Η ΣΗΜΑΣΙΑ ΤΗΣ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΚΑΙ ΤΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ ΤΩΝ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ ΓΙΑ ΤΙΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΙΣ ΖΙΑΚΑ ΧΡΙΣΤΙΝΑ ΙΑΝΟΥΑΡΙΟΣ 2011

Transcript

1 Τ.Ε.Ι. ΚΑΒΑΛΑΣ ΣΧΟΛΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ΤΜΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ Η ΣΗΜΑΣΙΑ ΤΗΣ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΚΑΙ ΤΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ ΤΩΝ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ ΓΙΑ ΤΙΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΙΣ ΖΙΑΚΑ ΧΡΙΣΤΙΝΑ ΙΑΝΟΥΑΡΙΟΣ 2011 ΕΠΟΠΤΗΣ ΚΑΘΗΓΗΤΗΣ ΛΗΜΝΑΙΟΥ ΠΑΡΘΕΝΑ

2 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ Εισαγωγή...σελ.6 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1Ο: ΑΠΟΘΕΜΑΤΑ...σελ Έννοια και σπουδαιότητα των αποθεμάτων... σελ Λόγοι ύπαρξης αποθεμάτων... σελ Περιεχόμενο και εννοιολογικοί προσδιορισμοί... σελ Πρωτοβάθμιοι λογαριασμοί της ομάδας 2... σελ Κατηγορίες αποθεμάτων... σελ Βασικοί τύποι αποθεμάτων... σελ Ταξινόμηση αποθεμάτων... σελ.15 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2Ο: ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ... σελ Ορισμός διαχείρισης αποθεμάτων... σελ Σκοπός διατήρησης αποθεμάτων... σελ Βασικές αρχές διαχείρισης αποθεμάτων...σελ Το πρόβλημα διαχείρισης αποθεμάτων... σελ Πώς προκύπτουν αποθέματα... σελ Λόγοι διατήρησης αποθεμάτων... σελ Μειονεκτήματα διατήρησης αποθεμάτων... σελ Στοιχεία κόστους αποθεμάτων... σελ Εξαρτημένη και ανεξάρτητη ζήτηση... σελ Μέθοδοι Μείωσης παραγγελιών... σελ.24 [2]

3 2.5 Οφέλη σωστής διαχείρισης αποθεμάτων... σελ Προβλήματα στη διαδικασία λήψης αποφάσεων...σελ Κύκλος ανάπτυξης προϊόντος...σελ Οι διαδοχικές φάσεις σε ένα σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων...σελ.28 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3Ο: ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΦΟΔΙΑΣΤΙΚΗΣ ΑΛΥΣΙΔΑΣ...σελ Ορισμός εφοδιαστικής αλυσίδας... σελ Εξέλιξη εφοδιαστικής αλυσίδας... σελ Δομή εφοδιαστικής αλυσίδας... σελ Δραστηριότητες εφοδιαστικής αλυσίδας... σελ Πλεονεκτήματα εφοδιαστικής αλυσίδας... σελ Στόχοι εφοδιαστικής αλυσίδας... σελ Σημασία των αποθεμάτων στην εφοδιαστική αλυσίδα... σελ Συστήματα διαχείρισης αποθεμάτων... σελ Σύστημα σταθερής ποσότητας παραγγελιών... σελ Σύστημα σταθερής περιόδου παραγγελιών... σελ Σύστημα επιλεκτικής αναπλήρωσης και το σύστημα προγραμματισμού απαιτήσεων υλικών... σελ Συστήματα Kanban... σελ Συστήματα JIT... σελ Χαρακτηριστικά των JIT συστημάτων... σελ Οφέλη JIT συστημάτων... σελ Προϋποθέσεις εφαρμογής JIT συστημάτων... σελ.43 [3]

4 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4Ο: ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΣΗΜΑΣΙΑ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ... σελ Αποθήκη...σελ Αποθήκευση και διαχείριση αποθεμάτων...σελ Φύση και σημαντικότητα της αποθήκευσης...σελ Χρησιμότητα της αποθήκευσης...σελ Οφέλη σωστής αποθήκευσης...σελ Λογιστική παρακολούθηση αποθεμάτων...σελ ΚΒΣ...σελ Βιβλίο αποθήκης...σελ Λειτουργία λογαριασμών αποθεμάτων...σελ Λογιστική πωλήσεων αποθεμάτων...σελ Απογραφή αποθεμάτων... σελ Πλεονεκτήματα απογραφής...σελ Τεχνικές μέτρησης κόστους αποθεμάτων...σελ Κόστος πωληθέντων αποθεμάτων... σελ Δείκτης κυκλοφοριακής ταχύτητας αποθεμάτων... σελ Ελεγκτική λειτουργία αποθεμάτων...σελ.55 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5Ο: ΕΛΕΓΧΟΣ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ...σελ Έλεγχος αποθεμάτων... σελ Κόστος... σελ Προσφορά και ζήτηση... σελ Περιοριστικοί παράγοντες... σελ Οι τεχνικές για έλεγχο περιλαμβάνουν... σελ Συστήματα ελέγχου του αποθέματος... σελ Ταξινόμηση ΛΒΟ...σελ.59 [4 ]

5 5.4 Μοντέλα ελέγχου αποθεμάτων... σελ Μοντέλα ανεξάρτητα της ζήτησης...σελ Μοντέλα εξαρτημένα της ζήτησης...σελ Λειτουργίες μοντέλων συστήματος ελέγχου αποθεμάτων...σελ.65 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 6Ο: ΑΠΟΤΙΜΗΣΗ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ...σελ Γενικά περί αποτίμησης... σελ Εννοιολογικός προσδιορισμός των τιμών που εφαρμόζονται για την αποτίμηση των αποθεμάτων... σελ Αποτίμηση αποθεμάτων απογραφής... σελ Η τεχνική των σπουδαιότερων μεθόδων αποτίμησης... σελ Εφαρμογή των μεθόδων αποτίμησης στην πράξη... σελ Παρατηρήσεις στην αποτίμηση των αποθεμάτων...σελ.76 ΠΕΡΙΠΤΩΣΙΑΚΗ ΜΕΛΕΤΗ ΓΙΑ ΤΗ ΝΕΟΓΑΛ...σελ.78 ΕΠΙΛΟΓΟΣ - ΣΥΜ ΠΕΡΑΣΜ ΑΤΑ... σελ.96 Β ΙΒ Λ ΙΟ ΓΡΑ Φ ΙΑ...σελ.98 [5]

6 ΕΙΣΑΓΩΓΗ Η διαχείριση των αποθεμάτων είναι ένας πολύ σημαντικός παράγοντας στις επιχειρήσεις και αποτελεί σημαντική ευθύνη στη διοίκηση του παραγωγικού συστήματος. Σήμερα, η παγκοσμιοποίηση του επιχειρησιακού περιβάλλοντος έχει επιβάλει στις επιχειρήσεις να διανέμουν υλικά και προϊόντα σε όλο τον κόσμο. Οι πελάτες απαιτούν να βρίσκουν ή να παραλαμβάνουν τα προϊόντα τους άμεσα και αξιόπιστα. Η δημιουργία αποθεμάτων μπορεί να είναι, είτε σχεδιασμένη με σκοπό να εξομαλύνει τις παρουσιαζόμενες διαφορές μεταξύ της προσφοράς και της ζήτησης του αγαθού, είτε αποτέλεσμα διαφόρων παραγόντων όπως κακός προγραμματισμός ή έκτακτα φαινόμενα, αντίθετα όμως η αναγκαιότητα ύπαρξης του αποθέματος οφείλεται κυρίως στην αβεβαιότητα αναφορικά με την προσφορά και τη ζήτηση του αγαθού για την κάλυψη των εκάστοτε αναγκών. Ο κακός προγραμματισμός μπορεί να έχει σαν αποτέλεσμα την: ακατάλληλη συλλογή αποθεμάτων που μπορεί να δημιουργήσουν σοβαρά προβλήματα μάρκετινγκ στην πραγματοποίηση των κερδών και στις σχέσεις της με τους πελάτες. έλλειψη αποθεμάτων που μπορεί να σταματήσει ή να προκαλέσει κάποιες αλλαγές στην παραγωγική διαδικασία. παροχή πολλών αποθεμάτων, με αποτέλεσμα να δημιουργηθεί κόστος στην επιχείρηση, αφού παραμένουν για μεγάλο χρονικό διάστημα. αποθήκη την οποία θα πρέπει να έχει εφοδιασμένη με τέτοιον τρόπο, ώστε τα αποθέματα να διατηρούνται ασφαλή. μη ικανοποιητική έρευνα αγοράς για το τι αποθέματα χρειάζεται στην αποθήκη της για να καλύψει τις ανάγκες του πελάτη. Ο βασικός σκοπός ενός συστήματος διαχείρισης αποθεμάτων είναι να καθορίζει πρώτον πότε θα πρέπει να παραγγελθούν τα αγαθά και δεύτερον πόσο μεγάλη θα πρέπει να είναι η παραγγελιά. Ορισμένες επιχειρήσεις προτιμούν να διατηρούν μακροχρόνιες σχέσεις με τους προμηθευτές τους για την ικανοποίηση των αναγκών τους για σχεδόν έναν ολόκληρο χρόνο. Στην περίπτωση αυτή ένα σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων θα καθορίζει πότε και τι ποσότητα θα διανέμεται. Ένα αποτελεσματικό σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων, εξοικονομεί πόρους για την επιχείρηση ελαχιστοποιώντας το κόστος. Σε ένα [6]

