Ανάπτυξη παρουσιάσεων µε το 1 Microsoft PowerPoint

Transcript

1 Ανάπτυξη παρουσιάσεων µε το 1 Microsoft PowerPoint Γενικά Το πρόγραµµα Microsoft PowerPoint είναι µια εφαρµογή για την ανάπτυξη ηλεκτρονικών παρουσιάσεων. Μια ηλεκτρονική παρουσίαση αποτελείται από ένα σύνολο από "διαφάνειες" (slides), κάθε µια από τις οποίες µπορεί να περιέχει κείµενο, γραφικά, ήχους, video, κ.λ.π., οι σηµειώσεις που είναι προσαρτηµένες στις διαφάνειες, η διάταξη των διαφανειών και οι ρυθµίσεις για την ηλεκτρονική προβολή της παρουσίασης. Τα µέρη του παραθύρου του PowerPoint Το παράθυρο του PowerPoint περιέχει γραµµές εργαλείων (toolbars) και παράθυρα εργασιών (panes) που βοηθούν ση γρήγορή ανάπτυξη των παρουσιάσεων. Πολλά από αυτά είναι κοινά για όλες τις εφαρµογές του MS Office, αλλά έχουν και χαρακτηριστικά ειδικά για το PowerPoint. Μπάρα τίτλου (Title Bar) - Εµφανίζει το όνοµα του προγράµµατος και του ενεργού αρχείου (document name). Μπάρα µενού (Menu Bar) - Περιέχει µενού και εντολές για την ανάπτυξη και τη διαχείριση της παρουσίασης. Η βασική γραµµή εργασιών (Standard Toolbar) - Περιέχει κουµπιά για τις εντολές που χρησιµοποιούνται συχνότερα. Η γραµµή εργασιών µορφοποίησης (Formatting Toolbar) - Περιέχει κουµπιά για τις εντολές µορφοποίησης (formatting). Γραµµή κατάστασης (Status Bar) - Περιέχει πληροφορίες για την ενεργή διαφάνεια και τη σχεδίασή της. Γραµµή σχεδίασης (Drawing Toolbar) - Περιέχει εργαλεία για τη σχεδίαση γραµµών (lines), σχηµάτων (shapes) και αντικειµένων (objects). Παράθυρο εργασιών (Task Pane) - Εµφανίζεται στο δεξί µέρος του παραθύρου και δίνει τη δυνατότητα

2 2 εκτέλεσης διαφόρων εργασιών σχετικών µε τη σχεδίαση και τη λειτουργικότητα της διαφάνειας. Παράθυρο διάρθρωσης και διαφανειών (Outline and Slides Tabbed Pane) - Εµφανίζεται στο αριστερό µέρος του παραθύρου και δίνει τη δυνατότητα εύκολης επισκόπησης της παρουσίασης υπό µορφή διάρθρωσης (outline) ή µικρογραφιών διαφανειών (slides). Βοήθεια (Help) - Εµφανίζει τις σελίδες βοήθειας του προγράµµατος. Κατά την εκκίνηση του PowerPoint εµφανίζονται τα δύο παράθυρα εργασιών και ο κεντρικός χώρος της σχεδίασης των διαφανειών. Επιλέξτε "Outline" ή "Slides" στο παράθυρο διάρθρωσης και διαφανειών (Outline and Slides Tabbed Panes) για επισκόπηση της παρουσίασης υπό µορφή διάρθρωσης (outline) ή µικρογραφιών διαφανειών (slides) αντίστοιχα. Μπορείτε να εµφανίζετε ή να αποκρύπτετε γραµµές εργασιών επιλέγοντάς τις από το µενού View > Toolbar και το παράθυρο εργασιών από το µενού View > Task Pane. Επίσης µπορείτε να προσαρµόσετε τις γραµµές εργασιών που επιθυµείτε να εµφανίζονται από το µενού View > Toolbar > Customize. Κουµπιά επιλογής προβολής των διαφανειών Τα κουµπιά επιλογής προβολής των διαφανειών βρίσκονται στην αριστερή κάτω γωνία του παραθύρου. Με αυτά επιλέγουµε µεταξύ τριών προβολών των διαφανειών στην οθόνη: Κανονική προβολή (Normal View), Προβολή ταξινόµησης των διαφανειών (Slide Sorter View) και Προβολή παρουσίασης (από την τρέχουσα διαφάνεια) (Slide Show). Ανάλογες επιλογές γίνονται και από το µενού View > Normal View ή Slide Sorter ή Slide Show Η Kανονική Προβολή (Normal View) περιέχει το Παράθυρο ιαφανειών και ιάρθρωσης (Outline and Slides Tabbed Panes) αριστερά, το Παράθυρο της τρέχουσας διαφάνειας (Slide pane) στο κέντρο και το

3 3 Παράθυρο Εργασιών (Task Pane) δεξιά. Η Προβολή ιάρθρωσης (Outline View) εµφανίζει το κείµενο των διαφανειών. Η Προβολή ιαφανειών (Slides View) δείχνει την τρέχουσα διαφάνεια. Κάτω από την περιοχή της διαφάνειας υπάρχει ο χώρος των σηµειώσεων. Μπορείτε να εµφανίζετε ή να αποκρύπτετε το Παράθυρο Εργασιών στην Κανονική Προβολή από το µενού View > Task Pane. Επίσης µπορείτε να αποκρύψετε το Παράθυρο ιαφανειών και ιάρθρωσης µε κλικ στο κουµπί "Χ" αυτού του παραθύρου και να το εµφανίσετε ξανά µε επιλογή του κουµπιού ή του µενού View > Normal. Η Προβολή ταξινόµησης των διαφανειών (Slide Sorter View) εµφανίζει ένα παράθυρο µε µικρογραφίες των διαφανειών όπου µπορείτε να αντιγράψετε, µετακινήσετε ή να διαγράψετε διαφάνειες. Η Προβολή Παρουσίασης (Slide Show) εµφανίζει την παρουσίαση σε πλήρη οθόνη όπως θα εµφανίζεται στο ακροατήριο. Σηµειώνεται ότι η προβολή της παρουσίασης µε την επιλογή αυτού του κουµπιού αρχίζει πάντα από την τρέχουσα διαφάνεια. Το παράθυρο εργασιών Το Παράθυρο Εργασιών (Task Pane) εµφανίζεται στο δεξί άκρο του παραθύρου του PowerPoint και δίνει τη δυνατότητα εκτέλεσης διαφόρων εργασιών σχετικών µε τη σχεδίαση και τη λειτουργικότητα της διαφάνειας. Αν το παράθυρο εργασιών δεν εµφανίζεται επιλέξτε το µενού View > Task Pane. Η απόκρυψη του παραθύρου εργασιών γίνεται µε κλικ στο κουµπί "Χ" αυτού του παραθύρου. Το βέλος προς τα κάτω ( ) στο δεξί άνω µέρος του επιτρέπει την επιλογή διαφόρων µενού και εργαλείων. Τα µενού του PowerPoint Οι γραµµές εργασιών περιέχουν τις συχνότερα χρησιµοποιούµενες εντολές. Το σύνολο των διαθέσιµων εντολών περιέχεται στα µενού. Σηµειώστε ότι πολλές επιλογές µενού έχουν βέλη στα δεξιά τους. Σύροντας το ποντίκι πάνω στο βέλος εµφανίζεται ένα δευτερεύον µενού µε περισσότερες επιλογές.

