ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΙΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΙΑΦΗΜΙΣΕΩΝ ΓΙΑ ΤΑ ΜΕΣΑ ΜΑΖΙΚΗΣ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗΣ. AdvManager. για Windows

Transcript

1 ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΙΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΙΑΦΗΜΙΣΕΩΝ ΓΙΑ ΤΑ ΜΕΣΑ ΜΑΖΙΚΗΣ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗΣ AdvManager για Windows

2

3 Εγχειρίδιο Χρήσης

4 (c) EΠΑΦΟΣ ΕΠΕ ΑΘΗΝΑ Ιούνιος 2004 / 3 η Έκδοση Απαγορεύεται η αντιγραφή του παρόντος εγχειριδίου χωρίς την έγγραφη άδεια της εταιρείας ΕΠΑΦΟΣ ΕΠΕ.

5 Περιεχόµενα ΕΙΣΑΓΩΓΗ Η εγκατάσταση του AdvManager 9 ΕΝΕΡΓΟΠΟΙΗΣΗ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Το ξεκίνηµα του προγράµµατος Το περιβάλλον του AdvManager Τα κουµπιά και τα παράθυρα του AdvManager Οι εργασίες που µπορείτε να πραγµατοποιήσετε µε το πρόγραµµα Τα πρώτα βήµατα Αρχεία - ιαφηµίσεις Εντολές ιαφηµίσεων ηµοσίευση/μετάδοση ιαφηµίσεων Τιµολόγηση ιαφηµίσεων Πιστωτικά Τιµολόγια ιαφηµίσεων Ακυρωτικά Τιµολόγια ιαφηµίσεων Καταβολές Αγγελιοσήµου ιαφηµίσεων Καταβολές Ειδικού Φόρου ιαφηµίσεων Τηλεόρασης Αρχεία Μέσα Γενικά Στοιχεία Τιµοκατάλογος Παρατηρήσεις Συνδροµές Τεύχη Περιοδικών Συνδροµές Τιµοκατάλογος Συνδροµών Συνδροµές Τρόποι Πληρωµής Αρχεία ιαφηµιστικές Εταιρίες Γενικά Στοιχεία Παρακολούθηση Οφειλών Παρατηρήσεις Αρχεία - ιαφηµιζόµενοι 42

6 Γενικά Στοιχεία Παρακολούθηση Οφειλών Προϊόντα Παρατηρήσεις Αρχεία Media Shop Γενικά Στοιχεία Παρατηρήσεις Αρχεία Συνδροµές Γενικά Στοιχεία Συνδροµητών Παρακολούθηση Συνδροµών Τιµολόγηση Συνδροµών Πιστωτικά Συνδροµών Ακυρωτικά Συνδροµών Αρχεία Στοιχεία Συστήµατος Αρχεία - Χρήστες Συστήµατος Γενικά Στοιχεία Αρχεία - Σταθµοί Εργασίας Γενικά Στοιχεία Αρχεία - Άλλες Λειτουργίες Ετικέτες Συστήµατος Ενέργειες Follow up Επαναπροσδιορισµός Εκτυπώσεων Συστήµατος Μηδενισµός Αρχείων Έλεγχος Παραστατικών Αρχεία - Έξοδος Εκτυπώσεις ιαφηµίσεων Γενικές Καταστάσεις ΤΣΠΕΑΘ Ε ΟΕΑΠ Στατιστικά Στοιχεία Εκτυπώσεις - Μέσων Γενικές Καταστάσεις Εκτυπώσεις ιαφηµιστικών Εταιριών Γενικές Καταστάσεις 58

7 4.4. Εκτυπώσεις - ιαφηµιζοµένων Γενικές Καταστάσεις Εκτυπώσεις Media Shop Γενικές Καταστάσεις Εκτυπώσεις Συνδροµών Καταστάσεις Συνδροµητών Καταστάσεις Συνδροµών Αντίγραφα Ασφαλείας (Backup) Επαναφορά Αρχείων (Restore) Εκτύπωση Παραστατικών Ορισµός Φόρµας Εκτύπωση Η..Μ Ορισµός Χαρτιού Εκτύπωσης Απεγκατάσταση του προγράµµατος ιαχείριση Λαθών 74 Η ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ ΤΟΥ ΕΠΑΦΟΥ 75

8 ΕΙΣΑΓΩΓΗ Το πρόγραµµα AdvManager είναι ένα ολοκληρωµένο µηχανογραφικό σύστηµα διαχείρισης διαφηµίσεων για τα Μέσα Μαζικής Ενηµέρωσης. Το πρόγραµµα διαχειρίζεται πλήρως όλες τις πτυχές της διαφήµισης, οργανώνει τους διαφηµιζόµενους και τα προϊόντα τους, έχει έτοιµα τα ηµερολόγια και τις δισκέτες που υποβάλλονται στο ΤΣΠΕΑΘ ή τον Ε ΟΕΑΠ, εκδίδει όλα σας τα παραστατικά, παρακολουθεί τις εισπράξεις και τις οφειλές των πελατών σας και προσφέρει πολύτιµα στατιστικά στοιχεία για τις διαφηµίσεις και τα έσοδα της επιχείρησής σας. Το εγχειρίδιο που έχετε στα χέρια σας έχει σκοπό να σας διευκολύνει στον χειρισµό και να σας βοηθήσει στην καλύτερη αξιοποίηση του AdvManager. ίνονται αρκετά παραδείγµατα για το πώς πρέπει να οργανώσετε το πακέτο και να το προσαρµόσετε στις ανάγκες σας. Ο χρήστης του πακέτου πρέπει να είναι εξοικειωµένος µε το περιβάλλον και τον χειρισµό των Windows. Ο ΕΠΑΦΟΣ σας ευχαριστεί για την αγορά του AdvManager και παραµένει στη διάθεσή σας για οποιαδήποτε διευκρίνιση χρειάζεστε. Τέλος, µε χαρά θα ακούσουµε τις παρατηρήσεις σας για τις τυχόν βελτιώσεις που χρειάζεται το προϊόν, έτσι ώστε να τις ενσωµατώσουµε σε επόµενες εκδόσεις του. Στο σηµείο αυτό αισθανόµαστε την υποχρέωση να ευχαριστήσουµε θερµά όλους τους φίλους-χρήστες του AdvManager, οι οποίοι µε τις εύστοχες παρατηρήσεις και υποδείξεις τους είναι οι ουσιαστικοί "αρχιτέκτονες" του προγράµµατος. ΕΠΑΦΟΣ ΕΠΕ Τµήµα Ανάπτυξης & Σχεδιασµού

9 Κεφάλαιο 1 H εγκατάσταση Στο κεφάλαιο αυτό περιγράφεται η διαδικασία της εγκατάστασης του προγράµµατος και παρουσιάζονται οι βασικές αρχές λειτουργίας του. Το AdvManager απαιτεί για τη λειτουργία του έναν προσωπικό υπολογιστή µε λειτουργικό σύστηµα Windows 98, ΝΤ, Millenium, 2000, ή µεταγενέστερη αυτών. Ο ελεύθερος χώρος του δίσκου τη στιγµή της εγκατάστασης πρέπει να είναι περίπου 30 Mbytes Η εγκατάσταση του AdvManager Το πρόγραµµα βρίσκεται στο CD-ROM µέσα στο φάκελο συσκευασίας του και θα πρέπει να µεταφερθεί στο σκληρό δίσκο του υπολογιστή. Τη διαδικασία αυτή διεκπεραιώνει το πρόγραµµα εγκατάστασης SETUP, το οποίο θα κάνει αυτόµατα τις απαραίτητες αντιγραφές. Εγκατάσταση: Τοποθετήστε το CD στη µονάδα CD-ROM του υπολογιστή σας Κάντε διπλό κλικ στο εικονίδιο Ο Υπολογιστής µου (My Computer) Κάντε διπλό κλικ στο εικονίδιο της µονάδας του CD-ROM (Συνήθως είναι η D:) Ανοίξτε µε διπλό κλικ το φάκελο Tsp2000 Εντοπίστε τη γραµµή ή το εικονίδιο µε το όνοµα setup ή και κάντε διπλό κλικ επάνω του Εναλλακτικός τρόπος για την εγκατάσταση είναι: από το κουµπί ΕΝΑΡΞΗ ενεργοποιήστε τη λειτουργία ΕΚΤΕΛΕΣΗ και πληκτρολογήστε στο διάλογο που εµφανίζεται: D:\Tsp2000\Setup και κάντε κλικ στο πλήκτρο ENTER ή στο κουµπί ΟΚ ( Συνήθως η µονάδα του CD-ROM είναι η D:)

10 Η εγκατάσταση του AdvManager Κεφάλαιο 1 ο Αν κατά τη διάρκεια του SETUP εµφανιστεί οθόνη όπως η παρακάτω, τότε κάντε κλικ στο ΟΚ: Στη συνέχεια θα εµφανιστεί η επόµενη οθόνη, στην οποία θα πατήσετε Yes. Μετά την επανεκκίνηση του υπολογιστή σας ξεκινήστε από την αρχή την εγκατάσταση του AdvManager ενεργοποιώντας το setup.exe. Η εγκατάσταση του AdvManager ολοκληρώθηκε. Το πρόγραµµα βρίσκεται στο φάκελο (folder) Tsp2000 το κεντρικό επίπεδο του σκληρού σας δίσκου (αν δεν αλλάξατε τις τιµές που πρότεινε το πρόγραµµα εγκατάστασης). Μέσα σ' αυτόν έχει µεταφερθεί οτιδήποτε χρειάζεται για τη λειτουργία του AdvManager. Το πρόγραµµα δεν απαιτεί καµία πρόσθετη χειροκίνητη ρύθµιση από το χρήστη, συνεπώς είστε έτοιµοι να το τρέξετε από το menu: ΕΝΑΡΞΗ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΑ ΕΠΑΦΟΣ AdvManager (Κάτω από την οµάδα προγραµµάτων ΕΠΑΦΟΣ πιθανότατα υπάρχουν και άλλα προγράµµατα της εταιρείας µας). Εγκατάσταση σε περιβάλλον δικτύου: Εγκαταστήστε το AdvManager στον κεντρικό εξυπηρετητή (server) ή στον υπολογιστή που θα παίξει το ρόλο του server Είναι ανάγκη να τονίσουµε ότι σε αυτόν ο σκληρός δίσκος του θα πρέπει να είναι κοινόχρηστος και να έχουν πλήρη δικαιώµατα ανάγνωσης και εγγραφής όλοι οι σταθµοί που θα λειτουργούν το πρόγραµµα. Εγκαταστήστε το AdvManager σε κάθε σταθµό του δικτύου Τέλος θα πρέπει σε κάθε σταθµό του δικτύου να κάνετε εντοπισµό της αρχικής βάσης δεδοµένων. Η επιλογή αυτή βρίσκεται µέσα στον κατάλογο Έπαφος των προγραµµάτων και ενεργοποιείται από: Έναρξη Προγράµµατα Έπαφος AdvManager Συντήρηση Βάσης εδοµένων Επιλέξτε από το µενού επιλογών Εντοπισµός Αρχικής Βάσης εδοµένων και κάντε κλικ στο κουµπί Συνέχεια. Κάντε κλικ στο Όνοµα Αρχείου και κατόπιν από την περιοχή ικτύου αφού εντοπίσετε τον κεντρικό υπολογιστή (server), ανοίξτε µε διπλό 10

