ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΗΣΗ. Πώς να διαχειριστήτε τα οικονομικά σας. Πρακτικός οδηγός για τους Μικρούς & Μεσαίους επιχειρηματίες και επαγγελματίες

Transcript

1 ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΗΣΗ Πώς να διαχειριστήτε τα οικονομικά σας. Πρακτικός οδηγός για τους Μικρούς & Μεσαίους επιχειρηματίες και επαγγελματίες Theo Αθήνα Αύγουστος 2014

2 Περιεχόμενα 1. Εισαγωγή 2. Κεφάλαιο 1 Κτίζοντας μια κερδοφόρα επιχείρηση 3. Κεφάλαιο 2 Προγραμματισμός ρευστότητας Βήματα προϋπολογισμού ρευστότητας Υλοποίηση και έλεγχος 4. Κεφάλαιο 3 Πληρωθείτε γρηγορότερα 5. Κεφάλαιο 4 Εκροές. Έλεγχος εξόδων 6. Κεφάλαιο 5 Έλεγχος στη διαχείριση αποθεμάτων 7. Επίλογος Πιο δυνατή επιχείρηση 8. Παράρτημα Πίνακες

3 Εισαγωγή ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΗΣΗ Το χρήμα (ρευστότητα) είναι το παν για την επιχείρηση. Η καλή και σωστή διαχείριση του είναι αποκλειστική ευθύνη του επιχειρηματία εάν πρόκειται όχι μόνο για την επιβίωση αλλά και την ανάπτυξη της δουλειάς του. Πράγματι και αυτό αποδεικνύεται από πολλές έρευνες ένα από τα μεγαλύτερα και σημαντικότερα προβλήματα που αντιμετωπίζει ο επιχειρηματίας είναι αυτό της διαχείρισης των οικονομικών στη δουλειά του. Στην πραγματικότητα η οικονομική διαχείριση είναι το 2ο μεγαλύτερο και σημαντικότερο θέμα που αντιμετωπίζει ο ΜΜΕπιχειρηματιας μετά το marketing και τις πωλήσεις. Παρ όλα αυτά οι ΜΜΕ δεν θέλουν (ενδόμυχα γιατί δεν ξέρουν) να ασχοληθούν με τα οικονομικά της δουλειάς τους. Ούτε ακόμα και με τα βασικά. Τα αφήνουν όλα στον λογιστή τους.??? Όμως η εμπειρία και η ζωή δείχνει ότι όσοι ασχολήθηκαν έστω και λίγο- με τα οικονομικά τους βρήκαν μια σχετική ηρεμία (σωματική και ψυχολογική) αφού μπόρεσαν να: Ελέγξουν τα έξοδα Διαχειριστούν καλύτερα το ταμείο (ρευστότητα) Εισπράξουν πιο γρήγορα Πληρώσουν με περισσότερη άνεση Πρόσφατες έρευνες (BDC view points panel, etc..) έδειξαν ότι οι ΜΜΕ λένε ότι δεν φτιάχνουν προϋπολογισμό ρευστότητας (βλέπε βιβλίο μου ΤΟ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΟ ΣΧΕΔΙΟ / ΠΡΑΚΤΙΚΟΣ ΟΔΗΓΟΣ ΓΙΑ ΤΟΥΣ ΜΜΕ) και κατ επεκταση δεν μπορούν να κάνουν συγκρίσεις και να βγάλουν συμπεράσματα στο τέλος του χρόνου ώστε να πάρουν και αντίστοιχες αποφάσεις για το μέλλον. Ακόμα και κερδοφόρες επιχειρήσεις και γρήγορα αναπτυσσόμενες μπορεί να αντιμετωπίσουν σοβαρό ταμειακό πρόβλημα από την έλλειψη ρευστού και εισπράξεων. Στη σημερινή εποχή της μεγάλης οικονομικής ύφεσης και κρίσης το φαινόμενο κερδοφόρες εταιρείες να πτωχεύουν είναι συνηθισμένο στον επιχειρηματικό κόσμο. Ακριβώς λόγω έλλειψης ρευστού. Μέσα από το βιβλίο αυτό δίνονται πρακτικές συμβουλές και προτάσεις σε σας τους επιχειρηματίες και επαγγελματίες που πιστεύω ότι συμβάλλουν στο να διαχειριστείτε καλύτερα, αποδοτικότερα και πιο αποτελεσματικά τα οικονομικά της δουλειάς σας και κατ επέκταση την επιβίωση, την βελτίωση της εικόνας αλλά και την ανάπτυξη της επιχείρησης σας. Στο παράρτημα θα βρείτε πίνακες απλούς στην συμπλήρωση τους οι οποίοι σας βοηθούν νά έχετε μια εικόνα της δουλειάς σας, ποιά σημεία να προσέξετε και τι αποφάσεις να πάρετε. Για περισσότερες πληροφορίες και στοιχεία ανατρέξτε στα βιβλία μου (βλέπε παράρτημα): Αύγουστος Δρ. Θ. Κοκκορης ΔΡ. ΘΕΟΔΩΡΟΣ ΚΟΚΚΟΡΗΣ ΑΘΉΝΑ ΑΎΓΟΥΣΤΟΣ

