ΣΔΥΝΟΛΟΓΙΚΟ ΔΚΠΑΙΓΔΤΣΙΚΟ ΙΓΡΤΜΑ ΚΑΒΑΛΑ σολή Γιοίκηζηρ και Οικονομίαρ Σμήμα Λογιζηικήρ

Transcript

1 ΣΔΥΝΟΛΟΓΙΚΟ ΔΚΠΑΙΓΔΤΣΙΚΟ ΙΓΡΤΜΑ ΚΑΒΑΛΑ σολή Γιοίκηζηρ και Οικονομίαρ Σμήμα Λογιζηικήρ Θέμα πηςσιακήρ επγαζίαρ: Η ζςμβολή ηυν E.R.P. ζςζηημάηυν ζηην λήτη αποθάζευν και ηην απόκηηζη ανηαγυνιζηικού πλεονεκηήμαηορ Η πεπίπηυζη ηος E.R.P. Atlantis ςποβληθείζα ζηον Καθηγηηή Βαλζαμίδη ηαύπο από ηον ζποςδαζηή ΘΔΟΦΙΛΟΤ ΓΗΜΗΣΡΙΟ Έναπξη: Λήξη: Καβάλα 2008

2 Θα ήθελα να εσταριζηήζφ θερμά ηον καθηγηηή μοσ κ. Βαλζαμίδη Σηαύρο για ηην ανάθεζη ηοσ ζσγκεκριμένοσ θέμαηος, ηο οποίο ικανοποιεί άκρφς ηα ενδιαθέρονηα μοσ, ηην άυογη ζσνεργαζία καθώς και ηην πολύηιμη καθοδήγηζη ηοσ για ηην ολοκλήρφζη και ηελειοποίηζη ηης πηστιακής μοσ εργαζίας

3 ΠΙΝΑΚΑ ΠΔΡΙΔΥΟΜΔΝΧΝ ει. Δηζαγσγή... 4 ΚΔΦΑΛΑΙΟ ΠΡΧΣΟ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΤΣΗΜΑΣΑ ει. 1.1 πνπδαηόηεηα ηεο ηερλνινγίαο εκαζία ελόο πζηήκαηνο Πιεξνθνξηώλ Λεηηνπξγίεο ελόο πζηήκαηνο Πιεξνθνξηώλ Δπηρεηξεκαηηθή πξννπηηθή ησλ πζηεκάησλ Πιεξνθνξηώλ Οξγάλσζε Μάλαηδκελη Σερλνινγία πζηήκαηα Πιεξνθνξηώλ κε ππνινγηζηέο ΚΔΦΑΛΑΙΟ ΓΔΤΣΔΡΟ ΔΦΑΡΜΟΓΗ ΣΧΝ ΤΣΗΜΑΣΧΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΧΝ ει. 2.1 Αλαγθαηόηεηα Πιεξνθνξηαθώλ πζηεκάησλ ζηνλ νξγαληζκό Καηεγνξίεο Πιεξνθνξηαθώλ πζηεκάησλ Κύξηνη ηύπνη πζηεκάησλ πζηήκαηα Δπεμεξγαζίαο πλαιιαγώλ (TPS) πζηήκαηα Γλώζεο (KWS) θαη Απηνκαηηζκνύ Γξαθείνπ (OAS) πζηήκαηα Πιεξνθνξηώλ Γηνίθεζεο (MIS) πζηήκαηα Τπνζηήξημεο Απνθάζεσλ (DSS) πζηήκαηα Τπνζηήξημεο Γηνίθεζεο (ESS) ΚΔΦΑΛΑΙΟ ΣΡΙΣΟ ΤΣΗΜΑΣΑ E.R.P. ει. 3.1 Πξνζπάζεηεο νινθιήξσζεο πζηεκάησλ Πιεξνθνξηώλ πζηήκαηα E.R.P. (Enterprise Resource Planning) Atlantis II E.R.P Σν πεξηβάιινλ ηνπ Atlantis II E.R.P Λεηηνπξγηθνί ηνκείο ηεο επηρείξεζεο... 28

4 ΚΔΦΑΛΑΙΟ ΣΔΣΑΡΣΟ ΠΧΛΗΔΙ ΚΑΙ ΠΑΡΑΓΧΓΗ ει. 4.1 Πσιήζεηο θαη κάξθεηηλγθ Γηαρείξηζε πειαηώλ Παξαζηαηηθά πσιήζεσλ Καηαζθεπή θαη παξαγσγή Γηαρείξηζε απνζεκάησλ Παξαγσγή Πξνδηαγξαθέο παξαγσγήο Κνζηνιόγεζε παξαγσγήο ΚΔΦΑΛΑΙΟ ΠΔΜΠΣΟ ΛΟΓΙΣΗΡΙΟ ΥΡΗΜΑΣΟΟΙΚΟΝΟΜΙΚΑ ΚΑΙ ΑΝΘΡΧΠΙΝΟΙ ΠΟΡΟΙ ει. 5.1 Υξεκαηννηθνλνκηθή δηαρείξηζε Γηαρείξηζε ηξαπεδώλ Γηαρείξηζε ηξαπεδηθώλ ινγαξηαζκώλ Κηλήζεηο ηξαπεδηθώλ ινγαξηαζκώλ Λνηπέο θηλήζεηο ηξαπεδηθώλ ινγαξηαζκώλ Κηλήζεηο κεηαμύ ηξαπεδηθώλ ινγαξηαζκώλ Λνγηζηήξην Γηαρείξηζε πξνκεζεπηώλ Παξαζηαηηθά αγνξώλ πλαιιαγέο κε πξνκεζεπηέο πειάηεο Δκβάζκαηα πειαηώλ πξνκεζεπηώλ Παξαθνινύζεζε δαπαλώλ Παξαθνινύζεζε παγίσλ Πεξηνδηθέο ινγηζηηθέο εξγαζίεο Αλζξώπηλνη πόξνη Λνγηζηηθνπνίεζε ηεο κηζζνδνζίαο Πιεξσκή πξνζσπηθνύ

5 ΚΔΦΑΛΑΙΟ ΔΚΣΟ ΛΗΦΗ ΔΠΙΥΔΙΡΗΜΑΣΙΚΧΝ ΑΠΟΦΑΔΧΝ ει. 6.1 Ρνή πιεξνθνξηώλ ζηνλ νξγαληζκό ηειέρε θαη ιήςε απνθάζεσλ Γηαδηθαζίεο ιήςεο απνθάζεσλ Πιεξνθνξηαθά πζηήκαηα Γηνίθεζεο (MIS) MIS πσιήζεσλ MIS αγνξώλ MIS δαπαλώλ πζηήκαηα Τπνζηήξημεο Απνθάζεσλ (DSS) Καηεγνξίεο πζηεκάησλ Τπνζηήξημεο Απνθάζεσλ (DSS) πζηήκαηα Τπνζηήξημεο Γηνίθεζεο (ESS) ΚΔΦΑΛΑΙΟ ΔΒΓΟΜΟ ΑΝΣΑΓΧΝΙΣΙΚΟ ΠΛΔΟΝΔΚΣΗΜΑ ει. 7.1 Αιιαγή πξνζαλαηνιηζκνύ ζηξαηεγηθνύ ζρεδηαζκνύ Σα E.R.P. ζπζηήκαηα σο αληαγσληζηηθή ζηξαηεγηθή Σα E.R.P. ζπζηήκαηα σο κνριόο αύμεζεο ησλ πσιήζεσλ Έξεπλα αγνξάο (Market research) Δζηηαζκέλε δηαθνξνπνίεζε (Focused differentiation) Αλάπηπμε ζηελώλ δεζκώλ κε πειάηεο θαη πξνκεζεπηέο Έξεπλα θαη αλάπηπμε (Research & development) Παξαγσγηθόηεηα θαη κείσζε ιεηηνπξγηθώλ εμόδσλ Παξαγσγόο ρακεινύ θόζηνπο Γηαρείξηζε ηεο Δθνδηαζηηθήο Αιπζίδαο SCM Διαρηζηνπνίεζε ησλ κεζαδόλησλ Σα E.R.P. ζπζηήκαηα σο κνριόο εμππεξέηεζεο ηνπ πειάηε Γηαρείξηζε ρέζεσλ Πειαηώλ CRM Ηιεθηξνληθή επηρεηξεκαηηθή δξαζηεξηόηεηα (e-business) Έγθαηξε πιεξνθόξεζε Πξνζαξκνγή ζηηο αλάγθεο ηεο επηρείξεζεο Αλζξώπηλνο παξάγνληαο ει. Δπίινγνο Παξάξηεκα Βηβιηνγξαθία

6 ΠΡΟΛΟΓΟ Κέρξη θαη πξηλ απφ ιίγα ρξφληα νη πεξηζζφηεξνη επηρεηξεκαηίεο ζεσξνχζαλ πσο ηα πιεξνθνξηαθά ζπζηήκαηα ήηαλ αλαγθαία πξνθεηκέλνπ νη δηνηθεηηθέο ππεξεζίεο λα αληεπεμέιζνπλ ζην κεγάιν θφξην ησλ θχξησλ δηαδηθαζηψλ ηνπο. Θαηά ηε δηάξθεηα ησλ ηειεπηαίσλ εηψλ ε εμέιημε ηεο πιεξνθνξηθήο ηερλνινγίαο θαη ε δηάδνζε ησλ πιεξνθνξηαθψλ ζπζηεκάησλ ζε ζπλδπαζκφ κε ηελ αλαδηνξγάλσζε ησλ επηρεηξεκαηηθψλ δηεξγαζηψλ θαη ηελ πηνζέηεζε πην επέιηθησλ νξγαλσηηθψλ δνκψλ ζπλέβαιιαλ ζηε δηακφξθσζε ηεο άπνςεο πσο ηα ζπζηήκαηα πιεξνθνξηψλ πξνζδίδνπλ ζηε ιεηηνπξγία ηεο επηρείξεζεο ηα απαξαίηεηα αληαγσληζηηθά πιενλεθηήκαηα γηα λα αληεπεμέιζνπλ ζην ζπλερψο εληεηλφκελν αληαγσληζκφ. Ξξνθεηκέλνπ νη επηρεηξήζεηο λα δηαηεξήζνπλ ηελ αληαγσληζηηθφηεηά ηνπο ζα πξέπεη λα επηθεληξσζνχλ ζε ζπζηήκαηα πνπ εμαζθαιίδνπλ ηελ άκεζε θαη έγθαηξε ρξήζε ησλ πιεξνθνξηψλ θαη ππνζηεξίδνπλ κε ζπλέπεηα θαη επειημία φιε ηελ επηρεηξεκαηηθή δξαζηεξηφηεηα. Ρέηνηα πιενλεθηήκαηα πξνζθέξνπλ ηα ζπζηήκαηα E.R.P. θαη απηφο είλαη θαη ν βαζηθφο ιφγνο εμάπισζήο ηνπο. Πηφρνο ελφο ζπζηήκαηνο E.R.P. είλαη ε νινθιήξσζε ησλ επηκέξνπο δηαδηθαζηψλ κέζα ζηελ επηρείξεζε ζηηο νπνίεο εκπιέθνληαη ηα δηάθνξα ηκήκαηα (ινγηζηήξην, παξαγσγή, πσιήζεηο, θ.ιπ.), έηζη ψζηε λα κπνξεί απηή λα δηεθπεξαηψλεη ηηο θχξηεο επηρεηξεκαηηθέο δξαζηεξηφηεηέο ηεο. Ζ νινθιήξσζε απνηειεί θαη ηε ιέμε-θιεηδί, αθνχ ε εγθαηάζηαζε ελφο ζπζηήκαηνο E.R.P. δεκηνπξγεί θαιχηεξεο δνκέο ζηελ επηρείξεζε. Κε ηελ αλνηθηή αξρηηεθηνληθή θαη ηελ πιεζψξα ππνζπζηεκάησλ πνπ δηαζέηνπλ, ηα ζπζηήκαηα E.R.P. κπνξνχλ λα αληαπνθξηζνχλ ζηηο αλάγθεο νπνηνπδήπνηε ηχπνπ βηνκεραληθήο ή εκπνξηθήο επηρείξεζεο θαιχπηνληαο πιήξσο φιν ην θάζκα ησλ επηρεηξεκαηηθψλ ηνπο δξαζηεξηνηήησλ. Ζ εηζαγσγή ζπζηήκαηνο E.R.P. είλαη ινηπφλ θαηαιχηεο γηα ηνλ εθζπγρξνληζκφ ηεο επηρείξεζεο, αθνχ ζπγθεθξηκελνπνηνχληαη νη θχξηεο επηρεηξεζηαθέο ιεηηνπξγίεο, θαιχπηνληαη φια ηα ηκήκαηα, ζπγθεληξψλεηαη ζε πξαγκαηηθφ ρξφλν (real time) ε παξαγφκελε πιεξνθφξεζε θαη δηεπθνιχλνληαη νη εξγαδφκελνη ζηελ δηεθπεξαίσζε ησλ θαζεθφλησλ ηνπο, ειεπζεξψλνληαο ρξφλν γηα δεκηνπξγηθή εξγαζία. Ν αλζξψπηλνο παξάγνληαο είλαη ν θαζνξηζηηθφηεξνο γηα ηελ επηηπρία θαη ζηηο ζεκεξηλέο ζπλζήθεο θαλέλαο επηρεηξεκαηίαο δελ κπνξεί λα αληέμεη άιιε κηα ρακέλε επθαηξία.

7 ΔΙΑΓΧΓΗ Πθνπφο ηεο παξνχζαο εξγαζίαο είλαη ε κειέηε θαη παξνπζίαζε νξηζκέλσλ πηπρψλ ησλ ζπζηεκάησλ δηαρείξηζεο επηρεηξεζηαθψλ πφξσλ (Enterprise Resource Planning E.R.P.). Ζ αλάιπζε ησλ ραξαθηεξηζηηθψλ θαη ησλ δπλαηνηήησλ ηνπο γίλεηαη ζε ζπλδπαζκφ κε ηελ παξνπζίαζε ηνπ ζπζηήκαηνο Atlantis II E.R.P. Δπηπξνζζέησο, θαηαδεηθλχεηαη ε ζπκβνιή ησλ ζπζηεκάησλ E.R.P. ζηελ δηαδηθαζία ιήςεο απνθάζεσλ θαζψο θαη ζηελ απφθηεζε αληαγσληζηηθνχ πιενλεθηήκαηνο. Πηα πιαίζηα ηεο νξγαλσκέλεο πξαγκάηεπζεο ηνπ ζέκαηνο, ε εξγαζία ρσξίδεηαη ζε επηά θεθάιαηα. Ρν πξψην θεθάιαην απνηειεί κηα εηζαγσγή ζηα πιεξνθνξηαθά ζπζηήκαηα φπνπ παξνπζηάδεηαη ε γεληθή δνκή θαη ηα βαζηθά ραξαθηεξηζηηθά ηνπο θαζψο θαη πεξηγξάθνληαη νη επηρεηξεκαηηθέο ιεηηνπξγίεο ηηο νπνίεο εμππεξεηνχλ. Πην δεχηεξν θεθάιαην αλαιχεηαη ε πνιπδηάζηαηε εθαξκνγή ησλ ζπζηεκάησλ πιεξνθνξηψλ ζηα πιαίζηα ελφο νξγαληζκνχ θαη γίλεηαη ιεπηνκεξήο αλαθνξά ζηνπο θχξηνπο ηχπνπο ζπζηεκάησλ πιεξνθνξηψλ νη νπνίνη αληηζηνηρνχλ ζηα δηάθνξα νξγαλσηηθά επίπεδα ηεο επηρείξεζεο. Πην ηξίην θεθάιαην γίλεηαη αλαθνξά ζηα ζπζηήκαηα E.R.P. θαη δίλεηαη έκθαζε ζηελ αλαγθαηφηεηα ηνπο γηα ηελ νινθιήξσζε ησλ επηκέξνπο ζπζηεκάησλ θαζψο θαη ησλ επηρεηξεκαηηθψλ δηεξγαζηψλ. Ξαξνπζηάδεηαη ην Atlantis II E.R.P. θαζψο θαη νη ιεηηνπξγηθνί ηνκείο ηεο επηρείξεζεο ηνπο νπνίνπο θαιχπηεη κε ηηο δπλαηφηεηεο ηνπ. Πην θεθάιαηα πνπ αθνινπζνχλ παξνπζηάδνληαη ηα Ινγηζηηθά Ξιεξνθνξηαθά Ππζηήκαηα (A.I.S.) θαη πξνβάιιεηαη ε ζεκαληηθφηεηα ηνπο γηα ηελ ιεηηνπξγία ηεο επηρείξεζεο εθφζνλ απνηεινχλ ηε ξαρνθνθαιηά ησλ ζπζηεκάησλ πιεξνθνξηψλ. Πην έθην θεθάιαην γίλεηαη εθηελήο αλαθνξά ζηε δηαδηθαζία ιήςεο επηρεηξεκαηηθψλ απνθάζεσλ θαη πην ζπγθεθξηκέλα ζηα Ξιεξνθνξηαθά Ππζηήκαηα Γηνίθεζεο (M.I.S.) θαη ηα Ππζηήκαηα πνζηήξημεο Απνθάζεσλ (D.S.S.) ελψ ζην ηειεπηαίν θεθάιαην παξαηίζεληαη ηα νθέιε πνπ κπνξεί λα απνθνκίζεη κηα επηρείξεζε απφ ηελ πηνζέηεζε ελφο ζπζηήκαηνο E.R.P., ηα νπνία νπζηαζηηθά ζα ζπκβάιινπλ ζηελ απφθηεζε αληαγσληζηηθνχ πιενλεθηήκαηνο. Έγηλε πξνζπάζεηα ε δηάξζξσζε ηεο εξγαζίαο θαη απηφ ηνλ ηξφπν λα ζπληειεί ζηελ νξγαλσκέλε παξνπζίαζε ηνπ ζέκαηνο πνπ δηαπξαγκαηεχεηαη θαη λα ρξεζηκεχεη ζηελ ελεκέξσζε θαη πιεξνθφξεζε ηνπ αλαγλψζηε πάλσ ζην ζπγθεθξηκέλν ζέκα. 4

8 ΚΔΦΑΛΑΙΟ ΠΡΧΣΟ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΤΣΗΜΑΣΑ 1.1. πνπδαηόηεηα ηεο πιεξνθνξίαο Κέρξη πξφζθαηα, ε ίδηα ε πιεξνθνξία δελ ππνινγηδφηαλ σο ζεκαληηθφ πεξηνπζηαθφ ζηνηρείν κηαο επηρείξεζεο. Ζ δηεξγαζία ηνπ κάλαηδκελη ήηαλ κηα αηνκηθή ηέρλε πξνζσπηθψλ επαθψλ θαη φρη κηα δηεπξπκέλε δηεξγαζία ζπληνληζκνχ. Πήκεξα αλαγλσξίδεηαη ζε κεγάιε θιίκαθα φηη ε θαηαλφεζε ησλ ζπζηεκάησλ πιεξνθνξηψλ απφ ηα ζηειέρε ησλ επηρεηξήζεσλ είλαη νπζηψδεο, επεηδή νη πεξηζζφηεξνη νξγαληζκνί ρξεηάδνληαη ηα ζπζηήκαηα πιεξνθνξηψλ γηα λα επηδήζνπλ θαη λα πξννδεχζνπλ. Πε φινπο ηνπο θιάδνπο ηεο νηθνλνκίαο, νη πιεξνθνξίεο θαη ε ηερλνινγία πνπ ηηο παξέρεη έρνπλ γίλεη θξίζηκα θαη ζηξαηεγηθά πεξηνπζηαθά ζηνηρεία ησλ επηρεηξήζεσλ θαη ησλ ζηειερψλ ηνπο. Ρα ζπζηήκαηα πιεξνθνξηψλ είλαη απαξαίηεηα γηα ηε βειηηζηνπνίεζε ησλ πιεξνθνξηψλ θαη ηεο γλψζεο κέζα ζηνπο νξγαληζκνχο θαη γηα ηε κεγηζηνπνίεζε ησλ πφξσλ γλψζεο ηεο επηρείξεζεο. Δπεηδή ε παξαγσγηθφηεηα ηνπ πξνζσπηθνχ εμαξηάηαη απφ ηελ πνηφηεηα ησλ ζπζηεκάησλ πνπ ην εμππεξεηνχλ, νη απνθάζεηο ηεο δηνίθεζεο γηα ηελ ηερλνινγία ησλ πιεξνθνξηψλ έρνπλ θξίζηκε ζεκαζία γηα ηελ επηβίσζε θαη ηελ αλάπηπμε κηαο εηαηξείαο. Ζ ηερλνινγία πιεξνθνξηψλ θέξλεη αιιαγέο ζηελ νξγάλσζε, ηέηνηεο πνπ θάλνπλ ηελ επηρείξεζε λα εμαξηάηαη, πεξηζζφηεξν απφ φζν ζην παξειζφλ, απφ ηε γλψζε, ηελ παηδεία θαη ηε ιήςε απνθάζεσλ κέζα ζην εζσηεξηθφ ηεο. Δδψ έγθεηηαη ν θξίζηκνο ξφινο ηνλ νπνίν δηαδξακαηίδεη ε ηερλνινγία πιεξνθνξηψλ ζην κεηαζρεκαηηζκφ ηεο κνξθήο ηεο επηρεηξεκαηηθήο δξαζηεξηφηεηαο εκαζία ελόο πζηήκαηνο Πιεξνθνξηώλ Έλα ζχζηεκα πιεξνθνξηψλ κπνξεί λα νξηζηεί ηερληθά σο έλα ζχλνιν αιιεινζρεηηδφκελσλ ζηνηρείσλ, ηα νπνία ζπιιέγνπλ, επεμεξγάδνληαη, απνζεθεχνπλ θαη δηαλέκνπλ πιεξνθνξίεο πνπ ππνζηεξίδνπλ ηε ιήςε απνθάζεσλ θαη ηνλ έιεγρν ζε έλαλ νξγαληζκφ. 5

9 Ξέξαλ ηεο ππνζηήξημεο ζηε ιήςε απνθάζεσλ, ζην ζπληνληζκφ θαη ζηνλ έιεγρν, ηα ζπζηήκαηα πιεξνθνξηψλ κπνξνχλ επίζεο λα βνεζνχλ ηα ζηειέρε θαη ην πξνζσπηθφ ζηελ αλάιπζε πξνβιεκάησλ, ζηελ απεηθφληζε ζχλζεησλ ζεκάησλ θαη ζηε δεκηνπξγία λέσλ πξντφλησλ. Πηελ γεληθφηεξε έλλνηα έλα ζχζηεκα (system) είλαη έλα ζχλνιν ζπληζησζψλ (components) νη νπνίεο αιιειεπηδξνχλ κεηαμχ ηνπο γηα ηελ επίηεπμε θάπνηνπ θνηλνχ ζθνπνχ 1. Νη ζπληζηψζεο απηέο κπνξεί λα είλαη φληα, πιηθά, ηδέεο, αμίεο θ.ιπ. Ρα δηάθνξα κέξε ελφο ζπζηήκαηνο είλαη κε ηε ζεηξά ηνπο ζπζηήκαηα ζε κηθξφηεξε θιίκαθα αιιά απνηεινχλ ππνζπζηήκαηα ηνπ αξρηθνχ ζπζηήκαηνο. Πε θάζε πεξίπησζε έλα ζχζηεκα είλαη ππεξζχζηεκα θάπνησλ ζπζηεκάησλ αιιά απνηειεί ηαπηφρξνλα ππνζχζηεκα θάπνηνπ άιινπ ζπζηήκαηνο. Έηζη θάζε ζχζηεκα είλαη ζηελ πξαγκαηηθφηεηα ππνζχζηεκα θάπνηνπ άιινπ ζπζηήκαηνο, ην νπνίν κε ηε ζεηξά ηνπ είλαη ππνζχζηεκα θάπνηνπ άιινπ ζπζηήκαηνο θ.ν.θ. Ππρλά ρξεζηκνπνηείηαη ε ιέμε ζχζηεκα αληί γηα ηε ιέμε ππνζχζηεκα φηαλ δε γίλεηαη αλαθνξά ζην ππεξζχζηεκα. Ρα ζπζηήκαηα πιεξνθνξηψλ πεξηέρνπλ δειαδή πιεξνθνξίεο γηα ζεκαληηθνχο αλζξψπνπο, ηφπνπο θαη πξάγκαηα κέζα ζηελ νξγάλσζε ή ζην πεξηβάιινλ γχξσ ηεο. Κε ηνλ φξν πιεξνθνξία ελλννχκε δεδνκέλα ηα νπνία έρνπλ δηακνξθσζεί έηζη ψζηε λα απνθηνχλ λφεκα θαη λα είλαη ρξήζηκα ζηνπο αλζξψπνπο. Πε αληίζεζε κε ηα δεδνκέλα πνπ είλαη ξνέο πξσηνγελψλ ζηνηρείσλ πνπ αληηπξνζσπεχνπλ γεγνλφηα πνπ ζπκβαίλνπλ ζε νξγαληζκνχο ή ζην θπζηθφ πεξηβάιινλ, πξηλ απηά νξγαλσζνχλ θαη δηεπζεηεζνχλ ζε κνξθή θαηαλνεηή θαη ρξήζηκε ζηνπο αλζξψπνπο. Έλα ζχληνκν παξάδεηγκα δηάθξηζεο πιεξνθνξηψλ θαη δεδνκέλσλ απαηηείηαη γηα ηελ θαηαλφεζε ησλ ελλνηψλ ηνπο. Νη ηακεηαθέο κεραλέο ησλ ζνχπεξ κάξθεη θαηαγξάθνπλ εθαηνκκχξηα ζηνηρείσλ δεδνκέλσλ κε ηε κνξθή θσδηθψλ αξηζκψλ πξντφλησλ ή θφζηνπο θάζε πσινχκελνπ είδνπο 2. Απηά ηα ζηνηρεία δεδνκέλσλ κπνξεί λα αζξνηζηνχλ θαη λα αλαιπζνχλ γηα λα δψζνπλ ρξήζηκεο πιεξνθνξίεο, φπσο ην ζπλνιηθφ αξηζκφ θηαιψλ απνξξππαληηθνχ πηάησλ πνπ πνπιήζεθαλ απφ έλα ζπγθεθξηκέλν θαηάζηεκα, ηηο κάξθεο απνξξππαληηθνχ πηάησλ πνπ θηλνχληαη πην γξήγνξα ζε εθείλν ην θαηάζηεκα ή ζε κηα πεξηνρή πσιήζεσλ θ.ιπ. 1 2 Γηνίθεζε Γηαρείξηζε Ξιεξνθνξηαθψλ Ππζηεκάησλ (Management Information Systems), Αληψλεο Γεκεηξηάδεο, Δθδφζεηο Λέσλ Ρερλνινγηψλ, Αζήλα, (Ξιεξνθνξηαθά εξγαιεία δηνίθεζεο) 6

10 1.3. Λεηηνπξγίεο ελόο πζηήκαηνο Πιεξνθνξηώλ Ρξεηο είλαη νη δξαζηεξηφηεηεο κε ηηο νπνίεο έλα ζχζηεκα πιεξνθνξηψλ παξάγεη ηηο πιεξνθνξίεο πνπ ρξεηάδεηαη ε νξγάλσζε γηα λα παίξλεη απνθάζεηο, λα ειέγρεη ιεηηνπξγίεο, λα αλαιχεη πξνβιήκαηα, θαη λα δεκηνπξγεί λέα πξντφληα ή ππεξεζίεο. Απηέο είλαη ε είζνδνο, ε επεμεξγαζία θαη ε έμνδνο. Ξξνκεζεπηέο ΞΔΟΗΒΑΙΙΝΛ ΝΟΓΑΛΥΠΖ ΠΠΡΖΚΑ ΞΙΖΟΝΦΝΟΗΥΛ Ξειάηεο Δίζνδνο Δπεμεξγαζία Ραμηλφκεζε Γηεπζέηεζε πνινγηζκνί Έμνδνο Αλαπιεξνθφξεζε Δπνπηηθέο αξρέο Κέηνρνη Αληαγσληζηέο Πρήκα 1.1: Ιεηηνπξγίεο ελφο ζπζηήκαηνο πιεξνθνξηψλ Ξεγή: Ππζηήκαηα Ξιεξνθνξηψλ Γηνίθεζεο (MIS), Kenneth Laudon Jane Laudon Ζ επηρείξεζε αιιειεπηδξά κε ην πεξηβάιινλ ηεο κε ηηο ζπλαιιαγέο, ελψ ε εζσηεξηθή ηεο ιεηηνπξγία βαζίδεηαη ζηνπο κεηαζρεκαηηζκνχο ησλ εηζξνψλ ζε εθξνέο κε ηηο δηεξγαζίεο. Νπζηαζηηθά ε ιεηηνπξγία ηεο επηρείξεζεο απνηειεί έλα δηαξθή κεηαζρεκαηηζκφ πιψλ ζε ρξήκα, πξντφληα θ.ιπ. Όκσο ε παξαθνινχζεζε ηεο ιεηηνπξγίαο ηεο επηρείξεζεο γίλεηαη κε ηε παξαθνινχζεζε ησλ πιεξνθνξηαθψλ ηρλψλ πνπ δεκηνπξγνχληαη απφ απηνχο ηνπο κεηαζρεκαηηζκνχο. Γηα παξάδεηγκα, κηα πψιεζε απνηειεί κεηαζρεκαηηζκφ πξντφλησλ ζε ρξήκα. Απηφο ν κεηαζρεκαηηζκφο παξάγεη πιεξνθνξηαθά ίρλε φπσο είλαη ην ηηκνιφγην. Θαηά ζπλέπεηα ε πιεξνθνξία απνηειεί κέζν θαηαγξαθήο θαη κειέηεο ηεο ιεηηνπξγίαο ηεο επηρείξεζεο (Cosmos Software and Consulting Business Unit) 7

11 1.4. Δπηρεηξεκαηηθή πξννπηηθή ησλ πζηεκάησλ Πιεξνθνξηώλ Απφ ηελ άπνςε ηεο επηρείξεζεο, έλα ζχζηεκα πιεξνθνξηψλ είλαη κηα νξγαλσηηθή θαη δηνηθεηηθή ιχζε, πνπ βαζίδεηαη ζηελ ηερλνινγία ησλ πιεξνθνξηψλ, ζε κηα πξφθιεζε ηνπ πεξηβάιινληνο. Απηφο ν νξηζκφο πξέπεη λα εμεηαζηεί πξνζεθηηθά επεηδή δίλεη έκθαζε ζηελ νξγαλσηηθή θαη δηνηθεηηθή θχζε ησλ ζπζηεκάησλ. Γηα λα θαηαιάβεη έλα ζηέιερνο επηρείξεζεο ηα ζπζηήκαηα πιεξνθνξηψλ, ζα πξέπεη λα θαηαιαβαίλεη ηηο επξχηεξεο δηαζηάζεηο νξγάλσζεο, κάλαηδκελη θαη ηερλνινγίαο πιεξνθνξηψλ ησλ ζπζηεκάησλ θαζψο θαη ηε δπλαηφηεηά ηνπο λα δίλνπλ ιχζνπλ ζηηο πξνθιήζεηο θαη ηα πξνβιήκαηα ηνπ επηρεηξεκαηηθνχ πεξηβάιινληνο. Οξγάλσζε Σερλνινγία Ππζηήκαηα πιεξνθνξηψλ Μάλαηδκελη Πρήκα 1.2: Ππζηήκαηα Ξιεξνθνξηψλ απφ επηρεηξεκαηηθή άπνςε Ξεγή: Γηνίθεζε Γηαρείξηζε Ξιεξνθνξηαθψλ Ππζηεκάησλ, Αληψλεο Γεκεηξηάδεο Ρα ζπζηήκαηα πιεξνθνξηψλ είλαη θάηη πεξηζζφηεξν απφ ειεθηξνληθνί ππνινγηζηέο 4. Ζ απνηειεζκαηηθή ρξήζε ηνπο πξνυπνζέηεη ηελ θαηαλφεζε ηεο νξγάλσζεο, ηνπ κάλαηδκελη θαη ηεο ηερλνινγίαο πιεξνθνξηψλ πνπ απαξηίδνπλ ηα ζπζηήκαηα. Ρν παξαπάλσ ζρήκα απεηθνλίδεη παξαζηαηηθά ηνλ εθηεηακέλν νξηζκφ ελφο ζπζηήκαηνο πιεξνθνξηψλ. Ξαξνπζηάδεη επίζεο ηνλ ηξφπν κε ηνλ νπνίν ηα ζηνηρεία κάλαηδκελη, ηερλνινγίαο θαη νξγάλσζεο ζπλεξγάδνληαη γηα λα δεκηνπξγήζνπλ ην ζχζηεκα. Κπνξνχκε λα ρξεζηκνπνηήζνπκε απηφ ην ζρήκα γηα ηελ αλάιπζε νπνηνπδήπνηε ζπζηήκαηνο πιεξνθνξηψλ ή πξνβιήκαηνο ζε ζχζηεκα πιεξνθνξηψλ. 4 (Έξεπλα & λέεο ηερλνινγίεο) 8

