ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ Τεχνολογικό Εκπαιδευτικό Ίδρυμα Πειραιά Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Ενότητα 1: Η έννοια των Πληροφοριακών Συστημάτων Διονύσιος Γιαννακόπουλος, Καθηγητής Τμήμα Διοίκησης Επιχειρήσεων
Άδειες Χρήσης Το παρόν εκπαιδευτικό υλικό υπόκειται σε άδειες χρήσης Creative Commons. Για εκπαιδευτικό υλικό, όπως εικόνες, που υπόκειται σε άλλου τύπου άδειας χρήσης, η άδεια χρήσης αναφέρεται ρητώς. 2
Χρηματοδότηση Το παρόν εκπαιδευτικό υλικό έχει αναπτυχθεί στα πλαίσια του εκπαιδευτικού έργου του διδάσκοντα. Το έργο «Ανοικτά Ακαδημαϊκά Μαθήματα στο Πανεπιστήμιο Αθηνών» έχει χρηματοδοτήσει μόνο τη αναδιαμόρφωση του εκπαιδευτικού υλικού. Το έργο υλοποιείται στο πλαίσιο του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Εκπαίδευση και Δια Βίου Μάθηση» και συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή Ένωση (Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο) και από εθνικούς πόρους. 3
Σκοποί ενότητας Στην ενότητα αυτή παρουσιάζεται η έννοια του «Συστήματος» και αναπτύσσονται τα βασικά συστατικά και οι κατηγορίες των Συστημάτων. Παρουσιάζονται επίσης οι έννοιες των δεδομένων, των πληροφοριών και της επεξεργασίας. Τέλος, δίδεται η έννοια του «Πληροφοριακού Συστήματος Διοίκησης». Ο κύριος σκοπός είναι η κατανόηση των παραπάνω εννοιών. 4
Περιεχόμενα ενότητας Η έννοια του Συστήματος Δεδομένα, Πληροφορίες και Πληροφοριακά Συστήματα Το γνωστικό πεδίο των Πληροφοριακών Συστημάτων Διοίκησης 5
Ορισμός συστήματος Με τον όρο σύστημα εννοούμε ένα σύνολο στοιχείων, διαρθρωμένων με κάποια συγκεκριμένη οργανωτική δομή που επιτελεί μια σειρά δραστηριοτήτων και επιδιώκει την επίτευξη ενός προκαθορισμένου σκοπού. 6
Είδη συστημάτων Μεικτά συστήματα Όταν αναφερόμαστε σε μεικτά συστήματα εννοούμε τα συστήματα των οποίων τα στοιχεία είναι άνθρωποι και υλικά μέσα Φυσικά συστήματα Ένας οποιοσδήποτε ζων οργανισμός αποτελεί φυσικό σύστημα. Τεχνικά συστήματα Ένα μηχάνημα που αποτελείται μόνο από υλικά μέσα θεωρείται τεχνητό σύστημα. 7
Λειτουργία εισροής (input) Κάθε σύστημα επικοινωνεί με το περιβάλλον του δεχόμενο εισροές από αυτό, τις οποίες μετασχηματίζει στο εσωτερικό του και αποδίδει με την σειρά του τα αποτελέσματα του μετασχηματισμού αυτού στο περιβάλλον, παράγοντας έτσι εκροές προς αυτό. Το σύνολο των εισροών προς το σύστημα (αλλά και η λειτουργία της εισροής) θα αναφέρεται στο εξής με τον όρο είσοδος (INPUT). 8
Λειτουργία εκροής-επεξεργασίας Το σύνολο των εκροών από το σύστημα (αλλά και η λειτουργία της εκροής) αναφέρεται με τον όρο έξοδος (OUTPUT). Η διαδικασία του μετασχηματισμού των εισροών στο εσωτερικό του συστήματος καλείται επεξεργασία (PROCESS). 9
Λειτουργία συστήματος Σχήμα 1: Είσοδος - Επεξεργασία - Έξοδος 10
Απλοποιημένη εικόνα συστήματος ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΙΣΟΔΟΣ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΕΞΟΔΟΣ Σχήμα 2: Απλοποιημένη εικόνα συστήματος 11
Σύστημα μαύρο κουτί Ένα σύστημα είναι πλήρως γνωστό στον χρήστη του όταν έχει αποσαφηνιστεί η είσοδος προς αυτό, η επιτελούμενη επεξεργασία στο εσωτερικό του, καθώς και η παραγόμενη από αυτό έξοδος. Ωστόσο, συμβαίνει συχνά να χρησιμοποιεί κάποιος ένα σύστημα γνωρίζοντας μόνο τι εισέρχεται σ' αυτό και τι εξέρχεται από αυτό χωρίς όμως να γνωρίζει το παραμικρό ή να γνωρίζει πολύ λίγα σχετικά με το τι συμβαίνει στο εσωτερικό του. Ένα τέτοιο σύστημα χαρακτηρίζεται με τον όρο μαύρο κουτί (BLACK BOX). 12
