυξης28 3.2 Στόχοι του Επιχειρησιακού Προγράµµατος... 28 2

3.3 Η γενική διάρθρωση ενός Επιχειρησιακού Προγράµµατος... 29 3.4 Υπόχρεοι Ο.Τ.Α., χρόνος, όργανα, διαδικασία εκπόνησης Επιχειρησιακού Προγράµµατος... 29 4. ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΟΥ ΚΑΙ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ... 31 4.1 Πλεονεκτήµατα και µειονεκτήµατα της χρήσης λογισµικών πακέτων διαχείρισης έργου 31 5. Επίπεδα Οργάνωσης Προγράµµατος Εργου- ραστηριοτήτων... 34 5.1 Τεχνικές Παρακολούθησης... 34 5.2 ιάγραµµα Gantt... 34 5.3 Μέθοδος ικτυωτής Ανάλυσης (CPM PERT)... 35 5.3.1 Μέθοδος Κρίσιµης ιαδροµής (CPM)... 36 5.3.2 Μέθοδος PERT ιάγραµµα δικτύου... 38 5.4 ιαχείριση κινδύνου... 41 6. Πιστοποίηση τελικών ικαιούχων Επιχειρησιακών Προγραµµάτων... 43 6.1 Προετοιµασία δικαιούχων... 47 ΜΕΡΟΣ β... 48 7. Μελέτη Περίπτωσης: ήµος Βούλας... 49 7.1 ιαχωρισµός του Έργου σε Φάσεις... 49 7.1.1 Απόφαση.Σ. ήµου για έναρξη διαδικασιών για εξασφάλιση διαχειριστικής επάρκειας εκπόνησης επιχειρησιακών προγραµµάτων στο ήµο Βούλας... 52 7.1.2 Συγκρότηση ιεπιστηµονικής Επιτροπής (.Ε.)... 52 7.1.2.1 Ορισµός επικεφαλής του έργου - εκπροσώπου της ιοίκησης... 53 7.1.2.2 Στελέχωση ιεπιστηµονικής Επιτροπής µε υπαλλήλους του δήµου... 53 7.1.2.3 Κατάρτιση ιεπιστηµονικής Επιτροπής για τις απαιτήσεις της εξασφάλισης διαχειριστικής επάρκειας εκπόνησης Ε.Π. - συγχρ/νων έργων... 53 7.1.2.4 Προετοιµασία προκήρυξης ανοιχτού διαγωνισµού για εξωτερικό σύµβουλο... 54 7.1.2.5 ιενέργεια ανοιχτού διαγωνισµού για εξωτερικό σύµβουλο... 54 7.1.2.6 Σύναψη σύµβασης µε εξωτερικό σύµβουλο... 55 7.1.3 Έλεγχος κανονιστικού πλαισίου... 55 7.1.3.1 Εφαρµοζόµενη διαδικασία ανάθεσης µελετών έργων - προµηθειών -προσαρµογή στο κοινοτικό δίκαιο... 55 7.1.3.2 Οικονοµική διαχείριση συγχρηµατοδοτούµενων έργων - προσαρµογή στο κοινοτικό δίκαιο... 56 7.1.3.3 ιαπίστωση τυχόν ελλείψεων κανονιστικού πλαισίου... 56 7.1.3.4 Παράδοση πρότασης προσαρµογής πλαισίου... 56 7.1.4 Οργανωτική δοµή... 57 7.1.4.1 Μελέτη οργανογράµµατος - λειτουργίας δήµου... 57 7.1.4.2 Επανακαθορισµός αρµοδιοτήτων των διαφόρων µονάδων / οργάνων... 57 7.1.4.3 Ανάπτυξη νέων µονάδων στο οργανόγραµµα... 60 7.1.4.4 Παράδοση πρότασης νέου οργανογράµµατος... 64 7.1.5 Παραγωγή εγχειριδίων... 64 7.1.5.1 Εγχειρίδια προγραµµατισµού, σχεδιασµού & ωρίµανσης έργων... 65 7.1.5.2 Εγχειρίδια διαγωνισµού, ανάθεσης, παρακολούθησης & πιστοποίησης φυσικών αντικειµένων έργων... 67 7.1.5.3 Εγχειρίδια οικονοµικής διαχείρισης / τήρησης ισχύουσας νοµοθεσίας / εσωτερικού ελέγχου... 72 7.1.5.4 Υποβολή τελικού παραδοτέου προς έλεγχο και αποδοχή από το δήµο... 75 7.1.5.5 Οριστική παραλαβή εγχειριδίων... 75 7.1.6 Εξασφάλιση υλικοτεχνικής υποδοµής... 75 3

7.1.6.1 Προµήθεια Η/Υ-Λογισµικού... 76 7.1.6.2 Προµήθεια αποθηκευτικών µέσων ασφαλούς τήρησης/φύλαξης πληροφοριών... 76 7.1.6.3 Ανάπτυξη βάσεων δεδοµένων & λογισµικού... 77 7.1.6.4 Τεχνική υποστήριξη υποδοµής... 78 7.1.6.5 Παραλαβή υλικοτεχνικής υποδοµής... 78 7.1.7 Πιλοτική εφαρµογή εγχειριδίων από το προσωπικό... 78 7.1.7.1 Πρώτη εφαρµογή εγχειριδίων από την οµάδα εσωτερικού ελέγχου... 79 7.1.7.2 Εκπαίδευση / Σεµινάρια ηλεκτρονικής παρακολούθησης έργων... 79 7.1.7.3 Παράδοση φακέλου εκπαίδευσης... 79 7.2 ιαθέσιµοι Πόροι... 80 7.3 Σύνδεση δραστηριοτήτων... 81 7.4 Εκχώρηση πόρων σε εργασίες... 82 7.5 Ρύθµιση εργάσιµου χρόνου του έργου και των πόρων... 83 7.6 ιαθεσιµότητα πόρων... 84 7.7 Καταχώρηση κόστους πόρων... 84 8. ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ... 86 8.1 ιάγραµµα Gantt... 86 8.2 Κρίσιµη ιαδροµή... 86 8.3 ιάγραµµα ικτύου PERT... 88 8.4 Ορόσηµα... 89 8.5 Αναφορές... 89 8.6 Κόστος... 91 8.7 Ανάλυση κινδύνου... 92 9. ΠΡΟΤΑΣΕΙΣ... 93 ΑΝΤΙ ΕΠΙΛΟΓΟΥ... 94 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ ΠΙΝΑΚΩΝ... 95 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ ΕΙΚΟΝΟΓΡΑΦΗΣΗΣ... 96 ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ... 97 1. ιαγράµµατα Gantt & ικτύου 2. Αναφορές έργου 3. Αποφάσεις ΥΠ.ΕΣ...Α. & ΥΠ.ΟΙ.Ο. 4

Θα ήθελα να ευχαριστήσω ιδιαιτέρως τον ρ. Καβράκο Μιλτιάδη, επιβλέποντα της πτυχιακής µου εργασίας και ιευθυντή της ηµοτικής Επιχείρησης Ανάπτυξης του ήµου Βούλας. Η συµβολή του στην εκπόνηση της µελέτης του έργου «Εξασφάλιση ιαχειριστικής Επάρκειας Εκπόνησης Επιχειρησιακών Προγραµµάτων στο ήµο Βούλας» υπήρξε καθοριστική, ενώ περισσότερο σηµαντική θεωρώ τη βοήθεια που µου προσέφερε σχετικά µε το λογισµικό MS Project, που ως εργαλείο ιαχείρισης Έργων θεωρώ πως θα µε βοηθήσει στην καριέρα µου στην Αυτοδιοίκηση. 5

ΠΕΡΙΛΗΨΗ Η παρούσα εργασία επιδιώκει να παρουσιάσει το σύνολο των κατάλληλων δράσεων και µέτρων που πρέπει να ληφθούν από τους φορείς, προκειµένου αυτοί να έχουν µεν τη δυνατότητα υλοποίησης συγχρηµατοδοτούµενων έργων, να προετοιµαστούν δε σταδιακά προκειµένου να είναι εφικτή η πιστοποίησή τους κατά το Ελληνικό Πρότυπο ιαχείρισης Έργων. Το τελευταίο αναπτύσσεται αυτή την περίοδο και σύµφωνα µε αυτό θα πιστοποιείται η διαχειριστική επάρκεια των δικαιούχων που θα υλοποιήσουν συγχρηµατοδοτούµενα έργα την προγραµµατική περίοδο 2007-2013. Η ανάπτυξη του προτύπου πραγµατοποιείται στη βάση των κατευθύνσεων του Υπουργείου Οικονοµίας & Οικονοµικών (ΥΠΟΙΟ) και µε την ενεργό συµµετοχή των ενδιαφερόµενων µερών στη διαµόρφωσή του. Μέχρι την έναρξη εφαρµογής του ανωτέρω προτύπου η επιβεβαίωση της διαχειριστικής επάρκειας των δικαιούχων θα παρέχεται από την οικεία ιαχειριστική Αρχή µε την προσκόµιση των απαιτούµενων δικαιολογητικών από τους φορείς. Το βασικό πλαίσιο απαιτήσεων-κριτηρίων που πρέπει να πληρεί ένας φορέας ώστε να αποκτήσει τη ιαχειριστική επάρκεια παρουσιάζεται στην απόφαση του ΥΠΟΙΟ µε ΕΥΣΣΑΑΠ 1469/04.05.2007. Μέσα από µελέτη περίπτωσης στο ήµο Βούλας της Περιφέρειας Αττικής (Νοµαρχία Ανατολικής Αττικής) επιχειρείται να εφαρµοστεί πλήρως η παραπάνω απόφαση για το ήµο. Το σύνολο των διαδικασιών που απαιτούνται για την εφαρµογή της απόφασης θα παρουσιαστεί µε τη µορφή ενός ολοκληρωµένου έργου (Project) µε αρχή, τέλος, ολοκληρωµένο χρονοδιάγραµµα των δράσεων, ανάλυση της απασχόλησης ανθρώπινου δυναµικού και υλικών πόρων στο έργο, καθώς και προϋπολογισµό των απαιτούµενων ενεργειών αλλά και συνολικά του έργου. Στο πλαίσιο του παρόντος θα δοθεί µια πλήρης προµελέτη εφαρµογής των διαδικασιών που απαιτούνται για την εξασφάλιση της διαχειριστικής επάρκειας του ήµου Βούλας µε τη βοήθεια του λογισµικού Microsoft Project 2003. Η εποπτική εικόνα του έργου που θα προκύψει ενδεχοµένως να βοηθήσει στην ταχύτερη και βέλτιστη οργάνωση του έργου από τις υπηρεσίες του ήµου. 6

