Εργαστήριο Ηλεκτρονικής Τµήµα Φυσικής Πανεπιστήµιο Πατρών ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΟΣΥΣΤΗΜΑ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣΠΟΡΩΝ (ERP). ΤΟ ΠΑΡΑ ΕΙΓΜΑ ΤΗΣ SAP Ειδική Επιστηµονική Εργασία Πατρούλα Κ. Παναγοπούλου ΗΕΠ 2012
ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΟΡΩΝ (ERP). ΤΟ ΠΑΡΑ ΕΙΓΜΑ ΤΗΣ SAP 1. Από την Πληροφορία στα Πληροφοριακά Συστήµατα H ροή της πληροφορίας από την εννοιολογική της προσέγγιση και την απόκτησή της έως την αποθήκευση, την επεξεργασία και τη διαχείρισή της µε τη χρήση προηγµένων πληροφοριακών συστηµάτων. 2. Εισαγωγή στα Συστήµατα Επιχειρησιακής Οργάνωσης ERP (Enterprise Resource Planning) ιαδροµή στην ιστορική εξέλιξη των ERP µε αναφορά στις βασικές έννοιες, τα οφέλη & µειονεκτήµατα από τη χρήση τους, σύντοµη παρουσίαση της αγοράς των ERP και η παρουσία τους στην Ελλάδα. 3. οµή Συστηµάτων ERP Γενική δοµή των Συστηµάτων Επιχειρησιακής Οργάνωσης (ERP), οι οµάδες εφαρµογών, τα υποσυστήµατά τους και οι περιφερειακές εφαρµογές που δύναται να χρησιµοποιηθούν συµπληρωµατικά. 4. Συστήµατα ERP - Το παράδειγµα της SAP Εξειδίκευση της µελέτης των επιχειρησιακών λογισµικών ERP µε το παράδειγµα της εταιρίας SAP. Αναφορά στην παρουσία της στην Ελλάδα και στο εξωτερικό, στη δοµή και τη λειτουργία των εφαρµογών που υποστηρίζει το επιχειρησιακό λογισµικό SAP ERP, στα συµπληρωµατικά συστήµατα που δύναται να υποστηρίζουν το ανωτέρω λογισµικό όπως επίσης και περιγραφή του τρόπου υλοποίησης έργων SAP ERP. 5. ιαχείριση ερευνητικού ή αναπτυξιακού έργου στο SAP της Επιτροπής Ερευνών ΠΠ 2 Μελέτη περίπτωσης εφαρµογής συστήµατος SAP ERP, στη διαχείριση ενός ερευνητικού έργου στο SAP ERP της Επιτροπής Ερευνών του Πανεπιστηµίου Πατρών.
1/5. ΑΠΟ ΤΗΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑ ΣΤΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Ορισµός της πληροφορίας Πληροφορία είναι το κοινό νόηµα που αποδίδεται σε ένα απλό ή σύνθετο σύµβολο από δύο ή περισσότερα υποκείµενα. Πρόκειται για µια σύνθετη έννοια που ετυµολογικά προέρχεται από τις λέξεις "φέρω" και "πλήρης", οπότε αφορά σε εκείνο το νοηµατικό περιεχόµενό που είναι ολοκληρωµένο και σαφές. Εισαγωγή στην πληροφορία Ιδιότητες Η πληροφορία σχετίζεται µε τα στοιχεία εκείνα που µεταδίδονται από µια πηγή προς κάποιον δέκτη, παραπέµποντας σε νέα γνώση. Μια πληροφορία έχει υπόσταση µόνο αν την αναγνωρίσει κάποιος και το νόηµά της, εξαρτάται: από τον τρόπο µετάδοσης από την πηγή από την αξιοπιστία του µέσου διάδοσης και από την αντίληψη και το γνωστικό επίπεδο του δέκτη. 3
1/5. ΑΠΟ ΤΗΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑ ΣΤΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ιαχείριση της πληροφορίας & Συστήµατα Επεξεργασίας Η διαχείριση της πληροφορίας πραγµατοποιείται µε: τη µετάδοση (transmission), την αποθήκευση (storage), ή την επεξεργασία της (processing) Η αυτοµατοποιηµένη επεξεργασία πληροφοριών στηρίζεται στις έννοιες: του αλγορίθµου & του υπολογισµού και µπορεί να είναι: σειριακή ή παράλληλη & Συγκεντρωτική ή κατανεµηµένη Αρχιτεκτονική Von Neumann Κλασσικό µοντέλο αυτοµατοποιηµένης επεξεργασίας (σειριακό & συγκεντρωτικό) Σε αντίθεση µε τα Νευρωνικά ίκτυα που είναι παράλληλα & κατανεµηµένα συστήµατα επεξεργασίας 4