4 Κεφάλαιο 1 ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΗΣΗ Κτίζοντας μια κερδοφόρα επιχείρηση Εσείς γνωρίζετε : Ποιο είναι το ταμείο σας σήμερα? Υπάρχουν ελλείψεις? Γιατί? Που οφείλονται? Το γνωρίζετε? Έχετε πολιτική είσπραξης εσόδων και πιστώσεων? Πόσα χρήματα θα χρειαστείτε για τον επόμενο χρόνο (6μηνο,2 χρόνια) Καλύπτετε τα μηνιαία έξοδα της οικογένειας? (Με άνεση ή με πίεση) Μάθετε πόσο σας κοστίζει η κάθε μέρα λειτουργίας της επιχείρησης. Κρατάτε το προσωπικό σας ταμείο ξεχωριστά από αυτό της επιχείρησης. Καταθέτετε τα μετρητά και τις επιταγές στην τράπεζα καθημερινά. Γνωρίζετε τι υποχρεώσεις έχετε καθημερινά Σ αυτές και άλλες ερωτήσεις καλείσθε να απατήσετε με ειλικρίνεια. Για το δικό σας συμφέρον. Αν θέλετε να έχετε μια κερδοφόρα επιχείρηση το πρώτο βήμα είναι να βεβαιωθείτε ότι δουλεύετε με κέρδος και μάλιστα αξιοπρεπές Αν δεν έχετε κερδοφορία τότε χρειάζεστε μια καλύτερη οικονομική διαχείριση. Αλλα ακόμα και αν έχετε κέρδος πως αυτό θα βελτιωθεί? Είστε σίγουρος ότι όλα τα προϊόντα /υπηρεσίες που προσφέρετε στη αγορά έχουν κάποια αξία και συνεισφέρουν στην κερδοφορία σας?? Η τιμολογιακή σας πολιτική καλύπτει όλα τα κόστη?? Οι περισσότεροι επαγγελματίες (και αυτό δεν είναι έκπληξη) δεν μπορούν να απαντήσουν στις ερωτήσεις αυτές. Αν όμως προσπαθήσουν έστω λίγο και χαλαρά- να ασχοληθούν με το αντικείμενο γι αυτους θα είναι ένα σημαντικό βήμα βελτίωσης των οικονομικών τους. Ανάλυση του προβλήματος Η σωστή, προσεκτική και επιστάμενη ανάλυση των αιτιών του προβλήματος που λέγεται «κέρδος» είναι αναγκαία για την εύρεση της λύσης. Δεν είναι μόνο η οργάνωση ή τα προϊόντα το πρόβλημα. Είναι και άλλοι παράγοντες φανεροί ή κρυφοί που κάνουν τη λύση δυσκολότερη. ΔΡ. ΘΕΟΔΩΡΟΣ ΚΟΚΚΟΡΗΣ ΑΘΉΝΑ ΑΎΓΟΥΣΤΟΣ

5 4 αδύνατα σημεία (λάθη) προς αποφυγή ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΗΣΗ 1 Μη ικανοποιητικά έσοδα και εισπράξεις. Πιθανές αιτίες. Νέα επιχείρηση (τράτο στην αγορά), Νέο προϊόν/υπηρεσία (πίστωση), Υφιστάμενη επιχείρηση. Άνοιγμα στην αγορά, αδυναμία είσπραξης. Σ αυτη την περίπτωση το ρεαλιστικό θα είναι να αποφασίσετε σε πόσο χρόνο θα εισπράξετε ώστε να ισοφαρίσετε το κόστος σας. Αν αποφασίσετε οτι για 1-2 χρόνια θα έχετε ζημιές τότε χρειάζεστε χρήματα από άλλες πηγές, ίδια κεφάλαια, δάνειο, επενδύσεις τρίτων, κλπ. 2 Μη σωστή κοστολόγηση. Οι τιμές καλύπτουν το κόστος.?? Δυστυχώς οι περισσότεροι επιχειρηματίες δεν το γνωρίζουν. Είναι σύνηθες στις ΜΜΕ η κοστολόγηση να γίνεται με απλό ερασιτεχνικό τρόπο και στο πόδι. Τόσο το αγοράζω, τόσο το κέρδος, να η τιμή. Ή η τιμή να είναι αντίστοιχη του ανταγωνισμού (αυτό κι αν είναι τραβηγμένο ) Είναι σημαντικό να έχετε όλα τα στοιχεία κόστους και το % κέρδους πριν καταλήξετε στον καθορισμό της τιμής. ( περισσότερα στο βιβλίο μου ΤΟ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΟ ΣΧΕΔΙΟ Πρακτικός οδηγός για τους ΜΜΕ και στο τετράδιο ΤΙΜΟΛΟΓΗΣΗ της σειράς ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΟΤΗΤΑ). Δεν είναι απαραίτητα κακό οι τιμές σας να είναι υψηλότερες του ανταγωνισμού. Ειδικότερα ο χρόνος (timing), η διαφοροποίηση και η ιδιαιτερότητα δικαιολογούν τη διαφορά της τιμής. Εννοείται ότι δεν τίθεται θέμα ποιότητας. Αυτή είναι ΔΕΔΟΜΕΝΗ. Οι πίνακες στο παράρτημα αλλά και πολλά προγράμματα μέσα από το διαδίκτυο μπορούν να σας βοηθήσουν στον καθορισμό της τελικής τιμής. 3. Αναποτελεσματικότητα. Είστε αποτελεσματικοί οσο το θέλετε? Ιδιαίτερα εσεις που πουλάτε προϊόντα/υπηρεσίες χαμηλού κόστους? Είναι πολύ σημαντικό να εξετάσετε το εργατικό κόστος, το κόστος των υλικών και Α υλών, τα γενικά σας έξοδα σε σύγκριση με τον ανταγωνισμό. Εάν αυτό το κόστος είναι πάνω από τον μέσο όρο της αγοράς σημαίνει ότι δεν είστε αποτελεσματικοί και πρέπει να κάνετε κινήσεις να το διορθώσετε. Για να βελτιωθεί η αποτελεσματικότητα της δουλειάς σας (πάντα από οικονομική άποψη) αξιοποιήστε και τη σύγχρονη τεχνολογία και τα εργαλεία που αυτή προσφέρει. Εργαλεία σε θέματα όπως έλεγχος αποθεμάτων,logistics, λογιστήριο, προσωπικό, πελάτες και άλλα είναι στη διάθεση του επαγγελματία. Αρκεί να ΘΕΛΕΙ να ασχοληθεί. ΔΡ. ΘΕΟΔΩΡΟΣ ΚΟΚΚΟΡΗΣ ΑΘΉΝΑ ΑΎΓΟΥΣΤΟΣ

