Published on PRISMA Win Help - Megasoft (http://docs.megasoft.gr) Home > Διαχείριση Βάσης Δεδομένων (dbadmin) > Αρχεία Αρχεία Εισαγωγή από αρχείο ASCII Με την εργασία αυτή έχετε την δυνατότητα να εισάγετε εγγραφές-αρχεία από άλλες εφαρμογές στην εφαρμογή PRISMA Win. Η διαδικασία εισαγωγής αρχείων ASCII περιγράφεται παρακάτω αναλυτικά: Ανάκτηση Ρυθμίσεων Η εφαρμογή σας προσφέρει τη δυνατότητα να αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις που κάνετε για να εισάγετε κάποιο αρχείο με σκοπό να τις ξαναχρησιμοποιήσετε. Επιλέγετε την ονομασία που έχετε ορίσει για τις συγκεκριμένες ρυθμίσεις, στην Αποθήκευση ρυθμίσεων κατά την ολοκλήρωση της διαδικασίας εισαγωγής. Είναι σημαντικό να γνωρίζετε ότι: Επιλέγοντας μία ήδη υπάρχουσα διαδικασία εισαγωγής ASCII η εφαρμογή σας μεταφέρει σε επόμενα βήματα παραλείποντας βήματα με ρυθμίσεις που έχετε ήδη κάνει κατά την πρώτη φορά εκτέλεσης της διαδικασίας για το συγκεκριμένο ASCII. Διαγραφή Επιλέγετε Διαγραφή για να διαγράψετε μία ήδη υπάρχουσα διαδικασία εισαγωγής ASCII Εισαγωγή Βήμα 1 Δημιουργείτε την σύνδεση με την επιθυμητή Βάση Δεδομένων Καθορισμός Παραμέτρων Σύνδεσης Διακομιστής: συμπληρώνετε τον Διακομιστή σας (όνομα Η/Υ) Χειριστής: συμπληρώνετε το χειριστή Κωδικός Πρόσβασης: συμπληρώνετε τον κωδικό πρόσβασης Βήμα 2 Επιλέγετε την εφαρμογή (Εμπορικό, Λογιστική ή Έσοδα - Έξοδα), την εταιρία και την χρήση για την οποία επιθυμείτε να κάνετε εισαγωγή αρχείων Βήμα 3
Επιλέγετε τα αρχεία από τον πίνακα Αρχεία Βάσης που επιθυμείτε να ενημερωθούν από την εισαγωγή του ASCII και πατώντας το πλήκτρο Προσθήκη μεταφέρονται στον πίνακα Επιλεγμένα Αρχεία. Επιλέγετε Προσθήκη Όλων στην περίπτωση που επιθυμείτε να εισαχθούν εγγραφές σε όλα τα Αρχεία Βάσης. Επιλέγετε ένα Επιλεγμένο Αρχείο και πατάτε το πλήκτρο Αφαίρεση για να το διαγράψετε ή Αφαίρεση Όλων για να διαγράψετε όλα. Βήμα 4 Επιλέγετε τα πεδία από τα αρχεία που έχετε ήδη επιλέξει και που επιθυμείτε να ενημερωθούν από την εισαγωγή του αρχείου ASCII. Επιλέγετε τον πίνακα που επιθυμείτε να ενημερωθεί επιλέγοντας στα Πεδία Βάσης εκείνα τα πεδία που επιθυμείτε να ενημερώσετε και με Προσθήκη μεταφέρονται στον πίνακα Επιλεγμένα Πεδία. Επιλέγετε Προσθήκη Όλων στην περίπτωση που επιθυμείτε να εισαχθούν εγγραφές σε όλα τα Πεδία Βάσης. Επιλέγετε ένα Επιλεγμένο Πεδίο και πατάτε το πλήκτρο Αφαίρεση για να το διαγράψετε ή Αφαίρεση Όλων για να τα διαγράψετε όλα. Βήμα 5 Επιλέγετε σταθερές τιμές οι οποίες επιθυμείτε να προστεθούν στα επιλεγμένα αρχεία της βάσης Επιλέγετε το πεδίο και αυτόματα η εφαρμογή σας εμφανίζει τον Τύπο Πεδίου και το Μέγεθος Πεδίου Στο πεδίο Εξ'ορισμού τιμή συμπληρώνετε