(περιλαμβάνοντας Δώρα, Φιλοξενία και Ψυχαγωγία και Πολιτικές και Φιλανθρωπικές Δωρεές)

Transcript

1 ΌΜΙΛΟΣ ΕΤΑΙΡΕΙΩΝ AFFIDEA ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΑΝΑΡΜΟΣΤΕΣ ΠΑΡΟΧΕΣ (περιλαμβάνοντας Δώρα, Φιλοξενία και Ψυχαγωγία και Πολιτικές και Φιλανθρωπικές Δωρεές) 1 ΔΗΛΩΣΗ ΠΟΛΙΤΙΚΗΣ Η affidea αντιτίθεται σε κάθε είδους δωροδοκία και διαφθορά και θα συμμορφώνεται με τη νομοθεσία και τους κανονισμούς περί καταπολέμησης της δωροδοκίας και διαφθοράς που ισχύουν όπου η Euromedic διεξάγει επιχειρηματική δραστηριότητα. 2 ΝΟΜΟΘΕΣΙΑ ΚΑΤΑΠΟΛΕΜΗΣΗΣ ΤΗΣ ΔΩΡΟΔΟΚΙΑΣ Η νομοθεσία περί δωροδοκίας μπορεί να ποικίλει μεταξύ των χωρών και είναι σημαντικό όλοι οι υπάλληλοι να γνωρίζουν και να τηρούν τη νομοθεσία περί δωροδοκίας που ισχύει στις χώρες στις οποίες εργάζονται. Ως γενική αρχή, μια δωροδοκία ορίζεται ως η πράξη κατά την οποία οιοδήποτε πρόσωπο προσφέρει, υπόσχεται ή δίδει οιοδήποτε αθέμιτο χρηματικό ή άλλο πλεονέκτημα, είτε άμεσα είτε μέσω μεσολαβητών, σε δημόσιο αξιωματούχο, γι αυτόν τον αξιωματούχο ή για τρίτον, προκειμένου ο αξιωματούχος να ενεργήσει ή να απόσχει και να μην ενεργήσει σε σχέση με την εκτέλεση επίσημων καθηκόντων, προκειμένου να αναλάβει ή να διατηρήσει επιχειρηματική δραστηριότητα ή άλλο ανάρμοστο πλεονέκτημα κατά τη διεξαγωγή επιχειρηματικής δραστηριότητας. Οι κανόνες καταπολέμησης της δωροδοκίας σε πολλές χώρες απαγορεύουν την πληρωμή μίζας, τις πληρωμές διευκόλυνσης καθώς και την ανάρμοστη άσκηση επιρροής. Η ανάρμοστη άσκηση επιρροής είναι η παροχή ανάρμοστου πλεονεκτήματος σε κάποιον για να δελεάσει ένα άτομο για να επηρεάσει τις ενέργειες ή τα καθήκοντα τρίτου. Πολλές χώρες εφαρμόζουν τη νομοθεσία τους περί δωροδοκίας και στον ιδιωτικό τομέα καθιστώντας αδίκημα την παροχή πλεονεκτήματος σε οιονδήποτε εντολοδόχο για να επηρεαστεί η εκτέλεση των καθηκόντων του/της προς τον εντολέα τους. Μια δωροδοκία είναι ανάρμοστο πλεονέκτημα και μπορεί να λάβει τη μορφή μετρητών, περιουσιακών στοιχείων (δώρα, πιστωτικά εκπτώσεων, επιστροφή δαπανών ταξιδιών, διαμονή, ψυχαγωγία ή υπηρεσίες). 3. Η ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΤΗΣ AFFIDEA ΣΧΕΤΙΚA ΜΕ ΤΗΝ ΠΛΗΡΩΜΗ ΑΝΑΡΜΟΣΤΩΝ ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΩΝ Ή ΠΑΡΟΧΩΝ 3.1 Οι υπάλληλοι της affidea δεν θα: Προσφέρουν, πληρώνουν, υπόσχονται ή δίδουν, άμεσα ή έμμεσα, οτιδήποτε αξίας σε πράκτορα, αντιπρόσωπο, μεσολαβητή ή υπάλληλο άλλης εταιρείας ή δημόσιο αξιωματούχο για να επηρεάσουν τις ενέργειες του λήπτη σε