Περιεχόμενα Είσοδος στην εφαρμογή... 3 Δημιουργία Εταιρίας... 5 Καρτέλα Στοιχεία εταιρίας:... 6 Καρτέλα Πρόσθετα στοιχεία:... 6 Καρτέλα Τράπεζα:... 7 Καρτέλα λογιστική:... 9 Καρτέλα e-mail info... 9 Δημιουργία Νέου Χρήστη... 11 Αλλαγή κωδικού εισόδου χρήστη... 14 Καρτέλα tab ΜΕΝΟΥ... 16 Καρτέλα tab ΣΥΝΤΟΜΕΥΣΕΙΣ... 19 Το Μενού Μου... 19 Δημιουργία Γρήγορης επιλογής στο tab Συντομεύσεις... 22 Περιοχή widgets KPIs... 25 Γρήγορη αναζήτηση Μενού/Δεδομένων... 26 Συντόμευση F10... 28 Κέντρο Ενεργειών (Αction Center)... 29 Εισαγωγή GEODATA... 34 Ενεργοποίηση Υπηρεσίας... 34 Χρήση Υπηρεσίας... 34 Σύνδεση με Γ.Γ.Π.Σ... 36 Ενεργοποίηση Υπηρεσίας... 36 Χρήση Υπηρεσίας... 37 [2]
Είσοδος στην εφαρμογή Για είσοδο στην εφαρμογή χρησιμοποιείται το εικονίδιο σαν συντόμευση στην επιφάνεια εργασίας. το οποίο έχει δημιουργηθεί Στη συνέχεια εμφανίζεται η αρχική οθόνη εισόδου, από την οποία θα πραγματοποιηθεί η σύνδεση στην εφαρμογή. Για την επιτυχή σύνδεση θα πρέπει ο χρήστης να εισάγει όνομα χρήστη και κωδικό πρόσβασης. Οι προτεινόμενοι κωδικοί για την πρώτη είσοδο στην εφαρμογή είναι: Username: demo Password: demo Από τη συγκεκριμένη οθόνη δίνεται η δυνατότητα επιλογής γλώσσας της εφαρμογής. (Οι διαθέσιμες γλώσσες είναι η Ελληνική και η Αγγλική) [3]
Μετά από επιτυχή σύνδεση, η εφαρμογή ενδέχεται να εμφανίσει το παρακάτω παράθυρο. Όταν ολοκληρωθεί η διαδικασία back up, ο χρήστης θα πρέπει να πατήσει το κουμπί οκ, για να συνεχίσει. Η οθόνη που εμφανίζεται, είναι η κύρια οθόνη της εφαρμογής. [4]
Δημιουργία Εταιρίας Για τη δημιουργία εταιρίας, θα πρέπει ο χρήστης να ακολουθήσει την εξής διαδρομή, από Οργάνωση Υποδομή Εταιρία Στην επόμενη οθόνη, υπάρχουν πέντε καρτέλες για την παραμετροποίηση της εταιρείας. [5]
Καρτέλα Στοιχεία εταιρίας: Στην καρτέλα στοιχεία εταιρίας, ο χρήστης θα πρέπει να συμπληρώσει τα απαραίτητα στοιχεία, όπως ονομασία, ΑΦΜ, στοιχεία επικοινωνίας και διεύθυνσης. Καρτέλα Πρόσθετα στοιχεία: Στην καρτέλα πρόσθετα στοιχεία, ο χρήστης θα πρέπει να συμπληρώσει τυχόν πρόσθετα στοιχεία της εταιρίας, εφόσον υπάρχουν, όπως αρ. Γ.Ε.ΜΗ, αρ μητρώου Ι.Κ.Α εργοδότη, κ.α, επίσης από εδώ μπορεί να προστεθεί το λογότυπο της εταιρίας και να ορισθούν τα δεκαδικά ψηφία των τιμών. [6]
Καρτέλα Τράπεζα: Στην καρτέλα τράπεζα, θα πρέπει να επιλεχθεί ή να δημιουργηθεί το αντίστοιχο υποκατάστημα τραπέζης, που συνεργάζεται η εταιρία. Με το κουμπί, εμφανίζεται η οθόνη, που περιέχει τις διαθέσιμες τράπεζες. (Περιέχεται η πλειοψηφία των Ελληνικών τραπεζών). [7]