1/5. ΑΠΟ ΤΗΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑ ΣΤΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Η εποχή της πληροφορίας Στην «εποχή της πληροφορίας» ή αλλιώς «εποχή των υπολογιστών» που ακόµα και η οικονοµία βασίζεται στην αξιοποίηση των πληροφοριών, σηµαντικό ρόλο στην εξάπλωση της χρήσης των ηλεκτρονικών υπολογιστών έχουν παίξει: Το ιαδίκτυο Η τεχνολογική εξέλιξη Η στροφή της οικονοµίας προς την παροχή υπηρεσιών Η χρήση καινοτοµικών προϊόντων στην καθηµερινότητα κ.ά. 5
1/5. ΑΠΟ ΤΗΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑ ΣΤΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Η Πληροφορική & τα Πληροφοριακά Συστήµατα Η πληροφορική είναι η επιστήµη που ερευνά την κωδικοποίηση, διαχείριση και µετάδοση συµβολικών αναπαραστάσεων πληροφοριών. Επίσης, εξετάζει τη σχεδίαση, υλοποίηση και βελτιστοποίηση αυτοµατοποιηµένων διατάξεων, συσκευών, υπηρεσιών και συστηµάτων συλλογής, αποθήκευσης, επεξεργασίας, εξόρυξης και ανταλλαγής των εν λόγω αναπαραστάσεων. Ως επιστήµη περίπου ταυτίζεται µε την επιστήµη των υπολογιστών. Πληροφοριακό σύστηµα (Information System) ονοµάζεται ένα σύνολο διαδικασιών, ανθρώπινου δυναµικού και αυτοµατοποιηµένων υπολογιστικών συστηµάτων, που προορίζονται για τη συλλογή, εγγραφή, ανάκτηση, επεξεργασία, αποθήκευση και ανάλυση πληροφοριών. Ένα τέτοιο σύστηµα µπορεί να περιλαµβάνει λογισµικό, υλικό και τηλεπικοινωνιακό σκέλος. 6
2/5. ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΗΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ERP Ιστορική Αναδροµή Πριν το 1960: EOQ (Economic Order Quantity). Μέθοδος διαχείρισης αποθεµάτων µε προγραµµατισµό της αναµενόµενης ετήσιας ζήτησης. Στη 10ετία 1960: Ανάπτυξη Πληροφοριακών Συστηµάτων ελέγχου αποθεµάτων (Inventory Control-IC). Πρόγνωση ζήτησης µε αλγορίθµους. Στο τέλος 10ετίας '60: Ανάπτυξη εφαρµογών προγραµµατισµού απαιτήσεων υλικών MRP (Material Requirements Planning). Στο τέλος 10ετίας 70 & 80: Συστήµατα Προγραµµατισµού Παραγωγικών Πόρων (MRP ΙΙ - Manufacturing Resources Planning). Στη 10ετία 90: Ολοκληρωµένα πληροφοριακά συστήµατα επιχειρησιακής οργάνωσης ΕRΡ (Enterrise Resοurces Planning), µε πρωτεργάτη το σύστηµα SAP R/3 Σήµερα: ιευρυµένο ERP" ("Extended ERP") ή ERP ΙΙ, όπου υποστηρίζει επιπλέον την ανταλλαγή δεδοµένων και συνεργασία µε πελάτες, προµηθευτές, συνεργάτες. 7
