Μοντελοποίηση ροών εργασίας

Μοντελοποίηση ροών εργασίας ΕΣΔΔ Σειρά 22 η Ενότητα 4

Περιεχόμενα Διαδικασία Μοντελοποίηση Διαδικασιών Τεχνικές Μοντελοποίησης Διαδικασιών Εργαλεία Μοντελοποίησης Διαδικασιών Business Process Model and Notation Το περιβάλλον του bizagi Μοντελοποιώντας μία διαδικασία Παραδείγματα μοντελοποίησης διαδικασιών

Διαδικασία Διαδικασία είναι ένα σύνολο από δραστηριότητες και ενέργειες που παράγουν μία συγκεκριμένη υπηρεσία ή προϊόν (εξυπηρετούν συγκεκριμένο σκοπό).

Μοντελοποίηση διαδικασιών Είναι η απεικόνιση των διαδικασιών ενός οργανισμού που αποσκοπεί στην ανάλυση και τη βελτίωσή της. Συνήθως εκτελείται από διοικούντες και αναλυτές που επιθυμούν να βελτιώσουν την αποδοτικότητα και την ποιότητα των διαδικασιών τους. Πολλές φορές βρίσκει εφαρμογή σε προγράμματα διαχείρισης αλλαγών

Τεχνικές μοντελοποίησης διαδικασιών Διαγράμματα περιπτώσεων χρήσης (Use Case Diagrams UML) Διαγράμματα δραστηριοτήτων (Activity diagrams UML) Business Process Modeling Notation CogNIAM xbml Event-driven process chain IDEF0 Επεκτάσεις της UML για την απεικόνιση διαδικασιών

Εργαλεία μοντελοποίησης διαδικασιών ADONIS ARIS (Architecture of Integrated Information Systems) Bizagi Process Modeler

Business Process Model and Notation Πρότυπο για τη μοντελοποίηση διαδικασιών που παρέχει γραφική σημειογραφία για τον προσδιορισμό των διαδικασιών μέσα από διαγράμματα Διευκολύνει την αντιστοίχηση ανάμεσα στα γραφικά της σημειογραφίας και στα δομικά στοιχεία των γλωσσών εκτέλεσης (execution languages) Στοχεύει να παρέχει μία τυποποιημένη σημειογραφία που να είναι εύκολα κατανοητή από όλους τους εμπλεκόμενους σε μία διαδικασία

Το περιβάλλον του bizagi Εργαλειοθήκη Κορδέλα Παλέτα Ιδιότητες στοιχείου Επιλογές προβολής

Εργαλειοθήκη Η εργαλειοθήκη παρέχει εντολές γρήγορης πρόσβασης για υπο-ομάδες του κάθε μενού του bizagi.

Κορδέλα Η κορδέλα περιέχει καρτέλες με όλη τη λειτουργικότητα του bizagi.

Παλέτα Η παλέτα περιέχει τα γραφικά στοιχεία (σημειογραφία) της BPMN που χρησιμοποιούνται για να ορίσουν ένα μοντέλο.

Ιδιότητες στοιχείου Οι ιδιότητες του κάθε στοιχείου χρησιμοποιούνται για την τεκμηρίωση της διαδικασίας. Κάθε στοιχείο έχει τις δικές του ιδιότητες και ανάλογα με το είδος του στοιχείου εμφανίζονται καρτέλες με τις επιπλέον ιδιότητες και λειτουργικότητα.

Επιλογές προβολής Οι επιλογές προβολής επιτρέπουν να πλοηγούμαστε μέσα στη διαδικασία μας. Το ίδιο μενού υπάρχει στην καρτέλα «View» της κορδέλας

Μοντελοποιώντας μία διαδικασία (1/11) Ανοίγοντας το bizagi εμφανίζεται μία ενότητα (pool) για να ξεκινήσουμε τη διαδικασία μας. Για να δώσουμε όνομα στην ενότητα κάνουμε δεξί κλικ και επιλέγουμε Edit text

Μοντελοποιώντας μία διαδικασία (2/11) Για να προσθέσουμε ενότητα, σύρουμε το εικονίδιο της ενότητας στον κενό χώρο Για να μεταβάλλουμε το μέγεθος της ενότητας, σύρουμε την ενότητα πιάνοντάς της από τους κύκλους που βρίσκονται στην περίμετρο τους.

Μοντελοποιώντας μία διαδικασία (3/11) Για να προσθέσουμε υπο-ενότητες σε μία ενότητα σύρουμε το εικονίδιο της ενότητας μέσα σε μία ήδη υπάρχουσα ενότητα

Μοντελοποιώντας μία διαδικασία (4/11) Για να προσθέσουμε το γεγονός αρχής σύρουμε το εικονίδιο της ενότητας μέσα σε μία ενότητα ή μία υπο-ενότητα

Μοντελοποιώντας μία διαδικασία (5/11) Για να δώσουμε όνομα σε μία δραστηριότητα κάνουμε διπλό κλικ πάνω της και πληκτρολογούμε το κείμενο Για να προσθέσουμε μία δραστηριότητα μετά από το γεγονός έναρξης πατάμε στο εικονίδιο της δραστηριότητας που εμφανίζεται πάνω στο γεγονός αρχής

Μοντελοποιώντας μία διαδικασία (6/11) Για να προσθέσουμε ένα αντικείμενο δεδομένων (data object) στο γεγονός έναρξης πατάμε στο εικονίδιο του αντικειμένου δεδομένων που εμφανίζεται πάνω στο γεγονός αρχής