σχέση με τη θέση του λήπτη ή σε σχέση με τις υποθέσεις ή επιχειρηματικές δραστηριότητες αυτής της εταιρείας Προσφέρουν, καταβάλλουν, υπόσχονται ή δίδουν, άμεσα ή έμμεσα οιαδήποτε ανάρμοστα πλεονεκτήματα όπως ανάρμοστες προμήθειες, μεσιτικά, μίζες, εκπτώσεις ή άλλη αποζημίωση σε πράκτορα, αντιπρόσωπο, μεσολαβητή ή υπάλληλο άλλης εταιρείας ή δημόσιο αξιωματούχο Στερούν από άλλη εταιρεία τις έντιμες και πιστές υπηρεσίες των πρακτόρων, αντιπροσώπων, μεσολαβητών ή υπαλλήλων της. Γι αυτόν τον σκοπό, η affidea δεν θα παρέχει φιλοξενία, ψυχαγωγία ή δώρα τα οποία είναι υπερβολικά σε ποσό ή συχνότητα που θα έδινε αφορμή 1

2 για εμφάνιση ανάρμοστης συμπεριφοράς. Κάθε φιλοξενία, ψυχαγωγία και δώρα πρέπει να είναι λογικά και αρμόζουν στις περιστάσεις και να συμμορφώνονται με τις απαιτήσεις της ERAS. Αν έχετε αμφιβολία αν μια πληρωμή είναι πληρωμή διευκόλυνσης ή όχι πρέπει να συμβουλεύεστε τον Προϊστάμενο Συμμόρφωσης. 3.2 Οι υπάλληλοι της affidea θα: συναλλάσσονται με άλλες εταιρείες θεμιτά, ανοικτά και έντιμα, και όχι με διεφθαρμένο τρόπο συμμορφώνονται με οιαδήποτε νομοθεσία περί δωροδοκίας των χωρών στις οποίες διεξάγουν επιχειρηματική δραστηριότητα ή εργάζονται. Για περαιτέρω καθοδήγηση σχετικά με τη φιλοξενία, ψυχαγωγία και δώρα, βλέπε ενότητα 7 κατωτέρω, και Πολιτική σχετικά με τη σύγκρουση συμφερόντων και αποδοχή ψυχαγωγίας ή λήψη δώρων. 4 Η ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΤΗΣ AFFIDEA ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΙΣ ΠΛΗΡΩΜΕΣ ΔΙΕΥΚΟΛΥΝΣΗΣ Ένα ανάρμοστο πλεονέκτημα θα καλύπτει επίσης πληρωμές γενόμενες για να δελεαστούν δημόσιοι αξιωματούχοι να εκτελέσουν τα καθήκοντα ή τις υπηρεσίες τους για τις οποίες ένα άτομο θα έχει νόμιμο ή άλλο δικαίωμα, αποκαλούμενες Πληρωμές Διευκόλυνσης. 4.1 Η affidea δεν δέχεται να γίνονται πληρωμές διευκόλυνσης σε οιουσδήποτε δημόσιους αξιωματούχους οπουδήποτε στον κόσμο. Αν έχετε αμφιβολία αν μια πληρωμή είναι πληρωμή διευκόλυνσης ή όχι πρέπει να συμβουλεύεστε τον Προϊστάμενο Συμμόρφωσης. 4.2 Οι πληρωμές που αποσπώνται με εκβιασμό πρέπει να αναφέρονται αμέσως μετά την πληρωμή. Όταν μια πληρωμή αποσπάται με εκβιασμό από δημόσιο αξιωματούχο με απειλή επικείμενης σωματικής βλάβης σε υπάλληλο της affidea ή σε μέλος της οικογένειας υπαλλήλου, περιλαμβάνοντας άμεση φυλάκιση χωρίς βάσιμο λόγο, αν δεν γίνει μια πληρωμή, ο υπάλληλος της affidea μπορεί να κάνει την πληρωμή η οποία του ζητείται. Ωστόσο, οιαδήποτε τέτοια πληρωμή με εκβιασμό πρέπει να αναφέρεται