4 4 ηµιουργία µιας νέας παρουσίασης και επιλογή διάταξης διαφανειών Το PowerPoint διαθέτει τρεις τρόπους δηµιουργίας µιας νέας παρουσίασης: ηµιουργία µιας Κενής Παρουσίασης (Blank Presentation) ηµιουργία µιας παρουσίασης από Πρότυπο Σχεδίασης (From Design Template) ηµιουργία µιας παρουσίασης από τον Οδηγό αυτόµατου περιεχοµένου (From AutoContent Wizard). Η επιλογή κενής παρουσίασης είναι αυτή που χρησιµοποιείται συχνότερα. ηµιουργία κενής παρουσίασης κατά την εκκίνηση του PowerPoint Κατά την εκκίνηση του PowerPoint δηµιουργείται αυτόµατα µια κενή παρουσίαση µε µια διαφάνεια που περιέχει χώρους για την εισαγωγή τίτλου και υπότιτλου. Μπορείτε να ξεκινήσετε την ανάπτυξη της παρουσίασης σας µε αυτήν τη διαφάνεια ή να επιλέξετε µια διαφορετική διάταξη διαφάνειας, όπως θα δούµε στη συνέχεια. ηµιουργία κενής παρουσίασης Επιλέξτε File >New (Ctl+N) Στο παράθυρο εργασιών New Presentation στην κατηγορία New επιλέξτε Blank Presentation. Μπορείτε να ξεκινήσετε την ανάπτυξη της παρουσίασης σας µε αυτήν τη διαφάνεια ή να επιλέξετε µια διαφορετική διάταξη διαφάνειας, όπως θα δούµε στη συνέχεια. Επιλογή διάταξης διαφανειών Καθώς εργάζεσθε µε µια νέα διαφάνεια µπορείτε να επιλέξετε µια από τις υπάρχουσες διατάξεις διαφανειών από το παράθυρο εργασιών Slide Layout Για να επιλέξετε µια διάταξη εµφανίστε το παράθυρο εργασιών Slide Layout από το βέλος προς τα κάτω ( ) στο δεξί άνω µέρος του παραθύρου εργασιών επιλέξτε τη διάταξη που επιθυµείτε να εφαρµόσετε στην τρέχουσα διαφάνεια. Μια διάταξη διαφάνειας περιέχει προκαθορισµένους χώρους εισαγωγής κειµένου και αντικειµένων. Με κλικ σε κάθε χώρο εισαγωγής µπορείτε να εισάγετε το αντίστοιχο κείµενο ή αντικείµενο. Για την εισαγωγή µιας κενής διαφάνειας χωρίς χώρους εισαγωγής κειµένου ή αντικειµένων επιλέξτε το κενό εικονίδιο διάταξης.

5 5 Αποθήκευση παρουσίασης Επιλέξτε File > Save (Ctl+S) Επιλέξτε τη θέση όπου θέλετε να αποθηκευθεί το αρχείο του PowerPoint Πληκτρολογήστε ένα όνοµα για το αρχείο Επιλέξτε Save. Κλείσιµο παρουσίασης και έξοδος από το PowerPoint Για να κλείσετε µια παρουσίαση επιλέξτε File > Close ή επιλέξτε το κουµπί X στο παράθυρο της παρουσίασης. Για κλείσετε την εφαρµογή PowerPoint επιλέξτε File > Exit ή επιλέξτε το κουµπί X στο παράθυρο του PowerPoint. Άνοιγµα µιας παρουσίασης Για να ανοίξετε µια παρουσίαση που είναι αποθηκευµένη στον υπολογιστή σας Εκκινήστε to PowerPoint. Στο παράθυρο εργασιών επιλέξτε From existing presentation επιλέξτε την παρουσίαση που επιθυµείτε. ή Επιλέξτε File > Open. επιλέξτε την παρουσίαση που επιθυµείτε. Εισαγωγή νέας διαφάνειας Για να εισάγετε µια νέα διαφάνεια Επιλέξτε Insert > New Slide. (Ctrl + M) Επιλέξτε τη διάταξη διαφάνειας που επιθυµείτε από το παράθυρο εργασιών (Slide Layout). ή Κάντε κλικ στο κουµπί New Slide Button στο άνω µέρος του παραθύρου Επιλέξτε τη διάταξη διαφάνειας που επιθυµείτε από το παράθυρο εργασιών (Slide Layout). Προβολή Ταξινόµησης ιαφανειών (Slide Sorter) Στη Προβολή Ταξινόµησης ιαφανειών (Slide Sorter) µπορείτε να αλλάξετε τη σειρά των διαφανειών ως εξής: Κάντε κλικ στο κουµπί ή επιλέξτε View > Slide Sorter. Κάντε κλικ στη µικρογραφία της διαφάνειας ου επιθυµείτε να µετακινήσετε. Κρατήστε πατηµένο το αριστερό κουµπί του ποντικιού και σύρατε τη διαφάνεια σε µια νέα θέση. Καθώς σύρετε εµφανίζετε ένας δείκτης µε ένα µικρό κουτί.

