Οδηγός χρήσης τελικού χρήστη Microsoft 365

Transcript

1 Οδηγός χρήσης τελικού χρήστη Microsoft 365

2 2 Περιεχόμενα Ενδιαφερόμενοι 7. Προσελκύστε υψηλόβαθμους υποστηρικτές 9. Επιλέξτε τον δικό σας Κάτοχο επιτυχίας 10. Ενισχύστε τους Ειδήμονες Σενάρια 15. Προσδιορισμός σεναρίων 20. Ιεραρχήστε τα σενάριά σας 22. Καθορισμός κριτηρίων επιτυχίας 26. Κοινοποίηση Επιτυχίας Ευαισθητοποίηση 29. Δημιουργήστε το Πλάνο επικοινωνίας σας 35. Ενθαρρύνετε τη διατήρηση των επιπέδων συμμετοχής Εκπαίδευση 38. Δημιουργήστε το δικό σας πλάνο εκπαίδευσης 40. Αποκτήστε πρόσβαση σε πόρους εκπαίδευσης Προγραμματίστε, υλοποιήστε και διαχειριστείτε 43. Προγραμματίστε τις δραστηριότητες χρήσης σας 46. Ξεκινήστε δυναμικά το πρόγραμμα πρώιμης χρήσης 51. Δημιουργήστε ένα Πλάνο επιτυχίας 53. Επαναλάβετε για τη διατήρηση της επιτυχίας 54. Διαχείριση και προετοιμασία για την αλλαγή

3 Εισαγωγή Καθώς το περιβάλλον του οργανισμού μεταβάλλεται, εξελίσσονται και οι προσδοκίες εργαζομένων και πελατών και αναδύεται μια νέα νοοτροπία γύρω από τον τρόπο που εργαζόμαστε. Οι εργαζόμενοι επιζητούν περισσότερη χρησιμότητα στην εργασία τους ενώ οι εργοδότες επιδιώκουν την αξιοποίηση του ταλέντου των εργαζομένων τους. Διαμορφώνεται ένα πολυδιάστατο εργατικό δυναμικό, καθώς για πρώτη φορά στην ιστορία του ανθρώπου το δυναμικό αυτό σε παγκόσμια κλίμακα αποτελείται από πέντε γενεές. Η συνεργασία και η ομαδική εργασία με τους συναδέλφους αποτελούν μέρος των καθημερινών μας δραστηριοτήτων και η ικανότητα εργασίας ανεξάρτητα από γεωγραφική θέση και συσκευή είναι ουσιώδους σημασίας. Οι εργοδότες δεν δεσμεύονται πλέον από φυσικά ή γεωγραφικά όρια και μπορούν να αντλούν τεχνογνωσία από οποιοδήποτε σημείο του κόσμου. Καθώς εξελίσσεται η κουλτούρα του τρόπου που εργαζόμαστε, τα εργαλεία με τα οποία εργαζόμαστε θα πρέπει να εξελίσσονται και αυτά. Το Microsoft 365 βοηθά τον οργανισμό σας να δώσει υπόσταση σε αυτή τη νέα νοοτροπία εργασίας, παρέχοντας κίνητρα στους εργαζομένους ώστε να είναι δημιουργικοί και να συνεργάζονται με ασφάλεια. Το Microsoft 365 είναι μια πλήρης, ευφυής και ασφαλής λύση, η οποία συνδυάζει τα Office 365, Windows 10 και Enterprise Mobility + Security. Αυτός ο Οδηγός χρήσης τελικού χρήστη έχει δημιουργηθεί για οργανισμούς που ενδιαφέρονται για τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους μεγιστοποίησης των επενδύσεών τους μέσω του Microsoft 365. Προορίζεται για χρήση ως αναλυτικός οδηγός και μπορεί να διασφαλίσει ότι ο οργανισμός σας θα είναι σε θέση να αναγνωρίσει και, στη συνέχεια, να εκτελέσει συγκεκριμένες εργασίες που θα συμβάλλουν ώστε ο οργανισμός σας να αντιμετωπίζει θετικά αυτή τη νέα εργασιακή νοοτροπία. Οι βέλτιστες πρακτικές που παρουσιάζονται σε αυτό τον οδηγό, βασίζονται στην εμπειρία από τους πλέον επιτυχημένους πελάτες μας, οι οποίοι με την πάροδο των ετών έχουν υιοθετήσει τις ποικίλες τεχνολογίες οι οποίες αποτελούν σήμερα μέρος του Microsoft 365: Office 365, Windows 10 και Enterprise Mobility + Security. Ελπίζουμε να σας δώσει έμπνευση, παρουσιάζοντάς σας όσα είναι εφικτό να γίνουν, αλλά και να τον χρησιμοποιήσετε και να τον μοιραστείτε με τους συναδέλφους σας στον οργανισμό. Κάθε σχόλιό σας είναι ευπρόσδεκτο και μπορείτε να μας το στείλετε μέσω της Κοινότητας ενθάρρυνσης της χρήσης που βρίσκεται στη διεύθυνση: Να θυμάστε ότι σε αυτό το ταξίδι δεν είστε μόνοι. Πολλοί οργανισμοί, όπως ακριβώς και ο δικός σας, λανσάρουν αυτήν την εποχή τις τεχνολογίες του Microsoft 365 και, μέσα από αυτήν την κοινότητα, μπορείτε να συνδεθείτε μαζί τους. Ο τρόπος που εργαζόμαστε γίνεται ολοένα και περισσότερο συνδεδεμένος, ας συνδέσουμε λοιπόν τον τρόπο εργασίας μας. 3 Το Microsoft 365 βοηθά τον οργανισμό σας να δώσει υπόσταση σε αυτή τη νέα νοοτροπία εργασίας, παρέχοντας κίνητρα στους εργαζομένους ώστε να είναι δημιουργικοί και να συνεργάζονται με ασφάλεια.

4 4 Η επιτυχία στην οποία μπορεί να συμβάλλει το Microsoft 365 απαιτεί να διασφαλιστεί ότι όλοι μέσα στον οργανισμό σας προσφέρουν τα μέγιστα μέσω της εργασίας τους. Πριν από το λανσάρισμα του Microsoft 365, κάντε μια παύση και αναλογιστείτε το λόγο για τον οποίο ο οργανισμός σας το αγόρασε εξαρχής. Ήταν μια απόφαση που προέκυψε λόγω συγκεκριμένων τεχνικών απαιτήσεων, στα πλαίσια του κύκλου αναβάθμισης του IT ή ανακαλύψατε συγκεκριμένες ανάγκες εντός της επιχείρησής; Η ενθάρρυνση της χρήσης συνεπάγεται ότι κατανοείτε τις επιχειρηματικές προκλήσεις και τις αντιμετωπίζετε με λύσεις του Microsoft 365. Πρέπει να διασφαλίζεται ότι όλα τα άτομα του οργανισμού σας κατανοούν τα πλεονεκτήματα και επιδοκιμάζουν τις λύσεις που τους προσφέρετε. Η φυσική τάση του ανθρώπου είναι να αντιστέκεται στην αλλαγή, γι' αυτό πρέπει να γνωρίζει τι έχει να κερδίσει απ' αυτήν. Στη Microsoft, θέλουμε να σας κάνουμε να αξιοποιήσετε πλήρως την επένδυσή σας στο Microsoft 365 και για να συμβεί αυτό, ο σχεδιασμός είναι κρίσιμης σημασίας. Ο μοναδικός σκοπός του παρόντος Οδηγού χρήσης τελικού χρήστη είναι να σας βοηθήσει κατά τη διαδικασία της ενθάρρυνσης της χρήσης. Μέσα από τη μέχρι τώρα εμπειρία μας με πελάτες, διαπιστώσαμε ότι για να είναι επιτυχής η ενθάρρυνση της χρήσης του Microsoft 365, είναι ουσιαστικής σημασίας να επικεντρωθείτε στους εξής τέσσερις Παράγοντες επιτυχίας: Ενδιαφερόμενοι, Σενάρια, Ευαισθητοποίηση και Εκπαίδευση. Παράγοντες επιτυχίας για το Microsoft 365, για τη χρήση από τον Τελικό χρήστη ΜΑΘΕΤΕ ΚΑΙ ΕΝΙΣΧΥΣΤΕ Ενδιαφερόμενοι Σενάρια Ευαισθητοποίηση Εκπαίδευση Προσελκύστε υψηλόβαθμους υποστηρικτές Ενισχύστε τους Ειδήμονες Ιεραρχήστε τα σενάριά σας Καθορίστε τα κριτήρια επιτυχίας Υλοποιήστε την επικοινωνιακή εκστρατεία Εκτελέστε τις εκδηλώσεις για το λανσάρισμα Εκπαιδεύστε τους τελικούς χρήστες Προετοιμάστε την Υποστήριξη Μάθετε περισσότερα σχετικά με τους κρίσιμους παράγοντες επιτυχίας που επηρεάζουν τη χρήση του Microsoft 365: Πάρτε μέρος στην Κοινότητα ενθάρρυνσης της χρήσης

5 5 Ενδιαφερόμενοι Ο πρώτος κανόνας για την πετυχημένη χρήση του Microsoft 365 είναι να δημιουργηθεί μια δυναμική ομάδα, η οποία θα περιλαμβάνει τους κύριους ενδιαφερόμενους και τα κατάλληλα άτομα για να ενθαρρύνουν και να επηρεάσουν τους υπόλοιπους στην αλλαγή. Σε αυτή την ενότητα, θα μάθετε για τη χρησιμότητα που έχουν οι επιμέρους ρόλοι στον οργανισμό σας κατά το λανσάρισμα και σε ποιους ρόλους των βασικών ενδιαφερόμενων θα πρέπει να εστιάσετε περισσότερο. Θα μάθετε επίσης με ποιον τρόπο πρέπει να επιλέξετε τους κατάλληλους ανθρώπους από τον οργανισμό σας, προκειμένου να παίξουν το ρόλο του Υψηλόβαθμου υποστηρικτή, του Κάτοχου επιτυχίας και του Ειδήμονα κατά το λανσάρισμα. Επίσης θα μάθετε πώς θα παρακινήσετε τους Ειδήμονές σας διαμέσου ενός Προγράμματος ειδημόνων. ΜΕ ΜΙΑ ΜΑΤΙΆ Τι είναι οι Υψηλόβαθμοι υποστηρικτές, οι Κάτοχοι επιτυχίας και οι Ειδήμονες; Γιατί είναι σημαντικοί; Ποια είναι τα βασικά σημεία της Υποστήριξης από Υψηλόβαθμα στελέχη; Τι σημαίνει Πρόγραμμα ειδημόνων και πώς μπορώ να το χρησιμοποιήσω για να συμβάλω στην ενθάρρυνση των Ειδημόνων μου;

6 Ενδιαφερόμενοι: Ρόλοι Ενδιαφερόμενων 6 Ρόλοι Ενδιαφερόμενων Για να είναι πετυχημένη μια στρατηγική χρήσης πρέπει να βασίζεται σε μια αφοσιωμένη ομάδα, με άτομα από όλο το εύρος του οργανισμού σας. Χρησιμοποιήστε τον πίνακα για να κατανοήσετε τους διαφορετικούς ενδιαφερόμενους και τους ρόλους και τις αρμοδιότητές τους στο πετυχημένο λανσάρισμα του Microsoft 365. Οι βασικοί ρόλοι στους οποίους θα πρέπει να επικεντρωθείτε περισσότερο είναι οι Υψηλόβαθμοι υποστηρικτές, οι Κάτοχοι επιτυχίας και οι Ειδήμονες. Ρόλος Αρμοδιότητες Τμήμα Βασικοί ρόλοι Υψηλόβαθμος υποστηρικτής Κάτοχος επιτυχίας Υποστηρικτές Επικοινωνεί το υψηλού επιπέδου όραμα και τις αξίες του Microsoft 365 στην εταιρεία Διασφαλίζει ότι πραγματοποιούνται οι επιχειρηματικοί στόχοι για το λανσάρισμα του Microsoft 365 Συμβάλλουν στη δημιουργία κλίματος ενθουσιασμού για το Microsoft 365 και διαχειρίζονται τις αντιρρήσεις των τελικών χρηστών Εκτελεστική ηγεσία Όλα τα τμήματα Όλα τα τμήματα (προσωπικό) Project Manager Επιβλέπει όλες τις εργασίες εκτέλεσης του λανσαρίσματος του Microsoft 365, καθώς και τη διαδικασία του λανσαρίσματος Διαχείριση έργων Επικεφαλής εκπαίδευσης Διαχειρίζεται το πρόγραμμα εκπαίδευσης ή/και τους πόρους για το λανσάρισμα του Microsoft 365 IT ή/και Ανθρώπινο Δυναμικό Επικεφαλής τμημάτων Προσδιορίζουν τον τρόπο χρήσης του Microsoft 365 από συγκεκριμένα τμήματα και ενισχύουν το ενδιαφέρον γι' αυτό Όλα τα τμήματα (Διοίκηση) Ειδικός τμήματος IT Επιβλέπει όλες τις τεχνικές πτυχές του λανσαρίσματος IT Διευθυντής Ανθρώπινου Δυναμικού Ενσωματώνει το Microsoft 365 στις διαδικασίες του ανθρώπινου δυναμικού και διαχειρίζεται το περιεχόμενο του ανθρώπινου δυναμικού με το Microsoft 365 Ανθρώπινο Δυναμικό (Διοίκηση) Επικεφαλής Επικοινωνίας Επιβλέπει τις επικοινωνίες σχετικά με το Microsoft 365 σε εταιρικό επίπεδο IT ή/και Εταιρικές Επικοινωνίες Διαχειριστής κοινότητας Διαχειρίζεται την καθημερινή δραστηριότητα του δικτύου του Yammer και παρέχει την καθοδήγηση και τις βέλτιστες πρακτικές IT ή/και Εταιρικές Επικοινωνίες Διαχειριστής τοποθεσίας SharePoint Συμβάλλει στη διαχείριση της στρατηγικής της τοποθεσίας του SharePoint για τον οργανισμό, λειτουργεί ως σύνδεσμος μεταξύ της επιχειρηματικής πλευράς και του IT IT ή/και προσωπικό Για να κατανοήσετε τους βασικούς ρόλους, το τι απαιτείται από την ομάδα σας και τους λόγους για τους οποίους είναι απαραίτητοι, επισκεφτείτε το: Προειδοποίηση Έχετε στο νου σας ότι όλοι αυτοί οι ρόλοι έχουν τη μορφή της οδηγίας. Ανάλογα με το μέγεθος και τη σύσταση του οργανισμού σας, αυτοί οι ρόλοι μπορεί να αλληλοκαλύπτονται ή να μην είναι απαραίτητοι.

