ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΩΝ ΠΟΡΩΝ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3 Μεθοδολογική προσέγγιση υλοποίησης Συστημάτων ERP Βασίλειος Ταμπακάς, Καθηγητής
Σκοπός κεφαλαίου Ηπαρουσίαση όλων των σταδίων εξέλιξης του κύκλου ζωής ενός πληροφοριακού συστήματος ERP H ανάλυση του τρόπου οργάνωσης των ομάδων εργασίας που θα συμμετάσχουν στην υλοποίηση ενός συστήματος ERP Ηπαρουσίαση τεχνικών και κριτηρίων επιτυχίας ενός έργου υλοποίησης συστήματος ERP Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 2
Έργο Υλοποίησης Συστήματος ERP Ο Κύκλος Ζωής (Life Cycle) ενός πληροφοριακού συστήματος ERP περιλαμβάνει όλα τα στάδια εξέλιξης (φάσεις) από την έναρξη υλοποίησης έως το τέλος ζωής του συστήματος Ηεξοικείωση όλων των εργαζομένων με τα στάδια εξέλιξης της υλοποίησης ενός συστήματος ERP είναι κρίσιμη για την επιτυχία του έργου Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 3
Στόχοι έργου ERP Οι στόχοι ενός έργου ERP (ή στόχοι υλοποίησης) είναι τα χαρακτηριστικά που μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως δείκτες της επιτυχίας υλοποίησης του συστήματος Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 4
Στόχοι έργου ERP Ταχύτητα: αναφέρεται στο χρόνο υλοποίησης του έργου. Διακρίνεται στον επιθυμητό χρόνο υλοποίησης και στον εφικτό ήπραγματικό χρόνο υλοποίησης Σκοπός: τεχνικά χαρακτηριστικά και λειτουργικές εφαρμογές που η επιχείρηση προτίθεται να εγκαταστήσει Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 5
Στόχοι έργου ERP Πόροι: άνθρωποι, συσκευές, λογισμικό, τεχνική υποστήριξη, σύμβουλοι που απαιτούνται για την υποστήριξη του έργου Κίνδυνος: περιγράφει την πιθανή αποτυχία ήεπιτυχία και απόδοση της υλοποίησης. Αποτιμάται με την απόδοση δεικτών, όπως αποδοχή, απόδοση επένδυσης και χρόνος υλοποίησης Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 6
Στόχοι έργου ERP Πολυπλοκότητα: Βαθμός δυσκολίας υλοποίησης και συντήρησης του συστήματος. Εξαρτάται από το μέγεθος της επιχείρησης, το επιχειρησιακό περιβάλλον, τις υπάρχουσες επιχειρησιακές διαδικασίες κ.λ.π. Οφέλη: ποσοστό καλής χρήσης και λειτουργίας του λογισμικού από τους εργαζομένους της επιχείρησης Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 7
Διαβάθμιση στόχων έργου ERP Οι στόχοι βαθμονομούνται σε μια κλίμακα από υψηλή προς χαμηλή, π.χ. Υψηλή 10 Χαμηλή 0 Υπάρχουν σημαντικές αλληλεπιδράσεις μεταξύ των στόχων έργου. Όμως ο βαθμός αλληλεπίδρασης διαφέρει από επιχείρηση σε επιχείρηση. Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 8
Αλληλεπίδραση στόχων υλοποίησης Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 9
Στρατηγικές Υλοποίησης Οι Στρατηγικές Υλοποίησης είναι μέθοδοι υλοποίησης ERP συστημάτων που βασίζονται σε συνδυασμούς των αλληλεπιδράσεων μεταξύ των στόχων Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 10
Στρατηγικές Υλοποίησης Breakneck Star Turnkey In-House Budget Partner Low Risk Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 11
Στρατηγική Υλοποίησης Breakneck Ταχεία και χαμηλού κόστους επιλογή και υλοποίηση συστήματος ERP Ελαχιστοποίηση σταδίων εξέλιξης Επιτάχυνση διαδικασίας υλοποίησης Προμήθεια λογισμικού το οποίο δεν είναι πλήρως ελεγμένο Υψηλή πιθανότητα καταστροφικού αποτελέσματος, υψηλό ποσοστό κινδύνου Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 12
Στρατηγική Υλοποίησης Breakneck Σκοπός Breakneck Οφέλη 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 Ιδεατή Πραγματική Πόροι Κίνδυνος Ταχύτητα Πολυπλοκότητα Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 13
Στρατηγική Υλοποίησης Star Εμπλοκή υψηλόβαθμων στελεχών της επιχείρησης στις ομάδες υλοποίησης ώστε να γίνονται όλα σωστά και την κατάλληλη χρονική στιγμή Ταχείες και χαμηλού κόστους υλοποιήσεις Ομάδες υλοποίησης του έργου προσηλωμένες στην επιτυχία Μικρός βαθμός υιοθέτησης από επιχειρήσεις της συγκεκριμένης στρατηγικής Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 14
Στρατηγική Υλοποίησης Star Σκοπός Star Οφέλη 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 Ιδεατή Πραγματική Πόροι Κίνδυνος Ταχύτητα Πολυπλοκότητα Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 15
Στρατηγική Υλοποίησης Turnkey Ελάχιστη δυνατή εμπλοκή στελεχών της επιχείρησης. Ανάθεση υλοποίησης σε τρίτες επιχειρήσεις Ηπιθανή έλλειψη επικοινωνίας μεταξύ επιχείρησης και τρίτων συνεργατών οδηγεί σε αδυναμία κάλυψης των επιχειρησιακών αναγκών Υψηλού κινδύνου με χαμηλό ποσοστό επιτυχίας Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 16
Στρατηγική Υλοποίησης Turnkey Σκοπός Turnkey Οφέλη 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 Ιδεατή Πραγματική Πόροι Κίνδυνος Ταχύτητα Πολυπλοκότητα Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 17
Στρατηγική Υλοποίησης In-House Χρησιμοποιεί αποκλειστικά πόρους και δυναμικό της επιχείρησης. Λογική χαμηλού κόστους και εσωτερικής ιδιωτικοποίησης του συστήματος Πιθανά προβλήματα λόγω τεχνικών δυσκολιών και μη πρότερης εμπειρίας με αποτέλεσμα αύξηση κόστους και χρονική καθυστέρηση Υψηλός κίνδυνος για τη μη πλήρη εκμετάλλευση των δυνατοτήτων του συστήματος Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 18
Στρατηγική Υλοποίησης In-House In-House Οφέλη 8 Ιδεατή Πραγματική Σκοπός 7 6 5 4 3 2 1 0 Πόροι Κίνδυνος Ταχύτητα Πολυπλοκότητα Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 19
Στρατηγική Υλοποίησης Budget Σωστή διαχείριση του κόστους με επικέντρωση στη μείωση κόστους με μείωση σκοπών, ελαχιστοποίηση πόρων και στόχευση σε κάποια μόνο οφέλη Απροθυμία της διοίκησης να υποστηρίξει το έργο με πρόσθετη χρηματοδότηση σε περίπτωση αστοχίας ήδυσκολιών Έλλειψη υποστήριξης και ενδιαφέροντος που διαχέεται σε όλη την επιχείρηση Υψηλός κίνδυνος και πιθανότητες αποτυχίας Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 20
