Δ1 Διαδικασία Διαχείρισης Εγγράφων και Αρχείων

Δ1 Διαδικασία Διαχείρισης Εγγράφων και Αρχείων Επάρκειας για την υλοποίηση Συγχρηµατοδοτούµενων Έργων Σύµφωνα µε το Πρότυπο ΕΛΟΤ 1429: 2008 Έκδοση Έγκριση 3 η 3 η Ηµεροµηνία 03/06/2016 03/06/2016 Από Εκπρόσωπος Διοίκησης Πρόεδρος Δ.Σ. ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ Δέσποινα Κότογλου Υπογραφή 1

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 1 ΣΚΟΠΟΣ... 3 2 ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΤΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ... 4 3 ΣΧΕΤΙΚΕΣ ΑΝΑΦΟΡΕΣ... 5 3.1 ΣΧΕΤΙΚΗ ΠΑΡΑΓΡΑΦΟΣ ΠΡΟΤΥΠΟΥ 1429:2008... 5 3.2 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ... 5 3.3 ΒΑΣΙΚΟ ΘΕΣΜΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ... 5 4 ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΕΣ... 6 5 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ... 7 5.1 ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ... 7 5.2 ΕΣΩΤΕΡΙΚΑ ΕΓΓΡΑΦΑ... 8 5.2.1 Τυποποίηση Εσωτερικών Εγγράφων... 8 5.2.1.1 Τυποποίηση Εγχειριδίου ΣΔΕΠ και Διαδικασιών... 8 5.2.1.2 Τυποποίηση εντύπων... 9 5.2.2 Δομή Εσωτερικών Εγγράφων... 10 5.2.3 Έκδοση Τροποποίηση Έλεγχος Εσωτερικών Εγγράφων... 11 5.2.3.1 Γενικά... 11 5.2.3.2 Έλεγχος... 11 5.2.3.3 Εντοπισμός Αναγκών Νέας Τεκμηρίωσης ή Τροποποίησης... 12 5.2.3.4 Σύνταξη Νέας Τεκμηρίωσης ή Τροποποιήσεων... 12 5.2.3.5 Έγκριση Αλλαγών... 13 5.2.3.6 Ενημέρωση Καταλόγου Εσωτερικών Εγγράφων και Master File... 13 5.2.3.7 Ενημέρωση του Προσωπικού... 13 5.2.3.8 Διανομή Νέων και Αφαίρεση Παρωχημένων Εγγράφων... 14 5.2.3.9 Απόσυρση παρωχημένων (μη-χρησιμοποιούμενων πια) εγγράφων... 14 5.2.3.10 Εφαρμογή της Τεκμηρίωσης & Δημιουργία Αρχείων... 14 5.2.3.11 Τήρηση αρχείων... 15 5.2.3.11.1 Αρχεία σε ηλεκτρονική μορφή... 15 5.2.3.12 Τροποποίηση, κατάργηση και δημιουργία Αρχείων... 16 5.3 ΕΞΩΤΕΡΙΚΑ ΕΓΓΡΑΦΑ... 17 6 ΕΝΤΥΠΑ ΚΑΙ ΤΗΡΟΥΜΕΝΑ ΑΡΧΕΙΑ... 19 ΙΣΤΟΡΙΚΟ ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΕΩΝ... 20 2

1 Σκοπός Πολιτική της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ είναι η εξασφάλιση του συστηµατικού έλεγχου όλων των εγγράφων που χρησιµοποιούνται για την τεκµηρίωση του Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας (ΣΔΕΠ). Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι να περιγράψει τον τρόπο µε τον οποίο υλοποιείται η πολιτική για την τεκµηρίωση του ΣΔΕΠ. Η τεκµηρίωση του ΣΔΕΠ έχει σχεδιαστεί έτσι ώστε: Όλα τα έγγραφα του συστήµατος να εγκρίνονται για την επάρκεια και την καταλληλότητά τους, πριν εκδοθούν και τεθούν σε ισχύ Όλα τα έγγραφα του συστήµατος να ανασκοπούνται και να λαµβάνουν έγκριση πριν την χρήση τους Σε όλα τα έγγραφα του συστήµατος να αποδίδεται εύχρηστη και µοναδική ταυτότητα Η τροποποίηση και η απόσυρση των εγγράφων να γίνεται µε ελεγχόµενο τρόπο Η διανοµή των εγγράφων του συστήµατος να γίνεται µε συστηµατικό τρόπο ώστε να διασφαλίζεται ότι κάθε µέλος του προσωπικού της επιχείρησης έχει στη διάθεσή του όλη τη σχετική τεκµηρίωση η οποία του είναι απαραίτητη για την εκτέλεση των καθηκόντων του στο βαθµό ευθύνης που του αναλογεί και σε ό,τι το αφορά Τα έγγραφα να είναι λειτουργικά και φιλικά προς τον χρήστη Τα αρχεία που δηµιουργούνται, φυσικά ή ηλεκτρονικά, και αποδεικνύουν την εφαρµογή και τα αποτελέσµατα των διεργασιών, δραστηριοτήτων και ενεργειών και, κατ επέκταση, την αποτελεσµατική λειτουργία του εφαρµοζόµενου Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας να τηρούνται ορθά και για όσο χρονικό διάστηµα απαιτείται, να είναι εύκολα ανακτήσιµα και αναγνώσιµα και τέλος να διασφαλίζεται η ακεραιότητα και η προστασία τους. Τα αρχεία µπορεί να προέρχονται: α) από το ΣΔΕΠ β) από ολοκληρωµένα έργα και γ) από τρέχοντα έργα 3

