«Η ΠΡΑΚΤΙΚΗ ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΕΝΟΣ ERP ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΓΙΑ ΤΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΜΙΑΣ ΔΕΥΤΕΡΟΒΑΘΜΙΑΣ ΣΥΝΕΤΑΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ».

Transcript

1 Τ.Ε.Ι. ΚΑΒΑΛΑΣ ΣΧΟΛΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ & ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ΤΜΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΠΤΥΧΙΑΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ: «Η ΠΡΑΚΤΙΚΗ ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΕΝΟΣ ERP ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΓΙΑ ΤΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΜΙΑΣ ΔΕΥΤΕΡΟΒΑΘΜΙΑΣ ΣΥΝΕΤΑΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ». ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΚΑΘΗΓΗΤΗΣ: ΑΘΑΝΑΣΙΟΣ Α. ΜΑΝΔΗΛΑΣ ΣΠΟΥΔΑΣΤΡΙΑ: ΤΣΙΑΟΥΣΗ Δ. ΕΙΡΗΝΗ ΚΑΒΑΛΑ, ΑΠΡΙΛΙΟΣ 2006

2 Στη μνήμη του πατέρα μου που ήθελε να σπουδάσω

3 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ Α` ΜΕΡΟΣ ΕΙΣΑΓΩΓΗ Σκοπός Στόχος εργασίας Β` ΜΕΡΟΣ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1 Ο 1. Λογιστικά Συστήματα Πληροφόρησης 1.1 Λογιστικά συστήματα πληροφόρησης (Τι είναι) Τα συστατικά στοιχεία του λογιστικού συστήματος πληροφόρησης Η διάρθρωση του λογιστικού συστήματος πληροφόρησης (ΛΣΠ) Σκοπός του ΛΣΠ Ο έλεγχος του λογιστικού συστήματος Το λογιστικό σύστημα πληροφόρησης και το πληροφοριακό σύστημα διοίκησης 1.2 Έννοια μηχανογραφημένης λογιστικής ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2 Ο 2.1 Οι βασικές διαφορές ανάμεσα στο χειρόγραφο και το μηχανογραφημένο λογιστήριο 2.1 Οι βασικές διαφορές ανάμεσα στο χειρόγραφο

4 και το μηχανογραφημένο λογιστήριο 2.2 Βασικά χαρακτηριστικά και πλεονεκτήματα των Η/Υ σε σχέση με το χειρόγραφο σύστημα 2.3 Μειονεκτήματα της μηχανογραφημένης λογιστικής σε σχέση με το χειρόγραφο σύστημα. 2.4 Τα στοιχεία που συνθέτουν μια σωστή Μηχανογραφημένη Λογιστική. ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3 Ο 3.1 Λογιστικό σχέδιο Οι βασικές αρχές του Ε.Γ.Λ.Σ Οι βασικές αρχές του Ε.Γ.Λ.Σ. 3.2 Οι ομάδες του σχεδίου λογαριασμών του Ε.Γ.Λ.Σ. 3.3 Το σχέδιο λογαριασμών του Ε.Γ.Λ.Σ Ανάπτυξη των λογαριασμών του Ε.Γ.Λ.Σ. ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4 Ο 4.1 Φορολογικά στοιχεία 4.2 Εισροές του συστήματος 4.3 Καταγραφή και επεξεργασία στοιχείων 4.4 Τεχνικές προϋποθέσεις για τη μηχανογραφική

5 τήρηση των βιβλίων και στοιχείων του Κ.Β.Σ. 4.5 Διατάξεις Κ.Β.Σ. περί μηχανογραφημένης τήρησης και έκδοσης στοιχείων ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5 Ο 5.1 Γενικά περί συνεταιριστικών οργανώσεων 5.2 Ιστορική αναδρομή 5.3 Έννοια 5.4 Χαρακτηριστικά γνωρίσματα 5. 5 Σκοποί 5.6 Έργο Συνεταιρισμών Οικονομικό έργο Κοινωνικό έργο Πολιτιστικό έργο Εθνικό έργο 5.7 Ωφέλειες 5.8 Αδυναμίες και προβλήματα Συνεταιρισμών 5.9 Κίνητρα ανάπτυξης ΚΕΦΑΛΑΙΟ 6 Ο 6. ΣΥΝΕΤΑΙΡΙΣΤΙΚΗ ΑΝΑΠΤΥΞΗ 6.1. Έννοια και περιεχόμενο Στρατηγικές συνεταιριστικής ανάπτυξης

6 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 7 Ο 7. ΤΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ERP 7.1 Εισαγωγή 7.2 Ιστορική αναδρομή 7.3 Η λειτουργικότητα των συστημάτων ERP 7.4 Τα κίνητρα υιοθέτησης του ERP Τεχνολογικά κίνητρα Λειτουργικά κίνητρα Τα ανταγωνιστικά πλεονεκτήματα του ERP Προσδοκώμενα οφέλη Επιπτώσεις στον οργανισμό 7.5 Παράγοντες επιτυχίας της υλοποίησης των ERP ΜΕΡΟΣ Γ ΜΕΛΕΤΗ ΠΕΡΙΠΤΩΣΗΣ Ε.Α.Σ. ΚΑΒΑΛΑΣ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1 Ο 1.1 Ένωση Αγροτικών Συνεταιρισμών (Ε.Α.Σ.) Καβάλας Βασικοί μέτοχοι και ποσοστό συμμετοχής τους 1.2 Δραστηριότητες - Εγκαταστάσεις Τεχνικά στοιχεία της επιχείρησης Υφιστάμενες εγκαταστάσεις (θέση, περιγραφή κ.λ.π.) Χρησιμοποιούμενος παραγωγικός εξοπλισμός

7 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2 Ο 2. ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟΥ Ε.Α.Σ. ΚΑΒΑΛΑΣ 2.1 Χρησιμοποιούμενος τεχνολογικός εξοπλισμός 2.2 Οργάνωση και Διοίκηση της επιχείρησης Οργανωτική δομή της επιχείρησης Διοίκηση της επιχείρησης Απασχόληση ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3 Ο 3. ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΠΡΟΣΦΕΡΟΜΕΝΩΝ ΛΥΣΕΩΝ ΣΤΑ ERP ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ (ORAMA ERP, ATLANTIS, SEN) 3.1 Orama ERP (North Net) Παρουσίαση στόχων έργου Θετικές ποιοτικές μεταβολές Αποτύπωση βασικών υποσυστημάτων για την Ε.Α.Σ. ΚΑΒΑΛΑΣ 3.2 Unisoft Atlantis ERP Δομή οργανισμού Πλεονεκτήματα της προτεινόμενης λύσης Γενικές δυνατότητες λειτουργίας συστήματος 3.3 Singular Enterprise ERP (SEn) Εκτιμούμενα οφέλη 3.4 Η Υπηρεσία Μηχανογράφησης και η τελική επιλογή Πληροφοριακού Συστήματος ERP

8 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4 Ο 4. Βασικές Οδηγίες Χρήσης της εφαρμογής Singular Enterprise (SEN) 4.1 Διαχείριση Παραστατικών Πώλησης / Πελάτες 4.2 Εισαγωγή Πελάτη 4.3 Διαχείριση Παραστατικών Αγορών / Προμηθευτές 4.4 Εισαγωγή Είδους 4.5 Χρήσιμες εκτυπώσεις 4.5 Χρήσιμες εκτυπώσεις Ένταλμα Πληρωμής Καταχώριση Είσπραξης Ταμειακές Κινήσεις Καταχώριση Αξιόγραφου Καταχώριση Αξιόγραφου Είσπραξης (450) Απενημέρωση Χρηματοοικονομικού Παραστατικού 4.7 Μεταφορά Κινήσεων Ενημέρωση Λογιστικής από το Εμπορικό Κύκλωμα ΕΛΕΓΧΟΣ ΠΩΛΗΣΕΙΣ ΑΓΟΡΕΣ & ΠΕΛΑΤΕΣ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΕΣ ΕΛΕΓΧΟΣ ΠΕΛΑΤΕΣ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΕΣ Εργασίες κλεισίματος μήνα ΜΕΡΟΣ Δ ΕΠΙΛΟΓΟΣ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ

9 ΜΕΡΟΣ Α ΕΙΣΑΓΩΓΗ Λογιστική είναι η επιστήμη που αναγνωρίζει, συλλέγει, ταξινομεί και καταγράφει με ορισμένο τρόπο τις μεταβολές που συμβαίνουν στην περιουσία της επιχείρησης και τα αποτελέσματα που προκύπτουν από τις μεταβολές αυτές. Κατά το Αμερικάνικο Ινστιτούτο Ορκωτών Λογιστών, Λογιστική είναι η τέχνη της καταχώρησης, ταξινόμησης, κατά ορθολογικό τρόπο των οικονομικών συναλλαγών και διερμήνευσης των αποτελεσμάτων που πηγάζουν από αυτές. Η Λογιστική η οποία έχει σαν αντικείμενο την κατάρτιση και την παρουσίαση των χρηματοοικονομικών καταστάσεων (Γενική Εκμετάλλευση, Αποτελέσματα Χρήσεως, Ισολογισμός) ονομάζεται χρηματοοικονομική Λογιστική. Με την αλματώδη πρόοδο της τεχνολογίας των Η/Υ τα τελευταία χρόνια, επήλθε μεγάλη αλλαγή στον τρόπο μηχανογράφησης των επιχειρήσεων. Δηλαδή, τα απλά πληροφοριακά συστήματα που χρησιμοποιούσαν οι επιχειρήσεις, αναπτύχθηκαν και εξελίχθηκαν τόσο, ώστε να εμπερικλείουν στην δομή τους όλες τις εργασίες που κάνει μια επιχείρηση, μέσα σ ένα σύστημα, τα λεγόμενα ERP (Enterprise Resource Planning) και να έχουν οι επιχειρήσεις την απαραίτητη πληροφόρηση έγκαιρα και ασφαλή. Με την μηχανογράφηση όλες οι χρονοβόρες εργασίες γίνονται από τον υπολογιστή, εργασίες ρουτίνας που θα απαιτούσαν πολλές ώρες τώρα γίνονται από τον υπολογιστή σε λίγα δευτερόλεπτα. Ο ρόλος του λογιστή αναβαθμίζεται. Ο λογιστής μέσα από την μηχανογράφηση αξιοποιώντας τις πληροφορίες της λογιστικής παρέχει χρήσιμα συμπεράσματα στην διοίκηση.

10 Σκοπός - Στόχος της εργασίας Η εργασία αυτή έχει ως σκοπό να αναλύσει με όσον το δυνατόν απλούστερο και άμεσο τρόπο τη χρήση των συστημάτων ERP σαν σύγχρονο εργαλείο μηχανογράφησης στους οικονομικούς οργανισμούς και ειδικότερα στις δευτεροβάθμιες συνεταιριστικές οργανώσεις. Η λήψη της Ένωσης Γεωργικών Συνεταιρισμών Καβάλας σαν μελέτη περίπτωσης, έχει ως σκοπό να καταδείξει στην πράξη τις επιλογές ενός σύγχρονου ERP συστήματος, με βασικότερο στόχο τη βοήθεια των χρηστών διοίκησης στη λήψη αποφάσεων. Τα μέρη από τα οποία αποτελείται αυτή η εργασία είναι: Το θεωρητικό μέρος στο οποίο αναλύονται: α) Τα Λογιστικά συστήματα πληροφόρησης. β) Οι βασικές διαφορές ανάμεσα στο χειρόγραφο και το μηχανογραφημένο λογιστήριο. γ) Το Λογιστικό σχέδιο. δ) Οι προϋποθέσεις για την μηχανογράφηση των βιβλίων και στοιχείων σύμφωνα με τον Κ.Β.Σ. που πρέπει να τηρεί η επιχείρηση. ε) Γενικά περί συνεταιριστικών οργανώσεων. στ) Τα Πληροφοριακά Συστήματα ERP. Το πρακτικό μέρος στο οποίο αναλύονται: α) Μελέτη περίπτωσης Ε.Α.Σ. Καβάλας β) Η μηχανογράφηση του λογιστηρίου της Ε.Α.Σ. Καβάλας γ) Οι προσφερόμενες λύσεις στα ERP συστήματα δ) Παρακολούθηση Οικονομική Διαχείριση

11 ΜΕΡΟΣ Β ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1 Ο 1. ΛΟΓΙΣΤΙΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ 1.1 Λογιστικά συστήματα πληροφόρησης(τι είναι) Η λογιστική γλώσσα των επιχειρήσεων, αποτελεί, ένα σύστημα πληροφόρησης. Αυτό το σύστημα αναγνωρίζει, συλλέγει, ταξινομεί και καταγράφει με κάποιο ιδιαίτερο τρόπο, τα δεδομένα των οικονομικών πράξεων και συναλλαγών που επηρεάζουν την επιχείρηση. Στη συνέχεια, επεξεργάζεται αυτά τα δεδομένα με βάση προδιαγεγραμμένους κανόνες και αρχές και παράγει πληροφορίες τις οποίες μεταβιβάζει με μορφή συγκεκριμένων αναφορών στους διάφορους χρηστές. Ο βασικός σκοπός του συστήματος είναι η αποτελεσματική, δηλαδή με όσο το δυνατό χαμηλότερο κόστος, ικανοποίηση των πληροφοριακών αναγκών των χρηστών, οι οποίοι βρίσκονται τόσο στο εξωτερικό όσο και στο εσωτερικό περιβάλλον της επιχείρησης. Το είδος και η μορφή των πληροφοριών που καλείται να παράγει ένα λογιστικό σύστημα καθορίζεται από τις πληροφοριακές ανάγκες αυτών ακριβώς των χρηστών. Είναι προφανές, ότι το λογιστικό σύστημα πληροφόρησης ή ΛΣΠ (Accounting Information System. AIS) πρέπει να διακρίνεται από ευελιξία και ικανότητα προσαρμογής στις εκάστοτε απαιτήσεις των χρηστών, οι πληροφοριακές ανάγκες των οποίων δεν παραμένουν σταθερές, αλλά μεταβάλλονται με την πάροδο του χρόνου. Η παραγωγή ενός σημαντικού όγκου πληροφοριών που απευθύνεται στους εξωτερικούς χρηστές είναι υποχρεωτική. Το είδος αλλά και η μορφή αυτών των πληροφοριών καθορίζεται επακριβώς από τις εκάστοτε ισχύουσες διατάξεις των φορολογικών και άλλων νόμων που θεσπίζει η πολιτεία. Το σύστημα πρέπει να έχει επίσης τη δυνατότητα να ικανοποιεί και τις απαιτήσεις άλλων εξωτερικών χρηστών, όπως για παράδειγμα, των πιστωτικών ιδρυμάτων, τα οποία σε πολλές περιπτώσεις επιζητούν πληροφορίες σχετικώς με την πιστοληπτική ικανότητα και τη γενικότερη οικονομική θέση των επιχειρήσεων. Το υποσύστημα (subsystem) του ΛΣΠ που έχει ως αντικείμενο την παροχή πληροφοριών κυρίως προς τους εξωτερικούς χρηστές 1

12 αποτελεί την χρηματοοικονομική λογιστική (financial accounting) και παράγει τις χρηματοοικονομικές καταστάσεις (financial statements) όπως τον ισολογισμό και άλλες αναφορές (reports) με πληροφορίες που αναφέρονται στην οικονομική θέση, στα αποτελέσματα και σε αλλά επιχειρηματικά στοιχεία μιας επιχειρηματικής μονάδας. Η χρηματοοικονομικές καταστάσεις, βασίζονται στα οικονομικά γεγονότα που έχουν συμβεί, καταγραφεί και υποστεί επεξεργασία από το λογιστικό σύστημα. Για την κατάρτιση τους ακολουθεί γενικώς παραδεκτές λογιστικές αρχές ή Γ.Π.Γ.Α. (generally Accepted Accounting Principles G.A.A.P.) Τα συστατικά στοιχεία του λογιστικού συστήματος πληροφόρησης Το λογιστικό σύστημα πληροφόρησης (ΛΣΠ) αποτελείται από ένα σύνολο επιμέρους στοιχείων τα οποία συνδυάζονται μεταξύ τους για την επίτευξη ενός κοινού στόχου. Ο στόχος αυτός είναι η ικανοποίηση, με το μικρότερο δυνατό κόστος, των πληροφοριακών αναγκών των χρηστών σχετικά με την πραγματική θέση και τις χρηματοοικονομικές δραστηριότητες ενός επιχειρηματικού οργανισμού. Οι πόροι που χρησιμοποιεί ένα ΛΣΠ για την παραγωγή αυτών των πληροφοριών είναι οι εξής: α) Τα δεδομένα που αποτελούν την πρωτογενή εισροή του συστήματος. Αυτά τα δεδομένα αναφέρονται στις συναλλαγές και στις οικονομικές πράξεις που αφορούν και επηρεάζουν την επιχείρηση. β) Οι Η/Υ, οι οποίοι αναλαμβάνουν την επεξεργασία των δεδομένων με βάση τις εντολές ειδικών προγραμμάτων και συσκευές, όπως είναι π.χ. οι εκτυπωτές, δηλαδή το υλικό ή Hardware. γ) Τα προγράμματα Η/Υ τα οποία έχουν κατασκευαστεί για να επεξεργάζονται τα δεδομένα με κάποιο συγκεκριμένο και σύμφωνο με τις λογιστικές αρχές τρόπο, δηλαδή το λογισμικό ή Software. ε) Ένα σύνολο λογιστικών αρχών, κανόνων, διαδικασιών και μεθόδων με βάση τις οποίες τα δεδομένα των οικονομικών πράξεων και συναλλαγών που επηρεάζουν την επιχείρηση συλλέγονται, ταξινομούνται και καταγράφονται με κάποιο ειδικό τρόπο και στη συνέχεια με τη βοήθεια του Hardware και Software μετασχηματίζονται σε χρήσιμες για την επιχείρηση και άλλους ενδιαφερόμενους πληροφορίες. 2

13 Λόγω της χρησιμοποίησης των Η/Υ το ΛΣΠ ονομάζεται πολλές φορές ΛΣΠ υποβοηθούμενο από Η/Υ ή ΛΣΠ βασισμένο στους Η/Υ. Το ΛΣΠ είναι ένα ανοικτό σύστημα, το οποίο δέχεται την επίδραση του εξωτερικού περιβάλλοντος και προσπαθεί να προσαρμοστεί στις συνεχώς μεταβαλλόμενες συνθήκες του. Οι εισροές του συστήματος, δηλαδή τα πρωτογενή στοιχεία των οικονομικών συναλλαγών προέρχονται από το εξωτερικό περιβάλλον, αλλά από τη στιγμή που θα εισαχθούν στο σύστημα μετατρέπονται σε βασικό του στοιχείο. Οι εκροές του είναι πληροφορίες χρηματοοικονομικής φύσης, οι οποίες για να είναι χρήσιμες πρέπει να είναι ακριβείς, πρόσφατες και σχετικές με τις ανάγκες των χρηστών 1. Οι πληροφοριακές ανάγκες των χρηστών ή και μόνο η μορφή των πληροφοριών μεταβάλλονται με την πάροδο του χρόνου. Για παράδειγμα, είναι δυνατό ο τρόπος υπολογισμού κάποιου φόρου να μεταβληθεί, όποτε η διαδικασία επεξεργασίας των στοιχείων μεταβάλλεται για να προσαρμοστεί στις νέες διατάξεις. Είναι επίσης δυνατόν ο τρόπος υπολογισμού να παραμείνει ο ίδιος, αλλά να μεταβληθεί η μορφή του εντύπου το οποίο συμπληρώνεται με απαραίτητα στοιχεία. Σε αυτή την περίπτωση η επεξεργασία παραμένει η ίδια, αλλά μεταβάλλεται μορφή εκροής του συστήματος., ώστε να προσαρμοστεί η εκτύπωση των στοιχείων στην νέα μορφή του σχετικού εντύπου. Το ΛΣΠ διαθέτει σημαντικές εσωτερικές ελεγκτικές διαδικασίες, οι οποίες επιβεβαιώνουν την ορθή και αποτελεσματική λειτουργία του Η διάρθρωση του λογιστικού συστήματος πληροφόρησης (ΛΣΠ) Μια οργανωμένη οικονομική δραστηριότητα, συνεπάγεται τη λειτουργία κάποιου λογιστικού συστήματος. Η πλήρης, με βάση τις γενικώς παραδεκτές λογιστικές αρχές, καταγραφή των οικονομικών πράξεων και η περαιτέρω ανάλυση τους, συντελεί στην παραγωγή κατάλληλων για λήψη αποφάσεων πληροφοριών. Το ΛΣΠ καταγράφει με προδιαγεγραμμένο τρόπο τα οικονομικά γεγονότα που αφορούν 1 Η ουδετερότητα, πιστότητα, σχετικότητα, αξιοπιστία, διαχρονικότητα, συγκρισιμότητα είναι τα βασικά ποιοτικά χαρακτηριστικά των χρηματοοικονομικών πληροφοριών, οι οποίες εμπεριέχουν τις πραγματοποιηθείσες συναλλαγές της επιχείρησης και προσφέρουν τη βάση για την ασφαλή εκτίμηση της πορείας της. Για μια αναλυτική παρουσίαση αυτών των χαρακτηριστικών βλέπε: F.A.S.B. Concepts Statement N.2 Qualitative Characteristics of Accounting Information,

14 μια συγκεκριμένη επιχείρηση, επεξεργάζεται τις σχετικές χρηματοοικονομικές πληροφορίες και παράγει αναφορές προς τους χρηστές αυτών των πληροφοριών Σκοπός του ΛΣΠ Ο σκοπός του συστήματος είναι η ικανοποίηση με το χαμηλότερο δυνατό κόστος των πληροφοριακών αναγκών των στελεχών της επιχείρησης που ελέγχουν και σχεδιάζουν την επιχειρηματική δράση και των χρηστών του εξωτερικού περιβάλλοντος, όπως π.χ. των δημόσιων οικονομικών υπηρεσιών (Δ.Ο.Υ.) και των επενδυτών Ο έλεγχος του λογιστικού συστήματος Το λογιστικό σύστημα πληροφόρησης βρίσκεται κάτω από την εποπτεία ενός σύνθετου μηχανισμού έλεγχου, ο οποίος διακρίνεται από πολλά επίπεδα. Οι κυριότεροι έλεγχοι είναι: 1. Διοικητικοί: οι έλεγχοι αυτοί έχουν σκοπό την εποπτεία και βελτίωση των διαδικασιών λειτουργίας της επιχείρησης και όχι αυτής καθ αυτής της παραγωγής λογιστικών πληροφοριών. Για παράδειγμα, ένα μέτρο έλεγχου διοικητικής φύσης είναι απαίτηση υποβολής δεκαπενθήμερων αναφορών από τους πωλητές μιας εταιρείας σχετικά με τη δραστηριότητα τους. Τα δεδομένα αυτών των αναφορών χρησιμοποιούνται σαν εισροή στο σύστημα, ώστε με την κατάλληλη επεξεργασία να συνδυαστούν με τα δεδομένα των πωλήσεων, να γίνει η κατάλληλη ανάλυση και να προκύψουν χρήσιμα συμπεράσματα σχετικά με τις επιδόσεις των πωλητών ή τις αδυναμίες της εταιρίας, της αποδοχής των προϊόντων της κλπ. 2. Χρηματοοικονομικοί: ο σκοπός των ελέγχων αυτής της μορφής είναι η επιβεβαίωση της ύπαρξης ικανών χρηματοοικονομικών αποθεμάτων και πηγών αγοραστικής δύναμης για την εύρυθμη λειτουργία της επιχείρησης. Οι ετήσιοι προϋπολογισμοί και οι μηνιαίες προβλέψεις ροής μετρητών είναι δυο βασικοί μηχανισμοί χρηματοοικονομικής φύσης. 3. Λογιστικοί: οι λογιστικοί έλεγχοι στοχεύουν στην διαφύλαξη των περιουσιακών στοιχείων και την πιστοποίηση της ορθής, με βάση τα παραστατικά και τις γενικώς παραδεκτές λογιστικές αρχές, καταγραφής των γεγονότων. Η διενέργεια 4

15 φυσικής απογραφής κατά τακτά χρονικά διαστήματα και ο δειγματοληπτικός έλεγχος καταγραφής διάφορων παραστατικών αποτελούν δυο παραδείγματα λογιστικού έλεγχου. 4. Επεξεργασία δεδομένων: η κατανόηση του σύγχρονου λογιστικού συστήματος προϋποθέτει όχι μόνο την γνώση της λογιστικής θεωρίας αλλά και την κατανόηση των διαδικασιών της επεξεργασίας που χρησιμοποιούνται για την παραγωγή των λογιστικών πληροφοριών. Παρά το γεγονός ότι οι βασικές λογιστικές έννοιες παραμένουν αυτούσιες, ο τρόπος επεξεργασίας των δεδομένων στο σύγχρονο λογιστικό σύστημα είναι κατά πολύ διαφορετικός από αυτόν που προέβλεπε η παραδοσιακή λογιστική θεωρία. Δεν αρκεί επομένως ο τυπικός λογιστικός έλεγχος. Επιβάλλεται ο έλεγχος της ίδιας της επεξεργασίας των δεδομένων, για την διαπίστωση της ορθότητας της επεξεργασίας αλλά και την επιβεβαίωση της παραγωγής κατάλληλων πληροφοριών που να ικανοποιούν τους σκοπούς της χρηματοοικονομικής και διοικητικής λογιστικής Το λογιστικό σύστημα πληροφόρησης και το πληροφοριακό σύστημα διοίκησης Το πληροφοριακό σύστημα διοίκησης (ΠΣΔ) είναι ένα υπερσύνολο διαφόρων συνεργαζόμενων υποσυστημάτων, όπως είναι το ΣΠ πωλήσεων, Marketing, διοίκησης προσωπικού, παραγωγής και το λογιστικό ΣΠ. Το ΠΣΔ παράγει πληροφορίες οι οποίες είναι απαραίτητες στους managers για τη λήψη αποφάσεων. Αυτές οι πληροφορίες αναφέρονται σε όλες τις λειτουργικές δραστηριότητες της επιχείρησης. Στις μικρές επιχειρήσεις, οι πληροφορίες παράγονται αποκλειστικά από το λογιστικό σύστημα πληροφόρησης, το οποίο στην προκειμένη περίπτωση ταυτίζεται με το πληροφοριακό σύστημα διοίκησης. 1.2 Έννοια μηχανογραφημένης λογιστικής Το λογιστήριο είναι η καρδιά της επιχείρησης. είναι η πηγή των πληροφοριών. Εκεί αποτυπώνονται οι δραστηριότητες της επιχείρησης και από τη λειτουργία του εξαρτάται η εξέλιξη της οικονομικής μονάδας. Η κλασική λογιστική είχε ως έργο την παρακολούθηση και καταχώριση του παρόντος της οικονομικής ζωής των 5

16 επιχειρήσεων. Η σύγχρονη μηχανογραφημένη λογιστική δίνει τη δυνατότητα να τοποθετείται μέσα στα ίδια χρονικά πλαίσια το παρελθόν, το παρόν και το μέλλον. Μιλώντας για τη Μηχανογραφημένη Λογιστική εννοούμε το πρόγραμμα που μηχανογραφεί και διευκολύνει τη λειτουργία του λογιστηρίου. Εκτός από τα μηχανήματα (Η/Υ, εκτυπωτές και αλλά) είναι η ύπαρξη του λογιστικού προγράμματος (accounting application), δηλαδή του συνόλου των εντολών που εργάζονται προκαθορισμένα και παρακολουθούν το λογιστήριο. Η δομή του προγράμματος επιτρέπει τη δημιουργία των λογαριασμών και παρακολουθεί τις χρεοπιστώσεις τους. Δεν μπορεί να κατανοήσει λογιστικές έννοιες αλλά εργάζεται πάντοτε σύμφωνα με ένα καθορισμένο τρόπο, όπως ακριβώς θέλησε ο κατασκευαστής του. Αυτό που επιτυγχάνουμε στην ουσία είναι να απαλλασσόμαστε από τις χρονοβόρες και κουραστικές εργασίες (αθροίσεις, μεταφορές λογαριασμών κτλ.) και να αξιοποιούμε τις πραγματικά τεράστιες δυνατότητες του στην αποθήκευση και ανάκτηση στοιχείων. Χωρίς να έχει αλλάξει η Λογιστική, άλλαξε ο τρόπος εργασίας του λογιστή. Με λιγότερο κόπο και σε λιγότερο χρόνο εκτελεί τις εργασίες του, εκμεταλλευόμενος πάντα τις τεράστιες δυνατότητες του λογιστικού προγράμματος. Σε ένα μηχανογραφημένο λογιστήριο επιτυγχάνουμε: Μείωση του χρόνου ανάκτησης πληροφορίας. Περιορισμό σε σχέση με τα χειρόγραφα συστήματα. Μείωση του κόστους επεξεργασίας των πληροφοριών, μια και δε μεσολαβεί πλέον ανθρώπινος παράγοντας. Αύξηση της παραγωγικότητας του ανθρώπινου δυναμικού της επιχείρησης. 6

