Διοίκηση Έργων Πληροφορικής Εργαστήριο 2. Μακρή Ελένη-Λασκαρίνα

Διοίκηση Έργων Πληροφορικής Εργαστήριο 2 Μακρή Ελένη-Λασκαρίνα elmak@unipi.gr

Περιεχόμενα Προγραμματισμός Έργων Δομή Ανάλυσης Εργασιών - Work breakdown structure (WBS) Χρονοπρογραμματισμός Έργων Διάγραμμα Gantt Δικτυακός Χρονοπρογραμματισμός AON ΑΟΑ Κρίσιμη Διαδρομή Υπολογισμός Χρόνων Υπολογισμός των ES και EF Υπολογισμός των LS και LF Συμβολισμός Slack Time Δίκτυα PDM - Σχέσεις Δραστηριοτήτων

Προγραμματισμός Έργων (1/3) Κατά τη διαδικασία προγραμματισμού και ελέγχου συμβαίνουν τα ακόλουθα: Δημιουργία ενός σχεδίου διοίκησης έργου στο οποίο ορίζονται οι απαιτήσεις του έργου (project requirements), οι εργασίες (work tasks), οι υπευθυνότητες (responsibilities), τα χρονοδιαγράμματα (schedules) και οι προϋπολογισμοί (budgets) Το σχέδιο αυτό, κατά τη διάρκεια της εκτέλεσης του έργου συγκρίνεται με την πραγματική απόδοση του έργου, το χρόνο και το κόστος και εάν υπάρχουν αποκλίσεις, τότε πραγματοποιούνται διορθωτικές ενέργειες και οι απαιτήσεις, τα χρονοδιαγράμματα και οι προϋπολογισμοί ενημερώνονται 3

Προγραμματισμός Έργων (2/3) Η ομάδα έργου πρέπει να απαντήσει στα εξής: Τι πρέπει να γίνει (what) Πως θα γίνει (how) Από ποιόν (by whom) Με ποια σειρά (in what order) Για πόσο (for how much) και Μέχρι πότε (by when) Το έργο αρχίζει με την προετοιμασία του σχεδίου διοίκησης έργου, το οποίο αποτελεί οδηγό για τον διευθυντή έργου και την ομάδα έργου κατά τη διάρκεια όλου του κύκλου ζωής του έργου. 4

Προγραμματισμός Έργων (3/3) Τα εργαλεία που μπορεί να βοηθήσουν στη δημιουργία του περιεχομένου του σχεδίου διοίκησης έργου είναι τα εξής: Work breakdown structure Responsibility matrix Events and milestones Gantt charts Networks Critical path analysis PERT/CPM Cost estimating Budgeting Forecasting 5

Δομή Ανάλυσης Εργασιών Work breakdown structure (WBS) (1/3) Η διαδικασία διαίρεσης του συνολικού έργου σε επιμέρους στοιχεία (subelements) καλείται Δομή Ανάλυσης Εργασιών (Work Breakdown Structure - WBS). Ο στόχος της WBS είναι η διαίρεση του συνολικού έργου σε μικρά κομμάτια, που συχνά ονομάζονται πακέτα εργασίας (work packages). Η διαίρεση του έργου σε πακέτα εργασίας διευκολύνει την προετοιμασία των χρονοδιαγραμμάτων του έργου και των εκτιμήσεων του κόστους καθώς και την ανάθεση υπευθυνοτήτων εργασίας και διοίκησης. 6

Δομή Ανάλυσης Εργασιών Work breakdown structure (WBS) (2/3) Το πρώτο βήμα στη δημιουργία μιας WBS είναι η διαίρεση του έργου σε κύριες κατηγορίες (categories). Οι κατηγορίες αυτές, στη συνέχεια, διαιρούνται σε υποκατηγορίες (subcategories), οι οποίες με τη σειρά τους υποδιαιρούνται, κτλ Ο κανόνας 100% αποτελεί βασική αρχή που καθοδηγεί την ανάπτυξη, αποδόμηση και αξιολόγηση της WBS. Ο κανόνας εφαρμόζεται για όλα τα επίπεδα μέσα στην ιεραρχία: το άθροισμα της εργασίας στο επίπεδο «child» πρέπει να είναι ίσο με το 100% της εργασίας που αντιπροσωπεύει το επίπεδο «parent». Η WBS δεν πρέπει να περιλαμβάνει εργασία που δεν ορίζεται στο φυσικό αντικείμενο, δηλαδή δεν πρέπει να ξεπερνάει το 100% της εργασίας. 7

