Δ10 Διαδικασία Παρακολούθησης Εκτέλεσης Έργου

Δ10 Διαδικασία Παρακολούθησης Εκτέλεσης Έργου Επάρκειας για την υλοποίηση Συγχρηµατοδοτούµενων Έργων Σύµφωνα µε το Πρότυπο ΕΛΟΤ 1429: 2008 Έκδοση Έγκριση 3 η 3 η Ηµεροµηνία 03/06/2016 03/06/2016 Από Εκπρόσωπος Διοίκησης Πρόεδρος Δ.Σ. ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ Δέσποινα Κότογλου Υπογραφή 1

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 1 ΣΚΟΠΟΣ... 3 2 ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΤΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ... 4 3 ΣΧΕΤΙΚΕΣ ΑΝΑΦΟΡΕΣ... 5 3.1 ΣΧΕΤΙΚΗ ΠΑΡΑΓΡΑΦΟΣ ΠΡΟΤΥΠΟΥ 1429:2008... 5 3.2 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ... 5 3.3 ΒΑΣΙΚΟ ΘΕΣΜΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ... 5 4 ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΕΣ... 7 5 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ... 8 5.1 ΕΛΕΓΧΟΣ ΠΡΟΟΔΟΥ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ ΚΑΙ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΧΡΟΝΟΔΙΑΓΡΑΜΜΑΤΟΣ... 8 5.1.1 Παρακολούθηση Χρονικών Δεσμεύσεων της Υπηρεσίας... 8 5.1.2 Παρακολούθηση χρονικών δεσμεύσεων των Αναδόχων... 8 5.2 ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΩΝ ΚΑΙ ΑΛΛΑΓΩΝ... 8 5.3 ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΑΙ ΔΙΑΣΦΑΛΙΣΗ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΕΡΓΩΝ... 10 5.3.1 Πρόγραμμα Ποιότητας του Έργου (ΠΠΕ)... 10 5.4 ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗ ΦΥΣΙΚΟΥ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ ΚΑΙ ΠΑΡΑΛΑΒΗ ΕΡΓΟΥ... 11 5.5 ΕΛΕΓΧΟΣ ΤΗΡΗΣΗΣ ΛΟΙΠΟΝ ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΩΝ ΤΟΥ ΑΝΑΔΟΧΟΥ... 11 5.6 ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΟ ΚΛΕΙΣΙΜΟ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ... 11 5.7 ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΚΑΙ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΑΡΧΗΣ... 12 6 ΕΝΤΥΠΑ ΚΑΙ ΤΗΡΟΥΜΕΝΑ ΑΡΧΕΙΑ... 13 7 ΙΣΤΟΡΙΚΟ ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΕΩΝ... 14 2

1 Σκοπός Σκοπός της διαδικασίας είναι η παρακολούθηση του έργου κατά τη διάρκεια της εκτέλεσης του µέχρι και την οριστική του παραλαβή και το διαχειριστικό του κλείσιµο. Αναλυτικότερα, περιγράφεται ο τρόπος µε τον οποίο: α) ελέγχεται η πρόοδος και αναθεωρείται, όπου κριθεί αναγκαίο, το χρονοδιάγραµµα υλοποίησης, µε στόχο τη διασφάλιση της απρόσκοπτης υλοποίησής του, εντός των χρονικών δεσµεύσεων που έχουν τεθεί, µε την έγκαιρη και αποτελεσµατική λήψη των απαραίτητων µέτρων και ενεργειών β) εντοπίζονται επαρκώς και αντιµετωπίζονται ενδεχόµενες αποκλίσεις από τις αρχικά εκφρασµένες απαιτήσεις και στόχους του έργου, σε όλα τα ενδιάµεσα βήµατα µέχρι και την παραλαβή του έργου. Οι αποκλίσεις αυτές είναι δυνατόν να οδηγήσουν σε τροποποιήσεις του αντικειµένου του έργου, των συµβάσεων µε τους αναδόχους ή /και των Τεχνικών Δελτίων µε βάση τα οποία γίνεται η χρηµατοδότηση του έργου γ) διερευνώνται και αναλύονται τα αίτια των σηµαντικών περιπτώσεων µη συµµόρφωσης προς τις προδιαγραφές, και σχεδιάζεται η υλοποίηση των απαραίτητων διορθωτικών και προληπτικών ενεργειών δ) διασφαλίζεται ότι το έργο θα έχει τα λειτουργικά, τεχνικά και αισθητικά χαρακτηριστικά που έχουν καθοριστεί στο Σχέδιο Διαχείρισης του Έργου που βρίσκεται στο Φάκελο του Έργου και στις επιµέρους συµβάσεις υλοποίησης του ε) πιστοποιείται η παραλαβή των παραδοτέων του έργου (προµήθειες, υπηρεσίες, υλοποίηση µε ίδια µέσα) σύµφωνα µε τους όρους (ποσοτικούς και ποιοτικούς) της αντίστοιχης σύµβασης ή εγκριτικής απόφασης και το ισχύον θεσµικό και κανονιστικό πλαίσιο, µέσω επιτόπιων ελέγχων στ) ενηµερώνεται η Διαχειριστική Αρχή για όλα τα στάδια υλοποίησης του έργου, µέσω της υποβολής των απαιτούµενων εκθέσεων και αναφορών 3