7 παραγωγικό σύστημα, τα αποθέματα διακρίνονται σε πρώτες ύλες, τελικά προϊόντα, ενδιάμεσα προϊόντα και εφόδια. Αποθέματα δημιουργούνται και στις υπηρεσίες με την έννοια των υλικών αγαθών και προμηθειών που υποστηρίζουν την υπηρεσία αυτή. Ο έλεγχος είναι μια τεχνική με την οποία έχουμε τη δυνατότητα να παρακολουθούμε τις ποσότητες που έχουμε στην αποθήκη και μας βοηθάει στην καλύτερη διαδικασία λήψης αποφάσεων όπως π.χ. έχουν παραγγελθεί οι κατάλληλες ποσότητες; η ροή της παραγωγικής διαδικασίας συνεχίζεται κανονικά ή υπάρχει κάποια καθυστέρηση και γιατί; μειώθηκε το λειτουργικό κόστος όσο έπρεπε; μειώθηκαν οι άσκοπες επενδύσεις; αφού έχει διαπιστωθεί ότι το απόθεμα που διατηρεί μία επιχείρηση, της κοστίζει σε ετήσια βάση περίπου 25% της αξίας του, στην αντιμετώπιση προβλημάτων, όπως η συνεχής βελτίωση του τρόπου εξυπηρέτησης πελατών, η σωστή παράδοση παραγγελθέντων αποθεμάτων, κ.α.. Επομένως ένα καλά οργανωμένο σύστημα διαχείρισης και ελέγχου αποθεμάτων πρέπει να έχει τη δυνατότητα να προσδιορίζει με ταχύτητα και τη μέγιστη δυνατή ακρίβεια και σαφήνεια: Τον τρόπο σύνδεσης των αποθεμάτων με τη ζήτηση που πρέπει να καλύψουν. Για ποια υλικά και σε ποιες ποσότητες θα διατηρηθούν αποθέματα. Με ποιους τρόπους θα ελέγχονται τα αποθέματα. Πώς θα διατηρείται το κόστος των αποθεμάτων στο χαμηλότερο δυνατό επίπεδο. [7]

8 1. Αποθέματα ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1Ο 1.1 Έννοια και σπουδαιότητα των αποθεμάτων 1Ως αποθέματα μπορούμε να ορίσουμε εκείνα τα υλικά αγαθά τα οποία βρίσκονται και διατηρούνται μέσα στην αποθήκη μιας επιχείρησης. Τα αποθέματα μιας εμπορικής επιχείρησης αναφέρονται στα εμπορεύματα(έτοιμα προϊόντα) που αγοράζει από τους προμηθευτές της και πρόκειται να πουληθούν στους πελάτες της επιτυγχάνοντας κέρδη και εισροή μετρητών. Επίσης να αναφέρουμε ότι υπάρχουν και επιχειρήσεις οι οποίες παράγουν αποθέματα δηλ. παίρνουν τις πρώτες ύλες τις επεξεργάζονται κατά την παραγωγική διαδικασία και δίνουν στο απόθεμα την μορφή του τελικού προϊόντος. Για παράδειγμα η ΝΕΟΓΑΛ(βιομηχανία γάλακτος) η οποία προμηθεύεται τις α ύλες(γάλα, κακάο, μαγιά γιαουρτιού, κρέμα γάλακτος) από τους προμηθευτές της, τις επεξεργάζεται και παράγει προϊόντα για πώληση, άλλες επιχειρήσεις είναι οι βιοτεχνίες, κτηνοτροφικές κ.α., αντίθετα τα super market, τα καταστήματα ρούχων, παπουτσιών, τα περίπτερα και άλλες τέτοιες επιχειρήσεις προμηθεύονται έτοιμα εμπορεύματα και τα πωλούν στους πελάτες τους είτε χονδρικά είτε λιανικά. Γι αυτό λοιπόν και ανήκουν στο ενεργητικό και είναι στην κατηγορία των κυκλοφορούντων με την αξία κτήσης τους. Σύμφωνα με το Διεθνές Λογιστικό Πρότυπο 2 (Δ.Λ.Π) «αποθέματα» είναι περιουσιακά στοιχεία τα οποία: Προορίζονται για πώληση κατά την πορεία των εργασιών της επιχείρησης. Εμφανίζονται στην παραγωγική διαδικασία και οδηγούνται προς πώληση, όταν έχουν είδη γίνει έτοιμα προϊόντα. Χρησιμοποιούνται για ανάλωση και την καλή λειτουργία της επιχείρησης. Χρησιμοποιούνται για τη συσκευασία π.χ. των έτοιμων προϊόντων που παράγονται ή τα εμπορεύματα που είναι για πώληση. 1 Σακέλλη Εμμανουήλ, Το Ελληνικό Γενικό Λογιστικό Σχέδιο, Εμμανουήλ Σακέλλη (εκδόσεις), ΑΘΗΝΑ, 2003, σελ. 575 [8]

9 Τα αποθέματα για όλες τις επιχειρήσεις κερδοσκοπικού χαρακτήρα, αποτελούν ένα από τα περιουσιακά τους στοιχεία που καθορίζουν την οικονομική πορεία τους. Τόσο το ύψος των αποθεμάτων όσο και η χρονική διατήρησή τους, αντανακλά την ικανότητα του Management να λειτουργεί αποδοτικά, διότι θεωρούνται ως ένα από τα μεγαλύτερα στοιχεία του ενεργητικού των επιχειρήσεων. Η πώληση των αποθεμάτων σε τιμές μεγαλύτερες του κόστους αποτελεί την κυριότερη πηγή εσόδων για την επιχείρηση. Λόγω συνεχούς ροής και ανακύκλωσης, τα αποθέματα δημιουργούν διάφορα και σοβαρά προβλήματα στις επιχειρήσεις που αφορούν την ανεπάρκεια, την αποφυγή υπέρ/υπό αποθεματοποίησης, τον έλεγχο, τη συντήρηση, την διάθεσή τους κ.λπ. Επομένως τονίζουμε, ότι εάν δεν επιτυγχάνεται σωστά η διαχείριση αποθεμάτων από την διοίκηση της επιχείρησης, όλες οι μέθοδοι και οι τεχνικές που εφαρμόστηκαν θα την οδηγήσουν σε αποτυχία έναντι της προσπάθειας που κατεβλήθη στην παραγωγή. Λογιστικά τα αποθέματα δημιουργούν στους λογιστές αρκετά και πολύπλοκα προβλήματα που έχουν να κάνουν με την λογιστική παρακολούθησή τους τη διάρκεια που αυτά χρησιμοποιούνται(αποθήκη, καρτέλες που βγάζουν οι αποθηκάριοι, έντυπα από την εισαγωγή-εξαγωγή, επιστροφές, καταστροφές, κ.λπ), όπως και την καταμέτρηση που γίνεται με τα ποσά και την αποτίμηση στο τέλος κάθε χρήσης. Οι αιτίες που προκαλούν αυτά τα προβλήματα στην λογιστική και αφορούν τα αποθέματα έχουν να κάνουν με τα αγαθά που πάνε προς πώληση ή αναλώνονται στην παραγωγική διαδικασία μιας χρήσης είναι δύσκολο να είναι παρόμοια με αυτά που έχουν παραχθεί ή αγοραστεί στην ίδια χρήση. Η σταθερότητα των αποθεμάτων σε κάθε χρήση κάνει την ανάγκη για μια σωστή κατανομή από το συνολικό κόστος τους σε "κόστος μενόντων" και "κόστος πωληθέντων 1.2 Λόγοι ύπαρξης Σύμφωνα με το Ε.Γ.Λ.Σ. τα αποθέματα είναι αναγκαία να υπάρχουν στην αποθήκη μιας επιχείρησης, διότι εκτός του ότι αποτελούν το σύνολο του ενεργητικού δηλαδή τα περιουσιακά της στοιχεία, ταυτόχρονα είναι αναγκαία για να λειτουργεί σωστά η παραγωγική διαδικασία. Αντίθετα, εάν δεν υπάρχουν αποθέματα, τότε δεν υπάρχει και παραγωγική διαδικασία και άρα δεν υπάρχουν έσοδα. [9]

10 Η ύπαρξη των αποθεμάτων είναι εντελώς απαραίτητη για κάθε επιχείρηση, ανεξάρτητα από το είδος της παραγωγικής διαδικασίας. Η ύπαρξη αποθεμάτων πρώτων υλών και ενδιάμεσων προϊόντων εξασφαλίζει τη συνεχή τροφοδοσία του παραγωγικού συστήματος και την ομαλή ροή της παραγωγής, χωρίς να επηρεάζεται από τις καθυστερήσεις των προμηθευτών. Επίσης εξασφαλίζει την ανεξάρτητη λειτουργία των παραγωγικών σταδίων, την αύξηση του ρυθμού παραγωγής και τη μείωση του κόστους παραγωγής. Οι λόγοι για τους οποίους η ύπαρξη αποθεμάτων είναι τόσο σημαντική για μια επιχείρηση περιγράφονται παρακάτω: 1) Για τη διατήρηση της ανεξαρτησίας της λειτουργίας του παραγωγικού συστήματος: Σε συστήματα παραγωγής πολλών προϊόντων κρίνεται σκόπιμη η παραγωγή μεγαλύτερης ποσότητας μιας παρτίδας και η αποθήκευση των πλεοναζόντων προϊόντων, έτσι ώστε να αποφεύγεται η συχνή διαμόρφωση του συστήματος για κάθε διαφορετική παρτίδα. 2) Για την ικανοποίηση της μεταβλητής ζήτησης: Εάν η ζήτηση είναι σταθερή τότε η παραγωγή μπορεί να προσαρμόζεται, ώστε να ικανοποιεί τη ζήτηση. Εάν όμως, η ζήτηση είναι μεταβαλλόμενη, θα πρέπει να υπάρχουν αποθέματα για την ικανοποίηση της μεγάλης ζήτησης. 3) Για καλύτερο και οικονομικότερο προγραμματισμό της παραγωγής 4) Για τη διατήρηση των προμηθειών με ασφάλεια: Η ύπαρξη αποθεμάτων σε πρώτες ύλες επιτρέπει τη λειτουργία της επιχείρησης, ακόμα και όταν για λόγους ανωτέρας βίας καθυστερεί η παράδοση των πρώτων υλών. 5) Εκμετάλλευση της οικονομίας κλίμακας που επιτυγχάνεται με την προμήθεια μεγάλων ποσοτήτων πρώτων υλών: Με την προμήθεια μεγαλυτέρων ποσοτήτων πρώτων υλών από αυτές που συνήθως χρειάζεται η επιχείρηση για την ομαλή λειτουργία της, επιτυγχάνονται καλύτερες τιμές. [18] [10]