SUMMARY The present essay is trying to present the necessary actions that need to be accomplished by the public organizations, so that the latter can both implement co financed projects and become certified according to the Greek Project Management Standard. The Greek Project Management Standard is now being prepared. The certification Managing Competence for the final beneficiaries, who will implement co financed projects during the 4th programming period (2007-2013), will take place according to this Standard. The development of the Standard is based on guidelines given from the Ministry of Economy and Finance as well as on the active participation of the organisations in interest. Until the above Standard is being implemented, the certification of the Managing Competence will be given to the final beneficiaries from the corresponding Managing Authority, as long as the necessary supporting documents are being presented. The basic requests an organisation needs to meet in order to receive the Managing Competence are being presented in the Act with Protocol No. 1469/04.05.2007 of the Ministry of Economy and Finance. The present essay is an effort to implement the above Act to the Municipality of Voula (Region of Attica) through a case study. The appropriate tasks will be presented as a complete project with a Start, an End, a complete action timetable, a human and material resources analysis, as well as a cost analysis both for the whole project and for each task separately. The computer program Microsoft Project will be used to present a clear image of the project through the use of diagrams and reports, hoping for a faster and better way of organizing the project for the Municipality of Voula. 7

ΠΙΝΑΚΑΣ ΣΥΝΤΜΗΣΕΩΝ ΚΑΙ ΣΥΝΤΟΜΟΓΡΑΦΙΩΝ CPM Critical Path Method OBS Organization Breakdown Structure, οµή της Οργανωτικής Κατάτµησης PDM Precedence Diagram Method PERT Program Evaluation and Review Technique PMBOK Project Management Body of Knowledge PMI Project Management Institute WBS Work Breakdown Structure, οµή Ανάλυσης Εργασιών Α.Π. Αρχή Πληρωµής.Α. ιαχειριστική Αρχή.Ε.Α.Β. ηµοτική Επιχείρηση Ανάπτυξης Βούλας ΟΥΠ ιοικητικές και Οικονοµικές Υπηρεσίες.Σ. ιοικητικό Συµβούλιο Ε ΕΛ Επιτροπή ηµοσιονοµικού Ελέγχου ΕΚ Α Εθνικό Κέντρο ηµόσιας ιοίκησης και Αυτοδιοίκησης ΕΛΟΤ Ελληνικός Οργανισµός Τυποποίησης ΕΝΑΕ Ένωση Νοµαρχιακών Αυτοδιοικήσεων Ελλάδας ΕΠ Επιχειρησιακά Προγράµµατα Ε.Σ. Ελεγκτικό Συνέδριο ΕΣΠΑ Εθνικό Στρατηγικό Πλαίσιο Αναφοράς ΕΥ Ειδική Υπηρεσία ιαχείρισης ΕΥΣΑΠ Ειδική Υπηρεσία Στρατηγικής, Σχεδιασµού & Αξιολόγησης Αναπτυξιακών Προγραµµάτων. Ε.Φ. Ενδιάµεσοι Φορείς Κ ΕΟ Κέντρο ιεθνούς και Ευρωπαϊκού Οικονοµικού ικαίου ΚΕ ΚΕ Κεντρική Ένωση ήµων και Κοινοτήτων ΚΠΣ Κοινοτικό Πλαίσιο Στήριξης Μ Μηνιαία ελτία ηλώσεως απανών ΜΚΟ Μη Κυβερνητικές Οργανώσεις 8

ΜΟΠΑ ΙΣ Ν.Υ. ΟΤΑ Π/Υ Π Ε Σ Ε Τ.Α. Τ.. Τ Ε Τ Π ΤΕΕ Τ.Υ. ΥΠΕΣ Α ΥΠΟΙΟ Μονάδα Παρακολούθησης ιαγωνισµών και Συµβάσεων Νοµική Υπηρεσία Οργανισµοί Τοπικής Αυτοδιοίκησης προϋπολογισµός Πρόγραµµα ηµοσίων Επενδύσεων Σύστηµα ιαχείρισης Ελέγχου Τελικός ικαιούχος Τελικός ικαιούχος Τεχνικό ελτίο Έργου Τεχνικό ελτίο Προόδου Τεχνικό Επιµελητήριο Ελλάδας Τεχνική Υπηρεσία Υπουργείο Εσωτερικών, ηµόσιας ιοίκησης και Αποκέντρωσης Υπουργείο Οικονοµίας και Οικονοµικών 9

ΕΙΣΑΓΩΓΗ Η ανάληψη και υλοποίηση συγχρηµατοδοτούµενων έργων από τους δηµόσιους φορείς κατά τη διάρκεια της 4ης Προγραµµατικής Περιόδου, απαιτεί πλέον από τους τελευταίους την κατοχή διαχειριστικής επάρκειας. Η διαχειριστική επάρκεια θα παρέχεται στους Τελικούς ικαιούχους από τους Ενδιάµεσους Φορείς ιαχείρισης ή τις οικείες ιαχειριστικές Αρχές, µέχρι την ανάπτυξη του Ελληνικού Προτύπου ιαχείρισης Έργων, το οποίο εκτιµάται ότι θα είναι δυνατό να εφαρµοστεί από την 1.1.2009. Σκοπός Σκοπός της παρούσας εργασίας είναι να παρουσιαστεί αναλυτικά ο τρόπος µε τον οποίο ένας δυνητικός Τελικός ικαιούχος θα µπορούσε να προχωρήσει σε µέτρα και διαδικασίες ώστε να είναι έτοιµος µέχρι την 1.1.2009 να πιστοποιηθεί σύµφωνα µε το παραπάνω Πρότυπο ιαχείρισης Έργων. ιανύουµε τη µεταβατική περίοδο µέχρι την ανάπτυξη του προτύπου, ωστόσο, σύµφωνα µε απόφαση που εξέδωσε το ΥΠΟΙΟ (ΕΥΣΣΑΑΠ 1469/04.05.2007), υπάρχει µια σειρά απαιτήσεων και κριτηρίων που πρέπει να καλύπτει ένας φορέας ώστε να µπορεί ακόµα και µες σ αυτή τη χρονική περίοδο να διατελέσει Τελικός ικαιούχος σε ένα συγχρηµατοδοτούµενο έργο. Υπόθεση εργασίας Θα µελετηθεί η περίπτωση του ήµου Βούλας της Περιφέρειας Αττικής (Νοµαρχία Ανατολικής Αττικής) σε ό,τι αφορά στις ενέργειες και τις διαδικασίες που θα πρέπει να εφαρµόσει στο εσωτερικό της υπηρεσίας του, µε σκοπό να αποκτήσει τη βεβαίωση διαχειριστικής επάρκειας για την υλοποίηση συγχρηµατοδοτούµενων έργων κατά την τέταρτη Προγραµµατική Περίοδο (2007-2013). Θα παρουσιαστεί ως ολοκληρωµένο έργο µε συγκεκριµένη χρονική διάρκεια, δραστηριότητες και προϋπολογισµό. Μεθοδολογία Για τη συγγραφή της παρούσας πτυχιακής εργασίας προηγήθηκε η µελέτη της σχετικής νοµοθεσίας και βιβλιογραφίας. Μελετήθηκαν αποφάσεις του Υπουργείου Εσωτερικών ηµόσιας ιοίκησης και Αποκέντρωσης (ΥΠΕΣ Α) αλλά και του Υπουργείου Οικονοµίας και 10