Στρατηγική Υλοποίησης Budget Σκοπός Budget Οφέλη 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 Ιδεατή Πραγματική Πόροι Κίνδυνος Ταχύτητα Πολυπλοκότητα Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 21
Στρατηγική Υλοποίησης Partner Συνδυασμός χρήσης πόρων της επιχείρησης και εξωτερικών στελεχών / συμβούλων Δεν είναι χαμηλού κόστους, έχει καθυστερημένη υλοποίηση Κοινά σημεία με τη μεθοδολογία Star Καταμερισμός ευθύνης μεταξύ στελεχών της επιχείρησης και εξωτερικών συμβούλων που αυξάνει τον κίνδυνο Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 22
Στρατηγική Υλοποίησης Partner Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 23
Στρατηγική Υλοποίησης Low Risk Αποδέχεται χαμηλή πολυπλοκότητα και σκοπούς και χρήση πολλών πόρων Λεπτομερής ανάλυση σταδίων ώστε τα κρίσιμα στάδια να ολοκληρώνονται επιτυχώς, οι προδιαγραφές να ικανοποιούνται και ηπρόοδος του έργου να είναι ομαλή Παρόμοια με τη Star αλλά με μικρότερη ταχύτητα υλοποίησης και ελαχιστοποίηση κινδύνου Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 24
Στρατηγική Υλοποίησης Low Risk Σκοπός Low Risk Οφέλη 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 Ιδεατή Πραγματική Πόροι Κίνδυνος Ταχύτητα Πολυπλοκότητα Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 25
Άσκηση Επιλογή στρατηγικής υλοποίησης Ηανάλυσηαναγκώνγιατο ERP μιας επιχείρησης έδειξε τις εξής ανάγκες υλοποίησης: 1) μεγάληδιαθεσιμότηταπόρων μεγιστοποίηση ταχύτηταςυλοποίησης πολύπλοκοέργομε πολλέςλειτουργίες ανάγκητουπλέονακριβούς σχεδιασμού εξ αρχής. 2) Μεγιστοποίησητωναποτελεσμάτωντουέργου - μεγάληδιαθεσιμότηταπόρων ύπαρξη εξειδικευμένουπροσωπικού μεγάληταχύτητας υλοποίησης Βρείτε για κάθε περίπτωση την κατάλληλη στρατηγικήυλοποίησηςτου ERP της επιχείρησης Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 26
Άσκηση Επιλογή στρατηγικής υλοποίησης 1) μεγάλη διαθεσιμότητα πόρων μεγιστοποίηση ταχύτητας υλοποίησης πολύπλοκο έργο με πολλές λειτουργίες ανάγκη του πλέον ακριβούς σχεδιασμού εξ αρχής. Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 27
Άσκηση Επιλογή στρατηγικής υλοποίησης 2) Μεγιστοποίηση των αποτελεσμάτων του έργου - μεγάλη διαθεσιμότητα πόρων ύπαρξη εξειδικευμένου προσωπικού μεγάλη ταχύτητας υλοποίησης In-House Οφέλη 8 Ιδεατή Πραγματική Σκοπός 7 6 5 4 3 2 1 0 Πόροι Κίνδυνος Ταχύτητα Πολυπλοκότητα Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 28
Στρατηγικές υλοποίησης στάδια εξέλιξης Διαφορετικές στρατηγικές αποτελούνται από διαφορετικά στάδια εξέλιξης Σε διαφορετικές στρατηγικές το περιεχόμενο του ίδιου σταδίου μπορεί να διαφοροποιείται Σε διαφορετικές στρατηγικές ησειρά των σταδίων μπορεί να διαφοροποιείται Είναι κρίσιμο για την επιτυχία ενός έργου ERP ηκατανόηση των στόχων έργου και των σταδίων εξέλιξης και της μεταξύ τους σχέσης Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 29
Στρατηγικές υλοποίησης στάδια εξέλιξης Είδος Σταδίων εξέλιξης Στρατηγικές υλοποίησης Περιεχόμενο Σταδίων εξέλιξης Σειρά Σταδίων εξέλιξης Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 30
Στάδια Εξέλιξης έργου ERP Προκαταρκτική Εκπαίδευση Δημιουργία Ομάδων Έργου Ανάλυση Απαιτήσεων Ολοκλήρωση Επιχειρησιακών Διαδικασιών Καθορισμός στόχων Εκπαίδευση ομάδων έργου Αναζήτηση Πληροφορίας Ανάλυση Απόδοσης Επένδυσης Αναζήτηση Προτάσεων Επισκέψεις / Ερωτηματολόγια προς επιχειρήσεις Απαιτήσεις υλικού κ.λ.π. Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 31
Στάδια Εξέλιξης Προκαταρκτική Εκπαίδευση Αφορά σε υψηλόβαθμα στελέχη της επιχείρησης καθώς και στελέχη σε κρίσιμες θέσεις Αποσκοπεί στην εξοικείωση με βασικές έννοιες και τεχνολογίες, χαρακτηριστικά, λειτουργίες συστημάτων ERP Εστίαση σε γενικές γνώσεις και όχι σε συγκεκριμένα λογισμικά Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 32
Στάδια Εξέλιξης Δημιουργία Ομάδων Έργου Στόχος είναι ηδημιουργία μιας κρίσιμης μάζας από πλευράς επιχείρησης για την υλοποίηση και αποτελεσματική χρήση του συστήματος Δεν είναι κατ ανάγκη οι ομάδες υλοποίησης του έργου. Συμπεριλαμβάνουν τους εργαζόμενους που μπορούν να επηρεάσουν θετικά την εξέλιξη του έργου Οι ομάδες έργου πρέπει να δημιουργούνται αρκετά νωρίς ώστε να υποστηρίζουν την επιλεγμένη στρατηγική υλοποίησης Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 33
Στάδια Εξέλιξης Ανάλυση Απαιτήσεων Καθορισμός αναγκών που η επιχείρηση επιδιώκει να καλύψει μέσω του ERP Λειτουργικά χαρακτηριστικά αναγκαία για την κάλυψη αυτών των αναγκών Οι ομάδες έργου με βάση την προκαταρκτική εκπαίδευση που έλαβαν θα πρέπει να μοντελοποιήσουν τις τρέχουσες και μελλοντικές ανάγκες Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 34
Στάδια Εξέλιξης Ολοκλήρωση Επιχειρησιακών Διαδικασιών Ανάλυση απαιτήσεων επιχειρησιακών διαδικασιών Καθημερινά λειτουργικά χαρακτηριστικά επιχειρησιακών διαδικασιών Προσδιορισμός χαρακτηριστικών λογισμικού (με βάση τα δυο παραπάνω) για την κάλυψη των αναγκών και την ολοκλήρωση των σχετικών επιχειρησιακών διαδικασιών στο ERP Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 35
Στάδια Εξέλιξης Καθορισμός στόχων Καθορισμός αλλαγών τόσο σε επίπεδο διαχείρισης όσο και οργανωτικής δομής Μακροπρόθεσμοι στόχοι αφορούν στην συνεχή - καθημερινή λειτουργία επιχείρησης με βάση το ERP π.χ. «ολοκληρωμένη υποστήριξη της διαδικασίας προμηθειών μέσω ERP» Βραχυπρόθεσμοι στόχοι αφορούν σε συγκεκριμένες προθεσμίες π.χ. «ολοκλήρωση ERP έως τέλος 2011» Προκύπτουν από την ανάλυση απαιτήσεων και ολοκλήρωση επιχειρησιακών διαδικασιών Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 36