11 1.3 Περιεχόμενο και εννοιολογικοί προσδιορισμοί 2Στην ομάδα 2 παρακολουθούνται τα αποθέματα της οικονομικής μονάδας που προέρχονται, είτε από απογραφή, είτε από αγορά, είτε από ιδιοπαραγωγή και, σε εξαιρετικές περιπτώσεις, είτε από ανταλλαγή, είτε από εισφορά σε είδος, είτε από δωρεά. 1.4 Πρωτοβάθμιοι λογαριασμοί της ομάδας 2 Οι πρωτοβάθμιοι λογαριασμοί τις ομάδας 2 είναι οι παρακάτω: 20 Εμπορεύματα 21 Προϊόντα Έτοιμα και Ημιτελή 22 Υποπροϊόντα και Υπολείμματα 23 Παραγωγή σε Εξέλιξη (προϊόντα, υποπροϊόντα και υπολείμματα στο στάδιο της κατεργασίας) 24 Πρώτες και Βοηθητικές Ύλες-Υλικά Συσκευασίας 25 Αναλώσιμα Υλικά 26 Ανταλλακτικά Πάγιων Στοιχείων Είδη Συσκευασίας 29 Αποθέματα Υποκαταστημάτων ή άλλων Κέντρωνw 2Σακέλλη Εμμανουήλ, Το Ελληνικό Γενικό Λογιστικό Σχέδιο, Εμμανουήλ Σακέλλη(εκδόσεις), ΑΘΗΝΑ, 2003, σελ Σακέλλη Εμμανουήλ, Το Ελληνικό Γενικό Λογιστικό Σχέδιο, Εμμανουήλ Σακέλλη(εκδόσεις), ΑΘΗΝΑ, 2003, σελ. 575 [11]

12 1.5 Κατηγορίες αποθεμάτων 1. Εμπορεύματα (Λ.20): Είναι τα υλικά αγαθά (αντικείμενα, ύλες, υλικά) που αποκτούνται από την οικονομική μονάδα με σκοπό να μεταπωλούνται στην κατάσταση που αγοράζονται. Επίσης εμπορεύματα θεωρούνται το ηλεκτρικό ρεύμα, το νερό το ψύχος και η θερμότητα όταν αγοράζονται με σκοπό την μεταπώλησή τους. 2. Έτοιμα προϊόντα (Λ.21): Είναι τα υλικά αγαθά που παράγονται, κατασκευάζονται ή συναρμολογούνται από την οικονομική μονάδα με σκοπό την πώλησή τους. Τα προϊόντα θεωρούνται έτοιμα από την στιγμή που εκδίδεται το δελτίο παραγωγής έτοιμων προϊόντων(όταν τηρείται βιβλίο αποθήκης). 2. Ημιτελή προϊόντα (Λ.21): Είναι τα υλικά αγαθά που, μετά από κατεργασία σε ορισμένο στάδιο (ή στάδια), είναι έτοιμα για παραπέρα βιομηχανοποίηση (ή κατεργασία) ή για πώληση στην ημιτελή τους κατάσταση. 3. Υποπροϊόντα (Λ.22): Είναι τα υλικά αγαθά (προϊόντα) που παράγονται μαζί με τα κύρια προϊόντα, σε διάφορα στάδια της παραγωγικής διαδικασίας, από τις ίδιες πρώτες και βοηθητικές ύλες. Τα υποπροϊόντα επαναχρησιμοποιούνται από την οικονομική μονάδα σαν πρώτη ύλη ή πωλούνται αυτούσια. 3. Υπολείμματα (Λ.22): Είναι υλικά κατάλοιπα της παραγωγικής διαδικασίας, κατά κανόνα άχρηστα. Τα υπολείμματα, όταν, σαν άχρηστα, απορρίπτονται, αντιπροσωπεύουν μέρος της βιομηχανικής απώλειας (π.χ. φύρας). Στην κατηγορία των υπολειμμάτων (Λ.22) εντάσσονται και τα ακατάλληλα για βιομηχανοποίηση ή κανονική αξιοποίηση διάφορα υλικά ή έτοιμα ή ημιτελή προϊόντα. 4. Παραγωγή σε εξέλιξη (Λ.23): Είναι πρώτες ύλες, βοηθητικά υλικά, ημιτελή προϊόντα και άλλα στοιχεία κόστους (π.χ. εργασία, γενικά βιομηχανικά έξοδα), τα οποία κατά τη διάρκεια της χρήσεως ή στο τέλος αυτής, κατά την απογραφή, βρίσκονται στο κύκλωμα της παραγωγικής διαδικασίας για κατεργασία. 5. Πρώτες και βοηθητικές ύλες (Λ.24): Είναι τα υλικά αγαθά που η οικονομική μονάδα αποκτάει με σκοπό τη βιομηχανική επεξεργασία ή συναρμολόγησή τους για την παραγωγή ή κατασκευή προϊόντων. [12]

13 5. Υλικά συσκευασίας (Λ.24): Είναι τα υλικά αγαθά που η οικονομική μονάδα αποκτάει με σκοπό τη χρησιμοποίησή τους για τη συσκευασία των προϊόντων της, ώστε τα τελευταία να φτάνουν στην κατάσταση εκείνη στην οποία είναι δυνατό ή σκόπιμο να προσφέρονται στην πελατεία. Παρακολουθούνται στο Λ.24 μαζί με τις πρώτες και βοηθητικές ύλες(δηλ. θεωρούνται ως βοηθητική ύλη). 6. Αναλώσιμα υλικά (Λ.25): Είναι τα υλικά αγαθά που η οικονομική μονάδα αποκτάει με προορισμό την ανάλωσή τους για συντήρηση του πάγιου εξοπλισμού της και γενικά για την εξασφάλιση των αναγκαίων συνθηκών λειτουργίας των κύριων και βοηθητικών υπηρεσιών της. 7. Ανταλλακτικά πάγιων στοιχείων (Λ.26): Είναι τα υλικά αγαθά που η οικονομική μονάδα αποκτάει με σκοπό την ανάλωσή τους για συντήρηση και επισκευή του πάγιου εξοπλισμού της. Η αξία των εργαλείων και ανταλλακτικών αποσβένονται μέσα στη χρήση που χρησιμοποιήθηκαν. 8. Είδη συσκευασίας (Λ.28): Είναι τα υλικά μέσα που χρησιμοποιούνται από την οικονομική μονάδα για τη συσκευασία εμπορευμάτων ή προϊόντων της και παραδίδονται στους πελάτες μαζί με το περιεχόμενό τους. Τα είδη συσκευασίας είναι επιστρεπτέα ή μη επιστρεπτέα, ανάλογα με τη συμφωνία που γίνεται κατά την πώληση σχετικά με την επιστροφή τους ή μη. 9. Πρώτες και βοηθητικές ύλες: Υλικά συσκευασίας, αναλώσιμα υλικά, ανταλλακτικά πάγιων στοιχείων και είδη συσκευασίας που αγοράζονται ή παράγονται από την οικονομική μονάδα με σκοπό να μεταπωληθούν, θεωρούνται σαν εμπορεύματα ή έτοιμα προϊόντα και παρακολουθούνται, αντίστοιχα, στους λογαριασμούς 20 ή 21. [16][17] 1.6 Βασικοί τύποι Τα αποθέματα, ανάλογα με τον τρόπο που δημιουργούνται, μπορούν να διακριθούν σε τέσσερις κατηγορίες: Κυκλικό, ασφαλείας, αναμονής και σε κίνηση. Τα διαφορετικά αυτά είδη αποθεμάτων δεν διακρίνονται σε φυσική μορφή αλλά με βάση την αιτία της δημιουργίας τους. Το κυκλικό απόθεμα (cycle inventory) είναι το τμήμα του συνολικού αποθέματος που καθορίζεται άμεσα από το μέγεθος της παραγγελίας. Το ύψος του κυκλικού αποθέματος εξαρτάται από τον χρόνο ανάμεσα σε δυο παραγγελίες. Για [13]

14 παράδειγμα, αν γίνεται μια παραγγελία κάθε μήνα, το ύψος του αποθέματος θα πρέπει να ισούται με τη μηνιαία ζήτηση. Όσο μεγαλύτερη είναι η χρονική περίοδος ανάμεσα σε δυο παραγγελίες τόσο μεγαλύτερο θα είναι το κυκλικό απόθεμα. Για να αποφύγουν προβλήματα εξυπηρέτησης των πελατών και μη διαθεσιμότητας εξαρτημάτων, οι εταιρείες συχνά κρατάνε ένα απόθεμα ασφαλείας (safety stock inventory). Τα αποθέματα ασφαλείας είναι χρήσιμα όταν οι προμηθευτές δεν παραδίδουν την απαιτούμενη ποσότητα στην προκαθορισμένη ημερομηνία σε αποδεκτή ποιότητα ή όταν τα παρασκευασμένα αντικείμενα έχουν υποστεί ζημιές ή απαιτούν περαιτέρω διορθώσεις. Η διατήρηση αποθεμάτων ασφαλείας εξασφαλίζει την ομαλή λειτουργία της παραγωγικής διαδικασίας σε περίπτωση τέτοιων προβλημάτων. Για τη διατήρηση αποθεμάτων ασφαλείας, μία επιχείρηση κάνει μία παραγγελία νωρίτερα απ ότι τη χρειάζεται πραγματικά είτε σε μεγαλύτερη ποσότητα. Ως απόθεμα αναμονής (anticipation inventory) καθορίζεται το απόθεμα που χρησιμοποιείται για να απορροφήσει ανόμοια ζήτηση σε διαφορετικές χρονικές περιόδους. Για παράδειγμα, το 90% της ετήσιας ζήτησης του πετρελαίου θέρμανσης εμφανίζεται μέσα σε τέσσερις μήνες στο χρόνο. Με τη διατήρηση αποθεμάτων αναμονής, οι επιχειρήσεις δεν είναι υποχρεωμένες να προβαίνουν σε σημαντικές αυξομειώσεις της παραγωγής που συνεπάγονται κόστος. Τα αποθέματα αναμονής χρησιμοποιούνται επίσης και σε περιπτώσεις αβεβαιότητας σχετικά με την πρόσφορα ενός προϊόντος. Τα αποθέματα που κινούνται από το ένα σημείο του συστήματος ροής υλικών στο άλλο καλούνται αποθέματα σε κίνηση (pipeline inventory). Τα αποθέματα αυτά αποτελούν παραγγελίες που έχουν γίνει αλλά δεν έχουν παραληφθεί ακόμα. Μπορούν να υπολογιστούν ως η μέση ζήτηση κατά το χρόνο μεταξύ της παραλαβής δυο διαδοχικών παραγγελιών (πηγή: http ://academics.epu.ntua.gr). [14]