6 6 Κάντε κλικ στο κουµπί ή επιλέξτε View > Normal για να επιστρέψετε σε κανονική προβολή. ιαχείριση διαφανειών στην κανονική προβολή (Normal View) Mπορείτε επίσης να αλλάξετε τη σειρά των διαφανειών στην Κανονική Προβολή Ταξινόµησης ιαφανειών (Normal View), µε τη βοήθεια του παραθύρου των µικρογραφιών των διαφανειών ως εξής: Κάντε κλικ στο κουµπί ή επιλέξτε View > Normal. Κάντε κλικ στη µικρογραφία της διαφάνειας ου επιθυµείτε να µετακινήσετε. Κρατήστε πατηµένο το αριστερό κουµπί του ποντικιού και σύρατε τη διαφάνεια σε µια νέα θέση. Καθώς σύρετε εµφανίζετε ένας δείκτης µε ένα µικρό κουτί.

7 7 Επισκόπηση διαφανειών στην Προβολή Παρουσίασης (Slide Show View) Αφού δηµιουργήσετε µια ή περισσότερες διαφάνειες στην παρουσίασή σας µπορείτε να δείτε πως θα εµφανίζονται κατά τη διάρκεια της παρουσίασής τους σε πλήρη οθόνη (Προβολή παρουσίασης) ως εξής: Κάντε κλικ στο κουµπί στο αριστερό κάτω άκρο του παραθύρου, οπότε η παρουσίαση θα αρχίσει από την τρέχουσα διαφάνεια. Κάντε κλικ οπουδήποτε για να προχωρήσετε στην επόµενη διαφάνεια µέχρι το τέλος της παρουσίασης (µαύρη οθόνη) Πατήστε το πλήκτρο Esc στο πληκτρολόγιο για να διακόψετε την παρουσίαση ανά πάσα στιγµή και να επιστρέψετε στην προβολή από την οποία εκκινήσατε την παρουσίαση. ή Επιλέξτε το µενού View > Slide Show ή Presentation > View Show, οπότε η παρουσίαση θα αρχίσει από την πρώτη διαφάνεια. Πατήστε το πλήκτρο Esc στο πληκτρολόγιο για να διακόψετε την παρουσίαση ανά πάσα στιγµή και να επιστρέψετε στην προβολή από την οποία εκκινήσατε την παρουσίαση. Αντιγραφή επικόλληση και αναπαραγωγή διαφανειών Η αντιγραφή και επικόλληση διαφανειών είναι µια τεχνική που επιτρέπει την αναπαραγωγή ενός slide σε µια άλλη θέση. Για να αντιγράψετε µια διαφάνεια: Επιλέξτε τη µικρογραφία στο αριστερό παράθυρο διαφανειών Κάντε κλικ στο κουµπί Copy στη βασική γραµµή εργασιών ή επιλέξτε Edit > Copy (Ctrl + C) Τοποθετήστε το δείκτη εισαγωγής στο κατάλληλο σηµείο στο παράθυρο διαφανειών. Κάντε κλικ στο κουµπί Paste στη βασική γραµµή εργασιών ή επιλέξτε Edit > Paste (Ctrl + V) ή Κάντε δεξί κλικ στη µικρογραφία της διαφάνειας στο αριστερό παράθυρο διαφανειών και επιλέξτε Copy. Τοποθετήστε το δείκτη εισαγωγής στο κατάλληλο σηµείο στο παράθυρο διαφανειών. Κάντε δεξί στη θέση του δείκτη εισαγωγής και επιλέξτε Paste Την ίδια εργασία µπορείτε να εκτελέσετε και στη µορφή προβολής ταξινόµησης διαφανειών (View > Slide Sorter). Για να αναπαράγετε µια διαφάνεια: Επιλέξτε Insert > Duplicate Slide Η νέα διαφάνεια εισάγεται µετά από την αρχική. ιαγραφή διαφάνειας ή Επιλέξτε τη µικρογραφία της διαφάνειας στο αριστερό παράθυρο διαφανειών ή στη µορφή προβολής ταξινόµησης διαφανειών (View > Slide Sorter) Πατήστε το πλήκτρο Delete στο πληκτρολόγιο Κάντε δεξί κλικ στη µικρογραφία της διαφάνειας στο αριστερό παράθυρο διαφανειών ή στη µορφή προβολής ταξινόµησης διαφανειών (View > Slide Sorter) και επιλέξτε Delete Slide.

8 8 Πρότυπα σχεδίασης, συνδυασµοί χρωµάτων και διάταξη διαφανειών Το PowerPoint διαθέτει Πρότυπα Σχεδίασης, που αποτελούνται από ένα σύνολο στυλ (γραµµατοσειρά, µέγεθος χαρακτήρων κ.λ.π.) των διαφόρων στοιχείων και του φόντου των διαφανειών. Με βάση αυτά µπορείτε να αναπτύξετε εύκολα µια ελκυστική παρουσίαση. Επίσης το PowerPoint διαθέτει µια σειρά από Συνδυασµούς Χρωµάτων των διαφόρων στοιχείων και του φόντου των διαφανειών. Τόσο τα πρότυπα σχεδίασης όσο και οι συνδυασµοί χρωµάτων µπορούν να εφαρµοστούν από την αρχή σε µια νέα παρουσίαση αλλά και σε µια υπάρχουσα παρουσίαση. Τέλος, για κάθε διαφάνεια µπορείτε να επιλέξετε µια διάταξη των στοιχείων που θα περιέχει. Επιλογή προτύπου σχεδίασης για µια νέα παρουσίαση Επιλέξτε File >New (Ctl+N) Στο παράθυρο εργασιών New Presentation στην κατηγορία New επιλέξτε From Design Template. Από τη λίστα των προτύπων που εµφανίζεται επιλέξτε το πρότυπο που επιθυµείτε. Η πρώτη διαφάνεια θα διαµορφωθεί µε βάση το πρότυπο ως ιαφάνεια Τίτλου, ενώ κάθε νέα ως απλή διαφάνεια πάντα µε βάση τη διαµόρφωση του προτύπου που επιλέξατε Επιλογή προτύπου σχεδίασης για µια υπάρχουσα παρουσίαση Για να εφαρµόστε ένα πρότυπο σχεδίασης σε όλες διαφάνειες µιας υπάρχουσας παρουσίασης Εµφανίστε το παράθυρο εργασιών Slide Design από το βέλος προς τα κάτω ( ) στο δεξί άνω µέρος του παραθύρου εργασιών και επιλέξτε Design Templates Αναζητήστε το πρότυπο που επιθυµείτε στη λίστα προτύπων. Κάντε κλικ στο βέλος προς τα κάτω που υπάρχει στο δεξί µέρος του προτύπου και από το µενού που εµφανίζετε επιλέξτε Apply to All Slides.

