Πλήρως αυτοματοποιημένη διαδικασία παρακολούθησης των καθημερινών εργασιών του λογιστικού σας γραφείου. Η εφαρμογή Smart Manager Διαχείριση Λογιστικού Γραφείου είναι ένα σύγχρονο Λογιστικό Outlook. Καταγράφει με απλότητα το σύνολο των λογιστικών εργασιών, με σκοπό να δώσει την μέγιστη πληροφόρηση στον επαγγελματία Λογιστή-Φοροτεχνικό. Εκτός από τις συνήθεις εργασίες του γραφείου, μπορούμε να παρακολουθήσουμε τα ραντεβού μας, να προγραμματίσουμε μελλοντικές εργασίες, να καταχωρήσουμε υπενθυμίσεις να οργανώσουμε τις τηλεφωνικές μας κλήσεις κ.λπ. Με συμπλήρωση μόνο 5 ΠΕΔΙΩΝ, έχουμε τον απόλυτο έλεγχο στις καθημερινές μας εργασίες. Αυτόματο κτίσιμο εργασίας, με δυνατότητα συμπληρωματικών οδηγιών. Ανάθεση και Παρακολούθηση των εργασιών ανά Ημέρα, Μήνα, Έτος, Υπεύθυνο, Φορέα, Αποδέκτη, Τομέα, Πελάτη κ.λ.π. Έτοιμα εφαρμοσμένα ΦΙΛΤΡΑ με άπειρες δυνατότητες CRM. Συσχετισμός Πελατών με τομείς (ανά περιοχή) για ευκολία στην κατάρτιση συντομότερου δρομολογίου και εξοικονόμησης χρόνου. Αυτόματη παρακολούθηση των εργασιών που έχουν ξεπεράσει το όριο χρόνου ολοκλήρωσης που είχατε δηλώσει (καθυστερούμενες εργασίες) καθώς επίσης και του χρόνου καθυστέρησης για την πραγματοποίησή τους. Με παρακολούθηση υπαιτιότητας καθυστέρησης. (πελάτη ή γραφείου)
Περιεχόμενα Βασική Οθόνη Βήματα.. 3 Δημιουργία Εργασιών...4 Ημερομηνίες 4 Μεταφορά Ανοιχτών Εργασιών...5 Καταχώρηση βασικών πεδίων/φίλτρων... 6 Επεξήγηση Μενού Εικονιδίων 7 Δημιουργία Ομοειδούς Εγγραφής.. 7 Αυτόματη Δημιουργία Εργασιών Επισύναψη Αρχείου / Αρχείων...8 Προσωπικές Σημειώσεις Διαχειριστή..9 Ατομική Καρτέλα Συμβάντος/Επισυνάψεις Εγγραφή Ηχητικού Σχόλιου 10 Δημιουργία Postit Εμφάνιση Φακέλου Επισύναψης Καρτέλα Πελάτη Sms..11 Χρέωση Χρόνου Διεκπεραίωσης Καρτέλα Υπεύθυνου/Αρμόδιου..12 Μετακίνηση στις Εγγραφές Ημερολόγιο Εργασιών TaxHeaven..13 Εξαγωγή Εργασιών στο Ημερόλογιο του Outlook Εξαγωγή Εργασιών σε μορφή Html Εξαγωγή Ενεργών Ραντεβού σε μορφή Html...14 Αναζήτηση Εργασιών με Διάστημα Ημερομηνιών Σύλληψη Οθόνης Ανανέωση Πρότυπες Κινήσεις...15 Δημιουργία Ραντεβού Μπάρα Εργαλειών....16 Επεξεργασία Τομέων Συσχέτιση Πελάτη-Τομέα Χαρακτηρισμός Εργασιών Καθυστερούμενες Εργασίες Ημερολόγιο...17 Αποτελέσματα Εφαρμογή Φίλτρων...18-26 Μενού Εκτυπώσεων.....27 Μεγένθυνση / Ανοιχτές Εργασίες Ημέρας......28 2