Οικονοµικών (ΥΠΟΙΟ) που εκδόθηκαν για το συγκεκριµένο ζήτηµα. Στη συνέχεια συλλέχθηκαν και επεξεργάστηκαν στοιχεία που αντλήθηκαν από επιτόπια έρευνα στη ηµοτική Επιχείρηση Ανάπτυξης του ήµου Βούλας και από συνοµιλίες µε το ιευθυντή αυτής της εταιρίας. Επιπλέον, πραγµατοποιήθηκε συνοµιλία µε τον κο Πεχλιβανίδη, στέλεχος του Εθνικού Κέντρου ηµόσιας ιοίκησης και Αυτοδιοίκησης (ΕΚ Α) υπεύθυνο για την εφαρµογή του Συστήµατος Ποιότητας ISO στο ΕΚ Α. Τέλος, αναζητήθηκε και σχετικό υλικό από το διαδίκτυο. Μέσα Χρησιµοποιήθηκε το λογισµικό ιαχείρισης Έργων της Microsoft, MS Project 2003, για την παραγωγή του γραµµικού ιαγράµµατος (Gantt), του ιαγράµµατος ικτύου (Pert), την εµφάνιση της κρίσιµης διαδροµής του έργου, και την εκτύπωση των σχετικών αναφορών για την παρακολούθηση του έργου. ιάρθρωση κεφαλαίων Ο βασικός κορµός της εργασίας αποτελείται από δύο µέρη και συνολικά εννέα (9) κεφάλαια. Στο πρώτο µέρος αναπτύσσεται το θεωρητικό πλαίσιο γύρω από το έργο, τη διαχείριση έργου από τους Τελικούς ικαιούχους, τα επιχειρησιακά προγράµµατα και το λογισµικό που εφαρµόζεται για τη διαχείρισή τους. Το µέρος αυτό διαρθρώνεται σε έξι (6) κεφάλαια. Πιο συγκεκριµένα το πρώτο κεφάλαιο αναφέρεται στην έννοια του έργου και τα βασικά του χαρακτηριστικά. Το δεύτερο, µας οδηγεί στην έννοια της διαχείρισης του έργου µε αναφορές στην ιστορία και τις εφαρµογές αυτής, τα συγχρηµατοδοτούµενα έργα, τους Τελικούς ικαιούχους και το ρόλο της Τοπικής Αυτοδιοίκησης κατά τη διάρκεια της 4 ης Προγραµµατικής Περιόδου. Στη συνέχεια, στο τρίτο κεφάλαιο αναπτύσσονται τα Επιχειρησιακά Προγράµµατα και αναφέρεται η σχέση των Ο.Τ.Α. µε αυτά. Στο τέταρτο κεφάλαιο παρουσιάζονται τα πλεονεκτήµατα χρήσης λογισµικού για τη διαχείριση έργου. Το πέµπτο κεφάλαιο αναλύει τις τεχνικές οργάνωσης και παρακολούθησης ενός έργου µέσω του λογισµικού MS Project, παρουσιάζει τα ιαγράµµατα Gantt και ικτύου και τη µέθοδο κρίσιµης διαδροµής του έργου. 11

Στο έκτο κεφάλαιο γίνεται εκτενής αναφορά στην προετοιµασία των Τελικών ικαιούχων για την πιστοποίησή τους ώστε να µπορέσουν να υλοποιήσουν συγχρηµατοδοτούµενα έργα κατά τη διάρκεια της 4 ης Προγραµµατικής Περιόδου (2007-2013). Το δεύτερο µέρος της εργασίας ασχολείται µε τη µελέτη της περίπτωσης του ήµου Βούλας της Περιφέρειας Αττικής και αποτελείται από τα κεφάλαια επτά (7), οκτώ (8) και εννέα (9). Ειδικότερα, στο έβδοµο κεφάλαιο αναλύεται ο σχεδιασµός του έργου (καθορισµός φάσεων, χρονοδιάγραµµα, καθορισµός πόρων, αντιστοίχηση πόρων σε εργασίες, κοστολόγηση κλπ). Στο όγδοο κεφάλαιο παρατίθενται κάποια σχόλια και συµπεράσµατα που προκύπτουν από τη µελέτη του συγκεκριµένου έργου στο ήµο Βούλας, τις αναφορές και τα διαγράµµατα Gantt και ικτύου. Τέλος, στο ένατο κεφάλαιο γίνονται συγκεκριµένες προτάσεις για την εφαρµογή του έργου στο ήµο Βούλας. 12

ΜΕΡΟΣ Α 13

1. Η ΕΝΝΟΙΑ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ Υπάρχουν διάφοροι ορισµοί της έννοιας του έργου. Οι δύο πληρέστεροι είναι οι εξής: Το εγχειρίδιο που εξέδωσε το Ινστιτούτο ιαχείρισης Έργου (Project Management Institute, PMI) ορίζει ως έργο (project) το «...προσωρινό εγχείρηµα που στοχεύει στη δηµιουργία ενός µοναδικού προϊόντος ή υπηρεσίας. Προσωρινό σηµαίνει ότι κάθε έργο έχει καθορισµένο τέλος. Μοναδικό σηµαίνει ότι το προϊόν ή η υπηρεσία διαφέρει κατά διακριτό τρόπο από όλα τα υπόλοιπα παρόµοια προϊόντα ή υπηρεσίες» (PMBOK, 1996, σ.4). (Rory Burke 2002 σελ.15-16) Σύµφωνα πάλι µε τους Courter και Marquis, ένα έργο είναι µια εργασία η οποία έχει συγκεκριµένη αρχή και τέλος (χρόνος), συγκεκριµένο αποτέλεσµα (εύρος) σε ένα δηλωµένο επίπεδο ποιότητας (απόδοση) και έναν προϋπολογισµό (κόστος). (Courter και Marquis 2000) Ένα έργο διαφέρει από µια διαδικασία ως προς το ότι η τελευταία µπορεί να επαναλαµβάνεται, χωρίς να έχει συγκεκριµένο κύκλο ολοκλήρωσης, ενώ ένα έργο είναι µοναδικό και οριοθετείται σαφώς, τόσο ως προς τους στόχους, όσο και ως προς τη χρονική του διάρκεια. Όµοια ένα έργο διαφέρει από ένα πρόγραµµα, καθώς το πρώτο έχει καθορισµένη ηµεροµηνία έναρξης και λήξης ενώ το πρόγραµµα αποτελείται από περισσότερα του ενός έργα και έχει «ανοιχτό» τέλος. Σχήµα 1: Επίπεδα Οργάνωσης Προγράµµατος Έργου ραστηριοτήτων Πηγή: Σηµειώσεις Μαθήµατος ιαχείριση Έργου µε χρήση Η/Υ της ΕΣΤΑ, 2007 σελ.18 14

1.1 Χαρακτηριστικά Έργου 1.1.1 Το εύρος του έργου ιακρίνουµε το εύρος έργου (project scope) δηλαδή τις εργασίες που απαιτούνται για τη δηµιουργία ενός παραδοτέου (προϊόντος ή υπηρεσίας) µε προσυµφωνηθείσα ποιότητα, τα προσυµφωνηθέντα χαρακτηριστικά και λειτουργίες, από το εύρος προϊόντος (product scope) δηλαδή την ποιότητα, τα χαρακτηριστικά και τις λειτουργίες (που συχνά ονοµάζονται τεχνικά χαρακτηριστικά) του παραδοτέου. Το εύρος του έργου αποτελεί τη βασική µέριµνα των ανθρώπινων πόρων που πραγµατοποιούν το έργο και µετράται συνήθως µε εργασίες (tasks) και φάσεις (phases). (Carl S.Chatfield και συν. 2004 σελ. 1-5) 1.1.2 Τα µέσα ή οι πόροι (resources) Άνθρωποι, εξοπλισµός και υλικό (και το σχετικό κόστος καθενός) που απαιτούνται για εκτέλεση των εργασιών ενός έργου. Περιλαµβάνονται όσοι εργάζονται στο έργο καθώς και άλλοι (όπως οι πελάτες) που δε σχετίζονται άµεσα µε τις εργασίες του έργου. Το MS Project εστιάζει σε δύο πτυχές των πόρων, τη διαθεσιµότητα και το κόστος τους. Η διαθεσιµότητα προσδιορίζει πότε ένας συγκεκριµένος πόρος µπορεί να απασχοληθεί σε µια εργασία και πόσο έργο µπορεί να παράγει, ενώ το κόστος αναφέρεται στο πόσα χρήµατα θα χρειαστούν για να πληρωθεί ο πόρος αυτός. Η αποτελεσµατική διαχείριση των πόρων είναι ένα από τα πιο ισχυρά πλεονεκτήµατα του προγράµµατος. Το ΜS Project χειρίζεται δύο είδη πόρων, τους πόρους απασχόλησης και τους υλικούς πόρους. Οι πόροι απασχόλησης είναι τα άτοµα και ο εξοπλισµός που εκτελούν τις δουλειές του έργου και είναι αυτοί που επηρεάζουν τη συνολική απασχόληση που έχει προγραµµατιστεί για µια εργασία. Υλικοί πόροι είναι τα αναλώσιµα που χρησιµοποιούνται κατά την πρόοδο του έργου. Όπως και µε τους πόρους απασχόλησης, οι υλικοί πόροι αντιστοιχίζονται σε εργασίες. Αντίθετα από τους πόρους απασχόλησης, όµως, δεν επηρεάζουν τη συνολική απασχόληση που έχει προγραµµατιστεί για µια εργασία. (Carl S.Chatfield και συν. 2004 σελ. 53-54) 1.1.3 Οι περιορισµοί που τίθενται στην υλοποίηση του έργου. Οι περιορισµοί µπορεί να είναι: 15