6 4. Χαμηλό ποσοστό κέρδους. Γνωρίζετε ποιό είναι το % κέρδους κάθε προϊόντος/υπηρεσίας που προσφέρετε? Η αναλυτική εξέταση αυτού του θέματος μπορεί να βγάλει λαβράκια. Τα οποία μέχρι τώρα δεν είχατε σκεφτεί. Προϊόντα και υπηρεσίες που δεν πάνε καλά μπορούν να σας παρασύρουν στον πάτο όπως αντίστοιχα και πολύ ακριβά προϊόντα που αποσπούν την προσοχή της διοίκησης σε στραβό δρόμο. Αντί να κυνηγάτε περισσότερες πωλήσεις κυνηγάτε κερδοφόρες πωλήσεις. Αποσύροντας μη κερδοφόρα προϊόντα : Επιταχύνετε την ανανέωση του στοκ (απόθεμα) Ελευθερώνετε ρευστό Ελευθερώνετε χώρο Δημιουργείτε νέα έσοδα Ελαχιστοποιείτε το πρόβλημα ρευστότητας Λύσεις- συμβουλές για άμεση αντιμετώπιση του προβλήματος 1. ΤΡΑΠΕΖΑ. Είναι η λύση. Βέβαια στην σημερινή συγκυρία αυτό είναι δύσκολο γιατί οι τράπεζες είναι απρόθυμες να συνεργαστούν. Παρ όλα αυτά κάποιες προσπάθειες έστω και για μικρά ποσα ή για σύντομο χρόνο αποπληρωμής αξίζει να γίνουν. ΜΗΝ ΤΟ ΒΑΖΕΤΕ ΚΑΤΩ 2. Απαλλαχτείτε από αποθέματα και άλλα υλικά αγαθά. Το στοκ (και μάλιστα παλιό) πιάνει χώρο. Κάντε έναν έλεγχο στα γραφεία, στις αποθήκες, στο εργοστάσιο. Δείτε τι μαζεύει σκόνη, τι είναι παλιό, άχρηστο και δεν χρησιμοποιείται. Πουλήστε το έστω και με ζημιά. Χάριστε το. Πετάξτε το. Είναι προτιμότερο από το να σας κρατά χώρο, χρόνο, χρήμα, απασχόληση. Μαζέψτε χρήμα πουλώντας εξοπλισμό και μηχανήματα που δεν χρησιμοποιείτε. Είναι προτιμότερο από το να τα βλέπετε να..σαπίζουν. Άλλωστε- πλέον - μπορείτε πολύ φτηνότερα να αγοράσετε νέα και καλύτερα. Χρησιμοποιήστε τα μέσα που παρέχει το διαδίκτυο. Πωλήσεις. Sites. κλπ. Χρησιμοποιείστε τον άδειο χώρο για άλλες δραστηριότητες, για ενοικίαση, ή τίποτα. 3. Συνεργαστείτε με τους προμηθευτές. Εξηγήστε τους με ειλικρίνεια την κατάσταση. Ζητείστε τους περισσότερο χρόνο αποπληρωμής ή μικρότερο ποσό τακτικών πληρωμών με βάση την «καλή πίστη». Οι περισσότεροι προμηθευτές προτιμούν και αυτοί κάποιες τέτοιες ρυθμίσεις προκειμένου να πάρουν τα λεφτά τους παρα να μην πάρουν τίποτα. 4. Μειώστε τις ώρες εργασίας. Μπορείτε να μειώσετε τις ώρες εργασίας του προσωπικού και να τους βάλετε να εργάζονται σε part time βάση (ημιαπασχόληση). Ώστε να μη γίνουν σημαντικές απολύσεις. ΔΡ. ΘΕΟΔΩΡΟΣ ΚΟΚΚΟΡΗΣ ΑΘΉΝΑ ΑΎΓΟΥΣΤΟΣ

7 5. Επαναδιαπραγματευθείτε το ενοίκιο. Ενημερώστε και συζητήστε με τον ιδιοκτήτη την μείωση του ενοικίου. Αυτό ήδη γίνεται και οι λογικοί ιδιοκτήτες προκειμένου να εξακολουθούν να έχουν ένα εισόδημα- είναι ανοιχτοί σε τέτοιες ρυθμίσεις. 6. Προσφέρετε κίνητρα για πωλήσεις τοις μετρητοίς. Κάντε special προσφορές. Εκπτώσεις, δωρεάν προϊόν μαζί με άλλο, κ.α.. Το αποτέλεσμα : άμεσο ρευστό χρήμα. 7. Factoring. Σκεφτείτε αυτόν τον τρόπο πώλησης μέσω εταιρείας factoring. Οι πιο πολλές βέβαια ανήκουν σε τράπεζες αλλά πάντα αξίζει να προσπαθήσεις. Η προμήθεια είναι αρκετά υψηλή (18-23% ετήσια) γι αυτό η λύση αυτή δεν ενδείκνυται για μακροπρόθεσμη λύση. Όμως παρ όλα αυτά το θέμα είναι ότι το ρευστό είναι άμεσο, εδώ και τώρα, και μπορεί να κλείσει πολλές τρύπες. Κεφάλαιο 2 Σχεδιασμός (προγραμματισμός) ρευστότητας Κάντε ένα προγραμματισμό με πιθανά σενάρια. Φτιάξτε ένα προϋπολογισμό ρευστότητας (ροή μετρητών). Ο σχεδιασμός αυτός σας δείχνει τα σημεία ανόδου, καθόδου τα οποία και πρέπει να προσέξετε. Με τα σενάρια έχετε όλο τον χρόνο να σχεδιάσετε το πως θα χειριστήτε την ροή μετρητών δηλ. την ρευστότητα. Όπως π.χ. αναζήτηση κεφαλαίων, αλλαγές μέσα στον χρόνο, περικοπή εξόδων, δημιουργία χρηματικού αποθέματος. συμφωνία με προμηθευτές και τράπεζες για επέκταση πληρωμών, κ.α. ΔΡ. ΘΕΟΔΩΡΟΣ ΚΟΚΚΟΡΗΣ ΑΘΉΝΑ ΑΎΓΟΥΣΤΟΣ

