Οργάνωση
-ΒΑΣΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ -ΣΧΕΔΙΑΣΗ ΤΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ - ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗ ΔΟΜΗ ΚΑΙ ΣΧΕΔΙΑΣΗ -ΕΞΟΥΣΙΑ-ΕΥΘΥΝΗ -ΑΠΟΚΕΝΤΡΩΣΗ -ΣΥΝΤΟΝΙΣΜΟΣ -ΟΡΓΑΝΩΣΙΑΚΗ ΚΟΥΛΤΟΥΡΑ -ΟΡΓΑΝΩΣΙΑΚΗ ΑΛΛΑΓΗ
ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ Αναφέρεται στην ομαδοποίηση των εργασιακών δραστηριοτήτων σε τμήματα, στην εκχώρηση εξουσίας και στο συντονισμό των δραστηριοτήτων των διαφορετικών τμημάτων, για να επιτυγχάνονται οι στόχοι της επιχείρησης και να ελαχιστοποιούνται οι συγκρούσεις ΤΥΠΙΚΗ ΚΑΙ ΑΤΥΠΗ ΟΡΓΑΝΩΣΗ Τυπική είναι η οργάνωση που υφίσταται για την πραγματοποίηση συγκεκριμένων αντικειμενικών σκοπών, αυτή δηλαδή που συγκροτήθηκε σκόπιμα
Άτυπη οργάνωση είναι το πλέγμα των προσωπικών και κοινωνικών σχέσεων, οι οποίες δεν επιβάλλονται, ούτε απαιτούνται από την τυπική οργάνωση, αλλά δημιουργούνται αυθόρμητα καθώς οι άνθρωποι συναναστρέφονται ο ένας με τον άλλο. Μεταφορικά η άτυπη οργάνωση ονομάζεται κλήμα (grapevine), αφού πραγματικά ο τρόπος που διακλαδίζεται ένα κλήμα (κληματαριά) απεικονίζει και τη διακλάδωση των σχέσεων στο πλαίσιο ενός άτυπου οργανισμού.
Η άτυπη οργάνωση μπορεί να συμβάλει και να ωφελήσει στην άσκηση καλύτερου μάνατζμεντ στην επιχείρηση, διότι, με ορισμένες προϋποθέσεις: - βελτιώνει τις σχέσεις μεταξύ των εργαζομένων και την επικοινωνία μεταξύ τους - βοηθά συχνά στη μετάδοση μηνυμάτων, τα οποία, κρίνεται σκόπιμο, ότι δε θα πρέπει να μεταδοθούν μέσα από τα τυπικά κανάλια επικοινωνίας. - βοηθά τα άτομα να κάνουν καλύτερα την εργασία τους
ΓΙΑ ΜΙΑ ΟΡΘΗ ΣΧΕΔΙΑΣΗ ΤΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΑΠΑΙΤΟΥΝΤΑΙ ανάλυση της εργασίας (job analysis), δηλαδή μελέτη για το τι γίνεται, πότε, πού, πώς, γιατί και από ποιον σε υπάρχουσες ή πιθανές νέες εργασίες.
περιγραφή της θέσης εργασίας (job description), η οποία καταρτίζεται κυρίως από τις πληροφορίες που παρέχονται από την ανάλυση της εργασίας. Αυτή είναι ένα γραπτό κείμενο που περιγράφει λεπτομερειακά τις δραστηριότητες που θα πρέπει να ασκούνται από το άτομο που κατέχει τη θέση εργασίας καθώς και τα καθήκοντά του. Είναι ένας συστηματικός και συγκροτημένος πίνακας πληροφοριών που έχουμε από σημειώσεις και παρατηρήσεις, οι οποίες έχουν καταγραφεί κατά την ανάλυση της εργασίας και έχουν προέλθει κατά βάση από σχετικό ερωτηματολόγιο. Περιγράφει την εκτελούμενη εργασία, τις ευθύνες, τις δεξιότητες που απαιτούνται και τις συνθήκες κάτω από τις οποίες διεξάγεται η εργασία, τις σχέσεις με άλλες θέσεις εργασίας και τις ατομικές απαιτήσεις της εργασίας.