Ο χρήστης θα πρέπει να επιλέξει την τράπεζα της επιλογής του και στη συνέχεια το κουμπί επιλογή. Εάν το υπ/μα της τράπεζας δεν υπάρχει στη λίστα, ο χρήστης μπορεί να το εισάγει πατώντας το εικονίδιο. Θα πρέπει να συμπληρωθούν τα απαραίτητα στοιχεία, όπως ονομασία τράπεζας. Τέλος να επιλεχθεί «Αποθήκευση και κλείσιμο». [8]
Μετά την επιλογή ή την δημιουργία τράπεζας ο χρήστης θα πρέπει να συμπληρώσει τον αρ. λογαριασμού και το ΙΒΑΝ. Καρτέλα λογιστική: Σε αυτή την καρτέλα, ο χρήστης ορίζει τον τύπο και τους βαθμούς του λογιστικού του σχεδίου. (Η συμπλήρωση αυτής της καρτέλας, θα πρέπει να γίνει σε συνεννόηση με το λογιστή της εταιρίας) Καρτέλα e-mail info Στη συγκεκριμένη καρτέλα, ο χρήστης ορίζει τα στοιχεία του e-mail server.(ενδεικτικά παραθέτουμε τα στοιχεία σύνδεσης gmail). [9]
Στη συνέχεια θα πρέπει να επιλεχθεί το tab Λογαριασμοί E-mail, στο οποίο θα πρέπει να συμπληρωθεί η διεύθυνση email και ο κωδικός, όπως απεικονίζεται παρακάτω Οι πάροχοι υπηρεσιών e-mail (όπως το gmail), συνήθως απαιτούν την ενεργοποίηση της χρήσης υπηρεσιών e-mail από εφαρμογές τρίτων. Ενδεικτικά για την υπηρεσία gmail, ο σύνδεσμος ενεργοποίησης είναι: https://www.google.com/settings/security/lesssecureapps [10]
Δημιουργία Νέου Χρήστη Για να δημιουργηθεί ένας νέος χρήστης, θα πρέπει να ακολουθηθεί η εξής διαδικασία. Από το κεντρικό μενού της εφαρμογής, Οργάνωση Υποδομή Δικαιώματα Διαχείριση Χρηστών. Από την επόμενη οθόνη, δίνεται η δυνατότητα δημιουργίας ή μεταβολής χρήστη. [11]
Για τη δημιουργία νέου χρήστη, σε αυτή την οθόνη πατώντας το κουμπί στο κάτω μέρος. Στη συνέχεια θα πρέπει να εισάγουμε, τα απαραίτητα στοιχεία του χρήστη που δημιουργούμε. Θα πρέπει να συμπληρωθεί Όνομα Χρήστη, να επιλεχθεί αν θα δοθούν δικαιώματα διαχειριστή, και που θα μπορεί να έχει πρόσβαση. [12]
Εφόσον ολοκληρωθεί η συμπλήρωση των στοιχείων του νέου χρήστη και ο ορισμός δικαιωμάτων, η διαδικασία δημιουργίας νέου χρήστη ολοκληρώνεται πατώντας το κουμπί της αποθήκευσης. [13]
Αλλαγή κωδικού εισόδου χρήστη Για να ορισθεί, ο κωδικός εισόδου του νέου χρήστη, θα πρέπει να επιλεχθεί το tab ενέργειες, στο πάνω μέρος δεξιά. Από το κουμπί Αλλαγή Κωδικού Πρόσβασης εισαγωγή του επιθυμητού κωδικού., ανοίγει το παράθυρο για την Μετά την εισαγωγή του κωδικού, θα πρέπει να επιλεχθεί το κουμπί Ναι. Για να ολοκληρωθεί η διαδικασία και για επιστροφή στην κύρια οθόνη της εφαρμογής, θα πρέπει να επιλεχθεί από το μενού το κουμπί κλείσιμο. [14]