2 Πεδίο Εφαρµογής της Διαδικασίας Η διαδικασία εφαρµόζεται για όλα τα συγχρηµατοδοτούµενα έργα, προµήθειες και υπηρεσίες, και υλοποίηση έργων µε ίδια µέσα της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ. 4

3 Σχετικές Αναφορές 3.1 Σχετική παράγραφος προτύπου 1429:2008 7.4 Παρακολούθηση της εκτέλεσης του έργου 7.5 Διεργασίες διαχειριστικού κλεισίµατος του έργου 3.2 Διαδικασίες Συστήµατος Δ7 Διαδικασία Ωρίµανσης και Σχεδιασµού Έργων, Επιλογής Άµεσα Ωφελούµενων Έργων ΕΚΤ και Διαχείρισης Ποιότητας Έργων Δ8 Διαδικασία Εκτέλεσης Έργου µε Ίδια Μέσα Δ9 Διαδικασία Εκτέλεσης Έργου µε Ανάδοχο Δ11 Διαδικασία Οικονοµικής Διαχείρισης 3.3 Βασικό Θεσµικό Πλαίσιο Η ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ τηρεί, µε οργανωµένο και συστηµατικό τρόπο, ενηµερωµένο αρχείο µε όλες τις ισχύουσες σχετικές διατάξεις (βλ. Δ2 Διαδικασία Παροχής Νοµικής Υποστήριξης και Παρακολούθησης και τήρησης ισχύουσας νοµοθεσίας). Επιπλέον η επιχείρηση παρέχει τη δυνατότητα έγκαιρης ενηµέρωσης από τους ιστοχώρους των ΥΠΕΣ, ΥΠΕΚΑ, ΥΠΟΙΟ, ΜΟΔ, ΜΟΠΑΔΙΣ, Εθνικού Τυπογραφείου, ΚΕΔΚΕ, κ.λ.π. Ενδεικτικά αναφέρονται οι ακόλουθες υποχρεωτικές διατάξεις που διέπουν την εφαρµογή της διαδικασίας έλεγχος προόδου του έργου και παρακολούθηση χρονοδιαγράµµατος είναι: 1. «Κώδικας Δήµων και Κοινοτήτων» και Εσωτερικής Οργανισµός Υπηρεσιών της επιχείρησης 2. Το Π.Δ. 60/2007 3. Για τις προµήθειες, ισχύουν ο Ν. 2286/1995 και η Υ.Α. 11389/1993 (ΕΚΠΟΤΑ) 5

4. Για τις υπηρεσίες, ισχύουν ο «Κώδικας Δήµων και Κοινοτήτων» (άρ. 209) και το Π.Δ. 28/1980 5. Βάσεις Νοµικών Πληροφοριών: www.europa.eu, www.isotita.gr, www.npid.gr 6

4 Αρµοδιότητες Αρµόδια όργανα (υπηρεσίες, όργανα ή στελέχη) για τη διενέργεια της διαδικασίας είναι: α) Διοικητικό Συµβούλιο β) Πρόεδρος γ) Διευθυντής δ) Τµήµα Κοινωνικής Μέριµνας και Αλληλεγγύης ε) Τµήµα Προγραµµατισµού στ) Οµάδα Έργου 7