2 Πεδίο Εφαρµογής της Διαδικασίας Η παρούσα διαδικασία εφαρµόζεται στο σύνολο των εµπλεκόµενων διαδικασιών µε το Επάρκειας 4

3 Σχετικές Αναφορές 3.1 Σχετική παράγραφος προτύπου 1429:2008 4.2 Απαιτήσεις τεκµηρίωσης 3.2 Διαδικασίες Συστήµατος Όλες 3.3 Βασικό Θεσµικό Πλαίσιο ΕΛΟΤ 1429:2008 ΕΛΟΤ 1431-2:2008 ΕΛΟΤ 1431-3:2008 Διαχειριστική επάρκεια οργανισµών για την υλοποίηση έργων δηµοσίου χαρακτήρα Απαιτήσεις Διαχειριστική επάρκεια οργανισµών για την υλοποίηση έργων δηµοσίου χαρακτήρα Οδηγός εφαρµογής του ΕΛΟΤ 1429 για οργανισµούς υλοποίησης δηµοσίων συµβάσεων προµηθειών και υπηρεσιών Διαχειριστική επάρκεια οργανισµών για την υλοποίηση έργων δηµοσίου χαρακτήρα Οδηγός εφαρµογής του ΕΛΟΤ 1429 για οργανισµούς υλοποίησης συγκεκριµένων δράσεων µε ίδια µέσα 5

4 Αρµοδιότητες Ο Εκπρόσωπος της Διοίκησης της επιχείρησης ορίζεται ως υπεύθυνος για την εφαρµογή της παρούσας Διαδικασίας, ενώ στην τήρησή της εµπλέκονται όλα τα µέλη του προσωπικού της επιχείρησης που είναι αποδέκτες εγγράφων του Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας, τα µέλη του προσωπικού της επιχείρησης που επιφορτίζονται µε την τήρηση αρχείων, καθώς και η Διοίκηση (Διοικητικό Συµβούλιο) της επιχείρησης που είναι αρµόδια για την έγκριση των εγγράφων πριν τεθούν σε ισχύ 6

5 Διαδικασία 5.1 Κατηγορίες Εγγράφων Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας Τα έγγραφα του Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας (ΣΔΕΠ) διακρίνονται, ανάλογα µε την προέλευσή τους, σε: Εσωτερικά Έγγραφα Εξωτερικά Έγγραφα Τα εσωτερικά έγγραφα έχουν αναπτυχθεί αποκλειστικά από την ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ για την υποστήριξη εφαρµογής του ΣΔΕΠ, καθώς και για τη γενικότερη λειτουργία της. Το σύνολο των ισχυόντων εσωτερικών εγγράφων παρατίθεται στο ΕΝΤΥΠΟ Δ1_ΕΝ01 Κατάλογος Εσωτερικών Εγγράφων. Τα εξωτερικά έγγραφα του Συστήµατος έχουν αναπτυχθεί και εκδοθεί από εξωτερικούς της επιχείρησης φορείς, οργανισµούς ή/και αρµόδιες αρχές. Η ΚΕΚΠΑ- ΔΙΕΚ έχει ενσωµατώσει στη γραπτή τεκµηρίωση του ΣΔΕΠ τα έγγραφα αυτά και ειδικότερα εκείνα που αφορούν το συγκεκριµένο πεδίο πιστοποίησης που αφορά το εφαρµοζόµενο ΣΔΕΠ, υιοθετώντας το περιεχόµενο, τις προβλέψεις και τις κατευθύνσεις τους. Παραδείγµατα τέτοιων εξωτερικών εγγράφων αποτελούν, οι Κοινοτικοί Κανονισµοί και οι Ευρωπαϊκές Οδηγίες, η Εθνική Νοµοθεσία, οι κανονιστικές πράξεις (Προεδρικά Διατάγµατα, Υπουργικές Αποφάσεις, ΚΥΑ, κ.λπ.) που έχουν εκδοθεί προς εκτέλεση και οι εγκύκλιοι αρµοδίων εθνικών φορέων και αρχών που έχουν εκδοθεί για την ερµηνεία συγκεκριµένων απαιτήσεων και για καθοδήγηση και τα οποία παρέχονται από τη βάση ηλεκτρονικής νοµικής πληροφόρησης «ΔΗΜΟΣ.net» (http://www.npid.gr/) (on line σύνδεση). Επίσης, εξωτερικά έγγραφα αποτελούν τα κανονιστικά έγγραφα του Φορέα Πιστοποίησης, κ.λπ. Η αρχειοθέτησή τους και η συστηµατική επικαιροποίησή τους τεκµηριώνει τη διαρκή ενηµέρωση και γνώση για τις εκάστοτε εξελίξεις των κρίσιµων παραγόντων που άπτονται του εξειδικευµένου πεδίου δραστηριοτήτων της επιχείρησης. Το σύνολο των ισχυόντων εξωτερικών εγγράφων παρατίθεται στο ΕΝΤΥΠΟ Δ1_ΕΝ02 Κατάλογος Εξωτερικών Εγγράφων Με βάση τον τρόπο ελέγχου αλλά και την ισχύ τους, τα έγγραφα του Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας διακρίνονται σε : 7

