Εργαλείο Διαχείρισης Διαδικασιών ADONIS Μάνος Χάλαρης
Διαχείριση Διαδικασιών Διαχείριση Διαδικασιών Οι Επιχειρησιακές Διαδικασίες βρίσκονται στο κέντρο κάθε οργανισμού. Οι Επιχειρησιακές Διαδικασίες έχουν σαν αποτελέσματα υπηρεσίες σε εσωτερικούς και εξωτερικούς πελάτες. Οι Επιχειρησιακές Διαδικασίες αποτελούν το συνδετικό κρίκο μεταξύ Συνεργατών, Μέσων Εργασίας και Στόχων. Όποιος κατέχει τις διαδικασίες του, κατέχει πλήρως τη λειτουργία του οργανισμού του! 2
Διαχείριση Επιχειρησιακών Διαδικασιών BPMS Η μεθοδολογία BPMS (BPMS Paradigm) αποτελεί ένα πλαίσιο για την εφαρμογή των μεθόδων, που αφορούν στην «Διαχείριση Επιχειρησιακών Διαδικασιών», το οποίο έχει εφαρμοστεί επιτυχώς από πάρα πολλές Ευρωπαϊκές επιχειρήσεις. Βασίζεται στην διαπίστωση, ότι η συνεχής εξέταση των επιχειρησιακών διαδικασιών μίας επιχείρησης είναι απαραίτητη για την επιτυχία της. 3
Φάσεις Μεθόδου BPMS Μάνατζμεντ IS... Διαδικασία Στρατηγικών Αποφάσεων Εργαλείο Διαχείρισης Λειτουργικών Διαδικασιών ADONIS Standard-SW Workflow-Συστήματα Groupware-Συστήματα... Διαδικασία Ανασχεδιασμού Διαδικασία Κατανομής πόρων Διαδικασία Εκτέλεσης Διεξαγωγής Διαδικασία Αξιολόγησης και Ελέγχου 4
Διαδικασία Ανασχεδιασμού Θέσιμο κριτηρίων Απόκτηση πληροφορίας Ανάλυση Σχεδιασμός Αξιολόγηση Μοντελοποίηση Μοντέλο -στόχος Πλήρης υποστήριξη της διαδικασίας από ένα εργαλείο Διαχείρισης Λειτουργικών Διαδικασιών Ευελιξία του εργαλείου, ώστε να υποστηρίζει Τεχνικές μοντελοποίησης του οργανισμού/επιχείρησης. (Κόστος εκπαίδευσης, Αποδοχή κλπ) 5
Διαχείριση λειτουργικών διαδικασιών με το ADONIS Το ADONIS είναι ένα εργαλείο διαχείρισης λειτουργικών διαδικασιών για τον σχεδιασμό, εξόρυξη, προσομοίωση, βελτιστοποίηση και τεκμηρίωση των λειτουργικών διαδικασιών, των πόρων και των οργανωτικών δομών της εταιρίας. Το ευέλικτο Metamodel επιτρέπει τόσο τον καθορισμό των μεθόδων μοντελοποίησης που ταιριάζουν στην εταιρία όσο και την χρήση προκαθορισμένων μεθόδων (π.χ. UML, BPMN, SADT, LOVEM ). Eύκολη χρήση παρά το γεγονός της ισχυρότατης λειτουργικότητας. Η Διαμερισμένη πρόσβαση και η κεντρική διαχείριση των δεδομένων επιτρέπει την δημιουργία ενός συστήματος διαχείρισης των διαδικασιών αλλά και ενός συστήματος διαχείρισης της ποιότητας για ολόκληρη την εταιρία. Ανάλυση, προσομοίωση: υπολογισμός του κόστους και χρόνων διαδικασίας, ανάλυση ABC, πλάνο προσωπικού και σχεδιασμό δυναμικότητας, εύρεση των Bottlenecks. Ευέλικτη τεκμηρίωση για την αυτόματη δημιουργία HTML, RTF, κλπ. (χωρίς επιπρόσθετη χρέωση για την χρήση της τεκμηρίωσης).