12 Όια ηα ζπζηήκαηα πιεξνθνξηψλ κπνξνχλ γεληθφηεξα λα πεξηγξαθνχλ σο νξγαλσηηθέο θαη δηνηθεηηθέο ιχζεηο ζε πξνθιήζεηο ηνπ πεξηβάιινληνο. Ξαξαθάησ παξνπζηάδνληαη νη επξχηεξεο δηαζηάζεηο πνπ νθείινπλ λα γλσξίδνπλ ηα ζηειέρε πξνθεηκέλνπ λα θαηαιαβαίλνπλ ηα ζπζηήκαηα πιεξνθνξηψλ Οξγάλσζε Ρα ζπζηήκαηα πιεξνθνξηψλ απνηεινχλ αλαπφζπαζην κέξνο ηεο νξγάλσζεο. Ρα θχξηα ζηνηρεία κηαο νξγάλσζεο είλαη νη άλζξσπνη ηεο, ε δνκή θαη νη ιεηηνπξγηθέο δηαδηθαζίεο ηεο, νη πνιηηηθέο θαη ε θνπιηνχξα ηεο. Π απηφ ην ζεκείν ζα γίλεη κηα εηζαγσγή ζε απηά ηα ζηνηρεία ηεο νξγάλσζεο ηα νπνία ζα πεξηγξαθνχλ κε κεγαιχηεξε ιεπηνκέξεηα ζην δεχηεξν θεθάιαην. Νη νξγαλψζεηο απνηεινχληαη απφ δηάθνξα επίπεδα θαη εηδηθφηεηεο. Ζ δνκή ηνπο απνθαιχπηεη κηα μεθάζαξε θαηαλνκή έξγνπ. πάξρνπλ εηδηθνί πνπ εθπαηδεχνληαη θαη απαζρνινχληαη ζε δηαθνξεηηθέο ιεηηνπξγίεο, γεγνλφο πνπ ππνδεηθλχεη ηελ έλλνηα ηεο εμεηδίθεπζεο. Νη θπξηφηεξεο επηρεηξεκαηηθέο ιεηηνπξγίεο ή εμεηδηθεπκέλεο εξγαζίεο πνπ γίλνληαη απφ κηα επηρεηξεκαηηθή νξγάλσζε είλαη πσιήζεηο θαη κάξθεηηλγθ, παξαγσγή, ρξεκαηννηθνλνκηθέο ππεξεζίεο, ινγηζηήξην θαη αλζξψπηλνη πφξνη. Λεηηνπξγία Ξσιήζεηο θαη κάξθεηηλγθ Ξαξαγσγή Σξεκαηννηθνλνκηθέο ππεξεζίεο Ινγηζηήξην Αλζξψπηλνη πφξνη θνπόο Ξψιεζε ησλ πξντφλησλ θαη ππεξεζηψλ ηνπ νξγαληζκνχ Ξαξαγσγή πξντφλησλ θαη ππεξεζηψλ Γηαρείξηζε ησλ ρξεκαηηθψλ πεξηνπζηαθψλ ζηνηρείσλ (κεηξεηά, θαηαζέζεηο, ρξεφγξαθα, θ.ιπ.) Ρήξεζε ησλ νηθνλνκηθψλ θαηαζηάζεσλ ηνπ νξγαληζκνχ (εηζπξάμεηο, πιεξσκέο, έθδνζε επηηαγψλ, θ.ιπ.), θαηαγξαθή ρξεκαηηθψλ ξνψλ Ξξνζέιθπζε, αλάπηπμε, θαη δηαηήξεζε ηνπ εξγαηηθνχ δπλακηθνχ, ηήξεζε ζηνηρείσλ πξνζσπηθνχ Ξίλαθαο 1.1: Πθνπφο ησλ επηρεηξεκαηηθψλ ιεηηνπξγηψλ Ξεγή: Ππζηήκαηα Ξιεξνθνξηψλ Γηνίθεζεο (MIS), Kenneth Laudon - Jane Laudon Νη νξγαλψζεηο έρνπλ αλάγθε πνιιψλ θαη δηαθνξεηηθψλ δεμηνηήησλ θαη αλζξψπσλ. Δθηφο απφ ηα ζηειέρε, ην εμεηδηθεπκέλν πξνζσπηθφ (φπσο κεραληθνί, αξρηηέθηνλεο, ή επηζηήκνλεο) ζρεδηάδεη πξντφληα θαη ππεξεζίεο θαη δεκηνπξγεί λέα γλψζε, θαη ην πξνζσπηθφ γξαθείνπ (γξακκαηείο, ινγηζηέο, ππάιιεινη), αζρνιείηαη κε ηε γξαθεηνθξαηία ηνπ νξγαληζκνχ. Ρν πξνζσπηθφ παξαγσγήο θαη εμππεξέηεζεο 9

13 (κεραλνπξγνί, ζπλαξκνινγεηέο, ή ζπζθεπαζηέο) είλαη απηφ πνπ ζηελ πξαγκαηηθφηεηα παξάγεη ηα πξντφληα ή ηηο ππεξεζίεο ηνπ νξγαληζκνχ Μάλαηδκελη Ρα ζηειέρε αληηιακβάλνληαη ηηο επηρεηξεκαηηθέο πξνθιήζεηο ζην πεξηβάιινλ, απηά θαζνξίδνπλ ηελ νξγαλσηηθή ζηξαηεγηθή γηα ηελ αληηκεηψπηζή ηνπο θαη θαηαλέκνπλ ηνπο αλζξψπηλνπο θαη νηθνλνκηθνχο πφξνπο γηα ηελ επηηπρία ηεο ζηξαηεγηθήο θαη ην ζπληνληζκφ ηνπ έξγνπ. Απφ ηελ αξρή κέρξη ην ηέινο, πξέπεη λα αζθνχλ ππεχζπλε εγεζία. Ζ δνπιεηά ησλ δηνηθεηηθψλ ζηειερψλ είλαη λα βγάδνπλ λφεκα απφ ην πιήζνο ησλ θαηαζηάζεσλ πνπ αληηκεησπίδεη ε νξγάλσζε θαη λα δηακνξθψλνπλ πξνγξάκκαηα ελεξγεηψλ γηα ηελ επίιπζε νξγαλσηηθψλ πξνβιεκάησλ. Ρα ζηειέρε φκσο πξέπεη λα θάλνπλ θάηη παξαπάλσ απφ ηε δηαρείξηζε απηνχ πνπ ήδε ππάξρεη. Ξξέπεη επίζεο λα δεκηνπξγνχλ λέα πξντφληα θαη ππεξεζίεο θαη αθφκε λα αλαδηνξγαλψλνπλ απφ θαηξφ ζε θαηξφ. Αμίδεη αθφκε λα ζεκεησζεί φηη νη ξφινη θαη νη απνθάζεηο πνηθίιινπλ ζηα δηάθνξα επίπεδα ηεο νξγάλσζεο. Ρα αλψηεξα ζηειέρε παίξλνπλ καθξνπξφζεζκεο ζηξαηεγηθέο απνθάζεηο γηα ηα πξντφληα θαη ηηο ππεξεζίεο πνπ παξάγνληαη. Ρα κεζαία ζηειέρε εθαξκφδνπλ ηα πξνγξάκκαηα θαη ηα ζρέδηα ησλ αλψηεξσλ ζηειερψλ. Ρα ιεηηνπξγηθά ζηειέρε είλαη ππεχζπλα γηα ηελ παξαθνινχζεζε ησλ θαζεκεξηλψλ δξαζηεξηνηήησλ ηεο εηαηξείαο. Όια φκσο ηα επίπεδα ηνπ κάλαηδκελη αλακέλεηαη λα είλαη δεκηνπξγηθά θαη λα βξίζθνπλ πξσηφηππεο ιχζεηο ζε κηα κεγάιε πνηθηιία πξνβιεκάησλ. Θάζε επίπεδν ηνπ κάλαηδκελη έρεη δηαθνξεηηθέο αλάγθεο πιεξνθφξεζεο θαη δηαθνξεηηθέο απαηηήζεηο απφ ην ζχζηεκα πιεξνθνξηψλ Σερλνινγία Ζ ηερλνινγία ησλ πιεξνθνξηψλ είλαη έλα απφ ηα πνιιά εξγαιεία πνπ δηαζέηνπλ ηα ζηειέρε γηα λα αληηκεησπίζνπλ κε επηηπρία ηηο αιιαγέο. Ξην ζπγθεθξηκέλα, ε ππνδνκή ηερλνινγίαο πιεξνθνξηψλ (Information Technology infrastructure) απνηειεί ην ζεκέιην ή ηε βάζε πάλσ ζηελ νπνία ε επηρείξεζε κπνξεί λα αλαπηχμεη ην δηθφ ηεο ζπγθεθξηκέλν ζχζηεκα πιεξνθνξηψλ 5. Ξεξηιακβάλεη πιηθφ ππνινγηζηψλ, ινγηζκηθφ, δεδνκέλα θαη ηερλνινγία απνζήθεπζεο θαη δίθηπα πνπ απνηεινχλ έλα ζχλνιν πφξσλ ηερλνινγίαο πιεξνθνξηψλ γηα θνηλή ρξήζε κέζα ζηνλ νξγαληζκφ. 5 (Ν φξνο κεραλνξγάλσζε) 10

14 Θάζε νξγαληζκφο πξέπεη λα ζρεδηάδεη θαη λα δηαρεηξίδεηαη πξνζεθηηθά ηελ ππνδνκή ηερλνινγίαο πιεξνθνξηψλ ηνπ, έηζη ψζηε λα έρεη ην ζχλνιν ησλ ηερλνινγηθψλ ππεξεζηψλ πνπ ρξεηάδεηαη γηα ηηο εξγαζίεο πνπ ζέιεη λα εθηειεί. Ζ αλάπηπμε ηεο Ξιεξνθνξηθήο Ρερλνινγίαο θαη ησλ Ρειεπηθνηλσληψλ δίλεη ζηα ζπζηήκαηα κηα λέα δπλακηθή θαη ηνπο αλνίγεη λέεο πξννπηηθέο ζηα πιαίζηα ηεο ιεηηνπξγίαο ηεο επηρείξεζεο. Δίλαη πιένλ αδηαλφεην λα ζεσξνχληαη ηα ζπζηήκαηα εξήκελ απηψλ ησλ ηερλνινγηψλ πζηήκαηα Πιεξνθνξηώλ κε ππνινγηζηέο Πηελ παξνχζα εξγαζία, ην ελδηαθέξνλ ζπγθεληξψλεηαη ζηα ηππηθά ζπζηήκαηα πιεξνθνξηψλ κε ππνινγηζηέο, ηα νπνία απνηεινχλ κέξνο ηεο νξγάλσζεο. Ρππηθά ζπζηήκαηα είλαη απηά πνπ βαζίδνληαη ζε απνδεθηνχο θαη ζηαζεξνχο νξηζκνχο δεδνκέλσλ θαη δηαδηθαζηψλ γηα ηε ζπιινγή, απνζήθεπζε, επεμεξγαζία, θαηαλνκή, θαη ρξήζε απηψλ ησλ δεδνκέλσλ. Ρα ηππηθά ζπζηήκαηα πνπ πεξηγξάθνληαη εδψ είλαη δνκεκέλα, δειαδή ιεηηνπξγνχλ ζχκθσλα κε πξνθαζνξηζκέλνπο θαλφλεο πνπ είλαη ζρεηηθά ζηαζεξνί θαη δελ αιιάδνπλ εχθνια. Πε αληίζεζε κε ηα ηππηθά ζπζηήκαηα πιεξνθνξηψλ, ηα άηππα ζπζηήκαηα πιεξνθνξηψλ (φπσο ην θνπηζνκπνιηφ ζηα γξαθεία) βαζίδνληαη ζε αζαθείο θαλφλεο ζπκπεξηθνξάο 6. Πε απηά δελ ππάξρεη θακία ζπκθσλία ζρεηηθά κε ην ηη είλαη πιεξνθνξία ή γηα ην πψο απηή απνζεθεχεηαη θαη ππφθεηηαη ζε επεμεξγαζία. Ρέηνηα ζπζηήκαηα είλαη νπζηψδε γηα ηε δσή ελφο νξγαληζκνχ, αιιά ε αλάιπζε ηεο πνηφηεηάο ηνπο είλαη έμσ απφ ην ζηφρν απηήο ηεο εξγαζίαο. Ρα ηππηθά ζπζηήκαηα πιεξνθνξηψλ κπνξεί λα βαζίδνληαη ζε ππνινγηζηέο ή λα είλαη ρεηξφγξαθα. Ρα ρεηξφγξαθα ζπζηήκαηα ρξεζηκνπνηνχλ ηελ ηερλνινγία ραξηηνχ θαη κνιπβηνχ. Απηά ηα ρεηξφγξαθα ζπζηήκαηα εμππεξεηνχλ ζπνπδαίεο αλάγθεο, αιιά θαη απηά επίζεο είλαη έμσ απφ ην ζέκα απηήο ηεο εξγαζίαο. Αληίζεηα, ηα ζπζηήκαηα πιεξνθνξηψλ κε ππνινγηζηέο βαζίδνληαη ζε ηερλνινγία πιηθνχ θαη ινγηζκηθνχ ππνινγηζηψλ γηα ηελ επεμεξγαζία θαη θαηαλνκή ησλ πιεξνθνξηψλ. Απφ απηφ ην ζεκείν θαη κεηά, θάζε θνξά πνπ ρξεζηκνπνηείηαη ν φξνο ζπζηήκαηα πιεξνθνξηψλ, ζα ελλννχληαη ηα ζπζηήκαηα πιεξνθνξηψλ κε ππνινγηζηέο ηππηθά ζπζηήκαηα ηεο νξγάλσζεο πνπ βαζίδνληαη ζε ηερλνινγία ππνινγηζηψλ. 6 (Ινγηζηηθά Ξιεξνθνξηαθά Ππζηήκαηα) 11

15 ΚΔΦΑΛΑΙΟ ΓΔΤΣΔΡΟ ΔΦΑΡΜΟΓΗ ΣΧΝ ΤΣΗΜΑΣΧΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΧΝ 2.1. Αλαγθαηόηεηα Πιεξνθνξηαθώλ πζηεκάησλ ζηνλ νξγαληζκό Ζ δηνίθεζε ελφο ζχγρξνλνπ νξγαληζκνχ ρσξίο θάπνηα ηνπιάρηζηνλ γλψζε ησλ ζπζηεκάησλ πιεξνθνξηψλ ηη είλαη, πψο επεξεάδνπλ ηνλ νξγαληζκφ θαη ην πξνζσπηθφ ηνπ θαη πψο κπνξνχλ λα θάλνπλ ηηο επηρεηξήζεηο πην αληαγσληζηηθέο θαη απνδνηηθέο είλαη ππεξβνιηθά δχζθνιε, αλ φρη αδχλαηε. Ρα ζπζηήκαηα πιεξνθνξηψλ έρνπλ γίλεη πηα νπζηψδε γηα ηε δεκηνπξγία αληαγσληζηηθψλ επηρεηξήζεσλ θαη γηα ηε δηάζεζε ρξήζηκσλ πξντφλησλ θαη ππεξεζηψλ. Ρα ζηειέρε έρνπλ ζθνπφ λα ιχλνπλ πξνβιήκαηα θαη είλαη ππεχζπλα γηα ηελ αλάιπζε ησλ πνιιψλ πξνθιήζεσλ πνπ αληηκεησπίδνπλ νη νξγαληζκνί θαη γηα ηελ αλάπηπμε ζηξαηεγηθψλ θαη πξνγξακκάησλ ελεξγεηψλ. Ρα ζπζηήκαηα πιεξνθνξηψλ είλαη κηα απφ ηηο θαηεγνξίεο εξγαιείσλ πνπ έρνπλ ζηε δηάζεζή ηνπο γηα λα παίξλνπλ ηηο πιεξνθνξίεο πνπ ρξεηάδνληαη γηα ηε ιχζε ησλ πξνβιεκάησλ. Ρα ζπζηήκαηα πιεξνθνξηψλ, φρη κφλν αληαλαθινχλ ηηο απνθάζεηο ηνπ κάλαηδκελη, αιιά εμππεξεηνχλ θαη σο φξγαλα γηα ηελ αιιαγή ησλ δηαδηθαζηψλ ηνπ κάλαηδκελη. Γηα ηελ ειιεληθή πξαγκαηηθφηεηα ε ζεκαζία ησλ πιεξνθνξηαθψλ ζπζηεκάησλ είλαη ηδηαίηεξα ζεκαληηθή, δηφηη ε αλάπηπμε ηεο ζχγρξνλεο πιεξνθνξηαθήο ηερλνινγίαο θαη ε ζεψξεζή ηεο ζαλ αλαπφζπαζην βαζηθφ ζπζηαηηθφ ηεο ιεηηνπξγίαο θάζε επηρείξεζεο ή νξγαληζκνχ είλαη πηα αδηακθηζβήηεην γεγνλφο. Δπεηδή φκσο κέζα ζε έλαλ νξγαληζκφ ππάξρνπλ δηαθνξεηηθά ελδηαθέξνληα, εηδηθφηεηεο θαη επίπεδα, ππάξρνπλ θαη δηαθνξεηηθά είδε ζπζηεκάησλ. Θξίλεηαη γη απηφ ην ιφγν απαξαίηεην λα εμεηαζηεί ν ξφινο πνπ παίδνπλ νη δηάθνξνη ηχπνη ζπζηεκάησλ πιεξνθνξηψλ ζηνπο νξγαληζκνχο. Πηηο αθφινπζεο ελφηεηεο γίλεηαη κηα ιεπηνκεξήο αλαθνξά ζηελ νξγαλσηηθή ππξακίδα ηεο επηρείξεζεο ε νπνία πεξηιακβάλεη ηέζζεξα βαζηθά επίπεδα ζε ζρέζε κε ην εξγαζηαθφ πξνθίι ηνπ πξνζσπηθνχ. Πε απηά ηα επίπεδα βξίζθνληαη αληίζηνηρα πιεξνθνξηαθά ζπζηήκαηα. Δπίζεο, παξνπζηάδνληαη κε ζαθήλεηα νη έμη θχξηνη ηχπνη ζπζηεκάησλ πιεξνθνξηψλ πνπ αληηζηνηρνχλ ζε θάζε νξγαλσηηθφ επίπεδν. 12

16 2.2. Καηεγνξίεο Πιεξνθνξηαθώλ πζηεκάησλ Θαλέλα ζχζηεκα απφ κφλν ηνπ δελ είλαη ζε ζέζε λα παξέρεη φιεο ηηο πιεξνθνξίεο πνπ ρξεηάδεηαη έλαο νξγαληζκφο. Ρν παξαθάησ ζρήκα παξνπζηάδεη έλαλ ηξφπν απεηθφληζεο ησλ εηδψλ ζπζηεκάησλ πνπ βξίζθνληαη ζε έλαλ νξγαληζκφ. Πε απηήλ ηελ απεηθφληζε, ν νξγαληζκφο δηαθξίλεηαη ζε επίπεδα: ζηξαηεγηθφ, δηνηθεηηθφ, γλψζεο θαη ιεηηνπξγηθφ θαη θαηφπηλ ππνδηαηξείηαη ζε πέληε ιεηηνπξγηθνχο ηνκείο, φπσο πσιήζεηο θαη κάξθεηηλγθ, παξαγσγή, ρξεκαηννηθνλνκηθφ, ινγηζηήξην θαη αλζξψπηλνη πφξνη. Ρα ζπζηήκαηα πιεξνθνξηψλ πξέπεη λα αλαπηχζζνληαη έηζη ψζηε λα εμππεξεηνχλ φια απηά ηα επίπεδα θαη ηηο ιεηηνπξγίεο 7. ΔΗΓΖ ΠΠΡΖΚΑΡΥΛ Πηξαηεγηθφ Αλψηεξα ΝΚΑΓΔΠ ΞΝ ΞΙΖΟΝΦΝΟΗΥΛ επίπεδν ζηειέρε ΔΜΞΖΟΔΡΝΛΡΑΗ Γηνηθεηηθφ επίπεδν Κεζαία ζηειέρε Δπίπεδν γλψζεο Δμεηδηθεπκέλν πξνζσπηθφ Ιεηηνπξγηθφ επίπεδν Ιεηηνπξγηθά ζηειέρε Ξσιήζεηο θαη Ξαξαγσγή Σξεκαηννηθνλνκηθφ Ινγηζηήξην Αλζξψπηλνη κάξθεηηλγθ πφξνη Πρήκα 2.1: Δίδε Ππζηεκάησλ Ξιεξνθνξηψλ Ιεηηνπξγηθνί ηνκείο Ξεγή: Ππζηήκαηα Ξιεξνθνξηψλ Γηνίθεζεο (MIS), Kenneth Laudon Jane Laudon Ρέζζεξα είλαη ηα θχξηα είδε ζπζηεκάησλ πνπ εμππεξεηνχλ ηα δηαθνξεηηθά επίπεδα ηεο νξγάλσζεο: Ππζηήκαηα Ιεηηνπξγηθνχ Δπηπέδνπ, Ππζηήκαηα Δπηπέδνπ Γλψζεο, Ππζηήκαηα Γηνηθεηηθνχ Δπηπέδνπ θαη Ππζηήκαηα Πηξαηεγηθνχ Δπηπέδνπ. 7 (Κεραλνξγάλσζε) 13

17 Ρα Ππζηήκαηα Ιεηηνπξγηθνχ Δπηπέδνπ ππνζηεξίδνπλ ηα ιεηηνπξγηθά ζηειέρε ζηελ παξαθνινχζεζε ησλ ζηνηρεησδψλ δξαζηεξηνηήησλ θαη ζπλαιιαγψλ ηνπ νξγαληζκνχ, φπσο πσιήζεηο, εηζπξάμεηο, θαηαζέζεηο, κηζζνδνζία, πηζησηηθέο απνθάζεηο θαη ξνή πιηθψλ ζε έλα εξγνζηάζην. Ν βαζηθφο ζθνπφο ησλ ζπζηεκάησλ ζε απηφ ην επίπεδν είλαη λα απαληνχλ ζε ηξέρνπζεο εξσηήζεηο θαη λα παξαθνινπζνχλ ηε ξνή ησλ ζπλαιιαγψλ ηνπ νξγαληζκνχ. Ξφζα αληαιιαθηηθά ππάξρνπλ ζηελ απνζήθε; Ρη έγηλε κε ηελ νθεηιή ηνπ θ. Ξαπαδφπνπινπ; Ρα Ππζηήκαηα Δπηπέδνπ Γλψζεο ππνζηεξίδνπλ ην εμεηδηθεπκέλν πξνζσπηθφ ελφο νξγαληζκνχ. Ν ζθνπφο απηψλ ησλ ζπζηεκάησλ είλαη λα βνεζνχλ ηελ εηαηξεία ζηελ αθνκνίσζε λέαο επηρεηξεκαηηθήο γλψζεο θαη ζηνλ έιεγρν ηεο γξαθεηνθξαηίαο. Ρα ζπζηήκαηα επηπέδνπ γλψζεο, εηδηθά ζηε κνξθή ησλ ζηαζκψλ εξγαζίαο θαη ησλ ζπζηεκάησλ γξαθείνπ, απνηεινχλ ηηο ηαρχηεξα αλαπηπζζφκελεο εθαξκνγέο. Ρα Ππζηήκαηα Γηνηθεηηθνχ Δπηπέδνπ εμππεξεηνχλ ηελ παξαθνινχζεζε, ηνλ έιεγρν, ηε ιήςε απνθάζεσλ θαη ηηο δηνηθεηηθέο δξαζηεξηφηεηεο ησλ κεζαίσλ ζηειερψλ. Ρν θχξην εξψηεκα ζην νπνίν απαληνχλ απηά ηα ζπζηήκαηα είλαη: Ιεηηνπξγεί ζσζηά ε επηρείξεζε; Θαηά θαλφλα, ηα ζπζηήκαηα δηνηθεηηθνχ επηπέδνπ εθδίδνπλ πεξηνδηθέο αλαθνξέο θαη φρη άκεζεο ιεηηνπξγηθέο πιεξνθνξίεο. Κεξηθά ζπζηήκαηα δηνηθεηηθνχ επηπέδνπ ππνζηεξίδνπλ ηε ιήςε απνθάζεσλ ζε κε ηξέρνληα δεηήκαηα θαη εζηηάδνπλ ζε ιηγφηεξν δνκεκέλεο απνθάζεηο, γηα ηηο νπνίεο νη αλάγθεο πιεξνθφξεζεο δελ είλαη πάληνηε ζαθείο. Απηά ηα ζπζηήκαηα ζπρλά θαινχληαη λα απαληήζνπλ ζε εξσηήζεηο ηνπ ηχπνπ ηη ζα ζπκβεί αλ : Ξνηα ζα είλαη ε επίπησζε ζηα πξνγξάκκαηα παξαγσγήο αλ δηπιαζηάδακε ηηο πσιήζεηο θαηά ην κήλα Γεθέκβξην; Ξψο ζα άιιαδε ε απφδνζε ηεο επέλδπζήο καο αλ ην πξφγξακκα ελφο εξγνζηαζίνπ θαζπζηεξνχζε γηα έμη κήλεο; Νη απαληήζεηο ζε ηέηνηα εξσηήκαηα ρξεηάδνληαη ζπρλά λέα δεδνκέλα ηφζν απφ ην εμσηεξηθφ φζν θαη απφ ην εζσηεξηθφ ηνπ νξγαληζκνχ, ηα νπνία δελ είλαη εχθνιν λα απνθηεζνχλ απφ ηα ππάξρνληα ζπζηήκαηα ιεηηνπξγηθνχ επηπέδνπ. Ρα Ππζηήκαηα Πηξαηεγηθνχ Δπηπέδνπ βνεζνχλ ηα αλψηεξα ζηειέρε λα αληηκεησπίζνπλ θαη λα αζρνιεζνχλ κε δεηήκαηα θαη δξαζηεξηφηεηεο καθξνπξφζεζκνπ πξνγξακκαηηζκνχ, ηφζν κέζα ζηελ επηρείξεζε φζν θαη ζην εμσηεξηθφ πεξηβάιινλ ηεο. Ζ θχξηα θξνληίδα ηνπο είλαη λα ζπγθξίλνπλ ηηο αιιαγέο ζην εμσηεξηθφ πεξηβάιινλ κε ηηο πθηζηάκελεο νξγαλσηηθέο δπλαηφηεηεο. Ξνηα ζα είλαη ηα επίπεδα απαζρφιεζεο ζε πέληε ρξφληα; Ξνηεο είλαη νη καθξνπξφζεζκεο ηάζεηο θφζηνπο ηνπ θιάδνπ θαη ηη ζρέζε έρεη ε εηαηξεία καο κε απηέο; Ξνηα πξντφληα ζα πξέπεη λα δηαζέηνπκε ζε πέληε ρξφληα; 14

18 2.3. Κύξηνη ηύπνη πζηεκάησλ Ξξψηα ζα γίλεη αλαθνξά ζηνπο ζπγθεθξηκέλνπο ηχπνπο Ππζηεκάησλ Ξιεξνθνξηψλ πνπ εμππεξεηνχλ θάζε επίπεδν θαζψο θαη ζηελ αμία ηνπο γηα ηελ νξγάλσζε. Θαηφπηλ ζα δεηρζεί πψο νη νξγαληζκνί ρξεζηκνπνηνχλ απηά ηα ζπζηήκαηα πιεξνθνξηψλ ζηηο θχξηεο επηρεηξεκαηηθέο ιεηηνπξγίεο. Ν νξγαληζκφο έρεη ζπζηήκαηα πνζηήξημεο Γηνίθεζεο (ESS) ζην ζηξαηεγηθφ επίπεδν, Ππζηήκαηα Ξιεξνθνξηψλ Γηνίθεζεο (MIS) θαη Ππζηήκαηα πνζηήξημεο Απνθάζεσλ (DSS) ζην δηνηθεηηθφ επίπεδν, Ππζηήκαηα Γλψζεο (KWS) θαη Ππζηήκαηα Γξαθείνπ ζην επίπεδν γλψζεο θαη Ππζηήκαηα Δπεμεξγαζίαο Ππλαιιαγψλ (TPS) ζην ιεηηνπξγηθφ επίπεδν. Ρα ζπζηήκαηα ζε θάζε επίπεδν είλαη επίζεο εμεηδηθεπκέλα ψζηε λα εμππεξεηνχλ θάζε θχξην ηνκέα ιεηηνπξγίαο. Έηζη ηα ηππηθά ζπζηήκαηα πνπ ζπλαληάκε ζε νξγαληζκνχο είλαη ζρεδηαζκέλα γηα λα βνεζνχλ ηα ζηειέρε ή ηνπο εξγαδφκελνπο ζε θάζε επίπεδν ζηνπο πέληε ιεηηνπξγηθνχο ηνκείο. πζηήκαηα Τπνζηήξημεο Γηνίθεζεο (ESS) πζηήκαηα Πιεξνθνξηώλ Γηνίθεζεο (MIS) πζηήκαηα Τπνζηήξημεο Απνθάζεσλ (DSS) πζηήκαηα Γλώζεο (KWS) πζηήκαηα Γξαθείνπ πζηήκαηα Δπεμεξγαζίαο πλαιιαγώλ (TPS) Ξξφβιεςε ηάζεο πσιήζεσλ 5εηίαο Γηαρείξηζε πσιήζεσλ Αλάιπζε πεξηνρψλ πσιήζεσλ Πηαζκνί εξγαζίαο κειεηψλ Δπεμεξγαζία θεηκέλνπ Ρηκνιφγεζε Ξαξαθνινχζεζε παξαγγειηψλ Γηεθπεξαίσζε παξαγγειηψλ Ιεηηνπξγηθφ πξφγξακκα 5εηίαο Έιεγρνο απνζεκάησλ Ξξνγξακκαηηζκφο παξαγσγήο Έιεγρνο κεραλψλ Ξξνκήζεηεο Ξξνγξακκαηηζκφο εξγνζηαζίνπ Έιεγρνο δηαθίλεζεο πιηθψλ πζηήκαηα ζηξαηεγηθνύ επηπέδνπ Ξξφβιεςε πξνυπνινγηζκψλ 5εηίαο πζηήκαηα δηνηθεηηθνύ επηπέδνπ Δηήζηνο πξνυπνινγηζκφο Αλάιπζε θφζηνπο πζηήκαηα επηπέδνπ γλώζεο Πηαζκνί εξγαζίαο γξαθηθψλ Τεθηνπνίεζε εγγξάθσλ Ξξφβιεςε θεξδψλ Αλάιπζε επελδχζεσλ Αλάιπζε ηηκνιφγεζεο/ θεξδνθνξίαο Λεηηνπξγηθά ζπζηήκαηα Αγνξαπσιεζίεο Ινγαξηαζκνί ρξενγξάθσλ πηζησηψλ Γηαρείξηζε θεθαιαίσλ Ρακεηαθή δηαρείξηζε Ινγαξηαζκνί ρξεσζηψλ Ινγηζηηθή θφζηνπο Ξξνγξακκαηηζκφο αλζξψπηλνπ δπλακηθνχ Αλάιπζε κεηαθίλεζεο πξνζσπηθνχ Αλάιπζε θφζηνπο ζπκβνιαίσλ Γηνηθεηηθνί ζηαζκνί εξγαζίαο Ζιεθηξνληθά εκεξνιφγηα Κηζζνδνζία Ρήξεζε αξρείσλ πξνζσπηθνχ Δθπαίδεπζε θαη αλάπηπμε ΛΔΙΣΟΤΡΓΙΚΟΙ ΣΟΜΔΙ Πσιήζεηο θαη κάξθεηηλγθ Παξαγσγή Υξεκαηννηθνλνκηθά Λνγηζηήξην Αλζξώπηλνη πόξνη Ξίλαθαο 2.1: Ρχπνη Ππζηεκάησλ Ξιεξνθνξηψλ Ιεηηνπξγηθνί ηνκείο Ξεγή: Δπεμεξγαζία απφ ηνλ ίδην ηνλ ζπγγξαθέα 15

19 Πηνλ παξαπάλσ πίλαθα ζπλνςίδνληαη ηα ραξαθηεξηζηηθά ησλ έμη ηχπσλ ζπζηεκάησλ πιεξνθνξηψλ 8. Θα πξέπεη λα ζεκεησζεί φηη θαζέλα απφ ηα δηαθνξεηηθά ζπζηήκαηα κπνξεί λα έρεη ζπζηαηηθά κέξε ηα νπνία ρξεζηκνπνηνχληαη απφ νξγαλσηηθά επίπεδα θαη νκάδεο δηαθνξεηηθέο απφ απηέο γηα ηηο νπνίεο πξννξίδεηαη θαηά θχξην ιφγν. Κηα γξακκαηέαο κπνξεί λα βξεη θάπνηεο πιεξνθνξίεο ζε έλα MIS ή έλα κεζαίν ζηέιερνο κπνξεί λα ρξεηαζηεί λα πάξεη δεδνκέλα απφ έλα TPS πζηήκαηα Δπεμεξγαζίαο πλαιιαγώλ (Transaction Processing Systems TPS) Δίλαη ηα βαζηθά επηρεηξεκαηηθά ζπζηήκαηα πνπ εμππεξεηνχλ ην ιεηηνπξγηθφ επίπεδν ηνπ νξγαληζκνχ. Ρν ζχζηεκα επεμεξγαζίαο ζπλαιιαγψλ είλαη έλα κεραλνγξαθεκέλν ζχζηεκα, ην νπνίν εθηειεί θαη θαηαγξάθεη ηηο ηξέρνπζεο θαζεκεξηλέο ζπλαιιαγέο πνπ είλαη απαξαίηεηεο γηα ηε δηεμαγσγή ηεο επηρεηξεκαηηθήο δξαζηεξηφηεηαο. Ξαξαδείγκαηα είλαη ε θαηαρψξηζε παξαγγειηψλ πσιήζεσλ, ε ηηκνιφγεζε, ε παξαθνινχζεζε ησλ ινγαξηαζκψλ ρξεσζηψλ/πηζησηψλ, ε κηζζνδνζία, ε ηήξεζε ζηνηρείσλ πξνζσπηθνχ θαη ηα ζπζηήκαηα απνζηνιήο 9. Πην ιεηηνπξγηθφ επίπεδν, νη εξγαζίεο θαη νη ζηφρνη είλαη πξνθαζνξηζκέλνη θαη ζρεηηθά δνκεκέλνη. Ζ απφθαζε ρνξήγεζεο πίζησζεο ζε έλα πειάηε, γηα παξάδεηγκα, γίλεηαη απφ έλαλ θαηψηεξν πξντζηάκελν ζχκθσλα κε πξνθαζνξηζκέλα θξηηήξηα. Ρα ζπζηήκαηα επεμεξγαζίαο ζπλαιιαγψλ είλαη γλσζηά θαη σο Ινγηζηηθά Ξιεξνθνξηαθά Ππζηήκαηα επεηδή ην θχξην κέιεκα ηνπο είλαη ηα νηθνλνκηθά δεδνκέλα θαη νη ινγηζηηθέο πξάμεηο. Ρν γεγνλφο φηη παίδνπλ θαζνξηζηηθφ ξφιν γηα ηελ ιεηηνπξγία ηεο επηρείξεζεο θαη ηελ ιήςε απνθάζεσλ θαηαζηεί επηηαθηηθή ηελ αλάγθε γηα ηελ εθηελέζηεξε αλαθνξά ηνπο ζην ακέζσο επφκελν θεθάιαην πζηήκαηα Γλώζεο (Knowledge Work Systems) θαη Απηνκαηηζκνύ Γξαθείνπ (Office Automation Systems) Ρα ζπζηήκαηα γλψζεο (KWS) θαη ηα ζπζηήκαηα γξαθείνπ εμππεξεηνχλ ηηο αλάγθεο πιεξνθφξεζεο ζην επίπεδν γλψζεο ηνπ νξγαληζκνχ. Ρα ζπζηήκαηα γλψζεο βνεζάλε ην εμεηδηθεπκέλν πξνζσπηθφ, ελψ ηα ζπζηήκαηα γξαθείνπ βνεζνχλ θαηά 8 9 Ππζηήκαηα Ξιεξνθνξηψλ Γηνίθεζεο (MIS) Kenneth C. Laudon, Jane P. Laudon, Ρέηαξηε Ακεξηθαληθή Έθδνζε, Δθδφζεηο Θιεηδάξηζκνο, (Ινγηζηήξην Κεραλνξγάλσζε) 16