5 Διαδικασία 5.1 Έλεγχος προόδου του Έργου και παρακολούθηση Χρονοδιαγράµµατος 5.1.1 Παρακολούθηση Χρονικών Δεσμεύσεων της Υπηρεσίας Ο Υπεύθυνος του Έργου ελέγχει: 1. την ύπαρξη χρονικών δεσµεύσεων προθεσµιών για την εκτέλεση των ενεργειών της Υπηρεσίας σε σχέση προς το Χρονοδιάγραµµα του Έργου 2. την ύπαρξη στα συµβατικά τεύχη σχετικών όρων, ώστε οι ανάδοχοι να έχουν την υποχρέωση υποβολής αναλυτικού χρονοδιαγράµµατος για τις ενέργειές τους 3. ότι κατά την υπογραφή της σύµβασης ανάθεσης του έργου παραδίδονται έγκαιρα στον Ανάδοχο από την Υπηρεσία τα προβλεπόµενα στοιχεία 5.1.2 Παρακολούθηση χρονικών δεσμεύσεων των Αναδόχων 1. Ο ανάδοχος του έργου υποχρεώνεται να συντάσσει, παρακολουθεί και ενηµερώνει σε τακτική βάση αναλυτικό χρονοδιάγραµµα εργασιών του έργου µε ηλεκτρονικό ή άλλο τρόπο, σύµφωνα µε τις προβλέψεις της σύµβασης. Η συµµόρφωση του αναδόχου επιβεβαιώνεται και παρακολουθείται από τον υπεύθυνο του έργου 2. Η πραγµατική εξέλιξη των εργασιών αποτυπώνεται σε ηµερήσια βάση σε ειδικό έντυπο (ηµερολόγιο έργου) που τηρείται από τον υπεύθυνο του έργου, σύµφωνα µε τις κείµενες διατάξεις 3. Για οποιεσδήποτε αλλαγές στο χρονοδιάγραµµα εργασιών, παρατάσεις των τµηµατικών προθεσµιών ή και της συνολικής προθεσµίας εκτέλεσης του έργου, ενηµερώνεται η διαχειριστική αρχή και όπου απαιτείται, λαµβάνεται και η σχετική προέγκρισή της 5.2 Διαχείριση προβληµάτων και αλλαγών 1. Ο υπεύθυνος του έργου µε βάση τις τοπικές συνθήκες και τα πιθανά προβλήµατα που συναντιούνται κατά την εκτέλεση του έργου, εισηγείται στον Προϊστάµενο του 8

τµήµατος Κοινωνικής Μέριµνας και Αλληλεγγύης και του Τµήµατος Προγραµµατισµού της επιχείρησης για τυχόν απαιτούµενες αλλαγές (στο αντικείµενο του έργου, το χρονοδιάγραµµα ή τα τεχνικά χαρακτηριστικά του) µε αιτιολόγηση των ζητουµένων αλλαγών και εκτίµηση των επιπτώσεών τους (π.χ. διαφοροποίηση χρονοδιαγράµµατος, προϋπολογισµού του έργου, κ.λπ.). Ο ανάδοχος του έργου ενηµερώνεται για την αντιµετώπιση των αλλαγών στα χαρακτηριστικά του έργου µέσω σχετικής αλληλογραφίας 2. Αίτηµα συνοδευόµενο µε την αντίστοιχη αιτιολογική έκθεση για την τροποποίηση χαρακτηριστικών του έργου µπορεί να υποβληθεί και από τον Ανάδοχο 3. Σε κάθε περίπτωση τα αιτήµατα για αλλαγή των χαρακτηριστικών του έργου (αντικείµενο, χρονοδιάγραµµα, τεχνικά χαρακτηριστικά, προϋπολογισµός, κ.λπ.) καταχωρούνται στο Φάκελο του Έργου 4. Η Διεύθυνση αξιολογεί την νοµιµότητα των αιτούµενων αλλαγών και τις επιπτώσεις στην υλοποίηση του έργου, ως προς τις χρονικές και οικονοµικές δεσµεύσεις και τις απαιτήσεις ποιότητας και αποτελεσµατικότητας 5. Όταν το έργο χρηµατοδοτείται από κοινοτικούς πόρους, υποβάλλεται αίτηµα στην διαχειριστική αρχή για προέγκριση των πιθανών αλλαγών (Α.Π.Ε, παρατάσεις κ.λ.π.). 6. Οι αιτούµενες αλλαγές στο σχεδιασµό και τα χαρακτηριστικά του έργου εγκρίνονται από το Διοικητικό Συµβούλιο 7. Εάν εγκριθούν οι αλλαγές, είναι δυνατόν να γίνει αναπροσαρµογή ή αναθεώρηση του αντικειµένου του έργου, των τεχνικών χαρακτηριστικών του, του χρονοδιαγράµµατος, κ.λπ. Οι αλλαγές αυτές, είναι δυνατόν να προκαλέσουν µεταβολές στο Τεχνικό Δελτίο Προτεινόµενης Πράξης & στο Τεχνικό Δελτίο Υποέργου καθώς και τροποποίηση στη σύµβαση ανάθεσης του έργου. Σε κάθε περίπτωση οι αλλαγές επισηµαίνονται στο Σχέδιο Διαχείρισης του Έργου που βρίσκεται στο Φάκελο του Έργου, το οποίο τροποποιείται ανάλογα 8. Αιτήµατα για αλλαγές µπορεί να προκύψουν και µετά τη διατύπωση παραπόνων από µέρους των ωφελούµενων-ενδιαφεροµένων µερών (π.χ. κατοίκων/πολιτών). Τα παράπονα καταγράφονται είτε ηλεκτρονικά µέσω της 9

