M1 A13 Εσωτερική συνεργασία και ομαδική εργασία Οι αρχές της Διαχείρισης Μέσων σε Περίπτωση Κρίσης Πηγή: Nickson, Ch (2016, May 27): Crisis Resource Management (CRM), retrieved from http://lifeinthefastlane.com/ccc/crisis-resourcemanagement-crm/ on 07/07/2016
1. Γνώση του πλαισίου/περιβάλλοντος
Γνώση του πλαισίου/περιβάλλοντος Να γνωρίζετε το μέρος, το περιβάλλον, τον εσωτερικό εξοπλισμό, τις εγκαταστάσεις, τις απειλές. Για παράδειγμα, πρέπει να είστε εξοικειωμένοι με τον ξενώνα και το περιβάλλον του, τον εξοπλισμό του και τα μειονεκτήματά του. Να γνωρίζετε τα άτομα με τα οποία δουλεύετε μαζί, τον ρόλο τους, τις αρμοδιότητές τους και την εμπειρία τους. Να γνωρίζετε τους νέους φιλοξενούμενους και τα χαρακτηριστικά τους. Οι νέοι φιλοξενούμενοι δεν ανοίγονται εύκολα η συμπεριφορά τους όπως η κορυφή ενός παγόβουνου εκφράζει τις ανάγκες και τα συναισθήματά τους. Κάθε τύπος συμπεριφοράς ή τρόπου έχει το νόημά του και εκφράζουν κάποιου είδους ανάγκη. Για τον λόγο αυτό είναι πολύ σημαντικό να δίνουμε προσοχή σε όλες τις εκδηλώσεις της συμπεριφοράς.
2. Να είστε προσεκτικοί, να προγραμματίζετε από πριν, να μοιράζεστε τα σχέδιά σας με άλλους και να τα αξιολογείτε ξανά και ξανά.
Προγραμματίστε από πριν και ετοιμάστε ένα σχέδιο για κάθε πιθανή κατάσταση (π.χ. τι πρέπει να κάνω, αν το παιδί δεν επιστρέψει στον ξενώνα το βράδυ, τι να κάνω αν γυρίσει πίσω μεθυσμένο, αν έχει πέσει θύμα κακοποίησης, αν αρχίσει να σπάει και να καταστρέφει πράγματα στον ξενώνα, αν ξεκινήσει καυγά με άλλους στον ξενώνα κλπ) Ορίστε σειρά προτεραιότητας Να αναθεωρείτε και να επανεξετάζετε τα σχέδιά σας τακτικά Να είστε προετοιμασμένοι για καθυστερήσεις (π.χ. δεν μπορείτε να επικοινωνήσετε με τα άτομα που περιλαμβάνονται στο σχέδιο δράσης σας, τα άτομα με τα οποία θα επικοινωνούσατε ή οι συμμετέχοντες δεν ενεργούν όπως περιμένατε ή δεν είναι τόσο αποτελεσματικοί όσο περιμένατε κλπ) Μοιραστείτε το σχέδιό σας με άλλους μπορεί να οδηγήσει σε πιο αποτελεσματική ομαδική εργασία και καλύτερη συνεργασία με τα μέλη της ομάδας (π.χ. σε μια κατάσταση κρίσης μπορείτε να ζητήσετε βοήθεια από κάποιον άλλο φιλοξενούμενο, προσέχοντας τις συναισθηματικές και κοινωνικές συνέπειες της επιλογής αυτής, αλλά πρέπει να τον ενημερώσετε πρώτα) Ενθαρρύνετε τους συναδέλφους σας να μοιραστούν σχετικές σκέψεις και ιδέες Αξιολογήστε το σχέδιο σας ξανά και ξανά βάσει των παρατηρήσεων και των εμπειριών σας
3. Εάν είστε o αρχηγός, να παρέχετε αποτελεσματική διαχείριση και καθοδήγηση
Εάν είστε ο επικεφαλής, να παρέχετε αποτελεσματική διαχείριση και καθοδήγηση Εφαρμόστε τη λιγότερο επιθετική προσέγγιση που είναι σχετική με τον σκοπό (π.χ. μην κρίνετε την αντίδραση των συναδέλφων ή των εργαζομένων στο Κέντρο Φιλοξενίας) Η συλλογική λήψη αποφάσεων βοηθά τα μέλη της ομάδας να παίξουν ενεργό ρόλο στη λύση του προβλήματος (όλα τα μέλη εμπλέκονται στην περίπτωση) Σε κρίσιμες καταστάσεις χρησιμοποιήστε άμεσες και σαφείς εντολές, οδηγίες Να καλλιεργήσετε τις προσδοκίες σας όσον αφορά τη συμπεριφορά και απόδοση (π.χ. Θα ήθελα τώρα να δώσετε προσοχή στο, Θα ήθελα να κάνετε.) Αφού βρεθεί λύση για το θέμα, οργανώστε μια συζήτηση περίπτωσης, αξιολόγηση(π.χ. τι ήταν καλό, τι πήγε καλά και τι όχι, τι πρέπει να γίνει διαφορετικά την επόμενη φορά κλπ)
4. Εξασφαλίστε διακριτούς ρόλους και ξεκάθαρες αρμοδιότητες
4. Εξασφαλίστε διακριτούς ρόλους και ξεκάθαρες αρμοδιότητες (βεβαιωθείτε πως κατανοείτε πλήρως τις δικές σας αρμοδιότητες και καθήκοντα) Αναγνωρίστε τους ρόλους και κατανείμετε αρμοδιότητες Εάν οι ρόλοι αλλάξουν κατά την επίλυση του προβλήματος, βεβαιωθείτε πως όλα τα καθήκοντα και οι αρμοδιότητες παραδίδονται και αναλαμβάνονται (π.χ. κάποιος αναλαμβάνει να έρθει σε επαφή με τον γιατρό, μέχρι να πάω στους υπεύθυνους ) Κάθε μέλος της ομάδας πρέπει να παρακολουθεί και να προσέχει τις ενέργειες και το τι συμβαίνει και να μοιράζονται τη γνώμη τους και τις συμβουλές τους με τους συναδέλφους τους Η ομάδα, οι εργαζόμενοι του Κέντρου Φιλοξενίας και οι υπεύθυνοί τους, πρέπει να αναγνωρίζουν τη στιγμή που αντιμετωπίζουν μια κατάσταση άγχους πέρα από το κρίσιμο σημείο και πρέπει να εφαρμόσουν κάποιες στρατηγικές διαχείρισης και διαδικασίες αυτοελέγχου (π.χ. να βγαίνουν έξω να πάρουν καθαρό αέρα, να αποσυρθούν σε ένα ήσυχο μέρος προφανώς ειδοποιώντας κάποιον συνάδελφό τους).