11 Κεφάλαιο 1 ο Η Εγκατάσταση του AdvManager κλικ το φάκελο όπου βρίσκεται εγκατεστηµένη η Βάση εδοµένων (Tsp2000), φωτίστε το αρχείο Tsp2000.mdb και, στη συνέχεια, κάντε διπλό κλικ στην επιλογή Άνοιγµα Αρχείου. Πώς να δηµιουργήσετε εικονίδιο του AdvManager Μπορείτε να δηµιουργήσετε το κατάλληλο εικονίδιο στην επιφάνεια εργασίας και να τρέχετε το AdvManager κατευθείαν από το εικονίδιο αυτό. Ενώ είσαστε στην επιφάνεια εργασίας κάντε κλικ στο δεξί πλήκτρο του ποντικιού Επιλέξτε ΗΜΙΟΥΡΓΙΑ (NEW) ΣΥΝΤΟΜΕΥΣΗ (SHORTCUT) Στη γραµµή εντολών δώστε C:\Tsp2000\ Tsp2000.EXE Επιλέξτε Επόµενο και στο όνοµα που σας ζητείται γράψτε AdvManager Κάντε κλικ στο κουµπί Τέλος ( Finish ) Το εικονίδιο του AdvManager βρίσκεται πλέον στην επιφάνεια εργασίας του υπολογιστή σας και κάνοντας κλικ σε αυτό µπορείτε να ξεκινάτε κάθε φορά το πρόγραµµα. Οι σωστές ρυθµίσεις του υπολογιστή σας Πριν ξεκινήσετε το AdvManager πρέπει από τις τοπικές ρυθµίσεις του Η/Υ να ορίσετε τις παραµέτρους της Ηµεροµηνίας ως εξής: Τις παραµέτρους της Ώρας ως εξής: 11

12 Η εγκατάσταση του AdvManager Κεφάλαιο 1 ο Τις παραµέτρους των Αριθµών ως εξής: 12

13 Κεφάλαιο 1 ο Η Εγκατάσταση του AdvManager Τις παραµέτρους της Νοµισµατικής Μονάδας ως εξής: 13

14 Η εγκατάσταση του AdvManager Κεφάλαιο 1 ο ΕΝΕΡΓΟΠΟΙΗΣΗ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Μετά την εγκατάσταση της εφαρµογής πρέπει να πραγµατοποιήσετε τη διαδικασία της ενεργοποίησης που σηµαίνει ότι πρέπει να επικοινωνήσετε µε το αντίστοιχο τµήµα του ΕΠΑΦΟΥ και να κάνετε τα βήµατα που περιγράφουµε στη συνέχεια. Όσο η εφαρµογή παραµένει µη ενεργοποιηµένη δεν θα λειτουργεί πλήρως χωρίς αυτό όµως να σηµαίνει ότι δεν µπορείτε να τη τρέχετε έτσι ώστε να εξοικειωθείτε µε το interface και τον χειρισµό του προγράµµατος. Πριν την έναρξη της εφαρµογής, εκτελείται αυτόµατα ο Έλεγχος των τοπικών ρυθµίσεων του Η/Υ σας. Σε περίπτωση που παρουσιαστεί κάποιο πρόβληµα θα εµφανιστεί η παρακάτω οθόνη και πρέπει να επικοινωνήσετε µε το Τµήµα Τεχνικής Υποστήριξης ( ) Αµέσως µετά την εγκατάσταση µόλις ξεκινήσετε για πρώτη φορά την εφαρµογή, θα εµφανιστεί το ακόλουθο παράθυρο Ενεργοποίησης της εφαρµογής. 14

15 Κεφάλαιο 1 ο Η Εγκατάσταση του AdvManager Η διαδικασία Ενεργοποίησης της εφαρµογής, γίνεται µία φορά για κάθε Η/Υ όπου έχετε προµηθευτεί και εγκαταστήσει την εφαρµογή. Επικοινωνήστε µε την εταιρεία µας και ζητήστε να σας συνδέσουν µε το Τµήµα Ενεργοποίησης Κωδικών. Πατήστε το κουµπί Ενεργοποίηση. Θα εµφανιστεί η ακόλουθη οθόνη: Οι τεχνικοί µας θα σας ζητήσουν να τους διαβάσετε τον αριθµό που έχει εµφανιστεί στο 1ο πεδίο, το Κλειδί Αναγνώρισης καθώς επίσης και το όνοµα του υπολογιστή στον οποίο έχετε εγκαταστήσει την εφαρµογή. Αµέσως µετά οι τεχνικοί µας θα σας πουν τον Αριθµό Άδειας Χρήσης που πρέπει να πληκτρολογήσετε στο επόµενο πεδίο. Για να βεβαιωθείτε ότι γράψατε σωστά τον Αριθµό Άδειας Χρήσης πατήστε το κουµπί Έλεγχος Ορθότητας Αν ο αριθµός έχει πληκτρολογηθεί σωστά θα εµφανιστεί η επόµενη οθόνη που αποτελεί το τελευταίο βήµα για την 15

16 Η εγκατάσταση του AdvManager Κεφάλαιο 1 ο ενεργοποίηση: Γράψτε τον Αριθµό Σειράς που θα σας πει ο τεχνικός και πατήστε ξανά το κουµπί Έλεγχος Ορθότητας για να βεβαιωθείτε ότι όλα έγιναν σωστά. Το σύστηµα θα εµφανίσει τον αριθµό ενεργοποίησης και αν είναι ίδιος µε αυτόν που έχουν οι τεχνικοί της εταιρείας σηµαίνει ότι όλη η διαδικασία έγινε µε τον σωστό τρόπο. Πατήστε το κουµπί Ενεργοποίηση για να την ολοκληρώσετε και να κλείσετε το διάλογο. Η ανωτέρω διαδικασία ενεργοποιεί την εφαρµογή µόνο για τον συγκεκριµένο υπολογιστή. Θα χρειαστεί να την επαναλάβετε αν αλλάξετε υπολογιστή, αν διαµορφώσετε τον δίσκο του (format) και φυσικά αν θέλετε να εγκαταστήσετε το πρόγραµµα και σε άλλο υπολογιστή. 16

17 Κεφάλαιο 1 ο Η Εγκατάσταση του AdvManager 1.2.Το ξεκίνηµα του προγράµµατος Στην πρώτη οθόνη του προγράµµατος ο χρήστης πρέπει να πληκτρολογήσει: Τον ΚΩ ΙΚΟ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ, έτσι ώστε να χρησιµοποιούν το πρόγραµµα µόνο εξουσιοδοτηµένα πρόσωπα. Ο κωδικός αυτός αρχικά είναι τα ψηφία 123. Φυσικά µπορείτε να τον αλλάξετε (θα περιγράψουµε σε επόµενη παράγραφο τη διαδικασία µε την οποία ορίζετε τους δικούς σας κωδικούς). Σηµειώστε επίσης ότι, για λόγους ασφαλείας, τη στιγµή που γράφετε τον κωδικό εµφανίζονται αστεράκια στη θέση των χαρακτήρων που πληκτρολογείτε. Μόλις δώσετε τον κωδικό εµφανίζεται το πλήρες όνοµα του χρήστη. Στα επόµενα πεδία δηλώνετε το σταθµό εργασίας, την περίοδο εργασίας και, τέλος, την ηµεροµηνία του συστήµατος. 17

18 Η εγκατάσταση του AdvManager Κεφάλαιο 1 ο 1.3. Το περιβάλλον του AdvManager Η κεντρική οθόνη του AdvManager αποτελείται από: Τη ΓΡΑΜΜΗ ΕΠΙΛΟΓΩΝ, από την οποία ενεργοποιούνται όλες οι λειτουργίες του AdvManager και η οποία περιλαµβάνει: Τα ΑΡΧΕΙΑ, όπου καταχωρούνται τα στοιχεία (τα δεδοµένα) που συνθέτουν το πρόγραµµα, όπως διαφηµίσεις, µέσα, διαφηµιζόµενοι, διαφηµιστικές εταιρίες κτλ. Τις ΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ, απ όπου εκτυπώνονται όλες οι καταστάσεις και τα έντυπα που δηµιουργεί το AdvManager. Την επιλογή ΠΑΡΑΘΥΡΟ, όπου υπάρχουν οι βοηθητικές λειτουργίες του προγράµµατος, όπως λόγου χάρη η τακτοποίηση παραθύρων. Την επιλογή ΒΟΗΘΕΙΑ, απ όπου ενεργοποιείται το παράθυρο Βοήθειας του AdvManager. Η επιλογή Για την Εφαρµογή εµφανίζει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για το σύστηµα, µεταξύ των οποίων και την έκδοση του προγράµµατος που έχετε. Σε οποιαδήποτε επικοινωνία µε το Τµήµα Τεχνικής Υποστήριξης του ΕΠΑΦΟΥ πρέπει να γνωρίζετε ακριβώς τον αριθµό αυτό. Τη ΓΡΑΜΜΗ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ, που βρίσκεται στο κάτω µέρος της οθόνης και στην οποία εµφανίζεται ο χρήστης, ο σταθµός και η ηµεροµηνία, δηλαδή όλα τα απαραίτητα στοιχεία προκειµένου να γνωρίζετε κάθε στιγµή τα δικαιώµατα που έχετε και το Σταθµό στον οποίο βρίσκεστε. 18