17 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2 Ο 2.1 Οι βασικές διαφορές ανάμεσα στο χειρόγραφο και το μηχανογραφημένο λογιστήριο Η κυριαρχική διάφορα ενός χειρόγραφου λογιστικού συστήματος από ένα μηχανογραφικό είναι ότι ενώ στη χειρόγραφη Λογιστική, ξεκινώντας από την καταγραφή του γενάτος στα ημερολόγια, ακολουθεί μια πολλαπλή μεταφορά του γεγονότος στα βιβλία, καρτέλες, έπεται ο έλεγχος της ορθής μεταφοράς και κάθε επιπλέον στοιχείο μεταφράζεται σε ώρες αθροίσεων, μεταφορών κ.τ.λ., στη μηχανογραφημένη Λογιστική, μετά την καταχώρηση των πρωτογενών γεγονότων στο ημερολόγιο, υπάρχουν διαθέσιμες όλες οι πληροφορίες σε οποιαδήποτε μορφή. Οι μεταφορές και οι αθροίσεις συμφωνίες γίνονται αυτόματα και ο λογιστής είναι ελεύθερος να επικεντρώσει την προσοχή του, στην ανάλυση των οικονομικών μεγεθών και την εξαγωγή πληροφοριών. Οι χρονοβόρες εργασίες ρουτίνας κάθε λογιστηρίου διενεργούνται από τον Η/Υ με ταχύτητα και ακρίβεια και τα στελέχη του είναι πλέον σε θέση να διευρύνουν τις δραστηριότητες τους. Μπορούν να δώσουν έμφαση στην ελεγκτική και την παρακολούθηση της εξέλιξης των οικονομικών μεγεθών. Ενδεικτική σύγκριση χειρόγραφου λογιστικού συστήματος με μηχανογραφημένο σε περίπτωση πώλησης εμπορευμάτων. Χειρόγραφο. 1. Έκδοση του τιμολογίου, συμπληρώνοντας όλα τα διαθέσιμα πεδία (όνομα και λοιπά στοιχεία πελάτη, κωδικοί ειδών και περιγραφή, ποσότητες κ.τ.λ.) 2. Καταχώρηση του παραστατικού στο ημερολόγιο με τις ανάλογες χρεοπιστώσεις. 3. Αθροίσεις στηλών ημερολογίων 4. Μεταφορά ενημέρωση καθολικών (πρωτοβάθμιων, δευτεροβάθμιων, τριτοβάθμιων). 5. Μεταφορά ενημέρωση καρτελών αποθήκης. 7

18 Μηνιαίες εργασίες: 1. Κατάρτιση ισοζυγίων. 2. Κατάρτιση καταστάσεων κίνησης των ειδών της αποθήκης. 3. Αθροίσεις λογαριασμών στα καθολικά. Μηχανογραφημένο. Έκδοση του παραστατικού πώλησης, συμπληρώνοντας τον κωδικό του πελάτη και τους κωδικούς πωλούμενων ειδών και της ποσότητας. Όλες οι υπόλοιπες εργασίες (μεταφορές, αθροίσεις) διενεργούνται αυτόματα από το πρόγραμμα. Δηλαδή, ενημερώνονται με την έκδοση του τιμολογίου ο πελάτης, η αποθήκη και δημιουργείται η ανάλογη χρεοπίστωση στη Λογιστική. Η σύγκριση πραγματικά είναι συντριπτική σε βάρος του χειρόγραφου συστήματος. Ώρες χειρόγραφης εργασίας αντικαθίστανται με μερικά λεπτά πληκτρολόγησης. Περαιτέρω ανάλυση των επιμέρους συνθηκών επιβαρύνει τη θέση ενός χειρόγραφου συστήματος. Η χειρόγραφη συμπλήρωση του παραστατικού περικλείει κίνδυνους λανθασμένων αθροίσεων των ποσών, υπολογισμού του Φ.Π.Α. ή ελλιπούς συμπλήρωσής του. Οι μεταφορές των ποσών σε ημερολόγια και καθολικά μπορεί να γίνει σε λάθος λογαριασμούς με λάθος ποσά. Γενικά σε ένα χειρόγραφο σύστημα οι περιπτώσεις λάθους είναι αυξημένες σε σχέση με το αντίστοιχο μηχανογραφικό. Η μόνη δικλείδα ασφάλειας έναντι των λαθών είναι η προσοχή του λογιστή προληπτικά και η συμπλήρωση ισοζυγίων για την αντιμετώπιση τους. Με τη χρήση μηχανογράφησης περιορίζεται σημαντικά η περίπτωση λαθών. Αν υπάρχει εγκατεστημένο στην επιχείρηση πλήρες εμπορικό πρόγραμμα, η μόνη περίπτωση λάθους είναι η συμπλήρωση λανθασμένου κωδικού πελάτη. Για παράδειγμα πληκτρολογήθηκε ο κωδικός , με αποτέλεσμα η τιμολόγηση να γίνει σε άλλο πελάτη. Η αντιμετώπιση αυτού του σφάλματος είναι ανώδυνη και σύντομη. Εννοείται ότι έχει προηγηθεί προγενέστερα η κωδικοποίηση και η εισαγωγή των πελατών, προμηθευτών και ειδών αποθήκης. Η εργασία αυτή, ανάλογα φυσικά με το μέγεθος της αποθήκης και τον αριθμό πελατών προμηθευτών. Και χρονοβόρα μπορεί να είναι και κοπιαστική. Θα γίνει όμως μια φορά στην αρχή της μηχανογράφησης και τα στοιχεία αυτά θα μεταφέρονται από χρήση σε χρήση. Αν οι 8

19 κωδικοί είναι σωστοί, οι πολλαπλασιασμοί, ο Φ.Π.Α., οι αθροίσεις διενεργούνται χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση και χωρίς λάθος φυσικά. Η ενημέρωση της Γενικής Λογιστικής θα γίνει αυτόματα και, εφόσον έχει σχεδιαστεί σωστά, είναι απόλυτα βέβαιο ότι θα γίνει σωστά. Θα ενημερωθεί ο πελάτης και η αποθήκη χωρίς καμιά πιθανότητα σφάλματος, εκτός και αν υπάρχει κάποιο πρόβλημα στο πρόγραμμα, πράγμα πολύ σπάνιο έως αδύνατο στα επώνυμα προγράμματα τουλάχιστον. Στην ουσία μετά την τιμολόγηση έχουμε διαθέσιμο ημερολόγιο, καθολικά, ισοζύγιο, καρτέλες. Σε περίπτωση που το πρόγραμμα περιορίζεται σε αυτή μόνο τη Γενική Λογιστική, μετά τη χειρόγραφη τιμολόγηση (τις παραπάνω αναφερθείσες πιθανότητες λάθους) ακολουθεί από το λογιστή χρηστή η καταχώρηση του παραστατικού στο ημερολόγιο. Η καταχώρηση εδώ δεν είναι αυτονόητο ότι θα είναι σωστή. Είναι συνηθισμένο λάθος η κίνηση (χρεοπίστωση) αλλού λογαριασμού αντί του σωστού. Για παράδειγμα να πιστωθεί ο λογαριασμός πωλήσεις εμπορευμάτων, πιστώνεται ο λογαριασμός πωλήσεις προϊόντων. Ακόμη, υπάρχει η πιθανότητα κάποια παραστατικά να ξεχαστούν και να μην καταχωρηθούν. Η περίπτωση της ολικής παρακολούθησης της εμπορικής κίνησης με μηχανογραφικό τρόπο υπάρχουν διαθέσιμα ημερολόγια, καθολικά, ισοζύγια, καρτέλες. Συμπερασματικά θα μπορούσαμε να αναφέρουμε ότι, μετά το γνώριμό μας παλιό χειρόγραφο σύστημα με τις πάμπολλες παγίδες λαθών που εμπεριέχει, ακολουθεί (από την άποψη ασφάλειας έναντι των σφαλμάτων) το μικτό σύστημα παρακολούθησης πελατών προμηθευτών αποθήκης και μηχανογραφημένης Λογιστικής. Τέλος, με ελάχιστες πιθανότητες βρίσκουμε την πλήρως μηχανογραφημένη παρακολούθηση με απ ευθείας ενημέρωση της Λογιστικής, με τη χρήση ενδιάμεσων συνδέσμων (γέφυρας που ενώνει το κύκλωμα της εμπορικής διαχείρισης με το κύκλωμα της Λογιστικής. 2.2 Βασικά χαρακτηριστικά και πλεονεκτήματα των Η/Υ σε σχέση με το χειρόγραφο σύστημα είναι τα ακόλουθα 1. Αυτοματισμός. Οι περισσότερες λογιστικές εργασίες πραγματοποιούνται αυτόματα με μόνη την πληκτρολόγηση μιας εντολής 9

20 2. Ταχύτητα στην εξαγωγή αποτελεσμάτων. Οι εργασίες που εκτελεί ο Η/Υ πραγματοποιούνται σε δισεκατομμυριοστά του δευτερολέπτου, σε αντίθεση με τις χρονοβόρες απαιτήσεις του χειρόγραφου συστήματος. 3. Ακρίβεια. Η εξαγωγή του αποτελέσματος κάποιας επεξεργασίας, γίνεται με Ακρίβεια. Τυχόν λάθη που εμφανίζονται, οφείλονται είτε σε λανθασμένη ανάλυση και κατάρτιση του προγράμματος είτε σε λαθεμένη πληκτρολόγηση. Και στις δυο περιπτώσεις πρόκειται για ανθρώπινα λάθη. 4. Αξιοπιστία. Όλα τα μηχανήματα, ενόψει της περιόδου της τεχνολογίας, δεν παρουσιάζουν θεαματικές αλλαγές μεταξύ τους. Η Αξιοπιστία ους είναι μεγάλη, χωρίς βέβαια να αποκλείονται μικρές και σπάνιες βλάβες, από τις οποίες οι περισσότερες και πάλι οφείλονται σε εξωτερικές επιδράσεις (π.χ. πτώση της τάσης του ρεύματος, βίαιη φθορά των μηχανιών μερών των μηχανημάτων, ακατάλληλη θερμοκρασία περιβάλλοντος κ.τ.λ.). 5. Μικρός χώρος εργασίας. Οι εργασίες που εκτελεί ο Η/Υ απαιτούν χώρο μικρότερο σε σχέση από εκείνο του χειρόγραφου συστήματος. 6. Μικρός χώρος αποθήκευσης στοιχείων. Λογιστικά στοιχεία και πληροφορίες που θα απαιτούσαν δεκάδες λογιστικών βιβλίων, μπορεί να αποθηκευτούν σε μαγνητικά μέσα (δίσκους, δισκέτες, μαγνητοταινίες) με ελάχιστο όγκο και να αναπαραχθούν, πράγμα πολύ δύσκολο σε περίπτωση καταστροφής των χειρόγραφων βιβλίων. 7. Σε περίπτωση διαπίστωσης λάθους κατά την καταχώρηση των οικονομικών πράξεων ή τη μεταφορά τους από ένα βιβλίο σε άλλο, στο μεν χειρόγραφο σύστημα απαιτείται η εφαρμογή κάποιας διαδικασίας για τη διόρθωσή του, που απαιτεί πρόσθετη απασχόληση και αφήνει ίχνη ενώ στο μηχανογραφικό σύστημα, αν το λάθος αποκαλυφθεί μέσα στο χρόνο ενημέρωσης (Input), η διόρθωση είναι ευχερής, χωρίς τουλάχιστον να αφήνει ίχνη. Στη χειρόγραφη λογιστική, η διόρθωση των βιβλίων προδίδει κάποια προχειρότητα και αντιαισθητικότητα.. 10

21 2.3 Μειονεκτήματα της μηχανογραφημένης λογιστικής σε σχέση με το χειρόγραφο σύστημα. Σαν μειονεκτήματα των Η/Υ σε σχέση με το χειρόγραφο σύστημα μπορεί να επισημανθούν τα ακόλουθα: 1. Εξάρτηση από την ηλεκτρική ενέργεια. Σε περίπτωση διακοπής του ηλεκτρικού ρεύματος, διακόπτεται κάθε λογιστική εργασία, ακόμα και άλλη μηχανογραφική εργασία (ενδεικτικό παράδειγμα οι τράπεζες που εφαρμόζουν on line σύστημα). Επίσης, πάντα υπάρχει ο κίνδυνος, ακόμα σε πτώση της τάσης ρεύματος να χαθούν όλες οι εγγραφές (πληκτρολογήσεις που έχουν πραγματοποιηθεί την ίδια ημέρα) αν δεν έχει προβλεφθεί ο εφοδιασμός με ειδικό μηχάνημα αντιμετώπισης των συγκυριών αυτών ή αν μέχρι τη στιγμή της διακοπής δεν έχουν παρθεί αντίγραφα ασφαλείας (back up). 2. Εξάρτηση από τους τεχνικούς των μηχανημάτων και των προγραμμάτων. Σε περίπτωση βλάβης ή ακόμα λανθασμένου χειρισμού του μηχανήματος και μέχρι να προσέλθει ο τεχνικός για αποκατάσταση της ομαλής λειτουργίας, η επιχείρηση αποδυναμώνεται, έστω και α υπάρχει λύση της προσφυγής σε άλλα μηχανήματα ή προσωρινά χειρόγραφα συστήματα. Όμοια εξάρτηση υπάρχει στις περιπτώσεις λανθασμένων ή ελλιπών προγραμμάτων, ακόμα δε όταν το πρόγραμμα δεν έχει ελευθερία για το χρήστη (π.χ. σε περίπτωση μεταβολής των συντελεστών Φ.Π.Α. υποχρεώνεται ο χρήστης να καλέσει τον προγραμματιστή για την αλλαγή τους). 3. Χρόνος για προετοιμασία εισαγωγής των μόνιμων στοιχείων. Η προετοιμασία για την προσαρμογή του χρηστή στη φιλοσοφία και την εφαρμογή του προγράμματος (π.χ. εισαγωγή του λογιστικού σχεδίου) ή για την εισαγωγή των μόνιμων στοιχείων της λογιστικής (π.χ. προσδιορισμός κωδικών αριθμών των φορολογικών στοιχείων που εκδίδονται πελατών) απαιτεί κάποιο χρονικό διάστημα. 4. Η εξοικείωση του χρήστη με τη φιλοσοφία του προγράμματος εξαρτάται τόσο από τη γνώση των λογιστικών αρχών και των συναφών με αυτές φορολογικών υποχρεώσεων τις οποίες καλείται να εφαρμόσει, όσο και από τις ανάλογες γνώσεις του εκπαιδευτή ή αυτού που έχει συντάξει το εγχειρίδιο 11

22 οδηγιών για την εφαρμογή του προγράμματος. Αυτά βέβαια με την προϋπόθεση ότι ο επιτηδευματίας ή ο λογιστής θα συνειδητοποιήσουν την αναγκαιότητα μηχανοργάνωσης των λογιστικών τους εργασιών. 5. Η δυνατότητα ένταξης στο πρόγραμμα κυρίων εντολών με τις οποίες θα είναι δυνατή αναδρομική αλλοίωση ή προσθήκη κάποιων εγγράφων. Τα αποτελέσματα των παρακάτω μειονεκτημάτων, που έχουν επίδραση είτε σε βάρος του επιτηδευματία είτε σε βάρος του δημόσιου αντιμετωπίζονται σε μεγάλο βαθμό από τις διατάξεις του Κ.Β.Σ. Πέραν των παραπάνω μειονεκτημάτων, η μηχανογραφημένη λογιστική παρουσιάζει και τα εξής προβλήματα: 1. Η αύξηση των εμπορολογιστικών προγραμμάτων απαιτεί εξειδικευμένους λογιστές / χρήστες. 2. Εξάρτηση από ένα ή περισσότερους προγραμματιστές και πιθανά ελλιπής υποστήριξη του προγράμματος. 3. Λανθασμένη προσέγγιση συνολικά στο θέμα της μηχανογράφησης. 4. Η παραπληροφόρηση πολλών επιχειρηματιών σχετικά με το τι μπορεί να πετύχει η μηχανογράφηση μιας επιχείρησης. Περιμένουν οι Η/Υ να λύσουν χρόνια προβλήματα ανεπαρκούς λειτουργίας και οργάνωσης. Σε πολλούς όταν η επιχείρηση διαθέτει μια άρτια χειρόγραφη οργάνωση. 2.4 Τα στοιχεία που συνθέτουν μια σωστή μηχανογραφημένη λογιστική. 1. Αποτελεσματικότητα. Εκφράζει το μέτρο κατά το οποίο η μηχανογραφημένη λογιστική ανταποκρίνεται στην αποστολή της, δηλαδή κατά πόσο πετυχαίνει τους στόχους της και κατά πόσο οι υπηρεσίες που προσφέρει είναι οι αναμενόμενες τόσο ποιοτικά όσο και ποσοτικά. 2. Αποδοτικότητα. Εκφράζει το μέτρο επιτυχίας του συνδυασμού των πόρων (ανθρώπων, μηχανών, κεφαλαίων) που διαθέτει η επιχείρηση για την επίτευξη της αποστολής της. 3. Αξιοπιστία. Εκφράζει το μέτρο το οποίο η επιχείρηση πετυχαίνει τους στόχους της με συνέπεια. 12

23 4. Ευελιξία και ικανότητα προσαρμογής. Εκφράζει την ικανότητα της επιχείρησης να ανταποκρίνεται και να προσαρμόζεται σε αλλαγές και τροποποιήσεις που προέρχονται από το περιβάλλον του, όπως επίσης και την ικανότητα εκτέλεσης εκτάκτων έργων χωρίς αξιόλογη διαταραχή της λειτουργίας του. 13

24 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3 Ο 3.1 Λογιστικό σχέδιο Βασικό και απαραίτητο στοιχείο στη Μηχανογραφημένη Λογιστική είναι το Λογιστικό Σχέδιο, δηλαδή το Σχέδιο λογαριασμών με τη συγκεκριμένη κωδικοποίηση που η χρήση του είναι απαραίτητη για την κίνηση των λογαριασμών. Δε νοείται χρήση Μηχανογραφημένης Λογιστικής χωρίς Λογιστικό Σχέδιο. Ακόμα και στο χειρόγραφο σύστημα, σήμερα, επιβάλλεται η κωδικοποίηση και ονοματολογία του Ελληνικού Γενικού Λογιστικού Σχεδίου (Ε.Γ.Λ.Σ.).Σε ένα πρόγραμμα Μηχανογραφημένης Λογιστικής υπάρχει ένα αρχείο λογαριασμών, όπου καταχωρίζονται οι λογαριασμοί του Λογιστικού Σχεδίου με όλες τις πληροφορίες τους και ένα αρχείο κινήσεων, όπου καταχωρίζονται όλες οι κινήσεις (χρεοπιστώσεις) των λογαριασμών. Απλουστεύοντας τα πράγματα, θα μπορούσαμε να πούμε ότι η δουλειά του λογιστή σε μηχανογραφημένο περιβάλλον είναι: α) Καταχώρηση του Λογιστικού Σχεδίου. β) Καταχώρηση πρωτογενών εγγράφων στο ημερολόγιο ή ημερολόγια. γ) Εκμετάλλευση των πληροφοριών. Το Ελληνικό Γενικό Λογιστικό Σχέδιο (Ε.Γ.Λ.Σ.) θεσμοθετήθηκε με τον Ν.1041/1980 (άρθρα 47, 48 και 49). Με εξουσιοδότηση αυτού του νόμου, εκδόθηκε το προεδρικό διάταγμα (Π.Δ.) 1123/1980 με το οποίο ορίστηκε το περιεχόμενο του Ε.Γ.Λ.Σ. Η υποχρεωτική εφαρμογή του από όλες τις επιχειρήσεις ολοκληρώθηκε με το (Π.Δ. 186/1992 του Κ.Β.Σ). Σύμφωνα με αυτό οι επιτηδευματίες που τηρούν βιβλία Γ κατηγορίας (δηλαδή Α.Ε., Ε.Π.Ε. και όσοι επιτηδευματίες έχουν ακαθάριστα έσοδα πάνω από Ευρώ) υποχρεούνται να εφαρμόζουν το Ε.Γ.Λ.Σ. Η ισχύς της διατάξεως άρχισε από 1/1/1993. Ένα Γενικό Λογιστικό Σχέδιο καθορίζει: 14

25 1. Το σχέδιο λογαριασμών τον κατάλογο δηλαδή όλων των λογαριασμών που χρησιμοποιεί μια επιχείρηση. Οι λογαριασμοί αυτοί είναι συστηματικώς ταξιθετημένοι και κωδικοποιημένοι. 2. Το εννοιολογικό περιεχόμενο κάθε λογαριασμού. 3. Την συνδεσμολογία των λογαριασμών η οποία προσδιορίζει τον τρόπο χρεοπιστώσεως των λογαριασμών (συλειτουργία των λογαριασμών). 4. Τη λογιστική μέθοδο και το λογιστικό σύστημα που πρέπει να ακολουθεί μια οικονομική μονάδα. 5. Τον τρόπο παρακολουθήσεως και αποτιμήσεως των περιουσιακών στοιχείων της επιχείρησης. 6. Τη μέθοδο αποσβέσεως των παγίων στοιχείων. 7. Τον τρόπο υπολογισμού του κόστους παραγωγής. 8. Τη διαδικασία συντάξεως των χρηματοοικονομικών καταστάσεων και τον τρόπο κλεισίματος των βιβλίων. Το λογιστικό σχέδιο προσδιορίζει εμμέσως τον τρόπο ασκήσεως του εσωτερικού και εξωτερικού έλεγχου, τα χαρακτηριστικά των παραγομένων λογιστικών πληροφοριών και τον τρόπο μηχανογραφήσεως του λογιστηρίου Οι βασικές αρχές του Ε.Γ.Λ.Σ. 1. Η αρχή της αυτονομίας Το σχέδιο λογαριασμών κατανέμεται σε τρία μέρη, καθένα από τα οποία αποτελεί ιδιαίτερο και ανεξάρτητο λογιστικό κύκλωμα. α) Γενική Λογιστική β) Αναλυτική Λογιστική εκμετάλλευσης γ) Λογαριασμοί Τάξεως Οι Λογαριασμοί κάθε είδους συνδέονται και συλλειτουργούν μεταξύ τους αυτόνομα, χωρίς να υπάρχει δυνατότητα σύνδεσης με λογαριασμούς άλλης ομάδας. 15

26 2. Η αρχή της κατά είδος συγκέντρωσης των αποθεμάτων, εσόδων - εξόδων στους οικείους λογαριασμούς της Γενικής Λογιστικής. 1. Αρχή της κατάρτισης του λογαριασμού γενικής εκμετάλλευσης με λογιστικές εγγραφές. 3.2 Οι ομάδες του σχεδίου λογαριασμών του Ε.Γ.Λ.Σ. ΟΜΑΔΑ 1: Πάγιο Ενεργητικό Τα στοιχεία του πάγιου ενεργητικού χαρακτηρίζονται από μικρό βαθμό ρευστότητας και προορίζονται για διαρκή χρησιμοποίηση στην παραγωγική διαδικασία της οικονομικής μονάδας. Στο πάγιο ενεργητικό περιλαμβάνονται οι Λογαριασμοί υλικών (ενσώματων) και άϋλων (ασώματων) παγίων περιουσιακών στοιχείων, οι ακινητοποιήσεις υπό εκτέλεση και τα έξοδα πολυετούς αποσβέσεως, οι συμμετοχές σε άλλες επιχειρήσεις και οι εγγυήσεις που έχουν δοθεί και άλλες μακροπρόθεσμες απαιτήσεις. Στην πρώτη ομάδα περιλαμβάνονται επίσης οι αντίθετοι λογαριασμοί των παγίων στοιχείων, οι οποίοι δείχνουν την άξια των αποσβεσθέντων στοιχείων μέχρι κάποια χρονική στιγμή. Τα έξοδα παρακολουθούνται στην ομάδα 6. Πρέπει να σημειώσουμε ότι το Ε.Γ.Λ.Σ καθορίζει ότι «για την διαχειριστική παρακολούθηση κάθε παγίου στοιχείου και για τη λογιστική παρακολούθηση κάθε παγίου στοιχείου και για τη λογιστική παρακολούθηση της αξίας κτήσεως και των αποσβέσεων του και γενικότερα της τύχης του, τηρείται υποχρεωτικά μητρώο πάγιων στοιχείων, το οποίο αποτελεί την τελευταία ανάλυση των λογαριασμών των παγίων περιουσιακών στοιχείων (λογαριασμοί τρίτου ή τετάρτου κ.λ.π. βαθμού). ΟΜΑΔΑ 2: Αποθέματα Στην ομάδα αυτή παρακολουθούνται τα εμπορεύματα, τα προϊόντα, οι πρώτες ύλες, τα ανταλλακτικά και τα είδη συσκευασίας. Συμφώνως προς το Ε.Γ.Λ.Σ οι λογαριασμοί λειτουργούν ως εξής: α) Κατά την έναρξη της χρήσεως (1 η Ιανουαρίου) χρεώνονται οι κατωτεροβάθμιοι λογαριασμοί αποθεμάτων με τα ποσά της απογραφής (31 ης Δεκεμβρίου). 16

27 β) Κατά τη διάρκεια της χρήσεως χρεώνονται οι αντίστοιχοι υπολογαριασμοί αγορών με την αξία κτήσεως των αγοραζομένων αγαθών. Η αξία κτήσεως περιλαμβάνει την τιμολογιακή αξία συν τα έξοδα αγορών. Τιμολογιακή αξία είναι εκείνη η οποία «αναγράφεται στα τιμολόγια αγοράς, μειωμένη κατά τις ενδεχόμενες εκπτώσεις που χορηγούνται από τους προμηθευτές (εκπτώσεις επί του τιμολογίου) και απαλλαγμένη από τα ποσά φόρων και τελών που δεν επιβαρύνουν την οικονομική μονάδα». Ειδικά έξοδα αγορών είναι όσα έξοδα επιβαρύνουν αποκλειστικώς και αμέσως μια συγκεκριμένη αγορά μέχρι την παραλαβή και αποθήκευση των αγαθών, π.χ. δασμοί, φόροι, μεταφορικά, εργατικά και αλλά έξοδα μεταφοράς και παραλαβής των αγαθών, εκτελωνιστικά κ.α. γ) Κατά το τέλος της χρήσεως οι λογαριασμοί των αρχικών αποθεμάτων και των καθαρών, μετά την αφαίρεση επιστροφών και εκπτώσεων εκτός τιμολογίων, ποσών πιστώνονται για να κλείσουν και τα υπόλοιπά τους μεταφέρονται στο λογαριασμό Γενικής Εκμεταλλεύσεως (80.00). Οι λογαριασμοί των τελικών αποθεμάτων με την αξία στην οποία αποτιμούνται κατά την τελική αποτίμηση, πίστωση του λογαριασμού Γενικής Εκμεταλλεύσεως. ΟΜΑΔΑ 3: Απαιτήσεις και διαθέσιμα Στην ομάδα αυτή παρακολουθούνται οι βραχυπρόθεσμες απαιτήσεις της επιχειρήσεως συμπεριλαμβανομένων των προπληρωθέντων εξόδων και των μη εισπραχθέντων εσόδων της χρήσεως, τα αξιόγραφα ( επιταγές, συναλλαγματικές), τα χρεόγραφα (μετοχές, ομολογίες) και τα χρηματικά της διαθέσιμα. ΟΜΑΔΑ 4: Καθαρή θέση Προβλέψεις Μακροπρόθεσμες υποχρεώσεις Σε αυτή την ομάδα περιλαμβάνονται οι λογαριασμοί κεφαλαίου, των αποθεματικών, των επιχορηγήσεων επενδύσεων, των μακροπρόθεσμων υποχρεώσεων και των διαφόρων προβλέψεων που σχηματίζει η επιχείρηση για την αντιμετώπιση εκτάκτων ή προβλεπομένων κινδύνων και εξόδων εκμεταλλεύσεως, π.χ. προβλέψεις επισφαλών απαιτήσεων, συναλλαγματικών διαφορών ή αποζημιώσεων προσωπικού λόγω εξόδου από την υπηρεσία. 17

28 ΟΜΑΔΑ 5: Βραχυπρόθεσμες υποχρεώσεις Παρακολουθούνται βραχυπρόθεσμες υποχρεώσεις προς ασφαλιστικούς και χρεοπιστικούς οργανισμούς, προμηθευτές, πιστωτές, γραμμάτια πληρωτέα, μεταβατικοί λογαριασμοί παθητικού (έξοδα χρήσεως δεδουλευμένα ή πληρωτέα και έσοδα επομένων χρήσεων) κλπ. Βραχυπρόθεσμες υποχρεώσεις θεωρούνται όσες πρέπει να εξοφληθούν μέσα στην επόμενη χρήση. ΟΜΑΔΑ 6: Οργανικά έξοδα κατ είδος Στην ομάδα αυτή παρακολουθούνται τα οργανικά έξοδα κατ είδος. Συμφώνως προς το Ε.Γ.Λ.Σ., «οργανικό κόστος έξοδο είναι εκείνο που αναφέρεται στην ομαλή εκμετάλλευση της χρήσεως και σχετίζεται με τα οργανικά έσοδα για τον προσδιορισμό του οργανικού αποτελέσματος εκμεταλλεύσεως της οικονομικής μονάδας». Λογαριασμοί οργανικών εξόδων είναι μεταξύ άλλων οι αμοιβές του προσωπικού, τα ασφάλιστρα, τα ενοίκια, τα έξοδα μεταφορών, οι τόκοι, οι τακτικές αποσβέσεις κ.λ.π. Τα υπόλοιπα λογαριασμών της ομάδας 6 μεταφέρονται στο τέλος της χρήσεως στην χρέωση του λογαριασμού Γενικής Εκμεταλλεύσεως (80.00). ΟΜΑΔΑ 7: Οργανικά έσοδα κατ είδος Στην ομάδα αυτή παρακολουθούνται τα οργανικά έσοδα κατ είδος. Συμφώνως προς το Ε.Γ.Λ.Σ., «οργανικά έσοδα κατ είδος είναι εκείνα που αναφέρονται στην ομαλή εκμετάλλευση της χρήσεως και συσχετίζονται με τα οργανικά έξοδα για τον προσδιορισμό του οργανικού αποτελέσματος εκμεταλλεύσεως της οικονομικής μονάδος». Παραδείγματα οργανικών εσόδων είναι οι πωλήσεις εμπορευμάτων και προϊόντων, οι πωλήσεις υπηρεσιών, οι δεδουλευμένοι τόκοι γραμματίων εισπρακτέων, οι προμήθειες και μεσιτείες κ.λ.π. Πρέπει να σημειώσουμε, ότι όπως ορίζει το Ε.Γ.Λ.Σ. οι πρωτοβάθμιοι λογαριασμοί της ομάδος 7 αναπτύσσονται σε αναλυτικότερους υπολογαριασμούς όταν δεν προβλέπονται αυτοί από το σχέδιο λογαριασμών, σύμφωνα με τις ανάγκες κάθε μονάδος. Το ίδιο συμβαίνει και με τους λογαριασμούς των αποθεμάτων της δεύτερης ομάδος. Τα υπόλοιπα των λογαριασμών της ομάδας 7 μεταφέρονται στο τέλος της χρήσεως στην πίστωση του λογαριασμού Γενικής Εκμεταλλεύσεως. 18

