Σχεδιασμός θέσεων εργασίας και οργάνωση εργασίας Source: Bettman/Corbis
Σχεδιασμός εργασίας Σχεδιασμός διαδικασιών Σχεδιασμός δικτύου διάθεσης Στρατηγική παραγωγής Διάταξη και ροή Σχεδιασμός Διοίκηση παραγωγής Βελτίωση Τεχνολογία διαδικασιών Σχεδιασμός προϊόντων/ υπηρεσιών Σχεδιασμός εργασίας Προγραμματισμός και έλεγχος
Τα στοιχεία του σχεδιασμού θέσεων εργασίας Ποιες είναι οι περιβαλλοντικές συνθήκες του χώρου εργασίας; Ποια τεχνολογία είναι διαθέσιμη και πως θα χρησιμοποιηθεί; Ποια καθήκοντα θα αναλάβει το κάθε άτομο; Ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος να γίνει η κάθε εργασία; Πόσο χρόνο χρειάζονται οι εργασίες και πόσα άτομα χρειάζονται; Πως θα διατηρήσουμε την προσήλωση στην εργασία;
Οι στόχοι του σχεδιασμού θέσεων εργασίας ποιότητα ταχύτητα αξιοπιστία Ο σχεδιασμός εργασίας έχει αντίκτυπο στην ευελιξία κόστος υγεία και ασφάλεια ποιότητα του εργασιακού βίου
Μερικές επιδράσεις του σχεδιασμού θέσεων εργασίας και της οργάνωσης εργασίας Καταμερισμός εργασίας Ευέλικτη εργασία «Επιστημονική» διοίκηση Εργασία σε ομάδες Σχεδιασμός θέσεων εργασίας Εργονομία Παρακίνηση «Συμπεριφοριακές» προσεγγίσεις
Καταμερισμός εργασίας Η κατανομή του συνολικού έργου σε μικρότερα μέρη, το καθένα από τα οποία εκτελείται από ένα και μόνο άτομο Πλεονεκτήματα Προάγει την ταχύτερη μάθηση Καθιστά ευκολότερη την αυτοματοποίηση Μειώνει τη μη παραγωγική εργασία Οδηγεί σε μονοτονία Μειονεκτήματα Μπορεί να οδηγήσει σε σωματικό τραυματισμό Όχι ιδιαίτερα ανθεκτική διαδικασία παραγωγής Μπορεί να ελαττώσει την ευελιξία
Μελέτη εργασίας Μελέτη εργασίας Ένας γενικός όρος για αυτές τις τεχνικές, συγκεκριμένα για τη μελέτη μεθόδων και τη μέτρηση της εργασίας, οι οποίες χρησιμοποιούνται στην εξέταση της ανθρώπινης εργασίας σε όλες τις συνθήκες, και που οδηγούν συστηματικά στη θεώρηση όλων των παραγόντων που επηρεάζουν την αποδοτικότητα και την οικονομία των εξεταζόμενων καταστάσεων έτσι ώστε να επιφέρουν βελτιώσεις. Μελέτη μεθόδων Η συστηματική καταγραφή και η κριτική εξέταση των υπαρχουσών και των προτεινόμενων μεθόδων εκτέλεσης εργασίας, με σκοπό την εξέλιξη και την εφαρμογή ευκολότερων και αποτελεσματικότερων μεθόδων, αλλά και τη μείωση του κόστους. Μέτρηση εργασίας Η εφαρμογή τεχνικών που έχουν σχεδιαστεί για να προσδιοριστεί ο χρόνος που χρειάζεται ένας εργάτης με τα απαραίτητα προσόντα για να εκτελέσει μια συγκεκριμένη εργασία με ένα καθορισμένο επίπεδο απόδοσης.