χρονικοί (π.χ. όταν ένα έργο πρέπει να τελειώσει σε συγκεκριµένη ηµεροµηνία, ή πρέπει να έχει ορισµένη χρονική διάρκεια κ.λ.π.), Σχήµα 2: Χρονικοί Περιορισµοί οικονοµικοί (το έργο έχει συγκεκριµένες διαθέσιµες πιστώσεις, ανελαστικό προϋπολογισµό κ.λ.π.), Σχήµα 3: Οικονοµικοί Περιορισµοί λοιπών πόρων, δηλαδή περιορισµοί που προέρχονται από το διαθέσιµο προσωπικό (π.χ. κανονικές άδειες προσωπικού), τον εξοπλισµό, τα προς χρήση µηχανήµατα κ.λ.π. 1.2 οµικά Στοιχεία Έργου Φάση έργου: ο χρόνος στον οποίο ολοκληρώνεται ένα ή περισσότερα παραδοτέα Παραδοτέα: απτά και κατάλληλα επικυρωµένα παράγωγα εργασίας όπως µία µελέτη, ένα ολοκληρωµένο σχέδιο ή ένα πρωτότυπο, συνήθως αποτελούν και τα ορόσηµα (milestones) στο πλαίσιο του χρονοπρογραµµατισµού. 1.3 Κύκλος Ζωής Έργου Ο κύκλος ενός έργου (project cycle) περιγράφει µε ευρείς όρους τα στάδια από τα οποία διέρχεται συνήθως ένα έργο, από την έναρξη έως την ολοκλήρωσή του. Τα έξι βασικότερα στάδια του κύκλου ενός έργου είναι: Κατανόηση του σκοπού και του εύρους του έργου Ορισµός-Περιγραφή του έργου Σχεδίαση έργου (Αντικείµενα ιαδικασίες) 16

Ανάπτυξη έργου ( έσµευση Πόρων) Υλοποίηση Παρακολούθηση έργου Αποτίµηση και αξιολόγηση έργου (Σηµειώσεις Μαθήµατος ιαχείριση Έργου µε χρήση Η/Υ της ΕΣΤΑ, 2007 σελ.11-12) Ένας άλλος τρόπος περιγραφής των φάσεων του κύκλου ζωής του έργου είναι ο εξής : Φάση 1: ΣΥΛΛΗΨΗ Ι ΕΑΣ ΑΡΧΙΚΟΣ ΣΧΕ ΙΑΣΜΟΣ (conceptual phase) Φάση 2: ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ (planning) Φάση 3: ΑΝΑΛΥΤΙΚΟΣ ΟΡΙΣΜΟΣ & ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ (definition and design) Φάση 4: ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ (implementation) Φάση 5: ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΜΕ ΤΟ ΝΕΟ ΣΥΣΤΗΜΑ / ΕΡΓΟ (conversion) (Rory Burke 2002 σελ.51-54, 72, 78-83, Σηµειώσεις Μαθήµατος ιαχείριση Έργου µε χρήση Η/Υ της ΕΣΤΑ, 2007 σελ.11-12) Σχήµα 4: 5 Φάσεις - Σχεδιασµός, Προγραµµατισµός, Ανάλυση, Υλοποίηση, Λειτουργία Πηγή: Σηµειώσεις Μαθήµατος ιαχείριση Έργου µε χρήση Η/Υ της ΕΣΤΑ, 2007 σελ.17 17

2. ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΗ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΟΥ Η ιστορική εξέλιξη του πολιτισµού και της ανθρώπινης κοινωνίας είναι συνυφασµένη µε την υλοποίηση έργων, εγχειρηµάτων κατά τα οποία ανθρώπινοι και οικονοµικοί πόροι οργανώνονται ώστε να παραχθεί συγκεκριµένο επωφελές αποτέλεσµα. Ανεξάρτητα από το είδος του έργου η οργανωµένη προσέγγιση της υλοποίησής του, δηλαδή η διαχείριση του έργου, είναι αναγκαία προϋπόθεση για την επιτυχία του εγχειρήµατος. Η επιστηµονική διαχείριση των έργων αντλεί γνώσεις και τεχνικές από πολλά επιστηµονικά πεδία.. Προϋποθέτει χρονικό προγραµµατισµό µε βάση δικτυωτή ανάλυση, γραµµικό πρόγραµµα, ανάλυση κόστους οφέλους, µεθόδους επιλογής εναλλακτικών λύσεων, οικονοµικό προγραµµατισµό, τεχνικές ελέγχου, διαχείριση κινδύνου, διασφάλιση ποιότητας και ποιοτικό έλεγχο, κ.ο.κ. ωστόσο δεν είναι το απλό άθροισµα όλων αυτών. Επιστηµονική διαχείριση σηµαίνει ορθολογική διαδικασία ενσωµάτωσης όλων όσων πρέπει να γίνουν ώστε να υλοποιηθούν οι στόχοι του έργου. (Rory Burke 2002 σελ.9) Η διαχείριση έργου αποτελεί οργανωµένη προσέγγιση µε βάση την οποία µπορεί κανείς να χειριστεί τη διαδικασία εκτέλεσης και ολοκλήρωσης διαφόρων τύπων έργων. Καθώς το µέγεθος και η πολυπλοκότητα των έργων αυξάνεται σταδιακά, η ικανότητα σχεδιασµού και ελέγχου αποκτά ολοένα και κρισιµότερη σηµασία για τη διαχείρισή τους. Ο διευθυντής ή καλύτερα διαχειριστής- έργου πρέπει να έχει την ικανότητα να αναπτύσσει ένα ολοκληρωµένο σύστηµα πληροφόρησης και ελέγχου, το οποίο θα του επιτρέπει να σχεδιάζει, να καθοδηγεί, να εποπτεύει και να ελέγχει γρήγορα και µε ακρίβεια µεγάλο αριθµό πληροφοριών, ώστε να διευκολύνει τις διαδικασίες επίλυσης προβληµάτων και λήψης αποφάσεων. Παραδοσιακά, η διαχείριση έργου λειτουργούσε στο πλαίσιο της κλασσικής ιεραρχικής οργανωτικής δοµής. Στις µέρες µας, όµως, αυξάνονται ολοένα και περισσότερο τα έργα που απαιτούν την εµπλοκή πολλαπλών ειδικοτήτων και διατµηµατική λειτουργία, και στα οποία εµπλέκονται σύνθετες και πολυεθνικές εταιρίες. Για το λόγο αυτό παρατηρείται η τάση να υιοθετούνται συχνότερα οµάδες έργου, οργανωσιακές δοµές τύπου µητρώου και, γενικά εργοκεντρική διοίκηση. Καθώς ο διαχειριστής έργου είναι ο µοναδικός φορέας ευθύνης, έχει καθήκον να δηµιουργήσει µια δοµή που να ικανοποιεί εξίσου τις ανάγκες του έργου, του οργανισµού, των εµπλεκοµένων και των ατόµων που απασχολούνται στο έργο. (Βλπ. Σχήµα 6) 18

Ανάγκες του έργου Ανάγκες του οργανισµού Ανάγκες των εµπλεκοµένων Ανάγκες ατόµων που απασχολούνται στο έργο Σχήµα 5: Αλληλοτεµνόµενες ανάγκες Πηγή: Rory Burke 2002 σελ.16 2.1 Η έννοια της ιαχείρισης έργου Σύµφωνα µε το εγχειρίδιο PMBOK του Project Management Institute (PMI), «µε τον όρο «ιοίκηση ή ιαχείριση Έργου» (Project Μanagement), νοείται η διαδικασία οργάνωσης και διαχείρισης της προσωρινής προσπάθειας για τη δηµιουργία του προϊόντος / υπηρεσίας του έργου (του παραδοτέου όπως καθιερώθηκε να λέγεται)». Πρόκειται για την εφαρµογή των γνώσεων, των δεξιοτήτων, των εργαλείων και των τεχνικών στις δραστηριότητες ενός έργου προκειµένου να ικανοποιηθούν ή να υπερκαλυφθούν οι ανάγκες και οι προσδοκίες των συµµέτοχων από ένα έργο. Οι εταιρίες που αναλαµβάνουν τη διεκπεραίωση έργων, τα υποδιαιρούν σε φάσεις ή στάδια για να επιτύχουν καλύτερο διοικητικό έλεγχο. (Rory Burke 2002 σελ.18-19) 2.2 Η ιστορία της ιαχείρισης έργου Η σύγχρονη ιστορία της διαχείρισης έργου αρχίζει µε την ανάπτυξη του γραµµικού διαγράµµατος από τον Αµερικανό Henry Gantt στις αρχές της δεκαετίας του 1900 και την ανάπτυξη συγκεκριµένων τεχνικών στο πλαίσιο των στρατιωτικών και αεροδιαστηµικών έργων, που υλοποιήθηκαν στις ΗΠΑ και τη Μ. Βρετανία κατά τις δεκαετίες του 1950 και του 1960. Η συµβολή του Henry Gantt στη διαχείριση έργου έχει αναγνωριστεί διεθνώς και τα γραµµικά 19

