ΕΛΕΓΧΟΣ ΕΓΓΡΑΦΩΝ. Κωδικός: Δ.ΓΕ.110 Αρ. Έκδ.: 2 Ημ/νία Έκδ.: Σελ. 1 από 9

Κωδικός: Δ.ΓΕ.110 Αρ. Έκδ.: 2 Ημ/νία Έκδ.: 25-01-10 Σελ. 1 από 9 1. Εισαγωγή Η παρούσα Διαδικασία περιγράφει τον τρόπο σύνταξης, έγκρισης, τροποποίησης και διανομής των εγγράφων που σχετίζονται με το Σύστημα Διαχείρισης της Ποιότητας που εφαρμόζουν η Διεύθυνση Διοικητικού, η ΓΕΛ και το Τμήμα Τεχνικής Υποστήριξης του Ε.Κ.Ε.Φ.Ε. «Δημόκριτος». 2. Αρμόδιοι 2.1 Πρόεδρος Δ.Σ. & Διευθυντής ΕΚΕΦΕ «Δ» 2.2 Υπεύθυνος Ποιότητας 2.3 Διευθυντής/ Προϊστάμενος Διεύθυνσης / Υπηρεσίας / Τμήματος 2.4 Υπεύθυνος Ποιότητας Διεύθυνσης / Υπηρεσίας / Τμήματος 3. Περιγραφή 3.1. Κατηγορίες Εγγράφων Τα έγγραφα του Συστήματος Ποιότητας διακρίνονται στις εξής κατηγορίες: Εγχειρίδιο Ποιότητας Διαδικασίες Ποιότητας (Γενικές και ανά Διεύθυνση / Υπηρεσία / Τμήμα) Οδηγίες Εργασίας Περιγραφές Θέσεων Εργασίας Έντυπα Καταγραφής Εξωτερικά Έγγραφα (πρότυπα, κανονισμοί, οδηγοί εφαρμογής, έγγραφα προερχόμενα από άλλες υπηρεσίες, κλπ) Όλα τα έγγραφα που σχετίζονται με το Σύστημα Ποιότητας είναι ελεγμένα για την ορθότητά τους και εγκεκριμένα από το αρμόδιο προσωπικό με κατάλληλο σύστημα ελέγχου εγγράφων. Σύνταξη: Υ. Π. Μαρίνα Φονταρά Έγκριση: Δ/ντης & Πρόεδρος ΔΣ Δ. Νιάρχος

Κωδικός: Δ.ΓΕ.110 Αρ. Έκδ.: 2 Ημ/νία Έκδ.: 25-01-10 Σελ. 2 από 9 3.2. Τυποποίηση Εγγράφων Το Εγχειρίδιο Ποιότητας, οι Διαδικασίες Ποιότητας και οι Οδηγίες Εργασίας συντάσσονται στο «Τυποποιημένο Έντυπο του Συστήματος», Ε.ΓΕ.110-1, το οποίο περιέχει τα ακόλουθα στοιχεία: τον τίτλο και τον κωδικό αριθμό του εγγράφου τον αριθμό έκδοσης του εγγράφου την ημερομηνία έκδοσης του εγγράφου τον αριθμό της σελίδας και τον συνολικό αριθμό σελίδων του εγγράφου τον υπεύθυνο για την σύνταξη του εγγράφου τον υπεύθυνο για την έγκριση του εγγράφου Τα Έντυπα (φόρμες) καταγραφής που χρησιμοποιούνται για την εφαρμογή του κάθε εγγράφου δεν περιέχονται στην σελιδοποίηση του εγγράφου και επισυνάπτονται σ αυτό. 3.3. Αρμόδιοι σύνταξης, ελέγχου και έγκρισης των εγγράφων Για τη σύνταξη του Εγχειριδίου Ποιότητας και των Γενικών Διαδικασιών του Συστήματος Ποιότητας αρμόδιος είναι ο Υπεύθυνος Ποιότητας, ενώ για την έγκρισή αυτών αρμόδιος είναι ο Πρόεδρος Δ.Σ. & Διευθυντής του ΕΚΕΦΕ «Δημόκριτος». Για την σύνταξη των Διαδικασιών και των Οδηγιών Εργασίας της κάθε Διεύθυνσης / Υπηρεσίας / Τμήματος του Κέντρου αρμόδιος είναι ο Υπεύθυνος Ποιότητας της αντίστοιχης Διεύθυνσης / Υπηρεσίας / Τμήματος. Για τον έλεγχο αυτών αρμόδιος είναι ο Υπεύθυνος Ποιότητας και για την έγκρισή τους ο Διευθυντής/ Προϊστάμενος της Διεύθυνσης / Υπηρεσίας / Τμήματος. Οι αρμόδιοι για την σύνταξη, έλεγχο και έγκριση των υπόλοιπων ελεγχόμενων εγγράφων του Συστήματος Ποιότητας αναφέρονται στις αντίστοιχες Διαδικασίες του Συστήματος. Η τροποποίηση των εγγράφων του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας γίνεται από το προσωπικό που είχε προβεί στην αρχική σύνταξη, έλεγχο και έγκριση αυτών. 3.4. Κωδικοποίηση Εγγράφων Τα Έγγραφα του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας κωδικοποιούνται ως εξής:

Κωδικός: Δ.ΓΕ.110 Αρ. Έκδ.: 2 Ημ/νία Έκδ.: 25-01-10 Σελ. 3 από 9 Το Εγχειρίδιο Ποιότητας κωδικοποιείται ως: ΕΠ όπου ΕΠ: Εγχειρίδιο Ποιότητας Οι Διαδικασίες του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας κωδικοποιούνται ως: Δ.ΓΕ.999 Δ.ΔΔ.999 Δ.ΓΕΛ.999 Δ.ΤΤΥ.999 όπου Δ.ΓΕ: Γενική Διαδικασία Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας Δ.ΔΔ: Διαδικασία Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας Διεύθυνσης Διοικητικού Δ.ΓΕΛ: Διαδικασία Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας Γραμματείας Ειδικού Λογαριασμού Δ.ΤΤΥ: Διαδικασία Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας Τμήματος Τεχνικής Υποστήριξης 999: ο τριψήφιος αύξων αριθμός της Διαδικασίας Οι Οδηγίες Εργασίας του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας κωδικοποιούνται ως: Ο.ΓΕ.999.zz Ο.ΔΔ.999.zz Ο.ΓΕΛ.999.zz Ο.ΤΤΥ.999.zz όπου Ο: Οδηγία 999: ο τριψήφιος αύξων αριθμός της Διαδικασίας από την οποία προέρχεται (Γενικής, Διεύθυνσης Διοικητικού, ΓΕΛ, Τμήματος Τεχνικής Υποστήριξης) zz: ο διψήφιος αύξων αριθμός της Οδηγίας

Κωδικός: Δ.ΓΕ.110 Αρ. Έκδ.: 2 Ημ/νία Έκδ.: 25-01-10 Σελ. 4 από 9 Τα Έντυπα καταγραφής που προέρχονται από τις Διαδικασίες του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας κωδικοποιείται ως: Ε.ΓΕ.999-x/y Ε.ΔΔ.999-x/y Ε.ΓΕΛ.999-x/y Ε.ΤΤΥ.999-x/y Όπου Ε: Έντυπο καταγραφής 999: ο τριψήφιος αύξων αριθμός της Διαδικασίας από την οποία προέρχεται το Έντυπο (Γενικής, Διεύθυνσης Διοικητικού, ΓΕΛ, Τμήματος Τεχνικής Υποστήριξης) χ: ο αύξων αριθμός του Εντύπου της συγκεκριμένης Διαδικασίας y: ο αριθμός έκδοσης του Εντύπου Σημείωση: Ο αριθμός έκδοσης του Εντύπου εμφανίζεται μόνο πάνω στο ίδιο το Έντυπο. Τα Έντυπα καταγραφής που προέρχονται από Οδηγίες Εργασίας κωδικοποιούνται ως: Ε.ΓΕ.999.zz- x/y Ε.ΔΔ.999.zz- x/y Ε.ΓΕΛ.999.zz- x/y Ε.ΤΤΥ.999.zz- x/y όπου Ε: Έντυπο καταγραφής 999: ο τριψήφιος αύξων αριθμός της Διαδικασίας από την οποία προέρχεται η Οδηγία Εργασίας (Γενικής, Διεύθυνσης Διοικητικού, ΓΕΛ, Τμήματος Τεχνικής Υποστήριξης) zz: ο διψήφιος αύξων αριθμός της Οδηγίας Εργασίας χ: ο αύξων αριθμός του Εντύπου της συγκεκριμένης Οδηγίας Εργασίας y: ο αριθμός έκδοσης του Εντύπου Σημείωση: Ο αριθμός έκδοσης του Εντύπου εμφανίζεται μόνο πάνω στο ίδιο το Έντυπο.