Τυπική (πρότυπη) απόδοση είναι ο ρυθμός παραγωγής εκροών τον οποίο μπορούν να πετύχουν εργαζόμενοι με τα κατάλληλα προσόντα χωρίς υπερπροσπάθεια, ως μέσο όρο, κατά τη διάρκεια μιας εργάσιμης ημέρας, αρκεί να έχουν κίνητρο να αφιερωθούν στη δουλειά τους. Source: Getty Images/Photographers Choice
Εξειδικευμένος εργαζόμενος θεωρείται κάποιος που διαθέτει τα απαραίτητα σωματικά χαρακτηριστικά, δεξιότητες, ευφυία, εκπαίδευση και γνώση για να εκτελέσει την εργασία σε αποδεκτά επίπεδα ασφάλειας, ποιότητας και ποσότητας. Source: Getty Images/Photographers Choice
Δραστηριότητα Καταγραφή διαδικασίας Λειτουρ γία Κίνηση Καθυσ τέρηση D D D D D D D D D D D Επιθε ώρηση Αποθή κευση
Διαγράμματα ροής της διαδικασίας επεξεργασίας αναφορών εξόδων στην Intel πριν και μετά τη βελτίωσή της Περιγραφή δραστηριότητας 1 Άφιξη αναφοράς 2 Αναμονή για επεξεργασία 3 Έλεγχος αναφοράς εξόδων 4 Σφραγίδα και ημερομηνία στην αναφορά 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 Αποστολή μετρητών στην παραλαβή Αναμονή για επεξεργασία Έλεγχος προκαταβολής Αποστολή στους πιστωτικούς λογαριασμούς Αναμονή για επεξεργασία Έλεγχος μητρώου εργαζόμενου Αποστολή στους χρεωστικούς λογαριασμούς Επισύναψη απόδειξης πληρωμής Πρωτοκόλληση αναφοράς Έλεγχος συμμόρφωσης με κανόνες Αναμονή για ομαδοποίηση Παρτιδοποίηση αναφορών Προώθηση παρτίδας στο γραφείο ελέγχου Αναμονή για επεξεργασία Πρωτοκόλληση της παρτίδας αναφορών Έλεγχος απόδειξης πληρωμής Προώθηση αναφορών στον έλεγχο παρτίδων Απόδοση αριθμού ελέγχου στην παρτίδα Αντίγραφα αναφορών στην αρχειοθέτηση Αρχειοθέτηση των αναφορών 25 Προώθηση της απόδειξης πληρωμής 26 Επιβεβαίωση πληρωμής Περιγραφή δραστηριότητας 1 Άφιξη αναφοράς 2 Σφραγίδα και ημερομηνία στην αναφορά 3 Έλεγχος αναφοράς εξόδων 4 Επισύναψη απόδειξης πληρωμής 5 Αναμονή για ομαδοποίηση 6 Παρτιδοποίηση αναφορών Προώθηση παρτίδας στο γραφείο ελέγχου 7 8 Αναμονή για επεξεργασία 9 Έλεγχος αναφορών και αποδείξεων 10 Προώθηση αναφορών στον έλεγχο παρτίδων 11 Απόδοση αριθμού ελέγχου στην παρτίδα Αντίγραφα αναφορών στην αρχειοθέτηση 12 13 Αρχειοθέτηση των αναφορών 14 Προώθηση της απόδειξης πληρωμής 15 Επιβεβαίωση πληρωμής Totals 5 5 2 2 1 Totals 7 8 5 5 1
Πόροι και ροή: Σχεδιασμός θέσεων εργασίας Μελέτη μεθόδων: ΕΚΕΑΕΣ Η μελέτη μεθόδων στοχεύει στη βελτίωση των μεθόδων παραγωγής. Περιλαμβάνει τον χωροταξικό σχεδιασμό, το περιβάλλον και τη χρήση υλικών και προσωπικού: Επιλογή της εργασίας που θα μελετηθεί Καταγραφή της παρούσας μεθόδου με τη χρήση 5 συμβόλων καταγραφής Εξέταση των δεδομένων με κριτική διάθεση Ανάπτυξη της καλύτερης μεθόδου Εφαρμογή της νέας μεθόδου stall the new method Συντήρηση (μεθόδου) με περιοδικούς ελέγχους