αμέσως, προφορικά και γραπτώς, στον Γενικό Σύμβουλο ή στον Προϊστάμενο Συμμόρφωσης αν ο πρώτος δεν μπορεί να βρεθεί. Ο Γενικός Σύμβουλος θα προσδιορίζει, χωρίς καθυστέρηση, αν πρέπει να αναφερθεί ο εκβιασμός και η πληρωμή στις αρχές εφαρμογής του νόμου στην τοπική ή άλλη αρμόδια δικαιοδοσία. Ο εκβιασμός σε αυτήν την περίπτωση είναι η πρακτική να ζητήσει κάποιος ή να πετύχει κάτι, ειδικά χρήματα, με τη χρήση βίας ή με την απειλή σωματικής βλάβης ή τραυματισμού. Ένα αίτημα για πληρωμή με την απειλή οικονομικής βλάβης ή την απώλεια επιχειρηματικής δραστηριότητας δεν είναι εκβιασμός εντός της έννοιας του Κώδικα της affidea ή αυτής της Πολιτικής. Μια πληρωμή που επιτυγχάνεται με εκβιασμό δεν είναι Πληρωμή Διευκόλυνσης. Χωρίς εξαίρεση οιαδήποτε τέτοια πληρωμή με εκβιασμό, ο λήπτης της και ο σκοπός μιας τέτοιας πληρωμής θα αντανακλώνται με ακρίβεια στα βιβλία και στοιχεία της Εταιρείας σύμφωνα με τον Κώδικα του Ομίλου affidea. 2

3 4.3 Ορισμένες πληρωμές οι οποίες χρειάζονται προηγούμενη έγκριση. Σε ιδιαίτερα σπάνιες και εξαιρετικές περιπτώσεις, ο Γενικός Σύμβουλος μπορεί να εγκρίνει την πραγματοποίηση πληρωμής για συνήθη κρατική ενέργεια. Όλα τα αιτήματα για μια τέτοια προέγκριση τέτοιων πληρωμών πρέπει να υποβάλλονται στον Γενικό Σύμβουλο γραπτώς και, τουλάχιστον, πρέπει: Να ταυτοποιούν τον προοριζόμενο λήπτη και τη θέση του ή θέση της στην κυβέρνηση Να περιγράφουν λεπτομερώς τις εξαιρετικές περιστάσεις οι οποίες περιορίζουν υπέρ της πραγματοποίησης μιας τέτοιας πληρωμής, περιλαμβανομένης της κυβερνητικής δράσης που θα διασφαλίζεται και Ο Γενικός Σύμβουλος, λαμβάνοντας την απόφασή του, θα εξετάζει τη νομοθεσία των δικαιοδοσιών όπου η προτεινόμενη πληρωμή έχει ζητηθεί και όπου η πληρωμή πρόκειται να γίνει και θα εξετάζει τους επιχειρηματικούς κινδύνους που συνδέονται με την προτεινόμενη πληρωμή. Ο Γενικός Σύμβουλος μπορεί, κατά τη διακριτική ευχέρειά του, να λάβει τοπική νομική γνωμοδότηση από ειδικό σύμβουλο και/ή να συμβουλευθεί εξωτερικό σύμβουλο καταπολέμησης της διαφθοράς. Η απόφαση τoυ Γενικού Συμβούλου θα είναι γραπτή. 5 Η ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΤΗΣ AFFIDEA ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΔΩΡΑ, ΦΙΛΟΞΕΝΙΑ ΚΑΙ ΨΥΧΑΓΩΓΙΑ 5.1 Φιλοξενία Δώρα και Ψυχαγωγία που παρέχει η affidea ή οι υπάλληλοι της affidea Η ψυχαγωγία, η φιλοξενία και τα δώρα είναι πράγματα αξίας. Αυτά μπορούν να λάβουν πολλές μορφές, περιλαμβάνοντας αλλά χωρίς να περιορίζονται σε, γεύματα, βραβεία, μεταφορά, ταξίδια, χρήση