Η βασική Οθόνη της εφαρμογής περιέχει τρία βασικά κομμάτια. α. Χαρακτηρισμός / Ανάθεση Εργασίας β. Αναλυτικές λεπτομέρειες / Παρατηρήσεις για κάθε εργασία γ. Επιπλέον χαρακτηρισμοί για κάθε εργασία α β γ 1 2 3 4 Κύρια βήματα έναρξης χρήσης του Smart Manager 1. Καλό είναι, να έχει προηγηθεί μια προεργασία σε ότι αφορά τις λίστες ΠΕΛΑΤΗΣ,ΕΡΓΑΣΙΑ,ΑΠΟΔΕΚΤΗΣ,ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ 2. Αν θέλει κάποιος να χρησιμοποιήσει την Λογική των Τομέων πρέπει να έχει γίνει η καταγραφή των Τομέων ( λέγοντας ΤΟΜΕΑΣ, εννοούμε την απεικόνιση κάθε πελάτη μας, σε γεωγραφικό τομέα της αρεσκείας μας, για αποφυγή διπλών δρομολογίων ) 3. Συσχέτιση Πελάτη και Τομέα 4. Χαρακτηρισμός εργασιών σε ότι αφορά την ΚΡΙΣΙΜΟΤΗΤΑ ΤΟΥΣ ( ΚΡΙΣΙΜΟΤΗΤΑ, έχει την λογική να απομονώνει η εφαρμογή κάποιες επιλεγόμενες από εμάς εργασίες, ως εργασίες υψηλής επικινδυνότητας. Για την αποφυγή προστίμων. Π.χ η εργασία Πρόσληψη Υπαλλήλων κλπ ). Εφόσον έχουν γίνει οι Παραμετροποιήσεις της εφαρμογής, καθημερινά πλέον χρησιμοποιώ για την δημιουργία εργασιών την οθόνη «ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΕΡΓΑΣΙΩΝ» Όλες οι υπόλοιπες οθόνες, είναι οθόνες ΑΥΤΟΜΑΤΩΝ ΦΙΛΤΡΩΝ και Προβολών 3
Δημιουργία Εργασιών Βασική πληκτρολόγηση, οι ημερομηνίες που αφορούν την συγκεκριμένη εργασία. Ημ.Καταχώρησης Ημερομηνία Ανάθεσης της εργασίας Ημ.Έναρξης Η Ημερ.Έναρξης της εργασίας κατ εκτίμησή μας Ημ.Διεκπεραίωσης Η Ημερομηνία που πρέπει κατ εκτίμησή μας ότι πρέπει να έχει τελειώσει η εργασία Π.χ μας αναθέτουν μια εργασία για ΕΝΑΡΞΗ ΥΠΟΚ/ΤΟΣ ΣΤΙΣ 17/7/2017. Επομένως Ημ.Καταχώρησης 17/7/2017. Αποφασίζουμε να την ξεκινήσουμε στις 18/7/2017 (Ημερ.Έναρξης ). Τέλος βάζουμε ανώτερη ημερομηνία Διεκπεραίωσης στις 21/7/2017. Τι καταφέρνουμε με τις 3 Ημερομηνίες και Πως συμπεριφέρεται η εφαρμογή!!!!!! Αν οι προβλέψεις μας και τα πλάνα μας, μας βγούν, τότε όλα καλά, η εργασία διεκπεραιώνεται φυσιολογικά. ΣΤΗΝ ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΠΟΥ η εργασία δεν έχει διεκπεραιωθεί ( όταν τελειώνει μια εργασία, τσεκάρουμε το ΤΣΕΚ Διεκπεραιώθηκε ). Εάν όμως δεν έχει ΔΙΕΚΠΕΡΑΙΩΘΕΙ, και έστω η ημερομηνία τρέχουσας ημέρας είναι 19/7/2017, τότε η εφαρμογή αναλαμβάνει και μεταφέρει την ανοιχτή εργασία στην τρέχουσα Ημερομηνία δηλαδή το πεδίο Ημ.Έναρξης θα το κάνει 19/7/2017. Το πεδίο Ημ.Διεκπεραίωσης θα παραμείνει 21/7/2017. Έστω η τρέχουσα ημερομηνία είναι 22/7/2017 και η εργασία μας ακόμη δεν έχει διεκπεραιωθεί τότε η εφαρμογή μεταφέρει την τρέχουσα εργασία στις 22/7/2017 δηλ. και το πεδίο Ημ.