ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΚΑΙ ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ Μάθηµα 5ο: Θεµελιώδεις Αρχές της Οργάνωσης και Οργανωτικός Σχεδιασµός Ερωτήσεις Μελέτης Στόχοι Μαθήµατος 6 Ø Τι είναι η οργάνωση ως διοικητική λειτουργία; Ø Ποιες είναι οι παραδοσιακές οργανωτικές δοµές; Ø Ποιες είναι οι νεότερες οργανωτικές δοµές; 2 1
I. Τι είναι η οργάνωση ως διοικητική λειτουργία; Οργάνωση και οργανωτική δοµή l Οργάνωση Η διαδικασία κατανοµής και συντονισµού ανθρώπων και άλλων πόρων για την επίτευξη ενός στόχου. l Οργανωτική δοµή Το σύστηµα καθηκόντων, ροών εργασίας, σχέσεων αναφοράς και καναλιών επικοινωνίας που συνδέουν την εργασία διαφόρων ατόµων και οµάδων. 3 I. Τι είναι η οργάνωση ως διοικητική λειτουργία; 4 2
I. Τι είναι η οργάνωση ως διοικητική λειτουργία; A. Τυπική Οργάνωση (Επίσηµες Δοµές) l Η δοµή του οργανισµού στην επίσηµη εκδοχή του. l Οργανόγραµµα είναι ένα διάγραµµα που δείχνει τις σχέσεις αναφοράς και την επίσηµη διαρρύθµιση των θέσεων εργασίας µέσα σε έναν οργανισµό. l Το οργανόγραµµα ενηµερώνει για τις ακόλουθες πλευρές της επίσηµης δοµής: Τον καταµερισµό εργασίας Τις εποπτικές σχέσεις Τα κανάλια επικοινωνίας Σηµαντικά υπο-τµήµατα Τα επίπεδα διοίκησης 5 I. Τι είναι η οργάνωση ως διοικητική λειτουργία; B. Άτυπη Οργάνωση (Ανεπίσηµες δοµές) l Ένας οργανισµός-σκιά που διαµορφώνεται από τις ανεπίσηµες, αλλά συχνά ζωτικές, εργασιακές σχέσεις µεταξύ των µελών ενός οργανισµού. l Πιθανά πλεονεκτήµατα των ανεπίσηµων δοµών: ü Δίνουν τη δυνατότητα πρόσβασης σε διαπροσωπικά δίκτυα. ü Προάγουν τη µάθηση µέσω της ανεπίσηµης µεταφοράς γνώσης à ü Βοηθούν τους ανθρώπους να επιτύχουν τους εργασιακούς στόχους τους. 6 3
I. Τι είναι η οργάνωση ως διοικητική λειτουργία; B. Άτυπη Οργάνωση (συνεχ.) Πιθανά µειονεκτήµατα των ανεπίσηµων δοµών: Μπορεί να επηρεάζονται από φήµες. Μπορεί να µεταφέρουν ανακριβείς πληροφορίες. Μπορεί να γεννούν αντίσταση στην αλλαγή. Εκτρέπουν τις προσπάθειες εργασίας από σηµαντικούς στόχους. Δηµιουργούν συναισθήµατα αποξένωσης στους «αποκλειόµενους». 7 Παράδειγµα Τυπικής και Άτυπης Οργάνωσης 8 Οργάνωση & Διοίκηση Επιχειρήσεων Ι 4
I. Τι είναι η οργάνωση ως διοικητική λειτουργία; Το οργανόγραµµα αποτελεί την βάση κάθε οργανωτικής προσπάθειας. Με το οργανόγραµµα επιτυγχάνεται η εποπτική αναπαράσταση της οργανωτικής δοµής κάθε επιχείρησης. Βασικοί λόγοι που καθιστούν απαραίτητο το οργανογράµµα: Δεν υπάρχει σύγχυση ως προς την θέση κάθε εργαζόµενου στην επιχείρηση Εξασφαλίζεται η οµαλή συνεργασία Βοηθούν τις επιχειρήσεις να κάνουν τις απαραίτητες αλλαγές προκειµένου να προσαρµοστούν στις µεταβαλλόµενες συνθήκες του περιβάλλοντος. Κάθε στέλεχος που έχει φιλοδοξίες και θέλει να σταδιοδροµήσει µέσα στην επιχείρηση γνωρίζει τι πρέπει να κάνει για να φτάσει στην θέση που επιθυµεί. 