Κωδικός: Δ.ΓΕ.110 Αρ. Έκδ.: 2 Ημ/νία Έκδ.: 25-01-10 Σελ. 5 από 9 Οι περιγραφές Θέσεων Εργασίας κωδικοποιούνται ως: ΠΘΕ.ΓΕ.99 ΠΘΕ.ΔΔ.99 ΠΘΕ.ΓΕΛ.99 ΠΘΕ.ΤΤΥ.99 Όπου ΠΘΕ: Περιγραφή Θέσης Εργασίας 99: ο διψήφιος αύξων αριθμός της Περιγραφής Θέσης Εργασίας (Γενικής, Διεύθυνσης Διοικητικού, ΓΕΛ, Τμήματος Τεχνικής Υποστήριξης) 3.5. Μορφή Εγγράφων Το Εγχειρίδιο του Συστήματος Διαχείρισης της Ποιότητας συντάσσεται ακολουθώντας την παραγραφοποίηση του Προτύπου ΕΛΟΤ ΕΝ ISO 9001:2008. Οι Διαδικασίες Ποιότητας (Γενικές και ανά Διεύθυνση / Υπηρεσία / Τμήμα) συντάσσονται σε τυποποιημένη μορφή η οποία αποτελείται από τις παρακάτω παραγράφους: 1. EIΣΑΓΩΓΗ Γίνεται συνοπτική περιγραφή και δίνεται ο σκοπός του εγγράφου. 2. ΑΡΜΟΔΙΟΙ Γίνεται αναφορά των θέσεων εργασίας οι οποίες είναι υπεύθυνες για την εφαρμογή της Διαδικασίας. 3. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ Γίνεται αναλυτική περιγραφή όλων των ενεργειών που αφορούν το περιεχόμενο του εγγράφου. 4. ΣΧΕΤΙΚΑ ΕΝΤΥΠΑ Γίνεται αναφορά όλων των Εντύπων τα οποία απαιτούνται για την εφαρμογή του εγγράφου. 5. ΑΡΧΕΙΑ

Κωδικός: Δ.ΓΕ.110 Αρ. Έκδ.: 2 Ημ/νία Έκδ.: 25-01-10 Σελ. 6 από 9 Γίνεται αναφορά στα Αρχεία τα οποία απαιτούνται προς τήρηση απ την εφαρμογή του εγγράφου (είδος Αρχείου, υπεύθυνος τήρησης Αρχείου, χρόνος τήρησης Αρχείου). 6. ΑΛΛΑΓΕΣ ΤΟΥ ΕΓΓΡΑΦΟΥ Γίνεται συνοπτική περιγραφή της φύσης της αλλαγής του εγγράφου κάθε φορά που προκύπτει τροποποίηση του εγγράφου. Οι Οδηγίες Εργασίας έχουν την μορφή των τυποποιημένων Διαδικασιών Ποιότητας ή αυτή που κρίνεται προσφορότερη ανάλογα με το αντικείμενο που πραγματεύονται (π.χ. έγγραφο, εικόνα, σχήμα κλπ). Τα έγγραφα του Συστήματος Ποιότητας μπορεί να είναι σε οποιαδήποτε μορφή αποθηκευτικού μέσου (π.χ. έντυπο ή ηλεκτρονικό μέσο). 3.6. Διαδικασία Έκδοσης, Τροποποίησης και Επανέκδοσης Εγγράφων Οποιοσδήποτε μέλος του προσωπικού των Διευθύνσεων/ Υπηρεσιών/ Τμημάτων του Κέντρου στα οποία εφαρμόζεται το Σύστημα Διαχείρισης της Ποιότητας μπορεί να προτείνει την τροποποίηση υφιστάμενων ή την έκδοση νέων εγγράφων. Το ζητούμενο κοινοποιείται στον υπεύθυνο σύνταξης του αντίστοιχου εγγράφου ο οποίος προβαίνει στις απαιτούμενες ενέργειες για την σύνταξη, έλεγχο και την έγκριση του εγγράφου. Τα έγγραφα υπογράφονται στην πρώτη σελίδα τους απ τους υπεύθυνους σύνταξης, ελέγχου και έγκρισης αυτών. Ως ημερομηνία ισχύος του εγγράφου θεωρείται η ημερομηνία υπογραφής του απ τον υπεύθυνο έγκρισης αυτού. Κατά την επανέκδοση των εγγράφων ο «Αριθμός Εκδοσης» αυξάνει κατά μία μονάδα. Τα τροποποιημένα έγγραφα επανεκδίδονται με όλες τις σελίδες τους κάθε φορά. Σε περίπτωση τροποποίησης του εγγράφου, και όπου αυτό είναι πρακτικό, σημειώνεται στο Τμήμα 6 «Αλλαγές του Εγγράφου» η φύση των αλλαγών του εγγράφου. 3.7. Σύστημα Ελέγχου Εγγράφων Όλα τα έγγραφα του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας βρίσκονται σε πρωτότυπη έντυπη μορφή μόνο στο Φάκελο Πρωτοτύπων Εγγράφων (Master File), τον οποίο τηρεί ο Υπεύθυνος Ποιότητας του Συστήματος. Ο Φάκελος Πρωτοτύπων Εγγράφων τηρείται και ηλεκτρονικά σε pdf μορφή σε κεντρικό υπολογιστή του Κέντρου, ενώ προστατεύεται κατάλληλα έτσι ώστε το προσωπικό του Κέντρου να έχει δυνατότητα μόνο για ανάγνωση των εγγράφων. Πρόσβαση για τροποποίηση εγγράφων έχει μόνο ο Υπεύθυνος Ποιότητας του Συστήματος.