Περιγραφή των τύπων μοντέλων BPMS
Μοντελοποίηση Διαδικασιών Συνέντευξη Ερωτηματολόγιο Workshop Brainstorming Μοντελοποίηση 8
ΣΥΜΒΟΛΟ ΣΤΟΙΧΕΙΟ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ Έναρξη διαδικασίας Κάθε μοντέλο επιχειρησιακής λειτουργίας πρέπει να περιέχει μόνο μία «Έναρξη διαδικασίας» Υπο-διαδικασία Είναι δυνατό να καλούνται άλλες διαδικασίες μέσω του αντικειμένου «Υπο-διαδικασία» Δραστηριότητα Απόφαση Περιγράφει ποια εργασία εκτελείται. Το επίπεδο λεπτομέρειας μπορεί να διαφέρει ανάλογα με τις απαιτήσεις της ανάλυσης Επιτρέπει σε προκαθορισμένες μεταβλητές να λάβουν τιμές, ώστε να αποφασιστεί η διαδρομή μέσα στην διαδικασία Παραλληλισμός Επιτρέπει σε διαφορετικές διαδρομές να εκτελεστούν ταυτόχρονα Συγχώνευση Ενώνει παράλληλες διαδρομές Τέλος Σηματοδοτεί το τέλος μίας διαδρομής. Μπορούν να υπάρχουν πολλά αντικείμενα της τάξης «Τέλος» σε ένα μοντέλο 9
ΣΥΜΒΟΛΟ ΣΤΟΙΧΕΙΟ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ Μεταβλητή Χρησιμεύει στον καθορισμό των συνθηκών μετάβασης Γεννήτρια τυχαίων αριθμών Διαδικασία Θέτει μία τιμή σε μεταβλητή μέσω μιας συνάρτησης κατανομής Αναφέρεται σε χάρτη επιχειρησιακών διαδικασιών ή σε μοντέλο λειτουργικών διαδικασιών Έγγραφο Περιέχει πληροφορία και υποστηρίζει την εκτέλεση μίας δραστηριότητας Οργανωτική μονάδα Διεκπεραιωτής Επιτρέπει την σαφή αποτύπωση της ιεραρχίας σε ένα οργανωτικό περιβάλλον Αναπαριστά έναν διεκπεραιωτή σε ένα οργανωτικό περιβάλλον Ρόλος Περιγράφει το εύρος των εργασιών αρμοδιοτήτων ενός διεκπεραιωτή 10
Αλγόριθμοι προσομοίωσης Ανάλυση διαδρομής Ανάλυση δυναμικότητας Ανάλυση φόρτου Σταθερή κατάσταση (Steady state) Περίοδος συγκεκριμένου χρόνου (Fixed time period) 23443 4343434 321312 54354 5435 53454 3243 5454 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% Πρόνοια πιθανών μέτρων επαναδιοργάνωσης και εξέταση των επιπτώσεων από διάφορες οπτικές γωνίες 11
Αλγόριθμοι προσομοίωσης 12 Ανάλυση διαδρομής (Path analysis): ("Play through the processes") Προσομοίωση χωρίς να ληφθεί υπόψη το περιβάλλον εργασίας (οργανωτική δομή) Αναμενόμενες τιμές χρόνου και κόστους Κρίσιμες διαδρομές (Critical paths) Καθορισμός των διαστάσεων ανάγκης προσωπικού σε εργατοημέρες Ανάλυση δυναμικότητας (Capacity analysis): Προσομοίωση με ανάθεση δραστηριοτήτων στους εκτελούντες Ακριβής καθορισμός απαιτήσεων προσωπικού Λαμβάνοντας υπόψη το κόστος προσωπικού Ανάλυση φόρτου (Workload analysis): Προσομοίωση συμπεριλαμβάνοντας τους χρόνους αναμονής (queue model) Κόστος δραστηριότητας και διαδικασίας Προγραμματισμός δυναμικότητας με την βοήθεια του ημερολογίου διαδικασίας και ατόμου