προδιαγραφή απαιτήσεων της θέσης εργασίας (job specification), η οποία περιλαμβάνει κατάλογο των προσόντων - μόρφωση, εμπειρία και δεξιότητες- που θα πρέπει να συγκεντρώνει το άτομο το οποίο προορίζεται για τη συγκεκριμένη εργασία.
Παράδειγμα περιγραφής θέσης εργασίας 1. ΤΙΤΛΟΣ ΘΕΣΗΣ: Προϊστάμενος πωλήσεων 2. ΤΜΗΜΑ: Πωλήσεων 3. ΑΝΑΦΕΡΕΤΑΙ ΣΕ: Εμπορικό διευθυντή 4. ΥΦΙΣΤΑΜΕΝΟΙ: 2 επιθεωρητές πωλήσεων 10 πωλητές 5. ΣΥΝΕΡΓΑΖΕΤΑΙ ΜΕ: 1. Προϊστάμενο διαφήμισης 2. Προϊστάμενο Logistics 6. ΚΥΡΙΑ ΥΠΕΥΘΥΝΟΤΗΤΑ: 7..ΕΠΙΜΕΡΟΥΣ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΕΣ ΚΑΙ ΥΠΕΥΘΥΝΟΤΗΤΕΣ -Ημερομηνία έναρξης της περιγραφής θέσης εργασίας -Συντάκτης της περιγραφής θέσης εργασίας Σχεδιασμός, οργάνωση και προώθηση των πωλήσεων των προϊόντων της επιχείρησης με αποδοτικό τρόπο 1. Προσδιορισμός στόχων πωλήσεων 2. Καθορισμός ενεργειών για την επίτευξη των στόχων 3. Δημιουργία και εφαρμογή συστήματος παρακίνησης των επιθεωρητών και των πολιτών 4. Έλεγχος και αξιολόγηση των υφιστάμενων 5. Τακτική επικοινωνία και δημόσιες σχέσεις με σημαντικούς πελάτες 6. Καθιέρωση συστήματος επικοινωνίας με τους υφιστάμενους 7. Δημιουργία υποκινητικού κλίματος και σωστής εργασιακής κουλτούρας στο τμήμα 8. Μεριμνά για την εκπαίδευση των πωλητών 9. Τακτική ενημέρωση του Εμπορικού Διευθυντή 10. Συνεργασία με τους άλλους προϊσταμένους της Εμπορικής Διεύθυνσης 11. Δημιουργία και λειτουργία πληροφοριακού συστήματος για τους πελάτες
Ο καταμερισμός ή κατανομή ή διαίρεση της εργασίας αναφέρεται στη διανομή μιας εργασίας σε περισσότερα από ένα άτομα ή επιχειρήσεις. Η λογική πίσω από την έννοια και αρχή του καταμερισμού είναι ότι η αποτελεσματικότητα μιας εργασίας βελτιώνεται, όταν η εργασία αυτή κατανέμεται κατάλληλα και αυτό είναι βέβαια πολύ σημαντικό για κάθε είδος παραγωγής, είτε προϊόντων είτε υπηρεσιών. Συναφής έννοια είναι η εξειδίκευση
Κάνοντας τη διάκριση μεταξύ καταμερισμού και εξειδίκευσης, θα λέγαμε ότι ο καταμερισμός αναφέρεται στο χωρισμό της εργασίας σε μικρά τμήματα και στην ανάθεση της εργασίας του κάθε εργασιακού τμήματος σε διάφορα άτομα, ενώ η εξειδίκευση στην σε βάθος γνώση των τμημάτων της εργασίας.
Η σωστή εφαρμογή του καταμερισμού και της εξειδίκευσης προσφέρει συνήθως ορισμένα πλεονεκτήματα στην επιχείρηση, τα κυριότερα από τα οποία είναι τα ακόλουθα: - γίνεται εξοικονόμηση χρόνου και κόπου από πλευράς εργαζομένων, αλλά και υλικών από την επιχείρηση συνολικά, πράγμα που επιδρά θετικά στην παραγωγικότητα - η παραγωγικότητα αυξάνει εξάλλου και με την ανάπτυξη της δεξιοτεχνίας του εργαζομένου - αξιοποιούνται συχνά τα ιδιαίτερα ταλέντα και οι κλίσεις των εργαζομένων - συνήθως υπάρχει δυνατότητα ανάληψης αρμοδιοτήτων από περισσότερους υφισταμένους, που βρίσκονται υπό την εποπτεία ενός προϊσταμένου.