Πατώντας αποθήκευση, αποθηκεύεται η αλλαγή του κωδικού και γίνεται επιστροφή στη κύρια οθόνη της εφαρμογής. Αριστερά επάνω στην εφαρμογή υπάρχουν, δύο κεντρικές καρτέλες - tab, την καρτέλα ΜΕΝΟΥ και την καρτέλα ΣΥΝΤΟΜΕΥΣΕΙΣ. [15]
Καρτέλα tab ΜΕΝΟΥ Στο κεντρικό μενού της εφαρμογής υπάρχουν οι εξής επιλογές: Αφορά το κύκλωμα των πωλήσεων - εισπράξεων και τα παραστατικά που αφορούν τους πελάτες. Αναλυτικά, από τις πωλήσεις υπάρχουν οι επιλογές: Παραστατικά πωλήσεων Παραγγελίες Πωλήσεων Προσφορές Πωλήσεων Γρήγορη καταχώρηση Πώλησης Εισπράξεις πελάτη o Μετρητά o Πιστωτική κάρτα o Αξιόγραφα Αφορά το κύκλωμα των αγορών - πληρωμών και τα παραστατικά που αφορούν τους προμηθευτές. Αναλυτικά, από τις Αγορές υπάρχουν οι επιλογές: Παραστατικά Αγορών Παραγγελίες Αγορών Προσφορές Αγορών Πληρωμές προμηθευτή o Μετρητά o Πιστωτική κάρτα o Αξιόγραφα Από τα Λοιπά, ο Χρήστης μπορεί να ενημερώσει τρίτους(χρεώστες-πιστωτές) ως προς τις εισπράξεις-πληρωμές, μπορεί να ενημερώσει την αποθήκη του και να καταχωρήσει-διαχειριστεί τα αξιόγραφα του, αναλυτικότερα περιέχονται: [16]
Αξιόγραφα Πινάκια Αξιογράφων Λοιπά Παραστατικά o Αποθήκη o Πελάτες o Προμηθευτές o Πιστωτές o Χρεώστες Πληρωμές Πιστωτή o Μετρητά o Πιστωτική Κάρτα o Αξιόγραφο Πληρωμές Χρεώστη o Μετρητά o Πιστωτική Κάρτα o Αξιόγραφο Από τα Αρχεία, μπορεί ο χρήστης μπορεί να διαχειριστεί καταχωρημένα δεδομένα, όπως είδη, υπηρεσίες, πελάτες, προμηθευτές, χρεώστες, πιστωτές, τρίτους καθώς και να πραγματοποιήσει διάφορες εργασίες. Αναλυτικότερα: Είδη Υπηρεσίες Πελάτες Προμηθευτές Πιστωτές Χρεώστες Τρίτοι o Πωλητές o Εισπράκτορες o Αντιπρόσωποι Εργασίες o Σενάρια Φυσικής Απογραφής o Διαδικασία φυσικής απογραφής o Έλεγχος Α.Φ.Μ o Μ.Υ.Φ o Μαζική ενημέρωση τιμών o Ενημέρωση Λογιστικής o Διαγραφή Λογιστικής o Ενημερωμένες εγγραφές λογιστικής o Fiscal Reports o Issue Z report Απο το CRM, ο χρηστής μπορεί να διαχειριστεί τις επαφές του, τους πόρους του, να δεί τα ραντεβού του στο ημερολόγιο, να ορίσει ένα νέο ραντεβού ή μια νέα επικοινωνία. Αναλυτικα: [17]
Επαφές Πόροι Το ημερολόγιο μου Ενέργειες o Επικοινωνία o Ραντεβού Από τις Εκτυπώσεις, ο χρήστης μπορεί να πληροφορηθεί, να εκτυπώσει ή να αποθηκεύσει (π.χ σε pdf) δεδομένα όπως υπόλοιπα πελατών προμηθευτών, υπόλοιπα ειδών, ληξιάριο αξιογράφων, απογραφή εμπορευμάτων κ.α. Από την Οργάνωση, ο χρήστης μπορεί να μεταβάλει δεδομένα που αφορούν τα στοιχεία της επιχείρησης, να δημιουργήσει νέο χρήστη όπως και να ορίσει τράπεζα. Σε αυτή την ενότητα περιέχονται γενικότερες ρυθμίσεις των παραμέτρων της εφαρμογής. [18]