Στάδια Εξέλιξης Εκπαίδευση ομάδων έργου Είναι πιο διευρυμένη από την προκαταρκτική εκπαίδευση Λεπτομερής ανάλυση των κρίσιμων παραγόντων υλοποίησης, των σταδίων εξέλιξης και του κύκλου ζωής ERP συστημάτων Καλύπτει θέματα σχετικά με την επιλογή προμηθευτών, επισκέψεις και ερωτηματολόγια προς τις επιχειρήσεις, τεκμηρίωση, δομή βάσεων δεδομένων και μεταφορά δεδομένων και δημιουργία πλάνου διαχείρισης έργου Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 37
Στάδια Εξέλιξης Αναζήτηση Πληροφορίας (Request for Information) Ζητούνται γραπτές αναφορές με γενικές πληροφορίες από τους προμηθευτές ERP σχετικά με Λειτουργίες συστήματος Βασικό κόστος Μερίδιο αγοράς προμηθευτή κ.λ.π. Εντάσσονται σε ευρύτερη έρευνα αγοράς με σκοπό Τον καθορισμό εύρους κόστους υλοποίησης Τη δημιουργία λίστας δυνητικών προμηθευτών Δημιουργείται μια αρχική λίστα (long list) των πιθανών προμηθευτών Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 38
Στάδια Εξέλιξης Προκαταρκτική Ανάλυση Απόδοσης Επένδυσης (Return of Investment) Προκαταρκτική ποσοτική ανάλυση και ποιοτική αξιολόγηση του έργου βάσει της ολοκλήρωσης επιχειρησιακών διαδικασιών και των πληροφοριών των προμηθευτών Μια αρνητική ανάλυση απόδοσης επένδυσης μπορεί να μην ματαιώσει το έργο (παράδειγμα συστήματα συμβατά με την αλλαγή χιλιετίας) Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 39
Στάδια Εξέλιξης Αναζήτηση Προτάσεων (Request for Proposal) Σειρά ερωτήσεων προς τους προμηθευτές με στόχο τον ακριβή καθορισμό του κατά πόσον ένα σύστημα ERP περιέχει τις αναγκαίες για την επιχείρηση λειτουργίες και υποσυστήματα (καταλληλότητα συστήματος) Οι ερωτήσεις εξαρτώνται άμεσα από την ανάλυση απαιτήσεων Απευθύνονται στη λίστα δυνητικών προμηθευτών (long list) που προέκυψε από το στάδιο αναζήτησης πληροφορίας. Μετά από προκαταρκτική αξιολόγηση δημιουργείται μια ολιγομελή ομάδα (πυρήνας) των υποψηφίων προμηθευτών Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 40
Στάδια Εξέλιξης Επισκέψεις / Ερωτηματολόγια σε άλλες επιχειρήσεις Δημιουργία ερωτηματολογίων και επισκέψεις προς επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν συστήματα ERP Στόχος ηαξιολόγηση των προτεινόμενων συστημάτων από τους προμηθευτές, σε πραγματικές επιχειρησιακές συνθήκες Οι προς επίσκεψη εταιρείες δεν πρέπει να είναι συνδεδεμένες άμεσα με τους προμηθευτές Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 41
Στάδια Εξέλιξης Απαιτήσεις υλικού Οι απαιτήσεις σε υλικό προσδιορίζονται από το δυνητικό προμηθευτή με βάση συγκεκριμένες ανάγκες της επιχείρησης, όπως αποθήκευσης δεδομένων, όγκο καθημερινών συναλλαγών, μέγεθος ιστορικών δεδομένων κλπ Οι απαιτήσεις υλικού συχνά υποτιμώνται είτε λόγω της προσπάθειας της επιχείρησης να μειώσει το συνολικό κόστος ήλόγω της προσπάθειας του προμηθευτή να παρουσιάσει μία ελκυστικότερη προσφορά Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 42
Στάδια Εξέλιξης Επίσκεψη υποψήφιων προμηθευτών στην επιχείρηση / ερωτηματολόγια Αποσκοπούν στη συγκέντρωση πληροφορίας από την επιχείρηση απαραίτητης για να υπάρξει μία προκαταρκτική επίδειξη του συστήματος Ηεπιχείρηση πρέπει να είναι έτοιμη να δώσει δείγματα αναφορών, δεδομένων σε ηλεκτρονική μορφή ήάλλων στοιχείων που ζητούνται από τους δυνητικούς προμηθευτές Μπορεί να υλοποιηθεί παράλληλα ήμετά το στάδιο απαιτήσεων υλικού Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 43
Στάδια Εξέλιξης Σχεδίαση επιλεγμένων επιχειρησιακών διαδικασιών ήσεναρίων. Σχεδίαση συγκεκριμένων σεναρίων με βάση υπάρχουσες ήμελλοντικές επιχειρησιακές διαδικασίες Τα σενάρια μπορούν να σχεδιαστούν είτε από τους μελλοντικούς προμηθευτές είτε καλύτερα από την ίδια την επιχείρηση και να διανεμηθούν ακριβώς τα ίδια τους μελλοντικούς προμηθευτές Στόχος να υπάρξει αντικειμενική σύγκριση των διαφόρων προμηθευτών και των εναλλακτικά προτεινόμενων συστημάτων Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 44
Στάδια Εξέλιξης Επίδειξη λογισμικού Επίδειξη του προτεινόμενου λογισμικού στις ομάδες έργου της επιχείρησης Στόχος είναι ηγνωριμία των μελών των ομάδων έργου με τα υπάρχοντα λογισμικά και ηδια ζώσης ενημέρωσή τους για τις δυνατότητές τους. Μπορεί να λάβει χώρα στην επιχείρηση ήστις εγκαταστάσεις του προμηθευτή Ηδιάρκεια ποικίλει ανάλογα με το μέγεθος της επιχείρησης Καλό θα είναι να περιλαμβάνει παραμετροποιημένη λειτουργία του συστήματος λαμβάνοντας υπ όψιν πραγματικά επιχειρησιακά δεδομένα Πραγματοποιείται παράλληλα με την επίδειξη των επιλεγμένων σεναρίων Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 45
Στάδια Εξέλιξης Προκαταρκτικός σχεδιασμός έργου Στόχος να προσδιοριστεί με μεγαλύτερη λεπτομέρεια ο σκοπός, ο χρόνος και οι πόροι που είναι αναγκαίοι για την υλοποίηση του έργου από ένα προμηθευτή Οδηγεί σε πληρέστερη και αντικειμενικότερη σύγκριση των υποψηφίων συστημάτων Ο σχεδιασμός ιδανικά εμπλέκει τον προμηθευτή και έναν εξωτερικό σύμβουλο με σχετική εμπειρία Καθορίζονται τα αναγκαία συστήματα και υποσυστήματα, ο χρόνος υλοποίησής τους και οι αναγκαίοι προς τούτο πόροι Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 46
Στάδια Εξέλιξης Διαδικασία επιλογής Συνυπολογισμός όλης της διαθέσιμης πληροφορίας που έχει συλλεγεί σε όλα τα στάδια της διαδικασίας Εμπλοκή όλων των συμμετεχόντων στις ομάδες έργου καθώς και των προσώπων σε κρίσιμες θέσεις εντός της επιχείρησης Αξιολόγηση των εναλλακτικών προτάσεων και ομόφωνη επιλογή μίας εξ αυτών Ηομοφωνία έγκειται στη δέσμευση στήριξης της απόφασης της πλειοψηφίας από άτομα που δεν συμφωνούσαν με αυτή εξ αρχής Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 47