8 Τα σενάρια θα σας δείξουν πως τα πήγατε στη διάρκεια του έτους, τι απόδοση είχαν οι κινήσεις που κάνατε σε σύγκριση με το πραγματικό αποτέλεσμα. Χωρίς σχεδιασμό- προγραμματισμό, κάπου στη μέση του χρόνου θα χαθείτε. Και τότε γίνονται λάθος κινήσεις που δύσκολα διορθώνονται. Π.χ. μην περιμένετε την τελευταία στιγμή για δάνειο ή ευνοϊκότερη μεταχείριση. Φτιάξτε ένα προϋπολογισμό ρευστότητας. (βλέπε πίνακα στο παράρτημα) για 12 μήνες. Συγκρίνετε κάθε μήνα την ρευστότητα με τα προϋπολογισθέντα και κάντε τις ανάλογες διορθωτικές (αν χρειάζεται) κινήσεις. ΜΑΚΡΙΑ.τα χέρια από το.ταμείο Βήματα προϋπολογισμού ρευστότητας 1. Ετήσιος προγραμματισμός. Σχεδιάστε για 12 μήνες. Ποιος είναι ο στόχος σας? Τι θέλετε να πέτυχετε στο τέλος του χρόνου? Αυτό εξαρτάται από τη συνολική στρατηγική που έχετε για την εταιρία σας. Θέλετε εξοπλισμό, επέκταση σε ξένες αγορές, αναμόρφωση του site, νέα πολιτική πωλήσεων, κλπ. 2. Δημιουργία σεναρίων. Χρησιμοποιήστε το excel για να φτιάξετε τους πίνακες ρευστότητας (διαθέσιμοι πολλοί και στο διαδίκτυο και στο παράρτημα). Φτιάξτε 2 πίνακες. Α. Πίνακας ρευστότητας εσόδων- εξόδων (ανα μήνα) Β Πίνακας Ισολογισμού / Ζημιές- κέρδος 3. Επικεντρωθείτε στην πραγματική ρευστότητα. Ο προγραμματισμός που θα κάνετε δεν πρέπει να περιλαμβάνει αγαθά που δεν δημιουργούν ρευστότητα( non-cash items) π.χ. αποσβέσεις.. Επίσης μη θεωρήσετε ότι οι πωλήσεις θα μετατραπούν σε ΑΜΕΣΗ ρευστότητα. Βάλτε τις πωλήσεις σαν μετρητά μόνο όταν πληρωθείτε με βάση την μέχρι τώρα εμπειρία σας. 4 Ενναλακτικά σχέδια. Να έχετε ενναλακτικές λύσεις και κινήσεις σε περίπτωση απροσδόκητης και ξαφνικής αλλαγής. Πχ πτώση πωλήσεων, μη ελεγχόμενα συμβάντα, αλλαγή οικονομικών δεδομένων, εξωτερικό περιβάλλον 5. Σκεφτείτε στρατηγικά. Χρησιμοποιείστε τα σενάρια σαν εργαλείο για να έχετε μια εικόνα του αποτελέσματος που έχουν αυτές οι στρατηγικές : στο ταμείο, στα κέρδη, στη μείωση των ΔΡ. ΘΕΟΔΩΡΟΣ ΚΟΚΚΟΡΗΣ ΑΘΉΝΑ ΑΎΓΟΥΣΤΟΣ

9 επισφαλών απαιτήσεων και πελατών, στην μείωση των οφειλών,κα. 6. Δημιουργήστε ένα αποθεματικό ταμείο. Για μια επείγουσα και απρογραμμάτιστη περίπτωση. Το σύνηθες είναι να έχετε ρευστό αποθεματικό για 90 μέρες. Το να διατηρείτε μεγάλο ποσό χρήματος στο ταμείο σας δεν είναι ούτε καλό ούτε σοφό. Μπορεί να σημαίνει ότι λείπουν χρήματα για κάποιες άλλες κερδοφόρες επενδύσεις. 7. Σύμβουλοι. Σκεφτείτε : αν όλα αυτά δεν μπορείτε να τα κάνετε μόνοι σας ή δεν θέλετε τότε αναζητήστε εξωτερική βοήθεια. Οι σύμβουλοι και οι εξωτερικοί συνεργάτες είναι εδώ για σας.μόνο προσοχή στην επιλογή τους. Υλοποίηση και έλεγχος Στην επιχείρηση σας ξοδεύετε χρήματα για πολλά πράγματα. Προμήθειες, προβολή, τόκοι, προσωπικό, καθημερινή λειτουργία. Ποιό το αποτέλεσμα? Ελέγχετε που πάνε αυτά τα έξοδα. Τα μετράτε αυτά τα αποτελέσματα? Π.χ. Ξοδεύετε για προβολή. Τι αποτέλεσμα είχε αυτή η δαπάνη στον τζίρο? Αύξησε τον τζίρο? Έφερε νέους πελάτες? Αύξησε τις πωλήσεις? Δεν είναι δυνατόν να πληρώνετε και να μην ξέρετε ποιό είναι το αποτέλεσμα (το μετρήσιμο) όλων αυτών των εξόδων. Ο έλεγχος θα δείξει και ποιές αλλαγές πιθανόν να πρέπει να κάνετε ώστε τουλάχιστον να ξοδεύετε αλλά να έχετε και κέρδος. Ελέγχετε τις δαπάνες σας και συγκρίνετε τες με τα αποτελέσματα. Όλα τα πιο πάνω είναι και ακούγονται καλά. Το σημαντικό όμως είναι να υλοποιηθούν, να γίνουν πράξη. Και να υπάρχει συνεχής έλεγχος. Αλλιώς καλύτερα να το ξεχάσετε. Ο έλεγχος και η παρακολούθηση του ταμείου σας δεν είναι κατ ανάγκη πολύπλοκος. Στους πίνακες προϋπολογισμού συμπληρώνετε τις στήλες με τα πραγματικά νούμερα κάθε μήνα. Και αμέσως έχετε την εικόνα και τα σημεία που πρέπει να προσέξετε, να αλλάξετε, να διορθώσετε, να προσαρμόσετε. Κοιτάξτε πίσω από τις γραμμές. Όχι επιφανειακά. 1. Κύκλος μετατροπής σε ρευστό. Σε πόσες μέρες πληρώνουν οι πελάτες σας? Πόσο χρόνο (μέρες) διατηρείτε το στοκ? (μέχρι να πουληθεί) ΜΕΙΟΝ πόσες μέρες θέλετε για να πληρώσετε τις όφειλες σας. Οσο πιο μικρός είναι ο αριθμός τόσο το καλύτερο. 2. Ανανέωση αποθέματος. Πόσες φορές ανανεώνετε το στοκ σε ετήσια βάση. Σχετίζεται με τις μέρες που παραμένει στην αποθήκη. Οσο πιο γρήγορα ανανεώνεται τόσο το καλύτερο. 3. Ταμείο. Συνεχώς να ελέγχετε το ταμείο σας σε αντιδιαστολή με τον προϋπολογισμό που φτιάξατε. Εάν το ταμείο υπολείπεται των προϋπολογισθέντων σημάναιτε συναγερμό και πάρτε ανάλογα μέτρα. Η εμπειρία που αποκτήσατε από την κρίση είναι καθοριστικός παράγοντας σχεδιασμού για τη δουλειά σας. 4. Ελέγχετε τα αποτελέσματα έναντι του σχεδιασμού που κάνετε και θα βρείτε τη λύση. Με λίγα λόγια εξαφανίστε τα προβλήματα ΠΡΙΝ εμφανιστούν. ΔΡ. ΘΕΟΔΩΡΟΣ ΚΟΚΚΟΡΗΣ ΑΘΉΝΑ ΑΎΓΟΥΣΤΟΣ