29 Ειδικότερα για τις πωλήσεις αγαθών, ισχύει ότι και για τις αγορές αγαθών. Δηλαδή, στην Γενική Εκμετάλλευση μεταφέρονται οι καθαρές πωλήσεις, μετά την αφαίρεση των επιστροφών και εκπτώσεων εκτός τιμολογίου. ΟΜΑΔΑ 8: Λογαριασμοί αποτελεσμάτων Στην ομάδα αυτή παρακολουθούνται τα ανόργανα και έκτακτα αποτελέσματα και οι αποτελεσματικοί λογαριασμοί, όπως είναι ο λογαριασμός Γενικής Εκμεταλλεύσεως και Αποτελεσμάτων Χρήσεως. Το Ε.Γ.Λ.Σ. ορίζει ότι «το ανόργανο κόστος έξοδο είναι εκείνο που δεν συσχετίζεται με τα οργανικά έσοδα για τον προσδιορισμό του οργανικού αποτελέσματος εκμεταλλεύσεως. Αυτό το κόστος έξοδο συνδέεται με τυχαίες και ευκαιριακές πράξεις ή δραστηριότητες». Επίσης, «ανόργανα έσοδα είναι εκείνα τα οποία προέρχονται από τυχαίες κα συμπτωματικές πράξεις, συναλλαγές ή άλλες δραστηριότητες της οικονομικής μονάδος». Τέτοια ανόργανα και έκτακτα έξοδα αποτελούν τα φορολογικά πρόστιμα και προσαυξήσεις, οι καταπτώσεις εγγυήσεων, οι συναλλαγματικές διαφορές, οι ζημιές από εκποίηση περιουσιακών στοιχείων κ.ά. Παραδείγματα εκτάκτων και ανόργανων εσόδων είναι οι πιστωτικές συναλλαγματικές διαφορές, τα κέρδη από λαχνούς ομολογιακών δανείων, από εκποίηση παγίων στοιχείων κ.ά. Τα υπόλοιπα των λογαριασμών των εκτάκτων και ανόργανων αποτελεσμάτων μεταφέρονται στο τέλος της χρήσεως στον λογαριασμό Αποτελέσματα Χρήσεως (86). ΟΜΑΔΑ 9: Αναλυτική Λογιστική Εκμεταλλεύσεως Η ένατη ομάδα περιλαμβάνει τους λογαριασμούς της Αναλυτικής Λογιστικής Εκμεταλλεύσεως, οι οποίοι χρησιμοποιούνται για την εσωλογιστική κοστολόγηση των κατασκευαστικών μονάδων. ΟΜΑΔΑ 10: Λογαριασμοί τάξεως Η επιχείρηση εκτός των λογαριασμών που αναφέραμε πιο πάνω τηρεί και άλλη μια κατηγορία λογαριασμών, η οποία, όπως υπονοεί και το όνομά της, 19

30 περιλαμβάνει λογαριασμούς και παραδοσιακώς θεωρείται ότι τηρούνται για την τάξη των πραγμάτων, για την διαχειριστική ευταξία της λειτουργίας της. Οι λογαριασμοί αυτοί παρ ότι δεν επιφέρουν άμεση μεταβολή στην καθαρή περιουσία της επιχειρήσεως, είναι δυνατόν να την επηρεάσουν μεταγενεστέρως. Αποτελούν ανεξάρτητο κύκλωμα και λειτουργούν πάντα αμοιβαία κατά ζεύγη χρεοπιστούμενοι μεταξύ τους. Οι λογαριασμοί τάξεως καταγράφουν χρήσιμες στατιστικές πληροφορίες και γεγονότα νομικής φύσεως, λογιστικά ισότιμα και πλασματικές αξίες διαφόρων λογαριασμών, παρακολουθούν περιουσιακά στοιχεία τρίτων τα οποία ευρίσκονται στην επιχείρηση για αποθήκευση ή πώληση αλλά δεν ανήκουν στην κυριότητά της, εγγυήσεις και εμπράγματες ή άλλου είδους ασφάλειες που παραχωρεί ή λαμβάνει η επιχείρηση, αμφοτεροβαρείς συμβάσεις με τρίτους, κ.λ.π. 3.3 Το σχέδιο λογαριασμών του Ε.Γ.Λ.Σ Οι Λογαριασμοί του Λογιστικού Σχεδίου κατατάσσονται σε 10 ομάδες από 0-9. Χρησιμοποιείται δεκαδικό και εκατονταδικό σύστημα αρίθμησης και επιτυγχάνεται: Με τους μεν δεκαδικούς τυποποιημένη επαρκής ανάπτυξη, Με τους δε εκατονταδικούς ευχερής ανάπτυξη μεγάλου πλήθους ομάδων (100), ικανών να καλύψουν κάθε ανάγκη. Οι ομάδες 1-8 καλύπτουν τις ανάγκες της Γενικής Λογιστικής, η ομάδα 9 τις ανάγκες της Αναλυτικής Λογιστικής εκμετάλλευσης και η ομάδα 0 καλύπτει τις ανάγκες των Λογαριασμών Τάξεως. Οι 10 ομάδες του Ε.Γ.Λ.Σ. ακολουθούν την ομαδοποίηση του ισολογισμού ως προς την αρίθμηση Ανάπτυξη των λογαριασμών του Ε.Γ.Λ.Σ. Κάθε ομάδα μπορεί να αναπτυχθεί σε 10 το μέγιστο πρωτοβάθμιους λογαριασμούς. Δηλαδή λαμβάνουμε συνολικά 100 πρωτοβάθμιους λογαριασμούς (10 ομάδες επί 10 πρωτοβάθμιους). Για παράδειγμα, η ομάδα 3 αναλύεται στους πρωτοβάθμιους 30, 31, Αντίστοιχα, οι δευτεροβάθμιοι αναπτύσσονται σε 20

31 τριτοβάθμιους, τεταρτοβάθμιους κτλ. ελεύθερα, σύμφωνα με τις απαιτήσεις της επιχείρησης. 21

32 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4 Ο 4.1 Φορολογικά στοιχεία 2 Τα φορολογικά στοιχεία εκδίδονται σε πολλά αντίγραφα. Αυτό επιβάλλεται από φορολογικές διατάξεις αλλά και από οργανωτικές ανάγκες της ίδιας της επιχείρησης. Γενικές πληροφορίες, όπως είναι π.χ. τα στοιχεία του εκδότη του στοιχείου και του παραλήπτη ονοματεπώνυμο, επωνυμία, επάγγελμα, διεύθυνση, αριθμός φορολογικού μητρώου (ΑΦΜ) και η αρμόδια Δημόσια Οικονομική Υπηρεσία (ΔΟΥ) αναγράφονται στα περισσότερα από τα παραστατικά. Η παράλειψη άλλων δεν έχει επιπτώσεις για τη επιχείρηση. Για παράδειγμα, η μη αναγραφή στο τιμολόγιο της τιμής ενός είδους (η οποία προκύπτει από τη διαίρεση της συνολικής αξίας με την ποσότητα) δεν θεωρείται παράβαση. Πέρα όμως από τη συμμόρφωση σε διατάξεις που καθορίζονται εκάστοτε από την πολιτεία, το ΛΣΠ πρέπει να είναι προσανατολισμένο στην παραγωγή χρήσιμων πληροφοριών για την ίδια την επιχείρηση. Τα κυριότερα στοιχεία που χρησιμοποιούνται στις επιχειρήσεις είναι τα εξής: Δελτίο αποστολής (ΔΑ) : Εκδίδεται από τον επιτηδευματία (αυτόν, δηλαδή, που ασκεί επιχειρηματική δραστηριότητα) για κάθε πώληση αγαθών προς άλλον επιτηδευματία (χονδρική πώληση) και για κάθε διακίνηση αγαθών που αναλαμβάνει προς οποιονδήποτε. Πρέπει, για φορολογικούς λόγους, να είναι θεωρημένο από τη Δ.Ο.Υ. στην οποία ανήκει ο επιτηδευματίας. Αυτό σημαίνει ότι, τα έντυπα των δελτίων αποστολής, θα πρέπει να προσκομισθούν πριν τη χρησιμοποίησή τους στην αρμόδια Δ.Ο.Υ. για θεώρηση. Σημειώνουμε, ότι για τη διευκόλυνση της εκτύπωσης (έκδοσης) των παραστατικών σε συνεχόμενο μηχανογραφικό χαρτί, επιτρέπεται η χρησιμοποίηση του ίδιου εντύπου για την εκτύπωση όλων των παραστατικών που χρησιμοποιεί η επιχείρηση, εφ όσον αυτό έχει γνωστοποιηθεί στη Δ.Ο.Υ. Τα αγαθά, κατά τη μεταφορά τους από την αποθήκη του πωλητή στο χώρο του αγοραστή, συνοδεύονται από το πρωτότυπο ΔΑ. Το ΔΑ αναγράφει: 22

33 1. Τα στοιχεία του αποστολέα και του παραλήπτη που αναφέραμε πιο πάνω Την ημερομηνία μεταφοράς των αγαθών αλλά και έκδοσης του ΔΑ, αν δε συμπίπτουν οι δύο ημερομηνίες (η έκδοση του ΔΑ μπορεί να είναι προγενέστερη της μεταφοράς, όπως είναι φυσικό να συμβαίνει σε επιχειρήσεις με μεγάλο όγκο συναλλαγών, μετά από έγκριση του προϊστάμενου της Δ.Ο.Υ. 3. Την ώρα έναρξης της αποστολής ή της παράδοσης των αγαθών, καταγεγραμμένη με μορφή 99.99, όπου τα δύο πρώτα ψηφία αναφέρονται στην ώρα και τα δύο επόμενα στα λεπτά. 4. Τον τόπο αποστολής και τον τόπο προορισμού των αγαθών. 5. Το σκοπό διακίνησης των ειδών (π.χ. πώληση). 6. Την περιγραφή του είδους (δεν αρκεί η αναγραφή του κωδικού μόνο του είδους μόνον του είδους, αν δεν προκύπτει από το παραστατικό η περιγραφή), τη μονάδα μέτρησης (π.χ. τεμάχια), την ποσότητα του είδους που διακινείται και το άθροισμα ποσοτήτων όλων των ειδών που περιλαμβάνονται στο ΔΑ (αριθμητικά και ολογράφως αν εκδίδεται χειρόγραφα). Συγκεντρωτικό δελτίο αποστολής: Εκδίδεται όταν δεν είναι γνωστή εκ των προτέρων η ποσότητα αγαθών που θα παραλάβει ο αγοραστής, π.χ. κατά τη μαζική μεταφορά των αγαθών με φορτηγά αυτοκίνητα. Όταν ο επιτηδευματίας παράγει προϊόντα και τηρεί βιβλίο αποθήκης, παρακολουθεί υποχρεωτικά κάθε εισαγωγή ή εξαγωγή αγαθών κατά ποσότητα και αξία από την αποθήκη του, εκδίδει δελτίο εσωτερικής διακίνησης για κάθε διακίνηση αγαθών (πρώτων υλών, προϊόντων κλπ.) μέσα στην επιχείρησή του. Τιμολόγιο: Εκδίδεται από τον πωλητή για κάθε πώληση αγαθών ή παροχή υπηρεσιών προς άλλον επιτηδευματία ή για είσπραξη επιδοτήσεων, αποζημιώσεων, επιστροφές φόρων, δασμών, κλπ. Σε περίπτωση πώλησης είδους από μη επιτηδευματία, ο οποίος βεβαίως δεν διαθέτει φορολογικά στοιχεία ο αγοραστής είναι υποχρεωμένος να εκδώσει τιμολόγιο αγοράς. Το τιμολόγιο είναι αθεώρητο, εκτός του τιμολογίου παροχής υπηρεσιών, το οποίο είναι πάντοτε θεωρημένο και του 2 Μηχανογραφική τήρηση των βιβλίων και έκδοση των στοιχείων (Στεφάνου Κ σελ.15-25) 23

34 τιμολογίου αγοράς, το οποίο πρέπει να είναι θεωρημένο στην περίπτωση που δεν έχει προηγηθεί άλλου θεωρημένου στοιχείου. Σε περίπτωση πώλησης αγαθών, το τιμολόγιο πρέπει να εκδοθεί μέσα σε 30 ημέρες από την έκδοση του αντίστοιχου δελτίου αποστολής. Σε περίπτωση παροχής υπηρεσιών, με την ολοκλήρωση της παροχής ή με την είσπραξη των τμηματικών καταβολών της αμοιβής. Το τιμολόγιο περιλαμβάνει τα εξής στοιχεία: 1. Τα στοιχεία του πωλητή και του αγοραστή. 2. Την ημερομηνία έκδοσης 3. Την περιγραφή κάθε είδους. Την μονάδα μέτρησης, την ποσότητα, την τιμή ανά μονάδα, τον συντελεστή φόρου προστιθέμενης αξίας (ΦΠΑ) στον οποίο ανήκει το είδος, τις τυχόν εκπτώσεις, την αξία του ΦΠΑ ( η οποία υπολογίζεται πάνω στην αξία των ειδών μετά την αφαίρεση των τυχόν εκπτώσεων) και την συνολική αξία του είδους. Μερικές επιχειρήσεις, οι οποίες επεξεργάζονται ή πωλούν αγαθά για λογαριασμό άλλων (π.χ. επιχειρήσεις φασών), αντί τιμολογίου μπορούν να εκδώσουν εκκαθάριση, στην οποία, μεταξύ άλλων, αναγράφεται και η προμήθεια που λαμβάνουν από τον εντολέα. Πιστωτικό τιμολόγιο: Εκδίδεται από τον εκδότη του αρχικού τιμολογίου ή άλλου στοιχείου που έχει θέση τιμολογίου για τις: 1. Επιστροφές πωλήσεων αγαθών. 2. Εκπτώσεις που παρέχονται σε χρόνο μεταγενέστερο της έκδοσης του τιμολογίου. 3. Τυχόν διαφορές που επηρεάζουν την αξία του αρχικού τιμολογίου πώλησης αγαθών ή παροχής υπηρεσιών, π.χ. λανθασμένη αναγραφή αξιών. Το πιστωτικό τιμολόγιο είναι αθεώρητο, πρέπει να εκδοθεί μέσα σε 30 ημέρες από την επιστροφή των αγαθών και πρέπει να αναγράφει τον αριθμό του αρχικού τιμολογίου πώλησης, εκτός αν αφορά έκπτωση η οποία παρέχεται για ένα σύνολο πωλήσεων. Συνενωμένο δελτίο αποστολής με οποιοδήποτε παραστατικό αξίας: Η επιχείρηση, για οργανωτικούς λόγους, έχει την ευχέρεια να εκδίδει τα δελτία αποστολής συνενωμένα με παραστατικά αξίας. Ένα τέτοιο συνηθισμένο παραστατικό είναι το δελτίο αποστολής τιμολόγιο, το οποίο αναγράφει και τις ποσότητες και τις 24

35 αξίες των ειδών. Δεν εκδίδεται συνενωμένο δελτίο αποστολής με παραστατικό αξίας αν έχει ήδη εκδοθεί δελτίο αποστολής. Το ίδιο ισχύει και αντίστροφα. Αποδείξεις λιανικής πώλησης ή παροχής υπηρεσιών: Εκδίδονται από επιτηδευματίες για τη πώληση αγαθών ή παροχή υπηρεσιών σε ιδιώτες. Αν δεν τηρείται βιβλίο αποθήκης, στις αποδείξεις αναγράφεται συνήθως μόνο η συνολική αξία των ειδών που πωλούνται κατά συντελεστή ΦΠΑ. Σήμερα, για λόγους φορολογίας εισοδήματος, σε αποδείξεις αξίας άνω των 30 Ευρώ αναγράφεται και το ονοματεπώνυμο του αγοραστή. Οι αποδείξεις πρέπει να εκδίδονται με Η/Υ ή με φορολογική ταμειακή μηχανή (ΦΤΜ). Αν για οποιονδήποτε λόγο οι αποδείξεις δεν εκδοθούν με ΦΤΜ (εκδοθούν, δηλαδή, με τη βοήθεια Η/Υ ή χειρόγραφα λόγω βλάβης της ΦΤΜ ή του Η/Υ ), τότε πρέπει να είναι θεωρημένες. Σε περίπτωση επιστροφής των αγαθών εκδίδεται απόδειξη επιστροφής και σε περίπτωση αλλαγής, εκδίδεται νέα απόδειξη πώλησης, η οποία αναγράφει και τα επιστραφέντα είδη και τις διαφορές που κατά κανόνα προκύπτουν. Όσοι ασκούν ελεύθερο επάγγελμα πρέπει να εκδίδουν αποδείξεις κατά την είσπραξη κάθε αμοιβής. Ειδικό ακυρωτικό στοιχείο: Εκδίδεται στα μηχανογραφημένα λογιστήρια, όταν έχει υπάρξει λανθασμένη έκδοση φορολογικών στοιχείων, λόγω λανθασμένου χειρισμού του προγράμματος, μη καλής συνεννόησης με τον πελάτη κλπ. Το στοιχείο αυτό είναι αθεώρητο και μπορεί να εκδίδεται από το ίδιο μηχανογραφικό πακέτο εντύπων, από το οποίο εκδίδονται και τα υπόλοιπα φορολογικά στοιχεία. Αν έχει υπάρξει έκδοση (εκτύπωση δηλαδή) κάποιου στοιχείου αλλά δεν έχει ενημερωθεί το ανάλογο αρχείο του προγράμματος, λόγω π.χ. μη ύπαρξης συστήματος άμεσης ενημέρωσης των αρχείων, τότε το εκδοθέν στοιχείο ακυρώνεται με την αναγραφή της λέξης «άκυρο» και διαφυλάσσεται όπως και τα υπόλοιπα στοιχεία για τον προβλεπόμενο χρόνο. Αν χρησιμοποιηθούν τα λανθασμένα στοιχεία (αποσταλούν π.χ. σε κάποιο πελάτη τιμολόγια ή δελτία αποστολής, κλπ.) τότε δεν επιτρέπεται η έκδοση του ειδικού ακυρωτικού στοιχείου, αλλά ακολουθείται η προβλεπόμενη διαδικασία με την έκδοση πιστωτικών τιμολογίων. 25

36 4.2 Εισροές του συστήματος Οι εισροές του συστήματος, οι οποίες μετρώνται σε τρέχουσες νομισματικές μονάδες, προέρχονται από δύο πηγές: πρώτον, από τη πραγματοποιηθείσα οικονομική δραστηριότητα που αφορά την επιχείρηση και δεύτερον, από τις προβλέψεις για τα αποτελέσματα της ιδεατής ή δυνατής ή πιθανής να συμβεί επιχειρηματικής δραστηριότητας. Η δεύτερη εισροή πληροφοριών είναι απαραίτητη για τη λειτουργία του μηχανισμού ελέγχου του συστήματος. Την πρωτογενή εισροή στο σύστημα αποτελούν δεδομένα τα οποία απορρέουν από τις διάφορες οικονομικές πράξεις και τις επιχειρηματικές συναλλαγές. Τα οικονομικά συμβάντα, γεγονότα και συναλλαγές, πιστοποιούνται με την έκδοση ενός εγγράφου, το οποίο ονομάζεται δικαιολογητικό στοιχείο ή παραστατικό. Η σημασία του παραστατικού είναι ουσιώδης. Καμιά απολύτως πρωτογενής καταχώριση (εγγραφή) δεν πραγματοποιείται στα λογιστικά αρχεία χωρίς την ύπαρξή του. Αυτό το έγγραφο εκδίδεται κατά περίπτωση είτε από την επιχείρηση είτε από τους συναλλασσόμενους μαζί της. Επειδή τα παραστατικά είναι απαραίτητα για τη διενέργεια φορολογικού ελέγχου των επιχειρήσεων, η πολιτεία έχει θεσπίσει κανόνες σχετικά με το είδος, το περιεχόμενο, την έκδοση και το χρονικό διάστημα διαφύλαξής τους από την επιχείρηση. 4.3 Καταγραφή και επεξεργασία στοιχείων Η επεξεργασία των εισροών πραγματοποιείται από τα προγράμματα εφαρμογών του συστήματος. Οικονομικές πράξεις, οι οποίες είναι καταγεγραμμένες σε παραστατικά σαν και αυτά που αναφέραμε πιο πάνω, αναλύονται, ταξινομούνται και καταχωρούνται είτε στα εμπορικά προγράμματα είτε στα προγράμματα είτε στα προγράμματα γενικής λογιστικής που χρησιμοποιεί η επιχείρηση, αν βέβαια είναι υποχρεωμένη από τις ισχύουσες διατάξεις στην τήρηση γενικής λογιστικής. 1. Εμπορικά προγράμματα. Στην περίπτωση που η επιχείρηση χρησιμοποιεί προγράμματα εμπορικής διαχείρισης, τα παραστατικά χρησιμοποιούνται για την καταγραφή των συναλλαγών στα αρχεία αυτών των προγραμμάτων. Είναι προφανές, ότι οι κινήσεις που έχουν καταγραφεί στις παραπάνω εφαρμογές του εμπορικού κυκλώματος δεν είναι αναγκαίο να καταχωρηθούν από την αρχή, με την 26

37 χρησιμοποίηση των ίδιων παραστατικών, στο κύκλωμα της γενικής λογιστικής. Οι εκροές του εμπορικού κυκλώματος αποτελούν εισροή για την εφαρμογή της γενικής λογιστικής. Οι εκροές του εμπορικού κυκλώματος αποτελούν εισροή σύνδεσης των δύο εφαρμογών. Αυτό το ειδικό πρόγραμμα ενημέρωσης αναλαμβάνει αυτόματα την μεταφορά δεδομένων των εμπορικών εφαρμογών στα αρχεία του προγράμματος της γενικής λογιστικής. 2. Πρόγραμμα γενικής λογιστικής. Αν η επιχείρηση δεν χρησιμοποιεί εμπορικό πρόγραμμα, τότε τα δεδομένα των παραστατικών καταγράφονται απ ευθείας στα λογιστικά αρχεία (ημερολόγια και καθολικά). Ακόμα και αν δεν έχουν σχέση με το εμπορικό κύκλωμα (π.χ. Πληρωμή διαφόρων εξόδων) και οι οποίες καταγράφονται κατευθείαν στο σύστημα της γενικής λογιστικής. Μια πολύπλοκη περιοχή λογιστικής εργασίας αποτελεί ο υπολογισμός της μισθοδοσίας των εργαζομένων μιας επιχείρησης. Για το λόγο αυτό έχουν αναπτυχθεί ειδικές εφαρμογές, οι οποίες υπολογίζουν τα απαραίτητα ποσά μισθών και κρατήσεων. Τα αποτελέσματα που προκύπτουν από το πρόγραμμα μισθοδοσίας εισάγονται στη συνέχεια στο αρχείο της γενικής λογιστικής. 4.4 Τεχνικές προϋποθέσεις για τη μηχανογραφική τήρηση των βιβλίων και στοιχείων του Κ.Β.Σ.3 3 Η μηχανογραφική τήρηση των λογιστικών (φορολογικών ) βιβλίων, μπορεί να πραγματοποιηθεί με δύο τρόπους: Με ίδια μέσα των επιχειρήσεων. Οι επιχειρήσεις αγοράζουν τα ηλεκτρονικά μέσα τήρησης των λογιστικών τους βιβλίων (ή και έκδοσης των φορολογικών τους στοιχείων) και με δικό τους προσωπικό, τηρούν τα λογιστικά τους βιβλία (απ ευθείας αγορά ή με τη διαδικασία του leasing). Με ανάθεση της εργασίας μηχανογραφικής τήρησης των βιβλίων σε οργανωμένα γραφεία, τα οποία έχουν την δυνατότητα ταυτόχρονης παρακολούθησης των λογιστικών εργασιών πολλών επιχειρήσεων. Στην περίπτωση αυτή, αφού ακολουθηθεί κάποια διαδικασία, το λογιστικό γραφείο αναλαμβάνει να τηρεί, σε χώρο δικό του, στον οποίο έχει εγκαταστήσει τα 3 Μηχανογραφική τήρηση των βιβλίων και έκδοση των στοιχείων (Στεφάνου Κ σελ.15-25) 27

38 μηχανογραφικά του μέσα, τα βιβλία των πελατών του (επιχειρήσεων ή ελεύθερων επαγγελματιών). Και στις δύο περιπτώσεις ουσιαστικές προϋποθέσεις για τη μηχανογραφική τήρηση των βιβλίων είναι: 1. Ο ηλεκτρονικός υπολογιστής (Η/Υ). Είναι ένας αριθμός ηλεκτρονικών συσκευών που συνδέονται σε αλληλεξάρτητη και λειτουργούν σαν ενιαία μονάδα (Hardware). Βασικές συσκευές που συνθέτουν τον Η/Υ είναι: Μονάδες εισόδου (input devices). Με τις συσκευές αυτές επιτυγχάνεται η εισαγωγή και το διάβασμα των στοιχείων (πληκτρολόγιο οθόνη). Κεντρική μονάδα που αποτελείται από: Α) Κεντρική μνήμη (central memory) στην οποία εισάγονται για όσο χρόνο απαιτείται απ το πρόγραμμα, τα στοιχεία για επεξεργασία. Β) Κεντρική μονάδα επεξεργασίας (central processing Unit CPU) η οποία, με βάση το πρόγραμμα, πραγματοποιεί την επεξεργασία των στοιχείων που είναι αποθηκευμένα στη μνήμη και το συνθέτουν: Η αριθμητική λογική μονάδα (ALU) με την οποία πραγματοποιούνται οι αριθμητικές και λογικές πράξεις για την επεξεργασία. Η μονάδα ελέγχου (control unit) η οποία εκτελεί το πρόγραμμα ελέγχοντας τις λειτουργίες. Μονάδες εξόδου (Output devices) με τις οποίες αποτυπώνονται τα αποτελέσματα της επεξεργασίας ή και τα απλά στοιχεία εισόδου (εκτύπωση σε χαρτί ή αντιγραφή σε δισκέτες). 2. Το λογισμικό (Software) Είναι απαραίτητο για την λειτουργία του ηλεκτρονικού υπολογιστή μιας και αυτό το κατευθύνει σε κάθε πράξη. Το λογισμικό μπορεί να είναι κάποιο τυποποιημένο πακέτο ή κατά παραγγελία. Η προσωπικοί υπολογιστές (PC) διαθέτουν τεράστια βιβλιοθήκη έτοιμων προγραμμάτων. Οι περισσότερες επιχειρήσεις χρησιμοποιούν έτοιμο λογισμικό. Υπάρχουν όμως επιχειρήσεις με ιδιόμορφες απαιτήσεις που αναθέτουν σε κάποια εταιρία λογισμικού την κατασκευή ενός προγράμματος ειδικά για τις δικές τους ανάγκες. 28

39 Σύγκριση έτοιμου προγράμματος με κατά παραγγελία προγράμματος Customize εφαρμογή μεγάλο κόστος μεγάλος χρόνος κατασκευής μεγάλη ευελιξία δυσκολία εκμάθησης υψηλό κόστος συντήρησης μεγάλος χρόνος τεκμηρίωσης και ελέγχου Τυποποιημένο πακέτο χαμηλό κόστος μικρός χρόνος παραμετροποίησης δυσκολία κάλυψης ιδιαιτεροτήτων χαμηλό κόστος συντήρησης πολλοί έμπειροι χρήστες αξιοπιστία λόγω πολλών εγκαταστάσεων Οι ελληνικές εταιρίες λογισμικού δραστηριοποιούνται σε εξειδικευμένα προγράμματα όπου οι ξένες εφαρμογές δεν καλύπτουν την ελληνική πραγματικότητα. 4.5 Διατάξεις Κ.Β.Σ. περί μηχανογραφημένης τήρησης και έκδοσης στοιχείων Η εξάπλωση της χρήσης Η/Υ οδήγησε στην νομοθετική κάλυψη των υποχρεώσεων των χρηστών σχετικά με την τήρηση των λογιστικών δεδομένων. Ο Κώδικας Βιβλίων και Στοιχείων (Κ.Β.Σ.) αφιερώνει ειδικό κεφαλαίο για τη μηχανογραφική τήρηση βιβλίων και έκδοση στοιχείων (άρθρα 22-25, π.δ. 186/92). Με τις ρυθμίσεις αυτές έγινε προσπάθεια αφενός, αντιμετώπισης των υποχρεώσεων και δικαιωμάτων των χρηστών των μηχανογραφικών εφαρμογών και αφετέρου εξυπηρέτησης των αναγκών των φορολογικών αρχών κατά τη διάρκεια έλεγχου των λογιστικών βιβλίων και στοιχείων των επιτηδευματιών. Για θέματα, ωστόσο, που δεν αντιμετωπίζονται από τις παραπάνω διατάξεις εφαρμόζονται οι διατάξεις γενικού χαρακτήρα του κώδικα, π.χ. οι διατάξεις περί θεωρήσεως βιβλίων και στοιχείων, περί απογραφής, κ.ά. 29