20 θχξην ιφγν ηνπο ππαιιήινπο γξαθείνπ (αλ θαη ρξεζηκνπνηνχληαη επίζεο ζε κεγάιν βαζκφ θαη απφ ην εμεηδηθεπκέλν πξνζσπηθφ). Θαηά γεληθφ θαλφλα, ην εμεηδηθεπκέλν πξνζσπηθφ (knowledge workers) απνηειείηαη απφ άηνκα πνπ ζπλήζσο είλαη κέιε αλαγλσξηζκέλσλ επαγγεικαηηθψλ νκάδσλ, φπσο κεραληθνί, γηαηξνί, λνκηθνί θαη άιινη επηζηήκνλεο. Ζ δνπιεηά ηνπο ζπλίζηαηαη θπξίσο ζηε δεκηνπξγία λέσλ πιεξνθνξηψλ θαη γλψζεο. Ρα ζπζηήκαηα γλψζεο (KWS), φπσο νη ζηαζκνί εξγαζίαο επηζηεκνληθψλ ή ηερληθψλ κειεηψλ, πξνσζνχλ ηε δεκηνπξγία λέσλ γλψζεσλ θαη εμαζθαιίδνπλ φηη ε λέα γλψζε θαη ε ηερληθή εκπεηξία αθνκνηψλνληαη θαηάιιεια κέζα ζηελ επηρείξεζε. Ρα ζπζηήκαηα γξαθείνπ (office systems) είλαη ζπζηήκαηα ππνινγηζηψλ, φπσο επεμεξγαζηέο θεηκέλνπ, ππεξεζίεο ειεθηξνληθνχ ηαρπδξνκείνπ, εθαξκνγέο παξνπζηάζεσλ θαζψο θαη ζπζηήκαηα ρξνλνπξνγξακκαηηζκνχ ηα νπνία έρνπλ σο θχξην ζθνπφ ηελ αχμεζε ηεο παξαγσγηθφηεηαο ησλ ππαιιήισλ γξαθείνπ, φπσο είλαη νη γξακκαηείο θαη νη αξρεηνζέηεο, ππνζηεξίδνληαο ηηο δξαζηεξηφηεηεο ζπληνληζκνχ θαη επηθνηλσλίαο ηνπ ηππηθνχ γξαθείνπ. Ρα ζπζηήκαηα γξαθείνπ ζπληνλίδνπλ ππαιιήινπο γξαθείνπ, ππνθαηαζηήκαηα, θαη ιεηηνπξγηθνχο ηνκείο: επηθνηλσλνχλ κε πειάηεο, πξνκεζεπηέο θαη άιινπο έμσ απφ ηελ εηαηξεία, γεγνλφο πνπ ππνδεηθλχεη φηη ζίγνπξα ρξεζηκνπνηνχληαη θαη απφ άιια άηνκα φπσο ινγηζηέο, ζηειέρε ηνπ δηνηθεηηθνχ επηπέδνπ ηεο ηεξαξρίαο θ.ιπ πζηήκαηα Πιεξνθνξηώλ Γηνίθεζεο (Management Information Systems MIS) Ρα ζπζηήκαηα πιεξνθνξηψλ δηνίθεζεο (MIS) εμππεξεηνχλ ην δηνηθεηηθφ νξγαλσηηθφ επίπεδν ηνπ νξγαληζκνχ, εθνδηάδνληαο ηα ζηειέρε κε αλαθνξέο ή κε ηε δπλαηφηεηα άκεζεο πξφζβαζεο ζε ζηνηρεία ηξέρνπζαο απφδνζεο θαη ηζηνξηθά ζηνηρεία ηνπ νξγαληζκνχ 10. Ππλήζσο, απηά ηα ζπζηήκαηα είλαη πξνζαλαηνιηζκέλα ζρεδφλ απνθιεηζηηθά ζε εζσηεξηθά, θαη φρη πεξηβαιινληηθά ή εμσηεξηθά γεγνλφηα. Ρα MIS ππνζηεξίδνπλ θπξίσο ηηο ιεηηνπξγίεο πξνγξακκαηηζκνχ, ειέγρνπ θαη ιήςεο απνθάζεσλ ζε δηνηθεηηθφ επίπεδν. Θαηά θαλφλα, βαζίδνληαη ζε δεδνκέλα απφ ηα ππνθείκελα ζπζηήκαηα επεμεξγαζίαο ζπλαιιαγψλ (Δπηρεηξεζηαθέο ιχζεηο) 17

21 Ρα MIS ζπλνςίδνπλ θαη αλαθέξνπλ ζηνηρεία γηα ηηο βαζηθέο ιεηηνπξγίεο ηεο εηαηξείαο. Ρα δεδνκέλα ησλ βαζηθψλ ζπλαιιαγψλ ζπγθεληξψλνληαη θαη ζπλήζσο παξνπζηάδνληαη ζε κεγάιεο αλαθνξέο πνπ παξάγνληαη ζε ηαθηά δηαζηήκαηα. Έλα ηππηθφ MIS κεηαζρεκαηίδεη ηα δεδνκέλα επηπέδνπ ζπλαιιαγψλ απφ ηελ ηκήκα ησλ παξαγγειηψλ/ πσιήζεσλ, ην ηκήκα παξαγσγήο θαη ην ινγηζηήξην ζε αξρεία MIS πνπ ρξεζηκνπνηνχληαη ζηε ζπλέρεηα γηα ηε δεκηνπξγία αλαθνξψλ γηα ηα ζηειέρε. Ρα MIS ζπλήζσο εμππεξεηνχλ ηα ζηειέρε πνπ ελδηαθέξνληαη γηα εβδνκαδηαία, κεληαία, θαη εηήζηα απνηειέζκαηα θαη φρη γηα θαζεκεξηλέο δξαζηεξηφηεηεο θαη ζπλήζσο απαληνχλ ζε δνκεκέλα εξσηήκαηα ηα νπνία είλαη γλσζηά αξθεηφ ρξφλν πξηλ θαη ππάξρεη πξνδηαγεγξακκέλε δηαδηθαζία γηα ηελ απάληεζή ηνπο. Γηα παξάδεηγκα, νη αλαθνξέο MIS νη νπνίεο απνηεινχλ απαληήζεηο ζε πξνθαζνξηζκέλα εξσηήκαηα γεληθνχ ζηαηηζηηθνχ ραξαθηήξα κπνξεί λα πεξηέρνπλ ηηο πσιήζεηο ηνπ πεξαζκέλνπ κήλα, ηελ εηήζηα αλάισζε κηαο ζπγθεθξηκέλεο πξψηεο χιεο θ.ιπ πζηήκαηα Τπνζηήξημεο Απνθάζεσλ (Decision Support Systems DSS) Ρα ζπζηήκαηα ππνζηήξημεο απνθάζεσλ (DSS) εμππεξεηνχλ θαη απηά ην δηνηθεηηθφ νξγαλσηηθφ επίπεδν ηεο επηρείξεζεο. Απηά ηα ζπζηήκαηα βνεζάλε ηα ζηειέρε λα παίξλνπλ απνθάζεηο ζε ζέκαηα πνπ είλαη κνλαδηθά, αιιάδνπλ γξήγνξα θαη δελ είλαη εχθνιν λα νξηζηνχλ απφ πξηλ. Αλ θαη ηα DSS ρξεζηκνπνηνχλ εζσηεξηθέο πιεξνθνξίεο απφ ηα ζπζηήκαηα TPS θαη MIS, πνιχ ζπρλά δέρνληαη πιεξνθνξίεο θαη απφ εμσηεξηθέο πεγέο, φπσο ιφγνπ ράξε ηηο ηηκέο πξντφλησλ ησλ αληαγσληζηψλ. Απφ ην ζρεδηαζκφ ηνπο, ηα ζπζηήκαηα ππνζηήξημεο απνθάζεσλ έρνπλ κεγαιχηεξεο αλαιπηηθέο δπλαηφηεηεο απφ ηα άιια ζπζηήκαηα. Δίλαη εθνδηαζκέλα κε ζπγθεθξηκέλε πνηθηιία εξγαιείσλ αλάιπζεο δεδνκέλσλ ή κπνξνχλ λα ζπλνςίδνπλ κεγάιεο πνζφηεηεο δεδνκέλσλ ζε κνξθή πνπ είλαη δπλαηφ λα αλαιπζεί απφ απηνχο πνπ παίξλνπλ ηηο απνθάζεηο. Ρα DSS είλαη ζρεδηαζκέλα έηζη ψζηε νη ρξήζηεο λα κπνξνχλ λα δνπιεχνπλ άκεζα καδί ηνπο (πεξηιακβάλνπλ ινγηζκηθφ πνπ είλαη ζαθψο θηιηθφ πξνο ην ρξήζηε) θαη είλαη αιιειεπηδξαζηηθά (ν ρξήζηεο κπνξεί λα αιιάδεη ππνζέζεηο, λα ππνβάιιεη θαηλνχξηεο εξσηήζεηο θαη λα ζπκπεξηιάβεη λέα δεδνκέλα). Ρα DSS αλαθέξνληαη ινηπφλ ζε εκη-δνκεκέλεο απνθάζεηο, φπσο είλαη ε εθηίκεζε ηνπ θφζηνπο ελφο έξγνπ αλαηξέρνληαο ζηηο αλαιπηηθέο ηηκέο θφζηνπο ησλ ζπληζησζψλ ηνπ θαη κε πξφβιεςε ηεο εμέιημεο ηνπο ζην άκεζν κέιινλ. 18

22 πζηήκαηα Τπνζηήξημεο Γηνίθεζεο (Executive Support Systems ESS) Ρα αλψηεξα ζηειέρε ρξεζηκνπνηνχλ ηα ζπζηήκαηα ππνζηήξημεο δηνίθεζεο (ESS) γηα λα παίξλνπλ απνθάζεηο. Απηά ηα ζπζηήκαηα εμππεξεηνχλ ην ζηξαηεγηθφ επίπεδν ηεο νξγάλσζεο θαη αληηκεησπίδνπλ πεξηπηψζεηο ιήςεο έθηαθησλ απνθάζεσλ πνπ ρξεηάδνληαη θξίζε, αμηνιφγεζε θαη δηαίζζεζε, επεηδή δελ ππάξρεη πξνζπκθσλεκέλε δηαδηθαζία θαηάιεμεο ζε ιχζε. Ρα ESS δεκηνπξγνχλ έλα γεληθεπκέλν ππνινγηζηηθφ θαη επηθνηλσληαθφ πεξηβάιινλ θαη δελ πεξηέρνπλ θάπνηα ζηαζεξή εθαξκνγή ή ζπγθεθξηκέλε δπλαηφηεηα. Δίλαη ζρεδηαζκέλα ψζηε λα δέρνληαη δεδνκέλα γηα εμσηεξηθά γεγνλφηα, φπσο κηα λέα θνξνινγηθή λνκνζεζία ή κηα θίλεζε ησλ αληαγσληζηψλ, αιιά δέρνληαη θαη ζπλνπηηθέο πιεξνθνξίεο απφ εζσηεξηθά MIS θαη DSS. Φηιηξάξνπλ, ζπλνςίδνπλ θαη παξαθνινπζνχλ θξίζηκα δεδνκέλα δίλνληαο έκθαζε ζηε κείσζε ηνπ ρξφλνπ θαη ηεο πξνζπάζεηαο πνπ απαηηείηαη γηα ηελ παξνρή πιεξνθνξηψλ ρξήζηκσλ ζηα αλψηεξα δηνηθεηηθά ζηειέρε. Ρα ESS ελζσκαηψλνπλ πξνεγκέλν ινγηζκηθφ γξαθηθψλ θαη κπνξνχλ λα παξάγνπλ ακέζσο γξαθήκαηα θαη δεδνκέλα απφ πνιιέο πεγέο θαη λα ηα παξνπζηάδνπλ ζην γξαθείν ελφο αλψηεξνπ ζηειέρνπο ή ζηελ αίζνπζα ηνπ δηνηθεηηθνχ ζπκβνπιίνπ 11. Αληίζεηα κε ηνπο άιινπο ηχπνπο ζπζηεκάησλ πιεξνθνξηψλ, ηα ESS δελ έρνπλ σο θχξην ζθνπφ ηελ επίιπζε ζπγθεθξηκέλσλ πξνβιεκάησλ, αιιά δηαζέηνπλ κηα γεληθεπκέλε ππνινγηζηηθή θαη επηθνηλσληαθή δπλαηφηεηα, ε νπνία κπνξεί λα εθαξκφδεηαη ζε κηα κεηαβαιιφκελε ζεηξά πξνβιεκάησλ. Δλψ πνιιά DSS είλαη ζρεδηαζκέλα ψζηε λα είλαη πνιχ αλαιπηηθά, ηα ESS θάλνπλ θαηά θαλφλα κηθξφηεξε ρξήζε αλαιπηηθψλ κνληέισλ. Ξαξαδείγκαηα εξσηεκάησλ ζηα νπνία ηα ESS κπνξνχλ λα βνεζήζνπλ λα δνζεί απάληεζε είλαη: Κε πνηα επηρεηξεκαηηθή δξαζηεξηφηεηα ζα πξέπεη λα αζρνιεζνχκε; Ρη θάλνπλ νη αληαγσληζηέο καο; Ξνηεο είλαη νη λέεο εμαγνξέο πνπ ζα καο πξνζηαηέςνπλ απφ θπθιηθέο επηρεηξεκαηηθέο δξαζηεξηφηεηεο; Ξνηα πξέπεη λα είλαη ηα κεγέζε ησλ πσιήζεσλ καο ψζηε λα ρξεκαηνδνηήζνπκε κειινληηθέο εμαγνξέο; 11 (Δπηρεηξείλ) 19

23 ΚΔΦΑΛΑΙΟ ΣΡΙΣΟ ΤΣΗΜΑΣΑ E.R.P Πξνζπάζεηεο νινθιήξσζεο πζηεκάησλ Πιεξνθνξηώλ Ζ πξνζπάζεηα γηα ηελ ζπζρέηηζε θαη νινθιήξσζε ησλ Ππζηεκάησλ Ξιεξνθνξηψλ ελφο νξγαληζκνχ απνηειεί έλα πνιχηηκν εξγαιείν γηα ηε κάρε ησλ επηρεηξήζεσλ ζην νινέλα θαη πην αληαγσληζηηθφ νηθνλνκηθφ πεξηβάιινλ. Ρε δεθαεηία ηνπ 1960 νη επηρεηξήζεηο δηεζλψο έζηξεςαλ ηελ πξνζνρή ηνπο ζηε κεραλνγξαθεκέλε ππνζηήξημε πνιχπινθσλ ιεηηνπξγηψλ ηνπο 12. Ππγθεθξηκέλα, αλαπηχρζεθαλ εμεηδηθεπκέλα πιεξνθνξηαθά παθέηα πνπ ππνβνεζνχζαλ βαζηθέο δηαδηθαζίεο ηεο νηθνλνκηθήο δηαρείξηζεο φπσο ε ινγηζηηθή θαη ε κηζζνδνζία, θαζψο επίζεο θαη εμεηδηθεπκέλεο ηερληθέο εθαξκνγέο φπσο ν έιεγρνο ησλ απνζεκάησλ. Πηηο αξρέο ηεο δεθαεηίαο ηνπ 1970 εκθαλίζηεθαλ ηα ζπζηήκαηα M.R.P. (Material Requirements Planning), ηα νπνία παξνπζίαζαλ θάπνην βαζκφ νινθιήξσζεο θαζψο κεηέθξαδαλ ην βαζηθφ πιάλν παξαγσγήο ησλ ηειηθψλ πξντφλησλ ζε ρξνληθά θαηαλεκεκέλεο απαηηήζεηο παξαγσγήο ππνζπλαξκνινγεκάησλ θαη ζπζηαηηθψλ θαη ζε απαηηήζεηο πξνκήζεηαο θαη πξψησλ πιψλ. Κε ηελ εκθάληζε ηνπ M.R.P. II ζηα ηέιε ηεο δεθαεηίαο ηνπ 1970, ηα ζπζηήκαηα M.R.P. ζπλέδεζαλ κεηαμχ ηνπο ηα θπθιψκαηα πξνγξακκαηηζκνχ παξαγσγήο, ηνπ ειέγρνπ παξαγσγήο, ηεο θνζηνιφγεζεο θαη ησλ πξνκεζεηψλ. Πην ρψξν ηνπ επηρεηξεζηαθνχ ινγηζκηθνχ απφ πνιχ λσξίο ινηπφλ εκθαλίζηεθαλ κεραλνγξαθηθέο ιχζεηο πνπ απεπζχλνληαλ θπξίσο ζε βηνκεραληθέο επηρεηξήζεηο ζχλζεησλ πξντφλησλ γηα λα εμππεξεηήζνπλ ηνλ απιφ αιιά πνιχ βαξχ δηαδηθαζηηθά ππνινγηζκφ ησλ αλαγθψλ ησλ πιηθψλ κε ρξνληθφ πξνγξακκαηηζκφ. Όπσο πξναλαθέξζεθε, ηα ζπζηήκαηα απηά νλνκάζηεθαλ MRP. Πηε ζπλέρεηα, κε ηελ ίδηα ινγηθή αληηκεησπίζηεθαλ δεηήκαηα πξνγξακκαηηζκνχ γξακκψλ παξαγσγήο θαη ηκεκάησλ. Ρα ζπζηήκαηα απηά νλνκάζηεθαλ MRP II. Ξαξάιιεια, ιεηηνπξγνχζαλ κεραλνγξαθηθά θαη φιεο νη απνινγηζηηθέο ελέξγεηεο ησλ νηθνλνκηθψλ ππεξεζηψλ. 12 Ληθνιάνπ Αλαζηάζηνο Σξπζνρφνπ Σαξίθιεηα, 2003: Ππζηήκαηα πξνγξακκαηηζκνχ, εθνδηαζκνχ θαη δηαλνκήο (Κεηαπηπρηαθφ πξφγξακκα ζπνπδψλ Νξγάλσζε θαη δηνίθεζε βηνκεραληθψλ ζπζηεκάησλ) 20

24 Ρα παθέηα MRP θαη MRP II δελ είραλ κεγάιε απήρεζε ζηηο επηρεηξήζεηο θαζψο δελ ήηαλ επέιηθηα, θάιππηαλ έλα κηθξφ κέξνο ησλ επηρεηξεκαηηθψλ αλαγθψλ θαη δελ πεξηειάκβαλαλ νινθιήξσζε ησλ ιεηηνπξγηψλ ηεο παξαγσγήο κε ηηο ρξεκαηννηθνλνκηθέο θαη ινγηζηηθέο ιεηηνπξγίεο 13. Πηηο αξρέο ηεο δεθαεηίαο ηνπ 1980 μεθίλεζε κηα εξεπλεηηθή πξνζπάζεηα γηα επηρεηξεκαηηθή νινθιήξσζε, ε νπνία ρξεζηκνπνηνχζε σο ηερλνινγηθφ ππφβαζξν ηηο βάζεηο δεδνκέλσλ θαη πξνζπαζνχζε λα ελνπνηήζεη ηηο βαζηθέο επηρεηξεκαηηθέο δηαδηθαζίεο κε βαζηθή πξνηεξαηφηεηα ην θχθισκα νηθνλνκηθήο δηαρείξηζεο θαη ην θχθισκα παξαγσγήο. Απνηέιεζκα ηεο πξνζπάζεηαο απηήο είλαη ε εκθάληζε ησλ ζπζηεκάησλ E.R.P. ζηα ηέιε ηεο δεθαεηίαο, ηα νπνία νινθιεξψλνπλ δηαδηθαζίεο φπσο ηε δηαρείξηζε αλζξσπίλσλ πφξσλ, ην θχθισκα πσιήζεσλ θαη άιιεο. Ρα ζπζηήκαηα E.R.P. ελνπνίεζαλ δειαδή ηελ απνινγηζηηθή παξαθνινχζεζε, ελψ ζπγρξφλσο δηεχξπλαλ ηε θηινζνθία ηνπ πξνγξακκαηηζκνχ θαη ζηηο νηθνλνκηθέο δηαδηθαζίεο, φπνπ επίζεο ππήξρε αλάγθε, ηφζν θαηάξηηζεο νηθνλνκηθνχ ζρεδηαζκνχ φζν θαη ειέγρνπ ηεο πνξείαο ηεο επηρεηξεκαηηθήο δξαζηεξηφηεηαο. Ρα ζπζηήκαηα E.R.P., δειαδή, είλαη νινθιεξσκέλα ζπζηήκαηα πιεξνθνξηθήο ηα νπνία θαιχπηνπλ φιεο ηηο ιεηηνπξγηθέο πεξηνρέο κηαο επηρείξεζεο, ψζηε λα ηθαλνπνηεζνχλ νη ζηφρνη ηεο, ελνπνηψληαο φιεο ηηο δηαδηθαζίεο. Ιεπηνκεξέζηεξε πξνζέγγηζε ησλ E.R.P. ζπζηεκάησλ γίλεηαη ζηελ ακέζσο επφκελε ελφηεηα πζηήκαηα E.R.P. (Enterprise Resource Planning) Νη δηάθνξνη ηχπνη ζπζηεκάησλ ελφο νξγαληζκνχ ζρεηίδνληαη κεηαμχ ηνπο. Ρα TPS είλαη ζπλήζσο ε θχξηα πεγή δεδνκέλσλ γηα ηα άιια ζπζηήκαηα, ελψ ηα ESS είλαη θπξίσο απνδέθηεο δεδνκέλσλ απφ ηα ζπζηήκαηα θαηψηεξνπ επηπέδνπ. Πηνπο άιινπο ηχπνπο ζπζηεκάησλ κπνξεί λα γίλεη αληαιιαγή δεδνκέλσλ κεηαμχ ηνπο. Όπσο είλαη θπζηθφ ππάξρνπλ πιενλεθηήκαηα ζην λα ππάξρεη θάπνηα νινθιήξσζε, έηζη ψζηε νη πιεξνθνξίεο λα ξένπλ εχθνια κεηαμχ ησλ δηαθφξσλ ηνκέσλ ελφο νξγαληζκνχ. Ζ νινθιήξσζε φκσο έρεη νηθνλνκηθφ θφζηνο, ελψ ε νινθιήξσζε πνιιψλ θαη δηαθνξεηηθψλ ζπζηεκάησλ είλαη εμαηξεηηθά ρξνλνβφξα θαη πνιχπινθε (Supply Chain Management & Enterprise Resources Planning, ηνπ θ. Κάλνπ Θνπθφπνπινπ Business Analyst ηεο DELTA SINGULAR S.A.) 21

25 Θάζε νξγαληζκφο επνκέλσο πξέπεη λα ζηαζκίδεη ηηο αλάγθεο ηνπ γηα νινθιήξσζε ησλ ζπζηεκάησλ ζε ζρέζε κε ηηο δπζθνιίεο αλάιεςεο ηεο πξνζπάζεηαο νινθιήξσζεο ζε κεγάιε θιίκαθα. Δλ ζπλερεία εμεηάδεηαη κε πεξηζζφηεξεο ιεπηνκέξεηεο ην δήηεκα ηεο νινθιήξσζεο ησλ πιεξνθνξηψλ ζε κηα επηρείξεζε. Ρν δήηεκα θαη ηελ αλάγθε γηα νινθιήξσζε ησλ ζπζηεκάησλ θαη ησλ επηρεηξεκαηηθψλ δηεξγαζηψλ έξρεηαη λα εμεγήζεη ην παξαθάησ παξάδεηγκα: Έλαο νξγαληζκφο δχλαηαη λα έρεη δηάθνξα είδε ζπζηεκάησλ πιεξνθνξηψλ ηα νπνία λα κελ επηθνηλσλνχλ κεηαμχ ηνπο, νπφηε ηα ζηειέρε κπνξεί λα αληηκεησπίδνπλ δπζθνιίεο ζηε ζπιινγή θαη ην ζπλδπαζκφ ησλ δεδνκέλσλ πνπ ρξεηάδνληαη πξνθεηκέλνπ λα έρνπλ κηα πεξηεθηηθή ζπλνιηθή εηθφλα ησλ ιεηηνπξγηψλ ηνπ νξγαληζκνχ. Ξ.ρ. ην πξνζσπηθφ πσιήζεσλ κπνξεί λα κελ είλαη ζε ζέζε λα γλσξίδεη θαηά ην ρξφλν ππνβνιήο κηαο παξαγγειίαο αλ ηα παξαγγειφκελα είδε ππάξρνπλ ζε απφζεκα, νη πειάηεο κπνξεί λα έρνπλ αδπλακία παξαθνινχζεζεο ησλ παξαγγειηψλ ηνπο θαη ην εξγνζηάζην ελδέρεηαη λα κελ κπνξεί λα επηθνηλσλήζεη κε ηε ρξεκαηννηθνλνκηθή δηεχζπλζε γηα λα πξνγξακκαηίζεη κηα θαηλνχξηα παξαγσγή. Κε απηφ ηνλ ηξφπν, ε θαηάηκεζε ησλ δεδνκέλσλ ζε ρσξηζηά ζπζηήκαηα ζα έρεη αξλεηηθή επίπησζε ζηελ απνδνηηθφηεηα ηνπ νξγαληζκνχ. Ξνιινί νξγαληζκνί αλαπηχζζνπλ πιένλ επηρεηξεζηαθά ζπζηήκαηα, ή ζπζηήκαηα πξνγξακκαηηζκνχ πφξσλ επηρείξεζεο (E.R.P.), κε ζθνπφ λα ιχζνπλ απηφ ην πξφβιεκα 14. Ρν επηρεηξεζηαθφ ινγηζκηθφ ηππνπνηεί θαη απηνκαηνπνηεί πνιιέο επηρεηξεκαηηθέο δηεξγαζίεο, φπσο ηελ θαηαρψξηζε κηαο παξαγγειίαο ή ηνλ πξνγξακκαηηζκφ κηαο απνζηνιήο, κε ζθνπφ ηελ ελνπνίεζε ησλ πιεξνθνξηψλ ζε φιε ηελ έθηαζε ηεο εηαηξείαο θαη ηελ θαηάξγεζε ησλ ζχλζεησλ θαη αθξηβψλ ζπλδέζκσλ κεηαμχ ησλ ζπζηεκάησλ ππνινγηζηψλ ησλ δηαθφξσλ ηνκέσλ ηεο επηρείξεζεο. Ξιεξνθνξίεο πνπ ήηαλ θαηαθεξκαηηζκέλεο ζε δηαθνξεηηθά ζπζηήκαηα, κπνξνχλ ηψξα λα ξένπλ ρσξίο εκπφδηα ζε νιφθιεξε ηελ επηρείξεζε ψζηε λα ρξεζηκνπνηνχληαη απφ θνηλνχ απφ επηρεηξεκαηηθέο δηεξγαζίεο ζηελ παξαγσγή, ην ινγηζηήξην, ηνπο αλζξψπηλνπο πφξνπο θαη άιινπο ηνκείο ηεο επηρείξεζεο. Απφ ηε ζηηγκή πνπ ηα δεδνκέλα εηζαρζνχλ ζε θάπνηα κνλάδα (module) ηνπ E.R.P., απηά είλαη δηαζέζηκα ζε νπνηαδήπνηε κνλάδα ηνπ E.R.P. ηα ρξεηαζηεί. Δπηηπγράλεηαη έηζη κία ινγηθή ελνπνίεζε ησλ δηαδηθαζηψλ κεηαμχ ησλ ηκεκάησλ ηεο επηρείξεζεο (Atlantis II E.R.P.) 22

26 Έλα ζχζηεκα E.R.P. (Enterprise Resource Planning) ζπιιέγεη δεδνκέλα απφ δηάθνξεο βαζηθέο επηρεηξεκαηηθέο δηεξγαζίεο θαη ηα απνζεθεχεη ζε κηα εληαία βάζε δεδνκέλσλ, απφ φπνπ κπνξνχλ λα ρξεζηκνπνηεζνχλ απφ άιινπο ηνκείο ηεο επηρείξεζεο. Ρα ζηειέρε έρνπλ αθξηβείο θαη έγθαηξεο πιεξνθνξίεο γηα ην ζπληνληζκφ ησλ θαζεκεξηλψλ ιεηηνπξγηψλ ηεο επηρείξεζεο θαη δηαζέηνπλ γεληθή εηθφλα ησλ επηρεηξεκαηηθψλ δηεξγαζηψλ θαη ησλ ξνψλ πιεξνθνξηψλ. Κε άιια ιφγηα, ην E.R.P. απνηειεί ην ζχζηεκα δηαρείξηζεο θαη αμηνπνίεζεο ησλ πφξσλ κηαο επηρείξεζεο 15. Δίλαη κηα ιχζε ινγηζκηθνχ ε νπνία ζπλδέεη κεηαμχ ηνπο ηηο δηάθνξεο ιεηηνπξγίεο κηαο επηρείξεζεο, φπσο ηα ρξεκαηννηθνλνκηθά, ηηο πξνκήζεηεο, ηελ παξαγσγή, ηηο πσιήζεηο, ηε ινγηζηηθή, ηελ θνζηνιφγεζε θ.ιπ. Ξαξέρεη επίζεο ζηε δηνίθεζε ηε δπλαηφηεηα ηεο αλάιπζεο φισλ ησλ δεδνκέλσλ πνπ ρξεηάδνληαη γηα ην ζρεδηαζκφ ηεο παξαγσγήο, ηελ πξφβιεςε ησλ πσιήζεσλ, ηηο παξαγγειίεο ησλ απνζεκάησλ, ηελ θνζηνιφγεζε ησλ πξντφλησλ θαη ησλ ππεξεζηψλ θ.ιπ. Νη πξναλαθεξζείζεο ελέξγεηεο γίλνληαη θπξίσο κε ηελ δεκηνπξγία αλαθνξψλ (reports) ή ηελ νκαδνπνίεζε πιεξνθνξηψλ θαη επηηπγράλεηαη ηηο πεξηζζφηεξεο θνξέο κε ηελ ζχλδεζε κεηαμχ ησλ Ππζηεκάησλ Δπεμεξγαζίαο Ππλαιιαγψλ (TPS) πνπ απνηειεί ην ηξνθνδφηε θαη ησλ Ξιεξνθνξηαθψλ Ππζηεκάησλ Γηνίθεζεο (MIS). Έλα ζχζηεκα E.R.P. είλαη έλα πξφγξακκα ινγηζκηθνχ πνπ επηηξέπεη ζε κηα εηαηξεία: o Λα απηνκαηνπνηήζεη θαη λα νινθιεξψζεη ηηο επηρεηξεκαηηθέο ηεο δηαδηθαζίεο. o Λα δηακνηξάδεηαη θνηλά δεδνκέλα θαη πξαθηηθέο ζε νιφθιεξε ηελ επηρείξεζε. o Λα παξάγεη πιεξνθνξίεο ζε πξαγκαηηθφ ρξφλν (real time). Κηα ζχγρξνλε επηρείξεζε παξάγεη θαζεκεξηλά ηεξάζηηνπο φγθνπο πιεξνθνξίαο, πνπ θαηαλέκνληαη ζε δηαθνξεηηθά ηκήκαηα ηεο επηρείξεζεο, ζε δηαθνξεηηθέο γεσγξαθηθέο πεξηνρέο θαη ζε δηαθνξεηηθά ζπζηήκαηα 16. Ζ ρξήζε απηήο ηεο πιεξνθφξεζεο ζα κπνξνχζε λα βειηηψζεη ηελ απφδνζε θαη θάπνηεο απφ ηηο δξαζηεξηφηεηεο ηεο επηρείξεζεο. Δάλ π.ρ. ην ζχζηεκα δηαρείξηζεο ησλ παξαγγειηψλ θαη ησλ πσιήζεσλ δελ επηθνηλσλεί κε ην ζχζηεκα παξαγσγήο, ε παξαγσγηθφηεηα ησλ ηκεκάησλ είλαη ρακειή θαη ε εμππεξέηεζε ηνπ πειάηε γίλεηαη κε πξνβιήκαηα (Ξεξί ζπζηεκάησλ E.R.P.) (Altec xline E.R.P.) 23