10 Ο πωλών τοις μετρητοίς Κεφάλαιο 4 Πληρωθείτε γρηγορότερα Οσο πιο γρήγορα εισπράττετε τόσο βελτιώνετε τη ρευστότητα της εταιρείας. 1. Τιμολογήστε άμεσα ώστε να εισπράξετε πιο γρήγορα. Αν πρόκειται για μεγάλη δουλειά συμφωνήσετε εκ των προτέρων για την εξόφληση του τιμολογίου και τους όρους. Χρησιμοποιήστε την τεχνολογία για την έκδοση των παραστατικών και την είσπραξη (on line κατάθεση, πιστωτικές κάρτες, κλπ.). Έτσι ταυτόχρονα μειώνετε το διαχειριστικό κόστος (ταχυδρομικά, χαρτί, προσωπικό, κλπ.) 2. Εκπτώσεις και κίνητρα στους πελάτες που πληρώνουν πιο γρήγορα. Πχ 1-2% έκπτωση για πληρωμή άμεση ή εντός 10 ημερών. Προσοχή όμως γιατί οι εκπτώσεις τέτοιας μορφής κοστίζουν. Να το χρησιμοποιείτε αυτήν την τεχνική μόνο σε περίπτωση μεγάλης ανάγκης. 3. Προθεσμίες. 1 στους 4 επαγγελματίες λέει ότι η αναμονή είσπραξης είναι οτι χειρότερο για την επιχείρηση. Επίσης 1 στους 4 λέει ότι ξοδεύει 3-5 ώρες κάθε εβδομάδα κυνηγώντας καθυστερημένες εισπράξεις οφειλών. Ενας τρόπος μείωσης του φαινομένου είναι η χρέωση ενός ποσού σαν ποινή καθυστέρησης.. Όμως αυτό προϋποθέτει να γνωρίζει ο πελάτης εκ των προτέρων αυτόν τον όρο. Και να συμφωνεί. ΔΡ. ΘΕΟΔΩΡΟΣ ΚΟΚΚΟΡΗΣ ΑΘΉΝΑ ΑΎΓΟΥΣΤΟΣ

11 Άλλος τρόπος είναι αφορά κυρίως παλιούς πελάτες- να υποχρεούνται να καταβάλουν μέρος ή όλη την παλιά οφειλή ΠΡΙΝ παραλάβουν τη νέα παραγγελία ή να πληρώσουν προκαταβολικά για τα αγαθά που αγοράζουν. Σε κάθε περίπτωση να είστε σε στενή επαφή με τους πελάτες σας. Να τους υπενθυμίζετε την οφειλή και να παίρνετε έστω και λίγα αν όχι όλα κάθε φορά. Κάλιο 5 και στο χέρι παρα 10 και καρτέρι. Λέει η σοφή λαϊκή παροιμία. 4. Κλείστε λογαριασμούς. Σκεφτείτε να κλείσετε λογαριασμούς και να διακόψετε σχέσεις με πελάτες που δεν πληρώνουν για μεγάλο διάστημα. Που είναι όλο δικαιολογίες. Που έχουν εξαφανιστεί από την πιάτσα. Που κάνουν τα ίδια και σε άλλους συναδέλφους σας. Μη φοβάστε ότι θα χάσετε δουλειές και πελατεία. Οι κακοί πελάτες κοστίζουν περισσότερο αφού αναλώνετε χρόνο και δυναμικό γι αυτους. Η απαλλαγή από αυτούς θα στρέψει τη προσοχή, την ενέργεια και τη δυναμικότητα σας σε νέους πελάτες και νέες δουλειές. 5. Κάντε το με ευγενικό τρόπο. Αντι να του πείτε τέρμα-στοπ αυξήστε τις τιμές σας όταν επανέλθει για νέα παραγγελία. Μπορεί να φύγει. Μπορεί και όχι. Αν όμως μείνει τότε η διαφορά της αύξησης της τιμής μπορεί να καλύψει τις παλιές οφειλές ή τον χρόνο που αναλώσατε γι αυτόν. Κεφάλαιο 5 Εκροές. Έλεγχος εξόδων Ο έλεγχος των εξόδων - σταθερών και μεταβλητών - μεγιστοποιεί την κερδοφορία. 1. Διαχείριση μεταβλητού κόστους. Εξετάστε πόσο % αντιπροσωπεύει το μεταβλητό κόστος σε μια πώληση. Το % του μεταβλητού κόστους είναι ένας καλός δείκτης πιθανών μελλοντικών κερδών. 2. Προσοχή στο σταθερό κόστος. Ζητείστε να πέτυχετε καλύτερες τιμές και όρους από τους προμηθευτές. Συχνά να ελέγχετε την αγορά και τον ανταγωνισμό για να δείτε αν όντως πετυχαίνετε καλύτερες συμφωνίες από τους ανταγωνιστές. Μια καλή πρακτική είναι να παίρνετε προσφορές από 2-3 προμηθευτές ώστε να συγκρίνετε κόστος, όρους, κλπ. 3. Πληρώστε κάτι παραπάνω. Κάποιες φορές αξίζει τον κόπο να πληρώσετε κάτι παραπάνω για κάτι που έχει κίνητρο για σας. Πχ επέκταση πίστωσης ημέρες αντι των 30. Έτσι έχετε διαθέσιμο πρόσθετο ρευστό για άλλες ενέργειες. Αντίστροφα (ήδη το σημειώσαμε) κάποιοι προμηθευτές δίνουν έκπτωση σε άμεση εξόφληση. Είναι ένα καλό κίνητρο. 4. Επενδύστε στην τεχνολογία. Η χρήση του διαδικτύου και των άλλων εργαλείων που σήμερα είναι στην υπηρεσία των επιχειρήσεων βελτιώνει την επιχειρηματική αποτελεσματικότητα, αυξάνει την παραγωγικότητα και μειώνει το κόστος. Πχ η χρήση ΔΡ. ΘΕΟΔΩΡΟΣ ΚΟΚΚΟΡΗΣ ΑΘΉΝΑ ΑΎΓΟΥΣΤΟΣ