19 Κεφάλαιο 1 ο Η Εγκατάσταση του AdvManager Τη ΓΡΑΜΜΗ ΕΡΓΑΛΕΙΩΝ, στην οποία υπάρχουν, µε µορφή εικονιδίων, οι πιο συνηθισµένες λειτουργίες του προγράµµατος. Η γραµµή εργαλείων έχει διαφορετικό περιεχόµενο ανάλογα µε το σηµείο του AdvManager στο οποίο βρίσκεστε. Τα κουµπιά που θα συναντήσετε ανοίγοντας τις επιλογές του προγράµµατος είναι : Εύρεση Εγγραφής Όπως φανερώνει και ο τίτλος του χρησιµοποιείται για την εύρεση κάποιου στοιχείου. Κάνοντας κλικ πάνω στο εικονίδιο εµφανίζεται ένας διάλογος στον οποίο θα πρέπει να δώσετε τις κατάλληλες τιµές προκειµένου να εντοπίσετε την εγγραφή που θέλετε. Το παράθυρο Εύρεση Εγγραφής αποτελείται από 3 πεδία, όπου ορίζετε τα κριτήρια εύρεσης και τα Κουµπιά Επιλογών. Το πρώτο πεδίο περιέχει όλα τα στοιχεία της εγγραφής (π.χ. ιαφηµιζόµενο, Προϊόν κτλ). Το δεύτερο πεδίο περιέχει τη συνθήκη αναζήτησης (π.χ. να είναι ίσο ή διάφορο ή µεγαλύτερο). Στο τρίτο πεδίο ορίζετε τα δεδοµένα της αναζήτησης. Με τα Κουµπιά Επιλογής µπορείτε να εντοπίσετε την Πρώτη Εγγραφή που ικανοποιεί τα φίλτρα που δώσατε, την Επόµενη και την Προηγούµενη. Τέλος, υπάρχει το κουµπί Κλείσιµο για το κλείσιµο του παραθύρου. Για παράδειγµα, έστω ότι ψάχνετε τον ιαφηµιζόµενο ΈΠΑΦΟ. Αφού κάνετε µία φορά κλικ πάνω στο εικονίδιο της αναζήτησης, στη συνέχεια: Κάντε κλικ στο δεξί µέρος του πρώτου πεδίου για να εµφανιστεί το κυλιόµενο παράθυρο. Επιλέξτε µε το ποντίκι το στοιχείο ιαφηµιζόµενος για να καθορίσετε το πεδίο ως προς το οποίο θα γίνει η αναζήτηση του εκπαιδευόµενου. Ύστερα τοποθετείστε το βέλος του ποντικιού στο δεξί µέρος του δεύτερου πεδίου και κάντε κλικ πάνω στο "=". Στη συνέχεια κάντε κλικ µέσα στο τρίτο πεδίο και, αφού αρχίσει να αναβοσβήνει ο δροµέας (Ι), γράψτε τον διαφηµιζόµενο ΈΠΑΦΟ. Κάντε κλικ στο κουµπί Εύρεση Πρώτου για να σας εµφανίσει τον πρώτο διαφηµιζόµενο που θα βρεθεί µε την επωνυµία ΈΠΑΦΟΣ ή αυτόν µε την πλησιέστερη σε αυτήν επωνυµία. Εάν υπάρχουν περισσότεροι διαφηµιζόµενοι µε την ίδια επωνυµία, τότε κάντε κλικ στο κουµπί Εύρεση Εποµένου έως ότου εντοπίσετε τον διαφηµιζόµενο που αναζητάτε. Ταξινόµηση Εγγραφών Για να ταξινοµήσετε τις εγγραφές του ΚΑΤΑΛΟΓΟΥ ΕΡΓΑΣΙΑΣ είτε σε αύξουσα, είτε σε φθίνουσα σειρά. Στο παράθυρο που εµφανίζεται επιλέγετε τα πεδία ως προς τα οποία θέλετε να ταξινοµήσετε τις εγγραφές. Σε ό,τι αφορά το πώς ταξινοµούνται οι συνδυασµοί των γραµµάτων (Ελληνικά- Αγγλικά, πεζά-κεφαλαία), η συµβουλή µας είναι να γράφετε όλα τα στοιχεία µε κεφαλαία, έτσι ώστε να µην υπάρχει πιθανότητα λάθους στην ταξινόµηση. Θα πρέπει επίσης να γνωρίζετε ότι πρώτα ταξινοµούνται οι λατινικοί χαρακτήρες κι έπειτα οι ελληνικοί. Λόγου χάρη το γράµµα Ε από το ελληνικό πληκτρολόγιο είναι για τον ηλεκτρονικό υπολογιστή διαφορετικό από το E γραµµένο στο λατινικό πληκτρολόγιο. Αν λοιπόν δείτε σε µια κατάσταση την ταξινόµηση: ΕΛΕΥΘΕΡΙΟΥ, ΑΘΑΝΑΣΙΟΥ, ΑΝ ΡΕΟΥ, ΒΑΣΙΛΕΙΟΥ, ΕΥΑΓΓΕΛΟΠΟΥΛΟΥ σηµαίνει ότι το γράµµα Ε του ονόµατος Ελευθερίου είναι από το λατινικό αλφάβητο. Μόλις το διορθώσετε σε Ελληνικό, αµέσως το επώνυµο θα βρεθεί στη 19

20 Η εγκατάσταση του AdvManager Κεφάλαιο 1 ο σωστή σειρά: ΑΘΑΝΑΣΙΟΥ, ΑΝ ΡΕΟΥ, ΒΑΣΙΛΕΙΟΥ, ΕΛΕΥΘΕΡΙΟΥ, ΕΥΑΓΓΕΛΟΠΟΥΛΟΥ Αλλαγή Χρήστη Κάνοντας κλικ σ αυτό το εικονίδιο αλλάζετε τον χρήστη χωρίς να βγείτε από το πρόγραµµα, εάν επιθυµείτε να επιλέξετε κάποιον άλλο µε διαφορετικές αρµοδιότητες. Στο παράθυρο αυτό ευνόητο είναι πως δεν εµφανίζεται ο τρέχων χρήστης (αυτός µε το οποίο ξεκινήσατε το πρόγραµµα). Αλλαγή Σταθµού Κάνοντας κλικ πάνω στο εικονίδιο εµφανίζονται όλοι οι σταθµοί εργασίας για να επιλέξετε κάποιον άλλο χωρίς να χρειαστεί να βγείτε από το πρόγραµµα. Οµοίως στο παράθυρο αυτό δεν εµφανίζεται ο τρέχων σταθµός εργασίας Τα κουµπιά και τα παράθυρα του AdvManager Επεξήγηση των παραθύρων του AdvManager Όλα τα παράθυρα του AdvManager έχουν την ίδια µορφή και την ίδια λογική χειρισµού. Κάθε παράθυρο του προγράµµατος αποτελείται από: Το όνοµά του (Γραµµή Τίτλου) Κάθε παράθυρο έχει το όνοµά του, π.χ. ιαφηµιζόµενοι. Στο δεξί µέρος της Γραµµής Τίτλου βρίσκονται τρία κουµπιά που σας επιτρέπουν να ελαχιστοποιήσετε, να µεγιστοποιήσετε ή να κλείσετε το παράθυρο. Ελαχιστοποίηση Παραθύρου Αν επιλέξετε να ελαχιστοποιήσετε ένα παράθυρο, τότε το κάνετε να τρέχει στο παρασκήνιο χωρίς να είναι ορατό στην οθόνη. Κάνοντας κλικ στο κουµπί Ελαχιστοποίησης, το παράθυρο θα γίνει ένα µικρό εικονίδιο πάνω από τη Γραµµή Κατάστασης. Μεγιστοποίηση Παραθύρου Το κουµπί της Μεγιστοποίησης σας δίνει τη δυνατότητα να µεγιστοποιήσετε το παράθυρο µε ένα και µόνο κλικ του ποντικιού. Το συγκεκριµένο παράθυρο θα καλύψει ολόκληρη την οθόνη. Επαναφορά Παραθύρου Μετά τη µεγιστοποίηση ή ελαχιστοποίηση ενός παραθύρου το αντίστοιχο κουµπί αλλάζει σχήµα και γίνεται κουµπί Επαναφοράς. Κάνοντας κλικ πάνω του το παράθυρο επιστρέφει στο κανονικό του µέγεθος. Κλείσιµο Παραθύρου Για να κλείσετε ένα παράθυρο κάντε κλικ σ' αυτό το κουµπί ή πατήστε το πλήκτρο Esc. Σε κάποια παράθυρα υπάρχει µόνο αυτό το κουµπί, γιατί δεν έχει νόηµα η ελαχιστοποίηση ή µεγιστοποίησή τους. Για να τροποποιήσετε το µέγεθος ορισµένων παραθύρων, πρέπει να τοποθετήσετε το βέλος του ποντικιού στην άκρη του παραθύρου, έτσι ώστε το βέλος του ποντικιού να γίνει ή και, µε πατηµένο το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού, να σύρετε τη γραµµή ώσπου να φτάσει στο επιθυµητό µέγεθος. 20