40 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5 Ο 5.1 Γενικά περί συνεταιριστικών οργανώσεων Στις μέρες μας πολλά πράγματα έχουν αλλάξει. Η ιδέα του συνεταιρισμού ολοένα και πιο πολύ χάνει έδαφος. Αυτό ίσως ενισχύεται και από το φαινόμενο της παγκοσμιοποίησης το οποίο αναστέλλει κάθε προσπάθεια στήριξης των συνεταιρισμών αφού πια προτιμούνται οι κολοσσοί και όχι οι μικρές εταιρείες και ακόμη περισσότερο όχι οι συνεταιρισμοί. 5.2 Ιστορική αναδρομή O συνεταιρισμός σαν μορφή κοινωνικής δράσης εμφανίστηκε με την επικράτηση του καπιταλιστικού τρόπου παραγωγής. Οι πρώτες μορφές συνεταιρισμών δημιουργήθηκαν κατά την περίοδο , ωστόσο οι συνεταιριστικές ιδέες άρχισαν να εμφανίζονται ήδη από τα τέλη του 17 ου αιώνα αλλά τότε δεν υπήρχαν οι κατάλληλες κοινωνικοοικονομικές συνθήκες ώστε να γίνουν πράξη. Ειδικά για την Ελλάδα αξίζει να πούμε ότι το ελληνικό συνεταιριστικό κίνημα έχει ίσως την μεγαλύτερη παράδοση στον κόσμο. Το κίνημα αυτό στη χώρα μας, με την σύγχρονη μορφή του αρχίζει από το 1900 με την ίδρυση του αγροτικού συνεταιρισμού του Αλμυρού ο οποίος κατά κύριο λόγο ιδρύθηκε ως σωματείο αφού ακόμα δεν υπήρχε συνεταιριστική νομοθεσία. Άρχισε την δράση του με την χορήγηση δανείων στα μέλη του και συνέχισε με την παραγωγή αλωνιστικών εργασιών. Νωρίτερα όμως, γύρω στα 1780, ιδρύεται ο συνεταιρισμός Αμπελακίων Θεσσαλίας που από πολλούς θεωρείται ο πρώτος συνεταιρισμός στον κόσμο. Μέλη του ήταν αγρότες, εργάτες, τεχνίτες και έμποροι. Κατά κύριο λόγο η εργασία των μελών του περιελάμβανε την καλλιέργεια και επεξεργασία βάμβακος από το οποίο παραγόταν το νήμα. 30

41 Αξίζει να πούμε πως επειδή η Ελλάδα είναι κατά κύριο λόγο αγροτική χώρα η ανάπτυξη αγροτικών συνεταιρισμών είναι η συνηθέστερη μορφή συνεταιρισμών που θα συναντήσουμε. Σήμερα πάντως η ιδέα του συνεταιρισμού υποστηρίζεται από πάρα πολύ λίγους στη χώρα μας αλλά και παγκόσμια αφού πλέον προτιμάται η ίδρυση εταιρειών και όχι συνεταιρισμών 5.3 Έννοια Κατά καιρούς έχουν δοθεί πολλοί ορισμοί για την έννοια του συνεταιρισμού και αυτό γιατί καθένας αντιλαμβάνεται και δίνει έμφαση σε διαφορετικά χαρακτηριστικά ή σκοπούς αυτού. Ενδεικτικά αναφέρουμε έναν από τους πολλούς ορισμούς που έχουν διατυπωθεί : Συνεταιρισμός είναι μια ελεύθερη ένωση προσώπων που συγκροτείται εθελοντικά για την αντιμετώπιση των κοινών οικονομικών, κοινωνικών και πολιτιστικών αναγκών και επιδιώξεων τους, έχει δημοκρατικό χαρακτήρα και λειτουργεί σε μη κερδοσκοπική βάση. 5.4 Χαρακτηριστικά γνωρίσματα Τα κυριότερα χαρακτηριστικά γνωρίσματα ενός συνεταιρισμού είναι τα εξής : Ο συνεταιρισμός είναι μια οικονομική οργάνωση. Αυτό σημαίνει ότι ο συνεταιρισμός πραγματοποιεί διάφορες οικονομικές δραστηριότητες όπως η παραγωγή, μεταποίηση και εμπορία αγροτικών προϊόντων, διάθεση καταναλωτικών και βιομηχανικών αγαθών καθώς και πιστωτικές ή άλλες εργασίες. Γι αυτό το λόγο έχουμε αγροτικούς, καταναλωτικούς, πιστωτικούς και πολλούς άλλους συνεταιρισμούς. Ο συνεταιρισμός είναι μια συλλογική ομάδα. Αυτό είναι απόρροια του γεγονότος ότι για την σύσταση ενός συνεταιρισμού απαιτείται η ένωση φυσικών ή νομικών προσώπων, όπως άλλωστε προκύπτει και από τον ορισμό του και όχι από την ένωση κεφαλαίων. Τα μέλη του δεν αποβλέπουν σε 31

42 προσωπικά κέρδη και οφέλη αλλά στην προάσπιση των δικαιωμάτων όλων των μελών του και στην μεγιστοποίηση των ωφελειών που τους παρέχει. Ο έλεγχος των συνεταιρισμών Σε αντίθεση με τις εταιρείες που ο έλεγχος γίνεται από τους κατόχους των μετοχών και ο αριθμός των ψήφων ποικίλει ανάλογα με των αριθμό των μετοχών που κατέχουν, στον συνεταιρισμό ο έλεγχος γίνεται απ όλα τα μέλη του και καθένα από αυτά έχει μία ψήφο. Συμμετοχή στα κέρδη Τα μέλη των συνεταιρισμών διανείμουν τα καθαρά έσοδα αυτών ανάλογα με την συμμετοχή των μελών στις εργασίες και στα αποθεματικά Σκοποί Ο κύριος σκοπός των συνεταιρισμών είναι η βελτίωση της οικονομικής, κοινωνικής και πολιτικής θέσης των μελών τους. Αναλυτικότερα : Προσφορά περισσοτέρων υπηρεσιών στα μέλη. Οι συνεταιρισμοί συμμετέχουν σε όλα τα στάδια της παραγωγική διαδικασίας από την παραγωγή μέχρι τον τελικό χρήστη μέσω της προμήθειας γεωργικών εφοδίων, της μεταποίησης και της καλύτερης διάθεσης των αγροτικών προϊόντων στην αγορά. Προσφορά καλύτερων υπηρεσιών στα μέλη. Οι συνεταιρισμοί αγοράζουν όλη την διαθέσιμη ποσότητα των προϊόντων των παραγωγών και διαπραγματεύονται με τους εμπόρους, τους λιανέμπορους ή τους χονδρεμπόρους τους όρους πώλησης καθώς και τις τιμές ώστε να προστατεύσουν τα δικαιώματα των παραγωγών Διαφύλαξη της υγείας των καταναλωτών 32

43 Αυτό το πετυχαίνουν με την διάθεση στην αγορά των πιο αγνών και ποιοτικά ελεγμένων προϊόντων. Ανύψωση του μορφωτικού επιπέδου των μελών Τα μέλη του συνεταιρισμού συχνά λαμβάνουν μέρος σε διάφορα εκπαιδευτικά προγράμματα, σεμινάρια, διαλέξεις έτσι ώστε να μπορούν να συμβάλλουν αποφασιστικά στην ανάπτυξη των συνεταιρισμών και στην ισχυροποίηση της διαπραγματευτικής ικανότητας των παραγωγών. Για παράδειγμα όταν οι χονδρέμποροι ή οι λιανέμποροι αγροτικών προϊόντων δουν πως οι γεωργοί δεν πωλούν μόνοι τους τα προϊόντα αλλά μέσω των συνεταιρισμών τότε θα αναγκαστούν οι πρώτοι να καθίσουν στο ίδιο τραπέζι διαπραγματεύσεων με τους αγροτικούς και όχι μόνο συνεταιρισμούς και να αγοράσουν τα προϊόντα σε σχετικά υψηλότερες τιμές από ότι θα έδιναν χωρίς την παρέμβαση των συνεταιρισμών. Έτσι οι γεωργοί πετυχαίνουν υψηλότερο εισόδημα πράγμα που τους δίνει σημαντικό κίνητρο για να συνεχίσουν την παραγωγή προϊόντων σε καλύτερη ποιότητα και ποσότητα. Συνεχής αύξηση των μελών του συνεταιρισμού Με την συνεχώς διευρυνόμενη λίστα των μελών του συνεταιρισμού αυτός αποκτά μεγαλύτερη διαπραγματευτική δύναμη που συμβάλλει στην γιγάντωση των πλεονεκτημάτων για τα μέλη του όπως έχει ήδη αναφερθεί. Η εκτέλεση εγγειοβελτιωτικών έργων και έργων αγροτικής οδοποιίας. Η δημιουργία οργανισμών ασφάλισης για την πρόσθετη προστασία των μελών του συνεταιρισμού. 33

44 5.6 Έργο Συνεταιρισμών Οικονομικό έργο Το οικονομικό έργο των συνεταιρισμών είναι ίσως το σπουδαιότερο έργο που επιτελούν. Βέβαια το μέγεθος και το είδος του οικονομικού έργου ποικίλει ανάλογα με το είδος και το μέγεθος αυτών. Για παράδειγμα αν ένας αγροτικός συνεταιρισμός είναι εμπορικός, που είναι και η πιο συνηθισμένη μορφή αγροτικού συνεταιρισμού, τότε το οικονομικό έργο που προσφέρει είναι η προμήθεια γεωργικών εφοδίων (λιπάσματα, φυτοφάρμακα, σπόροι κ.τ.λ.) από βιομηχανίες ή εισαγωγείς και η διανομή αυτών στους παραγωγούς έτσι ώστε να βελτιωθεί η καλλιέργειά τους και συνεπώς τα εισοδήματά τους. Ένα επιπλέον οικονομικό έργο που προσφέρουν είναι η αγροτική πίστη. Όπως είναι γνωστό η τράπεζα με την οποία συνεργάζονται τόσο οι παραγωγοί μεμονωμένα όσο και οι συνεταιρισμοί είναι η Αγροτική Τράπεζα της Ελλάδος. Έχει παρά πολλά υποκαταστήματα έτσι ώστε να εξυπηρετεί όλους τους πελάτες της. Οι συνεταιρισμοί λοιπόν σε συνεργασία με την τράπεζα πετυχαίνουν ευνοϊκότερους όρους σύναψης δανείων για τους παραγωγούς καθώς και ευνοϊκότερα ίσως επιτόκια καταθέσεων. Αξίζει επίσης να αναφέρουμε και την εξαιρετική συμβολή των συνεταιρισμών τόσο στην εμπορία των αγροτικών προϊόντων όσο και στις εξαγωγές αυτών. Οι συνεταιρισμοί δηλαδή συγκεντρώνουν όλα τα προϊόντα για λογαριασμό των παραγωγών και τα διαθέτουν τόσο στην εγχώρια αγορά όσο και στο εξωτερικό συμβάλλοντας στην οικονομική ανάπτυξη και στην βελτίωση του εμπορικού ισοζυγίου της χώρας μας Κοινωνικό έργο Το κοινωνικό έργο των συνεταιρισμών είναι αποτέλεσμα της αποδοτικής οικονομικής λειτουργίας των. Έτσι λοιπόν το κοινωνικό έργο των συνεταιρισμών αφορά την ίση μεταχείριση των μελών τους δηλαδή την συμμετοχή όλων σε κάθε δραστηριότητα τους, την παραγωγή και προσφορά αγνών και ποιοτικών προϊόντων προκειμένου να προστατεύσουν τους καταναλωτές, την αγορά των προϊόντων από όλους τους παραγωγούς ακόμη και από κείνους που βρίσκονται στα πιο 34

45 απομακρυσμένα μέρη έστω κι αν αυτό συνεπάγεται αύξηση του κόστους παραγωγής. Ένα ακόμη σημαντικό στοιχείο που θα πρέπει να αναφερθεί είναι η παροχή κοινωνικής δικαιοσύνης ανάμεσα στα μέλη του συνεταιρισμού δηλαδή ανάλογα με την ποιότητα των προϊόντων που προσφέρουν θα παίρνουν και την ανάλογη τιμή Πολιτιστικό έργο Αξιόλογο είναι επίσης και το πολιτιστικό έργο που προσφέρουν οι συνεταιρισμοί όπως είναι η επιμόρφωση των μελών τους με συμμετοχή αυτών σε σεμινάρια, διαλέξεις κ.τ.λ. επίσης με την παροχή υποτροφιών σε παιδία συνεταιρισμένων αγροτών που σπουδάζουν επιστήμες σχετικές με την γεωργική παραγωγή ώστε να τους δώσουν κίνητρο να αγαπήσουν αυτό που κάνουν καθώς και την καλλιέργεια του εδάφους έτσι ώστε να μην καταντήσει άγονο και την προστασία του περιβάλλοντος αφού με την καλλιέργεια ο τόπος πλημμυρίζει πράσινο δίνοντας περισσότερο οξυγόνο που όλοι έχουμε ανάγκη Εθνικό έργο Σημαντικότατη κρίνεται η προσφορά των συνεταιρισμών στο κράτος αφού μέσω των περιοδικών που εκδίδει κατά καιρούς φιλοξενούν στις σελίδες τους αξιόλογους πολιτικούς, ιστορικούς, επιστήμονες οι οποίοι αναλύουν διάφορα εθνικά θέματα. Ιδιαίτερα σημαντική είναι η προσπάθεια που καταβάλλουν για την προώθηση των ελληνικών προϊόντων σε ένα ιδιαίτερα ανταγωνιστικό περιβάλλον με την είσοδο ολοένα και πιο πολλών ξένων επιχειρήσεων μέσω της διαφήμισης αλλά και της καλύτερης μεταφοράς των προϊόντων τόσο στην εγχώρια όσο και στην ξένη αγορά. 5.7 Ωφέλειες Οι ωφέλειες που αποκομίζουν τόσο τα μέλη όσο και η κοινωνία από την λειτουργία των συνεταιρισμών είναι οι εξής : Βελτίωση της ποιότητας των παραγόμενων προϊόντων αφού χάρη στον συνεχή έλεγχο που πραγματοποιούν οι συνεταιρισμοί καθώς και στην συνεχή εφαρμογή όλο και πιο εξελιγμένων τρόπων καλλιέργειας και παραγωγής είναι 35

46 σχεδόν απίθανο να βγει στην αγορά προϊόν κατώτερης ποιότητας από το προσδοκώμενο. Αύξηση απασχόλησης στα μέλη της γεωργικής οικογένειας με την απασχόληση αυτών σε διάφορα συνεταιριστικά εργοστάσια των προϊόντων που παράγουν. Με αυτόν τον τρόπο αυξάνεται το συνολικό τους εισόδημα. Αύξηση της ποσότητας πώλησης των αγροτικών προϊόντων κυρίως λόγω της αυξανόμενης διαπραγματευτικής δύναμης αφού πια ελέγχουν το μεγαλύτερο ποσοστό της διακινούμενης ποσότητας αλλά και λόγω του ότι η ποιότητα των προϊόντων συνεχώς βελτιώνεται. Αύξηση του εισοδήματος των παραγωγών λόγω της αύξησης της τιμής πώλησης αλλά και της μείωσης του κόστους παραγωγής χάρη στην προμήθεια των γεωργικών εφοδίων σε χαμηλές τιμές. Όπως αναφέραμε και πιο πάνω σημαντική οφέλη κυρίως για το σύνολο της οικονομίας είναι η εισροή στην Ελλάδα ξένου συναλλάγματος με τις εξαγωγές οπότε βελτιώνεται το εμπορικό της ισοζύγιο. Τέλος οι συνεταιρισμοί προάγουν τον ανταγωνισμό με φυσικό επακόλουθο την μείωση των εμπορικών περιθωρίων οπότε οι παραγωγοί πετυχαίνουν υψηλότερες γεωργικές τιμές και οι καταναλωτές χαμηλότερες λιανικές τιμές. 5.8 Αδυναμίες και προβλήματα Συνεταιρισμών Μολονότι οι συνεταιρισμοί έχουν μεγάλες δυνατότητες εξέλιξης και μπορούν να προσφέρουν πολλά σε μέλη και κοινωνία παρουσιάζουν πολλά προβλήματα που χρειάζονται άμεση επίλυση. Αυτά είναι : 1. Η έλλειψη υψηλής στάθμης υπαλληλικών στελεχών. Πράγματι τα άτομα που στελεχώνουν τους συνεταιρισμούς είναι συνήθως απόφοιτοι δημοτικού, γυμνασίου και λυκείου ενώ ελάχιστοι είναι πτυχιούχοι ανώτερων η ανώτατων σχολών με άμεση συνέπεια την άμεση έλλειψη εξειδικευμένων και επιστημονικά καταρτισμένων στελεχών και άρα την κακή διαχείριση και την ελλιπή οργάνωση. Αυτό οφείλεται σε πολλούς παράγοντες όπως η χαμηλή αμοιβή και η αβεβαιότητα της εργασίας. 2. Ο έντονος κομματισμός της διοικήσεως. 36

47 Όπως σε κάθε οργανισμό και εταιρεία το διοικητικό συμβούλιο είναι εκλέξιμο και εδώ είναι που δημιουργείται το πρόβλημα. Οι υποψήφιοι λειτουργούν με βάσει κομματικά κριτήρια αφού πολλοί στοχεύουν να προωθηθούν στην πολιτική ζωή της χώρας ως βουλευτές και παραμελούν τα καθήκοντα τους ως στελέχη των συνεταιρισμών. Στο όνομα λοιπόν αυτής της θέσης που ίσως καταλάβουν στο ελληνικό κοινοβούλιο προβαίνουν στην πρόσληψη νέων υπαλλήλων χωρίς αυτοί να χρειάζονται. Άλλοτε πάλι προβαίνουν στις απολύσεις υπαλλήλων ή σε μετακινήσεις διευθυντικών στελεχών από τις θέσεις τους, ενώ γνωρίζουν ότι εκτελούν σωστά το έργο τους. Σε αυτή την περίπτωση όμως στερούν από τον συνεταιρισμό πολύτιμα και αξιόλογα στελέχη που είναι σε θέση να συμβάλλουν στην οικονομική ευρωστία και την αύξηση των εισοδημάτων των μελών του. 3. Η καθυστέρηση στην λήψη αποφάσεων. Επειδή τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου των συνεταιρισμών μπορεί να προέρχονται από διάφορα μέρη της Ελλάδας, είναι πολλές φορές δύσκολο να συγκεντρωθούν προκειμένου να συνεδριάσουν για την αντιμετώπιση έκτακτων ή όχι προβλημάτων που προκύπτουν. Αυτό έχει σαν αποτέλεσμα την καθυστέρηση στην λήψη αποφάσεων, ιδιαίτερα στις περιπτώσεις εκείνες που χρειάζεται λήψη μιας γρήγορης απόφασης, προκειμένου να αξιοποιηθούν οι κατάλληλες συνθήκες της στιγμής εκείνης. Έτσι χάνεται η ευκαιρία και ο συνεταιρισμός δεν μπορεί να επωφεληθεί. Ένας τρόπος να αντιμετωπιστεί αυτό είναι η εκχώρηση αρμοδιοτήτων σε προϊστάμενους διαφόρων τμημάτων ώστε να μπορούν να πάρουν αμέσως μια απόφαση όταν παρουσιαστεί κάποια ευκαιρία. 4. Υπεράριθμοι υπάλληλοι. Ένα σοβαρό πρόβλημα των ελληνικών συνεταιρισμών είναι ο σχετικά μεγάλος αριθμός υπαλλήλων σε σύγκριση με τις δραστηριότητες που επιτελούν. Αυτό γίνεται ίσως για να ικανοποιήσουν τα υποψήφια διοικητικά στελέχη, τους ψηφοφόρους τους προκειμένου να αυξήσουν τις πιθανότητες επανεκλογής τους στις επόμενες εκλογές ανάδειξης της διοικήσεως των συνεταιρισμών. Άμεση συνέπεια αυτών είναι η αύξηση του κόστους λειτουργίας. 5. Το χαμηλό επίπεδο οικονομικών γνώσεων των μελών. Όπως είπαμε και πιο πάνω ελάχιστα από τα αιρετά μέλη των συνεταιρισμών έχουν λίγες ή και καθόλου οικονομικές γνώσεις, αφού ελάχιστοι από αυτούς είναι πτυχιούχοι Πανεπιστημίου ή κάτοχοι μεταπτυχιακών τίτλων. Αποτέλεσμα αυτών είναι ότι πολλές φορές δεν μπορούν να καταλάβουν εύκολα διάφορες οικονομικές 37

48 συνέπειες που θα επηρεάσουν την πορεία του συνεταιρισμού, αποφάσεις καθαρά οικονομικού περιεχομένου όπως η πώληση σημαντικής ποσότητας προϊόντων σε μια ορισμένη τιμή που ζητά κάποιος αγοραστής. Άμβλυνση αυτού του φαινομένου μπορεί να επιτευχθεί με την προώθηση στην διοίκηση ανθρώπων με ειδικές γνώσεις ή κατάλληλη εκπαίδευση των νεοεκλεγμένων μελών των διοικητικών συμβουλίων. 5.9 Κίνητρα ανάπτυξης Εξαιτίας των πολλών προβλημάτων που αντιμετωπίζουν οι ελληνικοί συνεταιρισμοί πολλές φορές δεν μπόρεσαν να αποτελέσουν ούτε μέσο ανάπτυξης του αγροτικού τομέα ούτε να συμβάλλουν στην βελτίωση της οικονομικής, κοινωνικής και πολιτιστικής κατάστασης των μελών τους. Κατά συνέπεια είναι πολύ φυσικό να υπάρχει σχετική δυσπιστία από πλευράς αγροτών σε όλα τα επίπεδα της συνεταιριστικής δράσης. Για την ανάπτυξη λοιπόν των συνεταιρισμών είναι αναγκαία η παροχή κινήτρων τόσο στις συνεταιριστικές οργανώσεις όσο και στα μέλη της χωριστά. Σαν σημαντικότερο κίνητρο κρίνεται απαραίτητη η ύπαρξη ενός θεσμικού πλαισίου που θα επιτρέπει την εύρυθμη και ορθολογική λειτουργία των συνεταιρισμών. Ωστόσο η ύπαρξη ενός ικανοποιητικού θεσμικού πλαισίου δεν αρκεί από μόνη της για να συντελέσει στην επίτευξη του παραπάνω στόχου. Χρειάζεται και η ενεργοποίηση των αγροτών. Υπό αυτή την έννοια η παροχή συγκεκριμένων οικονομικών κινήτρων είναι ένα απαραίτητο έναυσμα για την απεμπλοκή των συνεταιρισμών από τη ήδη υφιστάμενη κατάσταση, δηλαδή την όλο και μεγαλύτερη διείσδυση του τραπεζικού κεφαλαίου για την επίτευξη των σκοπών τους και την προοδευτική δραστηριοποίησή τους σε διαρκώς διευρυνόμενες πρωτοβουλίες. Κίνητρο θα μπορούσε να αποτελέσει ακόμα η αύξηση των κονδυλίων του κρατικού προϋπολογισμού έτσι ώστε η συνεταιρισμοί να έχουν την δυνατότητα για τον εκσυγχρονισμό τους όπως η απόκτηση μηχανικών μέσων σποράς, καλλιέργειας, συγκομιδής και συσκευασίας, κατασκευή νέων αποθηκευτικών χώρων καθώς και αγορά λοιπού μηχανικού και τεχνικού εξοπλισμού. Με τον τρόπο αυτό θα μπορέσουν να απεξαρτηθούν από διάφορους φορείς που ενδεχομένως να θέλουν να τους χειραγωγήσουν. 38

49 Σημαντικά κίνητρα θα μπορούσε να δώσει και η Αγροτική Τράπεζα της Ελλάδος όπως είναι η απλοποίηση της διαδικασίας έγκρισης μεσοπρόθεσμων δανείων, η αποκέντρωση έγκρισης δανείων προς τα υποκαταστήματα, η καθιέρωση ευνοϊκότερων όρων δανειοδότησης προκειμένου να αναπτυχθούν από τους συνεταιρισμούς δραστηριότητες στον τομέα της εμπορίας και της μεταποίησης αγροτικών προϊόντων. 39

50 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 6 Ο 6. ΣΥΝΕΤΑΙΡΙΣΤΙΚΗ ΑΝΑΠΤΥΞΗ 6.1. Έννοια και περιεχόμενο Με τον όρο συνεταιριστική ανάπτυξη εννοούμε την αύξηση του μεγέθους του συνεταιρισμού. Η αύξηση αυτή περιλαμβάνει : Αύξηση του αριθμού των μελών του συνεταιρισμού. Αύξηση του αριθμού των εργαζομένων. Αύξηση του αριθμού είτε των καταστημάτων είτε των εργοστασίων είτε τέλος των διαφόρων εγκαταστάσεων λειτουργίας των συνεταιρισμών. Επέκταση της δραστηριότητας του συνεταιρισμού δηλαδή αν η δραστηριότητά του περιοριζόταν μόνο στην παραγωγή και εμπορία θα μπορούσε να επεκταθεί και σε άλλες δραστηριότητες όπως η μεταποίηση, η αγροτική πίστη κ.τ.λ. Άμεση συνέπεια του πιο πάνω θα είναι η αύξηση των πωλήσεων ή ακόμα και των κερδών. Αύξηση του μεριδίου αγοράς Στρατηγικές συνεταιριστικής ανάπτυξης Για να πραγματοποιηθεί η συνεταιριστική ανάπτυξη χρειάζεται την ύπαρξη κάποιων στρατηγικών έτσι ώστε να είναι σε θέση να αντιμετωπίσουν οι συνεταιρισμοί το διαρκώς μεταβαλλόμενο περιβάλλον μέσα στο οποίο κινούνται. Ένας τρόπος λοιπόν είναι η συνένωση ή η συγχώνευση συνεταιρισμών μιας περιοχής. Στην περίπτωση αυτή οι συνεταιρισμοί θα αποκτήσουν αρκετή δύναμη αφού τα κεφάλαιά τους θα αυξηθούν και θα μπορούν πιο εύκολα να αντιμετωπίσουν τόσο τον ανταγωνισμό αλλά και οποιονδήποτε εξωτερικό κίνδυνο. Μια συνηθισμένη μορφή συνεταιριστικής ανάπτυξης είναι η συνεργασία των συνεταιρισμών είτε μεταξύ ομοειδών (π.χ αγροτικοί) ίσως και σε διαφορετική χώρα με απλή συμφωνία είτε μεταξύ διαφορετικών συνεταιρισμών (π.χ. αγροτικοί με 40

51 καταναλωτικοί) στην ίδια περιοχή ή χώρα αφού ο σκοπός όλων είναι περίπου ίδιος δηλαδή η αποδοτικότερη λειτουργία τους στην εξασφάλιση πώλησης ή αγοράς προϊόντων. Ένας άλλος τρόπος συνεταιριστικής ανάπτυξης είναι η επέκταση των συνεταιρισμών σε νέες δραστηριότητες με τις ίδιες ή καινούργιες εγκαταστάσεις. Για παράδειγμα ένα εργοστάσιο που μεταποιεί π.χ ροδάκινα μπορεί να προχωρήσει και στην μεταποίηση άλλων αγροτικών προϊόντων με την προσθήκη νέων μηχανημάτων. Η εκπαίδευση και η κατάρτιση στελεχών και μελών των συνεταιρισμών είναι επίσης μια πολιτική συνεταιριστικής ανάπτυξης, γιατί μαθαίνουν πως να εργάζονται παραγωγικότερα και έτσι οι συνεταιρισμοί να λειτουργούν αποδοτικότερα, που όλα μαζί συμβάλλουν στην αύξηση του μεγέθους τους καθώς και στην αύξηση της διαπραγματευτικής ικανότητας των μελών τους. Έτσι μειώνονται τα περιθώρια οικονομικών λαθών και μπορούν πιο εύκολα και πιο σωστά να παίρνουν οικονομικές και επιχειρηματικές αποφάσεις που σχετίζονται με την λειτουργία και την περαιτέρω εξέλιξη των συνεταιρισμών. Μια άλλη μέθοδος στρατηγικής ανάπτυξης θα μπορούσε να ήταν η σύμπραξη των συνεταιρισμών με κοινωφελείς οργανισμούς ή με επιχειρήσεις Οργανισμών Τοπικής Αυτοδιοίκησης αλλά και με φυσικά ή νομικά πρόσωπα στο πλαίσιο της διακρατικής και διεπαγγελματικής συνεργασίας. Επίσης σύμφωνα με το νέο νόμο 2810 οι συνεταιρισμοί μπαίνουν στο παιχνίδι του ανταγωνισμού στο ελεύθερο εμπόριο. Έτσι με την τροποποίηση που έγινε στο καταστατικό των συνεταιρισμών το οποίο μεταξύ άλλων δίνει το δικαίωμα συνεργασίας με ιδιωτικές επιχειρήσεις και επέκτασης των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων σε άλλους νομούς και περιφέρειες όπως έχουμε αναφέρει και πιο πάνω. Από την πλευρά του κράτους αποτελεσματική πολιτική συνεταιριστικής ανάπτυξης είναι οι φορολογικές απαλλαγές και ίσως η αύξηση των επιχορηγήσεων σ αυτούς. Αυτή η στρατηγική ίσως να μην έχει πια και μεγάλη ισχύ αφού πια υπάρχει κοινή αγροτική πολιτική που πρέπει να ακολουθείται απ όλα τα κράτη μέλη της Ευρωπαϊκής Ένωσης. 41

