Περιεχόµενα...2 Βασικές Λειτουργίες...4 ηµιουργία και Αποθήκευση εγγράφων...4 Μετακίνηση µέσα στο έγγραφο...4 Επιλογή κειµένου...

Transcript

1 EΝΟΤΗΤΑ 2 Η : ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΚΕΙΜΕΝΟΥ WORD 2000

2 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ Περιεχόµενα...2 Βασικές Λειτουργίες...4 ηµιουργία και Αποθήκευση εγγράφων...4 Μετακίνηση µέσα στο έγγραφο...4 Επιλογή κειµένου...4 Αναίρεση και Ακύρωση Αναίρεσης...4 Ορθογραφικός Έλεγχος...5 Επεξεργασία Κειµένου - Μορφοποίηση...5 Μεταφορά και Αντιγραφή κειµένου...5 Μορφοποίηση Κειµένου...5 Μορφοποίηση Παραγράφων...6 Στηλοθέτες...6 Ειδικά Σύµβολα...6 Κουκκίδες και Αρίθµηση...7 ιαµόρφωση Εγγράφων...7 Ρυθµίσεις Σελίδας...7 Ενότητες...7 Στήλες...7 Κεφαλίδες και Υποσέλιδα...8 Πίνακες...8 Προεπισκόπηση και εκτύπωση...9 Γραµµές Εργαλείων...9 Συγχώνευση Αλληλογραφίας...9 Αρχείο Προέλευσης εδοµένων (Data Source)...9 Κύριο έγγραφο (Main Document)...10 Συγχωνευµένο έγγραφο...10 ιαδικασία Συγχώνευσης Αλληλογραφίας...10 Στυλ Μορφοποίησης...11 ηµιουργία Τροποποίηση Στυλ...11 ηµιουργία πίνακα περιεχοµένων...12 Εισαγωγή Στο Οle...13 Πρότυπα...13 ηµιουργία προτύπου

3 Χρήση ετοίµων προτύπων...13 Χρήση οδηγών...13 Ρυθµίσεις Παραµετροποιήσεις...13 Equation Editor

4 ΒΑΣΙΚΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ ηµιουργία και Αποθήκευση εγγράφων Μετακίνηση µέσα στο έγγραφο Επιλογή κειµένου Αναίρεση και Ακύρωση Αναίρεσης Η ηµιουργία εγγράφου στο Word γίνεται από το µενού Αρχείο(File) -> ηµιουργία(new ) απ όπου µπορούµε να επιλέξουµε ένα κενό έγγραφο ή ένα πρότυπο εγγράφου στο οποίο θα βασίζεται το έγγραφό µας. Επίσης µπορούµε να δηµιουργήσουµε ένα κενό έγγραφο από το κουµπί ηµιουργία κενού εγγράφου(blank Document) στη βασική γραµµή εργαλείων. Αποθήκευση εγγράφου µπορούµε να κάνουµε µε δύο τρόπους : 1. µε το ίδιο όνοµα που έχει ήδη το έγγραφο (σε περίπτωση που αυτό προϋπήρχε και το επεξεργαστήκαµε), οπότε πηγαίνουµε στο µενού Αρχείο(File) -> Αποθήκευση(Save) ή στη βασική γραµµή εργαλείων στο κουµπί, 2. Αποθήκευση µε διαφορετικό όνοµα αρχείου, οπότε πηγαίνουµε στο µενού Αρχείο(File) -> Αποθήκευση ως(file As) και στη θέση Όνοµα Αρχείου(File Name) γράφουµε το νέο όνοµα που θέλουµε να έχει το αρχείο µας. Η Μετακίνηση µέσα στο έγγραφο γίνεται µε τα βελάκια του πληκτρολογίου και επίσης µε τα πλήκτρα : Home το οποίο µας πάει στην αρχή της τρέχουσας σειράς End το οποίο µας πάει στο τέλος της τρέχουσας σειράς Page Up το οποίο µας µετακινεί µια σελίδα επάνω Page Down το οποίο µας µετακινεί µια σελίδα κάτω Ctrl+Home µας πάει στην αρχή του εγγράφου Ctrl+End µας πάει στο τέλος του εγγράφου Επιλογή κειµένου γίνεται µε τη βοήθεια του ποντικιού (αριστερό κλικ και σύρσιµο µέχρι να επιλεγεί όσο κείµενο θέλουµε) ή µε έναν από τους παρακάτω τρόπους : Μιας λέξης µε διπλό κλικ πάνω στη λέξη Μιας παραγράφου µε τριπλό κλικ πάνω στην παράγραφο Μιας γραµµής µε κλικ στα αριστερά της γραµµής Ενός τµήµατος µε ένα κλικ στην αρχή του τµήµατος και µε πατηµένο το πλήκτρο Shift άλλο ένα κλικ στο τέλος του τµήµατος Ctrl+Shift+Home επιλογή όλου του κειµένου από το τρέχον σηµείο µέχρι την αρχή του εγγράφου. Ctrl+Shift+End επιλογή όλου του κειµένου από το τρέχον σηµείο µέχρι το τέλος του εγγράφου. Ολόκληρου του εγγράφου µε Ctrl+A. Για να αναιρέσουµε µια εντολή που δώσαµε πατάµε το κουµπί Αναίρεση(Undo) ή το συνδυασµό πλήκτρων Ctrl+Z. Αν θέλουµε να αναιρέσουµε παραπάνω από µία ενέργειες απλά πατάµε περισσότερες φορές το βελάκι. Το µικρό βελάκι δεξιά στο κουµπί µας εµφανίζει τη λίστα µε τις τελευταίες ενέργειες που εκτελέσαµε. 4