διαγράµµατα προγραµµατισµού ονοµάζονται συνήθως διαγράµµατα Gantt. Αναφέρεται µάλιστα ότι το διάγραµµα Gantt µείωσε σηµαντικά το χρόνο ναυπήγησης εµπορικών πλοίων κατά τη διάρκεια του Πρώτου Παγκοσµίου Πολέµου. (Rory Burke 2002 σελ.30-32) Το 1958, το Ναυτικό των Η.Π.Α ανέπτυξε τα διαγράµµατα PERT - µια τεχνική εκτίµησης και αναθεώρησης του προγράµµατος, τη µέθοδο πιστοποιηµένης αξίας, τη διαχείριση στοιχειοθέτησης, το σχεδιασµό αξιών και τη δοµική ανάλυση έργου. Η µέθοδος της κρίσιµης διαδροµής και η µέθοδος διαγράµµατος διαδοχής (PDM, Precedence Diagram Method) αναπτύχθηκαν στο πλαίσιο του κατασκευαστικού κλάδου, όπου η ανάγκη προγραµµατισµού και τεχνικής διαχείρισης είναι επείγουσα, γεγονός που ενθάρρυνε την υιοθέτηση των διαγραµµάτων δικτύου (network diagrams) και εξοµάλυνσης πόρων. Μέχρι τις αρχές της δεκαετίας του 90, σχεδόν κάθε βιοµηχανία χρησιµοποιούσε κάποια µορφή ιαχείρισης Έργων. Το 1969 ιδρύθηκε το Ινστιτούτο ιαχείρισης έργου (PMI, Project Management Institute), το πρώτο επίσηµο ίδρυµα του κλάδου. (Rory Burke 2002 σελ.30-34) Στη δεκαετία του 1980 αυξήθηκε η επιρροή εξωτερικών παραγόντων, άρχισαν να γίνονται περισσότερα τα περιβαλλοντικά ζητήµατα και εντάθηκε η εκστρατεία για τον πυρηνικό αφοπλισµό. Η κατάσταση αυτή υποχρέωσε τους µελετητές έργων να βρουν λύσεις που ικανοποιούν όλους τους εµπλεκόµενους. Έτσι τα εργαλεία και οι τεχνικές διαχείρισης έργου που αναπτύχθηκαν στη δεκαετία του 1960, εκλεπτύνθηκαν την επόµενη δεκαετία και ολοκληρώθηκαν τη δεκαετία του 1980, σχηµατίζοντας τις αποδεκτές πρακτικές που χρησιµοποιούµε σήµερα. Η ενοποίηση σε ένα σύνολο των παραγόντων χρόνου, κόστους και ποιότητας αναπαραστάθηκε αρχικά µε το τρίγωνο εξισορρόπησης των απαιτήσεων, στο οποίο η µεταβολή οποιασδήποτε µεταβλητής επηρεάζει όλες τις υπόλοιπες. Σχήµα 6:Το τρίγωνο χρόνου, κόστους, ποιότητας Πηγή: Σηµειώσεις Μαθήµατος ιαχείριση Έργου µε χρήση Η/Υ της ΕΣΤΑ, 2007 σελ.9 20

Στη σχέση αυτή προστέθηκαν αργότερα και άλλοι παράγοντες: το αντικείµενο εργασιών και η δοµή της οργανωτικής κατάτµησης (OBS) για να υποδηλωθεί το γεγονός ότι οι εργασίες εκτελούνται µες στο πλαίσιο µιας συγκεκριµένης οργανωτικής δοµής. Ταυτοχρόνως, άρχισε να γίνεται περισσότερο σαφές ότι οι εξωτερικοί παράγοντες επηρεάζουν, σε µεγάλο βαθµό, το έργο, και κατόπιν τούτου προστέθηκε στο σχήµα και η διαχείριση περιβάλλοντος. (Rory Burke 2002 σελ.43-44) 2.3 Εφαρµογές Η ιαχείριση Έργων µπορεί να εφαρµοστεί σε πολλές διαφορετικές περιοχές εργασίας: Τεχνολογία Πληροφορικής Κατασκευαστικός Τοµέας Οικονοµία Αθλητικά Προγραµµατισµός Εκδηλώσεων κλπ αλλά και σε προσωπικό επίπεδο, σε έργα της καθηµερινής µας ζωής. 2.4 ιαχείριση Συγχρηµατοδοτούµενων Έργων Με τον όρο «συγχρηµατοδοτούµενο έργο» χαρακτηρίζεται κάθε έργο ή ενέργεια, η οποία υλοποιείται σε κράτος µέλος µε στόχο την επίτευξη αναπτυξιακών αποτελεσµάτων, ενώ στον προϋπολογισµό της συµβάλει εκτός από το κράτος µέλος (δηµόσιο ή και ιδιώτες), κάποιο από τα ταµεία, που διαχειρίζεται πόρους της ΕΕ. Την περίοδο 2000-2006 (3η Προγραµµατική Περίοδος ή Γ ΚΠΣ), η Ελλάδα ενισχύεται µε σηµαντικούς πόρους από τα ιαρθρωτικά Ταµεία της Ευρωπαϊκής Ένωσης στο πλαίσιο της Ευρωπαϊκής Περιφερειακής Πολιτικής. Οι πόροι αυτοί δηµιουργούν τις προϋποθέσεις για υψηλότερη µακροπρόθεσµη ανάπτυξη, οδηγούν σε πραγµατική σύγκλιση µε τις υπόλοιπες οικονοµίες των κρατών µελών και συµβάλλουν στην αντιµετώπιση των βασικών ελλείψεων της οικονοµικής και κοινωνικής ζωής, κυρίως στους τοµείς των υποδοµών, της ανάπτυξης των ανθρώπινων πόρων και της παραγωγικότητας. 21

Τα τελευταία 12 χρόνια, ο µεγάλος όγκος έργων, που χρηµατοδοτήθηκαν από τα κοινοτικά ταµεία για την επίτευξη των στόχων της σύγκλισης ανάγκασε την ελληνική δηµόσια διοίκηση να συνεργαστεί µε τον ιδιωτικό τοµέα και να εφαρµόσει τεχνικές και µεθόδους διαχείρισης έργων. Οι αυστηρές απαιτήσεις διαχείρισης, παρακολούθησης και αξιολόγησης των συγχρηµατοδοτούµενων έργων επέβαλαν το νέο µοντέλο διαχείρισης µε τακτική ηλεκτρονική παρακολούθηση του φυσικού και οικονοµικού αντικειµένου των έργων και των προγραµµάτων. (Σηµειώσεις Μαθήµατος ιαχείριση Έργου µε χρήση Η/Υ της ΕΣΤΑ, 2007 σελ.48) Για την αποτελεσµατική διαχείριση, παρακολούθηση και έλεγχο των συγχρηµατοδοτούµενων παρεµβάσεων από εθνικούς και κοινοτικούς πόρους σύµφωνα µε τις διατάξεις του Κανονισµού (ΕΚ) 1260/1999 του Συµβουλίου της 21 ης Ιουνίου 1999 "περί γενικών διατάξεων για τα διαρθρωτικά Ταµεία", δηµιουργήθηκαν και λειτουργούν διάφορα όργανα, µε τους τελικούς αποδέκτες να αποτελούν ένα από αυτά. Οι τελικοί αποδέκτες της συγχρηµατοδότησης είναι οι ιδιωτικοί και οι δηµόσιοι φορείς, που υλοποιούν το έργο µετά από ανάθεση/σύµβαση (εργολάβοι). Την ιδιότητα του τελικού αποδέκτη αποκτά επίσης ένας φορέας υλοποίησης, όταν αποφασίζει να υλοποιήσει το έργο µε ίδια µέσα, χωρίς να προσφύγει δηλαδή σε εξωτερική εργολαβία. 2.5 Τελικοί ικαιούχοι Τελικοί ικαιούχοι (Τ ) είναι οι εξειδικευµένοι φορείς οι οποίοι έχουν αναλάβει την υλοποίηση των Μέτρων και των δράσεων ενός Προγράµµατος ανάλογα µε τον τοµέα δραστηριοποίησης και τις αρµοδιότητές τους. Τα Μέτρα και οι δράσεις που έχει αναλάβει να υλοποιήσει ο κάθε Τ περιέχονται στο Συµπλήρωµα Προγραµµατισµού του Προγράµµατος. Για ένα σηµαντικό µέρος των δράσεων που αφορούν ενισχύσεις προς τις επιχειρήσεις στους τοµείς της µεταποίησης, στην αλυσίδα ένταξης/διαχείρισης των έργων παρεµβάλλονται και οι ενδιάµεσοι φορείς διαχείρισης, στους οποίους οι ΕΥ εκχωρούν κάποιες από τις αρµοδιότητές τους. Με την απόφαση ένταξης έργου ο Τ αναλαµβάνει να εκπληρώσει ορισµένους γενικούς και ειδικούς όρους. Οι όροι ένταξης της πράξης καθορίζουν δεσµευτικά τον τρόπο µε τον οποίο θα γίνει η υλοποίηση, χρηµατοδότηση, παρακολούθηση και ο έλεγχος του έργου. Ο Τ υποχρεούται να ενηµερώνει την ΕΥ του ΕΠ, µε µηνιαία δελτία δήλωσης δαπανών και µε τριµηνιαία δελτία παρακολούθησης της πράξης και των υποέργων της. Μη έγκαιρη 22

