ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ Φορέας: Απόφαση Επιβεβαίωσης Διαχειριστικής Επάρκειας (Μεταβατικό Σύστημα) Τύπος Επιβεβαίωσης Δ/νση: Τηλ Fax: e-mail: Κέντρο Επαγγελματικής Κατάρτισης Κέντρου Ψυχικής Υγιεινής Σούτσου 4 (πλ. Δαβάκη). Αιγάλεω 2105911851, 2105911498, 2105911089 2105319409 info@kek-cmh.gr Αριθμός Ημερομηνία Δ.Α. Α Β Γ Χ Σύστημα Διιαχείίριισης των Συγχρηματοδοτούμενων Έργων της Προγραμματιικής Περιιόδου 2007 2013 ΕΡΓΑ ΤΥΠΟΥ Β Εγχειιρίίδιιο Συστήματος Σύμφωνα με την Απόφαση 1258/ΕΥΣ-281της ΓΓΕΑ/ΥΠΟΙΟ: «Ρυθμίσεις για τη διαδικασία επιβεβαίωσης της διαχειριστικής επάρκειας των δικαιούχων της περιόδου 2007 2013, μέχρι την έκδοση του ελληνικού προτύπου διοίκησης και διαχείρισης έργων (μεταβατική περίοδος)» Και την Εγκύκλιο 4670/ΕΥΣ-551: «Οδηγίες προς τις ΕΥΔ για την επιβεβαίωση της διαχειριστικής επάρκειας δικαιούχων περιόδου 2007 2013 για το διάστηκα μέχρι την έναρξης της εφαρμογής του ελληνικού προτύπου διοίκησης & διαχείρισης έργων (μεταβατική περίοδος)» Σύνταξη Έγκριση Έκδοση Ημ/νία Ισχύος Ομάδα Επάρκειας Ο Πρόεδρος / / Σελίδα 1
ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ Χρησιμοποιούμενη Ορολογία...3 Αποφάσεις Εγκύκλιοι - Πρότυπα...4 Εισαγωγή...5 Αντικείμενο Πεδίο εφαρμογής...6 Τυποποιητικές παραπομπές...9 Όροι και ορισμοί εννοιών...10 Σύστημα Διαδικασιών Διοίκησης Διαχείρισης Έργων...16 Γενικές απαιτήσεις...16 Τεκμηρίωση του Συστήματος Διοίκησης & Διαχείρισης Έργων...18 Εκπρόσωπος της Διοίκησης...20 Εσωτερική επικοινωνία...20 Παρακολούθηση Συστήματος Διοίκησης & Διαχείρισης Έργων...20 Εσωτερικές Επιθεωρήσεις... 20 Ανασκόπηση Συστήματος... 21 Βελτίωση ΣΔΕΠ... 22 Σελίδα 2
ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ Χρησιμοποιούμενη Ορολογία ΕΔΑ ΣΔΕΠ YE OE ΥΣΔΕΠ ΟΣΔΕΠ ΣΔΕ Ενδιάμεση Διαχειριστική Αρχή Σύστημα Διαχειριστικής Επάρκειας (Σύνολο διεργασιών για τη διασφάλιση και την αναβάθμιση της ικανότητας υλοποίησης έργων) Υπεύθυνος Έργου (συγκεκριμένου) Ομάδα Έργου (συγκεκριμένου) Υπεύθυνος Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας Ομάδα Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας (Ομάδα Επάρκειας) Συστήματα Διαχείρισης και Ελέγχου (ΕΣΠΑ) Σελίδα 3
ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ Εγχειρίδιο Διαδικασιών Διοίκησης Διαχείρισης Έργων με έμφαση στη μεταβατική περίοδο,, για τα έργα Τύπου Β Αποφάσεις Εγκύκλιοι - Πρότυπα σύμφωνα με: 1. την Απόφαση 1258 / ΕΥΣ-281 της Γ.Γ.Ε.Α. / ΥΠ.ΟΙ.Ο.: «Ρυθμίσεις για τη διαδικασία επιβεβαίωσης της διαχειριστικής επάρκειας των Δικαιούχων της περιόδου 2007 2013, μέχρι την έκδοση του Ελληνικού Προτύπου Διοίκησης και Διαχείρισης Έργων (μεταβατική περίοδος)». 2. την Εγκύκλιο 4670/ΕΥΣ-551 της Γ.Γ.Ε.Α. / ΥΠ.ΟΙ.Ο: «Οδηγίες προς τις Ε.Υ.Δ. για την επιβεβαίωση της διαχειριστικής επάρκειας δικαιούχων περιόδου 2007 2013 για το διάστημα μέχρι την έναρξη της εφαρμογής του Ελληνικού Προτύπου Διοίκησης και Διαχείρισης Έργων (μεταβατική περίοδος)». 3. το πρότυπο ΕΛΟΤ 1429 «Διαχειριστική επάρκεια οργανισμών για την υλοποίηση έργων δημόσιου χαρακτήρα Απαιτήσεις». 4. τις σχετικές Οδηγίες του ΥΠΟΙΟ με βάση το ΣΔΕ του ΕΣΠΑ Σελίδα 4
ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ Εισαγωγή Το παρόν εγχειρίδιο εντάσσεται στη σειρά προτύπων που συγκροτούν και συστηματοποιούν τις απαιτήσεις της διαχειριστικής επάρκειας του ΚΕΚ ΚΨΥ με σκοπό την αποτελεσματική διαχείριση των έργων του, χωρίς τεχνικό αντικείμενο. Ειδικότερα, το παρόν έχει εφαρμογή στις Πράξεις Τύπου Β, οι οποίες μπορούν να διακριθούν στις ακόλουθες: Μελέτες, εμπειρογνωμοσύνες, συμβουλευτικές υπηρεσίες (χρηματοδότηση από ΕΤΠΑ ή ΕΚΤ), καθώς και υπηρεσίες εκπαίδευσης / κατάρτισης των στελεχών και των ωφελουμένων από τις παρεμβάσεις του ΚΕΚ ΚΨΥ (χρηματοδότηση από ΕΚΤ), Έργα που αφορούν ΤΠΕ / Πράξεις Ψηφιακής Σύγκλισης (χρηματοδότηση από ΕΤΠΑ), Προμήθειες (χρηματοδότηση κυρίως από ΕΤΠΑ), Προγράμματα στοχευμένα ή ολοκληρωμένα, πρόληψης, συμβουλευτικής, δίκτυα συνεργασιών κ.