5 Αν θέλουµε να κάνουµε ακύρωση της Αναίρεσης πατάµε το κουµπί Ακύρωσης της Αναίρεσης(Redo), το οποίο λειτουργεί ακριβώς όπως και το κουµπί Αναίρεσης. Ορθογραφικός Έλεγχος Ο ορθογραφικός έλεγχος µας επιτρέπει να ελέγχουµε και να διορθώνουµε ανορθόγραφα τµήµατα του κειµένου, βάση ενός λεξικού που είναι εγκατεστηµένο στον υπολογιστή µας. Κάθε φορά που υπάρχει ορθογραφικό λάθος, µας υπογραµµίζει τη λέξη µε µία κόκκινη γραµµή. Για να καλέσουµε τον ορθογράφο πηγαίνουµε στο µενού Εργαλεία(Tools) -> Ορθογραφικός και γραµµατικός έλεγχος(spelling and Grammar ) ή πατάµε το πλήκτρο F7 ή το κουµπί της βασικής γραµµής εργαλείων. Μόλις καλέσουµε τον ορθογράφο εµφανίζεται µία οθόνη στην οποία εµφανίζεται υπογραµµισµένη µε κόκκινο η λέξη που είναι λάθος και είτε µπορούµε να επιλέξουµε κάποια από τις λέξεις που προτείνει ο ορθογράφος, είτε να διορθώσουµε µόνοι µας τη λέξη µέσα στο πλαίσιο. Μετά πατάµε Αλλαγή(Change) για να αντικαταστήσουµε τη λανθασµένη λέξη µε τη σωστή, Αλλαγή όλων(change All) για να αντικαταστήσουµε όλες τις εµφανίσεις της λανθασµένης λέξης µε τη σωστή και αντίστοιχα Παράβλεψη(Ignore) και Παράβλεψη όλων(ignore All) για να παραβλέψουµε τον έλεγχο. Επίσης µπορούµε να κάνουµε Προσθήκη(Add) της λέξης που διορθώσαµε στο λεξικό. ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΚΕΙΜΕΝΟΥ - ΜΟΡΦΟΠΟΙΗΣΗ Μεταφορά και Αντιγραφή κειµένου Μπορούµε να µεταφέρουµε ένα τµήµα κειµένου αν το µαρκάρουµε και έχοντάς το µαρκαρισµένο πάµε στο µενού Επεξεργασία(Edit) -> Αποκοπή(Cut) ή το συνδυασµό πλήκτρων Ctrl+Χ ή σε περίπτωση που θέλουµε να κρατήσουµε το κείµενο και σε αυτή τη θέση αλλά και να το αντιγράψουµε σε κάποια άλλη θέση πάµε στο µενού Επεξεργασία(Edit) -> Αντιγραφή(Copy) ή το συνδυασµό πλήκτρων Ctrl+C. Τέλος, πηγαίνουµε στο µέρος που θέλουµε να τοποθετήσουµε το κείµενο και στο µενού Επεξεργασία(Edit) -> Επικόλληση(Paste) ή το συνδυασµό πλήκτρων Ctrl+V. Μορφοποίηση Κειµένου Για να µορφοποιήσω ένα κείµενο αρκεί να το έχω µαρκαρισµένο και ύστερα να πατήσω το αντίστοιχο κουµπί της γραµµής εργαλείων µορφοποίησης : για να κάνω τους χαρακτήρες πιο έντονους για να κάνω τους χαρακτήρες πλάγιους για να κάνω τους χαρακτήρες υπογραµµισµένους. Επίσης µπορούµε να επιλέξουµε τη γραµµατοσειρά του κειµένου 5