15 1.7 Ταξινόμηση αποθεμάτων Τα αποθέματα ταξινομούνται: (α) Με βάση το είδος τους ως πρώτες ύλες, που θα χρησιμοποιηθούν ως βασικές εισροές στην παραγωγική διαδικασία. ως εφόδια, δηλαδή ως είδη που θα καταναλωθούν κατά την καθημερινή λειτουργία του συστήματος, χωρίς να αποτελέσουν μέρος του τελικού προϊόντος (π.χ. καύσιμα, λιπαντικά, κοπτικά εργαλεία, κλπ.). ως ενδιάμεσα προϊόντα (ημικατεργασμένα ή υπό επεξεργασία) προϊόντα, δηλαδή ως εκροές ενδιαμέσων φάσεων της παραγωγικής διαδικασίας που θα αποτελέσουν εισροές σε επόμενες φάσεις της. ως τελικά προϊόντα, που προορίζονται για τον τελικό καταναλωτή χωρίς περαιτέρω επεξεργασία από το σύστημα. Ορισμένα τελικά προϊόντα μιας επιχείρησης μπορούν να αποτελούν ενδιάμεσα προϊόντα ή εισροές για μια άλλης επιχείρησης. (β) Με βάση το κριτήριο επαναληπτικότητας της παραγγελίας αναπλήρωσής τους, δηλαδή ανάλογα αν η παραγγελία γίνεται μια φορά (μεμονωμένη παραγγελία) ή επαναλαμβάνεται τακτικά (επαναλαμβανόμενη παραγγελία). (γ) Με βάση την πηγή προμήθειας, δηλαδή, ανάλογα εάν το είδος παραγγέλλεται σε εξωτερικό προμηθευτή (π.χ. πρώτη ύλη ή εφόδια) ή παράγεται από την ίδια την επιχείρηση (ενδιάμεσα ή τελικά προϊόντα). (δ) Με βάση τη μορφή της μελλοντικής ζήτησης ή ανάλωσης του αποθέματος, σύμφωνα με το οποίο η ζήτηση για ένα συγκεκριμένο είδος των αποθεμάτων χαρακτηρίζεται σταθερή ή μεταβαλλόμενη (π.χ. λόγω τυχαίων διακυμάνσεων, τάσης ή εποχικότητας). (ε) Με βάση το χρόνο υστέρησης, δηλαδή το χρονικό διάστημα που μεσολαβεί μεταξύ της τοποθέτησης της παραγγελίας για αναπλήρωση αποθέματος και της εκτέλεσής της. Ο χρόνος υστέρησης μπορεί να είναι σταθερός, δηλαδή αν η αναπλήρωση του αποθέματος γίνεται πάντα εντός σταθερού χρονικού διαστήματος, ή μεταβλητός, δηλαδή ο αν χρόνος μεταξύ τοποθέτησης της παραγγελίας και παραλαβής του αποθέματος μεταβάλλεται. [20] [15]

16 2. Διαχείριση αποθεμάτων ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2Ο 2.1 Ορισμός Ως διαχείριση αποθεμάτων μπορούμε να ορίσουμε ένα σύνολο από μεθόδους και τεχνικές, που πρέπει να εφαρμόσει η επιχείρηση προκειμένου να αξιοποιήσει σωστά τα αποθέματά της, για μια παραγωγική και αποτελεσματική διαδικασία. Με την εφαρμογή αυτών των μεθόδων και τεχνικών η επιχείρηση θα αυξήσει τα έσοδά της ελαχιστοποιώντας τα κόστη και ικανοποιώντας τους πελάτες της. [20] Σκοπός διατήρησης Η έννοια του αποθέματος είναι γενική και δεν περιορίζεται στην περίπτωση των πρώτων υλών, των προϊόντων και εμπορευμάτων, αλλά καλύπτει ένα ευρύ φάσμα οικονομικών φαινομένων. Στην Λογιστική π.χ., απόθεμα είναι το περιουσιακό στοιχείο που κατέχει η επιχείρηση με σκοπό να το πουλήσει (ως αποτέλεσμα της δραστηριότητας της), ή που βρίσκεται στη διαδικασία παραγωγής (με σκοπό την πώληση), ή που είναι σε μορφή υλικού ή εφοδίων με σκοπό να χρησιμοποιηθούν από την παραγωγική διαδικασία. Αποθέματα λοιπόν για κάθε επιχείρηση είναι τα εμπορεύματα, τα έτοιμα προϊόντα, τα ημιτελή - ημικατεργασμένα, τα υποπροϊόντα και τα υπολείμματα, οι πρώτες και βοηθητικές ύλες, τα αναλώσιμα υλικά, τα ανταλλακτικά και τα είδη συσκευασίας. Ακόμα, στην ομάδα των αποθεμάτων, η λογιστική εντάσσει και τις προκαταβολές για αγορές αποθεμάτων. Στην ουσία, λοιπόν, τα αποθέματα αποτελούν το περιουσιακό στοιχείο που η επιχείρηση ρευστοποιεί (εισπράττει άμεσα χρήμα) με μικρότερη δυσκολία από ότι τα πάγια, αλλά όχι με τόση ευκολία όσο τις απαιτήσεις των πελατών της. Η διαχείριση των αποθεμάτων αποτελεί μια από τις σημαντικές λειτουργίες σε ένα παραγωγικό σύστημα για διάφορους λόγους. Αν η ζήτηση ενός προϊόντος ήταν γνωστή τότε η επιχείρηση θα μπορούσε να παράγει το προϊόν αυτό σε τέτοια ποσότητα έτσι ώστε [16]

17 να αντιστοιχεί ακριβώς στη ζήτηση. Επειδή όμως στην πραγματικότητα η ζήτηση είναι σπάνια γνωστή, με τη διατήρηση τελικών αποθεμάτων δίνεται η δυνατότητα στην επιχείρηση να αποσυνδέσει το παραγωγικό σύστημα από τη ζήτηση και να αντιμετωπίσει τυχόν μεταβολές της. Συνεπώς, η δημιουργία αποθεμάτων συμβάλει στην επιτάχυνση και βελτίωση της έγκαιρης παράδοσης των προϊόντων μειώνοντας τις πιθανότητες μη εκπλήρωσης μίας παραγγελίας ή καθυστερημένης παράδοσης. Για παράδειγμα, με τη διατήρηση αποθεμάτων μειώνεται το κόστος αλλαγής μιας μηχανής από την παραγωγή ενός προϊόντος στην παραγωγή ενός άλλου (πηγή: Κάθε καινούργια παραγγελία συνεπάγεται κόστος για την επιχείρηση το οποίο δεν εξαρτάται από την ποσότητα της παραγγελίας. Συνεπώς όσο μεγαλύτερη είναι η παραγγελία, τόσο μικρότερος θα είναι ο συνολικός αριθμός των παραγγελιών και συνεπώς τόσο μικρότερο το κόστος αυτών. Μία επιχείρηση με τη διατήρηση αποθεμάτων έχει τη δυνατότητα να μειώσει τις πληρωμές της σε προμηθευτές, κάνοντας μεγαλύτερες παραγγελίες σε περιόδους που οι τιμές των προμηθευτών είναι χαμηλές. Ένα αποτελεσματικό σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων συνεπάγεται εξοικονόμηση πόρων για την επιχείρηση (μικρότερο κόστος προμήθειας, μεγαλύτερα διαθέσιμα κεφάλαια κίνησης, χαμηλότερες δαπάνες για εργατικά και μεταφορικά έξοδα, για έξοδα διαδικασίας προμήθειας, κλπ.), καλύτερη διανομή προϊόντων και ταχύτερη εξυπηρέτηση του πελάτη. Ένα τέτοιο σύστημα δίνει λύσεις σε προβλήματα (ή προλαμβάνει την εμφάνισή τους), όπως π.χ. υπερβολική συσσώρευση αποθεμάτων ή αντίθετα έλλειψή τους, με αποτέλεσμα διακοπή στην παραγωγή, ή καθυστερήσεις στην ικανοποίηση της ζήτησης και απώλεια πελατών, αχρήστευση αποθεμάτων λόγω ελλιπούς συντήρησης ή τεχνολογικής απαξίωσης, φαινόμενα «διαχειριστικού χάους» (μεγάλες ποσότητες αποθεμάτων για μερικά προϊόντα και ελάχιστα ή ανύπαρκτα αποθέματα για κάποια άλλα), αποθήκευση σε λάθος θέση, αδυναμία ενημέρωσης για το πραγματικό επίπεδο των αποθεμάτων, κλπ. Έτσι βλέπουμε ότι ο αντικειμενικός σκοπός της διαχείρισης αποθεμάτων είναι η ελαχιστοποίηση της επένδυσης σε αποθέματα μέσω του προσδιορισμού: (α) του αρίστου μεγέθους της παραγγελίας και (β) αρίστου επιπέδου αποθέματος για την τοποθέτηση της νέας παραγγελίας. [17]

