ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΟ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟ ΙΔΡΥΜΑ ΚΑΒΑΛΑΣ Σχολή Διοίκησης και Οικονομίας Τμήμα Λογιστικής Θέμα πτυχιακής εργασίας : ΑΥΤΟΜΑΤΟΠΟΙΗΜΕΝΗ ΜΟΡΦΗ ΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ ΚΟΙΝΟΧΡΗΣΤΩΝ ΜΕ ΤΗ ΧΡΗΣΗ ΤΟΥ EXCEL υποβληθείσα στον Εργαστηριακό Συνεργάτη Ηλιάδη Γεώργιο από την σπουδάστρια ΠΑΣΧΑΛΙΔΟΥ ΦΩΤΕΙΝΗ Καβάλα 2006
Περιεχόμενα σελίδα Εισαγωγή Ι. Γενικά.. 1 Κεφάλαιο 1 0 Ι. Ιστορική αναδρομή της δημιουργίας του Excel. 3 ΙΙ. Word και Συγχώνευση Αλληλογραφίας....... 6 Κεφάλαιο 2ο І. Ανάλυση Εξόδων Οικοδομής...... 8 1. Τα γενικά έξοδα...... 8 2. Τα έξοδα ανελκυστήρα...... 8 3. Τα έξοδα θέρμανσης...... 8 4. Τα έξοδα ιδιοκτητών... 9 ΙΙ. Κατανομή εξόδων. 10 1. Γενικά έξοδα... 10 2. Έξοδα ανελκυστήρα.. 10 3. Έξοδα θέρμανσης. 11 і ) Υπολογισμός θέρμανσης με χρονοχρέωση.. 11 ц) Υπολογισμός θέρμανσης χωρίς χρονοχρέωση... 12 4. Έξοδα ιδιοκτητών 13 Κεφάλαιο 3ο І. Ανάλυση προγράμματος κοινοχρήστων. 14 1. Στοιχεία Διαμερισμάτων 15 2.Καταχώρηση Αναλυτικών Εξόδων 16 3. Εκτυπώσεις. 18 α) Εκτύπωση Αναλυτικών Εξόδων.. 18 β) Εκτύπωση Κατάστασης Κοινοχρήστων με Χρονοχρέωση.. 19 γ) Εκτύπωση κατάστασης κοινοχρήστων χωρίς χρονοχρέωση.. 20 δ) Εκτύπωση αποδείξεων με χρονοχρέωση... 22 ε) Εκτύπωση αποδείξεων χωρίς χρονοχρέωση... 23 4. Δημιουργία αντιγράφου του τρέχοντα μήνα 24
5. Ετήσια Έξοδα.. 25 6. Γραφήματα.. 27 α) Γράφημα 1 0. 27 β) Γράφημα 2 ο.. 28 Παράρτημα І. Παρουσίαση καταστατικού οικοδομής... 29 ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ.. 31
ΠΡΟΛΟΓΟΣ Αντικείμενο της πτυχιακής αυτής εργασίας είναι η δημιουργία μίας αυτοματοποιημένης μορφής υπολογισμού κοινοχρήστων, με τη βοήθεια του Excel, όπου κάνουμε τη χρήση μακροεντολών και συναρτήσεων. Επιπρόσθετη βοήθεια μας παρέχει το Word, για το θεωρητικό τμήμα της εργασίας μας, όπου με τη χρήση της συγχώνευσης αλληλογραφίας μας βοηθά να διεξάγουμε τις αποδείξεις δαπανών των κοινοχρήστων για κάθε μήνα. Σημαντική βοήθεια προσέφερε ο επόπτης καθηγητής της πτυχιακής αυτής εργασίας κύριος Ηλιάδης Γεώργιος, ο οποίος στάθηκε αρωγός στην επίπονη προσπάθεια συγγραφής της και θέλω να τον ευχαριστήσω για τον κόπο και τις γνώσεις του, που προσέφερε σε αυτή μου την προσπάθεια. Θέλω α- κόμη να ευχαριστήσω το ΤΕΙ Καβάλας, όπου με την οργανωμένη βιβλιοθήκη του και την πρόσβαση στο διαδίκτυο, μέσω του γραφείου διασύνδεσης, υπήρξε σημαντικό στήριγμα για την διεκπεραίωση αυτής της εργασίας.
ΕΙΣΑΓΩΓΗ І. Γενικά Μελετώντας τα σύγχρονα καταστατικά και τους κανονισμούς των νέων οικοδομών, οδηγούμαστε στο συμπέρασμα ότι η πολυπλοκότητα και η λεπτομερέστατη περιγραφή τους γίνονται για την καλύτερη εξυπηρέτηση και οργάνωση των ιδιοκτητών των αντίστοιχων οικοδομών. Στη διερεύνηση για την ε- ξεύρεση των κανονισμών που ισχύουν για τη σημερινή οργάνωση μιας οικοδομής, συναντούμε πολλές ομοιότητες αλλά ακόμη περισσότερες διαφοροποιήσεις μεταξύ τους, οι οποίες δηλώνουν τη διαφορετικότητα στις ανάγκες για την καλύτερη συγκρότηση και λειτουργία της οικοδομής. Ένα δείγμα καταστατικού παρατίθεται στο παράρτημα, στο τέλος της εργασίας όπου αφορά τις κοινόχρηστές δαπάνες μίας οικοδομής. Όλοι οι περιορισμοί κυριότητας σε οριζόντια ιδιοκτησία και οι υποχρεώσεις και οι απαγορεύσεις που αναφέρονται στους κανονισμούς έχουν χαρακτήρα δουλείας πραγματικής σύμφωνα με το άρθρο 13ν.3741/1929, κάθε παράβαση μπορεί να αποκρουσθεί από το διαχειριστή και από κάθε συνιδιοκτήτη ακόμα και με αίτηση για ασφαλιστικά μέτρα χωρίς να αποκλείονται ειδικές κυρώσεις που προβλέπονται στους κανονισμούς. Κάθε διαφορά ή διένεξη μεταξύ συνιδιοκτητών ως προς τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις τους και γενικά κάθε διαφορά μεταξύ οπουδήποτε προσώπου που αναφέρεται στην ερμηνεία και την εφαρμογή των κανονισμών, λύνεται σύμφωνα με το νόμο από το δικαστήριο. Σ αυτή την πτυχιακή εργασία θα ασχοληθούμε μόνο με ένα μέρος του καταστατικού πάνω στο οποίο έχουμε αναπτύξει ένα αυτοματοποιημένο πρόγραμμα, τις κοινόχρηστες δαπάνες. Κοινόχρηστες δαπάνες είναι τα έξοδα που χρειάζονται για να συντηρούνται και να επισκευάζονται οι εξωτερικοί τοίχοι της πρόσοψης, οι πλάγιοι τοίχοι, οι μεσότοιχοι με γειτονικές οικοδομές, ο κεντρικός αγωγός αποχέτευσης, οι κεντρικοί αγωγοί και εγκαταστάσεις για ηλεκτρικό - 1 -