Πόροι και ροή: Σχεδιασμός θέσεων εργασίας Μέτρηση εργασίας Οι τυπικοί (πρότυποι) χρόνοι είναι τα δομικά στοιχεία του σχεδιασμού διαδικασιών. Αντιπροσωπεύουν το χρόνο που χρειάζεται ένας ειδικευμένος εργαζόμενος για να εκτελέσει συγκεκριμένες εργασίες σε καθορισμένα επίπεδα απόδοσης. βασικός χρόνος + περιθώρια = τυπικός χρόνος
Κλίμακες αξιολόγησης Τυπική απόδοση 100 80 Κίνητρα 75 60 Κανονική Βρετανικό πρότυπο, Δ.Γ.Ε. Αμερικανικό πρότυπο
Τα στάδια της μέτρησης εργασίας Χρόνος που παρατηρήθηκε για το στοιχείο «Αξιολόγηση» προσπάθειας Βασικός χρόνος για το στοιχείο Βασικός χρόνος Χρόνος που παρατηρήθηκε Αξιολόγηση = Τυπική αξιολόγηση
Τα στάδια της μέτρησης εργασίας Τυπικός Βασικός Περιθώρια χρόνος = χρόνος + Βασικός χρόνος για το στοιχείο «Περιθώρια» για ξεκούραση, κ.λπ. Τυπικός χρόνος για το στοιχείο Τυπικός χρόνος για την εργασία
Καθορισμός τυπικών χρόνων Στοιχείο Βασικός χρόνος Περιθώρια % λεπτά Τυπικός χρόνος Α Β Γ Δ 0.6 0.4 0.8 0.3 2.1 17 12 10 17 0.10 0.05 0.08 0.05 0.28 0.70 0.45 0.88 0.35 2.38 Βασικός χρόνος 2.10 Περιθώριο 0.28 Τυπικός χρόνος = 2.38
Η «τυπική» μονάδα εργασίας Μια τυπική μονάδα εργασίας, π.χ. 1 τυπικό λεπτό Ελαφριά εργασία 90% εργασία 10% ξεκούραση Μέση εργασία 84% εργασία 16% ξεκούραση Βαριά εργασία 68% εργασία 32% ξεκούραση
Η εργονομία αφορά κυρίως το σχεδιασμό των θέσεων εργασίας με βάση την ανθρώπινη φυσιολογία δηλαδή, με το ανθρώπινο σώμα και πως αυτό προσαρμόζεται στο περιβάλλον του. Εργονομική προσέγγιση Πως ο άνθρωπος αλληλεπιδρά με τις φυσικές παραμέτρους του εργασιακού του χώρου Πως ο άνθρωπος αλληλεπιδρά με τις περιβαλλοντικές συνθήκες που επικρατούν στον ιδιαίτερο χώρο που εργάζεται
Εργονομία Πως ο άνθρωπος αλληλεπιδρά με τις φυσικές παραμέτρους του εργασιακού του χώρου Εκατοστημόριο 5% Εκατοστημόριο 95% Μέγιστος χώρος εργασίας Κανονικός χώρος εργασίας
Εργονομία στο περιβάλλον του γραφείου Βραχίονες σε περίπου οριζόντια θέση Ρυθμιζόμενη πλάτη καθίσματος Καλή στήριξη οσφυϊκής χώρας Ρυθμιζόμενο ύψος καθίσματος Χωρίς υπερβολική πίεση στο εμπρός μέρος των μηρών και στο πίσω μέρος των γονάτων Χώρος για τα πόδια, χωρίς εμπόδια που επιτρέπει αλλαγές στάσης Στήριγμα ποδιών αν απαιτείται Χώρος για αλλαγή στάσης, χωρίς εμπόδια κάτω από το γραφείο
Εργονομία στο περιβάλλον του γραφείου Επαρκής φωτισμός Επαρκής αντίθεση, χωρίς εκτυφλωτικό φως ή αντανακλάσεις που αποσπούν την προσοχή Πληκτρολόγιο εύχρηστο, ρυθμιζόμενο, αφαιρούμενο, ευανάγνωστο Οθόνη: σταθερό είδωλο, ρυθμιζόμενη, αναγνώσιμη, χωρίς αντανακλάσεις και διαχύσεις φωτός Κάλυψη παραθύρου Ελαχιστοποιημένος θόρυβος όχλησης Επιφάνειες εργασίας: επιτρέπουν διάφορες τακτοποιήσεις, ευρύχωρες, χωρίς αντανακλάσεις Λογισμικό κατάλληλο για την εργασία, προσαρμοσμένο στο χρήστη, χωρίς κρυφή παρακολούθηση
