Ενότητα 2.2: Ανάλυση Θέσεων Εργασίας & Προγραμματισμός Ανθρώπινου Δυναμικού

Ενότητα 2.2: Ανάλυση Θέσεων Εργασίας & Προγραμματισμός Ανθρώπινου Δυναμικού

Διαίρεση Εργασίας-Εξειδίκευση Συνολικό Έργο Επιχείρησης Συνολικό Έργο ανά θέσεις Εργασίας Θέση 1 Θέση 2 Θέση 3 Θέση 4 Θέση 5

Σχεδιασμός Θέσεων Εργασίας (Job Design) Διαδικασία με την οποία ορίζονται και δημιουργούνται τα χαρακτηριστικά των θέσεων εργασίας Προσεγγίσεις στο σχεδιασμό θέσεων εργασίας: Επιστημονικό Management (μηχανιστική) Ανθρώπινοι Παράγοντες (εργονομική) Υποκίνηση (ψυχολογική) Ευέλικτες συνθήκες εργασίας (Alternative Work Arrangements)

Ανάλυση Θέσης Εργασίας Διαδικασία συγκέντρωσης και καταγραφής των σημαντικών δραστηριοτήτων που εκτελεί ένας εργαζόμενος, των απαιτήσεων, των τεχνικών και περιβαλλοντικών δεδομένων της θέσης, καθώς και του συνόλου των προσόντων, των γνώσεων και των ικανοτήτων που πρέπει να συνδυάζει ο εργαζόμενος για τη διεξαγωγή της εργασίας του.

Επιμέρους Τμήματα Ανάλυσης Θέσης Εργασίας Περιγραφή Θέσης Εργασίας Ανάλυση Ρόλου Προδιαγραφές Θέσης Προδιαγραφές Μάθησης ή Εκπαίδευσης Ανάλυση Απόδοσης

Στάδια Ανάλυσης Θέσης Εργασίας 1. 2. 3. 4. Προσδιορισμός Αντικειμενικού Σκοπού της Ανάλυσης Επιλογή μεθόδου Ανάλυσης Συλλογή και επεξεργασία στοιχείων για την εργασία Αξιολόγηση της Μεθόδου Ανάλυσης

Χρήσεις της Ανάλυσης Θέσης Δραστηριότητες ΔΑΠ Προσέλκυση & Επιλογή Εργαζομένων Ανάπτυξη & Αξιολόγηση Εργαζομένων Αμοιβές Οργάνωση Λειτουργίας της Επιχείρησης Χ Ρ Η Σ Η Α Ν Α Λ Υ Σ Η Σ Θ Ε Σ Η Σ Προγρ/σμός ΔΑΔ Εντοπισμός Εσωτερικών Αγορών Εργασίας Προσέλκυση Επιλογή Τοποθέτηση Ρεαλιστική Περιγραφή Εργασίας (Realistic Job Previews) Εκπαίδευση και ανάπτυξη ικανοτήτων Προγραμματισ μός καριέρας του εργαζομένου Αξιολόγηση απόδοσης Καθορισμός αμοιβής ανά θέση Ίση αμοιβή για εργασία ίσης αξίας Αμοιβή ανάλογη με την αξία και τη βαρύτητα της θέσης Σχεδιασμός/ Ανασχεδιασμός για βελτίωση ποιότητας και υποκίνησης Καθορισμός επιπέδων και ορίων εξουσίας και ευθύνης Καθορισμός των αναγκαίων σχέσεων μέσα στις ομάδες εργασίας

Στοιχεία Ανάλυσης Θέσης Τίτλος Θέσης Είδος Εργασίας/ Λειτουργίες Αρμοδιότητες/Ευθύνες Μισθός/Λοιπές Αμοιβές Συνθήκες Εργασίας Βοηθητικά Μέσα Εργασίας Επίπεδα Απόδοσης Σχέσεις με άλλες Θέσεις Εκπαίδευση Γνώσεις Εμπειρία Ικανότητες Χαρακτηριστικά Προσωπικότητας Προσωπικά Ενδιαφέροντα Ηλικία