Στάδια Εξέλιξης Ηδιαδικασία επιλογής είναι από τις πλέον κρίσιμες στον κύκλο ζωής ενός ERP συστήματος Αν τα αποτελέσματά της δεν είναι σίγουρα πολλές επιχειρήσεις προτιμούν την προσωρινή διακοπή του έργου για κάποιους μήνες μέχρι να σιγουρευτεί η ορθή επιλογή Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 48
Στάδια Εξέλιξης Διαπραγματεύσεις σύμβασης Γραπτή συμφωνία ανάμεσα στην επιχείρηση και τον προμηθευτή και ίσως κάποιο εξωτερικό σύμβουλο Καλύπτει θέματα υλικού, λογισμικού και υποστηρικτικών υπηρεσιών Ανάλογα με το μέγεθος της επιχείρησης και του έργου οι διαπραγματεύσεις μπορεί να είναι λιγότερο ήπερισσότερο χρονοβόρες Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 49
Στάδια Εξέλιξης Εγκατάσταση συστήματος Αφορά στην εγκατάσταση του πληροφοριακού συστήματος ώστε να ξεκινήσει ηυλοποίηση Ηδιαδικασία μπορεί να είναι περισσότερο ή λιγότερο χρονοβόρα ανάλογα με το αν γίνεται κατανεμημένα σε περισσότερα από ένα υπολογιστικά συστήματα ή συγκεντρωτικά σε ένα σύστημα Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 50
Στάδια Εξέλιξης Βασικός σχεδιασμός έργου Αποτελεί προέκταση του προκαταρκτικού σχεδιασμού και περιλαμβάνει τη δημιουργία πλάνων και χρονοδιαγραμμάτων έργου Αντικείμενο ηξεκάθαρη οριοθέτηση των στόχων του έργου και ο καθορισμός της γενικής στρατηγικής υλοποίησης Έχει βασικό σκοπό την αξιολόγηση / βελτίωση του προκαταρκτικού σχεδιασμού με βάση τις πρόσφατες πληροφορίες και κυρίως τη διαθεσιμότητα πόρων Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 51
Στάδια Εξέλιξης Λεπτομερής σχεδιασμός έργου Ακολουθεί μετά τον βασικό σχεδιασμό Προσδιορίζει τη στρατηγική υλοποίησης, τα χρονικά στάδια / φάσεις του έργου, τα παραδοτέα και τις κρίσιμες ημερομηνίες τους Δημιουργούνται τα διαγράμματα Gantt / Pert που απεικονίζουν όλες τις εργασίες-φάσεις του έργου Περιγράφει με λεπτομέρεια τα λειτουργικά υποσυστήματα που πρέπει να υλοποιηθούν κατά σειρά υλοποίησης Κατανέμει συγκεκριμένες εργασίες στα μέλη της ομάδας έργου Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 52
Στάδια Εξέλιξης Παραχώρηση εγκαταστάσεων για τις ανάγκες υλοποίησης του έργου Αφορούν σε εγκαταστάσεις που παραχωρεί ηεπιχείρηση με στόχο τις συναντήσεις, την εκπαίδευση και την υποστήριξη των ομάδων έργου Μπορεί να είναι απομακρυσμένες ήστα κεντρικά τις επιχείρησης με σχετικά πλεονεκτήματα / μειονεκτήματα Ακολουθεί την ολοκλήρωση σχεδιασμού Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 53
Στάδια Εξέλιξης Εκπαίδευση στο σύστημα ERP Αναφέρεται στο σύστημα που έχει επιλεγεί και αποσκοπεί στο να εξοικειώσει την ομάδα έργου με όλα τα χαρακτηριστικά και τις λειτουργίες του Δεν απευθύνεται στους τελικούς χρήστες αλλά στα μέλη των ομάδων έργου Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 54
Στάδια Εξέλιξης Ερωτήσεις βασικής διαμόρφωσης / παραμετροποίησης Γίνονται από τον προμηθευτή προς την επιχείρηση με στόχο την κατανόηση, καταγραφή αναγκών, απαιτήσεων και διαδικασιών Αποσκοπούν στη διαμόρφωση και παραμετροποίηση του συστήματος από τον προμηθευτή Ημη κατανόηση των πλήρων δυνατοτήτων των συστημάτων κατά την αρχική φάση, οδηγεί σε μη πλήρεις απαντήσεις και ανάγκη ανάδρασης του προμηθευτή και επανάληψη της παραμετροποίησης προ της εκκίνησης λειτουργίας του συστήματος Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 55
Στάδια Εξέλιξης Δημιουργία πολιτικής αντιμετώπισης προβλημάτων Δημιουργία διαδικασιών με στόχο την αντιμετώπιση προβλημάτων που δεν μπορούν να αντιμετωπιστούν άμεσα από τις ομάδες έργου Η εφαρμογή κλιμακωτών πολιτικών «σπρώχνει» τα σοβαρά προβλήματα σε ανώτερα επίπεδα ιεραρχίας Το καλύτερο είναι ηεπίλυσή των προβλημάτων να πραγματοποιείται στο κατά το δυνατό χαμηλότερο επίπεδο ιεραρχίας Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 56
Στάδια Εξέλιξης Αντιστοίχηση παλαιών και δημιουργία νέων αναφορών Εναρμόνιση υπαρχουσών αναφορών με τις λειτουργίες του νέου συστήματος και δημιουργία νέων αναφορών Σε περίπτωση μη ανασχεδίασης επιχειρησιακών διαδικασιών, η εναρμόνιση αναφορών έχει σχέση με την επιλογή, ταξινόμηση και εμφάνιση δεδομένων στο νέο σύστημα Σε περίπτωση νέων διαδικασιών απαιτείται η δημιουργία νέων αναφορών Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 57
Στάδια Εξέλιξης Χάρτης λειτουργιών και διαδικασιών Οχάρτης απεικονίζει τη ροή και αλληλεπίδραση επιχειρησιακών διαδικασιών μέσα από τα λειτουργικά συστήματα και υποσυστήματα του ERP Ηχαρτογράφηση λαμβάνει υπόψη την ανάλυση απαιτήσεων και την ολοκλήρωση επιχειρησιακών διαδικασιών και εκτελείται από την ομάδα έργου σε συνεργασία με εξωτερικούς συμβούλους Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 58
Στάδια Εξέλιξης Προτυποποίηση και μέτρηση επιδόσεων Οι ομάδες εργασίας σε συνεργασία με συμβούλους παραμετροποιούν κατάλληλα το λογισμικό, εισάγουν δείγματα δεδομένων, πραγματοποιούν εικονικές συναλλαγές, ακολουθούν τη ροή των επιχειρησιακών διαδικασιών, αξιολογούν τα αποτελέσματα και μετρούν το βαθμό ικανοποίησης των προσδοκιών της επιχείρησης Πιστοποίηση κατ αρχήν μικρών τμημάτων τα οποία συντίθενται και δημιουργούν πιο ολοκληρωμένες ροές Το στάδιο είναι τόσο πολύπλοκο όσο πιο σύνθετη είναι ηεπιχείρηση Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 59
Στάδια Εξέλιξης Επιπρόσθετη παραμετροποίηση και προσαρμογή λογισμικού Αποσκοπεί στη διεύρυνση των δυνατοτήτων του λογισμικού πέραν από αυτές που προβλέπονται από τον προμηθευτή Υλοποιείται όταν ηχαρτογράφηση και προτυποποίηση δείξει ότι κάποια επιθυμητή λειτουργία δεν μπορεί να πραγματοποιηθεί Πρέπει να προηγείται ανάλυση κόστους / οφέλους προκειμένου να καθοριστεί το οικονομικό όφελος από την επιπρόσθετη παραμετροποίηση για την επιχείρηση Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 60