Δομή Ανάλυσης Εργασιών Work breakdown structure (WBS) (3/3) Παράδειγμα γενικής κατηγοριοποίησης: 8

Δομή Ανάλυσης Εργασιών (WBS) Παράδειγμα 1 9

Δομή Ανάλυσης Εργασιών (WBS) Παράδειγμα 2 (1/3) 10

Δομή Ανάλυσης Εργασιών (WBS) Οφέλη

Δομή Ανάλυσης Εργασιών (WBS) Άσκηση 1 Άσκηση: Δημιούργησε ένα WBS για να φτιάξεις brownies. 14

Δομή Ανάλυσης Εργασιών (WBS) Άσκηση 1 Ενδεικτική Λύση Brownies WBS: 15

Χρονοπρογραμματισμός Έργων (1/2) Έργο (project): Ένα εγχείρημα που αποτελείται από μία ακολουθία δραστηριοτήτων, οι οποίες με τη χρησιμοποίηση των απαραίτητων πόρων και μέσων (κεφάλαια, εργασία, χρόνος, εξοπλισμός, πρώτες ύλες, κλπ.) συντελούν στην ολοκλήρωση ενός αντικειμενικού σκοπού. Δραστηριότητα (activity): Μία στοιχειώδης υποδιαίρεση του έργου, η οποία απαιτεί κάποιο χρόνο για να εκτελεστεί. Προσδιορισμός δραστηριοτήτων Ορισμός σειράς δραστηριοτήτων Ορισμός διάρκειας και κόστους Καθορισμών κρίσιμων δραστηριοτήτων 16

Χρονοπρογραμματισμός Έργων (2/2) Σε ένα σχέδιο έργου υπάρχουν δύο είδη γεγονότων: Interface events: Συμβολίζει αλλαγές στην υπευθυνότητα ή στην ολοκλήρωση μιας εργασίας και παραλλήλως την έναρξη μιας ακόμη ή περισσότερων επόμενων εργασιών. Milestone events: Συμβολίζει ένα κύριο συμβάν όπως η ολοκλήρωση κάποιων κρίσιμων εργασιών, μιας σοβαρής έγκρισης ή τη διαθεσιμότητα κρίσιμων πόρων. Για παράδειγμα, η τελική έγκριση ενός σχεδίου ή η επιτυχής ολοκλήρωση των δοκιμών συχνά σχεδιάζονται ως ορόσημα, γιατί συμβολίζουν ότι το έργο είναι έτοιμο να προχωρήσει σε επόμενη φάση του κύκλου ανάπτυξης συστημάτων. 17

Διάγραμμα Gantt (1/2) Οριζόντιο ραβδόγραμμα που περιέχει τόσες ράβδους όσες είναι και οι στοιχειώδεις δραστηριότητες του έργου. Το μήκος κάθε ράβδου είναι αντίστοιχο της χρονικής διάρκειας της δραστηριότητας στην οποία αναφέρεται. Στον οριζόντιο άξονα παριστάνεται ο χρόνος, ενώ στον κάθετο τοποθετούνται τα ονόματα των δραστηριοτήτων. Σε μια δεύτερη στήλη μπορεί να τοποθετηθεί το άτομο ή το τμήμα που είναι υπεύθυνο για κάθε δραστηριότητα. Μπορούν επίσης να τοποθετηθούν βέλη τα οποία να υποδεικνύουν τις σχέσεις προτεραιότητας. Η δημιουργία του διαγράμματος Gantt γίνεται μετά την ολοκλήρωση της WBS. Τα πακέτα εργασίας από την WBS θα χρονοπρογραμματιστούν και θα εμφανίζονται στο διάγραμμα Gantt. 18

