Βασικά Στοιχεία Διαχείρισης Έργων Ενότητα 1-Το γενικό πλαίσιο της διαχείρισης έργων Δρ. Δημήτριος Τσέλιος Καθηγητής Εφαρμογών Τμήμα Μηχανικών Πληροφορικής Τ.Ε.- ΤΕΙ Θεσσαλίας Μεταπτυχιακό Πρόγραμμα Μηχανική Λογισμικού για Διαδικτυακές & Φορητές Εφαρμογές 1
Στόχοι της ενότητας Βασικές έννοιες της διαχείρισης έργων Ο κύκλος ζωής του έργου: ομάδες διεργασιών Οι περιοχές γνώσης της διαχείρισης έργων Η επίδραση της οργανωτικής δομής στη διαχείριση έργων 2
Βασικές Έννοιες Έργο Οργανισμός Συμμέτοχος (stakeholder) Διεργασία Περιοχή γνώσης Εκτελών οργανισμός Διαχείριση Έργων Πρόγραμμα Διαχείριση προγραμμάτων Γραφείο διαχείρισης έργων (PMO) 3
Κατανοώντας την έννοια του έργου (1) Προσωρινότητα Αρχή και τέλος Το έργο επιτυγχάνει τους στόχους ή τερματίζεται χωρίς να ολοκληρωθεί Παράθυρο αγοράς του προϊόντος Η ομάδα έργου είναι προσωρινή Η προσωρινότητα δεν αναφέρεται στο προϊόν 4
Κατανοώντας την έννοια του έργου (2) Μοναδικότητα του προϊόντος Προϊόν Υπηρεσία Αποτέλεσμα Ως συντόμευση όλα τα παραπάνω αναφέρονται ως προϊόν 5
Διάκριση του έργου από τη λειτουργία Και τα δύο έχουν κοινά χαρακτηριστικά Απαιτούν πόρους (και ανθρώπινους) Περιορίζονται από τους πόρους Διοικούνται (σχεδιάζονται, εκτελούνται και ελέγχονται) Έχουν αντικειμενικούς στόχους Η λειτουργία είναι συνεχής και επαναλαμβανόμενη Το αποτέλεσμα ενός έργου μπορεί να είναι ένα προϊόν που στη συνέχεια παράγεται από μια λειτουργία. 6
Παραδείγματα έργων Έργο Κατασκευή νέου γηπέδου της ΑΕΛ Προεκλογική εκστρατεία υποψηφίου βουλευτή Ανάπτυξη web site για τηλεκπαίδευση Μεταφορά μηχανολογικού εξοπλισμού σε ένα κτίριο Εγκατάσταση δικτύου ΗΥ σε ένα κτίριο Μελέτη των γονιδίων των κατοίκων μιας πόλης Έκβαση Προϊόν: το γήπεδο Αποτέλεσμα: Νίκη ή ήττα, Προϊόν: έγγραφα Υπηρεσία Αποτέλεσμα: ο εξοπλισμός μεταφέρθηκε Υπηρεσία Αποτέλεσμα: συμπεράσματα της έρευνας, Προϊόν (δημοσίευση) 7
Προοδευτική Επεξεργασία Η ανάπτυξη του έργου γίνεται σταδιακά Ο αρχικός σχεδιασμός αναθεωρείται μέσω ελεγχόμενων αλλαγών Δεν πρέπει αυτές οι αλλαγές να συγχέονται με την αποκαλούμενη «διολίσθηση» του φυσικού αντικειμένου Οι αλλαγές συνεχίζονται σε όλο τον κύκλο ζωής του έργου 8
Δομή μιας διεργασίας Είσοδος Τα δεδομένα που χρειάζεται η διεργασία Εργαλεία και Τεχνικές Οι επεξεργασίες των δεδομένων Έξοδος Το αποτέλεσμα της επεξεργασίας των εισόδων 9
Ο κύκλος ζωής ενός έργου (1) Αρχική Σύλληψη Σχεδιασμός Εκτέλεση Παρακολούθηση Κλείσιμο 10
Ο κύκλος ζωής ενός έργου (2) Αρχική σύλληψη Ορισμός και εξουσιοδότηση του έργου Καταστατικό του έργου (project charter) Πρώιμη μορφή του φυσικού αντικειμένου Σχεδιασμός Κατασκευή του πλάνου του έργου Καθορισμός του τελικού φυσικού αντικειμένου Δευτερεύοντα πλάνα (πχ. ποιότητας) 11
Ο κύκλος ζωής ενός έργου (3) Εκτέλεση Παραδοτέα Αλλαγές και τροποποιήσεις Συνεργασία με τις άλλες φάσεις του κύκλου Παρακολούθηση και έλεγχος Αποφυγή της «διολίσθησης» Διορθωτικές και προληπτικές ενέργειες Χειρισμός των αιτήσεων για αλλαγή Κλείσιμο Τυπική παραλαβή Κλείσιμο συμβάσεων Αρχειοθέτηση για μελλοντικά έργα 12