18 2.1.2 Βασικές αρχές 4Οι αρχές αυτές καθορίζονται εύκολα, όταν η αγορά αποθεμάτων είναι φτηνή και υπάρχει η κατάλληλη ποσότητα. Εάν τα αποθέματα είναι λίγα μπορεί να δημιουργηθεί έλλειμμα ή κάποιο πρόβλημα στην παραγωγική διαδικασία του εργοστασίου. Στην αντίθετη περίπτωση δηλ. αν τα αποθέματα είναι πολλά, τότε το κόστος μεταφοράς (αποθήκη, χωροταξικά, ασφάλιστρα κ.α.) θα είναι μεγάλο, καθώς και η πιθανότητα του να καταλήξει η εταιρία να έχει στις αποθήκες της παλιά προϊόντα. Οι παρακάτω προϋποθέσεις θα βοηθήσουν τον επιχειρηματία στην καλύτερη διαχείριση αποθεμάτων: Πρέπει να χρησιμοποιεί εντολές αγοράς. Τον βοηθούν στον έλεγχο των αγορών και στον υπολογισμό για το πώς οι προμηθευτές είναι συνεπείς στις προθεσμίες αποστολής. Αποτελούν επίσης απόδειξη για το τι και πότε παράγγειλε, πράγμα το οποίο τον βοηθά να προγραμματίσει τις μελλοντικές παραγγελίες του. Να χρησιμοποιεί συλλογικές συμβάσεις αγορών. Εάν αγοράζει είδη τακτικά και σε μεγάλες ποσότητες, μπορεί να πετύχει καλές εκπτώσεις εάν τα παραγγείλει όλα με τη μία και του τα αποστείλουν και τιμολογήσουν σε καθορισμένους χρόνους κατά τη διάρκεια του έτους. Η τεχνική αυτή τον βοηθά στο να προγραμματίσει την ταμειακή ροή. Πρέπει να παίρνει από τους κύριους προμηθευτές του τις καταστάσεις αποθεμάτων. Πολλοί αντιπρόσωποί του μπορούν να τον βοηθήσουν να υπολογίσει πόση παραγγελία πρέπει να κάνει και πότε, με βάση την εμπειρία τους από άλλες επιχειρήσεις σαν τη δική του. Πρέπει να ορίσει τα ελάχιστα και τα μέγιστα όρια αποθεμάτων για συγκεκριμένα είδη. Το μέγιστο όριο τον βοηθά στο να αντισταθεί στο «παζάρεμα» ειδών αργής κίνησης, ενώ το ελάχιστο τον βοηθά να αποφύγει την έλλειψη αποθεμάτων. Πρέπει να εκμεταλλεύεται τις εκπτώσεις. Οι εκπτώσεις της τάξης του 2% εάν πληρώσει εντός 10 ημερών αθροίζονται στο χρόνο. 4Π. Γ. ΚΥΡΙΑΖΟΠΟΥΛΟΣ(Ρή.ϋ,)- Κ.Π. ΤΕΡΖΙΔΗΣ(Ρή.ϋ,), Διοίκηση Μικρομεσαίων επιχειρήσεων, Σύγχρονη Εκδοτική, σελ. 141 [18]

19 Δεν πρέπει να κάνει αγορές με βάση τα «διαθέσιμα». Εάν υποχρεώνετε να το κάνει, τότε θα έχει πιθανόν οικονομικό πρόβλημα. Στην περίπτωση αυτή ας μελετήσει κάποια νέα χρηματοδότηση ή ας προβεί σε πιο παραγωγικές λειτουργίες. Οφείλει να κάνει κάθε χρόνο επισκόπηση των επαναλαμβανόμενων παραγγελιών. Να ελέγχει αυτές καθώς και τη λογική που χρησιμοποίησε όταν καθόρισε τα ελάχιστα και τα μέγιστα όρια. Πρέπει να έχει ένα σύστημα που να υπολογίζει με ακρίβεια τα είδη που βρίσκονται σε απόθεμα. Στο σημείο αυτό μπορούν να βοηθήσουν τα κομπιούτερς και ο λογιστής του Το πρόβλημα διαχείρισης αποθεμάτων Η θεωρία αποθεμάτων εξετάζει συστηματικά τα προβλήματα που αφορούν τη δημιουργία και τη διαχείρισή τους προσφέροντας ικανοποιητικές λύσεις. Το πρόβλημα της διαχείρισης αποθεμάτων αφορά γενικά τη λήψη αποφάσεων σχετικά με το σύστημα διαχείρισής τους, με το είδος των προϊόντων που θα πραγματοποιηθούν, την ποσότητα και το χρόνο παραγγελίας (αν πρόκειται για πρώτες ύλες ή εφόδια), ή παραγωγής τους (αν πρόκειται για ενδιάμεσα και τελικά προϊόντα), την τεχνολογία που θα χρησιμοποιηθεί, κλπ. Για να επιτύχουμε το συνδυασμό ενός υψηλού επιπέδου εξυπηρέτησης και ενός χαμηλού κόστους αποθεμάτων, πρέπει να ελέγχονται όλες οι διεργασίες της εφοδιαστικής αλυσίδας, δηλαδή η επιλογή προμηθευτή, ο σχεδιασμός αναπλήρωσης του προϊόντος, ο νεκρός χρόνος του προμηθευτή, η εσωτερική αποθήκευση, η παραγγελιοληψία και η διανομή. Το πρόβλημα διαχείρισης αποθεμάτων ορίζεται γενικώς ως πρόβλημα εξισορρόπησης μεταξύ του κόστους έλλειψης και του κόστους πλεονάσματος αποθέματος ενός παραγωγικού προϊόντος. Ένας σωστός σχεδιασμός διαχείρισης αποθεμάτων αποσυνδέει το παραγωγικό σύστημα από τις διακυμάνσεις της ζήτησης και διατηρεί ομαλή τη ροή στην παραγωγή, ανεξάρτητη τη λειτουργία της παραγωγικής στάθμης, αυξάνει το ρυθμό παραγωγής και ελαττώνει το κόστος (πηγή: [19]

20 2.1.4 Πώς προκύπτουν αποθέματα; Είναι σημαντικό να γνωρίζουμε πως προκύπτουν τα αποθέματα για να μπορέσουμε να διαπιστώσουμε το λάθος που έχει γίνει στην παραγωγή και να το διορθώσουμε πρίν το προϊόν φτάσει στο τελικό στάδιο για πώληση. Όταν κατά τη ροή της παραγωγής γνωρίζουμε πώς ένα απόθεμα προκύπτει μας βοηθάει στην πιο εύκολη διαδικασία λήψης αποφάσεων σε κάθε στάδιο μέχρι και το τελικό προϊόν, καθώς και στην βελτίωση και απόδοση της παραγωγικότητας. Έτσι τα αποθέματα που προκύπτουν είναι : Προγραμματισμένα: ΐ. Αποθεματοποίηση ετοίμων προϊόντων κατά την περίοδο χαμηλής ζήτησης προκειμένου να χρησιμοποιηθούν σε περιόδους υψηλής ζήτησης. ΐΐ. Για να αντιμετωπιστεί η αβεβαιότητα στη ζήτηση ή στον χρόνο παράδοσης μιας παρτίδας αποθέματος. ΐΐΐ. Για αξιοποίηση ευκαιριών λόγω εκπτώσεων στην τιμή αγοράς ή στο κόστος μεταφοράς. Τυχαία: ΐ. Λόγω μποτιλιαρίσματος σε κάποιο σημείο της γραμμής παραγωγής ΐΐ. Λόγω κακού προγραμματισμού της παραγωγής. ΐΐΐ. Λόγω έκτακτων φαινομένων(πηγή: Λόγοι διατήρησης αποθεμάτων 1. Για προστασία από αβεβαιότητες: Στον εφοδιασμό: Για συνεχή ροή στην εφοδιαστική αλυσίδα. Στη ζήτηση και στον χρόνο ολοκλήρωσης των παραγγελιών (Αποθέματα ασφαλείας). 2. Γ ια οικονομική παραγωγή και αγορά: Όφελος από εκπτώσεις (αγορές μεγάλων ποσοτήτων). Προστασία έναντι του πληθωρισμού και των πιθανών αυξήσεων στις τιμές των εμπορευμάτων. [20]

21 3. Για κάλυψη προβλεπόμενων αλλαγών στη ζήτηση ή τον εφοδιασμό: Η αποθεματοποίηση πρώτων υλών και εξαρτημάτων βοηθά στην ομαλή και συνεχή ροή της παραγωγής (πηγή: Μειονεκτήματα διατήρησης αποθεμάτων Υψηλά κόστη: Κόστος αγοράς είδους (αν έχει αγοραστεί). Κόστος παραγγελίας ή προετοιμασίας (setup cost): i. Δαπάνες παραγγελίας, αμοιβές υπαλλήλων, μεταφοράς, παραλαβής, κ.α. ii. Στήσιμο εξοπλισμού αν πρόκειται για παραγωγή. Κόστος διατήρησης (holding or carrying cost): Κόστη κεφαλαίου (δέσμευση μεγάλου ποσοστού του κεφαλαίου κίνησης), αποθήκευσης, ασφάλειας, κ.α. Δυσκολία ελέγχου. Άλλα προβλήματα όπως χωροταξικά (μεγάλοι αποθηκευτικοί χώροι), προβλήματα συντήρησης (πηγή: Στοιχεία κόστους αποθεμάτων Η διαχείριση των αποθεμάτων θα πρέπει πάντα να αποβλέπει στην ελαχιστοποίηση του συνολικού κόστους διατηρήσεώς τους. Αυτό συνεπάγεται ότι το ύψος των αποθεμάτων αφενός δεν θα πρέπει να υπερβαίνει ένα ορισμένο επίπεδο, γιατί αυτό θα σημαίνει υπερεπένδυση κεφαλαίων στα αποθέματα και αφετέρου ότι θα είναι πάντοτε αρκετά για την αδιάκοπη συνέχιση της παραγωγικής διαδικασίας. Για την λήψη αποφάσεων σχετικά με το ύψος των αποθεμάτων, η επιχείρηση θα πρέπει να λάβει υπ όψιν και τα ακόλουθα κόστη: α) Κόστος διατήρησης αποθέματος (holding/storage cost). Από τη στιγμή που τα υλικά έχουν μπει στην αποθήκη πρέπει να διατηρηθούν μέχρι να χρησιμοποιηθούν στην παραγωγική διαδικασία. Το κόστος αυτό της διατήρησης των υλικών περιλαμβάνει: το κόστος αποθηκευτικού χώρου, το κόστος δεσμευμένου κεφαλαίου, το κόστος ασφάλισης αποθέματος, τον τόκο του κεφαλαίου που έχει επενδυθεί στα αποθέματα, το [21]