εγκαταστάσεων διακοπών, εισιτήρια, ημερολόγια, πιστοποιητικά δώρων ή χορηγία, σημαντικές αθλητικές εκδηλώσεις, συναυλίες, θέατρο και άλλες πολιτιστικές εκδηλώσεις. Δώρα και ψυχαγωγία που λαμβάνονται από εξωτερικά πρόσωπα από υπαλλήλους της affidea δεν αντιμετωπίζονται στην παρούσα Πολιτική. Για περαιτέρω καθοδήγηση για το θέμα αυτό, παράκληση να ανατρέξετε στον Κώδικα Δεοντολογίας και την Πολιτική για τις Συγκρούσεις Συμφερόντων. Τα δώρα και η ψυχαγωγία θα μπορούσαν να χρησιμοποιηθούν ως δωροδοκία. Ακόμη και αν η πρόθεση δεν είναι πρόθεση διαφθοράς, υπάρχει ακόμη ο κίνδυνος ο λήπτης να επηρεαστεί αθέμιτα ή ο λήπτης να εκλάβει το δώρο ή την ψυχαγωγία ως απόπειρα να πετύχει αθέμιτο πλεονέκτημα για τη affidea. Ακόμη και αν η πρόθεση δεν είναι πρόθεση διαφθοράς, ενδέχεται να υπάρχει ακόμη η αντίληψη ανάρμοστης συμπεριφοράς περιλαμβάνοντας τον κίνδυνο ότι το δώρο ή η ψυχαγωγία να ερμηνευτούν ως απόπειρα αθέμιτης άσκησης επιρροής στον λήπτη. Ακατάλληλα δώρα ή ψυχαγωγία μπορούν να προκαλέσουν αμηχανία στην affidea και ζημιά στη φήμη μας (επιπλέον του κινδύνου της ποινικής ευθύνης). Οιαδήποτε απόπειρα επηρεασμού δημόσιων αξιωματούχων ή ιδιωτών, άμεσα ή έμμεσα, για την ανάθεση επιχειρηματικής δραστηριότητας στη affidea ή για να λάβουν οιαδήποτε άλλα μέτρα ευνοϊκά για τη affidea με την παροχή δώρων ή ψυχαγωγίας σε αυτούς απαγορεύεται αυστηρά. Κατά συνέπεια, η προσφορά Ψυχαγωγίας, Φιλοξενίας και Δώρων πρέπει πάντοτε να συμμορφώνεται με τον Κώδικα Δεοντολογίας ( Κώδικα ) της affidea, με την παρούσα πολιτική. 3

4 Παρότι η affidea είναι αυστηρά αντίθετη σε πάσης μορφής διαφθορά, η affidea αναγνωρίζει και εκτιμά ότι ορισμένες δικαιοδοσίες ανησυχούν ιδιαίτερα σχετικά με τη δωροδοκία δημόσιων αξιωματούχων. Κατά συνέπεια, η affidea θα επιδεικνύει ιδιαίτερη προσοχή όσον αφορά τους δημόσιους αξιωματούχους, όπως αντικατοπτρίζεται στους κανόνες κατωτέρω. 5.2 Ψυχαγωγία, Δώρα και Φιλοξενία Δημόσιων Αξιωματούχων Ουδέποτε πρέπει να δίδετε οιοδήποτε δώρο ή ψυχαγωγία ή φιλοξενία σε δημόσιο αξιωματούχο αν υπάρχει ανοικτός κρατικός διαγωνισμός. Υποκείμενα στα ανωτέρω, ορισμένα παραδείγματα κοινώς επιτρεπόμενων δώρων και ψυχαγωγίας ή φιλοξενίας είναι: Ένα μικρό δώρο ή ενθύμιο που δίδεται μετά την λήψη απόφασης αγοράς για να δείξει την εκτίμηση της εταιρείας (π.