Τα πιο συνηθισμένα μειονεκτήματα του καταμερισμού και της εξειδίκευσης της εργασίας είναι τα εξής: - είναι πιθανό να δημιουργείται ανία στον εργαζόμενο, κάτι που μπορεί να του δημιουργήσει και νευρική υπερένταση - του περιορίζονται οι δυνατότητες χρησιμοποίησης της φαντασίας του, της εφευρετικότητάς του και η δυνατότητα ανάληψης πρωτοβουλιών.
ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΜΕΙΩΣΗΣ ΤΟΥ ΚΑΤΑΜΕΡΙΣΜΟΥ 1. Η ΔΙΕΥΡΥΝΣΗ ΤΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ( JOB ENLARGEMENT) 2. Ο ΕΜΠΛΟΥΤΙΣΜΟΣ ΤΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ (JOB ENRICMENT) 3. Η ΕΝΑΛΛΑΓΗ ΘΕΣΕΩΝ ΕΡΓΑΣΙΑΣ (JOB ROTATION)
ΤΜΗΜΑΤΟΠΟΙΗΣΗ-ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΗ
ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ Θα μπορούσαμε να ορίσουμε τη δύναμη ως την ικανότητα που έχει κάποιος να επηρεάζει τους ανθρώπους. Η εξουσία είναι μια μορφή δύναμης. Υπάρχουν πολλοί ορισμοί για την εξουσία όπως: - εξουσία είναι το δικαίωμα να διατάζεις - εξουσία είναι το δικαίωμα να περιορίζεις τις επιλογές των άλλων - εστιάζοντας το θέμα στην επιχείρηση, θα λέγαμε ότι είναι το δικαίωμα που παρέχεται στο διοικητικό στέλεχος να λαμβάνει αποφάσεις, με ορισμένους περιορισμούς, να αναθέτει αρμοδιότητες και καθήκοντα στους υφισταμένους του και να απαιτεί τη συμμόρφωση των υφισταμένων σε μια αναμενόμενη συμπεριφορά.
ΕΥΘΥΝΗ Αν δεχτούμε ότι η εξουσία αναφέρεται σε δικαίωμα που δίνεται σ ένα άτομο, τότε ευθύνη (responsibility) είναι η υποχρέωση που έχει το άτομο αυτό να ασκήσει το δικαίωμα της εξουσίας κατάλληλα και σωστά. Εκτός από τον ορισμό αυτό της ευθύνης υπάρχουν κι άλλοι, όπως: - Ευθύνη είναι η υποχρέωση ενός υφισταμένου να εκτελέσει τα ανατεθέντα σ αυτόν καθήκοντα. Προφανώς ο ορισμός αυτός επικεντρώνει το θέμα στην επιχείρηση. Το ίδιο και ο επόμενος. - Ευθύνη είναι η υποχρέωση ενός υφισταμένου να εκτελέσει τα απαιτούμενα απ αυτόν καθήκοντα και ν ασκήσει την εξουσία που του έχει χορηγηθεί από τον προϊστάμενό του.
ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΕΞΟΥΣΙΟΔΟΤΗΣΗΣ Η διαδικασία της εξουσιοδότησης περιλαμβάνει: 1. Προσδιορισμό των αποτελεσμάτων που αναμένονται από μια θέση. 2. Εκχώρηση αρμοδιοτήτων και καθηκόντων στη συγκεκριμένη θέση. 3. Εκχώρηση εξουσίας για την επίτευξη των συγκεκριμένων καθηκόντων. 4. Τοποθέτηση και διατήρηση ενός συγκεκριμένου στελέχους στη θέση αυτή, το οποίο θα είναι υπεύθυνο για την επίτευξη των συγκεκριμένων καθηκόντων
ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΕΞΟΥΣΙΟΔΟΤΗΣΗΣ Για να είναι πετυχημένη η διαδικασία της εξουσιοδότησης είναι αναγκαίο να υφίστανται κάποιες προϋποθέσεις. Οι κυριότερες είναι οι ακόλουθες: - Χρειάζεται να υπάρχει, από πλευράς προϊσταμένου ή διευθυντή, προθυμία αποδοχής των ιδεών, αλλά και των λαθών των υφισταμένων. - Επίσης είναι απαραίτητο να υπάρχει προθυμία να μεταβιβάσει (ο manager) ένα τμήμα της εξουσίας που έχει. - Απαιτείται εξάλλου ανοικτή επικοινωνία μεταξύ managers και υφισταμένων και εμπιστοσύνη των πρώτων προς τους δεύτερους. Οι managers οι οποίοι γνωρίζουν τις ικανότητες των υφισταμένων τους έχουν τη δυνατότητα να αποφασίσουν ρεαλιστικότερα και αποτελεσματικότερα ποιες αρμοδιότητες θα εκχωρηθούν σ αυτούς. Αντιστρόφως, οι υφιστάμενοι οι οποίοι ενθαρρύνονται να κάνουν χρήση των δυνατοτήτων τους και που αισθάνονται ότι οι προϊστάμενοί τους τούς υποστηρίζουν, έχουν την τάση να αναλαμβάνουν ευθύνες. - Είναι απαραίτητη τέλος η ύπαρξη και η χρήση ενός συστήματος ελέγχου των υφισταμένων.