6 καθώς και το µέγεθος της από τα κουµπιά και αντίστοιχα. Μορφοποίηση Παραγράφων Μπορούµε να κάνουµε µορφοποίηση παραγράφων αν έχοντας µαρκαρισµένη την παράγραφο που θέλουµε, πατήσουµε το αντίστοιχο κουµπί της γραµµής εργαλείων Μορφοποίησης : για στοίχιση παραγράφου αριστερά για στοίχιση παραγράφου στο κέντρο για στοίχιση παραγράφου στα δεξιά για ευθυγράµµιση παραγράφου δεξιά και αριστερά. Επίσης µπορούµε να αλλάξουµε το διάστιχο (ο χώρος µεταξύ δύο γραµµών) µιας παραγράφου από το µενού Μορφή(Format) -> Παράγραφος(Paragraph). Μετά επιλέγουµε πιο ακριβώς διάστιχο(line Spacing) θέλουµε (απλό, 1,5 γραµµή, διπλό, κ.λ.π.). Στηλοθέτες Ειδικά Σύµβολα Με τους Στηλοθέτες καθορίζουµε τις εσοχές του κειµένου. Έτσι µπορούµε να έχουµε τις εξής στοιχίσεις : Αριστερή(Left), όπου το κείµενο τοποθετείται αριστερά στοιχισµένο στον στηλοθέτη. Κεντρική(Center), όπου το κείµενο θα κεντραριστεί ως προς τον στηλοθέτη. εξιά(right), όπου το κείµενο τοποθετείται δεξιά στοιχισµένο στον στηλοθέτη. εκαδική(decimal), η οποία χρησιµοποιείται για δεκαδικούς αριθµούς και στοιχίζει τους αριθµούς ως προς την υποδιαστολή. Για να ορίσουµε έναν στηλοθέτη αρκεί να τοποθετήσουµε τον δείκτη του ποντικιού στα αριστερά του χάρακα και πατώντας όσες φορές χρειάζεται επιλέγουµε τον κατάλληλο στηλοθέτη. Μετά κάνουµε κλικ στο σηµείο του χάρακα που θέλουµε να µπει ο στηλοθέτης. Για να µετακινήσουµε έναν στηλοθέτη µαρκάρουµε το κείµενο που έχει τον στηλοθέτη και από τον χάρακα σύρουµε µε τη βοήθεια του ποντικιού τον στυλοθέτη στην νέα του θέση. Για να διαγράψουµε έναν στηλοθέτη µαρκάρουµε το κείµενο που έχει τον στηλοθέτη και από τον χάρακα σύρουµε µε τη βοήθεια του ποντικιού το στυλοθέτη έξω στο κύριο σώµα του κειµένου. Μπορούµε να εισάγουµε ειδικά σύµβολα σε οποιοδήποτε σηµείου του κειµένου µας αν ενώ είµαστε στη θέση που θέλουµε να εισάγουµε ένα σύµβολο, επιλέξουµε από το µενού Εισαγωγή(Insert) -> Σύµβολα(Symbol ) και από την οθόνη που εµφανίζεται το σύµβολο που θέλουµε. 6