Κωδικός: Δ.ΓΕ.110 Αρ. Έκδ.: 2 Ημ/νία Έκδ.: 25-01-10 Σελ. 7 από 9 Το προσωπικό του Κέντρου έχει τη δυνατότητα να εκτυπώσει έγγραφα του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας. Τα έγγραφα τα οποία έχουν επίσημη ισχύ είναι μόνο αυτά που βρίσκονται στο Φάκελο Πρωτοτύπων Εγγράφων (έντυπη, ηλεκτρονική μορφή). Το σύνολο των εγγράφων του Συστήματος καταγράφεται στον «Κατάλογο Εγγράφων Συστήματος Ποιότητας», Έντυπο Ε.ΓΕ.110-2, από τον Υπεύθυνο Ποιότητας του Συστήματος. Συγκεκριμένα στο Έντυπο Ε.ΓΕ.110-2 καταγράφονται τα έγγραφα του Συστήματος Ποιότητας, ο κωδικός αριθμός τους (Κ/Α), ο αριθμός έκδοσής τους και η ημερομηνία ισχύος τους. Σε περίπτωση έκδοσης ενός νέου ή τροποποίησης ενός υφιστάμενου εγγράφου, ο Υπεύθυνος Ποιότητας του Συστήματος ενημερώνει με e-mail τους Υπεύθυνους Ποιότητας των Διευθύνσεων/ Υπηρεσιών/ Τμημάτων (ΔΔ, ΓΕΛ, ΤΤΥ) και τις Γραμματείες των Ινστιτούτων του Κέντρου, οι οποίοι με τη σειρά τους ενημερώνουν το προσωπικό της αντίστοιχης Διεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τμήματος/ Ινστιτούτου. Παράλληλα, ο Υπεύθυνος Ποιότητας είναι υπεύθυνος για την ενημέρωση του έντυπου Φάκελου Πρωτοτύπων Εγγράφων του Συστήματος με την προσθήκη των νέων εκδόσεων των εγγράφων στο φάκελο και την αφαίρεση των παλαιών οι οποίες μεταφέρονται σε ξεχωριστό αρχείο (μη ισχύοντων εγγράφων). Επίσης, με ευθύνη του Γραφείου Μηχανοργάνωσης του Τμήματος Οργάνωσης και Παραγωγικότητας της Διεύθυνσης Διοικητικού του Κέντρου οι παλαιότερες εκδόσεις των εγγράφων του Συστήματος Ποιότητας που τηρούνται στο κεντρικό υπολογιστή του Κέντρου αποσύρονται από το ενεργό ηλεκτρονικό αρχείο και φυλάσσονται σε ξεχωριστό αρχείο. 3.8. Έλεγχος Εγγράφων Εξωτερικής Προέλευσης Στο πεδίο ελέγχου εγγράφων υπάγονται και έγγραφα εξωτερικής προέλευσης (π.χ. ΕΛΟΤ EN ISO 9001:2008, Κανονισμοί, κ.λ.π.). Τα Έγγραφα αυτά καταγράφονται από τον Υπεύθυνο Ποιότητας του Συστήματος στο έντυπο Ε.110-3 «Κατάλογος Εγγράφων Εξωτερικής Προέλευσης», σημειώνεται δε η ημερομηνία/χρονολογία της έκδοσης που είναι εν ισχύ. Τα Νομοθετικά / Κανονιστικά Έγγραφα που εντάσονται στα έγγραφα εξωτερικής προέλευσης διαχειρίζονται όπως προβλέπεται στη Διαδικασία Δ.ΓΕ.170. 3.9. Διανομή Εγγράφων εκτός Κέντρου Σε ορισμένες περιπτώσεις είναι δυνατό ελεγχόμενα έγγραφα του Συστήματος Ποιότητας να διανεμηθούν εκτός Κέντρου για πληροφοριακούς λόγους.