ρεύμα και νερό, τα πεζοδρόμια και άλλες ειδικές δαπάνες, όπως για μισθούς, δώρα, άδειες, επιδόματα και εισφορές σε ασφαλιστικά ταμεία, για πρόσωπα που δουλεύουν στην οικοδομή και η πρόσληψη τους έγινε με την απόφαση της γενικής συνέλευσης, τα έξοδα για ηλεκτρικό ρεύμα στα κοινόχρηστα και το ασανσέρ, για να αγορασθούν διάφορα είδη και υλικά απαραίτητα για την καθαριότητα στα κοινόχρηστα και κοινόκτητα και η θέρμανση. Για τον υπολογισμό των κοινόχρηστων δαπανών κάνουμε τη χρήση δύο προγραμμάτων του Office : του Excel και του Word. Το Excel, καθώς και το Word είναι αναμφίβολα τα πιο χρήσιμα και ευρέως διαδεδομένα εργαλεία του Office 2000. ενώ το Word είναι το κορυφαίο πρόγραμμα για την επεξεργασία κειμένου, το Excel είναι το καλύτερο πρόγραμμα για τη δημιουργία λογιστικών φύλλων εργασίας. Αν και πρόκειται για δύο εντελώς διαφορετικές εφαρμογές, εντούτοις παρουσιάζουν πολλές ομοιότητες στα εργαλεία και τις λειτουργίες τους. Τέλος με τη χρήση υπερσυνδέσεων, μακροεντολών, αλλά και με παρεμβάσεις και τροποποιήσεις στον κώδικα της Visual Basic, η εφαρμογή γίνεται πλήρως αυτοματοποιημένη. - 2 -
Κεφάλαιο 1 0 І. Ιστορική αναδρομή της δημιουργίας του Excel Από την πρώτη στιγμή που κυκλοφόρησε το 1985, το Microsoft Excel αναγνωρίστηκε σαν το πιο ισχυρό εξελιγμένο και εύχρηστο ηλεκτρονικό λογιστικό φύλλο. Τα τελευταία εικοσιένα χρόνια, ενώ οι ανταγωνιστές αγωνίζονται να μιμηθούν τις λειτουργίες του, το Excel ανανεώνεται συνεχώς. Σε κάθε καινούρια έκδοση, οι σχεδιαστές του Excel ανακαλύπτουν νέους τρόπους να κάνουν το λογιστικό φύλλο πιο ευέλικτο και εύχρηστο. Έτσι, παρά τις προσπάθειες των άλλων εταιριών, το Excel καταφέρνει πάντα να είναι πρωτοπόρο. Το Excel αποτελεί σημαντική εξέλιξη του επιτυχημένου προδρόμου προγράμματος Lotus 1-2-3 το οποίο για πολύ διάστημα εξυπηρέτησε τις ανάγκες κυρίων των λογιστών για τους οποίους και δημιουργήθηκε. Με την πάροδο του χρόνου το πρόγραμμα εξελίχθηκε καλύπτοντας περισσότερες ανάγκες ώστε να καταστεί ένα από τα βασικά προγράμματα γραφείου αμέσως μετά το Word. Σε πρώτη φάση μπορεί κανείς εκμεταλλευόμενος τις πάρα πολλές δυνατότητες που παρέχει το πρόγραμμα να φτιάξει όλα εκείνα τα φύλλα και τα βιβλία που θα του επιτρέψουν να διαχειριστεί τα δεδομένα του και κυρίως τα αριθμητικά έτσι ώστε να ικανοποιήσει σε σημαντικό βαθμό τις ανάγκες του. Το πρόγραμμα Excel αποτελεί μέρος του Office (πακέτο που καλύπτει τις ανάγκες και τον αυτοματισμό γραφείου office automation) και εξυπηρετεί κατά κύριο λόγο τις ανάγκες για εκτέλεση και παρουσίαση υπολογισμών. Από αυτή την άποψη ο χώρος εργασίας του προγράμματος πήρε και το όνομα Η- λεκτρικό Λογιστικό Φύλλο (Spreadsheet). Στους παλαιότερους χρήστες είναι γνωστό ότι είχαν στη διάθεσή τους μεμονωμένα φύλλα στα αντίστοιχα προγράμματα (Lotus 1-2-3), ενώ σήμερα το Excel διαθέτει Βιβλία εργασίας (Book) που αποτελούνται από πολλά φύλλα εργασίας και όχι μόνο. Το Excel είναι το καλύτερο πρόγραμμα για τη δημιουργία λογιστικών φύλλων εργασίας. Μπορεί - 3 -