7 Κουκκίδες και Αρίθµηση Για να δηµιουργήσουµε µία αριθµηµένη λίστα ή µία λίστα κουκκίδων πηγαίνουµε στο µενού Μορφή(Format) -> Κουκκίδες και Αρίθµηση(Bullets and Numbering ) και επιλέγουµε τη µορφή της λίστας που θέλουµε. Αν θέλουµε λίστα µε κουκκίδες µπορούµε να επιλέξουµε την µορφή των κουκκίδων ή να προσθέσουµε δική µας. Αν θέλουµε αριθµηµένη λίστα µπορούµε να επιλέξουµε το στυλ των αριθµών, τη γραµµατοσειρά καθώς επίσης και από ποιον αριθµό θα ξεκινά η αρίθµηση. ΙΑΜΟΡΦΩΣΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ Ρυθµίσεις Για να ρυθµίσουµε διάφορες παραµέτρους της σελίδας µας αρκεί Σελίδας να πάµε στο µενού Αρχείο(File) -> ιαµόρφωση Σελίδας(Page Setup ). Από εκεί µπορούµε να ρυθµίσουµε τα περιθώρια της σελίδας µας, το µέγεθος του χαρτιού, την τροφοδοσία και τη διάταξη της σελίδας. Ενότητες Ενότητα αποτελεί ένα τµήµα του κειµένου που µορφοποιείται διαφορετικά από το υπόλοιπο κείµενο. Για να ορίσουµε µία Ενότητα πηγαίνουµε στο µενού Εισαγωγή(Insert) -> Αλλαγή(Break ) και ορίζουµε που θέλουµε να αλλάξει η ενότητα: Στην επόµενη σελίδα(next page), η ενότητα ξεκινάει από την αρχή της επόµενης σελίδας. Συνεχόµενη(continuous), η ενότητα ξεκινάει από το σηµείο που βρίσκεται ο κέρσορας την στιγµή αυτή. Σε µονή ή ζυγή σελίδα(even/odd page), η ενότητα ξεκινάει αντίστοιχα από την επόµενη ζυγή ή µονή σελίδα. Στήλες Μπορούµε να ορίσουµε αν το έγγραφό µας θα γραφεί σε περισσότερες από µία στήλες αν πατήσουµε το κουµπί και επιλέξουµε τον αριθµό των στηλών που θέλουµε. Για να µορφοποιήσουµε την κάθε µία από τις στήλες πηγαίνουµε από το µενού Μορφοποίηση(Format) -> Στήλες(Columns ) και µπορούµε να αλλάξουµε τον αριθµό των στηλών, το φάρδος, κ.λ.π.. 7