Κωδικός: Δ.ΓΕ.110 Αρ. Έκδ.: 2 Ημ/νία Έκδ.: 25-01-10 Σελ. 8 από 9 Στις περιπτώσεις αυτές η έγκριση για τη διανομή τους δίνεται από τον Διευθυντή/ Προϊστάμενο της αντίστοιχης Διεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τμήματος του Κέντρου και τον Υπεύθυνο Ποιότητας του Συστήματος. Τα παραπάνω έγγραφα δεν παρακολουθούνται με τον τρόπο της παραγράφου 3.7. και οι αποδέκτες τους δεν ενημερώνονται για μεταγενέστερες τροποποιήσεις. 3.10. Ανακοινώσεις Ποιότητας Οι ανακοινώσεις ποιότητας προορίζονται για: Επείγουσες αλλαγές σε υφιστάμενες Διαδικασίες / Οδηγίες κ.λ.π. Επείγουσα γνωστοποίηση νέων πληροφοριών Οδηγίες / πληροφορίες μοναδικής ή περιορισμένης χρήσης σχετικές με κάποιες εργασίες του Κέντρου Οι Ανακοινώσεις Ποιότητας συντάσσονται από τον Υπεύθυνο Ποιότητας του Συστήματος ή τους Υπεύθυνους Ποιότητας των Διευθύνσεων/ Υπηρεσιών/ Τμημάτων και διανέμονται σε όλους τους ενδιαφερόμενους αποδέκτες με ηλεκτρονικό τρόπο. 4. Σχετικά Έντυπα 4.1 Ε.ΓΕ.110-1, Τυποποιημένο Έντυπο Συστήματος Ποιότητας 4.2 Ε.ΓΕ.110-2, Κατάλογος Εγγράφων Συστήματος Ποιότητας 4.3 Ε.ΓΕ.110-3, Κατάλογος Εγγράφων Εξωτερικής Προέλευσης 5. Αρχεία Ο Υπεύθυνος Ποιότητας τηρεί στο Φάκελο Πρωτοτύπων Εγγράφων - Master File (έντυπο αρχείο) όλα τα πρωτότυπα ελεγχόμενα έγγραφα του Συστήματος Ποιότητας με τις πρωτότυπες υπογραφές. Τα έγγραφα του Συστήματος Ποιότητας τηρούνται και σε ηλεκτρονική μορφή. Οι παλαιότερες εκδόσεις των εγγράφων τηρούνται σε αρχείο μη ισχύοντων εγγράφων από τον Υπεύθυνο Ποιότητας και δεν καταστρέφονται.

Κωδικός: Δ.ΓΕ.110 Αρ. Έκδ.: 2 Ημ/νία Έκδ.: 25-01-10 Σελ. 9 από 9 Τα συμπληρωμένα έντυπα Ε.ΓΕ.110-2 και Ε.ΓΕ.110-3 τηρούνται σε διαρκώς ενημερωμένο αρχείο από τον Υπεύθυνο Ποιότητας. 6. Αλλαγές του Εγγράφου Έκδοση / Ημερομηνία Περιγραφή τροποποίησης 1/ 01-07-2009 Αρχική Έκδοση Τροποποίηση της παραγράφου 3.7 ώστε να περιγράφει 2/ 25-01-2010 με μεγαλύτερη σαφήνεια το σύστημα ελέγχου των εγγράφων του Συστήματος.