12 του cloud computing έχει ζήτηση στις επιχειρήσεις γιατί τα in-house systems είναι σχετικά πιο ακριβά στην αγορά καθώς και στη συντήρηση τους. 5. Κίνητρα στο προσωπικό. Κάντε τους συνεργάτες σας υπεύθυνους για τη διατήρηση του κόστους και των εξόδων σε χαμηλά επίπεδα. Καθορίστε κίνητρα γι αυτους που βρίσκουν τρόπο να μειώσουν τα έξοδα. Δημιουργείστε δηλαδή μια ατμόσφαιρα και μια φιλοσοφία «μηδενικών ρύπων» «όχι σκουπίδια» «τίποτα δεν πάει χαμένο, δεν πετιέται» στην επιχείρηση. Μάθετε πόσο σας κοστίζει η κάθε μέρα λειτουργίας της επιχείρησης Κρατάτε το προσωπικό σας ταμείο ξεχωριστά από αυτό της επιχείρησης Μην πληρώνετε ποτέ πριν από την ημερομηνία οφειλής της υποχρέωσης Καταθέτετε τα μετρητά και τις επιταγές στην τράπεζα καθημερινά Να γνωρίζετε τι υποχρεώσεις έχετε καθημερινά. Κεφάλαιο 6 Έλεγχος στη διαχείριση αποθεμάτων Η διατήρηση μεγάλου όγκου αποθεμάτων μπορεί να δρα αρνητικά στη ρευστότητα. Αλλα ταυτόχρονα η διατήρηση μικρής ποσότητας αποθέματος δεν είναι και ότι καλύτερο. Αρα το επιθυμητό είναι η αριστοποίηση του αποθέματος. 1. Συντονισμούς διαφορετικών τύπων αποθέματος. Οι επιχειρήσεις διαχειρίζονται διαφορετικά αποθέματα σε διαφορετικά τμήματα. Ο συντονισμός διαφορετικών τύπων αποθεμάτων (Α ύλες, παραγωγή, τελικό προϊόν) βελτιώνει την αριστοποίηση του αποθέματος. 2. Σχεδιασμός για αλλαγές στη ζήτηση και εποχικότητα. Εάν το προϊόν είναι εποχικό ο σχεδιασμός γίνεται ανάλογα με την εποχή. (αύξηση στοκ, μείωση στοκ,κλπ.) 3. Διαφορετικοί πελάτες. Ο κάθε πελάτης έχει διαφορετική άποψη και μεταχείριση σε ότι αφορά την εξυπηρέτηση, τους χρόνους και τους όρους συνεργασίας. Αυτοί οι παράγοντες καθορίζουν σημαντικά και το επίπεδο ύπαρξης αποθέματος. Πρέπει να είστε σε θέση να ανταποκριθείτε σε κάθε τέτοια ξεχωριστή περίπτωση. ΔΡ. ΘΕΟΔΩΡΟΣ ΚΟΚΚΟΡΗΣ ΑΘΉΝΑ ΑΎΓΟΥΣΤΟΣ

13 4. Αναπτύξτε καλές σχέσεις με τους προμηθευτές. Έτσι εξασφαλίζετε συνέπεια στις παραδόσεις και προγραμματίζετε τη δουλειά σας καλύτερα. 5. Χρήση τεχνολογίας. Επενδύστε σε software διαχείρισης αποθεμάτων που σας βοηθά σημαντικά σε όλα τα θέματα των αποθεμάτων. 6. Απαλλαχτείτε από ζημιογόνα προϊόντα (ήδη το σχολιάσαμε) Επίλογος Πιο δυνατή επιχείρηση Η διαχείριση ρευστότητας είναι αναγκαία ενέργεια για τον επιχειρηματία. Τον βοηθά να κατανοήσει τα οικονομικά και τις ανάγκες της εταιρείας του σε ρευστό. Αρκεί να ΘΕΛΕΙ να ασχοληθεί λίγο- με αυτά. Και να μην τα αφήνει όλα και τυφλά- στους λογιστές και συμβούλους. Αλλα απεναντίας να συνεργάζεται μαζί τους. Ώστε να μπορεί να έχει την ψυχολογική και σωματική άνεση να παίρνει αποφάσεις που βοηθούν όχι μόνο στην επιβίωση αλλά και στην ανάπτυξη των εργασιών της επιχείρησης. Ιδιαίτερα μέσα σε αυτό το οικονομικο χάος και την κρίση η ρευστότητα γίνεται το 2 ο πλέον σημαντικό έργο που καλείται να επιτελέσει και μάλιστα με επιτυχία ο ΜΜΕπιχειρηματιας. ΓΙΑ ΝΑ ΑΙΣΘΑΝΕΣΤΕ ΥΓΙΕΙΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΑ 1. Εκδίδετε τα τιμολόγια αμέσως μόλις παραδίδετε το εμπόρευμα ή τελειώνετε την εργασία 2. Μην αφήνετε να συσσωρεύονται πιστωτικά υπόλοιπα. Τμηματικές εισπράξεις είναι πολύ καλύτερες από την αναμονή της συνολικής είσπραξης 3. Μάθετε ποιος είναι ο υπεύθυνος για την πληρωμή των λογαριασμών των πελατών σας και διατηρείτε διαρκή επικοινωνία και σχέση μαζί του. ΔΡ. ΘΕΟΔΩΡΟΣ ΚΟΚΚΟΡΗΣ ΑΘΉΝΑ ΑΎΓΟΥΣΤΟΣ