να ανταποκριθεί σε ένα τεράστιο επίπεδο εφαρμογών και να καλύψει τις ανάγκες του τόσο του επαγγελματία όσο και του απλού χρήστη. Τα λογιστικά φύλα εργασίας, όπως το λέει και η λέξη, είναι πίνακες που αναπαριστούν αριθμητικά δεδομένα, όπως ποσοτικές και οικονομικές κινήσεις. Ένα λογιστικό φύλλο εργασίας μπορεί να περιλαμβάνει έναν απλό πίνακα που περιγράφει τα μηνιαία έσοδα και έξοδά σας ή ένα σύνθετα προϋπολογισμό μιας μεγάλης επιχείρησης. Γενικότερα, το Excel μπορεί να σας καλύψει σε οτιδήποτε έχει να κάνει με πίνακες και αριθμητικά δεδομένα πάσης φύσεως. Η δημιουργία ενός λογιστικού φύλλου εργασίας μπορεί να γίνει μέσα από μεγάλο αριθμό μαθηματικών συναρτήσεων που ενσωματώνει το πρόγραμμα. Θέλετε να υπολογίσετε τις δόσεις για το σπίτι ή το αυτοκίνητο σας, να υπολογίσετε τα κοινόχρηστα της οικοδομής σας, να δείτε πόσο λεφτά έχει ο τραπεζικός σας λογαριασμός στο τέλος του χρόνου, να συντάξετε τον προϋπολογισμό της επιχείρησής σας ή να παρακολουθήσετε τα έξοδα και τα έσοδα ενός οργανισμού. Για όλα δίνει λύση το Excel με τους μαθηματικούς ενός λογιστικού φύλλου εργασίας μπορεί να γίνει μέσα από μεγάλο αριθμό μαθηματικών συναρτήσεων που ενσωματώνει το πρόγραμμα. τύπους που υποστηρίζει. Επίσης, οι αυτοματοποιημένες λειτουργίες και η μεγάλη ευκολία στη χρήση του θα σας απαλλάξουν από επίπονους υπολογισμούς και χρονοβόρες διαδικασίες αναζήτησης. Οι βασικές λειτουργίες που επιτελεί το Excel αφορούν την καταγραφή, διαχείριση και επεξεργασία αριθμητικών δεδομένων σε φύλλα εργασίας που αποτελούνται από κελιά, με τη χρήση μαθηματικών τύπων και συναρτήσεων. Οι τύποι, οι συναρτήσεις και οι εξισώσεις εκτελούνται αυτόματα. Οι μεν τύποι συνίστανται από απλές μαθηματικές πράξεις (πρόσθεση, αφαίρεση, διαίρεση κ.λπ.) και μπορούν να δημιουργηθούν και από το χρήστη, οι δε συναρτήσεις εί-ναι προκαθορισμένες μαθηματικές λειτουργίες που χρησιμοποιούν ειδικές τιμές (αποκαλούνται ορίσματα) και περιέχονται στο πρόγραμμα. - 4 -
Οι συναρτήσεις είναι η «ψυχή» του Excel. Το πρόγραμμα προσφέρει περισσότερες από 100 έτοιμες συναρτήσεις πολλών και διαφορετικών ειδών, κατάλληλες τόσο για απλές όσο και εξειδικευμένες ανάγκες. Ανάμεσά τους μαθηματικές, στατιστικές, οικονομικές, τριγωνομετρικές, λογικές κ.α. Παράλληλα το Excel διαθέτει εξαιρετικές δυνατότητες δημιουργίας γραφημάτων, που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να αναπαραστήσουν τα δεδομένα κάποιου φύλλου εργασίας, δημιουργεί αυτόματα πίνακες και λίστες, και χαρακτηρίζεται για τη μεγάλη γκάμα εφαρμογών μορφοποίησης κελιών που διαθέτει. Παράλληλα με τη χρήση μακροεντολών μπορούμε να αυτοματοποιήσουμε τη χρήση του. Μακροεντολή για να το εξηγήσουμε με απλά λόγια, είναι πολλές εντολές σε μία, δηλαδή μια εντολή που η εκτέλεσή της πραγματοποιεί διαδοχικά, σε κλάσματα δευτερολέπτου, μία σειρά ενεργειών-εντολών που ε- μείς έχουμε προκαθορίσει. Μόλις δώσουμε την «έναρξη» της καταγραφής, η μακροεντολή «βιντεοσκοπεί» ότι κι αν κάνουμε στην οθόνη μας, μέχρι να πατήσουμε το «stop» και να τερματιστεί η καταγραφή. Στη συνέχεια με το πάτημα ενός κουμπιού, οι ενέργειες που έχουν καταγραφεί εκτελούνται διαδοχικά και σε κλάσματα δευτερολέπτου! Η οικογένεια προγραμμάτων του Office δεν παρουσιάζει μόνο κοινά χαρακτηριστικά, αλλά παρέχει τη δυνατότητα να μεταφέρουμε δεδομένα απ τη μια εφαρμογή στην άλλη. - 5 -
Ц. Word και Συγχώνευση Αλληλογραφίας Το Word είναι το πιο γνωστό λογισμικό για επεξεργασία κειμένου. Με τη βοήθειά του δημιουργούμε, επεξεργαζόμαστε και διαμορφώνουμε διάφορα είδη εγγράφων. Η ευχρηστία, η ευφυΐα και η ποικιλία χαρακτηρίζουν το πρόγραμμα. Επιπλέον, το Word προσφέρει τη δυνατότητα αυτοματοποίησης και τυποποίησης λειτουργιών που χρησιμοποιούνται συχνά. Μία τέτοια λειτουργία του είναι η συγχώνευση αλληλογραφίας όπου θα αναλύσουμε παρακάτω. Η Συγχώνευση αλληλογραφίας είναι μία διαδικασία συνδυασμού πληροφοριών από δύο πηγές για να δημιουργηθεί ένα νέο έγγραφο. Χρησιμοποιείται συνήθων για την παραγωγή φόρμας επιστολών η οποία απευθύνεται σε πολλούς παραλήπτες, αλλά μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για τη δημιουργία εγγράφων, όπως ένας κατάλογος. Χρησιμοποιούνται δύο έγγραφα του Word στη συγχώνευση αλληλογραφίας. Ένα έγγραφο δεδομένων, το οποίο περιέχει ποικίλες πληροφορίες ό- πως ονόματα, διευθύνσεις