2/5. ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΗΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ERP Στοιχεία Πληροφ. Συστήµατος Ορισµός Ολοκληρωµένου Πλ. Σ. Ως Ολοκληρωµένο Πληροφοριακό Σύστηµα ιαχείρισης Πόρων Επιχείρησης - Enterprise Resource Planning (ERP) System ορίζεται ένα πληροφοριακό σύστηµα, το οποίο υποστηρίζει όλες τις λειτουργίες της επιχείρησης και τις µεταξύ τους διασυνδέσεις, καθιστώντας έτσι δυνατό τον ενοποιηµένο προγραµµατισµό χρήσης, αξιοποίηση και παρακολούθηση όλων των παραγωγικών της πόρων (π.χ. µηχανηµάτων, υλικών, ανθρώπων, οικονοµικών πόρων, κ.λπ.) µε τελικό στόχο την καλύτερη εξυπηρέτηση των πελατών και την επίτευξη υψηλότερων επιχειρησιακών επιδόσεων (business performance). 8
2/5. ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΗΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ERP Πλεονεκτήµατα Καλύτερος συντονισµός Κατάργηση πολλαπλής εισαγωγής των ίδιων δεδοµένων Μείωση των λειτουργικών εξόδων Ακριβέστερος προγραµµατισµός & καλύτερη αξιοποίηση πόρων Τυποποίηση και κεντρικός έλεγχος Αυτοµατοποίηση διαδικασιών & αύξηση παραγωγικότητας Εξοικονόµηση χρόνου των στελεχών Καλύτερη εξυπηρέτηση πελατών Βελτίωση της προσαρµοστικότητας της επιχείρησης στις µεταβολές της αγοράς Βελτίωση της επικοινωνίας υνατότητα επανασχεδιασµού, βελτίωσης διαδικασιών και επαναπροσδιορισµού των στόχων ιεύρυνση της επιχείρησης (νέοι πελάτες) Υποδοµή για δραστηριότητες ηλεκτρονικού εµπορίου Μειονεκτήµατα Απαιτούνται πολυάριθµες αρχικοποιήσεις, διασυνδέσεις µε άλλα συστήµατα, και τροποποιήσεις Απαιτούνται συµβουλευτικές υπηρεσίες, µε αποτέλεσµα την αύξηση κόστους και χρόνου υλοποίησης του έργου Υψηλό κόστος για τη µετέπειτα υποστήριξη και συντήρηση Περιορισµένο πλήθος των εξειδικευµένων και έµπειρων στελεχών Ανάγκες συνεχούς εκπαίδευσης Αλλαγές στον τρόπο οργάνωσης και λειτουργίας της επιχείρησης υσκολία προσαρµοστικότητας από τους χρήστες 9
2/5. ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΗΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ERP Η αγορά των ERP Τα ERPστην Ελλάδα Στη χώρα µας, τα Επιχειρησιακά Πληροφοριακά Συστήµατα Business Software, διακρίνονται σε 4 κατηγορίες Πακέτα ERP (συµπ. E-Business Software) Πακέτα για τη µικρή επιχείρηση Complementary πακέτα (ειδικών λύσεων) Πακέτα Business Logic (Data Mining) Οι ελληνικές επιχειρήσεις λογισµικού για να επιβιώσουν από τον ανταγωνισµό, προσανατολίζονται στην ανάπτυξη complementary προϊόντων που ενσωµατώνονται σε άλλα πληροφοριακά συστήµατα. Τάση της εποχής: Ηλεκτρ. εµπόριο µε τη χρήση E-Software 10
3/5. ΟΜΗ ΤΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ERP Γενική οµή Συστήµατος ERP Οι οµάδες εφαρµογών Συστήµατος ERP 11
3/5. ΟΜΗ ΤΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ERP ERP& Περιφερειακές Εφαρµογές Το ERP δεν είναι µία εφαρµογή αλλά ένα υπόστρωµα που υποστηρίζει περιφερειακές εφαρµογές,όπως: (α) τα συστήµατα Προηγµένου Σχεδιασµού (Advanced Planning Systems - APS), τα οποία παράγουν πλάνα σε µερικά λεπτά (β) τα πακέτα σχετικά µε την παραγωγή (Manufacturing Execution Systems - MES), που παρέχουν σε πραγµατικό χρόνο στατικές πληροφορίες χρήσιµες για την παράδοση του προϊόντος. (γ) τα πακέτα Στρατηγικού Σχεδιασµού (Strategic Planning), τα οποία επικεντρώνονται στον επιχειρησιακό σχεδιασµό, τον