9 I. Τι είναι η οργάνωση ως διοικητική λειτουργία; Απαιτεί ανάλυση της εργασίας (job analysis), δηλαδή µελέτη για το τι γίνεται, πότε, πού, πώς, γιατί και από ποιον σε υπάρχουσες ή πιθανές νέες εργασίες. Περιλαµβάνει δύο στάδια: 1. Περιγραφή της θέσης εργασίας: δραστηριότητες, καθήκοντα, ευθύνες, τις συνθήκες κάτω από τις οποίες διεξάγεται η εργασία, τις σχέσεις µε άλλες θέσεις εργασίας και τις ατοµικές απαιτήσεις της εργασίας. 2. Προδιαγραφές της θέσης: προσόντων - µόρφωση, εµπειρία και δεξιότητες- που θα πρέπει να συγκεντρώνει το άτοµο το οποίο προορίζεται για τη συγκεκριµένη εργασία. 5
I. Τι είναι η οργάνωση ως διοικητική λειτουργία; Μετά τον καταµερισµό των εργασιών, ακολουθεί η ανάθεση έργου σε συγκεκριµένα άτοµα: Εάν δεν υπάρχουν µέσα στην επιχείρηση τα κατάλληλα άτοµα αυτά πρέπει να προσληφθούν Έτσι δηµιουργούνται νέες θέσεις εργασίας αλλά και νέα τµήµατα Στο σηµείο αυτό αρχίζει η διάκριση των θέσεων σε ανώτερες και κατώτερες και η διάκριση των στελεχών σε ανώτερα, µεσαία και κατώτερα. Ως ιεραρχία νοείται το σύνολο των κάθετων επιπέδων που διαθέτει µια επιχείρηση. Η Οργανωτική Δοµή της Επιχείρησης Οι διευθύνσεις, τα τµήµατα, και οι θέσεις εργασίας αποτελούν τις δοµές στις οποίες κατανέµεται το συνολικό έργο που απαιτείται, προκειµένου να επιτευχθεί ο στόχος. Πώς θα οργανωθούν αποτελεσµατικά οι εργασίες στις παραπάνω οργανωτικές µονάδες? 6
a. Λειτουργικές δοµές (Οργάνωση κατά λειτουργία) l Άνθρωποι µε παρόµοια προσόντα που ασκούν παρόµοια καθήκοντα οµαδοποιούνται σε επίσηµες εργασιακές µονάδες. l Τα µέλη εργάζονται εντός των λειτουργικών τοµέων εξειδίκευσής τους. l Δεν περιορίζονται στις επιχειρήσεις. l Είναι πιο αποτελεσµατικές σε µικρούς οργανισµούς που παράγουν λίγα προϊόντα ή υπηρεσίες. 13 Οι λειτουργικές δοµές σε µια επιχείρηση, ένα υποκατάστηµα τράπεζας και ένα νοσοκοµείο της τοπικής κοινότητας. 14 7
Πιθανά πλεονεκτήµατα της οργάνωσης κατά λειτουργία l Οικονοµίες κλίµακας l Αναθέσεις καθηκόντων σύµφωνες µε την εξειδίκευση και την εκπαίδευση l Υψηλής ποιότητας επίλυση τεχνικών προβληµάτων l Εκπαίδευση σε βάθος και ανάπτυξη ικανοτήτων l Σαφείς προοπτικές σταδιοδροµίας εντός των λειτουργιών 15 Πιθανά µειονεκτήµατα της οργάνωσης κατά λειτουργία l Δυσκολίες στον ακριβή καθορισµό των ευθυνών l Πρόβληµα λειτουργικών καµινάδων (έλλειψη επικοινωνίας, συντονισµού και επίλυσης προβληµάτων µεταξύ όλων των λειτουργιών) l Κατάρρευση αίσθησης συνεργασίας και κοινού σκοπού l Στενή άποψη για τους στόχους απόδοσης l Υπερβολική παραποµπή αποφάσεων σε υψηλότερα επίπεδα 16 8