Διάγραμμα Gantt (2/2) Γενική Μορφή ενός διαγράμματος Gantt:

Διάγραμμα Gantt Παράδειγμα (1/2) Οι εργασίες που λαμβάνουν χώρα σ αυτό το έργο είναι οι παρακάτω: μελέτη σκοπιμότητας, με διάρκεια 5 ημέρες, ανάλυση απαιτήσεων, με διάρκεια 20 ημέρες, σχεδίαση λογισμικού, με διάρκεια 20 ημέρες, υλοποίηση, με διάρκεια 20 ημέρες, έλεγχος παράλληλα με την υλοποίηση, με διάρκεια 60 ημέρες, εγκατάσταση λογισμικού, με διάρκεια 1 ημέρα, και συντήρηση παράλληλα με τη λειτουργία του συστήματος, με διάρκεια 20 ημέρες. Υποθέτουμε, επίσης, ότι η ημερομηνία έναρξης είναι η Δευτέρα 27/1/2014. 20

Διάγραμμα Gantt Παράδειγμα (2/2) Αποτέλεσμα: 21

Δικτυακός Χρονοπρογραμματισμός Οι δύο κοινές μέθοδοι για την κατασκευή διαγραμμάτων δικτύου (network diagrams) καλούνται Activity-On-Node (AON) και Activity- On-Arrow (AOA): AON: ως μέρος της μεθόδου προγραμματισμού CPM ΑΟΑ: ως μέρος της μεθόδου PERT PERT & CPM: Program Evaluation and Review Technique: Μέθοδος αξιολόγησης και αναθεώρησης του σχεδίου ενός έργου Critical Path Method: Μέθοδος εύρεσης του κρίσιμου μονοπατιού Δικτυακή ανάλυση Ορίζουν σχέσεις μεταξύ δραστηριοτήτων Ορίζουν διαφορετικές εκτιμήσεις χρόνου 22

Σχέσεις μεταξύ δραστηριοτήτων (1/5) S προηγείται της T, που προηγείται της U 23

Σχέσεις μεταξύ δραστηριοτήτων (2/5) S και T πρέπει να τελειώσουν πριν ξεκινήσει η U 24

Σχέσεις μεταξύ δραστηριοτήτων (3/5) T και U δεν μπορούν να ξεκινήσουν πριν τελειώσει η S 25

Σχέσεις μεταξύ δραστηριοτήτων (4/5) U και V δεν μπορούν να ξεκινήσουν μέχρι και η S και η T έχουν ολοκληρωθεί 26

Σχέσεις μεταξύ δραστηριοτήτων (5/5) Τι σημαίνει? 27

AON Παράδειγμα δικτύου ΑΟΝ: 28

AON Άσκηση 2 (1/2)

AON Άσκηση 2 - Λύση (2/2)

AON Άσκηση 3 (1/4) Έστω ότι υπάρχει ένα project που αναλαμβάνει μια εταιρεία συμβούλων. Η ομάδα έργου αποφασίζει ποιες είναι οι επιμέρους δράσεις που αποτελούν τις κύριες συνιστώσες του συνολικού έργου. Αυτές μπορεί να είναι η διερεύνηση των απαιτήσεων του πελάτη, η προετοιμασία της προσφοράς κλπ. Οι δράσεις αυτές φαίνονται στην πρώτη στήλη του παρακάτω πίνακα. Αφού καθοριστούν επακριβώς οι δράσεις κωδικοποιείται με κάποιο γράμμα καθεμία απ αυτές, για την διευκόλυνση στην σχεδίαση του δικτύου (2η στήλη του πίνακα). Κατόπιν προσδιορίζεται η αλληλουχία, η σειρά δηλαδή εκτέλεσής τους που φαίνεται στην 3η στήλη του πίνακα, όπου δίπλα σε κάθε δράση αναγράφεται ποια ή ποιες δράσεις πρέπει να προηγηθούν από αυτή. Τέλος στην 4η στήλη του πίνακα υπάρχει ο εκτιμώμενος από την ομάδα έργου χρόνος που απαιτείται για την ολοκλήρωση κάθε δράσης. Έτσι λοιπόν φαίνεται ότι το πρώτο πράγμα που θα πρέπει να παράξει η ομάδα έργου ή ο υπεύθυνος για τον προγραμματισμό του έργου είναι ένας πίνακας της μορφής που ακολουθεί: 31