Έναρξης και Το πεδίο Ημ.Διεκπεραίωσης θα γίνουν 22/7/2017. Με λίγα λόγια. Δεν αγχωνόμαστε, μήπως ξεχάσουμε κάποια εργασία ανοιχτή, γιατί η εφαρμογή μας προφυλάσσει, αφού μας την μεταφέρει στην τρέχουσα ημερομηνία, που όπως θα δούμε και πιο κάτω, μας αναγκάζει να την ΕΠΑΝΑΠΡΟΣΔΙΟΡΙΣΟΥΜΕ. 4
Τι μας προσφέρει η εφαρμογή του μηχανισμού μεταφοράς των ανοιχτών εργασιών στην τρέχουσα ημερομηνία. 1. Δεν ξεχνάμε ποτέ ανοιχτή εργασία 2. Γνωρίζουμε πόσες ημέρες έχει καθυστερήσει να διεκπεραιωθεί η εργασία 3. Γνωρίζουμε ποιος είναι ο ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΔΙΕΚΠΕΡΑΙΩΣΗΣ και μπορούμε να πληροφορηθούμε για ποιο λόγο καθυστέρησε η συγκεκριμένη εργασία 4. Μπορούμε να φιλτράρουμε με ΔΙΑΣΤΗΜΑ ΗΜΕΡΩΝ ΚΑΘΥΣΤΕΡΗΣΗΣ, και να ζητήσουμε ευθύνες από τους Διεκπεραιωτές, να αλλάξουμε πλάνα κλπ 5. Γνωρίζουμε ποιος σε γενικές γραμμές ΕΥΘΥΝΕΤΑΙ ΓΙΑ ΤΗΝ ΚΑΘΥΣΤΕΡΗΣΗ.. ΤΟ ΓΡΑΦΕΙΟ ΜΑΣ ή ο ΠΕΛΑΤΗΣ Όταν για την πορεία εξέλιξης μιας εργασίας ευθύνεται Ο ΠΕΛΑΤΗΣ, τσεκάρω το σε ΑΝΑΜΟΝΗ. 5
Στην συνέχεια, συμπληρώνω και τα υπόλοιπα πεδία τα οποία είναι απαραίτητα για την ολοκληρωμένη δημιουργία ανάθεσης Εργασίας. Με την καταχώρηση του Πελάτη το πεδίο ΤΟΜΕΑΣ ενημερώνετε αυτόματα Εάν κάποια τιμή δεν υπάρχει, αυτόματα δημιουργείται, και μπαίνει στην λίστα. Αν δεν εντοπίζω εύκολα κάποιον πελάτη μου, ή κάποια εργασία ή κάποιο αποδέκτη, τότε χρησιμοποιώ τις αναζητήσεις ΜΕΓΕΝΘΥΤΙΚΟΣ ΦΑΚΟΣ Με διπλό κλίκ επάνω σε κάποιο ΠΕΛΑΤΗ ΕΡΓΑΣΙΑ ΑΠΟΔΕΚΤΗ, αυτόματα καταχωρείται στα αντίστοιχα πεδία. Με κάθε καταχώρηση στα πιο πάνω πεδία ΤΟ ΠΕΔΙΟ ΤΩΝ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΩΝ ΣΥΜΠΛΗΡΩΝΕΤΑΙ ΑΥΤΟΜΑΤΑ. Μπορώ όμως, να προσθέσω από το πεδίο ΣΧΟΛΙΑ και κάτω, όσες πληροφορίες θέλω επιπλέον. 6
Επεξήγηση των ΕΙΚΟΝΙΔΙΩΝ / ΕΝΤΟΛΩΝ / ΤΣΕΚΑΡΙΣΜΑΤΩΝ της Οθόνης Δημιουργίας Εργασιών Μενού Εικονιδίων. Ακολουθεί Αναλυτική Παρουσίαση για κάθε περίπτωση εικονιδίου Δημιουργία Ομοειδούς Εγγραφής ( Δημιουργία πανομοιότυπης εργασίας με κάποια άλλη ) Αυτόματη Δημιουργία Εργασιών 7
Επισύναψη Αρχείου / Αρχείων. A Τρόπος : Drag & Drop ( Σύρσιμο και Εναπόθεση ) Β Τρόπος: Αυτόματη Δημιουργία Φακέλου για κάθε Εργασία, όπου εκεί μπορώ να τοποθετήσω πληθώρα επισυναπτόμενων αρχείων 8
Προσωπικές Σημειώσεις Διαχειριστή ( Κλειδωμένες, μη εμφανίσιμες, με κρυφό κωδικό εμφάνισης ) Ατομική Καρτέλα Συμβάντος/Επισυνάψεις 9