ΕΛΕΓΧΟΜΕΝΑ: είναι τα έγγραφα που υπόκεινται σε προσχεδιασµένο έλεγχο, σύµφωνα µε την παρούσα διαδικασία ΜΗ-ΕΛΕΓΧΟΜΕΝΑ: είναι τα έγγραφα που δεν υπόκεινται σε προσχεδιασµένο έλεγχο και χρησιµοποιούνται για σκοπούς ενηµέρωσης, προβολής, κ.λπ. ΠΑΡΩΧΗΜΕΝΑ (µη-χρησιµοποιούµενα πια): είναι τα έγγραφα που έχουν αποσυρθεί από την κυκλοφορία του Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας 5.2 Εσωτερικά Έγγραφα 5.2.1 Τυποποίηση Εσωτερικών Εγγράφων Όλα τα εσωτερικά έγγραφα του ΣΔΕΠ ακολουθούν ένα συγκεκριµένο σύστηµα τυποποίησης. Αναλυτικότερα: Περιλαµβάνει: 5.2.1.1 Τυποποίηση Εγχειριδίου ΣΔΕΠ και Διαδικασιών Κεφαλίδα µε το λογότυπο της επιχείρησης και την ονοµασία της Υποσέλιδο µε τoν κωδικό του εγγράφου, την ονοµασία του εγγράφου, τον αριθµό έκδοσης του εγγράφου, την ηµεροµηνία έκδοσης του εγγράφου και τον αριθµό σελίδας, σύµφωνα µε το εξής υπόδειγµα: Κεφαλίδα Κοινωφελής Επιχείρηση Υποσέλιδο Κωδικός Εγγράφου: (ΟΝΟΜΑΣΙΑ Εγγράφου): Έκδοση: (Διεύθυνση, Τηλ, Fax): Ηµ/νία Έκδοσης: (Email, URL): (Αριθµός σελίδας) 8

5.2.1.2 Τυποποίηση εντύπων Περιλαµβάνει: Υποσέλιδο µε τoν κωδικό του εγγράφου, την ονοµασία του εγγράφου, τον αριθµό έκδοσης του εγγράφου, την ηµεροµηνία έκδοσης του εγγράφου και τον αριθµό σελίδας (και όπου απαιτείται στοιχεία επικοινωνίας επιχείρησης), σύµφωνα µε το εξής υπόδειγµα: Κωδικός Εγγράφου: (ΟΝΟΜΑΣΙΑ Εγγράφου): Έκδοση: (Διεύθυνση, Τηλ, Fax): Ηµ/νία Έκδοσης: (Email, URL): (Αριθµός σελίδας) Η κωδικοποίηση των εσωτερικών εγγράφων ακολουθεί τα οριζόµενα στον επόµενο πίνακα αντιστοίχισης: Έγγραφο Εγχειρίδιο Διαχειριστικής Επάρκειας Κωδικός ΕΓΧ_ΣΔΕΠ Διεργασίες ΣΔΕΠ κατά ΕΛΟΤ 1429:2000 ΔΙΕΡΓ... Διαδικασίες Δ... Οδηγίες Εργασίας Έντυπα Αρχεία ΟΕ Δ _ΕΝ Τίτλος Αρχείου Όλα τα πρωτότυπα εσωτερικά έγγραφα υπογράφονται στην πρώτη σελίδα από τον Εκπρόσωπο Διοίκησης και τον Πρόεδρο της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ και τηρούνται από τον Εκπρόσωπο Διοίκησης στο ΑΡΧΕΙΟ: Master File, δηλαδή στο φάκελο που περιέχει τις πρωτότυπες ισχύουσες εκδόσεις όλων των εσωτερικών εγγράφων. Τα τυποποιηµένα έντυπα τα οποία προορίζονται για αποστολή προς ή/και συµπλήρωση από ενδιαφερόµενα µέρη (π.χ. πολίτες/κάτοικοι, κ.λπ.) µπορούν αισθητικά να έχουν τη µορφή που επιθυµεί το διοικητικό συµβούλιο, ενώ από πλευράς περιεχοµένου και παρεχόµενης πληροφορίας συµφωνούν πάντα µε τα εγκριµένα πρωτότυπά τους που τηρούνται στο Master File. Επιπλέον, επισηµαίνεται ότι όταν χρησιµοποιείται 9

