Η Δραστηριότητα του Ελέγχου 1
Η αναγκαιότητα του Ελέγχου Η δραστηριότητα του ελέγχου εξασφαλίζει την αποδοτική εκπλήρωση τω στόχων της επιχείρησης H Δραστηριότητα είναι αναγκαία γιατί: Δεν μπορούν να εκπληρωθούν όλα τα προγράμματα της επιχείρησης Το περιβάλλον της επιχείρησης αλλάζει απρόβλεπτα Οι αλλαγές αυτές είναι ικανές της προγραμματισμένη επίδοση της επιχείρησης Μπορεί να υπάρχουν εσωτερικές αλλαγές Λάθη εργαζομένων Μη παροχή κινήτρων σε αυτούς για την επίτευξη των στόχων Ορισμένοι εργαζόμενοι μπορεί να μην κάνουν καλά την δουλεία τους Ο έλεγχος δεν έχει την έννοια της τιμωρίας. Είναι φυσικό στοιχείο γιατί βοηθά την επιχείρηση να πετύχει τους στόχους της 2
Η δραστηριότητα του ελέγχου εξασφαλίζει την αποδοτική εκπλήρωση τω στόχων της επιχείρησης 3
Τα χαρακτηριστικά του Αποτελεσματικού Ελέγχου Ο έλεγχος για να είναι αποτελεσματικός θα πρέπει να εκπληρώνει τα ακόλουθα κριτήρια: Να είναι αποτελεσματικός ως προς το κόστος. Τα οφέλη που αποφέρουν οι έλεγχοι θα πρέπει να είναι πιο πολλά από τις δαπάνες τους. Να είναι αποδεκτός από εκείνους στους οποίους εφαρμόζεται Οι έλεγχοι είναι αναποτελεσματικοί αν τα άτομα τα οποία αφορούν θίγονται. Αν είναι επιβλαβής για την προσωπική τους ευημερία. Ο έλεγχος είναι δυνατός μόνο αν οι άνθρωποι τους οποίους αφορά πιστεύουν ότι είναι αναγκαίος. Να είναι κατάλληλος Θα πρέπει να ανταποκρίνονται στα προγράμματα της επιχείρησης και να είναι λεπτομερής. Θα πρέπει να είναι σχεδιασμένος για το τμήμα για το οποίο προορίζεται 4
Η Διαδικασία Ελέγχου 5
Καθορισμός των προτύπων Η επιχείρηση θα πρέπει να καθορίζει στόχους για κάθε περιοχή που είναι ζωτικής σημασίας για την ύπαρξη της Θα πρέπει να καθορίζει πρότυπα για καθεμία από τις εξής περιοχές Μερίδιο αγοράς Καινοτομίες Παραγωγικότητα Φυσικοί και οικονομικοί πόροι Αποδοτικότητα Απόδοση των διοικητικών στελεχών και εργαζομένων Κοινωνική Ευθύνη Τα πρότυπα πρέπει να βασίζονται σε παρελθούσα απόδοση στην κρίση της διοίκησης και σε τεχνικές αναλύσεις. Είναι μέτρα σύγκρισης για την μέτρηση της απόδοσης Κάθε επιχείρηση θα πρέπει να χρησιμοποιεί πρότυπα για να κρίνει τα αποτελέσματα της 6
Σύγκριση της απόδοσης με τα πρότυπα Η απόδοση μετράται και συγκρίνεται με τα πρότυπα που καθορίστηκα στην πρώτη φάση. Σύγκριση ανάμεσα σε αυτό που είναι και σε αυτό που θα έπρεπε να είναι Η σύγκριση της απόδοσης με τα πρότυπα δεν πρέπει αν γίνεται μόνο στο τέλος της περιόδου απόδοσης αλλά και ενδιάμεσα. Με αυτό τον τρόπο μπορούμε να ανιχνεύσουμε τυχόν αποκλίσεις προτού αυτές συμβούν και να αναλάβουμε κατάλληλες διορθωτικές δράσεις Έχουμε 2 τρόπους ελέγχου της απόδοσης με τα πρότυπα μπορούμε να περιμένουμε να εμφανιστούν τα προβλήματα και να πάρουμε διορθωτικά μέτρα (έλεγχος ανατροφοδότησης) μπορούμε να προτρέξουμε των προβλημάτων και να αναλάβουμε προληπτική δράση. (έλεγχος προτροφοδότησης) 7
Ενίσχυση των επιτυχιών-διόρθωση των μειονεκτημάτων Ο αποτελεσματικός έλεγχος ενισχύει τακτικά τις επιτυχίες και διορθώνει τις αποτυχίες Όταν υπάρχουν μειονεκτήματα θα πρέπει πρώτα να αντιμετωπίσουμε τα σοβαρότερα καθορίζοντας τη φύση και την έκταση των δυσκολιών προχωρώντας στις διορθωτικές ενέργειες που είναι αναγκαίες. Με αυτό τον τρόπο το σύστημα ελέγχου είναι αυτο-ρυθμιζόμενο. 8
