Διαχείριση Έργων: Κρίσιμοι Παράγοντες Επιτυχίας Γιάννης Βιθυνός PMP, IPMA-D, APMC Γενικός Διευθυντής Critical Path Consulting & Training yvithynos@criticalpath.gr www.criticalpath.gr Μάιος 2010
Εξασφάλισε Υποστήριξη! Η υποστήριξη ενός έργου στο κατάλληλο οργανωτικό επίπεδο είναι ίσως ο πρώτος παράγοντας τον οποίο θα πρέπει να διασφαλίσουμε. Είναι το έργο στις προτεραιότητες του οργανισμού? Υπάρχει ουσιαστικό και συνεχόμενο ενδιαφέρον για την επιτυχία του έργου? Ποιος είναι ο κίνδυνος αλλαγών στο χαρτοφυλάκιο και την τακτική του οργανισμού? Πρόκειται για ένα έργο στρατηγικό ή υποστηρικτικό? Είναι εσωστρεφές ή εξωστρεφές?
Μάθε τους Εμπλεκόμενους! Θέλω Θέλουμε Πρέπει Εάν δεν γνωρίζουμε όλους τους εμπλεκόμενους, τότε δεν μπορούμε να συλλέξουμε τις απαιτήσεις τους - άρα και να τις καλύψουμε. Ποια είναι η προδιάθεση, το ενδιαφέρον και η δυνατότητα επιρροής κάθε εμπλεκόμενου? Ποια η προτεραιότητά του σε σχέση με τους υπόλοιπους? Πρέπει απλά να τον ενημερώνω, πρέπει να τον συμβουλεύομαι ή μήπως είναι υπεύθυνος για ένα κομμάτι του έργου? Πως θα τον διαχειριστώ διαχρονικά?
Κατέγραψε τις Απαιτήσεις! Κάθε έργο γίνεται για να καλύψει μια σειρά από απαιτήσεις. Εάν το ξεκινάμε χωρίς να γνωρίζουμε όλες τις απαιτήσεις, το έργο μας κινδυνεύει σοβαρά να υποφέρει από πολλές αλλαγές στην πορεία του, ή ακόμα και να μην γίνει τελικά αποδεκτό. Λάβαμε υπόψη τα διδάγματα από προηγούμενα έργα? Μελετήσαμε την διαθέσιμη βιβλιογραφία? Αναλύσαμε διεξοδικά το περιβάλλον του έργου? Επικοινωνήσαμε με όλους τους εμπλεκόμενους? Τεκμηριώσαμε τις πηγές όλων των απαιτήσεων?
Θέσε Έξυπνους Στόχους! Οι απαιτήσεις είναι η αφετηρία, οι στόχοι είναι ο προορισμός του έργου. Οι απαιτήσεις μπορεί να είναι γενικές ή ειδικές, ενώ κάποιες από αυτές μπορεί και να αγνοηθούν. Οι στόχοι πρέπει πάντα να είναι S.M.A.R.T., δηλαδή Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound: Συγκεκριμένοι, Μετρήσιμοι, Επιτεύξιμοι, Σχετικοί και Χρονικά καθορισμένοι. Μόνο έτσι θα μπορεί να γίνει αποδοχή του έργου και αξιόπιστη αποτίμηση της επιτυχίας του.
Σχεδίασε, Σχεδίασε, Σχεδίασε! Η αρχή είναι το ήμισυ του παντός. Όσο λιγότερη προσπάθεια επενδύεται στον σχεδιασμό ενός έργου, τόσο περισσότερα θέματα πρέπει να λυθούν κατά την πορεία του - και οι αλλαγές, όσο αργότερα γίνονται, τόσο περισσότερο κοστίζουν. Ακόμα κι αν δεν είναι δυνατόν να σχεδιαστούν πλήρως όλες οι παράμετροι του έργου από την αρχή του, θα πρέπει να έχουν καθοριστεί τα κενά και να υπάρχουν αποτελεσματικές διαδικασίες διαχείρισης αλλαγών και κινδύνων.