Εγγραφή Ηχητικού Σχόλιου σε κάθε εργασία ή Video σε windows 7 Εγγραφή Ηχητικού Σχόλιου σε κάθε εργασία ή Video σε windows XP Δημιουργία Postit ( Κίτρινα Αυτοκόλλητα ) Εμφάνιση Φακέλου Επισύναψης Καρτέλα Πελάτη Αυτοματισμοί Επικοινωνίας με το Πελατολόγιό μας Φιλτράρισμα όλων των φακέλων επισύναψης αρχείων, του συγκεκριμένου πελάτη. 10
Αποστολή Ελεύθερου ή αυτόματης εισαγωγής κειμένου Sms Χρέωση Χρόνου Διεκπεραίωσης ( Υπολογισμός χρόνου, που έχει δαπανηθεί για την εκπόνηση μιας εργασίας ή του συνολικού χρόνου που έχει αναλωθεί για συγκεκριμένο Πελάτη μας. 11
Καρτέλα Υπεύθυνου/Αρμόδιου Μετακίνηση στις Εγγραφές Τσεκάρουμε ανά περίπτωση Επείγον Για φίλτρα κατεπείγοντος Υποχρ.Γραφείου Είναι αυτόματα τσεκαρισμένο Διεκπεραιώθηκε το πιο σημαντικό τσέκ έκλεισε η εργασία Επισύναψη Τσεκάρετε αυτόματα με κάθε επισύναψη αρχείων Τηλέφωνο από τα πιο σπουδαία τσέκ για να φιλτράρουμε τα τηλεφωνήματα που έχουμε δεχτεί, να καλέσουμε εμείς, ποιος μας ζήτησε κλπ. Προς.Σημειώσεις Σημειώσεις που δεν αφορούν υποχρέωση γραφείου, αλλά επηρεάζουν τις εργασίες Γραφείου Σε Αναμονή Από τα πιο βασικά τσέκ ΕΥΘΥΝΗ ΠΕΛΑΤΗ.. για το πέρας της εργασίας Για Outlook Τσεκάρετε αυτόματα. Αν δεν θέλω να φανεί κάποια εργασία στο ημερολόγιο Outlook το ξετσεκάρω. Ηχος / Video H συγκεκριμένη εργασία, έχει ηχητικό σχόλιο ή video. Υπενθύμιση Reminder Χτυπάει ειδοποίηση στο Outlook, ή στα κινητά μας για την συγκεκριμένη εργασία. 12
Ημερολόγιο Εργασιών TaxHeaven Εξαγωγή Εργασιών στο Ημερόλογιο του Outlook Εξαγωγή Εργασιών σε μορφή Html ( άμμεση αποστολή με email, με αυξομείωση Οθόνης και σε τablets, κινητά τηλ. ) με επιλογή ΑΠΟ ΕΩΣ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΜΕ ΑΡΜΟΔΙΟ. ΜΕ ΑΝΑΘΕΤΗ.. 13
Εξαγωγή Ενεργών Ραντεβού σε μορφή Html Αναζήτηση Εργασιών με Διάστημα Ημερομηνιών με πάρα πολλούς συνδυασμούς, με διάστημα Ημερομηνιών, με επιλογή ΑΡΜΟΔΙΟΥ ή με ΕΠΙΛΟΓΗ ΠΕΛΑΤΗ. ΕΞΑΓΩΓΗ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΩΝ σε Οθόνη, σε Εκτυπωτή, σε Excel, σε PDF κλπ Σύλληψη Οθόνης ( Capture, Print Screen ) Ανανέωση ( Refresh ) Ώρα/Ημέρα Backup database 14
Πρόγνωση Καιρού σε όλη την Ελλάδα, με επικλογή Πόλης Εορτολόγιο Αναζητήσεις στο Ιντερνετ Δρομολόγηση με τους Χάρτες της Google Χάρτης Οικίας Χάρτης Επαγγ. Εδρας Δημιουργία Postit Πρότυπες Κινήσεις Δημιουργία Πρότυπων Επιλογή Πρότυπων Κινήσεων Δημιουργία Ραντεβού Ώρα έναρξης Ώρα Λήξης +15 λεπτά +30 λεπτά Ο Αρμόδιος την ίδια μέρα, αν έχει άλλα ραντεβού 15