5. Επικοινωνήστε αποτελεσματικά
Επικοινωνήστε αποτελεσματικά (αποφύγετε τις υπεκφυγές, την αοριστολογία ή τα άσκοπα λόγια) Μοιράστε τις απαραίτητες πληροφορίες με τα άλλα μέλη της ομάδας Να είστε αποτελεσματικός αλλά όχι επιθετικός Αποφύγετε τις προσωπικές επιθέσεις Επιλύστε τις διαφορές και καλλιεργήστε τις σχέσεις σας Υποστηρίξτε τη συνεργασία μεταξύ των μελών της ομάδας προκειμένου να επιτευχθεί ένας κοινός στόχος Αποφύγετε τις περιττές εκφράσεις (π.χ. εάν είναι δυνατόν και δεν σε πειράζει, θα μπορούσες να κάνεις εκείνο και το άλλο;) Σε κρίσιμες καταστάσεις ζητήστε ανατροφοδότηση, ώστε να βεβαιωθείτε πως ο συνάδελφός σας κατάλαβε τις οδηγίες σας (π.χ. ζητήστε του να επαναλάβει αυτά που έχει να κάνει) Δώστε προσοχή στο πλαίσιο/περιβάλλον. Σε ορισμένα Κέντρα Φιλοξενίας Νέων, που χαρακτηρίζονται από ισχυρή ιεραρχική εταιρική φιλοσοφία, συμβαίνει συχνά αυτοί που βρίσκονται στην κορυφή της ιεραρχίας να πιστεύουν πως όλα είναι εντάξει, πως υπάρχει εργασιακό περιβάλλον συνεργασίας και αποτελεσματική επικοινωνία. Ωστόσο, τα άτομα στα χαμηλότερα επίπεδα της ιεραρχίας μπορεί να έχουν τελείως διαφορετική άποψη!
6. Ζητήστε βοήθεια έγκαιρα
Ζητήστε βοήθεια έγκαιρα Να καταλάβετε και να συνειδητοποιήσετε ποια είναι τα στοιχεία που σας εμποδίζουν να ζητήσετε βοήθεια (π.χ. φόβος κριτικής ή αρνητικής γνώμης) Όταν ζητάτε βοήθεια, καθορίστε από πριν τα κριτήρια και τις καταστάσεις Ζητήστε βοήθεια έγκαιρα Κινητοποιήστε όλα τα διαθέσιμα μέσα
7. Μοιράστε με σύνεση την προσοχή σας
Μοιράστε με σύνεση την προσοχή σας (μην συγκεντρώνεστε μόνο σε μια πλευρά/σε ένα πράγμα) Να έχετε στο νου σας την πιθανότητα να αποκτήσετε εμμονή, που αποτελεί εμπόδιο στην επίλυση των προβλημάτων και δεν επιτρέπει την θεώρηση άλλων λύσεων Βάλτε τα καθήκοντα σε προτεραιότητα και ασχοληθείτε πρώτα με τα πιο σημαντικά Αναθέστε καθήκοντα και αρμοδιότητες στα άλλα μέλη της ομάδας Χρησιμοποιήστε όλες τις διαθέσιμες πληροφορίες
8. Ως αρχηγός ομάδας, αναθέστε και μοιράστε τις αρμοδιότητες, παρακολουθήστε και υποστηρίξτε τα μέλη της ομάδας
Ως αρχηγός ομάδας, αναθέστε και μοιράστε τις αρμοδιότητες - παρακολουθήστε και υποστηρίξτε τα μέλη της ομάδας Ως αρχηγός είναι σημαντικό να κρατάτε τις αποστάσεις προκειμένου να μπορείτε να μοιράσετε την προσοχή σας και να έχετε καλύτερη επίγνωση της κατάστασης Αναθέστε και μοιράστε τις εργασίες σύμφωνα με τον ρόλο και τις αρμοδιότητες των μελών της ομάδας Ως αρχηγός, υποστηρίξτε τα μέλη της ομάδας σας, τους εργαζόμενους στο Κέντρο Φιλοξενίας Νέων, να εκπληρώσουν τα καθήκοντά τους