Ανάλυση κινδύνου, ασφάλεια, και νοµικές προεκτάσεις της διαδικασίας µετάβασης στο cloud computing Κεφάλαιο 5: Επικοινωνία και διαπροσωπικές σχέσεις
ΕΠΙΣΚΟΠΗΣΗ 1.Προφορική επικοινωνία 2.Αποτελεσµατική επικοινωνία
ΟΡΙΣΜΟΣ Η προφορική επικοινωνία ορίζεται ως η λεκτική διάδοση πληροφοριών και ιδεών από στόµα σε στόµα ανάµεσα σε δύο ή περισσότερα άτοµα. Επίσηµη Επαγγελµατικές παρουσιάσεις, Συνεδριάσεις προσωπικού, Τηλεδιασκέψεις ιαλέξεις σε τάξη Ανεπίσηµη Συζητήσεις πρόσωπο µε πρόσωπο, Τηλεφωνικές συζητήσεις
ΠΡΟΦΟΡΙΚΗ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ Παρέχει υψηλό επίπεδο κατανόησης και διαφάνειας µιας και πρόκειται για µια διαπροσωπική µορφή επικοινωνίας. εν είναι άκαµπτη, επιτρέποντας αλλαγή στάσης και αποφάσεων που πάρθηκαν προηγουµένως. Η ανατροφοδότηση (feedback) είναι αυθόρµητη και οι αποφάσεις λαµβάνονται γρήγορα, χωρίς καθυστέρηση. Επιτρέπει την εξοικονόµηση χρόνου, χρηµάτων, και ενέργειας Αποτελεί την αποτελεσµατικότερη µορφή για την επίλυση προβληµάτων. Συγκρούσεις, διαφωνίες και άλλα πολλά θέµατα µπορούν να επιλυθούν µε εποικοδοµητική συζήτηση. Είναι απαραίτητη για αποτελεσµατική οµαδική - συνεργατική εργασία. Προωθεί την δεκτικότητα και δηµιουργεί ένα συνεργατικό κλίµα ανάµεσα στους υπαλλήλους ενός οργανισµού. Είναι χρήσιµη για την µετάδοση εµπιστευτικών πληροφοριών.
ΠΡΟΦΟΡΙΚΗ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ Η προφορική επικοινωνία δεν είναι επαρκής στο επαγγελµατικό περιβάλλον καθώς απαιτείται µια πιο επίσηµη, τυπική, και οργανωµένη µορφή επικοινωνίας. Παρ όλο που οι διαπροσωπικές αλληλεπιδράσεις χαρακτηρίζονται από εξοικονόµηση χρόνου, δεν συµβαίνει το ίδιο στην περίπτωση επαγγελµατικών συναντήσεων, καθώς οι µακροσκελείς οµιλίες συνήθως απαιτούν πολύ χρόνο και είναι µη παραγωγικές. Μπορεί να υπάρχουν παρεξηγήσεις µιας και οι πληροφορίες δεν είναι πλήρεις και στερούνται στοιχείων. Απαιτεί προσοχή και δεκτικότητα από την πλευρά των ακροατών.
ΠΛΑΙΣΙΟ Αποτελεσµατική επικοινωνία Η αποτελεσµατική επικοινωνία είναι χρήσιµη για την καλύτερη κατανόηση µιας κατάστασης ή ενός προσώπου καθώς επιτρέπει την επίλυση διαφορών συγκρούσεων, συνεισφέρει στην δηµιουργία κλίµατος εµπιστοσύνης και σεβασµού, και συνολικά δηµιουργεί ένα περιβάλλον δεκτικότητας, όπου δηµιουργικές ιδέες ευδοκιµούν, και προβλήµατα επιλύονται. Πολλές φορές η διαπροσωπική επικοινωνία µπορεί να προκαλέσει συγκρούσεις και παρεξηγήσεις τόσο σε προσωπικό όσο και επαγγελµατικό επίπεδο. Ως εκ τούτου είναι αναγκαίο να γνωρίσουµε τις τεχνικές αποτελεσµατικής επικοινωνίας.
ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΗΣ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ ΕΞΙΟΤΗΤΕΣ: Προσεκτική ακρόαση Μη λεκτική επικοινωνία Ικανότητα διαχείρισης άγχους Ικανότητα αναγνώρισης και κατανόησης των ιδίων συναισθηµάτων
ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΗΣ Προσεκτική ακρόαση: ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ Ηακρόαση είναι µία από τις πιο σηµαντικές πτυχές της αποτελεσµατικής επικοινωνίας. Τεχνικές για αποτελεσµατικότερη και πιο εποικοδοµητική επικοινωνία: Εστίασε στον οµιλητή και άκου προσεκτικά τι λέει, παρατήρησε την γλώσσα του σώµατος και ερµήνευσε οποιαδήποτε µη λεκτική συµπεριφορά.
Προσεκτική ακρόαση: Μην διακόπτεις είξε συµπάθεια και µην είσαι επικριτικός ώσε την εντύπωση ότι είσαι στην ίδια πλευρά µε τον οµιλητή Ανέφερε το όνοµα τους µε τέτοιο τρόπο ώστε να είναι ευχάριστο είξε ότι είσαι ενθουσιασµένος που µιλάς µαζί του Κάνε ανοιχτού τύπου ερωτήσεις σχετικά µε τα ενδιαφέροντά του είξε ενδιαφέρον γι αυτά που λέει Ενθάρρυνε και παίνεψε τον συνοµιλητή
ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΗΣ Μη λεκτική επικοινωνία ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ Η ανάπτυξη της ικανότητας κατανόησης και χρήσης της µη λεκτική επικοινωνίας βοηθάει στο να οικοδοµούµε καλύτερες προσωπικές και επαγγελµατικές σχέσεις, να εκφράζουµε σωστά αυτό που αισθανόµαστε, και να διαχειριζόµαστε δύσκολες καταστάσεις. Τεχνικές για τη βελτίωση ανάγνωσης της µη λεκτικής επικοινωνίας: Εξασκήσου στο να παρατηρείς ανθρώπους σε δηµόσιο χώρο Ενηµερώσου για τα διαφορετικά ατοµικά χαρακτηριστικά Εστίασε στα µη λεκτικά χαρακτηριστικά της επικοινωνίας
Μη λεκτική επικοινωνία Τεχνικές για µη αποτελεσµατική χρήση µη λεκτικής επικοινωνίας: Χρησιµοποίησε µη λεκτικά στοιχεία που ταιριάζουν µε το περιεχόµενο του λόγου σου. Προσάρµοσε τα µη λεκτικά στοιχεία στο πλαίσιο της επικοινωνίας Χρησιµοποίησε την γλώσσα του σώµατος για να µεταδόσεις θετικά συναισθήµατα Κράτα οπτική επαφή και δείξε προσοχή
ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΗΣ ιαχείριση άγχους ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ Σε µικρές δόσεις το άγχος µπορεί να είναι δηµιουργικό. Ωστόσο, όταν το άγχος γίνεται πολύ έντονο και παρατεταµένο, παρεµποδίζει την αποτελεσµατική επικοινωνία, µειώνοντας την ικανότητά µας να σκεφτόµαστε καθαρά και να ενεργούµε κατάλληλα. Για την διαχείριση του άγχους κατά την διάρκεια µιας επικοινωνίας πρέπει να: Αναγνωρίζουµε πότε είµαστε αγχωµένοι Αφιερώνουµε λίγο χρόνο για να ηρεµήσουµε Ανακάλεσε ευχάριστες αναµνήσεις για ν αποβάλλεις το άγχος
ιαχείριση άγχους Χρησιµοποίησε το χιούµορ σου Να είσαι πρόθυµος να συµβιβαστείς Συµφώνησε ότι διαφωνείς Παραπονέσου µόνο όταν είναι απαραίτητο
ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΗΣ Αισθητηριακή επίγνωση ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ Η αισθητηριακή επίγνωση και η ικανότητα να διαχειριζόµαστε τα συναισθήµατά µας αποτελεί την βάση της αποτελεσµατικής επικοινωνίας µιαςκαιµαςβοηθάνα: Κατανοήσουµε και να δείξουµε συµπάθεια σε αυτό που πραγµατικά απασχολεί και προβληµατίζει τους άλλους. Κατανοήσουµε τους εαυτούς µας συµπεριλαµβανοµένου του τι µας απασχολεί και τι πραγµατικά θέλουµε. Επικοινωνούµε αποτελεσµατικά ακόµα και αν µεταφέρουµε ένα αρνητικό µήνυµα. Οικοδοµούµε ισχυρές, έµπιστες και επωφελείς σχέσεις. Σκεφτόµαστε δηµιουργικά και να επιλύουµε προβλήµατα και συγκρούσεις.
