Οργανωσιακός Σχεδιασμός και Ανάπτυξη Ανθρωπίνου Δυναμικού ΔΗΜΗΤΡΙΟΣ ΒΑΡΟΥΤΑΣ ΑΝΤΩΝΙΟΣ ΚΑΡΓΑΣ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΜΕΤΑΠΤΥΧΙΑΚΩΝ ΣΠΟΥΔΩΝ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΚΑΙ ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΤΩΝ ΤΗΛΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΚΏΝ ΔΙΚΤΥΩΝ 2016-2017
Περίγραμμα Μαθήματος Ενότητα 2: Αναλύοντας τον Οργανωσιακό Σχεδιασμό Διαστάσεις οργανωσιακού σχεδιασμού Βασικά θέματα οργανωσιακού σχεδιασμού Σχεδιασμός θέσεων εργασίας Ιεραρχικά επίπεδα Σχεδιασμός τμημάτων Διαμόρφωση σχέσεων εξουσίας Τυπικότητα της οργάνωσης Στρατηγικές ελέγχου Οκτώβριος 2016, 2
Περιγραφικές Διαστάσεις Οργάνωσης Μέγεθος Περιβάλλον Τεχνολογία Κουλτούρα Στόχοι και στρατηγική Οκτώβριος 2016, 3
Δομικές Διαστάσεις Οργάνωσης Επισημοποίηση Δείκτες Προσωπικού Εξειδίκευση Επαγγελματισμός Ιεραρχία της εξουσίας Κεντρικός έλεγχος Οκτώβριος 2016, 4
Δομικές Διαστάσεις Οργάνωσης (1) Επισημοποίηση: Ποσότητα γραπτής τεκμηρίωσης. Διαδικασίες Εργασιακά καθήκοντα Ρυθμιστικοί κανόνες Εγχειρίδια πολιτικής Συμπεριφορές και ενέργειες Οκτώβριος 2016, 5
Δομικές Διαστάσεις Οργάνωσης (2) Εξειδίκευση: Υποδιαίρεση καθηκόντων σε επιμέρους εργασίες. Συμπεριφορές και ενέργειες: Ποιος αναφέρεται σε ποιον. Έκταση του ελέγχου. Κεντρικός Έλεγχος (vs αποκέντρωσης): Ποιο επίπεδο εξουσίας λαμβάνει τις αποφάσεις Οκτώβριος 2016, 6
Δομικές Διαστάσεις Οργάνωσης (3) Επαγγελματισμός: Επίπεδο μόρφωσης και εκπαίδευσης προσωπικού. Τόσο υψηλότερος, όσο μεγαλύτερη εκπαίδευση απαιτείται για την ανάληψη θέσης εργασίας. Δείκτες Προσωπικού: Κατανομή εργαζομένων σε λειτουργίες και τμήματα. Δείκτης: διοικητικού, επιστημονικού, έμμεσου προς άμεσο, κ.α. Οκτώβριος 2016, 7
Βασικά Θέματα Οργανωσιακού Σχεδιασμού Σχεδιασμός θέσεων εργασίας Ιεραρχικά επίπεδα Σχεδιασμός τμημάτων Διαμόρφωση σχέσεων εξουσίας Τυπικότητα της οργάνωσης Οκτώβριος 2016, 8
Σχεδιασμός Θέσεων Εργασίας (1) Οριζόντια Εξειδίκευση: Εύρος καθηκόντων. Ποικιλία καθηκόντων. Κάθετη Εξειδίκευση: Δικαίωμα για λήψη αποφάσεων. Οκτώβριος 2016, 9
Σχεδιασμός Θέσεων Εργασίας (2) Υψηλή οριζόντια Υψηλή κάθετη Χαμηλή οριζόντια Υψηλή κάθετη Θέσεις εργασίας ρουτίνας Χαμηλά ιεραρχικά επίπεδα Ειδικοί τεχνικοί επιστήμονες Ανώτερα ιεραρχικά επίπεδα Υψηλή οριζόντια Χαμηλή κάθετη Χαμηλή οριζόντια Χαμηλή κάθετη Οκτώβριος 2016, 10
Σχεδιασμός Θέσεων Εργασίας (3) Πλεονεκτήματα Μειονεκτήματα Εύκολη εκπαίδευση, Εκμετάλλευση, Δεξιοτεχνία και ειδίκευση, Μειωμένη ικανοποίηση, Εύκολος έλεγχος, Μειωμένη διάθεση για απόδοση, Τυποποίηση προϊόντος, Παραιτήσεις και ασθένειες, Χαμηλό κόστος εργατικού δυναμικού Ανάγκη συντονισμού τμημάτων και άλλα. και άλλα. Οκτώβριος 2016, 11