9 9 Επιλογή προτύπου σχεδίασης για επιλεγµένες διαφάνειες Για να εφαρµόστε ένα πρότυπο σχεδίασης σε µερικές από τις διαφάνειες µιας υπάρχουσας παρουσίασης Στο Παράθυρο διάρθρωσης και διαφανειών (Outline and Slides Tabbed Pane) επιλέξτε µία ή περισσότερες διαφάνειες κάνοντας κλικ στις µικρογραφίες και κρατώντας πατηµένο το πλήκτρο Shift ή Ctrl. Εµφανίστε το παράθυρο εργασιών Slide Design από το βέλος προς τα κάτω ( ) στο δεξί άνω µέρος του παραθύρου εργασιών και επιλέξτε Design Templates Αναζητήστε το πρότυπο που επιθυµείτε στη λίστα προτύπων. Κάντε κλικ στο βέλος προς τα κάτω που υπάρχει στο δεξί µέρος του προτύπου και από το µενού που εµφανίζετε επιλέξτε Apply to Selected Slides. Επιλογή διάταξης διαφανειών Καθώς εργάζεσθε µε µια νέα διαφάνεια µπορείτε να επιλέξετε µια από τις υπάρχουσες διατάξεις διαφανειών από το παράθυρο εργασιών Slide Layout Για να επιλέξετε µια διάταξη εµφανίστε το παράθυρο εργασιών Slide Layout από το βέλος προς τα κάτω ( ) στο δεξί άνω µέρος του παραθύρου εργασιών επιλέξτε τη διάταξη που επιθυµείτε να εφαρµόσετε στην τρέχουσα διαφάνεια. Μια διάταξη διαφάνειας περιέχει προκαθορισµένους χώρους εισαγωγής κειµένου και αντικειµένων. Με κλικ σε κάθε χώρο εισαγωγής µπορείτε να εισάγετε το αντίστοιχο κείµενο ή αντικείµενο. Τα στοιχεία της διάταξης που επιλέγετε εµφανίζονται µε τη διαµόρφωση του τρέχοντος προτύπου σχεδίασης. Για την εισαγωγή µιας κενής διαφάνειας χωρίς χώρους εισαγωγής κειµένου ή αντικειµένων επιλέξτε το κενό εικονίδιο διάταξης.

10 10 Επιλογή συνδυασµού χρωµάτων Για να εφαρµόστε ένα συνδυασµό χρωµάτων για τα πρότυπα σχεδίασης σε όλες ή σε µερικές από τις διαφάνειες µιας υπάρχουσας παρουσίασης Στο Παράθυρο διάρθρωσης και διαφανειών (Outline and Slides Tabbed Pane) επιλέξτε µία ή περισσότερες διαφάνειες κάνοντας κλικ στις µικρογραφίες και κρατώντας πατηµένο το πλήκτρο Shift ή Ctrl. Εµφανίστε το παράθυρο εργασιών Color Schemes από το βέλος προς τα κάτω ( ) στο δεξί άνω µέρος του παραθύρου εργασιών Αναζητήστε το συνδυασµό χρωµάτων που επιθυµείτε στη λίστα που εµφανίζεται. Κάντε κλικ στο βέλος προς τα κάτω που υπάρχει στο δεξί µέρος του προτύπου και από το µενού που εµφανίζετε επιλέξτε Apply to Selected Slides ή Apply to Selected Slides. Χρήση υποδειγµάτων διαφανειών Το υπόδειγµα διαφανειών (Slide Master) περιέχει τα στοιχεία που είναι κοινά για όλες τις διαφάνειες για τις οποίες αποτελεί υπόδειγµα. Tα στοιχεία αυτά µπορεί να είναι κείµενα, εικόνες και άλλα αντικείµενα που δηµιουργούµε στο υπόδειγµα, αλλά και στοιχεία διαµόρφωσης (γραµµατοσειρά, χρώµα, κ.λ.π.) των αντικειµένων κειµένου που περιέχουν οι διαφάνειες που δηµιουργούνται µε βάση µια διάταξη διαφάνειας (Slide Layouts). Για να επεξεργαστείτε το υπόδειγµα διαφανειών επιλέξτε το µενού View > Master > Slide Master. Εµφανίζεται το υπόδειγµα των διαφανειών.