Αξιολόγηση Διαδικασιών Ανάλυση Μονοπατιών Διαδρομές μιας Διαδικασίας: Μαρκάρισμα ενός μονοπατιού Input Μοντέλο διαδικασίας (με τις υποδιαδικασίες) Output Χρόνοι (WΤ, BΤ, LΤ, TΤ, DΤ) και κόστος για κάθε μονοπάτι Αναμενόμενοι χρόνοι και κόστη διαδικασίας Παράθυρο αποτελεσμάτων Αποτέλεσμα Προσδιορισμός των «κρίσιμων μονοπατιών» Χονδρικός προσδιορισμός των αναγκών προσωπικού σε ανθρωποημέρες 13
Αποτελέσματα μονής διαδρομής Επίδειξη της επιλεγμένης διαδρομής στο γραφικό του μοντέλου Αναμενόμενες τιμές χρόνων και κόστους για κάθε διαδρομή Περιγραφή ροής της επιλεγμένης διαδρομής (λίστα όλων των nodes που περιέχονται στην διαδρομή
(Όλα) Αποτελέσματα της ανάλυσης διαδρομής Αναμενόμενες τιμές χρόνων και κόστους για ολόκληρη την διαδικασία
Προσοχή: Καθορισμός αναγκών προσωπικού Η ανάλυση διαδρομής σας δίνει την δυνατότητα να καθορίσετε έναν στόχο για τις ανάγκες προσωπικού δηλ. σας προσφέρει την δυνατότητα να υπολογίσετε τις ανάγκες προσωπικού για ολόκληρη την διαδικασία. Εάν η διαδικασία εκτελείται από διάφορους υπαλλήλους ή από υπαλλήλους με διαφορετικούς ρόλους αυτό δεν είναι δυνατόν να ληφθεί υπόψη κατά την ανάλυση διαδρομής. Ο καθορισμός των αναγκών προσωπικού στα πλαίσια της ανάλυσης διαδρομής εμφανίζεται εξαρτάμενος αφενός από την αναμενόμενη τιμή του χρόνου εκτέλεσης και αφετέρου από την συχνότητα της διαδικασίας που προσομοιώνεται. Παράδειγμα: Χρόνος εκτέλεσης: Συχνότητα: Συνολικός ετήσιος χρόνος εργασίας: Δίνει ανάγκες προσωπικού: 16 min 23 sec (= 983 sec) 10.000 φορές τον χρόνο 170 ημέρες επί 8 h = 1.360 h = 4.896.000 sec 983 10.000 4.896.000 = 2,0077 2 άτομα
Αξιολόγηση Διαδικασιών Ανάλυση Φόρτου Αντιστοίχηση διαδικασιών σε συνεργάτες Input Output 1 μοντέλο περιβάλλοντος εργασιας Τουλάχιστον 1 μοντέλο επιχειρησιακών διαδικασιών Κόστος δραστηριοτήτων και διαδικασιών Ακριβής καθορισμός αναγκών προσωπικού Συσχετισμός με κόστος προσωπικού Αποτέλεσμα (σε πίνακα) Αποτέλεσμα Ακριβέστερος προσδιορισμός αναγκών σε προσωπικό Συνυπολογισμός του κόστους προσωπικού 17
Αποτελέσματα (σε πίνακα) Δομή των αποτελεσμάτων προσομοίωσης Καθορισμένοι χρόνοι και κόστος Αριθμός
Αποτελέσματα (γραφικά) Bar chart Pie chart