7 Ενδιαφερόμενοι: Προσελκύστε υψηλόβαθμους υποστηρικτές 7 Προσελκύστε υψηλόβαθμους υποστηρικτές Οι υψηλόβαθμοι υποστηρικτές είναι βασικά ηγετικά στελέχη εντός του οργανισμού και η συμμετοχή τους κρίνεται απαραίτητη για την ενθάρρυνση της χρήσης από την πλευρά των υπαλλήλων. Αυτά είναι που έχουν τη μεγαλύτερη επιρροή στην εταιρική κουλτούρα και μπορούν να επικοινωνήσουν ενεργά την αξία και τα οφέλη της νέας τεχνολογίας και του τρόπου εργασίας σε ολόκληρο τον οργανισμό. Επίσης, μπορούν να εξηγήσουν με κρίσιμο τρόπο τους βασικούς επιχειρηματικούς στόχους, καθώς και τα κοινά προβλήματα που πρέπει να αντιμετωπιστούν - εδώ είναι που μπαίνει στο παιχνίδι και το Microsoft 365. Οι υψηλόβαθμοι υποστηρικτές ορίζουν τους σημαντικούς επιχειρηματικούς στόχους. Σύμφωνα με έρευνες, τα έργα μετασχηματισμού είναι πιο επιτυχή όταν η παρουσία του υψηλόβαθμου υποστηρικτή είναι απτή. Πάνω από το 85% των ερωτηθέντων υποστήριξαν ότι στις περιπτώσεις που ο CEO είχε κάποια ή πολύ έντονη παρουσία, το έργο μετασχηματισμού ήταν, με τη σειρά του, είτε πολύ επιτυχές ή εξαιρετικά επιτυχές. Ιούλιος 2017, McKinsey Quarterly, Πνευματικά δικαιώματα 2017 McKinsey & Company. Με επιφύλαξη κάθε νόμιμου δικαιώματος. Επανεκτύπωση κατόπιν αδείας. Οι υψηλόβαθμοι υποστηρικτές πρέπει: Να βοηθούν την ομάδα του έργου κατά τον προσδιορισμό και την ιεράρχηση των Σεναρίων που πρέπει να χρησιμοποιηθούν Να συμμετέχουν στην επικοινωνία του τρόπου με τον οποίο ο οργανισμός σκοπεύει να χρησιμοποιήσει το Microsoft 365 για να πετύχει τους επιχειρηματικούς του στόχους, σε άλλα ηγετικά στελέχη του οργανισμού Να συμμετέχουν ενεργά και να χρησιμοποιούν τις δυνατότητες του Microsoft 365 για να ενθαρρύνουν τη χρήση του σε όλους τους τελικούς χρήστες και να ενισχύσουν τις επιθυμητές συμπεριφορές Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο που μπορεί να συμβάλει ένας υψηλόβαθμος υποστηρικτής στο επιτυχές λανσάρισμα του Microsoft 365, επισκεφθείτε το Συμβουλές και τεχνάσματα Κατά τον προσδιορισμό των υποστηρικτών σας, σκεφτείτε το ενδεχόμενο να συμπεριλάβετε βασικούς ενδιαφερόμενους σε διαφορετικές επιχειρηματικές δραστηριότητες που επηρεάζονται από την αλλαγή.

8 Ενδιαφερόμενοι: Κατανόηση των βασικών σας γνώσεων 8 Διασφαλίστε ότι οι υψηλόβαθμοι υποστηρικτές σας κατανοούν τα βασικά Ενεργός και ορατή συμμετοχή Ανάπτυξη συμμαχιών με ομόβαθμα στελέχη Άμεση επικοινωνία με τους εργαζόμενους Copyright Prosci. Με επιφύλαξη κάθε νόμιμου δικαιώματος.

9 Ενδιαφερόμενοι: Επιλέξτε τον δικό σας Κάτοχο επιτυχίας 9 Επιλέξτε τον δικό σας Κάτοχο επιτυχίας Η επιλογή ενός Κατόχου επιτυχίας εντός του οργανισμού σας είναι σημαντικός για να διασφαλίσετε ότι πραγματοποιούνται όλοι οι επιχειρηματικοί στόχοι του Microsoft 365. Αυτοί φέρουν την ευθύνη για τη διασφάλιση της χρήσης και της αξιοποίησής του από πλευράς των συναδέλφων. Ο Κάτοχος επιτυχίας πρέπει: Να διασφαλίζουν ότι οι υπάλληλοι χρησιμοποιούν και αξιοποιούν το Microsoft 365 Να διασφαλίζουν τη συμμετοχή των κατάλληλων ενδιαφερομένων Να μετατρέπουν τους επιχειρηματικούς στόχους που έχει ορίσει ο οργανισμός τους για το Microsoft 365 σε σενάρια του Microsoft 365 Να διασφαλίζουν ότι οι επικοινωνίες και η εκπαίδευση υλοποιούνται επιτυχώς

10 Ενδιαφερόμενοι: Ενισχύστε τους Ειδήμονες 10 Ενισχύστε τους Ειδήμονες Η δημιουργία και η αξιοποίηση των Ειδημόνων του Microsoft 365 εντός του οργανισμού σας αποτελεί μια άλλη σημαντική δραστηριότητα που αφορά στις ομάδες ενδιαφερομένων οι οποίοι ενθαρρύνουν τη χρήση του Microsoft 365. Η διασφάλιση της αποδοχής όλων των χρηστών ενός οργανισμού αποτελεί πρόκληση. Οι Ειδήμονες μπορούν να περιορίσουν τον αντίκτυπο αυτής της πρόκλησης και διαδραματίζουν σημαντικό ρόλο. Έχουν γνώσεις, είναι αφοσιωμένοι στην περαιτέρω διεύρυνση της τεχνογνωσίας τους και είναι διατεθειμένοι να παράσχουν συμβουλές και βοήθεια στους συναδέλφους τους. Συμβάλλουν στο να ενσωματωθεί το Microsoft 365 στην πραγματικότητα του τμήματος ή της ομάδας τους. Οι Ειδήμονες πρέπει: Να δημιουργούν κλίμα ενθουσιασμού για το Microsoft 365 και την αξία του σε όλες τις ομάδες. Να βοηθούν τα άτομα της ομάδας τους να καταλάβουν τι θα αποκομίσουν από την αλλαγή Να ενημερώνουν σχετικά με το Microsoft 365 μέσω ανεπίσημων δικτύων επικοινωνίας. Να καλωσορίζουν τους νέους χρήστες, να τους καθοδηγούν και να τους κοινοποιούν τις βέλτιστες πρακτικές Να παρέχουν σχόλια στην ομάδα έργου αναφορικά με τη συμμετοχή και τη χρήση από πλευράς χρηστών Διαμόρφωση του δικού σας προγράμματος ειδημόνων Για περισσότερες πηγές και υλικό που θα σας βοηθήσει να διαμορφώσετε τους δικούς σας Υποστηρικτές του Microsoft 365, κατεβάστε αυτόν τον οδηγό:

11 Ενδιαφερόμενοι: Δημιουργήστε ένα Πρόγραμμα ειδημόνων 11 Δημιουργήστε ένα Πρόγραμμα ειδημόνων Οι ειδήμονες είναι οι σημαιοφόροι της εφαρμογής και βοηθούν με ενθουσιασμό τους συναδέλφους τους στην εκμάθηση των αποδοτικότερων λύσεων. Μπορούν να συμβάλουν στον περιορισμό της έντασης στη χρήση των πόρων της βασικής ομάδας έργου και στην ενίσχυση της συμμετοχής στο σύνολο της κοινότητας. Γιατί είναι σημαντικοί οι Ειδήμονες; Δημιουργούν τα θεμέλια, καθώς και ένα κλίμα ενθουσιασμού που εντείνει τη χρήση βελτιωμένων τρόπων εργασίας Δημιουργούν έναν κύκλο επιρροής στο πλαίσιο των ομάδων τους Διαμορφώνουν τους νέους τρόπους εργασίας μέσα στις ομάδες Προσδιορίζουν τα επιχειρηματικά προβλήματα και τις πιθανές λύσεις Παρέχουν σχόλια στην ομάδα έργου και τους υποστηρικτές Είμαι έμπειρος χρήστης. Προσπαθώ να βρίσκομαι σε καλό ρυθμό προκειμένου να ακολουθήσουν το παράδειγμά μου και οι άλλοι. Το παν είναι η κοινή χρήση ιδεών. Paul Το βασικό είναι να εντοπίσετε όσους διαθέτουν ιδιαίτερο κίνητρο. Αυτό το αντιλαμβάνομαι ως ευκαιρία. Μέρος της εργασίας μου είναι να ενθαρρύνω την κοινότητα και τη διασπορά της γνώσης. Darren

12 Ενδιαφερόμενοι: Διαμορφώστε μια Κοινότητα ειδημόνων 12 Διαμορφώστε μια Κοινότητα ειδημόνων Βρείτε ενθουσιώδεις ειδήμονες που μπορούν να αφιερώσουν χρόνο και προσπάθεια Διαμορφώστε μια ομάδα του Yammer, όπου θα μπορούν οι υποστηρικτές να κοινοποιούν ενημερώσεις και success story Διοργανώστε ήπιας μορφής εκπαιδευτικά προγράμματα για βασικά στοιχεία του Microsoft 365 Παραχωρήστε υλικά που θα τους βοηθούν να υποστηρίξουν την εργασία τους σε επίπεδο ομάδων και μεμονωμένων ατόμων (π.χ. ανεπίσημες συναντήσεις σε χώρους εργασίας) Συνδεόμαστε με έναν υποστηρικτή χρήσης σε κάθε επιχειρηματική μονάδα, ο οποίος αποστέλλει εβδομαδιαία για το Office 365. Όλα τα εργαλεία του Office 365 έχουν σημαντικά οφέλη και καθοδηγώντας τους χρήστες αρμονικά σε αυτά, έχουμε τη δυνατότητα να ξεκλειδώσουμε την αξία καθενός ξεχωριστά. Nick Lamshed, Προϊστάμενος αλλαγών, Qantas Διασφαλίστε έναν κανονικό ρυθμό για τις συζητήσεις με τους υποστηρικτές, ως προς το αντικείμενο με το οποίο ασχολούνται και με όσα δεν απασχολούνται Σχεδιάστε ένα πρόγραμμα για να ενθαρρύνετε και να αναγνωρίσετε τις προσπάθειές τους, όπως προσφέροντάς τους προνομιακή πρόσβαση σε σχετικές εκδηλώσεις ή συμμετοχές για ομιλία Ενημερώστε τα μεμονωμένα άτομα σχετικά με το ρόλο των υποστηρικτών και το πού μπορεί κανείς να τους βρει - θυμηθείτε ότι δεν πρόκειται για μια δομή υποστήριξης του IT, αλλά για εκπροσώπους της επιχείρησης Συμβουλές και τεχνάσματα Το πρόγραμμα των υποστηρικτών είναι απαραίτητο στο πλάνο χρήσης σας. Έχει διαπιστωθεί ότι η πιο κοινή και αποτελεσματική λύση για να μάθει κανείς είναι μέσω των συναδέλφων του. Προσδιορίστε και προσεγγίστε όσους έχουν εγγενείς ηγετικές δεξιότητες ή τους δασκάλους εντός του οργανισμού σας, και χρησιμοποιήστε τους ως βάση για να αναπτύξετε την κοινότητά σας.

13 Λίστα ελέγχου ενδιαφερόμενων 13 Λίστα ελέγχου ενδιαφερόμενων Μάθετε σχετικά με τους διαφορετικούς ρόλους και αρμοδιότητες του οργανισμού σας και το πώς υποβοηθούν το λανσάρισμα του Microsoft 365 Κατανοήστε ποια είναι τα χαρακτηριστικά του επιτυχημένου Υψηλόβαθμου υποστηρικτή Διαμορφώστε το πρόγραμμα υποστηρικτών Ενθαρρύνετε τη συμμετοχή της ομάδας του έργου και παροτρύνετε την ώστε να βοηθά τους συναδέλφους να είναι πιο παραγωγικοί κατά τη χρήση του Microsoft 365

14 14 Σενάρια Ο καθορισμός και προσδιορισμός των Σεναρίων σας αποτελεί σημαντικό βήμα για να διασφαλίσετε την αρμονική μετάβαση στη χρήση του Microsoft 365 και να αξιοποιήσετε στο έπακρο την αξία της επένδυσης στο Microsoft 365. Τα Σενάρια καλύπτουν τους τρόπους που οι συνάδελφοί σας θα χρησιμοποιούν το Microsoft 365 για να αντιμετωπίζουν επιχειρηματικές προκλήσεις ή για να πετυχαίνουν τους καθορισμένους στόχους. Έχοντας σαφή σενάρια και κριτήρια επιτυχίας, μπορείτε να υπολογίσετε αποτελεσματικά τα επιτεύγματα και να έχετε απτά αποτελέσματα μετά το λανσάρισμα. Τα σενάρια βοηθούν τις ομάδες να κατανοήσουν το πώς το Microsoft 365 μπορεί να τις βοηθήσει να επιτύχουν περισσότερα κατά τις καθημερινές τους δραστηριότητες, τοποθετώντας τα προϊόντα εντός του κατάλληλου περιβάλλοντος και φροντίζοντας οι συνάδελφοι να γνωρίζουν πότε και πώς θα τα χρησιμοποιούν. ΜΕ ΜΙΑ ΜΑΤΙΆ Πώς προσδιορίζω και ιεραρχώ τα σενάρια; Πώς προσδιορίζω τα Κριτήρια επιτυχίας μου ώστε να με υποστηρίξουν στη μέτρηση απτών αποτελεσμάτων; Τι μπορώ να κάνω για να παρακολουθήσω τη χρήση από τον οργανισμό μου;

15 Σενάρια: Προσδιορισμός σεναρίων 15 Προσδιορισμός σεναρίων Για να προσδιορίσετε τα κατάλληλα σενάρια, είναι προτιμότερο να εμπλέξετε τα άτομα που πρόκειται να ενθαρρύνουν και να υποστηρίξουν την αλλαγή μέσα από όλο τον οργανισμό. Θα πρέπει να διοργανώσετε μερικά εργαστήρια, μέσα από τα οποία θα προσκαλείτε τους επικεφαλής των τμημάτων, τους Project Manager, το τμήμα IT και άλλους ενδιαφερόμενους να βοηθήσουν με νέες ιδέες σχετικά με το πώς μπορεί να χρησιμοποιηθεί το Microsoft 365 στον οργανισμό σας. Οι παρακάτω ερωτήσεις αποτελούν μια καλή αφετηρία για να προσδιορίσετε τα σενάριά σας: Ποια είναι τα προβλήματα του οργανισμού που σχετίζονται με την επικοινωνία και τη συνεργασία; Ποια σημεία θα ήθελε να βελτιώσει ο οργανισμός σας; Ποιες είναι οι στρατηγικές πρωτοβουλίες του οργανισμού ή τα τρέχοντα έργα μετασχηματισμού που μπορεί να υποστηρίξει το Microsoft 365; Ποιες μέθοδοι επικοινωνίας και συνεργασίας υιοθετούνται καλύτερα συνήθως από τον οργανισμό σας σε σχέση με άλλους; Ποια είναι η διαδικασία προετοιμασίας, διανομής και κοινής χρήσης πληροφοριών; Το Office 365 προσφέρει την απαραίτητη τεχνολογία για τη βελτίωση της επικοινωνίας και της συνεργασίας σε διεθνές επίπεδο. Χρησιμοποιούμε διασκέψεις με βίντεο, παρουσιάσεις και τη δυνατότητα κοινής χρήσης της επιφάνειας εργασίας για να συνεργαστούμε με τους συνεργάτες μας. Klaus Huelsewiesche, Επικεφαλής συστημάτων IT για το R&D, Πλυντήρια και Οικιακή φροντίδα στην Henkel

16 Σενάρια: Βρείτε τα σενάρια σας με τη βιβλιοθήκη παραγωγικότητας 16 Βρείτε τα σενάρια σας μέσω της βιβλιοθήκης παραγωγικότητας Έχουμε σχεδιάσει πολλά επιχειρηματικά σενάρια μέσω της Βιβλιοθήκης παραγωγικότητας για να σας βοηθήσουμε να ανακαλύψετε νέους τρόπους χρήσης του Microsoft 365 που μπορούν να επηρεάσουν θετικά τον οργανισμό σας.