Συχνά όμως οι εξουσιοδοτήσεις που γίνονται από προϊσταμένους προς υφισταμένους παρουσιάζουν ορισμένες αδυναμίες, όπως: - Είναι ασαφείς, δηλαδή δεν προσδιορίζονται με σχετική ακρίβεια οι αρμοδιότητες και τα καθήκοντα των υφισταμένων. - Είναι ψευδοεξουσιοδοτήσεις, δηλαδή δίδεται δήθεν κάποια εξουσία στον υφιστάμενο, η οποία όμως δεν ανταποκρίνεται σε ουσιαστικές αρμοδιότητες. - Είναι ελλιπείς στην περίπτωση αυτή δίδεται λιγότερη εξουσία στον υφιστάμενο απ αυτήν που πραγματικά πρέπει να έχει. Οι παραπάνω αδυναμίες θεραπεύονται, σε κάποιο ποσοστό, με την ύπαρξη περιγραφών θέσεων εργασίας (job descriptions). Υπενθυμίζουμε ότι μια περιγραφή θέσης εργασίας περιγράφει αρκετά λεπτομερειακά τις δραστηριότητες, ενέργειες και καθήκοντα που θα πρέπει να εκτελούνται στο πλαίσιο μιας συγκεκριμένης εργασίας. Μ αυτό τον τρόπο καθορίζεται και ο βαθμός εξουσίας που κατέχει κάποιο στέλεχος που επανδρώνει μια συγκεκριμένη θέση εργασίας.
Αρχές εξουσίας-ευθύνης Ισοτιμίας εξουσίας και ευθύνης Απόλυτης ευθύνης Εξουσιοδότησης Επικοινωνίας Αναπληροφόρησης Αλυσίδας εντολής Ενότητας διοίκησης Εξαίρεσης
ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ Η αποκέντρωση (decentralization) αναφέρεται στην τάση που υπάρχει σ έναν οργανισμό να γίνεται εκχώρηση ή μεταβίβαση της διοικητικής εξουσίας σε υφιστάμενα ιεραρχικά επίπεδα του οργανισμού. Το αντίθετο της αποκέντρωσης, ο συγκεντρωτισμός (centralization), εννοείται ότι αναφέρεται στην αντίθετη τάση, δηλαδή στην τάση να διατηρείται η εξουσία λήψης αποφάσεων σε υψηλά ιεραρχικά επίπεδα της επιχείρησης. Κατά συνέπεια, αποκεντρωμένος είναι ο οργανισμός εκείνος στον οποίο υπάρχουν τέτοιες συνθήκες, που επιτρέπουν τη λήψη πολλών και σημαντικών αποφάσεων από τα κατώτερα στελέχη. Αντίθετα, συγκεντρωτικός είναι ο οργανισμός στον οποίο το σύνολο των αποφάσεων λαμβάνεται από τα ανώτερα διευθυντικά στελέχη.