ή άλλες πληροφορίες που ονομάζονται εγγραφές. Ένα κύριο έγγραφο, το οποίο περιέχει το γενικό κείμενο και τα πεδία συγχώνευσης τα οποία προσδιορίζουν τα σημεία στα οποία θα πρέπει να τοποθετηθούν οι μεταβλητές της πληροφορίες. Ένα έγγραφο δεδομένων μπορεί να συγχωνευτεί με πολλά διαφορετικά πρωτεύοντα-κύρια έγγραφα. Για παράδειγμα, το έγγραφο δεδομένων μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για τη δημιουργία φακέλων ή την εκτύπωση ετικετών με διευθύνσεις. Στη συγκεκριμένη εργασία το έγγραφο δεδομένων θα περιέχει μία λεπτομερειακή περιγραφή των στοιχείων των διαμερισμάτων και - 6 -
των κατοίκων τους όσον αφορά τις οικονομικές υποχρεώσεις τους ως προς την οικοδομή που μένουν. Το έγγραφο δεδομένων είναι πάντα ένας πίνακας. Το κύριο έγγραφο είναι συνήθως μια τυπική επιστολή αλλά μπορεί να έχει οποιαδήποτε άλλη μορφή. Το κύριο έγγραφο περιέχει πεδία συγχώνευσης. Τα πεδία συγχώνευσης αντιπροσωπεύουν πεδία δεδομένων από το έγγραφο δεδομένων. Όταν γίνεται η συγχώνευση, τα πεδία αντικαθίστανται με πραγματικά δεδομένα (ονόματα, όροφος, τετρ. μέτρα κ.α.). Υπάρχουν τρία βασικά βήματα για τη διαδικασία της συγχώνευσης αλληλογραφίας. Δημιουργία του κύριου εγγράφου. Δημιουργία του εγγράφου δεδομένων. Συγχώνευση του εγγράφου δεδομένων με το κύριο έγγραφο. Κύριο Έγγραφο Έγγραφο Προέλευσης Δεδομένων Συγχωνευμένο Έγγραφο - 7 -
Κεφάλαιο 2 ο І. Ανάλυση Εξόδων Οικοδομής Αναφέρουμε τα βασικά έξοδα που μπορεί να παρουσιάσει η κάθε οικοδομή. Τα έξοδα κατηγοριοποιούνται σε τέσσερις πίνακες αναλόγως στην κατηγορία που ανήκουν. Οι τέσσερις κατηγορίες εξόδων είναι :Γενικά έξοδα, έξοδα θέρμανσης, έξοδα ανελκυστήρα και έξοδα ιδιοκτητών. Τα παραπάνω έξοδα αναλύονται και περαιτέρω ως εξής : 1) Τα γενικά έξοδα α) καθαρός μισθός καθαρίστριας β) ΙΚΑ καθαρίστριας γ) δώρο Χριστουγέννων και Πάσχα καθαρίστριας δ) έξοδα καθαριστικών ε) ύδρευση στ) ΔΕΗ 2) Τα έξοδα ανελκυστήρα α) ΔΕΗ ανελκυστήρα β) συντήρηση ανελκυστήρα γ) βλάβη ανελκυστήρα 3) Τα έξοδα θέρμανσης α) πετρέλαιο β) συντήρηση καυστήρα γ) βλάβη καυστήρα δ) ΔΕΗ καυστήρα - 8 -
4) Τα έξοδα ιδιοκτητών α) εξωτερικό βάψιμο οικοδομής β) βλάβη σωλήνων ύδρευσης γ) επισκευή στέγης δ) διορθώσεις κοινόχρηστου χώρου Ο κάθε πίνακας αναλύει από μια κατηγορία παραθέτοντας τα ποσά και το σύνολό τους, όπου βγαίνει με τη βοήθεια συνάρτησης στο τέλος κάθε πίνακα, και το τελικό σύνολο στο τέλος όλων των πινάκων. Είναι βεβαίως σημαντικό να αναφέρουμε ότι τα έξοδα αυτά μπορούν να διαφοροποιηθούν αναλόγως με τις ανάγκες της οικοδομής. Για παράδειγμα στην πρώτη κατηγορία μπορεί να προστεθούν τα έξοδα υλικών κοινοχρήστων όπως π.χ. λαμπτήρες εξωτερικού χώρου, πόμολα, βάψιμο κλιμακοστασίου κ.α. ή να διαφοροποιηθούν τα ποσά. - 9 -
ΙΙ. Κατανομή εξόδων 1. Γενικά έξοδα Για να κατανείμουμε τα ποσά των κοινόχρηστων δαπανών πρέπει να ακολουθήσουμε τον κανονισμό της οικοδομής. Εάν δεν υπάρχει κανονισμός, τότε σύμφωνα με το νόμο 3741/29 όλες οι κοινόχρηστες δαπάνες των γενικών εξόδων κατανέμονται σύμφωνα με τα τετραγωνικά μέτρα του κάθε διαμερίσματος. Παρ όλα αυτά ο νόμος αυτός μπορεί να παραβλεφθεί στην περίπτωση που υπάρχει ομόφωνη απόφαση όλων των ιδιοκτητών της οικοδομής. Στην περίπτωση που υπάρχει κενό διαμέρισμα στην οικοδομή ακολουθείται ο κανονισμός. Εάν δεν υπάρχει, τότε σύμφωνα με το νόμο 3741/29 ο ι- διοκτήτης του κενού διαμερίσματος οφείλει να πληρώνει εξολοκλήρου τις δαπάνες των γενικών εξόδων. Συνήθως στις περισσότερες οικοδομές αναφέρουν οι κανονισμοί ότι ο ιδιοκτήτης του άδειου διαμερίσματος δεν υποχρεούται να συμμετέχει στις δαπάνες των γενικών εξόδων. Αυτή την περίπτωση ακολουθούμε και στο δικό μας παράδειγμα. Στην δική μας περίπτωση οι κοινόχρηστες δαπάνες των γενικών εξόδων κατανέμονται σύμφωνα με τα τετραγωνικά μέτρα του κάθε διαμερίσματος. Τα τετραγωνικά μέτρα κάθε διαμερίσματος διαιρούνται με το σύνολο των τετραγωνικών μέτρων όλων των διαμερισμάτων (τα κενά διαμερίσματα δεν υπολογίζονται) και έτσι προκύπτει ο συντελεστής γενικών εξόδων. 2. Έξοδα ανελκυστήρα Ο υπολογισμός των δαπανών για τον ανελκυστήρα γίνεται με βάση τα τετραγωνικά μέτρα του κάθε διαμερίσματος και τον όροφο που βρίσκεται το καθένα. Βάση κανονισμού ο ισόγειος όροφος δεν συμμετέχει στις δαπάνες αυτές γιατί δεν χρησιμοποιείται ο ανελκυστήρας για τις μεταφορές των κατοίκων της οικοδομής αυτού του ορόφου. Αντιθέτως οι κάτοικοι του πρώτου ορόφου - 10 -