υποβολή των παραπάνω δελτίων µπορεί να οδηγήσει σε αναστολή ή διακοπή της χρηµατοδότησης. (Σηµειώσεις Μαθήµατος ιαχείριση Έργου µε χρήση Η/Υ της ΕΣΤΑ, 2007 σελ.51-53) «Τελικοί ικαιούχοι» είναι, µε βάση τα ισχύοντα σήµερα, φορείς και επιχειρήσεις του δηµόσιου (περιλαµβάνεται η Αυτοδιοίκηση) και του ιδιωτικού τοµέα. Στα σχέδια Κανονισµών για την 4 η Προγραµµατική Περίοδο υπάρχουν λίγες αλλαγές όσον αφορά τα καθήκοντα των Τ.. και των Ε.Φ. Υπάρχουν όµως σηµαντικές πρακτικά υποδείξεις σχετικά µε τις προδιαγραφές που πρέπει να πληρούν οι φορείς ώστε να αναγνωριστούν ως «Τελικοί ικαιούχοι» και ως «Ενδιάµεσοι Φορείς». Οι κρίσιµες αλλαγές είναι οι ακόλουθες: ραστική µείωση του πλήθους των «Τελικών ικαιούχων» Καθιέρωση προδιαγραφών και διαδικασιών για την ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗ των φορέων ώστε να ώστε να αναγνωριστούν ως «Τελικοί ικαιούχοι» και ως «Ενδιάµεσοι Φορείς». ιαφαινόµενη πύκνωση της χρήσης στην Ελλάδα της «Συνολικής Επιχορήγησης» (global grant), την οποία διαχειρίζεται Ενδιάµεσος Φορέας. Η πρωτοβάθµια Αυτοδιοίκηση στην 4 η Προγραµµατική Περίοδο διεκδικεί και µπορεί να επωµιστεί τους ρόλους του Τελικού ικαιούχου και του Ενδιάµεσου Φορέα, µεµονωµένα ως συγκεκριµένος ήµος ή ως Τ.Ε..Κ. ή ως Νοµικό Πρόσωπο Ο.Τ.Α., αλλά και στο πλαίσιο φορέων, όπως Αναπτυξιακές ή άλλες Επιχειρήσεις µε την συµµετοχή Ο.Τ.Α. ή Ενδιάµεσοι Φορείς ή συνεργασίες φορέων της Αυτοδιοίκησης. Με οποιαδήποτε µορφή φορέα και αν ενεργοποιηθεί πρέπει ο συγκεκριµένος φορέας να πιστοποιηθεί. Είναι σαφές ότι Ε µπορούν όλοι οι Ο.Τ.Α. να επωµιστούν το ρόλο του Τ.. Οι συγκεκριµένοι Ο.Τ.Α. που θα αναγνωρισθούν ως Τελικοί ικαιούχοι πρέπει να πληρούν συγκεκριµένα κριτήρια και να πιστοποιηθούν ως δυνητικοί Τελικοί ικαιούχοι µε συγκεκριµένες διαδικασίες και έγκαιρα. Ο πιστοποιηµένος µεµονωµένος Ο.Τ.Α. µπορεί να λειτουργήσει ως Τελικός ικαιούχος Οµπρέλα και για τον χώρο ευθύνης άλλου ή άλλων Ο.Τ.Α. µη πιστοποιηµένων. Εποµένως προβάλλει η ανάγκη συντονισµού στον προγραµµατισµό Ο.Τ.Α., µε χωρικό ή τοµεακό κριτήριο. Η επιµονή στην περίπτωση του µεµονωµένου Ο.Τ.Α. έχει σχέση και µε τον πρωταγωνιστικό ρόλο που προδιαγράφεται για την πόλη στην αναπτυξιακή πορεία. Στην 23

κατηγορία ήµων, οι οποίοι, µε συνδυασµό κριτηρίων, αποτελούν φορείς οι οποίοι µπορούν να προταθούν ως «Τελικοί ικαιούχοι», είναι αυτοί οι οποίοι πληρούν τα παρακάτω 2 κριτήρια, όχι υποχρεωτικά συγχρόνως: Έχει πληθυσµό των 20.000 κατοίκων Είναι πρωτεύουσα Νοµού. Στην κατηγορία περιλαµβάνονται: 102 ήµοι, µε πληθυσµό >= από 20.000 κατοίκους, οι οποίοι που καλύπτουν το 56% του πληθυσµού της χώρας και το 44% του συνολικού προϋπολογισµού ενταγµένων έργων Ο.Τ.Α. 17 πρωτεύουσες νοµών που έχουν πληθυσµό κάτω από 20.000 κατοίκους. Στην κατηγορία αυτή τα συγκεντρωτικά µεγέθη είναι: 119 ΟΤΑ, µε πληθυσµό που καλύπτει το 58% του συνολικού πληθυσµού της χώρας και προϋπολογισµό ενταγµένων έργων που δεσµεύει το 50% του συνολικού προϋπολογισµού ενταγµένων έργων ΟΤΑ. (www.kedke.gr) 2.6 Συµµετοχή της Τοπικής Αυτοδιοίκησης στο Εθνικό Στρατηγικό Πλαίσιο Αναφοράς (ΕΣΠΑ) Μέχρι στιγµής δεν έχει οριστικοποιηθεί ο τρόπος συµµετοχής της Πρωτοβάθµιας Τοπικής Αυτοδιοίκησης στην υλοποίηση των Επιχειρησιακών Προγραµµάτων της Προγραµµατικής Περιόδου. Η πρωτοβάθµια Αυτοδιοίκηση όµως διεκδικεί τους ρόλους του Τελικού ικαιούχου και του Ενδιάµεσου Φορέα για την επόµενη Προγραµµατική Περίοδο: µεµονωµένα ως συγκεκριµένος ήµος ή ως Τ.Ε..Κ. ή ως Νοµικό Πρόσωπο Ο.Τ.Α., αλλά και στο πλαίσιο φορέων, όπως Αναπτυξιακές ή άλλες Επιχειρήσεις µε την συµµετοχή Ο.Τ.Α. ή Ενδιάµεσοι Φορείς ή συνεργασίες φορέων της Αυτοδιοίκησης. Είναι προφανές ότι µε οποιαδήποτε µορφή φορέα και αν ενεργοποιηθεί πρέπει ο συγκεκριµένος φορέας να πιστοποιηθεί σύµφωνα µε τις διατάξεις εφαρµογής. Ενδεικτικό των προσπαθειών από την πλευρά των ενδιαφεροµένων φορέων είναι το Μνηµόνιο Συνεργασίας ΚΕ ΚΕ-ΥΠΟΙΟ-ΥΠΕΣ Α για την δηµιουργία της «ΗΜΟΣ Α.Ε.». 24

Πρόκειται για την εταιρεία της Αυτοδιοίκησης η οποία θα αναλάβει για λογαριασµό των ΟΤΑ όσων δεν έχουν τη δυνατότητα να πιστοποιήσουν τη διοικητική και τεχνική επάρκειά τους, αλλά και πιστοποιηµένων εφόσον το επιθυµούν - την υλοποίηση των έργων τους που θα ενταχθούν στο ΕΣΠΑ 2007-2013 ( ΚΠΣ). Η Α.Ε. της Αυτοδιοίκησης θα έχει παραρτήµατα στις 13 Περιφέρειες της χώρας, θα διοικείται από.σ. στο οποίο θα συµµετέχει και το κράτος, θα παρέχει υπηρεσίες που θα αφορούν όλα τα στάδια της διαδικασίας υλοποίησης και εκτέλεσης των έργων, ενώ δεν θα έχει την αρµοδιότητα για την ένταξη των έργων. Οι παρεχόµενες υπηρεσίες θα αφορούν κυρίως έργα υποδοµής συγχρηµατοδοτούµενα από το ΕΤΠΑ και το Ταµείο Συνοχής, µέσω των Περιφερειακών και Τοµεακών Επιχειρησιακών Προγραµµάτων. (Σηµειώσεις Μαθήµατος Επιχειρησιακά Προγράµµατα και ιαδικασίες Επιχειρησιακού Σχεδιασµού των Ο.Τ.Α. της ΕΣΤΑ 2007 σελ. 25-28, Λίτσος Η. 2002 ) Οι Τελικοί ικαιούχοι Έργων της Τ.Α είναι δυνατόν να υποστηρίζονται κατά την υλοποίηση των έργων, από µηχανισµό / δίκτυο υποστήριξης που περιλαµβάνει: Τις Αναπτυξιακές Εταιρίες της Αυτοδιοίκησης Τις εξειδικευµένες υπηρεσίες των ΤΕ Κ Τις εξειδικευµένες υπηρεσίες των Περιφερειών. Τους Πιστοποιηµένους Ενδιάµεσους Φορείς /Ε της Τ.Α. 2.7 Γενικές Αρµοδιότητες Τελικών ικαιούχων Οι γενικές αρµοδιότητες των ικαιούχων περιγράφονται ως εξής: 1) Ετοιµασία και υποβολή στην ιαχειριστική Αρχή του Τεχνικού ελτίου Έργου (Τ Ε) µε στόχο την ένταξη του έργου στο αντίστοιχο Επιχειρησιακό Πρόγραµµα. 2) Ευθύνη για την υλοποίηση του έργου σύµφωνα µε την προδιαγραφή του, που περιγράφεται στο σχετικό Τ Ε (φυσικό αντικείµενο, προϋπολογισµός, διάρκεια ολοκλήρωσης). Στο πλαίσιο της ευθύνης αυτής, ανάληψη του συνόλου των διαδικασιών εκτέλεσης του έργου όπως : της µελέτης, υλοποίησης, επέκτασης, συντήρησης, οργάνωσης, διοίκησης, επίβλεψης και παρακολούθησης του φυσικού και οικονοµικού αντικειµένου του έργου 25