Πλεονεκτήματα της αποκέντρωσης και του συγκεντρωτισμού ΑΠΟΚΕΝΤΡΩΣΗ Ταχύτητα αποφάσεων Εκδημοκρατισμός εργασίας Εκπαίδευση στελεχών Μείωση φόρτου εργασίας ανώτερων στελεχών Παρακινεί τα στελέχη Καθιστά την επιχείρηση περισσότερο ευέλικτη ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΤΙΣΜΟΣ Καλύτερος έλεγχος Αποτελεσματικότερος συντονισμός Διοικητική ευκολία Απασχόληση υψηλού επιπέδου ειδικών Οικονομίες κλίμακας
1. Η ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ-ΤΟΜΕΙΣ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ 2.ΤΟ ΜΕΓΕΘΟΣ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ ΚΑΙ Ο ΡΥΘΜΟΣ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ ΤΗΣ 3.Η ΣΧΕΤΙΚΗ ΠΡΟΙΣΤΟΡΙΑ ΚΑΙ Η ΚΟΥΛΤΟΥΡΑ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ 4. ΟΙ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΕΣ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΊΡΗΣΗΣ 5. Η ΓΕΩΓΡΑΦΙΚΗ ΔΙΑΣΠΟΡΑ 7. ΕΞΩΤΕΡΙΚΟΙ ΠΑΡΑΓΟΝΤΕΣ 6. ΟΙ ΙΚΑΝΟΤΗΤΕΣ ΤΩΝ ΚΑΤΩΤΕΡΩΝ ΣΤΕΛΕΧΩΝ
ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ Απλά θα μπορούσαμε να πούμε ότι συντονισμός είναι το να καταφέρνεις να εργάζονται μαζί τα διάφορα μέρη ενός οργανισμού για την επίτευξη των κοινών σκοπών ή αλλιώς η σύνδεση, η εναρμόνιση και ο συγχρονισμός των δραστηριοτήτων μεταξύ τους, από άποψη χρόνου και τρόπου εκτέλεσης, κατά τέτοιον τρόπο ώστε η δραστηριότητα κάθε ατόμου ή κάθε ομάδας ατόμων, όχι μόνο να μην παρεμποδίζει τις δραστηριότητες των λοιπών ατόμων ή ομάδων, αλλά αντίθετα να τις στηρίζει και να τις διευκολύνει.
Με επιτροπές Με το μηχανισμό της αλυσίδας εντολής Με παράπλευρη επικοινωνία Με στέλεχος liaison Με κατάλληλο MIS Με κατάλληλες πολιτικές και διαδικασίες Με υποκίνηση Με μείωση της ανάγκης για συντονισμό
Τα κυριότερα πλεονεκτήματα των επιτροπών, που ταυτόχρονα αποτελούν τους βασικούς λόγους για τους οποίους χρησιμοποιούνται είναι: Επιτυγχάνεται συντονισμός προγραμμάτων και ενεργειών. Αυτό αποτελεί το σημαντικότερο ίσως λόγο χρησιμοποίησης των επιτροπών. Το ότι είναι αποδεκτό πως η κρίση μιας ομάδας στελεχών ή εργαζομένων γενικότερα, είναι καλύτερη από την κρίση ενός ατόμου. Υπάρχει εκπροσώπηση όλων ή των περισσότερων ενδιαφερόμενων μερών (π.χ. τμημάτων της επιχείρησης) για ένα θέμα. Επιτυγχάνεται, σε κάποιο βαθμό, βελτίωση της παρακίνησης των εργαζομένων εξαιτίας του ότι συμμετέχουν στη λήψη των αποφάσεων. Επιπρόσθετα, οι επιτροπές χρησιμοποιούνται όταν δεν υπάρχει προθυμία - από πλευράς στελεχών - για την επίλυση κάποιου προβλήματος όταν υφίσταται φόβος εκχώρησης υπερβολικής εξουσίας σε κάποιο στέλεχος, που ίσως κάνει κακή χρήση της όταν θέλουμε να συνενώσουμε εξουσία, επειδή κάποιο θέμα είναι πολύ σημαντικό και ένας μόνο manager δεν έχει τη δικαιοδοσία ν αποφασίσει γι αυτό.