υποχρεούνται να πληρώνουν για δαπάνες ανελκυστήρα, πράγμα που σε άλλες οικοδομές δεν ισχύει σύμφωνα με το κανονισμό τους ή με βάση συμφωνία των ιδιοκτητών. 3) Έξοδα θέρμανσης Κάθε ιδιοκτήτης οριζόντιας ιδιοκτησίας συμμετέχει υποχρεωτικά στις δαπάνες τις κεντρικής θέρμανσης συνήθως από τις 15 Οκτωβρίου κάθε χρόνου μέχρι τις 15 του Απριλίου του άλλου χρόνου. Το διάστημα αυτό μπορεί να οριστεί μεγαλύτερο ή μικρότερο με απόφαση της γενικής συνέλευσης. Παρακάτω θα αναπτύξουμε δύο από τις πιο συνηθισμένες μορφές επιμερισμού των εξόδων θέρμανσης. Η πρώτη μορφή θέρμανσης είναι με χρονοχρέωση δηλαδή αυτόνομή θέρμανση με ωρομετρητές ή θερμιδομετρητές και ατομικούς καυστήρες, και η δεύτερη μορφή είναι χωρίς χρονοχρέωση, δηλαδή κεντρική θέρμανση με έναν ενιαίο καυστήρα. і ) Υπολογισμός θέρμανσης με χρονοχρέωση Στη θέρμανση με χρονοχρέωση υπολογίζουμε το συντελεστή θέρμανσης με βάση τις ώρες και τα τετραγωνικά μέτρα του κάθε διαμερίσματος, ο οποίος μας οδηγεί στην εξεύρεση των τελικών αποτελεσμάτων για την κατανομή της δαπάνης θέρμανσης. Σ αυτήν την περίπτωση ακολουθούμε τον κανονισμό της οικοδομής σύμφωνα με το οποίο εάν δεν χρησιμοποιείται η θέρμανση ο ιδιοκτήτης δεν υποχρεούται να συμμετέχει στις δαπάνες θέρμανσης. Στην παραπάνω περίπτωση, εάν η οικοδομή έχει θερμιδομετρητές μπορούμε να κλείσουμε κάποιο σώμα για να έχουμε μείωση στην επιβάρυνση του ποσού πετρελαίου. Αντιθέτως, εάν η οικοδομή έχει ωρομετρητές τότε κλείνοντας κάποιο σώμα το διαμέρισμα θα απασχολήσει περισσότερες ώρες τον καυστήρα με αποτέλεσμα την επιβάρυνση του ποσού πετρελαίου. - 11 -
ц) Υπολογισμός θέρμανσης χωρίς χρονοχρέωση Εδώ η διαδικασία για τον υπολογισμό της θέρμανσης διαφοροποιείται. Υπολογίζουμε τη θέρμανση με βάση τα τετραγωνικά μέτρα κα αν είναι ακατοίκητο το διαμέρισμα χρησιμοποιούμε συντελεστή 30%, εάν κατοικείται συντελεστή 100%. Όταν υπάρχει κάποιο κενό διαμέρισμα στην οικοδομή, για να βρούμε το ποσοστό επί των κοινόχρηστων δαπανών που πρέπει να πληρώσει ο ιδιοκτήτης, ακολουθούμε τον κανονισμό. Εάν δεν υπάρχεί, τότε σύμφωνα με το νόμο 3741/29 είναι αδιάφορο αν γίνεται χρήση του διαμερίσματος. Αυτό σημαίνει ότι κάθε διαμέρισμα είναι υποχρεωμένο να πληρώνει ποσοστό 100% και στη θέρμανση ανεξάρτητα από το αν κατοικείται αν είναι επιπλωμένο. Παρ όλα αυτά ο νόμος αυτός μπορεί να παραβλεφθεί στην περίπτωση που υπάρχει ομόφωνη απόφαση όλων των ιδιοκτητών της οικοδομής. Στον δεύτερο τρόπο υπολογισμού «θέρμανση χωρίς χρονοχρέωση» ακολουθούμε κι εδώ το καταστατικό της οικοδομής, όπου ο ιδιοκτήτης του άδειου διαμερίσματος υποχρεούται να πληρώνει ένα 30% σαν συντήρηση. Σ αυτή την περίπτωση δεν έχει δικαίωμα κανένας ιδιοκτήτης να προσθέσει επιπλέον σώματα θέρμανσης, διότι κάτι τέτοιο απαγορεύεται από το νόμο. Ωστόσο εάν κάποιος κακώς βάλει παραπάνω σώματα, τότε θα πρέπει ο ίδιος να αναλάβει την κατασκευή νέας μελέτης κατανομής δαπανών κεντρικής θέρμανσης Υπάρχει και μια τρίτη περίπτωση όπου η οικοδομή έχει κεντρική θέρμανση όμως με ατομικούς ωρομετρητές ή θερμιδομετρητές σε κάθε διαμέρισμα και ανεξάρτητα από το αν χρησιμοποιείται η θέρμανση ή όχι, το κάθε διαμέρισμα επιβαρύνεται με το πάγιο, το οποίο προκύπτει από τους συντελεστές θέρμανσης του διαμερίσματος που αναφέρονται στη μελέτη κατανομής δαπανών κεντρικής θέρμανσης της οικοδομής. - 12 -