16
17
Αποτελέσματα Εφαρμογή Φίλτρων Γρήγορη ματιά Αποτελέσματα αυτόματων Φίλτρων. Εμφάνιση μόνο μη διεκπεραιωμένων εργασιών. Ημέρας ( Ανοιχτές εργασίες Ημέρας ) Καρτέλα ΜΕΤΑΒΟΛΗΣ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΕΡΓΑΣΙΑΣ 18
Καρτέλα ΜΕΤΑΒΟΛΗΣ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΕΡΓΑΣΙΑΣ Σχεδόν σε όλες τις οθόνες που ακολουθούν υπάρχει το κουμπί Μ = ΜΕΤΑΒΟΛΗ. Μπορούμε χωρίς να ψάξουμε την συγκεκριμένη εργασία που μας ενδιαφέρει, να την μεταβάλουμε άμεσα με ταυτόχρονη οπτική ενημέρωση των οθονών που είναι ανοιχτές. 19
Μη Διεκπεραιωμένες Εργασίες ανά Μήνα Μη Διεκπεραιωμένες Εργασίες ανά Υπεύθυνο ΕΠΙΣΥΝΑΨΗ Προσοχή στα χρώματα που εμφανίζονται : ΜΑΥΡΟ = ΔΕΝ ΕΧΕΙ ΚΟΚΚΙΝΟ = ΕΧΕΙ ΠΡΟΣΩΠΙΚΕΣ ΣΗΜΕΙΩΣΕΙΣ ΜΑΥΡΟ = ΔΕΝ ΕΧΕΙ ΚΙΤΡΙΝΟ = ΕΧΕΙ 20
Μη Διεκπεραιωμένες Εργασίες ανά Πελάτη Μη Διεκπεραιωμένες Εργασίες ανά Αποδέκτη 21
Μη Διεκπεραιωμένες Εργασίες ανά Εργασία Μη Διεκπεραιωμένες Εργασίες που έχουν χαρακτηριστεί ως ΚΡΙΣΙΜΕΣ 22
Μη Διεκπεραιωμένες Εργασίες ανά Τομέα Μη Διεκπεραιωμένες Εργασίες που βρίσκονται σε ΑΝΑΜΟΝΗ ( Υπαιτιότητα Πελάτη για την καθυστέρηση διεκπεραίωσης ) 23
Μη Διεκπεραιωμένα ΡΑΝΤΕΒΟΥ Τηλεφωνικό Κέντρο Ποιοι μας έχουν ζητήσει τηλεφωνικά να επικοινωνήσουμε μαζί τους 24
Μη Διεκπεραιωμένες Εργασίες που έχουν ΕΠΙΣΥΝΑΠΤΟΜΕΝΑ ΑΡΧΕΙΑ Μη Διεκπεραιωμένες Εργασίες Συναγερμός με ημέρες καθυστέρησης 25
Διεκπεραιωμένες Εργασίες Μη Διεκπεραιωμένες Εργασίες που έχουν ΨΗΦΙΑΚΑ ΣΧΟΛΙΑ 26
ΜΕΝΟΥ ΕΚΤΥΠΩΣΕΩΝ Με συνδυασμό κριτηρίων μπορούμε να πάρουμε αποτελέσματα, σε ΕΚΤΥΠΩΤΗ, σε EXCEL, σε ΟΘΟΝΗ. Με διάστημα ημερομηνιών και με επιλογή Υπεύθυνου Διεκπεραίωσης Εργασίας Διεκπεραιωμένες Εργασίες με κριτήρια Με συνδυασμό κριτηρίων μπορούμε να πάρουμε αποτελέσματα, σε ΕΚΤΥΠΩΤΗ, σε EXCEL, σε ΟΘΟΝΗ. 27
Με κλίκ επάνω στο λεκτικό Διαχείριση Εργασιών Λογιστικού Γραφείου, εμφάνιση εργασιών ημέρας σε μεγέθυνση, για αμεσότερη εικόνα των αδιεκπεραίωτων εργασιών 28
SmartKey Solutions & Services SmartKey Solutions & Services Αναπαύσεως 17-19, Δραπετσώνα, Τ.Κ 18648 Τ: 210.48.12.129 210.48.33.766, F: 210.48.38.668, M: 6970.013.101 E: info@smart-key.gr, sales@smart-key.gr, W: www.smart-key.gr
Smart Manager - QR Κατέβασµα Εγχειρίδιου Χρήσης Εφαρµογής Βοήθεια σε µορφή Σελίδας Html Tree Βοήθεια σε µορφή YouTube Video