χ. μια ανθοδέσμη ή μια φωτογραφία που υπενθύμιση ολοκλήρωσης ενός έργου) Διαφημιστικά είδη, όπως ομπρέλες, καπέλα, στυλό και ημερολόγια που φέρουν το λογότυπο της affidea Το κέτερινγκ κατά τη διάρκεια συνεδριάσεων και διαπραγματεύσεων, υπό τον όρο ότι το γεύμα είναι ανάλογο με το βαθμό ή τη θέση του λήπτη. Πρέπει να προσκαλούνται μόνον άτομα τα οποία συμμετέχουν σε συναντήσεις ή διαπραγματεύσεις. Ανάλογα με τις περιστάσεις, τέτοια γεύματα μπορεί να λαμβάνουν χώρα στην καντίνα, σε αίθουσα συνεδριάσεων, ή σε κοντινό εστιατόριο. Μπορεί να παρέχεται η μεταφορά προς και από το εστιατόριο Τα έξοδα ταξιδιών, περιλαμβανομένων αεροπορικών εισιτηρίων, οι διαμονές σε ξενοδοχείο για δημόσιους αξιωματούχους, για παράδειγμα όταν μια επίσκεψη σε ευρωπαϊκές εγκαταστάσεις είναι απαραίτητη για να αποδειχθούν οι τεχνικές ικανότητες της affidea ή όταν η κατάρτιση προσωπικού κρατικού πελάτη σε εγκατάσταση της affidea απαιτείται βάσει της σύμβασης. Για οιαδήποτε Ψυχαγωγία ή Δώρο ή Φιλοξενία που προσφέρεται σε δημόσιο αξιωματούχο, ή μέλος οικογένειας ή στενός επιχειρηματικός συνεργάτης δημόσιου αξιωματούχου, ανεξάρτητα από αξία, απαιτείται προηγούμενη γραπτή έγκριση από τον Προϊστάμενο Συμμόρφωσης, με εξαίρεση γεύματα και αναψυκτικά τα οποία δεν υπερβαίνουν τα 200 ευρώ, παρέχονται σε δημόσιο αξιωματούχο σε σχέση με συνεδρίαση στις εγκαταστάσεις της affidea. Ορισμένα παραδείγματα ψυχαγωγίας, δώρων και φιλοξενίας τα οποία γενικά απαγορεύονται: (A) ΠΛΗΡΩΜΕΣ ΣΕ ΜΕΤΡΗΤΑ (B) ΠΡΟΣΚΛΗΣΕΙΣ ΣΕ ΠΛΟΥΣΙΟΠΑΡΟΧΑ ΔΕΙΠΝΑ Ή ΑΛΛΕΣ ΜΟΡΦΕΣ ΨΥΧΑΓΩΓΙΑΣ (Γ) ΠΟΛΥΔΑΠΑΝΕΣ ΜΟΡΦΕΣ ΦΙΛΟΞΕΝΙΑΣ, Π.Χ. ΠΟΛΥΤΕΛΗ ΘΕΡΕΤΡΑ (Δ) ΠΛΗΡΩΜΗ ΔΑΠΑΝΩΝ ΓΙΑ ΤΑΞΙΔΙΑ ΓΙΑ ΑΓΟΡΕΣ ((E) ΠΛΗΡΩΜΗ ΔΑΠΑΝΩΝ ΤΑΞΙΔΙΩΝ ΑΝ ΤΑ ΤΑΞΙΔΙΑ ΔΕΝ ΈΧΟΥΝ ΆΜΕΣΗ ΣΧΕΣΗ ΜΕ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΟ ΣΚΟΠΟ. ΤΑΞΙΔΙΑ ΔΙΑΚΟΠΩΝ ΠΟΥ 4

5 ΛΑΜΒΑΝΟΝΤΑΙ ΣΕ ΣΧΕΣΗ ΜΕ ΕΠΙΣΚΕΨΕΙΣ ΣΤΑ ΓΡΑΦΕΙΑ Ή ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΕΙΣ ΤΗΣ AFFIDEA ΔΕΝ ΕΠΙΤΡΕΠΟΝΤΑΙ. ΑΕΡΟΠΟΡΙΚΑ ΤΑΞΙΔΙΑ Α ΘΕΣΗΣ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΑΠΟΦΕΥΓΟΝΤΑΙ (ΣΤ) ΕΦΑΠΑΞ ΠΡΟΚΑΤΑΒΟΛΕΣ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΑΠΟΦΕΥΓΟΝΤΑΙ, ΚΑΙ ΗΜΕΡΗΣΙΕΣ ΑΠΟΖΗΜΙΩΣΕΙΣ ΕΚΤΟΣ ΈΔΡΑΣ ΔΕΝ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΚΑΤΑΒΑΛΛΟΝΤΑΙ ΑΠΕΥΘΕΙΑΣ ΣΤΟΝ ΛΗΠΤΗ, ΑΛΛΑ ΜΑΛΛΟΝ ΣΤΗΝ ΚΡΑΤΙΚΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑ Ή ΤΗΝ ΚΡΑΤΙΚΗΣ ΙΔΙΟΚΤΗΣΙΑΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ, ΥΠΟΚΕΙΜΕΝΗ ΣΕ ΠΡΟΣΘΕΤΗ ΈΓΚΡΙΣΗ ΑΠΟ ΤΟΝ ΓΕΝΙΚΟ ΣΥΜΒΟΥΛΟ ΚΑΙ ΤΟΝ ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΟ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ (Ζ) ΟΙΟΔΗΠΟΤΕ ΔΩΡΟ Ή ΨΥΧΑΓΩΓΙΑ ΣΕ ΣΥΖΥΓΟΥΣ Ή ΆΛΛΑ ΆΤΟΜΑ ΕΧΟΝΤΑ ΣΤΕΝΗ ΠΡΟΣΩΠΙΚΗ ΣΧΕΣΗ ΜΕ ΤΟΝ ΚΡΑΤΙΚΟ ΑΞΙΩΜΑΤΟΥΧΟ ΆΛΛΟ ΑΠΟ ΈΝΑ ΜΙΚΡΟ ΔΩΡΟ Ή ΕΝΘΥΜΙΟ, ΔΙΑΦΗΜΙΣΤΙΚΑ ΕΙΔΗ ΚΑΙ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΕΣ ΠΟΥ ΑΝΑΦΕΡΟΝΤΑΙ ΑΝΩΤΕΡΩ. 