8 Κεφαλίδες και Υποσέλιδα Κεφαλίδες και υποσέλιδα(header and Footer) είναι περιοχές στο επάνω και κάτω µέρος της σελίδας αντίστοιχα όπου µπορούµε να εισάγουµε κείµενο ή γραφικά. Για να δούµε τις κεφαλίδες και τα υποσέλιδα πηγαίνουµε στο µενού Προβολή(View) -> Κεφαλίδες και Υποσέλιδα(Header and Footer). Από την γραµµή εργαλείων που εµφανίζεται µπορούµε να κάνουµε τα εξής : Εισαγωγή αυτόµατου κειµένου από τη λίστα Εισαγωγή αριθµού σελίδας Εισαγωγή συνολικών αριθµών σελίδων Μορφή αρίθµησης σελίδας Εισαγωγή ηµεροµηνίας και ώρας Μετακίνηση µεταξύ κεφαλίδας και υποσέλιδου Μπορούµε επίσης να έχουµε διαφορετικά κεφαλίδα και υποσέλιδα για κάθε ενότητα, για µονές ή ζυγές σελίδες, για την πρώτη σελίδα, κ.λ.π. Αυτό το καθορίζουµε από το µενού Αρχείο(File) -> ιαµόρφωση σελίδας(page Setup ), στην καρτέλα ιάταξη(layout). Πίνακες Εισάγουµε πίνακα στο κείµενό µας επιλέγοντας από το µενού τη διαδροµή Πίνακας(Table) -> Εισαγωγή(Insert) -> Πίνακας(Table) και δηλώνοντας τον αριθµό των γραµµών και των στηλών που επιθυµούµε να έχει. Μπορούµε εύκολα να τροποποιήσουµε το πλάτος στήλης κάνοντας κλικ και σύροντας µε το ποντίκι. Μπορούµε επίσης µε την Αυτόµατη Προσαρµογή να ρυθµίσουµε αυτόµατα όλες τις στήλες ώστε να χωράνε το κείµενο ή να έχουν το πλάτος του εγγράφου. Επιλέγουµε µε δεξί κλικ Αυτόµατη Προσαρµογή(AutoFit) -> Αυτόµατη Προσαρµογή στα περιεχόµενα(autofit to Contents). Εισάγουµε µια νέα γραµµή στον πίνακα επιλέγοντας από το µενού τη διαδροµή Πίνακας(Table) -> Εισαγωγή(Insert) -> Γραµµές 8

9 πάνω/κάτω (Rows Above/below) ανάλογα µε τη θέση στην οποία θέλουµε να εισάγουµε τη νέα γραµµή. Οµοίως επιλέγουµε τη διαδροµή Πίνακας(Table) -> Εισαγωγή (Insert)->Στήλες αριστερά/ δεξιά (Columns to the left/right) για εισαγωγή νέας στήλης. Προεπισκόπηση και εκτύπωση Μπορούµε να διαγράψουµε µια ή περισσότερες γραµµές και στήλες του πίνακα όπως και ολόκληρο τον πίνακα από τη διαδροµή Πίνακας(Table) -> ιαγραφή(delete) -> Γραµµές ή Στήλες ή Πίνακας ή κελιά(rows/columns/table/cells) Μπορούµε να κάνουµε Προεπισκόπιση του κειµένου που επεξεργαζόµαστε για να δούµε την τελική του µορφή πριν το εκτυπώσουµε. Αυτό γίνεται από το µενού Αρχείο(File) -> Προεπισκόπηση Σελίδας( Print Preview) ή από το κουµπί Από το παράθυρο που ανοίγει µπορούµε να εκτυπώσουµε το έγγραφό µας, να δούµε περισσότερες από µία σελίδες να κάνουµε zoom κ.λ.π. Για να εκτυπώσουµε το έγγραφό µας πηγαίνουµε στο µενού Αρχείο(File) -> Εκτύπωση(Print ) και µπορούµε να επιλέξουµε διάφορες παραµέτρους για την εκτύπωση, όπως π.χ. τον εκτυπωτή, ποιες σελίδες θέλουµε να εκτυπωθούν, αν θέλουµε περισσότερα από ένα αντίτυπα του εγγράφου µας, κ.λ.π.. Αν θέλουµε να εκτυπωθεί το έγγραφό µας µία φορά στον εξ ορισµού εκτυπωτή µας µπορούµε να πατήσουµε το κουµπί από τη βασική γραµµή εργαλείων. ΓΡΑΜΜΕΣ ΕΡΓΑΛΕΙΩΝ Υπάρχουν πολλές γραµµές εργαλείων, η κάθε µία από τις οποίες περιέχει διάφορα κουµπιά για γρήγορη πρόσβαση σε διαφορετικές λειτουργίες. Μπορούµε να επιλέξουµε ποιες από τις γραµµές εργαλείων θέλουµε να βλέπουµε κάθε φορά πηγαίνοντας από το µενού Προβολή(View) -> Γραµµές Εργαλείων(Toolbars) και επιλέγοντας κάθε φορά αυτήν που θέλουµε να χρησιµοποιήσουµε. ΣΥΓΧΩΝΕΥΣΗ ΑΛΛΗΛΟΓΡΑΦΙΑΣ Η συγχώνευση αλληλογραφίας έχει σαν στόχο τη δηµιουργία οµαδικών επιστολών, ετικετών, φακέλων ή καταλόγων. Στη διαδικασία της συγχώνευσης συµµετέχουν πάντοτε 3 αρχεία Αρχείο προέλευσης δεδοµένων(data Source). 2. Κύριο έγγραφο(main Document) 3. Συγχωνευµένο έγγραφο. Αρχείο Προέλευσης εδοµένων (Data Source) Συνήθως είναι ένα αρχείο του Word, το οποίο αποτελείται από έναν πίνακα. Η πρώτη γραµµή του πίνακα αποτελείται από τις ετικέτες των πεδίων που καταγράφονται στις αντίστοιχες στήλες του πίνακα. Από αυτό το αρχείο αντλούµε τα δεδοµένα που θα χρησιµοποιηθούν στο συγχωνευµένο έγγραφο. Εναλλακτικά, αντί του πίνακα του Word, το αρχείο αυτό µπορεί να είναι ένα φύλλο εργασίας του Excel στην πρώτη γραµµή του οποίου εµφανίζονται και πάλι οι ετικέτες των πεδίων. 9