27 3.3. Atlantis II E.R.P. Αξρηθά, ν φξνο E.R.P. αλαθέξνληαλ γηα ην πψο κηα κεγάιε νξγάλσζε ζρεδίαδε λα ρξεζηκνπνηήζεη ηνπο επηρεηξεζηαθνχο ηεο πφξνπο. Πην παξειζφλ, ηα ζπζηήκαηα E.R.P. ρξεζηκνπνηήζεθαλ ζε κεγαιχηεξα, πην βηνκεραληθά, είδε εηαηξεηψλ. Υζηφζν ζήκεξα ε ρξήζε ηνπ E.R.P. έρεη αιιάμεη θαη ν φξνο κπνξεί λα αλαθέξεηαη ζε θάζε ηχπν επηρείξεζεο 17. Πηελ πξαγκαηηθφηεηα, ηα ζπζηήκαηα E.R.P. ρξεζηκνπνηνχληαη ζρεδφλ ζε θάζε ηχπν νξγαληζκνχ κηθξφ ή κεγάιν. Ζ απμαλφκελε ρξήζε ησλ E.R.P. ζπζηεκάησλ ζηελ Διιάδα είλαη γεγνλφο. Ρα θπξηφηεξα E.R.P. ζπζηήκαηα πνπ ππάξρνπλ ζηελ δηεζλή θαη ειιεληθή αγνξά είλαη ηα αθφινπζα: SAP R/3 Atlantis II Singular Enterprise J.D. Edwards BAAN Compaq-Win Γηα λα ζεσξεζεί ζήκεξα κία εθαξκνγή E.R.P. νινθιεξσκέλε ζα πξέπεη φρη κφλν λα ζπληειεί θαηαιπηηθά ζηελ νινθιήξσζε πνηθίισλ επηρεηξεκαηηθψλ δηαδηθαζηψλ θαη λα ππνζηεξίδεη δηαθνξεηηθέο νξγαλσηηθέο δνκέο αιιά θαη λα πξνζζέηεη αμία ζηελ επηρείξεζε κε ηα εμήο ραξαθηεξηζηηθά: o Δίλαη επέιηθην θαη λα αληαπνθξίλεηαη ζηηο ζπλερψο εμειηζζφκελεο αλάγθεο ηεο επηρείξεζεο. o Δίλαη ηκεκαηηθφ θαη αλνηθηφ, κε αλνηθηή αξρηηεθηνληθή, δέρεηαη πξφζζεηεο ελφηεηεο θαη ιεηηνπξγεί ζε πνιιέο ηερλνινγηθέο πιαηθφξκεο εμνπιηζκνχ. o Δίλαη επξχ, ππνζηεξίδεη πνιιέο επηρεηξεκαηηθέο ιεηηνπξγίεο θαη είλαη θαηάιιειν γηα πνιινχο νξγαληζκνχο εηαηξείεο. o Κπνξεί λα πξνζνκνηψλεη ηελ πξαγκαηηθή ιεηηνπξγία ηεο επηρείξεζεο. o Έρεη ελζσκαησκέλεο ηηο δηεζλψο θαιχηεξεο πξαθηηθέο δηαρείξηζεο & ιεηηνπξγίαο. o Γελ πεξηνξίδεηαη ζηα φξηα ηεο επηρείξεζεο, αιιά ππνζηεξίδεη ηε δηαζχλδεζε ηεο κε άιιεο επηρεηξήζεηο νξγαληζκνχο. o Ξαξέρεη ηε βάζε θαη ηα εξγαιεία γηα ηελ πινπνίεζε πξαθηηθψλ ειεθηξνληθνχ εκπνξίνπ (e-commerce) θαη ειεθηξνληθνχ επηρεηξείλ (e-business). 17 Πεκηλάξην: Αλάιπζε ησλ E.R.P. ζπζηεκάησλ, Εεκπεξιίγθνο Γεκήηξηνο, Καλαηάθε Αξεηή, Λίθνπ Καξηιέλα, Ξιαθηά Ληφβε, Ρκήκα Γηνηθεηηθήο Δπηζηήκεο θαη Ρερλνινγίαο, Ν.Ξ.Α. 24

28 Πηα επφκελα θεθάιαηα ε παξνπζίαζε ησλ ζεκάησλ ζα γίλεη ζπγρξφλσο κε ηε ρξήζε ηνπ Atlantis II E.R.P. ην νπνίν εκπεξηέρεη ηα απαηηνχκελα ραξαθηεξηζηηθά θπξίσο ησλ Ππζηεκάησλ Δπεμεξγαζίαο Ππλαιιαγψλ (TPS) ή θαιχηεξα ησλ επνλνκαδφκελσλ Ινγηζηηθψλ Ξιεξνθνξηαθψλ Ππζηεκάησλ (AIS) ην νπνία απνηεινχλ ππνζχζηεκα ηνπο, θαζψο θαη ησλ Ξιεξνθνξηαθψλ Ππζηεκάησλ Γηνίθεζεο (MIS). Κε ηνλ φξν Ινγηζηηθά Ξιεξνθνξηαθά Ππζηήκαηα (Accounting Information Systems AIS) ελλννχκε ηκήκα ησλ Ππζηεκάησλ Δπεμεξγαζίαο Ππλαιιαγψλ (TPS) ηα νπνία απνηεινχλ ην κεγαιχηεξν ηκήκα ηνπ E.R.P. ζπζηήκαηνο θαη ε ιεηηνπξγία ηνπο είλαη θξίζηκε γηα νιφθιεξε ηελ επηρείξεζε. Ρα ζηειέρε ρξεηάδνληαη ηα ινγηζηηθά πιεξνθνξηαθά ζπζηήκαηα γηα λα παξαθνινπζνχλ ηελ θαηάζηαζε ησλ εζσηεξηθψλ ιεηηνπξγηψλ θαη ηηο ζρέζεηο ηεο επηρείξεζεο κε ην εμσηεξηθφ ηεο πεξηβάιινλ. Ρα AIS είλαη επίζεο νη θχξηεο πεγέο πιεξνθνξηψλ γηα άιινπο ηχπνπο ζπζηεκάησλ. Ξαξέρνπλ αθφκε δεδνκέλα ζην ζχζηεκα γεληθνχ θαζνιηθνχ ηεο εηαηξείαο, ην νπνίν είλαη ππεχζπλν γηα ηελ ηήξεζε ησλ ινγαξηαζκψλ εζφδσλ θαη εμφδσλ ηεο εηαηξείαο θαη γηα ηελ παξαγσγή αλαθνξψλ φπσο είλαη ν ηζνινγηζκφο θαη ε θαηάζηαζε απνηειεζκάησλ ρξήζεο. Ρα ινγηζηηθφ πιεξνθνξηαθφ ζχζηεκα εζηηάδεη ζην λα θαηαλνήζεη πψο ιεηηνπξγεί ην ινγηζηηθφ θχθισκα 18 : πψο λα ζπιιέμεη δειαδή ηα δεδνκέλα πνπ αθνξνχλ ηηο δξαζηεξηφηεηεο θαη ηηο ζπλαιιαγέο ηνπ νξγαληζκνχ, πψο λα κεηαζρεκαηίζεη απηά ηα δεδνκέλα ζε πιεξνθνξίεο ηηο νπνίεο κπνξεί ε δηνίθεζε λα ρξεζηκνπνηήζεη γηα λα δηεπζχλεη νξζά ηελ επηρείξεζε θαη ηέινο πψο λα εμαζθαιίζεη ηελ δηαζεζηκφηεηα, ηελ αμηνπηζηία θαη ηελ αθξίβεηα ησλ ελ ιφγσ πιεξνθνξηψλ. Ρν Atlantis II E.R.P. είλαη ινηπφλ έλα νινθιεξσκέλν πιεξνθνξηαθφ ζχζηεκα γηα κεζαίεο θαη κεγάιεο ζπλήζσο εκπνξηθέο θαη βηνκεραληθέο επηρεηξήζεηο, επηρεηξήζεηο παξνρήο ππεξεζηψλ θαη νξγαληζκνχο ηδησηηθνχ θαη δεκνζίνπ ηνκέα. Δλζσκαηψλεη ηηο ηειεπηαίεο εμειίμεηο ζηελ ηερλνινγία αλάπηπμεο ινγηζκηθνχ θαη εθκεηαιιεχεηαη φιεο ηηο ζχγρξνλεο κεζφδνπο ζρεδηαζκνχ, αλάιπζεο θαη νξγάλσζεο ησλ ιεηηνπξγηψλ, ησλ δπλαηνηήησλ θαη ησλ δηαδηθαζηψλ ελφο αλνηθηνχ πιεξνθνξηαθνχ ζπζηήκαηνο. Ραπηφρξνλα, αμηνπνηεί φιεο ηηο εμειίμεηο ζηα κέζα άληιεζεο, κεηαθνξάο θαη αληαιιαγήο πιεξνθνξηψλ, θαιχπηνληαο νινθιεξσκέλα ηελ επηθνηλσλία ηεο επηρείξεζεο κε φια ηα ζπλεξγαδφκελα κέξε. 18 Accounting Information Systems, 9th edition, Romney Steinbart, Prentice Hall Publishing,

29 3.4. Σν πεξηβάιινλ ηνπ Atlantis II E.R.P. Ξξηλ εθηειεζηεί ην Atlantis II Client γηα πξψηε θνξά, ζα πξέπεη λα ξπζκηζηνχλ νξηζκέλεο παξάκεηξνη γηα λα ζπλδεζεί ην πξφγξακκα κε ηε ζσζηή βάζε δεδνκέλσλ (database) ε νπνία κπνξεί λα είλαη είηε ζηνλ ηνπηθφ Ζ/ είηε ζε θάπνηνλ ηνπηθφ ή απνκαθξπζκέλν server. Ππλήζσο ν θεληξηθφο server βξίζθεηαη ζε θάπνην ζεκείν ηεο επηρείξεζεο θαη φινη νη clients απφ ηα δηάθνξα ηκήκαηα ζπλδένληαη ζε απηφλ. Βαζηζκέλν ζηελ πξνεγκέλε ηερλνινγία ROADS πνπ αλέπηπμε ε UNISOFT, ην Atlantis II E.R.P. είλαη έλαο ζχζηεκα αλνηθηήο αξρηηεθηνληθήο (client-server, 3-tier) πνπ αμηνπνηεί ηηο εμαηξεηηθέο δπλαηφηεηεο ησλ πην αμηφπηζησλ ζπζηεκάησλ βάζεσλ δεδνκέλσλ (Oracle, SQL Server θ.ιπ.) θαη κπνξεί λα ιεηηνπξγήζεη ζηηο δεκνθηιέζηεξεο πιαηθφξκεο (Windows 2000, XP, Vista) 19. Έηζη αθνχ εθηειεζηεί ε εθαξκνγή Atlantis II Setup δίλνπκε ηηο πιεξνθνξίεο ζηελ θαξηέια Database Connection φπσο θαίλεηαη θαη ζηελ παξαθάησ εηθφλα. Νη ξπζκίζεηο ζηηο ππφινηπεο θαξηέιεο παξακέλνπλ σο έρνπλ. Δηθφλα 3.1: Πχλδεζε Atlantis II E.R.P.κε βάζε δεδνκέλσλ Ξεγή: Ξαξάζπξν ηνπ Atlantis II E.R.P. Έηζη αθνχ γίλνπλ νη απαξαίηεηεο ξπζκίζεηο κέζσ ηεο εθαξκνγήο Atlantis II Setup, εθηεινχκε ην Atlantis II Client θαη εκθαλίδεηαη ην παξάζπξν εηζφδνπ. 19 Πεκεηψζεηο Δξγαζηεξίνπ Ξιεξνθνξηαθψλ Ππζηεκάησλ Γηνίθεζεο, Βαιζακίδεο Πηαχξνο Ενπφγινπ Βαζίιεηνο Ξαζραιίδεο Αζαλάζηνο Γειηάο Αληψληνο, Θαβάια,

30 Πην πξψην πιαίζην δηαιφγνπ πνπ εκθαλίδεηαη, εηζάγνπκε ρξήζηε θαη θσδηθφ θαη αλ απαηηείηαη ξπζκίδνπκε ηελ ζσζηή εκεξνκελία, ε νπνία πξέπεη λα είλαη κέζα ζην ηξέρνλ νηθνλνκηθφ έηνο. Πην άιιν πιαίζην δηαιφγνπ επηιέγνπκε αλ ρξεηάδεηαη ηελ εηαηξεία θαη ην ππνθαηάζηεκα πνπ ζέινπκε λα ζπλδεζνχκε. Δηθφλα 3.2: Δίζνδνο ζην Atlantis II E.R.P. Ξεγή: Ξαξάζπξν ηνπ Atlantis II E.R.P. Ξξηλ θαηαρσξίζνπκε ζηνηρεία ζην πξφγξακκα θξίλεηαη επηηαθηηθή ε επεμήγεζε ησλ θπξηφηεξσλ ζηνηρείσλ ηνπ πεξηβάιινληνο εξγαζίαο ηνπ Atlantis II E.R.P. ψζηε λα γίλεη ζηε ζπλέρεηα ε αλάιπζε επθνιφηεξε θαη πην θαηαλνεηή. πνζπζηήκαηα Θχξην κελνχ εθαξκνγήο Σψξνο αλνηθηψλ θνξκψλ Κελνχ ππνζπζηήκαηνο Κελνχ επηιεγκέλεο επηινγήο ππνζπζηήκαηνο Δλεξγφο ρξήζηεο Δλεξγή εηαηξεία πνθαηάζηεκα Νηθνλνκηθφ έηνο - Ζκεξνκελία Δηθφλα 3.3: Ξεξηβάιινλ εξγαζίαο ηνπ Atlantis II E.R.P. Ξεγή: Ξαξάζπξν ηνπ Atlantis II E.R.P. 27

31 3.5. Λεηηνπξγηθνί ηνκείο ηεο επηρείξεζεο Νη δηάθνξεο ελφηεηεο ηνπ Atlantis II δεκηνπξγνχλ έλα εληαίν θαη νκνηνγελέο ζχλνιν, ην νπνίν παξέρεη ζπλνρή θαη ζαθήλεηα γηα φιεο ηηο δξαζηεξηφηεηεο πνπ πξαγκαηνπνηνχληαη ζηα πιαίζηα ησλ επηρεηξεκαηηθψλ ιεηηνπξγηψλ. Ρν Atlantis II ινηπφλ ππνζηεξίδεη ηηο βαζηθφηεξεο επηρεηξεκαηηθέο δηαδηθαζίεο θαη είλαη δνκεκέλν ζε ιεηηνπξγηθά ππνζπζηήκαηα (functional modules) 20. Ξαξαθάησ ζπλνςίδνληαη νη βαζηθέο δηαδηθαζίεο πνπ ππνζηεξίδνληαη απφ θάζε ππνζχζηεκα: Ρν ππνζχζηεκα Νηθνλνκηθήο Γηαρείξηζεο είλαη ε θαξδηά ηνπ E.R.P. θαη αληαιιάζζεη πιεξνθνξίεο κε φια ηα ππφινηπα ζπζηήκαηα. Βαζηθέο δηαδηθαζίεο ηεο νηθνλνκηθήο δηαρείξηζεο πεξηιακβάλνπλ ηε γεληθή ινγηζηηθή, ηελ αλαιπηηθή ινγηζηηθή, ηε δηαρείξηζε παγίσλ, ηηο νηθνλνκηθέο θαηαζηάζεηο, ηε δηαρείξηζε πειαηψλ πξνκεζεπηψλ, ηνπο εηζπξαθηένπο ινγαξηαζκνχο, ηνπο πιεξσηένπο ινγαξηαζκνχο, ηε δηαρείξηζε δηαζεζίκσλ, αμηνγξάθσλ, ηξαπεδψλ ηξαπεδηθψλ ινγαξηαζκψλ θαη εηδηθψλ ινγαξηαζκψλ. Αλάινγα κε ην βαζκφ νινθιήξσζεο ησλ E.R.P. ππνζηεξίδνληαη θαη άιιεο δηαδηθαζίεο, φπσο νη πξνυπνινγηζκνί (Budgeting) ή ε θνζηνιφγεζε βάζεη δξαζηεξηνηήησλ (Activity based costing). Νη βαζηθέο ιεηηνπξγίεο ηνπ ππνζπζηήκαηνο Ξσιήζεσλ-Marketing πεξηιακβάλνπλ ηελ παξαγγειηνιεςία, ηελ ηηκνιφγεζε, ηε δηαρείξηζε ζπκβνιαίσλ, ην κεηξψν πειαηψλ θαη ηα ζηαηηζηηθά πσιήζεσλ. Νξηζκέλα απφ ηα ζπζηήκαηα E.R.P. ππνζηεξίδνπλ επίζεο ηελ αλάιπζε νθεηιψλ, ηελ εμππεξέηεζε πειαηψλ, ην κάξθεηηλγθ, ηηο πξνβιέςεηο δήηεζεο, ηελ ειεθηξνληθή αληαιιαγή δεδνκέλσλ θαη ην ειεθηξνληθφ εκπφξην κέζσ Internet. Ρν ππνζχζηεκα ησλ πσιήζεσλ αληαιιάζζεη πιεξνθνξίεο θπξίσο κε ηα ππνζπζηήκαηα απνζήθεπζεο θαη δηαλνκήο, νηθνλνκηθήο δηαρείξηζεο θαη παξαγσγήο. Νη βαζηθέο ιεηηνπξγίεο ηνπ ππνζπζηήκαηνο Ξξνκεζεηψλ πεξηιακβάλνπλ ηνλ έιεγρν θαη δηαρείξηζε αηηήζεσλ αγνξάο, ηε δηαρείξηζε εληνιψλ αγνξάο, ηελ αμηνιφγεζε πξνκεζεπηψλ θαη ηε δηαρείξηζε ζπκβάζεσλ. Ρν ππνζχζηεκα ησλ πξνκεζεηψλ αληαιιάζζεη πιεξνθνξίεο θπξίσο κε ηα ππνζπζηήκαηα απνζήθεπζεο θαη δηαλνκήο, νηθνλνκηθήο δηαρείξηζεο θαη παξαγσγήο

32 Νη βαζηθέο ιεηηνπξγίεο πνπ θαιχπηεη ην ππνζχζηεκα Αλζξψπηλσλ Ξφξσλ πεξηιακβάλνπλ ηνλ πξνγξακκαηηζκφ πξνζσπηθνχ, ηε κηζζνδνζία, θαη ηελ αμηνιφγεζε πξνζσπηθνχ. Άιιεο ιεηηνπξγίεο πνπ θαιχπηνληαη είλαη ηα εμνδνιφγηα θαη ε παξνπζία πξνζσπηθνχ. Νη βαζηθέο ιεηηνπξγίεο ηνπ ππνζπζηήκαηνο Γηαλνκήο πεξηιακβάλνπλ ηε δηαρείξηζε απνζεκάησλ θαη ηνλ πξνγξακκαηηζκφ παξαδφζεσλ. Ρν ππνζχζηεκα ηεο δηαλνκήο αληαιιάζζεη πιεξνθνξίεο θπξίσο κε ηα ππνζπζηήκαηα νηθνλνκηθήο δηαρείξηζεο, πσιήζεσλ-marketing, πξνκεζεηψλ θαη παξαγσγήο. Νη βαζηθέο ιεηηνπξγίεο πνπ θαιχπηεη ην ππνζχζηεκα Ξαξαγσγήο πεξηιακβάλνπλ ηνλ καθξνπξφζεζκν πξνγξακκαηηζκφ παξαγσγήο, ηα παξαζηαηηθά παξαγσγήο, ηα δειηία αλάισζεο-παξαγσγήο, ηνλ πξνγξακκαηηζκφ απαηηήζεσλ πιηθψλ, ηνλ έιεγρν παξαγσγήο θαη ηελ θνζηνιφγεζε παξαγσγήο. Άιιεο ιεηηνπξγίεο πνπ πηζαλψο λα ππνζηεξίδεη είλαη ε δνκή πξντφλησλ, ν έιεγρνο αιιαγψλ ζρεδίσλ, θαη ν βξαρππξφζεζκνο πξνγξακκαηηζκφο παξαγσγήο. Ρν ππνζχζηεκα ηεο παξαγσγήο αληαιιάζζεη πιεξνθνξίεο κε ηα ππνζπζηήκαηα νηθνλνκηθήο δηαρείξηζεο, πσιήζεσλ, πξνκεζεηψλ θαη απνζήθεπζεο-δηαλνκήο. Δμίζνπ ζεκαληηθφ είλαη ην γεγνλφο φηη ην Atlantis II E.R.P. κπνξεί λα ρξεζηκνπνηεζεί σο πιαηθφξκα ε νπνία έρεη ηε δπλαηφηεηα λα ππνζηεξίμεη εμ νινθιήξνπ έλαλ αξηζκφ πξφζζεησλ εθαξκνγψλ φπσο ην Customer Relationship Management CRM (Γηαρείξηζε Ξειαηεηαθψλ Πρέζεσλ), ην Supply Chain Management SCM (Γηνίθεζε ηεο Δθνδηαζηηθήο Αιπζίδαο) θαη ην e-commerce (Ζιεθηξνληθφ Δκπφξην). Δπίζεο, ην Atlantis II E.R.P. παξέρεη ηε δπλαηφηεηα γηα ζηαδηαθή επέθηαζε θαη εγθαηάζηαζε ζπκπιεξσκαηηθψλ ππνζπζηεκάησλ ζε θάζε εθαξκνγή, ζε πεξίπησζε κειινληηθήο δηαθνξνπνίεζεο ησλ αλαγθψλ ηεο επηρείξεζεο. Ρα επηπξφζζεηα ππνζπζηήκαηα (add-on modules) απνηεινχλ ην ραξαθηεξηζηηθφ πνπ θαιχπηεη εμεηδηθεπκέλεο αλάγθεο θαη πξνζδίδεη ζην ζχζηεκα δηάξθεηα, ζπλέρεηα θαη εμέιημε παξάιιειε θαη αλάινγε κε ηελ αλάπηπμε ησλ αλαγθψλ θαη δξαζηεξηνηήησλ ηεο επηρείξεζεο πνπ ρξεζηκνπνηεί ην ζχζηεκα. Κε ηνλ ηξφπν απηφ έλα ζχζηεκα E.R.P. κπνξεί λα γίλεη θαηάιιειν θαη νηθνλνκηθά πξνζηηφ γηα επηρεηξήζεηο θάζε κεγέζνπο. Ξαξάιιεια, κε ηελ ζηαδηαθή πξνζαξκνγή ηνπ ζηα δεδνκέλα ηεο εθάζηνηε εηαηξίαο, εμαζθαιίδεη ηελ νινθιεξσκέλε θάιπςε ηφζν ησλ ζεκεξηλψλ φζν θαη ησλ κειινληηθψλ ηεο αλαγθψλ. 29

33 Φπζηθά, πξέπεη λα γλσξίδνπκε φηη ην ζχζηεκα E.R.P. είλαη απιψο ην κέζν, ε δπλαηφηεηα γηα ηελ επηρείξεζε λα βειηηψζεη ηηο ιεηηνπξγίεο ηεο. Απφ εθεί θαη πέξα, ρξεηάδεηαη δεκηνπξγηθή ελζσκάησζε ηνπ ζπζηήκαηνο E.R.P. κέζα ζηελ επηρείξεζε, ψζηε λα είλαη παξαγσγηθή θαη λα παξακείλεη αληαγσληζηηθή. Γηα λα ζπλνςίζνπκε, ζην ρψξν ησλ ζπζηεκάησλ E.R.P., ην Atlantis II E.R.P. δηαζέηεη έλα πξσηνπνξηαθφ, αμηφπηζην θαη νινθιεξσκέλν πιεξνθνξηαθφ ζχζηεκα αμηνπνίεζεο επηρεηξεζηαθψλ πφξσλ (E.R.P.). Ρν ζχζηεκα πεξηιακβάλεη, εθηφο απφ ηελ θιαζηθή νηθνλνκηθή θαη εκπνξηθή δηαρείξηζε, ππνζπζηήκαηα ειέγρνπ θαη πιεξνθφξεζεο, εθνδηαζηηθήο δηαρείξηζεο απνζεθψλ, πξνγξακκαηηζκνχ θαη ειέγρνπ απνζεκάησλ, δηαρείξηζεο αζχξκαησλ ηεξκαηηθψλ, παξαθνινχζεζεο θαη θνζηνιφγεζεο ηεο παξαγσγήο, third party logistics, δηαρείξηζεο δηαλνκψλ κεηαθνξψλ θαη ζπληήξεζεο εμνπιηζκνχ. Δίλαη έλα ζχζηεκα πνπ νινθιεξψλεη ηηο ιεηηνπξγίεο Enterprise Resource Planning, δηαρείξηζεο εθνδηαζηηθήο αιπζίδαο θαη ειεθηξνληθνχ επηρεηξείλ (e-business) θάησ απφ έλα εληαίν πεξηβάιινλ ιεηηνπξγίαο, φπνπ φια ηα ππνζπζηήκαηα επηθνηλσλνχλ απηφκαηα κεηαμχ ηνπο, ρσξίο ηελ πξνζζήθε εηεξνγελψλ εθαξκνγψλ. Ξαξάιιεια δηαηίζεηαη ζχζηεκα CRM ην νπνίν απνηειεί κηα νινθιεξσκέλε web based εθαξκνγή δηαρείξηζεο ζρέζεσλ πειαηψλ. Πηηο αθφινπζα θεθάιαηα απηήο ηεο εξγαζίαο γίλεηαη εθηελέζηεξε αλαθνξά θαη πξαθηηθή εθαξκνγή ηνπ πιεξνθνξηαθνχ ζπζηήκαηνο κηαο επηρείξεζεο θαη ζηνπο πέληε ιεηηνπξγηθνχο ηνκείο ηεο κε ηε βνήζεηα ηνπ ζπζηήκαηνο Atlantis II E.R.P. Γίλεηαη ινηπφλ γηα θάζε θχθιν ιεηηνπξγίαο ηεο επηρείξεζεο, ε θαηαγξαθή ησλ πην νπζησδψλ θαη ζπλεζέζηεξσλ ζπλαιιαγψλ θαη πεξηνδηθψλ δηαδηθαζηψλ ηεο. 30

34 ΚΔΦΑΛΑΙΟ ΣΔΣΑΡΣΟ ΠΧΛΗΔΙ ΚΑΙ ΠΑΡΑΓΧΓΗ 4.1. Πσιήζεηο θαη κάξθεηηλγθ Ν ηνκέαο πσιήζεσλ θαη κάξθεηηλγθ είλαη ππεχζπλνο γηα ηελ πψιεζε ησλ πξντφλησλ ή ησλ ππεξεζηψλ ηεο επηρείξεζεο. Ρν κάξθεηηλγθ αζρνιείηαη κε ηνλ πξνζδηνξηζκφ ησλ πειαηψλ-ζηφρσλ ησλ πξντφλησλ ή ησλ ππεξεζηψλ ηεο εηαηξείαο, κε ηε δηαπίζησζε ηνπ ηη ρξεηάδνληαη ή ζέινπλ, κε ην πξνγξακκαηηζκφ θαη ηελ αλάπηπμε πξντφλησλ θαη ππεξεζηψλ πνπ ηθαλνπνηνχλ ηηο αλάγθεο ηνπο, θαζψο θαη κε ηε δηαθήκηζε θαη ηελ πξνψζεζε απηψλ ησλ πξντφλησλ θαη ππεξεζηψλ 21. Νη πσιήζεηο αζρνινχληαη κε ηελ επαθή κε πειάηεο, κε ηελ πψιεζε ησλ πξντφλησλ θαη ησλ ππεξεζηψλ, ηελ παξαγγειηνιεςία θαη ηελ παξαθνινχζεζε κεηά ηελ αγνξά Γηαρείξηζε πειαηώλ Κε ηελ επηινγή απηή δηαρεηξηδφκαζηε ηα αλαιπηηθά ζηνηρεία ησλ πειαηψλ ηεο εηαηξείαο θαη ε δηαρείξηζε ησλ ζηνηρείσλ γίλεηαη ζε θαξηέιεο (tab sheets). Ζ δηαδξνκή πνπ αθνινπζείηαη είλαη ε αθφινπζε: πνζχζηεκα: Σξεκαηννηθνλνκηθά Δπηινγή: Ππλαιιαζζφκελνη πνεπηινγή: Ξειάηεο πν-ππνεπηινγή: Πηαζεξά ζηνηρεία Γηα θαηαρψξηζε λένπ πειάηε θάλνπκε θιηθ ζην [Λέα εγγξαθή]. Ρν ζχζηεκα εκθαλίδεη κία θελή θφξκα γηα ηελ εηζαγσγή ησλ ζηνηρείσλ ηνπ. Όηαλ νινθιεξψζνπκε ηελ εηζαγσγή θαηαρσξνχκε ην πειάηε κε θιηθ ζην [Θαηαρψξηζε] Νινθιεξσκέλα πιεξνθνξηαθά ζπζηήκαηα απνζήθεπζεο θαη δηαλνκήο, ηνπ Η. Ξαλαγησηφπνπινπ 31

35 Δηθφλα 4.1: Πηνηρεία ηαπηφηεηαο πειαηψλ Ξεγή: Ξαξάζπξν ηνπ Atlantis II E.R.P. Πηελ πξψηε θαξηέια δηαρεηξηδφκαζηε ηα ζηνηρεία ηαπηφηεηαο ηνπ πειάηε, φπσο: Θσδηθφο: Δηζάγνπκε ηνλ θσδηθφ ηνπ πειάηε. πάξρνπλ δχν πεξηπηψζεηο: o Πηηο εηδηθέο παξακέηξνπο πειαηψλ έρεη νξηζζεί απιή κάζθα θσδηθνχ. Πε απηή ηελ πεξίπησζε εηζάγνπκε απεπζείαο ηνλ θσδηθφ ηνπ πειάηε ζχκθσλα κε ηε κνξθή πνπ έρεη νξηζζεί. Δάλ εηζάγνπκε θάπνηνλ θσδηθφ πνπ δελ ζπκθσλεί κε ηελ θαζνξηζκέλε κνξθή κάζθαο, ν πειάηεο δε ζα θαηαρσξεζεί. o Πηηο εηδηθέο παξακέηξνπο πειαηψλ έρεη νξηζζεί παξακεηξηθή κάζθα θσδηθνχ. Πε απηή ηελ πεξίπησζε δίπια απφ ην πεδίν εκθαλίδεηαη ην εηθνλίδην <bitmap>. Ξξνθεηκέλνπ λα εηζάγνπκε ηνλ θσδηθφ ζα πξέπεη λα ζπκπιεξψζνπκε ηα ζηνηρεία ηεο νζφλεο θαηαζθεπήο θσδηθνχ πνπ εκθαλίδεηαη κε θιηθ ζην εηθνλίδην. Κφιηο νινθιεξψζνπκε ηε δηαδηθαζία, πηέδνπκε ην πιήθηξν [Απνδνρή] γηα λα εηζαρζεί ν θσδηθφο ζην πεδίν. Δπσλπκία: Αιθαξηζκεηηθφ πεδίν φπνπ εηζάγνπκε ην νλνκαηεπψλπκν ηνπ πειάηε ή ηελ επσλπκία εάλ πξφθεηηαη γηα εηαηξεία. Α.Φ.Κ.: Δηζάγνπκε ηνλ αξηζκφ θνξνινγηθνχ κεηξψνπ ηνπ πειάηε. Δάλ ζέινπκε λα ειέγρεηαη ε νξζφηεηα ηνπ πξέπεη λα ην δειψζνπκε ζηα ζηνηρεία ηεο εηαηξείαο. Δηαηξηθή κνξθή: Δηζάγνπκε ηελ εηαηξηθή κνξθή ηεο εηαηξείαο ηνπ πειάηε. Ρν πεδίν είλαη πιεξνθνξηαθφ θαη ρξεζηκνπνηείηαη ζπλήζσο ζε εθηππψζεηο. Γ.Ν..: Νξίδνπκε ην γξαθείν Γ.Ν.. ζην νπνίν ππάγεηαη ν πειάηεο. Σψξα: Ξεδίν πίλαθα φπνπ νξίδνπκε ηε ρψξα ηεο έδξαο ηνπ πειάηε. 32

36 Λφκηζκα: Ξεδίν πίλαθα φπνπ νξίδνπκε ην λφκηζκα ηνπ πειάηε. Ρν λφκηζκα πνπ νξίδεηαη εδψ ζα πξνηείλεηαη ζε θάζε παξαζηαηηθφ ζπλαιιαγήο κε ηνλ πειάηε. Δπάγγεικα: Δηζάγνπκε ην επάγγεικα ηνπ πειάηε. Ρν πεδίν είλαη πιεξνθνξηαθφ θαη ρξεζηκνπνηείηαη ζπλήζσο ζε εθηππψζεηο. Δπαγγεικαηηθή: Ξεδίν πίλαθα φπνπ νξίδνπκε ηελ επαγγεικαηηθή θαηεγνξία ηνπ πειάηε. Ζ επαγγεικαηηθή θαηεγνξία ηνπ πειάηε κπνξεί λα ρξεζηκνπνηεζεί ζηελ παξαγσγή θσδηθνχ πειάηε (παξακεηξηθή κάζθα θσδηθνχ) θαη λα ζπκκεηέρεη ζε ηηκνινγηαθέο πνιηηηθέο. Πηελ παξαθάησ θαξηέια δηαρεηξηδφκαζηε ηα ζηνηρεία ησλ δηεπζχλζεσλ ηνπ πειάηε (έδξαο απνζηνιήο), φπσο: Γηεχζπλζε έδξαο: Νδφο/αξηζκφο, πεξηνρή, πφιε, ΡΘ, Fax, ηειέθσλα Γηεχζπλζε απνζηνιήο: Ρα ίδηα κε πξηλ + , ζειίδα Web Δηθφλα 4.2: Γηεπζχλζεηο πειαηψλ Ξεγή: Ξαξάζπξν ηνπ Atlantis II E.R.P. Πηελ επφκελε θαξηέια δηαρεηξηδφκαζηε ηα ρξεκαηννηθνλνκηθά ζηνηρεία ηνπ πειάηε, φπσο: Ππρλφηεηα: Ξεδίν επηινγήο φπνπ εηζάγνπκε ηε ζπρλφηεηα επαλάιεςεο ησλ πιεξσκψλ ηνπ πειάηε. Ρν πεδίν είλαη πιεξνθνξηαθφ. 33