4. Έξοδα ιδιοκτητών Τέλος θα ασχοληθούμε με μία ιδιαίτερη ομάδα εξόδων, τα έξοδα ιδιοκτητών τα οποία είναι έκτακτες δαπάνες που δημιουργούνται από κάποιες α- νάγκες που παρουσιάζονται στην οικοδομή, όπως εξωτερικό βάψιμο οικοδομής, βλάβη σωλήνων ύδρευσης, επισκευή στέγης, διορθώσεις κοινόχρηστου χώρου κλπ. Αυτές τις δαπάνες τις υπολογίζουμε με βάση τα τετραγωνικά μέτρα του κάθε διαμερίσματος. Εάν έστω και ένας ιδιοκτήτης να διαφωνεί η εργασία δεν μπορεί να γίνει. - 13 -
Κεφάλαιο 3 ο І. Ανάλυση προγράμματος κοινοχρήστων Ξεκινώντας την ανάλυση της εργασίας μας θα παρουσιάσουμε συνοπτικά και με απλά λόγια το πρόγραμμα ώστε να γίνει κατανοητό από όλους τους αναγνώστες του συγγράμματος μας. Μενού Ανοίγοντας το πρόγραμμα μας εμφανίζεται ένα κεντρικό μενού επιλογών (εικόνα 1), στο οποίο περιέχονται όλες οι δυνατότητες της εφαρμογής. Η εκτέλεση των διαφόρων λειτουργιών γίνεται με χρήση μακροεντολών και υ- περσυνδέσεων. Ειδικότερα η κάθε επιλογή χρησιμοποιείται ως εξής: Κεντρικό Μενού -Εικόνα 1- - 14 -
1. Στοιχεία Διαμερισμάτων Με την ανάληψη κάθε καινούριας οικοδομής πρέπει να εισάγουμε στο πρόγραμμα κάποιες βασικές πληροφορίες των ατόμων της οικοδομής και των διαμερισμάτων, οι οποίες θα μας βοηθήσουν στην περαιτέρω ανάλυση και παρουσίαση του προγράμματος διεξαγωγής κοινοχρήστων. Από το κεντρικό μας μενού επιλέγουμε τα «Στοιχεία Διαμερισμάτων», όπου αυτόματα μέσω μακροεντολών μεταφερόμαστε σ έναν πίνακα για να καταχωρήσουμε τον αριθμό του κάθε διαμερίσματος, τα στοιχεία των κατοίκων της οικοδομής όπως το επώνυμό τους, εάν το διαμέρισμα είναι ιδιόκτητο, ενοικιαζόμενο ή κενό, το οποίο το επιλέγουμε από list-box, τον όροφο που μένουν και τα τετραγωνικά του κάθε διαμερίσματος. Μόλις τελειώσουμε την εισαγωγή στοιχείων επιστρέφουμε στο κεντρικό μενού πατώντας το κουμπί «επιστροφή στο μενού». Στοιχεία Διαμερισμάτων -Εικόνα 2- - 15 -
2. Καταχώρηση Αναλυτικών Εξόδων Με την επιλογή αυτή μεταφερόμαστε στο φύλλο εργασίας στο οποίο καταχωρούμε κάθε μήνα τα έξοδα των κοινοχρήστων καθώς και τις ώρες θέρμανσης (εικόνα 3). Από την πρώτη σειρά επιλέγουμε από list-box το όνομα του μήνα που θέλουμε να διεξάγουμε τα κοινόχρηστα. Στους επόμενους πίνακες συμπληρώνουμε τα έξοδα του αντίστοιχου μήνα και της ώρες θέρμανσης εάν στην οικοδομή έχουμε θέρμανση με χρονοχρέωση, αλλιώς αφήνουμε κενό τον πίνακα. Σε κάθε πίνακα έχουμε αφήσει μερικές κενές γραμμές στην περίπτωση που προκύψει κάποιο έκτακτο έξοδο. Στο τέλος κάθε μήνα υπολογίζεται αυτόματα το σύνολο κάθε ομάδας. Μόλις τελειώσουμε τις καταχωρήσεις πατάμε το κουμπί και επιστρέφουμε στο αρχικό μενού. Αναλυτικά Έξοδα -Εικόνα 3- - 16 -
Επίσης στην περίπτωση του υπολογισμού της θέρμανσης με χρονοχρέωση, όπου αναφέραμε ότι χρειάζεται η συμπλήρωση του πίνακα με τις ώρες, εάν σε ένα κενό διαμέρισμα γράψουμε κατά λάθος κάποιες ώρες τότε το πρόγραμμα θα μας βγάλει την εξής παρατήρηση : Ώρες Λειτουργίας Καλοριφέρ -Εικόνα 4- - 17 -
3. Εκτυπώσεις α) Εκτύπωση Αναλυτικών Εξόδων Εφόσον ολοκληρώσαμε τα δύο προηγούμενα βήματα οι καταστάσεις διεξαγωγής κοινοχρήστων είναι έτοιμες για εκτύπωση. Από το κεντρικό μενού επιλέγουμε «Εκτύπωση Αναλυτικών Εξόδων» και μεταφερόμαστε στην προεπισκόπηση εκτύπωσης τον αναλυτικών εξόδων του μήνα που συμπληρώσαμε. Από εδώ κάνουμε τις κατάλληλες μορφοποιήσεις στο φύλλο μας και είναι έτοιμο για εκτύπωση. Εκτύπωση Αναλυτικών Εξόδων -Εικόνα 5- - 18 -
β) Εκτύπωση Κατάστασης Κοινοχρήστων με Χρονοχρέωση Στην περίπτωση που η οικοδομή έχει θέρμανση με χρονοχρέωση επιλέγουμε το «Εκτύπωση κατάστασης κοινοχρήστων με χρονοχρέωση». Επιλέγοντας το μεταφερόμαστε στην προεπισκόπηση εκτύπωσης για τις κατάλληλες μορφοποιήσεις και είναι έτοιμο για εκτύπωση. Εκτύπωση Κατάστασης Κοινοχρήστων με Χρονοχρέωση -Εικόνα 6- - 19 -