14 4. Μάθετε πότε οι πελάτες σας συνηθίζουν να πληρώνουν τα τιμολόγια και τους λογαριασμούς. Φροντίστε τα τιμολόγια σας να είναι εκεί πριν αυτές τις ημερομηνίες 5. Ενημερώστε τους πελάτες σας για την πολιτική πίστωσης που παρέχετε. Ενοχλήστε τον πελάτη όταν η πίστωση έχει παρέλθει 6. Επικοινωνήστε με τον πελάτη μια εβδομάδα αφ ότου στείλατε το τιμολόγιο και ρωτήστε αν έφτασε και αν το πήραν και αν υπάρχει κάποιο πρόβλημα 7. Δημιουργήστε μια καλή πιστωτική πολιτική και «κολλήστε» σ αυτήν. Αν δεν έχετε στοιχεία για κάποιον πελάτη (νέο) φροντίστε να μάθετε γι αυτόν. Μην παίρνετε άσκοπα ρίσκα. 8. Να διατηρείτε μόνο τόσο στοκ (απόθεμα) όσο χρειάζεστε και μπορείτε να πουλήσετε 9. Εξαντλείτε τους όρους της πίστωσης με τους προμηθευτές σας. 10. Μην δανείζεσθε βραχυπρόθεσμα για μακροπρόθεσμες ανάγκες. Κοστίζει πολύ και είναι επικίνδυνο για την επιχείρηση σας Ασχοληθείτε.. Ασχοληθείτε..Δεν θα το μετανιώσετε Αθήνα Αύγουστος Δρ. Θ. Κοκκορης ΔΡ. ΘΕΟΔΩΡΟΣ ΚΟΚΚΟΡΗΣ ΑΘΉΝΑ ΑΎΓΟΥΣΤΟΣ

15 Παράρτημα ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΗΣΗ Πίνακες ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ Πίνακας 11 ΣΕΝΑΡΙΟ ΑΙΣΙΟΔΟΞΟ ΡΕΑΛΙΣΤΙΚΟ ΑΠΑΙΣΙΟΔΟΞΟ ΕΤΟΣ 1 ΚΕΡΔΗ / ΖΗΜΙΕΣ ο ΕΤΟΣ 2ο ΕΤΟΣ 3ο EURO % EURO % EURO % Πωλήσεις (Α) Μείον Κόστος πωληθέντων (Β) ΜΙΚΤΟ ΚΕΡΔΟΣ (A-B=Γ) 0 Έξοδα πωλήσεων 0 Μισθοί 0 Ενοίκια 0 Υπηρεσίες(ΔΕΗ-ΟΤΕ-κλπ.) 0 Επισκευές & συντήρηση 0 Τόκοι & Έξοδα τράπεζας 0 Δόσεις εξοπλισμού 0 Ασφάλιστρα 0 Έξοδα αυτοκίνητων 0 Προβολή & προώθηση 0 Έξοδα λογιστηρίου 0 Φόροι & άδειες 0 Αποσβέσεις 0 Έξοδα μετακίνησης & ταξιδιών 0 Άλλα 0 Σύνολο εξόδων (Δ) 0 Καθαρό κέρδος προ φόρων (Γ-Δ=Ε) 0 Φόροι πληρωτέοιι(ζ) 0 Καθαρό κέρδος/ζημιά 0 Πηγή: ΤΟ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΟ ΣΧΕΔΙΟ Πρακτικός οδηγός για τους ΜΜΕ.Θ. Κοκκορης) ΔΡ. ΘΕΟΔΩΡΟΣ ΚΟΚΚΟΡΗΣ ΑΘΉΝΑ ΑΎΓΟΥΣΤΟΣ

16 ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ ΠΙΝΑΚΑΣ 13 Πωλήσεις Μήνας 1ος 2ος 3ος Σύνολο 1ου τριμήνου 4ος 5ος 6ος Σύνολο 2ου τριμήνου 7ος 8ος 9ος Σύνολο 3ου τριμήνου 10ος 11ος 12ος Σύνολο 4ου τριμήνου Σύνολο έτους ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ ΤΟΥ ΜΗΝΆ Τρέχον έτος Προηγούμενο έτος Μεταβολη % Πηγή: ΤΟ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΟ ΣΧΕΔΙΟ Πρακτικός οδηγός για τους ΜΜΕ.Θ. Κοκκορης ΔΡ. ΘΕΟΔΩΡΟΣ ΚΟΚΚΟΡΗΣ ΑΘΉΝΑ ΑΎΓΟΥΣΤΟΣ

17 ΤΑΜΕΙΟ - Ρευστότητα Όνομα επιχείρησης Μήνας/3μηνο/έτος ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΤΙΚΑ ΑΠΟΛΟΓΙΣΤΙΚΑ (ανά έτος-τρίμηνο-μήνα) Προϋπολογισμός Απολογισμός Διαφορά Αιτία Ενέργειες Εισπράξεις Ευρώ % Ευρώ % Πωλησεις με μετρητά Πωλήσεις με πίστωση Αλλα έσοδα Σύνολο εισπράξεων Α Πληρωμές Πληρωμές σε πισσωτές Μισθοί Ενοίκια ΔΕΗ-ΟΤΕ-κα Ασφάλεια/εισφορές/ τέλη Δάνειο (δόση Τόκοι) Επισκευές- συντήρηση Μετακίνηση/καύσιμα Γραφική ύλη κ.α. Προβολή- προώθηση Αλλα Σύνολο πληρωμών Β Καθαρό αποτέλεσμα Α-Β ΔΡ. ΘΕΟΔΩΡΟΣ ΚΟΚΚΟΡΗΣ ΑΘΉΝΑ ΑΎΓΟΥΣΤΟΣ