52 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 7 Ο 7. ΤΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ERP 7.1 Εισαγωγή Το έντονο ανταγωνιστικό περιβάλλον στο οποίο καλούνται να ανταποκριθούν οι σύγχρονες επιχειρήσεις δημιουργεί την ανάγκη για ταχύτητα, ευελιξία και αποτελεσματική επεξεργασία μεγάλου όγκου πληροφορικών. Το γεγονός αυτό, σε συνδυασμό με την ανάγκη απόκτησης ανταγωνιστικών πλεονεκτημάτων, όπω ς η μείωση του λειτουργικού κόστους και η βελτίωση της ποιότητας, καθιστά πλέον επιτακτική την ανάγκη αξιοποίησης των σύγχρονων Πληροφοριακών Συστημάτων Προγραμματισμού Επιχειρησιακών Πόρων ( Enterprise Resource Planning ERP). Τα συστήματα αυτά υποστηρίζουν μηχανογραφικά με τρόπο ενιαίο και ολοκληρωμένο, το σύνολο των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων. Επιπλέον τα συστήματα ERP, σε αντίθεση με τα παλαιότερα συστήματα, είναι προσανατολισμένα στις επιχειρησιακές διεργασίες (processes) και όχι στα επιχειρησιακά τμήματα και οδηγούν έτσι τις επιχειρήσεις στην υιοθέτηση μιας νέας μορφής οργάνωσης, με βάση μια ενιαία πηγή πληροφόρησης. Έτσι λοιπόν περνάμε από την παραδοσιακή μορφή οργάνωσης, όπου κάθε τμήμα της επιχείρησης μηχανογραφείται ανεξάρτητα δημιουργώντας αποκομμένες και ανομοιογενείς νησίδες πληροφοριών και στην πραγματικότητα μηχανογραφεί την ήδη υπάρχουσα οργάνωση στα πακέτα ERP τα οποία στην πραγματικότητα αναδιοργανώνουν μέσω της μηχανογράφησης τις λειτουργίες της επιχείρησης λειτουργώντας ως το μοναδικό σημείο συγκέντρωσης και αποκόμισης πληροφοριών για το σύνολο της εταιρίας. Οι ελληνικές επιχειρήσεις παρουσιάζουν ακόμη μια χαμηλή επένδυση στις τεχνολογίες πληροφορικής και θεωρείται ότι μια μικρή ή μεσαία επιχείρηση επενδύει το 0,6% του ετήσιου προϋπολ ογισμού της 42

53 στο χώρο αυτό, με το μέσο ευρωπαϊκό όρο να φτάνει το 1%. Προκειμένου όμως οι ελληνικές επιχειρήσεις να διατηρήσουν την ανταγωνιστικότητά τους θα πρέπει να επικεντρωθούν σε συστήματα που εξασφαλίζουν την άμεση και έγκαιρη χρήση των πληροφοριών κ αι υποστηρίζουν με συνέπεια και ευελιξία όλη την επιχειρηματική δραστηριότητα. Τέτοια πλεονεκτήματα προσφέρουν τα συστήματα και αυτός είναι και ο βασικός λόγος εξάπλωσής τους. Οι βασικοί λόγοι, αντίθετα, για τη μικρή εξάπλωσή τους στην ελληνική αγορά μέχρι τώρα, πιστεύεται πως είναι οι ακόλουθοι: Η συγκεχυμένη εικόνα για το εύρος λειτουργικότητας και τα οφέλη ενός συστήματος ERP. Το υψηλό ρίσκο που ενυπάρχει σε μια υλοποίηση ενός συστήματος ERP, δηλαδή το συνδυασμό υψηλού κόστους και αβεβαιότητας για το αποτέλεσμα. Το υψηλό ποσοστό οργάνωσης που απαιτείται για την υλοποίησή του. Για τους λόγους αυτούς οι επιχειρήσεις δεν αξιολογούν θετικά την απόδοση μιας επένδυσης στην πληροφορική και ειδικότερα σε ένα σύστημα ERP. 7.2 Ιστορική αναδρομή Τα ERP είναι ολοκληρωμένα επιχειρησιακά συστήματα που αποτελούν ένα πολύτιμο εργαλείο για τη μάχη των επιχειρήσεων στο ολοένα και πιο ανταγωνιστικό οικονομικό περιβάλλον. Τη δεκαετία του 1960 οι επιχειρήσεις διεθνώς έστρεψαν την προσοχή τους στη μηχανογραφημένη υποστήριξη πολύπλοκων λειτουργιών τους. Συγκεκριμένα, αναπτύχθηκαν εξειδικευμένα πληροφοριακά πακέτα που υποβοηθούσαν βασικές διαδικασίες της οικονομικής διαχείρισης, όπως είναι η Λογιστική και η Μισθοδοσία, καθώς επίσης και εξειδικευμένες τεχνικές εφαρμογές, όπως είναι ο Έλεγχος των Αποθεμάτων. 43

54 Στις αρχές της δεκαετίας του 1970 εμφανίστηκαν τα συστήματα ΜRP (Material Requirements Planning), τα οποία παρουσίασαν κάποιο βαθμό ολοκλήρωσης καθώς μετέφραζαν το βασικό πλάνο παραγωγής των τελικών προϊόντων σε χρονικά κατανεμημένες απαιτήσεις παραγωγής υποσυναρμολογημάτων και συστατικών, και σε απαιτήσεις προμήθειας και πρώτων υλών. Με την εμφάνιση του MRP-II στα τέλη της δεκαετίας του 1970, τα συστήματα MRP συνέδεσαν μεταξύ τους τα κυκλώματα προγραμματισμού παραγωγής, του ελέγχου παραγωγής, της κοστολόγησης και των προμηθειών. Στις αρχές της δεκαετίας του 1980 ξεκίνησε μια ερευνητική προσπάθεια για επιχειρηματική ολοκλήρωση, η οποία χρησιμοποιούσε ως τεχνολογικό υπόβαθρο τις βάσεις δεδομένων και προσπαθούσε να ενοποιήσει τις βασικές επιχειρηματικές διαδικασίες με βασική προτεραιότητα το κύκλωμα οικονομικής διαχείρισης και το κύκλωμα παραγωγής. Αποτέλεσμα της προσπάθειας αυτής είναι η εμφάνιση των συστημάτων ERP στα τέλη της δεκαετίας του 1980, τα οποία ολοκληρώνουν διαδικασίες, όπως η Διαχείριση Ανθρώπινων Πόρων, το κύκλωμα Πωλήσεων και άλλες. Τα συστήματα ERP, δηλαδή, είναι ολοκληρωμένα συστήματα πληροφορικής, τα οποία καλύπτουν όλες τις λειτουργικές περιοχές μιας επιχείρησης, ώστε να ικανοποιηθούν οι στόχοι της, ενοποιώντ ας όλες τις διαδικασίες. 7.3 Η λειτουργικότητα των συστημάτων ERP Τα συστήματα ERP υποστηρίζουν τις βασικότερες επιχειρηματικές διαδικασίες και είναι δομημένα σε «λειτουργικά υποσυστήματα» (functional modules). Παρακάτω συνοψίζονται οι βασικές διαδικασίες που υποστηρίζονται από κάθε υποσύστημα. Το υποσύστημα οικονομικής διαχείρισης είναι η καρδιά του ERP και ανταλλάσσει πληροφορίες με όλα τα υπόλοιπα συστήματα. Βασικές διαδικασίες της οικονομικής διαχείρισης περιλαμβάνουν τη γενική λογιστική, την αναλυτική λογιστική, τη διαχείριση παγίων, τις 44

55 οικονομικές καταστάσεις, τους εισπρακτέους λογαριασμούς, τους πληρωτέους λογαριασμούς και τη διαχείριση διαθεσίμων. Ανάλογα με το βαθμό ολοκλήρωσης των ERP υποστηρίζονται και άλλες διαδικασίες, όπως ο προϋπολογισμός, η κοστολόγηση βάσει δραστηριοτήτων και άλλες. Οι βασικές λειτουργίες του υποσυστήματος Πωλήσεων Marketing περιλαμβάνουν την παραγγελιοληψία, την τιμολόγηση, τη διαχείριση συμβολαίων, το μητρώο πελατών, τα αξιόγραφα και στατιστικά πωλήσεων. Ορισμένα από τα συστήματα ERP υποστηρίζουν επίσης την ανάλυση οφειλών, την εξυπηρέτηση πελατών, το marketing, τις προβλέψεις ζήτησης, την ηλεκτρονική ανταλλαγή δεδομένων και το ηλεκτρονικό εμπόριο μέσω Internet. Το υποσύστημα των πωλήσεων ανταλλάσσει πληροφορί ες κυρίως με τα υποσυστήματα αποθήκευσης και διανομής, οικονομικής διαχείρισης και παραγωγής. Οι βασικές λειτουργίες του υποσυστήματος προμηθειών περιλαμβάνουν τον έλεγχο και διαχείριση αιτήσεων αγοράς, τη διαχείριση εντολών αγοράς, την αξιολόγηση προμηθε υτών και τη διαχείριση συμβάσεων. Το υποσύστημα των προμηθειών ανταλλάσσει πληροφορίες κυρίως με τα υποσυστήματα αποθήκευσης και διανομής, οικονομικής διαχείρισης και παραγωγής. Οι βασικές λειτουργίες του υποσυστήματος αποθήκευσης διανομής περιλαμβάνουν τη διαχείριση αποθεμάτων και τον προγραμματισμό των απαιτήσεων διανομής. Άλλες λειτουργίες περιλαμβάνουν τη διαχείριση αποθηκών και τη διαχείριση στόλου φορτηγών. Το υποσύστημα της αποθήκευσης διανομής ανταλλάσσει πληροφορίες κυρίως με τα υποσυστήματα οικονομικής διαχείρισης, πωλήσεων marketing, προμηθειών και παραγωγής. Οι βασικές λειτουργίες που καλύπτει το υποσύστημα ανθρώπινων πόρων περιλαμβάνουν τον προγραμματισμό προσωπικού, τη μισθοδοσία και την αξιολόγηση προσωπικού. Άλλες λειτουργίες που καλύπτονται είναι τα εξοδολόγια και η παρουσία προσωπικού. 45

56 Οι βασικές λειτουργίες που καλύπτει το υποσύστημα παραγωγής περιλαμβάνουν τον προγραμματισμό απαιτήσεων δυναμικότητας, το μακροπρόθεσμο προγραμματισμό παραγωγής, τον προγραμματισμό απαιτήσεων υλικών, τον έλεγχο παραγωγής, και την κοστολόγηση παραγωγής. Άλλες λειτουργίες που πιθανώς να υποστηρίζει είναι η δομή προϊόντων, ο έλεγχος αλλαγών σχεδίων και ο βραχυπρόθεσμος προγραμματισμός παραγωγής. Το υποσύστημα της παραγωγής ανταλλάσσει πληροφορίες με τα υποσυστήματα οικονομικής διαχείρισης, πωλήσεων, προμηθειών και αποθήκευσης διανομής. 7.4 Τα κίνητρα υιοθέτησης του ERP Τα κίνητρα εισαγωγής ενός νέου ολοκληρωμένου πληροφορικού συστήματος που θα ελέγχει σχεδόν το άπαν μιας επιχείρησης οφείλουν να είναι και είναι πολλά. Τα διακρίνουμε σε τεχνολογικά και λειτουργικά. Τα μεν πρώτα εστιάζουν στις δυνατότητες που παρέχουν αυτά τα συστήματα, ενώ τα δεύτερα στις ανάγκες της επιχείρησης Τεχνολογικά κίνητρα Οι εταιρίες επιζητούν συστήματα και διαδικ ασίες που τους δίνουν ταχύτερα μια ακριβή εικόνα του τι συμβαίνει στην εταιρία. Συναντούν όμως πλείστα όσα προβλήματα, που τελικά συνιστούν κίνητρα για την υιοθέτηση της λύσης ενός ERP. Βασικό κίνητρο είναι τα πολλά και διάσπαρτα συστήματα των οποίων η πληροφορία δεν μπορεί να συντονιστεί και να αξιοποιηθεί, ενώ το κόστος λειτουργίας, διαχείρισης και συντήρησής τους είναι τεράστιο. Η φτωχή ποιότητα της πληροφορίας που παράγουν τα συστήματα αυτά σε σχέση με αυτή των ERP, πληροφορία που πολλές φορές δεν είναι καν ορατή, δυσκολεύει τη λήψη καίριων αποφάσεων. Οι κατακερματισμένες επιχειρηματικές διαδικασίες μιας επιχείρησης, όπως και η μη ολοκλήρωση των πολλών απαρχαιωμένων συστημάτων της, τα οποία δεν ανταποκρίνονται πλέον στις ανάγκες της επιχείρησης, σε συνδυασμό με τη δυσκολία στην ολοκλήρωση των συστημάτων με τα 46

57 συστήματα της θυγατρικής της, ή μιας συνεργαζόμενης εταιρίας, απαιτούν την υιοθέτηση μιας πλατφόρμας ERP που θα υποστηρίξει την ανάπτυξη της εταιρίας στην εποχή της παγκοσμιοποίησης. Βασικό κίνητρο, επίσης, για να εισαγάγουμε την «κουλτούρα» του ERP στην επιχείρησή μας, αποτελεί το γεγονός ότι μια τέτοια τεχνολογική πλατφόρμα επιτρέπει την εκμετάλλευση όχι μόνο των δυνατοτήτων της ίδιας αλλά και των άλλων προϊόντων λογισμικού, οι οποίες προσθέτουν αξία στην επιχείρηση και την ενδυναμώνουν. Τα προβλήματα που παρουσιάζονται λόγω της ύπαρξης πολλών συστημάτων ξεπερνιούνται με την ομογενοποίηση της πληροφορίας σε μια πλατφόρμα Λειτουργικά κίνητρα Τα κίνητρα όμως για την εισαγωγή ενός τέτοιου συσ τήματος δεν είναι μόνο τεχνολογικά αλλά και λειτουργικά. Είναι οι προκλήσεις που αντιμετωπίζει μια σύγχρονη επιχείρηση και οι οποίες πρέπει να αξιοποιηθούν κατάλληλα, ώστε να επιβιώσει ή να αναπτυχθεί η εταιρία. Οι προκλήσεις αυτές περιλαμβάνουν τις μη αντ αγωνιστικές επιδόσεις της επιχείρησης και τις πολύπλοκες, μη αποτελεσματικές και ασυνεπείς διαδικασίες που δεν αρκούν για την υποστήριξη όλων των λειτουργικών. Το κόστος λειτουργίας μιας σύγχρονης επιχείρησης αυξάνει συνεχώς, ενώ παράλληλα παρουσιάζεται η απαίτηση για ταχύτερη ανταπόκριση προς τον πελάτη, καθώς επεκτείνεται σε νέες αγορές που απαιτούν την υλοποίηση νέων στρατηγικών Τα ανταγωνιστικά πλεονεκτήματα του ERP Η επιχείρηση που υιοθετεί ένα τέτοιο σύστημα στοχεύει στην ανάπτυξη ικανοτήτων που θα της επιτρέψουν να λειτουργεί ανταγωνιστικά στο ασταθές νέο περιβάλλον. Οι ικανότητες αυτές σύμφωνα με πρόσφατη έρευνα της εταιρίας συμβούλων Deloitte & Touche είναι οι εξής: 47

58 α) η βελτίωση της ποιότητας και της «ορατότητας» της πληροφορίας, καθώς και των επιχειρηματικών διαδικασιών, β) η ομοιογενοποίηση και η ολοκλήρωση διαδικασιών και συστημάτων σε μια τεχνολογική πλατφόρμα που θα υποστηρίζει τεχνολογικά προηγμένες επιχειρηματικές εφαρμογές και γ) η ευέλικτη ανταπόκριση προς τον πελάτη και τους επιχειρηματικούς εταίρους. Η βελτίωση και η ολοκλήρωση των επιχειρηματικών διαδικασιών στοχεύουν στην αύξηση της αποδοτικότητας, δηλαδή σε γρηγορότερες και χαμηλότερου κόστους επιχειρηματικές διαδικασίες. Η ορατότητα και η βελτιωμένη ποιότητα της πληροφορίας στοχεύουν στη βελτίωση της αποτελεσματικότητας, δηλαδή σε καλύτερες διαδικασίες λήψης αποφάσεων. Η μεγαλύτερη αποδοτικότητα και αποτελεσματικότητα οδηγούν στη μεταμόρφωση της επιχείρησης και στην ανάπτυξη της προσαρμοστικότητάς της σε όποιες νέες συνθή κες Προσδοκώμενα οφέλη Μια επιχείρηση που εισάγει ένα σύστημα ERP στοχεύει σύμφωνα με την έρευνα της Deloitte & Touche στη μείωση του κόστους (αποθεμάτων, προμήθειας, logistics, πληροφορικών πόρων), του χρόνου διεκπεραίωσης παραγγελιών και στην καλύτερη διαχείριση των χρηματικών της ροών Επιπτώσεις στον οργανισμό Ενδιαφέρον παρουσιάζει η επίδραση ενός τέτοιου συστήματος στην οργανωτική δομή και την κουλτούρα του οργανισμού. Το επιχειρησιακό σύστημα φέρνει τη δική του λογική όχι μόνο στη στρατηγική αλλά και στη δομή του οργανισμού. Η ομογενοποίηση των διαδικασιών 48

59 και των δεδομένων είναι χαρακτηριστικό που αρμόζει σε ιεραρχικές δομές διοίκησης, όπου, υπάρχει συγκεντρωτικός έλεγχος επί του οργανισμού. Όμως, η ευελιξία που παρέχει στον οργανισμό ένα τέτοιο σύστημα του επιτρέπει να προχωρήσει σε πιο οριζόντιες και δημοκρατικές δομές, όπου αυτοκαταργούνται τα μεσαία στρώματα της διοίκησης, καθώς υπάρχει στο σύστημα η απαραίτητη πληροφόρηση για να μπορεί να ασκεί η ανώτερη διοίκηση τον έλεγχο. Εξίσου ενδεχόμενο είναι το ERP να οδηγήσει σε αποκεντρωτικά σχήματα διοίκησης, όπου κάθε επιχειρησιακή μονάδα ή κάθε θυγατρική της επιχείρησης έχει μια σχετική αυτονομία. Η υλοποίηση όμως ενός τέτοιου συστήματος είναι πολύπλοκη και συνεπάγεται μεγάλο κόστος. Επίσης, θυσιάζονται μερικά από τα οφέλη της ολοκλήρωσης της επιχείρησης, όπως ο καλύτερος συντονισμός. Σε τέτοιες περιπτώσεις κάθε επιχειρησιακή μονάδα ή θυγατρική θα πρέπει να διατηρεί τις δικές της ιδιομορφίες, λόγω της φύσης των λειτουργιών της ή των αναγκών της τοπικής αγοράς, ώστε να ανταποκρίνεται ταχύτερα στις ανάγκες των πελατών της. Άρα, στην αρχή της υλοποίησης θα πρέπει να προσδιοριστούν διαδικασίες και πρακτικές κοινές για όλο τον οργανισμό. Όσον αφορά στην κουλτούρα, ένα ERP επιβάλλει κοινή κουλτούρα εντός της επιχείρησης, πράγμα που είναι ικανό κίνητρο για πολλούς οργανισμούς, ώστε να εισαγάγουν ένα τέτοιο σύστημα. 7.5 Παράγοντες επιτυχίας της υλοποίησης των ERP Ένας βασικός προβληματισμός των περισσότερων επιχειρήσεων που βρίσκονται στη φάση της αξιολόγησης πακέτων ERP είναι η αναγκαιότητα πραγματοποίησης ανασχεδιασμού των επιχειρηματικών διαδικασιών και ο κατάλληλος χρονικός προσδιορισμός αυτού του ανασχεδιασμού. Γενικά, τα ERP μπορούν να θεωρηθούν ως η βασική επιχειρησιακή πληροφοριακή υποδομή υποστήριξης των επιχειρηματικών διαδικασιών. Σε πολλές περιπτώσεις όμως υπάρχει η ανάγκη να συνδεθούν στην υποδομή αυτή εξειδικευμένες εφαρμογές. Τέτοιες εφαρμογές μπορεί να είναι οι εξής: 49

60 Διαχείριση ροής εργασιών. Διαχείριση αποθηκών. Διαχείριση εφοδιαστικής αλυσίδας. Έλεγχος ποιότητας. Ηλεκτρονικό εμπόριο. Διαχείριση έργων. Συντήρηση παγίων. Διαχείριση διεργασιών παραγωγής. Τηλεφωνικά κέντρα. Ενδεικτικά αναφέρεται ο ρόλος της εφαρμογής Supply Chain Management, η οποία συνδέει την εφοδιαστική αλυσίδα μιας εταιρίας με τα κυκλώματα των προμηθειών, του προγραμματισμού παραγωγής και των πωλήσεων. Καθοριστικής σημασίας παράγοντας για την επιτυχή υλοποίηση του συστήματος είναι η εταιρία να έχει ένα ξεκάθαρο στόχο ως προς το τι μπορεί να περιμένει και τι θέλει να επιτύχει με την εγκατάσταση του ERP, ώστε οι απαιτήσεις της να μην είναι δυσανάλογες των υπηρεσιών που μπορεί να παρέχει το εκάστοτε ERP σύστημα. Επιπλέον η επιτυχία της υλοποίησης εγκατάστασης ενός συστήματος ERP εξαρτάται από τη δέσμευση της διοίκησης, την εξασφάλιση διαθεσιμότητας των βασικών εμπλεκόμενων στελεχών, την πληρότητα της εκπαίδευσης των τελικών χρηστών, την αξιοπιστία των διαθέσιμων στοιχείων, την εξασφάλιση χρηματοδοτικών πόρων, το λειτουργικό οργανόγραμμα έργου, το ρεαλιστικό χρο νοδιάγραμμα υλοποίησης, και την αποτελεσματική διοίκηση του έργου. 50

61 ΜΕΡΟΣ Γ (Πρακτικό μέρος) ΜΕΛΕΤΗ ΠΕΡΙΠΤΩΣΗΣ Ε.Α.Σ. ΚΑΒΑΛΑΣ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1 Ο 1.1 Ένωση Αγροτικών Συνεταιρισμών (Ε.Α.Σ.) Καβάλας Η Ένωση Αγροτικών Συνεταιρισμών (Ε.Α.Σ.) Καβάλας ιδρύθηκε το 1927, ως δευτεροβάθμια Συνεταιριστική Οργάνωση και λειτουργεί στα πλαίσια του Νόμου περί Συνεταιρισμών, έχοντας ως μέλη της τους 46 πρωτοβάθμιους Συνεταιρισμούς των επαρχιών Καβάλας, Νέστου και Θάσου, εκπροσωπώντας μέλη. Στα νέα δεδομένα που διαμορφώθηκαν τα τελευταία χρόνια, με την ολοένα αυξανόμενη απελευθέρωση των διεθνών αλλά και τοπικών αγορών, η διοίκηση της Ένωσης σε συνεργασία με τους εργαζόμενους, αποφάσισαν να επαναπροσδιορίσουν αρκετούς από τους στόχους και την οικονομική και εμπορική πολιτική της οργάνωσης. Σε πολλές από τις δραστηριότητες της Ένωσης, δόθηκε ένα ιδιαίτερο βάρος με συνέπεια την αλματώδη ανάπτυξή τους και την ικανότητά τους να γίνουν σε πολύ ικανοποιητικά επίπεδα ανταγωνιστικές σε τοπικά αλλά και ευρύτερα γεωγραφικά όρια Βασικοί μέτοχοι και ποσοστό συμμετοχής τους Στο Συνεταιριστικό Κεφάλαιο της Οργάνωσης συμμετέχουν 46 πρωτοβάθμιοι συνεταιρισμοί με 6927 μέλη. Σε κάθε 30 μέλη αντιστοιχεί και μία συνεταιριστική μερίδα συνολικά δηλαδή αποτελείται από 287 μερίδες. Στον παρακάτω πίνακα παρουσιάζονται τα μέλη της Ένωσης με τον αριθμό των μερίδων και το ποσοστό συμμετοχής τους. 51

62 A/A ΕΠΩΝΥΜΙΑ ΣΥΝΕΤΑΙΡΙΣΜΟΥ ΑΡ. ΜΕΡΙΔΩΝ ΠΟΣΟΣΤΟ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ 1 Α.Σ ΑΜΥΣΙΑΝΩΝ 4 1,4% 2 Α.Σ ΑΜΥΓΔΑΛΕΩΝΑ 7 2,4% 3 Α.Σ ΔΑΤΟΥ 4 1,4% 4 Α.Σ. ΖΥΓΟΥ 8 2,8% 5 Α.Σ ΚΡΗΝΙΔΩΝ 13 4,5% 6 Α.Σ ΚΡΥΟΝΕΡΙΟΥ 4 1,4% 7 Α.Σ ΚΟΚΚΙΝΟΧΩΜΑΤΟΣ 7 2,4% 8 Γ.Π.Σ ΠΛΑΤΑΜΩΝΑ ΔΙΠΟΤΑΜΟΥ 1 0,3% 9 Γ.Σ ΠΟΛΥΣΤΥΛΟΥ 3 1,0% 10 Α.Σ. ΦΙΛΙΠΠΩΝ 5 1,7% 11 Α.Σ ΛΥΔΙΑΣ 5 1,7% 12 Α.Σ Ν. ΚΑΡΒΑΛΗΣ 5 1,7% 13 Α.Δ.Σ ΛΕΚΑΝΗΣ 1 0,3% 14 Α.Σ ΑΒΡΑΜΗΛΙΑΣ 1 0,3% 15 Α.Σ ΑΓΙΑΣΜΑΤΟΣ 12 4,2% 16 Α.Σ ΓΕΡΟΝΤΑ 4 1,4% 17 Α.Σ ΓΡΑΒΟΥΝΑΣ 7 2,4% 18 Α.Σ ΔΙΑΛΕΚΤΟΥ 2 0,7% 19 Α.Σ ΕΡΑΤΕΙΝΟΥ 7 2,4% 20 Α.Σ ΖΑΡΚΑΔΙΑΣ 4 1,4% 21 Α.Σ Ν.ΚΑΡΙΑΣ 9 3,1% 22 Α.Σ ΚΕΡΑΜΩΤΗΣ 3 1,0% 23 Α.Σ ΚΕΧΡΟΚΑΜΠΟΥ 3 1,0% 24 Α.Σ. ΛΕΚΑΝΗΣ 5 1,7% 25 Α.Σ ΜΟΝ/ΚΙΟΥ 4 1,4% 26 Α.Σ ΜΑΚΡΥΧΩΡΙΟΥ 1 0,3% 27 Α.Σ ΞΕΡΙΑ 3 1,0% 28 Α.Σ ΠΕΡΝΗΣ 8 2,8% 29 Α.Σ ΠΟΝΤΟΛΙΒΑΔΟΥ 5 1,7% 30 Α.Σ ΠΗΓΩΝ 8 2,8% 31 Α.Σ ΠΡΟΑΣΤΕΙΟΥ 8 2,8% 32 Α.Σ ΠΕΤΡΟΠΗΓΗΣ 5 1,7% 33 Α.Σ ΧΡΥΣΟΥΠΟΛΗΣ ΟΜΟΝΟΙΑΣ 7 2,4% 34 Α.Σ ΠΑΡΑΔΕΙΣΟΥ 1 0,3% 35 Α.Σ ΧΡΥΣΟΧΩΡΙΟΥ 10 3,5% 36 Α.Σ ΧΑΪΔΕΥΤΟΥ 4 1,4% 37 Α.Σ. ΑΓ. ΓΕΩΡΓΙΟΥ 8 2,8% 38 Δ.Σ. ΧΡΥΣΟΥΠΟΛΗΣ 2 0,7% 39 Α.Σ ΘΕΟΛΟΓΟΥ 13 4,5% 40 Α.Σ ΚΑΛΛΙΡΑΧΗΣ 13 4,5% 41 Α.Σ ΠΡΙΝΟΥ 15 5,2% 42 Α.Σ ΛΙΜΕΝΑΡΙΩΝ 21 7,3% 43 Α.Σ. ΛΙΜΕΝΟΣ 6 2,1% 44 Α.Σ.ΜΑΡΙΩΝ 8 2,8% 45 Ε.Σ ΡΑΧΩΝΙΟΥ 8 2,8% 46 Ε.Σ.ΣΩΤΗΡΟΣ 5 1,7% ΣΥΝΟΛΟ ,0% 52

63 Στον ακόλουθο πίνακα παρουσιάζονται οι Συμμετοχές της Οργάνωσης σε άλλες Εταιρείες και Συνεταιριστικές Οργανώσεις: Επωνυμία Επιχείρησης Ποσό Συμμετοχής ΣΕΚΕ ΑΕ ΣΕΚΑΠ Α.Ε ΑΣΕ Α.Ε ΣΕΚΟΒΕ Α.Ε ΣΕΒΑΘ Α.Ε ΣΕΠΕΚ Α.Ε ΝΕΣΤΟΣ Α.Ε ΣΥΝΕΛ Α.Ε ΣΥΝΕΔΙΜ Α.Ε ΣΠΕ Α.Ε ΑΝΑΠΤΥΞΙΑΚΗ ΚΑΒΑΛΑΣ Α.Ε ΚΥΔΕΠ ΚΤΗΝΟΤΡΟΦΙΚΗ ΣΚΟΠ ΣΥΝΕΤΑΙΡΙΣΤΙΚΗ ΕΤΑΙΡΕΙΑ ΔΙΑΝΟΜΩΝ ΕΛΑΙΟΥΡΓΙΚΗ ΕΓΣ ΚΑΒΑΛΑΣ ΕΛ/ΚΗ ΕΓΣ ΚΑΒΑΛΑΣ ΓΠΣ ΑΓΙΑΣΤΟΣ Δραστηριότητες - Εγκαταστάσεις Η Ε.Α.Σ. Καβάλας συμμετέχει σε 21 Συνεταιριστικές Εταιρείες και Οργανώσεις κατέχοντας μετοχές ονομαστικής αξίας ,50 euro, όπως επίσης και χρεόγραφα 8 (οκτώ) Ανωνύμων Εταιρειών, εισηγμένων στο Χρηματιστήριο, αξίας ,79 euro. Το συνεταιριστικό της κεφάλαιο ανέρχεται στο ποσό των ,00 euro. 53