Είδη πληροφοριών προς συγκέντρωση Ποσοτικές Ποιοτικές o Ασχολίες o Ικανότητες/Δεξιότητες o Προϊόν Εργασίας o Σημασία εργασίας o Ελευθερία του εργαζομένου να καθορίσει τον τρόπο διεξαγωγής εργασίας

Πηγές πληροφόρησης σχετικά με Θέση Εργασίας Παλαιότερη Ανάλυση Έγγραφα επιχείρησης (π.χ. οργάνωση, διαδικασίες, εγχειρίδια εκπαίδευσης) Στελέχη Εργαζόμενος στη Θέση

Συγκέντρωση Πληροφοριών Παρατήρηση Συνεντεύξεις Ερωτηματολόγια Ημερολόγια

Τρόπος Ανάλυσης της Θέσης Εργασίας Αφηγηματική Περιγραφή Θέσης Μηχανικές Προσεγγίσεις Τεχνική Κρίσιμων Περιστατικών Λειτουργική Ανάλυση Θέσης

Τεχνικές Ανάλυσης Θέσης Ανάλυση Μεθόδων (Methods analysis) Λειτουργική Ανάλυση Θέσης (Functional job analysis) Δομημένα Ερωτηματολόγια Ανάλυσης Θέσης (Standardized job analysis questionnaires) Κατάλογοι Καθηκόντων & Συμπεριφορών Εργασίας (Customized task and work behavior inventories) Ανάλυση Απαραίτητων Ικανοτήτων

Τεχνικές Ανάλυσης Θέσης Ανάλυση Μεθόδων (Methods analysis) Αναλύοντας τα ελάχιστα προσδιορίσιμα στοιχεία μιας θέσης

Τεχνικές Ανάλυσης Θέσης Λειτουργική Ανάλυση Θέσης (Functional Job Analysis) Χρησιμοποιεί ένα σύνθετο σύστημα βαθμολόγησης για να περιγράψει τις ενέργειες στις θέσεις εργασίας. Παράδειγμα βαθμολόγησης : Εργασία με ανθρώπους 0 = Mentoring 5 = Persuading 1 = Negotiating 6 = Speaking 2 = Instructing 7 = Serving 3 = Supervising 8 = Helping 4 = Diverting

Τεχνικές Ανάλυσης Θέσης Δομημένα Ερωτηματολόγια Ανάλυσης Θέσης Position Analysis Questionnaire (PAQ) Πληροφορίες Πνευματικές Διεργασίες Προϊόν Εργασίας Σχέσεις με άλλους ανθρώπους Πλαίσιο Εργασίας Άλλα χαρακτηριστικά της θέσης

Τεχνικές Ανάλυσης Θέσης Κατάλογοι καθηκόντων & συμπεριφορών εργασίας (Customized task & work behavior inventories) Παρατήρηση & Συνεντεύξεις Τεχνική Κρίσιμων Περιστατικών

Συνήθη Προβλήματα και Λάθη στην Ανάλυση Θέσης Απόκλιση από την πραγματική θέση Χρήση πολύ εξειδικευμένης γλώσσας Παράλειψη σημαντικών πληροφοριών Απαιτήσεις για υπερβολικά προσόντα Ξεπερασμένα στοιχεία Χρήση της Ανάλυσης για σκοπούς άλλους από αυτούς για τους οποίους έχει καταρτιστεί

Οικογένειες Θέσεων Broadbanding: Ομαδοποίηση θέσεων, με σκοπό τη διαχείριση της ανάπτυξης καριέρας και των αμοιβών Επίπεδο αμοιβών 1 Επίπεδο αμοιβών 2 Επίπεδο αμοιβών 3 Κλίμακα Αμοιβών 1 Επίπεδο αμοιβών 4

Προγραμματισμός Ανθρώπινου Δυναμικού Διαδικασία με την οποία η επιχείρηση εξασφαλίζει το σωστό αριθμό και το σωστό είδος ανθρώπων, στις σωστές θέσεις και στο σωστό χρόνο, με το μικρότερο δυνατό κόστος.