b. Τµηµατικές δοµές l Οµαδοποιούν ανθρώπους που εργάζονται πάνω στο ίδιο προϊόν ή διαδικασία, εξυπηρετούν παρόµοιους πελάτες και/ή βρίσκονται στον ίδιο τοµέα ή γεωγραφική περιοχή. l Κοινές σε πολύπλοκους οργανισµούς. l Αποφυγή προβληµάτων που σχετίζονται µε τις λειτουργικές δοµές. 17 Είδη τµηµατικών δοµών και πώς οµαδοποιούν τις εργασίες και τις δραστηριότητες: l Οι τµηµατικές δοµές κατά προϊόν επικεντρώνονται µόνο σε ένα προϊόν ή υπηρεσία. l Οι τµηµατικές δοµές κατά γεωγραφική τοποθεσία επικεντρώνονται στην ίδια τοποθεσία ή γεωγραφική περιοχή. l Οι τµηµατικές δοµές κατά πελάτη επικεντρώνονται στους ίδιους πελάτες ή αγοραστές. l Οι τµηµατικές δοµές κατά διαδικασία (στάδια παραγωγής προϊόντος) επικεντρώνονται στις ίδιες διαδικασίες. 18 9
Τµηµατικές δοµές κατά προϊόν, γεωγραφική τοποθεσία, πελάτη και διαδικασία. 19 Τµηµατοποίηση βάσει προϊόντων Τζωρτζάκης, Κ. & Τζωρτζάκη Α. (2007). Οργάνωση και Διοίκηση Επιχειρήσεων, 4 η έκδ. Αθήνα: Rosili 20 10
Τµηµατοποίηση βάσει πελατών Τζωρτζάκης, Κ. & Τζωρτζάκη Α. (2007). Οργάνωση και Διοίκηση Επιχειρήσεων, 4 η έκδ. Αθήνα: Rosili 21 Γεωγραφική Τµηµατοποίηση Τζωρτζάκης, Κ. & Τζωρτζάκη Α. (2007). Οργάνωση και Διοίκηση Επιχειρήσεων, 4 η έκδ. Αθήνα: Rosili 22 11
Τµηµατοποίηση βάσει σταδίου επεξεργασίας προϊόντος Τζωρτζάκης, Κ. & Τζωρτζάκη Α. (2007). Οργάνωση και Διοίκηση Επιχειρήσεων, 4 η έκδ. Αθήνα: Rosili 23 Ø Πιθανά πλεονεκτήµατα των τµηµατικών δοµών: l Μεγαλύτερη ευελιξία στην ανταπόκριση σε περιβαλλοντικές αλλαγές. l Καλύτερος συντονισµός. l Σαφή σηµεία ευθύνης. l Εξειδίκευση που εστιάζεται σε συγκεκριµένους πελάτες, προϊόντα και περιοχές. l Μεγαλύτερη ευκολία αναδιάρθρωσης. 24 12
Ø Πιθανά µειονεκτήµατα τµηµατικών δοµών: l Επικάλυψη πόρων και προσπαθειών µεταξύ των τµηµάτων. l Ανταγωνισµός και κακός συντονισµός µεταξύ των τµηµάτων. l Έµφαση στις ανάγκες του τµήµατος εις βάρος των στόχων του οργανισµού. 25 c. Δοµή πλέγµατος (matrix structure) l Συνδυάζει τις λειτουργικές και τις τµηµατικές δοµές για να κερδίσει πλεονεκτήµατα και να ελαχιστοποιήσει τα µειονεκτήµατα και των µεν και των δε. l Τα πεδία που χρησιµοποιείται είναι τα εξής: Παραγωγή Κλάδοι υπηρεσιών Επαγγελµατικά πεδία Μη κερδοσκοπικός τοµέας Πολυεθνικές εταιρείες 26 13
Η δοµή πλέγµατος σε µια µικρή επιχείρηση µε πολλά projects. Management 10/e - Κεφάλαιο 9 27 Πιθανά πλεονεκτήµατα των δοµών πλέγµατος: l Καλύτερη συνεργασία µεταξύ των λειτουργιών. l Βελτιωµένη λήψη αποφάσεων. l Μεγαλύτερη ευελιξία στις αναδιαρθρώσεις. l Καλύτερη εξυπηρέτηση πελατών. l Καλύτερη κατανοµή ευθύνης για την απόδοση. l Βελτιωµένο στρατηγικό µάνατζµεντ. 28 14