της ανάθεσης σε τρίτους της µελέτης, υλοποίησης, επέκτασης, συντήρησης, οργάνωσης και εξοπλισµού του έργου. της επίβλεψης και παρακολούθησης της εκτέλεσης των σχετικών συµβάσεων αναθέσεων σε τρίτους. 3) Τήρηση όλων των υποχρεώσεων που τίθενται σχετικά µε τη συµβατότητα των έργων που έχουν αναλάβει προς το εθνικό και κοινοτικό δίκαιο και τις εθνικές και κοινοτικές πολιτικές. 4) Τήρηση αυτοτελούς λογιστικής µερίδας για κάθε έργο που έχουν αναλάβει, καθώς και τήρηση των στοιχείων και καταχώρηση των λογιστικών και λοιπών εγγραφών που ορίζονται σχετικά από το Υπουργείο Οικονοµίας και Οικονοµικών. 5) Παροχή προς τον Ενδιάµεσο Φορέα κάθε πληροφορίας που ζητείται σχετικά µε την εξέλιξη των έργων. 6) Υποστήριξη των φορέων που προγραµµατίζουν ή/και σχεδιάζουν ένα έργο που πρόκειται να ενταχθεί σε Επιχειρησιακό Πρόγραµµα κατά τον αναλυτικό σχεδιασµό και την ωρίµανση του έργου. 7) Απόδοση του έργου στον φορέα που το προγραµµάτισε, µετά την ολοκλήρωσή του. 2.8 Πλεονεκτήµατα της προτεινόµενης οµής: Ο.Τ.Α. ως Τελικοί ικαιούχοι Στη συνέχεια συνοψίζονται τα πλεονεκτήµατα από την εφαρµογή της δοµής που πρόκειται να εφαρµοστεί την τέταρτη Προγραµµατική περίοδο, µε τους Ο.Τ.Α. να αναλαµβάνουν την υλοποίηση έργων ως Τ..: Αποσυγκέντρωση αρµοδιοτήτων των ιαχειριστικών Αρχών ώστε να µπορεί να είναι λιγότερες, µε υψηλότερου επιπέδου καθήκοντα και µε µικρότερο κόστος λειτουργίας υνατότητα προσαρµογής λύσεων εκεί που υπάρχει η µεγαλύτερη ανάγκη για την αποκέντρωση της διαχείρισης των δράσεων Επίλυση των ζητηµάτων κατά το δυνατόν σε περιφερειακό / τοπικό επίπεδο υνατότητα αξιοποίησης φορέων µε µεγαλύτερη εστίαση των δράσεων Ολοκληρωµένη λύση ανά κατηγορία δράσεων 26

υνατότητα αξιοποίησης υφιστάµενων φορέων χωρίς να απαιτηθεί η ίδρυση νέων φορέων (www.kedke.gr, Ο προγραµµατισµός και η υλοποίηση των έργων της τοπικής αυτοδιοίκησης στο ΕΣΠΑ 2007-2013, Μάρτιος 2006) 27

3. ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΑ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΑ ΓΙΑ ΤΟΥΣ ΟΤΑ Η υλοποίηση των ΕΠ των Κοινοτικών Πλαισίων Στήριξης ανέδειξε τη µεγάλη σηµασία και χρησιµότητα του Στρατηγικού Σχεδιασµού και Προγραµµατισµού για την επίτευξη συγκεκριµένων στόχων και αποτελεσµάτων. Τα άρθρα 203 έως 207 του Κώδικα ήµων και Κοινοτήτων εισάγουν στην λειτουργία των Οργανισµών Τοπικής Αυτοδιοίκησης τα Επιχειρησιακά Προγράµµατα. 3.1 Το Επιχειρησιακό Πρόγραµµα των ΟΤΑ ως ολοκληρωµένο πρόγραµµα ανάπτυξης Το επιχειρησιακό πρόγραµµα των Ο.Τ.Α. συνιστά ένα ολοκληρωµένο πρόγραµµα τοπικής και οργανωτικής λειτουργικής ανάπτυξης, σε εναρµόνιση µε τις κατευθύνσεις αναπτυξιακού σχεδιασµού σε περιφερειακό και εθνικό επίπεδο. ηλαδή αφορά όχι µόνον στις υποδοµές και τις τοπικές επενδύσεις, αλλά και στη βελτίωση της υφισταµένης οργάνωσης και λειτουργίας των Ο.Τ.Α., στο πλαίσιο του γενικότερου περιβάλλοντος στο οποίο δρουν, µεριµνώντας για τη βελτίωση της διαβίωσης των πολιτών και την παροχή ποιοτικότερων υπηρεσιών. 3.2 Στόχοι του Επιχειρησιακού Προγράµµατος Η θέσπιση της υποχρέωσης εκπόνησης επιχειρησιακών προγραµµάτων από τους Ο.Τ.Α. στοχεύει: στη βελτίωση της αποτελεσµατικότητας και αποδοτικότητας της λειτουργίας τους στην προώθηση του αναπτυξιακού και κοινωνικού τους ρόλου στην καλύτερη εξυπηρέτηση των πολιτών στην αποδοτικότερη και αποτελεσµατικότερη κατανοµή και αξιοποίηση των πόρων στην προσέλκυση πρόσθετων οικονοµικών πόρων στην επίσπευση της ωρίµανσης και της υλοποίησης των δράσεων στον περιορισµό της αποσπασµατικής αντιµετώπισης των προβληµάτων στο συντονισµό των δοµών του Ο.Τ.Α., την βελτίωση του τρόπου διοίκησης και την προώθηση του εσωτερικού µετασχηµατισµού των Ο.Τ.Α. 28

στην ανάπτυξη συνεργασιών µε πολλαπλασιαστικά αποτελέσµατα στην ενίσχυση της τοπικής δηµοκρατίας και την αύξηση της δυνατότητας κοινωνικού ελέγχου 3.3 Η γενική διάρθρωση ενός Επιχειρησιακού Προγράµµατος Συνοπτικά στο πλαίσιο ενός Επιχειρησιακού Προγράµµατος: αναλύεται το εξωτερικό περιβάλλον του Ο.Τ.Α., προκειµένου να καταγραφούν οι ευκαιρίες που παρουσιάζονται και τα πιθανά προβλήµατα που θα προκύψουν από αλλαγές ή εξελίξεις αναλύεται το εσωτερικό περιβάλλον του Ο.Τ.Α., προκειµένου να εντοπιστούν τα πλεονεκτήµατα που µπορούν να αξιοποιηθούν αλλά και οι αδυναµίες του στην οργάνωση και λειτουργία του, που πρέπει να ξεπεραστούν προκειµένου ο Ο.Τ.Α. να ασκήσει το ρόλο του διατυπώνεται το όραµα, η στρατηγική και οι προτεραιότητες, που στην συνέχεια εξειδικεύονται σε άξονες, µέτρα, δράσεις, προϋπολογισµούς, χρονοδιαγράµµατα, κ.λ.π. Το Επιχειρησιακό Πρόγραµµα, εποµένως, περιλαµβάνει δράσεις στους ακόλουθους τοµείς: προώθηση της τοπικής ανάπτυξης οργανωτική λειτουργική ανάπτυξη του Ο.Τ.Α. Τέλος, προβλέπει την ανάπτυξη συνεργασιών µε λοιπούς φορείς του διοικητικού συστήµατος της χώρας (Κεντρικοί φορείς, Περιφέρεια, Νοµαρχιακή Αυτοδιοίκηση, γειτονικοί Ο.Τ.Α.) και τοπικούς κοινωνικούς και οικονοµικούς φορείς (ιδιωτικές επιχειρήσεις, σύλλογοι, ΜΚΟ). 3.4 Υπόχρεοι Ο.Τ.Α., χρόνος, όργανα, διαδικασία εκπόνησης Επιχειρησιακού Προγράµµατος Υποχρέωση εκπόνησης επιχειρησιακών προγραµµάτων, που ισχύει από τη νέα δηµοτική και κοινοτική περίοδο (Οκτώβριος 2006), έχουν οι δήµοι µε πληθυσµό άνω των 10.000 κατοίκων, οι δήµοι πρωτευουσών νοµών και οι δήµοι που προέρχονται από εθελούσια συνένωση. 29

Επιπλέον, δίνεται η δυνατότητα διεύρυνσης των υπόχρεων Ο.Τ.Α., είτε µε απόφαση του Υπουργού ΕΣ...Α., µετά από σύµφωνη γνώµη της Κ.Ε..Κ.Ε., είτε, εκουσίως µε απόφαση του Ο.Τ.Α. (άρθρο 204 Κ..Κ.). Η εκπόνηση των ΕΠ από τους υπόχρεους Ο.Τ.Α. θα πραγµατοποιείται εντός του πρώτου εξαµήνου από την ανάληψη των καθηκόντων της νέας δηµοτικής αρχής (άρθρο 205 Κ..Κ.). (Σηµειώσεις Μαθήµατος Επιχειρησιακά Προγράµµατα και ιαδικασίες Επιχειρησιακού Σχεδιασµού των Ο.Τ.Α. της ΕΣΤΑ 2007, σελ. 25-28, Λίτσος Η. 2002 ) 30

4. ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΟΥ ΚΑΙ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ Το λογισµικό διαχείρισης έργων είναι ένα σύνολο εργαλείων τα οποία υποστηρίζουν τις βασικές εργασίες της διαχείρισης έργων: σχεδιασµό, προγραµµατισµό και έλεγχο. Τα πρώτα εργαλεία λογισµικού για τη διαχείριση έργων αναπτύχθηκαν στα τέλη της δεκαετίας του 60 για υπολογιστές mainframe. Στις δεκαετίες του 70 και του 80 κυκλοφόρησαν µε διαρκώς αυξανόµενο ρυθµό. Στις αρχές της δεκαετίας του 90 υπήρχαν πάνω από 100 εφαρµογές λογισµικού για τη διαχείριση έργων. Οι πρώτες εφαρµογές επικεντρωνόταν στον προγραµµατισµό πόρων ανθρώπων και στη διαχείριση του κόστους. Σήµερα υπάρχουν πολλά πακέτα λογισµικού για τη διαχείριση έργων. Το Microsoft Project υποστηρίζει πολλές απόψεις της διαχείρισης έργων: προγραµµατισµό, προϋπολογισµό, δηµιουργία και επικοινωνία. (Σηµειώσεις Μαθήµατος ιαχείριση Έργου µε χρήση Η/Υ της ΕΣΤΑ, 2007 σελ.67) 4.1 Πλεονεκτήµατα και µειονεκτήµατα της χρήσης λογισµικών πακέτων διαχείρισης έργου Πολλά είναι τα οφέλη που προκύπτουν από τη χρήση υπολογιστή τα σηµαντικότερα είναι: Τα λογισµικά πακέτα διευκολύνουν και επιταχύνουν τους υπολογισµούς Τα λογισµικά πακέτα παρέχουν µια καλά µελετηµένη δόµηση πληροφοριών, η οποία βοηθά στην τυποποίηση των µεθόδων και προάγει πειθαρχηµένες προσεγγίσεις Τα λογισµικά πακέτα µπορούν να επεξεργάζονται δεδοµένα µεγάλων έργων µε 10000 και πλέον δραστηριότητες Με τη µέθοδο της κρίσιµης διαδροµής υπολογίζονται οι ηµεροµηνίες έναρξης και λήξης των δραστηριοτήτων και προσδιορίζονται οι κρίσιµες δραστηριότητες που καθορίζουν τη διάρκεια του έργου αν καθυστερήσει µια κρίσιµη δραστηριότητα, καθυστερεί ολόκληρο το έργο Το σύστηµα προγραµµατισµού και ελέγχου συντονίζει και ενοποιεί τη συµβολή όλων όσων συµµετέχουν στο έργο 31