Σχεδιασμός Θέσεων Εργασίας (4) Προτεινόμενες λύσεις: Εναλλαγή θέσεων εργασίας. Παραμένει εξειδίκευση γνώση και άλλων αντικειμένων. Προσωρινή βελτίωση και όχι λύση. Εμπλουτισμός εργασίας. Μείωση βαθμού εξειδίκευσης. Οριζόντιος εμπλουτισμός με αύξηση των καθηκόντων. Μείωση δυσαρέσκειας, Κάθετος εμπλουτισμός με αύξηση της αυτονομίας στη λήψη αποφάσεων Αύξηση της αποδοτικότητας Οκτώβριος 2016, 12
Σχεδιασμός Θέσεων Εργασίας (5) Προτεινόμενες λύσεις: Σχεδιασμός θέσεων εργασίας με βάση την ομάδα και όχι το άτομο. Παραμένει εξειδίκευση σε επίπεδο ομάδας. Μεγαλύτεροι βαθμοί ελευθερίας σε επίπεδο ομάδας. Αυτοδέσμευση στην επίτευξη στόχου / ολοκλήρωση έργου. Που πιστεύετε ότι μπορεί να εφαρμοσθεί αποτελεσματικότερα; Οκτώβριος 2016, 13
Σχεδιασμός Θέσεων Εργασίας (6) Προσδιοριστικοί Παράγοντες: Μέγεθος οργάνωσης: ο όγκος εργασίας προσδιορίζει τον αριθμό θέσεων εργασίας Τεχνολογία: προσδιορίζει ποιοτικά τις θέσεις εργασίας (περιεχόμενο εξειδίκευση) και ποσοτικά τον αριθμό. Διεργασίες: προμήθεια πρώτων υλών, παραγωγή, διανομή Κουλτούρα μάνατζμεντ: αυταρχικό στυλ ηγεσίας σχετίζεται με περισσότερο κάθετη διαίρεση της εργασίας. Συστήματα: σύνδεση θέσεων εργασίας με συστήματα αμοιβών, προαγωγών, ελέγχου, πληροφοριών, κ.λ.π. Οκτώβριος 2016, 14
Ιεραρχικά Επίπεδα (1) Εύρος Διοίκησης: ο αριθμός θέσεων εργασίας για τους οποίους δημιουργείται μία θέση ευθύνης. Σημασία εύρους διοίκησης: 1. Κάθε προϊστάμενος έχει τη δυνατότητα διοίκησης ενός περιορισμένου αριθμού υφισταμένων. 2. Συνδέεται αντίστροφα με τον αριθμό ιεραρχικών επιπέδων. Υψηλή έναντι πεπλατυσμένης ιεραρχικής δομής. Οκτώβριος 2016, 15
(πολλά) Ιεραρχικά Επίπεδα (2) Πλεονεκτήματα Μειονεκτήματα Οι προϊστάμενοι ασκούν καλύτερα Πολυπλοκότητα επιχείρησης. διοίκηση (περιορισμένος αριθμός υφισταμένων) Αποτελεσματικότητα των ομάδων (περισσότερες και μικρότερες ομάδες) Περισσότερες ευκαιρίες προαγωγών. Προγραμματισμός και έλεγχος επιχείρησης. Καταστρατήγηση των ιεραρχικών επιπέδων. Τάση προϊσταμένων να ασκούν στενό έλεγχο σε υφισταμένους, μειώνοντας διάθεση για απόδοση. Οκτώβριος 2016, 16
Ιεραρχικά Επίπεδα (3) Τι προσδιορίζει τον αριθμό υφισταμένων που μπορεί να διοικήσει ένα προϊστάμενος; 1. Οι διοικητικές ικανότητες του προϊσταμένου. 2. Η εκπαίδευση και οι ικανότητες των υφισταμένων. 3. Η πολυπλοκότητα και σπουδαιότητα του περιεχομένου εργασίας. 4. Οι ανάγκες συντονισμού των αντικειμένων εργασίας. 5. Η ομοιότητα του περιεχομένου των αντικειμένων εργασίας. 6. Η τυποποίηση και σαφήνεια των εργασιών και σχέσεων. 7. Η ωριμότητα και αφοσίωση. 8. Η ταχύτητα των αλλαγών. 9. Η γεωγραφική διασπορά των υφισταμένων. Οκτώβριος 2016, 17
