3. Διαχείριση Εύρους Στόχοι Εύρος Δομή Εργασιών Πακέτα Εργασίας Σύνοψη
1. Διατύπωση στόχων του Οι στόχοι του έργου εκφράζουν τα αναμενόμενα αποτελέσματα που προκύπτουν από τα παραδοτέα του. Βασικοί Στόχοι: Μετρήσιμα κριτήρια επιτυχίας του έργου Συμπληρωματικοί Στόχοι: Επιπλέον αποτελέσματα που προκύπτουν ή μπορεί να προκύψουν έμμεσα αλλά δεν αποτελούν το βασικό λόγο υλοποίησης του έργου Αναφορά σε Μη Στόχους Αποτελέσματα που μπορεί να αναμένονται (από τον κύριο του έργου ή άλλα ενδιαφερόμενα μέρη) αλλά δεν θα περιλαμβάνονται στο εύρος του έργου Βοηθούν στο να καθορισθούν τα όρια του έργου Σχέδιο Στόχων του Διαφοροποιήσεις μεταξύ των τριών κατηγοριών στόχων Διαφοροποιήσεις μεταξύ αρχικού σχεδιασμού και προσαρμογών στην πορεία του έργου
Σχέδιο Στόχων του (Παράδειγμα) Κατηγορία Στόχου Στόχος: (Βάση Αναφοράς) Στόχος: (Καθορίσθηκε την.../.../...) Στόχος: (Καθορίσθηκε την.../.../...) Βασικοί Στόχοι Δημιουργία 8 χλμ. ποδηλατοδρόμων Σήμανση Εκδήλωση Εγκαινίων Αρχικό σχέδιο 3/12 1 η τροποποίηση 10/8/12 Συμπληρωματικοί Στόχοι Ολοκλήρωση πριν από τις εκλογές Αρχικό σχέδιο 3/3/12 Μη-Στόχοι Έκδοση ενημερωτικού υλικού
2. Προσδιορισμός Παραδοτέων του Υλικές ή Άυλες εκροές του έργου ώστε να επιτευχθούν οι στόχοι του Προϊόντα, Συστήματα, Πρότυπα, Μοντέλα, Σχέδια, Περιγραφές,... Λειτουργικές διαδικασίες, Οργανωτικές Αλλαγές, Αλλαγές στους ανθρώπινους πόρους (επιμόρφωση / κατάρτιση),... Τα παραδοτέα μπορεί να έχουν διαφορετικές προτεραιότητες Συμφωνία με τα ενδιαφερόμενα μέρη Παραδοτέα Χαμηλής προτεραιότητας μπορεί να μη υλοποιηθούν εξ αιτίας περιορισμών στο χρόνο παράδοσης ή στον προϋπολογισμό του έργου (συνδέονται με συμπληρωματικούς στόχους) Προδιαγραφές Φυσική και Λειτουργική δομή και ιδιότητες των παραδοτέων Βοηθούν στην ελαχιστοποίηση των ατελειών / ελαττωμάτων και λαθών Απαιτούν λεπτομερή τεκμηρίωση Διαδικασία παραλαβής και επαλήθευσης των παραδοτέων
3. Ανάλυση Δομής Εργασιών Work Breakdown Structure (WBS) H WBS είναι μία ιεραρχική ανάλυση του έργου σε υποέργα (subprojects), δραστηριότητες (tasks / activities) και πακέτα εργασίας (work packages) έτσι ώστε κάθε μονάδα ή συστάδα μονάδων του WBS να συσχετίζεται με συγκεκριμένα παραδοτέα (deliverables) τα οποία και ορίζουν το εύρος εργασιών (φυσικό αντικείμενο) του έργου. Οι δραστηριότητες αντιπροσωπεύουν τις εργασίες που χρειάζεται να γίνουν για την υλοποίηση του έργου, (όχι προδιαγραφές προϊόντων) Π.χ. Προμήθεια Δρομολογητή όχι Δρομολογητής 250 θέσεων κ.λπ. Το πακέτο εργασίας είναι μία δραστηριότητα στο τελευταίο ιεραρχικά επίπεδο ανάλυσης του WBS Παραδοτέα: Μετρήσιμα, απτά (χειροπιαστά), επαληθεύσιμα αποτελέσματα, εκροές ή αντικείμενα τα οποία πρέπει να παραχθούν για την ολοκλήρωση του έργου ή μέρους αυτού..