17 Σενάρια: Τα έξι βασικά σενάρια 17 Τα έξι βασικά σενάρια Για να βοηθήσουμε τους χρήστες του Microsoft 365 στα πρώτα τους βήματα, θα συνιστούσαμε αυτά τα έξι βασικά σενάρια τα οποία εναρμονίζονται ευρέως με τους τύπους των εργασιών που πρέπει να εκτελούν καθημερινά οι υπάλληλοι. Σε αυτά περιλαμβάνονται εργασίες από τις επικοινωνίες μέσω και ημερολογίων και την αποθήκευση και την κοινή χρήση αρχείων, έως τη διοργάνωση εικονικών συσκέψεων και τη συνεργασία σε πραγματικό χρόνο. Δείτε παρακάτω τα έξι βασικά σενάρια: Εργαστείτε με τα , ατομικά ή με την ομάδα σας Το Microsoft Exchange Online είναι το επίκεντρο των δραστηριοτήτων και διαχείρισης ημερολογίου, το οποίο σας βοηθά να συνεργάζεστε μέσα από το γνώριμο περιβάλλον του Outlook. Το Exchange Online σας επιτρέπει να κάνετε περισσότερα και να εργάζεστε αποδοτικότερα με την ομοιογενή και πλούσια εμπειρία του Outlook, ανεξάρτητα από τη συσκευή στην οποία εργάζεστε. Οργανώστε συναντήσεις και συνεργαστείτε με ευκολία Η ικανότητα να συνδέεστε σε πραγματικό χρόνο σας βοηθά να φέρνετε αποτελέσματα. Από τη λήψη μιας γρήγορης απάντησης μέχρι την απρόσκοπτη εξέλιξη των εργασιών, το Skype για επιχειρήσεις σας προσφέρει μια πλήρη λύση για συναντήσεις με μια πλατφόρμα για άμεσα μηνύματα, φωνητικές κλήσεις και βιντεοκλήσεις, διασκέψεις και κοινή χρήση σε πραγματικό χρόνο. Προσφέρετε έναν χώρο εργασίας με βάση τις συνομιλίες Το Microsoft Teams συγκεντρώνει τις πληροφορίες που χρειάζονται οι ομάδες για πιο αποτελεσματική εργασία και αξιοποίηση όλων των δυνατοτήτων στο έπακρο. Αυτός ο φιλικός για κινητές συσκευές χώρος εργασίας με βάση τις συνομιλίες ενσωματώνει έγγραφα, συνομιλίες, χρήστες και εργαλεία σε ένα ασφαλές μέρος. Μοιραστείτε τοποθεσίες και περιεχόμενο Το SharePoint ενισχύει την κοινή χρήση και τη συνεργασία μέσω του εσωτερικού σας δικτύου. Δημιουργήστε τοποθεσίες και πύλες που προσελκύουν τους ανθρώπους και τους συνδέουν με τεχνογνωσία, περιεχόμενο, επεξεργάσιμες και συλλογικές γνώσεις. Ενώστε τον οργανισμό σας Το Yammer προσφέρει τη δυνατότητα απρόσκοπτης σύνδεσης με άτομα και πληροφορίες σε ολόκληρο τον οργανισμό σας που ποτέ πριν δεν γνωρίζατε την ύπαρξή τους. Συζητήστε ιδέες, μοιραστείτε ενημερώσεις και συλλέξτε απαντήσεις από συναδέλφους από οπουδήποτε. Δημιουργήστε ουσιαστικό περιεχόμενο μαζί με τους συνεργάτες σας Με το Office μπορείτε να φέρνετε αποτελέσματα σχεδόν από οπουδήποτε και με μεγαλύτερη ταχύτητα. Μπορείτε να επωφεληθείτε από την ενοποίηση του Office με το OneDrive και το SharePoint για να αποκτήσετε πρόσβαση σε έγγραφα καθώς και για να τα μοιράζεστε και να τα συντάσσετε από κοινού.

18 Σενάρια: Έχετε αμφιβολίες για το πώς θα ξεκινήσετε; 18 Έχετε αμφιβολίες για το πώς θα ξεκινήσετε; Για να ξεκινήσετε να διαμορφώνετε δικά σας σενάρια, μπορείτε να ακολουθήσετε το παρακάτω πλαίσιο: Ως μέλος της ομάδας [ΟΜΑΔΑ] Θέλω να [ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΤΟΥ ΤΙ ΘΕΛΩ ΝΑ ΚΑΝΩ] Χρησιμοποιώντας [συγκεκριμένη ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΤΗΣ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑΣ] Θα ξέρω ότι η προσπάθειά μου θα είναι επιτυχής όταν [ΜΕΤΡΗΣΗ ΕΠΙΤΥΧΙΑΣ ΛΥΣΗΣ] Ως μέλος της ομάδας... [Ομάδα] Θέλω να... [Περιγραφή του τι θέλω να κάνω] Χρησιμοποιώντας [Συγκεκριμένη εφαρμογή της τεχνολογίας] Θα ξέρω ότι η προσπάθειά μου θα είναι επιτυχής όταν... [Μέτρηση επιτυχίας λύσεων] Ως μέλος της ομάδας Διαχείρισης πωλήσεων Θέλω να έχω μια μεμονωμένη έκδοση της πρότασης, στην οποία θα έχουν πρόσβαση όλοι και θα μπορούν να την επεξεργαστούν, αντί να πρέπει να τους αποστέλλω μέσω διαφορετικές εκδόσεις Χρησιμοποιώντας μια τοποθεσία του SharePoint για να αποθηκεύσω κεντρικά και να μοιραστώ μια μεμονωμένη έκδοση μιας πρότασης πωλήσεων, την οποία θα μπορεί να επεξεργαστεί η ομάδα μου μέσω σύνταξης από κοινού στο Word και το PowerPoint Θα ξέρω ότι η προσπάθειά μου είναι επιτυχής όταν η ομάδα πωλήσεών μου θα μπορεί να δημιουργεί πιο εύκολα προτάσεις και επομένως θα έχει περισσότερο χρόνο για να κλείνει συμφωνίες

19 Σενάρια: Βασιστείτε στην εμπειρία άλλων. Γίνετε μέλος της κοινότητας! 19 Βασιστείτε στην εμπειρία άλλων. Γίνετε μέλος της κοινότητας! Στα πλαίσια της Κοινότητας ενθάρρυνσης της χρήσης της Κοινότητας τεχνολογίας της Microsoft, μπορείτε να μιλήσετε με χιλιάδες άλλους πελάτες της Microsoft και να κατανοήσετε τα σενάρια που αποδείχτηκαν αποτελεσματικά για εκείνους. Τι θα κερδίσω; Ενημερώσεις προϊόντων Σύνδεση με μηχανικούς Συνεργασία με συναδέλφους Διαμόρφωση σχέσεων Επιπλέον πόροι χρηστών Βασιστείτε στην εμπειρία άλλων Ανακοινώσεις για την ενθάρρυνση της χρήσης Δείτε τις τελευταίες ανακοινώσεις Σελίδα της Κοινότητας ενθάρρυνσης της χρήσης Υποστήριξη συζητήσεων και κοινοποίηση βέλτιστων πρακτικών Κοινόχρηστοι χώροι Στοχευμένες συζητήσεις σχετικά με Συγκεκριμένα θέματα της κοινότητας Δείτε τις τελευταίες συζητήσεις Δείτε για τι συζητάει η κοινότητα Ξεκινήστε να μιλάτε με συναδέλφους σας σήμερα πάρτε μέρος στην Κοινότητα ενθάρρυνσης της χρήσης Κοινότητα Ποιοι ανήκουν στην κοινότητα

20 Σενάρια: Ιεραρχήστε τα σενάριά σας 20 Ιεραρχήστε τα σενάριά σας Επειδή το Microsoft 365 μπορεί να έχει θετική επίδραση απευθείας σε όλες τις επιχειρηματικές σας δραστηριότητες, είναι σημαντικό να ιεραρχήσετε τα σενάρια, ώστε να διασφαλίσετε ότι έχετε κατανοήσει σε τι πρέπει να εστιάσετε πρώτα. Θυμηθείτε ότι τα σενάρια που προσδιορίζετε και ιεραρχείτε σήμερα θα συμβάλλουν στο να κάνετε γνωστό το πλάνο επικοινωνίας σας κατά το λανσάρισμα. Φροντίστε να ελέγχετε τακτικά τα σενάριά σας κατά την ανάπτυξη του πλάνου επικοινωνίας σας.

21 Σενάρια: Πώς μπορείτε να ιεραρχήσετε τα σενάριά σας 21 Πώς μπορείτε να ιεραρχήσετε τα σενάριά σας Ανατρέξτε στο παρακάτω γράφημα και σχεδιάστε τα σενάρια στο διάγραμμα, σύμφωνα με το επίπεδο του αναμενόμενου αντίκτυπου στον οργανισμό και της δυσκολίας επίτευξής τους. Εδώ, μπορείτε να καταλάβατε ποια σενάρια θα έχουν τον μέγιστο αντίκτυπο πιο γρήγορο, καθώς και να προσδιορίσετε τα δυσκολότερα έργα που μπορεί να είναι σημαντικά, αλλά θα απαιτούν περισσότερο σχεδιασμό. Υψηλός Συνεργαστείτε με τους συναδέλφους σας σε ένα χώρο εργασίας με επίκεντρο τις συνομιλίες Εφαρμόστε την ασφαλή σύνδεση με το Azure Active Directory Αντικαταστήστε το συμβατικό τηλεφωνικό σύστημα με το Cloud PBX Θέστε σε εφαρμογή την ταξινόμηση και προστασία των δεδομένων με το Azure Information Protection Ενισχύστε και παρακινήστε τους εργαζομένους διαμέσου ενός κοινωνικού δικτύου Αντίκτυπος Μέτριος Προσφέρετε εκπαίδευση σε εργαζόμενους ανά τον κόσμο Χαμηλός Υποστηρίξτε νεοπροσληφθέντες στη φάση onboarding πιο γρήγορα Δώστε στους εργαζομένους τη δυνατότητα να εργαστούν εξυπνότερα και από οπουδήποτε, με φιλοξενούμενο Χαμηλός Μέτριος Υψηλός Δυσκολία Συμβουλές και τεχνάσματα Είναι χρήσιμο να αναλογιστείτε πρώτα τι είναι αυτό που θα έχει μεγαλύτερη αξία για τους ανθρώπους του οργανισμού σας. Ορισμένες από τις ενέργειες που μπορεί να κάνετε από την πρώτη στιγμή (π.χ. μετεγκατάσταση αλληλογραφίας) ενδεχομένως να μην έχουν άμεσα απτά αποτελέσματα. Ενδεχομένως να αξίζει να εστιάσετε στο να εξασφαλίσετε ταχύτερα και ορατά κέρδη πρώτα (π.χ. δίνοντας πρόσβαση σε όλους στα άμεσα μηνύματα).

22 Σενάρια: Καθορισμός κριτηρίων επιτυχίας 22 Καθορίστε τα κριτήρια επιτυχίας Κατά τη διαμόρφωση των ιδανικών σας επιχειρηματικών σεναρίων, είναι κρίσιμης σημασίας να θεσπίσετε ένα επίσημο σύνολο κριτηρίων επιτυχίας για να μετρήσετε τον αντίκτυπο από το λανσάρισμα του Microsoft 365. Θα χρειαστεί να προσδιορίσετε τι θα πρέπει να μετρηθεί και πώς θα οργανώσετε τη συλλογή τόσο ποσοτικών όσο και ποιοτικών δεδομένων. Χρησιμοποιήστε τα παρακάτω βήματα για να προσδιορίσετε τα Κριτήρια επιτυχίας σας: Προσδιορίστε Βασικούς δείκτες απόδοσης (KPI) για την επιχείρησή σας, οι οποίοι μπορεί να βελτιωθούν αν ο οργανισμός σας υιοθετήσει διάφορα σενάρια (π.χ. μειωμένα κόστη, αυξημένη ικανοποίηση πελατών, βελτιωμένη συμμετοχή υπαλλήλων, μειωμένος χρόνος επεξεργασίας μιας παραγγελίας) Εκτιμήστε το σημείο στο οποίο βρίσκεστε, προτού εφαρμόσετε το Microsoft 365. Καθορίστε τους δείκτες KPI που θα χρησιμοποιείτε σαν ορόσημα και εκτιμήστε τις τρέχουσες γνώσεις των χρηστών σας γύρω από το Microsoft 365 Επιλέξτε κριτήρια που θα σας βοηθήσουν να αναδείξετε στην ηγετική ομάδα, τον αντίκτυπο που έχει το Microsoft 365 στον οργανισμό σας Συμβουλές και τεχνάσματα Χρησιμοποιήστε τον Οδηγό μέτρησης επιτυχίας για να αξιολογήσετε πόσο αποτελεσματικό ήταν το λανσάρισμα του Microsoft 365 και αποτυπώστε τις επιτυχίες σας. Πρότυπα ερευνών τελικών χρηστών Χρησιμοποιήστε το πρότυπο έρευνας για να μετρήσετε την ικανοποίηση και την πρόοδο σε σχέση με το σημείο αναφοράς σας.