εξειδικευµένο λογισµικό διαχείρισης των εργασιών τότε τα αντίστοιχα τυποποιηµένα έντυπα που τηρούνται στο Master File µπορεί να είναι ενδεικτικά και µόνον της περιεχόµενης και παρεχόµενης πληροφορίας και δεν είναι αναγκαίο ή απαραίτητο να χρησιµοποιούνται και να αρχειοθετούνται ως έντυπα και ούτε να είναι ακριβώς ίδιας µορφής µε τις αντίστοιχες εκτυπώσεις του λογισµικού διαχείρισης. Τέλος, επισηµαίνεται ότι είναι δυνατό να υφίστανται και τυποποιηµένα έντυπα για την εκτέλεση συγκεκριµένων εργασιών τα οποία αρχικά έχουν σχεδιαστεί, αναπτυχθεί και εκδοθεί από εξωτερικούς της επιχείρησης φορείς και τα οποία η ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ υιοθετεί και ενσωµατώνει πλήρως στο εφαρµοζόµενο ΣΔΕΠ. 5.2.2 Δομή Εσωτερικών Εγγράφων Οι Διαδικασίες και οι Οδηγίες Εργασίας του ΣΔΕΠ είναι τα έγγραφα που τεκµηριώνουν την εφαρµογή της πολιτικής της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ που εκφράζεται µέσα στο Εγχειρίδιο Διαχειριστικής Επάρκειας. Η δοµή τους περιλαµβάνει τις εξής παραγράφους : Σκοπός: Περιγράφονται συνοπτικά οι λόγοι έκδοσης του εγγράφου Πεδίο Εφαρµογής της Διαδικασίας: Αναφέρεται ο τοµέας ή το αντικείµενο στο οποίο εφαρµόζεται η περιγραφόµενη διαδικασία (π.χ. συγχρηµατοδοτούµενα έργα, προµήθειες και υπηρεσίες) Σχετικές Αναφορές: Αναφέρεται η σχετική παράγραφος του προτύπου 1429:2008 και των οδηγών εφαρµογής 1431:2 και 1431:3, οι λοιπές διαδικασίες του ΣΔΕΠ που συναρτώνται µε αυτήν και το βασικό θεσµικό πλαίσιο Αρµοδιότητες: Αναφέρονται ο Υπεύθυνος Εφαρµογής, τα Εµπλεκόµενα Όργανα (υπηρεσίες, όργανα ή πρόσωπα) και οι αντίστοιχες Θέσεις Εργασίας Περιγραφή Διαδικασίας: Παρατίθενται µε λεπτοµέρεια και σαφήνεια οι ενέργειες που απαιτούνται για την εφαρµογή των προβλέψεων του εγγράφου. Τηρούµενα Αρχεία και Έντυπα: Παρατίθενται τα Αρχεία που αποδεικνύουν την εφαρµογή των προβλέψεων του εγγράφου, καθώς και τα Έντυπα (τυποποιηµένα και µη) που καταχωρούνται στα αντίστοιχα Αρχεία, ως τεκµήρια της εφαρµογής. 10

Ιστορικό Τροποποιήσεων: Παρατίθενται οι τροποποιήσεις του εγγράφου µε χρονολογική σειρά και περιγράφονται συνοπτικά οι τροποποιήσεις 5.2.3 Έκδοση Τροποποίηση Έλεγχος Εσωτερικών Εγγράφων 5.2.3.1 Γενικά Όλα τα εσωτερικά έγγραφα του Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας, εκδίδονται και τροποποιούνται για να καλύψουν τις ανάγκες εφαρµογής του, καθώς και τις ανάγκες επικαιροποίησής του, εγκρίνονται δε µόνο εφόσον αυτά εκπληρώνουν τις απαιτήσεις του Προτύπου ΕΛΟΤ 1429:2008, αλλά και τυχόν άλλες προδιαγεγραµµένες απαιτήσεις που πηγάζουν από τη Νοµοθεσία ή τις λοιπές εφαρµόσιµες Κανονιστικές Διατάξεις. Όλα τα εσωτερικά έγγραφα µπορούν να τηρούνται σε έντυπη ή/και σε ηλεκτρονική/ψηφιακή µορφή. Όταν τηρούνται σε έντυπη µορφή, συντάσσονται µε µέσο ανεξίτηλο και τρόπο ευανάγνωστο. Επιπλέον επισηµαίνεται ότι υφίστανται και εσωτερικά έγγραφα του ΣΔΕΠ, όπως π.χ. παραστατικά οικονοµικών πράξεων ή φύλλα παρακολούθησης εργασιών τα οποία φέρουν συγκεκριµένη µορφή και παράγονται από αντίστοιχο κατάλληλο και επικυρωµένο λογισµικό διαχείρισης συστήµατος µηχανογράφησης. Όταν έγγραφα του ΣΔΕΠ τηρούνται σε ηλεκτρονική µορφή λαµβάνεται µέριµνα για την προστασία τους από απώλεια ή ζηµία. Ο Εκπρόσωπος Διοίκησης τηρεί σε ψηφιακή µορφή αντίγραφο του Master File, ώστε να µπορεί να αναπαράγει τα έντυπα καθηµερινής χρήσης όποτε απαιτείται και να προβαίνει στις απαραίτητες τροποποιήσεις όποτε κρίνεται σκόπιµο. 5.2.3.2 Έλεγχος Όλα τα εσωτερικά έντυπα έγγραφα του Συστήµατος φέρουν σφραγίδα στην πρώτη τους σελίδα µε την οποία σηµαίνονται και αναγνωρίζονται σε σχέση µε τον τρόπο ελέγχου τους. Η κατά περίπτωση ένδειξη της σφραγίδας είναι: ΕΛΕΓΧΟΜΕΝΟ ΜΗ ΕΛΕΓΧΟΜΕΝΟ ΠΑΡΩΧΗΜΕΝΟ (µη χρησιµοποιούµενο πια). Ειδικά για τα έντυπα του Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας δεν είναι αναγκαία η σήµανση των παραπάνω ενδείξεων στο σώµα τους σύµφωνα µε τον προαναφερόµενο τρόπο, παρά µόνο στα αντίστοιχα πρωτότυπά τους, τα οποία τηρεί ο Εκπρόσωπος Διοίκησης στο Master File. 11