37 Όξνη πιεξσκήο: Ξεδίν πίλαθαο φπνπ νξίδνπκε ηνλ ηξφπν πιεξσκήο πνπ ζα πξνηείλεηαη θαηά ηελ εηζαγσγή ζπλαιιαγήο κε ην ζπγθεθξηκέλν πειάηε. Πην πεδίν πξνηείλεηαη ν ηξφπνο πιεξσκήο πνπ έρνπκε εηζάγεη ζηηο εηδηθέο παξακέηξνπο. Θαζεζηψο Φ.Ξ.Α.: Ξεδίν πίλαθα φπνπ νξίδνπκε ην θαζεζηψο Φ.Ξ.Α. ζην νπνίν ππφθεηηαη ν πειάηεο. Αληηζηνίρεζε παξαζηαηηθψλ: Ξεδίν επηινγήο φπνπ νξίδνπκε ηνλ ηξφπν κε ηνλ νπνίν γίλεηαη ε αληηζηνίρεζε ησλ εθθξεκψλ παξαζηαηηθψλ ηνπ πειάηε. Ινγαξηαζκφο ινγηζηηθήο: Δηζάγνπκε ην ινγαξηαζκφ ινγηζηηθήο ή κέξνο ηεο πνπ αλαθέξεηαη ζηνλ πειάηε. Ρν πεδίν ρξεζηκνπνηείηαη ζηε ζχλδεζε κε ηε ινγηζηηθή. Ρηκνινγηαθή θαηεγνξία: Ξεδίν πίλαθα φπνπ νξίδνπκε ηελ ηηκνινγηαθή θαηεγνξία ζηελ νπνία αλήθεη ν πειάηεο. Ζ ηηκνινγηαθή θαηεγνξία ζπκβάιιεη ζηε δηακφξθσζε ησλ ηηκψλ πψιεζεο γηα ηνλ ζπγθεθξηκέλν πειάηε. Ρξφπνο απνζηνιήο: Ξεδίν πίλαθα φπνπ νξίδνπκε ηνλ ηξφπν απνζηνιήο πνπ ζα πξνηείλεηαη θαηά ηελ εηζαγσγή ζπλαιιαγήο κε ην ζπγθεθξηκέλν πειάηε. Κεηαθνξέαο: Ξεδίν πίλαθα φπνπ εηζάγνπκε ηνλ αληίζηνηρν κεηαθνξέα πνπ ζα πξνηείλεηαη θαηά ηελ εηζαγσγή ζπλαιιαγήο κε ην ζπγθεθξηκέλν πειάηε. Ξσιεηήο Δηζπξάθηνξαο: Ξεδία πίλαθα φπνπ εηζάγνπκε ηνλ πσιεηή πνπ είλαη αξκφδηνο γηα ην ζπγθεθξηκέλν πειάηε θαζψο θαη ηνλ εηζπξάθηνξα. Ν πσιεηήο θα ν εηζπξάθηνξαο πνπ εηζάγεηαη εδψ ζα πξνηείλεηαη θαηά ηελ εηζαγσγή ζπλαιιαγήο κε ην ζπγθεθξηκέλν πειάηε. Δηθφλα 4.3: Σξεκαηννηθνλνκηθά ζηνηρεία πειαηψλ Ξεγή: Ξαξάζπξν ηνπ Atlantis II E.R.P. 34

38 Παξαζηαηηθά πσιήζεσλ Κε ηελ επηινγή απηή δηαρεηξηδφκαζηε ηα παξαζηαηηθά πσιήζεσλ ηεο εηαηξείαο. Ξξηλ πξνρσξήζνπκε ζηελ θαηαρψξηζε παξαζηαηηθνχ πσιήζεσλ, ζα πξέπεη απαξαίηεηα λα έρνπκε δεκηνπξγήζεη ηηο ζεηξέο παξαζηαηηθψλ πνπ ζα ρξεζηκνπνηνχληαη. Ζ δηαδξνκή πνπ αθνινπζείηαη είλαη ε αθφινπζε: πνζχζηεκα: Ξσιήζεηο Δπηινγή: Ππλαιιαγέο πνεπηινγή: Ξαξαζηαηηθά πσιήζεσλ Γηα θαηαρψξηζε λένπ παξαζηαηηθνχ πσιήζεσλ θάλνπκε θιηθ ζην [Λέα εγγξαθή]. Ρν ζχζηεκα εκθαλίδεη κία θελή θφξκα γηα ηελ εηζαγσγή ησλ ζηνηρείσλ ηνπ. Όηαλ νινθιεξψζνπκε θαηαρσξνχκε ην λέν παξαζηαηηθφ κε θιηθ ζην [Θαηαρψξηζε]. Δηθφλα 4.4: Πηνηρεία παξαζηαηηθνχ πσιήζεσλ Ξεγή: Ξαξάζπξν ηνπ Atlantis II E.R.P. Πηελ πξψηε θαξηέια δηαρεηξηδφκαζηε πξσηεχνληα ζηνηρεία ηεο ζπλαιιαγήο, φπσο: Πεηξά: Ξεδίν επηινγήο φπνπ νξίδνπκε ηε ζεηξά αξίζκεζεο ηνπ παξαζηαηηθνχ ζπλαιιαγήο, επηιέγνληαο θάπνηα απφ ηηο ζεηξέο παξαζηαηηθψλ πσιήζεσλ. Ξαξαζηαηηθφ: Δάλ ε επηιεγκέλε ζεηξά έρεη νξηζζεί λα παξάγεη θσδηθφ παξαζηαηηθνχ, ην πεδίν ζπκπιεξψλεηαη απηφκαηα θαηά ηελ θαηαρψξηζε ηεο ζπλαιιαγήο. 35

39 Ξεξηγξαθή ζεηξάο: Πην πεδίν εκθαλίδεηαη απηφκαηα ε πεξηγξαθή ηεο ζεηξάο πνπ έρεη επηιερζεί, ρσξίο δπλαηφηεηα κεηαβνιήο ηεο. Ζκεξνκελία: Δηζάγνπκε ηελ εκεξνκελία θαηαρψξηζεο ηνπ παξαζηαηηθνχ. Ρν ζχζηεκα πξνηείλεη ηελ ηξέρνπζα εκεξνκελία ηελ νπνία κπνξνχκε λα αιιάμνπκε. πνθαηάζηεκα: Νξίδνπκε ην ππνθαηάζηεκα φπνπ θαηαρσξείηαη ην παξαζηαηηθφ. Πε θάζε λέα εγγξαθή πξνηείλεηαη ην ππνθαηάζηεκα ηνπ ρξήζηε. Ρν πεδίν κπνξεί λα κεηαβιεζεί κφλν εάλ ν ρξήζηεο έρεη δηθαηψκαηα πξφζβαζεο ζε άιια ππνθαηαζηήκαηα. Απνζεθεπηηθφο ρψξνο: Θαζνξίδνπκε ηνλ απνζεθεπηηθφ ρψξν απφ ηνλ νπνίν γίλεηαη ε εμαγσγή ησλ εηδψλ. Ξειάηεο: Ξεδίν επηινγήο φπνπ επηιέγνπκε ηνλ αληίζηνηρν πειάηε κε ηνλ νπνίν πξαγκαηνπνηείηαη ε ζπλαιιαγή. Ξσιεηήο: Ξεδίν επηινγήο απφ φπνπ επηιέγνπκε ηνλ αληίζηνηρν πσιεηή κε ηνλ νπνίν πξαγκαηνπνηείηαη ε ζπλαιιαγή. Ρξφπνο πιεξσκήο: Θαζνξίδνπκε ηνλ ηξφπν πιεξσκήο ηεο ζπλαιιαγήο, επηιέγνληαο ηνλ απφ ηνλ αληίζηνηρν πίλαθα. Βάζεη ηνπ επηιεγκέλνπ ηξφπνπ πιεξσκήο, δηακνξθψλνληαη απηφκαηα νη φξνη δηαθαλνληζκνχ ηεο ζπλαιιαγήο. Πχλνια παξαζηαηηθνχ: Πην ζεκείν απηφ εκθαλίδνληαη ηα ζχλνια θαζαξήο αμίαο, αμίαο Φ.Ξ.Α. θαη άιισλ εμφδσλ ηνπ παξαζηαηηθνχ. Απηά ππνινγίδνληαη απηφκαηα απφ ην ζχζηεκα θαη εθθξάδνληαη ζην λφκηζκα ηεο ζπλαιιαγήο, ζην θχξην λφκηζκα ηεο εηαηξείαο θαη ζην λφκηζκα ηνπ πξνκεζεπηή. Πηελ επφκελε θαξηέια δηαρεηξηδφκαζηε ηα ζηνηρεία πνπ ζρεηίδνληαη κε ηε δηαθίλεζε ησλ αγαζψλ, φπσο: Γηεχζπλζε παξάδνζεο: Δηζάγνπκε ηε δηεχζπλζε παξάδνζεο ησλ εηδψλ. Πθνπφο δηαθίλεζεο: Νξίδνπκε ην ζθνπφ δηαθίλεζεο ησλ εηδψλ, επηιέγνληαο ηνλ απφ ηνλ αληίζηνηρν πίλαθα. Ρξφπνο απνζηνιήο: Δπηιέγνπκε ηνλ ηξφπν απνζηνιήο ησλ εηδψλ. Κεηαθνξηθφ κέζν: Θαζνξίδνπκε ην κέζν πνπ ζα ρξεζηκνπνηεζεί γηα ηε κεηαθνξά ησλ εηδψλ. Κεηαθνξέαο: Νξίδνπκε ην κεηαθνξέα ησλ εηδψλ Πε απνζεθεπηηθφ ρψξν: Ξεδίν επηινγήο απφ ην νπνίν επηιέγνπκε ηνλ αληίζηνηρν απνζεθεπηηθφ ρψξν πνπ βξίζθνληαη ηα είδε. Πε ζέζε ελαπνζήθεπζεο: Ξεδίν επηινγήο απφ ην νπνίν επηιέγνπκε ηελ αληίζηνηρε ζέζε ελαπνζήθεπζεο, ζε πεξίπησζε εζσηεξηθήο δηαθίλεζεο εκπνξεπκάησλ. 36

40 Δηθφλα 4.5: Γηαθίλεζε αγαζψλ Ξεγή: Ξαξάζπξν ηνπ Atlantis II E.R.P. Πηε ζπγθεθξηκέλε θαξηέια δηαρεηξηδφκαζηε ηα ινηπά ζηνηρεία πνπ ζρεηίδνληαη κε ηε ζπλαιιαγή φπσο ηελ αηηηνινγία ηνπ παξαζηαηηθνχ πψιεζεο θαη ηηο παξαηεξήζεηο. Δηθφλα 4.6: Πρφιηα ζπλαιιαγήο πσιήζεσλ Ξεγή: Ξαξάζπξν ηνπ Atlantis II E.R.P. 37

41 4.2. Καηαζθεπή θαη παξαγσγή Ν ηνκέαο θαηαζθεπήο θαη παξαγσγήο επζχλεηαη γηα ηελ πξαγκαηηθή παξαγσγή ησλ πξντφλησλ ή ησλ ππεξεζηψλ ηεο επηρείξεζεο. Ρα ζπζηήκαηα θαηαζθεπήο θαη παξαγσγήο αζρνινχληαη κε ηνλ πξνγξακκαηηζκφ, ηελ αλάπηπμε θαη ηε ζπληήξεζε ησλ παξαγσγηθψλ εγθαηαζηάζεσλ κε ηνλ θαζνξηζκφ ζηφρσλ παξαγσγήο κε ηελ απφθηεζε, απνζήθεπζε θαη δηαζεζηκφηεηα ησλ πιηθψλ ηεο παξαγσγήο θαη κε ηνλ πξνγξακκαηηζκφ ηνπ εμνπιηζκνχ, ησλ εγθαηαζηάζεσλ, ησλ πιηθψλ θαη ηεο εξγαζίαο πνπ απαηηνχληαη γηα ηελ θαηεξγαζία ησλ ηειηθψλ πξντφλησλ. Ρα πεξηζζφηεξα ζπζηήκαηα θαηαζθεπήο θαη παξαγσγήο ρξεζηκνπνηνχλ θάπνην είδνο ζπζηήκαηνο απνγξαθήο. Ρα δεδνκέλα γηα θάζε είδνο πνπ βξίζθεηαη ζε απφζεκα, φπσο ν αξηζκφο ησλ κνλάδσλ πνπ κεηψζεθαλ ιφγσ κηαο απνζηνιήο ή πψιεζεο ή ν αξηζκφο ησλ κνλάδσλ πνπ αλαπιεξψζεθαλ κε αλαπαξαγγειία ή επηζηξνθέο, εηζάγνληαη ή πιεθηξνινγνχληαη ζην ζχζηεκα. Ρν πξσηεχνλ αξρείν απνζήθεο πεξηέρεη ηα βαζηθά δεδνκέλα γηα θάζε είδνο, ζηα νπνία πεξηιακβάλνληαη ν κνλαδηθφο θσδηθφο είδνπο, ε πεξηγξαθή ηνπ, ε πνζφηεηα ζε απφζεκα, ε πνζφηεηα ζε εθθξεκνχζεο παξαγγειίεο, θαη ην ζεκείν αλαπαξαγγειίαο (ε πνζφηεηα απνζέκαηνο πνπ ελεξγνπνηεί κηα απφθαζε αλαπαξαγγειίαο γηα λα πξνιεθζεί εμάληιεζε ηνπ απνζέκαηνο). Νη εηαηξίεο κπνξνχλ λα απνθαζίζνπλ ην χςνο θάζε παξαγγειίαο ή λα ρξεζηκνπνηήζνπλ έλαλ ηχπν ππνινγηζκνχ ηεο ιηγφηεξν αθξηβήο πνζφηεηαο αλαπαξαγγειίαο πνπ νλνκάδεηαη νηθνλνκηθή πνζφηεηα παξαγγειίαο. Ρν ζχζηεκα παξάγεη αλαθνξέο γηα ην χςνο ηνπ δηαζέζηκνπ απνζέκαηνο θάζε είδνπο, ην κέγεζνο ηεο παξαγγειίαο θάζε είδνπο, ή ηα είδε ηεο απνζήθεο ησλ νπνίσλ ην απφζεκα πξέπεη λα αλαπιεξσζεί Γηαρείξηζε απνζεκάησλ Κε ηε ζπγθεθξηκέλε επηινγή δηαρεηξηδφκαζηε νινθιεξσκέλα ηα είδε ηεο απνζήθεο. Ζ δηαρείξηζε ησλ ζηνηρείσλ θάζε είδνπο πεξηιακβάλεη θαξηέιεο (tab sheets). Ζ δηαδξνκή πνπ αθνινπζείηαη είλαη ε αθφινπζε: πνζχζηεκα: Απνζήθε Δπηινγή: Απνζέκαηα πνεπηινγή: Πηαζεξά ζηνηρεία 38

42 Γηα θαηαρψξηζε λένπ είδνπο θάλνπκε θιηθ ζην [Λέα εγγξαθή]. Ρν ζχζηεκα εκθαλίδεη κία θελή θφξκα γηα ηελ εηζαγσγή ησλ ζηνηρείσλ ηνπ. Όηαλ νινθιεξψζνπκε ηελ εηζαγσγή θαηαρσξνχκε ην είδνο κε θιηθ ζην [Θαηαρψξηζε]. Δηθφλα 4.7: Γεληθά ζηνηρεία είδνπο Ξεγή: Ξαξάζπξν ηνπ Atlantis II E.R.P. Πηελ πξψηε θαξηέια δηαρεηξηδφκαζηε ηα γεληθά ζηνηρεία ηνπ είδνπο, φπσο: Θσδηθφο: Δηζάγνπκε ην θσδηθφ ηνπ είδνπο. πάξρνπλ δχν πεξηπηψζεηο: o Νη εηδηθέο παξάκεηξνη απνζήθεο, φπνπ SP_inventory έρεη νξηζζεί απιή κάζθα θσδηθνχ. Πε απηήλ ηελ πεξίπησζε εηζάγνπκε απεπζείαο ηνλ θσδηθφ ηνπ είδνπο, ζχκθσλα κε ηε κνξθή πνπ έρεη νξηζζεί. Δάλ εηζάγνπκε θάπνηνλ θσδηθφ πνπ δελ ζπκθσλεί κε ηελ θαζνξηζκέλε κνξθή κάζθαο, ην είδνο δελ ζα θαηαρσξεζεί. o Νη εηδηθέο παξάκεηξνη απνζήθεο, SP_inventory φπνπ έρεη νξηζζεί παξακεηξηθή κάζθα θσδηθνχ. Πε απηήλ ηελ πεξίπησζε δίπια απφ ην πεδίν εκθαλίδεηαη ην εηθνλίδην <bitmap>. Ξξνθεηκέλνπ λα εηζάγνπκε ηνλ θσδηθφ, ζα πξέπεη λα ζπκπιεξψζνπκε ηα ζηνηρεία θαηαζθεπήο θσδηθνχ ηεο νζφλεο, πνπ εκθαλίδνληαη κε θιηθ ζην εηθνλίδην. Κφιηο νινθιεξψζνπκε ηε δηαδηθαζία, πηέδνπκε ην πιήθηξν [Απνδνρή], γηα λα εηζαρζεί ν θσδηθφο ζην πεδίν. Δλεξγφ: Θαζνξίδνπκε εάλ ην ζπγθεθξηκέλν είδνο ζεσξείηαη ελεξγφ γηα ηελ εηαηξεία θαηά ηελ ηξέρνπζα ρξήζε. Ξεξηγξαθή: Δηζάγνπκε ηελ πεξηγξαθή ηνπ είδνπο. 39

43 Θσδηθφο εξγνζηαζίνπ: Δηζάγνπκε ηνλ θσδηθφ ηνπ εξγνζηαζίνπ πνπ παξάγεη ην είδνο. Ρν πεδίν είλαη πιεξνθνξηαθφ. Βνεζεηηθφο θσδηθφο 1: Πην πεδίν απηφ εηζάγνπκε εάλ ρξεηαζηεί ην βνεζεηηθφ θσδηθφ ηνπ είδνπο. Θαηεγνξία Φ.Ξ.Α.: Δπηιέγνπκε ηελ θαηεγνξία Φ.Ξ.Α. ζηελ νπνία αλήθεη ην είδνο. Σαξαθηεξηζκφο: Θαζνξίδνπκε ην ραξαθηεξηζκφ ηνπ είδνπο. Κπνξνχκε λα επηιέμνπκε: o Θαλνληθφ o Ξαξνρή ππεξεζηψλ o Α χιε o Ζκηθαηεξγαζκέλν o Ξξντφλ o Β χιεο o ιηθφ ζπζθεπαζίαο Πηελ επφκελε θαξηέια δηαρεηξηδφκαζηε ηηο ηηκέο ηνπ είδνπο, φπσο: Δηζάγνπκε ηελ ηηκή ρνλδξηθήο ηνπ είδνπο, ε νπνία ζα πξνηείλεηαη. Δηζάγνπκε ηελ ηηκή ιηαληθήο ηνπ είδνπο, ε νπνία ζα πξνηείλεηαη. Δηζάγνπκε ηελ ηηκή ηνπ είδνπο γηα ην επηιεγκέλν μέλν λφκηζκα. Δηζάγνπκε ηελ ηηκή ηνπ είδνπο γηα ηηο αγνξέο, ε νπνία ζα πξνηείλεηαη ζηα παξαζηαηηθά αγνξψλ. Ρηκνινγηαθή θαηεγνξία: Νξίδνπκε ηελ ηηκνινγηαθή θαηεγνξία ζηελ νπνία αλήθεη ην είδνο. Ρν πεδίν ρξεζηκνπνηείηαη γηα ηνλ ππνινγηζκφ ησλ εθπηψζεσλ ζηα παξαζηαηηθά πσιήζεσλ. Ξξφηππν θφζηνο: Δηζάγνπκε ην θαη εθηίκεζε θφζηνο ηνπ είδνπο. Ρν πεδίν είλαη πιεξνθνξηαθφ θαη εκθαλίδεηαη ζηε δεχηεξε θαξηέια ησλ νηθνλνκηθψλ ζηνηρείσλ ηνπ είδνπο. Ξνζνζηφ έθπησζεο: Δηζάγνπκε ην πνζνζηφ έθπησζεο πνπ ζέινπκε λα πξνηείλνπκε ζηα παξαζηαηηθά πσιήζεσλ πνπ ρξεζηκνπνηείηαη ην είδνο. Ππκπιεξψλνπκε ην πεδίν, ζηελ πεξίπησζε πνπ δελ ζέινπκε λα ρξεζηκνπνηεζνχλ νη εθπηψζεηο πνπ πξνθχπηνπλ απφ ην ζελάξην ησλ ηηκνινγηαθψλ πνιηηηθψλ. Διάρηζην φξην αζθαιείαο: Δηζάγνπκε ηελ ειάρηζηε πνζφηεηα αζθαιείαο ηνπ είδνπο. Ρν πεδίν είλαη πιεξνθνξηαθφ. Όξην κεγίζηεο αζθαιείαο: Δηζάγνπκε ηε κέγηζηε πνζφηεηα αζθαιείαο ηνπ είδνπο. Ρν πεδίν είλαη πιεξνθνξηαθφ. 40

44 Δηθφλα 4.8: Ρηκέο είδνπο Ξεγή: Ξαξάζπξν ηνπ Atlantis II E.R.P. Πηελ ζπγθεθξηκέλε θαξηέια δηαρεηξηδφκαζηε ηηο κνλάδεο κέηξεζεο ηνπ είδνπο: Δηθφλα 4.9: Κνλάδεο κέηξεζεο είδνπο Ξεγή: Ξαξάζπξν ηνπ Atlantis II E.R.P. 41

45 Ζ ηέηαξηε θαξηέια πεξηιακβάλεη ηε δηαρείξηζε ησλ εηδηθψλ ηνπ ζηνηρείσλ, φπσο: Γαζκνινγηθή θιάζε: Σξεζηκνπνηείηαη ζηελ θνζηνιφγεζε εηζαγσγψλ/εμαγσγψλ. Ινγηζηηθή θαηεγνξία: Νξίδνπκε ηε ινγηζηηθή θαηεγνξία πνπ αλήθεη ην είδνο. Δηθφλα 4.10: Δηδηθά ζηνηρεία είδνπο Ξεγή: Ξαξάζπξν ηνπ Atlantis II E.R.P. Ζ πέκπηε θαξηέια πεξηιακβάλεη ηε δηαρείξηζε ησλ πξνκεζεπηψλ θαη εθαξκνγψλ: Δηθφλα 4.11: Ξξνκεζεπηέο/ Δθαξκνγέο είδνπο Ξεγή: Ξαξάζπξν ηνπ Atlantis II E.R.P. 42

46 Πηελ ηειεπηαία θαξηέια ησλ ζηνηρείσλ ηνπ είδνπο εηζάγνπκε ηνπο ινγαξηαζκνχο ινγηζηηθήο θαη γεληθέο παξαηεξήζεηο, φπσο: Θσδηθνί Γεληθήο Ινγηζηηθήο Αγνξψλ: Δηζάγνπκε ηνλ θσδηθφ πνπ αληηζηνηρεί ζην είδνο, γηα ηε ζχλδεζε ησλ αγνξψλ κε ηε γεληθή ινγηζηηθή. Ρν πεδίν είλαη δηαζέζηκν ζην ζρεδηαζκφ ηεο ζχλδεζεο αγνξψλ κε ηε ινγηζηηθή (θσδηθφο Η2). Θσδηθνί Γεληθήο Ινγηζηηθήο Ξσιήζεσλ: Δηζάγνπκε ην θσδηθφ πνπ αληηζηνηρεί ζην είδνο, γηα ηε ζχλδεζε ησλ πσιήζεσλ κε ηε γεληθή ινγηζηηθή. Ρν πεδίν είλαη δηαζέζηκν ζην ζρεδηαζκφ ηεο ζχλδεζεο πσιήζεσλ κε ηε ινγηζηηθή (θσδηθφο Η1). Θσδηθνί Αλαιπηηθήο Ινγηζηηθήο Απνζεκάησλ: Δηζάγνπκε ην θσδηθφ πνπ αληηζηνηρεί ζην είδνο, γηα ηε ζχλδεζε ησλ αγνξψλ κε ηελ αλαιπηηθή ινγηζηηθή. Ρν πεδίν είλαη δηαζέζηκν ζην ζρεδηαζκφ ηεο ζχλδεζε αγνξψλ κε ηε ινγηζηηθή (θσδηθφο Η4). Θσδηθνί Αλαιπηηθήο Ινγηζηηθήο Κεηθηψλ απνηειεζκάησλ: Δηζάγνπκε ηνλ θσδηθφ πνπ αληηζηνηρεί ζην είδνο, γηα ηε ζχλδεζε ησλ πσιήζεσλ κε ηελ αλαιπηηθή ινγηζηηθή. Ρν πεδίν είλαη δηαζέζηκν ζην ζρεδηαζκφ ηεο ζχλδεζεο πσιήζεσλ κε ηε ινγηζηηθή (θσδηθφο Η3). Θσδηθνί Αλαιπηηθήο Ινγηζηηθήο Θφζηνπο παξαγσγήο: Δηζάγνπκε ηνλ θσδηθφ πνπ αληηζηνηρεί ζην είδνο, γηα ηε ζχλδεζε ησλ πσιήζεσλ κε ηελ αλαιπηηθή ινγηζηηθή. Ρν πεδίν είλαη δηαζέζηκν ζην ζρεδηαζκφ ηεο ζχλδεζεο πσιήζεσλ κε ηε ινγηζηηθή. Δηθφλα 4.12: Ινγηζηηθή Ξαξαηεξήζεηο Ξεγή: Ξαξάζπξν ηνπ Atlantis II E.R.P. 43

47 Παξαγσγή Κε ηελ επηινγή απηή δηαρεηξηδφκαζηε ηα παξαζηαηηθά παξαγσγήο ηεο εηαηξείαο. Ξξηλ πξνρσξήζνπκε ζηελ θαηαρψξηζε παξαζηαηηθνχ παξαγσγήο ζα πξέπεη απαξαίηεηα λα έρνπκε δεκηνπξγήζεη ηηο ζεηξέο παξαζηαηηθψλ πνπ ζα ρξεζηκνπνηνχληαη. Ζ δηαδξνκή πνπ αθνινπζείηαη είλαη ε αθφινπζε: πνζχζηεκα: Ξαξαγσγή Δπηινγή: Ξαξαγσγή πνεπηινγή: Ξαξαζηαηηθά ή Γειηία αλάισζεο ή Γειηία παξαγσγήο Γηα ηελ θαηαρψξηζε παξαζηαηηθνχ παξαγσγήο θάλνπκε θιηθ ζην [Λέα εγγξαθή]. Ρν ζχζηεκα εκθαλίδεη κία θελή θφξκα γηα ηελ εηζαγσγή ησλ ζηνηρείσλ ηνπ. Όηαλ νινθιεξψζνπκε ηελ εηζαγσγή ην θαηαρσξνχκε κε θιηθ ζην [Θαηαρψξηζε]. Δηθφλα 4.13: Γειηία παξαγσγήο-αλάισζεο Ξεγή: Ξαξάζπξν ηνπ Atlantis II E.R.P. Πηελ πξψηε θαξηέια δηαρεηξηδφκαζηε ηα βαζηθά ζηνηρεία ηνπ παξαζηαηηθνχ, φπσο: Πεηξά: Ξεδίν επηινγήο απφ ην νπνίν επηιέγνπκε ηελ αληίζηνηρε ζεηξά παξαζηαηηθνχ παξαγσγήο. Αξηζκφο: Αξηζκεηηθφ πεδίν ζην νπνίν εηζάγνπκε ηνλ αληίζηνηρν αξηζκφ παξαζηαηηθνχ παξαγσγήο. Ξαξαζηαηηθφ: Αιθαξηζκεηηθφ πεδίν ζην νπνίν εηζάγνπκε ηελ ζεηξά ηνπ παξαζηαηηθνχ παξαγσγήο. 44

48 Ξεξηγξαθή ζεηξάο: Αιθαξηζκεηηθφ πεδίν ζην νπνίν εηζάγνπκε ηελ πεξηγξαθή ηνπ παξαζηαηηθνχ. Ρν πεδίν ζπκπιεξψλεηαη απηφκαηα, κφιηο επηιέμνπκε ηελ ζεηξά αξίζκεζεο ηνπ παξαζηαηηθνχ. Ζκεξνκελία: Ξεδίν επηινγήο απφ ην νπνίν επηιέγνπκε ηελ εκεξνκελία θαηαρψξηζεο ηνπ παξαζηαηηθνχ. Θαηάζηαζε: Ξεδίν επηινγήο απφ ην νπνίν επηιέγνπκε ηελ θαηάζηαζε ηεο θίλεζεο ηεο παξαγσγήο. Ππγθεθξηκέλα κπνξνχκε λα επηιέμνπκε: o Αλεθηέιεζηε: Πηελ πεξίπησζε πνπ δελ δεκηνπξγεί θηλήζεηο ζηελ απνζήθε θαη δελ επεξεάδεη πνζφηεηεο. o Δθηειεζκέλε: Πηελ πεξίπησζε πνπ δεκηνπξγεί θηλήζεηο ζηελ απνζήθε. o Ξξνγξακκαηηζκέλε: Πηελ πεξίπησζε πνπ επεξεάδεη ηηο αλακελφκελεο θαη δεζκεπκέλεο πνζφηεηεο. Ππληειεζηήο θφζηνπο: Αξηζκεηηθφ πεδίν κε ην νπνίν θαζνξίδνπκε ην πνζνζηφ ηεο πνζφηεηαο Α χιεο πνπ ρξεζηκνπνηήζεθε γηα ηελ παξαγσγή ηνπ πξντφληνο. Ξξνδηαγξαθή: Ξεδίν επηινγήο απφ ην νπνίν επηιέγνπκε ηνλ αληίζηνηρν θσδηθφ ηεο πξνδηαγξαθήο πνπ ρξεζηκνπνηείηαη γηα ηε ζπγθεθξηκέλε θίλεζε παξαγσγήο. Δίδνο: Ξεδίν επηινγήο απφ ην νπνίν επηιέγνπκε ηνλ αληίζηνηρν θσδηθφ ηνπ είδνπο πνπ ρξεζηκνπνηείηαη γηα ηε ζπγθεθξηκέλε θίλεζε παξαγσγήο. Ξνζφηεηα: Αξηζκεηηθφ πεδίν ζην νπνίν εηζάγνπκε ηηο πνζφηεηεο ησλ Α πιψλ πνπ ρξεζηκνπνηήζεθαλ γηα ηελ παξαγσγή ηνπ πξντφληνο, φπσο ηηο έρνπκε νξίζεη πξνεγνπκέλσο θαηά ηελ θαηαρψξηζε ηεο αληίζηνηρεο πξνδηαγξαθήο. Ρν πεδίν ζπκπιεξψλεηαη απηφκαηα απφ ην ζχζηεκα κφιηο επηιέμνπκε ηελ πξνδηαγξαθή. Φχξα %: Αξηζκεηηθφ πεδίν ζην νπνίν εηζάγνπκε ην πνζνζηφ ηεο θχξαο αλά Α χιε. Ρν πεδίν ζπκπιεξψλεηαη απηφκαηα απφ ην ζχζηεκα κφιηο επηιέμεηε ηελ αληίζηνηρε πξνδηαγξαθή Πξνδηαγξαθέο παξαγσγήο Κε ηελ εξγαζία απηή δηαρεηξηδφκαζηε ηηο πξνδηαγξαθέο ησλ πξντφλησλ καο. Ππγθεθξηκέλα θαζνξίδνπκε ηηο Α χιεο νη νπνίεο ρξεζηκνπνηνχληαη γηα ηελ παξαγσγή ηνπ πξντφληνο, ηα θνζηνινγηθά ζηνηρεία ηεο πξνδηαγξαθήο θαζψο θαη ηα θέληξα θφζηνπο πνπ ζπκκεηέρνπλ ζηελ παξαγσγή. Ζ δηαδξνκή πνπ αθνινπζείηαη είλαη ε αθφινπζε: πνζχζηεκα: Ξαξαγσγή Δπηινγή: Ξαξαγσγή πνεπηινγή: Ξξνδηαγξαθέο 45

49 Γηα ηελ θαηαρψξηζε λέαο πξνδηαγξαθήο θάλνπκε θιηθ ζην [Λέα εγγξαθή]. Ρν ζχζηεκα εκθαλίδεη κία θελή θφξκα γηα ηελ εηζαγσγή ησλ ζηνηρείσλ ηεο. Όηαλ νινθιεξψζνπκε ηελ εηζαγσγή ηελ θαηαρσξνχκε κε θιηθ ζην [Θαηαρψξηζε]. Δηθφλα 4.14: Ξξνδηαγξαθή παξαγσγήο Ξεγή: Ξαξάζπξν ηνπ Atlantis II E.R.P. Πηελ πξψηε θαξηέια δηαρεηξηδφκαζηε ηα βαζηθά ζηνηρεία ηνπ παξαζηαηηθνχ, φπσο: Θσδηθφο: Δηζάγνπκε ηνλ θσδηθφ ηεο πξνδηαγξαθήο. Ρν πεδίν είλαη απαξαίηεην γηα ηελ θαηαρψξηζε ηνπ είδνπο. Ξεξηγξαθή: Αιθαξηζκεηηθφ πεδίν ζην νπνίν εηζάγνπκε ηελ πεξηγξαθή ηεο πξνδηαγξαθήο. Ξξντφλ: Ξεδίν επηινγήο απφ ην νπνίν επηιέγνπκε ην αληίζηνηρν πξντφλ. Ξειάηεο: Ξεδίν επηινγήο απφ ην νπνίν επηιέγνπκε ηνλ αληίζηνηρν πειάηε. πνθαηάζηεκα: Ξεδίν επηινγήο απφ ην νπνίν επηιέγνπκε ην αληίζηνηρν ππνθαηάζηεκα. Ξνζφηεηα: Αξηζκεηηθφ πεδίν ζην νπνίν εηζάγνπκε ηελ πξψηε πνζφηεηα ηεο Α χιεο ή ηνπ εκηεηνίκνπ πνπ απαηηείηαη γηα ηελ παξαγσγή ηνπ εηνίκνπ. ΚΚ: Αιθαξηζκεηηθφ πεδίν ζην νπνίν εηζάγνπκε ηελ αληίζηνηρε κνλάδα κέηξεζεο ηεο Α Ύιεο ή ηνπ εκηεηνίκνπ Φχξα %: Αξηζκεηηθφ πεδίν ζην νπνίν εηζάγνπκε ην πνζνζηφ ηεο θχξαο. Α χιεο: Δδψ ζπκπιεξψλνπκε ηηο γξακκέο πξνδηαγξαθψλ ησλ Α πιψλ. Ππγθεθξηκέλα θαζνξίδνπκε ηηο απξαίηεηεο πνζφηεηεο ησλ Α πιψλ πνπ ρξεηάδνληαη γηα λα παξαρζεί ην πξντφλ. 46