23 Σενάρια: Χρησιμοποιήστε τον κανόνα SMART για την καθοδήγησή σας 23 Χρησιμοποιήστε τον κανόνα SMART για την καθοδήγησή σας Κατά την προετοιμασία των κριτηρίων επιτυχίας, χρησιμοποιήστε τον κανόνα SMART για να βοηθηθείτε στη θέσπιση στόχων οι οποίοι θα έχουν αντίκτυπο: Specific (Συγκεκριμένα): Σαφώς και ξεκάθαρα, απαντάνε στις ερωτήσεις: "Τι, γιατί, ποιος, πού;" Measurable (Μετρήσιμα): Με σαφήνεια και απεικονίζοντας την πρόοδο με σαφή τρόπο. Attainable (Υλοποιήσιμα): Ρεαλιστικά, χωρίς υπερβολές. Relevant (Ενδιαφέροντα): Έχουν σημασία για τους ενδιαφερόμενους. Timely (Την κατάλληλη στιγμή): Εδραιωμένα σε μια συγκεκριμένη επιδιωκόμενη ημερομηνία, δίνοντας την απάντηση στην ερώτηση "Πότε;"

24 Σενάρια: Παραδείγματα κριτηρίων επιτυχίας 24 Παραδείγματα κριτηρίων επιτυχίας Για να ορίσετε τα κριτήρια επιτυχίας, αξιοποιήστε τα παραδείγματα που σας προσφέρουμε παρακάτω: Κριτήρια επιτυχίας Μέθοδος/Πηγή Μετρήσεις Παράδειγμα στόχου Αυξημένη χρήση Η αυξημένη χρήση σχετίζεται με τη χρήση της τεχνολογίας από τον χρήστη Ποσοτική Αναφορές χρήσης του Office 365 Χρήση γραμματοκιβωτίου Χρήση του SharePoint Ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων και διασκέψεις μέσω του Skype για επιχειρήσεις Λεπτά ηχητικών αρχείων του Skype για επιχειρήσεις που έχουν χρησιμοποιηθεί Η σύγκριση των αναφορών χρήσης πριν και μετά το λανσάρισμα θα καταδείξει αυξημένη χρήση κατά 10% σε μηνιαία βάση. Αποτελεσματικότητα εκπαίδευσης Η αυξημένη χρήση συσχετίζεται με την αποτελεσματικότητα της εκπαίδευσης Ποσοτική Αναφορές χρήσης του Office 365 Ποιοτική Έρευνες τελικών χρηστών Εκπαίδευση στις ομάδες Yammer και στη συμμόρφωση με τα online σχόλια Χρήση γραμματοκιβωτίου Χρήση του SharePoint Ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων και διασκέψεις μέσω του Skype για επιχειρήσεις Λεπτά ηχητικών αρχείων του Skype για επιχειρήσεις που έχουν χρησιμοποιηθεί Ικανοποίηση εργαζομένου Βαθμός ολοκλήρωσης της εκπαίδευσης Η σύγκριση των αναφορών χρήσης πριν και μετά την εκπαίδευση θα καταδείξει αυξημένη χρήση σε μηνιαία βάση. Η καθαρή βαθμολογία ικανοποίησης χρήστη των εργαζομένων είναι 130+ βάσει της τελικής εκπαιδευτικής έρευνας 100% ολοκλήρωση της online εκπαίδευσης για συμμόρφωση εταιρικής ασφάλειας Μειωμένα λειτουργικά κόστη Η αυξημένη χρήση συσχετίζεται με τη μειωμένη χρήση διάσκεψης με τρίτους, τον χρόνο ταξιδιών και την εκχώρηση πόρων. Ποσοτική Αναφορές χρήσης του Office 365 Οικονομικές/λογιστικές αναφορές Αναφορές Υποστήριξης Αναφορές για έξοδα ταξιδιών και τηλεφώνου Μέτρα αποτελεσμάτων Χρήση γραμματοκιβωτίου Χρήση του SharePoint Χρέωση και χρήση διασκέψεων με ήχο Έξοδα ταξιδιών και τηλεφώνου Κλήσεις Υποστήριξης Η χρήση διασκέψεων μέσω τηλεφώνου τρίτων μετά το λανσάρισμα θα καταδείξει μειωμένη χρήση κατά 10% σε μηνιαία βάση Βελτιωμένη ασφάλεια Η αυξημένη χρήση σχετίζεται με τη βελτιωμένη ασφάλεια και συμμόρφωση Ποιοτική Έρευνες τελικών χρηστών Προσβασιμότητα/ανάκτηση τελικών χρηστών Ικανοποίηση εργαζομένου Κλήσεις υπηρεσίας βοήθειας Σύγκριση της ικανοποίησης χρήστη πριν και μετά Μειωμένες κλήσεις προς την υπηρεσία υποστήριξης, χρόνος που δαπανήθηκε για την ανάκτηση δεδομένων Αυξημένη παραγωγικότητα Η αυξημένη χρήση συσχετίζεται με την ταχύτερη επικοινωνία και τη λήψη αποφάσεων, καθώς και τον βραχύτερο χρόνο ολοκλήρωσης εργασιών Ποιοτική Έρευνες τελικών χρηστών Χρήση ταξινόμησης δεδομένων Απαιτούμενος χρόνος ολοκλήρωσης έργων Αριθμός επισημασμένων με ετικέτες εγγράφων Ελάττωση του χρόνου ολοκλήρωσης παραγγελιών πελατών κατά 15% εντός 6 μηνών Βελτιωμένη συνεργασία Αυξημένες επικοινωνίες μεταξύ διαφορετικών ομάδων και τοποθεσιών Ποιοτική Έρευνες τελικών χρηστών Ομάδες του Yammer και σχόλια Ικανοποίηση εργαζομένου Χρόνος που εξοικονομήθηκε Οι ομάδες που εργάζονται από πολλαπλές τοποθεσίες θα αναφέρουν βελτιωμένη σύνδεση με τους συναδέλφους τους εντός 3 μηνών από το λανσάρισμα του Skype για επιχειρήσεις Βελτιωμένη ικανοποίηση εργαζομένου Οι ευέλικτες επιλογές εργασίας βελτιώνουν την ικανοποίηση του εργαζομένου μέσω αυξημένης αφοσίωσης, μείωσης του άγχους, καλύτερης ισορροπίας μεταξύ εργασίας και προσωπικής ζωής Ποιοτική Έρευνες τελικών χρηστών Ομάδες του Yammer και σχόλια Ικανοποίηση εργαζομένου Η ικανοποίηση του εργαζομένου βελτιώνεται κατά 15% εντός 6 μηνών

25 Σενάρια: Παρακολουθήστε τη χρήση του Office 365 από τον οργανισμό σας 25 Παρακολουθήστε τη χρήση του Office 365 από τον οργανισμό σας Στην Πύλη διαχείρισης του Office 365 θα βρείτε διαθέσιμες αναφορές για τα τρέχοντα επίπεδα συμμετοχής των χρηστών σας, ανάλογα με τους διαφορετικούς φόρτους εργασίας. Καταγράψτε τις μετρήσεις χρήσης πριν από το λανσάρισμά σας, ώστε να μπορείτε να δείτε την αποτελεσματικότητα των δραστηριοτήτων χρήσης σας. Ανατρέξτε σε αυτές τις εκθέσεις ώστε να τις συγκρίνετε με τα κριτήρια επιτυχίας και προσδιορίστε τομείς για τη βελτίωση της χρήσης. Αναφορά ενεργών χρηστών Πελάτες που χρησιμοποίησαν το Skype για επιχειρήσεις Δραστηριότητα ομάδων του Office 365 Πακέτο περιεχομένου χρήσης Office 365

26 Σενάρια: Κοινοποίηση επιτυχίας 26 Κοινοποίηση επιτυχίας Τα success story, συχνά, αποδεικνύονται το ίδιο πολύτιμα με τις ποσοτικές μετρήσεις, καθώς αποδεικνύουν πόσο πετυχημένα είναι τα αποτελέσματα του Microsoft 365. Κατά τη διάρκεια του λανσαρίσματος, ζητήστε από τα μέλη της ομάδας έργου και τους υποστηρικτές να καθορίσουν παραδείγματα, τα οποία θα επιδεικνύουν τη διαλειτουργική συνεργασία και ομαδική εργασία και μοιραστείτε τα μαζί τους μέσω Yammer. Όταν κοινοποιείτε ένα περιστατικό σχετικά με την εμπειρία σας με το Microsoft 365, φροντίστε να συμπεριλάβετε τις εξής λεπτομέρειες: Χρονική στιγμή. Το περιστατικό πρέπει να ξεκινά με μια χρονολογική επισήμανση, έτσι ώστε να γνωρίζει το κοινό πότε συνέβη. Χαρακτήρες. Το περιστατικό πρέπει να περιλαμβάνει ονόματα, έτσι ώστε να γνωρίζει το κοινό ποιοι είναι οι εμπλεκόμενοι. Γεγονότα. Το περιστατικό πρέπει να αναφέρει τα γεγονότα που συνέβησαν. Εικόνες. Το κοινό πρέπει να σχηματίζει στο μυαλό του μια εικόνα των όσων συνέβησαν. Τα περιστατικά που σχετίζονται με την αξία της επιχείρησης μπορούν να κοινοποιούνται εύκολα εσωτερικά, μέσω μιας ομάδας Success Stories του Microsoft 365 στο δίκτυο του Yammer. Μπορείτε επίσης να κοινοποιήσετε τα success story εκτός της εταιρείας, με την ευρύτερη κοινότητα του Microsoft 365 μέσω της κοινότητας ενθάρρυνσης της χρήσης. Συμβουλές και τεχνάσματα Καλή διασκέδαση! Η δημιουργία ενός διαγωνισμού και η διαμόρφωση θετικού κλίματος γύρω από το Microsoft 365 πρέπει να είναι ενδιαφέρουσα και συναρπαστική. Προσπαθήστε να την εξασφαλίσετε.

27 Λίστα ελέγχου σεναρίων 27 Λίστα ελέγχου σεναρίων Προσδιορίστε σενάρια για να εξασφαλίσετε ότι ο οργανισμός σας επωφελείται απόλυτα από την αξία του Microsoft 365 Χρησιμοποιήστε τα έξι βασικά σενάρια ως οδηγό για τον προσδιορισμό σεναρίων εντός του οργανισμού σας Ιεραρχήστε τα σενάρια σας και κατανοήστε που πρέπει να επικεντρωθείτε αρχικά Προσδιορίστε τα κριτήρια επιτυχίας σας για να μετρήσετε τον αντίκτυπο του λανσαρίσματος του Microsoft 365 Μάθετε πώς να παρακολουθείτε τη χρήση του οργανισμού σας χρησιμοποιώντας το μηχανισμό ανάλυσης του Office 365 Ενθαρρύνετε την ομάδα σας να συλλέγει success stories καθ' όλη τη διάρκεια του λανσαρίσματός σας

28 28 Ευαισθητοποίηση Είναι σημαντικό να έχετε καταρτίσει σχέδιο επικοινωνίας σας πριν από το λανσάρισμα του Microsoft 365, στη διάρκεια του και μετά, προκειμένου να διατηρείτε ο οργανισμός σας ενθουσιώδης και ενεργός. Δημιουργήστε ευαισθητοποίηση με ένα συνδυασμό , αφισών, διαγωνισμών και εκδηλώσεων που μπορείτε να προσαρμόσετε στη νοοτροπία της εταιρείας σας. Η ευαισθητοποίηση στο σύνολο του οργανισμού σας θα σας βοηθήσει να κερδίσετε εμπιστοσύνη και στην μακροπρόθεσμη χρήση του Microsoft 365. ΜΕ ΜΙΑ ΜΑΤΙΆ Τι θα πρέπει να συμπεριλάβω στο σχέδιο επικοινωνιών του Microsoft 365; Πώς τα σενάριά μου δένουν με το πλάνο επικοινωνίας μου; Πώς μπορώ να προάγω τη διαρκή συμμετοχή και τη μακροπρόθεσμη χρήση του Microsoft 365;

29 Ευαισθητοποίηση: Δημιουργήστε το Πλάνο επικοινωνίας σας 29 Δημιουργήστε το Πλάνο επικοινωνίας σας Ακολουθήστε μια επικοινωνιακή στρατηγική για να ενημερώσετε και να δημιουργήσετε κλίμα ενθουσιασμού. Προτού διατεθεί η υπηρεσία, θέλετε να υπάρχει ένα κλίμα ενθουσιασμού για ό,τι πρόκειται να έρθει, αλλά και να διατηρήσετε ζωντανό το ενδιαφέρον μετά το λανσάρισμα. Φροντίστε να λάβετε υπόψη το προσωπικό σας κατά τη διαμόρφωση του μηνύματος, καθώς πρέπει να το βοηθήσετε να προσδιορίσει τον παράγοντα "Τι θα κερδίσω;" Επιλέξτε έναν συνδυασμό δραστηριοτήτων, όπως Δεν χρειάζεται να κάνουμε καινοτομίες με το Office 365. Το έχει ήδη κάνει η Microsoft για εμάς. Ρόλος μας είναι να υιοθετήσουμε όσο το δυνατό ταχύτερα την τεχνολογία και να παραμείνουμε εστιασμένοι στη χρήση της, ώστε να επωφεληθούν απ' αυτό και οι πελάτες μας. Darren Russell, Ψηφιακά, Μεταμόρφωση Διευθυντής, Mott MacDonald Μάθετε περισσότερα: , αφίσες και φυσικές εκδηλώσεις (ακόμα και μάφιν!) και τοποθετήστε τις χρονικά παράλληλα με το χρονοδιάγραμμα του έργου σας Προγραμματίστε εκδηλώσεις όπου οι συμμετέχοντες θα έχουν τη δυνατότητα να αγγίζουν τα προϊόντα και να κάνουν ερωτήσεις Προσαρμόστε τις δραστηριότητες ενημέρωσης στις ανάγκες και την κουλτούρα της εταιρείας σας Αν ζητήσετε από κάποιο ηγετικό στέλεχος να αποστείλει ένα μήνυμα επικοινωνίας για την ανακοίνωση του λανσαρίσματος του Microsoft 365, να δώσει το έναυσμα σε μια εκδήλωση λανσαρίσματος ή να απαριθμήσει τα οφέλη κατά τη διάρκεια μιας σύσκεψης, θα μπορείτε να επωφεληθείτε πολύ και όλοι θα θέλουν να χρησιμοποιήσουν τη νέα τεχνολογία

30 Ευαισθητοποίηση: Προσδιορίστε τα σενάρια σας 30 Προσδιορίστε τα σενάρια σας Αφιερώστε χρόνο για να μελετήσετε τα σενάρια σας και προσδιορίστε ποια μπορεί να χρησιμοποιηθούν καλύτερα για το λανσάρισμα του οργανισμού σας. Τα σενάρια σας θα συμβάλλουν στον εμπλουτισμό του πλάνου επικοινωνίας σας. Χρησιμοποιήστε τα Βασικά σενάρια ως αφετηρία για τη δημιουργία της στρατηγικής επικοινωνίας και εκπαίδευσης. Μεταμορφώστε τα Βασικά σενάρια ώστε να αντιστοιχούν σε πραγματικά επιχειρηματικά προβλήματα που καλείστε να επιλύσετε Αποφασίστε ποια σενάρια έχουν σχέση με την εταιρεία σας για την προαγωγή του λανσαρίσματος του Microsoft 365 Χρησιμοποιήστε τους πόρους που σχετίζονται με κάθε σενάριο για να εφαρμόσετε τις ανακοινώσεις μέσω και τις εκπαιδευτικές δραστηριότητες

31 Ευαισθητοποίηση: Βρείτε πόρους βάσει σεναρίων 31 Βρείτε πόρους βάσει σεναρίων Κάθε Βασικό σενάριο στη σελίδα του FastTrack περιλαμβάνει πρότυπα για , αφίσες και φυλλάδια, καθώς και βίντεο και εκπαιδευτικούς πόρους. Μπορείτε να προσαρμόσετε τα πρότυπα για το πλάνο επικοινωνίας σας.