Τα σημαντικότερα μειονεκτήματα των επιτροπών είναι τα ακόλουθα: Είναι χρονοβόρες και συχνά δαπανηρές. Κατατέμνουν την ευθύνη, δεδομένου ότι κάθε μέλος της επιτροπής δεν συναισθάνεται την ευθύνη στον ίδιο βαθμό που θα τη συναισθανόταν, αν ανατίθετο αποκλειστικά στο μέλος αυτό το καθήκον ν αποφασίσει για ένα συγκεκριμένο ζήτημα. Οδηγούν πολλές φορές σε συμβιβαστικές λύσεις, ενώ θα μπορούσε να υπάρχει άλλη λύση περισσότερο συμφέρουσα για την εταιρεία ως σύνολο. Υφίσταται ο κίνδυνος επιβολής της γνώμης του προέδρου της επιτροπής, κάτι που πιθανότατα μειώνει τη σπουδαιότητα της συμβολής των υπόλοιπων μελών και κατ επέκταση τη σπουδαιότητα της επιτροπής.
Τι είναι η οργανωσιακή κουλτούρα; Από πολλούς ορίζεται ως το σύστημα των κοινών απόψεων, πεποιθήσεων και αξιών το οποίο αναπτύσσεται μέσα σε έναν οργανισμό και καθοδηγεί τη συμπεριφορά των μελών του. Ή σύμφωνα με έναν άλλον ορισμό περιγράφει τις θεμελιώδεις υποθέσεις για τις αξίες, τις πεποιθήσεις, τις νόρμες, τα σύμβολα, τη γλώσσα, τους μύθους και τις τελετουργίες (rituals) ενός οργανισμού, που δίνουν νόημα στην ιδιότητα του μέλους του οργανισμού και γίνονται συλλογικά αποδεκτές ως οδηγοί για αναμενόμενη συμπεριφορά. Με άλλα λόγια θα μπορούσαμε να πούμε ότι είναι η προσωπικότητα ενός οργανισμού.
Η οργανωσιακή ή εταιρική κουλτούρα (corporate culture) προσδίδει νόημα και κατεύθυνση στην καθημερινή συμπεριφορά των εργαζομένων της επιχείρησης. Έχει τη δυνατότητα να διαμορφώνει συμπεριφορές, να ενθαρρύνει τα άτομα της επιχείρησης να εντείνουν τις προσπάθειές τους για την επίτευξη σημαντικών επιχειρησιακών σκοπών και στόχων. Υπό την έννοια αυτή μπορεί να αποτελέσει σημαντικό συγκριτικό πλεονέκτημα της επιχείρησης, εάν βεβαίως υποστηρίζει την επιχειρησιακή στρατηγική και εάν συνδέεται κατάλληλα με τις προκλήσεις και ευκαιρίες του εξωτερικού επιχειρησιακού περιβάλλοντος. Συνεπώς, η διοίκηση της κουλτούρας αναδεικνύεται σε ένα σημαντικό αλλά συγχρόνως επίπονο έργο για την ηγεσία τη επιχείρησης.
ΠΑΡΑΤΗΡΟΥΜΕΝΗ -Σύμβολα -ιεροτελεστίες -Ιστορίες -Ήρωες ΟΥΣΙΑΣΤΙΚΗ -Αξίες - Πεποιθήσεις
Για τη σωστή διοίκηση της κουλτούρας από τους managers απαιτείται ν ακολουθηθούν ορισμένα βήματα: Προσδιορισμός των στρατηγικών στόχων της επιχείρησης μετά απ αυτό πρέπει να καθορισθούν οι βραχυχρόνιοι στόχοι και οι κρίσιμες ενέργειες που απαιτούνται για την επίτευξη των στρατηγικών στόχων. Ανάλυση των υπαρχουσών αξιών και των υπαρχόντων κανόνων συμπεριφοράς που χαρακτηρίζουν τον οργανισμό. Στη συνέχεια θα πρέπει να εντοπισθούν τα αναμενόμενα πρότυπα συμπεριφοράς - νόρμες - τα οποία εμποδίζουν την εκτέλεση των κρίσιμων ενεργειών οι νόρμες οι οποίες θα βοηθούσαν, αλλά δεν υφίστανται τέλος, να διερευνηθεί αν υπάρχουν συγκρούσεις ανάμεσα στο τι χρειάζεται και στο τι, επί του παρόντος, ανταμείβεται. Κατόπιν απαιτείται να σχεδιασθούν προγράμματα για το σχηματισμό ή την ανάπτυξη των επιθυμητών προτύπων συμπεριφοράς. Ένα λάθος όμως το οποίο διαπράττεται συχνά στις προσπάθειες του ανώτατου μάνατζμεντ μιας επιχείρησης για μετασχηματισμό της κουλτούρας της είναι ότι αγνοούνται οι αντιδράσεις των εργαζομένων στην επιχείρηση ή γίνεται η υπόθεση ότι θα δεχθούν θετικά την αλλαγή της κουλτούρας της επιχείρησης. Οι αντιδράσεις όμως των εργαζομένων (θετικές ή αρνητικές) φαίνεται ότι μπορεί να αποτελέσουν καθοριστικό παράγοντα επιτυχίας ή αποτυχίας μιας τέτοιας προσπάθειας.