3. Ανάλυση WBS: Παράδειγμα Μετεγκατάσταση Γραφείων 1. Διαχείριση 2. Καταγραφη Απαιτήσεων 3. Προσδιορισμός Τοποθεσίας 4. Υπογραφή Συμβολαίων 5. Ανακαίνιση Νέου Χώρου 6. Μεταφορά σε Νέο Χώρο 1.1 Ανάθεση 2.1 Διερεύνηση Απαιτήσεων Προσωπικού 3.1 Επιλογή Μεσιτικού Γραφείου 1.2 'Εναρξη Σχεδιασμός 1.3 Συντονισμός 1.4 Έλεγχος 1.5 Κλείσιμο 1.6 Αποδοχή Έγκριση 2.2 Καταγραφή Απαιτήσεων 2.3 Παράδοση της Έκθεσης Καταγραφής 3.2 Επίσκεψεις σε Εναλλακτικές Τοποθεσίες 3.3 Αξιολόγηση Εναλλακτικών Τοποθεσιών Μετεγκατάσταση.. 3.4 Σύσκεψη για Απόφαση Επιλογής 2. Καταγραφή Απαιτήσεων 3.5 Νομική Επισκόπηση 2.1 Διερεύνηση 2.2 Καταγραφή. 2.3 Παράδοση Έκθεσης Ανάλυσης 3. Προσδιορισμός Τοποθεσίας 3.1. Δομικό Στοιχείο του WBS Υποέργο Λεπτομερείς Εργασίες Πακέτα Εργασίας (ΠΕ) Παραδοτέο ΠΕ Πιθανό Ορόσημο
4. Προδιαγραφές των πακέτων εργασίας Work Package Specifications Ποιοτικές και ποσοτικές περιγραφές των εργασιών & του μέρους του φυσικού αντικειμένου που πρέπει να εκτελεσθεί στο πλαίσιο του πακέτου εργασίας Τα μέλη της ομάδας έργου μπορεί να αναλύσουν περαιτέρω το πακέτο εργασίας σε επί μέρους δραστηριότητες Λειτουργεί ως η βάση για συμφωνίες. Αποτελεί μέρος της τεκμηρίωσης του έργου στο καταστατικό του έργου Στόχοι: Δημιουργεί διακριτά όρια μεταξύ των πακέτων εργασίας. Αναγνωρίζει τις διασυνδέσεις μεταξύ των Π.Ε. Βοηθά στη μέτρηση της προόδου του έργου Προσδιορίζει το περιεχόμενο των εργασιών και τα αναμενόμενα αποτελέσματα Προσδιορίζει τις προδιαγραφές της εργασίας και τους απαιτούμενους πόρους Οι προδιαγραφές των ΠΕ κατευθύνουν τις εργασίες των μελών της ομάδας έργου και διασφαλίζουν την δέσμευση τους
4. Προδιαγραφές Πακέτου Εργασίας: Παράδειγμα Κωδικός WBS 2.5-3 Πακέτο Εργασίας Online Έλεγχος Πρόοδος Περιεχόμενα Πακέτου Εργασίας Προετοιμασία δεδομένων για test ελέγχου Προετοιμασία Εντύπων Πραγματοποίηση του online ελέγχου Εκπόνηση πρωτοκόλλου διενέργειας ελέγχου 10% 20% 75% 100% Αποτελέσματα Πακέτου Εργασίας (παραδοτέα) Test protocol Θα μπορούσαν να ορισθούν και να προγραμματισθούν ως δραστηριότητες του έργου
Εκτιμήσ εις 5. Διαδικασία Ελέγχου Αλλαγών διαβιβάζεται Μεταβολών σε κόστος/ οφέλη Εμπειρογνώμ ονες Αναθεωρημένη Βάση Αναφοράς του έργου ορίζει Κύριος του Συντονιστή Αλλαγών ΟΚ Αν συμφωνεί εκδίδει Εντολή αποδοχής της αλλαγής διαβιβά ζεται πληροφορεί Εισηγητής Αλλαγής Αίτημα αλλαγής υποβάλλει Περιγραφή απαιτούμενης Αλλαγής Τεκμηρίωση αιτιολογίας Προτεραιότητα (υποχρεωτική, βασική, επιθυμητή) Οφέλη από την αλλαγή Στοιχεία εισηγητή Εξουσιοδότηση για αίτημα αλλαγής Προσαρμόζεται στο μέγεθος και πολυπλοκότητα του συγκεκριμένου έργου. Ανάθεση ρόλων και υπευθυνοτήτων. Συμβατότητα με πρακτικές και διαδικασίες του οργανισμού.
Ρόλοι και Υπευθυνότητες (παράδειγμα) Όνομα Θέση Υπευθυνότητες Χάρης Χαρούλης Δήμος Λαρισαίων Νίκος Νίκου Μήτσος Μήτσου Κύριος του έργου Χορηγός Διαχειριστής Υπεύθυνος Π.Ε. Εγκρίνει ή απορρίπτει εισηγήσεις για αλλαγές στο εύρος του έργου και προωθεί για τελική έγκριση στον Χορηγό Αξιολογεί αναγκαιότητα αλλαγών Παραλαμβάνει παραδοτέα Εγκρίνει αλλαγές του εύρους και τον προϋπολογισμό Μέτρηση και επαλήθευση εύρους Αξιολογεί εισηγήσεις αλλαγών εύρους & εκτιμά επιπτώσεις Οργανώνει την ομάδα του έργου για αλλαγές σε σχέση με χρονοδιάγραμμα Επικοινωνεί με όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη για ενημέρωση σχετικά με αλλαγές στο Φ.Α. Επικαιροποιεί σχέδια έργου Μέτρηση και επαλήθευση εύρους Εισηγείται αναγκαίες αλλαγές & συμμετέχει σε εκτίμηση επιπτώσεων Επικοινωνεί με την ομάδα του για ενημέρωση σε σχέση με αλλαγές
Σχέδιο Διαχείρισης Εύρους - Scope Management Plan 1. Εισαγωγή Συνολική προσέγγιση 2. Ρόλοι και υπευθυνότητες 3. Περιγραφή εύρους i. Περιγραφή έργου (Καθορισμός στόχων) ii. Παραδοτέα iii. WBS iv. Περιγραφή πακέτων εργασίας 4. Διαδικασίες επαλήθευσης εύρους 5. Διαδικασίες παρακολούθησης και ελέγχου εύρους 6. Διαχείριση αλλαγών 7. Παραλαβή παραδοτέων και έργου