Εργονομία Πως ο άνθρωπος αλληλεπιδρά με τις περιβαλλοντικές συνθήκες που επικρατούν στον ιδιαίτερο χώρο που εργάζεται Για παράδειγμα, άνθρωποι που εργάζονται σε ακραίες συνθήκες Source: Tibbett and Britten
Συμπεριφορικές προσεγγίσεις Το πρότυπο Hackman και Oldham για το σχεδιασμό θέσεων εργασίας Τεχνικές σχεδιασμού θέσεων εργασίας Θεμελιώδη χαρακτηριστικά της θέσης εργασίας Διανοητικές καταστάσεις Απόδοση και προσωπικές συνέπειες Συνδυασμός καθηκόντων Διαμόρφωση φυσικών μονάδων εργασίας Εδραίωση σχέσεων με πελάτες Κάθετη φόρτωση Ποικιλία δεξιοτήτων Ταυτότητα εργασίας Σημασία εργασίας Αυτονομία Εμπειρία της σημασίας της εργασίας Εμπειρία της ευθύνης για το αποτέλεσμα της εργασίας Υψηλά εσωτερικά κίνητρα για την εργασία Απόδοση εργασίας υψηλής ποιότητας Μεγάλη ικανοποίηση από την εργασία Άνοιγμα καναλιών ανατροφοδότησης πληροφοριών Ανατροφοδότηση πληροφοριών Ακριβής γνώση των αποτελεσμάτων της εργασίας Λίγες αδικαιολόγητες απουσίες και μικρή εναλλαγή προσωπικού
Συμπεριφορικές προσεγγίσεις Διεύρυνση και εμπλουτισμός εργασιακών καθηκόντων Περισσότερα καθήκοντα που δίνουν αυξημένες ευθύνες, αυτονομία ή λήψη αποφάσεων Εμπλουτισμός εργασιακών καθηκόντων Αρχικά καθήκοντα που περιλαμβάνει η θέση Διεύρυνση εργασιακών καθηκόντων Περισσότερα καθήκοντα του ίδιου είδους
Ομαδική εργασία όπου μέλη του προσωπικού, συχνά με αλληλοκαλυπτόμενες ειδικότητες, εκτελούν συλλογικά ένα συγκεκριμένο καθήκον, και έχουν μεγάλη ανεξαρτησία όσον αφορά τον τρόπο με τον οποίο εκτελούν το καθήκον τους. Για παράδειγμα, μια ομάδα νοσοκόμων που μοιράζονται την ευθύνη της περίθαλψης ασθενών
Παρακίνηση σημαίνει περισσότερη αυτονομία. Σημαίνει να δίνεται στους εργαζόμενους η δυνατότητα αλλαγής του τρόπου που εκτελούν τα καθήκοντά τους, και η αρμοδιότητα να αλλάζουν την ίδια τη θέση εργασίας και τον τρόπο που εκτελείται.
Το προσωπικό θεωρείται κόστος Έμφαση στον έλεγχο της διοίκησης Καταμερισμός εργασίας Επιστημονική διοίκηση Έμφαση στην αφοσίωση και την εμπλοκή του προσωπικού Αυτοδιαχειριζόμενη μελέτη μεθόδου Εργονομία Συμπεριφορικές προσεγγίσεις Παρακίνηση Ομαδική εργασία Το προσωπικό θεωρείται πόρος Ελαστική εργασία
Έλεγχος όρων κλειδιών Σχεδιασμός θέσεων εργασίας Ο τρόπος με τον οποίο δομούμε το περιεχόμενο και το περιβάλλον των θέσεων εργασίας κάθε μέλους του προσωπικού μας μέσα στο χώρο εργασίας, καθώς και τη διασύνδεσή του με την τεχνολογία ή τις εγκαταστάσεις που χρησιμοποιεί. Εργονομία Ένας κλάδος του σχεδιασμού θέσεων εργασίας που ασχολείται κυρίως με το σχεδιασμό με βάση την ανθρώπινη φυσιολογία καθώς και με τον τρόπο με τον οποίο το ανθρώπινο σώμα ταιριάζει με το περιβάλλον της διαδικασίας. Μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί ο όρος ανθρώπινοι παράγοντες ή σχεδιασμός/μηχανική ανθρώπινων παραγόντων. Σχεδιασμός/μηχανική ανθρώπινων πόρων Εναλλακτικός όρος για την εργονομία.