21 Κεφάλαιο 1 ο Η Εγκατάσταση του AdvManager Το κυρίως χώρο του παραθύρου (Κατάλογος Εργασίας) Είναι ο χώρος του παραθύρου όπου εµφανίζονται οι εγγραφές της αντίστοιχης επιλογής (για παράδειγµα οι εργαζόµενοι). Οι δυνατότητες που έχετε στον κατάλογο αυτό είναι οι εξής: Κίνηση στον Κατάλογο Εργασίας Για να µετακινηθείτε από το έναν εργαζόµενο στον άλλο (και γενικότερα από µία εγγραφή σε µια άλλη) µπορείτε να χρησιµοποιήσετε τον Οδηγό Εγγραφών, ο οποίος περιλαµβάνει την ένδειξη (αριθµό) της τρέχουσας εγγραφής, το πλήθος των εγγραφών και τα τέσσερα Κουµπιά Κίνησης στον Κατάλογο Εργασίας, που είναι τα εξής: µετακινήστε στην πρώτη εγγραφή του Καταλόγου Εργασίας µετακινήστε στην προηγούµενη εγγραφή µετακινήστε στην επόµενη εγγραφή µετακινήστε στην τελευταία εγγραφή του Καταλόγου Εργασίας Όταν δε χωρούν όλες οι εγγραφές στο παράθυρο, τότε εµφανίζονται κάτω δεξιά η µπάρα και τα βελάκια ολίσθησης. κάνοντας κλικ στο κάτω κουµπί της κάθετης Μπάρας Ολίσθησης (Scroll Bar), που βρίσκεται στο δεξί µέρος του Καταλόγου Εργασίας, µπορείτε να µετακινηθείτε προς τα κάτω. κάνοντας κλικ στο δεξί κουµπί της οριζόντιας Μπάρας Ολίσθησης µετακινείστε σε επόµενη στήλη. Το ίδιο αποτέλεσµα έχει το πλήκτρο Tab, ενώ µε το Shift Tab µεταφέρεστε σε προηγούµενη στήλη. Τροποποίηση Πλάτους Στήλης / Ύψους Γραµµών Για να τροποποιήσετε το πλάτος µιας στήλης πρέπει να τοποθετήσετε το βέλος του ποντικιού στη διαχωριστική γραµµή των στηλών, έτσι ώστε το βέλος να µετατραπεί σε σταυρό ή και, µε πατηµένο το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού, να µετακινήσετε (σύρετε) τη διαχωριστική γραµµή. Το ίδιο γίνεται και για το ύψος των γραµµών. Τη Γραµµή Εντολών Στο κάτω µέρος κάθε παραθύρου βρίσκεται η Γραµµή Εντολών, που αποτελείται από: Τα Κουµπιά Επιλογών που βρίσκονται κάτω δεξιά σε κάθε παράθυρο. Με αυτά πραγµατοποιούνται οι εξής λειτουργίες: Χρησιµοποιείται για να καταχωρίσετε µια Νέα Εγγραφή, για παράδειγµα έναν καινούριο διαφηµιζόµενο, µια διαφηµιστική εταιρεία, ένα προϊόν, ένα τιµοκατάλογο κτλ. Εάν επιθυµείτε να διορθώσετε ένα στοιχείο, τότε Επιλέξτε την αντίστοιχη εγγραφή και κάντε κλικ σ αυτό το κουµπί. (ΠΡΟΣΟΧΗ! Αν δεν κάνετε κλικ σ αυτό το κουµπί δεν µπορείτε να κάνετε καµία αλλαγή στις εγγραφές). Το κουµπί αυτό το χρησιµοποιείτε προκειµένου να διαγράψετε µια εγγραφή. Στην οθόνη θα εµφανιστεί το σχετικό Παράθυρο ιαλόγου, που ζητά να επιβεβαιώσετε τη διαγραφή. Αν επιλέξετε Ναι, η εγγραφή διαγράφεται, ενώ αν πατήσετε Όχι επιστρέφετε στο παράθυρο. 21

22 Η εγκατάσταση του AdvManager Κεφάλαιο 1 ο Έξοδος από το AdvManager Για να εγκαταλείψετε το AdvManager πρέπει είτε να πάτε στην επιλογή Αρχεία και στη συνέχεια στην ένδειξη Έξοδος είτε στο κουµπί της κεντρικής οθόνης και να απαντήσετε καταφατικά στη σχετική ερώτηση του AdvManager. ΠΡΟΣΟΧΗ!!! Μην εγκαταλείπετε ποτέ το σύστηµα κλείνοντας το διακόπτη τροφοδοσίας του ρεύµατος ή πατώντας τα πλήκτρα Ctrl-Alt-Del ενώ είσαστε µέσα στο AdvManager. Πρέπει πάντοτε να επιλέγετε το Έξοδος από το menu Αρχεία ή το κουµπί από την κεντρική οθόνη του AdvManager και να απαντάτε καταφατικά στη σχετική ερώτηση. Αν διακόψετε βίαια το πρόγραµµα, είναι πιθανό να προξενηθεί βλάβη στα αρχεία του συστήµατος. 22

23 Κεφάλαιο 2 Η αρχική οργάνωση του AdvManager Το κεφάλαιο αυτό είναι το σηµαντικότερο του εγχειριδίου, καθώς περιγράφει την αρχική οργάνωση του AdvManager. Αν το πρόγραµµα δε "στηθεί" σωστά, θα ταλαιπωρηθείτε αρκετά στη συνέχεια Οι εργασίες που µπορείτε να πραγµατοποιήσετε µε το πρόγραµµα Σε γενικές γραµµές οι δυνατότητες που σας προσφέρει το πρόγραµµα είναι οι εξής: Καταχωρίσεις καινούριων στοιχείων (όπως η εγγραφή ενός νέου διαφηµιζόµενου ή διαφηµιστικής εταιρίας, τιµοκαταλόγου κτλ.) και τροποποιήσεις κάποιων που υπάρχουν ήδη στο σύστηµα (π.χ. αλλαγή µιας διεύθυνσης). Ενηµέρωση σε τακτική βάση των στοιχείων του AdvManager (όπως οι εντολές διαφηµίσεων, η δηµοσίευση µετάδοση των διαφηµίσεων κτλ.). Εκτύπωση καταστάσεων στην οθόνη ή στον εκτυπωτή (για παράδειγµα το πρόγραµµα διαφηµίσεων). Περιοδικές εργασίες όπως η δισκέτα ΤΣΠΕΑΘ / Ε ΟΕΑΠ Τα πρώτα βήµατα Στην παράγραφο αυτή περιγράφουµε τα βήµατα για τη σωστή οργάνωση των στοιχείων του AdvManager. Στοιχεία Συστήµατος Από την επιλογή Αρχεία, Στοιχεία Συστήµατος, θα καταχωρήσετε τα στοιχεία της ιδιοκτήτριας εταιρείας των ΜΜΕ που διαθέτεται. Επίσης από αυτή την επιλογή µπορείτε να ορίσετε το ποσοστό του Φ.Π.Α. που αφορά στις διαφηµίσεις και του Φ.Π.Α. που αφορά στις συνδροµές.

24 Η Αρχική Οργάνωση του AdvManager Κεφάλαιο 2 ο Χρήστες Συστήµατος Από την επιλογή αυτή καταχωρείτε τους χρήστες του προγράµµατος και τα δικαιώµατα του καθενός. Εξ' ορισµού υπάρχει ο χρήστης Supervisor µε αρχικό κωδικό 123, ο οποίος έχει πλήρη δικαιώµατα σε όλες τις επιλογές του προγράµµατος. Μπορείτε να εισάγετε και άλλους χρήστες µε διαφορετικά δικαιώµατα όσον αφορά τη χρήση µιας επιλογής, τη δυνατότητα νέων εγγραφών, διορθώσεων και διαγραφών. 24

25 Κεφάλαιο 2 ο Η Αρχική Οργάνωση του AdvManager Σταθµοί Εργασίας Από την επιλογή αυτή θα δηλώσετε ή θα τροποποιήσετε τις παραµέτρους που σχετίζονται µε τον κάθε σταθµό εργασίας της εφαρµογής. Σε κάθε σταθµό του προγράµµατος θα πρέπει να δηλώσετε τον εκτυπωτή που θα χρησιµοποιείται για τις εκτυπώσεις του προγράµµατος. Μέσα Από την επιλογή αυτή καταχωρούνται τα µέσα της επιχείρησής σας. Είναι πιθανό να έχετε περισσότερα από ένα µέσα, λόγου χάρη, µια εφηµερίδα και ένα ραδιοφωνικό σταθµό. Σ' αυτήν την περίπτωση θα περάσετε δύο εγγραφές. Καταχωρείτε όλα τα σταθερά στοιχεία και το είδος του µέσου που το επιλέγετε από το αντίστοιχο πτυσσόµενο παράθυρο επιλογής. Αν ο ιδιοκτήτης του µέσου είναι διαφορετικός αλλάζετε τα στοιχεία του από την καρτέλα ΣΤΟΙΧΕΙΑ Ι ΙΟΚΤΗΤΗ. Με το κουµπί αντιγράφετε το µέσο σε κάποιο άλλο, µαζί µε τους τιµοκαταλόγους του (χρήσιµο στην περίπτωση που έχετε δύο µέσα µε ταυτόσηµο τιµοκατάλογο). Τιµοκατάλογος Από την επιλογή αυτή καταχωρείτε τον τιµοκατάλογο που ισχύει για τις διαφηµίσεις των µέσων σας. Για να χρησιµοποιήσετε αυτή την επιλογή, πρέπει από την επιλογή Αρχεία Μέσα Γενικά Στοιχεία, να φωτίσετε το Μέσο που σας ενδιαφέρει, και χωρίς να κλείσετε την επιλογή, να επιλέξετε Αρχεία Μέσα Τιµοκατάλογος. Συνδροµές Από τις επιλογές των συνδροµών, µπορείτε να ορίσετε τα στοιχεία των τευχών των περιοδικών σας, τον τιµοκατάλογο και τους τρόπους πληρωµής που αφορούν τις συνδροµές των περιοδικών σας. Για να χρησιµοποιήσετε αυτές τις επιλογές, πρέπει από την επιλογή Αρχεία Μέσα Γενικά Στοιχεία, να φωτίσετε το Μέσο που σας ενδιαφέρει, και χωρίς να κλείσετε την επιλογή, να επιλέξετε Αρχεία Μέσα Τιµοκατάλογος. ιαφηµιστικές Εταιρίες Στο επόµενο βήµα καταχωρείτε τις διαφηµιστικές εταιρείες. Περνάτε τα σταθερά τους στοιχεία και, αν θέλετε, τα φορολογικά στοιχεία της εταιρίας. 25