Προσοχή: Καθορισμός αναγκών προσωπικού Σε αντίθεση με τον καθορισμό του στόχου των αναγκών προσωπικού στην ανάλυση διαδρομής, η ανάλυση δυναμικότητας προσφέρει αυτόματο υπολογισμό αναγκών προσωπικού (ετήσιο ή μηνιαίο). Το περιβάλλον εργασίας το οποίο αποτελεί την βάση της ανάλυσης δυναμικότητας, λαμβάνεται υπόψη ώστε οι ανάγκες προσωπικού να μπορούν να καθορίζονται για κάθε μεμονωμένη ομάδα (δηλ. ρόλοι, οργανωτικές μονάδες). Ανάγκες προσωπικού συσχετισμένες με τους ρόλους ανά έτος
Δημιουργία Τεκμηρίωσης Διαδικασιών Αυτοματοποιημένη παραγωγή Τεκμηρίωσης Διαδικασιών 22
Ινστιτούτο Επιμόρφωσης (ΙΝ. ΕΠ) Το Ινστιτούτο Επιμόρφωσης (ΙΝ.ΕΠ.) στοχεύει στην επιμόρφωση τόσο των νεοδιοριζόμενων στο δημόσιο τομέα, όσο και των ήδη υπηρετούντων δημοσίων υπαλλήλων μέσω ειδικά σχεδιασμένων βραχυχρόνιων προγραμμάτων. Ειδικότερα, τα προγράμματα επιμόρφωσης του ΙΝ.ΕΠ. στοχεύουν στην εκ μέρους των δημοσίων υπαλλήλων (όλων των βαθμίδων) κατανόηση της σύγχρονης διοικητικής πραγματικότητας και των νέων απαιτήσεων και προβλημάτων που αντιμετωπίζει ο δημόσιος τομέας, καθώς και στην προσαρμογή τους στις ανάγκες μιας νέας Δημόσιας Διοίκησης στο περιβάλλον της Κοινωνίας της Πληροφορίας. 23
Διοικητική δομή ΙΝΕΠ 24
Χάρτης επιχειρησιακών διαδικασιών ΙΝΕΠ 25
Λειτουργικές διαδικασίες ΙΝΕΠ 26
Ανίχνευση Εκπαιδευτικών Αναγκών 27
Περιβάλλον εργασίας (Οργανόγραμμα ΙΝΕΠ) 28
Ανάλυση Διαδρομής (Path Analysis) ημέρες ώρες λεπτά δευτερόλεπτα εκτίμηση των μοντέλων, χωρίς να λαμβάνεται υπόψη το περιβάλλον εργασίας, δηλαδή η οργανωτική δομή Execution time Waiting time Resting time Transport time 40 7 17 14 2 0 38 6 6 3 47 11 0 0 0 0 Cycle time 40 2 26 14 29
Ανάλυση Δυναμικού (Capacity Analysis) Ο αλγόριθμος αυτός καθορίζει πόσοι πόροι απαιτούνται για την εκτέλεση των μοντέλων, βασιζόμενος στο πόσο συχνά καλούνται αυτά τα μοντέλα σε μία δεδομένη χρονική περίοδο Συσχέτιση «οργανωτικών μονάδων» με «συνολικούς χρόνους εκτέλεσης» 30
31 Συσχέτιση «ρόλων» με «συνολικούς χρόνους εκτέλεσης»
Ανάλυση κατανομής εργασίας (Workload Analysis) Ο αλγόριθμος αυτός καθορίζει τους χρόνους αναμονής και κύκλου των μοντέλων, βασιζόμενος σε μία δεδομένη ποσότητα πόρων καθώς και στην διαθεσιμότητά τους. Συσχέτιση «οργανωτικών μονάδων» με «συνολικό χρόνο εκτέλεσης» 32
33 Συσχέτιση «διεκπεραιωτών» με «Φόρτο εργασίας»
34 Συσχέτιση «διεκπεραιωτών» με «συνολικό κόστος προσωπικού»