Πιθανά µειονεκτήµατα των δοµών πλέγµατος: l Το σύστηµα των δύο αφεντικών είναι επιρρεπές σε µάχες εξουσίας. l Μπορεί επίσης να δηµιουργήσει σύγχυση καθηκόντων και συγκρούσεις στις προτεραιότητες εργασίας. l Οι οµαδικές συσκέψεις είναι χρονοβόρες. l Οι οµάδες µπορεί να αναπτύξουν «οµαδίτιδα» ( groupitis ), δηλαδή αφοσίωση στην οµάδα τόσο ισχυρή που µπορεί να προκαλέσει απώλεια της εστίασης στους ευρύτερους στόχους του οργανισµού. 29 ΙΙΙ. Ποιες είναι οι νεότερες οργανωτικές δοµές; a. Δοµές δικτύων l Ένας κεντρικός πυρήνας που συνδέεται µέσω δικτύων σχέσεων µε εξωτερικούς εργολάβους και προµηθευτές απαραίτητων υπηρεσιών. l Κατέχουν µόνο τα πιο απαραίτητα ή θεµελιώδη συστατικά µέρη της επιχείρησης και χρησιµοποιούν στρατηγικές συµµαχίες ή εξωτερική ανάθεση για να παρέχουν τα υπόλοιπα. 30 15
Μια δικτυακή δοµή για µια επιχείρηση λιανικού εµπορίου µέσω Internet. Management 10/e Κεφάλαιο 9 31 ΙΙΙ. Ποιες είναι οι νεότερες οργανωτικές δοµές; Πιθανά πλεονεκτήµατα των δικτυακών δοµών: l Οι εταιρείες µπορούν να λειτουργούν µε λιγότερους εργαζόµενους πλήρους απασχόλησης και λιγότερο πολύπλοκα εσωτερικά συστήµατα. l Μειωµένα γενικά έξοδα και αυξηµένη λειτουργική αποδοτικότητα. l Δυνατές οι λειτουργίες σε µεγάλες αποστάσεις. 32 16
ΙΙΙ. Ποιες είναι οι νεότερες οργανωτικές δοµές; Πιθανά µειονεκτήµατα των δικτυακών δοµών: l Μπορούν να προκύψουν προβλήµατα ελέγχου και συντονισµού λόγω της πολυπλοκότητας των δικτύων. l Πιθανότητα απώλειας ελέγχου των δραστηριοτήτων που έχουν ανατεθεί εξωτερικά. l Πιθανοτητα περιορισµένης αφοσίωσης των υπεργολάβων που δεν χρησιµοποιούνται συχνά. l Η υπερβολικά επιθετική εξωτερική ανάθεση µπορεί να αποβεί επικίνδυνη. 33 ΙV. Ανάθεση Δραστηριοτήτων - Μεταβίβαση Εξουσίας και Ευθύνης Εξουσία: το δικαίωµα που έχει κάποιος να απαιτεί δράση από άλλους. Μεταβίβαση εξουσίας: η διαδικασία µε την οποία περνάει εξουσία από το ένα επίπεδο ιεραρχίας στο άλλο. Ευθύνη: η υποχρέωση η οποία δηµιουργείται µε την αποδοχή της µεταβιβαζόµενης εξουσίας. Η µεταβίβαση εξουσίας δεν συνεπάγεται µείωση της ευθύνης. 34 17
ΙV. Ανάθεση Δραστηριοτήτων - Συγκεντρωτικό και Αποκεντρωτικό Σύστηµα Συγκεντρωτικό σύστηµα: ο βαθµός της µεταβιβαζόµενης εξουσίας και ευθύνης είναι µικρός. Σε αυτό το σύστηµα διοίκησης τα κατώτερα στελέχη δεν έχουν σχεδόν καµία εξουσία. Πλεονεκτήµατα: Άµεσος έλεγχος εργασιών Οµοιοµορφία στις πολιτικές και τον τρόπο προσέγγισης προβληµάτων Καλύτερη χρησιµοποίηση εξειδικευµένων στελεχών 35 ΙV. Ανάθεση Δραστηριοτήτων - Συγκεντρωτικό και Αποκεντρωτικό Σύστηµα Αποκεντρωτικό σύστηµα: ο βαθµός της µεταβιβαζόµενης εξουσίας και ευθύνης είναι µεγάλος. Τα κατώτερα στελέχη σε ένα αποκεντρωτικό σύστηµα διοίκησης έχουν περισσότερη εξουσία και λαµβάνουν µέρος στην διαδικασία λήψης αποφάσεων. Πλεονεκτήµατα Ταχύτητα στην λήψη αποφάσεων Δηµιουργία έµπειρων στελεχών Λήψη καλύτερων αποφάσεων προσαρµοσµένων στις τοπικές συνθήκες 36 18