26 Η Αρχική Οργάνωση του AdvManager Κεφάλαιο 2 ο ιαφηµιζόµενοι και Προϊόντα Στη συνέχεια θα περάσετε τους διαφηµιζόµενους και τα προϊόντα τους, αυτά τουλάχιστον που διαφηµίζονται στο δικό σας µέσο. Λόγου χάρη, ιαφηµιζόµενος: ΟΜΙΛΟΣ ΕΜΠΟΡΙΚΗΣ και προϊόντα του: ΕΜΠΟΡΙΚΗ ΤΡΑΠΕΖΑ, ΕΜΠΟΡΟΚΑΡΤΑ, ΑΜΟΙΒΑΙΑ ΕΜΠΟΡΙΚΗΣ κλπ. Η λογική της επιλογής είναι ίδια µε των προηγουµένων. Αν ο διαφηµιζόµενος δεν έχει προϊόντα (π.χ. ΜΙΝΙΟΝ) µπορείτε στις διαφηµίσεις να καταχωρείτε µόνο τον διαφηµιζόµενο. Για διαφηµιζόµενους που έχουν προϊόντα, αλλά παράλληλα διαφηµίζονται και αυτόνοµα, πρέπει να τους καταχωρήσετε και στα προϊόντα. Λόγου χάρη ο διαφηµιζόµενος ΟΠΑΠ έχει τα προϊόντα ΛΟΤΤΟ, ΠΡΟΤΟ και ΤΖΟΚΕΡ. Συνδροµές Εάν έχετε περιοδικά για τα οποία παρακολουθείτε τις συνδροµές τους, µπορείτε να καταχωρήσετε τους συνδροµητές σας και τα στοιχεία των συνδροµών τους. Media Shops Προαιρετικά, µπορείτε να καταχωρήσετε και τα MEDIA SHOPS που σχετίζονται µε το µέσο σας. 26

27 Κεφάλαιο 3 Οι επιλογές των Αρχείων Στο κεφάλαιο αυτό περιγράφονται οι λειτουργίες του AdvManager µία προς µία. Θα αποτελέσει τον αναλυτικό σας οδηγό µέχρι να κατανοήσετε πλήρως ολόκληρο το πρόγραµµα. Η περιγραφή των λειτουργιών του προγράµµατος στο κεφάλαιο αυτό γίνεται µε τη σειρά που εµφανίζονται στο menu του AdvManager και όχι µε τη χρονική σειρά που θα τις χρησιµοποιήσετε. Αυτός είναι ο ευκολότερος τρόπος για να εντοπίζετε αµέσως την επεξήγηση της επιλογής που σας ενδιαφέρει Αρχεία - ιαφηµίσεις Η εισαγωγή των διαφηµίσεων Το σηµαντικότερο τµήµα του AdvManager είναι η εισαγωγή και η διαχείριση των διαφηµίσεων. Ο πλήρης κύκλος µιας διαφηµιστικής καταχώρησης είναι: Εντολή από τη διαφηµιστική εταιρεία ή τον διαφηµιζόµενο Επιβεβαίωση ότι η διαφήµιση δηµοσιεύτηκε ή παίχτηκε, µε τα σωστά στοιχεία Τιµολόγηση της διαφήµισης Καταβολή Αγγελιοσήµου από τους υπόχρεους και ενηµέρωση της πληρωµής Αφού ολοκληρωθεί ο κύκλος αυτός, µπορεί ο χρήστης να προχωρήσει στις καταστάσεις που πρέπει να στέλνονται, κάθε δίµηνο, στο ΤΣΠΕΑΘ ή στο Ε ΟΕΑΠ Εντολές ιαφηµίσεων Μόλις ενεργοποιήσετε την επιλογή Αρχεία ιαφηµίσεις Εντολές ιαφηµίσεων εµφανίζονται τα Φίλτρα Επιλογής. Ο χειρισµός των φίλτρων επιλογής έχει ως εξής: Τα Φίλτρα Επιλογής είναι: Η Προγραµµατισθείσα Ηµ/νία Εµφάνισης / ηµοσίευσης Από Έως Μπορείτε να εµφανίσετε τις Εντολές ιαφηµίσεων στο χρονικό διάστηµα που εσείς θα ορίσετε. Το Μέσο

28 Οι Επιλογές των Αρχείων Κεφάλαιο 3 ο Επιλέγετε το Μέσο για το οποίο θέλετε να εµφανίσετε το πρόγραµµα των διαφηµίσεων. Αν υπάρχει µόνο ένα Μέσο δεν χρειάζεται να το επιλέξετε. Το Media Shop Για να εµφανίσετε τις εγγραφές µόνο του συγκεκριµένου Media Shop που θα επιλέξετε Η ιαφηµιστική Εταιρία Για να εµφανίσετε τις εγγραφές µόνο της συγκεκριµένης ιαφηµιστικής Εταιρίας που θα επιλέξετε Ο ιαφηµιζόµενος Για να εµφανίσετε τις εγγραφές µόνο του συγκεκριµένου ιαφηµιζόµενου που θα επιλέξετε Αν από τα παραπάνω δεν επιλέξετε τίποτα και πατήσετε το κουµπί Συνέχεια θα εµφανιστούν όλες οι εγγραφές που υπάρχουν καταχωρηµένες για το µήνα και το Μέσο που είναι προεπιλεγµένο. Το πρώτο βήµα λοιπόν είναι να καταχωρήσετε το πρόγραµµα των διαφηµίσεων των διαφηµιστικών εταιρειών ή των διαφηµιζοµένων. Στο πρώτο φίλτρο δίνετε το εύρος των ηµεροµηνιών που θέλετε να προγραµµατίσετε τις διαφηµίσεις και το µέσο στο οποίο θα δηµοσιευτεί ή θα µεταδοθεί η διαφήµιση (για οργανισµούς που έχουν περισσότερα του ενός µέσου). Για να καταχωρήσετε µια νέα εντολή πιέστε το κουµπί Νέα Εγγραφή: Αν το µέσο που επιλέξατε είναι τηλεόραση ή ραδιόφωνο εµφανίζεται η παρακάτω οθόνη Τα στοιχεία που πρέπει να δώσετε µε την σειρά που εµφανίζονται είναι: Α/Α εντολής: Αριθµός που καθιστά την εντολή µονοσήµαντη Προγραµµατισθείσα Ηµ/νία Εµφάνισης: Πότε θα µεταδοθεί η διαφήµιση Media Shop : Επιλογή Media Shop που σχετίζεται µε το µέσο σας ιαφηµιστική Εταιρεία : Επιλογή διαφηµιστικής εταιρίας ιαφηµιζόµενος : Επιλογή διαφηµιζόµενου Προϊόν : Επιλογή προϊόντος διαφηµιζόµενου 28

29 Κεφάλαιο 3 ο Οι Επιλογές των Αρχείων Ώρα Μετάδοσης : Την ώρα που θέλετε να µεταδοθεί η διαφήµιση ιάρκεια σε δευτερόλεπτα : Ο χρόνος της διαφήµισης σε δευτερόλεπτα Τιµοκατάλογος : Επιλογή του τιµοκαταλόγου του µέσου Ζώνη : Εµφανίζεται αυτόµατα ανάλογα µε τον τιµοκατάλογο που θα επιλέξετε. Η ένδειξη Μετρητοίς χρησιµοποιείται για τον τρόπο πληρωµής των διαφηµίσεων Ανάλογα µε τον τιµοκατάλογο που θα επιλεχθεί και τον τρόπο πληρωµής θα εµφανιστεί αυτόµατα η τιµή του δευτερολέπτου καθώς και η Αξία της διαφήµισης. Η ένδειξη "Προγραµµατισµένη" χρησιµοποιείται για τις διαφηµίσεις που εµφανίστηκαν εκ παραδροµής και θα τύχουν διαφορετικής αντιµετώπισης στη συνέχεια. Σ' αυτές θα δώσετε τιµή "Όχι". Ηµεροµηνία Εισαγωγής: Πότε δόθηκε η εντολή Παρατηρήσεις : Είναι ένα ελεύθερο πεδίο για πιθανές παρατηρήσεις ή άλλα σχόλια που αφορούν την εντολή. Αν κατά τη διάρκεια καταχώρησης του προγράµµατος των διαφηµίσεων δεν έχετε καταχωρηµένο κάποιο στοιχείο όπως ιαφηµιζόµενο, Προϊόν κτλ., µπορείτε χωρίς να κλείσετε το παράθυρο αυτό και έχοντας επιλεγµένο το πεδίο που σας ενδιαφέρει να το καταχωρήσετε πατώντας το κουµπί και στη συνέχεια το Νέα Εγγραφή. Στη συνέχεια από το κουµπί εκπτώσεις είτε σε ποσοστό είτε πληκτρολογώντας το ποσό. µπορείτε να ορίσετε τις Σας συµβουλεύουµε το κουµπί αυτό να το χρησιµοποιείτε µόνο όταν η διαφήµιση αφορά το µέσο της εφηµερίδας ή του περιοδικού όπου ο αριθµός επανάληψης µιας διαφήµισης είναι µικρότερος από αυτόν στην τηλεόραση ή το ραδιόφωνο. Για την τηλεόραση και το ραδιόφωνο δεν έχει νόηµα η συγκεκριµένη επιλογή αφού µπορείτε στην τιµολόγηση να ορίσετε συνολικά το ποσό ή το ποσοστό της έκπτωσης για όλες τις εµφανίσεις. Το κουµπί σας βοηθά να προγραµµατίσετε την εµφάνιση των διαφηµίσεων στο χρονικό διάστηµα που έχετε ορίσει. Πρώτα καταχωρείτε την ώρα µετάδοσης-εµφάνισης στο Γενικό Πρόγραµµα Ηµέρας, οι στήλες 1η 2η 3η αντιπροσωπεύουν τον αριθµό των εµφανίσεων, µε το κουµπί ενηµερώνετε το Εβδοµαδιαίο Πρόγραµµα, και αφού ορίσετε και το Εβδοµαδιαίο πρόγραµµα µε το κουµπί ενηµερώνετε και το Τελικό 29

30 Οι Επιλογές των Αρχείων Κεφάλαιο 3 ο Πρόγραµµα. Κάτω αριστερά εµφανίζεται το κόστος και ο αριθµός των εµφανίσεων. Πατώντας το κουµπί αποθηκεύετε το πρόγραµµα και επιστρέφετε στην προηγούµενη οθόνη. Με το κουµπί αποθηκεύετε την τρέχουσα εντολή. Αν το µέσο που επιλέξατε είναι εφηµερίδα ή περιοδικό εµφανίζεται η παρακάτω οθόνη Τα στοιχεία που πρέπει να δώσετε µε τη σειρά που εµφανίζονται είναι: Α/Α εντολής: Αριθµός που καθιστά την εντολή µονοσήµαντη Προγραµµατισθείσα Ηµ/νία Εµφάνισης: Πότε θα δηµοσιευτεί η διαφήµιση 30