AON Άσκηση 3 (2/4) Πίνακας: 32

AON Άσκηση 3 (3/4) Αφού λοιπόν έχουν καθοριστεί τα παραπάνω, ο υπεύθυνος του έργου μπορεί να προχωρήσει στην σχεδίαση του δικτύου δράσεων. Οι δράσεις παριστάνονται σαν κόμβοι (κύκλοι όπου στο εσωτερικό τους αναγράφουμε τον κωδικό της δράσης αλλά και τον απαιτούμενο χρόνο για την ολοκλήρωσή της), ενώ με βέλη από κόμβο σε κόμβο δείχνουμε την ακολουθία των δράσεων. Με βάση λοιπόν τον παραπάνω πίνακα, καταλήγουμε στο παρακάτω δίκτυο δράσεων για την εταιρεία συμβούλων. 33

AON Άσκηση 3 Λύση (4/4) Σχεδίαση Δικτύου: Παρατηρούμε ότι η δράση C είναι η προγενέστερη δράση και για την D και για την E, ενώ η F λαμβάνει χώρα αφού ολοκληρωθούν και η D και η E. Όταν σχεδιάζουμε ένα δίκτυο δράσεων πρέπει να είμαστε σίγουροι ότι οι δράσεις απεικονίζονται με την σωστή ακολουθία τους και ότι διατηρούμε την λογική που διέπει τις σχέσεις μεταξύ τους. Στην περίπτωση της εταιρείας συμβούλων παρατηρούμε δύο διαδρομές, την ABCDFG και την ABCEFG. 34

ΑΟΑ (1/2) Παράδειγμα δικτύου ΑΟΑ: A, B, C, : δραστηριότητες 1, 2, 3, : γεγονότα 35

ΑΟΑ (2/2) Κανόνες κατασκευής: Κάθε δραστηριότητα παριστάνεται με ένα μοναδικό βέλος Σε κάθε μια αντιστοιχεί ένα αρχικό και ένα τελικό γεγονός Δύο δραστηριότητες δεν μπορεί να έχουν το ίδιο αρχικό και τελικό γεγονός Ψευδο-δραστηριότητα (dummy activity) 36

AOΑ Παράδειγμα δικτύου ΑΟΑ: 37

AOA Άσκηση 4 38

AOA Άσκηση 4 Λύση 39

AOA Άσκηση 5 Δραστηριότητα Προηγούμενες Δραστηριότητες Διάρκεια (εβδομάδες) A - 5 B - 3 C A 8 D A, B 7 E - 7 F C, E, D 4 G F 5 40

AOA Άσκηση 5 Λύση 41

ΑΟΝ και AOA Άσκηση 6 Να δημιουργήσετε δίκτυο ΑΟΝ και ΑΟΑ για το παρακάτω παράδειγμα «Κατασκευή Λογισμικού»: 42