ΜΕΛΕΤΗ ΕΞΩΤΕΡΙΚΗΣ ΑΓΟΡΑΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΑ ΣΧΕΔΙΑ ΜΕΛΕΤΗ ΕΣΩΤΕΡΙΚΗΣ ΑΓΟΡΑΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΠΡΟΒΛΕΨΗ ΜΕΤΑΒΟΛΩΝ ΣΕ ΑΝΘΡΩΠΙΝΟ ΔΥΝΑΜΙΚΟ ΠΡΟΣΔΙΟΡΙΣΜΟΣ ΑΝΑΓΚΩΝ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΜΕΣΩΝ ΣΧΕΔΙΑ ΠΡΟΣΛΗΨΕΩΝ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ ΣΧΕΔΙΑ ΑΜΟΙΒΩΝ ΣΧΕΔΙΑ ΑΝΑΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΘΕΣΕΩΝ ΣΧΈΔΙΑ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ ΕΡΓΑΖΟΜΕΝΩΝ ΣΧΕΔΙΑ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗΣ ΕΡΓΑΖΟΜΕΝΩΝ ΣΧΕΔΙΑ ΕΝΙΣΧΥΣΗΣ ΤΗΣ ΑΠΟΔΟΣΗΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ ΣΧΕΔΙΑ ΕΥΕΛΙΚΤΩΝ ΜΟΡΦΩΝ ΑΠΑΣΧΟΛΗΣΗΣ ΣΧΕΔΙΑ ΕΡΓΑΣΙΑΚΩΝ ΣΧΕΣΕΩΝ ΣΧΕΔΙΑ ΜΕΙΩΣΗΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΣΧΕΔΙΑ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ

Μελέτη Εξωτερικής Αγοράς Εργασίας Αντικειμενικές Μέθοδοι: Στατιστικά στοιχεία πληθυσμού Στοιχεία από Ενώσεις- Επιμελητήρια Επιχειρηματική δραστηριότητα περιοχήςανεργία Εκπαιδευτικό σύστημα-προσφερόμενες ειδικεύσεις Μετανάστευση Νομοθετικό πλαίσιο απασχόλησης Υποκειμενικές Μέθοδοι: Γνώμες ειδικών «Μέθοδος των Δελφών» Απόψεις Στελεχών/ εργαζομένων

Μελέτη Εσωτερικής Αγοράς Πρόβλεψη Ζήτησης Εργασίας Εκτιμήσεις από αρμόδια στελέχη Εκτιμήσεις από Τμήμα Προσωπικού Πρόβλεψη Προσφοράς Ανάλυση υπάρχοντος ανθρώπινου δυναμικού Ανάλυση επιπτώσεων από εσωτερικές μεταθέσεις και προαγωγές Προβλέψεις των επιπτώσεων που μπορούν να έχουν αλλαγές στις συνθήκες εργασίας

Πρόβλεψη Αναγκών Ποιοτικές ή Ποσοτικές Έλλειψη Προσωπικού Αλλαγή απασχόλησης υπαλλήλων Εσωτερική μετακίνηση Αλλαγή επιχειρησιακών στόχων Υπερεπάρκεια Προσωπικού Απασχόληση Υπεραρίθμων Πρόγραμμα μείωσης προσωπικού Πρόγραμμα επανατοποθετήσεων Επαναπροσδιορισμός επιχειρησιακών στόχων

Τεχνικές Προβλέψεων Δείκτης Αποχώρησης Δείκτης Σταθερότητας Ανάλυση Διάρκειας Απασχόλησης Δείκτης επιβίωσης ή συγκράτησης Δείκτης Απουσιών Συσχετισμός απαιτούμενων υπαλλήλων με: Ύψος πωλήσεων Ύψος παραγωγής Αριθμό παραγγελιών Κύκλο εργασιών Ηλικιακή Δομή Σχέδια Διαδοχής Εμπλουτισμένο Οργανόγραμμα

Παράδειγμα Υπολογισμού Αριθμού Απαιτούμενων Υπαλλήλων για Κάλυψη Χορήγησης Πιστοποιητικών Τύπου Χ Αναμενόμενες Αιτήσεις 20000/έτος Απαιτούμενος Χρόνος/ Αίτηση Παραγωγικός χρόνος ανά υπάλληλο, κατ έτος, με πρόβλεψη αδειών, ασθενειών, απουσιών Αριθμός απαιτούμενων υπαλλήλων 2 ώρες 2000 ώρες/ υπάλληλο 40000:2000= 20