προϋπολογισµό (Budgeting) και τον προγραµµατισµό των πωλήσεων. Ο ρόλος ενός πακέτου ERP στο πληροφοριακό σύστηµα µιας επιχείρησης, εξαρτάται κυρίως από το αντικείµενο εργασίας της και τις ειδικότερες ανάγκες της. Υπάρχουν τρεις βασικοί τρόποι για την προµήθεια ενός πληροφοριακού συστήµατος: Α) Ένας προµηθευτής-ένα σύστηµα (one single vendor approach) Β) Ένα κύριο σύστηµα-πολλά περιφερειακά (backbone approach) Γ) ιπλό κύριο σύστηµα-πολλά περιφερειακά (double backbone approach) 12
4/5. ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ERP ΤΟ ΠΑΡΑ ΕΙΓΜΑ ΤΗΣ SAP ΙΣΤΟΡΙΑ ΤΗΣ SAP o 1972: Ίδρυση της SAP (Systems Analysis & Program Development).Σύστηµα R/1. o 1980: Σύστηµα R/2 (ERP) mainframes (ολοκλήρωση προς FI, Logistics, HR) o 1992: Σύστηµα R/3 Αρχιτεκτονική 3 επιπέδων (κεντρικός Η/Υ, Η/Υ εφαρµογών, σταθµοί εργασίας) o 10ετία 90: SAP Enterprise (διαδίκτυο). Ανάπτυξη τοπικοποιήσεων o 2000: MySAP ERP. Base & components Η SAPστηνΕλλάδα o1994: Ίδρυση της SAP Hellas o1997: Ελληνικοποίηση & επέκταση στην Κύπρο o2000: Θυγατρική της SAP AG Ελληνικοποίηση oενσωµάτωση νοµοθεσίας oενσωµάτωση επιχειρ. Πρακτικών Εφαρµογή στις επιχειρήσεις oπροσαρµογή του SAP στις ελληνικές απαιτήσεις oπροσαρµογή των επιχειρήσεων στις απαιτήσεις του SAP 13
4/5. ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ERP ΤΟ ΠΑΡΑ ΕΙΓΜΑ ΤΗΣ SAP ΟΜΗ ΕΦΑΡΜΟΓΩΝ Ένα ολοκληρωµένο σύστηµα λογισµικού SAP ERP αποτελείται από: Μια κοινή βάση δεδοµένων (data base) Υποσυστήµατα (modules), τα οποία έχουν οµαδοποιηθεί ως: Οµάδα Οικονοµικών Εφαρµογών (Financials) Οµάδα Εφαρµογών Εφοδιαστικής (Logistics) Οµάδα Εφαρµογών Παρακολούθησης Ανθρώπινων Πόρων (Human Resources) 14
4/5. ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ERP ΤΟ ΠΑΡΑ ΕΙΓΜΑ ΤΗΣ SAP Τοπολογία του συστήµατος Βασικές Αρχές Λειτουργίας δεδοµένων ERD ERQ ERP Η τοπολογία του SAP βασίζεται σε λειτουργία τριών επίπεδων τα οποία ουσιαστικά αντιστοιχούν σε τρία βασικά συστήµατα: Development (ERD): σύστηµα ανάπτυξης της λειτουργικότητας. Quality (ERQ): σύστηµα φόρτωσης πραγµατικών δεδοµένων και ποιοτικού έλεγχου των αναπτύξεων που έγιναν στο προηγούµενο σύστηµα. Productive (ERP): παραγωγικό σύστηµα, όπου οι χρήστες εκτελούν τις διάφορες καθηµερινές και µαζικές εργασίες. Το επιχειρησιακό λογισµικό SAP ERP λειτουργεί µε βάση κάποιες κοινές για τα δεδοµένα αρχές λειτουργίας, για όλα τα υποσυστήµατα και τις εφαρµογές, οι οποίες είναι: Αρχή της οµαδοποίησης (grouping principle) Αρχή της τµηµατοποίησης (segmentation principle) Αρχή της χρήσης µεταβλητών (variant principle) Αρχή της σύνδεσης των δεδοµένων (link principle) Προς καλύτερη εκµετάλλευση των δυνατοτήτων του συστήµατος, όλοι οι χρήστες πρέπει να είναι εκπαιδευµένοι και να γνωρίζουν αυτές τις αρχές. 15