50 Κνζηνιόγεζε παξαγσγήο Κε ηελ εξγαζία απηή έρνπκε ηε δπλαηφηεηα θνζηνιφγεζεο ηεο παξαγσγήο ησλ πξντφλησλ, θαζψο επίζεο ηελ θαηαλνκή ηνπ θφζηνπο, ηε δεκηνπξγία παξαζηαηηθψλ απνζήθεο θαη ηε δεκηνπξγία ησλ αληίζηνηρσλ άξζξσλ ηεο αλαιπηηθήο ινγηζηηθήο. Ζ δηαδξνκή πνπ αθνινπζείηαη είλαη ε αθφινπζε: πνζχζηεκα: Θνζηνιφγεζε Δπηινγή: Θνζηνιφγεζε πνεπηινγή: Δζσινγηζηηθή θνζηνιφγεζε Δηθφλα 4.15: Δζσινγηζηηθή θνζηνιφγεζε Ξεγή: Ξαξάζπξν ηνπ Atlantis II E.R.P. Πην πιαίζην δηαιφγνπ πνπ εκθαλίδεηαη θαζνξίδνπκε ηηο παξαθάησ επηινγέο: Απφ / έσο πεξίνδν: Ξεδίν επηινγήο ζην νπνίν θαζνξίδνπκε ηελ θνζηνινγηθή πεξίνδν, γηα λα μεθηλήζεη ν ππνινγηζκφο θνζηνιφγεζεο ηεο παξαγσγήο. Γεκηνπξγία άξζξσλ Α.Ι.: Ξεδίν Λαη / Όρη ην νπνίν δεκηνπξγεί ηα παξαζηαηηθά παξαγσγήο, αλάισζεο ζηηο αληίζηνηρεο παξακέηξνπο παξαγσγήο. Έιεγρνο: Ξεδίν Λαη / Όρη ην νπνίν θάλεη έιεγρν εγθπξφηεηαο ησλ δεδνκέλσλ πξηλ απφ ηελ εζσινγηζηηθή θνζηνιφγεζε. Ξηέδνπκε ην πιήθηξν [Απνδνρή] γηα λα αξρίζεη ε δηαδηθαζία ππνινγηζκνχ. Θάζε ζηηγκή βιέπνπκε ην πνζνζηφ νινθιήξσζεο ηεο δηαδηθαζίαο. 47

51 ΚΔΦΑΛΑΙΟ ΠΔΜΠΣΟ ΛΟΓΙΣΗΡΙΟ ΥΡΗΜΑΣΟΟΙΚΟΝΟΜΙΚΑ ΚΑΙ ΑΝΘΡΧΠΙΝΟΙ ΠΟΡΟΙ 5.1. Υξεκαηννηθνλνκηθή δηαρείξηζε Ν ηνκέαο ρξεκαηννηθνλνκηθνχ είλαη ππεχζπλνο γηα ηε δηαρείξηζε ησλ νηθνλνκηθψλ ζηνηρείσλ ηνπ ελεξγεηηθνχ, φπσο κεηξεηά, κεηνρέο, νκφινγα θαη άιιεο επελδχζεηο, κε ζθνπφ λα κεγηζηνπνηήζεη ηελ απφδνζή ηνπο. Πηνλ ίδην ηνκέα αλαηίζεηαη επίζεο θαη ε δηαρείξηζε ηεο θεθαιαηνπνίεζεο ηεο επηρείξεζεο (ε αλεχξεζε λέσλ νηθνλνκηθψλ πφξσλ κε ηελ έθδνζε λέσλ κεηνρψλ, νκνινγηαθψλ δαλείσλ ή κε άιιεο κνξθέο δαλεηζκνχ). Ξξνθεηκέλνπ λα δηαπηζηψλεη αλ ε επηρείξεζε απνιακβάλεη ηελ θαιχηεξε δπλαηή απφδνζε απφ ηηο επελδχζεηο ηεο, ν ρξεκαηννηθνλνκηθφο ηνκέαο ρξεηάδεηαη κεγάιε πνζφηεηα πιεξνθνξηψλ απφ πεγέο εθηφο ηεο επηρείξεζεο Γηαρείξηζε ηξαπεδώλ Κε ηελ επηινγή απηή δηαρεηξηδφκαζηε ηα ζηνηρεία ησλ ηξαπεδψλ κε ηηο νπνίεο ζπλαιιαζζφκαζηε. Ζ δηαρείξηζε γίλεηαη ζε θαξηέιεο (tab sheets). Ζ δηαδξνκή πνπ αθνινπζείηαη είλαη ε αθφινπζε: πνζχζηεκα: Σξεκαηννηθνλνκηθά Δπηινγή: Ππλαιιαζζφκελνη πνεπηινγή: Ρξάπεδεο Γηα θαηαρψξηζε λέαο ηξάπεδαο θάλνπκε θιηθ ζην [Λέα εγγξαθή]. Ρν ζχζηεκα εκθαλίδεη κία θελή θφξκα γηα ηελ εηζαγσγή ησλ ζηνηρείσλ ηεο. Όηαλ νινθιεξψζνπκε ηελ εηζαγσγή ηελ θαηαρσξνχκε κε θιηθ ζην [Θαηαρψξηζε]. Πηελ θαξηέια πνπ εκθαλίδεηαη δηαρεηξηδφκαζηε ηα βαζηθά ζηνηρεία ηεο ηξάπεδαο: Θσδηθφο: Δηζάγνπκε ηνλ θσδηθφ ηεο εγγξαθήο. Δπσλπκία: Δηζάγνπκε ηελ επσλπκία ηεο ηξάπεδαο. 48

52 Γηαρείξηζε ηξαπεδηθώλ ινγαξηαζκώλ Κε ηελ επηινγή απηή δηαρεηξηδφκαζηε ηα αλαιπηηθά ζηνηρεία ησλ ηξαπεδηθψλ ινγαξηαζκψλ. Ζ δηαρείξηζε ησλ ζηνηρείσλ γίλεηαη ζε θαξηέιεο (tab sheets). Ζ δηαδξνκή πνπ αθνινπζείηαη είλαη ε αθφινπζε: πνζχζηεκα: Σξεκαηννηθνλνκηθά Δπηινγή: Ππλαιιαζζφκελνη πνεπηινγή: Ρξαπεδηθνί ινγαξηαζκνί πν-ππνεπηινγή: Πηαζεξά ζηνηρεία Γηα θαηαρψξηζε λένπ ηξαπεδηθνχ ινγαξηαζκνχ θάλνπκε θιηθ ζην [Λέα εγγξαθή]. Ρν ζχζηεκα εκθαλίδεη κία θελή θφξκα γηα ηελ εηζαγσγή ησλ ζηνηρείσλ ηνπ. Όηαλ νινθιεξψζνπκε ηελ εηζαγσγή ηνλ θαηαρσξνχκε κε θιηθ ζην [Θαηαρψξηζε]. Δηθφλα 5.1: Γηαρείξηζε ηξαπεδηθψλ ινγαξηαζκψλ Ξεγή: Ξαξάζπξν ηνπ Atlantis II E.R.P. Πηελ ζπγθεθξηκέλε θαξηέια δηαρεηξηδφκαζηε ηα βαζηθά ζηνηρεία ηνπ ηξαπεδηθνχ ινγαξηαζκνχ: Θσδηθφο: Δηζάγνπκε ηνλ θσδηθφ ηεο εγγξαθήο. Αξηζκφο: Δηζάγνπκε ηνλ αξηζκφ ηνπ ηξαπεδηθνχ ινγαξηαζκνχ. Ξεξηγξαθή: Δηζάγνπκε ηελ πεξηγξαθή ηνπ ηξαπεδηθνχ ινγαξηαζκνχ. Ρξάπεδα: Θαζνξίδνπκε ηελ ηξάπεδα ζηελ νπνία αλήθεη ν ινγαξηαζκφο. 49

53 Ρχπνο: Νξίδνπκε ηνλ ηχπν ηνπ ινγαξηαζκνχ. Κπνξνχκε λα επηιέμνπκε: o Ινγ/ζκφο θαηαζέζεσλ θεθαιαίσλ θίλεζεο - Ινγ/ζκφο πξνζεζκίαο - Ινγ/ζκφο ζε μέλν λφκηζκα - Ινγ/ζκφο δαλείσλ - Ινγ/ζκφο εγγπήζεσλ επηηαγψλ. Ινγαξηαζκφο ινγηζηηθήο: Ξεδίν επηινγήο απφ ην νπνίν επηιέγνπκε ην ινγαξηαζκφ ινγηζηηθήο ή κέξνο ηνπ πνπ αλαθέξεηαη ζηνλ ηξαπεδηθφ ινγαξηαζκφ Κηλήζεηο ηξαπεδηθώλ ινγαξηαζκώλ Κε ηελ επηινγή απηή δηαρεηξηδφκαζηε ηηο ηακεηαθέο ζπλαιιαγέο ηεο εηαηξίαο κε ηνπο ηξαπεδηθνχο ινγαξηαζκνχο, δειαδή ηηο ζπλαιιαγέο κε ρξεκαηηθά δηαζέζηκα. Δλλννχκε δειαδή [Ρακεηαθέο ζπλαιιαγέο πνπ αθνξνχλ ηξάπεδεο]. Ζ δηαδξνκή πνπ αθνινπζείηαη είλαη ε αθφινπζε: πνζχζηεκα: Σξεκαηννηθνλνκηθά Δπηινγή: Ππλαιιαγέο πνεπηινγή: Ρξαπεδηθψλ ινγαξηαζκψλ πν-ππνεπηινγή: Ρακεηαθψλ/αμηνγξάθσλ Γηα θαηαρψξηζε λέαο ζπλαιιαγήο θάλνπκε θιηθ ζην [Λέα εγγξαθή]. Ρν ζχζηεκα εκθαλίδεη κία θελή θφξκα γηα ηελ εηζαγσγή ησλ ζηνηρείσλ ηεο. Όηαλ νινθιεξψζνπκε ηελ εηζαγσγή ηελ θαηαρσξνχκε κε θιηθ ζην [Θαηαρψξηζε]. Δηθφλα 5.2: Θαηάζεζε ρξεκάησλ Θαηαβνιή δφζεο δαλείνπ Ξεγή: Ξαξάζπξν ηνπ Atlantis II E.R.P. 50

54 Πηελ πξψηε θαξηέια δηαρεηξηδφκαζηε ηα ζηνηρεία ηεο ζπλαιιαγήο, φπσο: Πεηξά: Ξεδίν επηινγήο φπνπ νξίδνπκε ηε ζεηξά αξίζκεζεο ηνπ παξαζηαηηθνχ ηεο ζπλαιιαγήο, επηιέγνληαο θάπνηα απφ ηηο ζεηξέο παξαζηαηηθψλ ηακεηαθψλ εηδηθψλ ινγαξηαζκψλ. Ξαξαζηαηηθφ: Δηζάγνπκε ηνλ θσδηθφ ηνπ παξαζηαηηθνχ. Ξεξηγξαθή ζεηξάο: Πην πεδίν εκθαλίδεηαη απηφκαηα ε πεξηγξαθή ηεο ζεηξάο πνπ έρεη επηιερζεί, ρσξίο δπλαηφηεηα κεηαβνιήο ηεο. Ζκεξνκελία: Δηζάγνπκε ηελ εκεξνκελία θαηαρψξηζεο ηνπ παξαζηαηηθνχ. πνθαηάζηεκα: Νξίδνπκε ην ππνθαηάζηεκα πνπ θαηαρσξείηαη ε ζπλαιιαγή. Πε θάζε λέα εγγξαθή πξνηείλεηαη ην ππνθαηάζηεκα ηνπ ρξήζηε. Ινγαξηαζκφο: Νξίδνπκε ηνλ ηξαπεδηθφ ινγαξηαζκφ πνπ ρξεζηκνπνηείηαη (Πην παξαπάλσ παξάδεηγκα επξφθεηην γηα κηα απιή θαηάζεζε νπφηε επηιέγνπκε έλαλ π.ρ. ινγαξηαζκφο φςεσο, ζε πεξίπησζε φκσο θαηαβνιήο κηαο δφζεο δαλείνπ ζα επηιέγακε έλαλ ινγαξηαζκφ δαλείνπ π.ρ. ηνλ ή ηνλ ). Ρξάπεδα: Ρν πεδίν ελεκεξψλεηαη απηφκαηα απφ ηα ζηνηρεία ηνπ επηιεγκέλνπ ινγαξηαζκνχ. Πηελ δεχηεξε θαξηέια ζπκπιεξψλνπκε ζπλήζσο κφλν ηελ αηηηνινγία ηεο ζπγθεθξηκέλεο ζπλαιιαγήο. Πηελ εηθφλεο πνπ αθνινπζνχλ απεηθνλίδνληαη θαη άιιεο θηλήζεηο πνπ αθνξνχλ ηακεηαθέο ηξαπεδηθέο ζπλαιιαγέο θαη θαηά βάζε εκθαλίδνληαη ζηηο επηρεηξήζεηο. Δηθφλα 5.3: Αλάιεςε ρξεκάησλ Ιήςε δαλείνπ Ξεγή: Ξαξάζπξν ηνπ Atlantis II E.R.P. 51

55 Κέζσ απηήο ηεο θφξκαο (ελλνείηαη θαη ηεο ίδηαο δηαδξνκήο) κπνξνχκε επίζεο λα θαηαρσξίζνπκε ηελ πιεξσκή επηηαγψλ επηιέγνληαο φκσο απηή ηε θνξά ζαλ πεξηγξαθή ζεηξάο ην Ξηλάθην Ξιεξσκήο Αμηνγξάθσλ. Δηθφλα 5.4: Ξιεξσκή επηηαγψλ Ξεγή: Ξαξάζπξν ηνπ Atlantis II E.R.P. Πηελ παξαπάλσ θαξηέια δηαρεηξηδφκαζηε δειαδή ζρεδφλ κε ηνλ ίδην ηξφπν ηα ζηνηρεία ηεο ζπλαιιαγήο, θαη πην ζπγθεθξηκέλα: Πεηξά: Ξεδίν επηινγήο φπνπ νξίδνπκε ηε ζεηξά αξίζκεζεο ηνπ παξαζηαηηθνχ ηεο ζπλαιιαγήο, επηιέγνληαο θάπνηα απφ ηηο ζεηξέο παξαζηαηηθψλ ηακεηαθψλ εηδηθψλ ινγαξηαζκψλ. Ξαξαζηαηηθφ: Δηζάγνπκε ηνλ θσδηθφ ηνπ παξαζηαηηθνχ. Ξεξηγξαθή ζεηξάο: Πην πεδίν εκθαλίδεηαη απηφκαηα ε πεξηγξαθή ηεο ζεηξάο πνπ έρεη επηιερζεί, ρσξίο δπλαηφηεηα κεηαβνιήο ηεο. Ζκεξνκελία: Δηζάγνπκε ηελ εκεξνκελία θαηαρψξηζεο ηνπ παξαζηαηηθνχ. πνθαηάζηεκα: Νξίδνπκε ην ππνθαηάζηεκα πνπ θαηαρσξείηαη ε ζπλαιιαγή. Πε θάζε λέα εγγξαθή πξνηείλεηαη ην ππνθαηάζηεκα ηνπ ρξήζηε. Ινγαξηαζκφο: Νξίδνπκε ηνλ ηξαπεδηθφ ινγαξηαζκφ πνπ ρξεζηκνπνηείηαη (Πηελ πξνθεηκέλε πεξίπησζε επηιέγνπκε ηνλ ινγαξηαζκφ φςεσο απφ ηνλ νπνίν ζα εμνθιεζνχλ νη Δπηηαγέο πιεξσηέεο δειαδή ν ινγαξηαζκφο ). Ρξάπεδα: Ρν πεδίν ελεκεξψλεηαη απηφκαηα απφ ηα ζηνηρεία ηνπ επηιεγκέλνπ ινγαξηαζκνχ. 52

56 Λνηπέο θηλήζεηο ηξαπεδηθώλ ινγαξηαζκώλ Ζ ζπγθεθξηκέλε θίλεζε θαηαρσξείηαη κε ηελ επηινγή άιιεο δηαδξνκήο κε ηελ νπνία δηαρεηξηδφκαζηε ηα ρξεκαηννηθνλνκηθά ησλ ινηπψλ ηξαπεδηθψλ ινγαξηαζκψλ. Ζ δηαδξνκή πνπ αθνινπζείηαη είλαη ε αθφινπζε: πνζχζηεκα: Σξεκαηννηθνλνκηθά Δπηινγή: Ππλαιιαγέο πνεπηινγή: Ρξαπεδηθψλ ινγαξηαζκψλ πν-ππνεπηινγή: Ινηπέο ζπλαιιαγέο Γηα θαηαρψξηζε λέαο ζπλαιιαγήο θάλνπκε θιηθ ζην [Λέα εγγξαθή]. Ρν ζχζηεκα εκθαλίδεη κία θελή θφξκα γηα ηελ εηζαγσγή ησλ ζηνηρείσλ ηεο. Όηαλ νινθιεξψζνπκε ηελ εηζαγσγή ηελ θαηαρσξνχκε κε θιηθ ζην [Θαηαρψξηζε]. Δηθφλα 5.5: Σξέσζε ηφθσλ Ξεγή: Ξαξάζπξν ηνπ Atlantis II E.R.P. Πηελ πξψηε θαξηέια δηαρεηξηδφκαζηε ηα πξσηεχνληα ζηνηρεία ηεο ζπλαιιαγήο: Πεηξά: Ξεδίν επηινγήο φπνπ νξίδνπκε ηε ζεηξά αξίζκεζεο ηεο ζπλαιιαγήο. Ξεξηγξαθή ζεηξάο: Πην πεδίν εκθαλίδεηαη απηφκαηα ε πεξηγξαθή ηεο ζεηξάο πνπ έρνπκε επηιέμεη, ρσξίο δπλαηφηεηα κεηαβνιήο ηεο. 53

57 Ζκεξνκελία: Δηζάγνπκε ηελ εκεξνκελία θαηαρψξηζεο ηνπ παξαζηαηηθνχ. Ρν ζχζηεκα πξνηείλεη ηελ ηξέρνπζα εκεξνκελία, ηελ νπνία κπνξνχκε λα κεηαβάιινπκε εάλ επηζπκνχκε. πνθαηάζηεκα: Νξίδνπκε ην ππνθαηάζηεκα πνπ θαηαρσξείηαη ε ζπλαιιαγή. Πε θάζε λέα εγγξαθή πξνηείλεηαη ην ππνθαηάζηεκα ηνπ ρξήζηε. Ρν πεδίν είλαη απαξαίηεην θαη κπνξεί λα κεηαβιεζεί κφλν εάλ ν ρξήζηεο έρεη δηθαηψκαηα πξφζβαζεο ζηα ππφινηπα ππνθαηαζηήκαηα. Ρξαπεδηθφο ινγαξηαζκφο: Νξίδνπκε ηνλ ηξαπεδηθφ ινγαξηαζκφ πνπ ρξεζηκνπνηείηαη ζηελ ζπλαιιαγή. Ρξάπεδα: Ρν πεδίν ελεκεξψλεηαη απηφκαηα απφ ηα ζηνηρεία ηνπ επηιεγκέλνπ ινγαξηαζκνχ. Πηελ δεχηεξε θαξηέια θαη πην ζπγθεθξηκέλα ζην πεδίν Αηηηνινγία, εηζάγνπκε θάπνηα αηηηνινγία ζρεηηθή κε ηε ζπγθεθξηκέλε ζπλαιιαγή Κηλήζεηο κεηαμύ ηξαπεδηθώλ ινγαξηαζκώλ Κε ηελ εξγαζία απηή έρνπκε ηε δπλαηφηεηα λα δηαρεηξηδφκαζηε ρξεκαηννηθνλνκηθά ζηνηρεία κεηαμχ δχν ηξαπεδηθψλ ινγαξηαζκψλ. Ζ δηαδξνκή πνπ αθνινπζείηαη είλαη ε αθφινπζε: πνζχζηεκα: Σξεκαηννηθνλνκηθά Δπηινγή: Ππλαιιαγέο πνεπηινγή: Ρξαπεδηθψλ ινγαξηαζκψλ πνππνεπηινγή: Ππλαιιαγέο κεηαμχ ηξαπεδηθψλ ινγαξηαζκψλ Γηα θαηαρψξηζε λέαο ζπλαιιαγήο κεηαμχ ηξαπεδηθψλ ινγαξηαζκψλ θάλνπκε θιηθ ζην [Λέα εγγξαθή]. Ρν ζχζηεκα εκθαλίδεη κία θελή θφξκα γηα ηελ εηζαγσγή ησλ ζηνηρείσλ ηεο. Όηαλ νινθιεξψζνπκε ηελ εηζαγσγή θαηαρσξνχκε ηελ ζπλαιιαγή κε θιηθ ζην [Θαηαρψξηζε]. Πηελ πξψηε θαξηέια δηαρεηξηδφκαζηε ηα πξσηεχνληα ζηνηρεία ηεο ζπλαιιαγήο: Πεηξά: Ξεδίν επηινγήο φπνπ νξίδνπκε ηε ζεηξά αξίζκεζεο ηεο ζπλαιιαγήο. Ξεξηγξαθή ζεηξάο: Πην πεδίν εκθαλίδεηαη απηφκαηα ε πεξηγξαθή ηεο ζεηξάο πνπ έρνπκε επηιέμεη, ρσξίο δπλαηφηεηα κεηαβνιήο ηεο. Ζκεξνκελία: Δηζάγνπκε ηελ εκεξνκελία θαηαρψξηζεο ηνπ παξαζηαηηθνχ. Ρν ζχζηεκα πξνηείλεη ηελ ηξέρνπζα εκεξνκελία, ηελ νπνία κπνξνχκε λα κεηαβάιινπκε εάλ επηζπκνχκε. 54

58 πνθαηάζηεκα: Νξίδνπκε ην ππνθαηάζηεκα πνπ θαηαρσξείηαη ε ζπλαιιαγή. Πε θάζε λέα εγγξαθή πξνηείλεηαη ην ππνθαηάζηεκα ηνπ ρξήζηε. Ρν πεδίν είλαη απαξαίηεην θαη κπνξεί λα κεηαβιεζεί κφλν εάλ ν ρξήζηεο έρεη δηθαηψκαηα πξφζβαζεο ζηα ππφινηπα ππνθαηαζηήκαηα. Ινγαξηαζκφο: Δδψ εηζάγνπκε ηα ζηνηρεία ηνπ θχξηνπ ηξαπεδηθνχ ινγαξηαζκνχ. Ρξάπεδα: Ρν πεδίν ελεκεξψλεηαη απηφκαηα απφ ηα ζηνηρεία ηνπ επηιεγκέλνπ ινγαξηαζκνχ. Αηηηνινγία: Δηζάγνπκε θάπνηα αηηηνινγία ζρεηηθή κε ηε ζπγθεθξηκέλε ζπλαιιαγή. Δηθφλα 5.6: Σνξήγεζε δαλείνπ Ξεγή: Ξαξάζπξν ηνπ Atlantis II E.R.P. Ζ παξαπάλσ εγγξαθή πξνυπνζέηεη θαη ηελ επφκελε γηα ηελ νινθιήξσζε ηεο θίλεζεο, αθνχ πξέπεη λα απνηππσζεί θαη ε ελερπξίαζε ησλ επηηαγψλ γηα ηε ιήςε ηνπ ελ ιφγσ βξαρππξφζεζκνπ δαλείνπ. Ζ αθφινπζε εγγξαθή γίλεηαη απφ ηε δηαδξνκή: Σξεκαηννηθνλνκηθά Ππλαιιαγέο Ρξαπεδηθψλ ινγαξηαζκψλ Ρακεηαθέο/αμηνγξάθσλ σο αθνινχζσο. Ζ αηηηνινγία ηεο ελ ιφγσ ζπλαιιαγήο ζα απνηππσζεί σο εμήο: [Ρξάπεδα Ξεηξαηψο Δπηηαγέο γηα εγγχεζε]. Σξεψλνληαη δειαδή νη επηηαγέο ζε Ξεηξαηψο θαη πηζηψλνληαη νη επηηαγέο εηζπξαθηέεο ζην ραξηνθπιάθην Θεληξηθνχ. 55

59 Δηθφλα 5.7: Κεηαβίβαζε επηηαγψλ ζε ηξάπεδα γηα ελερπξίαζε Ξεγή: Ξαξάζπξν ηνπ Atlantis II E.R.P. Όηαλ απηέο ιήγνπλ κεηψλνπλ ην ινγαξηαζκφ ηνπ δαλείνπ, ε εγγξαθή θαηαρσξείηαη απφ ηηο ζπλαιιαγέο κεηαμχ ηξαπεδηθψλ ινγαξηαζκψλ σο εμήο: Δηθφλα 5.8: Θαηάζεζε ελερπξηαζκέλσλ επηηαγψλ Ξεγή: Ξαξάζπξν ηνπ Atlantis II E.R.P. 56

60 5.2. Λνγηζηήξην Ρν ινγηζηήξην είλαη ε θαξδηά ηεο επηρείξεζεο. Δίλαη ε πεγή ησλ πιεξνθνξηψλ. Δθεί απνηππψλνληαη νη δξαζηεξηφηεηεο ηεο επηρείξεζεο θαη απφ ηε ιεηηνπξγία ηνπ εμαξηάηαη ε εμέιημε ηεο νηθνλνκηθήο κνλάδαο. Ζ θιαζηθή ινγηζηηθή είρε σο έξγν ηελ παξαθνινχζεζε θαη θαηαρψξηζε ηνπ παξφληνο ηεο νηθνλνκηθήο δσήο ησλ επηρεηξήζεσλ. Ζ ζχγρξνλε κεραλνγξαθεκέλε ινγηζηηθή δίλεη ηε δπλαηφηεηα λα ηνπνζεηείηαη κέζα ζηα ίδηα ρξνληθά πιαίζηα ην παξειζφλ, ην παξφλ θαη ην κέιινλ. Ρν ινγηζηήξην έρεη ηελ επζχλε ηεο ηήξεζεο θαη δηαρείξηζεο ησλ νηθνλνκηθψλ βηβιίσλ θαη ζηνηρείσλ ηεο επηρείξεζεο δηαρείξηζε πειαηψλ/ πξνκεζεπηψλ, εηζπξαθηένη/ πιεξσηένη ινγαξηαζκνί, απνζβέζεηο φπνπ θαηαγξάθνληαη νη ρξεκαηηθέο ξνέο ηεο. Ρν ζχζηεκα E.R.P. κεραλνγξαθεί θαη δηεπθνιχλεη ηε ιεηηνπξγία ηνπ ινγηζηεξίνπ. Ζ δνκή ηνπ ινγηζηηθνχ πξνγξάκκαηνο δειαδή επηηξέπεη ηε δεκηνπξγία ησλ ινγαξηαζκψλ θαη παξαθνινπζεί ηηο ρξενπηζηψζεηο ηνπο. Δξγάδεηαη πάληνηε ζχκθσλα κε έλα θαζνξηζκέλν ηξφπν, φπσο αθξηβψο ζέιεζε ν θαηαζθεπαζηήο ηνπ Γηαρείξηζε πξνκεζεπηώλ Κε ηελ επηινγή απηή δηαρεηξηδφκαζηε ηα αλαιπηηθά ζηνηρεία ησλ πξνκεζεπηψλ ηεο εηαηξείαο θαη ε δηαρείξηζε ησλ ζηνηρείσλ γίλεηαη ζε θαξηέιεο (tab sheets). Ζ δηαδξνκή πνπ αθνινπζείηαη είλαη ε αθφινπζε: πνζχζηεκα: Σξεκαηννηθνλνκηθά Δπηινγή: Ππλαιιαζζφκελνη πνεπηινγή: Ξξνκεζεπηέο πν-ππνεπηινγή: Πηαζεξά ζηνηρεία Γηα θαηαρψξηζε λένπ πξνκεζεπηή θάλνπκε θιηθ ζην [Λέα εγγξαθή]. Ρν ζχζηεκα εκθαλίδεη κία θελή θφξκα γηα ηελ εηζαγσγή ησλ ζηνηρείσλ ηνπ. Όηαλ νινθιεξψζνπκε ηελ εηζαγσγή ηνλ θαηαρσξνχκε κε θιηθ ζην [Θαηαρψξηζε]. Πηελ πξψηε θαξηέια δηαρεηξηδφκαζηε ηα ζηνηρεία ηαπηφηεηαο ηνπ πξνκεζεπηή: Ρα πεδία θαζψο θαη ν ηξφπνο ζπκπιήξσζήο ηνπο είλαη φκνηνο κε απηφλ ηελ θαηαρψξηζεο ελφο λένπ πειάηε. 57

61 Δηθφλα 5.9: Πηνηρεία ηαπηφηεηαο πξνκεζεπηψλ Ξεγή: Ξαξάζπξν ηνπ Atlantis II E.R.P. Πηελ παξαθάησ θαξηέια δηαρεηξηδφκαζηε ηα ζηνηρεία ησλ δηεπζχλζεσλ ηνπ πξνκεζεπηή (έδξαο απνζηνιήο) φπσο ζα θάλακε θαη γηα έλαλ λέν πειάηε: Δηθφλα 5.10: Γηεπζχλζεηο πξνκεζεπηψλ Ξεγή: Ξαξάζπξν ηνπ Atlantis II E.R.P. 58

62 Πηε ζπγθεθξηκέλε ζειίδα δηαρεηξηδφκαζηε ηα ρξεκαηννηθνλνκηθά ζηνηρεία ηνπ πξνκεζεπηή, φπσο: Όξνη πιεξσκήο: Ξεδίν πίλαθα φπνπ νξίδνπκε ηνλ ηξφπν πιεξσκήο πνπ ζα πξνηείλεηαη θαηά ηελ εηζαγσγή ζπλαιιαγήο κε ην ζπγθεθξηκέλν πξνκεζεπηή. Πην πεδίν πξνηείλεηαη ν ηξφπνο πιεξσκήο πνπ έρνπκε εηζάγεη ζηηο εηδηθέο παξακέηξνπο πξνκεζεπηψλ. Ινγαξηαζκφο ινγηζηηθήο: Δηζάγνπκε ην ινγαξηαζκφ ινγηζηηθήο ή κέξνο ηνπ πνπ αλαθέξεηαη ζηνλ πξνκεζεπηή. Ρν πεδίν ρξεζηκνπνηείηαη ζηε ζχλδεζε κε ηε ινγηζηηθή. Θαζεζηψο Φ.Ξ.Α.: Ξεδίν πίλαθα φπνπ νξίδνπκε ην θαζεζηψο Φ.Ξ.Α. ζην νπνίν ππφθεηηαη ν πξνκεζεπηήο. Αληηζηνίρηζε παξαζηαηηθψλ: Ξεδίν επηινγήο απφ ην νπνίν επηιέγνπκε ηνλ αληίζηνηρν ηξφπν αληηζηνίρηζεο ησλ παξαζηαηηθψλ. Ππγθεθξηκέλα κπνξνχκε λα επηιέμνπκε: o Ππγθεθξηκέλα παξαζηαηηθά o Έλαληη ππνινίπνπ Δηθφλα 5.11: Σξεκαηννηθνλνκηθά πξνκεζεπηψλ Ξεγή: Ξαξάζπξν ηνπ Atlantis II E.R.P. Ζ πέκπηε θαξηέια ησλ ζηνηρείσλ ηνπ πξνκεζεπηή πεξηιακβάλεη ηα ζηνηρεία ησλ ηξαπεδηθψλ ινγαξηαζκψλ ηνπ πξνκεζεπηή θαζψο θαη επηιέγνπκε ηελ ηξάπεδα φπνπ ππάξρεη ν ινγαξηαζκφο πνπ έρνπκε εηζάγεη ζην αληίζηνηρν πεδίν. 59

63 Παξαζηαηηθά αγνξώλ Κε ηελ επηινγή απηή δηαρεηξηδφκαζηε ηα παξαζηαηηθά αγνξψλ ηεο εηαηξείαο. Ξξηλ πξνρσξήζνπκε ζηελ θαηαρψξηζε παξαζηαηηθνχ αγνξψλ, ζα πξέπεη απαξαίηεηα λα έρνπκε δεκηνπξγήζεη ηηο ζεηξέο παξαζηαηηθψλ πνπ ζα ρξεζηκνπνηνχληαη. Ζ δηαδξνκή πνπ αθνινπζείηαη είλαη ε αθφινπζε: πνζχζηεκα: Αγνξέο Δπηινγή: Ππλαιιαγέο πνεπηινγή: Ξαξαζηαηηθά Γηα θαηαρψξηζε λένπ παξαζηαηηθνχ αγνξψλ θάλνπκε θιηθ ζην [Λέα εγγξαθή]. Ρν ζχζηεκα εκθαλίδεη κία θελή θφξκα γηα ηελ εηζαγσγή ησλ ζηνηρείσλ ηνπ. Όηαλ νινθιεξψζνπκε ηελ εηζαγσγή ην θαηαρσξνχκε κε θιηθ ζην [Θαηαρψξηζε]. Δηθφλα 5.12: Πηνηρεία παξαζηαηηθνχ αγνξψλ Ξεγή: Ξαξάζπξν ηνπ Atlantis II E.R.P. Πηελ πξψηε θαξηέια δηαρεηξηδφκαζηε πξσηεχνληα ζηνηρεία ηεο ζπλαιιαγήο, φπσο: Πεηξά: Ξεδίν επηινγήο φπνπ νξίδνπκε ηε ζεηξά αξίζκεζεο ηνπ παξαζηαηηθνχ ζπλαιιαγήο, επηιέγνληαο θάπνηα απφ ηηο ζεηξέο παξαζηαηηθψλ αγνξψλ. Ξαξαζηαηηθφ: Δηζάγνπκε ηνλ αξηζκφ ηνπ παξαζηαηηθνχ. Ξεξηγξαθή ζεηξάο: Πην πεδίν εκθαλίδεηαη απηφκαηα ε πεξηγξαθή ηεο ζεηξάο πνπ έρεη επηιερζεί, ρσξίο δπλαηφηεηα κεηαβνιήο ηεο. 60