την σταθερή τιμή και κατόπιν πατάτε το πλήκτρο Προσθήκη για να μεταφέρθουν στον πίνακα Εξ'ορισμού τιμές πεδίων Επιλέγετε ένα Πεδίο και πατάτε το πλήκτρο Διαγραφή για να το διαγράψετε ή Διαγραφή Όλων για να τα διαγράψετε όλα. Είναι σημαντικό να γνωρίζετε οτι: Στην περίπτωση που επιθυμείτε να ενημερώσετε περισσότερους από έναν πίνακες πατώντας το πλήκτρο επόμενο σας εμφανίζεται η αντίστοιχη σελίδα όπου μπορείτε να σχεδιάσετε τα αρχεία, τις συνδέσεις μεταξύ τους και τις ιδιότητες των πεδίων. Βήμα 6 Επιλέγετε το Αρχείο και κάνετε τις απαραίτητες ρυθμίσεις για την γραμμογράφηση τους Κάνετε Αναζήτηση του Αρχείου Εισαγωγής και κατόπιν επιλέγετε το πεδίο Με καθορισμένο μέγεθος στην περίπτωση που το αρχείο είναι ομοιόμορφα στοιχισμένο και είναι ευδιάκριτες οι στήλες ή Με διαχωριστικό χαρακτήρα στην περίπτωση που στο αρχείο έχουν χρησιμοποιηθεί διάφοροι χαρακτήρες για τον διαχωρισμό των πεδίων. Στην Κωδικοποίηση χαρακτήρων επιλέγετε Dos or OS 8 ή Windows (Ansi) σύμφωνα με την προέλευση του αρχείου. Στο Πλήθος γραμμών δείγματος έχετε την δυνατότητα να αυξομοιώσετε τον αριθμό των γραμμών δείγματος που θα σας εμφανιστούν στον πίνακα Δείγμα εγγραφών αρχείου. Επιλέγετε Η πρώτη γραμμή περιέχει τα ονόματα των πεδίων για να ονομάσετε τις στήλες του αρχείου. Για κάθε αλλαγή που εκτελείτε στις παραπάνω επιλογές είναι απαραίτητο να πατήσετε το πλήκτρο Ανανέωση Δείγματος για να προβάλετε τις αλλαγές αυτές στον πίνακα Δείγμα εγγραφών αρχείου. Βήμα 7 Σε αυτό το βήμα έχετε την δυνατότητα να ορίσετε το μέγεθος κάθε στήλης μετακινώντας στο
σημείο που επιθυμείτε την στήλη που χωρίζει τα πεδία. Μπορείτε να εισάγετε στήλες κάνοντας αριστερό κλικ στο σημείο που επιθυμείτε ή να διαγράψετε κάνοντας δεξί κλικ πάνω στην στήλη που επιθυμείτε να διαγραφεί ή πατώντας το πλήκτρο Διαγραφή των στηλών να τις διαγράψετε όλες. Στο κάτω μέρος της οθόνης μπορείτε να δείτε την Ανάλυση των Στηλών όπως: τον αριθμό της στήλης που ξεκινά κάθε πεδίο, τα πεδία, καθώς και τον αριθμό της στήλης που τελειώνει κάθε πεδίο. Πατώντας το πλήκτρο Ονομασία Στήλης έχετε την δυνατότητα να ονομάσετε τις στήλες Βήμα 8 Κάνετε αντιστοίχιση των Επιλεγμένων πεδίων αρχείου βάσης της εφαρμογής, με τις Στήλες αρχείου που εισάγετε. Πατώντας το πλήκτρο Προσθήκη εισάγονται οι αντιστοιχίσεις στο πλαίσιο, όπου εμφανίζονται τα Πεδία Βάσης, ο Τύπος του πεδίου (π.