10 Κύριο έγγραφο (Main Document) Συγχωνευµένο έγγραφο ιαδικασία Συγχώνευσης Αλληλογραφίας Στο αρχείο αυτό δηµιουργούµε τη µορφή του τελικού εγγράφου. Τοποθετούµε δηλ. τα πεδία του αρχείου δεδοµένων µε τον τρόπο που θέλουµε να εµφανίζονται στις ετικέτες, στους φακέλους κ.λ.π. Είναι το αποτέλεσµα της συγχώνευσης του αρχείου προέλευσης δεδοµένων και του κυρίου εγγράφου και αποτελεί το στόχο της όλης διαδικασίας. 1. ηµιουργούµε σε ένα αρχείο του Word τον πίνακα που περιέχει τη βάση δεδοµένων. Το αρχείο αυτό το σώζουµε µε κάποιο όνοµα που υποδηλώνει τα περιεχόµενά του, π.χ. τηλεφωνικός κατάλογος ή παραβλέπουµε αυτό το βήµα αν υπάρχει από πριν το αρχείο δεδοµένων. 2. Ανοίγουµε ένα καινούργιο κενό έγγραφο του Word, το οποίο θα το χρησιµοποιήσουµε για τη δηµιουργία του κυρίου εγγράφου. 3. Πηγαίνουµε στο µενού Εργαλεία(Tools)->Συγχώνευση Αλληλογραφίας(Mail Merge ). Εµφανίζεται το παράθυρο Βοήθεια συγχώνευσης Αλληλογραφίας (Mail Merge Helper), όπου διακρίνονται τα τρία βήµατα της διαδικασίας. 1 ο βήµα:αρχικά, είναι ενεργοποιηµένο µόνο το πρώτο βήµα που αφορά τη δηµιουργία του κυρίου εγγράφου (Main Document). Πατάµε το πλήκτρο ηµιουργία(create) και εµφανίζονται οι τέσσερις βασικοί τύποι κυρίως εγγράφου που µπορούµε να δηµιουργήσουµε: Επιστολές (Form Letters) Ετικέτες (Mailing Labels) Φάκελοι (Envelopes) Κατάλογοι(Catalog) απ όπου και επιλέγουµε την κατάλληλη µορφή. Εµφανίζεται ένα µήνυµα απ το οποίο επιλέγουµε ενεργό παράθυρο (active window) και ενεργοποιείται το δεύτερο βήµα της διαδικασίας. 10