λπ. που εκτελούνται με ίδια μέσα, στο πλαίσιο «Συστημάτων Διαχείρισης», τα οποία απορρέουν από ΚΥΑ και άλλες διατάξεις των ΣΔΕ του ΕΣΠΑ (χρηματοδότηση από ΕΚΤ). Η ανάπτυξη της σειράς προτύπων που αφορούν στη Διαχειριστική Επάρκεια προέκυψε από την ανάγκη βελτίωσης των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου των έργων πράξεων που εκτελεί το ΚΕΚ ΚΨΥ. Με την εφαρμογή και τη διατήρηση ενός Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας (ΣΔΕΠ) σύμφωνα με το παρόν εγχειρίδιο, επιδιώκεται η επίτευξη των στόχων των έργων με την αποδοτικότερη αξιοποίηση των διατιθέμενων πόρων και την πιο αποτελεσματική παροχή υπηρεσιών στις εν δυνάμει «Ομάδες Στόχους» του ΚΕΚ ΚΨΥ. Το παρόν εγχειρίδιο αποσκοπεί στη διασφάλιση της Διαχειριστικής Επάρκειας του ΚΕΚ ΚΨΥ, ειδικά για τα Έργα Τύπου Β (προμήθειες και υπηρεσίες), σύμφωνα με την απόφαση / - - του Δ.Σ. του ΚΕΚ ΚΨΥ. Ειδικότερα, στοχεύεται η διασφάλιση της αποτελεσματικότητας και αποδοτικότητας κατά την υλοποίηση έργων τύπου Β και στη συνεχή βελτίωση των επιδόσεων των εμπλεκομένων οργανικών μονάδων του ΚΕΚ ΚΨΥ. Λειτουργεί συμπληρωματικά ως προς την αρχή της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης και τις απαιτήσεις της εθνικής και κοινοτικής νομοθεσίας. Σκοπός του είναι επίσης, να καθοδηγήσει το προσωπικό του Δικαιούχου, ώστε να χειρίζεται κατάλληλα το σύστημα και να το προσαρμόζει διαρκώς βελτιώνοντας την αποδοτικότητα και αποτελεσματικότητά του. Σελίδα 5
ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ Το Σύστημα Διαχείρισης Έργων ΤΥΠΟΥ Β έχει σχεδιασθεί και αναπτυχθεί σύμφωνα με: την Απόφαση 1258/ΕΥΣ-281 της Γ.Γ.Ε.Α. / ΥΠ.ΟΙ.Ο.: «Ρυθμίσεις για τη διαδικασία επιβεβαίωσης της διαχειριστικής επάρκειας των δικαιούχων της περιόδου 2007 2013, μέχρι την έκδοση του Ελληνικού Προτύπου Διοίκησης και Διαχείρισης Έργων (μεταβατική περίοδος)», την Εγκύκλιο 4670/ΕΥΣ-551 της Γ.Γ.Ε.Α. / ΥΠ.ΟΙ.Ο.: «Οδηγίες προς τις Ε.Υ.Δ. για την επιβεβαίωση της διαχειριστικής επάρκειας δικαιούχων περιόδου 2007 2013 για το διάστημα μέχρι την έναρξη της εφαρμογής του Ελληνικού Προτύπου Διοίκησης και Διαχείρισης Έργων (μεταβατική περίοδος)», το πρότυπο ΕΛΟΤ 1429 «Διαχειριστική επάρκεια οργανισμών για την υλοποίηση έργων δημόσιου χαρακτήρα Απαιτήσεις» τις σύγχρονες απαιτήσεις και τεχνικές Διοίκησης Έργων, Τους κανόνες διαχείρισης των συγχρηματοδοτούμενων έργων όπως αυτοί έχουν τεθεί από το Υπουργείο Οικονομίας και Οικονομικών καθώς και από τις ενδιάμεσες υπηρεσίες διαχείρισης (Ν. 3614/07, ΥΠΑΣΥΔ και ΣΔΕ), Το ισχύον θεσμικό πλαίσιο το οποίο διέπει αφενός την υλοποίηση και διαχείριση έργων (παροχής υπηρεσιών), Την οργάνωση και λειτουργία του ΚΕΚ ΚΨΥ Το εγχειρίδιο τίθεται στη διάθεση εσωτερικών και εξωτερικών μερών με στόχο την απόδειξη της ικανότητας του ΚΕΚ ΚΨΥ, να πληροί τις απαιτήσεις των φορέων διαχείρισης των συγχρηματοδοτούμενων έργων, του κοινωνικού συνόλου που εξυπηρετεί τη νομοθεσία, αλλά και αυτές που θέτει ο ίδιος ο φορέας για την επίτευξη των σκοπών του. Αντικείμενο Πεδίο εφαρμογής Το παρόν πρότυπο αποτελεί έγγραφο έντυπο του ΚΕΚ ΚΨΥ, το οποίο περιέχει την Πολιτική Διοίκησης Διαχείρισης Έργων και καθορίζει τις απαιτήσεις που πρέπει να ικανοποιούνται, ώστε να αποδεικνύει Το ΚΕΚ ΚΨΥ την ικανότητα του να υλοποιεί έργα δημόσιου χαρακτήρα (στον συγκεκριμένο Τύπο Β και ειδικότερα σε έργα παροχής υπηρεσιών) και να βελτιώνει συνεχώς τις επιδόσεις του στη λειτουργία και τον έλεγχο των διεργασιών τους. Το παρόν πρότυπο δύναται να διανεμηθεί σε τρίτους (π.χ. υφιστάμενους και δυνητικούς ωφελουμένους, προμηθευτές, συνεργάτες κ.λπ.) μόνο κατόπιν αδείας του Υπευθύνου Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας (ΥΣΔΕΠ) και των Προϊσταμένων των καθ ύλη αρμόδιων Οργανικών Μονάδων του ΚΕΚ ΚΨΥ. Σε κάθε περίπτωση, υπεύθυνος για την αναπαραγωγή των αντιγράφων είναι ο ΥΣΔΕΠ. Σελίδα 6
ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ Το Εγχειρίδιο Διαδικασιών Διοίκησης Έργων (ΕΔΔΕ) συντάσσεται από την Ομάδα Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας (ΟΣΔΕΠ), εγκρίνεται από το Δ.Σ. του ΚΕΚ ΚΨΥ και παρακολουθείται ως προς την εφαρμογή του από τον ΥΣΔΕΠ. Ο ΥΣΔΕΠ εισηγείται προσαρμογές και μεταβολές στις διαδικασίες και στα έντυπα με στόχο τη συνεχή βελτίωση του συστήματος. Τα αντίγραφα του ΕΔΔΕ διακρίνονται σε : ελεγχόμενα (τα οποία φέρουν σήμανση ΕΛΕΓΧΟΜΕΝΟ ) και μη ελεγχόμενα (τα οποία φέρουν σήμανση ΜΗ ΕΛΕΓΧΟΜΕΝΟ ) Οι αποδέκτες ελεγχομένων αντιγράφων λαμβάνουν υποχρεωτικά (με ευθύνη του ΥΣΔΕΠ) τις όποιες αναθεωρήσεις του ΕΔΔΕ. Οι αποδέκτες μη ελεγχομένων αντιγράφων δε λαμβάνουν, κατ ανάγκη, τις αναθεωρήσεις. Ο ΥΣΔΕΠ τηρεί κατάλογο των παραληπτών και πίνακα των αναθεωρήσεων του ΕΔΔΕ. Στο ΕΔΔΕ, προδιαγράφονται οι δραστηριότητες του ΚΕΚ ΚΨΥ, που επηρεάζουν την διαχείριση και εξέλιξη του παραγόμενου έργου, από την επικοινωνία με τους συνεργαζόμενους / ωφελούμενους, την επιλογή και αξιολόγηση των προμηθευτών, την παραλαβή και φύλαξη υλικών και εξοπλισμού, την παραλαβή έλεγχο και έγκριση μελετών και άλλων υπηρεσιών (μη τεχνικού περιεχομένου), τις ενέργειες ωρίμανσης των έργων, καθώς και την διενέργεια των απαραίτητων ελέγχων και την αξιολόγηση των παραδοτέων των έργων. Ειδικότερα οι διαδικασίες που περιλαμβάνονται στο ΕΔΔΕ κωδικοποιούνται ως ακολούθως: Σελίδα 7
ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΠΙΝΑΚΑΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ ανά ΕΝΟΤΗΤΑ (σε σχέση με την παραγρ. της Εγκυκλίου ΥΠΟΙΟ) Κωδικός Διαδ/σίας Σχετ. Παράγρ. Εγκυκλίου Τίτλος Ενότητας / Διαδικασίας Ενότητα 01: 3.2 Προγραμματισμός Έργων - Ενεργειών Δ.01-01 3.2.1 Κατάρτιση ετήσιου προγράμματος Δ.01-02 3.2.2 Επανεξέταση ετήσιου προγράμματος και αναθεώρηση Ενότητα 02: 3.3 Επιχειρησιακός Σχεδιασμός και Ωρίμανση Έργων Δ.02-01 3.3.1 Καθορισμός απαιτήσεων επιχειρησιακού σχεδιασμού και ωρίμανσης έργων Δ.02-02 3.3.2 Διασφάλιση απαιτούμενων πόρων για την ωρίμανση και την υλοποίηση του Έργου Δ.02-03 3.3.3 Σχεδιασμός, προγραμματισμός και υλοποίηση των απαιτούμενων ενεργειών μελετών προετοιμασίας Ενότητα 03: 3.4 Διενέργεια διαγωνισμών και Ανάθεση Συμβάσεων Δ.03-01 3.4.1 Προετοιμασία και διενέργεια διαγωνισμών Δ.03-02 3.4.2 Αξιολόγηση προσφορών Δ.03-03 3.4.3 Χειρισμός ενστάσεων Δ.03-04 3.4.4 Υπογραφή σύμβασης - ολοκλήρωση διαγωνισμού Ενότητα 04: 3.5 Παρακολούθηση Έργων, Πιστοποίηση Φυσικού Αντικειμένου Ομάδα 04-1 3.5α Παρακολούθηση και Διαχείριση Έργων Δ.04-1.01 3.5.1 Κατάρτιση Σχεδίου Υλοποίησης του Έργου (ΣΥΕ) Δ.04-1.02 3.5.2 Έλεγχος προόδου του Έργου και παρακολούθηση χρονοδιαγράμματος Δ.04-1.03 3.5.3 Διαχείριση προβλημάτων και αλλαγών Δ.04-1.04 3.5.4 Διαχείριση και Διασφάλιση Έργων1 Δ.04-1.05 3.5.5 Διαχείριση εγγράφων Δ.04-1.06 Υλοποίηση Έργου Ιδίων Μέσων Ομάδα 04-2 3.5β Έλεγχος και παραλαβή φυσικού αντικειμένου Δ.04-2.01 3.5.6 Πιστοποίηση φυσικού αντικειμένου Δ.04-02.1 3.5.7 Έλεγχος τήρησης λοιπών υποχρεώσεων αναδόχου Ομάδα 04-3 3.5γ Ενημέρωση Διαχειριστικής Αρχής Δ.04-3.01 3.5.8 Κατάρτιση και υποβολή εκθέσεων και αναφορών Δ.04-3.02 3.5.9 Επικοινωνία και ενημέρωση διαχειριστικής αρχής Ενότητα 05: 3.6 Οικονομική Διαχείριση Έργων Δ.05-01 3.6.1 Τήρηση λογιστικών υποχρεώσεων συγχρηματοδοτούμενων 1 Η διαδικασία Δ.04-1.04 αναφέρεται μόνο σε Έργα ΤΥΠΟΥ Α και δεν αναλύεται Σελίδα 8
ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ έργων Δ.05-02 3.6.2 Διεκπεραίωση πληρωμών Δ.05-03 3.6.3 Τήρηση λογιστικού συστήματος Ενότητα 06: 3.7 Παρακολούθηση και τήρηση ισχύουσας νομοθεσίας Δ.06-01 3.7.1 Παρακολούθηση της ισχύουσας νομοθεσίας Δ.06-02 3.7.2 Εξασφάλιση νομικής κάλυψης Ενότητα 07: Παρακολούθηση Συστήματος Διαχείρισης Δ. 07-01 Εσωτερικές Επιθεωρήσεις Δ. 07-02 Ανασκόπηση Συστήματος Δ. 07-03 Βελτίωση ΣΔΕΠ Δ. 07-04 Εκπαίδευση Προσωπικού Δ. 07-05 Εσωτερική Επικοινωνία Τυποποιητικές παραπομπές Τα παρακάτω τυποποιητικά έγγραφα περιέχουν διατάξεις οι οποίες μέσω παραπομπής αποτελούν διατάξεις του παρόντος προτύπου. ΕΛΟΤ 1431-1 «Οδηγός εφαρμογής ΕΛΟΤ 1429 για οργανισμούς υλοποίησης δημόσιων τεχνικών έργων υποδομής» ΕΛΟΤ 1431-1 «Οδηγός εφαρμογής ΕΛΟΤ 1429 για οργανισμούς υλοποίησης δημόσιων συμβάσεων, προμηθειών και υπηρεσιών» ΕΛΟΤ 1431-1 «Οδηγός εφαρμογής ΕΛΟΤ 1429 για οργανισμούς υλοποίησης συγκεκριμένων δράσεων με ίδια μέσα». Σελίδα 9
ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ Όροι και ορισμοί εννοιών Για τους σκοπούς του παρόντος εγχειριδίου εφαρμόζονται οι παρακάτω όροι και ορισμοί εννοιών: Έργο: Μη πάγια διεργασία του ΚΕΚ ΚΨΥ που εκτελείται για την επίτευξη αποτελέσματος το οποίο ικανοποιεί προκαθορισμένες και επαληθεύσιμες απαιτήσεις συμπεριλαμβανομένων των περιορισμών σε χρόνο, κόστος και πόρους. Διεργασία: Σύνολο αλληλένδετων δραστηριοτήτων με αλληλεπιδράσεις που μετασχηματίζουν εισερχόμενα σε αποτελέσματα με σκοπό την προσθήκη αξίας. Διαδικασία: Καθορισμένος τρόπος για την εκτέλεση μίας διεργασίας ή δραστηριότητας. Πόροι: Το ανθρώπινο δυναμικό, η υλικοτεχνική υποδομή, ο εξοπλισμός, τα υλικά και τα μέσα. Αντικείμενο του έργου: Σύνολο δραστηριοτήτων που απαιτούνται για την υλοποίηση του έργου μέχρι την ολοκλήρωση του. Δομή ανάλυσης εργασιών: Ιεραρχική ανάλυση των απαιτούμενων δραστηριοτήτων υλοποίησης του έργου. Παραδοτέο: Προκαθορισμένο και επαληθεύσιμο τελικό προϊόν ή αποτέλεσμα ή τα μετρήσιμα αποτελέσματα ενδιάμεσων δραστηριοτήτων του έργου. Φυσικό αντικείμενο του έργου: Σύνολο των παραδοτέων του έργου, περιλαμβανομένων και των ενδιάμεσων παραδοτέων. Χρονοδιάγραμμα του έργου: Έγγραφο που παρουσιάζει κατ ελάχιστο τις προβλεπόμενες ημερομηνίες εκτέλεσης των δραστηριοτήτων του έργου, τα ορόσημα και τις ενδιάμεσες ή τμηματικές προθεσμίες του Σελίδα 10
ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ Ορόσημο: Σημαντικό γεγονός ή σημείο στο έργο το οποίο συνδέεται με την ολοκλήρωση μίας φάσης ή την ολοκλήρωση συγκεκριμένων παραδοτέων του έργου. Ενδιάμεση ή τμηματική προθεσμία: Καθορισμένο στη σύμβαση χρονικό σημείο για την ολοκλήρωση μίας φάσης συγκεκριμένων παραδοτέων του έργου. Αποτελεσματικότητα: Βαθμός επίτευξης των στόχων. Αποδοτικότητα: Σχέση αποτελεσμάτων και χρησιμοποιούμενων πόρων. Υλοποίηση έργου: Διεργασίες που περιλαμβάνονται στον κύκλο ζωής του έργου από τη διαπίστωση της ανάγκης μέχρι την οριστική παραλαβή του 2. Ωρίμανση έργου: Σύνολο δραστηριοτήτων που απαιτούνται για την πλήρη προπαρασκευή του έργου από τη διαπίστωση της ανάγκης μέχρι την εκδήλωση της πρόθεσης του ΚΕΚ ΚΨΥ να εκτελέσει το έργο 3 Εκτέλεση έργου: Σύνολο δραστηριοτήτων που απαιτούνται για την παραγωγή των παραδοτέων του έργου 4. Διαχείριση έργου: Σχεδιασμός, οργάνωση, παρακολούθηση, έλεγχος και αναφορά όλων των θεμάτων ενός έργου και η παρακίνηση των ενδιαφερομένων στην επίτευξη των στόχων του έργου 2 Η υλοποίηση του έργου περιλαμβάνει τις διεργασίες έναρξης, το σχεδιασμό, την εκτέλεση, και την παρακολούθηση της εκτέλεσης, τις διεργασίες παραλαβής και το κλείσιμο του έργου. Οι διεργασίες έναρξης του έργου περιλαμβάνουν τον εντοπισμό της ανάγκης για το έργο, την εκτίμηση κόστους και ωφελειών και την προετοιμασία και ωρίμανση μέχρι την εξασφάλιση της χρηματοδότησης. 3 Η ωρίμανση αφορά κυρίως τη φάση μέχρι την εξασφάλιση της χρηματοδότησης. Η Ωρίμανση μπορεί να αναφέρεται σε ενέργειες προετοιμασίας για την εκτέλεση π.χ. μέχρι τη διακήρυξη του έργου 4 Η εκτέλεση του έργου αποτελεί φάση της υλοποίησης έργου που αφορά τη παραγωγή των παραδοτέων του έργου σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στο σχεδιασμό. Σελίδα 11
ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ Υπεύθυνος έργου Άτομο του ΚΕΚ ΚΨΥ που ορίζεται ως υπεύθυνο για την υλοποίηση του έργου Οργανόγραμμα έργου Ιεραρχική δομή της ομάδας έργου Τεχνικό δελτίο Δελτίο με τα κατάλληλα δεδομένα που αποδεικνύουν την ανάγκη χρηματοδότησης του έργου και επιτρέπουν την παρακολούθηση της εκτέλεσής του Μελέτη σκοπιμότητας Προκαταρκτική μελέτη που προσδιορίζει την αναγκαιότητα και τη βιωσιμότητα του έργου 5 Διακινδύνευση του έργου Συνάρτηση της πιθανότητας εμφάνισης ενός γεγονότος και του μεγέθους των επιπτώσεων του στην εξέλιξη του έργου και τα παραδοτέα του Προϋπολογισμός του έργου Εκτιμώμενη δαπάνη για την εκτέλεση του έργου Σύμβαση Γραπτή συμφωνία για την υλοποίηση του έργου όπου προσδιορίζονται το φυσικό αντικείμενο και τα παραδοτέα του έργου, η χρονική διάρκεια και οι τυχόν ενδιάμεσες προθεσμίες, ο προϋπολογισμός έργου, το εφαρμοστέο νομικό και κανονιστικό πλαίσιο εκτέλεσης του έργου καθώς και τα δικαιώματα και ο υποχρεώσεις των συμβαλλομένων Φάκελος του έργου Σύνολο πληροφοριών, πρωτογενών ή μη, που απαιτούνται για την υλοποίηση του έργου τα οποία ταξινομούνται και αρχειοθετούνται σε ενιαίο αρχείο από το ΚΕΚ ΚΨΥ 6 Έργο δημόσιου χαρακτήρα Έργο ή προμήθεια ή παροχή υπηρεσίας ή συνδυασμός αυτών, χωρίς τεχνικό αντικείμενο, που λαμβάνει δημόσια χρηματοδότηση για το κοινό όφελος 7 5 Η βιωσιμότητα του έργου περιλαμβάνει τον προσδιορισμό του κόστους οφέλους, συμπεριλαμβανομένου του κοινωνικού οφέλους. 6 Ο φάκελος του έργου μπορεί να αναφέρεται ως αρχείο έργου. 7 Τα έργα δημόσιου χαρακτήρα εντάσσονται στο πλαίσιο της κοινωνικής και οικονομικής ανάπτυξης, καλύπτουν ανάγκες του κοινωνικού συνόλου και γενικώς Σελίδα 12
ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ Ωφελούμενοι του έργου Τελικοί χρήστες του προϊόντος του έργου ή οι αποδέκτες του αποτελέσματος του έργου Ικανοποίηση χρηστών έργου Αντίληψη των χρηστών του προϊόντος του έργου για το βαθμό κάλυψης των αναγκών τους και την ικανοποίηση των απαιτήσεων τους Συγχρηματοδοτούμενο έργο Έργο το οποίο χρηματοδοτείται από εθνικούς και κοινοτικούς πόρους Πρόγραμμα Αναπτυξιακή στρατηγική με τη χρήση ενός συνεκτικού συνόλου προτεραιοτήτων και τη συνδρομή δημοσίων πόρων Δημόσιες συμβάσεις Συμβάσεις εξ επαχθούς αιτίας, οι οποίες συνάπτονται γραπτώς μεταξύ ενός ή περισσοτέρων οικονομικών φορέων και μιας ή περισσοτέρων αναθετουσών αρχών και έχουν ως αντικείμενο την εκτέλεση έργων, την προμήθεια προϊόντων ή την παροχή υπηρεσιών 8 Δημόσιες συμβάσεις προμηθειών ή υπηρεσιών Δημόσιες συμβάσεις, οι οποίες έχουν ως αντικείμενο την παροχή υπηρεσιών, την αγορά, τη χρηματοδοτική μίσθωση, τη μίσθωση ή τη μίσθωση πώληση, με ή χωρίς δικαίωμα αγοράς, προϊόντων, όπως επίσης και οι δημόσιες συμβάσεις οι οποίες έχουν ως αντικείμενο την προμήθεια προϊόντων και καλύπτουν και εργασίες τοποθέτησης και εγκατάστασης Ενδιαφερόμενα μέρη Φυσικά ή νομικά πρόσωπα που έχουν ενδιαφέρον από την επίδοση ή επιτυχία του ΚΕΚ ΚΨΥ στην υλοποίηση του έργου 9 Κύριος του έργου Ο φορέας για λογαριασμό του οποίου καταρτίζεται η σύμβαση ή υλοποιείται το έργο και ο οποίος καθορίζει τους όρους υλοποίησης του έργου 10. αποσκοπούν στην ανάπτυξη, την κοινωνική συνοχή και τη βελτίωση της ποιότητας ζωής των πολιτών. 8 Ο ορισμός προέρχεται από τις Κοινοτικές Οδηγίες για τις δημόσιες συμβάσεις 20041171 ΕΚ και 20Ο41181ΕΚ και τα σχετικά εθνικά κείμενα εναρμόνισης με αυτές. 9 Για τα έργα δημοσίου χαρακτήρα, στα ενδιαφερόμενα μέρη περιλαμβάνονται κυρ/ως οι άμεσα ωφελούμενοι του έργου αλλά και το ευρύτερο κοινωνικό σύνολο. Σελίδα 13
ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ Φορέας υλοποίησης Φορέας που αναλαμβάνει την υλοποίηση του έργου Ανάδοχος Φυσικό ή νομικό πρόσωπο στον οποίο έχει ανατεθεί με δημόσια σύμβαση, από τον φορέας, η εκτέλεση του έργου ή μέρους του 1112 Διευθύνουσα υπηρεσία Η υπηρεσία του φορέα υλοποίησης που είναι αρμόδια για την παρακολούθηση, τον έλεγχο και την επίβλεψη της εκτέλεσης των έργων Διαχειριστική αρχή Αρχή που είναι υπεύθυνη για τη διαχείριση και την υλοποίηση Προγράμματος σύμφωνα με την αρχή της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης 13 Διαχειριστική επάρκεια του Φορέα Ικανότητα των φορέων να υλοποιούν έργα και να βελτιώνουν τις επιδόσεις τους 14 Σύστημα διαδικασιών Σύνολο διεργασιών για τη διασφάλιση και την αναβάθμιση της ικανότητας υλοποίησης έργων 15 10 Ο κύριος του έργου έχει τη νομική ευθύνη για το έργο και τη λειτουργία του και μπορεί να είναι άλλος από το φορέα υλοποίησης 11 Ανάδοχος αναφέρεται (ΠΔ 6012007) ως «οικονομικός φορέας» που συνάπτει σύμβαση/εις με την «αναθέτουσα αρχή/ές. και νοείται κάθε φυσικό ή νομικό πρόσωπο ή φορέας του δημοσίου / κοινοπραξία αυτών των προσώπων ή/και οργανισμών, που προσφέρει την εκτέλεση εργασιών ή/και έργων ή/και την προμήθεια προϊόντων ή/και την παροχή υπηρεσιών. 