22 κόστος διακινήσεως υλικών στις αποθήκες, τα ενοίκια των αποθηκών, το κόστος της φυσικής φθοράς (υγρασία, συρρίκνωση), τη χρονική φθορά και τη μείωση της αξίας, τα διοικητικά έξοδα (μισθούς υπαλλήλων, φωτισμός, θέρμανση, κλπ.), τις ασφάλειες και τους ειδικούς τόκους, το κόστος απαρχαίωσης αποθέματος και το κόστος του χειρισμού του (handling) κατά την αποθήκευση και τη μεταφορά του, και άλλα που προκύπτουν κατά τη διαδικασία αποθήκευσης. Ειδικότερα για το κόστος δεσμευμένου κεφαλαίου, αυτό πηγάζει από την ανάγκη της επιχείρησης να επενδύσει τα κεφάλαία της για τη διατήρηση αποθεμάτων έναντι των άλλων εναλλακτικών χρήσεων των κεφαλαίων της. Το κόστος του δεσμευμένου κεφαλαίου είναι πάντα ίσο ή μεγαλύτερο της απόδοσης που θα είχε η επιχείρηση εάν είχε επενδύσει τα κεφάλαιά της σε χρηματοοικονομικά προϊόντα πολύ χαμηλού κινδύνου. Η συσχέτιση μεταξύ ύψους αποθεμάτων και κόστους διατήρησης είναι θετική, δηλαδή όσο αυξάνουν τα αποθέματα τόσο μεγαλύτερο είναι το ύψος της διατήρησης. β) Κόστος προμήθειας αποθέματος. Περιλαμβάνει τόσο το σταθερό κόστος για την τοποθέτηση μιας παραγγελίας στους προμηθευτές της επιχείρησης όσο και το κόστος αγοράς του αποθέματος από αυτούς. Στη περίπτωση όπου η επιχείρηση δεν προμηθεύεται τα σχετικά προϊόντα αλλά τα παράγει χρησιμοποιώντας δικές της εγκαταστάσεις, το σταθερό κόστος παραγωγής αφορά στο κόστος προετοιμασίας της παραγωγικής διαδικασίας (setup), ενώ το μεταβλητό κόστος αφορά στο κόστος παραγωγής. γ) Κόστος έλλειψης/ μη ικανοποίησης της ζήτησης (shortage cost). Το κόστος αυτό περιλαμβάνει: το κόστος των πωλήσεων που χάθηκαν και του κέρδους που διέφυγε στην περίπτωση κατά την οποία δεν έχουμε τα απαραίτητα αποθέματα, το κόστος απώλειας πελατών, το κόστος απώλειας της φήμης και του καλού ονόματος της επιχείρησης, κ.α. Η συσχέτιση ανάμεσα στο κόστος έλλειψης των αποθεμάτων και στο ύψος των αποθεμάτων είναι αρνητική. Όταν όμως ο όγκος των αποθεμάτων υπερβεί ένα συγκεκριμένο όριο τότε ο κίνδυνος της έλλειψης αποθεμάτων μηδενίζεται. Αν εξαντληθούν τα αποθέματα ενός προϊόντος, η επιχείρηση είναι υποχρεωμένη να καθυστερήσει η να ακυρώσει την παραγγελία χάνοντας με τον τρόπο αυτό κέρδος αλλά και φήμη. [22]

23 δ) Κόστος παραγγελίας αποθεμάτων. Το κόστος αυτό περιλαμβάνει: το κόστος για να δοθούν οι παραγγελίες και να γίνει έλεγχος των προσφορών που θα υποβληθούν, τα διοικητικά έξοδα για να ελεγχθεί κατά πόσο η ποσότητα και η ποιότητα των υλικών που παραλαμβάνονται συμφωνούν με τις προδιαγραφές, το ειδικό κόστος για επείγουσες παραγγελίες σε περιπτώσεις ελλείψεως των αποθεμάτων, κ.α. Η συσχέτιση μεταξύ κόστους παραγγελίας και του ύψους των αποθεμάτων είναι αρνητική, δηλαδή όσο πιο πολλά αποθέματα έχουμε, τόσο πιο πολλές παραγγελίες πραγματοποιούμε και συνεπώς το συνολικό κόστος παραγγελίας των αποθεμάτων είναι μικρότερο. (πηγή: Εξαρτημένη και ανεξάρτητη ζήτηση Για τη διαχείριση αποθεμάτων, είναι σημαντική η κατανόηση της διαφοράς μεταξύ εξαρτημένης και ανεξάρτητης ζήτησης. Στην περίπτωση της ανεξάρτητης ζήτησης, η ζήτηση για διάφορα προϊόντα είναι ανεξάρτητη η μια με την άλλη. Δηλαδή, μια παραγωγική μονάδα μπορεί να παράγει διάφορα αντικείμενα που δεν σχετίζονται μεταξύ τους αλλά αντιμετωπίζουν κάποια εξωτερική ζήτηση. Στην περίπτωση της εξαρτημένης ζήτησης, η ανάγκη για ένα αντικείμενο είναι αποτέλεσμα της ανάγκης για κάποιο άλλο, συνήθως σε υψηλότερο επίπεδο της παραγωγικής διαδικασίας. Η εξαρτημένη ζήτηση είναι σχετικά εύκολο να προσδιοριστεί με βάση τη ζητούμενη ποσότητα του αντικειμένου από το οποίο εξαρτάται. Για παράδειγμα, αν μια βιομηχανία αυτοκινήτων σχεδιάζει να παράγει 1000 αυτοκίνητα, είναι φανερό ότι θα χρειαστεί 4000 τροχούς. Η ζήτηση για τροχούς δεν είναι ανεξάρτητη αλλά προσδιορίζεται από το ύψος της παραγωγής αυτοκινήτων. Η ζήτηση όμως για αυτοκίνητα είναι ανεξάρτητη και δε σχετίζεται με τη ζήτηση κάποιου αλλού προϊόντος. Για τον καθορισμό της ποσότητας παραγωγής ανεξάρτητων αντικειμένων, οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν διάφορες μεθόδους όπως έρευνα αγοράς, μεθόδους προβλέψεις κ.ά. Εξ αιτίας της αβεβαιότητας της ανεξάρτητης ζήτησης, είναι απαραίτητη η διατήρηση επιπλέον μονάδων αποθέματος στα προϊόντα αυτά (πηγή: [23]

24 2.4 Μέθοδοι μείωσης παραγγελιών Με βάση την κατηγόρια των αποθεμάτων μπορούν να καθοριστούν οι κατάλληλες τακτικές για τη μείωση του. Οι τακτικές αυτές θα πρέπει να περιλαμβάνουν την ενέργεια για τη μείωση του αποθέματος αλλά και τακτικές για τη μείωση του κόστους εξ αιτίας της έλλειψης αποθεμάτων. Η βασική τακτική για τη μείωση του κυκλικού αποθέματος είναι απλά η μείωση του μεγέθους της παραγγελίας. Παράλληλα, όμως, για την αποφυγή της αύξησης του κόστους έναρξης νέας λειτουργίας και την αύξηση του συνολικού κόστους παραγγελίας, λόγω αύξησης του αριθμού των παραγγελιών, θα πρέπει η επιχείρηση να βελτιστοποιήσει τις διαδικασίες παραγγελίας και προετοιμασίας για νέες λειτουργίες. Επίσης, μπορεί να αυξήσει το βαθμό στον οποίο η ίδια εργασία μπορεί να επαναληφθεί χωρίς να χρειάζονται αλλαγές με εξειδίκευση, αφιέρωση πόρων για την παραγωγή ενός μόνο προϊόντος και τη χρησιμοποίηση του ίδιου εξαρτήματος για διαφορετικά προϊόντα. Η βασική τακτική που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη μείωση του αποθέματος ασφαλείας είναι η τοποθέτηση των παραγγελιών πιο κοντά στο χρόνο που πρέπει να γίνει η παραλαβή. Λόγω της αβεβαιότητας σχετικά με τη ζήτηση, τις προμήθειες και τους χρόνους αποστολής, η τακτική αυτή μπορεί να οδηγήσει σε μη αποδεκτά επίπεδα εξυπηρέτησης πελατών. Οι πιθανές αρνητικές συνέπειες μπορούν να αποφευχθούν αν παράλληλα η επιχείρηση: α) Βελτιώσει τις προβλέψεις ζήτησης, β) μειώσει το χρόνο ανάμεσα σε δυο παραλαβές, γ) μειώσει την αβεβαιότητα των προμηθειών και δ) δώσει μεγαλύτερη έμφαση σε εργασία και μηχανές, τα μόνα συστατικά στοιχεία της παραγωγής που δεν αποθηκεύονται. Για την μείωση των αποθεμάτων αναμονής, μια επιχείρηση μπορεί να εξισώσει το ρυθμό παραγωγής της με τον ρυθμό ζήτησης. Παράλληλα θα πρέπει να προσπαθήσει να εξισορροπήσει τη ζήτηση δημιουργώντας νέα προϊόντα με διαφορετικούς κύκλους ζήτησης, με διαφήμιση προϊόντων εκτός εποχής και με εκπτώσεις στα προϊόντα αυτά. Τέλος μια επιχείρηση για να ελέγξει τα αποθέματα σε κίνηση έχει τη δυνατότητα να μειώσει τη διάρκεια αναμονής των αποθεμάτων όχι όμως και τη ζήτηση. Για τη μείωση των χρόνων αναμονής των αποθεμάτων μπορεί να επιλέξει τους κατάλληλους προμηθευτές [24]