Στάδια Εξέλιξης Μεταφορά βάσεων δεδομένων Αφορά στη μεταφορά βάσεων δεδομένων και υπαρχόντων αρχείων από τα παλαιά στα νέα συστήματα Μπορεί να είναι χειροκίνητη οπότε πρέπει να συνοδεύεται από ελέγχους συνεκτικότητας δεδομένων ήαυτόματη οπότε γίνεται από ειδικά προγράμματα Κατά τη μεταφορά πραγματοποιείται συνήθως και καθαρισμός των υπαρχουσών βάσεων από μη χρηστικά δεδομένα Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 61
Στάδια Εξέλιξης Σχεδιασμός εναλλακτικών πλάνων Αφορά στη δημιουργία πλάνων, στρατηγικών, σεναρίων, ή διαδικασιών για τη διαχείριση κρίσεων (crisis management) Βασίζεται σε σενάρια του τύπου «τι θα γίνει εφ όσον» (what if) που προβλέπουν την αντίδραση της επιχείρησης σε περίπτωση επελεύσεων διαφόρων τύπων κινδύνων Εξετάζει σε βάθος τις αδυναμίες και τους κρίσιμους παράγοντες υλοποίησης του λογισμικού Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 62
Στάδια Εξέλιξης Τεκμηρίωση Αποτελείται από διάφορα είδη γραπτών αναφορών Χρησιμοποιείται στη βασική και επιπρόσθετη παραμετροποίηση / προσαρμογή, στην ολοκλήρωση και ροή επιχειρησιακών διαδικασιών, στην επίλυση προβλημάτων, σε όλα τα στάδια της εκπαιδευτικής διαδικασίας, στους ελέγχους, στις αναλύσεις κόστους / κέρδους, και ως ευρύτερο εργαλείο επικοινωνίας και ελέγχου των ομάδων έργου προς την επιχείρηση Αρκετά συστήματα ERP υποστηρίζουν την αποτελεσματική διαχείριση των αναφορών τεκμηρίωσης Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 63
Στάδια Εξέλιξης Εκπαίδευση τελικών χρηστών Αναφέρεται σε υπαλλήλους και μελλοντικούς χρήστες ERP αλλά και στην ομάδα έργου Εστίαση των προγραμμάτων εκπαίδευσης σε συγκεκριμένη επιχείρηση Διενέργεια της εκπαίδευσης από μέλη της ομάδας έργου αλλά και συμβούλους Στόχος ηεξοικείωση του προσωπικού με το σύστημα και τις ιδιαίτερες ανάγκες που υπαγορεύονται από τη θέση του προσωπικού στην επιχείρηση Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 64
Στάδια Εξέλιξης Εσωτερικός έλεγχος Αφορά στον έλεγχο τήρησης χρονοδιαγραμμάτων και προϋπολογισμών του έργου Βασίζεται σε αναφορές εσωτερικού ελέγχου που αποτελούν συνήθως τυποποιημένες λίστες ελέγχου Εσωτερικός έλεγχος καλό είναι να υπάρχει σε όλες τις φάσεις του έργου Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 65
Στάδια Εξέλιξης Δείκτες Απόδοσης Σχετίζονται με τις λειτουργικές εφαρμογές του συστήματος και τις σχετικές δραστηριότητες διαχείρισης Συνηθισμένοι δείκτες είναι αρνητικό απόθεμα, εμπρόθεσμες παραγγελίες πελατών, εμπρόθεσμες εντολές παραγωγής, εμπρόθεσμη παραλαβή προμηθειών, επιστροφές σε πελάτες κλπ Πιο σύνθετοι δείκτες είναι ακρίβεια στην απογραφή αποθεμάτων, ακρίβεια στις προδιαγραφές υλικών, ακρίβεια φασεολογίων, κλπ Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 66
Στάδια Εξέλιξης Εκκίνηση Μετά τη φάση της εκκίνησης οι ανάγκες υποστήριξης είναι σημαντικές Ηπαρουσία διαφόρων δυσλειτουργιών κατά την περίοδο μετά την εκκίνηση καθιστούν τις ανάγκες υποστήριξης ιδιαιτέρως σημαντικές Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 67
Στάδια Εξέλιξης Υποστήριξη μετά την υλοποίηση Ηυποστήριξη δεν αποτελεί ανάγκη μόνο της περιόδου που ακολουθεί την εκκίνηση του συστήματος Είναι αναγκαία σε όλα τα στάδια λειτουργίας του συστήματος καθώς προβλήματα είναι δυνατό να προκύψουν σε διάφορες φάσεις υλοποίησης Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 68
Στάδια Εξέλιξης Συνεχής εκπαίδευση και παρακολούθηση Στόχος ηπροστασία της επένδυσης της επιχείρησης Νέοι εργαζόμενοι ήεργαζόμενοι που αλλάζουν θέση εντός της επιχείρησης πρέπει να επανεκπαιδεύονται με βάση τα δεδομένα της θέσης στην οποία τοποθετούνται Αντικείμενο της συνεχούς εκπαίδευσης αποτελεί η ενημέρωση σχετικά με τις τεχνολογικές εξελίξεις, την εξέλιξη λογισμικού, τις διοικητικές εξελίξεις, κλπ Δημιουργία τμημάτων υποστήριξης συνεχούς εκπαίδευσης (help desk) εντός της επιχείρησης Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 69
Στρατηγικές υλοποίησης στάδια εξέλιξης Είδος Σταδίων εξέλιξης Στρατηγικές υλοποίησης Περιεχόμενο Σταδίων εξέλιξης Σειρά Σταδίων εξέλιξης Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 70
Στρατηγική Low Risk Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 71
Στάδια Εξέλιξης Στρατηγική Breakneck Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 72
Στάδια Εξέλιξης Στρατηγική Budget ID Task Name Start Finish Duration 2010 2011 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 1 Αναζήτηση Πληροφορίας 1/1/2010 25/3/2010 60d 2 Ανάλυση απόδοσης επένδυσης 26/3/2010 1/4/2010 5d Επισκέψεις / ερωτηματολόγια προς 3 2/4/2010 8/4/2010 5d επιχειρήσεις Επισκέψεις / ερωτηματολόγια από 4 9/4/2010 15/4/2010 5d προμηθευτές ERP 5 Επίδειξη Λογισμικού 16/4/2010 19/4/2010 2d 6 Διαδικασία επιλογής 20/4/2010 22/4/2010 3d 7 Διαπραγμάτευση συμβάσεως 23/4/2010 29/4/2010 5d 8 Εγκατάσταση 30/4/2010 6/5/2010 5d Ερωτήσεις βασικής διαμόρφωσης / 9 7/5/2010 11/5/2010 3d παραμετροποίησης 10 Μεταφορές βάσεων δεδομένων 12/5/2010 24/5/2011 270d 11 Εκκίνηση 25/5/2011 27/5/2011 3d Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 73
Στάδια Εξέλιξης Στρατηγική In house Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 74