64 Τους τομείς δραστηριότητας της Ε.Α.Σ. ΚΑΒΑΛΑΣ, μπορούμε να τους κατατάξουμε σε 3(τρεις): Α) ΒΙΟΜΗΧΑΝΙΚΕΣ 1) ΕΚΚΟΚΚΙΣΤΗΡΙΟ ΒΑΜΒΑΚΟΣ (στο ΧΡΥΣΟΧΩΡΙ ΚΑΒΑΛΑΣ). Δυναμικότητας εκκόκκισης 170 τόνων το 24ωρο, στο οποίο επεξεργάζονται περίπου τόνους σύσπορου βαμβακιού, όπως επίσης και την τυποποίηση και επεξεργασία των υπολειμμάτων του εκκοκκιστηρίου. 2) ΕΡΓΟΣΤΑΣΙΟ ΠΑΡΑΓΩΓΗΣ ΜΕΙΓΜΑΤΩΝ ΖΩΟΤΡΟΦΩΝ (Στη ΧΡΥΣΟΥΠΟΛΗ) Δυναμικότητας 20 τόνων ημερησίως, στο οποίο παράγονται και διατίθενται στην αγορά τόνοι σύνθετων ζωοτροφών. 3) ΕΡΓΟΣΤΑΣΙΟ ΤΥΠΟΠΟΙΗΣΗΣ ΕΛΑΙΟΛΑΔΟΥ ΚΑΙ ΤΥΠΟΠΟΙΗΣΗΣ ΕΛΙΑΣ Πράσινης Χαλκιδικής [Βιομηχανική Περιοχή Καβάλας]. Στο εργοστάσιο αυτό επενδύθηκε μεράκι και τεχνολογία με ιδιαίτερο ενδιαφέρον. Με συνεχή βελτίωση των προϊόντων & τήρηση των διαδικασιών παραγωγής, εξασφαλίζοντας και το πρότυπο του ISO 9002 σε Ελαιόλαδο, Ηλιέλαιο, Αραβοσιτέλαιο, Φασόλια, Ρύζι κλπ. Στο εργοστάσιο αυτό τυποποιούνται ετησίως 300 με 350 τόνους Ελαιολάδου (ΕΞΤΡΑ Παρθένου & Παρθένου) με την επωνυμία ΘΑΣΟΣ το οποίο είναι προϊόν Προστατευόμενης Γεωγραφικής ένδειξης και το οποίο διακινείται στην Ελληνική αγορά μέσω δικτύου αντιπροσώπων. Στο ίδιο εργοστάσιο επεξεργάζονται και τυποποιούν περί τους 500 τόνους ετησίως Πράσινης ελιάς Χαλκιδικής, ισπανικού τύπου Κάστερ Βετράνο / τσακιστές / χαρακτές. Η μεγαλύτερη ποσότητα εξ αυτών εξάγεται. 4) ΕΡΓΟΣΤΑΣΙΟ ΤΥΠΟΠΟΙΗΣΗΣ ΟΣΠΡΙΩΝ (Βιομηχ. Περιοχή Καβάλας, στον ίδιο χώρο). Διατίθεται όλη η γκάμα Οσπρίων & Ρυζιών σε συσκευασίες με την επωνυμία Χρυσή νοστιμιά αλλά κα χύμα. Ένα μέρος των Οσπρίων προς συσκευασία το εισάγουμε από τις χώρες του Καναδά & των Η.Π.Α., ενώ τα υπόλοιπα προϊόντα λ.χ. Φασόλια χοντρά & γίγαντες είναι Ελληνικής προέλευσης. Ειδικότερα ως προς την επεξεργασία και τυποποίηση των Φασολιών, θα πρέπει να αναφέρουμε ότι 54

65 τυποποιούμε ετησίως περί τους τόνους. Γενικότερα σε ετήσια βάση, διακινούμε ετησίως τόνους (συσκευασμένα & χύμα ). 5) ΕΡΓΟΣΤΑΣΙΟ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑΣ ΣΠΑΡΑΓΓΙΟΥ ΚΑΙ ΑΚΤΙΝΙΔΙΩΝ (ΧΑΪΔΕΥΤΟ ΚΕΡΑΜΩΤΗΣ) Επένδυση σύγχρονων προδιαγραφών, παρ όλα αυτά ολοένα και βελτιώνεται και με επιπλέον επέκταση του χώρου για ψυκτικούς θαλάμους περίπου 1000 τόνων, αποθήκευσης Ακτινιδίων. 6) ΕΡΓΟΣΤΑΣΙΟ ΤΥΠΟΠΟΙΗΣΗΣ ΕΛΙΑΣ «θρούμπας» Θάσου (Στον Πρίνο Θάσου). Το προϊόν αυτό που με ιδιαίτερη φροντίδα επεξεργαζόμαστε, είναι ένα προϊόν καταχωρημένο Προστατευόμενης Ονομασίας Προέλευσης (Π.Ο.Π.). Επεξεργαζόμαστε και τυποποιούμε ετησίως τόνους Ελιάς Θρούμπα Θάσου, εκ των οποίων τα 2/3 εξάγονται στο Ισραήλ και το υπόλοιπο 1/3 στην Ελληνική αγορά μέσω μεγάλης αλυσίδας διακίνησης τροφίμων. Παράλληλα στο εργοστάσιο αυτό, προωθούμε επέκταση σε γραμμή παραγωγής τυποποίησης Ελαιολάδου συσκευασίας γυάλινης φιάλης (μπουκαλιού) των 750, 500 και 250ml, σύμφωνα με τα Ευρωπαϊκά σύγχρονα πρότυπα. 7) ΤΕΣΣΕΡΑ (4) ΞΗΡΑΝΤΗΡΙΑ (SILOS)-ΑΠΟΘΗΚΕΥΤΙΚΟΙ ΧΩΡΟΙ ΔΗΜΗΤΡΙΑΚΩΝ Α] ΕΡΑΤΕΙΝΟ Νέστου Β] ΖΑΡΚΑΔΙΑΣ Νέστου Γ] ΝΕΑΣ ΚΑΡΥΑΣ Νέστου Δ] ΔΑΤΟΥ Καβάλας Β) ΕΜΠΟΡΙΚΕΣ 1) Συγκέντρωση και εμπορία σιτηρών, Αραβοσίτου, Βάμβακος και λοιπών αγροτικών προϊόντων 2) Εμπορία και διάθεση καταναλωτικών προϊόντων βιοτικής ανάγκης: Δύο (2) μεγάλα S/M σε Χρυσούπολη και Κρηνίδες Καβάλας. 3) Εμπορία και διάθεση Γεωργικών Μηχανημάτων Φυτοφαρμάκων - 4) Λιπασμάτων και Σπόρων. 55

66 Γ) ΛΟΙΠΕΣ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΕΣ 1) Λογιστική εξυπηρέτηση των Πρωτοβάθμιων Συνεταιρισμών. 2) Συντονισμός και ενίσχυση του έργου των Συνεταιρισμών αυτών 3) Πρακτόρευση των Ασφαλιστικών Εταιριών, των οποίων η πλειονότητα των μετοχών κατέχεται από Αγροτικές Συνεταιριστικές Οργανώσεις και την Αγροτική Τράπεζα: ΑΓΡΟΤΙΚΗ ΑΣΦΑΛΙΣΤΙΚΗ και ΣΥΝΕΤΑΙΡΙΣΤΙΚΗ ΑΣΦΑΛΙΣΤΙΚΗ. Ε) ΕΞΑΓΩΓΕΣ ΠΡΟΪΟΝΤΩΝ Ε.Α.Σ Εξάγονται προϊόντα ελιάς στις χώρες: Ιταλία, Ισραήλ και Γερμανία Τέλος, γίνεται εξαγωγή νωπών προϊόντων όπως σπαράγγια και ακτινίδια στις ακόλουθες χώρες: Γερμανία, Ολλανδία,Ισπανία, Αυστρία, Ιταλία, Βέλγιο, Αγγλία, Γαλλία. Παρακάτω περιγράφονται πιο αναλυτικά οι δραστηριότητες της Ε.Α.Σ. Καβάλας: ΒΙΟΜΗΧΑΝΙΚΕΣ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΕΣ Η ΕΑΣ Καβάλας έχει στην κατοχή της εργοστάσιο ζωοτροφών που είναι εγκατεστημένο στη Χρυσούπολη του Νομού Καβάλας. Το εργοστάσιο παράγει όλων των ειδών τα βασικά μίγματα ζωοτροφών για την τοπική κτηνοτροφία (αιγοπροβατοτροφία, βοοτροφία, χοιροτροφία, πτηνοτροφία) και τα διαθέτει στην τοπική αγορά. Η ετήσια ποσότητα ζωοτροφών που παράγει το εργοστάσιο κυμαίνεται μεταξύ 6 και 7 χιλιάδων τόνων. Η Ένωση διαθέτει επίσης ένα εκκοκκιστήριο βάμβακος που εκκοκκίζει χιλιάδες τόνους βαμβακιού και το οποίο το διαθέτει στην εγχώρια και διεθνή αγορά. Σε ιδιόκτητες εγκαταστάσεις που βρίσκονται στην ΒΙ.ΠΕ. Καβάλας η ΕΑΣ τυποποιεί και συσκευάζει ετησίως 300 τόννους παρθένου ελαιόλαδου, 500 τόννους 56

67 σπορέλαιων, 800 τόννους οσπρίων και 200 τόννους πράσινης επιτραπέζιας ελιάς. Η διάθεση του προϊόντος γίνεται κυρίως στην εγχώρια αγορά. Διαθέτει επίσης ιδιόκτητες εγκαταστάσεις στον Πρίνο της Θάσου όπου τυποποιεί και συσκευάζει 300 τόννους ετησίως επιτραπέζιας ελιάς «Θρούμπα» η οποία είναι Προϊόν Ονομασίας Προέλευσης. Το προϊόν διατίθεται κατά 40 60% στη αγορά του Ισραήλ και η υπόλοιπη ποσότητα στην τοπική αγορά. ΕΜΠΟΡΙΚΕΣ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΕΣ Η Ένωση εμπορεύεται διαφόρων ειδών αγροτικά εφόδια όπως γεωργικά φάρμακα, λιπάσματα κλπ. τα οποία τα διαθέτει στους παραγωγούς της περιοχής της μέσω των καταστημάτων πρατηρίων της και των συνεταιρισμών μελών της. Εκτός από την εμπορία των προϊόντων των παραπάνω δραστηριοτήτων η ΕΑΣ ασχολείται με την εμπορία ειδών βιοτικής ανάγκης διαθέτοντας 2 supermarkets, ένα στις Κρινίδες Καβάλας και ένα στην πόλη της Χρυσούπολης και μια κεντρική αποθήκη που εφοδιάζει τα supermarkets που λειτουργούν μερικοί πρωτοβάθμιοι Συνεταιρισμοί. ΕΡΓΑΣΙΕΣ ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΣΗΣ ΚΑΙ ΕΜΠΟΡΙΑΣ ΑΓΡΟΤΙΚΩΝ ΠΡΟΪΟΝΤΩΝ Η ΕΑΣ Καβάλας συγκεντρώνει για λογαριασμό των παραγωγών σιτηρά, και αραβόσιτο. Οι υπηρεσίες της εστιάζονται στην ξήρανση (όπου αυτό απαιτείται), αποθήκευση των παραπάνω προϊόντων και την προώθηση τους στους οίκους εμπορίας αγροτικών προϊόντων ή παραγωγής ζωοτροφών. ΛΟΙΠΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ Η Οργάνωση μεσολαβεί για την λήψη των επιδοτήσεων και των οικονομικών ενισχύσεων των αγροτών από την Ευρωπαϊκή Ένωση και την Ελληνική Κυβέρνηση. Οι υπηρεσίες αυτές παρέχονται σε όλους τους παραγωγούς της περιοχής δράσης της και όχι μόνο στα μέλη της ΕΑΣ Καβάλας. Εξυπηρετεί επίσης λογιστικά τους Συνεταιρισμούς μέλη της και μεσολαβεί για την επιστροφή ΦΠΑ στους παραγωγούς. Η Ε.Α.Σ Καβάλας έχοντας υπόψη ότι για τα επόμενα χρόνια ένα από τα μεγαλύτερα προβλήματα για την Αγροτική οικονομία, θα είναι η απορρόφηση της παραγωγής, με συνέπεια την ολοένα και περισσότερη συρρίκνωση του αγροτικού 57

68 πληθυσμού, θέτει ως σκοπό και στόχο τα τελευταία χρόνια πέραν του κοινωνικού της έργου- και την επιδίωξη απαραίτητα του κέρδους σε κάθε της δραστηριότητα. Ανάλογα με την περίσταση και τις συγκυρίες που διαμορφώνονται στην αγορά, αυτό το κέρδος είτε δίνεται άμεσα στον παραγωγό, με την μορφή επιδότησης της τιμής αγοράς του προϊόντος, είτε έμμεσα με την επένδυσή του, σε βελτίωση των μονάδων παραγωγής και των δραστηριοτήτων γενικά της Οργάνωσης. Για την λειτουργία όλων των παραπάνω και την επίτευξη των στόχων, η Ε.Α.Σ. Καβάλας απασχολεί 84 εργαζόμενους (μονίμους εργατοϋπαλλήλους), ενώ σε περιόδους αιχμής ο αριθμός αυτός αυξάνεται με εποχιακό προσωπικό, φτάνοντας τους 150 περίπου, συνολικά εργαζόμενους Τεχνικά στοιχεία της επιχείρησης Υφιστάμενες εγκαταστάσεις (θέση, περιγραφή κ.λ.π.) Η ΕΑΣ Καβάλας διαθέτει γήπεδα, εργοστάσιο ζωοτροφών, εκκοκκιστήριο, τυποποιητήρια, αποθήκες, SILOS, πρατήρια, ξηραντήρια, καταστήματα, γραφεία. Ειδικότερα η ΈΑΣ ΚΑΒΑΛΑΣ διαθέτει: ΟΙΚΟΠΕΔΑ Οικόπεδο κτιρίου Καβάλας, Ύδρας τ.μ. Οικόπεδο αποθήκης, Αργοναυτών 2, 900 τ.μ. Οικόπεδο ΒΙ.ΠΕ. Καβάλας τ.μ. Οικόπεδο γραφείων Χρυσούπολης, τ.μ Οικόπεδο εργοστασίου ζωοτροφών Χρυσούπολης τ.μ. Οικόπεδο γραφείων Θάσου (Πρίνος) 200 τ.μ. Οικόπεδο εγκαταστάσεων τυποποίησης βρώσιμης ελιάς Θάσου, τ.μ. Αγροτεμάχιο ξηραντηρίων αραβοσίτου (Ερατεινού, Ζαρκαδιάς, Δάτου Ν. Καρυάς) συνολικής έκτασης τ.μ. Αγροτεμάχιο εκκοκκιστηρίου Χρυσοχωρίου τ.μ. 58

69 Αγροτεμάχιο συσκευαστηρίου νωπών (χώρος για την προτεινόμενη επένδυση) τ.μ. (συν/νο τοπογραφικό διάγραμμα). ΚΤΙΡΙΑΚΕΣ ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΕΙΣ Κτίριο γραφείων της ΕΑΣ 900 τ.μ., έτους κατασκευής 1972 Αποθήκη Αργοναυτών 2, 800 τ.μ. έτους κατασκευής 1970 Εγκαταστάσεις παραγωγής τροφίμων ΒΙ.ΠΕ. Καβάλας, 2300 τ.μ. έτους κατασκευής 1985 Εργοστάσιο ζωοτροφών Χρυσούπολης, τ.μ. έτους κατασκευής 1972 Κτίριο γραφείων Θάσου 200 τ.μ. έτους κατασκευής 1968 Εγκαταστάσεις τυποποίησης ελιάς Θάσου τ.μ. έτους κατασκευής 1971 Εγκαταστάσεις ξηραντηρίων τ.μ.έτους κατασκευής Εγκαταστάσεις εκκοκκιστηρίου βάμβακος τ.μ. έτους κατασκευής 1995 Εγκαταστάσεις νωπών προϊόντων (χώρος που θα πραγματοποιηθεί νέας επένδυσης) τ.μ. αποκτήθηκαν από την ΕΑΣ το Ειδικότερα σε ότι αφορά τις εγκαταστάσεις του συσκευαστηρίου νωπών προϊόντων αποτελούνται από χώρους επεξεργασίας 800 τ.μ., από ψυκτικούς θαλάμους 900 τ.μ., γραφεία και χώρους εστίασης 200 τ.μ και βοηθητικοί χώροι 300 τ.μ Χρησιμοποιούμενος παραγωγικός εξοπλισμός Ο μηχανολογικός εξοπλισμός που είναι εγκατεστημένος στις εγκαταστάσεις του συσκευαστηρίου νωπών οπωροκηπευτικών της ΕΑΣ, αυτός αποτελείται από αυτόν των ψυκτικών θαλάμων που παρουσιάζεται αναλυτικά στον Πίνακα Α.1. 59

70 Συγκεκριμένα πρόκειται για ψυκτικό εξοπλισμό που αποκτήθηκε το 1993 που έχει αποσβεστεί πλήρως και δεν ανταποκρίνεται στις ανάγκες του νέου μηχανολογικού εξοπλισμού που πρόκειται να αποκτηθεί καθώς και στις απαιτήσεις της νέας τεχνολογίας γενικότερα. Γι αυτό το λόγο είναι απαραίτητη η βελτίωση εκσυγχρονισμό τους. Θα πρέπει βέβαια να τονιστεί ότι οι εγκαταστάσεις του συσκευαστηρίου μισθώνονται από δύο συνεταιρισμούς σπαραγγοπαραγωγών μέλη της Ένωσης οι οποίοι χρησιμοποιούν τις εγκαταστάσεις του συσκευαστηρίου. Για τις ανάγκες του συσκευαστηρίου υπάρχουν επίσης ηλεκτρολογική εγκατάσταση, χωρίς Υ/Σ και δίκτυο Χ/Τ, υδραυλική εγκατάσταση και αποχέτευση. Η φθορά και οι βλάβες που λαμβάνουν χώρα όπως επίσης και τα νέα πρότυπα υγιεινής και ασφάλειας και διασφάλισης ποιότητας απαιτούν την αναβάθμιση των υφιστάμενων εγκαταστάσεων και την δημιουργία νέων. Μεταφορικά μέσα τα οποία να λειτουργούν μέσα στην υπάρχουσα υποδομή του συσκευαστηρίου δεν υπάρχουν. Τα μεταφορικά μέσα όμως που έχει γενικά στην κατοχή της η Ένωση και που υποστηρίζουν όλες τις δραστηριότητες της παρουσιάζονται στον παρακάτω πίνακα: ΤΡΕΧΟΥΣΑ ΑΞΙΑ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΟΧΗΜΑΤΩΝ ευρώ Φορτηγό ΚΝ 3573 Ωφέλιμο Φορτίο 7550 kg 4071,87 Φορτηγό ΚΝ Ωφέλιμο Φορτίο 2770 kg 4520,04 Φορτηγό ΚΒΖ Ωφέλιμο Φορτίο kg 50046,02 Φορτηγάκι ΚΒΗ 3449 Ωφέλιμο Φορτίο 515 kg 9684,52 Φορτηγάκι ΚΒΖ 7933 Ωφέλιμο Φορτίο 600 kg 6749,82 Φορτηγάκι ΚΒΖ 5108 Ωφέλιμο Φορτίο 930 kg 8384,97 Επιβατικό Ι.Χ.- ΚΧ ,54 ΣΥΝΟΛΑ 86815,78 60

71 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2 Ο 2. ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟΥ Ε.Α.Σ. ΚΑΒΑΛΑΣ 2.1 Χρησιμοποιούμενος τεχνολογικός εξοπλισμός Σε ότι αφορά τον τεχνικό εξοπλισμό της Οργάνωσης αποτελείται από το δίκτυο των Η/Υ των οποίο υποστηρίζει όλες τις δραστηριότητες της Ένωσης και που αποτελείται από: Server (Γραφεία Καβάλας): Compaq Proliant 1600, Pentium 500, 256 MB RAM, 16 GB SCSI Hard Disc, Tape 2 GB και εξοπλισμό για τις διάφορες λειτουργίες διαχείρισης του δικτύου (κάρτα δικτύου, HUBs, terminal server 8 port, MUX, CD ROM Drive). Το λειτουργικό σύστημα είναι το SCO UNIX ver και σαν εφαρμογή για τις ανάγκες της Οργάνωσης χρησιμοποιείται το πρόγραμμα MAXIMUM της Singular (Γενική Λογιστική και Εμπορικό) σε βάση δεδομένων Progress. Με το δίκτυο συνδέονται μέσω Ethernet οι υπολογιστές των κεντρικών γραφείων της Καβάλας και μέσω μιας σειράς Modem, Routers, Hubs, Switches και Multiplexor οι εγκαταστάσεις των γραφείων της Χρυσούπολης, οι αποθήκες και άλλες εγκαταστάσεις της Ένωσης. 1 ος όροφος: 1 Compaq Prosignia P150, 64 MB RAM, 4GB SCSI Hard Disc και υπάρχουν 2 αυτόνομα PC ( 1 με επεξεργαστή Pentium 200 MMX και 1 Compaq με επεξεργαστή Pentium 500 MHz) και δύο εκτυπωτές (1 Tally kai 1 Siemens). Οι εφαρμογές που χρησιμοποιούνται κυρίως για τα προγράμματα επιδότησης ελιάς και λαδιού και το πρόγραμμα επιστροφής ΦΠΑ, που έχουν αναπτυχθεί από την υπηρεσία μηχανογράφησης της Οργάνωσης. 2 ος Όροφος (Μηχ/ση): εκτός από τον Server που προαναφέραμε υπάρχει και ένα αυτόνομο PC Pentium II στα 700 MHz με σύνδεση στο Internet, εκτυπωτή HP 710 C και Mustek scanner όπως και ένα ακόμη PC Pentium στα 200 MHz με σύνδεση στο κεντρικό δίκτυο και εκτυπωτή ΟΚΙ ΜL Χρησιμοποιούνται διάφορα προγράμματα για την ανάπτυξη των εφαρμογών της Ένωσης. 61

72 2 ος Όροφος (Λογιστήριο): υπάρχουν 3 PC Pentium στα 700 MHz όλα συνδεδεμένα με τον κεντρικό υπολογιστή για την λογιστική παρακολούθηση της Ένωσης. Σε έναν υπολογιστή από αυτούς που εκτελούνται και οι εφαρμογές συγκέντρωσης δημητριακών που έχουν αναπτυχθεί από την μηχανογράφηση. Επίσης σε αυτούς τους υπολογιστές γίνεται και η καταχώρηση στων στοιχείων επιδοτήσεων για εκτάσεις με εφαρμογή ΠΑΣΕΓΕΣ. Στον ίδιο χώρο βρίσκεται και ένα αυτόνομο PC Pentium II 700 MHz με εκτυπωτή Brother M1918 στο οποίο εκτελείται κυρίως η εφαρμογή Payroll της Unisoft. 3 ος Όροφος: 1 PC 386 στα 40 ΜΗz με εκτυπωτή ΟΚΙ ML 520, για την υπηρεσία γεωτεχνικής, 1 PC Pentium στα 700 ΜΗz, 2 PC με εκτυπωτή OKI ML 3410 και 1 PC για την υπηρεσία εμπορίας, όλα συνδεδεμένα με τον κεντρικό υπολογιστή. Επίσης για τις ανάγκες της υπηρεσίας ασφαλειών υπάρχει ένα αυτόνομο PC στο οποίο χρησιμοποιείται μια εξωτερική εφαρμογή. Τέλος υπάρχει και ένας υπολογιστής Pentium 133 MHz με modem για την τεχνική υπηρεσία. 4 ος Όροφος: 1 PC MHz με εκτυπωτή HP 550 C και με το επεξεργαστή κειμένου Word 2000 για την γραμματεία και 1 PC Pentium 700 MHz με σύνδεση internet στον διευθυντή. Χρυσούπολη: Δίκτυο Windows NT, με εφαρμογή διαχείρισης supermarket (SRS της Singular με βάση Oracle), που αποτελείται από έναν Server Pentium II στα 500 ΜΗz και 5 ταμειακές μηχανές. Υπάρχουν επίσης 1 PC με εκτυπωτή Brother για ταμείο, 1 PC Pentium 200, 2 PC (386 και 486) με εκτυπωτή Brother για την υπηρεσία εμπορίας, 2 PC Pentium 200 με εκτυπωτή ΟΚΙ-520 για αποθήκη γεωργοεφοδίων και 1 PC με εκτυπωτή ΟΚΙ 520 για το εργοστάσιο ζωοτροφών. Όλοι οι υπολογιστές είναι συνδεδεμένοι με τον κεντρικό υπολογιστή της Καβάλας μέσω Modems, Hubs, Routers και Multiplextors με μισθωμένες γραμμές του ΟΤΕ (1 ψηφιακή 64 Kbps για Καβάλα Χρυσούπολη και 1Ηelllas Com 64 Kbs για Χρυσούπολη Αποθήκες). Επίσης στα γραφεία της Χρυσούπολης υπάρχει και ένα αυτόνομο PC Pentium 150 με εκτυπωτή ΟΚΙ 520, στο οποίο τρέχει η εφαρμογή της ΠΑΣΕΓΕΣ για τις επιδοτήσεις εκτάσεων, βοειδών και αιγοπροβάτων. 62

73 Εκκοκκιστήριο (Χρυσοχώρι): 1 PC Pentium IV 1.5 GHz, 1 PC Pentium 500 MHz, 3 PC 200 με 2 εκτυπωτές ΟΚΙ (520 και 3410) στο οποίο εκτελείται η εφαρμογή συγκέντρωσης και εκκόκκισης βάμβακος, που έχει αναπτυχθεί από την μηχανογράφηση. Εφαρμογή ζύγισης και εκτυπωτής BarCode για τα δέματα, παρακολούθηση Real Time μέσω υπολογιστή και κάμερας της πρέσας. CD Writer για εγγραφή των video σε CD, ISDN σύνδεση. ΒΙ.ΠΕ. Καβάλας: 1 PC 386 με έναν εκτυπωτή Brother, o οποίος συνδέεται με τον κεντρικό μέσω Modem και μισθωμένης γραμμής του ΟΤΕ. Επίσης υπάρχει 1 PC Pentium 200 MMX με εκτυπωτή ΗΡ694C για το ISO με μια εξωτερική εφαρμογή. Αμυγδαλεώνας: 1 PC με έναν εκτυπωτή STAR, o οποίος συνδέεται με τον κεντρικό υπολογιστή μέσω Modem και μισθωμένης γραμμής του ΟΤΕ. Ξηραντήρια: 3 PC με 1 εκτυπωτή το καθένα (1 στο ξηραντήριο στο Ερατεινό, 1 στο ξηραντήριο στις Πηγές και 1 σε αυτό του Δάτου) και εφαρμογή συγκέντρωσης σιτηρών που έχει αναπτυχθεί από την υπηρεσία της μηχανογράφησης. Πρακτορείο Θάσου: 2 PC Pentium 200 MHz με εκτυπωτή ΟΚΙ 520, με εφαρμογές για τις επιδοτήσεις λαδιού, ελαιών και ελαιοτριβείων, όλες αναπτυγμένες από την μηχανογράφηση. Μέρος του λοιπού εξοπλισμού αποτελεί και εξοπλισμός ποιοτικού ελέγχου που είναι ενταγμένος στο σύστημα διασφάλισης ποιότητας ISO 9000 και ο οποίος είναι: Ζυγός Ακριβείας 0,01γρ/2000γρ. Ζυγός Ακριβείας BOSCH Θερμόμετρο Μπομόμετρο Πεχάμετρο Υγρασιόμετρο σπόρων Φασματοφωτόμετρο Γενικά όλος ο εξοπλισμός της Ένωσης είναι σε πολύ καλή κατάσταση και επαρκεί για τις σημερινές ανάγκες και δραστηριότητες της Οργάνωσης. 63

74 2.2 Οργάνωση και Διοίκηση της επιχείρησης Οργανωτική δομή της επιχείρησης Η οργανωτική δομή της Ε.Α.Σ. Καβάλας η οποία προτείνεται παρουσιάζεται αναλυτικά στο παρακάτω Οργανόγραμμα. Συγκεκριμένα η Γενική Διεύθυνση υποστηρίζεται από τη γραμματεία, είναι υπεύθυνη για την υλοποίηση των αποφάσεων του Δ.Σ. και ασκεί την διεύθυνση της Οργάνωσης. Οι επιμέρους διευθύνσεις που στο οργανόγραμμα φαίνονται σαν τμήματα μηχανοργάνωσης, διεύθυνση προσωπικού, οικονομικών υπηρεσιών και εμπορίαςmarketing συνεργάζονται στενά με τη Γενική Διεύθυνση και είναι υπεύθυνες για την χάραξη των επιμέρους πολιτικών τακτικών μέσα στα πλαίσια της γενικής επιχειρησιακής στρατηγικής της Οργάνωσης. Τα διάφορα τμήματα που αποτελούν τις δραστηριότητες της ΕΑΣ Καβάλας εργάζονται υπό την επίβλεψη - καθοδήγηση των αρμοδίων διευθύνσεων για τα ανάλογα θέματα (οικονομικά, προσωπικού, marketing, πληροφορικής) και είναι υπεύθυνα για την ομαλή λειτουργία της κάθε δραστηριότητας και την εφαρμογή των εκάστοτε πολιτικών. 64