11 11 Επιλογή φόντου του υποδείγµατος Ενώ βλέπετε το υπόδειγµα επιλέξτε το µενού Format > Background ή κάνε δεξί κλικ σε έναν κενό χώρο του υποδείγµατος και επιλέξτε Background. Στο πλαίσιο διαλόγου που εµφανίζεται επιλέξτε ένα χρώµα φόντου από τα προτεινόµενα Επιλέξτε More Colors για να ορίσετε ένα άλλο χρώµα Επιλέξτε Fill Effects για να ορίσετε ως φόντο µια διαβάθµιση χρώµατος (gradient), µια υφή (texture), ένα µοτίβο (pattern) ή µια εικόνα (picture). Αφού ορίσετε το φόντο επιλέξτε Preview για να δείτε το αποτέλεσµα, Cancel για να µην επιφέρετε καµιά αλλαγή, Apply για να εφαρµόσετε το φόντο στο τρέχον υπόδειγµα ή Apply to All για να εφαρµόσετε το φόντο σε όλα τα υποδείγµατα. Μπορείτε να ορίσετε φόντο όχι µόνο στο υπόδειγµα αλλά και σε µια ή περισσότερες διαφάνειες (View > Normal). Σε αυτήν την περίπτωση το φόντο της διαφάνειας καλύπτει το φόντο του υποδείγµατος. ιαµόρφωση των αντικειµένων κειµένου στο υπόδειγµα για διαφάνειες που δηµιουργούνται µε βάση διάταξη. Επιλέξτε κάθε αντικείµενο του υποδείγµατος (place holder) και από το µενού Format ή µε δεξί κλικ σε αυτό και επιλογές από το αναδυόµενο µενού διαµορφώστε γραµµατοσειρά, µέγεθος και χρώµα γραµµάτων. Επίσης µε δεξί κλικ σ αυτό επιλέξτε Format Place holder για να ρυθµίσετε περισσότερες ιδιότητές του. Υπόδειγµα τίτλων Το υπόδειγµα τίτλων (Title Master) είναι ένα ειδικό υπόδειγµα που αφορά µια διαφάνεια για την οποία έχει επιλεγεί η διάταξη που περιέχει µόνο τίτλο και υπότιτλο. Για να δηµιουργήσετε ένα υπόδειγµα τίτλων: Επιλέξτε προβολή υποδείγµατος (µενού View > Master > Slide Master) Επιλέξτε το µενού Insert > New Title Master. Ρυθµίστε τη µορφή του τίτλου και του υπότιτλου και δηµιουργήστε τα επιπλέον στοιχεία που επιθυµείτε. ώστε ιδιαίτερη προσοχή στο επίπεδο που εργάζεστε ανά πάσα στιγµή. Θυµηθείτε ότι αν δηµιουργείτε στοιχεία (Κείµενο, γραφικά, κ.λ.π.) για µια διαφάνεια ενώ είστε σε προβολή υποδείγµατος, τα στοιχεία αυτά θα εµφανίζονται σε όλες τις διαφάνειες. Έξοδος από την προβολή υποδείγµατος Για να επιστρέψετε σε κανονική προβολή και να συνεχίσετε την εργασία σας µε τις διαφάνειες επιλέξτε το µενού View > Normal ή το κουµπί ή το κουµπί Close Master View στη γραµµή εργασιών Slide Master View που εµφανίζετε ενώ εργάζεστε στο επίπεδο του υποδείγµατος. Χρήση πολλαπλών υποδειγµάτων Στην προβολή υποδείγµατος µπορείτε να δηµιουργήσετε περισσότερα από ένα υποδείγµατα επιλέγοντας κάθε φορά το µενού Insert > New Slide Master. Σ αυτήν την περίπτωση η µορφή των διαφανειών σας θα ορίζετε από το πρώτο υπόδειγµα. Αν επιθυµείτε η µορφή µιας ή περισσότερων διαφανειών να ορίζεται από ένα άλλο από τα υπάρχοντα υποδείγµατα: Στο Παράθυρο διάρθρωσης και διαφανειών (Outline and Slides Tabbed Pane) επιλέξτε τις διαφάνειες που επιθυµείτε κάνοντας κλικ στις µικρογραφίες και κρατώντας πατηµένο το πλήκτρο Shift ή Ctrl. Εµφανίστε το παράθυρο εργασιών Slide Design από το βέλος προς τα κάτω ( ) στο δεξί άνω µέρος του παραθύρου εργασιών και επιλέξτε Design Templates

12 12 Αναζητήστε το υπόδειγµα που επιθυµείτε στη λίστα προτύπων κάτω από τον τίτλο Used in this Presentation. Κάντε κλικ στο βέλος προς τα κάτω που υπάρχει στο δεξί µέρος του προτύπου και από το µενού που εµφανίζετε επιλέξτε Apply to Selected Slides. Προσθήκη και διαµόρφωση κειµένου Αν για µια διαφάνεια έχει ορισθεί διάταξη αυτή περιέχει προκαθορισµένους χώρους εισαγωγής κειµένου όπου εισάγεται το κείµενο από τον χρήστη και η µορφοποίησή του καθορίζεται από το υπόδειγµα. Προσθήκη κειµένου Αν όµως για µια διαφάνεια έχει ορισθεί κενή διάταξη, µπορούµε να εισάγουµε κείµενο και να το µορφοποιήσουµε ως εξής: Εισάγετε µια νέα διαφάνεια µε κενή διάταξη Επιλέξτε το εργαλείο Text Box στην γραµµή εργαλείων σχεδίασης ή επιλέξτε το µενού Insert > Text Box Σύρατε το ποντίκι στη διαφάνεια για να δηµιουργήσετε ένα πλαίσιο κειµένου Πληκτρολογήστε το κείµενο που επιθυµείτε πατώντας το πλήκτρο Enter για να αλλάξετε παράγραφο. ιαµόρφωση κειµένου Μπορείτε να επιλέξετε το πλαίσιο κειµένου ως αντικείµενο ή ένα µέρος του κειµένου ως εξής: Κάντε κλικ µέσα σε ένα πλαίσιο κειµένου και στη συνέχεια κλικ στην παχιά γραµµωτή γραµµή που το ορίζει. Η γραµµή αλλάζει σε στικτή και έχετε επιλέξει το πλαίσιο κειµένου ως ένα αντικείµενο. Σύρατε τους µικρούς λευκούς κύκλους για να αλλάξετε το µέγεθος του πλαισίου κειµένου. Σύρατε τον µικρό πράσινο κύκλο για να περιστρέψετε το πλαίσιο κειµένου. Κάντε κλικ µέσα σε ένα πλαίσιο κειµένου και στη συνέχεια σύρατε για να επιλέξετε ένα µέρος του κειµένου. ιαµορφώστε το κείµενο µε τα εργαλεία της γραµµής διαµόρφωσης. Αν έχετε επιλέξει το πλαίσιο κειµένου ως αντικείµενο οι αλλαγές εφαρµόζονται σε όλο το κείµενο. Αν έχετε επιλέξει ένα µέρος του κειµένου οι αλλαγές εφαρµόζονται µόνο στο επιλεγµένο κείµενο. Εναλλακτικά µπορείτε να επιλέξετε το µενού Format > Font και να επιλέξετε λεπτοµέρειες της µορφής του κειµένου από το πλαίσιο διαλόγου που εµφανίζεται.