Καρτέλα tab ΣΥΝΤΟΜΕΥΣΕΙΣ Το Μενού Μου Από το tab Συντομεύσεις, διακρίνεται το εικονίδιο Το Μενού Μου Στη συνέχεια ο χρήστης από το εικονίδιο θα πρέπει να επιλέξει παράμετροι Και θα εμφανιστεί το παρακάτω παράθυρο. [19]
Στα αριστερά υπάρχει το δενδροδιάγραμμα με τις διαθέσιμες επιλογές, τις οποίες μπορεί να επιλέξει ο χρήστης και να τις ορίσει ως συντομεύσεις στο Το Μενού Μου ή ως Γρήγορες επιλογές Για να προσθέσει ο χρήστης μια επιλογή στο Το Μενού Μου, επιλέγει από το δενδροδιάγραμμα μία επιλογή. [20]
Στη συνέχεια θα πρέπει ο χρήστης να επιλέξει την περιγραφή που θέλει από την λίστα αριστερά και να τη σύρει στο κενό δεξιά κάτω από τον τίτλο Ευρετήριο (drag & drop) Και τέλος Αποθήκευση. Με την παραπάνω ενέργεια προστέθηκε η επιλογή Πωλήσεις ως συντόμευση στο Το Μενού Μου. [21]
Δημιουργία Γρήγορης επιλογής στο tab Συντομεύσεις Για να προσθέσουμε μια συντόμευση ως Γρήγορη επιλογή Ο Χρήστης επιλέγει Το Μενού Μου Παράμετροι Ανοίγει το παράθυρο και επιλέγει Γρήγορες επιλογές [22]
Στη συνέχεια θα πρέπει ο χρήστης να επιλέξει την περιγραφή που θέλει από την λίστα αριστερά και να τη σύρει στο κενό δεξιά κάτω από τον τίτλο Ευρετήριο (drag & drop) [23]
Και στο τέλος το κουμπί αποθήκευση. Με τη παραπάνω ενέργεια προστέθηκε η επιλογή Παραγγελίες πωλήσεων στις γρήγορες επιλογές, με την ονομασία Παραγγελίες. [24]
Περιοχή widgets KPIs Στο κεντρικό μέρος της οθόνης βλέπετε κάποια widgets (μικροεφαρμογές γρήγορης απεικόνισης), οποίες μας δίνουν μια πρώτη εικόνα πληροφόρησης. [25]
Γρήγορη αναζήτηση Μενού/Δεδομένων Κάτω αριστερά διακρίνεται η περιοχή γρήγορης αναζήτησης μενού. Πληκτρολογώντας στη συγκεκριμένη φόρμα, η εφαρμογή αναζήτα στο μενού αλλά ακόμη και σε δεδομένα (πελάτες, προμηθευτές, επαφές). Η Συγκεκριμένη αναζήτηση χρησιμοποιεί την τεχνολογία soundex, παρέχοντας τη δυνατότητα η εφαρμογή να αντιλαμβάνεται, τι αναζητάται ανεξαρτήτως αν αυτό είναι γραμμένο με ελληνικό ή λατινικό αλφάβητο. π.χ πληκτρολογώντας παρασ ή ακόμη και paras μας εμφανίζει αποτελέσματα τα οποία περιέχουν τη φράση παρασ δηλαδή ακριβώς έτσι όπως ακούγεται. [26]
[27]
Συντόμευση F10 Πατώντας το πλήκτρο F10, ανοίγει κάτω αριστερά το βασικό μενού σε μορφή λίστας καθώς και δίπλα δεξιά το πρόσφατο ιστορικό του χρήστη. Πρακτικά, πατώντας F10, ο χρήστης μπορεί να πλοηγηθεί στο μενού της εφαρμογής αλλά και να επιλέξει γρήγορα μια από τις τελευταίες ενέργειες που υπάρχουν στο ιστορικό. [28]