25 και εταιρίες μεταφορών, να βελτιώσει τη διαχείριση των υλικών εντός του εργοστασίου και να μειώσει την ποσότητα της παραγγελίας στις περιπτώσεις που ο χρόνος αναμονής εξαρτάται από την ποσότητα παραγγελίας (πηγή: Οφέλη σωστής διαχείρισης Μια σωστή διαχείριση αποθεμάτων προσφέρει στην επιχείρηση μία καλή παραγωγική διαδικασία, σαν αποτέλεσμα την πώληση ποιοτικών προϊόντων, μία καλύτερη σχέση μεταξύ επιχειρηματία και πελάτη, δίνει τη δυνατότητα να ανταπεξέλθει στη ζήτηση της αγοράς ή του αγοραστικού κοινού, μία συνεχής βελτίωση στην παραλαβή και στην τοποθέτηση του προϊόντος και απαιτεί την κατάλληλη πρόσληψη εργατικού δυναμικού. Τα σημαντικότερα οφέλη είναι: Μείωση του αριθμού των εκκρεμών παραγγελιών. Μείωση των παραγγελιών που ακυρώνονται. Μη έλλειψη επαρκούς αποθηκευτικού χώρου. Βελτίωση σχέσεων με τους μεσάζοντες που προκύπτουν από ακυρώσεις συνεργασιών. Μικρές ποσότητες απολεσθέντων αντικειμένων.[20] Προβλήματα στη διαδικασία λήψης αποφάσεων Η διαδικασία του να λάβει ο υπεύθυνος αποθήκης μία απόφαση σχετικά με τις παραγγελίες που πρέπει να γίνουν, την παραλαβή των αποθεμάτων και την αποστολή στον καταναλωτή είναι κρίσιμη, διότι ο αποθηκάριος θα πρέπει να είναι σε θέση να αναλάβει τις ευθύνες του για το αν ο καταναλωτής ή ο πελάτης θα είναι ικανοποιημένος με το αποτέλεσμα σε σχέση με αυτό που περίμενε. Είναι πολύ σημαντικό ο επιχειρηματίας ή ο αποθηκάριος να γνωρίζει τι ζητάει ο πελάτης και να του το προσφέρει, όμως αυτό δεν είναι αρκετό γιατί εκτός του ότι πρέπει να παράγει το προϊόν σύμφωνα με τις προδιαγραφές του, θα πρέπει να είναι ποιοτικό αλλά και να καλύπτει τις διάφορες ανάγκες του. [25]

26 Τα προβλήματα αυτά έχουν να κάνουν με : Ποια είδη πρέπει να διατηρηθούν σε απόθεμα; Πόση ποσότητα πρέπει να παραγγελθεί (ή να δοθεί εντολή παραγωγής) για κάθε ανανέωση αποθέματος; Πότε πρέπει να γίνει μια παραγγελία (ή να δοθεί εντολή παραγωγής); Ποιος τύπος συστήματος ελέγχου των αποθεμάτων πρέπει να χρησιμοποιηθεί; 2.6 Κύκλος ανάπτυξης προϊόντος Είναι σημαντικό να αναφέρουμε τις διαδικασίες, με τις οποίες φτιάχνεται ένα προϊόν σε κάθε στάδιο ανάπτυξής του. Με αυτόν τον τρόπο δημιουργούμε στην ουσία ένα διάγραμμα, που θα βοηθήσει την ροή της παραγωγής να αποδίδει καλύτερα και να είναι πιο αποτελεσματική για να επιτύχουμε όσο το δυνατόν καλύτερο κέρδος, το προϊόν σε κάθε στάδιο βελτιώνεται συνεχώς έτσι ώστε όταν φτάσει στον τελικό καταναλωτή να ικανοποιεί πλήρως τις ανάγκες του, αλλά και εμείς σαν επιχειρηματίες να προσπαθούμε πάντα να ακούμε τον πελάτη, να είμαστε ακριβείς στις προθεσμίες παράδοσης, αξιόπιστοι για τις υπηρεσίες που του προσφέρουμε και ένα ποιοτικό προϊόν. Τέλος είναι αναγκαίο να εξυπηρετούμε όσο το δυνατόν καλύτερα τον πελάτη, γιατί ο πελάτης είναι αυτός που θα μας δώσει το μεγαλύτερο κέρδος και την καλύτερη εικόνα προς τα έξω(φήμη),γι αυτό λοιπόν ο πελάτης παίζει σημαντικό ρόλο στην επιχείρηση. Το παρακάτω διάγραμμα δείχνει τα εξής στάδια: Διαπίστωση αναγκών του πελάτη τεχνικά χαρακτηριστικά προϊόντος κόστος παράδοση 1 Ανάπιιυξη στρατηγικής προϊόντος στόχοι προϊόντων θέση στην αγορά ύψος πωλήσεων τιμολογιακή πολιτική [26]

27 κόστος προϊόντων απόδοση τεχνικά χαρακτηριστικά άλλα χαρακτηριστικά αρχική σύλληψη εναλλακτικές δομικές ιδέες επιλογή υλικών κατεργασιών προμηθευτών εκπόνηση σχεδίων εκπόνηση φασεολογιών πίνακες υλικών τεχνικές αλλαγές - νέος εξοπλισμός - νέες συσκευές - χωροταξία οργανωτικές αλλαγές - νέο προσωπικό - εκπαίδευση - μέθοδοι Εικόνα 1: Κύκλος ανάπτυξης προϊόντος [20] [27]

28 2.7 Οι διαδοχικές φάσεις σε ένα σύστημα διαχείρισης 1η φάση: Εκτιμήσεις και πρόβλεψη ζήτησης, όπου εδώ θα πρέπει η διοίκηση να κάνει μία έρευνα αγοράς με την καταμέτρηση ενός δείγματος από το σύνολο που θα επιλεχθεί, όσον αφορά τι αποθέματα χρειάζονται για τα παραγόμενα προϊόντα, την κατασκευή του προϊόντος και τελικά να γίνουν οι εκτιμήσεις για τα συγκεκριμένα αποθέματα και να προβλέψουν όσο το δυνατόν καλύτερα την ζήτηση για την επίτευξη ενός καλύτερου αποτελέσματος, ώστε να εξυπηρετηθεί καλά ο πελάτης και να μείνει ικανοποιημένος από το αποτέλεσμα. 2η φάση: Παραγγελίες ή παραγωγή ειδών, όπου στη φάση αυτή μετά από τις εκτιμήσεις και τις προβλέψεις που έκανε η διοίκηση είναι έτοιμη να κάνει τις παραγγελίες ή να παράγει τα είδη αποθέματος του προϊόντος. 3η φάση: Έλεγχος ύψους αποθεμάτων, στη φάση αυτή ελέγχονται πόσα αποθέματα υπάρχουν στην αποθήκη ή έχουν παραγγελθεί, έτσι ώστε να μην υπάρχουν περισσότερα απ όσα θα έπρεπε να υπάρχουν ή από τυχόν λάθη που μπορεί να γίνουν κατά την παραγγελία ή παραγωγή και να τηρεί πλήρως τις προδιαγραφές για τις ανάγκες των πελατών. 4η φάση: Ανάλυση απόδοσης και αναθεώρηση σχεδιασμού, στην τελευταία φάση, αφού έχουν ολοκληρωθεί οι προηγούμενες φάσεις, γίνεται προσπάθεια ανάλυσης για το ποιες είναι οι αποδόσεις των αποθεμάτων δηλ, αν δίνουν το αποτέλεσμα που περιμέναμε ή μήπως υπήρξε κάποια επιπλοκή στο τελικό απόθεμα και αν το αποτέλεσμα είναι αυτό που περιμέναμε τότε προχωράμε στην κατασκευή του προϊόντος, διαφορετικά επαναλαμβάνουμε τις ίδιες φάσεις μέχρι να έχουμε το επιθυμητό επίπεδο κάνοντας αναθεώρηση σχεδιασμού. [20] [28]

29 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3 Ο 3. Διαχείριση εφοδιαστικής αλυσίδας 3.1 Ορισμός εφοδιαστικής Η διαδικασία σχεδιασμού και ελέγχου, μιας αποτελεσματικής και οικονομικής αποθήκευσης των πρώτων υλών, των ημικατεργασμένων αποθεμάτων και των έτοιμων προϊόντων και οι σχετικές πληροφορίες, από το σημείο παραγωγής στο σημείο κατανάλωσης, με σκοπό την ικανοποίηση των απαιτήσεων των πελατών ονομάζεται Εφοδιαστική αλυσίδα ή Logistics. Η έννοια της αλυσίδας εφοδιασμού περιλαμβάνει όλες τις δραστηριότητες οι οποίες σχετίζονται με την ροή και την μετατροπή προϊόντων από το στάδιο των πρώτων υλών (εξόρυξη) μέχρι τον τελικό καταναλωτή, καθώς επίσης και τις ροές των σχετικών πληροφοριών. Στόχος της διοίκησης της αλυσίδας εφοδιασμού είναι η παράδοση των σωστών αγαθών ή υπηρεσιών στο σωστό σημείο, στο σωστό χρόνο και στην επιθυμητή κατάσταση, συμβάλλοντας στον μέγιστο βαθμό στην αποδοτικότητα και κερδοφορία της επιχείρησης. [20] 3.2 Η εξέλιξη της εφοδιαστικής Η εφοδιαστική αλυσίδα είναι μια σειρά δραστηριοτήτων που ενδιαφέρεται για τον προγραμματισμό, τον έλεγχο των υλικών και τα τελικά προϊόντα από τους προμηθευτές έως τους τελικούς καταναλωτές. Κατά το σχεδιασμό μιας εφοδιαστικής αλυσίδας, προσπαθούμε είτε να ελαχιστοποιήσουμε το κόστος, είτε την ταχύτητα εξυπηρέτησης, ανάλογα με τους στόχους της ίδιας της επιχείρησης και τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά του προϊόντος. [29]