5.3 Ψυχαγωγία, Δώρα και Φιλοξενία για ιδιώτες Η προσφορά Ψυχαγωγίας ή Φιλοξενίας (περιλαμβανομένων αναψυκτικών, γευμάτων ή παρουσία σε οιοδήποτε ψυχαγωγική εκδήλωση) σε άτομα τα οποία δεν είναι δημόσιοι αξιωματούχοι (ήτοι, άτομα τα οποία απασχολούνται από εντελώς ιδιωτικές οντότητες) πρέπει ΝΑ ΣΧΕΤΙΖΕΤΑΙ ΆΜΕΣΑ ΜΕ ΤΗΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΗ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΑ ΤΗΣ AFFIDEA, ΟΠΩΣ Η ΠΩΛΗΣΗ ΤΩΝ ΠΡΟΪΟΝΤΩΝ ΚΑΙ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΤΗΣ, Ή ΔΙΑΦΟΡΕΤΙΚΑ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΥΠΟΣΤΗΡΙΖΟΥΝ ΆΜΕΣΑ ΤΑ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΑ ΣΥΜΦΕΡΟΝΤΑ ΤΗΣ ADDIDEA ΝΑ ΕΙΝΑΙ ΚΑΙ ΝΟΜΙΜΑ, ΚΑΙ ΛΟΓΙΚΑ ΣΕ ΠΟΣΟ ΚΑΙ ΑΡΜΟΖΟΥΝ ΣΤΙΣ ΠΕΡΙΣΤΑΣΕΙΣ ΝΑ ΜΗΝ ΕΙΝΑΙ ΑΝΑΡΜΟΣΤΑ ΜΕ ΟΙΟΝΔΗΠΟΤΕ ΤΡΟΠΟ ΝΑ ΕΓΚΡΙΝΟΝΤΑΙ ΑΠΟ ΤΟΝ ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΟ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ ΠΡΙΝ ΑΠΟ ΤΗΝ ΕΚΔΗΛΩΣΗ, ΕΚΤΟΣ ΑΝ Η ΑΞΙΑ ΤΗΣ ΨΥΧΑΓΩΓΙΑΣ Ή ΤΟΥ ΔΩΡΟΥ ΕΙΝΑΙ ΜΙΚΡΟΤΕΡΗ ΑΠΟ 100 EUR ΚΑΤ ΑΤΟΜΟ. 5.4 Προηγούμενη έγκριση και εξόφληση Σε περιπτώσεις όπου πρέπει να λαμβάνεται προηγούμενη έγκριση για οιαδήποτε Ψυχαγωγία, Δώρο, το αίτημα πρέπει να προέρχεται μέσω του Συστήματος Έγκρισης Αιτήσεων Δαπανών (ERAS). Μια αίτηση ERAS απαιτεί την έγκριση του προϊσταμένου της επιχειρηματικής μονάδας και, πλήρως συμπληρωμένο έντυπο ERAS. Τα στοιχεία που παρέχονται στο έντυπο αίτησης ERAS πρέπει συνολικά να παρέχουν πλήρη περιγραφή των ληπτών, της αξίας, της φύσης, επιχειρηματικού λόγου και άλλων περιστάσεων της αιτούμενης δαπάνης. Οι συμπληρωμένες αιτήσεις ERAS πρέπει ενδεχομένως να ελέγχονται και να εγκρίνονται από τον Προϊστάμενο Συμμόρφωσης. Όλες οι αιτήσεις για εξόφληση δαπανών θα υποστηρίζονται από παραστατικά περιλαμβανομένων των πρωτότυπων τιμολογίων τρίτων, ή, στην περίπτωση μη δημόσιων αξιωματούχων, αποδεκτές αποδείξεις που αποδεικνύουν τη δαπάνη για την οποία ζητείται η εξόφληση. Όλες οι αιτήσεις για εξόφληση θα περιλαμβάνουν την ημερομηνία της δαπάνης, το όνομα και τις επαγγελματικές σχέσεις όλων αυτών που παρευρίσκονταν και ο 5