Τα λογισµικά πακέτα διευκολύνουν τη διαχείριση βάσει διαχωρισµού και τη σύνταξη εκθέσεων αποκλίσεων Αφού οριστικοποιηθεί η βάση δεδοµένων, είναι εύκολο να διεξάγουµε ανάλυση πιθανών σεναρίων-εκτιµήσεων Η βάση δεδοµένων του έργου µπορεί να συνδεθεί µε την εταιρική βάση δεδοµένων Το λογισµικό παρέχει τη δυνατότητα σύνταξης εκθέσεων σε κεντρικό επίπεδο ή σε διάσπαρτες θέσεις. Μας παρέχει δηλαδή την ευελιξία να προσαρµοζόµαστε στην εκάστοτε οργανωτική δοµή Η εξέλιξη του έργου παρακολουθείται και ελέγχεται πιο αποτελεσµατικά µε βάση τα στοιχεία που προσφέρουν τα λογισµικά πακέτα αναφορικά µε το χρόνο, το κόστος και την απόδοση Ορίζεται ένας υπεύθυνος ως διαχειριστής ολόκληρου του έργου, κάτι που αποκλείει αλληλοεπικαλύψεις Οι αναφορές µπορούν να δοµηθούν είτε µε βάση τη δοµική ανάλυση έργου (WBS), όταν αυτές αφορούν το ίδιο το έργο, είτε µε βάση τη δοµή της οργανωτικής κατάτµησης του έργου (OBS), για εταιρικές αναφορές, είτε ακόµα και σε µορφή µητρώου που θα συνδυάζει τη δοµή ανάλυσης εργασίας µε τη δοµή οργανωτικής κατάτµησης. Η ΟΒS παρουσιάζει τον τρόπο µε τον οποίο είναι οργανωµένη η υπηρεσία (οι διευθύνσεις, οι µονάδες, τα τµήµατα, τα γραφεία), ώστε να µπορεί να αντιστοιχιστεί η κάθε εργασία σε µια η περισσότερες οργανωτικές µονάδες. Είναι σχετικά εύκολο να κρατά κανείς εφεδρικά αντίγραφα και αντίγραφα ασφαλείας των δεδοµένων του έργου. Το θέµα αυτό είναι σηµαντικό για τη διαχείριση κινδύνου. Η χρήση λογισµικών πακέτων ενέχει ωστόσο και κάποια µειονεκτήµατα: Πρόσθετο κόστος για εκπαίδευση και κατάρτιση, για προµήθεια µηχανηµάτων και λογισµικού. Επιπλέον κόστος που συνεπάγεται η απώλεια παραγωγής κατά τη διάρκεια της εγκατάστασης του νέου συστήµατος Πρόσθετο κόστος συντήρησης και αναβάθµισης του συστήµατος 32

Πιθανή βλάβη ή πρόβληµα στο σύστηµα θα αναστείλει τη λειτουργία του οργανισµού, ιδιαιτέρως αν δεν υπάρχουν εφεδρικά συστήµατα που να λειτουργούν εξίσου αποτελεσµατικά Αν δε ληφθούν µέτρα για την ασφαλή αποθήκευση των δεδοµένων είναι δυνατό να χαθούν µεγάλες ποσότητες στοιχείων. (Rory Burke 2002 σελ.26-28, 461-463) Θα αναφερθούµε στη συνέχεια στην έννοια του έργου και τον τρόπο που το λογισµικό πακέτο MS Project σχεδιάζει και παρακολουθεί την εξέλιξη ενός έργου. 33

5. ΕΠΙΠΕ Α ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ ΕΡΓΟΥ- ΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΩΝ 5.1 Τεχνικές Παρακολούθησης Υπάρχουν διάφορες µέθοδοι για τον χρονικό προγραµµατισµό των εργασιών ενός έργου αλλά αυτές που χρησιµοποιούνται περισσότερο σήµερα είναι η απεικόνιση µε το διάγραµµα Gantt και η µέθοδος της δικτυωτής ανάλυσης (Critical Path Method CPM, Program Evaluation and Review Technique- PERT). 5.2 ιάγραµµα Gantt Ένα χρονοδιάγραµµα έργου περιλαµβάνει την αλληλουχία των δραστηριοτήτων, τις σχέσεις που υπάρχουν µεταξύ τους και τις χρονικές παραµέτρους για κάθε δραστηριότητα. Το γραµµικό χρονοδιάγραµµα Gantt χρησιµοποιείται ευρύτατα κατά την εκτέλεση έργων, όχι µόνο για την αποτελεσµατική και εύληπτη απεικόνισή τους, αλλά και διότι µπορεί να µεταφέρει και να κοινοποιήσει αξιόπιστα και µε ακρίβεια τις απαραίτητες πληροφορίες για τον προγραµµατισµό και τον έλεγχο του έργου, για τα οποία αποτελεί ένα εξαιρετικό διοικητικό εργαλείο. Μπορούµε να δηµιουργήσουµε το γραµµικό διάγραµµα και να το χρησιµοποιήσουµε από µόνο του για απλά έργα, ή να το συνδέσουµε µε τη µέθοδο της κρίσιµης διαδροµής για να µπορέσουµε να παρουσιάσουµε το χρονοδιάγραµµα ενός πολύπλοκου δικτύου. Είτε µε τον ένα είτε µε τον άλλο τρόπο, πρέπει να γίνει το διάγραµµα Gantt ώστε να υπάρχει η χρονική δόµηση του έργου για τη σύνταξη του χρονοδιαγράµµατος προµηθειών, του ιστογράµµατος πόρων και της κατάστασης χρηµατικών ροών. Το διάγραµµα Gantt πρέπει να χρησιµοποιείται σε συνδυασµό µε το ηµερολόγιο υποχρεώσεων των πόρων που έχουν αντιστοιχιστεί µε τις επιµέρους δραστηριότητες του έργου. Τα µειονεκτήµατα ωστόσο που παρουσιάζει το διάγραµµα Gantt είναι η παρουσίαση αλληλεπιδράσεων των δραστηριοτήτων και η λήψη αποφάσεων πολλαπλής έκβασης. Πράγµατι, το διάγραµµα Gantt δε δείχνει επακριβώς την αλληλουχία και τις αλληλεπιδράσεις των δραστηριοτήτων. Αν µια δραστηριότητα επιταχυνθεί ή επιβραδυνθεί, δε µας δίνει τη δυνατότητα, ιδίως σε µεγάλα και πολύπλοκα έργα, να δούµε τι επιπτώσεις έχει αυτό στις λοιπές 34

δραστηριότητες. Και επιπλέον, προτού εισάγουµε κάποια δραστηριότητα στο διάγραµµα Gantt, µια σειρά από παράγοντες θα πρέπει να εκτιµηθούν και συγχρόνως να παρθούν αποφάσεις για τη λογική αλληλουχία των δραστηριοτήτων, τη διαθεσιµότητα των πόρων και χρηµάτων και τη διάρκεια των δραστηριοτήτων. Για να είναι αποτελεσµατικό το σχέδιο δράσης, θα πρέπει να εξεταστούν ισοβαρώς όλοι αυτοί οι παράγοντες. Ωστόσο, τα προβλήµατα και τα µειονεκτήµατα του διαγράµµατος Gantt µπορούν να ξεπεραστούν αν αυτό χρησιµοποιηθεί σε συνδυασµό µε τη CPM και µε το αντίστοιχο διάγραµµα δικτύου. (Rory Burke 2002 σελ.227-228, 245-246) Σχήµα 7: Παράδειγµα ιαγράµµατος Gantt Πηγή: Σηµειώσεις Μαθήµατος ιαχείριση Έργου µε χρήση Η/Υ της ΕΣΤΑ, 2007 σελ.83 5.3 Μέθοδος ικτυωτής Ανάλυσης (CPM PERT) Η µέθοδος Κρίσιµης ιαδροµής - Critical Path Method - και η µέθοδος PERT (Program Evaluation and Review Technique Τεχνική Αξιολόγησης και Ανασκόπησης Προγράµµατος) σχετίζονται µεταξύ τους και αντιµετωπίζονται σαν «δίδυµες µέθοδοι» εδώ και τέσσερις και πλέον δεκαετίες. Η µέθοδος CPM χρησιµοποιείται για τον εντοπισµό και την επισήµανση των εργασιών υψηλού κινδύνου σε ένα έργο. 35