Τμηματοποίηση (1) Ποσοτικό και ποιοτικό ζήτημα. Πόσες και τι είδους θέσεις εργασίας χρειάζεται το κάθε τμήμα. Ζητούμενο η αποτελεσματικότητα. Κριτήρια τμηματοποίησης σε λειτουργίες ή εργασίες: που εξαρτώνται και χρειάζονται συντονισμό. με συγγενή εξειδίκευση, για να διευκολυνθεί η διοίκηση και να αναπτυχθούν συνέργειες. που μπορούν να πετύχουν οικονομίες κλίμακας στην εξοικονόμηση πόρων. που μπορούν να ομαδοποιηθούν ως προς τη μέτρηση των αποτελεσμάτων. που έχουν κοινό προσανατολισμό προς την αγορά. Οκτώβριος 2016, 18
Τμηματοποίηση (2) Κριτήρια αποτελεσματικής τμηματοποίησης: Η επιτυχής υλοποίηση της στρατηγικής, Η αποδοτική χρήση πόρων, Ο συντονισμός μεταξύ θέσεων εργασίας τμημάτων, Η συνεργασία μεταξύ θέσεων εργασίας τμημάτων, Η επικοινωνία, Η ευελιξία της οργάνωσης, Ο προσανατολισμός προς την αγορά, Η προσαρμοστικότητα στα νέα δεδομένα, Η ανάπτυξη του ανθρώπινου δυναμικού (παρακίνηση, αφοσίωση, κ.α.), Η αξιοποίηση των ικανοτήτων των στελεχών, Η αποτελεσματική διοίκηση και έλεγχος. Οκτώβριος 2016, 19
Σχέσεις Εξουσίας (1) Ευθύνη: η υποχρέωση που έχει ο κάτοχος μίας θέσης εργασίας να κάνει κάτι. Δύναμη: η πιθανότητα να μπορεί να περάσει ο κάτοχος μίας θέσης εργασίας τις δικές του επιθυμίες μέσα από την κοινωνική σχέση (έναντι της αντίστασης). Εξουσία: το δικαίωμα που έχει ο κάτοχος μίας θέσης εργασίας να απαιτεί από κατόχους άλλων θέσεων μία συγκεκριμένη συμπεριφορά. Οκτώβριος 2016, 20
Σχέσεις Εξουσίας (2) Δύο βασικά ζητήματα: 1. Ο τρόπος μεταβίβασης της εξουσίας από την πηγή προς τις διάφορες θέσεις εργασίας. Ποια είναι η πηγή; 2. Το περιεχόμενο της εξουσίας που θα μεταβιβαστεί. Οκτώβριος 2016, 21
Σχέσεις Εξουσίας (3) Κλίμακα εξουσίας: Μεταβίβαση εξουσίας προς τη βάση με συνεχή γραμμή ή κλίμακα. Όλοι γνωρίζουν από πού προέρχεται η εξουσία και που λογοδοτούν. Τι συμβαίνει όταν ο προϊστάμενος παρακάμπτει την επόμενη ιεραρχική γραμμή και ασκεί απευθείας διοίκηση; Οκτώβριος 2016, 22
Σχέσεις Εξουσίας (4) Τήρηση των ιεραρχικών επιπέδων: Αποφυγή ευθύνης, μέσω της μη λήψης αποφάσεων. Αντιστοιχία ευθύνης εξουσίας: Ευθύνες ανάλογες της εξουσίας. Όταν η ευθύνη είναι ευρύτερη της εξουσίας (π.χ. ποιος αποφασίζει για τις πρώτες ύλες σε ένα εργοστάσιο;) δυσκολία ανταπόκρισης στις υποχρεώσεις. Όταν η εξουσία είναι ευρύτερη της ευθύνης, τότε μπορεί να την ασκήσει ανεξέλεγκτα. Ποια η εξουσία επί της συμπεριφοράς των υφισταμένων; Οκτώβριος 2016, 23