Κέντρο Ενεργειών (Αction Center) Το Κέντρο ενεργειών (Action Center), βρίσκεται στο κάτω μέρος δεξιά της εφαρμογής, από το action center, μπορεί να μεταβληθεί η ημερομηνία της εφαρμογής, να αλλαχθεί ο κωδικός χρήστη, να αλλάξει η εμφάνιση και το στυλ μενού, να πληροφορηθεί ο χρήστης για τις δυνατότητες του συστήματος του, καθώς και για την τρέχουσας έκδοση της εφαρμογής. Περιοχή Εργασίας Από το κουμπί περιοχή εργασίας, μπορεί να μεταβληθεί η ημερομηνία της εφαρμογής. [29]
Η Ημερομηνία μπορεί να μεταβληθεί επίσης, κάνοντας διπλό κλικ στο κάτω μέρος της εφαρμογής όπου εμφανίζεται η ημερομηνία. Κωδικός Από το κουμπί Κωδικός του Κέντρου ενεργειών, ο χρήστης μπορεί να αλλάξει τον κωδικό του. [30]
Επιφάνεια Εργασίας Από το κουμπί της επιφάνειας εργασίας, ο χρήστης μπορεί να παραμετροποιήσει την περιοχή της αρχικής οθόνης της εφαρμογής, όπου βρίσκονται τα widgets kpis. Επιλέγοντας «Παραμετροποίηση» ανοίγει η οθόνη όπου δεξιά βρίσκονται τα διαθέσιμα widgets kpis. Ο χρήστης θα πρέπει να επιλέξει, το επιθυμητό να το επιλέξει και να το σύρει στο αριστερό μέρος της οθόνης, τοποθετώντας το στην επιθυμητή θέση. [31]
[32]
Από τα σχετικά, ο χρήστης μπορεί να δει το σειριακό του αριθμό, την ημερομηνία λήξης της συνδρομής του, την έκδοση στην οποία βρίσκεται, καθώς και τα διαθέσιμα modules. [33]
Εισαγωγή GEODATA Ενεργοποίηση Υπηρεσίας Πρόκειται για μία δυνατότητα μέσω της οποίας ο χρήστης μπορεί να αντλήσει γεωγραφικά στοιχεία αυτόματα, δίνοντας απλά στην εφαρμογή το όνομα μίας διεύθυνσης. Έτσι, μειώνεται η χειροκίνητη καταχώρηση από τον χρήστη και εκμηδενίζεται η περίπτωση λανθασμένων δεδομένων. Για την ενεργοποίηση αυτής της υπηρεσίας πρέπει να ακολουθηθεί το εξής μενού: Οργάνωση Υποδομή Γεωγραφία Εισαγωγή Γεωγραφικών Δεδομένων. Στο παράθυρο που εμφανίζεται, ο χρήστης επισυνάπτει το αρχείο GEODATA με τα γεωγραφικά δεδομένα, στο πεδίο «Επιλογή Αρχείου». Η διαδρομή για την εύρεση του αρχείου στον υπολογιστή είναι η εξής: Τοπικός δίσκος (C:) epsilon net Pylon Platform Entry InitialData el GR Various GEODATA. Έπειτα από την ολοκλήρωση της διαδικασίας, ο χρήστης επιλέγει κλείσιμο. Χρήση Υπηρεσίας Κατά την δημιουργία Πελάτη, Προμηθευτή, Χρεώστη, Πιστωτή κι Επαφής στο πεδίο του Ταχυδρομικού Κώδικα υπάρχει η ένδειξη. Με την επιλογή της συγκεκριμένης ένδειξης εμφανίζεται η λίστα με τις διευθύνσεις, βάσει του κριτηρίου που έχει δοθεί. Το κριτήριο μπορεί να δοθεί, είτε στο πεδίο «Διεύθυνση» στην παρακάτω φόρμα, είτε σε κάποιο από τα πεδία της φόρμας που συμπληρώνεται αυτόματα. [34]