6 επαγγελματικός λόγος για τη δαπάνη. Παράκληση να σημειώστε ότι οι δαπάνες οι οποίες δεν έχουν τις απαραίτητες εγκρίσεις σύμφωνα με τους προαναφερόμενους κανόνες ενδέχεται να μην εξοφλούνται! 5.5 Τήρηση στοιχείων Όλες οι Ψυχαγωγίες, Φιλοξενία, Δώρα, Κατάρτιση, Διαφημιστικά καλής πίστης ή δαπάνες που σχετίζονται με συμβάσεις πρέπει να καταχωρίζονται με ακρίβεια στα βιβλία και στοιχεία της Affidea. 6. Η ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΤΗΣ AFFIDEA ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΠΟΛΙΤΙΚΕΣ ΚΑΙ ΦΙΛΑΝΘΡΩΠΙΚΕΣ ΔΩΡΕΕΣ 6.1 Πολιτικές δωρεές Οι δωρεές σε πολιτικά κόμματα, υποψηφίους και εκστρατείες για δημόσιο αξίωμα που γίνονται εξ ονόματος της affidea πρέπει να εγκρίνονται γραπτώς από τον Προϊστάμενο Συμμόρφωσης και τον Γενικό Σύμβουλο. Οι υπάλληλοι της affidea που ενεργούν μόνο για λογαριασμό τους ούτε ενθαρρύνονται ούτε αποθαρρύνονται από το να κάνουν δωρεές σε πολιτικά κόμματα, υποψηφίους ή εκστρατείες για δημόσιο αξίωμα. 6.2 Φιλανθρωπικές δωρεές Οι φιλανθρωπικές δωρεές εξ ονόματος της affidea πρέπει να εγκρίνονται εκ των προτέρων από τον Διευθύνοντα Σύμβουλο ή τον οριζόμενο αντιπρόσωπο για τέτοιους σκοπούς. 6.3 Τήρηση στοιχείων Όλες οι πολιτικές κα φιλανθρωπικές δωρεές εξ ονόματος της affidea πρέπει να καταχωρίζονται με ακρίβεια στα βιβλία και στοιχεία της affidea. 7. ΚΟΚΚΙΝΗ ΣΗΜΑΙΑ ΑΝΑΡΜΟΣΤΕΣ ΠΑΡΟΧΕΣ Οι κόκκινες σημαίες είναι περιστάσεις οι οποίες ειδοποιούν ένα λογικό άτομο για αυξημένο κίνδυνο ότι παράνομη ή ανάρμοστη συμπεριφορά μπορεί να έχει λάβει χώρα ή μπορεί να λάβει χώρα στο μέλλον. Σε εκάστη τέτοια περίπτωση, είναι απαραίτητη δέουσα επιμέλεια και διαβούλευση πριν ληφθεί ένα προτεινόμενο μέτρο. Τα παραδείγματα που παρατίθενται κατωτέρω δεν είναι εξαντλητικά. Αν ένας υπάλληλος έχει γνώση για οιαδήποτε από αυτές τις «κόκκινες σημαίες» πρέπει να το αναφέρει αμέσως στον προϊστάμενο συμμόρφωσης ή στην τηλεφωνική γραμμή βοήθειας. Κόκκινες σημαίες/ειδοποίηση Η διεξαγωγή επιχειρηματικών δραστηριοτήτων (από ποιον; Ιθύνοντα της affidea, Διευθυντή ή Υπάλληλο) σε χώρα η οποία παρουσιάζεται ως διεφθαρμένη ή υψηλού κινδύνου, όπως μετράται από τον δείκτη Transparency International Corruption Perception Index ή άλλους παρόμοιους δείκτες Ισχυρισμοί ότι το μέρος (Ποιος) έχει την τάση να προβαίνει σε ανάρμοστες πληρωμές ή πληρωμές διευκόλυνσης σε δημόσιους αξιωματούχους Άρνηση (από ποιον) να εγγυηθεί παρελθούσα ή μελλοντική συμμόρφωση με τις επαγγελματικές αρχές που ορίζονται στη νομοθεσία και κανονισμούς περί καταπολέμησης της 6