Σχέσεις Εξουσίας (5) Ενότητα διοίκησης: Αναφορά σε έναν μόνο προϊστάμενο. Απόλυτη ευθύνη: Η εξουσία μεταβιβάζεται αλλά η ευθύνη παραμένει στον πρώτο. Λειτουργική εξουσία: Πέραν των ορίων της γραμμικής εξουσίας. Οκτώβριος 2016, 24
Σχέσεις Εξουσίας (6) Συγκέντρωση Αποκέντρωση Εξουσίας Πλεονεκτήματα Αποκέντρωσης Απελευθέρωση χρόνου για τα ανώτατα στελέχη προς ενασχόληση με σημαντικότερα ζητήματα. Βελτιώνεται η παρακίνηση των εργαζομένων και η απόδοση τους. Αυξάνεται η δέσμευση, αφού αυτοί που αποφασίζουν καλούνται να υλοποιήσουν. Βελτιώνεται η ποιότητα της λήψης αποφάσεων, αφού οι εργαζόμενοι γνωρίζουν καλύτερα «εναλλακτικές λύσεις». Βελτιώνεται η ευελιξία της οργάνωσης, που είναι σημαντικό ειδικά στις μεγάλες επιχειρήσεις. Πλεονεκτήματα Συγκέντρωσης Διευκολύνεται ο συντονισμός των αποφάσεων και των εργασιών, ενώ εξασφαλίζεται η ομοιομορφία των πολιτικών. Καλύτερη εξισορρόπηση τυχόν αντιθέσεων μεταξύ τμημάτων ή μελών της οργάνωσης. Επίτευξη οικονομιών κλίμακας από την αποφυγή επαναληψιμότητας ή διπλής χρήσης. Η σφαιρικότητα στην αντίληψη της οργάνωσης και του περιβάλλοντος οδηγεί σε στρατηγικές ή λειτουργικές αποφάσεις με μεγαλύτερη συνοχή. Σε καταστάσεις κρίσης που απαιτείται ισχυρή ηγεσία, η συγκέντρωση οδηγεί σε μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα. Οκτώβριος 2016, 25
Σχέσεις Εξουσίας (7) Εμπόδια στην αποτελεσματική ανάθεση καθηκόντων: Έλλειψη εμπιστοσύνης στους υφισταμένους. Έλλειψη ικανών υφισταμένων. Μη αποδοχή από τους υφισταμένους. Έλλειψη καθορισμού καθηκόντων. Φόβος του ανταγωνισμού των υφισταμένων. Εγωισμός. Οκτώβριος 2016, 26
Σχέσεις Εξουσίας (8) Σχεδιασμός της ανάθεσης καθηκόντων: Καταγραφή των καθηκόντων σε ημερήσιο και μηνιαίο επίπεδο. Προσδιορισμός του χρόνου που απαιτείται για την εκτέλεση κάθε καθήκοντος. Ιεράρχηση καθηκόντων με βάση την σπουδαιότητα. Προσδιορισμός των γνώσεων και ικανοτήτων των υφισταμένων. Προσδιορισμός καθηκόντων που μπορούν να ανατεθούν σε κάθε υφιστάμενο με βάσει τη διάθεση και τις κλίσεις του. Καθορισμός των πληροφοριών, οδηγιών, συμβουλών και εκπαίδευσης που χρειάζεται για την αποτελεσματική κατανόηση, αποδοχή και εκτέλεση των καθηκόντων. Καθορισμός του τρόπου παρακολούθησης της εκτέλεσης και αξιολόγησης της αποτελεσματικότητας. Οκτώβριος 2016, 27
Σχέσεις Εξουσίας (9) Ανάθεση καθηκόντων: Αποτελεσματική εξήγηση. Υπογράμμιση της σπουδαιότητας. Ανάλυση των ωφελειών για τον υφιστάμενο, τον προϊστάμενο, το τμήμα και την επιχείρηση συνολικά. Ψυχολογική υποστήριξη αναφορικά με τη δυνατότητα αποτελεσματικής εκτέλεσης των καθηκόντων. Μεταβίβαση πληροφοριών, οδηγιών, συμβουλών. Οκτώβριος 2016, 28