ιστοσελίδας της επιχείρησης είτε υποβάλλονται εγγράφως στις υπηρεσίες της επιχείρησης 5.3 Διαχείριση και Διασφάλιση Ποιότητας Έργων 5.3.1 Πρόγραμμα Ποιότητας του Έργου (ΠΠΕ) Το πρόγραµµα ποιοτικών ελέγχων του έργου εφαρµόζεται όταν αυτό απαιτείται από το ισχύον θεσµικό πλαίσιο. Τα στοιχεία για το πρόγραµµα ελέγχων (ελάχιστες απαιτήσεις ποιοτικών ελέγχων των τµηµάτων του έργου και υπεύθυνοι ελέγχου) µπορεί να περιλαµβάνονται στα Τεύχη Δηµοπράτησης. Συγκεκριµένα: για έργα ή µελέτες προϋπολογισµού µεγαλύτερου των ορίων που θέτει το σχετικό θεσµικό πλαίσιο, ο Ανάδοχος ή Μελετητής είναι υποχρεωµένος για την σύνταξη Προγράµµατος Ποιότητας Έργου (Π.Π.Ε.) είτε έχει πιστοποιηθεί σε κάποιο από τα διεθνώς αποδεκτά Πρότυπα Ποιότητας είτε όχι για έργα ή µελέτες προϋπολογισµού µικρότερου από τα παραπάνω όρια, η Διεύθυνση αν κρίνει ότι το έργο λόγω της φύσης του χρειάζεται να παρακολουθείται από Π.Π.Ε. δύναται να συµπεριλάβει στα συµβατικά τεύχη του έργου την υποχρέωση του αναδόχου για σύνταξη και υποβολή Π.Π.Ε. Το Προγράµµατος Ποιότητας Έργου (Π.Π.Ε.): ενσωµατώνει και κωδικοποιεί όλες τις απαιτήσεις των συµβατικών τευχών, περιγράφει τις φάσεις ανάπτυξης του έργου και τις αντίστοιχες δραστηριότητες, είναι σε πλήρη εναρµόνιση και περιλαµβάνει το χρονοδιάγραµµα του έργου, καθορίζει τον τρόπο οργάνωσης και διοίκησης του έργου Το Π.Π.Ε. αποτελεί το εσωτερικό κανονιστικό έγγραφο του έργου και παρέχει όλα τα εργαλεία παρακολούθησης του έργου, συγκέντρωσης των στοιχείων, τεκµηρίωσης των εργασιών που έχουν εκτελεστεί και αρχειοθέτησης τους. Με ευθύνη του υπεύθυνου του έργου συµπληρώνεται το Έντυπο Ελέγχου Προγράµµατος Ποιότητας Έργου 10