64 Ζκεξνκελία: Δηζάγνπκε ηελ εκεξνκελία θαηαρψξηζεο ηνπ παξαζηαηηθνχ. Ρν ζχζηεκα πξνηείλεη ηελ ηξέρνπζα εκεξνκελία ηελ νπνία κπνξνχκε λα αιιάμνπκε. πνθαηάζηεκα: Νξίδνπκε ην ππνθαηάζηεκα φπνπ θαηαρσξείηαη ην παξαζηαηηθφ. Πε θάζε λέα εγγξαθή πξνηείλεηαη ην ππνθαηάζηεκα ηνπ ρξήζηε. Ρν πεδίν κπνξεί λα κεηαβιεζεί κφλν εάλ ν ρξήζηεο έρεη δηθαηψκαηα πξφζβαζεο ζε άιια ππνθαηαζηήκαηα. Απνζεθεπηηθφο ρψξνο: Θαζνξίδνπκε ηνλ ρψξν πνπ γίλεηαη ε εηζαγσγή ησλ εηδψλ. Ξξνκεζεπηήο: Δπηιέγνπκε ηνλ πξνκεζεπηή πνπ πξαγκαηνπνηείηαη ε ζπλαιιαγή. Ρξφπνο πιεξσκήο: Θαζνξίδνπκε ηνλ ηξφπν πιεξσκήο ηεο ζπλαιιαγήο, επηιέγνληαο ηνλ απφ ηνλ αληίζηνηρν πίλαθα. Βάζεη ηνπ επηιεγκέλνπ ηξφπνπ πιεξσκήο, δηακνξθψλνληαη απηφκαηα νη φξνη δηαθαλνληζκνχ ηεο ζπλαιιαγήο. Πχλνια παξαζηαηηθνχ: Πην ζεκείν απηφ εκθαλίδνληαη ηα ζχλνια θαζαξήο αμίαο, αμίαο Φ.Ξ.Α. θαη άιισλ εμφδσλ ηνπ παξαζηαηηθνχ. Απηά ππνινγίδνληαη απηφκαηα απφ ην ζχζηεκα θαη εθθξάδνληαη ζην λφκηζκα ηεο ζπλαιιαγήο, ζην θχξην λφκηζκα ηεο εηαηξείαο θαη ζην λφκηζκα ηνπ πξνκεζεπηή. Πηε ζπγθεθξηκέλε θαξηέια δηαρεηξηδφκαζηε ηα ινηπά ζηνηρεία πνπ ζρεηίδνληαη κε ηε ζπλαιιαγή, φπσο: Αηηηνινγία: Δηζάγνπκε ηελ αηηηνινγία ηνπ παξαζηαηηθνχ αγνξψλ. Δηζάγνπκε ειεχζεξα παξαηεξήζεηο θαη ζρφιηα πνπ αθνξνχλ ην παξαζηαηηθφ. Δηθφλα 5.13: Ινηπά ζηνηρεία παξαζηαηηθνχ Ξεγή: Ξαξάζπξν ηνπ Atlantis II E.R.P. 61

65 πλαιιαγέο κε πξνκεζεπηέο πειάηεο Κε ηελ επηινγή απηή δηαρεηξηδφκαζηε ηηο ηακεηαθέο ζπλαιιαγέο ή ηηο ζπλαιιαγέο αμηνγξάθσλ ηεο εηαηξείαο κε ηνπο πειάηεο θαη ηνπο πξνκεζεπηέο. Ξξηλ πξνρσξήζνπκε ζε θαηαρψξηζε κηαο ηακεηαθήο/αμηνγξάθσλ ζπλαιιαγήο, αο βεβαησζνχκε φηη έρνπκε ζρεδηάζεη ζεηξέο παξαζηαηηθψλ εηζπξάμεσλ θαη πιεξσκψλ. Ζ δηαδξνκή πνπ αθνινπζείηαη είλαη ε αθφινπζε: πνζχζηεκα: Σξεκαηννηθνλνκηθά Δπηινγή: Ππλαιιαγέο πνεπηινγή: Ξειαηψλ ή Ξξνκεζεπηψλ πν-ππνεπηινγή: Ρακεηαθέο/αμηνγξάθσλ Γηα ηελ θαηαρψξηζε λέαο ηακεηαθήο/αμηνγξάθσλ ζπλαιιαγήο πξνκεζεπηή ή πειάηε θάλνπκε θιηθ ζην [Λέα εγγξαθή]. Όηαλ νινθιεξψζνπκε ηελ εηζαγσγή θαηαρσξνχκε ην λέν παξαζηαηηθφ (ζπλήζσο πξφθεηηαη γηα απφδεημε πιεξσκήο ή απφδεημε είζπξαμεο) κε θιηθ ζην [Θαηαρψξηζε]. Ρν παξαθάησ παξάδεηγκα απεηθνλίδεη ζπλαιιαγή κε πξνκεζεπηή αθ ελφο γηαηί ην ινγηζηήξην αζρνιείηαη εμ νινθιήξνπ κε ηε δηαρείξηζε ησλ πξνκεζεπηψλ θαη ελ κέξεη ησλ πειαηψλ αθνχ έλα κέξνο κπνξεί λα αλαιακβάλεη ην ηκήκα ησλ πσιήζεσλ θαη αθ εηέξνπ δηφηη ε θαηαρψξηζε ηεο ζπλαιιαγήο κε έλα πξνκεζεπηή είλαη παξφκνηα κε ελφο πειάηε. Δηθφλα 5.14: Ξιεξσκή πξνκεζεπηψλ Ξεγή: Ξαξάζπξν ηνπ Atlantis II E.R.P. 62

66 Πηελ πξψηε θαξηέια δηαρεηξηδφκαζηε ηα εμήο ζηνηρεία ηεο ζπλαιιαγήο: Πεηξά: Ξεδίν επηινγήο φπνπ νξίδνπκε ηε ζεηξά αξίζκεζεο ηνπ παξαζηαηηθφ ηεο ζπλαιιαγήο, επηιέγνληαο θάπνηα απφ ηηο ζεηξέο παξαζηαηηθψλ πιεξσκψλ. Ξαξαζηαηηθφ: Δάλ ε επηιεγκέλε ζεηξά έρεη νξηζζεί λα παξάγεη θσδηθφ παξαζηαηηθνχ, ην πεδίν ζπκπιεξψλεηαη θαηά ηελ θαηαρψξηζε ηεο ζπλαιιαγήο. Ξεξηγξαθή ζεηξάο: Πην πεδίν εκθαλίδεηαη απηφκαηα ε πεξηγξαθή ηεο ζεηξάο πνπ έρεη επηιερζεί, ρσξίο δπλαηφηεηα κεηαβνιήο ηεο. Ζκεξνκελία: Δηζάγνπκε ηελ εκεξνκελία θαηαρψξηζεο ηνπ παξαζηαηηθνχ. πνθαηάζηεκα: Νξίδνπκε ην ππνθαηάζηεκα φπνπ θαηαρσξείηαη ε ζπλαιιαγή. Ξξνκεζεπηήο: Νξίδνπκε ηνλ πξνκεζεπηή πνπ πξαγκαηνπνηείηαη ε ζπλαιιαγή. Πηελ δεχηεξε θαξηέια ζπκπιεξψλνπκε θπξίσο ην πεδίν Αηηηνινγία. Ππλεζηζκέλεο επηινγέο είλαη: Έλαληη ινγαξηαζκνχ, εμφθιεζε ινγαξηαζκνχ, πξνθαηαβνιή θ.ιπ. Ρελ ίδηα αθξηβψο δηαδξνκή πνπ αθνινπζνχκε γηα ηελ έθδνζε κηαο απφδεημεο είζπξαμεο ζε θάπνηνλ πειάηε, ζηελ ίδηα θφξκα δηαρεηξηδφκαζηε θαη άιιεο ηακεηαθέο ζπλαιιαγέο ηεο εηαηξείαο κε ηνπο πειάηεο φπσο απηή ηεο είζπξαμεο επηηαγψλ. Δηθφλα 5.15: Δίζπξαμε απφ πειάηε Ξεγή: Ξαξάζπξν ηνπ Atlantis II E.R.P. 63

67 Δκβάζκαηα πειαηώλ πξνκεζεπηώλ Κε ηελ επηινγή απηή δηαρεηξηδφκαζηε ηα παξαζηαηηθά εκβαζκάησλ πειαηψλ, δειαδή ηηο θαηαζέζεηο ησλ πειαηψλ ζηνπο ηξαπεδηθνχο ινγαξηαζκνχο ηεο εηαηξίαο, ή ηα παξαζηαηηθά εκβαζκάησλ πξνκεζεπηψλ, δειαδή ηηο πηζηψζεηο ησλ ηξαπεδηθψλ ινγαξηαζκψλ ηεο εηαηξίαο γηα πιεξσκέο πξνκεζεπηψλ. Ξξηλ πξνρσξήζνπκε ζε θαηαρψξηζε εκβάζκαηνο, αο βεβαησζνχκε φηη έρνπκε ζρεδηάζεη θαηάιιεια ηηο απαξαίηεηεο ζεηξέο παξαζηαηηθψλ εκβαζκάησλ πειαηψλ θαη πξνκεζεπηψλ. Ζ δηαδξνκή πνπ αθνινπζείηαη είλαη ε αθφινπζε: πνζχζηεκα: Σξεκαηννηθνλνκηθά Δπηινγή: Ππλαιιαγέο πνεπηινγή: Ξειαηψλ ή Ξξνκεζεπηψλ πν-ππνεπηινγή: Δκβάζκαηα Γηα θαηαρψξηζε λένπ εκβάζκαηνο θάλνπκε θιηθ ζην [Λέα εγγξαθή]. Ρν ζχζηεκα εκθαλίδεη κία θελή θφξκα γηα ηελ εηζαγσγή ησλ ζηνηρείσλ ηνπ. Όηαλ νινθιεξψζνπκε ηελ εηζαγσγή ην θαηαρσξνχκε κε θιηθ ζην [Θαηαρψξηζε]. Δηθφλα 5.16: Δκβάζκαηα πειαηψλ Ξεγή: Ξαξάζπξν ηνπ Atlantis II E.R.P. 64

68 Πηελ παξαπάλσ θαξηέια δηαρεηξηδφκαζηε ηα εμήο ζηνηρεία ηεο ζπλαιιαγήο: Πεηξά: Ξεδίν επηινγήο φπνπ νξίδνπκε ηε ζεηξά αξίζκεζεο ηνπ παξαζηαηηθφ ηεο ζπλαιιαγήο, επηιέγνληαο θάπνηα απφ ηηο ζεηξέο παξαζηαηηθψλ εκβαζκάησλ. Ξαξαζηαηηθφ: Δάλ ε επηιεγκέλε ζεηξά έρεη νξηζζεί λα παξάγεη θσδηθφ παξαζηαηηθνχ, ην πεδίν ζπκπιεξψλεηαη θαηά ηελ θαηαρψξηζε ηεο ζπλαιιαγήο. Ξεξηγξαθή ζεηξάο: Πην πεδίν εκθαλίδεηαη απηφκαηα ε πεξηγξαθή ηεο ζεηξάο πνπ έρεη επηιερζεί, ρσξίο δπλαηφηεηα κεηαβνιήο ηεο. Ζκεξνκελία: Δηζάγνπκε ηελ εκεξνκελία θαηαρψξηζεο ηνπ παξαζηαηηθνχ. Ρν ζχζηεκα πξνηείλεη ηελ ηξέρνπζα εκεξνκελία ηελ νπνία κπνξνχκε λα αιιάμνπκε. πνθαηάζηεκα: Νξίδνπκε ην ππνθαηάζηεκα φπνπ θαηαρσξείηαη ε ζπλαιιαγή. Πε θάζε λέα εγγξαθή πξνηείλεηαη ην ππνθαηάζηεκα ηνπ ρξήζηε. Ινγαξηαζκφο: Νξίδνπκε ηνλ ηξαπεδηθφ ινγαξηαζκφ πνπ ρξεζηκνπνηείηαη. Ρξάπεδα: Ρν πεδίν ελεκεξψλεηαη απηφκαηα απφ ηα ζηνηρεία ηνπ επηιεγκέλνπ ινγαξηαζκνχ. Αηηηνινγία: Δηζάγνπκε ηελ αηηηνινγία ηεο ζπλαιιαγήο. Θσδηθφο πειάηε: Δπηιέγνπκε ηνλ πειάηε ν νπνίνο θαηαζέηεη ην έκβαζκα. Πην πεδίν είλαη δηαζέζηκνη φινη νη πειάηεο ηεο εηαηξίαο. Κφιηο εηζάγνπκε ηνλ θσδηθφ ηνπ πειάηε, ζην επφκελν πεδίν εκθαλίδεηαη ε επσλπκία ηνπ πειάηε. Δπσλπκία πειάηε: Δλαιιαθηηθά, κπνξνχκε λα ρξεζηκνπνηήζνπκε ην ζπγθεθξηκέλν πεδίν γηα λα επηιέμνπκε ηνλ πειάηε. Αμία: Αξηζκεηηθφ πεδίν φπνπ εηζάγνπκε ηελ αμία ηεο θίλεζεο ηεο γξακκήο. Ρν πεδίν είλαη απαξαίηεην γηα ηελ θαηαρψξηζε ηεο ζπλαιιαγήο Παξαθνινύζεζε δαπαλώλ Κε ηελ επηινγή απηή δηαρεηξηδφκαζηε ηα ρξεκαηννηθνλνκηθά παξαζηαηηθά αγνξψλ. Ζ δηαδξνκή πνπ αθνινπζείηαη είλαη ε αθφινπζε: πνζχζηεκα: Σξεκαηννηθνλνκηθά Δπηινγή: Ππλαιιαγέο πνεπηινγή: Ξξνκεζεπηψλ πν-ππνεπηινγή: Ινηπέο ζπλαιιαγέο Γηα θαηαρψξηζε λέαο ζπλαιιαγήο θάλνπκε θιηθ ζην [Λέα εγγξαθή]. Ρν ζχζηεκα εκθαλίδεη κία θελή θφξκα γηα ηελ εηζαγσγή ησλ ζηνηρείσλ ηελ. Όηαλ νινθιεξψζνπκε ηελ εηζαγσγή ηελ θαηαρσξνχκε κε θιηθ ζην [Θαηαρψξηζε]. 65

69 Δηθφλα 5.17: Θαηαρψξηζε δαπάλεο Ξεγή: Ξαξάζπξν ηνπ Atlantis II E.R.P Παξαθνινύζεζε παγίσλ Κε ηελ επηινγή απηή δηαρεηξηδφκαζηε ηα παξαζηαηηθά αγνξψλ ησλ παγίσλ ζηνηρείσλ ηεο εηαηξείαο. Γηα ηελ θαηαρψξηζε ησλ παξαζηαηηθψλ αγνξψλ παγίσλ ρξεζηκνπνηνχληαη νη ζεηξέο παξαζηαηηθψλ αγνξψλ πνπ έρνπλ ηχπν ζπλαιιαγήο πξνκεζεπηψλ ζηα ζηνηρεία ηνπ νπνίνπ έρεη νξηζζεί θίλεζε παγίσλ. Ζ δηαρείξηζε ησλ παξαζηαηηθψλ αγνξψλ παγίσλ είλαη αθξηβψο ίδηα κε απηή ησλ παξαζηαηηθψλ αγνξψλ κε ηε δηαθνξά φηη αληί γηα είδε ζηηο γξακκέο ησλ παξαζηαηηθψλ εηζάγνληαη πάγηα ζηνηρεία. Ζ δηαδξνκή πνπ αθνινπζείηαη είλαη ε αθφινπζε: πνζχζηεκα: Ξάγηα Δπηινγή: Ππλαιιαγέο πνεπηινγή: Ξαξαζηαηηθά αγνξψλ Γηα θαηαρψξηζε λένπ παγίνπ θάλνπκε θιηθ ζην [Λέα εγγξαθή]. Ρν ζχζηεκα εκθαλίδεη κία θελή θφξκα γηα ηελ εηζαγσγή ησλ ζηνηρείσλ ηνπ. Όηαλ νινθιεξψζνπκε ηελ εηζαγσγή θαηαρσξνχκε ηελ αγνξά, ηελ πξνζζήθε ή ηε βειηίσζε ηνπ παγίνπ ζηνηρείνπ κε θιηθ ζην [Θαηαρψξηζε]. 66

70 Δηθφλα 5.18: Πηνηρεία παξαζηαηηθνχ αγνξάο παγίνπ Ξεγή: Ξαξάζπξν ηνπ Atlantis II E.R.P Πεξηνδηθέο ινγηζηηθέο εξγαζίεο Απηφ πνπ επηηπγράλνπκε κε ηε βνήζεηα ησλ ινγηζηηθψλ πιεξνθνξηαθψλ ζπζηεκάησλ είλαη ζηελ νπζία λα απαιιαζζφκαζηε απφ ηηο ρξνλνβφξεο θαη θνπξαζηηθέο εξγαζίεο (αζξνίζεηο, κεηαθνξέο ινγαξηαζκψλ θ.ιπ.) θαη λα αμηνπνηνχκε ηηο πξαγκαηηθά ηεξάζηηεο δπλαηφηεηέο ηνπο ζηελ απνζήθεπζε θαη αλάθηεζε ζηνηρείσλ. Γελ ρξεηάζηεθε λα αιιάμεη ε Ινγηζηηθή, άιιαμε ν ηξφπνο εξγαζίαο ηνπ ινγηζηή. Κε ιηγφηεξν θφπν θαη ζε κηθξφηεξν ρξφλν εθηειεί ηηο εξγαζίεο ηνπ, εθκεηαιιεπφκελνο πάληα ηηο ηεξάζηηεο δπλαηφηεηεο ησλ ζπζηεκάησλ E.R.P. Πε έλα πιήξεο κεραλνγξαθεκέλν πεξηβάιινλ, φπνπ ε ηηκνιφγεζε γίλεηαη κεραλνγξαθηθά, νη ζπλαιιαγέο απηέο κέζσ κηαο γέθπξαο πεξλνχλ ζηε Γεληθή Ινγηζηηθή θαη δεκηνπξγνχλ ηα θαηάιιεια ινγηζηηθά άξζξα απηφκαηα, ρσξίο ηελ παξεκβνιή ηνπ ινγηζηή, εθηφο νξηζκέλσλ πεξηπηψζεσλ 22. Νη πιεξνθνξηαθέο αλάγθεο ηεο επηρείξεζεο κπνξνχλ λα θαιπθζνχλ πιεξέζηεξα θαη κε κεγαιχηεξε αλάιπζε απφ ηα ηζνδχγηα πξσηίζησο θαη ηα θαζνιηθά, πνπ ζε κεραλνγξαθεκέλν πεξηβάιινλ έρνπλ ην ζηνηρείν ηεο έγθαηξεο θαη έγθπξεο πιεξνθνξίαο. 22 Γεληθή Ινγηζηηθή κε Δ.Γ.Ι.Π., Αλδξέαο Οεβάλνγινπ Ησάλλεο Γεσξγφπνπινο, Δθδφζεηο Interbooks, Ρξίηε έθδνζε, Αζήλα,

71 Ρα ινγηζηηθά πιεξνθνξηαθά ζπζηήκαηα εθδίδνπλ απηφκαηα ηνλ ηζνινγηζκφ ζχκθσλα κε ηελ 4 ε νδεγία ηεο Δ.Δ., ππνινγίδεηαη ε νηθνλνκηθή πνξεία, νη αξηζκνδείθηεο, ππνζηεξίδνληαη πξνυπνινγηζκνί κε κεληαία αλάιπζε πξαγκαηνπνηεζέλησλ πξνυπνινγηζζέλησλ, ρξεκαηνξνή ησλ πξνβιεπφκελσλ εηζπξάμεσλ θαη πιεξσκψλ (cash flow), θέληξα θφζηνπο, γξαθηθέο παξαζηάζεηο. Δθδίδνληαη ζπγθεληξσηηθέο θαηαζηάζεηο ηηκνινγίσλ, ππνινγίδεηαη ε πεξηνδηθή θαη ε εθθαζαξηζηηθή δήισζε ηνπ Φ.Ξ.Α., εθηππψλνληαη εκεξνιφγηα, θαζνιηθά, ηζνδχγηα. Γίλεηαη ε δπλαηφηεηα γηα απηφκαηνπο αληηινγηζκνχο θαη ηζνζθειηζκέλα άξζξα. Γίλεηαη έιεγρνο νξζφηεηαο ηνπ Α.Φ.Κ., αξηζκνχληαη απηφκαηα νη εκεξνινγηαθέο εγγξαθέο, ειέγρεηαη ην ηακείν γηα αξλεηηθφ ππφινηπν θαη πνιιά άιια. Δπίζεο ηα ινγηζηηθά πιεξνθνξηαθά ζπζηήκαηα παξέρνπλ πνιιά ρξήζηκα εξγαιεία αλάιπζεο θαη παξαθνινχζεζεο ησλ ινγαξηαζκψλ (νηθνλνκηθά ζηνηρεία), κε απψηεξν ζθνπφ ηελ θάιπςε απηψλ ησλ αλαγθψλ. Ρν ππνζχζηεκα ηεο Ινγηζηηθήο κε ηηο δηάθνξεο επηινγέο θαη ππνεπηινγέο ηνπ καο δίλεη ηε δπλαηφηεηα λα παξαθνινπζήζνπκε ηα νηθνλνκηθά ζηνηρεία ηνπ ινγηζηηθνχ ζρεδίνπ ηεο επηρείξεζεο θαη λα πξνβνχκε ζε εθηππψζεηο θαζνιηθψλ, ηζνδπγίσλ θ.ιπ. Ρo ππνζχζηεκα ηεο Ινγηζηηθήο δειαδή καο επηηξέπεη λα πξνβάιινπκε ηα νηθνλνκηθά ζηνηρεία φισλ ησλ ινγαξηαζκψλ ηνπ ινγηζηηθνχ ζρεδίνπ ηεο εηαηξείαο. Δηθφλα 5.19: Θαξηέια ινγαξηαζκνχ Ξεγή: Ξαξάζπξν ηνπ Atlantis II E.R.P. 68

72 Κπνξνχκε αθφκε λα εθηππψλνπκε ην ηζνδχγην ησλ ινγαξηαζκψλ ινγηζηηθήο γηα ζπγθεθξηκέλε πεξίνδν. Πηελ εθηχπσζε εκθαλίδνληαη νη ινγαξηαζκνί κε βαζκφ επηινγήο ζαο, ε ρξέσζε θαη ε πίζησζε απνγξαθήο απφ κεηαθνξά, πεξηφδνπ θαη πξννδεπηηθά θαζψο θαη ην ηξέρνλ ππφινηπν θάζε ινγαξηαζκνχ. Δηθφλα 5.20: Ηζνδχγην Ξεγή: Ξαξάζπξν ηνπ Atlantis II E.R.P. Ζ δηαθνξά ζηνλ φγθν εξγαζίαο ζε ζρέζε κε ηε ρεηξφγξαθε Ινγηζηηθή είλαη ζπληξηπηηθή. Έλα ηζνδχγην γηα 500 πειάηεο ζην ρεηξφγξαθν απαηηνχληαη ψξεο θνπηαζηηθήο εξγαζίαο, ελψ κε ηε βνήζεηα ελφο ινγηζηηθνχ πιεξνθνξηαθνχ ζπζηήκαηνο απαηηνχληαη κφιηο κεξηθά ιεπηά. Κε ηελ θαηαρψξηζε ησλ ινγηζηηθψλ άξζξσλ ζην εκεξνιφγην, ην ζχζηεκα απηφκαηα ελεκεξψλεη γεληθά αλαιπηηθά θαζνιηθά, θάλεη ηηο αζξνίζεηο θαη εθδίδεη ηα ηζνδχγηα. 69

73 5.3. Αλζξώπηλνη πόξνη Ν ηνκέαο αλζξσπίλσλ πφξσλ έρεη ηελ επζχλε πξνζέιθπζεο, αλάπηπμεο θαη δηαηήξεζεο ηνπ πξνζσπηθνχ ηεο επηρείξεζεο. Ρα ζπζηήκαηα πιεξνθνξηψλ αλζξσπίλσλ πφξσλ ππνζηεξίδνπλ δξαζηεξηφηεηεο φπσο ηελ αλεχξεζε ππνςήθησλ ππαιιήισλ, ηελ ηήξεζε νινθιεξσκέλσλ ζηνηρείσλ γηα ην ππάξρνλ πξνζσπηθφ θαη ηε δεκηνπξγία πξνγξακκάησλ γηα ηελ αλάπηπμε ησλ ηθαλνηήησλ θαη δεμηνηήησλ ηνπ πξνζσπηθνχ θαζψο θαη ηε κηζζνδνζία. Πε απηφ ην ιεηηνπξγηθφ ηνκέα γίλεηαη ε ηήξεζε ησλ ζηνηρείσλ πξνζσπηθνχ. Πε απηφ ηεξνχληαη βαζηθά δεδνκέλα πξνζσπηθνχ, φπσο φλνκα ππαιιήινπ, ειηθία, θχιν, νηθνγελεηαθή θαηάζηαζε, δηεχζπλζε, κφξθσζε, κηζζφο, ηίηινο ζέζεο εξγαζίαο, εκεξνκελία πξφζιεςεο θαη εκεξνκελία απνρψξεζεο. Ρν ζχζηεκα κπνξεί λα παξάγεη πνηθηιία αλαθνξψλ, φπσο θαηαζηάζεηο λενπξνζιεθζέλησλ ππαιιήισλ, ππαιιήισλ πνπ απνρψξεζαλ ή βξίζθνληαη ζε άδεηα, ππαιιήισλ ηαμηλνκεκέλσλ θαηά θαηεγνξία ζέζεσλ εξγαζίαο ή κνξθσηηθνχ επηπέδνπ, ή αμηνινγήζεσλ απφδνζεο ππαιιήισλ. Ρέηνηα ζηνηρεία ζρεδηάδνληαη ζπλήζσο γηα παξνρή ζηνηρείσλ Λνγηζηηθνπνίεζε ηεο κηζζνδνζίαο Ζ θίλεζε θαηαρσξείηαη απφ ην ππνζχζηεκα ηεο ινγηζηηθήο, φπσο γίλεηαη παξαθάησ. Δηθφλα 5.21: Άξζξν κηζζνδνζίαο Ξεγή: Ξαξάζπξν ηνπ Atlantis II E.R.P. 70

74 Κε ηελ επηινγή απηή δηαρεηξηδφκαζηε νξηζκέλεο εγγξαθέο ησλ εκεξνινγίσλ ηεο Ινγηζηηθήο, ζπλήζσο απηέο γηα ηηο νπνίεο δελ δεκηνπξγείηαη απηφκαηα ινγηζηηθφ άξζξν απφ ην E.R.P. ζχζηεκα είηε επεηδή δελ έγηλε ε απαξαίηεηε γεθχξσζε πνπ απαηηείηαη είηε ιφγσ ηεο ηδηαηηεξφηεηαο ησλ ζπγθεθξηκέλσλ ινγηζηηθψλ εγγξαθψλ Πιεξσκή πξνζσπηθνύ Ρελ εκέξα πνπ ζα εμνθιεζνχλ ηα παξαπάλσ πνζά κε πίζησζε ησλ ρξεκαηηθψλ δηαζεζίκσλ, ρξεψλεηαη θαη θιείλεη ν εθάζηνηε ινγαξηαζκφο ΣΣ.ΣΣΣΣ κε ζθνπφ ηελ παξαθνινχζεζε ησλ εμνθιήζεσλ αλά εξγαδφκελν. Δηθφλα 5.22: Ξιεξσκή εξγαδνκέλνπ Ξεγή: Ξαξάζπξν ηνπ Atlantis II E.R.P. Αθνινπζείηαη άιιε δηαδξνκή ζε πεξίπησζε πνπ ε πιεξσκή γίλεη κέζσ ηξαπέδεο θαη κεηαθεξζνχλ ηα ρξήκαηα απφ ηνλ ινγαξηαζκφ φςεσο ηεο εηαηξείαο ζηνπο πξνζσπηθνχο ινγαξηαζκνχο θάζε εξγαδνκέλνπ μερσξηζηά. Ζ δηαδξνκή πνπ αθνινπζείηαη είλαη ε αθφινπζε: πνζχζηεκα: Σξεκαηννηθνλνκηθά Δπηινγή: Ππλαιιαγέο πνεπηινγή: Ρξαπεδηθψλ ινγαξηαζκψλ πν-ππνεπηινγή: Ινηπέο ζπλαιιαγέο 71

75 Κε ηελ επηινγή απηή δηαρεηξηδφκαζηε ηα ρξεκαηννηθνλνκηθά παξαζηαηηθά ησλ ινηπψλ ηξαπεδηθψλ ινγαξηαζκψλ. Γηα θαηαρψξηζε λέαο ζπλαιιαγήο θάλνπκε θιηθ ζην [Λέα εγγξαθή]. Ρν ζχζηεκα εκθαλίδεη κία θελή θφξκα γηα ηελ εηζαγσγή ησλ ζηνηρείσλ. Όηαλ νινθιεξψζνπκε θαηαρσξνχκε κε θιηθ ζην [Θαηαρψξηζε]. Δηθφλα 5.23: Ξιεξσκή εξγαδνκέλνπ κέζσ ηξαπέδεο Ξεγή: Ξαξάζπξν ηνπ Atlantis II E.R.P. Πηελ πξψηε θαξηέια δηαρεηξηδφκαζηε ηα πξσηεχνληα ζηνηρεία ηεο ζπλαιιαγήο: Πεηξά: Ξεδίν επηινγήο φπνπ νξίδνπκε ηε ζεηξά αξίζκεζεο ηεο ζπλαιιαγήο. Ξεξηγξαθή ζεηξάο: Πην πεδίν εκθαλίδεηαη απηφκαηα ε πεξηγξαθή ηεο ζεηξάο πνπ έρνπκε επηιέμεη, ρσξίο δπλαηφηεηα κεηαβνιήο ηεο. Ζκεξνκελία: Δηζάγνπκε ηελ εκεξνκελία θαηαρψξηζεο ηνπ παξαζηαηηθνχ. πνθαηάζηεκα: Νξίδνπκε ην ππνθαηάζηεκα πνπ θαηαρσξείηαη ε ζπλαιιαγή. Πε θάζε λέα εγγξαθή πξνηείλεηαη ην ππνθαηάζηεκα ηνπ ρξήζηε. Ρν πεδίν είλαη απαξαίηεην θαη κπνξεί λα κεηαβιεζεί κφλν εάλ ν ρξήζηεο έρεη δηθαηψκαηα πξφζβαζεο ζηα ππφινηπα ππνθαηαζηήκαηα. Ρξαπεδηθφο ινγαξηαζκφο: Νξίδνπκε ηνλ ηξαπεδηθφ ινγαξηαζκφ πνπ ρξεζηκνπνηείηαη ζηελ ζπλαιιαγή. Ρξάπεδα: Ρν πεδίν ελεκεξψλεηαη απηφκαηα απφ ηα ζηνηρεία ηνπ επηιεγκέλνπ ινγαξηαζκνχ. Πηελ δεχηεξε θαξηέια θαη πην ζπγθεθξηκέλα ζην πεδίν Αηηηνινγία, εηζάγνπκε θάπνηα αηηηνινγία ζρεηηθή κε ηε ζπγθεθξηκέλε ζπλαιιαγή. 72

76 ΚΔΦΑΛΑΙΟ ΔΚΣΟ ΛΗΦΗ ΔΠΙΥΔΙΡΗΜΑΣΙΚΧΝ ΑΠΟΦΑΔΧΝ 6.1. Ρνή πιεξνθνξηώλ ζηνλ νξγαληζκό Απφ ηε ζηηγκή πνπ ηα ζπζηήκαηα E.R.P. έθαλαλ ηελ εκθάληζε ηνπο, νη επηρεηξήζεηο έγηλαλ πην επέιηθηεο θαη εππξνζάξκνζηεο ζε θάζε κεηαβνιή ηφζν ηνπ εμσηεξηθνχ φζν θαη ηνπ εζσηεξηθνχ ηνπο πεξηβάιινληνο. Ν δηακνηξαζκφο ησλ δεδνκέλσλ θαη ε ειεχζεξε ξνή ησλ πιεξνθνξηψλ έρεη απμήζεη ηελ ελεκέξσζε ηφζν ησλ ζηειερψλ φζν θαη ησλ εξγαδνκέλσλ 23. Ρα ιεηηνπξγηθά ζηειέρε κπνξνχλ λα δψζνπλ ηηο πιεξνθνξίεο πνπ ρξεηάδεηαη ε αλψηεξε δηνίθεζε γηα ηε ιήςε απνθάζεσλ, πξάγκα πνπ δελ κπνξνχζε λα ζπκβεί κφιηο κεξηθά ρξφληα πξηλ. Ζ δηνίθεζε πςεινχ επηπέδνπ ιακβάλεη κηα ζπλερήο ξνή πιεξνθνξηψλ ζρεηηθά κε ηηο ιεηηνπξγίεο πνπ πξσηχηεξα ήηαλ κε δηαζέζηκεο. Ρα ζπζηήκαηα E.R.P. φρη κφλν δηεπθνιχλνπλ ηε ξνή ησλ πιεξνθνξηψλ αιιά θαη ηελ πξνσζνχλ. πάξρνπλ γεληθέο θαηεπζχλζεηο πνπ δίλνπλ κηα αληηπξνζσπεπηηθή εηθφλα ηεο απφδνζεο ηνπ E.R.P. φζνλ αθνξά ηελ ειεχζεξε ξνή ησλ πιεξνθνξηψλ, φπσο: o Ξιεξνθνξία ζε πξαγκαηηθφ ρξφλν: Γεκηνπξγεί ζπλζήθεο εχθνιεο δηάρπζεο ηεο πιεξνθνξίαο θαη απνθπγήο αλεπηζχκεησλ θαηαζηάζεσλ. Ζ έιιεηςε άκεζεο θαη έγθπξεο πιεξνθνξίαο ζην γξήγνξα κεηαβαιιφκελν επηρεηξεκαηηθφ πεξηβάιινλ πνπ δνχκε ίζσο λα κεηαθξάδεηαη θαη ζε δπζθνιία επηβίσζεο. o Κείσζε ρξφλνπ θαηαρσξίζεσλ ησλ δεδνκέλσλ: Ζ πιεξνθνξία εηζέξρεηαη κία θνξά θαη ρξεζηκνπνηείηαη απφ νιφθιεξε ηελ εηαηξία. Ζ ειεχζεξε ξνή ησλ πιεξνθνξηψλ έρεη αιιάμεη ηελ παξαδνζηαθή νξγαλσηηθή δνκή ησλ επηρεηξήζεσλ. Ζ δνκή ηεο ππξακίδαο εμαθνινπζεί βέβαηα λα ππάξρεη αιιά ζηηο επηηπρεκέλεο επηρεηξήζεηο έρεη επέιζεη κείσζε ησλ επηπέδσλ ηεο ηεξαξρίαο ζηελ νξγάλσζή ηνπο. Ζ πην επίπεδε νξγάλσζε έρεη ιηγφηεξα επίπεδα δηνίθεζεο θαη κεγαιχηεξν βαζκφ εμνπζηνδφηεζεο γηα ιήςε απνθάζεσλ ζε ππαιιήινπο θαηψηεξσλ βαζκίδσλ. Νη πιεξνθνξίεο ηψξα είλαη δηαζέζηκεο, ζπγθεληξσκέλεο θαη νκαδνπνηεκέλεο έηζη ψζηε λα επηηξέπνπλ ζηα ζηειέρε θαηψηεξσλ βαζκίδσλ λα παίξλνπλ απνθάζεηο πνπ πξνεγνπκέλσο έπαηξλαλ ηα πςειφηεξα δηνηθεηηθά ζηειέρε. 23 Information Systems Success in the 21st Century, UMA GUPTA, Prentice Hall Upper Saddle River, New Jersey,