18 ΙΣΟΛΟΓΙΣΜΟΣ Ενεργητικό Πάγια Κτήρια 0000 Οικόπεδα 000 Εξοπλισμός 000 Κυκλοφοριακό Ταμείο 00 Καταθέσεις 00 Λογ. Εισπρακτέοι 000 Αποθέματα 000 Σύνολο 000 Σύνολο Ενεργητικού 000 Λογ. Κέρδη και ζημίες Πωλήσεις Μετρητοίς Πωλήσεις επί πιστώσει Άλλα έσοδα Παθητικό Ιδία Κεφάλαια Αρχικό κεφάλαιο 000 Κέρδος 000 Σύνολο 000 Αναλήψεις 000 Παρούσα αξία (+/- 00) Υποχρεώσεις Βραχυπρόθεσμες Λογ. Πληρωτέοι 00 Δάνεια 00 Μακροπρόθεσμες Δάνεια 00 Σύνολο υποχρεώσεων 00 (-00) Σύνολο Παθητικού 00 Αγορές Μισθοί Μεταφορικά Άλλα έξοδα ΔΡ. ΘΕΟΔΩΡΟΣ ΚΟΚΚΟΡΗΣ ΑΘΉΝΑ ΑΎΓΟΥΣΤΟΣ

19 Σύντομο Βιογραφικό Σημείωμα Ο κ. Θεόδωρος Δ. Κόκκορης είναι πτυχιούχος του Παν. Πειραιά (Διοίκηση Επιχειρήσεων) και του Πάντειου Παν. (Πολιτικές επιστήμες & Διεθνείς σχέσεις). Είναι διδάκτωρ του PRESTON Univ. (USA) (International Marketing and Management.). Κάτοχος MBA (International Marketing and Trade) από το University of Dallas Texas (GSM) και το North Texas State Univ. Έχει δίπλωμα από το MLA (Management Laboratories of America). Είναι καθηγητής και επιστημονικός συνεργάτης στο τμήμα Marketing του ΤΕΙ Αθήνας, στο Παν. Πειραιά καθώς και επισκέπτης καθηγητής σε πανεπιστήμια του εξωτερικού. Είναι εισηγητής σε πλήθος σεμιναρίων και διαλέξεων για την επιχειρηματικότητα, το marketing, την επικοινωνία, τις πωλήσεις, τις Διεθνείς σχέσεις, την εξωστρέφεια και τις εξαγωγές, την τεχνική και συμβουλευτική υποστήριξη των επιχειρήσεων και οργανισμών στην Ελλάδα και το Εξωτερικό Διατέλεσε στέλεχος στον ΕΟΜΜΕΧ και είναι σύμβουλος ανάπτυξης επιχειρήσεων με τομείς ειδίκευσης : Επιχειρηματικότητα, ΜΜΕ,Διεθνές Marketing and Management, Διεθνείς σχέσεις, Αναπτυξιακά και κοινοτικά προγράμματα, Οικονομοτεχνικέ μελέτες, Αξιολογήσεις, Επενδυτικά προγράμματα. Τα τελευταία 25 χρόνια απασχολείται σαν Κοινοτικός Εμπειρογνώμων (EU Senior Expert) σε Αναπτυξιακά προγράμματα σε όλο τον κόσμο. Θεωρείται ως ένας από τους πλέον εξειδικευμένους συμβούλους στις Μικρές και Μεσαίες Επιχειρήσεις. Αρθρογράφος και συγγραφέας βιβλίων σε θέματα σχετικά με την επιχειρηματικότητα, το marketing, την επικοινωνία, τις πωλήσεις, τις Διεθνείς σχέσεις, την εξωστρέφεια και τις εξαγωγές, το Business and Marketing plan, κ.α. Διαπραγματεύεται κυρίως πρακτικά θέματα που άπτονται των άμεσων ενδιαφερόντων των επιχειρηματιών. Μέλος : Οικονομικό Επιμελητήριο, American Management Assoc., Team Europe (Team of Excellence for EU experts), Ευρωπαϊκή Ένωση Επιχειρήσεων και Επιχειρηματιών, CDE (Centre for the Development of Enterprises), κ.α. Μιλά : Αγγλικά, Ιταλικά, Ισπανικά Είναι παντρεμένος και έχει 3 παιδιά. Θεόδωρος Δ. Κόκκορης Τηλ.: , Κινητό : , kokoris2@otenet.gr ΔΡ. ΘΕΟΔΩΡΟΣ ΚΟΚΚΟΡΗΣ ΑΘΉΝΑ ΑΎΓΟΥΣΤΟΣ

20 ΔΡ. ΘΕΟΔΩΡΟΣ ΚΟΚΚΟΡΗΣ ΑΘΉΝΑ ΑΎΓΟΥΣΤΟΣ

21 ΔΡ. ΘΕΟΔΩΡΟΣ ΚΟΚΚΟΡΗΣ ΑΘΉΝΑ ΑΎΓΟΥΣΤΟΣ

22 ΤΕΤΡΑΔΙΑ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΟΤΗΤΑΣ Τετράδιο 1 Τετράδιο 2 Τετράδιο 3 Τετράδιο 4 Τετράδιο 5 Τετράδιο 6 Τετράδιο 7 Τετράδιο 8 Τετράδιο 9 Τετράδιο 10 Τετράδιο 11 Τετράδιο 12 Τετράδιο 13 Τετράδιο 14 Επιχειρηματικότητα Το ξεκίνημα της δικής σου επιχείρησης Διοίκηση ηγεσία (Management) Εγκατάσταση επιχείρησης Οργάνωση- Προσωπικό Marketing Πωλήσεις Προβολή-Προώθηση-Διαφήμιση Επικοινωνία Πελάτες-Εξυπηρέτηση πελατών Οικονομικά - Τιμολόγηση Διεθνείς σχέσεις - εμπόριο Ηλεκτρονικό επιχειρείν (e-business) Δίκτυα διανομής- Διαπραγματεύσεις Small Business Management Πρακτικοί οδηγοί για τις Μικρές & Μεσαίες Επιχειρήσεις ΔΡ. ΘΕΟΔΩΡΟΣ ΚΟΚΚΟΡΗΣ ΑΘΉΝΑ ΑΎΓΟΥΣΤΟΣ