7 δωροδοκίας, και ξεπλύματος χρημάτων και καταπολέμησης της τρομοκρατίας των Ηνωμένων Πολιτειών και του Ηνωμένου Βασιλείου ή δισταγμό να απαντήσει σε ερωτήσεις δέουσας επιμέλειας Η παροχή ανεπαρκών ανακριβών ή ύποπτων πληροφοριών σε απάντηση σε έρευνες δέουσας επιμέλειας ή ανακριβών δηλώσεων ή σντιφάσεων στις απαντήσεις ή παρεχόμενα έγγραφα Ισχυρισμοί σχετικά με την ακεραιότητα, ή ισχυρισμοί σχετικά με ή φήμη για παράνομη, ανάρμοστη, ή αντιδεοντολογική συμπεριφορά (Από Ποιον) Ύπαρξη επίσημων ή ανεπίσημων ερευνών από τις αρχές εφαρμογής του νόμου ή πρότερη καταδίκη (Από Ποιον) Οιαδήποτε διατύπωση άποψης ότι η νομοθεσία ή οι κανονισμοί ή οι πολιτικές της Euromedic δεν χρειάζεται να τηρούνται (Από Ποιον) Οιεσδήποτε διατυπώσεις άποψης ότι διαφορετικά η παράνομη συμπεριφορά είναι αποδεκτή επειδή είναι ο κανόνας ή έθιμο σε μια συγκεκριμένο χώρα (Από Ποιον) Η παράλειψη να εφαρμόζεται ένα επαρκές πρόγραμμα συμμόρφωσης ή κώδικας δεοντολογίας ή άρνηση για υιοθέτηση ενός τέτοιου προγράμματος (Από Ποιον) Η χρήση εικονικών εταιρειών (Από Ποιον) Η σχέση ή στενή σύνδεση με δημόσιο αξιωματούχο (Από Ποιον) Ιδιοκτήτες, σημαντικοί μέτοχοι ή εκτελεστικοί διευθυντές οι οποίοι είναι δημόσιοι αξιωματούχοι (Πελάτη; Προμηθευτή;) Άρνηση (Από Ποιον) να ταυτοποιήσει τον εντολέα ή τον επικαρπωτή Ένας δημόσιος αξιωματούχος ζητεί, ενθαρρύνει, επιμένει ή απαιτεί ένα συγκεκριμένο μέρος (party), εταιρεία ή άτομο να επιλεγεί ή να προσληφθεί (Από Ποιον) Άρνηση να εκτελέσει γραπτή σύμβαση ή αίτημα να εκτελέσει υπηρεσίες χωρίς γραπτή σύμβαση όπου μια τέτοια γραπτή σύμβαση ζητείται (Από Ποιον) Έλλειψη πείρας ή «φάκελος παρακολούθησης» με το προϊόν, την υπηρεσία, τον τομέα ή τον κλάδο (Από Ποιον) Έλλειψη επαρκών εγκαταστάσεων ή εξειδικευμένου προσωπικού (Από Ποιον) Απαίτηση ασυνήθους υψηλής προμήθειας (Από Ποιον) Επιμονή για πληρωμή σε μετρητά ή ισοδύναμα με μετρητά (Από Ποιον) Επιμονή για πληρωμή εκτός της χώρας στην οποία πρόκειται να εκτελεστούν οι υπηρεσίες (ειδικά υπεράκτιες δικαιοδοσίες με νομοθεσία τραπεζικού απορρήτου) (Από Ποιον) Επιμονή για πληρωμή σε τρίτη χώρα ή μεσολαβητή (Από Ποιον) Αίτημα για προκαταβολή ή αυξήσεις σε αποζημίωση, όπως μπόνους ή αμοιβή επιτυχίας (Από Ποιον) Μερισμός αποζημίωσης με άλλους των οποίων η ταυτότητα δεν γνωστοποιείται (Από Ποιον) Άρνηση για προσκόμιση επαρκών τιμολογίων ή προσκόμιση ύποπτων τιμολογίων (Από Ποιον) Προσφορά για παροχή ή παροχή πλαστών τιμολογίων (Από Ποιον) Αίτημα για την μετά την ανάθεση σύμβαση παροχής υπηρεσιών, την οποία το μέρος δεν έχει την ικανότητα να εκτελέσει (σύμβαση παροχής υπηρεσιών) (Από Ποιον). 7

8 * * * 8