Οι επιχειρήσεις 1 Oι επιχειρήσεις την σύγχρονη εποχή εξαρτώνται κατά πολύ από την τεχνολογία. Οι επιχειρήσεις επενδύουν σε ποικίλα πληροφοριακά συστήματα στον χώρο της παραγωγής, στον χώρο της διοίκησης, τη διαχείριση αποθήκης, στη προώθηση πωλήσεων, στην αύξηση των πωλήσεων, στις σχέσεις με τους πελάτες και γενικότερα με τη διαχείριση όλων επιμέρους τμημάτων μίας επιχείρησης. Η κάθε επιχείρηση για να χρησιμοποιήσει ένα τέτοιο σύστημα αφού πρώτα αλλάξει ριζικά τις υφιστάμενες διαδικασίες. 2 1
Κάθε επιχείρηση ως ανεξάρτητος οργανισμός παρουσιάζει ιδιαιτερότητες ως προς: Το είδος και τη φύση της Τον τρόπο σύνθεσης του κύκλου εργασιών της Την προοπτική διεύρυνσης του οικονομικού μεγέθους και του παραγωγικού και συναλλακτικού κύκλου εργασιών 3 Οργάνωση Οργάνωση είναι μία διαδικασία (μέθοδος-τρόπος) η οποία προσδιορίζει και ταξινομεί την εργασία που θα εκτελεστεί για την επίτευξη προκαθορισμένων στόχων Με την ορθολογική οργάνωση επιτυγχάνεται η «πληροφόρηση της διοίκησης η οποία έχει ως στόχο τον έλεγχο και τον προγραμματισμό των ενεργειών και τη λήψη ορθολογικών αποφάσεων και ενεργειών από την διοίκηση» 4 2
Οργανόγραμμα Οργανόγραμμα είναι ένα γράφημα το οποίο απεικονίζει γραφικά τη δομή της επιχείρησης, την θέση των τμημάτων στην ιεραρχία μίας επιχείρησης, τις λειτουργικές σχέσεις μεταξύ των τμημάτων, την κατανομή των αρμοδιοτήτων, τα επίπεδα ιεραρχίας. Διευθυντής Συμβούλιο Μετόχων Τμήμα Προώθησης Πωλήσων Λογιστήριο Τμ,ήμα Μηχανογράφησης 5 Με την μηχανογραφική τήρηση βιβλίων από τη στιγμή την οποία καταχωρείται μία λογιστική πράξη, αυτόματα ενημερώνονται τα προβλεπόμενα από την νομοθεσία λογιστικά βιβλία και καταστάσεις όπως (ημερολόγια, καθολικά, ισοζύγια κ.λ.π.) Με τη μηχανογραφική τήρηση βιβλίων είναι δυνατή άμεσα η ανεύρεση λογιστικών πληροφοριών από το πληροφοριακό λογιστικό σύστημα. Τις πληροφορίες αυτές στη συνέχεια τις επεξεργάζονται τόσο ο διευθυντής μιας επιχείρησης, τα αρμόδια τμήματα της επιχείρησης και οι υπάλληλοι της επιχείρησης για να οδηγηθούν σε συγκεκριμένα συμπεράσματα μέσω της αξιολόγησης αυτών και για να προβούν σε συγκεκριμένες ενέργειες όπως η χάραξη για παράδειγμα της στρατηγικής της επιχείρησης σε επίπεδο τιμολογιακής πολιτικής, για την καλυτέρευση της εξυπηρέτησης των πελατών, της αύξησης των πωλήσεων κ.λ.π. 6 3
Mε τη βοήθεια της μηχανογραφημένης λογιστικής τηρούν οι επιχειρήσεις τα βιβλία Β ή Γ κατηγορίας. Οι εταιρείες οι οποίες τηρούν βιβλία Γ κατηγορίας ακολουθούν την διπλογραφική μέθοδο και τη τήρηση βιβλίων όπως: Το Απογραφών και Ισολογισμών, το Συγκεντρωτικό Ημερολόγιο, το Γενικό Καθολικό, τα Αναλυτικά Καθολικά, το Βιβλίο Αποθήκης και προαιρετικά το Ημερολόγιο Εγγραφών Ισολογισμού και το Μητρώο Παγίων Στοιχείων Σήμερα όλα τα προαναφερθέντα βιβλία τηρούνται μηχανογραφικά 7 Θα πρέπει λοιπόν ως μελλοντικοί εργαζόμενοι τον χώρο των επιχειρήσεων και των οργανισμών να είστε σε θέση να αναγνωρίζετε χαρακτηριστικά γνωρίσματα τόσο των πληροφοριακών συστημάτων γενικά όσο και των λογιστικών πληροφοριακών συστημάτων ειδικότερα. Να αντιλαμβάνεστε βασικές έννοιες που σχετίζονται με τα λογιστικά πληροφοριακά συστήματα και με τα πληροφοριακά συστήματα γενικότερα. 8 4