32 Ευαισθητοποίηση: Πρότυπα 32 Πρότυπα Κάθε σενάριο περιλαμβάνει προσαρμόσιμα πρότυπα για τις τυπικές εργασίες επικοινωνίας σε κάθε φάση του λανσαρίσματος και της χρήσης του Microsoft 365. Τα περιλαμβάνουν απευθείας συνδέσεις σε εκπαιδευτικό υλικό και πόρους, που βοηθούν τους χρήστες να μάθουν περισσότερα για τις δυνατότητες του Microsoft 365. Αυτές οι συνδέσεις προετοιμάζονται για κάθε σενάριο. Στα διαθέσιμα πρότυπα περιλαμβάνονται τα εξής: Τύπος Φάση Λειτουργία "Αντίστροφη μέτρηση" Πριν το λανσάρισμα Χρησιμοποιήστε αυτό το μήνυμα για δημιουργήσετε κλίμα προσμονής και να ενημερώσετε τους υπαλλήλους σχετικά με ό,τι θα μπορούν να κάνουν με το Microsoft 365. Ένα ανά σενάριο. "Ανακοίνωση" Ημέρα λανσαρίσματος Χρησιμοποιήστε αυτό το μήνυμα για ξεκινήσετε γρήγορα το λανσάρισμα και να καθοδηγήσετε νέους χρήστες στα πρώτα τους βήματα με το Microsoft 365. Ένα ανά σενάριο. "Συμβουλές και τεχνάσματα" Περίοδος μετά το λανσάρισμα Χρησιμοποιήστε αυτές τις "Συμβουλές και τα τεχνάσματα" για να παρουσιάσετε περισσότερες δυνατότητες του Microsoft 365 και να βοηθήσετε τους χρήστες να είναι πιο παραγωγικοί. Τρία ανά σενάριο. Τα διατίθενται ως έγγραφα Word (.docx) και πρότυπα του Outlook. Μπορείτε να επιλέξετε ποια πρότυπα θέλετε να χρησιμοποιήσετε και, στη συνέχεια, να τα προσαρμόσετε ελεύθερα, ώστε να καλύπτουν τους επικοινωνιακούς σας στόχους, προσαρμόζοντας το αντίγραφο στο στιλ της εταιρείας σας, προσθέτοντας το εταιρικό σας λογότυπο και συμπληρώνοντας περιεχόμενο. Φροντίστε να στέλνετε από έναν προκαθορισμένο λογαριασμό αποστολέα (π.χ. ενός υψηλόβαθμου υποστηρικτή) σε ένα συγκεκριμένο κοινό-στόχο. Συμβουλές και τεχνάσματα Διαδώστε τα νέα με άλλους τρόπους, πέρα από ένα απλό ! Μπορείτε να δημιουργήσετε κλίμα προσμονής για το λανσάρισμα του Microsoft 365, στο φυσικό χώρο του γραφείου σας, χρησιμοποιώντας βίντεο teaser και έτοιμες προς εκτύπωση αφίσες, στα πλαίσια της εκστρατείας ενημέρωσής σας.

33 Ευαισθητοποίηση: Πρόσθετοι πόροι για το πλάνο επικοινωνίας σας 33 Πρόσθετοι πόροι για το πλάνο επικοινωνίας σας Αφίσες, φυλλάδια και έντυπα αντίστροφης μέτρησης και ανακοινώσεων Σειρά με συμβουλές και κόλπα Εισαγωγικό κιτ Windows 10 Business

34 Ευαισθητοποίηση: Εκδηλώσεις για το λανσάρισμα 34 Εκδηλώσεις για το λανσάρισμα Φροντίστε να συμπεριλάβετε ένα συμβάν λανσαρίσματος στο πλάνο επικοινωνίας σας προκειμένου να συνεγείρετε τον ενθουσιασμό στον οργανισμό σας για το Microsoft 365. Πώς θα επιλέξετε την εκδήλωση λανσαρίσματος Σκεφτείτε τους στόχους σας για τη χρήση του Microsoft 365. Πώς η εκδήλωση λανσαρίσματος μπορεί να υποστηρίξει την εκπλήρωση αυτών των στόχων και αυτά τα συγκεκριμένα τμήματα της επιχείρησης; Λάβετε υπόψη την εταιρική σας κουλτούρα. Τι είδους δραστηριότητες συμβαδίζουν με την ηγεσία και τους εργαζομένους σας; Λάβετε υπόψη τον διαθέσιμο χρόνο και τους πόρους. Μπορείτε να συνδυάσετε διαφορετικές δραστηριότητες για εκδηλώσεις ώστε να βρείτε αυτές που θα καλύπτουν τις ανάγκες και θα ταιριάζουν με το πρόγραμμά σας; Σκεφτείτε τις υφιστάμενες εταιρικές εκδηλώσεις. Μήπως υπάρχει κάποια επερχόμενη εταιρική εκδήλωση κοντά στο λανσάρισμα του Microsoft 365, στην οποία θα μπορούσε να ενσωματωθεί το λανσάρισμά σας; Πόροι και τακτικές για ένα αποτελεσματικό λανσάρισμα Συγκεντρώσαμε παρακάτω μερικούς πόρους, ιδέες και τακτικές που θα σας βοηθήσουν να εξασφαλίσετε ένα αποτελεσματικό λανσάρισμα για το Microsoft 365. Η ομάδα σχεδιασμού και οι υποστηρικτές φοράνε μπλουζάκια με το σήμα του Office 365, παραγγείλτε τα στο (μόνο για πελάτες από τις ΗΠΑ) Πανό, αφίσες και φυλλάδια αναρτώνται σε όλα τα γραφεία Σταθμοί επίδειξης στην καφετέρια ή το φουαγιέ για να παρουσιαστούν τα διάφορα εργαλεία και οι λειτουργίες του Microsoft 365 και για να μπορεί κανείς να τα χρησιμοποιήσει Πραγματοποιήστε online εκδηλώσεις συμμετοχής μέσω της Εκπομπής συνάντησης του Skype για τα μέλη της ομάδας που βρίσκονται σε απομακρυσμένα γραφεία

35 Ευαισθητοποίηση: Ενθαρρύνετε τη διατήρηση των επιπέδων συμμετοχής 35 Ενθαρρύνετε τη διατήρηση των επιπέδων συμμετοχής Μπορείτε να συμβάλλετε στην ενίσχυση της χρήσης του Microsoft 365 με την πάροδο του χρόνου, μέσα από διαρκείς δραστηριότητες ενημέρωσης και εκπαίδευσης. Αξιοποιήστε τα με τις συμβουλές και τα τεχνάσματα για να ενισχύσετε την ανάπτυξη δεξιοτήτων: Δημιουργήστε μια ομάδα στο Yammer για να συνεχίσετε τη συζήτηση για τις βέλτιστες πρακτικές και τις νέες δυνατότητες Μοιραστείτε success story σχετικά με το πώς χρησιμοποιούν οι συνάδελφοί σας το Microsoft 365 με πρωτοποριακούς και διαφορετικούς τρόπους Διοργανώστε, ανά τακτά διαστήματα, επιπλέον εκδηλώσεις ενθάρρυνσης της συμμετοχής, όπως συναντήσεις σε δημόσια κτίρια ή εκπαιδευτικά γεύματα, για να ενθαρρύνετε τη συμμετοχή των τελικών χρηστών Ορίστε προκλήσεις για άτομα και διεξαγάγετε διαγωνισμούς για να δώσετε έμφαση στους βέλτιστους τρόπους με τους οποίους χρησιμοποίησαν το Microsoft 365 για να εργαστούν διαφορετικά Βίντεο teaser για το Office 365 Αναπαράγετε το βίντεο teaser του Office 365 στην εκδήλωση του λανσαρίσματός σας ή ανά τακτά διαστήματα στην καφετέρια ή σε σημεία που βρίσκονται κοντά στους ανελκυστήρες. Βρείτε κι άλλα βίντεο στο Συμβουλές και τεχνάσματα Η κοινή χρήση Success Story που έχει εντοπίσει η ομάδα έργου σας σε ολόκληρη τη διάρκεια του λανσαρίσματος είναι ένας εξαιρετικός τρόπος να ενθαρρύνετε τη διατήρηση των επιπέδων συμμετοχής. Ανατρέξτε στη σελίδα 26 στην ενότητα Σεναρίων για να δείτε τι μπορείτε να συμπεριλάβετε στο Success Story σας.

36 Λίστα ελέγχου ευαισθητοποίησης 36 Λίστα ελέγχου ευαισθητοποίησης Δημιουργήστε το πλάνο επικοινωνιών σας με ένα συνδυασμό , αφισών και εκδηλώσεων για να ενθαρρύνετε ένα κλίμα ενθουσιασμού γύρω από το λανσάρισμα Ανατρέξτε στα σενάρια κατά τη δημιουργία του πλάνου επικοινωνίας σας Προσαρμόστε τα διαθέσιμα πρότυπα και τους πόρους ανάλογα με τις ανάγκες, για να υποστηρίξετε το λανσάρισμά σας Συμπεριλάβετε δραστηριότητες που θα ακολουθήσουν το λανσάρισμα στο πλάνο επικοινωνίας σας, για να ενθαρρύνετε τη διατήρηση των επιπέδων συμμετοχής

37 37 Εκπαίδευση Η εκπαίδευση είναι κρίσιμης σημασίας, καθώς διασφαλίζει ότι οι νέοι χρήστες έχουν τις απαραίτητες γνώσεις και τις πληροφορίες για να αξιοποιήσουν πλήρως το Microsoft 365. Η ανάπτυξη ενός εμπεριστατωμένου Προγράμματος εκπαίδευσης πριν από το λανσάρισμα είναι καθοριστικό κομμάτι προκειμένου να φτάσετε στην επιτυχία. Ο στόχος για την εκπαίδευση δε θα πρέπει περιορίζεται στην παρουσίαση διαδικαστικών οδηγιών για την εκτέλεση εργασιών. Οι τελικοί χρήστες σας πρέπει να γνωρίζουν γιατί γίνεται αυτή η αλλαγή και τι έχουν να κερδίσουν. Η πειστική παρουσίαση αυτών των πληροφοριών στους τελικούς χρήστες σας θα συμβάλλει στην προαγωγή της μακροπρόθεσμης χρήσης του Microsoft 365. ΜΕ ΜΙΑ ΜΑΤΙΆ Τι θα πρέπει να θεωρήσω όσον αφορά τον οργανισμό μου κατά την κατάρτιση του Εκπαιδευτικού προγράμματος μου; Ποια βασικά ορόσημα θα πρέπει να συμπεριλάβω στο Εκπαιδευτικό μου πρόγραμμα; Ποιοι εκπαιδευτικοί πόροι είναι διαθέσιμοι για εμένα κατά το λανσάρισμα του Microsoft 365;

38 Εκπαίδευση: Δημιουργήστε το δικό σας Πλάνο εκπαίδευσης 38 Δημιουργήστε το δικό σας Πλάνο εκπαίδευσης Κατά τη διαμόρφωση του εκπαιδευτικού σας πλάνου, πρέπει να λάβετε υπόψη τα εξής: Το τρέχον σύστημα παραγωγικότητας που εφαρμόζετε Αν εφαρμόζετε αυτήν την εποχή ένα σύστημα παραγωγικότητας, ενδεχομένως να πρέπει να κάνετε περισσότερη προσπάθεια στο εκπαιδευτικό στάδιο, καθώς θα απαιτείται αλλαγή συμπεριφοράς Η τεχνογνωσία του προσωπικού Κατά το σχεδιασμό του εκπαιδευτικού σας προγράμματος, πρέπει να έχετε κατανοήσει πόσο τεχνολογικά εκπαιδευμένο είναι το προσωπικό σας. Έτσι, θα μπορείτε να καταλάβετε πόσο εύκολα θα μπορεί να μάθει νέους τρόπους εργασίας Άλλες πρωτοβουλίες που συμβαίνουν παράλληλα στην επιχείρηση Είναι σημαντικό να γνωρίζετε ποια άλλα προγράμματα λαμβάνουν χώρα αυτήν την εποχή στην επιχείρησή σας, ώστε να είστε σίγουροι ότι το προσωπικό σας δεν "βομβαρδίζεται" με πληροφορίες και ότι δεν συγχέει τα προγράμματα αυτά με την εκμάθηση των νέων τρόπων εργασίας Ο καλύτερος τρόπος παράδοσης Είναι σημαντικό να προσδιορίσετε τον βέλτιστο τρόπο παράδοσης της συγκεκριμένης εκπαίδευσης στον οργανισμό σας, το αν δηλαδή θα πραγματοποιηθεί μέσω μικρο-εκμάθησης με αναλώσιμα, προσωπικά ή μέσω υποβοηθούμενων ή μη υποβοηθούμενων online εκπαιδευτικών οδηγών Θυμηθείτε τη νοοτροπία του οργανισμού σας Κάθε οργανισμός είναι διαφορετικός και ο τρόπος που αλληλεπιδρά ο οργανισμός σας μπορεί να συμβάλλει στον εμπλουτισμό του εκπαιδευτικού σας προγράμματος

39 Εκπαίδευση: Βασικά ορόσημα του Εκπαιδευτικού προγράμματος 39 Βασικά ορόσημα του Εκπαιδευτικού προγράμματος Το σωστό Πλάνο εκπαίδευσης είναι πολύ σημαντικό καθώς το προσωπικό θα προχωρά στην κατανόηση του Microsoft 365 με διαφορετικούς ρυθμούς για κάθε άτομο ή ομάδα. Σκεφθείτε να συμπεριλάβετε αυτά τα ορόσημα στο Πλάνο εκπαίδευσης: Ημερολόγιο τακτικής εκπαίδευσης για επαναληπτικές περιόδους Τμηματικές περίοδοι για κοινοποίηση όπου αναδεικνύεται η αξία από τον κόσμο Συμβουλευτικές άμεσης πρόσβασης για άτομα που αντιμετωπίζουν προβλήματα Βεβαιωθείτε ότι η Υποστήριξη μπορεί να απαντήσει σε ερωτήσεις που σχετίζονται με οδηγίες. Ετοιμότητα Υποστήριξης Φροντίστε η Υποστήριξή σας να είναι εφοδιασμένη με τις πληροφορίες που χρειάζεται για να υποστηρίξει την εκπαίδευσή σας. Χρησιμοποιήστε αυτόν τον οδηγό για να προετοιμάσετε την Υποστήριξη για την αντιμετώπιση τυχόν προβλημάτων ή ερωτήσεων των χρηστών σχετικά με το Office