Παράδειγμα Υπολογισμού Δείκτη Απουσιών Αριθμός Απολεσθέντων ανθρωποωρών (Μέσος αριθμός υπαλλήλων/έτος x ώρες εργασίας/έτος) x 100 Αν υποθέσουμε ότι η υπηρεσία απασχολεί 100 υπαλλήλους x 1.500 ώρες εργασίας/κατ έτος και έχει χάσει 6.000 ώρες σε αδικαιολόγητες απουσίες το ποσοστό διαμορφώνεται ως εξής: 6000 (100 x 1500) x 100 = 4 %

Παράδειγμα Μετακινήσεων/ Αποχωρήσεων Προσωπικού 1. Ας υποθέσουμε ότι έχουμε 100 υπαλλήλους και ότι 85% των υπαλλήλων θα παραμείνουν στη θέση τους, 10% θα προαχθούν και 5% θα εγκαταλείψουν τον οργανισμό, και 2. Ας υποθέσουμε ότι έχουμε 20 στελέχη και ότι 80% των στελεχών θα παραμείνουν στη θέση τους, 10% θα γίνουν διευθυντές, 5% θα εγκαταλείψουν τον οργανισμό και 15% θα συνταξιοδοτηθούν. Σύνολο Παραιτήσεις Προαγωγές Συνταξιοδότηση Παραμένουν Α Β Γ Δ Ε Α-(Β+Γ+Δ) Κενές Θέσεις Υπάλληλοι 100 10 5-85 15 Στελέχη 20 2 1 3 15 5 Α-Ε

Δείκτης Αποχώρησης Αριθμός Αποχωρησάντων σε 1 έτος Μέσος αριθμός υπαλλήλων κατά την ίδια περίοδο x 100 Δείκτης Συγκράτησης Αριθμός Εργαζομένων με 1 χρόνο προϋπ/σίας ή περισσότερο Μέσος αριθμός υπαλλήλων κατά την ίδια περίοδο x 100

Καμπύλη Συγκράτησης

Ανάλυση Διάρκειας Απασχόλησης Απασχόληση (σε μήνες) <3 3-6 6-12 12-24 36-60 >60 Σύνολο Αποχωρούντων Μ.Ο. εργαζομένων Δείκτης αποχώρησης Ειδικευμένοι 5 4 3 3 2 3 20 200 10% Ημιειδικευμένοι 15 12 10 6 3 4 50 250 20% Ανειδίκευτοι 20 10 5 3 1 1 40 100 40% Σύνολα 40 26 18 12 6 8 110 550 20%

Παράδειγμα Δομής Ηλικιών 2003 2008 2013 Ηλικία 21-25 15 26-30 5 15 31-35 10 5 15 36-40 40 10 5 41-45 50 40 10 45-50 70 50 40 51-55 60 70 50 55-60 50 60 70 61-65 60 50 60

Διάγραμμα Δομής Ηλικιών Αριθμός Εργαζομένων 80 70 60 50 40 30 20 10 0 15 5 10 40 50 20-24 25-29 30-34 35-39 40-44 45-49 50-54 55-59 60+ Ομάδες ηλικιών 70 60 50 60

Σχέδιο Διαδοχής Τίτλος Θέσης & Όνομα Φορέα Θέσης Άμεσος Διάδοχος Ηλικία Προϋπ/σια στην επιχείρηση (θέσεις και χρόνος προϋπ/σιας) Παρούσα Θέση Πιθανή ημερομηνία & αιτία αποχώρησης Αξιολόγηση Ετοιμότητα Απαιτούμενη Εκπαίδευση

Εμπλουτισμένο Οργανόγραμμα

Σχεδιασμός Προγράμματος Σχέδια Προσλήψεων Σχέδια Αναδιοργάνωσης Θέσεων Εργασίας Σχέδια Ανάπτυξης Εργαζομένων Σχέδια Εκπαίδευσης Εργαζομένων Σχέδια Ενίσχυσης της Απόδοσης Σχέδια Αμοιβών Σχέδια Ευέλικτων Μορφών Απασχόλησης Σχέδια Εργασιακών Σχέσεων Σχέδια Μείωσης Προσωπικού Σχέδια Επικοινωνίας