γ) Εκτύπωση κατάστασης κοινοχρήστων χωρίς χρονοχρέωση Στην άλλη περίπτωση όπου η οικοδομή έχει θέρμανση χωρίς χρονοχρέωση, επιλέγουμε από το κεντρικό μενού το «Εκτύπωση κατάστασης κοινοχρήστων χωρίς χρονοχρέωση», όπου μεταφερόμαστε πάλι στην προεπισκόπηση εκτύπωσης για τις απαραίτητες αλλαγές. Εκτύπωση Κατάστασης Κοινοχρήστων χωρίς Χρονοχρέωση -Εικόνα 7- - 20 -
Στις προηγούμενες εκτυπώσεις «Εκτύπωση Αναλυτικών εξόδων», «Εκτύπωση κοινοχρήστων με χρονοχρέωση» και «Εκτύπωσή κοινοχρήστων χωρίς χρονοχρέωση», μπορεί να παρουσιαστεί κάποιο σφάλμα κατά την επιλογή τους από το κεντρικό μενού. Αυτό συμβαίνει στην περίπτωση όπου δεν έχουμε συμπληρώσει το φύλλο με τους πίνακες των αναλυτικών εξόδων του μήνα που θέλουμε να εκτυπώσουμε. Παρουσιάζεται η παρακάτω παρατήρηση στην οποία εάν επιλέξουμε ΟΚ μας μεταφέρει αυτόματα στο φύλλο «Καταχώρηση Αναλυτικών Εξόδων» για να συμπληρώσουμε τα στοιχεία του μήνα. Παρατηρήσεις Εκτυπώσεων -Εικόνα 8- - 21 -
δ) Εκτύπωση αποδείξεων με χρονοχρέωση Αφού εκτυπώσουμε τα Αναλυτικά Έξοδα και την Κατάσταση Κοινοχρήστων με χρονοχρέωση ή χωρίς, πρέπει να εκτυπώσουμε και τις ατομικές αποδείξεις που θα παραλάβει κάθε κάτοικος της οικοδομής με την εξόφληση των κοινοχρήστων δαπανών του μήνα. Εάν στην οικοδομή έχουμε θέρμανση με χρονοχρέωση επιλέγουμε να εκτυπώσουμε την «Εκτύπωση αποδείξεων με χρονοχρέωση». Με την επιλογή της μεταφερόμαστε στο Word όπου με τη βοήθεια της συγχώνευσης αλληλογραφίας εκδίδουμε τις αποδείξεις. Εκτύπωση αποδείξεων με χρονοχρέωση -Εικόνα 9- - 22 -
ε) Εκτύπωση αποδείξεων χωρίς χρονοχρέωση Το ίδιο συμβαίνει και με την επιλογή της «Εκτύπωσης αποδείξεων χωρίς χρονοχρέωση», μεταφερόμαστε στο Word και με τη βοήθεια της συγχώνευσης αλληλογραφίας προβαίνουμε στην έκδοση αποδείξεων. Εκτύπωση αποδείξεων χωρίς χρονοχρέωση -Εικόνα 10- - 23 -
4. Δημιουργία αντιγράφου του τρέχοντα μήνα Πριν την έκδοση κοινοχρήστων για τον επόμενο μήνα επιλέγουμε από το κεντρικό μενού τη «Δημιουργία αντιγράφου του τρέχοντα μήνα», όπου αυτόματα μέσω μακροεντολών παράγεται ένα αντίγραφο των αναλυτικών εξόδων του τρέχοντα μήνα. Εάν επιστρέψουμε στα αναλυτικά έξοδα οι πίνακες μετά από αυτή την ενέργεια είναι κενοί έτοιμοι για την καταχώρηση καινούριων δεδομένων του επόμενου μήνα. Στην περίπτωση που επιλέξουμε τη «Δημιουργία αντιγράφου του τρέχοντα μήνα», χωρίς να έχουμε συμπληρώσει προηγουμένως τα αναλυτικά έ- ξοδα του καινούριου μήνα, μας παρουσιάζεται η παρακάτω παρατήρηση, στην οποία εάν πατήσουμε ΟΚ μας πηγαίνει αυτόματα στο φύλλο των αναλυτικών εξόδων για να καταχωρίσουμε τα νέα δεδομένα. Παρατήρηση Δημιουργίας αντιγράφου του τρέχοντα μήνα -Εικόνα 11- - 24 -
5. Ετήσια Έξοδα Εάν θέλουμε να έχουμε μία συνολική ετήσια εικόνα των κοινοχρήστων δαπανών για κάθε μήνα επιλέγουμε από το κεντρικό μενού «Όλα τα έξοδα του έτους» όπου μεταφέρονται αυτόματα σ έναν πίνακα από όπου μπορούμε να δούμε τους μήνες που έχουμε καταχωρήσει. Ετήσια Έξοδα -Εικόνα 12- - 25 -
Σε αυτόν τον πίνακα έχουμε τρεις περαιτέρω επιλογές. Εάν θέλουμε να εμφανίσουμε τα αναλυτικά έξοδα ενός προηγούμενου μήνα μαρκάρουμε οποιοδήποτε κελί του και επιλέγουμε την «ΕΜΦΑΝΙΣΗ». Επίσης εάν θέλουμε να διαγράψουμε κάποιον μήνα τον επιλέγουμε και πατάμε τη «ΔΙΑΓΡΑ- ΦΗ». Τέλος εάν θέλουμε να διαγράψουμε όλους τους μήνες, πράγμα που συμβαίνει με την έναρξη της καινούριας χρονιάς, επιλέγουμε τη «ΔΙΑΓΡΑΦΗ ΟΛΩΝ».Στις δύο τελευταίες ενέργειες με την επιλογή τους εμφανίζονται οι εξής παρατηρήσεις που μας συνιστούν την προσοχή: Παρατήρηση Ετήσιων Εξόδων -Εικόνα 13- - 26 -
6. Γραφήματα Βασιζόμενοι στον πίνακα «Ετήσια Έξοδα» δημιουργήσαμε δύο γραφήματα, όπου μας δίνουν μία ολοκληρωμένη εικόνα των κοινοχρήστων δαπανών κατά τη διάρκεια του έτους. α)γράφημα 1 0 Με την επιλογή αυτή μεταφερόμαστε στο παρακάτω γράφημα, όπου απεικονίζεται η μηνιαία πορεία των εξόδων όλης της χρονιάς με γράφημα γραμμών. Κάθε καινούριος μήνας που αντιγράφεται στον πίνακα «Ετήσια Έ- ξοδα» σχεδιάζεται αυτόματα στο γράφημά μας. Γράφημα 1 0-27 -