Συνοπτικά αποτελέσματα το τμήμα «Εκπαιδευτικό Ερευνητικό Έργο» επιβαρύνεται με τον μεγαλύτερο συνολικό χρόνο εκτέλεσης το «Εκπαιδευτικό Ερευνητικό Έργο» αναλαμβάνει το μεγαλύτερο κόστος, τόσο σε σχέση με το κόστος προσωπικού, όσο και με το λειτουργικό κόστος η δραστηριότητα «Αξιολόγηση αιτημάτων σπουδαστών για συμμετοχή σε σεμινάρια», επιβαρύνει το ΙΝΕΠ με σημαντικούς χρόνους, που αφορούν τη σύσταση επιτροπών αξιολόγησης το Τμήμα «Πιστοποίησης» χρειάζεται την μεγαλύτερη ενίσχυση σε προσωπικό, διότι απαιτεί τον μεγαλύτερο χρόνο εκτέλεσης υπάρχει μεγάλος φόρτος εργασίας όσον αφορά στον «Επιστημονικό υπεύθυνο» και στους Διοικητικούς Υπαλλήλους ΠΕ το κόστος προσωπικού ανά υπάλληλο επιβαρύνει τους ίδιους ρόλους 35
Προκλήσεις Μοντέλο διαρκούς κατάρτισης και υποστήριξης των στελεχών της Δημόσιας Διοίκησης. Η υλοποίηση ενός τέτοιου μοντέλου θα μπορούσε να βασιστεί σε ένα σύγχρονο Πληροφοριακό Σύστημα Διαχείρισης της Κατάρτισης και του Περιεχομένου (Learning Content Management Systems - LCMS). 36
Υλοποίηση του μοντέλου μικτής κατάρτισης ανασχεδιασμός των διαδικασιών του κύκλου της κατάρτισης ανάπτυξη πληροφοριακής υποδομής και προσαρμογή της στις προκαθορισμένες διαδικασίες σχεδιασμός και ανάπτυξη κατάλληλου εκπαιδευτικού υλικού 37
Διαδικασίες που αφορούν στο εκπαιδευτικό υλικό Ανάπτυξη εκπαιδευτικού υλικού (RLO-Reusable Learning Object) Προμήθεια έτοιμων ηλεκτρονικών μαθημάτων Ανάπτυξη ασύγχρονων ηλεκτρονικών μαθημάτων Αναθεώρηση εκπαιδευτικού υλικού Δημοσίευση εκπαιδευτικού υλικού Αξιολόγηση εκπαιδευτικού υλικού (μέσω LCMS) Καταχώρηση εκπαιδευτικού υλικού στην ηλεκτρονική βιβλιοθήκη εκπαιδευτικού περιεχομένου 38
Ανάπτυξη εκπαιδευτικού υλικού (RLO-Reusable Learning Object) 39
Νέες βασικές διαδικασίες B-LEARNING Ανίχνευση εκπαιδευτικών αναγκών Ανάπτυξη προγράμματος σπουδών ΙΝΕΠ Οργάνωση και διαχείριση ενεργειών μικτής κατάρτισης Υλοποίηση ενεργειών μικτής κατάρτισης Πιστοποίηση γνώσεων και δεξιοτήτων 40
Ανίχνευση εκπαιδευτικών αναγκών 41
Οργάνωση και Διαχείριση ενεργειών μικτής κατάρτισης 42
ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ Το εργαλείο ΑΔΩΝΙΣ, μέσω των διαφορετικών μοντέλων που ενσωματώνει, αποτυπώνει τόσο τις λειτουργικές διαδικασίες, όσο και την διοικητική δομή του οργανισμού, προσφέροντας μία βάση για την ανάλυση ενός οργανισμού Η μοντελοποίηση και η συνακόλουθη ανάλυση και προσομοίωση, αναδεικνύει τα λειτουργικά προβλήματα ενός οργανισμού, φέρνοντας στην επιφάνεια παθογένειες, που έχουν να κάνουν με τον εντοπισμό των χρονοβόρων διαδικασιών, των σημείων ανάσχεσης (bottlenecks) καθώς και προβλημάτων κατανομής του προσωπικού Η μοντελοποίηση των νέων διαδικασιών, προσφέρει μία βάση για την περαιτέρω μελέτη και ανάλυση των νέων διαδικασιών, οι οποίες πρόκειται να εφαρμοστούν 43