Μοντελοποιώντας μία διαδικασία (7/11) Όταν η διαδικασία μας συνεχίζεται σε άλλη ενότητα (άλλο Φορέα) χρησιμοποιούμε Ροή Μηνύματος και ενδιάμεσο γεγονός στην επόμενη ενότητα Διαγράφουμε τη ροή αλληλουχίας και σύρουμε από την παλέτα μία ροή μηνύματος Για να ορίσουμε τον τύπο γεγονότος (π.χ. μήνυμα) κάνουμε δεξί κλικ πάνω του

Μοντελοποιώντας μία διαδικασία (8/11) Η μία από τις δύο διακλαδώσεις μπορεί να τερματίζει με κάποιον τρόπο τη διαδικασία Ένας έλεγχος οδηγεί σε μία απόφαση που αναπαρίσταται με μία πύλη (gateway) Μία πύλη διακλαδίζεται τουλάχιστον σε δύο διαδρομές Μία από τις διακλαδώσεις μπορεί να είναι προδιαγεγραμμένη (default). Με δεξί κλικ μπορούμε να ορίσουμε μία ροή σαν default.

Μοντελοποιώντας μία διαδικασία (9/11) Μία διαδικασία μπορεί να διακλαδίζεται σε δύο παράλληλες ροές Οι παράλληλες ροές ανοίγουν και κλείνουν με πύλες σύζευξης Με δεξί κλικ ορίζουμε τον τύπο της πύλης

Μοντελοποιώντας μία διαδικασία (10/11) Δύο υπο-ενότητες επικοινωνούν μεταξύ τους με ροή ακολουθίας Δύο ενότητες επικοινωνούν μεταξύ τους με ροή μηνύματος η οποία καταλήγει σε ενδιάμεσο γεγονός

Μοντελοποιώντας μία διαδικασία (11/11) Μπορούμε να προσθέσουμε σχόλια σε ένα διάγραμμα με τη μορφή annotations

Περιεχόμενα Διαδικασία Μοντελοποίηση Διαδικασιών Τεχνικές Μοντελοποίησης Διαδικασιών Εργαλεία Μοντελοποίησης Διαδικασιών Business Process Model and Notation Στοιχεία της BPMN Το περιβάλλον του bizagi Μοντελοποιώντας μία διαδικασία Παραδείγματα μοντελοποίησης διαδικασιών

Παράδειγμα 1 Αποστολή Ενημερωτικών (Υφιστάμενη διαδικασία) Σύντομη περιγραφή: Ο τμηματάρχης της Δ/νσης Διοικητικού αναθέτει (χρεώνει) το εισερχόμενο για ενημέρωση στον υπάλληλο Ο υπάλληλος συντάσσει το διαβιβαστικό, το υπογράφει και το αποστέλλει στον τμηματάρχη Ο τμηματάρχης, εφόσον το εγκρίνει το υπογράφει και το αποστέλλει πίσω στον υπάλληλο, διαφορετικά του το αποστέλλει για να το διορθώσει Ο υπάλληλος δημιουργεί ένα ανυπόγραφο αντίγραφο του διαβιβαστικού και το αποστέλλει μαζί με το Σχέδιο του διαβιβαστικού και το εισερχόμενο προς κοινοποίηση στο Πρωτόκολλο Ο υπάλληλος του πρωτοκόλλου πρωτοκολλεί το έγγραφο και αναγράφει πάνω στο αντίγραφο τον αριθμό πρωτοκόλλου Ο προϊστάμενος του πρωτοκόλλου δημιουργεί ένα ακριβές αντίγραφο του διαβιβαστικού και το αποστέλλει μαζί με το εισερχόμενο στους αποδέκτες του.

Παράδειγμα 1 Αποστολή Ενημερωτικών (Υφιστάμενη διαδικασία)

Παράδειγμα 2 Έκδοση αδειών οδήγησης (Υφιστάμενη διαδικασία) Σύντομη περιγραφή: Ο πολίτης στέλνει τα δικαιολογητικά και την αίτηση στη ΝΥΜΕ. Η αίτηση και τα δικαιολογητικά παραλαμβάνονται από τη Δ/νση Εκδόσεων Στη συνέχεια ελέγχονται και εάν είναι επαρκή, τότε συμπληρώνεται η φόρμα αίτησης εκτύπωσης, διαφορετικά η διαδικασία τερματίζεται Εάν τα δικαιολογητικά είναι επαρκή προστίθεται η φωτογραφία και το barcode στην αίτηση και καταχωρείται ηλεκτρονικά Το Τμήμα Διεκπεραιώσεων της ΝΥΜΕ συγκεντρώνει τις αιτήσεις, τις τοποθετεί σε ειδικό χαρτοκιβώτιο, προσθέτει barcode στο χαρτοκιβώτιο και το στέλνει στο Υπουργείο Προστασίας του Πολίτη Το Υπουργείο Προστασίας του Πολίτη παραλαμβάνει το χαρτοκιβώτιο, ελέγχει τα στοιχεία και εφόσον είναι ορθά, τότε η φωτογραφία και η υπογραφή ψηφιοποιούνται, τα στοιχεία ταυτοποιούνται, εκτυπώνεται η άδεια οδήγησης και γίνεται ποιοτικός έλεγχος. Στο τελευταίο στάδιο οι άδειες οδήγησης τοποθετούνται σε χαρτοκιβώτιο και αποστέλλονται στις ΝΥΜΕ.

Παράδειγμα 2 Έκδοση αδειών οδήγησης (Υφιστάμενη διαδικασία)

Παράδειγμα 1 Αποστολή Ενημερωτικών (Ανασχεδιασμένη διαδικασία)

Παράδειγμα 2 Έκδοση αδειών οδήγησης (Ανασχεδιασμένη διαδικασία)