Άσκηση Ένα έργο ERP αποτελείται από τις φάσεις εξέλιξης που δίνονται στον πίνακα της επόμενης διαφάνειας. Απαντήστε στις παρακάτω ερωτήσεις: 1) Δημιουργείστε το διάγραμμα Gantt του έργου 2) Δημιουργείστε το διάγραμμα Pert του έργου και βρείτε την κρίσιμη διαδρομή 3) Με δεδομένο πως τα χρονικά περιθώρια ολοκλήρωσης του έργου είναι ιδιαίτερα αυστηρά και δεν πρέπει να δημιουργηθεί οποιαδήποτε τελική καθυστέρηση, διατυπώστε τη γνώμη σας για τις παρακάτω αποφάσεις του προϊσταμένου έργου: Η φάση εξέλιξης 1 μπορεί να καθυστερήσει 0,2 εβδομάδες. Η φάση εξέλιξης 6 μπορεί να καθυστερήσει 1,2 εβδομάδες. Η φάση εξέλιξης 13 μπορεί να καθυστερήσει 1 εβδομάδα. Η φάση εξέλιξης 8 μπορεί να καθυστερήσει 0,5 εβδομάδες. Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 75
Άσκηση Α/Α Περιγραφή φάσης Αρχή Τέλος Διάρκεια Εξάρτηση 1 Δημιουργία ομάδων 3/1/2011 14/1/2011 2 ε - έργου 2 Ανάλυση απαιτήσεων 17/1/2011 31/1/2011 2,2 ε 1 3 Ολοκλήρωση 1/2/2011 15/2/2011 2,2 ε 2 επιχειρησιακών διαδικασιών 4 Συλλογή 16/2/2011 28/2/2011 1,8 ε 3 πληροφοριών για ERP συστήματα/ Αιτήματα για προτάσεις 5 Απαιτήσεις υλικού 1/3/2011 15/3/2011 2,2 ε 4 6 Επίδειξη λογισμικού 1/3/2011 10/3/2011 1,6 ε 4 7 Προκαταρκτικός 1/3/2011 18/3/2011 2,8 ε 4 σχεδιασμός 8 Επιλογή συστήματος 21/3/2011 30/3/2011 1,6 ε 5, 6, 7 9 Σχεδιασμός έργου 1/4/2011 15/4/2011 2,2 ε 8 10 Παραμετροποίηση 18/4/2011 29/4/2011 2 ε 9 συστήματος 11 Μεταφορά δεδομένων 18/4/2011 13/5/2011 4 ε 9 12 Τεκμηρίωση 16/5/2011 30/5/2011 2,2 ε 10, 11 13 Εσωτερικός έλεγχος 17/1/2011 25/5/2011 18,6 ε 1 14 Εκκίνηση 1/6/2011 30/6/2011 4,4 ε 13, 12 Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 76
Διάγραμμα Gantt ID Task Name End Start Duration Jan 2011 Feb 2011 Mar 2011 Apr 2011 May 2011 Jun 2011 1/2 1/9 1/16 1/23 1/30 2/6 2/13 2/20 2/27 3/6 3/13 3/20 3/27 4/3 4/10 4/17 4/24 5/1 5/8 5/15 5/22 5/29 6/5 6/12 6/19 6/26 1 Δημιουργία ομάδων έργου 14/1/2011 3/1/2011 2w 2 Ανάλυση απαιτήσεων 31/1/2011 17/1/2011 2.20w Ολοκλήρωση επιχειρησιακών 3 15/2/2011 1/2/2011 2.20w διαδικασιών Συλλογή πληροφοριών για ERP 4 28/2/2011 16/2/2011 1.80w συστήματα/ Αιτήματα για προτάσεις 5 Απαιτήσεις υλικού 15/3/2011 1/3/2011 2.20w 6 Επίδειξη λογισμικού 10/3/2011 1/3/2011 1.60w 7 Προκαταρκτικός σχεδιασμός 18/3/2011 1/3/2011 2.80w 8 Επιλογή συστήματος 30/3/2011 21/3/2011 1.60w 9 Σχεδιασμός έργου 15/4/2011 1/4/2011 2.20w 10 Παραμετροποίηση συστήματος 29/4/2011 18/4/2011 2w 11 Μεταφορά δεδομένων 13/5/2011 18/4/2011 4w 12 Τεκμηρίωση 30/5/2011 16/5/2011 2.20w 13 Εσωτερικός έλεγχος 25/5/2011 17/1/2011 18.60w 14 Εκκίνηση 30/6/2011 1/6/2011 4.40w Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 77
Διάγραμμα PERT 13/18,6 1/ 2 6/1,6 2/2,2 3/2,2 4/1,8 5/2,2 8/1,6 9/2,2 10/2 12/2,2 14/4,4 11/4 7/2,8 Κρίσιμη διαδρομή: 2+19+4,4=25,4 εβδομάδες Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 78
Ομάδες Έργου Οργάνωση ομάδων έργου παίζει σημαντικό ρόλο στην επιτυχία υλοποίησης έργου ERP Αρμοδιότητα για Φάσεις Υλοποίησης Συνεχή Εκπαίδευση Υποστήριξη και Παρακολούθηση Συστήματος Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 79
Μέλη Ομάδων Έργου Ανώτερη Διοικητική βαθμίδα (steering committee) Αποτελείται από δύο ήπερισσότερα στελέχη της επιχείρησης που προέρχονται από υψηλές ήμέσες βαθμίδες διοίκησης της επιχείρησης Αρμοδιότητα είναι οσχεδιασμός της ευρύτερης στρατηγικής υλοποίησης του έργου και ο καθορισμός των μακροπρόθεσμων και βραχυπρόθεσμων στόχων Περιορισμένη επικοινωνία με άλλα μέλη της ομάδας έργου Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 80
Μέλη Ομάδων Έργου Υπεύθυνοι προώθησης έργου (executive sponsors) Ένα ήπερισσότερα στελέχη Δίνουν κίνητρο για την υλοποίηση του έργου και διασφάλισης οικονομικής υποστήριξης έργου Όταν είναι ένας ταυτίζεται με την ανώτερη διοικητική βαθμίδα, όταν είναι περισσότεροι τότε ο ρόλος τους είναι διακριτός Είναι δυνατό να επικοινωνούν μεταξύ τους ήνα εργάζονται ανεξάρτητα προς τον κοινό στόχο του έργου Όπως και ηανώτερη διοικητική βαθμίδα πρέπει να είναι ικανοί για λήψη αποφάσεων, άσκηση εξουσίας και διοίκηση Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 81
Μέλη Ομάδων Έργου Προϊστάμενος (Υπεύθυνος) έργου (project manager) Καθήκοντα: Συντονισμός πόρων και επικοινωνία Συναντήσεις με άλλα μέλη Επίλυση προβλημάτων Δημιουργία προϋπολογισμών και χρονοδιαγραμμάτων Τεκμηρίωση Εκθέσεις προόδου Ενημέρωση ανώτερης διοικητικής βαθμίδας και υπευθύνων προώθησης έργου Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 82
Μέλη Ομάδων Έργου Προϊστάμενος (Υπεύθυνος) έργου Ικανότητες άσκησης εξουσίας και διοίκησης Κριτήρια επιλογής Διαθεσιμότητα Γνώση προϊόντος Γνώση οργανωτικής δομής Γνώση λογισμικού Γνώση τεχνολογίας Θέση εργασίας Συμφωνία με προμηθευτή Επικοινωνιακές ικανότητες Γνώσεις Πληροφορικής Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 83
Μέλη Ομάδων Έργου Προϊστάμενοι υλοποίησης εφαρμογών (functional managers) Στελέχη σε αντίστοιχες θέσεις εντός της επιχείρησης Επιβλέπουν και εποπτεύουν τη ροή των καθημερινών διαδικασιών της επιχείρησης Γνωρίζουν τα στάδια υλοποίησης συστημάτων ERP Συντονισμός συμμετεχόντων στην υλοποίηση εφαρμογών και συνεισφορά στην ανάλυση απαιτήσεων Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 84
Μέλη Ομάδων Έργου Υπεύθυνοι ομάδων υλοποίησης (team leaders) Κυρίως συντονιστικός ρόλος και αποτελούν κυρίους διαύλους επικοινωνίας στην περιοχή τους Εμπλοκή στις εκπαιδευτικές διαδικασίες και την τεκμηρίωση Συμμετέχουν στις φάσεις διαμόρφωσης, παραμετροποίησης και υποστηρίζουν το σύστημα μετά την υλοποίηση Αφιερώνουν 60%-100% του χρόνου τους στο έργο Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 85