40 Εκπαίδευση: Αποκτήστε πρόσβαση σε πόρους εκπαίδευσης 40 Αποκτήστε πρόσβαση σε πόρους εκπαίδευσης Εκπαίδευση για το προϊόν Εκπαίδευση βασισμένη στο προϊόν που θα σας βοηθήσει να προετοιμάσετε τους συναδέλφους σας για την αποτελεσματική χρήση των υπηρεσιών και των εφαρμογών. Διατίθεται online Με μέγεθος κατάλληλο για ανάγνωση από ηλεκτρονική Στιλ άρθρου συσκευή Λεπτομερής προσέγγιση Αποκτήστε πρόσβαση σε δωρεάν online πόρους εκπαίδευσης που θα σας βοηθήσουν με το λανσάρισμα του Microsoft 365. Μπορείτε ακόμα και να ενσωματώσετε τους πόρους εκπαίδευσης του Microsoft 365 στη δική σας ιστοσελίδα εκπαίδευσης. Εκπαίδευση περί παραγωγικότητας Εκπαίδευση βασισμένη σε σενάρια που θα βοηθήσει τους συναδέλφους σας να μεγιστοποιήσουν την παραγωγικότητά τους με το Microsoft 365. Εκπαίδευση με βίντεο Άμεσο Βάσει σεναρίου Με απλή γλώσσα Οδηγοί γρήγορης εκκίνησης για τα Windows 10 Βρείτε οδηγούς και μαθήματα που θα βοηθήσουν τους τελικούς χρήστες σας να εξοικειωθούν με τις βασικές και προηγμένες δυνατότητες και ικανότητες του Windows 10 στο περιβάλλον ενός οργανισμού. Οδηγίες για τα Windows 10: 5 συμβουλές για παραγωγικότητα Εξατομικεύστε την εμπειρία των Windows 10 χρησιμοποιώντας εφαρμογές, το μενού Έναρξη και πολλά ακόμα. Ακολουθήστε αυτές τις πέντε συμβουλές για να κάνετε περισσότερα με τα Windows

41 Λίστα ελέγχου εκπαίδευσης 41 Λίστα ελέγχου εκπαίδευσης Λάβετε υπόψη την εταιρική νοοτροπία του οργανισμού σας, το βαθμό που είναι εξοικειωμένος με την τεχνολογία, τα υφιστάμενα συστήματα και άλλες δράσεις κατά τη δημιουργία του Προγράμματος εκπαίδευσης Ενσωματώστε βασικά ορόσημα στο Πρόγραμμα εκπαίδευσης Φροντίστε η υπηρεσία υποστήριξης σας να είναι έτοιμη να απαντήσει σε οποιοδήποτε ερώτημα των τελικών χρηστών πριν ή μετά το λανσάρισμα και στη διάρκεια αυτού Εξερευνήστε τους διαθέσιμους πόρους για να εξοικειωθεί ο οργανισμός σας όσο το δυνατόν ταχύτερα

42 42 Προγραμματίστε, υλοποιήστε και διαχειριστείτε Η παρούσα ενότητα θα σας καθοδηγήσει στον περαιτέρω προγραμματισμό των δραστηριοτήτων χρήσης, του Προγράμματος πρώιμης χρήσης, την εκτέλεση του Πλάνου επιτυχίας σας και τη διεξαγωγή επαναλήψεων για να επιτύχετε επιτυχία διαρκείας στον οργανισμό σας. Συμπεριλαμβάνονται χρονοδιαγράμματα για να σας βοηθήσουν να μείνετε εντός χρόνου κατά τις ενέργειες πριν το λανσάρισμα, κατά το λανσάρισμα και μετά το λανσάρισμα του Microsoft 365. Θυμηθείτε ότι οι πιο πετυχημένες τεχνολογικές εφαρμογές εστιάζουν το 80% της προσπάθειας στα άτομα και μόνο το 20% στην τεχνολογία. Μην ξεχνάτε ποτέ τους τελικούς χρήστες και τις συμπεριφορές τους έτσι ώστε το λανσάρισμα να είναι ομαλό. ΜΕ ΜΙΑ ΜΑΤΙΆ Γιατί πρέπει να αφιερώσω χρόνο στον προγραμματισμό των δραστηριοτήτων χρήσης; Τι είναι το Πρόγραμμα πρώιμης χρήσης και πώς θα επιτύχει το δικό μου; Πώς μπορώ να συνεχίσω με τις επαναλήψεις στο Microsoft 365 για να παρατείνω την επιτυχία;

43 Προγραμματίστε, υλοποιήστε και διαχειριστείτε: Προγραμματίστε τις Δραστηριότητες χρήσης σας 43 Προγραμματίστε τις Δραστηριότητες χρήσης σας Κατά το σχεδιασμό της προσπάθειας χρήσης σας, είναι σημαντικό να έχετε μια εικόνα η οποία θα ξεπερνά εκείνη του αρχικού σας λανσαρίσματος. Πολλοί οργανισμοί αντιμετωπίζουν το θέμα της χρήσης από την πλευρά του τελικού χρήστη στα μετέπειτα στάδια, καθώς πιστεύεται συχνά ότι η νέα τεχνολογία μπορεί απλά να χρησιμοποιηθεί όταν διατεθεί. Ωστόσο, πρέπει να αντιμετωπίζεται ως θεμέλιο, επάνω στο οποίο μπορείτε να εξελιχθείτε. Ο άνθρωπος δεν είναι πάντα θετικός προς την αλλαγή, γεγονός που καθιστά αυτό το βήμα κρίσιμο για το σχεδιασμό και την προετοιμασία παράλληλα με το σχεδιασμό του deployment της τεχνολογίας - γι' αυτό απαιτείται προσπάθεια! Κοινή προσέγγιση Η εστίαση στον τελικό χρήστη έπεται συνήθως του λανσαρίσματος. Για παράδειγμα, μπορεί να είναι ένα με μια σύνδεση σε εκπαιδευτικό υλικό Ιδανική προσέγγιση Η χρήση από πλευράς τελικού χρήστη είναι μια παράλληλη, ενσωματωμένη ροή εργασίας με το deployment Πόροι λανσαρίσματος Πόροι λανσαρίσματος Χρονοδιάγραμμα λανσαρίσματος Χρονοδιάγραμμα λανσαρίσματος Σχεδιασμός και εκτέλεση του τεχνικού μέρους του deployment Σχεδιασμός και δραστηριότητες με εστίαση στον χρήστη Πορεία χρήσης

44 Προγραμματίστε, υλοποιήστε και διαχειριστείτε: Χρησιμοποιήστε το Microsoft 365 για το λανσάρισμα σας 44 Χρησιμοποιήστε το Microsoft 365 για να προγραμματίσετε και να εκτελέσετε το λανσάρισμα σας Η χρήση διαφόρων εφαρμογών και υπηρεσιών του Microsoft 365 καθ' όλη τη διάρκεια του σχεδιασμού και της εκτέλεσης του λανσαρίσματός σας, μπορεί να συνεισφέρει στην επιτυχία του. Αυτό πρέπει να γίνει, ώστε να εξοικειωθεί η ομάδα με την υπηρεσία και να μπορεί να δημιουργήσει θετικό κλίμα μεταξύ των συναδέλφων. Ορίστε μερικά παραδείγματα: Χρησιμοποιήστε τις Ομάδες του Office 365 για να σχεδιάσετε το έργο σας και να συνεργαστείτε σε έγγραφα που σχετίζονται με την υλοποίηση του Microsoft 365 Χρησιμοποιήστε το Πρόγραμμα σχεδιασμού της Microsoft για τη διαχείριση των καθημερινών εργασιών του έργου υλοποίησης του Microsoft 365 Χρησιμοποιήστε το Yammer για να διαμορφώσετε, να προετοιμάσετε και να υποστηρίξετε την κοινότητα των Υποστηρικτών του Microsoft 365 Χρησιμοποιήστε το Skype για επιχειρήσεις για να διεξαγάγετε online συσκέψεις με την ομάδα έργου σας, κρατώντας πρακτικά στο Microsoft OneNote Είμαι πάρα πολύ ευγνώμων για το πώς όλα τα άτομα του οργανισμού συνεργάστηκαν για να πετύχουν αυτή τη γενική μεταμόρφωση. Ειδικές ομάδες μας είχαν κάνει αρκετό προκαταρκτικό σχεδιασμό. Μάλιστα, το Yammer αποδείχτηκε πολύτιμος βοηθός στην αλλαγή: οι ομάδες διαμορφώθηκαν δυναμικά και συνεργάστηκαν με τις ομάδες υλοποίησης σε όλες τις χώρες. Φιλοξένησε πολλές συζητήσεις παντού και αποδείχτηκε ότι αποτελεί ένα φανταστικό "κανάλι" για τη υποστήριξη των τελικών χρηστών. Όταν ολοκληρώθηκε το deployment του Office 365, σκεφτόμουν ότι δεν θα τα είχαμε καταφέρει χωρίς αυτό το εργαλείο. Andy Tidd, CIO, ABB

45 Προγραμματίστε, υλοποιήστε και διαχειριστείτε: Πριν το λανσάρισμα 45 Πριν από το λανσάρισμα Στις πέντε εβδομάδες μέχρι το λανσάρισμα, αφιερώστε χρόνο για εξοικειώσετε εν τάχει τον οργανισμό σας με το λανσάρισμα του Microsoft 365, καταστρώνοντας ένα πλάνο επικοινωνίας, οργανώνοντας την προετοιμασία για την εκπαίδευση και προετοιμάζοντας ένα Πρόγραμμα πρώιμης χρήσης. Ρίξτε μια ματιά στο παρακάτω χρονοδιάγραμμα, το οποίο θα σας καθοδηγήσει κατά τις εβδομάδες πριν από το λανσάρισμα. Η παρακάτω ενότητα θα σας καθοδηγήσει κατά την υλοποίηση ενός Προγράμματος πρώιμης χρήσης. Χρονοδιάγραμμα Ροή εργασιών Περιγραφή Εβδομάδα 1 Επικοινωνίες Εκπαίδευση Σχεδιάστε το πλάνο επικοινωνιών και τη στρατηγική των εκδηλώσεων. Προετοιμάστε τα υλικά. Προγραμματίστε το εκπαιδευτικό πρόγραμμα τελικών χρηστών. Επικοινωνίες Αποστείλετε ένα " αντίστροφης μέτρησης" προκειμένου να ενημερώσετε το κοινό σας για επερχόμενες δραστηριότητες, για να δημιουργήσετε κλίμα προσμονής και να κεντρίσετε το ενδιαφέρον εστιάζοντας στην ερώτηση "Εγώ τι θα κερδίσω;" Εβδομάδα 2 Πρόγραμμα πρώιμης χρήσης Ξεκινήστε το Πρόγραμμα πρώιμης χρήσης προσελκύοντας και εκπαιδεύοντας συμμετέχοντες στο πρόγραμμα και δημιουργώντας μια ομάδα στο Yammer για το πρόγραμμα πρώιμων χρηστών. Μάθετε περισσότερα με τον Οδηγό Προγράμματος πρώιμης χρήσης: Για να συλλέξετε δεδομένα σχετικά με τους γνώσεις τους γύρω από το Microsoft 365, στείλτε μια έρευνα βάσης λίγο πριν οι χρήστες που συμμετέχουν στην πιλοτική φάση λάβουν ενεργοποιημένους λογαριασμούς και συσκευές. Υποστήριξη Προετοιμάστε την Υποστήριξή σας για την υποστήριξη των τελικών χρηστών και βεβαιωθείτε ότι είναι ενήμεροι για τον Οδηγό αντιμετώπισης προβλημάτων της Υποστήριξης. Επικοινωνίες Φροντίστε το Microsoft 365 να έχει οπτική παρουσία σε όλα τα σημεία των εταιρικών γραφείων σας με αφίσες, φυλλάδια και βίντεο teaser. Εβδομάδα 3 Εκπαίδευση Πρόγραμμα πρώιμης χρήσης Δημιουργήστε ένα εσωτερικό ομαδικό site για να αποθηκεύσετε εκπαιδευτικούς πόρους, όπως οδηγίες για τα πρώτα βήματα, συμβουλές και κόλπα. Μπορείτε επίσης να κατευθύνετε χρήστες στο δημόσιο εκπαιδευτικό κέντρο της Microsoft. Ανατρέξτε στο Κέντρο εκπαίδευσης του Office 365 στη διεύθυνση Επικοινωνήστε με τους συμμετέχοντες στο Πρόγραμμα πρώιμης χρήσης για να συλλέξετε σχόλια. Δημοσιεύστε μια έρευνα στη μέση της πιλοτικής φάσης για να συλλέξετε δεδομένα για τις εμπειρίες τους σχετικά με το Microsoft 365 και χρησιμοποιήστε τα αποτελέσματα για να κάνετε τυχόν προσαρμογές πριν από το γενικό λανσάρισμα. Εβδομάδα 4-5 Επικοινωνίες Συνεργαστείτε με το τμήμα εσωτερικής επικοινωνίας για να κάνετε ανακοινώσεις στην εταιρική πύλη, στην πύλη τεχνολογίας πληροφορικής και σε άλλες εσωτερικές τοποθεσίες, ανάλογα με τις ανάγκες. Όπως ακριβώς κάνατε με την πιλοτική ομάδα, στείλτε έρευνες σε ολόκληρο τον οργανισμό, λίγο πριν λάβουν τους λογαριασμούς και τις συσκευές τους. Προετοιμαστείτε για την εκδήλωση συμμετοχής στο λανσάρισμα. Πρόγραμμα πρώιμης χρήσης Διοργανώστε μια τελική έρευνα αμέσως μετά την πιλοτική φάση, προκειμένου να προσδιορίσετε εάν θέλετε να κάνετε περαιτέρω προσαρμογές στα γενικά υλικά εκπαίδευσης και ενημέρωσης. ΠΡΙΝ ΑΠΟ ΤΟ ΛΑΝΣΑΡΙΣΜΑ ΛΑΝΣΑΡΙΣΜΑ ΜΕΤΑ ΑΠΟ ΤΟ ΛΑΝΣΑΡΙΣΜΑ

46 Προγραμματίστε, υλοποιήστε και διαχειριστείτε: Ξεκινήστε δυναμικά το πρόγραμμα πρώιμης χρήσης 46 Ξεκινήστε δυναμικά το Πρόγραμμα πρώιμης χρήσης Για την επιτυχία του λανσαρίσματος, ξεκινήστε το λανσάρισμα του Microsoft 365 με ένα Πρόγραμμα πρώιμης χρήσης, ώστε να λάβετε μερικά αρχικά σχόλια και, στη συνέχεια, διατηρήστε το θετικό κλίμα κατά το λανσάρισμα του προγράμματος σε ολόκληρο τον οργανισμό σας. Κατά την ολοκλήρωση του τεχνικού onboarding στο Microsoft 365, είναι σημαντικό να σκεφτείτε το ενδεχόμενο να εφαρμόσετε ένα Πρόγραμμα πρώιμης χρήσης με μια βασική ομάδα επιχειρηματικών χρηστών, καθώς και μέλη της ομάδας του IT που θα παρέχουν υποστήριξη στους χρήστες. Με την εφαρμογή αυτού του προγράμματος, μπορείτε να συλλέξετε σχόλια για την εμπειρία του χρήστη κατά το λανσάρισμα και να λάβετε τα πρώτα success story, τα οποία μπορούν να χρησιμοποιηθούν κατά το λανσάρισμα του Microsoft 365 σε ολόκληρο τον οργανισμό σας. Στα πλαίσια του Προγράμματος πρώιμης χρήσης θα δημιουργηθεί, επίσης, μια ομάδα πρώιμων χρηστών, οι οποίοι θα εξελιχθούν στους υποστηρικτές και θα υποστηρίξουν το ευρύτερο λανσάρισμα. Το πρόγραμμα σας δίνει τη δυνατότητα να πάρετε μια πρώτη αίσθηση μέσω μιας αξιόπιστης ομάδας, η οποία θα είναι πιο ευέλικτη, αν κάτι πάει στραβά. Συμβουλές και τεχνάσματα Γενικά, κατά την επιλογή των συμμετεχόντων στο Πρόγραμμα πρώιμης χρήσης, επιλέξτε άτομα που θέλουν το έργο να στεφθεί με επιτυχία. Οι συμμετέχοντες στο πρόγραμμά σας έχουν μεγάλη επιρροή και θα μοιραστούν την εμπειρία τους με το λανσάρισμα με τους συναδέλφους τους. Χρησιμοποιήστε το Πρόγραμμα πρώιμης χρήσης για να επιλύσετε πραγματικά προβλήματα και μην κάνετε απλώς δοκιμές στις τεχνολογικές λύσεις. Ενθαρρύνετε τους συμμετέχοντες στο πρόγραμμά σας να χρησιμοποιήσουν το Microsoft 365 για τα Σενάρια που έχετε θέσει σε προτεραιότητα. Αναζητήστε τυχόν αλλαγές που πρέπει να κάνετε στα σενάρια, ώστε να διασφαλίσετε ότι θα είναι επιτυχή τα επιχειρηματικά αποτελέσματα που έχετε ορίσει ως σημαντικά για τη χρήση του Microsoft 365 από την πλευρά του οργανισμού σας.