Όλα τα έγγραφα του Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας απαγορεύεται να µεταφέρονται εκτός των χώρων και εγκαταστάσεων της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ και διανέµονται µόνον στους αποδέκτες αυτών. Οι αποδέκτες ελεγχόµενων εσωτερικών εγγράφων του συστήµατος απαγορεύεται να επιφέρουν τροποποιήσεις επί αυτών. Σε ορισµένες περιπτώσεις είναι δυνατόν ελεγχόµενα έγγραφα του Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας να διανεµηθούν εκτός επιχείρησης για πληροφοριακούς λόγους. Τα παραπάνω έγγραφα δεν παρακολουθούνται µε τον τρόπο που προαναφέρθηκε και οι αποδέκτες τους δεν ενηµερώνονται για µεταγενέστερες τροποποιήσεις. Σηµαίνονται δε µε σφραγίδα µε την ένδειξη «ΜΗ ΕΛΕΓΧΟΜΕΝΟ ΕΓΓΡΑΦΟ» 5.2.3.3 Εντοπισμός Αναγκών Νέας Τεκμηρίωσης ή Τροποποίησης Στα πλαίσια της καθηµερινής εφαρµογής του Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας, ο Εκπρόσωπος Διοίκησης έχει την αρµοδιότητα να εντοπίζει τις πιθανές ανάγκες τροποποίησης της υπάρχουσας τεκµηρίωσης του Συστήµατος ή της δηµιουργίας νέας. Στα πλαίσια της συγκεκριµένης αρµοδιότητας έρχεται σε επαφή µε το σύνολο του προσωπικού που εµπλέκεται στην εκτέλεση των διαδικασιών λειτουργίας. Κάθε µέλος του προσωπικού της επιχείρησης µπορεί να εισηγείται πιθανές τροποποιήσεις σε υφιστάµενα έγγραφα του Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας ή/και την έκδοση νέων εγγράφων. 5.2.3.4 Σύνταξη Νέας Τεκμηρίωσης ή Τροποποιήσεων Ο Εκπρόσωπος Διοίκησης φέρει την ευθύνη για την έκδοση όλων των εσωτερικών εγγράφων του Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας. Ο εκάστοτε οριζόµενος υπεύθυνος για τη σύνταξη των κειµένων των εσωτερικών εγγράφων µπορεί και πρέπει να συνεργάζεται µε τα διευθυντικά στελέχη της επιχείρησης και ειδικότερα µε τους κατά περίπτωση αρµόδιους προϊστάµενους Διευθύνσεων/Τµηµάτων όπου κρίνεται σκόπιµο. Εφόσον υπάρξει ανάγκη για τη σύνταξη νέας τεκµηρίωσης ή για την τροποποίηση της ήδη υπάρχουσας, ο Εκπρόσωπος Διοίκησης εισηγείται και προτείνει στη διεύθυνση και πραγµατοποιεί τις αλλαγές που απαιτούνται στο Επάρκειας. Οι αλλαγές αυτές µπορεί να αφορούν δηµιουργία ή τροποποίηση των εντύπων, των Διαδικασιών, της πολιτικής ποιότητας ή και του Εγχειριδίου Διαχειριστικής Επάρκειας. 12

5.2.3.5 Έγκριση Αλλαγών Μετά την ολοκλήρωση των τροποποιήσεων στο Επάρκειας από τον Εκπρόσωπο Διοίκησης, οι αλλαγές αυτές υποβάλλονται προς έγκριση στη Διοίκηση, τον Πρόεδρο του Δ.Σ.. Στην ανωτέρω απαίτηση υπόκεινται και τα έγγραφα που δηµιουργούνται, τροποποιούνται και αρχειοθετούνται µε χρήση αντίστοιχου λογισµικού συστήµατος µηχανογράφησης. Η έκδοση και η έγκριση των εσωτερικών εγγράφων τεκµηριώνεται µε την υπογραφή των αρµοδίων προσώπων στην πρώτη σελίδα κάθε πρωτότυπου που τηρείται στο Master File. Οι τροποποιήσεις κάθε εγγράφου αναγνωρίζονται: α) µέσω της χρήσης πλάγιας γραφής στο σώµα του εγγράφου που τροποποιείται, β) αλλάζοντας τον αριθµό της έκδοσης στην κατάλληλη θέση στην ταυτότητα (υποσέλιδο) του εγγράφου και ενηµερώνοντας την ηµεροµηνία έκδοσής του και γ) µέσω της συνοπτικής περιγραφής τους στο «Ιστορικό Τροποποιήσεων» στο τέλος κάθε εγγράφου. Με την έγκριση του Προέδρου, µπορούν να ξεκινήσουν οι δραστηριότητες που απαιτούνται για την ένταξη της νέας τεκµηρίωσης στο σύστηµα και την εφαρµογή της από το εµπλεκόµενο προσωπικό. 5.2.3.6 Ενημέρωση Καταλόγου Εσωτερικών Εγγράφων και Master File Πρώτη δραστηριότητα που απαιτείται για την ένταξη της νέας τεκµηρίωσης στο σύστηµα είναι η ενηµέρωση του Δ1_ΕΝ01 Καταλόγου Εσωτερικών Εγγράφων, του Master File καθώς επίσης και των Φακέλων Ποιότητας κάθε Διεύθυνσης/Τµήµατος µε όλες τις νέες αλλαγές. Οι πιο πάνω ενηµερώσεις αποτελούν αρµοδιότητα του Εκπρόσωπου Διοίκησης. 5.2.3.7 Ενημέρωση του Προσωπικού Ο Εκπρόσωπος Διοίκησης, σε συνεργασία µε τους Υπεύθυνους Ποιότητας των Διευθύνσεων/Τµηµάτων, έχει την ευθύνη να ενηµερώσει το εµπλεκόµενο προσωπικό αναφορικά µε τις πιθανές αλλαγές στην εφαρµογή των διαδικασιών και την τήρηση των αρχείων του συστήµατος. 13