Σύστημα μαύρο κουτί (2) ΣΥΣΤΗΜΑ ΕΙΣΟΔΟΣ (Γνωστή) ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ (Άγνωστη) ΕΞΟΔΟΣ (Άγνωστη) Σχήμα 3: Σύστημα μαύρο κουτί 13
Σύστημα ελεγχόμενο με ανατροφοδότηση ΣΥΣΤΗΜΑ ΕΙΣΟΔΟΣ (Γνωστή) ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ (Άγνωστη) ΕΞΟΔΟΣ (Άγνωστη) ΣΥΓΚΡΙΣΗ ΔΙΟΡΘΩΣΗ ΜΕΤΡΗΣΗ ΕΛΕΓΧΟΣ ΑΙΣΘΗΤΗΡΑΣ Σχήμα 4: Σύστημα ελεγχόμενο με ανατροφοδότηση 14
Τύποι συστημάτων Αιτιοκρατικά συστήματα Χαρακτηρίζονται αυτά που οι εκροές μας δίνουν βέβαιη πρόβλεψη γεγονότων και τα στοιχεία τους είναι σε αυστηρά καθορισμένη σχέση μεταξύ τους. Η μηχανή του αυτοκινήτου, ο Ηλεκτρονικός Υπολογιστής, τα βιομηχανικά ρομπότ ανήκουν στη κατηγορία των Αιτιοκρατικών Συστημάτων. Πιθανοσυστηματα Tα πιθανοσυστήματα παρέχουν αβέβαιη πρόβλεψη γεγονότων. Τα φυσικά και μεικτά συστήματα ανήκουν σε αυτή τη κατηγορία. 15
Τύποι συστημάτων (2) Κλειστά συστήματα Είναι τα Συστήματα τα οποία έρχονται σε επαφή με το περιβάλλον τους μόνο μέσα από την τυπική διαδικασία εισόδου - εξόδου που τους εξασφαλίζει όμως μόνο μια σύντομη διάρκεια ζωής Ανοικτά συστήματα Σε αντίθεση με τα Κλειστά, τα Ανοικτά Συστήματα έχουν άτυπη αλληλεπίδραση με το περιβάλλον τους, προσαρμοζόμενα σε νέα δεδομένα και απαιτήσεις εξασφαλίζοντας μεγαλύτερο κύκλο ζωής 16
Τύποι συστημάτων (3) Ευσταθή συστήματα Χαρακτηρίζονται αυτά στα οποία γίνεται τακτικός έλεγχος της παραγόμενης εκροής. 17
Ορισμός πληροφοριακού συστήματος διοίκησης Ας θεωρήσουμε τώρα ένα Πληροφοριακό Σύστημα το οποίο, σαν υποσύστημα ενός οργανισμού, έχει σαν στόχο να παρέχει πληροφορίες στα όργανα διοίκησης, επεξεργαζόμενο διάφορα δεδομένα, με σκοπό να υποστηρίζει διοικητικές πράξεις και αποφάσεις για την αποτελεσματικότερη άσκηση των καθηκόντων τους. Ένα τέτοιο σύστημα ονομάζεται Πληροφοριακό Σύστημα Διοίκησης (Π.Σ.Δ., αγγλικός όρος MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM ή εν συντομία M.I.S.). Οι εισροές σε ένα τέτοιο σύστημα είναι δεδομένα (DATA) και οι εκροές πληροφορίες (INFORMATION). 18
Ορισμός πληροφορίας Ως πληροφορία χαρακτηρίζεται κάθε κριτήριο επιλογής μεταξύ των στοιχείων ενός συνόλου, δηλαδή, κάθε κριτήριο που επιτρέπει τον περιορισμό του μεγέθους αυτού του συνόλου σε ένα υποσύνολο που περιέχει την απάντηση μιας συγκεκριμένης ερώτησης (ελάττωση αβεβαιότητας). 19
Επεξεργασία πληροφορίας D/I f R Σχήμα 5: Επεξεργασία της πληροφορίας 20
Πηγές πληροφοριών Εσωτερικές (internal) Οι εσωτερικές πληροφορίες αντλούνται από διάφορες αναφορές, μελέτες και στατιστικά δεδομένα που αφορούν τα προϊόντα και τις υπηρεσίες που παρέχει η ίδια η επιχείρηση. Εξωτερικές (external) Οι εξωτερικές πληροφορίες αντλούνται από κοινωνικούς, πολιτικούς, οικονομικούς και τεχνολογικούς παράγοντες. Η εξωτερική πληροφόρηση σε μία επιχείρηση χρησιμοποιείται από την διοίκηση στη δημιουργία του επιχειρησιακού σχεδίου (business plan). 21
Χαρακτηριστικά πληροφορίας Σχετικότητα (Relevance) Πληρότητα (Completeness) Ακρίβεια (Accuracy) Επικαιρότητα (Timeliness) Αποτελεσματικότητα Κόστους (Cost effectiveness) Ελεγξιμότητα (Audibility) 22
Αξία πληροφορίας ΟΦΕΛΟΣ 1. Καλύτερη Εξυπηρέτηση 2. Καλύτερες Αποφάσεις 3. Καλύτερη Διοίκηση 4. Καλύτερος Έλεγχος 5. Μείωση Κόστους ΚΟΣΤΟΣ 1. Προσωπικό 2. Εξοπλισμός 3. Προμήθειες ΑΞΙΑ Σχήμα 6: Όφελος - κόστος = αξία 23
ΚΛΑΔΟΙ ΠΟΥ ΣΥΜΒΑΛΟΥΝ ΣΤΗΝ ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΤΩΝ Π.Σ.Δ. Οικονομικές Επιστήμες, Επιχειρησιακή Έρευνα, Θεωρία Διοίκησης και Οργάνωσης Επιστήμη των Ηλεκτρονικών Υπολογιστών 24
Τέλος Ενότητας