31 Κεφάλαιο 3 ο Οι Επιλογές των Αρχείων Φύλλο:Τον Αριθµό του Φύλλου Media Shop: Επιλογή Media Shop που σχετίζονται µε το µέσο σας ιαφηµιστική Εταιρεία: Επιλογή διαφηµιστικής εταιρίας ιαφηµιζόµενος: Επιλογή διαφηµιζόµενου Προϊόν Επιλογή προϊόντος διαφηµιζόµενου Σελίδα: Τη σελίδα που θέλουµε να δηµοσιευθεί η διαφήµιση Έγχρωµη: ηλώνετε τον τύπο της διαφήµισης (αν θα είναι έγχρωµη ή ασπρόµαυρη) Μέγεθος: ίνετε το µέγεθος της διαφήµισης Εκατοστά: Πόσα εκατοστά είναι η διαφήµιση Τιµοκατάλογος: Επιλογή του τιµοκαταλόγου του µέσου Είδος Καταχώρησης: Εµφανίζεται αυτόµατα ανάλογα µε τον τιµοκατάλογο που θα επιλεχθεί. Η ένδειξη Μετρητοίς χρησιµοποιείται για τον τρόπο πληρωµής των διαφηµίσεων Ανάλογα µε τον τιµοκατάλογο που θα επιλεχθεί και τον τρόπο πληρωµής θα εµφανιστεί αυτόµατα και η τιµή του εκατοστού καθώς και η Αξία της διαφήµισης. Η ένδειξη "Προγραµµατισµένη" χρησιµοποιείται για τις διαφηµίσεις που εµφανίστηκαν εκ παραδροµής και θα τύχουν διαφορετικής αντιµετώπισης στη συνέχεια. Σ' αυτές θα δώσετε τιµή "Όχι". Ηµεροµηνία Εισαγωγής: Πότε δόθηκε η εντολή Παρατηρήσεις : Είναι ένα ελεύθερο πεδίο για πιθανές παρατηρήσεις ή άλλα σχόλια που αφορούν την εντολή. Αν κατά τη διάρκεια καταχώρισης του προγράµµατος των διαφηµίσεων δεν έχετε καταχωρηµένο κάποιο στοιχείο όπως ιαφηµιζόµενο, Προϊόν κτλ., µπορείτε χωρίς να κλείσετε το παράθυρο αυτό και έχοντας επιλεγµένο το πεδίο που σας ενδιαφέρει να το καταχωρήσετε πατώντας το κουµπί και στη συνέχεια το Νέα Εγγραφή. Από το κουµπί ποσοστό είτε πληκτρολογώντας το ποσό. µπορείτε να ορίσετε τις εκπτώσεις είτε σε Στις εφηµερίδες και τα περιοδικά δεν υπάρχει το κουµπί Πρόγραµµα διαφηµίσεων. Όταν έχετε µια διαφήµιση που θα δηµοσιευτεί περισσότερο από µία φορά µπορείτε πατώντας το κουµπί επανεγγραφή να τη ξανακαταχωρήσετε αλλάζ οντας µόνο την Προγραµµατισθείσα ηµεροµηνία της δηµοσίευσης και στη συνέχεια το κουµπί Αποθήκευση. Αν θέλετε να εκτυπώσετε το πρόγραµµα των διαφηµίσεων µπορείτε να το κάνετε από την επιλογή Εκτυπώσεις ιαφηµίσεων Γενικές Καταστάσεις Πρόγραµµα ιαφηµίσεων ηµοσίευση/μετάδοση ιαφηµίσεων Το δεύτερο βήµα στη διαχείριση των διαφηµίσεων, είναι η ενηµέρωση ότι οι διαφηµίσεις που προγραµµατίστηκαν, όντως µεταδόθηκαν ή δηµοσιεύτηκαν, µε τα σωστά στοιχεία. Πηγαίνοντας λοιπόν στην επιλογή αυτή Αρχεία ιαφηµίσεις ηµοσίευση/μετάδοση ιαφηµίσεων στο πρώτο παράθυρο που εµφανίζεται δηλώνετε την Προγραµµατισθείσα Ηµ/νία Εµφάνισης/ ηµοσίευσης Από Έως. Στη συνέχεια το µέσο, media shop, ιαφηµιστική Εταιρία και ιαφηµιζόµενο καθώς και το πεδίο Αυτόµατη Ενηµέρωση όπου µπορείτε να επιλέξετε αν θα γίνει ενηµέρωση στις νέες εγγραφές είτε σε όλες τις εγγραφές. Για παράδειγµα, αν έχετε ήδη ενηµερώσει µια διαφήµιση ότι όντως µεταδόθηκε ή δηµοσιεύτηκε, σε κάποιο χρονικό διάστηµα, και θέλετε να ενηµερώσετε και κάποιες άλλες µεταδόσεις που δεν είχατε ενηµερώσει, 31

32 Οι Επιλογές των Αρχείων Κεφάλαιο 3 ο γιατί µπορεί να µην είχε ακόµα βγει το πρόγραµµα τους, επιλέγετε την ενηµέρωση των Νέων Εγγραφών. Με το κουµπί γίνεται η ενηµέρωση της µετάδοσης ή της δηµοσίευσης, δηλαδή ότι οι διαφηµίσεις που είχαν προγραµµατιστεί µεταδόθηκαν ή δηµοσιεύτηκαν. Πατώντας το πλήκτρο µπορείτε να δείτε ένα πίνακα µε τις µεταδόσεις που ενηµερώθηκαν το συγκεκριµένο χρονικό διάστηµα Με το κουµπί µπορείτε να διορθώσετε µια µετάδοση, π.χ. αν µια διαφήµιση δεν µεταδόθηκε την ώρα που ήταν προγραµµατισµένη να µεταδοθεί µπορούµε να αλλάξουµε την ώρα µετάδοσης. Αν για κάποιο λόγο µια διαφήµιση δεν µεταδόθηκε (π.χ. διακοπή ρεύµατος) για να την ακυρώσετε απλά σβήνετε την ηµ/νία µετάδοσης. 32

33 Κεφάλαιο 3 ο Οι Επιλογές των Αρχείων Τιµολόγηση ιαφηµίσεων Στο επόµενο βήµα καταχωρείτε τα στοιχεία του τιµολογίου της διαφήµισης. Πηγαίνοντας λοιπόν στην επιλογή αυτή από Αρχεία - ιαφηµίσεις - Τιµολόγηση ιαφηµίσεων στο πρώτο παράθυρο που εµφανίζεται δηλώνουµε την Ηµ/νία Εµφάνισης Από Έως. Στη συνέχεια το µέσο, Media Shop, ιαφηµιστική Εταιρία και ιαφηµιζόµενο καθώς και το προϊόν όπου θέλετε να τιµολογήσετε. Ανάλογα µε το µέσο που έχετε επιλέξει πατώντας το κουµπί εµφανίζεται ένας πίνακας µε τα τιµολόγια που έχουν εκδοθεί για τις διαφηµίσεις έχουν µεταδοθεί /δηµοσιευθεί το συγκεκριµένο χρονικό διάστηµα. Εάν στον πίνακα που εµφανίζεται, τα πεδία Σειρά, Αριθµός και Ηµ/νία Τιµολογίου είναι «κενά», αυτό σηµαίνει ότι δεν έχετε εκδώσει ακόµα Τιµολόγιο για τις διαφηµίσεις έχουν µεταδοθεί /δηµοσιευθεί το συγκεκριµένο χρονικό διάστηµα. Όταν το µέσο που έχει επιλεγεί είναι το ραδιόφωνο τότε έχουµε : Στο πάνω µέρος του παραθύρου µπορείτε να δείτε το µέσο που έχετε επιλέξει. Επιλέγοντας αυτήν που θέλουµε να τιµολογήσουµε (π.χ. την 1η εγγραφή ) και πατώντας το κουµπί εµφανίζεται η παρακάτω οθόνη 33

34 Οι Επιλογές των Αρχείων Κεφάλαιο 3 ο Τα στοιχεία που πρέπει να δώσετε µε τη σειρά που εµφανίζονται είναι: Τιµοκατάλογος: ηλώνοντας τιµοκατάλογο το τιµολόγιο παίρνει ως αξία διαφήµισης το ποσό του τιµοκαταλόγου που είναι δηλωµένο σε αυτόν. Για παράδειγµα στην περίπτωση που έχετε µια χορηγία, δηµιουργείτε ένα τιµοκατάλογο µε την αξία της διαφήµισης και τον δηλώνετε στον τιµοκατάλογο. Το πεδίο Προτιµολόγηση ενεργοποιείται επιλέγοντας το Ναι στο αντίστοιχο πεδίο. Χρησιµοποιείται στην περίπτωση που έχετε άλλο πρόγραµµα για να εκδίδετε τιµολόγια και θέλετε τα στοιχεία του τιµολογίου να είναι ακριβώς τα ίδια, αφού εκδώσετε το τιµολόγιο από το άλλο πρόγραµµα επιλέγετε ξανά το ίδιο τιµολόγιο και κάνετε διόρθωση, στην Προτιµολόγηση δηλώνετε πάλι το Όχι και καταχωρείτε τα νέα στοιχεία του τιµολογίου, την σειρά και τον αριθµό απόδειξης εάν αυτά έχουν αλλάξει. Ηµ/νία Έκδοσης Τιµολογίου: Η ηµ/νία που θα εκδοθεί το τιµολόγιο Σειρά και Αριθµός Τιµολογίου: Τη σειρά και τον αριθµό του τιµολογίου Το πρόγραµµα υπολογίζει αυτόµατα το αγγελιόσηµο. Για το ραδιόφωνο το αγγελιόσηµο είναι το 21,5% της αρχικής αξίας της διαφήµισης. Αυτό σηµαίνει πως και έκπτωση να υπάρχει στη διαφήµιση το 21,5% του αγγελιοσήµου υπολογίζεται στο αρχικό ποσό πριν από την έκπτωση. Όταν η διαφήµιση γίνεται από διαφηµιστική εταιρεία και όχι άµεσα από τον ίδιο τον διαφηµιζόµενο το αγγελιόσηµο υπολογίζεται µε έκπτωση 20%. Αν για κάποιο λόγο υπάρχει απαλλαγή στο αγγελιόσηµο τότε στο αντίστοιχο πεδίο πρέπει να δηλώσετε το Ναι. Στην αριστερή πλευρά της οθόνης µπορείτε να επιλέξετε τις εµφανίσεις που θέλετε να τιµολογηθούν. Ανάλογα µε τις εµφανίσεις που θα επιλεχθούν αυτόµατα ενηµερώνεται και η αξία της διαφήµισης. Σηµειώστε ότι στην τιµολόγηση δεν µπορείτε να µεταβάλλετε κανένα από τα στοιχεία της διαφήµισης. Όταν το µέσο που έχει επιλεγεί είναι η τηλεόραση τότε έχουµε : Ισχύει ότι και για το ραδιόφωνο µε τη διαφορά ότι εδώ υπάρχει και το πεδίο του ειδικού φόρου τηλεόρασης όπως φαίνεται παρακάτω. 34