Μέλη Ομάδων Έργου Μέλη υλοποίησης (team members) Αντιστοίχηση επιχειρησιακών διαδικασιών με το λογισμικό Συμμετέχουν στην τεκμηρίωση και συνεργάζονται στενά με τους συμβούλους Είναι υπεύθυνοι για την υλοποίηση του έργου Δεν συμμετέχουν σε συναντήσεις με υψηλότερες στελεχιακά βαθμίδες Δεν χρησιμοποιούνται για την υποστήριξη του έργου μετά το τέλος της υλοποίησης Αφιερώνουν 60%-100% του χρόνου τους στο έργο Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 86
Μέλη Ομάδων Έργου Συμμετέχοντες στις ομάδες υλοποίησης εφαρμογών (functional participants) Περιορισμένος ρόλος Ερωτηματολόγια, εκπαίδευση και ανασκόπηση ροών επιχειρησιακών διαδικασιών Διαθέτουν γνώση του προϊόντος Μετά την υλοποίηση αποτελούν τους τελικούς χρήστες του συστήματος Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 87
Μέλη Ομάδων Έργου Σύμβουλοι (consultants) Παροχή υπηρεσιών σε όλα τα επίπεδα καλύπτοντας κενά των ομάδων έργου Συνήθεις ρόλοι: Μάνατζερ: διαμόρφωση ευρύτερων στρατηγικών υλοποίησης και μελλοντικής χρήσης του συστήματος Σύμβουλος εφαρμογής: Επίδειξη, εκπαίδευση και διαμόρφωση λογισμικού βάσει ροών επιχειρησιακών διαδικασιών Τεχνικός σύμβουλος: Τεχνικά ζητήματα όπως μεταφορά δεδομένων, τροποποίηση βασικού κώδικα λογισμικού, πρωτόκολλα επικοινωνίας, λειτουργικά συστήματα, θέματα υλικού, ολοκλήρωση εφαρμογών Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 88
Μέλη Ομάδων Έργου Εκπρόσωπος Υποστήριξης Κύριος πόρος από την πλευρά του προμηθευτή Επιλογή και συντονισμός συμβούλων με στόχο την ικανοποίηση των αναγκών του έργου Παρέμβαση όταν υπάρχει αδυναμία αντιμετώπισης των προβλημάτων από την ομάδα έργου και τους συμβούλους Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 89
Μέλη Ομάδων Έργου Τελικοί Χρήστες (end users) Εργαζόμενοι οι οποίοι θα χρησιμοποιήσουν το νέο σύστημα Ετερογενείς όσον αφορά τις γνώσεις και τα χαρακτηριστικά Μικρή συμβολή στην επιτυχία ήαποτυχία του έργου της υλοποίησης Ητελική επιτυχία του συστήματος εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από την υιοθέτησή του από τους τελικούς χρήστες Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 90
Οργανωτική Δομή ομάδων έργου Εκπρόσωπος Υποστήριξης Τεχνικός Σύμβουλος Σύμβουλος Εφαρμογής Σύμβουλος Εφαρμογής Ανώτεροι Διοικητικοί Σύμβουλος Διοίκησης - Μάνατζερ Υπεύθυνος Ομάδος Υλοποίησης Υπεύθυνος Ομάδος Υλοποίησης Υπεύθυνος Ομάδος Υλοποίησης Προϊστάμενος Έργου Μέλος Ομάδος Υλοποίησης Μέλος Ομάδος Υλοποίησης Μέλος Ομάδος Υλοποίησης Τελικός Χρήστης Τελικός Χρήστης Τελικός Χρήστης Προϊστάμενος Πληροφοριακών Συστημάτων Οικονομικός ΠροΙστάμενος Διανομής Προϊστάμενος Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 91
Κατηγορίες Οργανωτικών Δομών Isolate (Μοναχική) Ένας προϊστάμενος υλοποίησης εφαρμογών (functional manager) ανά λειτουργική περιοχή που συντονίζει τους συμμετέχοντες υλοποίησης εφαρμογών Οι συμμετέχοντες υλοποίησης εφαρμογών παίζουν τον ρόλο των μελών υλοποίησης Δεν υπάρχει κεντρικός προϊστάμενος έργου Δομή χρονοβόρα που καταναλώνει πολλούς πόρους Ωστόσο οι πόροι συντονίζονται σωστά και επικεντρώνονται στην υλοποίηση του έργου Υιοθετείται από επιχειρήσεις με μεγάλο μερίδιο αγοράς και μικρό ανταγωνισμό Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 92
Κατηγορίες Οργανωτικών Δομών Οργανωτική δομή isolate Πωλήσεις Προμήθειες Λογιστήριο Αποθήκη Προιστάμενος υλοποίησης Εφαρμογών Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 93
Κατηγορίες Οργανωτικών Δομών Lightweight (με χαμηλόβαθμη διοίκηση) Περιλαμβάνει Προϊσταμένους υλοποίησης εφαρμογών Υπευθύνους Ομάδων υλοποίησης Χαμηλής Διοικητικής βαθμίδας (lightweight) προϊστάμενος έργου που παίζει το ρόλο ομαδάρχη υλοποίησης Περιλαμβάνει επικοινωνία μεταξύ των ομάδων λόγω του προϊσταμένου έργου Ηεπιτυχία του έργου εξαρτάται από τα προσόντα του προϊσταμένου έργου και έχει το πλεονέκτημα ότι δε δεσμεύει στο έργο πόρους από την ανώτερη διοικητική βαθμίδα Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 94
Κατηγορίες Οργανωτικών Δομών Οργανωτική δομή lightweight Πωλήσεις Προμήθειες Λογιστήριο Αποθήκη Προιστάμενος υλοποίησης Εφαρμογών Υπεύθυνος ομάδας υλοποίησης Υπεύθυνος έργου (χαμηλής ιεραρχίας) Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 95
Κατηγορίες Οργανωτικών Δομών Heavyweight (με υψηλόβαθμη διοίκηση) Υψηλόβαθμο στέλεχος (heavyweight) ηγείται των ομάδων ως προϊστάμενος έργου που ελέγχει άμεσα τις ομάδες έργου Δυναμική αλλαγή των ρόλων των συμμετεχόντων υλοποίησης εφαρμογών ανάλογα με τις απαιτήσεις Ξεκάθαροι στόχοι και στρατηγική του έργου Ιδιαίτερα αποδοτική για μικρές επιχειρήσεις που επιθυμούν γρήγορα αποτελέσματα Δύσκολη να εφαρμοστεί σε έργα υψηλής πολυπλοκότητας Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 96
Κατηγορίες Οργανωτικών Δομών Οργανωτική δομή heavyweight Πωλήσεις Προμήθειες Λογιστήριο Αποθήκη Προιστάμενος υλοποίησης εφαρμογών Συμμετέχων υλοποίησης εφαρμογών Υπεύθυνος έργου (υψηλής ιεραρχίας) Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 97
Κατηγορίες Οργανωτικών Δομών A-Team Παραλλαγήτης heavyweight Υπάρχουν επιπλέον οι υπεύθυνοι ομάδων υλοποίησης αποκλειστικάαφοσιωμένοι στο έργο Ηεπικοινωνία μεταξύ των ομάδων υλοποιείται μέσω των υπευθύνων ομάδων Ηεπικοινωνία εντός της ομάδας περιορίζεται μεταξύ των μελών και του υπευθύνου ομάδας Ανάγκη να διαμορφωθούν τμήματα υλοποίησης εξ αρχής Χρησιμοποιείται σε περίπτωση πολύπλοκων και μεγάλων έργων με στενά διαθέσιμα χρονικά περιθώρια και όταν το επιχειρησιακό περιβάλλον είναι τέτοιο που υπάρχουν προβλήματα στη διαχείριση αλλαγών Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 98
Κατηγορίες Οργανωτικών Δομών Οργανωτική δομή Α-team Πωλήσεις Προμήθειες Λογιστήριο Αποθήκη Προιστάμενος υλοποίησης εφαρμογών Υπεύθυνος ομάδας υλοποίησης (αποκλειστικά αφοσιωμένος στο έργο) Υπεύθυνος έργου (υψηλής ιεραρχίας) Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 99