5.2.3.8 Διανομή Νέων και Αφαίρεση Παρωχημένων Εγγράφων Ο Εκπρόσωπος Διοίκησης έχει την ευθύνη να διανείµει τα νέα έγγραφα ή τις νέες εκδόσεις τους στο εµπλεκόµενο κάθε φορά προσωπικό. στις αντίστοιχες θέσεις εργασίας εντός σχετικών Φακέλων Ποιότητας, οι οποίοι τηρούνται σε κάθε εµπλεκόµενη Διεύθυνση/Τµήµα από τους Υπεύθυνους Ποιότητας της Διεύθυνσης/Τµήµατος. Σε κάθε Φάκελο Ποιότητας υπάρχει το έντυπο Πίνακας Περιεχοµένων Φακέλου Ποιότητας, στο οποίο αναγράφονται οι τίτλοι, οι εκδόσεις και οι ηµεροµηνίες εκδόσεων όλων των εγγράφων που τηρούνται στον Φάκελο και έχουν διανεµηθεί από τον Εκπρόσωπο Διοίκησης ή/και το Διευθυντή/Προϊστάµενο κάθε Διεύθυνσης/Τµήµατος. Οι Υπεύθυνοι Ποιότητας των Διευθύνσεων/Τµηµάτων ενηµερώνουν τα µέλη του προσωπικού που έχουν την ευθύνη εφαρµογής των προβλέψεων συγκεκριµένων εσωτερικών εγγράφων του ΣΔΕΠ. Παράλληλα, ο Εκπρόσωπος Διοίκησης έχει την αρµοδιότητα να αφαιρέσει τα παρωχηµένα έγγραφα, αποτρέποντας τη µη σκοπούµενη χρήση απαρχαιωµένων εγγράφων. 5.2.3.9 Απόσυρση παρωχημένων (μη-χρησιμοποιούμενων πια) εγγράφων Κατά την ακύρωση και τροποποίηση των εσωτερικών εγγράφων, αυτά αποσύρονται τεκµηριωµένα και µε ευθύνη του Εκπροσώπου Διοίκησης από το Σύστηµα Διαχειριστικής Επάρκειας µε ταυτόχρονη ενηµέρωση του Αρχείου Αποσυρόµενων Εγγράφων, στο οποίο τηρούνται οι µη ισχύουσες και µη-χρησιµοποιούµενες πια (παρωχηµένες) εκδόσεις. Τα αποσυρόµενα έγγραφα φέρουν σφραγίδα στην πρώτη τους σελίδα µε την ένδειξη «ΠΑΡΩΧΗΜΕΝΟ». Επισηµαίνεται ότι αφού αποσυρθούν όλα τα αντίτυπα του παρωχηµένου πλέον εγγράφου, τότε το αρχικό έγγραφο καταχωρείται στο Αρχείο Αποσυρόµενων Εγγράφων και τα υπόλοιπα αντίτυπα µπορεί να καταστρέφονται. 5.2.3.10 Εφαρμογή της Τεκμηρίωσης & Δημιουργία Αρχείων Μετά την πραγµατοποίηση των αλλαγών και την ένταξή τους στο Σύστηµα Διαχειριστικής Επάρκειας, το σύνολο του εµπλεκόµενου προσωπικού είναι αρµόδιο για την ορθή χρησιµοποίηση των εσωτερικών εγγράφων και την εφαρµογή της τεκµηρίωσης, καθώς και για τη δηµιουργία και τήρηση των απαιτούµενων αρχείων, όπως αυτά έχουν προσδιορισθεί από τις διαδικασίες του συστήµατος. Τα αρχεία είναι φυσικά (συµπληρωµένα έντυπα) ή ηλεκτρονικά και περιλαµβάνουν συγκεκριµένες 14