Έπειτα για να συμπληρωθεί η φόρμα καταχώρησης, ο χρήστης πρέπει να επιλέξει την διεύθυνση που θέλει και να πατήσει «Επιλογή». Αυτόματα θα συμπληρωθούν τα πεδία Οδός, Πόλη, Νομός, ΤΚ και Περιφέρεια. [35]
Σύνδεση με Γ.Γ.Π.Σ. Ενεργοποίηση Υπηρεσίας Για την γρήγορη καταχώρηση και την αποφυγή λαθών στα στοιχεία Πελάτη, Προμηθευτή, Χρεώστη, Πιστωτή κι Επαφής προστέθηκε η δυνατότητα λήψης στοιχείων προσώπου, από την Γενική Γραμματεία Πληροφοριακών Συστημάτων. Ο χρήστης για να ενεργοποιήσει την διαδικασία, πρέπει να καταχωρήσει τους απαραίτητους κωδικούς λήψης στοιχείων Γ.Γ.Π.Σ στο παρακάτω μενού: Οργάνωση Υποδομή Πίνακες Πληροφορίες Σύνδεσης Λήψης Στοιχείων ΑΦΜ. Κωδικός: Πρόκειται γι αυτόματη αρίθμηση της καταχώρησης που ορίζει η εφαρμογή. Α.Φ.Μ.: Ορίζεται το Α.Φ.Μ. στο οποίο έχουν εκδοθεί οι ειδικοί κωδικοί ή επιλέγεται από τις επαφές. Όνομα: Ορίζεται το όνομα του κατόχου των ειδικών κωδικών ή επιλέγεται από τις επαφές. Εάν επιλέξουμε το ΑΦΜ από κάποια επαφή, γίνεται αυτόματη συμπλήρωση του ονόματος και το αντίστροφο. Όνομα Χρήστη: Συμπληρώνεται το όνομα χρήστη που ορίστηκε κατά την έκδοση του ειδικού κωδικού. Κωδικός: Συμπληρώνεται ο κωδικός που ορίστηκε κατά την έκδοση του ειδικού κωδικού. Νόμιμος Εκπρόσωπος: Εάν η χρήση της εφαρμογής άντλησης στοιχείων προϋποθέτει την εξουσιοδότηση νόμιμου εκπροσώπου, ορίζουμε στο πεδίο του εκπροσώπου. κι ανοίγουν τα πεδία Επωνυμία Επαφής: Συμπληρώνεται η επωνυμία του εκπροσώπου ή επιλέγεται από τις επαφές. [36]
ΑΦΜ Επαφής: Συμπληρώνεται το ΑΦΜ του εκπροσώπου ή επιλέγεται από τις επαφές. Εάν επιλέξουμε την επωνυμία από κάποια επαφή, γίνεται αυτόματη συμπλήρωση του ΑΦΜ και το αντίστροφο. Σημειώσεις: Ελεύθερο πεδίο καταχώρησης, για την καταγραφή παρατηρήσεων από τον χρήση. Για την έκδοση ειδικών κωδικών για την λήψη στοιχείων από την Γ.Γ.Π.Σ., αν ο χρήστης δεν γνωρίζει την διαδικασία, μπορεί να συμβουλευτεί τον λογιστή του. Χρήση Υπηρεσίας Μέσα από την φόρμα του προσώπου (πελάτη, προμηθευτή, χρεώστη, πιστωτή) στο πεδίο του ΑΦΜ υπάρχει η ένδειξη. Εφόσον καταχωρηθεί το ΑΦΜ, εάν ο χρήστης επιλέξει την συγκεκριμένη ένδειξη, η εφαρμογή συνδέεται στην Γενική Γραμματεία Πληροφοριακών Συστημάτων κι αντλεί τα προσωπικά στοιχεία που υπάρχουν καταχωρημένα στο σύστημα. [37]