75 Η διάρθρωση του προσωπικού σε κάθε τμήμα του οργανογράμματος παρουσιάζεται στον παρακάτω πίνακα: ΤΜΗΜΑ ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΜΟΝΙΜΟ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ ΕΠΟΧΙΑΚΟ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ* Γενική Διεύθυνση 1 Γραμματεία 1 Δνση Εμπορίας και Μάρκετινγκ 3 Τμήμα Μηχανοργάνωσης 1 Δνση Προσωπικού 4 Δνση Οικονομικών Υπηρεσιών - Λογιστήριο 4 - Τμήμα Προμηθειών 2 - Ασφάλειες Επιδοτήσεις 2 Εργοστάσιο Ζωοτροφών 7 Εκκοκκιστήριο Τμήμα Supermarkets 15 15,5 Τμήμα Αγροτικών Εφοδίων 7 Τμήμα Αγροτικής Πληροφόρησης 7 και Τεχνικής Υποστήριξης Τμήμα Τυποποίησης Νωπών 0,5 Οπωροκηπευτικών Τμήμα Τυποποίησης και Εμπορίας 1,5 Ελιών Ελαιολάδου - Οσπρίων Τμήμα Συνεταιρισμών 14 Τμήμα Συγκέντρωσης Αγροτικών 10 2 Προϊόντων ΣΥΝΟΛΟ 90 17,5 * Έγινε αναγωγή σε ισοδύναμα ανθρωποέτη Θα πρέπει να σημειωθεί ότι για τις διοικητικές και λογιστικές ανάγκες του συσκευαστηρίου της Ε.Α.Σ. (τις εγκαταστάσεις του οποίου της μισθώνουν συνεταιρισμοί μέλη της Ένωσης για συσκευασία σπαραγγιών) απασχολείται ένας μόνιμος διοικητικός υπάλληλος της Ε.Α.Σ. για 6 μήνες το χρόνο. 65

76 2.2.2 Διοίκηση της επιχείρησης Η διοίκηση της Οργάνωσης ασκείται από 7μελές Διοικητικό Συμβούλιο η σύνθεση του οποίου είναι η ακόλουθη: ΠΡΟΕΔΡΟΣ: ΑΝΤΙΠΡΟΕΔΡΟΣ: ΓΕΝΙΚΟΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΑΣ: ΤΑΜΙΑΣ: ΜΕΛΗ: Το Δ.Σ. είναι το όργανο το οποίο λαμβάνει τις αποφάσεις χάραξης της πολιτικής και θέτει τους μεσοπρόθεσμους στρατηγικούς στόχους της οργάνωσης. Η υλοποίηση των παραπάνω πολιτικών και η επίτευξη των στρατηγικών στόχων είναι αποκλειστική ευθύνη της Γενικής Διεύθυνσης και των επιμέρους Διευθύνσεων του φορέα. Η οργάνωση, ο συντονισμός και ο έλεγχος των επιμέρους διευθύνσεων και των διαφόρων τμημάτων του φορέα είναι αρμοδιότητα της Γενικής Διεύθυνσης. Ο προγραμματισμός και ο σχεδιασμός των επιμέρους πολιτικών (οικονομική πολιτική, πολιτική marketing, κ.α.) πραγματοποιούνται όπως αναφέραμε από τις αρμόδιες Διευθύνσεις ( Διεύθυνση Marketing, Διεύθυνση Οικονομικών Υπηρεσιών, Διεύθυνση Προσωπικού και Τμήμα Μηχανοργάνωσης) σε συνεργασία με την Γενική Διεύθυνση. Η υλοποίηση των παραπάνω επιμέρους πολιτικών είναι ευθύνη των αρμόδιων διευθύνσεων και των διαφόρων τμημάτων του φορέα (τμήμα γεωργικών εφοδίων, τμήμα supermarkets, κλπ). Τα διάφορα τμήματα είναι υπεύθυνα για την διευθέτηση των διαφόρων διαδικαστικών θεμάτων που τα αφορούν όπως και για την ομαλή και εύρυθμη λειτουργία τους. 66

77 2.2.3 Απασχόληση Η λειτουργίες των διαφόρων τμημάτων - υπηρεσιών της ΕΑΣ Καβάλας διαχωρίζονται σε μόνιμης και εποχιακής φύσεως. Μόνιμης φύσεως λειτουργίες είναι αυτές των οικονομικών υπηρεσιών, του τμήματος εμπορίας (λειτουργία supermarkets, πρατηρίων γεωργικών εφοδίων, λιπασμάτων κλπ,) του τμήματος συνεταιρισμών, ασφαλειών κλπ. Εποχιακής φύσεως λειτουργίες είναι η συγκέντρωση και διαχείριση αγροτικών προϊόντων, η διαχείριση επιδοτήσεων κλπ. Εποχιακής φύσεως προσωπικό προσλαμβάνεται και για την πιο ομαλή λειτουργία των διαφόρων supermarkets και πρατηρίων στις περιόδους αιχμής. Αναλυτικότερα η διάρθρωση του μόνιμου και εποχιακού προσωπικού σε κάθε τμήμα της Ε.Α.Σ. Καβάλας κατά την 31/12/2000, παρουσιάζεται παρακάτω. Η Ένωση Αγροτικών Συνεταιρισμών Καβάλας καλύπτει γεωγραφικά με τις δραστηριότητες της τους παρακάτω Δήμους: Δήμο Θάσου Δήμο Χρυσούπολης Δήμο Κεραμωτής Δήμο Φιλίππων Δήμο Ορεινού Δήμο Καβάλας Δήμο Ελευθερούπολης (μόνο τις Κοινότητες Αμισιανών και Κοκκινοχώματος) Στην περιοχή δράσης της Ένωσης είναι ιδιαίτερα ανεπτυγμένη η καλλιέργεια διάφορων οπωροκηπευτικών και φρούτων και ειδικότερα των ακτινίδιων, σπαραγγιών, τομάτας, πιπεριάς, καρπουζιών, κερασιών, μήλων κλπ. Η Ε.ΑΣ. Καβάλας αξιοποιώντας το εξειδικευμένο γεωτεχνικό προσωπικό της έχει προχωρήσει στην οργάνωση Ομάδας Παραγωγών Οπωροκηπευτικών με στόχο την βελτίωση της ανταγωνιστικότητας των οπωροκηπευτικών της περιοχής της (αρχίζοντας από το ακτινίδιο). Επίσης σκοπεύει να δραστηριοποιηθεί στον κλάδο της συσκευασίας και εμπορίας νωπών οπωροκηπευτικών αξιοποιώντας τις υπάρχουσες εγκαταστάσεις της και την εμπειρία της στη συσκευασία τυποποίηση και εμπορία άλλων αγροτικών προϊόντων όπως είναι τα όσπρια, η ελιά και το ελαιόλαδο και να συμβάλλει ουσιαστικά στην βελτίωση του εισοδήματος των παραγωγών. Σε ότι 67

78 αφορά την τυποποίηση και εμπορία ελιάς, η Ε.Α.Σ. Καβάλας τυποποιεί πράσινη ελιά τύπου Ισπανίας και ελιά Θρούμπα Θάσου η οποία είναι και Προϊόν Ονομασίας Προέλευσης. Οι ποσότητες που εμπορεύεται ετησίως είναι 100 τόνοι πράσινη ελιά και τόνοι Θρούμπα αξίας περίπου 250 εκατ. δρχ. Η διάθεση της πράσινης ελιάς γίνεται κατά κύριο λόγω στην εγχώρια αγορά και ειδικότερα κατά 50% χονδρικά σε εμπόρους και κατά 50% λιανικά. Από την άλλη μεριά η ελιά «Θρούμπα» διατίθεται κατά 40 60% στη αγορά του Ισραήλ και η υπόλοιπη ποσότητα στην τοπική αγορά και συγκεκριμένα το 40% σε καταστήματα της Θάσου και το 60% σε εμπόρους. Επίσης η Ε.Α.Σ. Καβάλας ελέγχει περίπου το 10% της αγοράς τυποποιημένου ελαιόλαδου του Νομού Καβάλας συσκευάζοντας 400 τόνους ελαιόλαδο ετησίως, το οποίο διατίθεται στην αγορά μέσα από το δίκτυο των αντιπροσώπων της Ε.Α.Σ. στη Β. Ελλάδα, από τα καταστήματα των συνεταιρισμών μελών της Ένωσης, μεγάλα supermarkets, όπως είναι ο Μασούτης και ο Σιαμαντούρος στην Καβάλα αλλά και μετά από διαγωνισμούς σε διάφορα κοινωφελούς χαρακτήρα ιδρύματα. Η Ένωση επίσης συσκευάζει τυποποιεί 800 τόνους οσπρίων ετησίως τους οποίους διαθέτει μέσα από τους συνεταιρισμούς μέλη της και τους αντιπροσώπους της.. 68

79 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3 Ο 3. ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΠΡΟΣΦΕΡΟΜΕΝΩΝ ΛΥΣΕΩΝ ΣΤΑ ERP ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ (ORAMA ERP, ATLANTIS, SEN) Λόγω της εταιρικής ανάπτυξης και της στρατηγικής τοποθέτησης έναντι του ανταγωνισμού της Ε.Α.Σ. ΚΑΒΑΛΑΣ απέναντι σε καθιερωμένες και ανερχόμενες εταιρείες του κλάδου της, αποφάσισε να επενδύσει σε ολοκληρωμένα συστήματα ώστε να στηρίζει αποτελεσματικότερα το επιχειρηματικό της μοντέλο. Καθώς η οργάνωση της Ένωσης είναι κάθετη, με διανομή και πώληση υλικών, η ανάγκη μετάβασης από ένα παλαιότερο τεχνολογικό μοντέλο σε ένα Ολοκληρωμένο Σύστημα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων τελευταίας τεχνολογίας πλέον επιβεβλημένο. Η εγκατάσταση ενός ενιαίου ολοκληρωμένου συστήματος, το οποίο θα παρέχει μηχανογραφική υποστήριξη σε όλες τις επιμέρους φάσεις της εμπορικής και παραγωγικής διαδικασίας θα διασφαλίζει τη διάχυση των πληροφοριών μεταξύ των συνεργαζομένων εταιρειών ενώ παράλληλα θα δίνει τη δυνατότητα στην Διοίκηση να ενημερώνεται έγκυρα και έγκαιρα για την πορεία και να προβαίνει στις απαραίτητες ενέργειες. Αναγνωρίζοντας λοιπόν η Διοίκηση της Ε.Α.Σ. ΚΑΒΑΛΑΣ τις αδυναμίες της μηχανογραφικής υποδομής και διαπνεόμενη από σύγχρονες αντιλήψεις αποφάσισε την εγκατάσταση ενός κεντρικού ολοκληρωμένου πληροφοριακού συστήματος ERP. 3.1 Orama ERP (North Net) Τo Orama ERP διαθέτει εξελιγμένα τεχνολογικά εργαλεία τόσο για τη διατήρηση όσο και για την επεξεργασία των δεδομένων και πληροφοριών που προσδοκούνταν να καλύψουν τις επιχειρησιακές ανάγκες στα σημεία: Χειρισμού εισερχομένων (Inbound Logistics) για τη διαχείριση προϊόντων και υπηρεσιών (αποθήκευση, διακίνηση, απογραφή, έλεγχο αποθεμάτων). 69

80 Διαχείρισης των εξερχόμενων (Outbound Logistics) και συσχετίζονται με διαδικασία χειρισμού υλικών και διανομή Προϊόντων και Υπηρεσιών στους συγκεκριμένους χώρους διανομής και εξυπηρέτησης. Marketing και πωλήσεις, που αφορούν στην ενημέρωση πελατών και παρακολούθηση προώθησης τιμολόγησης, πιστοληπτικής πολιτικής. Προμήθειες αγορές και αφορούν στις δραστηριότητες απόκτησης των προϊόντων και υποστηρίζουν όλες τις κύριες λειτουργίες της επιχείρησης. Υποστήριξης (Operations), ώστε τα προϊόντα να υποστηρίζονται από υπηρεσίες εγγύησης (έλεγχος, επισκευές). Δυνατότητα διοίκησης Ανθρώπινων Πόρων και αφορούν στην παρακολούθηση των οικονομικών στοιχείων και της εξέλιξης των υπαλλήλων στην επιχείρηση. Εσωτερική υποδομή για παρακολούθηση των διοικητικών χρηματοοικονομικών στοιχείων, του κόστους προϊόντων, με δυνατότητα παρακολούθησης παραγωγικής δραστηριότητας, καθώς και του στρατηγικού προγραμματισμού Παρουσίαση στόχων έργου Οι βασικοί στόχοι του έργου, ήταν σε γενικές γραμμές η βελτίωση του βαθμού αναλυτικής ενημέρωσης της Διοίκησης της επιχείρησης με συνέπεια τη δυνατότητα άσκησης τεκμηριωμένου εσωτερικού ελέγχου και καθορισμού της βέλτιστης επιχειρηματικής πολιτικής σε όλες τις επιχειρηματικές δραστηριότητες Θετικές ποιοτικές μεταβολές Λόγω των υψηλών δυνατοτήτων του προτεινόμενου Πληροφοριακού Συστήματος προβλέπονταν να προκύψουν οι παρακάτω θετικές ποιοτικές μεταβολές: 70

81 Αυτοματοποίηση και δυνατότητα ανασχεδιασμού όλων των διαδικασιών ειδικότερα αυτών της παραγωγής. Βελτίωση του βαθμού πρόσβασης στη χρήση των στοιχείων και του βαθμού συνδυασμού των πληροφοριών. Βελτίωση του βαθμού εξυπηρέτησης και ανταπόκρισης προς τους πελάτες. Διευκόλυνση επέκτασης της επιχείρησης. Διευκόλυνση για νέες συνεργασίες. Σημαντική βελτίωση της εικόνας της επιχείρησης Αποτύπωση βασικών υποσυστημάτων για την Ε.Α.Σ. ΚΑΒΑΛΑΣ Διαχείριση Αγροτικών Προϊόντων Γενική Λογιστική Αναλυτική Λογιστική Εμπορική Διαχείριση Διαχείριση Αποθήκης Διαχείριση Πωλήσεων Τιμολόγηση Διαχείριση Πελατών Παραγγελιοληψία Εισπράξεις Αξιόγραφα Εισπρακτέα Διαχείριση Προμηθευτών Διαχείριση Εισαγωγών Πληρωμές Αγορές Εσωτερικού Διαχείριση Παγίων Προϋπολογισμός-BUDGET Ταμειακός Προγραμματισμός-CASH FLOW Κοστολόγηση (Costing) Διαχείριση Συμβάσεων 71

82 Σύστημα διαχείρισης Μισθοδοσίας HRM 3.2 Unisoft Atlantis ERP Το λογισμικό που προτείνεται είναι το UNISOFT ATLANTIS ERP, αποτελούμενο από ένα ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης πόρων (E.R.P. Σύστημα), ανεπτυγμένο με βάση την αρχιτεκτονική 3 - tier server σε γραφικό περιβάλλον εργασίας (GUI), και μπορεί να εγκατασταθεί στο νέο σύστημα της Ε.Α.Σ. ΚΑΒΑΛΑΣ, σε βάσεις δεδομένων ORACLE 8i ή MS SQL 2000 ή IBM DB2. Είναι σε μορφή εκτελέσιμη και δεν περιλαμβάνει τον κώδικα πηγής ( source code). Η ανάπτυξη του συστήματος σε γραφικό περιβάλλον δίνει τη δυνατότητα ενσωμάτωσης προηγμένων τεχνολογιών και δυνατότητα διαχείρισης της πληροφορίας, όπως: Αυτόματη σύνδεση με το τηλεφωνικό δίκτυο για αποστολή και λήψη εγγράφων. Δυνατότητα επέμβασης στο σύστημα ή στην βάση δεδομέ νων μέσου τηλεφώνου για επίλυση προβλημάτων Δομή οργανισμού Ένα από τα πρωτοποριακά χαρακτηριστικά του συστήματος είναι ότι επιτρέπει την ακριβή καταγραφή της οργάνωσης και της δομής του οργανισμού που μηχανογραφείται, αίροντας τους περιορισμούς που υπάρχουν στα παραδοσιακά προγράμματα μέσω αυθαίρετων παραδοχών. Αυτό το χαρακτηριστικό απορρέει από τη δυνατότητα να απεικονίζονται στο μηχανογραφικό σύστημα απεριόριστα «δομικά» στοιχεία. Ενδεικτικά, σαν τέτοια στοιχεία αναφέρονται, οι εταιρείες του οργανισμού, τα υποκαταστήματα των εταιρειών, οι αποθηκευτικοί χώροι, οι επιχειρηματικές μονάδες, οι διευθύνσεις / τμήματα, οι τομείς δραστηριότητας κλπ. 72

83 3.2.2 Πλεονεκτήματα της προτεινόμενης λύσης Κεντρικό Σύστημα Πληροφόρησης. Δυνατότητα επεκτασιμότητας. Ευκολία σύνδεσης επιπρόσθετων Εταιριών. Δυνατότητα WEB εφαρμογής. Διαχειρίζεται μεγάλους όγκους πληροφοριών σε μεγάλες βάσεις δεδομένων. Εξυπηρετεί πολλά απομακρυσμένα σημεία δραστηριότητας με άριστη ανταπόκριση σε πολύ χαμηλές ταχύτητες επικοινωνίας(9,600 BPS). Δυνατότητα εξυπηρέτησης απεριόριστου αριθμού χρηστών από το σύστημα. Τυποποίηση των διεργασιών του χρηστή. Καταργεί τις μεμονωμένες λύσεις συλλογής και επεξεργασίας πληροφοριών. Μειώνει το χρόνο λήψης διοικητικών αποφάσεων, των βραχυπρόθεσμων προγραμματισμών των επιχειρησιακών πόρων του Πελάτη. Εργονομικός σχεδιασμός οθονών του UNISOFT ATLANTIS ERP ανάλογα με τις δραστηριότητες και απαιτήσεις του εκάστοτε χρηστή. Επιτρέπει την εύκολη διαμόρφωση του συστήματος σύμφωνα με τις ιδιαιτερότητες του χρηστή, ώστε να παρέχει τη λειτουργικότητα μιας «κατά παραγγελία» εφαρμογής, αλλά με πολύ μικρότερο κόστος. Παρέχει τη δυνατότητα αναβάθμισης της λειτουργικότητας του συστήματος χωρίς περιορισμούς. Εξασφαλίζει, έτσι, την επένδυση της Ε.Α.Σ. ΚΑΒΑΛΑΣ στη μηχανογράφηση ( κόστος προμήθειας, εκπαίδευσης χρηστών και προσαρμογής στην επιχείρηση). Κάνει δυνατή την πλήρη εκμετάλλευση του σύγχρονου τεχνολογικού περιβάλλοντος ( Internet,World Wide Web, 73

84 ηλεκτρονικό εμπόριο), διευκολύνοντας την προσαρμογή και την εξέλιξη της Εταιρείας σύμφωνα με τα νέα δεδομένα. Ενσωματώνει την τελευταία λέξη της τεχνολογίας του λογισμικού (object-oriented analysis, design and implementation, DCOM, κλπ.) παρέχοντας μικρούς χρόνους ανταπόκρισης, υψηλή αξιοπιστία και ασφάλεια, πολύ εύκολη προσθήκη υπολο γιστών στο δίκτυο Γενικές δυνατότητες λειτουργίας συστήματος Διαχείριση και οικονομικές αναφορές πολλαπλών εταιρειών ενός ομίλου εταιρειών, χωρίς να απαιτούνται μεταφορές δεδομένων. Παρακολούθηση οικονομικών μεγεθών συναλλασσομένων / λογαριασμών σε 2 νομίσματα (π.χ. USD). Δεκαδικά αριθμητικών διαφορετικά ανά νόμισμα και μονάδα μέτρησης (αξιών, ποσοστών, ποσοτήτων, τιμών). Βοηθητικοί πίνακες που μπορεί να είναι κοινοί για όλες τις εταιρίες ή οριζόμενοι για κάθε εταιρεία. Αθροιστές (πεδία οριζόμενα από το χρήστη με αυτόματη on line ενημέρωση). Εκτυπώσεις σε dot matrix printers κατευθείαν, παρακάμπτοντας το λειτουργικό σύστημα Windows. 3.3 Singular Enterprise ERP (SEn) Το προϊόν Singular Enterprise (SEn), είναι ένα προηγμένο και σύγχρονο λογισμικό, που αποτελεί το πρώτο 100% Ελληνικό σύστημα αξιοποίησης επιχειρησιακών πόρων, το οποίο καλύπτει όλες τις μηχανογραφικές ανάγκες μιας επιχείρησης. Επίσης πλαισιώνεται από ένα σύστημα ποιότητας ISO 9001 και μεθοδολογίες σχεδίασης και ανάπτυξης λογισμικού τα οποία σε συνδυασμό με το σύστημα διοίκησης έργου και την ουσιαστική συμμετοχή των στελεχών της 74

85 Ε.Α.Σ. Καβάλας στην εξέλιξη του έργου, μπορούσαν να εγγυηθούν την εποικοδομητική υλοποίηση του νέου πληροφοριακού συστήματος. Η προτεινόμενη λύση αποτελείται από την Εμπορική, Οικονομική, Διαχείριση Παγίων, Κύκλωμα Βάμβακος. Η βασική φιλοσοφία της λύσης είναι η απρόσκοπτη λειτουργία της εταιρείας, έτσι ώστε να εξυπηρετεί και να πληροφορεί με τον καλύτερο τρόπο τις ανάγκες των πελατών και να εξασφαλίζει την συνεχή πληροφόρηση κεντρικών γραφείων για την αξιολόγηση και υποστήριξή τους Εκτιμούμενα οφέλη Εκτιμάται ότι τα οφέλη που μπορεί να αποκομίσει η εταιρεία Ε.Α.Σ. Καβάλας επικεντρώνονται στους παρακάτω άξονες: Απλούστευση των ενδοεταιρικών διαδικασιών. Δυνατότητα διαχείρισης των πόρων της εταιρίας μέσα από ένα ενιαίο πληροφοριακό σύστημα. Αποδοτικό και έγκαιρο έλεγχο πόρων και αποτελεσμάτων. Δυναμικό σύστημα πληροφόρησης προς την διοίκηση. Σιγουριά και διαχρονική στήριξη από την μεγαλύτερη Ελληνική εταιρία λογισμικού. 3.4 Η Υπηρεσία Μηχανογράφησης και η τελική επιλογή Πληροφοριακού Συστήματος ERP Το σύστημα διαχείρισης Εμπορικού Κυκλώματος και Γενικής Λογιστικής, είναι το Singular Enterprise, το οποίο βασίζεται στο σύστημα διαχείρισης βάσεων δεδομένων της Oracle και υποστηρίζεται από την εταιρεία Singular. Για την διαχείριση των Super Market και τις λιανικές πωλήσεις μέσω των ταμειακών μηχανών, υπάρχει η Client/ Server εφαρμογή Singular Retail System. 75

86 Ο συντονισμός και η μηχανογραφική κάλυψη των εργασιών του Ο.Σ.Δ.Ε. και γενικότερα των επιδοτήσεων εξυπηρετείται από το τμήμα Μηχανογράφησης με ειδικές εφαρμογές, πολλές από τις οποίες είναι υλοποιημένες στο τμήμα μας. Στην μηχανογραφική κάλυψη των αναγκών της συγκέντρωσης δημητριακών (αραβοσίτου, σιτηρών και ρυζιού), χρησιμοποιείται δική μας εφαρμογή στα Silo του Δάτου, του Ερατεινού, των Πηγών και της Ν. Καρυάς. Για την κάλυψη των αναγκών της συγκέντρωσης σπαραγγιών, αναπτύχθηκε από το τμήμα Μηχανογράφησης εξειδικευμένη εφαρμογή διαχείρισης των εργασιών και στήθηκε ένα μικρό δίκτυο δύο υπολογιστών στις εγκαταστάσεις του Χαϊδευτού. Το σχετικά περίπλοκο σύστημα μηχανογραφικής διαχείρισης και κάλυψης των αναγκών του Εκκοκκιστηρίου Βάμβακος, έχει αναπτυχθεί και υποστηρίζεται εξ ολοκλήρου από το τμήμα Μηχανογράφησης. Γραμμές Data για την σύνδεση υποκαταστημάτων με το κεντρικό μηχανογραφικό σύστημα: Το κεντρικό ταμείο της Χρυσούπολης, οι Αποθήκες γεωργοεφοδίων (Χρυσούπολη, Χρυσοχώρι, Δάτο) και τα τρία Super Market συνδέονται μέσω μισθωμένων γραμμών HellasCom. Το υποκατάστημα της ΕΑΣ στην Θάσο, η αποθήκη γεωργοεφοδίων στο Αγίασμα και το εργοστάσιο στη ΒΙ.ΠΕ χρησιμοποιούν απλές ISDN τηλεφωνικές γραμμές. Το εργοστάσιο ζωοτροφών είναι ασύρματα συνδεδεμένο με το υπόλοιπο δίκτυο της ΕΑΣ. 76

87 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4 Ο 4. Βασικές Οδηγίες Χρήσης της εφαρμογής Singular Enterprise (SEN) Αφού δώσουμε τους κωδικούς μας, έχουμε την δυνατότητα στην αρχική σελίδα να πάμε στα βασικά κυκλώματα διαχείρισης: Πωλήσεων διανομών Διαχείριση προμηθειών (Αγορές) Διαχείριση Αποθεμάτων (Είδη Αποθήκες) Οικονομική Διαχείριση (Λογιστική) Σε οποιοδήποτε σημείο της εφαρμογής και αν είμαστε, αν κάνουμε κλικ στο σπιτάκι στην κάτω αριστερά γωνία (με κόκκινο σημειωμένο) μεταφερόμαστε στην αρχική σελίδα της εφαρμογής. Προσέχουμε στο κάτω μέρος του παραθύρου της εφαρμογής να είναι επιλεγμένη η σωστή ημερομηνία και ο αποθηκευτικός χώρος (με πράσινο σημειωμένα). 77

88 4.1 Διαχείριση Παραστατικών Πώλησης / Πελάτες Για να εισάγουμε μια πώληση, πελάτες και γενικότερα να διαχειριστούμε εργασίες πωλήσεων, πάμε στις Πωλήσεις Διανομές. Η βασικότερη εργασία εδώ είναι να διαχειριστούμε κινήσεις, μέσω παραστατικών πώλησης. Γι αυτό το σκοπό εκτελούμε:: Πωλήσεις Διανομές Παραστατικά Πωλήσεων Κινήσεις Παραστατικά - Διαχείριση ή κάνουμε κλικ στο κουμπί «Πωλήσεις» (σημειωμένο με κόκκινο). Στο παράθυρο, που εμφανίζεται (όπως και σε άλλα παρόμοια) βασικά εργαλεία είναι: τα δύο πρώτα από αριστερά, για διαγραφή κριτηρίων και ανεύρεση εγγραφών πιο δεξιά το «+» για νέα καταχώρηση και μεταβολή παραστατικού στο κέντρο (κάμερα) για προβολή παραστατικού και τέλος εκτύπωση πωλήσεων 78

89 Για να εισάγουμε μια πώληση, κάνουμε κλικ στο σχετικό εργαλείο (με πράσινο σημ.) και εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο, όπου δίνουμε: Τύπο Παραστατικού Σειρά Για να μετακινηθούμε από πεδίο σε πεδίο χρησιμοποιούμε είτε το ποντίκι, είτε το πλήκτρο <TAB> του πληκτρολογίου. 79

90 Αν δεν γνωρίζουμε τον αριθμό του παραστατικού ή την χρησιμοποιούμενη σειρά, τότε κάνουμε κλικ στις τελίτσες (σημειωμένο με κόκκινο) και επιλέγουμε. Προσέχουμε να είναι τσεκαρισμένα τα: Άμεση ενημέρωση του παραστατικού Έκδοση του παραστατικού κατά την ενημέρωση ώστε να γίνει ενημέρωση και εκτύπωση του παραστατικού αμέσως. Εμφανίζεται το παράθυρο εισαγωγής παραστατικού πώλησης, όπου καταχωρούμε συνήθως τα παρακάτω στοιχεία: Επιλέγουμε αν χρειαστεί Αποθηκευτικό Χώρο (με κόκκινο σημ.). Τον πελάτη (σημ. με κόκκινο): δίνοντας τον κωδικό του ή συνήθως τα πρώτα γράμματα του ονόματός του, π.χ. ΠΑΠ (πρώτος πελάτης που το όνομά του αρχίζει από ΠΑΠ) ή ΠΑΠ* (εμφανίζει όλους τους πελάτες με όνομα που αρχίζει από ΠΑΠ και από την λίστα επιλέγουμε αυτόν που θέλουμε με διπλό κλικ). Τα στοιχεία του πωλητή (με πράσινο σημ.): το δικό μας υποκατάστημα/ δραστηριότητα, π.χ. ΕΡΓ. ΖΩΟΤΡΟΦΩΝ. Τρόπο πληρωμής (με μπλε μαρκ.): π.χ. ΕΠΙ ΠΙΣΤΩΣΕΙ. Είδη(με καφέ μαρκ.): Κωδικός, Ποσότητα, Τιμή, Έκπτωση Συνολική έκπτωση (ποσοστιαία) παραστατικού (με πορτοκαλί σημ.) ή επί του πληρωτέου (στην κάτω δεξιά γωνία: Αλλαγή Πληρωτέου). 80

91 Αφού τελειώσουμε με την εισαγωγή των στοιχείων κάνουμε κλικ στο πράσινο πάνω αριστερά για καταχώρηση. Αν δίνουμε πρώτη φορά έκδοση παραστατικού, τότε εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο, στο οποίο επιλέγουμε τον διαθέσιμο εκτυπωτή και την φόρμα εκτύπωσης και πατάμε το ΟΚ. 81

92 4.2 Εισαγωγή Πελάτη Αν δεν υπάρχει ο πελάτης και πρόκειται για νέο πελάτη, τότε όταν βρισκόμαστε στο πεδίο καταχώρησης του πελάτη και πατώντας τις τελίτσες ( ) εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο. Για την δημιουργία νέου πελάτη κάνουμε κλικ στο «+». Εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο πελάτη, στο οποίο αρχικά δίνουμε το Α.Φ.Μ., για να διαπιστώσουμε ότι δεν υπάρχει ο συναλλασσόμενος. Αν όντως δεν υπάρχει ο συναλλασσόμενος κάνουμε κλικ στις τελίτσες δίπλα στο Α.Φ.Μ. και εμφανίζεται το πλαίσιο επιλογής συναλλασσόμενου. 82

93 καταχώρηση. Στο πλαίσιο επιλογής συναλλασσόμενου κάνουμε κλικ στο «+» για νέα 83