13 13 Κουκίδες και αρίθµηση παραγράφων Επιλέξτε τις παραγράφους που επιθυµείτε και πατήστε το κουµπί Κουκίδες ή Αρίθµηση µορφοποίησης. στη γραµµή εργαλείων Επίσης µπορείτε να επιλέξετε το µενού Format > Bullets and Numbering για να καθορίζεται λεπτοµερώς τη µορφή των κουκίδων ή της αρίθµησης, όπως µορφή και µέγεθος κουκίδας ή αριθµών κ.α.

14 14 Σχεδίαση και εισαγωγή αντικειµένων Η σχεδίαση ή η εισαγωγή αντικειµένων καθώς και η µορφοποίησή τους γίνεται µε τη χρήση των κουµπιών της µπάρας σχεδίασης, όπως αναλύεται φαίνεται παρακάτω. Η επιλογή ενός από τα κουµπιά έχουν το βέλος ( ) έχει σαν αποτέλεσµα το άνοιγµα ενός µενού µε περισσότερες επιλογές. Μενού σχεδίασης. Περιέχει εντολές σχετικές µε ιδιότητες ενός ή περισσότερων αντικειµένων της διαφάνειας όπως η περιστροφή και στοίχισή τους, η οµαδοποίησή τους, η αλληλοεπικάλυψη τους, κ.α. είκτης επιλογής και χειρισµού αντικειµένων. Είναι πάντα ενεργός εκτός αν έχει επιλεγεί άλλο κουµπί. Με αυτόν επιλέγουµε ένα ή περισσότερα αντικείµενα ώστε στη συνέχεια να µεταφέρουµε, περιστρέφουµε και αλλάζουµε το µέγεθος των αντικειµένων σύροντας τους µικρούς λευκούς κύκλους που το περιβάλουν ή να εφαρµόσουµε µια µορφοποίηση από τα άλλα κουµπιά της µπάρας σχεδίασης. Αυτόµατα σχήµατα. Σχεδίαση µιας σειράς προεπιλεγµένων σχηµάτων µε επιλογή τους και κλικ ή σύρσιµο του δείκτη στη διαφάνεια. Οι ιδιότητες που µπορούµε να ορίσουµε σε ένα αυτόµατο σχήµα είναι το µέγεθος και το σχήµα σύροντας τους µικρούς λευκούς κύκλους που το περιβάλουν, το χρώµα γραµµής και γεµίσµατος, το πάχος και το είδος γραµµής, η σκιά και η εµφάνιση 3-D. Επίσης µπορούµε να ενσωµατώσουµε κείµενο στο κέντρο ενός αυτόµατου σχήµατος µε δεξί κλικ σε αυτό, επιλογή Add Text και πληκτρολόγηση. Σε αυτήν την περίπτωση ιδιότητες του σχήµατος είναι και ο, τι αφορά τη µορφή του κειµένου του. Γραµµές. Σχεδίαση γραµµών µε επιλογή του και σύρσιµο του δείκτη στη διαφάνεια. Αν κρατάµε πατηµένο το πλήκτρο Shift ενώ σύρουµε σχεδιάζουµε γραµµές οριζόντιες, κατακόρυφες ή µε κλίσεις ανά 15 µοίρες. Οι ιδιότητες που µπορούµε να ορίσουµε σε µια γραµµή είναι το µέγεθος και η κλίση της σύροντας τους µικρούς λευκούς κύκλους που την περιβάλουν, το χρώµα, το πάχος και το είδος γραµµής, η σκιά και η εµφάνιση 3-D. Βέλη. Σχεδίαση γραµµών µε βέλος στο άκρο τους µε επιλογή του και σύρσιµο του δείκτη στη διαφάνεια. Αν κρατάµε πατηµένο το πλήκτρο Shift ενώ σύρουµε σχεδιάζουµε γραµµές οριζόντιες, κατακόρυφες ή µε κλίσεις ανά 15 µοίρες. Οι ιδιότητες που µπορούµε να ορίσουµε σε µια γραµµή µε βέλος είναι το µέγεθος και η κλίση της σύροντας τους µικρούς λευκούς κύκλους που την περιβάλουν, το χρώµα, το πάχος και το είδος γραµµής, η σκιά και η εµφάνιση 3-D, καθώς και η µορφή του βέλους. Ορθογώνια. Σχεδίαση ορθογωνίων µε επιλογή του και κλικ ή σύρσιµο του δείκτη στη διαφάνεια. Αν κρατάµε πατηµένο το πλήκτρο Shift ενώ σύρουµε σχεδιάζουµε τετράγωνα. Οι ιδιότητες που µπορούµε να ορίσουµε σε ένα ορθογώνιο είναι το µέγεθος και το σχήµα σύροντας τους µικρούς λευκούς κύκλους που το περιβάλουν, το χρώµα γραµµής και γεµίσµατος, το πάχος και το είδος γραµµής, η σκιά και η εµφάνιση 3-D. Επίσης µπορούµε να ενσωµατώσουµε κείµενο στο κέντρο ενός ορθογωνίου µε δεξί κλικ σε αυτό, επιλογή Add Text και πληκτρολόγηση. Σε αυτήν την περίπτωση ιδιότητες του σχήµατος είναι και ο, τι αφορά τη µορφή του κειµένου του.