Τυπικότητα (1) Οργανόγραμμα: Κύρια και βοηθητικά τμήματα. Θέσεις εργασίας και τίτλους αυτών. Γραμμές εξουσίας. Θέση του κάθε εργαζόμενου στην οργανωτική δομή. Φύση της εργασίας του κάθε εργαζόμενου. Επίπεδα ιεραρχίας. Βασικές ροές πληροφοριών. Οκτώβριος 2016, 29
Τυπικότητα (2) Περιγραφή θέσεων εργασίας: Τίτλος θέσης. Όνομα του άμεσου προϊστάμενου. Ποιες θέσεις αναφέρονται στην υπό περιγραφή θέση. Ποιες θέσεις συνεργάζονται άμεσα με την υπό περιγραφή θέση. Την αποστολή και τον γενικό της σκοπό. Τις κύριες υπευθυνότητες της. Τα συγκεκριμένα καθήκοντα που υπάρχει υποχρέωση εκτέλεσης. Τους υλικούς πόρους που χρησιμοποιεί και για τους οποίους φέρει ευθύνη. Τις απαιτήσεις σε προσόντα του κατόχου για να ανταποκρίνεται αποτελεσματικά. Τα πρότυπα απόδοσης της θέσης. Οκτώβριος 2016, 30
Έλεγχος Στάδια Ελέγχου: 1. Καθορισμός προτύπων (ποσοτικών και ποιοτικών). 2. Παρακολούθηση αξιολόγηση μέτρηση. 3. Σύγκριση αποτελεσμάτων με τα πρότυπα. 4. Ανάλυση αποκλίσεων και εντοπισμός αιτιών. 5. Διόρθωση αποκλίσεων. Οκτώβριος 2016, 31
Στρατηγικές Ελέγχου Στρατηγικές Ελέγχου Έλεγχος Αγοράς Αποτελέσματα, τιμές, ανταλλαγή, ανταγωνισμός. Έλεγχος Γραφειοκρατίας Κανόνες, πρότυπα, ιεραρχία, εξουσία. Έλεγχος Κουλτούρας Παραδόσεις, κοινές αξίες και πιστεύω, δέσμευση και εμπιστοσύνη. Οκτώβριος 2016, 32
Επιλογή Στρατηγικής Ελέγχου Πίνακας Επιλογής Στρατηγικής Ελέγχου Μπορεί να προγραμματισθεί και να συγκεκριμενοποιηθεί η συμπεριφορά; ΝΑΙ ΟΧΙ Είναι τα αποτελέσματα μετρήσιμα; ΝΑΙ ΟΧΙ Έλεγχος Συμπεριφοράς ή Αποτελέσματος Έλεγχος Συμπεριφοράς Έλεγχος Αποτελέσματος Έλεγχος Κουλτούρας Οκτώβριος 2016, 33
Είδη Ελέγχου 1. Προγενέστερος ή προδραστικός έλεγχος. Πριν τη χρήση. Προληπτικός έλεγχος για τη διασφάλιση του αποτελέσματος. 2. Αντιδραστικός έλεγχος. Κατά τη διάρκεια της χρήσης. Αξιολογείται η πορεία προόδου και αντιμετωπίζονται πιθανά προβλήματα. 3. Μεταδραστικός έλεγχος. Μετά τη χρήση. Αξιολογείται η τήρηση των προδιαγραφών και των επιθυμητών. Οκτώβριος 2016, 34
Κριτήρια αποτελεσματικού ελέγχου Ακρίβεια: των μετρήσεων και των πληροφοριών που παρέχει. Αντικειμενικότητα: να παράγει αντικειμενικά και όχι υποκειμενικά δεδομένα. Χρονική καταλληλότητα: στην κατάλληλη στιγμή. Κατάλληλη διεύθυνση: να κατευθύνονται στα στελέχη που πρέπει σύμφωνα με την οργανωτική δομή. Εστίαση: επικέντρωση στα κρίσιμα και σημαντικά στοιχεία. Ευελιξία: να μπορεί να παραμετροποιηθεί με βάση τις ανάγκες. Οικονομικότητα: σύνδεση με τον οικονομικό προγραμματισμό. Αποδοχή: από τα στελέχη και τους εργαζομένους. Οκτώβριος 2016, 35