47 Προγραμματίστε, υλοποιήστε και διαχειριστείτε: Συμπεριλάβετε τους Κατάλληλους Ενδιαφερόμενους στο ΠΠΧ σας 47 Συμπεριλάβετε τους Κατάλληλους Ενδιαφερόμενους στο Πρόγραμμα πρώιμης χρήσης σας Η επιλογή των κατάλληλων ανθρώπων για συμμετοχή στην Πιλοτική ομάδα για το Πρόγραμμα πρώιμης χρήσης είναι το κλειδί προκειμένου να αποκτήσετε πολύτιμες γνώσεις, τις οποίες μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κατά το λανσάρισμα. Η παρακάτω λίστα θα σας βοηθήσει να αποφασίσετε ποιους θα συμπεριλάβετε στο πρόγραμμα: Χρήστες από όλες τις διαφορετικές επιχειρηματικές γραμμές και από όλα τα τμήματα, κατά προτίμηση όσοι συνεργάζονται σε ένα έργο ή μια επιχειρηματική διεργασία Δυνητικοί Υποστηρικτές ή ηγετικά στελέχη που θα υποστηρίξουν την προσπάθεια κατά τη διάρκεια του ευρύτερου λανσαρίσματος σε ολόκληρο τον οργανισμό Χρήστες που συνήθως αντιμετωπίζουν προβλήματα τεχνολογικής φύσεως. Είναι σημαντικό να κατανοήσετε τις ανάγκες τους και να τις αντιμετωπίσετε κατά τη διάρκεια του λανσαρίσματος Μέλη της ομάδας του IT και της υπηρεσίας βοήθειας, τα οποία θα παρέχουν υποστήριξη στους χρήστες κατά το λανσάρισμα Μην εμπλέκετε σε αυτήν τη διαδικασία τον CEO και τα ανώτερα διοικητικά στελέχη. Αν και η συμμετοχή του CEO μπορεί να είναι σημαντική, αν δεν τον εμπλέξετε στο Πρόγραμμα πρώιμης χρήσης θα έχετε τη δυνατότητα να εξομαλύνετε τυχόν προβλήματα, για να μην προκύψουν κατά τη διάρκεια του λανσαρίσματος Συμβουλές και τεχνάσματα Ανατρέξτε στη σελίδα 10 της ενότητας Ενδιαφερόμενων για να μελετήσετε τα γνωρίσματα που πρέπει να έχει ένας Υποστηρικτής.

48 Προγραμματίστε, υλοποιήστε και διαχειριστείτε: Βασικές ενέργειες για ένα πετυχημένο ΠΠΧ 48 Βασικές ενέργειες για ένα πετυχημένο Πρόγραμμα πρώιμης χρήσης Εκπαιδεύστε τους συμμετέχοντες στο Πρόγραμμα πρώιμης χρήσης γύρω από τα επιλεγμένα σενάρια, συμπεριλαμβανομένων των Βασικών σεναρίων. Ρίξτε μια ματιά στους διαθέσιμους πόρους Επικοινωνίας των σεναρίων και στους εκπαιδευτικούς πόρους που διατίθενται στο FastTrack, μέσα από τη διεύθυνση: Ξεκινήστε το πρόγραμμα υποστηρικτών του Microsoft 365. Ενημερώστε τους στοχευμένους υποστηρικτές σχετικά με το πρόγραμμα και ξεκινήστε να τους προσελκύετε και να τους προετοιμάζετε για να αναλάβουν το ρόλο τους ως υποστηρικτές Συλλέξτε πραγματικά σχόλια από τους συμμετέχοντες στο Πρόγραμμα πρώιμης συμμετοχής και προσαρμόστε το πλάνο χρήσης σας βάσει αυτών των σχολίων. Δοκιμάστε να δημιουργήσετε μια ομάδα στο Yammer για τους συμμετέχοντες στο πρόγραμμα. Με αυτόν τον τρόπο, τα άτομα που συμμετέχουν στο πρόγραμμα θα έχουν τη δυνατότητα να δουν τυχόν σχόλια, τα οποία αναρτώνται, και θα παροτρύνονται να προσθέτουν σχόλια για πράγματα που σκέφτονται Να είστε διαθέσιμοι για να λαμβάνετε σχόλια παραμένοντας συνδεδεμένοι στο Skype για επιχειρήσεις και το Yammer κατά τις εργάσιμες ώρες, ώστε να απαντάτε σε τυχόν ερωτήματα και να δίνετε συμβουλές Να επικοινωνείτε προκαταβολικά με τους συμμετέχοντες στο πρόγραμμα για να συλλέγετε σχόλια. Να περνάτε από το γραφείο τους, να τους στέλνετε άμεσα μηνύματα ή να τους τηλεφωνείτε. Να θυμάστε ότι αν δεν λαμβάνετε σχόλια, το πρόγραμμά σας δεν φαίνεται να πετυχαίνει τους στόχους του Ρίξτε μια ματιά στον Οδηγό Προγράμματος πρώιμης χρήσης Ο Οδηγός του Προγράμματος πρώιμης χρήσης διαθέτει ακόμα περισσότερες συμβουλές και κόλπα για ένα επιτυχημένο Πρόγραμμα πρώιμης χρήσης. Μην παραλείψτε να ευχαριστήσετε τους συμμετέχοντες και να συγκεντρώσετε σχόλια με το πρότυπο ευχαριστήριου .

49 Προγραμματίστε, υλοποιήστε και διαχειριστείτε: Ημέρα λανσαρίσματος 49 Ημέρα λανσαρίσματος Η εφαρμογή του λανσαρίσματος του Microsoft 365 σε ολόκληρο τον οργανισμό σας αποτελεί μια πολύ σημαντική περίοδο. Είναι η κατάλληλη στιγμή για να αξιοποιήσετε όλο τον προηγούμενο προγραμματισμό και τις προσπάθειες και να δείτε αν έχει καρπούς η σκληρή δουλειά σας. Χρονοδιάγραμμα Ροή εργασιών Περιγραφή Εβδομάδα 6 Επικοινωνίες Πραγματοποιήστε την εκδήλωση λανσαρίσματος του Microsoft 365 για να δημιουργήσετε κλίμα ενθουσιασμού στους τελικούς χρήστες. Στείλτε ένα " με την ανακοίνωση" για να ενημερώσετε τους χρήστες σχετικά με τη διαθεσιμότητα, το πώς θα κάνουν τα πρώτα τους βήματα και πού μπορούν να αναζητήσουν βοήθεια και πόρους. Εκπαίδευση Διεξαγωγή εκπαιδευτικών δραστηριοτήτων τελικών χρηστών ΠΡΙΝ ΑΠΟ ΤΟ ΛΑΝΣΑΡΙΣΜΑ ΛΑΝΣΑΡΙΣΜΑ ΜΕΤΑ ΑΠΟ ΤΟ ΛΑΝΣΑΡΙΣΜΑ

50 Προγραμματίστε, υλοποιήστε και διαχειριστείτε: Περίοδος μετά το λανσάρισμα 50 Περίοδος μετά το λανσάρισμα Αφού έχετε πλέον λανσάρει επιτυχώς το Microsoft 365 στον οργανισμό σας, είναι σημαντικό να συνεχίσετε να ενημερώνεστε από τους χρήστες σχετικά με την εμπειρία τους με το Microsoft 365. Φροντίστε να συνεχίζετε να προσφέρετε επιπλέον συμβουλές και κόλπα, καθώς και διαρκείς ευκαιρίες για εκπαίδευση, ανάλογα με τις ανάγκες. Η παρούσα ενότητα σκιαγραφεί το πώς μπορείτε να συνεχίσετε να προάγετε τη χρήση στον οργανισμό σας και να έχετε τον έλεγχο των ενημερώσεων και δυνατοτήτων συντήρησης. Χρονοδιάγραμμα Ροή εργασιών Περιγραφή Εβδομάδα 8-12 Επικοινωνίες Ανά τακτά διαστήματα μοιραστείτε συμβουλές με τελικούς χρήστες χρησιμοποιώντας τα "Πρότυπα για Συμβουλές και κόλπα" για να διατηρήσετε τη δυναμική και να διευρύνετε τη χρήση του Microsoft 365. Μετά το λανσάρισμα σε επίπεδο οργανισμού, στείλτε μια τελική έρευνα για να αξιολογήσετε τις γνώσεις και την εμπειρία των τελικών χρηστών με το Microsoft 365. Εκπαίδευση Συνεχίστε τη σειρά δραστηριοτήτων συνεχούς εκπαίδευσης στους τελικούς χρήστες, ανάλογα με τις ανάγκες ΠΡΙΝ ΑΠΟ ΤΟ ΛΑΝΣΑΡΙΣΜΑ ΛΑΝΣΑΡΙΣΜΑ ΜΕΤΑ ΑΠΟ ΤΟ ΛΑΝΣΑΡΙΣΜΑ

51 Προγραμματίστε, υλοποιήστε και διαχειριστείτε: Δημιουργήστε ένα Πλάνο επιτυχίας 51 Δημιουργήστε ένα Πλάνο επιτυχίας Το πλάνο επιτυχίας είναι κρίσιμης σημασίας για το λανσάρισμά σας, καθώς σας προσφέρει έναν οδηγό για να πραγματοποιήσετε τους στόχους σας μέσω του Microsoft 365. Τρόπος δημιουργίας πλάνου επιτυχίας 01. Συνδεθείτε στην τοποθεσία του FastTrack χρησιμοποιώντας το αναγνωριστικού του οργανισμού σας για το Microsoft Κάντε κλικ στο Έναρξη νέου πλάνου" 03. Ολοκληρώστε τον οδηγό δημιουργίας και κάντε κλικ στο "Ολοκλήρωση" 04. Επιλέξτε τα σενάρια στο Πλάνο επιτυχίας και κάντε κλικ στο Αποθήκευση και συνέχεια 05. Εισαγάγετε τα στοιχεία του χρονοδιαγράμματος για κάθε σενάριο και κάντε κλικ στο Αποθήκευση και συνέχεια 06. Εισαγάγετε τους ενδιαφερόμενους στις επαφές και κάντε κλικ στο Αποθήκευση & Ολοκλήρωση

52 Προγραμματίστε, υλοποιήστε και διαχειριστείτε: Θα σας βοηθήσουμε να φτάσετε εκεί μέσω του FastTrack 52 Θα σας βοηθήσουμε να φτάσετε εκεί μέσω του FastTrack Το FastTrack Center περιλαμβάνει μια ομάδα από εκατοντάδες μηχανικούς, οι οποίοι έχουν δεσμευτεί να παράσχουν στους επαγγελματίες IT και τους συνεργάτες τους από όλο τον κόσμο τη βέλτιστη εμπειρία με το Microsoft 365. Οι κατάλληλοι πελάτες του Microsoft FastTrack μπορούν να ζητήσουν onboarding προκειμένου να λάβουν βοήθεια, εξ αποστάσεως και σε εξατομικευμένη μορφή. Οι μηχανικοί του FastTrack θα σας βοηθήσουν να σχεδιάσετε το έργο του Microsoft 365, να αξιολογήσετε το τεχνικό σας περιβάλλον, να δώσετε καθοδήγηση για αποκατάσταση, να μεταφέρετε δεδομένα στο Office 365* και να προσφέρετε βοήθεια κατά τη χρήση από τους ενδιαφερόμενους. Θα σας βοηθήσουμε να φτάσετε εκεί μέσω του FastTrack Ξεκινήστε σήμερα Για εμάς, είχε σημασία να κινηθούμε παράλληλα με τους ρυθμούς της αλλαγής, χωρίς να επηρεάζονται οι επιχειρηματικές δραστηριότητες. Η συνεργασία μας με την ομάδα του FastTrack ήταν εξαιρετική. Μας βοήθησαν να ξεπεράσουμε πολλές προκλήσεις κατά το onboarding, καθώς και να θέσουμε στρατηγικούς στόχους στις επιχειρηματικές μας διαδικασίες και την επιχειρηματική αλλαγή. Omar Bhatti, Ανώτερος Επικεφαλής, CSC * Οι υπηρεσίες μετεγκατάστασης είναι διαθέσιμες για πελάτες με 500+ κατάλληλες άδειες