15 15 Οβάλ. Σχεδίαση οβάλ µε επιλογή του και κλικ ή σύρσιµο του δείκτη στη διαφάνεια. Αν κρατάµε πατηµένο το πλήκτρο Shift ενώ σύρουµε σχεδιάζουµε κύκλους. Οι ιδιότητες που µπορούµε να ορίσουµε σε ένα οβάλ είναι το µέγεθος και το σχήµα σύροντας τους µικρούς λευκούς κύκλους που το περιβάλουν, το χρώµα γραµµής και γεµίσµατος, το πάχος και το είδος γραµµής, η σκιά και η εµφάνιση 3-D. Επίσης µπορούµε να ενσωµατώσουµε κείµενο στο κέντρο ενός οβάλ µε δεξί κλικ σε αυτό, επιλογή Add Text και πληκτρολόγηση. Σε αυτήν την περίπτωση ιδιότητες του σχήµατος είναι και ο, τι αφορά τη µορφή του κειµένου του. Word Art. Σχεδίαση κειµένου µε ειδική διαµόρφωση που χρησιµοποιείται για τίτλους, logo, κ.α. ιάγραµµα. Σχεδίαση διαγραµµάτων ροής. Clip Art. Εισαγωγή έτοιµων σχηµάτων και γραφικών από τη συλλογή Clip Art του Microsoft Office. Εικόνα από αρχείο. Εισαγωγή µιας εικόνας από αρχείο αποθηκευµένο στον υπολογιστή. Εισαγωγή άλλων αντικειµένων. Κατά τη σχεδίαση µιας διαφάνειας µπορούµε πάντα να εισάγουµε αντικείµενα σχεδίασης από άλλα προγράµµατα µε Copy και Paste. Εναλλαγή διαφανειών, συνδυασµοί κίνησης και προσαρµοσµένη κίνηση. Κατά την προβολή µιας παρουσίασης κάθε διαφάνεια και τα στοιχεία που περιέχει εµφανίζεται ακαριαία χωρίς κανένα οπτικό εφέ, εκτός αν έχουν ορισθεί ιδιαίτερες ρυθµίσεις. Τα οπτικά εφέ που µπορούµε να ορίσουµε είναι: Το οπτικό εφέ µε το οποίο θα εµφανίζεται µια ή περισσότερες διαφάνειες (εναλλαγή διαφανειών, slide transition). Ο συνδυασµός εφέ (συνδυασµός κίνησης, animation scheme) µε το οποίο θα εµφανίζονται κάθε στοιχείο διάταξης µιας διαφάνειας που δοµήθηκε µε βάση µια διάταξη (layout). Τα εφέ (προσαρµοσµένη κίνηση, custom animation) µε τα οποία θα εµφανίζονται ένα ή περισσότερα τα στοιχεία µιας διαφάνειας ανεξάρτητα αν δοµήθηκε µε βάση µια διάταξη (layout) ή όχι. Εναλλαγή διαφανειών (Slide Transition) Αφού έχουν δοµηθεί όλες οι διαφάνειες µια παρουσίασης µπορούµε να ορίσουµε ένα εφέ εναλλαγής των διαφανειών που καθορίζει τον τρόπο και το χρονισµό εµφάνισης κάθε διαφάνειας. Προς τούτο: Επιλέξτε Slide Show > Slide Transition ή εµφανίστε το παράθυρο εργασιών Slide Transitions από το βέλος προς τα κάτω ( ) στο δεξί άνω µέρος του παραθύρου εργασιών Στο παράθυρο εργασιών Slide Transitions επιλέξτε το εφέ που επιθυµείτε. Π.Χ. Blinds Horizontal, Blinds Vertical, Box In and Box Out. Αν η επιλογή AutoPreview είναι επιλεγµένη µε κλικ σε κάθε εφέ µπορείτε να δείτε µια προεπισκόπηση του εφέ. Επιλέξτε τυχόν ρυθµίσεις του εφέ όπως ταχύτητα, κατεύθυνση, κ.α. Επιλέξτε αν η διαδοχή διαφανειών θα γίνεται Οn mouse click ή Αutomatically after τον αριθµό των δευτερολέπτων που επιθυµείτε. Επιλέξτε Apply to All αφού έχετε καταλήξει σε ένα εφέ. Για να δείτε τον τρόπο εναλλαγής που επιλέξατε επιλέξτε Slide Show > View Show και «τρέξτε» την παρουσίαση. Μη ξεχνάτε ότι τα εφέ εναλλαγής θα πραγµατοποιούνται ταυτόχρονα µε τυχόν εφέ κίνησης για διάφορα αντικείµενα κάθε διαφάνειας και συνεπώς ο συνδυασµός τους θα πρέπει να είναι αισθητικά αποδεκτός. Μετά από κάθε αλλαγή «τρέξτε» την παρουσίαση για να το διαπιστώσετε.