ΑΟΝ και AOA Άσκηση 6 Λύση (1/2) ΑΟΝ Δίκτυο: 43

ΑΟΝ και AOA Άσκηση 6 Λύση (2/2) ΑΟΑ Δίκτυο: 44

Σύγκριση ΑΟΝ και ΑΟΑ 45

Κρίσιμη Διαδρομή (1/2) Η κύρια χρήση των δικτύων είναι για χρονοπρογραμματισμό καθορισμό της χρονικής διάρκειας του έργου (η αναμενόμενη διάρκεια έργου) και πότε θα χρονοπρογραμματιστεί κάθε δραστηριότητα. Η αναμενόμενη διάρκεια έργου προσδιορίζεται με την εύρεση της μεγαλύτερης διαδρομής (longest path) μέσα στο δίκτυο. Μια διαδρομή οποιοσδήποτε δρόμος που περιλαμβάνει μία ή περισσότερες δραστηριότητες συνδεδεμένες σε σειρά. Η μεγαλύτερη διαδρομή από τον αρχικό κόμβο μέχρι τον τελικό κόμβο ονομάζεται κρίσιμη διαδρομή (critical path) και είναι αυτή που προσδιορίζει τη διάρκεια του έργου. 46

Κρίσιμη Διαδρομή (2/2) Κρίσιμο μονοπάτι Το μεγαλύτερο σε διάρκεια μονοπάτι το οποίο δίνει τον ελάχιστο χρόνο που είναι απαραίτητος για να ολοκληρωθούν όλες οι δραστηριότητες του έργου Κρίσιμες δραστηριότητες Οι δραστηριότητες που απαρτίζουν το κρίσιμο μονοπάτι Δεν επιδέχονται καμία καθυστέρηση Μη κρίσιμες δραστηριότητες Δε βρίσκονται στο κρίσιμο μονοπάτι Έχουν περιθώριο καθυστέρησης (χαλαρός χρόνος) 47

Κρίσιμη Διαδρομή Παράδειγμα Το δίκτυο έχει 4 διαδρομές: H J P Y Z ( Διάρκεια = 35 ) H J K V X Y Z ( Διάρκεια = 42 ) Η J M R V X Y Z ( Διάρκεια = 47 ) H J L Q T Z ( Διάρκεια = 32 ) Κρίσιμη Διαδρομή: 3 (Διάρκεια Te=47) 48

Κρίσιμη Διαδρομή Άσκηση 7 Βρείτε την κρίσιμη διαδρομή: 49

Κρίσιμη Διαδρομή Άσκηση 7 Λύση Εναλλακτικά Μονοπάτια: 50

Κρίσιμη Διαδρομή Άσκηση 8 Βρείτε την κρίσιμη διαδρομή: Δραστηριότητα Προηγούμενες Δραστηριότητες Διάρκεια (εβδομάδες) A - 5 B - 3 C A 8 D A, B 7 E - 7 F C, E, D 4 G F 5 51

Κρίσιμη Διαδρομή Άσκηση 8 Λύση 52 Κρίσιμη Διαδρομή: Α C F G (Διάρκεια Te=22)

Κρίσιμη Διαδρομή Υπολογισμός Χρόνων Πληροφορίες για τις δραστηριότητες Earliest (ES) & latest (LS) start Earliest (EF) & latest (LF) finish Slack (S): Χρονικό περιθώριο 53

Κρίσιμη Διαδρομή Υπολογισμός των ES και EF Ξεκινάμε από την αρχική δραστηριότητα ES = 0 για τις αρχικές Όπου ES το νωρίτερο ξεκίνημα EF = ES + Χρόνο που απαιτεί η δραστηριότητα Όπου EF το νωρίτερο τελείωμα Αν ES έχει πολλές προηγούμενες δραστηριότητες τότε ES = Maximum EF των προηγούμενων διαδικασιών 54

Κρίσιμη Διαδρομή Υπολογισμός των LS και LF Ξεκινάμε από το τέλος και δουλεύουμε προς την αρχή LF = Maximum EF των τελικών δραστηριοτήτων LS = LF Χρόνο που απαιτεί η δραστηριότητα LF = Minimum LS των επόμενων δραστηριοτήτων 55

Κρίσιμη Διαδρομή Συμβολισμός 56

Κρίσιμη Διαδρομή Slack Time Slack Time - ST Δηλώνει το περιθώριο χρόνου που υπάρχει για πιθανή καθυστέρηση μιας δραστηριότητας, χωρίς όμως αυτό να προκαλεί καθυστέρηση στο συνολικό έργο Για κάθε δραστηριότητα ισχύει ότι: ST = LS ES = LF - EF 57