5.4 Πιστοποίηση φυσικού αντικειµένου και Παραλαβή Έργου 1. Ο υπεύθυνος έργου παρακολουθεί άµεσα την εξέλιξη της υλοποίησης του έργου, προβαίνει σε επιτόπιο έλεγχο πιστοποίησης του φυσικού αντικειµένου και των παραδοτέων. Σε συνάρτηση µε το χρονοδιάγραµµα του έργου και τους συµβατικούς όρους, ορίζονται οι χρονικές περίοδοι της πιστοποίησης του φυσικού αντικειµένου 2. Ο υπεύθυνος έργου ενηµερώνει το αντίστοιχο Αρχείο του Φακέλου Έργου µε τα απαραίτητα έγγραφα που τεκµηριώνουν την πιστοποίηση του πραγµατοποιηθέντος φυσικού αντικειµένου 3. Σε περίπτωση µη τήρησης ή ελλιπούς τήρησης των συµβατικών υποχρεώσεων του Αναδόχου ο υπεύθυνος έργου µεριµνά για την έγκαιρη ενηµέρωση της Διεύθυνσης, ώστε να προβούν σε συστάσεις προς τον Ανάδοχο ή την επιβολή των αντίστοιχων διοικητικών πράξεων 4. Εφαρµόζεται διαδικασία ελέγχου για την επιβεβαίωση ότι το φυσικό αντικείµενο που ολοκληρώθηκε έχει τα λειτουργικά και τεχνικά χαρακτηριστικά που προβλέπονται από τη µελέτη, τη συγγραφή υποχρεώσεων και τη σύµβαση 5.5 Έλεγχος Τήρησης λοιπόν υποχρεώσεων του Αναδόχου 1. Ελέγχονται µε ευθύνη του υπεύθυνου του έργου οι λοιπές υποχρεώσεις του αναδόχου µε βάση τη µελέτη, τη συγγραφή υποχρεώσεων, τη σύµβαση και τις οδηγίες της διαχειριστικής αρχής για τα συγχρηµατοδοτούµενα έργα 2. Εφαρµόζεται διαδικασία ελέγχου τήρησης των κανόνων δηµοσιότητας βάσει του Κανονισµού 1159/2000. Οι ενέργειες δηµοσιότητας του έργου αποτελούν αναπόσπαστο τµήµα των υποχρεωτικών ενεργειών των δικαιούχων µέχρι την ολοκλήρωσή του 5.6 Διαχειριστικό Κλείσιµο του Έργου Με την ολοκλήρωση του έργου, δηλαδή την ολοκλήρωση τόσο του φυσικού όσο και του οικονοµικού αντικειµένου και µε την διασφάλιση της λειτουργικότητάς του, το Τµήµα Προγραµµατισµού, αφού διαπιστωθεί ότι έχουν τηρηθεί όλες οι υποχρεώσεις 11

που έχουν αναληφθεί, υποβάλλει στη Διαχειριστική Αρχή του Προγράµµατος Δήλωση Ολοκλήρωσης του έργου 5.7 Επικοινωνία και Ενηµέρωση Διαχειριστικής Αρχής Με µέριµνα του Τµήµατος Προγραµµατισµού ορίζονται τα στελέχη της επιχείρησης που είναι υπεύθυνα για την επικοινωνία µε την Διαχειριστική Αρχή του Προγράµµατος στο οποίο έχει ενταχθεί το έργο και είναι µέλη της Οµάδας Έργου. Ευθύνη των στελεχών είναι η διεκπεραίωση της αλληλογραφίας µε τη Διαχειριστική Αρχή, όταν χρειάζεται, καθώς και η σύνταξη και υποβολή των Μηνιαίων, Τριµηνιαίων ή Εξαµηνιαίων Δελτίων Παρακολούθησης του Έργου 12

6 Έντυπα και Τηρούµενα Αρχεία Κωδικός Περιγραφή Έντυπα Δ10_ΕΝ01 Έντυπο Ελέγχου Προγράµµατος Ποιότητας Έργου (ΠΠΕ) Αρχεία Φάκελος Έργου 13

7 Ιστορικό Τροποποιήσεων Έκδοση Περιγραφή Τροποποίησης Συντάχθηκε Εγκρίθηκε Ισχύει από 1 Αρχική Έκδοση Οµάδα εργασίας 2 2 η Έκδοση Οµάδα εργασίας Πρόεδρος: Βασίλειος Κοντορίζος Πρόεδρος: Αναστασία Μορφογιάννη 22/06/2012 11/06/2015 3 3 η Έκδοση Οµάδα εργασίας Πρόεδρος: Δέσποινα Κότογλου 03/06/2016 14