11 2 ο βήµα: Στο σηµείο αυτό µας ζητείται να προσδιορίσουµε το αρχείο προέλευσης δεδοµένων (Data Source). Απ τη στιγµή που υπάρχει, επιλέγουµε Άνοιγµα αρχείου προέλευσης δεδοµένων(open data source) και επιλέγουµε το κατάλληλο αρχείο. Εµφανίζεται ένα παράθυρο στο οποίο επιλέγουµε ιαµόρφωση Κυρίου Εγγράφου (Set Up Main Document ). Στο σηµείο αυτό το τι ακριβώς θα δούµε στην οθόνη µας διαφέρει ανάλογα µε τον τύπο του κύριου εγγράφου που έχουµε επιλέξει στο 1 ο βήµα. Για παράδειγµα, αν έχουµε επιλέξει ετικέτες αλληλογραφίας, θα εµφανιστεί ένα παράθυρο, απ το οποίο θα πρέπει να επιλέξουµε από µία λίστα το µέγεθος των ετικετών που θέλουµε να δηµιουργήσουµε και στη συνέχεια θα πρέπει να τοποθετήσουµε τα πεδία µε τον τρόπο που θέλουµε να εµφανίζονται στο συγχωνευµένο έγγραφο. 3 ο βήµα: Επιλέγουµε από τον οδηγό το τελευταίο πλήκτρο Συγχώνευση(Merge ) και εµφανίζεται µπροστά µας το τελικό έγγραφο. ΣΤΥΛ ΜΟΡΦΟΠΟΙΗΣΗΣ ηµιουργία Υπάρχουν δύο τρόποι για να δηµιουργήσουµε ένα νέο στυλ : Τροποποίηση Στυλ να µορφοποιήσουµε µία παράγραφο όπως θέλουµε και αφού έχουµε τοποθετήσει τον κέρσορα σε κάποιο σηµείο της παραγράφου, να πάµε στο µενού Μορφή(Format) -> Στυλ(Style ) να επιλέξουµε Νέο και έτσι να αποθηκεύσουµε τη µορφή που έχει η παράγραφός µας σαν ένα νέο στυλ, µε κάποιο όνοµα. Πηγαίνοντας κατευθείαν στο µενού Μορφή(Format) -> Στυλ(Style ) -> ηµιουργία(new ), δίνουµε ένα όνοµα στο νέο στυλ και ύστερα από το κουµπί Μορφοποίηση(Format) το µορφοποιούµε κατά τον τρόπο που θέλουµε. Για να τροποποιήσουµε ένα ήδη υπάρχον στυλ πηγαίνουµε από το µενού Μορφή(Format) -> Στυλ(Style ), επιλέγουµε από τη λίστα το στυλ που θέλουµε να τροποποιήσουµε και πατάµε το κουµπί Τροποποίηση(Modify). Ύστερα κάνουµε τις αλλαγές που θέλουµε. 11

12 ηµιουργία πίνακα περιεχοµένων Εφόσον έχουµε δηλώσει για κάθε τίτλο και υπότιτλο του εγγράφου το δικό του στυλ εισάγουµε Πίνακα Περιεχοµένων από το µενού Εισαγωγή -> Ευρετήρια και πίνακες Στο πεδίο Πίνακας Περιεχοµένων δηλώνουµε τον αριθµό των επιπέδων των περιεχοµένων και συγκεκριµένα στις Επιλογές δηλώνουµε το Στυλ του κάθε επιπέδου από τα ήδη µορφοποιηµένα και διαθέσιµα. Για να ενηµερώσουµε τα περιεχόµενα µε κάποιες αλλαγές που κάναµε στο έγγραφο επιλέγουµε ολόκληρο το έγγραφο µε Ctrl+A και πατάµε το πλήκτρο F9. 12