Έλεγχος όρων κλειδιών Τραυματισμός λόγω επαναλαμβανόμενης κίνησης Σωματική βλάβη λόγω επανάληψης δραστηριοτήτων. Ανθρωπομετρικά δεδομένα Δεδομένα που σχετίζονται με το μέγεθος, το σχήμα και τις άλλες σωματικές δυνατότητες των ανθρώπων, και που χρησιμοποιούνται στο σχεδιασμό θέσεων εργασίας και εγκαταστάσεων. Καταμερισμός εργασίας Μια προσέγγιση του σχεδιασμού θέσεων εργασίας με βάση την οποία ένα καθήκον καταμερίζεται σε σχετικά μικρά μέρη, κάθε ένα από τα οποία εκτελείται από ένα και μόνο άτομο.
Έλεγχος όρων κλειδιών Επιστημονική διοίκηση Μια σχολή της θεωρίας διοίκησης από τις αρχές του εικοστού αιώνα. Περισσότερο αναλυτική και συστηματική, παρά «επιστημονική» με την έννοια του όρου, μερικές φορές ονομάζεται (μειωτικά) ως Τεϊλορισμός από τον Frederick Taylor, που επηρέασε σημαντικά τη διατύπωση των αρχών της. Μελέτη μεθόδων Η αναλυτική μελέτη των μεθόδων εκτέλεσης εργασιών με σκοπό την εύρεση της «καλύτερης» ή μιας βελτιωμένης μεθόδου εργασίας. Μέτρηση εργασίας Ένας κλάδος της μελέτης εργασίας που ασχολείται με τη μέτρηση του χρόνου που πρέπει να απαιτείται για την εκτέλεση των εργασιών.
Έλεγχος όρων κλειδιών Μελέτη εργασίας Ο όρος που χρησιμοποιείται γενικά για τη μελέτη μεθόδων και τη μέτρηση εργασίας και που προέρχεται από τη σχολή του επιστημονικού μάνατζμεντ. Αρχές της οικονομίας κίνησης Μια λίστα που χρησιμοποιείται για την εξέλιξη νέων μεθόδων στη μελέτη εργασίας, και που έχει στόχο να καταργήσει στοιχεία της εργασίας, να συνδυάσει στοιχεία μεταξύ τους, να απλοποιήσει τη δραστηριότητα, ή να αλλάξει την αλληλουχία γεγονότων ώστε να βελτιωθεί η απόδοση. Ειδικευμένος εργαζόμενος Όρος που χρησιμοποιείται στη μελέτη εργασίας και αναφέρεται στο άτομο που διαθέτει τα απαραίτητα σωματικά χαρακτηριστικά, δεξιότητες, ευφυία, εκπαίδευση, και γνώση για να εκτελέσει την εργασία.
Έλεγχος όρων κλειδιών Τυπική απόδοση Όρος που χρησιμοποιείται στις μετρήσεις εργασίας και σημαίνει το ρυθμό παραγωγής τον οποίο μπορούν να φθάσουν οι ειδικευμένοι εργαζόμενοι χωρίς υπερπροσπάθεια, ως μέσο όρο, κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας, αρκεί να έχουν κίνητρα να αφιερωθούν στη δουλειά τους. Θεωρείται πλέον πολύ ασαφής έννοια. Βασικός χρόνος Ο χρόνος που απαιτείται για την εκτέλεση μιας εργασίας χωρίς επιπλέον περιθώρια για ξεκούραση. Μελέτη χρόνου Όρος που χρησιμοποιείται στη μέτρηση εργασίας για να ορίσει τη διαδικασία χρονομέτρησης (συνήθως με χρονόμετρο) και την αξιολόγηση εργασιών. Περιλαμβάνει την παρατήρηση των χρόνων, τη ρύθμιση ή κανονικοποίηση κάθε χρόνου που μετρήθηκε (αξιολόγηση), και την εύρεση του μέσου όρου των ομαλοποιημένων χρόνων.