4/5. ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ERP ΤΟ ΠΑΡΑ ΕΙΓΜΑ ΤΗΣ SAP Συµπληρωµατικά συστήµατα Υλοποίηση έργων SAP ERP Όλα τα συστατικά SAP (components) του πληροφοριακού συστήµατος, απαιτούν τεχνολογική υποδοµή τέτοια ώστε να επικοινωνούν τόσο µεταξύ τους όσο και µε τα υπόλοιπα µη SAP συστήµατα Η τεχνολογική αυτή υποδοµή βασίζεται στο προϊόν της SAP που ονοµάζεται «πλατφόρµα εφαρµογών SAP NetWeaver» Τα κυριότερα συµπληρωµατικά συστήµατα,είναι: το σύστηµα ιαχείρισης Πελατειακών Σχέσεων (Customer Relation-ship Management SAP CRM) και το σύστηµα Αποθήκευσης Επιχειρησιακών Πληροφοριών (SAP Business Information Warehouse - SAP BW). H ανάληψη έργων ERP πραγµατοποιείται µε τη χρήση αναλυτικών µεθοδολογιών υλοποίησης (implementation methodologies), µία εκ των οποίων είναι η ASAP (Accelerated SAP), διαδικασία που ακολουθεί ένα βηµατισµό από τυποποιηµένες φάσεις, όπως περιγράφεται παρακάτω: Φάση 1: Προετοιµασία του έργου (Project Preparation) - 12%. Φάση 2: Ανάλυση των διαδικασιών και απαιτήσεων (Business Blueprint) - 15%. Φάση 3: Υλοποίηση (Realization) - 46%. Φάση 4: Τελική προετοιµασία (Final Preparation) - 19%. Φάση 5: Έναρξη παραγωγικής λειτουργίας, υποστήριξη (Go Live & Support) & συνεχής βελτίωση (Continuous Change) - 8% 16
4/5. ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ERP ΤΟ ΠΑΡΑ ΕΙΓΜΑ ΤΗΣ SAP Βασικά µέρη & λειτουργίες Περιβάλλον εργασίας Τα κύρια τεχνικά συστατικά µέρη ενός συστήµατος SAP ERP, είναι: Προγράµµατα που αφορούν διαλόγους ή αναφορές Οθόνες καταχώρισης & επικοινωνίας Μενού επιλογών Αρχεία (βασικά, κινήσεων, παραµέτρων) Πίνακες & πληροφορίες Κείµενα & υπερκείµενα τεκµηρίωσης Περιβάλλον προγραµµατισµού & ανάπτυξης 17
5/5. ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΕΥΝΗΤΙΚΟΥ / ΑΝΑΠΤΥΞΙΑΚΟΥ ΕΡΓΟΥ ΣΤΟ SAP ΤΗΣΕ.Ε. ΤΟΥΠ.Π. «ηµιουργία» έργου στο SAP οµητής Έργου Καταχώριση προϋπολογισµού έργου ιαδικασίες Υποστήριξης Πρωτόκολλο Αρχείο Πελατών & Προµηθευτών ιαδικασίες Εκτέλεσης Καταχώριση εντολών πληρωµών Ενταλµατοποίηση Τραπεζικές Εντολές ιαδικασίες Παρακολούθησης Αναφορές Οικονοµικής Παρακολούθησης Αποµακρυσµένη Παρακολούθηση 18
5/5. ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΕΥΝΗΤΙΚΟΥ / ΑΝΑΠΤΥΞΙΑΚΟΥ ΕΡΓΟΥ ΣΤΟ SAP ΤΗΣΕ.Ε. ΤΟΥΠ.Π. ηµιουργία Έργου στο SAP - (α) οµητής 19
5/5. ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΕΥΝΗΤΙΚΟΥ / ΑΝΑΠΤΥΞΙΑΚΟΥ ΕΡΓΟΥ ΣΤΟ SAP ΤΗΣΕ.Ε. ΤΟΥΠ.Π. ηµιουργία Έργου στο SAP (β) ΚΤΧ Προϋπολογισµού 20
5/5. ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΕΥΝΗΤΙΚΟΥ / / ΑΝΑΠΤΥΞΙΑΚΟΥ ΕΡΓΟΥ ΣΤΟ SAP ΤΗΣΕ.Ε. ΤΟΥΠ.Π. ΕΡΓΟΥ ΣΤΟ SAP ΤΗΣΕ.Ε. ΤΟΥΠ.Π. ιαδικασίες Υποστήριξης στο SAP (α) Πρωτόκολλο (β) Αρχείο Πελατών - Προµηθευτών 21
5/5. ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΕΥΝΗΤΙΚΟΥ / ΑΝΑΠΤΥΞΙΑΚΟΥ ΕΡΓΟΥ ΣΤΟ SAP ΤΗΣΕ.Ε. ΤΟΥΠ.Π. ιαδικασίες Εκτέλεσης στο SAP (α) Καταχώριση (β) Ενταλµατοποίηση (γ) Τράπεζες 22
5/5. ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΕΥΝΗΤΙΚΟΥ / ΑΝΑΠΤΥΞΙΑΚΟΥ ΕΡΓΟΥ ΣΤΟ SAP ΤΗΣΕ.Ε. ΤΟΥΠ.Π. ιαδικασίες Οικον. Παρακολούθησης στο SAP (α) Τοπικά (β) Αποµακρυσµένα 23
ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΟΡΩΝ (ERP). ΤΟ ΠΑΡΑ ΕΙΓΜΑ ΤΗΣ SAP Ευχαριστούµε για την προσοχή σας! ΗΕΠ 2012 24