Τι είναι «Σύστημα» «Σύστημα είναι ένα σύνολο διαδικασιών ή συνιστωσών (όντα, υλικά, ιδέες, αξίες κ.λ.π.) που χρησιμοποιούνται ή αλληλεπιδρούν μεταξύ τους για την επίτευξη καθορισμένου έργου ή στόχου ή σκοπού» ή «σύστημα θεωρείται οποιοδήποτε σύνολο στοιχείων ή οντοτήτων, οι οποίες αναπτύσσουν δυναμική αλληλεπίδραση μεταξύ τους και χαρακτηρίζονται από μία συγκεκριμένη συμπεριφορά κατά τέτοιο τρόπο ώστε να αποτελούν μία ολότητα» 9 περιβάλλον σύστημα υποσύστημα 10 5
Τα στοιχεία ή υποσυστήματα αλληλεπιδρούν μεταξύ τους Άρα ένα σύστημα αποτελείται από ένα πλήθος στοιχείων ή οντοτήτων, τα οποία μπορούν να ορισθούν κι ως υποσυστήματα. 11 Το δεδομένο (Datum πληθ. data) είναι μια παράσταση γεγονότων, εννοιών, παρατηρήσεων ή εντολών σε τυποποιημένη μορφή, που είναι κατάλληλη για επικοινωνία, ερμηνεία ή επεξεργασία από τον άνθρωπο ή από αυτόματα μέσα. Δεδομένα είναι μία ακολουθία από σύμβολα Πχ. Γεωργία, Ι ω αν ν ο υ, 3 7, Πέτρου Η πληροφορία (Information) είναι το αποτέλεσμα επεξεργασίας δεδομένων, π.χ. Ιωάννου 37, Γεωργία Πέτρου 12 6
Τα δεδομένα πρέπει να έχουν Ακρίβεια Πληρότητα Σχετικότητα διαθεσιμότητα 13 Σε ένα σύστημα υπάρχει από την μία πλευρά η είσοδος στο σύστημα κι από την άλλη πλευρά η έξοδος από το σύστημα. Είσοδος των δεδομένων Επεξεργασία ή διεργασία των δεδομένων Έξοδος των επεξεργασμένων δεδομένων ή πληροφορίες 14 7
Σύστημα είσοδος Έπεξεργασία έξοδος 15 Λογιστικό Πληροφοριακό Σύστημα Καταχώρηση Λογαριασμών, λογιστικά γεγονότα υπό τη μορφή λογιστικών εγγραφών (ημερολογιακών εγγραφών) ενημέρωση α) γενικών και αναλυτικών καθολικών Β) ισοζυγίων εκτυπώσεις στην οθόνη ή στον εκτυπωτή των λογιστικών αναφορών, έκδοση παραστατικών (π.χ. τιμολογίων ) 16 8
Στη πραγματική μας ζωή ζούμε μέσα σε μία πληθώρα συστημάτων, είτε εμείς αποτελούμε ένα σύστημα. Σε ένα σύστημα εμπεριέχονται υποσυστήματα τα οποία είτε είναι συνδεδεμένα μεταξύ τους είτε λειτουργούν ανεξάρτητα. Εντός ενός συστήματος διεκπεραιώνονται συγκεκριμένες διεργασίες (tasks) με στόχο τη πραγματοποίηση μίας συγκεκριμένης λειτουργίας ενός συστήματος. Οι διεργασίες εντοπίζονται στη περιοχή όπου γίνεται η επεξεργασία των εισροών σε ένα σύστημα. Δεν πρέπει να παραβλέψουμε το γεγονός ότι ένα σύστημα επηρεάζεται από το περιβάλλον του κι αλληλεπιδρά με αυτό. Τι θα μπορούσε να αποτελέσει την εισροή σε ένα σύστημα πλέον των δεδομένων; Για παράδειγμα, η πρώτη ύλη, η εργασία, το κεφάλαιο, η ενέργεια κ.λ.π. 17 9