35 Κεφάλαιο 3 ο Οι Επιλογές των Αρχείων Ο ειδικός φόρος τηλεόρασης (που είναι το 30% της αρχικής αξίας της διαφήµισης) υπολογίζεται αυτόµατα από το πρόγραµµα. Όταν πρόκειται για το µέσο της εφηµερίδας ή του περιοδικού έχουµε : Για τις εφηµερίδες και τα περιοδικά το αγγελιόσηµο είναι το 20% της τελικής αξίας της διαφήµισης χωρίς το Φ.Π.Α. Αυτό σηµαίνει πως αν υπάρχει έκπτωση στην διαφήµιση το 20% του αγγελιοσήµου υπολογίζεται στην τελική αξία της διαφήµισης µετά από την έκπτωση. Όταν η διαφήµιση γίνεται από διαφηµιστική εταιρία και όχι άµεσα από τον ίδιο τον διαφηµιζόµενο το αγγελιόσηµο δεν υπολογίζεται µε έκπτωση 20% όπως ισχύει για την τηλεόραση και το ραδιόφωνο. Αν για κάποιο λόγο υπάρχει απαλλαγή του αγγελιοσήµου τότε στο αντίστοιχο πεδίο δηλώνετε το Ναι. Στην περίπτωση µιας διαφήµισης που το Μέσο καταβάλει το ποσό του Αγγελιοσήµου για τον διαφηµιζόµενο και γι αυτό το λόγο πρέπει να το εισπράξει από αυτόν στο πεδίο Να αθροιστεί το αγγελιόσηµο στην αξία του τιµολογίου πρέπει να δηλώσετε το Ναι. Τέτοια περίπτωση αποτελούν οι µικρές αγγελίες. 35

36 Οι Επιλογές των Αρχείων Κεφάλαιο 3 ο Αφού λοιπόν δηλώσετε τα Στοιχεία του Τιµολογίου που πρόκειται να εκδώσετε: εάν επιλέξετε, τότε το τιµολόγιο, θα αποθηκευτεί και στη συνέχεια θα εκτυπωθεί στον εκτυπωτή που έχετε δηλώσει από την επιλογή Αρχεία -> Σταθµοί Εργασίας εάν επιλέξετε, τότε το τιµολόγιο, θα αποθηκευτεί στην εφαρµογή εάν επιλέξετε, τότε το τιµολόγιο, θα αποθηκευτεί και στη συνέχεια θα εκτυπωθεί στον εκτυπωτή που έχετε δηλώσει από την επιλογή Αρχεία -> Σταθµοί Εργασίας, µε την ένδειξη ΑΝΤΙΓΡΑΦΟ. Το αντίγραφο του τιµολογίου, µπορείτε να το χρησιµοποιήσετε, σε περίπτωση που εκτυπώνεται τιµολόγια σε µονή λευκή σελίδα Α4, και χρειάζεστε το αντίγραφο του παραστατικού για το αρχείο σας Εάν έχετε εκτυπώσει ένα τιµολόγιο µε λανθασµένα στοιχεία και θέλετε να το ακυρώσετε: Τότε από τον αρχικό πίνακα, στον οποίο εµφανίζονται τα τιµολόγια που έχετε εκδώσει, φωτίστε το τιµολόγιο που θέλετε να ακυρώσετε, και επιλέξτε. Προσοχή! Το Ακυρωτικό εκδίδεται µόνο την ίδια ηµέρα που έχει εκδοθεί το Τιµολόγιο. Εάν θέλετε να ακυρώσετε Τιµολόγιο, το οποίο έχει εκδοθεί σε προγενέστερη Ηµ/νία, τότε πρέπει να εκδώσετε Πιστωτικό Τιµολόγιο Πιστωτικά Τιµολόγια ιαφηµίσεων Από την επιλογή αυτή καταχωρείτε τα πιστωτικά σηµειώµατα των διαφηµίσεων Στα φίλτρα επιλογής δηλώνετε την Ηµ/νία του Τιµολογίου για το οποίο θέλετε να εκδώσετε Πιστωτικό. Φωτίστε το τιµολόγιο και πατήστε. Στη συνέχεια δώστε το ποσό το οποίο θέλετε να πιστώσετε, και στις παρατηρήσεις γράψτε την Αιτιολογία. 36

37 Κεφάλαιο 3 ο Οι Επιλογές των Αρχείων Ακυρωτικά Τιµολόγια ιαφηµίσεων Από την επιλογή αυτή µπορείτε να δείτε Ακυρωτικά Τιµολόγια τα οποία έχετε εκδώσει Καταβολές Αγγελιοσήµου ιαφηµίσεων Από την επιλογή αυτή, καταχωρείτε τα στοιχεία της πληρωµής του αγγελιοσήµου. Στα φίλτρα επιλογής, από την ερώτηση Καταβληθέντα Ποσά, µπορείτε να επιλέξετε να εµφανιστούν τα τιµολόγια, για τα οποία δεν έχετε εισάγει τα στοιχεία καταβολής του αγγελιοσήµου (Όχι), ή να εµφανιστούν τα τιµολόγια, για τα οποία έχετε εισάγει τα στοιχεία καταβολής του Αγγελιοσήµου (Ναι), ή να εµφανιστούν όλα τα τιµολόγια. Στον πίνακα που εµφανιστεί, φωτίζετε το τιµολόγιο για το οποίο θέλετε να δηλώσετε τα στοιχεία καταβολής του Αγγελιοσήµου και επιλέγετε. Στην οθόνη που θα εµφανιστεί δηλώνετε τα στοιχεία καταβολής, όπως φαίνεται στην παρακάτω οθόνη: Καταβολές Ειδικού Φόρου ιαφηµίσεων Τηλεόρασης Από την επιλογή αυτή, καταχωρείτε τα στοιχεία της πληρωµής του ειδικού φόρου της τηλεόρασης. Στα φίλτρα επιλογής, από την ερώτηση Καταβληθέντα Ποσά, µπορείτε να επιλέξετε να εµφανιστούν τα τιµολόγια, για τα οποία δεν έχετε εισάγει τα στοιχεία καταβολής του ειδικού φόρου της τηλεόρασης (Όχι), ή να εµφανιστούν τα τιµολόγια, για τα οποία έχετε εισάγει τα στοιχεία καταβολής του ειδικού φόρου της τηλεόρασης (Ναι), ή να εµφανιστούν όλα τα τιµολόγια. Στον πίνακα που εµφανιστεί, φωτίζετε το τιµολόγιο για το οποίο θέλετε να δηλώσετε τα στοιχεία καταβολής του ειδικού φόρου της τηλεόρασης και επιλέγετε. Στην οθόνη που θα εµφανιστεί δηλώνετε τα στοιχεία καταβολής, όπως φαίνεται στην παρακάτω οθόνη 37

38 Οι Επιλογές των Αρχείων Κεφάλαιο 3 ο 3.2 Αρχεία Μέσα Γενικά Στοιχεία Από την επιλογή αυτή καταχωρούνται τα µέσα της επιχείρησής σας. Είναι πιθανό να έχετε περισσότερα από ένα µέσα, λόγου χάρη, µια εφηµερίδα και ένα ραδιοφωνικό σταθµό. Σ' αυτήν την περίπτωση θα περάσετε δύο εγγραφές. Καταχωρείτε όλα τα σταθερά στοιχεία και το είδος του µέσου που το επιλέγετε από το αντίστοιχο πτυσσόµενο παράθυρο επιλογής. Αν ο ιδιοκτήτης του µέσου είναι διαφορετικός αλλάζετε τα στοιχεία του από την καρτέλα ΣΤΟΙΧΕΙΑ Ι ΙΟΚΤΗΤΗ. Με το κουµπί αντιγράφετε το µέσο σε κάποιο άλλο, µαζί µε τους τιµοκαταλόγους του (χρήσιµο στην περίπτωση που έχετε δύο µέσα µε ταυτόσηµο τιµοκατάλογο) Τιµοκατάλογος Η επιλογή θα ενεργοποιηθεί µόνο όταν ανοίξετε τα Γενικά Στοιχεία των Μέσων. Εδώ καταχωρούνται οι Τιµοκατάλογοι για το συγκεκριµένο µέσο που έχετε επιλέξει. Αν ο τιµοκατάλογος αφορά το µέσο της τηλεόρασης ή του ραδιοφώνου πατώντας το κουµπί Νέα Εγγραφή σας εµφανίζεται η παρακάτω οθόνη : 38