ΛΟΓΟΙ ΓΙΑ ΑΛΛΑΓΗ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΕΣ ΕΞΕΛΙΞΕΙΣ ΠΟΛΙΤΙΚΑ, ΚΟΙΝΩΝΙΚΑ, ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΑ ΓΕΓΟΝΟΤΑ ΚΑΙ ΕΞΕΛΙΞΕΙΣ Η ΔΙΕΘΝΟΠΟΙΗΣΗ ΤΩΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ ΤΟ ΜΕΓΕΘΟΣ ΚΑΙ Η ΣΥΝΘΕΤΟΤΗΤΑ ΤΩΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ ΤΟ ΜΟΡΦΩΤΙΚΟ ΕΠΙΠΕΔΟ ΤΩΝ ΕΡΓΑΖΟΜΕΝΩΝ ΟΙ ΔΙΑΦΟΡΕΤΙΚΕΣ ΑΤΟΜΙΚΕΣ ΠΡΟΣΔΟΚΙΕΣ ΚΑΙ ΑΝΑΓΚΕΣ ΤΩΝ ΕΡΓΑΖΟΜΕΝΩΝ
Ο MANAGER ΕΊΝΑΙ ΣΠΟΥΔΑΙΟΤΑΤΟΣ ΦΟΡΕΑΣ, ΠΑΡΑΓΟΝΤΑΣ ΑΛΛΑΓΗΣ
Λόγοι αντίστασης των ανθρώπων στις αλλαγές Υπάρχει ο φόβος του αγνώστου Αποφυγή αλλαγής συνηθειών Έλλειψη αυτοπεποίθησης Φόβος απώλειας του ελέγχου Κακό timing για τη δρομολόγηση των αλλαγών Υπερβολική εργασία Φόβος του λάθους Δεν φαίνεται κάποιος ιδιαίτερος λόγος για αλλαγές Αλαζονεία
Για τη σύγχρονη επιχείρηση αποτελούν μέγιστα καθήκοντα του manager ή μιας διοικητικής ομάδας η εισαγωγή μιας κουλτούρας (νοοτροπίας) συνεχούς βελτίωσης και η χάραξη στρατηγικών βημάτων προς την κατεύθυνση της αλλαγής. Για να γίνει αυτό απαιτούνται, μεταξύ ίσως και άλλων, οι εξής προϋποθέσεις. 1. Ικανή ηγεσία και δέσμευση γι αυτό από την πλευρά της ανώτατης διοίκησης της επιχείρησης. 2. Μια διαφορετική οπτική για τον επιχειρησιακό σχεδιασμό (business planning), η οποία θα είναι προς την κατεύθυνση αντικατάστασης του μετρήσιμου σχεδιασμού, με μια στρατηγική διαδικασία αλλαγών. 3. Αποτελεσματικά και ξεκάθαρα κανάλια επικοινωνίας. 4. Ξεκάθαρες και ευκρινείς οδηγίες για τις συγκεκριμένες ενέργειες που θα πρέπει να κάνουν οι κατώτεροι managers.