53 Προγραμματίστε, υλοποιήστε και διαχειριστείτε: Επαναλάβετε για τη διατήρηση της επιτυχίας 53 Επαναλάβετε για τη διατήρηση της επιτυχίας Η ενθάρρυνση της χρήσης είναι ένας ατέρμονος κύκλος, που δεν τελειώνει μετά την ημέρα λανσαρίσματος ή μετά τη μέτρηση του αντίκτυπου του λανσαρίσματός σας. Συνεχίστε να αναζητάτε νέους τρόπους για την ενίσχυση της επιχειρηματικής αξίας μέσω του Microsoft 365, για να ενημερώνεστε σχετικά με τις μεταβαλλόμενες ανάγκες των χρηστών και του οργανισμού σας. Αξιοποιήστε αυτές τις πληροφορίες από τη διαδικασία αξιολόγησης για να ξεκινήσετε επιπλέον εκπαιδευτικούς κύκλους και να εκπαιδεύσετε τους χρήστες σχετικά με τις βέλτιστες πρακτικές και τις λύσεις του Microsoft 365 με υψηλό αντίκτυπο Προγραμματίστε επιπλέον ευκαιρίες ανάπτυξης επιχειρηματικών σεναρίων και λύσεων με περισσότερα τμήματα από τον οργανισμό σας. Στη συνέχεια, διοργανώστε εκπαιδευτικούς κύκλους ανά τμήματα, όπου θα έχετε την ευκαιρία να εξηγήσετε πώς το Microsoft 365 μπορεί να ενισχύσει την επιτυχία για όλες τις επιχειρηματικές γραμμές Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη Βιβλιοθήκη παραγωγικότητας για να προσδιορίσετε πιο εύκολα νέα επιχειρηματικά σενάρια για την περαιτέρω χρήση του Microsoft Φροντίστε να ενθαρρύνετε τους χρήστες και τους υποστηρικτές σας, ώστε να αναπτύσσουν ιδέες σχετικά με το πώς το Microsoft 365 μπορεί να βελτιώσει επιχειρηματικές πρακτικές, και να τις κοινοποιούν σε άλλους μέσω εκδηλώσεων ενίσχυσης της συμμετοχής, δραστηριοτήτων στην κοινότητα και μιας ομάδας Yammer. Αξιοποιήστε αυτές τις ιδέες για να δημιουργήσετε πρόσθετες λύσεις και να ξεκινήσετε επιπλέον εκπαιδευτικά σεμινάρια Θέλουμε να λατρέψουν αυτό το εργαλείο και για να γίνει αυτό δεν απαιτείται μόνο να ακούτε τις ανάγκες των υπαλλήλων, αλλά πρέπει να λαμβάνετε υπόψη και τα σχόλια και να τα χρησιμοποιείτε για την εφαρμογή αυτών των σχολίων. Jeff Schuman, Nationwide

54 Προγραμματίστε, υλοποιήστε και διαχειριστείτε: Διαχείριση και προετοιμασία για την αλλαγή 54 Διαχείριση και προετοιμασία για την αλλαγή Διαχείριση αλλαγών στο Office Η επιχείρησή σας και το cloud εξελίσσονται διαρκώς. Ο άνθρωπος αναζητά διαρκώς νέες ευκαιρίες, ώστε να εργάζεται πιο αποτελεσματικά και οι διαρκώς ενημερωμένες λειτουργίες του cloud το επιτρέπουν αυτό. Το ιδανικό είναι να συμβουλεύεστε το Δημόσιο πλαίσιο στόχων και τα ιστολόγια για να ενημερώνεστε σχετικά με πιθανά νέα χαρακτηριστικά της υπηρεσίας και τις ενημερώσεις που μπορείτε να αξιοποιείτε.

55 Προγραμματίστε, υλοποιήστε και διαχειριστείτε: Δημόσιο πλαίσιο στόχων 55 Δημόσιο πλαίσιο στόχων Ελέγχετε το πλαίσιο στόχων των Windows 10 και το πλαίσιο στόχων του Office 365 για να μάθετε ποιες ενημερώσεις υπηρεσιών μπορεί να αξιοποιήσει ο οργανισμός σας για να συνεχίσει να αξιοποιεί πλήρως το Microsoft 365. Πλαίσιο στόχων για τα Windows 10 Φιλτράρετε τις λειτουργίες βάσει εφαρμογών, υπηρεσιών ή πλατφόρμας για να προσδιορίσετε ποιες λειτουργίες και ενημερώσεις μπορείτε να εκμεταλλευτείτε καλύτερα. Πλαίσιο στόχων του Office 365 Οι λειτουργίες είναι ομαδοποιημένες βάσει φάσεων ανάπτυξης έτσι ώστε να βλέπετε τις επικείμενες ενημερώσεις, αυτά που λανσάρονται κάθε στιγμή και τι είναι ήδη διαθέσιμο για τους πελάτες σας.

56 Προγραμματίστε, υλοποιήστε και διαχειριστείτε: Ιστολόγια 56 Ιστολόγια Ακολουθήστε το Ιστολόγιο Windows for your Business και τα Ιστολόγια του Office για να παραμένετε ενημερωμένοι σχετικά με τους τρόπους που ο οργανισμός σας μπορεί να εργάζεται αποτελεσματικότερα με τις νέες ενημερώσεις υπηρεσιών και δυνατότητες. Ιστολόγιο Windows for your Business Ιστολόγια του Office Γίνετε insider για να αποκτήσετε πρόσβαση σε περισσότερους πόρους Ενταχθείτε στο Πρόγραμμα Windows Insider ή το Windows IT Pro Insider για να έχετε πρώτοι πρόσβαση σε νέες εκδόσεις και να παρέχετε τα σχόλιά σας για τις τελευταίες δυνατότητες και λειτουργίες.

57 Προγραμματίστε, υλοποιήστε και διαχειριστείτε: Διαχειριστείτε τις ενημερώσεις του Office Διαχειριστείτε τις ενημερώσεις σας Ενημερώσεις Office 365: Μέσω του κέντρου διαχείρισης του Office 365, μπορείτε να εγγραφείτε σε μια πρώιμη έκδοση, έτσι ώστε ο οργανισμός σας να λαμβάνει άμεσα ενημερώσεις. Αν προτιμάτε, μπορείτε επίσης να ορίσετε ότι μόνο συγκεκριμένα άτομα θα λαμβάνουν ενημερώσεις ή να επιλέξετε να παραμένετε στο προεπιλεγμένο χρονοδιάγραμμα ανακοινώσεων και να λαμβάνετε αργότερα ενημερώσεις. Μάθετε περισσότερα για τις επιλογές σας εδώ: Ενημερώσεις Windows 10: Τα Windows 10 παρέχουν ένα νέο μοντέλο για να αναπτύξουν και να αναβαθμίσουν οι οργανισμοί τα Windows, παρέχοντας ενημερώσεις για διάφορες δυνατότητες και ικανότητες, μέσω μιας αδιάλειπτης διαδικασίας. Αυτό το νέο μοντέλο, που αναφέρεται ως Windows as a Service (WaaS), απαιτεί από εσάς να αναλογιστείτε ξανά το πώς θα αναπτύξετε και θα αναβαθμίσετε τα Windows. Για την υποστήριξη διαφορετικών αναγκών και υποθέσεων χρηστών εντός του οργανισμού σας, μπορείτε να επιλέξετε μεταξύ διαφόρων επί μέρους κλάδων εξυπηρέτησης των Windows: Το Current Branch (CB) είναι για τους πρώτους θιασώτες, τις ομάδες IT και άλλες ευρύτερες πιλοτικές ομάδες. Χρησιμοποιείται για την περαιτέρω επικύρωση της συμβατότητας των εφαρμογών και των δυνατοτήτων που παρουσιάζονται για πρώτη φορά. Το Current Branch for Business (CBB) είναι για την πλειοψηφία των ανθρώπων ενός οργανισμού. Επιτρέπει το σταδιακό deployment νέων δυνατοτήτων σε μεγαλύτερο χρονικό διάστημα. Το Long-Term Servicing Branch (LTSB) είναι για κρίσιμες ή εξειδικευμένες συσκευές. Δεν δέχεται νέες δυνατότητες ενώ συνεχίζει να υποστηρίζεται με ενημερώσεις ασφαλείας και άλλες για μεγάλο χρονικό διάστημα. Χρησιμοποιήστε το Πρόγραμμα Windows Insider για την δοκιμή και χρήση κώδικα προ - παραγωγής και για να αποκτήσετε μια ιδέα, πολύ πριν από τους άλλους, των δυνατοτήτων που θα διατεθούν στις μελλοντικές ενημερώσεις των Windows.

58 Χρονοδιάγραμμα λανσαρίσματος του Microsoft Ροή εργασιών Εβδομάδα 1 Εβδομάδα 2 Εβδομάδα 3 Εβδομάδα 4 Εβδομάδα 5 Προσδιορισμός κύριων ενδιαφερομένων και συγκέντρωση ομάδας Προσδιορισμός και ιεράρχηση των σεναρίων σας Καθορισμός κριτηρίων επιτυχίας Δημιουργία πλάνου επιτυχίας Διαμόρφωση του προγράμματος υποστηρικτών Πρόγραμμα πρώιμης χρήσης Επικοινωνία και ενημέρωση Εκπαίδευση Υποστήριξη Προσδιορίστε και προσελκύστε τον Κάτοχο επιτυχίας και τον Project Manager Προσδιορίστε και αναπτύξτε τα σενάριά σας Ξεκινήστε να καταγράφετε τις λεπτομέρειες του έργου σας σε ένα πλάνο επιτυχίας στο fasttrack.office.com Προσδιορίστε και προσελκύστε υποστηρικτές Δημιουργήστε μια ομάδα στο Yammer για την υποστήριξη των υποστηρικτών Προσελκύστε συμμετέχοντες στο πρόγραμμα. Ορίστε μια ομάδα του Yammer για να διευκολύνετε την επικοινωνία και τη συλλογή σχολίων Σχεδιάστε το πλάνο επικοινωνιών και τη στρατηγική των εκδηλώσεων συμμετοχής. Σχεδιάστε τα υλικά των επικοινωνιών αξιοποιώντας τα διαθέσιμα πρότυπα Σχεδιάστε ένα εκπαιδευτικό πλάνο για τους τελικούς χρήστες Προσδιορίστε και προσελκύστε υψηλόβαθμους υποστηρικτές και συμπληρώστε τους ρόλους των ομάδων που απομένουν Ιεραρχήστε τα σενάριά σας Καθορίστε κριτήρια επιτυχίας/κύριους δείκτες απόδοσης (KPI) και ορίστε δείκτες KPI-ορόσημα Οριστικοποιήστε το πλάνο επιτυχίας σας Εκπαιδεύστε τους υποστηρικτές και οργανώστε δραστηριότητες για νέες ιδέες Στείλτε μια βασική έρευνα στους συμμετέχοντές σας. Προσφέρετε στους συμμετέχοντες έναν ενεργοποιημένο λογαριασμό για να ξεκινήσετε επισήμως το Πρόγραμμα πρώιμης χρήσης σας. Στείλτε ένα " αντίστροφης μέτρησης" στους υπαλλήλους Προετοιμάστε την υπηρεσία βοήθειας, ώστε να μπορεί να υποστηρίζει τους τελικούς χρήστες Προσδιορίστε τα τακτικά καθήκοντα των υποστηρικτών Επικοινωνήστε με τους συμμετέχοντες στο πρόγραμμα για να συλλέξετε ανεπίσημα σχόλια Φροντίστε το Microsoft 365 να έχει οπτική παρουσία σε όλα τα σημεία των εταιρικών γραφείων σας Δημιουργήστε μια εσωτερική εκπαιδευτική τοποθεσία για την αποθήκευση των πόρων εκπαίδευσης Οριστικοποιήστε τις δραστηριότητες λανσαρίσματος για τους υποστηρικτές Ανακοινώστε το επερχόμενο λανσάρισμα του Microsoft 365 στο εσωτερικό δίκτυο της εταιρείας. Προετοιμαστείτε για την εκδήλωση συμμετοχής στο λανσάρισμα. Συγκεντρώστε σχόλια και success story από υποστηρικτές για χρήση στο λανσάρισμα Στείλτε μια τελική έρευνα και χρησιμοποιήστε τυχόν πληροφορίες που έχετε συλλέξει για να κάνετε προσαρμογές στο λανσάρισμά σας. Δημιουργήστε μια ομάδα στο Yammer για τελικούς χρήστες, ώστε να μπορούν οι υπάλληλοι να μοιράζονται μεταξύ τους success story για το Office 365. Στείλτε μια βασική έρευνα στους τελικούς χρήστες Εκπαιδεύστε τους τελικούς χρήστες Ενίσχυση της συμμετοχής των χρηστών και ενθάρρυνση της χρήσης Διαχείριση και προετοιμασία για την αλλαγή Υπολογισμός, κοινοποίηση επιτυχίας και επανάληψη

59 Για να βοηθηθείτε στο ξεκίνημα του σχεδιασμού του λανσαρίσματος του Microsoft 365, λάβετε υπόψη το παρακάτω χρονοδιάγραμμα. Κάντε τις απαραίτητες προσαρμογές για να διαμορφώσετε το κατάλληλο χρονοδιάγραμμα για το δικό σας λανσάρισμα. 59 Εβδομάδα 6 (λανσάρισμα-στόχος) Εβδομάδα 7 Εβδομάδα 8 Εβδομάδα 9 Εβδομάδα 10 Εβδομάδα 11 Εβδομάδα 12 Συγκεντρώστε σχόλια από τους υποστηρικτές και επαναλάβετε το πρόγραμμα, ανάλογα με τις ανάγκες Στείλτε ένα ανακοίνωσης για να ενημερώσετε τους χρήστες για τη διαθεσιμότητα των λύσεων. Πραγματοποιήστε την εκδήλωση συμμετοχής στο λανσάρισμα Στείλτε ένα με συμβουλές και κόλπα στους τελικούς χρήστες Στείλτε ένα με συμβουλές και κόλπα στους τελικούς χρήστες. Στείλτε μια έρευνα μετά το λανσάρισμα Στείλτε ένα με συμβουλές και κόλπα στους τελικούς χρήστες Εκπαιδεύστε τους τελικούς χρήστες Διαμορφώστε μια σειρά διαρκούς εκπαίδευσης Προετοιμάστε και πραγματοποιήστε διαγωνισμούς για να συνεχίσετε να ενθαρρύνετε τη συμμετοχή των χρηστών Ενημερώστε και διατηρήστε την εσωτερική εκπαιδευτική τοποθεσία Κοινοποιήστε success story Διοργανώστε, ανά τακτά διαστήματα, επιπλέον εκδηλώσεις συμμετοχής Παρακολουθήστε το Δημόσιο πλαίσιο στόχων και τα ιστολόγια Ενημερώστε και προετοιμάστε τους τελικούς χρήστες σχετικά με την κυκλοφορία νέων λειτουργιών Συλλέξτε και κάντε αναφορές σχετικά με τα κριτήρια επιτυχίας και τους κύριους δείκτες απόδοσης (KPI) του Microsoft 365 Καταγράψτε και μοιραστείτε success story Λανσάρετε νέα σενάρια

60 Προγραμματίστε, υλοποιήστε και διαχειριστείτε: Success story πελατών 60 Success story πελατών Όταν τα διευθυντικά στελέχη της Henkel έκριναν ότι τα συστήματα IT της εταιρείας ήταν ξεπερασμένα και παρωχημένα, αποφάσισαν να τολμήσουν κάνοντας το μεγάλο άλμα στο cloud. Παρακολουθήστε το βίντεο για να μάθετε πώς η Henkel προγραμμάτισε το επιτυχές λανσάρισμα του Office 365. Henkel: Διάκριση χρήσης Μάθετε πώς σχεδίασε η Henkel την επιτυχή χρήση του Office 365