39 Κεφάλαιο 3 ο Οι Επιλογές των Αρχείων Στο πρώτο πεδίο καταχωρείτε την κατηγορία στην οποία ανήκει ο τιµοκατάλογος π.χ. ιαφηµίσεις, Χορηγίες κ.τ.λ. Έτσι µπορείτε τους τιµοκαταλόγους αυτούς να τους οµαδοποιήσετε και να τους βλέπετε ταξινοµηµένους ανά κατηγορία. Στη συνέχεια καταχωρείτε τον κωδικό του τιµοκαταλόγου ο οποίος είναι µονοσήµαντος για κάθε κατηγορία π.χ. Α-1, ΧΓ-1 κ.τ.λ. Μετά δίνετε την περιγραφή του τιµοκαταλόγου όπως Α ΖΩΝΗ (07:00-10:00). Στην τιµολόγηση Ανά ευτερόλεπτο η προεπιλογή είναι το Ναι, σε αντίθετη περίπτωση επιλέγετε Όχι. Στην συνέχεια συµπληρώνουµε το ποσά επί πιστώσει ή µετρητοίς της αξίας του δευτερολέπτου αν η τιµολόγηση που έχει επιλεχθεί είναι ανά δευτερόλεπτο ή όλου του spot ή της εκποµπής αν δεν είναι ανά δευτερόλεπτο. Στην Ηµ/νία Από προτείνεται αυτόµατα η τρέχουσα ηµ/νία του συστήµατος την οποία βέβαια µπορούµε να αλλάξουµε. Αν θέλετε να ακυρώσετε ένα τιµοκατάλογο και να µην ξαναεµφανιστεί στις τιµολογήσεις των διαφηµίσεων συµπληρώνετε την Ηµ/νία Λήξης. Αν ο τιµοκατάλογος αφορά το µέσο της εφηµερίδας ή του περιοδικού τότε ισχύει ότι και παραπάνω µε τη διαφορά ότι η τιµολόγηση είναι Ανά Εκατοστό Στήλης και όχι Ανά ευτερόλεπτο. Στην περίπτωση που δεν ξέρετε ούτε τον αριθµό των εµφανίσεων µιας διαφήµισης, άρα ούτε και την τελική της αξία, δηµιουργείτε προσωρινά ένα τιµοκατάλογο µε µηδενική αξία. Στη συνέχεια όταν έρθει η ώρα για να γίνει η τιµολόγηση δηµιουργείτε πάλι ένα τιµοκατάλογο µε την τελική αξία της διαφήµισης, στο πεδίο Ανά ευτερόλεπτο δηλώνετε το Όχι. Για παράδειγµα όταν έχετε µία χορηγία, στην αρχή δηµιουργείτε ένα τιµοκατάλογο µε µηδενική αξία και τον δηλώνετε στο πρόγραµµα εµφάνισης των διαφηµίσεων, αφού τελειώσουν οι µεταδόσεις ή οι δηµοσιεύσεις και βγει η τελική αξία του τιµολογίου πριν την τιµολόγηση δηµιουργείτε ένα τιµοκατάλογο µε αυτή τη τελική αξία, από την επιλογή Αρχεία ιαφηµίσεις Τιµολόγηση ιαφηµίσεων, αφού επιλέξετε την διαφήµιση που θέλετε να τιµολογήσετε, δηλώνετε το τιµοκατάλογο που δηµιουργήσατε στο πεδίο τιµοκατάλογος. 39

40 Οι Επιλογές των Αρχείων Κεφάλαιο 3 ο Παρατηρήσεις Η επιλογή θα ενεργοποιηθεί µόνο όταν ανοίξετε τα Γενικά Στοιχεία των Μέσων. Εδώ καταχωρούνται οι παρατηρήσεις για το συγκεκριµένο Μέσο που έχετε επιλέξει Συνδροµές Τεύχη Περιοδικών Η επιλογή θα ενεργοποιηθεί µόνο όταν ανοίξετε τα Γενικά Στοιχεία των Μέσων και αφορά Μέσα τα οποία είναι Περιοδικά. Από αυτή την επιλογή µπορείτε να ορίσετε τα τεύχη των περιοδικών σας. Για κάθε τεύχος µπορείτε να ορίσετε, τον αριθµό του, την ηµ/νία έκδοσης ή κυκλοφορίας καθώς επίσης και τα περιεχόµενά του Συνδροµές Τιµοκατάλογος Συνδροµών Η επιλογή θα ενεργοποιηθεί µόνο όταν ανοίξετε τα Γενικά Στοιχεία των Μέσων και αφορά Μέσα τα οποία είναι Περιοδικά. Τα βασικά στοιχεία του τιµοκαταλόγου, είναι ο Κωδικός, το Ποσό (στο οποίο συµπεριλαµβάνεται ο Φ.Π.Α. των συνδροµών, η Ηµ/νία Έναρξης και Λήξης του τιµοκαταλόγου. 40

41 Κεφάλαιο 3 ο Οι Επιλογές των Αρχείων Συνδροµές Τρόποι Πληρωµής Η επιλογή θα ενεργοποιηθεί µόνο όταν ανοίξετε τα Γενικά Στοιχεία των Μέσων και αφορά Μέσα τα οποία είναι Περιοδικά. Τα στοιχεία το τρόπου πληρωµής είναι: ο κωδικός και η περιγραφή του και το Μέσο πληρωµής (εάν υπάρχει) Αρχεία ιαφηµιστικές Εταιρίες Γενικά Στοιχεία Με την επιλογή αυτή εµφανίζονται οι διαφηµιστικές εταιρίες. Για να καταχωρίσετε µια καινούρια διαφηµιστική εταιρία θα πρέπει να κάνετε κλικ στο κουµπί Νέα Εγγραφή. Τα στοιχεία της διαφηµιστικής εταιρίας εκτείνονται σε δυο καρτέλες: Στην πρώτη καρτέλα, µε τίτλο Γενικά Στοιχεία, συµπληρώνετε την επωνυµία της εταιρίας, τη ιεύθυνση και γενικά όλα τα σταθερά στοιχεία της διαφηµιστικής εταιρίας. Στην καρτέλα Φορολογικά Στοιχεία καταχωρείτε, την ιδιοκτήτρια εταιρία, το επάγγελµα, Αριθµό φορολογικού µητρώου κ.λ.π Παρακολούθηση Οφειλών Η επιλογή θα ενεργοποιηθεί µόνο όταν ανοίξετε τα Γενικά Στοιχεία των ιαφηµιστικών Εταιρειών. Από την επιλογή αυτή, εµφανίζονται όλα τα παραστατικά που έχετε εκδώσει, για τη ιαφηµιστική Εταιρία που θα επιλέξετε, και υπολογίζεται αυτόµατα το υπόλοιπο της. Μπορείτε επίσης να εισάγετε τις πληρωµές της ιαφηµιστικής Εταιρίας. 41

42 Οι Επιλογές των Αρχείων Κεφάλαιο 3 ο Παρατηρήσεις Η επιλογή θα ενεργοποιηθεί µόνο όταν ανοίξετε τα Γενικά Στοιχεία των ιαφηµιστικών Εταιρειών. Εδώ καταχωρούνται οι παρατηρήσεις για τη συγκεκριµένη εταιρεία που έχετε επιλέξει Αρχεία - ιαφηµιζόµενοι Γενικά Στοιχεία Με την επιλογή αυτή εµφανίζονται οι διαφηµιζόµενοι. Για να καταχωρίσετε έναν καινούριο διαφηµιζόµενο θα πρέπει να κάνετε κλικ στο κουµπί Νέα Εγγραφή. Τα στοιχεία του διαφηµιζόµενου εκτείνονται σε δυο καρτέλες: Στην πρώτη καρτέλα, µε τίτλο Γενικά Στοιχεία, συµπληρώνετε την επωνυµία του διαφηµιζόµενου, τη ιεύθυνση και γενικά όλα τα σταθερά στοιχεία του διαφηµιζόµενου. Στην καρτέλα Φορολογικά Στοιχεία καταχωρείτε, την ιδιοκτήτρια εταιρία, το επάγγελµα, Αριθµό φορολογικού µητρώου κ.λ.π Παρακολούθηση Οφειλών Η επιλογή θα ενεργοποιηθεί µόνο όταν ανοίξετε τα Γενικά Στοιχεία των ιαφηµιζόµενων. Από την επιλογή αυτή, εµφανίζονται όλα τα παραστατικά που έχετε εκδώσει, για τον ιαφηµιζόµενο που θα επιλέξετε, και υπολογίζεται αυτόµατα το υπόλοιπο του. Μπορείτε επίσης να εισάγετε τις πληρωµές του ιαφηµιζόµενου Προϊόντα Η επιλογή θα ενεργοποιηθεί µόνο όταν ανοίξετε τα Γενικά Στοιχεία των ιαφηµιζόµενων. Εδώ καταχωρούνται τα προϊόντα του διαφηµιζόµενου που έχετε επιλέξει. 42

43 Κεφάλαιο 3 ο Οι Επιλογές των Αρχείων Παρατηρήσεις Η επιλογή θα ενεργοποιηθεί µόνο όταν ανοίξετε τα Γενικά Στοιχεία των ιαφηµιζόµενων. Εδώ καταχωρούνται οι παρατηρήσεις για το συγκεκριµένο διαφηµιζόµενο που έχετε επιλέξει Αρχεία Media Shop Γενικά Στοιχεία Με την επιλογή αυτή εµφανίζονται τα Media Shops. Για να καταχωρίσετε έναν καινούριο Media Shops θα πρέπει να κάνετε κλικ στο κουµπί Νέα Εγγραφή. Τα στοιχεία του Media Shop εκτείνονται σε δυο καρτέλες: Στην πρώτη καρτέλα, µε τίτλο Γενικά Στοιχεία, συµπληρώνετε την επωνυµία του Media Shop, τη ιεύθυνση και γενικά όλα τα σταθερά στοιχεία του Media Shop. Στην καρτέλα Φορολογικά Στοιχεία καταχωρείτε, την ιδιοκτήτρια εταιρία, το επάγγελµα, Αριθµό φορολογικού µητρώου κ.λ.π Παρατηρήσεις Η επιλογή θα ενεργοποιηθεί µόνο όταν ανοίξετε τα Γενικά Στοιχεία των Media Shops. Εδώ καταχωρούνται οι παρατηρήσεις για το συγκεκριµένο Media Shop που έχετε επιλέξει Αρχεία Συνδροµές Από τις επιλογές που ακολουθούν, διαχειρίζεστε αναλυτικά την παρακολούθηση των συνδροµών των περιοδικών σας Γενικά Στοιχεία Συνδροµητών Από την επιλογή αυτή ορίζετε τα στοιχεία των συνδροµητών σας. Από τη σελίδα Γενικά Στοιχεία µπορείτε να ορίσετε τα βασικά στοιχεία ενός συνδροµητή, π.χ. την Εταιρία ή το Ονοµατεπώνυµό του, τη διεύθυνσή του κ.ο.κ. Στη σελίδα Follow-up µπορείτε να εισάγετε αναλυτικά τις επαφές που έχετε κάνει µε το συνδροµητή, όπως βλέπετε στο παράδειγµα που ακολουθεί. Σε κάθε εγγραφή που εισάγετε στο Follow up, δηλώνοντας κάθε φορά το µέσο το οποίο αφορά η συγκεκριµένη επαφή συµπληρώνονται αυτόµατα από την εφαρµογή το πεδίο της ηµεροµηνίας, της ώρας και του υπεύθυνου ενηµέρωσης. Στο πεδίο ενέργεια επιλέγετε την τιµή που σας προτείνεται, απαραίτητη προϋπόθεση για να µπορέσετε να δηλώσετε την ενέργεια είναι να ορίσετε τις τιµές που θέλετε να σας προτείνονται από την επιλογή Αρχεία Άλλες Λειτουργίες 43