πληροφορίες που τεκµηριώνουν την αποτελεσµατική εφαρµογή του Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας. 5.2.3.11 Τήρηση αρχείων Το σύστηµα των Αρχείων λειτουργεί µε τέτοιο τρόπο και καταχωρούνται δεδοµένα σε τέτοια λεπτοµέρεια, ώστε να διευκολύνεται αφενός µεν ο εντοπισµός πηγών οποιωνδήποτε ενδεχόµενων σφαλµάτων, αφετέρου δε και όταν αυτό απαιτηθεί να επιτρέπεται η επανάληψη των σχετιζόµενων δραστηριοτήτων σε συνθήκες κατά το δυνατόν πλησιέστερες προς τις αρχικές. Τα προαναφερόµενα αρχεία τηρούνται είτε σε έντυπη είτε σε ηλεκτρονική µορφή. Οι εντεταλµένοι για την τήρηση των Αρχείων, µεριµνούν έτσι ώστε τα περιεχόµενα έγγραφα και οι σχετικές πληροφορίες που καταχωρούνται και καθίστανται διαθέσιµες: ανασύρονται γρήγορα, ανευρίσκονται εύκολα και φυλάσσονται σε περιβάλλον κατάλληλο για να προλαµβάνεται η πρόκληση ζηµίας, φθοράς, αλλοίωσης, υποβάθµισής ή απώλειάς τους, ακόµη και εξαιτίας ατυχηµάτων, εκτάκτων περιστατικών ή/και καταστάσεων ανωτέρας βίας ή φυσικών καταστροφών αναγνωρίζονται εύκολα είναι ευανάγνωστα και λειτουργικά καταστρέφονται µετά το πέρας της προκαθορισµένης χρονικής διάρκειάς τήρησης τους, σύµφωνα µε την κείµενη νοµοθεσία προφυλάσσονται από µη εξουσιοδοτηµένη πρόσβαση και τροποποίηση και διασφαλίζονται ως προς την απαιτούµενη εµπιστευτικότητα, σύµφωνα και µε τους όρους της υφιστάµενης νοµοθεσίας περί προστασίας των προσωπικών δεδοµένων και των δικαιωµάτων πνευµατικής ιδιοκτησίας. Η πρωτογενής συµπλήρωση των εντύπων και των ηλεκτρονικών αρχείων υλοποιείται κατά τη διάρκεια των εκτέλεσης των διαφόρων εργασιών, όπως αυτές περιγράφονται αναλυτικά στα σχετικά έγγραφα του Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας. 5.2.3.11.1 Αρχεία σε ηλεκτρονική μορφή Για εκείνες τις περιπτώσεις όπου τηρούνται Αρχεία του ΣΔΕΠ σε ηλεκτρονική µορφή, ο Εκπρόσωπος Διοίκησης µεριµνά ώστε: 15

να καθορίζεται το ακριβές χρονικό διάστηµα στο οποίο θα λαµβάνονται αντίγραφα ασφαλείας (back up) σε σκληρό δίσκο, γεγονός που εξαρτάται από την συχνότητα µε την οποία ενηµερώνεται το εκάστοτε ηλεκτρονικό αρχείο και τη σηµαντικότητα του περιεχοµένου του. να καθορίζονται τα πρόσωπα που είναι υπεύθυνα για τη λήψη, την ορθή σήµανση και τη φύλαξη των αντιγράφων ασφαλείας. Η διαδικασία λήψης αντιγράφων ασφαλείας γίνεται σε κεντρικό υπολογιστή (server), ο οποίος βρίσκεται σε φυλασσόµενο και ειδικά διαµορφωµένο χώρο της επιχείρησης. Παράλληλα, τα ίδια στοιχεία αποστέλλονται ηλεκτρονικά και σε εναλλακτική αποθηκεύονται εκ νέου για µεγαλύτερη ασφάλεια. τοποθεσία, όπου να γίνεται η διαδικασία λήψης αντιγράφων ασφαλείας στον κεντρικό υπολογιστή (server) που βρίσκεται σε κάθε κτίριο της επιχείρησης που στεγάζει τις εµπλεκόµενες µε το ΣΔΕΠ υπηρεσίες. Οι servers βρίσκονται σε φυλασσόµενους και ειδικά διαµορφωµένους χώρους της επιχείρησης. Στη συνέχεια τα αντίγραφα ασφαλείας µεταφέρονται σε εξωτερικό σκληρό δίσκο συνδεδεµένο µε υπολογιστή που βρίσκεται σε φυλασσόµενο και ειδικά διαµορφωµένο χώρο της επιχείρησης. να υφίσταται τεκµηριωµένη εκπαίδευση του εξουσιοδοτηµένου για το χειρισµό συστηµάτων Η/Υ προσωπικού στα θέµατα ηλεκτρονικής καταχώρησης και αποθήκευσης δεδοµένων, καθώς και στα ενσωµατωµένα στο χρησιµοποιούµενο λογισµικό µέτρα ασφάλειας και συναγερµού (alarms) από τους αρµόδιους τεχνικούς των αντίστοιχων προµηθευτών hardware (ηλεκτροµηχανολογικό µέρος) και software (λογισµικό) Η/Υ. 5.2.3.12 Τροποποίηση, κατάργηση και δημιουργία Αρχείων Οι οποιεσδήποτε ανάγκες για τροποποίηση, κατάργηση ή δηµιουργία Αρχείων, αποφασίζονται κατά τις τακτικές Ανασκοπήσεις που διεξάγονται από τη Διοίκηση (Διοικητικό Συµβούλιο), εκτός αν συντρέχει ιδιαίτερος λόγος για έκτακτες τροποποιήσεις, οπότε και γίνονται µε ευθύνη του Εκπροσώπου Διοίκησης, ο οποίος αναλαµβάνει επίσης να πραγµατοποιήσει όσες αντίστοιχες αλλαγές υπεισέρχονται στην γραπτή τεκµηρίωση του Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας. Με ευθύνη του Εκπρόσωπου της Διοίκησης τηρείται στο Master File Κατάλογος Τηρούµενων Αρχείων, όπου αναφέρονται όλα τα υφιστάµενα Αρχεία που τηρούνται, η µορφή τους, το 16