30 Τα αποθέματα διαδραματίζουν έναν πολύ σημαντικό ρόλο στην επιτυχία μιας εφοδιαστικής αλυσίδας. Με τον όρο αποθέματα εννοούμε όλα τα αντικείμενα ή πόρους που μας ανήκουν και είναι διαθέσιμα για άμεση χρήση, κατανάλωση ή μεταποίηση. Εικόνα 2: πως εξελίσσεται η εφοδιαστική αλυσίδα [20] [30]

31 3.2.1 Δομή εφοδιαστικής Εικόνα 3: η δομή μιας εφοδιαστικής αλυσίδας Η παραπάνω εικόνα 3 δείχνει ότι το διαμορφωμένο προϊόν που τελικά φτάνει στα χέρια του αποδέκτη (τελικού καταναλωτή), έχει προηγουμένως περάσει από διάφορα στάδια. Πρωτογενώς υφίσταται σαν πρώτη ύλη προερχόμενο από τη «μάνα γη», ενώ ακολουθούν τα διάφορα στάδια μεταποίησης του. Κατόπιν το διαμορφωμένο πλέον προϊόν ακολουθεί μια πορεία μεταξύ διαφόρων σημείων πώλησης (χονδρικής - λιανικής) μέχρις ότου να φτάσει τελικά στα χέρια του τελικού καταναλωτή. Κάθε εφοδιαστική αλυσίδα είναι δομημένη με τέτοιο τρόπο ώστε να επιτυγχάνει το μέγιστο επίπεδο εξυπηρέτησης στον πελάτη, να διασφαλίζει υψηλή ποιότητα στα διατιθέμενα προϊόντα, να επιτυγχάνει το μικρότερο δυνατό κόστος διαχείρισης και τέλος να εμφανίζεται ευέλικτη στις αλλαγές που προστάζει κάθε φορά η αγορά. [20] 3.3 Δραστηριότητες της εφοδιαστικής Η εφοδιαστική αλυσίδα ασχολείται με τις παρακάτω δραστηριότητες οι οποίες είναι απαραίτητες για την καλή λειτουργία του παραγωγικού συστήματος ή τη ροή της παραγωγικής διαδικασίας. Οι δραστηριότητες αυτές είναι: Εξυπηρέτηση πελατών Μεταφορά Αποθήκευση Επιλογή τόπου εγκατάστασης εργοστασίου [31]

32 Έλεγχος αποθεμάτων Διαδικασία παραγγελιοληψίας Διαχείριση υλικών Διαχείριση των επιστρεφόμενων υλικών Διεκπεραίωση των ελαττωματικών και άχρηστων υλικών Συσκευασία Υποστήριξη των υλικών και των υπηρεσιών Πρόβλεψη φθορών Οι προαναφερόμενες δραστηριότητες είναι σημαντικό να ληφθούν υπόψην για να μπορέσει η επιχείρηση να πετύχει τους στόχους της τόσο από την πλευρά της παραγωγής(καλύτερη αποδοτικότητα) όσο και από πλευράς σωστής εξυπηρέτησης πελατών (εικόνα, φήμη κλπ). [20] Πλεονεκτήματα Τα πλεονεκτήματα της εφοδιαστικής αλυσίδας είναι μεταξύ άλλων: Η συντόμευση των διαδικασιών και η μείωση του συνολικού κόστους προσφοράς και παραγγελίας. Η καλύτερη ροή πληροφοριών. Η σημαντική αύξηση στην παραγωγικότητα της αποθήκης. Η καλύτερη αξιοποίηση των αποθηκευτικών χώρων. Ο πλήρης έλεγχος του αποθηκευτικού κυκλώματος και η τεκμηριωμένη διοίκησης της εφοδιαστικής αλυσίδας. Η εξασφάλιση ελέγχου και διαφάνειας. Η δραστική μείωση των λαθών στην εκτέλεση των παραγγελιών. Η μείωση του κόστους συναλλαγών και του κόστους της διαδικασία ανεύρεσης προϊόντων. Η ηλεκτρονική παρακολούθηση αποστολής παραγγελιών και η διασύνδεση με ERP συστήματα και η ενσωμάτωση πληροφοριών πραγματικής ζήτησης. [32]

33 Η μείωση χρόνου του διεκπεραίωσης παραγγελιών, η επιτάχυνση της ροής πληροφορίας από και προς τους συνεργαζόμενους φορείς (προμηθευτές, πελάτες κ.λπ.). Η ολοκλήρωση πληροφοριακών συστημάτων που έχει ως αποτέλεσμα την πραγματοποίηση Just in Time παραγγελιών. Η μείωση stock εμπορεύματος, άρα η οικονομία κλίμακας που σχετίζεται με το προσωπικό της αποθήκης αλλά και με το κόστος της παραγωγικής διαδικασίας. Ο έλεγχος και η αυτοματοποίηση της ροής πληροφορίας άρα και μείωση των λειτουργικών εξόδων. [20] Στόχοι της εφοδιαστικής Η εφοδιαστική αλυσίδα έχει σαν στόχο την καλή λειτουργία της επιχείρησης καθώς και την καλή ροή της παραγωγής. Οι στόχοι της εφοδιαστικής αλυσίδας είναι: Σωστό προϊόν, σωστός τόπος, σωστή ποσότητα, σωστή ποιότητα, σωστός χρόνος, σωστό κόστος. Ικανοποίηση δύο κριτηρίων: ποιότητα των υπηρεσιών με το χαμηλότερο κόστος (αν είναι δυνατό να επιτευχθεί το min του κόστους, με ταυτόχρονη επίτευξη του max επιπέδου εξυπηρέτησης). Λαμβάνεται υπόψη το συνολικό κόστος και όχι το κόστος επιμέρους στοιχείων (μείωση του κόστους της αποθήκευσης μπορεί να οδηγήσει σε αύξηση των μεταφορικών δαπανών) Συνολικό κόστος = δαπάνες μεταφορών + δαπάνες αποθήκευσης + Κόστος διατήρησης αποθεμάτων + Κόστος μεταφοράς προϊόντων μέσα στην επιχείρηση + Στην αποθήκη + Κόστος διεκπεραίωσης παραγγελιών + Κόστος κτιρίων + Κόστος μηχανημάτων κλπ Η σχέση μεταξύ αύξησης κόστους και αύξησης επιπέδου εξυπηρέτησης δεν είναι γραμμική (καμιά φορά είναι εκθετική). Συστημική προσέγγιση (παράδειγμα το τμήμα παραγωγής θέλει να παράγει το ίδιο προϊόν, αυτό θα οδηγήσει σε αύξηση αποθεμάτων). [33]

34 Διαθεσιμότητα: Ικανότητα συστήματος logistics να έχει πάντοτε διαθέσιμα αποθέματα και να εξυπηρετεί τις ανάγκες της παραγωγής και των πελατών. Δυναμικότητα: Συνέπεια και ταχύτητα εκτέλεσης παραγγελιών, ικανότητα διακίνησης προϊόντων μέσα σε καθορισμένο χρονικό διάστημα. Μείωση αποθεμάτων με το καλύτερο επίπεδο εξυπηρέτησης σε όλα τα στάδια της αλυσίδας παραγωγής και διακίνησης. Αύξηση της ποιότητας και διατήρηση της σε υψηλά επίπεδα (ορθότητα και σωστοί χρόνοι εκτέλεσης παραγγελιών, συνέπεια στις μεταφορές, γνωστοποίηση εκτέλεσης παραγγελίας, μείωση των φθορών, κλπ). Αντιμετώπιση των αβεβαιοτήτων των κρίσεων. [20] 3.4 Η σημασία των αποθεμάτων στην εφοδιαστική αλυσίδα Όπως προαναφέρθηκε, απόθεμα ονομάζεται κάθε συσσώρευση αγαθού που τηρείται αδρανές, προκειμένου να εξισορροπήσει την αδυναμία άμεσης απόκρισης του ρυθμού εφοδιασμού της αγοράς στις απρόβλεπτες διακυμάνσεις του ρυθμού ζήτησης. Το απόθεμα είναι είδος «εν στάσει», του οποίου οι συσσωρεύσεις αποτελούν την αναγκαιότητα για κάθε σύστημα διαχείρισης των αγαθών στο πλέγμα της εφοδιαστικής αλυσίδας. Όμως κάθε απόθεμα που συσσωρεύεται σε οποιοδήποτε τομέα του πλέγματος της εφοδιαστικής αλυσίδας αποτελεί ταυτόχρονα και συσσώρευση κόστους. Έτσι, αν στο επιχειρησιακό κόστος του δεσμευμένου κεφαλαίου προς κτήση του αποθέματος προστεθεί το κόστος διαχείρισης, που προκύπτει από την αναγκαιότητα διατήρησής του (αποθήκευση, διακίνηση, κλπ.), είναι προφανές ότι ένας συντελεστής ετήσιου κόστους αποθεματοποίησης τουλάχιστον ίσος προς 20% της αξίας κτήσης είναι προφανής. Είναι, επομένως, φανερή η μέγιστη σημασία βελτιστοποίησης του επιπέδου αποθεμάτων μιας επιχείρησης, σε όλο το πλέγμα της εφοδιαστικής αλυσίδας, προκειμένου να επιτευχθεί η ελαχιστοποίηση του κόστους αποθεματοποίησης, με την ταυτόχρονη μεγιστοποίηση του επιπέδου εξυπηρέτησης, τόσο των εξωτερικών, όσο και των εσωτερικών πελατών. [20] [34]