ΚΑΝΟΝΕΣ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΗΣ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ Οργάνωσε τις σκέψεις σου «Ξεκάθαρο» µήνυµα Σχεδίασε την συζήτηση έγκαιρα Να είσαι καλός ακροατής Χαµογέλασε και να έχεις θετική στάση Να είσαι ενήµερος για τα µη λεκτικά στοιχεία επικοινωνίας
ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΗ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ Για τον µάνατζερ Για τον υπάλληλο
ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΗ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ Για προφορικές παρουσιάσεις Ορισµός: Κάθε φορά που ο οµιλητής εµφανίζεται µπροστά σε έναν ή περισσότερους ανθρώπους µε σκοπό να εξηγήσει, εκπαιδεύσει, πείσει ή διαβιβάσει πληροφορία. Για να είναι αποτελεσµατική µια προφορική παρουσίαση, απαιτείται βήµα-βήµα προετοιµασία του περιεχοµένου ενώ τα µέσα και οι µέθοδοι παρουσίασης της πληροφορίας πρέπει να επιλεγούν προσεκτικά.
ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΗ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ Για προφορικές παρουσιάσεις 1) Προετοιµασία: Η προετοιµασία είναι το πιο σηµαντικό στάδιο για µια επιτυχηµένη παρουσίαση. Μια καλή προετοιµασία δεν διασφαλίζει µόνο ότι έχουµε σκεφτεί και αναλύσει επαρκώς τα µηνύµατα που θέλουµε να επικοινωνήσουµε αλλά θα µας βοηθήσει να προετοιµαστούµε ψυχολογικά και θα µας τονώσει την αυτοπεποίθηση. - Εµπέδωση πλαισίου και σκοπού της παρουσίασης - Επιλογή θέµατος - Γνώση του κοινού - Χώρος και χρόνος παρουσίασης
ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΗ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ 2) Οργάνωση: Η οργάνωση είναι απαραίτητη για την ολοκλήρωση µιας καλά δοµηµένης, στοχευµένης και ουσιώδους παρουσίασης. - Κατέγραψε όλα τα επιχειρήµατα - Οργάνωση κειµένου: εισαγωγή, κυρίως κείµενο, επίλογος - Χρησιµοποίησε οπτικά στοιχεία (εικόνες, σχεδιαγράµµατα, κτλ.)
ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΗ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ 3) Παρουσίαση: Κατά την διάρκεια της παρουσίασης, πρέπει να ληφθούν ορισµένα ζητήµατα υπόψη, προκειµένου να επιτευχθεί η επιτυχής διαχείριση της εκδήλωσης: - Θέση και γλώσσα του σώµατος - Χαλαρή στάση - Μην βάζεις τα χέρια στην τσέπη - Μην επικεντρώνεσαι σε ένα άτοµο κατά την διάρκεια της παρουσίασης - Μίλα καθαρά και σιγά 4) Αντιµετώπισε τις ερωτήσεις
εξιότητες θετικής «διεκδικητικής» επικοινωνίας ΣΥΣΚΟΤΙΣΗ Η ΤΕΧΝΙΚΗ ΤΗΣ ΚΟΛΛΗΜΕΝΗΣ ΒΕΛΟΝΑΣ Τεχνικές ΘΕΤΙΚΗ ΙΕΡΕΥΝΗΣΗ ΑΡΝΗΤΙΚΗ ΙΕΡΕΥΝΗΣΗ