12 Ο ανάδοχος μπορεί να αναφέρεται ως προμηθευτής ή εργολάβος ή εργολήπτης ή πάροχος υπηρεσιών. 13 Αρμοδιότητες της διαχειριστικής Αρχής δύνανται να εκχωρούνται σε ενδιάμεσες διαχειριστικές Αρχές ή ενδιάμεσους φορείς διαχείρισης. 14 Η βελτίωση των επιδόσεων στη διαχείριση έργων επιτυγχάνεται με τη βελτίωση της λειτουργίας και του ελέγχου των διεργασιών του ΣΔΕΠ. 15 Η διασφάλιση της ικανότητας υλοποίησης έργων με αποτελεσματικότητα και αποδοτικότητα δημιουργεί εμπιστοσύνη στο φορέα και τα άλλα ενδιαφερόμενα μέρη για τη μείωση της πιθανότητας εμφάνισης αστοχιών και για την ικανοποίηση των απαιτήσεων και των στόχων του έργου. Σελίδα 14
ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ Επιβεβαίωση διαχειριστικής επάρκειας του Φορέα Επαλήθευση μέσω της παροχής αποδεικτικών στοιχείων ότι ο φορέας έχει την ικανότητα να υλοποιεί έργα με επαρκή αποτελεσματικότητα και αποδοτικότητα. Σελίδα 15
ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ Σύστημα Διαδικασιών Διοίκησης Διαχείρισης Έργων Γενικές απαιτήσεις Το ΚΕΚ ΚΨΥ, έχει εγκαταστήσει, εφαρμόζει, τεκμηριώνει, και διατηρεί ενεργό ένα Σύστημα Διαδικασιών Διοίκησης Διαχείρισης Έργων εφεξής «ΣΔΔΕ» ή «σύστημα» για να διασφαλίζει την ικανότητά του ΚΕΚ ΚΨΥ, να υλοποιεί έργα ΤΥΠΟΥ Β, σύμφωνα με το εθνικό και κοινοτικό δίκαιο και να βελτιώνει συνεχώς τις επιδόσεις του. Το σύστημα περιλαμβάνει τις διεργασίες υλοποίησης των έργων, τις διοικητικές και υποστηρικτικές διεργασίες καθώς και τις διεργασίες μέτρησης, ανάλυσης και αξιολόγησης που χρειάζονται ώστε να υλοποιούνται τα έργα ΤΥΠΟΥ Β με αποτελεσματικότητα και αποδοτικότητα. Για τις διεργασίες που εντάσσονται στο σύστημα κάθε φορά, το ΚΕΚ ΚΨΥ, προσδιορίζει τις σχέσεις και αλληλεπιδράσεις τους και εξασφαλίζει την διαθεσιμότητα των πόρων και πληροφοριών για την υποστήριξη, τη λειτουργία και παρακολούθησή τους. Το ΣΔΔΕ ΤΥΠΟΥ Β περιγράφεται και τεκμηριώνεται από τέσσερις ενότητες: Ενότητα Α Η ενότητα αυτή, αντιστοιχεί στο παρόν «Εγχειρίδιο Διοίκησης Διαχείρισης Έργων» και περιγράφει την Πολιτική του ΚΕΚ ΚΨΥ στα θέματα υλοποίησης έργων με έμφαση σε έργα ΤΥΠΟΥ Β. Περιλαμβάνει μια γενική περιγραφή του Συστήματος, με αναφορά σε όλες τις επιμέρους ενότητες που αναφέρονται αφενός στις απαιτήσεις της μεταβατικής περιόδου με βάση τις οδηγίες του ΥΠΟΙΟ και, αφετέρου, στο πρότυπο ΕΛΟΤ 1429, όπως έχει δημοσιοποιηθεί. Εκεί όπου απαιτείται παραπέρα ανάλυση, παραπέμπει στις συγκεκριμένες διαδικασίες για τα επιμέρους θέματα. Ενότητα Β Η ενότητα αυτή, αντιστοιχεί στο «Εγχειρίδιο Διαδικασιών Διοίκησης Διαχείρισης Έργων» περιγράφεται αναλυτικά το σύνολο των διαδικασιών και διεργασιών που διέπουν την λειτουργία του ΚΕΚ ΚΨΥ, καθώς και την μεταξύ τους διασύνδεση. Οι Διαδικασίες ανταποκρίνονται στις απαιτήσεις που προσδιορίζονται από: Απόφαση 1258/ΕΥΣ-281 της Γ.Γ.Ε.Α. / ΥΠ.ΟΙ.Ο.: «Ρυθμίσεις για τη διαδικασία επιβεβαίωσης της διαχειριστικής επάρκειας των Σελίδα 16
ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ δικαιούχων της περιόδου 2007 2013, μέχρι την έκδοση του Ελληνικού Προτύπου Διοίκησης και Διαχείρισης Έργων (μεταβατική περίοδος)» την Εγκύκλιο 4670/ΕΥΣ-551 της Γ.Γ.Ε.Α. / ΥΠ.ΟΙ.Ο: «Οδηγίες προς τις Ε.Υ.Δ. για την επιβεβαίωση της διαχειριστικής επάρκειας δικαιούχων περιόδου 2007 2013 για το διάστημα μέχρι την έναρξη της εφαρμογής του Ελληνικού Προτύπου Διοίκησης και Διαχείρισης Έργων (μεταβατική περίοδος)» το πρότυπο ΕΛΟΤ 1429 «Διαχειριστική επάρκεια οργανισμών για την υλοποίηση έργων δημόσιου χαρακτήρα Απαιτήσεις» Τους κανόνες διαχείρισης των συγχρηματοδοτούμενων έργων όπως αυτοί έχουν τεθεί από το Υπουργείο Οικονομίας και Οικονομικών καθώς και από τις ενδιάμεσες υπηρεσίες διαχείρισης (Ν. 3614/07, ΥΠΑΣΥΔ και ΣΔΕ), Το ισχύον θεσμικό πλαίσιο το οποίο διέπει αφενός την υλοποίηση και διαχείριση έργων (παροχής υπηρεσιών), Την οργάνωση και λειτουργία του ΚΕΚ ΚΨΥ. και περιλαμβάνουν και πολλές άλλες βασικές απαιτήσεις που έχουν θεσπιστεί με βάση την εμπειρία και οι οποίες θα πρέπει να πληρούνται, προκειμένου να εξασφαλίζεται η αποδοτική και αποτελεσματική εφαρμογή του ΣΔΔΕ. Για την αποτελεσματικότερη εφαρμογή του ΣΔΔΕ, από τα στελέχη του ΚΕΚ ΚΨΥ, δημιουργήθηκαν τα ΕΝΤΥΠΑ, που καλύπτουν το σύνολο των διαδικασιών, η χρήση των οποίων δίνει τις απαραίτητες αντικειμενικές αποδείξεις εφαρμογής του συστήματος. Τα συμπληρωμένα έντυπα δημιουργούν τα αρχεία του συστήματος, που εξασφαλίζουν την ιστορικότητα της υλοποίησης των έργων του ΚΕΚ ΚΨΥ και παράλληλα δίνουν επαρκή στοιχεία για την ιχνηλασιμότητα των ενεργειών που έχουν ακολουθηθεί κατά την υλοποίηση, διερεύνηση θεμάτων, ανατροφοδότηση των υπηρεσιών και στατιστική επεξεργασία. Ενότητα Γ Η ενότητα αυτή, που αντιστοιχεί στο «Εγχειρίδιο Οδηγιών» του ΚΕΚ ΚΨΥ, περιγράφονται οι λειτουργίες που ακολουθούνται στα επιμέρους τμήματα. Οι Οδηγίες διακρίνονται σε: Εργασίας Ελέγχου Όλες οι Οδηγίες συντάσσονται σύμφωνα με τη μορφή των αντίστοιχων διαδικασιών, έτσι ώστε να καθοδηγείται το αρμόδιο προσωπικό στις καθημερινές ασχολίες του. Ενότητα Δ Η ενότητα αυτή, περιλαμβάνει όλο το Υλικό Υποδομής (Υλικό Αναφοράς ή Έγγραφα Εξωτερικής Προέλευσης) που αναφέρεται σε νομοθεσία, πρότυπα, προδιαγραφές, Σελίδα 17
ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ βιβλιογραφικές αναφορές, οδηγούς και εγχειρίδια συντήρησης εξοπλισμού ή/και γενικότερα λογισμικού και υποσυστημάτων, καθώς και των λοιπών συστημάτων, πάνω στα οποία στηρίζεται η δραστηριότητα των επιμέρους τμημάτων από τεχνική άποψη. Τα έντυπα είναι διαθέσιμα σε κάθε θέση που χρειάζονται, ενώ τα δημιουργούμενα αρχεία τηρούνται σε συγκεκριμένο χώρο και με την ευθύνη συγκεκριμένων υπευθύνων θέσεων. Η διάχυση του συνόλου των πληροφοριών προς τα κάτω (προς τους υφιστάμενους), αποτελεί ευθύνη του κατόχου της συγκεκριμένης θέσης, που επιλέγει, κάθε φορά τον καταλληλότερο τρόπο σε συνεργασία με τον ΥΣΔΕΠ. Η Διοίκηση του ΚΕΚ ΚΨΥ, έχει αναθέσει στον ΥΣΔΕΠ, τον ρόλο του Εκπροσώπου της Διοίκησης του ΚΕΚ ΚΨΥ, για την Διοίκηση & Διαχείριση Έργων, ο οποίος και επωμίζεται τη συνολική ευθύνη για την εύρυθμη λειτουργία του ΣΔΕΠ. Ο ΥΣΔΕΠ, ο οποίος φέρει την ευθύνη για την καθημερινή επιτήρηση και την τακτική επιθεώρηση και αναφορά σχετικά με την εφαρμογή, την αποτελεσματικότητα και την βελτίωση του ΣΔΕΠ. Τα συγκεκριμένα καθήκοντα / ευθύνες / αρμοδιότητες του ΥΣΔΕΠ παρουσιάζονται σε επόμενη παράγραφο του παρόντος. Στο πλαίσιο των ΣΔΕ του ΕΣΠΑ έχουν καταγραφεί όλες οι διαδικασίες που αφορούν την εκτέλεση έργων και αποτελούν τον βασικό κορμό του ΣΔΕΠ, ενώ παράλληλα έχουν οριστεί υπεύθυνοι τήρησης των διαδικασιών, για την αποτελεσματική παρακολούθησή τους. Αναλυτική περιγραφή των παραπάνω γίνεται στις επιμέρους Διαδικασίες. Η πιστή εφαρμογή του ΣΔΕΠ αποτελεί ευθύνη του προσωπικού του ΚΕΚ ΚΨΥ (κάθε ενός στον τομέα αρμοδιότητάς του για τα έργα ΤΥΠΟΥ Β). Το ΚΕΚ ΚΨΥ, έχει θεσπίσει τεκμηριωμένες διαδικασίες για τον έλεγχο της αποτελεσματικής εφαρμογής των ΣΔΔΕ, καθώς επίσης και για τη συνεχή τους βελτίωση. Τεκμηρίωση του Συστήματος Διοίκησης & Διαχείρισης Έργων Το ΣΔΔΕ ως έχει αναφερθεί παραπάνω, αποτελείται από 4 ενότητες. Το παρόν Εγχειρίδιο που αποτελεί τη Α Ενότητα, χρησιμοποιείται ως εισαγωγή στο ΣΔΕΠ, δίνοντας τις απαραίτητες βασικές πληροφορίες σε σχέση με τους λόγους που εξυπηρετεί, τη δομή και τον τρόπο χρήσης του και αξιοποίησής του. Το Εγχειρίδιο Διαδικασιών αποτελεί τη Β Ενότητα και περιλαμβάνει τις καθορισμένες (τυποποιημένες) από το ΚΕΚ ΚΨΥ βέλτιστες μεθόδους Σελίδα 18
ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ πραγματοποίησης των εργασιών με ταυτόχρονη αποτύπωση των υπευθύνων υλοποίησης κάθε επιμέρους ενέργειας. Επίσης προσδιορίζει και τυποποιεί Έντυπα, τα οποία πρέπει να συμπληρώνονται και δημιουργώντας «ΑΡΧΕΙΑ» τα οποία παράγονται από την κάθε συγκεκριμένη διεργασία, που καλύπτεται από τις διαδικασίες του συστήματος. Το «Εγχειρίδιο Οδηγιών» αποτελεί τη Γ Ενότητα και περιλαμβάνει δυνητικά Οδηγίες εργασίας, τις οποίες το ΚΕΚ ΚΨΥ κρίνει απαραίτητες και οι οποίες στη συγκεκριμένη περίπτωση αφορούν στη διοίκηση των προμηθειών και στη διαχείριση του υλικού του ΚΕΚ ΚΨΥ. Η ορθή εκτέλεση κάθε εργασίας που προβλέπεται στο πλαίσιο των διαδικασιών διασφαλίζεται με την τεκμηρίωση των επιμέρους ενεργειών και τεχνικών λεπτομερειών σε οδηγίες εργασίας που καθοδηγούν το προσωπικό κατά την καθημερινή εκτέλεση των καθηκόντων τους. Στη Δ Ενότητα περιλαμβάνονται δυνητικά Έγγραφα Εξωτερικής Προέλευσης, τα οποία δεν εκδίδονται από το ΚΕΚ ΚΨΥ, όπως διεθνή πρότυπα, νομοθεσία, οδηγίες / προδιαγραφές / σχέδια τρίτων, τεχνικά εγχειρίδια, μελέτες, κλπ. αλλά αποτελούν απαραίτητες προϋποθέσεις για την ορθή, σύννομη και έντεχνη εκτέλεση των δραστηριοτήτων / έργων του ΚΕΚ ΚΨΥ. Για την σωστή εφαρμογή του ΣΔΔΕ έχουν προσδιορισθεί τα κατάλληλα αρχεία που πρέπει να τηρούνται ώστε: να αποδεικνύεται η αποτελεσματική λειτουργία του να αποδεικνύεται η συμμόρφωση προς τις εκάστοτε ισχύουσες απαιτήσεις / προδιαγραφές να συλλέγονται οι κατάλληλες πληροφορίες / δεδομένα, μέσω της ανάλυσης των οποίων προκύπτουν οι κατάλληλες διορθωτικές και προληπτικές ενέργειες και ενέργειες βελτίωσης. Τα αρχεία αποτελούνται π.χ. από συμπληρωμένα (με δεδομένα) τυποποιημένα έντυπα που προβλέπονται από τις διαδικασίες του ΣΔΔΕ ή έντυπα που απαιτούνται από την νομοθεσία και τους κανονισμούς που διέπουν το ΚΕΚ ΚΨΥ, από δεδομένα σε ηλεκτρονική μορφή, από έγγραφα εξωτερικής προέλευσης (νομοθεσία, κλπ.). Μέσω των παραπάνω, καθορίζεται και τεκμηριώνεται ο τρόπος ικανοποίησης των εκάστοτε απαιτήσεων Διοίκησης & Διαχείρισης Έργων για τα προϊόντα / υπηρεσίες του ΚΕΚ ΚΨΥ. Σελίδα 19
ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ Εκπρόσωπος της Διοίκησης Η Διοίκηση έχει ορίσει ΥΣΔΕΠ, ο οποίος έχει συγκεκριμένες ευθύνες και δικαιώματα που μεταξύ των άλλων περιλαμβάνουν: 1) εξασφάλιση ότι οι διαδικασίες του ΣΔΔΕ έχουν καθιερωθεί, εφαρμόζονται και τηρούνται, 2) αναφορά προς τη Διοίκηση σχετικά με τη λειτουργία του ΣΔΔΕ και των αναγκών βελτίωσης αυτού, 3) εξασφάλιση της προώθησης της γνώσης των απαιτήσεων του συνεργάτη / ωφελουμένου σε κάθε επίπεδο του ΚΕΚ ΚΨΥ. Εσωτερική επικοινωνία Για τη διασφάλιση της καλής επικοινωνίας σε όλα τα επίπεδα του ΚΕΚ ΚΨΥ μεταξύ των ομάδων έργου και των λοιπών οργανικών μονάδων του ΚΕΚ ΚΨΥ, έχει προδιαγραφεί ο τρόπος, μέσω των δραστηριοτήτων των προβλεπόμενων διαδικασιών του παρόντος συστήματος. Ειδικότερα, όσον αφορά στην αποτελεσματική διαχείριση και υλοποίηση των έργων του ΚΕΚ ΚΨΥ, έχουν προβλεφθεί στο σύστημα ειδικές διαδικασίες επικοινωνίας μέσω των οποίων σχεδιάζονται όλοι οι παράμετροι που αφορούν στην επικοινωνία στο πλαίσιο των έργων. Ωστόσο, η επικοινωνία για τα θέματα που αφορούν στη λειτουργία του ΣΔΕΠ και για όσα προβλέπονται από αυτό, διενεργείται μέσω του ΥΣΔΕΠ, ο οποίος και αποτελεί ουσιαστικά τον εσωτερικό κόμβο στον οποίο πρέπει να καταλήγουν όλες οι προτάσεις, απόψεις γύρω από αδυναμίες του συστήματος αλλά και οι ερωτήσεις και απορίες του προσωπικού, με στόχο να διαχειριστούν κατάλληλα. Παρακολούθηση Συστήματος Διοίκησης & Διαχείρισης Έργων Εσωτερικές Επιθεωρήσεις Υπεύθυνος για τη παρακολούθηση της ορθής εφαρμογής του ΣΔΕΠ ο ΥΣΔΕΠ. Η παρακολούθηση της ορθής εφαρμογής του ΣΔΕΠ γίνεται μέσω εσωτερικών επιθεωρήσεων. Το ΚΕΚ ΚΨΥ διεξάγει εσωτερική επιθεώρηση τακτικά 1 φορά (κατ ελάχιστο) το χρόνο, και έκτακτα όποτε αυτό κριθεί αναγκαίο. Σκοπός των επιθεωρήσεων είναι να εξετασθεί εάν το ΣΔΔΕ: Σελίδα 20