Η σχεδιασμένη αλλαγή μπορεί να γίνει σε τρία στάδια τα οποία έχουν περιγραφεί από τον Kurt Lewin, έναν φημισμένο ψυχολόγο, ως ακολούθως: 1. Ξεπάγωμα (unfreezing) 2. Αλλαγή 3. Ξαναπάγωμα (refreezing)
Με το ξεπάγωμα επιδιώκεται να γίνει η ανάγκη για αλλαγή τόσο μεγάλη έτσι ώστε το άτομο, η ομάδα ή η επιχείρηση να μπορούν να τη διακρίνουν εύκολα και να την αποδεχθούν. Είναι το στάδιο της προετοιμασίας για την αλλαγή της κατάστασης. Προς τούτο απαιτείται από το manager να δημιουργήσει καλές σχέσεις με τα εμπλεκόμενα άτομα και να τους βοηθήσει να προσδιορίσουν την ανάγκη για αλλαγή. Το στάδιο της αλλαγής περιλαμβάνει τον προσδιορισμό και την υιοθέτηση νέων στάσεων, απόψεων, αξιών και συμπεριφορών. Εδώ καθοριστικός είναι ο ρόλος του φορέα/παράγοντα της αλλαγής (change agent), δηλαδή του manager (ή των managers), ο οποίος έχει αναλάβει το σχετικό έργο. Το τελικό στάδιο, το ξαναπάγωμα, αναφέρεται στο κλείδωμα των νέων μορφών συμπεριφοράς με την υποστήριξη και ενίσχυση των σχετικών μηχανισμών, έτσι ώστε οι νέες αυτές μορφές συμπεριφοράς να αποτελέσουν τις καινούργιες νόρμες μέσα στην επιχείρηση. Εδώ ο manager πρέπει να σταθεροποιήσει τις αλλαγές και να δημιουργήσει τις συνθήκες για τη μακροχρόνια συνέχισή της.
Ένα ερώτημα που ανακύπτει είναι τι υπόκειται σε αλλαγή εντός του οργανισμού. Τα πράγματα που μπορούν ν αλλάξουν είναι οι άνθρωποι, η δομή και η χρησιμοποιούμενη τεχνολογία. Η οργανωσιακή ανάπτυξη (organizational development) είναι ο βασικός τρόπος αλλαγής των ατόμων και των διαπροσωπικών εργασιακών σχέσεων. Γι αυτήν θα κάνουμε ειδική μνεία αμέσως παρακάτω. Η αλλαγή της οργανωσιακής δομής σχετίζεται με τα περισσότερα θέματα που αναπτύχθηκαν στο παρόν κεφάλαιο περί Οργάνωσης, δηλαδή την τμηματοποίηση, την αποκέντρωση/συγκεντρωτισμό, την έκταση του ελέγχου κ.λπ. και αφορά αλλαγές σ αυτά. Η αλλαγή στην τεχνολογία αναφέρεται σε θέματα όπως η εισαγωγή νέων μηχανών, εργαλείων και παραγωγικών μεθόδων. Η αυτοματοποίηση είναι εξάλλου καταλυτική τεχνολογική αλλαγή που έχει συμβεί στις επιχειρήσεις αλλά η σημαντικότερη και καταλυτικότερη αλλαγή των τελευταίων χρόνων είναι η ραγδαία εξάπλωση και εφαρμογή των ηλεκτρονικών υπολογιστών.
Η οργανωσιακή ανάπτυξη (organizational development=o.d.), αν και ενίοτε αναφέρεται σε όλους τους τύπους αλλαγής, ουσιαστικά εστιάζεται σε τεχνικές και προγράμματα με τα οποία επιδιώκεται η αλλαγή των ανθρώπων και της φύσης και της ποιότητας των διαπροσωπικών εργασιακών σχέσεων
Εκπαίδευση ευαισθησίας Ανάλυση συναλλαγών Αναπληροφόρηση με δημοσκόπηση Συμβουλευτική διαδικασιών Κτίσιμο ομαδικού πνεύματος Ανασχεδιασμός διαδικασιών
Καινοτομία είναι η διαδικασία εφαρμογής μια νέας ιδέας για τη βελτίωση των οργανωσιακών διαδικασιών, των προϊόντων/υπηρεσιών 75 ή ακόμα και της δημιουργίας νέων επιχειρησιακών μοντέλων. Η καινοτομία διαδικασίας (process innovation) έχει ως αποτέλεσμα τη δημιουργία ενός βελτιωμένου τρόπου να γίνεται κάτι. Η καινοτομία προϊόντος (product innovation) καταλήγει στη δημιουργία νέου ή βελτιωμένου προϊόντος. Η καινοτομία νέου επιχειρησιακού μοντέλου (business model innovation) βρίσκει νέους τρόπους για την επιχείρηση να κερδίσει χρήματα.