Δ8 Διαδικασία Εκτέλεσης Έργου µε Ίδια Μέσα Επάρκειας για την υλοποίηση Συγχρηµατοδοτούµενων Έργων Σύµφωνα µε το Πρότυπο ΕΛΟΤ 1429: 2008 Έκδοση Έγκριση 3 η 3 η Ηµεροµηνία 03/06/2016 03/06/2016 Από Εκπρόσωπος Διοίκησης Πρόεδρος Δ.Σ. ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ Δέσποινα Κότογλου Υπογραφή 1
ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 1 ΣΚΟΠΟΣ... 3 2 ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΤΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ... 4 3 ΣΧΕΤΙΚΕΣ ΑΝΑΦΟΡΕΣ... 5 3.1 ΣΧΕΤΙΚΗ ΠΑΡΑΓΡΑΦΟΣ ΠΡΟΤΥΠΟΥ 1429:2008... 5 3.2 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ... 5 3.3 ΒΑΣΙΚΟ ΘΕΣΜΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ... 5 4 ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΕΣ... 6 5 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ... 7 6 ΕΝΤΥΠΑ ΚΑΙ ΤΗΡΟΥΜΕΝΑ ΑΡΧΕΙΑ... 8 7 ΙΣΤΟΡΙΚΟ ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΕΩΝ... 9 2
1 Σκοπός Σκοπός της διαδικασίας είναι η ορθολογική εκτέλεση όλων των αναγκαίων ενεργειών για την εκτέλεση έργου ή µέρους αυτού µε ίδια µέσα µέσω της συγκρότησης της Οµάδας Έργου και την επικαιροποίηση του Σχεδίου Διαχείρισης του Έργου (ΣΔΕ) µε προσαρµογή όλων των στοιχείων του ΣΔΕ στις δυνατότητες της ίδιας της επιχείρησης 3
2 Πεδίο Εφαρµογής της Διαδικασίας Η διαδικασία εφαρµόζεται για την εκτέλεση έργων µε ίδια µέσα από την ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ. 4
3 Σχετικές Αναφορές 3.1 Σχετική παράγραφος προτύπου 1429:2008 7.3.1 Γενικά 7.3.2 Εκτέλεση έργου µε ίδια µέσα 3.2 Διαδικασίες Συστήµατος Δ2 Διαδικασία παροχής νοµικής υποστήριξης και παρακολούθησης και τήρησης ισχύουσας Νοµοθεσίας Δ4 Διαδικασία Ετήσιου Προγραµµατισµού Έργων και επανεξέτασης-αναθεώρησής του Δ6 Διαδικασία διαχείρισης και συντήρησης υλικοτεχνικής υποδοµής Δ7 Διαδικασία Ωρίµανσης και Σχεδιασµού Έργων, Επιλογής άµεσα ωφελούµενων έργων και διαχείρισης ποιότητας έργων Δ10 Διαδικασία Παρακολούθησης Εκτέλεσης Έργου Δ11 Διαδικασία Οικονοµικής Διαχείρισης 3.3 Βασικό Θεσµικό Πλαίσιο ΕΛΟΤ 1429:2008 ΕΛΟΤ 1431-2:2008 ΕΛΟΤ 1431-3:2008 Διαχειριστική επάρκεια οργανισµών για την υλοποίηση έργων δηµοσίου χαρακτήρα Απαιτήσεις Διαχειριστική επάρκεια οργανισµών για την υλοποίηση έργων δηµοσίου χαρακτήρα Οδηγός εφαρµογής του ΕΛΟΤ 1429 για οργανισµούς υλοποίησης δηµοσίων συµβάσεων προµηθειών και υπηρεσιών Διαχειριστική επάρκεια οργανισµών για την υλοποίηση έργων δηµοσίου χαρακτήρα Οδηγός εφαρµογής του ΕΛΟΤ 1429 για οργανισµούς υλοποίησης συγκεκριµένων δράσεων µε ίδια µέσα 5
4 Αρµοδιότητες Αρµόδια όργανα για τη διενέργεια της διαδικασίας είναι τα ακόλουθα: 1. Διοικητικό Συµβούλιο 2. Πρόεδρος 3. Διεύθυνση 4. Νοµικό Τµήµα Διεύθυνσης 5. Τµήµα Οικονοµικής Διαχείρισης & Ανθρώπινου Δυναµικού 6. Τµήµα Κοινωνικής Μέριµνας & Αλληλεγγύης 7. Τµήµα Προγραµµατισµού 8. Η Οµάδα Έργου 6
5 Διαδικασία 1. Προσδιορίζεται ο τρόπος εκτέλεσης του έργου, από το Διοικητικό Συµβούλιο, µετά από εισήγηση των αρµοδίων Τµηµάτων. Αν η δράση θα υλοποιηθεί µε ίδια µέσα, λαµβάνεται σχετική απόφαση µε τεκµηρίωση της επιλογής. 2. Λαµβάνεται απόφαση από το Διοικητικό Συµβούλιο για υλοποίηση (µέρους ή του συνόλου του έργου) µε ίδια µέσα ως η πλέον συµφέρουσα λύση 3. Λαµβάνεται απόφαση από το Διοικητικό Συµβούλιο για υλοποίηση µε ίδια µέσα (µέρους ή του συνόλου του έργου) µε προσδιορισµό των λοιπών απαιτούµενων στοιχείων (µελέτη, χρονοδιάγραµµα, διαδικασίες επιλογής ωφελούµενων, κ.λπ.) 4. Λαµβάνεται απόφαση από το Διοικητικό Συµβούλιο για ορισµό υπεύθυνου έργου και οµάδας έργου από το υπάρχον προσωπικό 5. Λαµβάνεται απόφαση από το Διοικητικό Συµβούλιο για πρόσληψη πρόσθετου αναγκαίου προσωπικού για την υλοποίηση µε ίδια µέσα του έργου Όλα τα έγγραφα της διαδικασίας τηρούνται στο Φάκελο Έργου 7
6 Έντυπα και Τηρούµενα Αρχεία Κωδικός Περιγραφή Έντυπα Δ1_ΕΝ10 Δ1_ΕΝ10 Δ8_ΕΝ001- Δ8_ΕΝ099 Δ8_ΕΝ100- Δ8_ΕΝ199 Απόφαση Διοικητικού Συµβουλίου για τρόπο εκτέλεσης του έργου ή µέρους αυτού Απόφαση Διοικητικού Συµβουλίου για υλοποίηση µε ίδια µέσα Έντυπα Τµήµατος Προαγωγής Υγείας Έντυπα Γραφείων Στήριξης Ροµά και Ευπαθών Οµάδων Αρχεία Φάκελος έργου 8
7 Ιστορικό Τροποποιήσεων Έκδοση Περιγραφή Τροποποίησης Συντάχθηκε Εγκρίθηκε Ισχύει από 1 - Οµάδα εργασίας 2 1η Οµάδα εργασίας Πρόεδρος: Βασίλειος Κοντορίζος Πρόεδρος: Αναστασία Μορφογιάννη 22/06/2012 11/06/2015 3 2η Οµάδα εργασίας Πρόεδρος: Δέσποινα Κότογλου 03/06/2016 9