Μέθοδοι Ελέγχου Σταθεροί Έλεγχοι Αυτο-έλεγχος Ο όρος αυτό-έλεγχος αναφέρεται στον έλεγχο που ασκούν οι εργαζόμενοι στον ίδιο τους τον εαυτό. να κάνουν σωστά τη δουλεία για την οποία αμείβονται να είναι συνεπείς, κ.ά. Η απουσία αυτού του είδους ελέγχου θα απαιτούσε τεράστια επένδυση σε άλλες μεθόδους ελέγχου Καμία επιχείρηση δεν μπορεί να υπάρξει πολύ καιρό χωρίς την ύπαρξη του Ομαδικός έλεγχος Οι ομάδες εργασίες είναι επίσης πηγή ελέγχου Οι κανόνες λειτουργίας της ομάδας ασκούν επιρροή στις πράξεις των ατόμων Μερικές επιχειρήσεις δίνουν μεγάλο βάρος στον έλεγχο της ομάδας. 9
Περιοδικοί έλεγχοι Πληροφοριακά συστήματα διοίκησης Ένα πληροφοριακό σύστημα διοίκησης είναι ένας μηχανισμός ο οποίος είναι σχεδιασμένος για να συλλέγει, συνδυάζει, συγκρίνει, αναλύει δεδομένα με την μορφή χρήσιμων πληροφοριών Ως τέτοιος μηχανισμός συνδέει μεταξύ τους τα διάφορα κέντρα λήψη αποφάσεων στο εσωτερικό της επιχείρησης. Βοηθούν στον αποτελεσματικό έλεγχο κατανομής των πόρων μιας επιχείρησης. Προϋπολογισμοι Είναι προγράμματα που αναφέρονται στην κατανομή των πόρων της επιχείρησης στις διάφορες λειτουργίες σε μια χρονική περίοδο. Ασκούν έλεγχο κατανέμοντας τους πόρους προσδιορίζοντας τον τρόπο με τον οποίο θα χρησιμοποιηθούν παρέχουν ένα πρότυπο σύγκριση της πραγματικής με την προγραμματισμένη απόδοση 10
Περιπτωσιακοί Έλεγχοι Ειδικές εκθέσεις Χρησιμοποιούνται όταν οι έλεγχοι υποδεικνύουν ότι η δραστηριότητα της επιχείρησης απαιτεί περαιτέρω ανάλυση. Στηρίζεται σε πληροφορίες από το εσωτερικό της επιχείρησης, αλλά και από το εξωτερικό περιβάλλον της Σε ορισμένες περιπτώσεις μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθούν εξωτερικές συμβουλευτικές εταιρείες Προσωπική Παρατήρηση Στοιχεία έλεγχου που προέρχονται από προσωπική παρατήρηση του διοικητικού στελέχους. Γνώση του τι συμβαίνει ανα πάσα στιγμή για να μπορούμε να λάβουμε διορθωτική δράση. 11
Έλεγχος ειδικών μεθόδων Διαγράμματα Gannt. Διάγραμμα τύπου ραβδόγραμματος Κάθε ράβδος είναι χωρισμένη σε δύο τμήματα που δείχνουν τις προγραμματισθείσες και τις πραγματικές εκροές κάθε σταδίου Δείχνει οπτικά πότε πρέπει να τελειώσει μια εργασία και που βρίσκεται την στιγμή του ελέγχου. Δείχνει τι πρέπει ακόμα να γίνει για να ολοκληρωθεί το έργο. 12
13
Τεχνική Αξιολόγησης και Αναθεώρησης του Προγράμματος (PERT) Χρησιμοποιείται στον προγραμματισμό εκτέλεσης ενός έργου στο ελάχιστο δυνατό χρονικό διάστημα. Στηρίζεται σε ένα διάγραμμα δικτύου που αποτελείται από με κόμβους οι οποίοι συνδέονται μεταξύ τους τόξα. Οι κόμβοι αναπαριστούν τις εργασίες που πρέπει να εκτελεστούν τα τόξα το χρόνο που απαιτείται για την εκτέλεση μιας συγκεκριμένης εργασίας Το δίκτυο διαμορφώνεται βάσει της αρχής καμία εργασία δεν μπορεί να ξεκινήσει εάν δεν τελειώσει πρώτα η εργασία του προηγούμενου σταδίου. Οι εργασίες που γίνονται ταυτόχρονα παρουσιάζονται σε διαφορετική διαδρομή Στόχος είναι ο προσδιορισμός της κρίσιμης διαδρομής, δηλ της διαδρομής με την μεγαλύτερη χρονική διάρκεια Η κρίσιμη διαδρομή μας δείχνει ποία είναι τα απαραίτητα σταδία εργασιών που πρέπει να ολοκληρωθούν για να μην υπάρξει καθυστέρηση 14
15