περιεχόµενό τους, οι αρµόδιοι για την τήρησή τους, ο χρόνος λήψης αντιγράφων ασφαλείας και οι αρµόδιοι λήψης και σήµανσης των αντιγράφων ασφαλείας. 5.3 Εξωτερικά Έγγραφα Η κωδικοποίηση των Εξωτερικών Εγγράφων που έχουν ενταχθεί στο Σύστηµα Διαχειριστικής Επάρκειας της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ, είναι ίδια µε αυτήν που τους έχει αποδοθεί από τον Φορέα/Οργανισµό/αρµόδια Αρχή που τα εξέδωσε. Ο έλεγχος των Εξωτερικών Εγγράφων επιτυγχάνεται µε την χρήση του εντύπου Κατάλογος Εξωτερικών Εγγράφων. Το έντυπο αυτό, το οποίο τηρείται µε ευθύνη του Εκπρόσωπου Διοίκησης στο Master File, περιέχει στοιχεία σχετικά µε την έκδοση του κάθε Εξωτερικού Εγγράφου, τους αποδέκτες του και την ισχύ του. Τα πρωτότυπα Εξωτερικά Έγγραφα : ακολουθούν την προβλεπόµενη από τον Εσωτερικό Κανονισµό Υπηρεσιών διαδικασία για τα εισερχόµενα στην υπηρεσία έγγραφα. Συγκεκριµένα, όλα τα έγγραφα προωθούνται στο Γενικό Διευθυντή/Διευθυντή της επιχείρησης για χαρακτηρισµό. Στη συνέχεια όλα τα εισερχόµενα έγγραφα λαµβάνουν αριθµό πρωτοκόλλου από το γενικό πρωτόκολλο και προωθούνται στις αντίστοιχες Διευθύνσεις/Τµήµατα, καθώς και στον Γενικό Διευθυντή/Διευθυντή για ενηµέρωσή του, όταν κρίνεται σκόπιµο. Ακολούθως, όλα τα έγγραφα διανέµονται, µε ευθύνη του κάθε Διευθυντή/Προϊσταµένου, στους αρµόδιους υπαλλήλους, όπου αυτό είναι απαραίτητο. τηρούνται στους Φακέλους Ποιότητας κάθε Διεύθυνσης/Τµήµατος µε ευθύνη των αντίστοιχων αρµόδιων υπαλλήλων. η επικαιροποίηση και αντικατάσταση των εγγράφων µε νεότερες εκδόσεις επιτυγχάνεται είτε µέσω νέων εξωτερικών εγγράφων που εισέρχονται στην επιχείρηση σύµφωνα µε την ως άνω περιγραφόµενη διαδικασία είτε µέσω της συστηµατικής/περιοδικής έρευνας στους τίτλους της βάσης ηλεκτρονικής νοµικής πληροφόρησης µε ευθύνη του κάθε Διευθυντή/Προϊσταµένου. 17

Οι αρµόδιοι υπάλληλοι για την τήρηση των Φακέλων Ποιότητας (Υπεύθυνοι Ποιότητας) κάθε Διεύθυνσης/Τµήµατος είναι υπεύθυνοι για την ενηµέρωση του Εκπροσώπου της Διοίκησης, ο οποίος στη συνέχεια ενηµερώνει το Master File. Τα παρωχηµένα (µη-χρησιµοποιούµενα πια) Εξωτερικά Έγγραφα καταχωρούνται στο Αρχείο Αποσυρόµενων Εγγράφων 18

6 Έντυπα και Τηρούµενα Αρχεία Κωδικός Περιγραφή Έντυπα Δ1_ΕΝ01 Δ1_ΕΝ02 Δ1_ΕΝ03 Δ1_ΕΝ04 Δ1_ΕΝ05 Δ1_ΕΝ06 Δ1_ΕΝ07 Δ1_ΕΝ08 Δ1_ΕΝ09 Δ1_ΕΝ10 Κατάλογος Εσωτερικών Εγγράφων Κατάλογος Εξωτερικών Εγγράφων Κατάλογος Τηρούµενων Αρχείων Πίνακας Περιεχοµένων Φακέλου Ποιότητας Πρακτικό Συναντήσεων Παρουσιολόγιο Έντυπο Αλληλογραφίας Έντυπο Βεβαίωσης Πρακτικό Απόφαση Διοικητικού Συµβουλίου Αρχεία Master File Αρχείο Αποσυρόµενων Εγγράφων Αρχείο Εξωτερικών Εγγράφων Φάκελος Ποιότητας 19

Ιστορικό Τροποποιήσεων Έκδοση Περιγραφή Τροποποίησης Συντάχθηκε Εγκρίθηκε Ισχύει από 1 Αρχική Έκδοση Οµάδα εργασίας Πρόεδρος: Βασίλειος Κοντορίζος 22/06/2012 2 2 η Έκδοση Οµάδα εργασίας Πρόεδρος: Αναστασία Μορφογιάννη 11/06/2015 3 3 η Έκδοση Οµάδα εργασίας Πρόεδρος: Δέσποινα Κότογλου 03/06/2016 20