χ. αλφαριθμητικό ή BIT και 15 μήκος πεδίου) και οι Στήλες Αρχείου. Πατώντας το πλήκτρο Διαγραφή μπορείτε να διαγράψετε την αντιστοίχιση που επιθυμείτε εφόσον την επιλέξετε. Επιλογή πεδίου ταυτότητας (ID): Στην περίπτωση που η εισαγωγή του αρχείου ASCII γίνεται σε κενό αρχείο βάσης (δηλαδή χωρίς εγγραφές) τότε πρέπει να επιλέξετε όλα τα πεδία που εμφανίζονται στο πλαίσιο του πεδίου ID. Βήμα 9 Επιλέγετε Ενεργοποίηση Ενοποίησης Χαρακτήρων, εφόσον επιθυμείτε το αρχείο που θα εισάγετε να έχει κοινούς ελληνικούς και λατινικούς χαρακτήρες. Σε περίπτωση που υπάρχουν εγγραφές στο αρχείο της βάσης, επιλέγετε Διαγραφή Εγγραφών: όταν επιθυμείτε να διαγραφούν οι υπάρχουσες εγγραφές και να αντικατασταθούν με τις νέες από το αρχείο ASCII. Εισαγωγή: όταν επιθυμείτε να εισαχθούν όλες οι εγγραφές του αρχείου, βάσει του πεδίου ελέγχου χωρίς να επηρεαστούν οι υπάρχουσες εγγραφές Εισαγωγή-Ενημέρωση: όταν επιθυμείτε να εισαχθούν οι εγγραφές του αρχείου βάσει του Πεδίου Ελέγχου ενημερώνοντας τα κενά πεδία του αρχείου. Ενημέρωση: όταν επιθυμείτε να γίνει μόνο ενημέρωση και όχι εισαγωγή νέων εγγραφών. Σε περίπτωση που το αλφαριθμητικό είναι μεγαλύτερο από αυτό του πεδίου βάσης, έχετε τη δυνατότητα να εισάγετε το πεδίο με κίνδυνο απώλειας των τελευταίων χαρακτήρων, ή να ακυρώσετε την εισαγωγή του πεδίου. Σε περίπτωση εγγραφής δεκαδικού αριθμού σε ακέραιο πεδίο της βάσης (π.χ. ημέρες πίστωσης 60,2), έχετε την δυνατότητα να εισάγετε το πεδίο χωρίς δεκαδικά (π.χ. 602) επιλέγοντας το διαχωριστικό δεκαδικών που χρησιμοποιείται στο αρχείο (τελεία ή κόμμα -.,) που εισάγετε προκειμένου να το εξαιρέσει η εφαρμογή, ή να εισάγετε το πεδίο στρογγυλοποιημένο (π.χ. 60) επιλέγοντας το διαχωριστικό δεκαδικών που χρησιμοποιείται στο αρχείο ή να ακυρώσετε την εισαγωγή του πεδίου. Καθορίζετε την μορφή ημερομηνίας και την μορφή ώρας του αρχείου όταν εισάγετε αρχείο που περιέχει ημερομηνίες, προκειμένου να ενημερωθεί σωστά με την μορφή που απαιτεί η βάση. Βήμα 10 Στο βήμα αυτό προβάλλονται οι ρυθμίσεις που πραγματοποιήσατε προκειμένου να γίνει η εισαγωγή αρχείου ASCII. Στον πίνακα Πληροφορίες εισαγωγής αρχείου ASCII μπορείτε να δείτε όλα τα βήματα που κάνατε και πατώντας το + μπορείτε να προβάλετε αναλυτικά τις ρυθμίσεις σε κάθε βήμα. Βήμα 11
Σε αυτό το βήμα δημιουργείται το αρχείο των εγγραφών που θα εισαχθούν στην βάση εκτελώντας παράλληλα έλεγχο των εγγραφών του αρχείου, εμφανίζοντας τις λάθος ρυθμίσεις προς διόρθωση. Βήμα 12 Αποθήκευση ρυθμίσεων: Επιλέγετε στην περίπτωση που επιθυμείτε να αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις που πραγματοποιήσατε, με κάποια περιγραφή έτσι ώστε, την επόμενη φορά που θα εισάγετε το ίδιο αρχείο, να επιλέξετε τις ίδιες ρυθμίσεις από την Ανάκτηση ρυθμίσεων. Πατώντας το πλήκτρο Τέλος ολοκληρώνεται η διαδικασία εισαγωγής από αρχείο ASCII. Εξαγωγή σε αρχείο ASCII Με την εργασία αυτή έχετε τη δυνατότητα να εξάγετε εγγραφές-αρχεία από την εφαρμογή PRISMA