Έλεγχος όρων κλειδιών Αξιολόγηση Μια τεχνική μελέτης εργασίας που προσπαθεί να εκτιμήσει το ρυθμό εργασίας ενός εργαζόμενου σε σχέση με την έννοια που δίνει ο παρατηρητής στην τυπική απόδοση. Μια τεχνική που τώρα είναι αποδεκτό ότι αποτελεί μια αμφίβολη διαδικασία. Τυπικός χρόνος Όρος που χρησιμοποιείται στη μέτρηση εργασίας και που υποδεικνύει το χρόνο που χρειάζεται η εκτέλεση μιας εργασίας, περιλαμβανομένου του χρόνου για αποκατάσταση και ξεκούραση. Περιθώρια Όρος που χρησιμοποιείται στη μελέτη εργασίας και που υποδεικνύει τον επιπλέον χρόνο που συνυπολογίζεται για ξεκούραση, χαλάρωση, και προσωπικές ανάγκες.
Έλεγχος όρων κλειδιών Σύνθεση από δεδομένα στοιχείων Τεχνική μέτρησης εργασίας για τον υπολογισμό του χρόνου από το άθροισμα στοιχείων που έχουν ήδη χρονομετρηθεί. Συστήματα προκαθορισμένης κίνησης-χρόνου Μια τεχνική μέτρησης εργασίας όπου χρησιμοποιούνται οι τυπικοί χρόνοι στοιχείων που βρίσκονται σε δημοσιευμένους πίνακες για να γίνει εκτίμηση του χρόνου για μια ολόκληρη εργασία. Εναλλαγή θέσεων εργασίας Μια πρακτική όπου τα άτομα ενθαρρύνονται να μετακινούνται μεταξύ διαφόρων θέσεων μιας συγκεκριμένης εργασίας, έτσι ώστε να έχουν περισσότερα κίνητρα.
Έλεγχος όρων κλειδιών Διεύρυνση εργασιακών καθηκόντων Όρος που χρησιμοποιείται στο σχεδιασμό θέσεων εργασίας και που υποδηλώνει την αύξηση του όγκου εργασίας που ανατίθεται σε άτομα για να γίνει η θέση εργασίας λιγότερο μονότονη. Εμπλουτισμός εργασιακών καθηκόντων Όρος που χρησιμοποιείται στο σχεδιασμό θέσεων εργασίας και που σημαίνει την αύξηση της ποικιλίας και του αριθμού των καθηκόντων που περιλαμβάνει η θέση εργασίας ενός ατόμου. Αυτό μπορεί να σημαίνει αυξημένες αρμοδιότητες αποφάσεων και μεγαλύτερη αυτονομία. Παρακίνηση Όρος που χρησιμοποιείται στο σχεδιασμό θέσεων εργασίας και σημαίνει την αύξηση των εξουσιών που δίνονται σε άτομα για να παίρνουν αποφάσεις για τη θέση εργασίας τους ή για να κάνουν αλλαγές σε αυτή.
Έλεγχος όρων κλειδιών Πολύ-ειδικότητα Αύξηση του εύρους των ειδικοτήτων των ατόμων για να δοθούν περισσότερα κίνητρα ή/και να αυξηθεί η ελαστικότητα. Ελαστικός χρόνος εργασίας Η αύξηση της δυνατότητας αλλαγών στο χρόνο κατά τον οποίο τα άτομα εργάζονται. Ετήσιες ώρες Ένα είδος ελαστικού χρόνου εργασίας σύμφωνα με το οποίο ο συνολικός χρόνος εργασίας των ατόμων ελέγχεται σε ετήσια και όχι σε πιο βραχυπρόθεσμη βάση. Τηλεργασία Η δυνατότητα εργασίας από το σπίτι με χρήση τεχνολογίας τηλεπικοινωνιών ή/και υπολογιστών.