Ο κύκλος ζωής ενός έργου (4) Φάση του κύκλου Κύριος Στόχος Κύριες εκροές Αρχική Σύλληψη Ανάθεση του έργου Καταστατικό του έργου Πρώιμο Φυσικό Αντικείμενο Σχεδιασμός Εκτέλεση Παρακολούθηση και έλεγχος Σχεδίαση και Χρονοδρομολόγηση Εκτέλεση της πραγματικής εργασίας Παρακολούθηση και εντοπισμός αποκλίσεων από το σχέδιο Σχέδιο διαχείρισης του έργου Δευτερεύοντα σχέδια Παραδοτέα: προϊόντα, υπηρεσίες, αποτελέσματα Αιτήματα για αλλαγή Προτάσεις για διορθωτικές και προληπτικές ενέργειες Κλείσιμο Τυπικό κλείσιμο του έργου Παραλαβή του προϊόντος Κλείσιμο συμβάσεων 13
Περιοχές γνώσης της διαχείρισης έργων (1) Διαχείριση Φυσικού Αντικειμένου Σχέδιο φυσικού αντικειμένου, ορισμός φυσικού αντικειμένου, WBS, έλεγχος φυσικού αντικειμένου, επιβεβαίωση φυσικού αντικειμένου Διαχείριση χρόνου Ορισμός δραστηριοτήτων, ανάπτυξη ακολουθίας δραστηριοτήτων, εκτίμηση των πόρων, διάρκεια δραστηριοτήτων, ανάπτυξη χρονοδιαγράμματος, έλεγχος χρονοδιαγράμματος Διαχείριση κόστους Εκτίμηση κόστους, προϋπολογισμός κόστους, έλεγχος κόστους 14
Περιοχές γνώσης της διαχείρισης έργων (2) Διαχείριση ανθρώπινων πόρων Σχεδιασμός ανθρώπινων πόρων, δημιουργία της ομάδας έργου, ανάπτυξη της ομάδας έργου, διοίκηση της ομάδας έργου Διαχείριση προμηθειών Καθορισμός των προϊόντων, επιλογή προμηθευτών και διαχείριση συμβάσεων Διαχείριση κινδύνων Πλάνο για τη διοίκηση κινδύνων, καθορισμός κινδύνων, ανάλυση κινδύνων, πλάνο αντίδρασης σε κινδύνους, παρακολούθηση και έλεγχος 15
Περιοχές γνώσης της διαχείρισης έργων (3) Διαχείριση ποιότητας Σχεδίαση ποιότητας, διασφάλιση ποιότητας, έλεγχος ποιότητας Διαχείριση ολοκλήρωσης Ενοποίηση των τμημάτων του έργου, συντονισμός των διαφόρων πλάνων, παρακολούθηση και έλεγχος της εργασίας Διαχείριση επικοινωνιών Σχέδιο επικοινωνιών, διανομή της πληροφορίας στους συμμετέχοντες, αναφορές προόδου, διευθέτηση θεμάτων ανάμεσα στους συμμετέχοντες 16
Περιοχές γνώσης της διαχείρισης έργων (4) 17
Η μεγάλη εικόνα της διαχείρισης έργων Επικοινωνία Χρόνος Έργο Αρχική σύλληψη Σχεδιασμός Φυσικό Αντικείμενο Κίνδυνος Περιοχές Γνώσης Ολοκλήρωση Ποιότητα Κύκλος Ζωής έργου Εκτέλεση Κόστος Παρακολούθηση Προμήθειες Διεργασίες Κλείσιμο Ανθρώπινοι πόροι 18
Καθορισμός συμμετεχόντων Διαχειριστής έργου Γραφείο διαχείριση έργων Ομάδα έργου Μέλη της ομάδας έργου Εκτελών οργανισμός Πελάτης/ χρήστης Χορηγός του έργου Διάφοροι επιδρώντες (έμμεση συμμετοχή) 19
Ικανότητες του διαχειριστή έργου Επικοινωνία Διαπραγμάτευση Επίλυση προβλημάτων Επίδραση Ηγεσία 20
Τύποι οργανισμών Οργάνωση κατά Λειτουργίες Οργάνωση κατά Έργα Οργάνωση Μήτρας 21
Οργάνωση κατά Λειτουργίες Συντονισμός έργου Εκτελεστικός Διοικητής Λειτουργικός Διοικητής Λειτουργικός Διοικητής Λειτουργικός Διοικητής 22
Οργάνωση κατά Έργα Συντονισμός έργου Εκτελεστικός Διοικητής Διευθυντής Έργου Διευθυντής Έργου Διευθυντής Έργου 23
Οργάνωση Μήτρας Εκτελεστικός Διοικητής Λειτουργικός Διοικητής Λειτουργικός Διοικητής Διευθυντής Διαχειριστών Έργων Διαχειριστής Έργου Διαχειριστής Έργου Διαχειριστής Έργου Συντονισμός έργου 24
Επίδραση της οργανωτικής δομής στο έργο 25
Πρόσθετες έννοιες Έννοια της πιθανότητας Τυχαία μεταβλητή Αναμενόμενη τιμή Απόκλιση Ομάδα έργου- Ομάδα διαχείρισης του έργου Βάση αναφοράς (baseline) 26
Σύνοψη 1 ης ενότητας Βασικές έννοιες της διαχείρισης έργων Ο κύκλος ζωής του έργου: ομάδες διεργασιών Οι περιοχές γνώσης της διαχείρισης έργων Η επίδραση της οργανωτικής δομής στη διαχείριση έργων 27