13 ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΟ ΟLE Η τεχνολογία OLE αναφέρεται σε µια τεχνολογία ενσωµάτωσης προγραµµάτων, την οποία µπορούµε να χρησιµοποιήσουµε για να ανταλλάξουµε πληροφορίες µεταξύ των προγραµµάτων. Όλα τα προγράµµατα του Office υποστηρίζουν την τεχνολογία OLE και έτσι µπορούµε να µοιραζόµαστε πληροφορίες µέσω των συνδεδεµένων και ενσωµατωµένων αντικειµένων. Μπορούµε να µετακινήσουµε ή να αντιγράψουµε πληροφορίες ή να δηµιουργήσουµε ένα συνδεδεµένο αντικείµενο ανάµεσα σε έγγραφα διαφορετικών προγραµµάτων, χρησιµοποιώντας την επεξεργασία µε µεταφορά και απόθεση, αρκεί και τα δυο προγράµµατα να υποστηρίζουν το OLE. ΠΡΟΤΥΠΑ ηµιουργία προτύπου Χρήση ετοίµων προτύπων Χρήση οδηγών Το πρότυπο καθορίζει τη βασική δοµή ενός εγγράφου και περιλαµβάνει ρυθµίσεις όπως στυλ, αυτόµατο κείµενο, γραµµατοσειρές, µενού, διάταξη σελίδας και ειδική µορφοποίηση. Για να δηµιουργήσουµε ένα πρότυπο έγγραφο αποθηκεύουµε το έγγραφο που µόλις συντάξαµε µε τύπο Πρότυπο Εγγράφου (*.dot). Χρησιµοποιώντας πρότυπα µπορούµε να δηµιουργήσουµε σηµειώµατα ή άλλα έγγραφα στα οποία έχει ήδη εφαρµοστεί η µορφοποίηση. Επιλέγουµε το πρότυπο που θέλουµε να χρησιµοποιήσουµε από το µενού Αρχείο(File) -> ηµιουργία(new ) όπου υπάρχει µια µεγάλη ποικιλία εγγράφων, αναφορών, εκδόσεων κλπ. Μερικά πρότυπα έχουν τον τίτλο Οδηγός(Wizard), π.χ. ο οδηγός ιστοσελίδας σας δίνει τη δυνατότητα να δηµιουργήσετε επαγγελµατικές ιστοσελίδες. Ο οδηγός είναι ένα εργαλείο το οποίο µας καθοδηγεί στη δηµιουργία µιας φόρµας, µε ερωτήσεις που καλούµαστε να απαντήσουµε. ΡΥΘΜΙΣΕΙΣ ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΠΟΙΗΣΕΙΣ Μπορούµε να επιλέξουµε διάφορες ρυθµίσεις που αφορούν την εργασία µας στο Word 2000 αν πάµε από το µενού Εργαλεία(Tools) -> Επιλογές(Options). Επίσης µπορούµε να τροποποιήσουµε ή να προσθέσουµε γραµµές εργαλείων που θέλουµε να βλέπουµε ενώ εργαζόµαστε στο Word 2000 πηγαίνοντας από το µενού Εργαλεία(Tools) -> Προσαρµογή(Customize ). 13

14 EQUATION EDITOR Χρησιµοποιούµε τον Equation Editor για να δηµιουργήσουµε εξισώσεις ή άλλους επιστηµονικούς τύπους. Εφόσον βρισκόµαστε στο σηµείο του κειµένου όπου θέλουµε να εµφανιστεί ο τύπος επιλέγουµε από το µενού Εισαγωγή(Insert)>Αντικείµενο(Object), στο παράθυρο διαλόγου Αντικείµενο που θα εµφανιστεί, στην κάρτα ηµιουργία Νέου και στο πεδίο Τύπος Αντικειµένου κάνουµε κλικ στην επιλογή Microsoft Equation Editor 3.0. Έτσι εµφανίζεται η γραµµή εργαλείων του Equation Editor µε όλα τα απαραίτητα σύµβολα για τη δηµιουργία του µαθηµατικού σας τύπου. Η γραµµή εργαλείων εξίσωση που εµφανίζεται περιέχει περισσότερα από 150 µαθηµατικά σύµβολα και µια µεγάλη ποικιλία προτύπων ή δοµών, που περιέχουν σύµβολα, όπως κλάσµατα, ακεραίους, αθροίσεις κλπ. 14