94 Πλέον στο πλαίσιο εισαγωγής συναλλασσόμενου καταχωρούμε τα στοιχεία του νέου συναλλασσόμενου, που μπορεί να είναι και πελάτης και προμηθευτής. Τα κυριότερα στοιχεία του συναλλασσόμενου βρίσκονται στην καρτέλα Γενικά, Διευθύνσεις και Κατηγορίες. Στην πρώτη καρτέλα Γενικά, τα βασικά στοιχεία είναι: Επωνυμία, Α.Φ.Μ., Δ.Ο.Υ., Χώρα, Επάγγελμα, Νόμισμα και Διεύθυνση (την συμπληρώνουμε αφού κάνουμε την σχετική καταχώρηση στην καρτέλα Διευθύνσεις). Στην καρτέλα Διευθύνσεις κάνουμε διπλό κλικ στην πρώτη κενή εγγραφή σε οποιοδήποτε πεδίο. 84

95 Εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο, όπου καταχωρούμε την διεύθυνση του συναλλασσόμενου. Για παράδειγμα δίνουμε κωδικό διεύθυνσης 1, περιγραφή, οδός, περιοχή, πόλη, χώρα και τηλέφωνο. Τέλος καταχωρούμε την εγγραφή διεύθυνσης κάνοντας κλικ στο πράσινο. Στην συνέχεια επιστρέφουμε στην καρτέλα Γενικά και συμπληρώνουμε την διεύθυνση. 85

96 Τέλος στην καρτέλα Κατηγορίες, μπορούμε να δώσουμε κατηγορία συναλλασσόμενου (π.χ. Μέλος Συνεταιρισμού, ). Αφού περάσαμε τα στοιχεία στις τρεις καρτέλες, οριστικοποιούμε την καταχώριση του συναλλασσόμενου κάνοντας κλικ στο πράσινο. Έτσι επιστρέφουμε στο παράθυρο των συναλλασσόμενων, όπου εμφανίζεται ο νέος συναλλασσόμενος. Τον οποίο για να επιλέξουμε σαν πελάτη (με αυτό το σκοπό είχαμε ξεκινήσει), κάνουμε διπλό κλικ πάνω στην εγγραφή ή απλό κλικ στο εργαλείο με το χεράκι (με κόκκινο σημ.). 86

97 Πληροφοριακά, τα άλλα βασικά εργαλεία στο παράθυρο αυτό (και σε άλλα παραπλήσια) είναι με πράσινο σημειωμένα και είναι τα ακόλουθα (από αριστερά προς τα δεξιά): Ανεύρεση εγγραφής και διαγραφή κριτηρίων ανεύρεσης Προσθήκη, διαγραφή και μεταβολή εγγραφής Δημιουργία αντίγραφου εγγραφής Επιστρέφοντας τώρα στο παράθυρο του πελάτη (αφού κάναμε διπλό κλικ στον αντίστοιχο συναλλασσόμενο προηγουμένως), όπου συμπληρώνουμε τα υπόλοιπα στοιχεία του συναλλασσόμενου που έχουν σχέση με στοιχεία πελατών. Τα στοιχεία που ενδιαφέρουν συνήθως για έναν πελάτη είναι αυτά που βρίσκονται στις καρτέλες Γενικά, Τιμολόγηση, Πιστωτική πολιτική και Κατηγορίες. 87

98 Αρχικά στην καρτέλα Γενικά καταχωρούμε τον κωδικό του Πελάτη κάνοντας κλικ στις τελίτσες δεξιά του πεδίου, οπότε και εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο, όπου δίνουμε τα δύο πρώτα ψηφία του «Τύπου Πελάτη» και κάνουμε κλικ στο κουμπί «Αυτόματη Αρίθμηση» και επιβεβαιώνουμε με ΟΚ. Πιο απλά: γράφουμε παραπάνω το 01. και πατάμε <CTRL>+<A>, οπότε έρχεται αυτόματα η αρίθμηση. Αφού συμπληρώσαμε τον κωδικό του πελάτη, συμπληρώνουμε και τα υπόλοιπα βασικά στοιχεία του πελάτη στην καρτέλα Γενικά: Καθεστώς ΚΕΠΥΟ, ΦΠΑ, Πωλητής (έχει την έννοια της δραστηριότητας), Λογαριασμός Λογιστικής, Κύρια διεύθυνση και προορισμού. 88

99 Στην καρτέλα Τιμολόγηση συμπληρώνουμε τον τύπο τιμών και αν πρόκειται για τιμολόγηση με τιμές χονδρικής ή λιανικής. 89

100 Στην καρτέλα Πιστωτική πολιτική καταχωρούμε τον τρόπο ελέγχου πλαφόν και τον τρόπο πληρωμής. Τέλος στην καρτέλα Κατηγορίες καταχωρούμε στοιχεία όπως επάγγελμα, περιοχή κλπ. Αφού έχουμε τελειώσει και με την καταχώρηση των στοιχείων «Κατηγορίας» του πελάτη, ολοκληρώνουμε την καταχώρηση κάνοντας κλικ στο πράσινο κάτω (για τις κατηγορίες) και στη συνέχεια στο επάνω για τον πελάτη. 90

101 4.3 Διαχείριση Παραστατικών Αγορών / Προμηθευτές Για να εισάγουμε μια αγορά, προμηθευτές, είδη και γενικότερα να διαχειριστούμε εργασίες αγορών, πάμε στη Διοίκηση Προμηθειών. Η βασικότερη εργασία εδώ είναι να διαχειριστούμε κινήσεις, μέσω παραστατικών αγορών. Γι αυτό το σκοπό εκτελούμε:: Διοίκηση προμηθειών Παραστατικά Αγορών Κινήσεις Παραστατικά Διαχείριση ή κάνουμε κλικ στο κουμπί «Αγορές» (σημειωμένο με κόκκινο). Η όλη διαδικασία δεν διαφέρει σημαντικά από αυτή της καταχώρησης ενός παραστατικού πώλησης και γι αυτό δεν θα την επαναλάβουμε εξ ολοκλήρου, παρά μόνο θα δώσουμε τα σημαντικότερα σημεία που πρέπει να προσέξουμε. Η καταχώρηση ενός προμηθευτή δεν διαφέρει και αυτή από την καταχώρηση ενός πελάτη. Όπως και στον πελάτη πρώτα δίνουμε το ΑΦΜ να δούμε αν υπάρχει σαν συναλλασσόμενος, στην συνέχεια αν δεν υπάρχει τον προσθέτουμε πρώτα σαν 91

102 συναλλασσόμενο και στη συνέχεια καταχωρούμε και τα στοιχεία προμηθευτή. Προσοχή στο λογαριασμό λογιστικής. Στην εισαγωγή παραστατικού αγορών, αρχικά μας δίνεται η δυνατότητα να δώσουμε το παραστατικό αγοράς, την σειρά και εδώ πρέπει να δώσουμε απαραίτητα και τον αριθμό αναφοράς παραστατικού και την ημερομηνία αναφοράς. ΠΡΟΣΟΧΗ: Η ημερομηνία έκδοσης και αναφοράς πρέπει να είναι ίδιες. Η καταχώρηση ενός προμηθευτή δεν διαφέρει και αυτή από την καταχώρηση ενός πελάτη. Όπως και στον πελάτη πρώτα δίνουμε το Α.Φ.Μ. να δούμε αν υπάρχει σαν συναλλασσόμενος, στην συνέχεια αν δεν υπάρχει τον προσθέτουμε πρώτα σαν συναλλασσόμενο και στη συνέχεια καταχωρούμε και τα στοιχεία προμηθευτή. Προσοχή στο λογαριασμό λογιστικής. 92

103 4.4 Εισαγωγή Είδους Η διαφορά στο κύκλωμα διοίκησης προμηθειών είναι η ανάγκη εισαγωγής νέων ειδών. Όταν λοιπόν δεν υπάρχει ένα είδος, μπορούμε να το καταχωρήσουμε, βρισκόμενοι στο παραστατικό αγορών και κάνοντας κλικ στις τελίτσες οποιουδήποτε πεδίου μιας εγγραφής είδους. Εμφανίζεται το παράθυρο διαχείρισης ειδών όπου μπορούμε να εισάγουμε ένα είδος με το σχετικό εργαλείο (το πράσινο +) ή συνήθως να κάνουμε την δημιουργία του χρησιμοποιώντας την επιλογή δημιουργίας αντιγράφου από ένα παρόμοιο. 93

104 Στην περίπτωση που θα επιλέξουμε να δημιουργήσουμε ένα νέο είδος χρησιμοποιώντας ένα παρόμοιο είδος, θα χρειαστεί να δώσουμε μόνο νέο κωδικό, νέα περιγραφή και πιθανώς θα πρέπει να προσέξουμε στην μονάδα μέτρησης. Για τον κωδικό ισχύει κάτι αντίστοιχο με τον κωδικό νέου πελάτη. Δηλαδή κάνουμε κλικ στις τελίτσες δεξιά του πεδίου του κωδικού, δίνουμε τον τύπο και αυτόματη αρίθμηση. Τέλος καταχωρούμε το νέο είδος κάνοντας κλικ στο πράσινο. Άλλα βασικά στοιχεία που πρέπει να προσέξουμε στην καρτέλα Γενικά του παραθύρου ειδών είναι: εκτός του κωδικό και την περιγραφή έχουμε την κατηγορία ΦΠΑ, τις μονάδες μέτρησης (Α και Β), καθώς και τη σχέση μεταξύ τους. 94

105 Στις άλλες καρτέλες του παράθυρου ειδών βασικά στοιχεία είναι τα ακόλουθα: Καρτέλα Λοιπά στοιχεία: Λογαριασμός αγορών και πωλήσεων Λογιστικής Καρτέλα Κατηγορίες: κατηγορία είδους, όπως π.χ. δραστηριότητα. 95

106 Επιστρέφοντας στο παράθυρο διαχείρισης ειδών υπάρχουν δύο ακόμα βασικές εργασίες: Εναλλακτικών Κωδικών και Τιμών Πώλησης. Το πρώτο εργαλείο (από αυτά που είναι σημειωμένα με κόκκινο) είναι αυτό για την καταχώρηση εναλλακτικών κωδικών. Στο παράθυρο που εμφανίζεται καταχωρούμε εκτός από τον κωδικό του, τυχόν BarCode και κωδικό προμηθευτή. ΠΡΟΣΟΧΗ: στον τύπο να διευκρινίζεται αν πρόκειται για κωδικό BarCode ή για ζυγιζώμενο.. 96

107 Το δεύτερο εργαλείο (από αυτά που είναι σημειωμένα με κόκκινο) είναι αυτό για την καταχώρηση Τιμών Πώλησης. Στο πρώτο παράθυρο που εμφανίζεται επιλέγουμε συνήθως την εγγραφή ΒΑΣΙΚΟΣ ΤΥΠΟΣ ΤΙΜΩΝ: είτε με το πρώτο εικονίδιο (το ερωτηματικό) και διπλό κλικ, είτε με την πρόσθεση (το +). 97

108 Και στις δύο περιπτώσεις εμφανίζεται το παράθυρο τιμών πώλησης, όπου τα βασικά στοιχεία που καταχωρούμε είναι: Τύπος Τιμών, Νόμισμα, Αποθηκευτικός χώρος, Τιμές χονδρικής, λιανικής και Markup. 4.5 Χρήσιμες εκτυπώσεις Από το κύκλωμα Πωλήσεις & Διανομές Παραστατικά Πωλήσεων Εκτυπώσεις Πληροφοριακές Κατάσταση Ελέγχου Δίνουμε ημερομηνίες και παίρνουμε την κατάσταση ελέγχου παραστατικών πωλήσεων, για να μας δείξει εκκρεμότητες παραστατικών, δηλαδή παραστατικά που χρειάζονται μετασχηματισμό. 98

109 Για να πάρουμε ημερολόγιο παραστατικών πωλήσεων: Από το κύκλωμα Πωλήσεις & Διανομές Παραστατικά Πωλήσεων Εκτυπώσεις Λογιστικές Ημερολόγιο 99

110 Παρόμοιες εκτυπώσεις υπάρχουν και στο κύκλωμα Διοίκησης Προμηθειών. Για να δούμε καρτέλα πελάτη, ή καρτέλα προμηθευτή, ή καρτέλα ειδών, ακολουθούμε την εξής διαδικασία: πηγαίνουμε στο παράθυρο διαχείρισης Πελατών, ή Προμηθευτών, ή Ειδών αντίστοιχα και επιλέγουμε αυτόν που θέλουμε. Στην συνέχεια κάνουμε κλικ στο εργαλείο Προβολής εγγραφής (Κάμερα με κόκκινο σημ.), οπότε εμφανίζεται το παράθυρο προβολής π.χ. του Πελάτη. Σε αυτό το παράθυρο αν πάμε σε διάφορα πεδία ο δείκτης του ποντικιού παίρνει την μορφή μεγεθυντικού φακού και αν κάνουμε διπλό κλικ στο σημείο εμφανίζει επιπλέον στοιχεία. Για παράδειγμα αν κάνουμε διπλό κλικ στο πεδίο Υπόλοιπο (με κόκκινο σημ.) μας εμφανίζει την κατάσταση κινήσεων του πελάτη που βλέπουμε παρακάτω. Το ίδιο γίνεται και αν επιλέξουμε το εργαλείο Κατάσταση Κινήσεων (με μπλε σημ.). Στη συνέχεια επιλέγοντας μια κίνηση και κάνοντας κλικ πάλι στο εργαλείο της Κάμερας βλέπουμε αναλυτικά την κίνηση. Ή αν κάνουμε κλικ στο εργαλείο Παραστατικό Κίνησης (με μπλε σημ.) βλέπουμε το συγκεκριμένο παραστατικό. 100

111 4.6 Οικονομική διαχείριση Για να διαχειριστούμε κινήσεις λογιστικής και γενικότερα οικονομικά στοιχεία, πρέπει να βρισκόμαστε στο κύκλωμα της Οικονομικής Διαχείρισης. 101

112 Αν λοιπόν θέλουμε να εκδώσουμε κάποιο χρηματοοικονομικό παραστατικό, όπως ένα ένταλμα πληρωμής, μία είσπραξη ή κάποιο αξιόγραφο, τότε δίνουμε: Οικον. Διαχείριση Χρημ/κά Παραστ. Κινήσεις Παραστατικά Διαχείριση Ή κάνουμε κλικ στο κουμπί «Χρηματοοικονομικά» (με κόκκινο σημ.) Στο παράθυρο που εμφανίζεται κάνουμε κλικ στο Εργαλείο Εισαγωγής (το πράσινο +) και στο παράθυρο επιλογής παραστατικού επιλέγουμε το σχετικό παραστατικό Ένταλμα Πληρωμής Αν για παράδειγμα πρόκειται για ένα ένταλμα πληρωμής, δίνουμε τον σχετικό τύπο παραστατικού (102), την σειρά (Α), τον Αριθμό και την Ημερομηνία Αναφοράς. 102

113 Στο παράθυρο Εισαγωγής Χρηματοοικονομικού Παραστατικού, που εμφανίζεται και βλέπουμε παρακάτω, καταχωρούμε τον Προμηθευτή, το Brand (αντίστοιχο με την δραστηριότητα - αν χρειάζεται), τον κωδικό ταμείου και την αξία του εντάλματος. 103

114 4.6.2 Καταχώριση Είσπραξης Αφού επιλέξουμε, όπως και παραπάνω το παραστατικό (π.χ. 404) και την σειρά (π.χ. Α), στο παράθυρο εισαγωγής χρημ/κού Παραστατικού, εισάγουμε τον Πελάτη, το Brand (αν χρειάζεται), τον κωδικό ταμείου και το ποσό. 104

115 Καταχωρούμε το παραστατικό κάνοντας κλικ στο εργαλείο καταχώρησης (το πράσινο ). Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο αντιστοιχίσεων κινήσεων πελατών. Στο παράθυρο αντιστοιχίσεων κινήσεων πελατών, στο κάτω μέρος του παραθύρου αυτού κάνουμε κλικ στο εργαλείο επιλογής όλων (το πράσινο διπλό ν με μπλε μαρκ.) για να μαρκάρουμε τις ανοικτές κινήσεις του πελάτη και στη συνέχεια κάνουμε κλικ στο εργαλείο Αντιστοίχιση (λίγο πιο δεξιά με μπλε μαρκ.) για να γίνει η αντιστοίχιση και καταχωρούμε κάνοντας κλικ στο πράσινο ν (πάνω αριστερά με κόκκινο μαρκ.) Ταμειακές Κινήσεις Για την διαχείριση ταμειακών κινήσεων, από το κύκλωμα της Οικονομικής Διαχείρισης, επιλέγουμε: «Γενική & Αναλυτική Λογιστική» και από το μενού κάνουμε κλικ στο «Κινήσεις Άρθρα Διαχείριση» (με κόκκινο σημ.)». 105

116 Στο παράθυρο διαχείρισης των Λογιστικών Άρθρων, κάνουμε κλικ στο εργαλείο εισαγωγής (το πράσινο +) και εμφανίζεται το πλαίσιο επιλογής Άρθρου. Επιλέγουμε σαν τύπο άρθρου «ΛΣΥΜ ΣΥΜΨΗΦΙΣΤΙΚΗ ΕΓΓΡΑΦΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ». ποσό. Καταχωρούμε αν πρόκειται για χρέωση ή πίστωση, τους λογαριασμούς και το 106

117 4.6.4 Καταχώριση Αξιόγραφου Αφού επιλέξουμε πάλι το χρηματοοικονομικό παραστατικό αξιόγραφου, δίνουμε τον πελάτη και το Brand και στη συνέχεια τον κωδικό τύπου κίνησης (π.χ. ΕΠΙΤΑΓΗ ΕΙΣΠΡΑΚΤΕΑ). Στην συνέχεια κάνουμε κλικ στις τελίτσες του πεδίου Αριθμός, για να εισάγουμε τα αξιόγραφα - επιταγές. 107

118 Αφού κάνουμε κλικ στις τελίτσες δίπλα στο πεδίο Αριθμός εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο διαχείρισης των Αξιόγραφων. Εδώ κάνουμε κλικ στ εργαλείο εισαγωγής (το πράσινο +) και εμφανίζεται το παράθυρο Εισαγωγής Αξιόγραφων, όπου καταχωρούμε την Κατηγορία, τον αριθμό και την ημερομηνία έκδοσης της επιταγής, την τράπεζα και την αξία. Αφού έχουμε καταχωρήσει όλα τα αξιόγραφα στο παράθυρο εισαγωγής αξιόγραφων, το κλείνουμε, οπότε επιστρέφουμε στο παράθυρο διαχείρισης των αξιόγραφων. Σε αυτό το παράθυρο επιλέγουμε τα αξιόγραφα, που θέλουμε για το παραστατικό μας (με ctrl πατημένο και κλικ) και στη συνέχεια κάνουμε κλικ στο εργαλείο Επιλογή Εγγραφής (με κόκκινο σημειωμένο). 108

119 Έτσι έρχονται αυτόματα τα σχετικά αξιόγραφα στο παραστατικό μας, το οποίο και καταχωρούμε κάνοντας κλικ στο εργαλείο καταχώρησης (το πράσινο ). Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο αντιστοιχίσεων κινήσεων πελατών. 109

120 Στο παράθυρο αντιστοιχίσεων κινήσεων πελατών, στο κάτω μέρος του παραθύρου αυτού κάνουμε κλικ στο εργαλείο επιλογής όλων (το πράσινο διπλό ν με μπλε μαρκ.) για να μαρκάρουμε τις ανοικτές κινήσεις του πελάτη και στη συνέχεια κάνουμε κλικ στο εργαλείο Αντιστοίχιση (λίγο πιο δεξιά με μπλε μαρκ.) για να γίνει η αντιστοίχιση και τέλος καταχωρούμε κάνοντας κλικ στο πράσινο ν (πάνω αριστερά με κόκκινο μαρκ.) Καταχώριση Αξιόγραφου Είσπραξης (450) Για να καταχωρήσουμε εισπράξεις επιταγών (μόνο το παραστατικό 450: Είσπραξη επιταγής πελάτη), χρησιμοποιούμε το custom module: Οικονομική Διαχείριση Χρηματοοικονομικά παραστατικά Κινήσεις Παραστατικά Εισπράξεις. 110

121 Όταν φτάσουμε στις εγγραφές επιταγών πατώντας <F6> εμφανίζεται το παράθυρο αξιόγραφων και όπως και παραπάνω καταχωρούμε τα λοιπά στοιχεία Απενημέρωση Χρηματοοικονομικού Παραστατικού Στα χρηματοοικονομικά παραστατικά ενημερώνεται αυτόματα η λογιστική. Έτσι για να απενημερώσουμε ένα χρηματοοικονομικό παραστατικό πρέπει πρώτα να διαγράψουμε την κίνηση που δημιουργήθηκε στην λογιστική (δηλαδή το λογιστικό άρθρο) και μετά να απενημερώσουμε το παραστατικό. Γι αυτό το σκοπό εκτελούμε τις ακόλουθες ενέργειες: Στο παράθυρο διαχείρισης των «Χρηματοοικονομικών Παραστατικών» βρίσκουμε το σχετικό παραστατικό που θέλουμε να απενημερώσουμε και κάνουμε κλικ στο εργαλείο Προβολής (την κάμερα). Εμφανίζεται το παράθυρο «Προβολής Χρηματοοικονομικού παραστατικού», στο οποίο κάνουμε κλικ στο εργαλείο Δημιουργηθέντα Λογιστικά Άρθρα (δεξιά). Εμφανίζεται το παράθυρο των σχετικών «Λογιστικών Άρθρων», στο οποίο κάνοντας κλικ στο εργαλείο Διαγραφής Εγγραφής (το κόκκινο μείον), σβήνουμε τα δημιουργηθέντα λογιστικά άρθρα. 111

122 Κλείνουμε το παράθυρο «Λογιστικά Άρθρα» και το παράθυρο «Προβολής Χρηματοοικονομικού Παραστατικού». Έχοντας επιστρέψει στο παράθυρο διαχείρισης «Χρηματοοικονομικών Παραστατικών» κάνουμε κλικ στο εργαλείο Απενημέρωση Παραστατικού (με μπλε σημ.). Αφού το παραστατικό έχει απενημερωθεί πάμε στο παραστατικό με μεταβολή (εικονίδιο Μεταβολής με πράσινο σημ.) και κάνουμε τις αλλαγές που θέλουμε. Προσοχή: δεν ξεχνάμε να ενημερώσουμε το παραστατικό. 112

123 4.7 Μεταφορά Κινήσεων Ενημέρωση Λογιστικής από το Εμπορικό Κύκλωμα Οικονομική Διαχείριση Γενική & Αναλυτική Λογιστική Κινήσεις Μεταφορές Παραστατικών Μεταφέρουμε ξεχωριστά τις κινήσεις ΑΓΟΡΕΣ και ΠΩΛΗΣΕΙΣ (Φάση) Αρχικά για να κάνουμε έλεγχο δίνουμε δοκιμαστική εκτέλεση: Στη συνέχεια εκτελούμε την μεταφορά των παραστατικών: 113

124 4.7.1 ΕΛΕΓΧΟΣ ΠΩΛΗΣΕΙΣ ΑΓΟΡΕΣ & ΠΕΛΑΤΕΣ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΕΣ Αφού έχουμε κάνει τις παραπάνω ενημερώσεις της γενικής λογιστικής από τις αγορές και τις πωλήσεις και για να ελέγξουμε τι πραγματικά μεταφέρθηκε, αλλά και για να κάνουμε τον έλεγχο σε πελάτες και προμηθευτές δίνουμε μια από τις παρακάτω εκτυπώσεις: ΕΛΕΓΧΟΣ ΠΩΛΗΣΕΙΣ ΑΓΟΡΕΣ Διοίκηση αποθεμάτων Διαχείριση ειδών Εκτυπώσεις Λογιστικής Ισοζύγιο Διοίκηση αποθ. Διαχ.ειδών Εκτυπώσεις Λογιστικής Οριζόμενης περιόδου 114

125 Ελέγχουμε «ΠΩΛ.ΑΞΙΑ - ΕΚΠΤΩΣΕΙΣ» της περιόδου. Οικον. Διαχ. Γεν.& Αναλ. Λογιστική Εκτυπώσεις Λογιστικές Ισοζύγιο Οικ. Διαχ. Γεν.& Αν. Λογιστική Εκτυπώσεις Λογιστικές Οριζ.Περιόδου 115

126 Ελέγχουμε «ΠΙΣΤΩΣΗ-ΧΡΕΩΣΗ» περιόδου στον β βαθμό. Για τις πωλήσεις ελέγχουμε τους ακόλουθους λογαριασμούς: * ,

127 Το ίδιο κάνουμε για τις αγορές και ελέγχουμε «ΑΓ.ΑΞΙΑ-ΕΚΠΤΩΣΕΙΣ»: Από την Οικονομική Διαχείριση, ελέγχουμε «ΠΙΣΤΩΣΗ-ΧΡΕΩΣΗ» περιόδου για τους ακόλουθους λογαριασμούς: 20* 117

128 4.7.2 ΕΛΕΓΧΟΣ ΠΕΛΑΤΕΣ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΕΣ Στο κύκλωμα της Οικονομικής διαχείρισης δίνουμε: Γεν.&Αναλ.Λογιστική Εκτυπώσεις Λογιστικές Ισοζύγιο/Οριζ.Περιόδου Πελάτες Εκτυπώσεις Λογιστικές Ισοζύγιο/Οριζ.Περιόδου Προμηθευτές Εκτυπώσεις Λογιστικές Ισοζύγιο/Οριζ.Περιόδου Για τους πελάτες ελέγχουμε τους ακόλουθους λογαριασμούς: Από τον αφαιρούμε τις εγγραφές που αφορούν μισθοδοσία. Αφαιρούμε τις κινήσεις του (314/315:ΔΕΛΤΙΟ ΑΥΤΟΠΑΡ.) Για τους προμηθευτές ελέγχουμε τους ακόλουθους λογαριασμούς: Αφαιρούμε τον (ΠΡΟΜ.ΕΞΩΤΕΡΙΚΟΥ) 118

129 Αν δεν συμφωνούμε τότε βλέπουμε συνολικά τις κινήσεις ανά ημέρα και αν κάποιες ημερομηνίες δεν συμφωνούν ελέγχουμε τα αναλυτικά αυτών των ημερομηνιών: Από την Οικονομική Διαχείριση παίρνουμε Γενικό Καθολικό του 30.* ή του 50.* Από MIS παίρνουμε Ημερολόγιο Πελατών/ Προμηθευτών (Συγκεντρωτικό). Από την Οικονομική Διαχείριση παίρνουμε Αναλυτικό Καθολικό του 30 ή του 50 Από MIS παίρνουμε Ημερολόγιο Πελατών/ Προμηθευτών (Αναλυτικό) Εργασίες κλεισίματος μήνα ΜΑΖΙΚΗ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ: Αφού έχουμε τελειώσει με τους ελέγχους Πελατών, Προμηθευτών, Πωλήσεων και Αγορών εκτελούμε την εργασία μαζικής ενημέρωσης άρθρων λογιστικής. Στο κύκλωμα Οικονομικής διαχείρισης εκτελούμε: Γενική & Αναλυτική Λογιστική Κινήσεις Άρθρα Μαζική Ενημέρωση 119

130 ΟΡΙΣΤΙΚΟΠΟΙΗΣΗ ΓΕΝΙΚΟΥ ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΟΥ: Αφού έχει γίνει η μαζική ενημέρωση άρθρων οριστικοποιούμε το ΓΕΝΙΚΟ ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΟ. Δίνουμε από το κύκλωμα Οργάνωσης Εφαρμογής: Χρήσεις Οργάνωση Αρχεία Σύνδεση ημερολογίου με χρήση Με το εργαλείο Batch Οριστικοποίησης Ημερολογίου (κεραυνός) ενημερώνουμε μόνο το ΓΕΝΙΚΟ ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΟ (μόνο αυτό είναι θεωρημένο). ΑΚΥΡΩΣΗ ΟΡΙΣΤΙΚΟΠΟΙΗΣΗΣ (δεν πρέπει να γίνεται-παράνομο): o Μπαίνουμε στο σύστημα με χρήστη LEGAL και password siioho o Οργάνωση Εφαρμογής Χρήσεις Σύνδεση Ημερολογίου με χρήση o Πατάμε το κουμπί «Ακύρωση Οριστικοποίησης» o Μετά κάνουμε πάλι «οριστικοποίηση» του ημερολογίου 120

131 ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ CD ΙΣΟΖΥΓΙΟΥ ΑΠΟΘΗΚΗΣ: Αφού έχουμε οριστικοποιήσει το γενικό ημερολόγιο, μπορούμε να βγάλουμε θεωρημένες εκτυπώσεις και να δημιουργήσουμε το CD του Ισοζυγίου αποθήκης. Διοίκηση Αποθεμάτων Διαχείριση ειδών Εκτυπώσεις Λογιστικές Ισοζύγιο 121

132 Όταν θα ζητήσει αναλυτική ή συγκεντρωτική εκτύπωση, επιλέγουμε Αναλυτική Εκτύπωση. Στη συνέχεια επιλέγουμε «Όχι εκτύπωση ενιαίου εντύπου». Την ίδια εκτύπωση που θα πάρουμε σε χαρτί το παίρνουμε και σε αρχείο και στο συνέχεια το αρχείο αυτό το γράφουμε στο CD. ΚΛΕΙΔΩΜΑ ΠΕΡΙΟΔΟΥ: Αφού έχουμε βγάλει θεωρημένες εκτυπώσεις και CD, κλειδώνουμε την περίοδο του μήνα. Από την Οργάνωση Εφαρμογή δίνουμε: ΟργάνωσηΕφαρμογής Χρήσεις Εργασίες Γενικές Κλείδωμα Περιόδων 122

133 123