Παράγοντες Επιτυχίας ERP H εγκατάσταση ενός ERP συστήματος σε μια επιχείρηση είναι μια διαδικασία ακριβή και πολύπλοκη Στατιστικά, ένα σημαντικό ποσοστό εγκαταστάσεων εμφάνισαν προβλήματα Έχει προσδιοριστεί ένα σύνολο από κρίσιμους παράγοντες που επηρεάζουν την επιτυχή εγκατάσταση ενός ERP συστήματος Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 100
Παράγοντες Επιτυχίας ERP Ξεκάθαροι στρατηγικοί στόχοι Μελέτη γιατί είναι αναγκαία ηεγκατάσταση συστήματος ERP Ποιες είναι οι κρίσιμες επιχειρηματικές ανάγκες που αναμένει να βελτιωθούν από το σύστημα Εκ των προτέρων καθορισμός στόχων, απαιτήσεων και τρόπου λειτουργίας μετά την εγκατάσταση Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 101
Παράγοντες Επιτυχίας ERP Αποφασιστικότητα από την υψηλότερη βαθμίδα διοίκησης Ηαποφασιστικότητα και οβαθμός συμμετοχής κορυφαίων στελεχών διοίκησης είναι σημαντικός για την επιτυχία Ησυμμετοχή της διοίκησης είναι κρίσιμη για την ανάλυση, σχεδιασμό, επεξεργασία επιχειρησιακών διαδικασιών και πρακτικών Ειδική ομάδα έργου από υψηλόβαθμα στελέχη για τη διαχείριση και υποστήριξη κόστους, απαιτήσεων, προώθησης έργου εγκατάστασης Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 102
Παράγοντες Επιτυχίας ERP Άριστη διαχείριση έργου Καθορισμός αντικειμενικών στόχων Ανάλυση και σχεδιασμός πλάνων εργασίας και πόρων Προσεκτική παρακολούθηση προόδου έργου Εφικτός χρονοπρογραμματισμός με στόχο την απλούστευση της διαδικασίας εγκατάστασης και την αποφυγή υπερ-κοστολογήσεων Καθορισμός ποιες λειτουργίες της επιχείρησης επηρεάζονται ήαλλάζουν σημαντικά με την εφαρμογή του ERP Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 103
Παράγοντες Επιτυχίας ERP Ακρίβεια Δεδομένων Ηεισαγωγή λανθασμένων δεδομένων είναι ζωτικής σημασίας καθώς είναι δυνατό να έχει αλυσιδωτές αντιδράσεις Ησωστή διαδικασία εισαγωγής δεδομένων και ηκατάλληλη εκπαίδευση χρηστών είναι πολύ σημαντική Πρέπει να αποφεύγεται ηπαράλληλη λειτουργία με το νέο - εγκατεστημένο ERP άλλων παλαιότερων συστημάτων Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 104
Παράγοντες Επιτυχίας ERP Σωστή εκπαίδευση και εξάσκηση χρηστών Είναι οσημαντικότερος παράγων επιτυχίας Οι χρήστες πρέπει να ενημερωθούν για τη λειτουργία του συστήματος ώστε να μπορούν να το χρησιμοποιούν σωστά και αποτελεσματικά Έναρξη εκπαίδευσης πολύ πριν από την εκκίνηση του συστήματος Μελέτες δείχνουν πως το συνολικό κόστος εκπαίδευσης = 10-15% κόστους εγκατάστασης Είναι χρήσιμηησυνέχισητηςεκπαίδευσηςκαι μετά την περίοδο εγκατάστασης όταν οι χρήστες είναι περισσότερο εξοικειωμένοι με το σύστημα Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 105
Παράγοντες Επιτυχίας ERP Προσδιορισμός/ υιοθέτηση δεικτών απόδοσης Μετρήσιμα μεγέθη που καταγράφουν την αποδοτικότητα του συστήματος, π.χ. Χρόνος μεταξύ παραγγελίας παράδοσης σε πελάτη Κίνηση αποθεμάτων Κερδοφορία Κίνητρο για περισσότερη παραγωγικότητα και προσαρμογή Δεν αναμένεται το σύστημα να είναι αποδοτικό από τη φάση έναρξης λειτουργίας του Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 106
Παράγοντες Επιτυχίας ERP Διαχείριση οργανωτικών αλλαγών Θεωρείται από πολλούς ορυθμιστικός παράγων επιτυχίας συστημάτων ERP Αποτυχία όταν υπάρχει ασυμβατότητα μεταξύ των οργανωτικών δομών επιχειρήσεων και της δομής λογισμικού που ακολουθείται από συστήματα ERP Ανάγκη ανασχεδιασμού και αναπροσαρμογής υπαρχουσών επιχειρησιακών διαδικασιών ήσχεδιασμού καινούριων Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 107
Στρατηγική διαχείρισης οργανωτικών αλλαγών Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 108
Στρατηγικές σχεδιασμού Εν συντομία οι στρατηγικές σχεδιασμού: προ της εγκατάστασης κατά την εγκατάσταση μετά την εγκατάσταση Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 109
Στρατηγικές σχεδιασμού προ της εγκατάστασης Σχεδιασμός πλάνων για διαχείριση ποιότητας και κινδύνων κατά τη διαχείριση οργανωτικών αλλαγών Διαχωρισμός του έργου της εγκατάστασης σε φάσεις και στάδια και καθορισμός ομάδων έργου Χρονοπρογραμματισμός των φάσεων και σχεδιασμός επικοινωνιακών συστημάτων μεταξύ των ομάδων και του κέντρου διαχείρισης οργανωτικών αλλαγών Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 110
Στρατηγικές σχεδιασμού προ της εγκατάστασης Σχεδιασμός προσλήψεων, επιλογής και εκπαίδευσης κατάλληλου ανθρώπινου δυναμικού που θα στελεχώσει τις ομάδες έργου Έναρξη εκπαίδευσης υπαλλήλων χρηστών του νέου συστήματος Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 111
Στρατηγικές σχεδιασμού κατά την εγκατάσταση Σχεδιασμός και εγκατάσταση του δικτύου ελέγχου και συλλογής πληροφοριών από τις ομάδες έργου Σχεδιασμός πλάνων για διαχείριση κρίσεων Σχεδιασμός και ανάπτυξη δικτύου επικοινωνίας μεταξύ ομάδων εγκατάστασης και υπαλλήλων χρηστών της επιχείρησης Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 112
Στρατηγικές σχεδιασμού κατά την εγκατάσταση Συγκρότηση ομάδας από μέλη των ομάδων υλοποίησης έργου που θα έχει ως σκοπό την υποστήριξη του συστήματος μετά το πέρας της εγκατάστασης Καθορισμός συστημάτων ασφαλείας και δικαιωμάτων χρηστών Έλεγχος και παρακολούθηση χρονοδιαγραμμάτων και προόδου του έργου Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 113
Στρατηγικές σχεδιασμού μετά την εγκατάσταση Συνολική αποτίμηση έργου εγκατάστασης (χρονοπρογραμματισμός, ομάδες έργου, ποιοτικός έλεγχος) Έλεγχος αποδοτικότητας συστήματος και βαθμός αποδοχής από τους χρήστες Έλεγχος και αποτίμηση τυχόν αδυναμιών ήκακού σχεδιασμού της εγκατάστασης Τμήμα Λογιστικής ΤΕΙ Πάτρας 114