Win. Η διαδικασία εξαγωγής αρχείων ASCII περιγράφεται παρακάτω αναλυτικά: Βήμα 1 Επιλέγετε την εφαρμογή (Εμπορικό, Λογιστική ή Έσοδα - Έξοδα), την εταιρία, την χρήση και το αρχείο από το οποίο θα γίνει η εξαγωγή των δεδομένων. Βήμα 2 Επιλογή Πεδίων για την Εξαγωγή τους σε αρχείο ASCII: έχετε τη δυνατότητα να επιλέξετε τα Πεδία της βάσης που θα εξαχθούν σε αρχείο ASCII, καθώς επίσης να ορίσετε και το Μέγεθος (μήκος) που επιθυμείτε να έχει το πεδίο. Επιπλέον, μπορείτε να δείτε τον Τύπο του Πεδίου. Πατώντας το πλήκτρο Επιλογή Όλων επιλέγετε αυτόματα όλα τα πεδία, ενώ με το πλήκτρο Ακύρωση ακυρώνετε τις επιλογές των πεδίων. Βήμα 3 Επιλογές Διαχείρισης Εξαγωγής σε αρχείο ASCII Όνομα Αρχείου και διαδρομής που θα γίνει η Εξαγωγή: Πατώντας με το αριστερό κλικ του ποντικιού σας στο πλαίσιο κάνετε αναζήτηση της διαδρομής που θα εξάγετε το αρχείο σας και δίνετε την ονομασία του. Dos ή Windows: Επιλέγετε Dos or OS 8 ή Windows (Ansi) σύμφωνα με την μορφή που επιθυμείτε να έχει το αρχείο που θα εξαχθούν τα δεδομένα. Με καθορισμένο μέγεθος: Επιλέγετε το πεδίο αυτό, στην περίπτωση που το αρχείο είναι ομοιόμορφα στοιχισμένο και είναι ευδιάκριτες οι στήλες. Με διαχωριστικό χαρακτήρα: Επιλέγετε το πεδίο αυτό, στην περίπτωση που στο αρχείο θα χρησιμοποιηθούν διάφοροι χαρακτήρες για τον διαχωρισμό των πεδίων. Κατόπιν επιλέγετε τον χαρακτήρα που θα χρησιμοποιηθεί για να διαχωρίζονται τα πεδία μεταξύ τους (π.χ. ; -, -. Tab - /). Πρώτη γραμμή ονόματα πεδίων: Επιλέγετε το πεδίο αυτό, στην περίπτωση που το αρχείο στο οποίο θα γίνει η Εξαγωγή θα έχει σαν πρώτη γραμμή τους τίτλους των πεδίων (π.χ. Κωδικός, Επωνυμία). Πατώντας το πλήκτρο Επόμενο και κατόπιν το πλήκτρο Τέλος, ολοκληρώνεται η διαδικασία εξαγωγής σε αρχείο ASCII.
Στοιχεία Λογιστή Στην καρτέλα αυτή μπορείτε να συμπληρώσετε όλα τα στοιχεία του λογιστή σας, έχοντας τη δυνατότητα να ενημερώσετε και όλες τις εταιρείες με το πλήκτρο Ενημέρωση Εταιρειών. Ολοκληρώνετε τη συμπλήρωση των στοιχείων πατώντας το πλήκτρο Καταχώρηση. Εισαγωγή Προτύπων Φορμών Παραστατικών Επιλέγετε εταιρεία και χρήση και εισάγετε τις πρότυπες φόρμες εκτύπωσης. Προσοχή! Οι ήδη υπάρχουσες φόρμες εκτύπωσης θα διαγραφούν οπότε προχωρήστε μόνο αν είστε βέβαιοι ότι θέλετε να εισάγετε τις νέες πρότυπες φόρμες εκτυπώσεων. Εξαγωγή Προτύπων Φορμών Παραστατικών Επιλέγετε εταιρεία και χρήση και κατόπιν επιλέξτε τη διαδρομή αρχείου που θέλετε να αποθηκευτούν οι φόρμες εκτύπωσης. Ενημέρωση αρχείου Πελατών από εταιρίες Επιλέγετε την εταιρεία της Εμπορικής σας Διαχείρισης στην οποία επιθυμείτε να μεταφερθούν οι εταιρίες-πελάτες σας που έχετε καταχωρήσει στην Λογιστική σας εφαρμογή.