β) Γράφημα 2 ο Με την επιλογή του «Γραφήμα2»μεταφερόμαστε στο τελευταίο φύλλο εργασίας μας, όπου παρουσιάζεται μία συνολική εικόνα για κάθε έξοδα σε όλη τη διάρκεια του έτους με γράφημα πίτα. Σε κάθε κομμάτι του γραφήματος αναφέρεται το συνολικό ποσό και ποσοστό κάθε εξόδου για όλη τη χρονιά. Γράφημα 2 0 Στο τέλος του έτους αφού κάνουμε εκτύπωση των γραφημάτων και κρατήσουμε ένα αντίγραφο αρχείου, διαγράφουμε όλους τους μήνες από τον πίνακα «Ετήσια Έξοδα» και είμαστε έτοιμοι για την καταχώρηση νέων δεδομένων του καινούριου έτους. - 28 -
Παράρτημα І) Παρουσίαση καταστατικού οικοδομής Αναλυτικότερα παρακάτω θα παραθέσουμε τον κανονισμό της οικοδομής που έχουμε πάρει ως υπόδειγμα, ο οποίος αναφέρεται στις κοινόχρηστες δαπάνες οι οποίες αντιστοιχούν στο κάθε διαμέρισμα : 1. Οι ιδιοκτήτες οριζόντιων ιδιοκτησιών στην κάθε οικοδομή έχουν υποχρέωση να φροντίζουν για την καλή κατάσταση της οικοδομής από ά- ποψη στερεότητας, συντήρησης και εμφάνισης. 2. Απαγορεύεται κάθε ατομική μετατροπή ή επέμβαση στο οπλισμένο σκυρόδεμα (μπετόν αρμέ) στα σημεία της οικοδομής, στους εξωτερικούς τοίχους, στους μεσότοιχους καθώς και στην πρόσοψη της οικοδομής καθώς και η αλλαγή χρωματισμού της πρόσοψης και των κουφωμάτων. 3. Κάθε ιδιοκτήτης οριζόντιας ιδιοκτησίας έχει δικαίωμα να αλλάξει τη διαρρύθμιση εσωτερικά της ιδιοκτησίας του χωρίς να θίξει κοινόχρηστο χώρο ή κοινόχρηστη εγκατάσταση ή γειτονικές ξένες ιδιοκτησίες και χωρίς να κινδυνεύει η στερεότητα και η ασφάλεια της οικοδομής. 4. Κάθε οριζόντια ιδιοκτησία στην οικοδομή (διαμέρισμα, κατάστημα, γραφείο, κτλ) αποτελεί ξεχωριστή και ανεξάρτητη ιδιοκτησία, και ο ιδιοκτήτης έχει απόλυτο δικαίωμα χρήσης του, με τους περιορισμούς μόνο του κανονισμού της οικοδομής, καθώς και το δικαίωμα κυριότητας και κατοχής και οποιοδήποτε άλλο προσωπικό και εμπράγματο δικαίωμα διάθεσης (πώλησης, δωρεάς, γονικής παροχής κ.τ.λ.) της οριζόντιας ι- διοκτησίας, πρέπει όμως η διάθεση αυτή να είναι ενιαία και δεν επιτρέπεται να γίνει κατά χώρους, ή δωμάτια, αν δε γίνει κάτι τέτοιο είναι αυ- - 29 -
τοδίκαια άκυρο. Ο ιδιοκτήτης που θα νοικιάσει την οριζόντια ιδιοκτησία του ή που θα διαθέσει με άλλον τρόπο τη χρήση της σε τρίτο πρόσωπο έχει ευθύνη πάντα ο ίδιος απέναντι στους άλλους συνιδιοκτήτες για κάθε παράβαση του νόμου ή του κανονισμού από τον τρίτο και υποχρέωση να επανορθώσει κάθε βλάβη ή ζημιά πουν έκανε ο τρίτος. Ακόμη είναι υπεύθυνος για την περίπτωση που ο τρίτος δεν εκπλήρωσε τις υ- ποχρεώσεις του στην συνιδιοκτησία. Οι συνιδιοκτήτες και ο διαχειριστής έχουν δικαίωμα να ζητήσουν από τον τρίτο να συμμορφωθεί με τις διατάξεις του κανονισμού και να επανορθώσει κάθε ζημιά που έκανε. 5. Ο ιδιοκτήτης οριζόντιας ιδιοκτησίας έχει υποχρέωση να ανέχεται κάθε ενόχλησή του για την επισκευή ή αλλαγή εγκατάστασης κοινής χρήσης που περνάει μέσα από αυτήν ή για τοποθέτηση σ αυτή κάθε άλλης ε- γκατάστασης που εξυπηρετεί γενικά όλους τους ιδιοκτήτες και τους έ- νοικους στην οικοδομή. 6. Κάθε ιδιοκτήτης συμμετέχει υποχρεωτικά στις δαπάνες θέρμανσης ανεξάρτητα από το αν έκανε ή όχι χρήση αυτής. Αν όμως το διαμέρισμα έμεινε ακατοίκητο πέρα από ένα μήνα συνέχεια, τότε ο ιδιοκτήτης του έχει υποχρέωση να πληρώσει μόνο το 30 % της αναλογίας του στις δαπάνες θέρμανσης. Πρέπει όμως προηγουμένως για ειδοποιήσει για την απουσία του ενοικιαστεί του το διαχειριστεί, ο οποίος θα φροντίσει να κλείνουν τα σώματα. 7. Στην περίπτωση που κάποιος ένοικος δεν πληρώνει τα κοινόχρηστά του δημιουργώντας πρόβλημα λειτουργίας στην οικοδομή, πρέπει να γίνει αναφορά του γεγονότος στον ιδιοκτήτη του διαμερίσματος, ο ο- ποίος είναι υπεύθυνος για το διαμέρισμα. Διαφορετικά μόνο μία λύση υπάρχει να γίνει η διεκδίκηση των χρημάτων δικαστικά. Μέχρι να γίνει όμως το δικαστήριο θα πρέπει το διαμέρισμα αυτό να μπαίνει κανονικά στα κοινόχρηστα, και το ποσό που του αναλογεί να εισπράτεται από τα υπόλοιπα διαμερίσματα. - 30 -