16 16 Συνδυασµός κίνησης, Αnimation schemes Αν µια ή περισσότερες διαφάνειες έχουν δοµηθεί µε βάση µια διάταξη (layout), δηλαδή είχε µια σειρά από προκαθορισµένους χώρους εισαγωγής κειµένου και αντικειµένων στους οποίους εισάγατε κείµενο ή αντικείµενα αντίστοιχα µπορούµε να ορίσουµε ένα εφέ εµφάνισης των προεπιλεγµένων αυτών αντικειµένων διάταξης. Προς τούτο: Επιλέξτε τη διαφάνεια στην οποία επιθυµείτε να ορίσετε εφέ. Επιλέξτε Slide Show > Animation Schemes ή εµφανίστε το παράθυρο εργασιών Animation Schemes από το βέλος προς τα κάτω ( ) στο δεξί άνω µέρος του παραθύρου εργασιών Στο παράθυρο εργασιών Animation Schemes επιλέξτε το εφέ που επιθυµείτε. Π.Χ. Blinds Horizontal, Blinds Vertical, Box In and Box Out. Αν η επιλογή AutoPreview είναι επιλεγµένη µε κλικ σε κάθε εφέ µπορείτε να δείτε µια προεπισκόπηση του εφέ. Επιλέξτε Apply to All Slides αφού έχετε καταλήξει σε ένα εφέ και επιθυµείετ αν εφαρµοστεί σε όλες τις διαφάνειες. Για να δείτε τo εφέ που επιλέξατε επιλέξτε Slide Show > View Show και «τρέξτε» την παρουσίαση. Τα εφέ του συνδυασµού κίνησης εφαρµόζονται µόνο στα αντικείµενα της διαφάνειας που αποτελούν αντικείµενα της διάταξής της. Τα αντικείµενα τα οποία έχετε προσθέσει επιπλέον θα εµφανίζονται εξ αρχής χωρίς εφέ. Μη ξεχνάτε ότι τα εφέ θα πραγµατοποιούνται ταυτόχρονα µε τυχόν εφέ εναλλαγής κάθε διαφάνειας και συνεπώς ο συνδυασµός τους θα πρέπει να είναι αισθητικά αποδεκτός. Μετά από κάθε αλλαγή «τρέξτε» την παρουσίαση για να το διαπιστώσετε. Προσαρµοσµένη κίνηση, Custom animation Με την προσαρµοσµένη κίνηση µπορούµε να ορίσουµε ένα εφέ εµφάνισης για κάθε αντικείµενο µιας διαφάνειας, ανεξάρτητα αν το αντικείµενο είναι µέρος της διάταξης της διαφάνειας ή δηµιουργήθηκε εκ των υστέρων. Προς τούτο: Επιλέξτε το αντικείµενο για οποίο επιθυµείτε να ορίσετε εφέ. Επιλέξτε Slide Show > Custom animation ή εµφανίστε το παράθυρο εργασιών Custom animation από το βέλος προς τα κάτω ( ) στο δεξί άνω µέρος του παραθύρου εργασιών Στο παράθυρο εργασιών Custom animation επιλέξτε το εφέ που επιθυµείτε. Π.Χ. Blinds Horizontal, Blinds Vertical, Box In and Box Out. Αν η επιλογή AutoPreview είναι επιλεγµένη µε κλικ σε κάθε εφέ µπορείτε να δείτε µια προεπισκόπηση του εφέ. Επιλέξτε τυχόν ρυθµίσεις του εφέ όπως ταχύτητα, κατεύθυνση, κ.α. Επιλέξτε αν η εµφάνιση του αντικειµένου θα γίνεται Οn mouse click ή ταυτόχρονα µε το προηγούµενο αντικείµενο (With Previews) ή µετά το προηγούµενο αντικείµενο (After Previews). Τα εφέ των αντικειµένων που έχετε ορίσει εµφανίζονται στο παράθυρο εργασιών Custom animation ως µια λίστα. Κάθε εφέ έχει ένα αριθµό ο οποίος δηλώνει τη σειρά µε την οποία θα εµφανιστεί το αντικείµενο κατά την παρουσίαση της διαφάνειας. Ο ίδιος αριθµός εµφανίζεται και δίπλα σε κάθε αντικείµενο στη διαφάνεια. Μπορείτε να αλλάξετε τη σειρά εµφάνισης των αντικειµένων σύροντας ένα εφέ σε άλλη θέση στη λίστα.

17 17 Με διπλό κλικ σε κάθε εφέ αντικειµένου εµφανίζεται ένα πλαίσιο διαλόγου όπου µπορείτε να ρυθµίσετε πολλές λεπτοµέρειες για το συγκεκριµένο εφέ, όπως ήχους, χρονισµό, κ.α. Μια σηµαντική ρύθµιση είναι το Text Animation στην περίπτωση που το αντικείµενο που αφορά το εφέ είναι κείµενο µε κουκίδες. Αν επιθυµείτε οι παράγραφοι µε κουκίδες ή αρίθµηση να εµφανίζονται µία µία επιλέξτε By 1st level paragraphs. Αν επιθυµείτε να εµφανίζονται όλες µαζί επιλέξτε As one object. Αν το αντικείµενο περιέχει παραγράφους µε κουκίδες ή αρίθµηση πολλών επιπέδων επιλέξτε Βy 2nd level paragraphs ή Βy 3rd level paragraphs κ.λ.π. Για να δείτε τα εφέ που επιλέξατε επιλέξτε Slide Show > View Show και «τρέξτε» την παρουσίαση. Μη ξεχνάτε ότι τα εφέ θα πραγµατοποιούνται ταυτόχρονα µε τυχόν εφέ εναλλαγής κάθε διαφάνειας και συνεπώς ο συνδυασµός τους θα πρέπει να είναι αισθητικά αποδεκτός. Μετά από κάθε αλλαγή «τρέξτε» την παρουσίαση για να το διαπιστώσετε. Ρυθµίσεις ενεργειών και υπερσυνδέσεις Για κάθε αντικείµενο µιας διαφάνειας µπορούµε να ορίσουµε µια ενέργεια που θα πραγµατοποιηθεί να κατά την προβολή της παρουσίασης ο χρήστης κάνει κλικ ή σύρει το ποντίκι πάνω σ αυτό. Προς τούτο: Επιλέξτε το αντικείµενο που επιθυµείτε Επιλέξτε το µενού Slide Show > Action Settings Στο παράθυρο διαλόγου που εµφανίζεται επιλέξτε κατ αρχήν αν η ενέργεια θα γίνεται µε κλικ στο αντικείµενο ή µε σύρσιµο του ποντικιού πάνω σ αυτό. Επιλέξτε µια ενέργεια [π.χ. µετάβαση σε µια άλλη διαφάνεια (Next, Previous, First, Last Slide), άνοιγµα µιας άλλης παρουσίασης (Other PowerPoint ) ή αρχείου (Other File). Επιλέξτε OK. Αν επιλέξετε URL µπορείτε να πληκτρολογήσετε µια διεύθυνση WWW. Σε αυτή την περίπτωση αν ο χρήστης κατά την προβολή της παρουσίασης κάνει κλικ ή σύρει το ποντίκι πάνω στο αντικείµενο εκκινεί ο Internet Explorer και εµφανίζει την αντίστοιχη ιστοσελίδα. Αν επιλέξετε µέρος ενός κειµένου και ορίζετε ενέργεια το κείµενο αυτό εµφανίζεται µε µπλε χρώµα και υπογραµµισµένο (υπερσύνδεση). Αν αντίθετα επιλέξετε το πλαίσιο κειµένου ως αντικείµενο και ορίσετε ενέργεια το κείµενο είναι ενεργό αλλά εµφανίζεται κανονικά. Οι ενέργειες είναι ενεργές µόνον όταν η παρουσίαση προβάλεται σε πλήρη οθόνη. Για να διαπιστώσετε αν η ρύθµιση ενέργειας λειτουργεί κανονικά επιλέξτε Slide Show > View Show, «τρέξτε» την παρουσίαση και κάντε κλικ ή σύρετε το ποντίκι πάνω στο αντικείµενο. Μ. Π. Σιγάλας, 2005 sigalas@chem.auth.gr