Παράδειγμα 58

Άσκηση 9 Να υπολογίσετε το κρίσιμο μονοπάτι και το slack time κάθε δραστηριότητας: 77

Άσκηση 9 Ενδεικτική Λύση STA = 0 STF = 3 STB = 0 STG = 0 STC = 0 STH = 0 STD = 10 STI = 1 STE = 0 78 Κρίσιμο μονοπάτι: A B C E G H

Άσκηση 10 Ενδεικτική Λύση STA = 1 STG = 6 STB = 0 STH = 0 STC = 0 STI = 5 STD = 0 STJ = 0 STE = 13 STK = 3 STF = 5 STL = 0 80 Κρίσιμο μονοπάτι: B C D H J L

Άσκηση 11 Ενδεικτική Λύση STA = 0 STΗ = 0 STB = 0 STΘ = 1 STΓ = 0 STI = 0 STΔ = 4,83 STΚ = 0 STE = 4,83 STΛ = 1 STΖ = 0 STΜ = 0 82 Κρίσιμο μονοπάτι: Α Β Γ Ζ Η Ι Κ Μ

Κρίσιμη Διαδρομή Δίκτυα PDM - Σχέσεις Δραστηριοτήτων (1/2) Οι διαδικασίες χρονοπρογραμματισμού δικτύου θεωρούν μια αυστηρή σειριακή σχέση όπου η εκκίνηση μιας δραστηριότητας υπολογίζεται με βάση την ολοκλήρωση των άμεσων προηγούμενων δραστηριοτήτων της. Αυτή η αυστηρή σχέση καλείται Finish-to-Start (FS). Ο περιορισμός που θέτει η αναπαράσταση του δικτύου FS είναι ότι δεν περιλαμβάνει εκείνες τις εργασίες που μπορεί να αρχίσουν όταν οι προηγούμενες έχουν μερικώς (και όχι ολικώς) ολοκληρωθεί. Η μέθοδος Precedence Diagramming Method PDM επιτρέπει την αναπαράσταση εκτός της σχέσης FS και των ακόλουθων σχέσεων: Start-to-Start (SS) Finish-to-Finish (FF) Start-to-Finish (SF) Επιτρέπει επίσης χρονικές καθυστερήσεις (time lags) στις παραπάνω σχέσεις όπως καθυστέρηση μεταξύ δύο εκκινήσεων (starts), δύο λήξεων (finishes) ή μεταξύ μιας εκκίνησης και μιας λήξης. 83

Κρίσιμη Διαδρομή Δίκτυα PDM - Σχέσεις Δραστηριοτήτων (2/2) Finish-to-Start (FS) Η B δεν μπορεί να ξεκινήσει μέχρι να τελειώσει η A A: Κατασκευή φράκτη ; B: Βάψιμο Start-to-Start (SS) Η B δεν μπορεί να ξεκινήσει μέχρι να ξεκινήσει η A Finish-to-Finish (FF) H B δεν μπορεί να τελειώσει αν δεν τελειώσει η A Start-to-Finish (SF) H B δεν μπορεί να τελειώσει αν δεν ξεκινήσει η A 84

Αναφορές Οικονομικό Πανεπιστήμιο Αθηνών, Π. ΦΙΤΣΙΛΗΣ, «Χρονοπρογραμματισμός Έργων». Πανεπιστήμιο Πατρών, Γ. ΜΠΕΛΗΓΙΑΝΝΗΣ, «Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης», https://eclass.upatras.gr/courses/deapt111/. Πανεπιστήμιο Πειραιώς, Φλώρα Μαλαματένιου, «Διοίκηση Έργων». Πανεπιστήμιο Πατρών, Κάντζαρη Μαρία, Μοντέλα για τον χρονοπρογραμματισμό έργων με περιορισμένους πόρους, Πάτρα 2010. 85

86 Ευχαριστώ πολύ!