Βρες τους Βέλτιστους Συνεργάτες! Η συντριπτική πλειοψηφία των έργων δεν μπορεί να υλοποιηθεί από ένα και μόνο άτομο: απαιτούνται πόροι, τόσο ανθρώπινοι, όσο και υλικοί. Και το καλύτερο σχέδιο έργου θα αποτύχει εάν η ομάδα έργου, οι εξωτερικοί συνεργάτες, οι εργολάβοι, οι προμηθευτές κλπ δεν πληρούν τα κατάλληλα κριτήρια. Καθορίστηκαν εγκαίρως οι πόροι? Ερευνήθηκαν όλες οι δυνατές πηγές? Απαιτείται ανάλυση κόστους / ωφέλειας μεταξύ εναλλακτικών επιλογών? Ελήφθη υπόψη η σημαντικότητα του έργου?
Πάρε Πρωτοβουλίες! Δυστυχώς, δεν μπορούμε να προβλέψουμε πλήρως το μέλλον. Ακόμα και ο καλύτερος σχεδιασμός μπορεί να ανατραπεί από νέες συνθήκες. Έχοντας την ευθύνη της επίτευξη των στόχων του έργου, θα πρέπει συνεχώς και συστηματικά να παρακολουθούμε τις εξελίξεις και να παίρνουμε τις βέλτιστες αποφάσεις για το έργο. Οι ενέργειες είναι έγκαιρες και έγκυρες? Έχουμε προετοιμαστεί για τις πιθανές αντιξοότητες? Παίρνουμε προληπτικά μέτρα? Τα αξιολογούμε?
Υλοποίησε! Ούτε το καλύτερο σχέδιο δεν μπορεί να υλοποιηθεί μόνο του! Τα σχέδια δεν είναι ασκήσεις επί χάρτου - αντίθετα, η ομάδα έργου και οι συνεργάτες της πρέπει να τα υλοποιούν και να ελέγχουν την αποτελεσματικότητα της υλοποίησης με την χρήση των κατάλληλων ελέγχων και δεικτών. Χρησιμοποιούνται οι πόροι με τον καλύτερο δυνατό τρόπο? Η ομάδα έργου δείχνει θέληση? Μπορεί να βελτιωθεί η απόδοσή της? Τηρούνται τα σχέδια σε όλες τις παραμέτρους του έργου? Υπάρχει αποτελεσματική ροή πληροφορίας?
Παρακολούθησε και Αντέδρασε! Ένα έργο δεν πρέπει να προχωρά στα τυφλά. Εάν η υλοποίηση δεν συμφωνεί με το αρχικό σχέδιο, οι αιτίες πρέπει να εντοπισθούν και τα (υφιστάμενα ή νέα) εναλλακτικά σενάρια θα πρέπει να υλοποιηθούν. Έχουν ορισθεί οι κατάλληλοι δείκτες παρακολούθησης? Γίνονται έλεγχοι και επιθεωρήσεις? Αξιολογείται η ομάδα έργου? Αξιολογούνται οι προμηθευτές / εργολάβοι? Αναλύονται οι αποκλίσεις? Υπάρχει αποτελεσματικό σύστημα αναφορών? Γίνεται διαχείριση κινδύνων?
Μην Ξανά-ανακαλύπτεις τον Τροχό! Οι γνώσεις και η εμπειρία από τα έργα θα πρέπει να καταγράφονται. Τα διδάγματα και τα παθήματα-μαθήματα των προηγούμενων έργων πρέπει να αξιοποιούνται ώστε να μην επαναλαμβάνονται κάθε φορά τα ίδια λάθη. Χρησιμοποιείται κάποια διαδικασία διαχείρισης γνώσης? Υπάρχει συστηματική καταγραφή των θεμάτων / προβλημάτων και των αντίστοιχων λύσεων? Υπάρχει συστηματική καταγραφή των βέλτιστων πρακτικών? Γίνεται ενημέρωση των διαδικασιών με βάση την εμπειρία των έργων?