77 6.2. ηειέρε θαη ιήςε απνθάζεσλ Ζ ιήςε απνθάζεσλ παξακέλεη έλαο απφ ηνπο πην πξνθιεηηθνχο ξφινπο ελφο ζηειέρνπο επηρείξεζεο θαη κπνξεί λα ηαμηλνκεζεί ζε νξγαλσηηθά επίπεδα (ζηξαηεγηθφ, δηνηθεηηθφ, γλψζεο θαη ιεηηνπξγηθφ) ηνπ νξγαληζκνχ, γηα ηα νπνία έγηλε αλαθνξά ζε πξνγελέζηεξν θεθάιαην. Ζ ζηξαηεγηθή ιήςε απνθάζεσλ θαζνξίδεη ηνπο ζηφρνπο, ηνπο πφξνπο θαη ηηο πνιηηηθέο ηνπ νξγαληζκνχ. Ζ ιήςε απνθάζεσλ γηα ην δηνηθεηηθφ έιεγρν αζρνιείηαη θπξίσο κε ην πφζν απνδνηηθά θαη απνηειεζκαηηθά ρξεζηκνπνηνχληαη νη πφξνη θαζψο θαη κε ηελ αμηνιφγεζε ηεο απφδνζεο ησλ ιεηηνπξγηθψλ κνλάδσλ. Νη απνθάζεηο ιεηηνπξγηθνχ ειέγρνπ θαζνξίδνπλ ηνλ ηξφπν εθηέιεζεο ζπγθεθξηκέλσλ έξγσλ πνπ απνθαζίζηεθαλ απφ ην ζηξαηεγηθφ επίπεδν. Ρέινο φζνλ αθνξά ηελ ιήςε απνθάζεσλ ζην επίπεδν γλψζεο αζρνιείηαη κε ηελ αμηνιφγεζε λέσλ ηδεψλ γηα πξντφληα θαη ππεξεζίεο, κε ηξφπνπο επηθνηλσλίαο λέσλ γλψζεσλ θαη κε ηξφπνπο δηαλνκήο πιεξνθνξηψλ. Κέζα ζε θαζέλα απφ απηά ηα επίπεδα ιήςεο απνθάζεσλ, νη απνθάζεηο ηαμηλνκνχληαη ζε δνκεκέλεο θαη αδφκεηεο. Αδφκεηεο απνθάζεηο είλαη εθείλεο ζηηο νπνίεο απηφο πνπ παίξλεη ηελ απφθαζε πξέπεη ν ίδηνο λα θξίλεη, λα αμηνινγήζεη θαη λα έρεη ηελ νμπδέξθεηα πνπ ρξεηάδεηαη γηα ηνλ θαζνξηζκφ ηνπ πξνβιήκαηνο. Θάζε ηέηνηα απφθαζε είλαη πξσηφηππε, ζεκαληηθή, δελ αλήθεη ζηελ θαζεκεξηλή ξνπηίλα θαη δελ ππάξρεη πξνζπκθσλεκέλε θαη θαιά θαηαλνεηή δηαδηθαζία ιήςεο ηεο. Αληίζεηα, νη δνκεκέλεο απνθάζεηο είλαη επαλαιακβαλφκελεο θαη ξνπηίλαο θαη αθνινπζνχλ πξνθαζνξηζκέλε δηαδηθαζία ρεηξηζκνχ, ψζηε λα κε ρξεηάδεηαη θάζε θνξά λα αληηκεησπίδνληαη σο πξσηφηππεο. Κεξηθέο απνθάζεηο είλαη εκη-δνκεκέλεο, ζε ηέηνηεο πεξηπηψζεηο, κφλν έλα κέξνο ηνπ πξνβιήκαηνο επηδέρεηαη ζαθή απάληεζε πνπ κπνξεί λα πξνθχςεη απφ κηα απνδεθηή δηαδηθαζία. Ξαξφιν πνπ ζε θάζε επίπεδν ηνπ νξγαληζκνχ παξνπζηάδνληαη ηφζν δνκεκέλα φζν θαη αδφκεηα πξνβιήκαηα, απηνί πνπ θάλνπλ ζηξαηεγηθά ζρέδηα αληηκεησπίδνπλ θπξίσο αδφκεηα πξνβιήκαηα ελψ ην πξνζσπηθφ ιεηηνπξγηθνχ ειέγρνπ αληηκεησπίδεη θαηά θαλφλα αξθεηά θαιά δνκεκέλα. Ξνιιά πξνβιήκαηα πνπ ζπλαληά ην εμεηδηθεπκέλν πξνζσπηθφ είλαη επίζεο αξθεηά αδφκεηα. Ρα Ππζηήκαηα Ξιεξνθνξηψλ Γηνίθεζεο (MIS) ζπλδένληαη κε δνκεκέλεο θαη εκηδνκεκέλεο απνθάζεηο, ηα Ππζηήκαηα πνζηήξημεο Απνθάζεσλ (DSS) ζρεηίδνληαη κε εκη-δνκεκέλεο θαη αδφκεηεο απνθάζεηο θαη ηέινο ηα Ππζηήκαηα πνζηήξημεο Γηνίθεζεο (ESS) αθνξνχλ αδφκεηεο απνθάζεηο γεληθνχ ραξαθηήξα. 74

78 6.3. Γηαδηθαζίεο ιήςεο απνθάζεσλ Ν πξνζδηνξηζκφο, ε επεμεξγαζία θαη ε ζχλζεζε ησλ θαηάιιεισλ πιεξνθνξηψλ γηα ηελ εμαγσγή ζπκπεξαζκάησλ πνπ ζα νδεγήζνπλ ζε νξζνινγηθή θαη απνηειεζκαηηθή ιήςε απνθάζεσλ γίλεηαη κηα δηαδηθαζία νινέλα πην ζχλζεηε θαη πνιχπινθε. Ρν παξαπάλσ πξφβιεκα έξρνληαη λα αληηκεησπίδνπλ ηφζν ηα κεζαία φζν θαη ηα αλψηεξα δηνηθεηηθά ζηειέρε κηαο επηρείξεζεο ζηελ θαζεκεξηλή πξαθηηθή ηνπο κέζσ ηεο απφθηεζεο ζεσξεηηθήο θαη πξαθηηθήο γλψζεο ηεο ζεκαζίαο θαη ηεο ιεηηνπξγίαο ησλ Ππζηεκάησλ E.R.P. γηα ηελ ππνζηήξημε επηρεηξεκαηηθψλ απνθάζεσλ θαη ηελ αληηκεηψπηζε ησλ δηνηθεηηθψλ απαηηήζεσλ. Ππλεπψο, κε απηφ ην κίγκα γλψζεσλ θαη ηθαλνηήησλ, ηα ζηειέρε έρνπλ ηε δπλαηφηεηα λα ιακβάλνπλ θαη λα πινπνηνχλ απνηειεζκαηηθά ζηξαηεγηθέο θαη ιεηηνπξγηθέο απνθάζεηο κέζα ζην ξαγδαίσο κεηαβαιιφκελν επηρεηξεζηαθφ πεξηβάιινλ. Νη επηρεηξεκαηηθέο απνθάζεηο αθνξνχλ ζηελ αλάγθε ηξνπνπνίεζεο κίαο θαηάζηαζεο, δειαδή ειέγρνπλ ηελ πηζαλφηεηα κίαο αιιαγήο αιιά θαη εμεχξεζεο ηεο πιένλ ελδεδεηγκέλεο κεζφδνπ γηα ηελ πξαγκαηνπνίεζε απηήο ηεο αιιαγήο. Ζ αιιαγή απηή αθνξά ζηελ κεηαηξνπή ηεο ηζρχνπζαο θαηάζηαζε ζε κία άιιε 24. Γελ είλαη πάληα εχθνιν λα ιάβεη θαλείο ηε ζσζηή απφθαζε, δηφηη ζε αξθεηέο πεξηπηψζεηο δελ είλαη δηαζέζηκεο νη απαξαίηεηεο πιεξνθνξίεο, ηα ζηειέρε δελ δηαζέηνπλ ηηο απαξαίηεηεο ηθαλφηεηεο, γλψζεηο θαη ηερληθέο γηα ηελ επεμεξγαζία ησλ πιεξνθνξηψλ, ε αθφκε ε επεμεξγαζία ησλ πιεξνθνξηψλ δελ νδεγεί ζε ζίγνπξα απνηειέζκαηα αιιά ζε πηζαλά. Γηα ηε ιήςε ησλ ζσζηψλ απνθάζεσλ πξέπεη ηα θαηάιιεια άηνκα, ζηεξηδφκελα ζηηο θαηάιιειεο πιεξνθνξίεο, λα ρξεζηκνπνηνχλ ηελ θαηάιιειε κέζνδν θαη ηα ζπζηήκαηα E.R.P. κπνξνχλ πιένλ λα πξνζθέξνπλ ζεκαληηθή βνήζεηα ζε ζέκαηα ιήςεο απνθάζεσλ. Πηελ πξνεγνχκελε ελφηεηα έγηλε αλαθνξά ζηα πεδία ιήςεο απνθάζεσλ πνπ κπνξεί λα πεξηέιζνπλ ηα ζηειέρε θάζε νξγαλσηηθνχ επηπέδνπ, φπσο είλαη ν θαζνξηζκφο ησλ ζηφρσλ, ησλ πνιηηηθψλ ηεο επηρείξεζεο θαζψο θαη ησλ πφξσλ πνπ ζα ρξεζηκνπνηεζνχλ, ε πξνζπάζεηα γηα απνηειεζκαηηθφηεξε θαη απνδνηηθφηεξε αμηνπνίεζε απηψλ ησλ πφξσλ, ε αμηνιφγεζε θαη ε απφπεηξα βειηίσζεο ησλ ιεηηνπξγηθψλ κνλάδσλ, ε εθηέιεζε ζπγθεθξηκέλσλ έξγσλ θ.ιπ. 24 Hotel Management, Γεκήηξεο Ιαινχκεο, Δπίθνπξνπ Θαζεγεηή ηκήκαηνο Ρνπξηζηηθψλ Δπηρεηξήζεσλ Ρ.Δ.Η. Αζήλαο, εθδφζεηο Πηακνχιε,

79 Π απηφ ην ζεκείν αμίδεη λα επηζεκάλνπκε νξηζκέλεο πεξηπηψζεηο φπνπ απαηηείηαη ε νξζνινγηθή ιήςε απνθάζεσλ θαη κπνξεί λα ππνζηεξηρζεί απφ ηα ζπζηήκαηα E.R.P. αθ ελφο κέζσ ηεο έγθαηξεο πιεξνθφξεζεο πνπ πξνζθέξνπλ θαη αθ εηέξνπ κε ηελ βνήζεηα ησλ εμεηδηθεπκέλσλ εθαξκνγψλ πνπ δηαζέηνπλ. Αλάιπζε ελαιιαθηηθψλ αβέβαησλ θαηαζηάζεσλ Ρα ζπζηήκαηα E.R.P. πξνζεγγίδνπλ ην πξφβιεκα ηεο ιήςεσο απνθάζεσλ ππφ ζπλζήθεο αβεβαηφηεηαο. Δηδηθφηεξα, αλαιχνπλ ηε θχζε ηεο αβεβαηφηεηαο θαη ηνπ θηλδχλνπ θαη παξνπζηάδνπλ κία αλάιπζε επελδχζεσλ γηα δηάθνξεο ελαιιαθηηθέο επηινγέο. Ρέινο, εηζάγνπλ ηελ έλλνηα ηεο κέηξεζεο ηνπ θηλδχλνπ θαη ηνπ παξάγνληα ηνπ ππνθεηκέλνπ ζηνλ θίλδπλν θαη ηεο ρξήζεο ησλ πηζαλνηήησλ. Θξηηήξην επελδπηηθψλ απνθάζεσλ Ρα ζπζηήκαηα E.R.P. αλαπηχζζνπλ ην θξηηήξην ηεο θαζαξήο παξνχζαο αμίαο, σο ην πξνηεηλφκελν θξηηήξην γηα ηε ιήςε επελδπηηθψλ απνθάζεσλ θαζψο θαη κηα ηππνινγία επελδχζεσλ θαη επελδπηηθψλ απνθάζεσλ. Δπίζεο, αλαιχνπλ ηα παξαδνζηαθά θξηηήξηα ιήςεο απνθάζεσλ, δειαδή ην πιήζνο ησλ πηζαλνηήησλ επαλάθηεζεο ηνπ θεθαιαίνπ θαη ηελ απφδνζε ηνπ θεθαιαίνπ, θαζψο θαη ηα θξηηήξηα πνπ ζηεξίδνληαη ζηε ρξήζε πξνεμνθιεκέλσλ ρξεκαηηθψλ ξνψλ. Ρέινο, παξνπζηάδνπλ ζπγθξίζεηο κεηαμχ ησλ θξηηεξίσλ ησλ πηζαλνηήησλ επαλάθηεζεο θεθαιαίνπ θαη ηνπ εζσηεξηθνχ ζπληειεζηή απφδνζεο, φπσο θαη κεηαμχ ηεο θαζαξήο παξνχζαο αμίαο θαη ηνπ εζσηεξηθνχ ζπληειεζηή απφδνζεο. Ππλεπψο ηα ζηειέρε θαινχληαη λα επηιχζνπλ πξνβιήκαηα πνπ αθνξνχλ αμηνινγήζεηο επελδχζεσλ 25. Ξξνζδηνξηζκφο θαη δηαρείξηζε ησλ ρξεκαηηθψλ ξνψλ Ρα ζπζηήκαηα E.R.P. επηπιένλ αλαιχνπλ ην ζέκα ηνπ πξνζδηνξηζκνχ ησλ ρξεκαηνδνηηθψλ ξνψλ πνπ ρξεζηκνπνηνχληαη θαηά ηε δηαδηθαζία ιήςεο επελδπηηθψλ απνθάζεσλ. Αλαιπηηθφηεξα, πεξηγξάθεηαη ε θχζε ηεο ρξεκαηνδνηηθήο ξνήο θαη αληηδηαζηέιιεηαη απφ ηα επηρεηξεκαηηθά θέξδε. Πηε ζπλέρεηα, αλαιχεηαη ε δηαρείξηζε ηνπ θφζηνπο επθαηξίαο, ησλ ρξενιπζίσλ θαη ησλ ηφθσλ, ησλ απνζβέζεσλ, ησλ θφξσλ θαη ηεο ππνιεηκκαηηθήο αμίαο ηεο επέλδπζεο. 25 Νδεγφο Ππζηεκάησλ Δλδνεπηρεηξεζηαθνχ Πρεδηαζκνχ, Θέληξα Δπηρεηξεκαηηθήο Αλάπηπμεο,

80 Ρα ζηειέρε θαινχληαη λα επηιχζνπλ πξνβιήκαηα πνπ αθνξνχλ ηνλ πξνζδηνξηζκφ ησλ ηακεηαθψλ ξνψλ (εηζξνψλ θαη εθξνψλ) ζπγθεθξηκέλσλ επελδπηηθψλ ζρεδίσλ γηα ζπγθεθξηκέλα ρξνληθά δηαζηήκαηα, ηνλ ππνινγηζκφ ηνπ αλαγθαίνπ θεθαιαίνπ θίλεζεο, ηελ επηινγή θαιχηεξσλ επελδχζεσλ κε βάζε ηελ δηάξζξσζε ησλ ηακεηαθψλ ξνψλ θαη ηνλ ηξφπν ρξεκαηνδφηεζεο ηνπο (ίδηα θεθάιαηα, δαλεηζκφο). Δηδηθέο επελδπηηθέο απνθάζεηο Ρα ζπζηήκαηα E.R.P. έρνπλ επίζεο ηε δπλαηφηεηα λα αλαπηχζζνπλ ηα θπξηφηεξα δεηήκαηα πνπ αθνξνχλ ηε δηαδηθαζίαο αμηνιφγεζεο επελδπηηθψλ απνθάζεσλ νη νπνίεο ρξήδνπλ εηδηθήο αληηκεηψπηζεο. Ξην ζπγθεθξηκέλα, αλαιχνληαη νη απνθάζεηο πνπ αθνξνχλ ηελ παξαγσγή ή ηελ αγνξά θαη εκπνξία πξντφλησλ, ηελ απφθαζε αληηθαηάζηαζεο κεραλήκαηνο, ηελ επηινγή ηεο θαηαιιειφηεξεο ρξνληθήο εμέιημεο κηαο επελδπηηθήο απφθαζεο θαη ηε δηαρείξηζε κεηαβαιιφκελσλ κεγεζψλ παξαγσγήο. Αξρέο δηαρείξηζεο ραξηνθπιαθίνπ Ρα ζπζηήκαηα E.R.P. αλαιψλνληαη ζηελ αλάιπζε ηεο νξγάλσζεο ραξηνθπιαθίνπ θεθαιαηαθψλ ζηνηρείσλ ηεο επηρείξεζεο. Κε απηφ ηνλ ηξφπν νπζηαζηηθά παξνπζηάδεηαη ν ηξφπνο πνπ ιακβάλνληαη επελδπηηθέο απνθάζεηο πνπ αθνξνχλ κεκνλσκέλα θεθαιαηνπρηθά ζηνηρεία ή ζχλνια απφ απηά. Ζ επελδπηηθή απφθαζε Ρέινο, γίλνληαη κεζνδνινγηθέο πξνζεγγίζεηο ζην δήηεκα ηεο αμηνιφγεζεο ησλ επελδχζεσλ. Αλαιπηηθφηεξα, αλαπηχζζνληαη ηα βαζηθφηεξα ζεκεία ηεο δηαδηθαζίαο αλάιεςεο επελδπηηθψλ απνθάζεσλ ππφ ζπλζήθεο βεβαηφηεηαο θαη αβεβαηφηεηαο. Δλ ζπλερεία, αλαπηχζζεηαη ε κεζνδνινγία αμηνιφγεζεο επελδπηηθψλ απνθάζεσλ ππφ πξαγκαηηθέο ζπλζήθεο. Πθνπφο ηεο εθαξκνγήο είλαη ε δηελέξγεηα πξνβιέςεσλ ησλ νηθνλνκηθψλ κεγεζψλ ηεο επηρείξεζεο (πξνζαξκνγή θαη δηελέξγεηα πξνβιέςεσλ). Κέζσ ηνπ ζπζηήκαηνο θαιχπηεηαη κέζα απφ ηελ εηζαγσγή ησλ θαηάιιεισλ κεηαβιεηψλ θαη ν παξάγνληαο ηεο αβεβαηφηεηαο πνπ ραξαθηεξίδεη ηε δήηεζε πξντφλησλ θαη ππεξεζηψλ θαη ζπλεπψο ζπκβάιιεη ζηνλ πξνζδηνξηζκφ ησλ απαηηήζεσλ ζε πιηθά θεθάιαηα, αλζξψπηλν δπλακηθφ, ζηελ πξφβιεςε ησλ απνηειεζκάησλ ηεο επηρείξεζεο θ.ιπ. 77

81 6.4. Πιεξνθνξηαθά πζηήκαηα Γηνίθεζεο (MIS) Κία απφ ηηο θπξηφηεξεο εθαξκνγέο ππνζηήξημεο ιήςεο απνθάζεσλ απφ ην κάλαηδκελη είλαη ηα Ππζηήκαηα Ξιεξνθνξηψλ Γηνίθεζεο (MIS). Απηά ηα ζπζηήκαηα παξέρνπλ θπξίσο πιεξνθνξίεο γηα ηελ απφδνζε ηεο επηρείξεζεο, πξάγκα πνπ βνεζά ηα ζηειέρε λα παξαθνινπζνχλ θαη λα ειέγρνπλ ηελ επηρεηξεκαηηθή δξαζηεξηφηεηα. Θαηά θαλφλα, απηά ηα ζπζηήκαηα παξάγνπλ θαζνξηζκέλεο θαη ηαθηέο αλαθνξέο, νη νπνίεο βαζίδνληαη ζε δεδνκέλα πνπ εμάγνληαη θαη ζπλνςίδνληαη απφ ηα ππνθείκελα Ινγηζηηθά Ξιεξνθνξηαθά Ππζηήκαηα (AIS) ηνπ νξγαληζκνχ. Ζ κνξθή απηψλ ησλ αλαθνξψλ είλαη ζπλήζσο θαζνξηζκέλε απφ πξηλ. Κηα ηππηθή αλαθνξά MIS κπνξεί λα παξνπζηάδεη κηα πεξίιεςε ησλ κεληαίσλ πσιήζεσλ ζε θάζε κία απφ ηηο θχξηεο γεσγξαθηθέο πεξηνρέο δξαζηεξηνπνίεζεο κηαο εηαηξείαο. Κεξηθέο θνξέο, νη αλαθνξέο MIS είλαη αλαθνξέο απνθιίζεσλ (exception reports) πνπ ηνλίδνπλ αζπλήζηζηεο θαηαζηάζεηο, φπσο ηηο πσιήζεηο κηαο πεξηνρήο πνπ έρνπλ πέζεη θάησ απφ έλα πξνβιεπφκελν επίπεδν MIS πσιήζεσλ Κε ηελ εξγαζία απηή ην Atlantis II E.R.P. καο παξέρεη ηε δπλαηφηεηα ζηαηηζηηθήο αλάιπζεο ησλ πσιήζεψλ καο. Ζ δηαδξνκή πνπ αθνινπζείηαη είλαη ε αθφινπζε: πνζχζηεκα: MIS Δπηινγή: Νξγάλσζε πνεπηινγή: Ξσιήζεσλ Γηα ηελ θαηαρψξηζε λέαο ζηαηηζηηθήο αλάιπζεο πσιήζεσλ θάλνπκε θιηθ ζην [Λέα εγγξαθή]. Ρν ζχζηεκα εκθαλίδεη κία θελή θφξκα γηα ηελ εηζαγσγή ησλ ζηνηρείσλ ηεο. Όηαλ νινθιεξψζνπκε ηελ εηζαγσγή θαηαρσξνχκε ηελ λέα ζηαηηζηηθή αλάιπζεο πσιήζεσλ κε θιηθ ζην [Θαηαρψξηζε]. Πηε ζειίδα πνπ εκθαλίδεηαη κφιηο θάλνπκε θιηθ ζηελ επηινγή [Λέα εγγξαθή] έρνπκε ηε δπλαηφηεηα λα νξίζνπκε ηα ζελάξηα βάζε ησλ νπνίσλ ζα γίλεη ν ππνινγηζκφο ηεο ζηαηηζηηθήο αλάιπζεο ησλ πσιήζεψλ καο. 78

82 Δηθφλα 6.1: Πηαηηζηηθή πσιήζεσλ Ξεγή: Ξαξάζπξν ηνπ Atlantis II E.R.P. Θσδηθφο: Αιθαξηζκεηηθφ πεδίν ζην νπνίν εηζάγνπκε ην θσδηθφ ηεο ζηαηηζηηθήο αλάιπζεο ησλ πσιήζεψλ καο. Ξεξηγξαθή: Δηζάγνπκε ηε πεξηγξαθή ηεο ζηαηηζηηθήο αλάιπζεο ησλ πσιήζεσλ. Γηαζηάζεηο: Ξεδίν επηινγήο απφ ην νπνίν επηιέγνπκε ηελ αληίζηνηρε δηάζηαζε ε νπνία ζα είλαη θαη ην θιεηδί κε ην νπνίν ζα αλαδεηνχκε θαη ζα ελεκεξσλφκαζηε γηα ζπγθεθξηκέλα ζηνηρεία ηεο ζηαηηζηηθήο αλάιπζεο ησλ πσιήζεψλ καο αλάινγα κε ηηο επηινγέο πνπ έρνπκε θάλεη απφ ην ζπγθεθξηκέλν πεδίν. Ρειεπηαία ελεκέξσζε: Δλεκεξσηηθφ πεδίν ζην νπνίν εκθαλίδεηαη ε ηειεπηαία εκεξνκελία ελεκέξσζεο ησλ ζηνηρείσλ ηεο ζηαηηζηηθήο αλάιπζεο πσιήζεσλ. Κε ηελ επηινγή Ξξνβνιέο ην Atlantis II E.R.P. καο δίλεη ηε δπλαηφηεηα, λα πξνβάινπκε ηα απνηειέζκαηα ηεο ζηαηηζηηθήο αλάιπζεο πσιήζεσλ σο γξαθηθή θαη αξηζκεηηθή απεηθφληζε. Ζ δηαδξνκή πνπ αθνινπζείηαη είλαη ε αθφινπζε: πνζχζηεκα: MIS Δπηινγή: Απνηειέζκαηα πνεπηινγή: Ξσιήζεσλ 79

83 Πηελ αξρηθή νζφλε πξνβνιψλ ησλ απνηειεζκάησλ ηεο ζηαηηζηηθήο αλάιπζεο πσιήζεσλ εκθαλίδνληαη νη ήδε θαηαρσξεκέλεο ζηαηηζηηθέο αλάιπζεο πσιήζεσλ ησλ νπνίσλ ηα ζηνηρεία ζέινπκε λα πξνβάινπκε. Δηθφλα 6.2: Ξξνβνιή δεδνκέλσλ ζηαηηζηηθήο πσιήζεσλ Ξεγή: Ξαξάζπξν ηνπ Atlantis II E.R.P. Πηε ζπγθεθξηκέλε ζειίδα έρνπκε ηε δπλαηφηεηα εκθάληζεο ησλ απνηειεζκάησλ ηεο ζηαηηζηηθήο αλάιπζεο πσιήζεσλ: Ξεξίνδνο: Αιθαξηζκεηηθφ πεδίν ζην νπνίν εκθαλίδεηαη ε ρξνληθή πεξίνδνο ηεο νπνίαο ζέινπκε ηελ αλάιπζε ησλ απνηειεζκάησλ. Ξξαγκαηηθή πνζφηεηα: Αξηζκεηηθφ πεδίν ζην νπνίν εκθαλίδνληαη ηα πξαγκαηηθά ζηνηρεία πνζνηήησλ. Ρν πεδίν ζπκπιεξψλεηαη απηφκαηα απφ ην ζχζηεκα ζχκθσλα κε ηηο επηινγέο ηεο ηξέρνπζαο ρξήζεο θαη ησλ δεδνκέλσλ πνζνηήησλ θαη αμηψλ πνπ έγηλαλ λσξίηεξα. Ξξαγκαηηθή αμία: Αξηζκεηηθφ πεδίν ζην νπνίν εκθαλίδνληαη ηα πξαγκαηηθά ζηνηρεία αμηψλ. Ρν πεδίν ζπκπιεξψλεηαη απηφκαηα απφ ην ζχζηεκα ζχκθσλα κε ηηο επηινγέο ηεο ηξέρνπζαο ρξήζεο θαη ησλ δεδνκέλσλ πνζνηήησλ θαη αμηψλ πνπ έγηλαλ λσξίηεξα. Ρα ηζηνξηθά δεδνκέλα κε εθείλα ησλ πξνεγνπκέλσλ ρξήζεσλ ζπγθξίλνληαη θαη ελεκεξψλνληαη αληίζηνηρα νη ζηήιεο αξηζκεηηθψλ θαη πνζνζηηαίσλ απνθιίζεσλ. 80

84 Κε ηελ επηινγή απηή έρνπκε ηε δπλαηφηεηα γξαθηθήο απεηθφληζεο ησλ απνηειεζκάησλ ηεο ζηαηηζηηθήο αλάιπζεο ησλ πσιήζεσλ, αθνχ πξψηα επηιέμνπκε ηα ζηνηρεία πνπ επηζπκνχκε. Πηε ζπλέρεηα επηιέγνληαο ηε πεξηνρή γξαθηθήο απεηθφληζεο έρνπκε ηελ δπλαηφηεηα λα πξνβάινπκε ηα επηιεγκέλα ζηνηρεία κε ηε κνξθή ξαβδνγξάκκαηνο ή ηζηνγξάκκαηνο. Δπίζεο ππάξρεη ε δπλαηφηεηα λα πξνβάινπκε γξαθηθά πνζφηεηεο θαη αμίεο. Δηθφλα 6.3: Ξξνβνιή ζηαηηζηηθήο πσιήζεσλ κε γξαθηθά Ξεγή: Ξαξάζπξν ηνπ Atlantis II E.R.P MIS αγνξώλ Κε ηελ εξγαζία απηή ην Atlantis II E.R.P. καο παξέρεη ηε δπλαηφηεηα ζηαηηζηηθήο αλάιπζεο ησλ αγνξψλ καο (π.ρ. Πηαηηζηηθή αγνξψλ αλά είδνο). Ζ δηαδξνκή πνπ αθνινπζείηαη είλαη ε αθφινπζε: πνζχζηεκα: MIS Δπηινγή: Νξγάλσζε πνεπηινγή: Αγνξψλ 81

85 Γηα ηελ θαηαρψξηζε λέαο ζηαηηζηηθήο αλάιπζεο αγνξψλ θάλνπκε θιηθ ζην [Λέα εγγξαθή]. Ρν ζχζηεκα εκθαλίδεη κία θελή θφξκα γηα ηελ εηζαγσγή ησλ ζηνηρείσλ ηεο. Όηαλ νινθιεξψζνπκε ηελ εηζαγσγή θαηαρσξνχκε ηελ λέα ζηαηηζηηθή αλάιπζεο αγνξψλ κε θιηθ ζην [Θαηαρψξηζε]. Πηε ζειίδα πνπ εκθαλίδεηαη κφιηο θάλνπκε θιηθ ζηελ επηινγή [Λέα εγγξαθή] έρνπκε ηε δπλαηφηεηα λα νξίζνπκε ηα ζελάξηα βάζε ησλ νπνίσλ ζα γίλεη ν ππνινγηζκφο ηεο ζηαηηζηηθήο αλάιπζεο ησλ αγνξψλ καο. Δηθφλα 6.4: Πηαηηζηηθή αγνξψλ Ξεγή: Ξαξάζπξν ηνπ Atlantis II E.R.P. Θσδηθφο: Αιθαξηζκεηηθφ πεδίν ζην νπνίν εηζάγνπκε ην θσδηθφ ηεο ζηαηηζηηθήο αλάιπζεο ησλ αγνξψλ καο. Ξεξηγξαθή: Δηζάγνπκε ηε πεξηγξαθή ηεο ζηαηηζηηθήο αλάιπζεο ησλ αγνξψλ. Γηαζηάζεηο: Ξεδίν επηινγήο απφ ην νπνίν επηιέγνπκε ηελ αληίζηνηρε δηάζηαζε ε νπνία ζα είλαη θαη ην θιεηδί κε ην νπνίν ζα αλαδεηνχκε θαη ζα ελεκεξσλφκαζηε γηα ζπγθεθξηκέλα ζηνηρεία ηεο ζηαηηζηηθήο αλάιπζεο ησλ αγνξψλ καο αλάινγα κε ηηο επηινγέο πνπ έρνπκε θάλεη απφ ην ζπγθεθξηκέλν πεδίν. Ρειεπηαία ελεκέξσζε: Δλεκεξσηηθφ πεδίν ζην νπνίν εκθαλίδεηαη ε ηειεπηαία εκεξνκελία ελεκέξσζεο ησλ ζηνηρείσλ ηεο ζηαηηζηηθήο αλάιπζεο αγνξψλ. 82

86 Κε ηελ επηινγή Ξξνβνιέο ην Atlantis II E.R.P. καο δίλεη ηε δπλαηφηεηα, λα πξνβάινπκε ηα απνηειέζκαηα ηεο ζηαηηζηηθήο αλάιπζεο αγνξψλ σο γξαθηθή θαη αξηζκεηηθή απεηθφληζε. Ζ δηαδξνκή πνπ αθνινπζείηαη είλαη ε αθφινπζε: πνζχζηεκα: MIS Δπηινγή: Απνηειέζκαηα πνεπηινγή: Αγνξψλ Δηθφλα 6.5: Ξξνβνιή δεδνκέλσλ ζηαηηζηηθήο αγνξψλ Ξεγή: Ξαξάζπξν ηνπ Atlantis II E.R.P. Πηε ζπγθεθξηκέλε ζειίδα έρνπκε ηε δπλαηφηεηα εκθάληζεο ησλ απνηειεζκάησλ ηεο ζηαηηζηηθήο αλάιπζεο αγνξψλ: Ξεξίνδνο: Αιθαξηζκεηηθφ πεδίν ζην νπνίν εκθαλίδεηαη ε ρξνληθή πεξίνδνο. Ξξαγκαηηθή πνζφηεηα: Αξηζκεηηθφ πεδίν ζην νπνίν εκθαλίδνληαη ηα πξαγκαηηθά ζηνηρεία πνζνηήησλ. Ρν πεδίν ζπκπιεξψλεηαη απηφκαηα απφ ην ζχζηεκα ζχκθσλα κε ηηο επηινγέο ηεο ηξέρνπζαο ρξήζεο θαη ησλ δεδνκέλσλ πνζνηήησλ θαη αμηψλ πνπ έγηλαλ λσξίηεξα. Ξξαγκαηηθή αμία: Αξηζκεηηθφ πεδίν ζην νπνίν εκθαλίδνληαη ηα πξαγκαηηθά ζηνηρεία αμηψλ. 83

87 Κε ηελ επηινγή απηή έρνπκε ηε δπλαηφηεηα γξαθηθήο απεηθφληζεο ησλ απνηειεζκάησλ ηεο ζηαηηζηηθήο αλάιπζεο ησλ αγνξψλ, αθνχ πξψηα επηιέμνπκε ηα ζηνηρεία πνπ επηζπκνχκε. Πηε ζπλέρεηα επηιέγνληαο ηε πεξηνρή γξαθηθήο απεηθφληζεο έρνπκε ηελ δπλαηφηεηα λα πξνβάινπκε ηα επηιεγκέλα ζηνηρεία κε ηε κνξθή ξαβδνγξάκκαηνο ή ηζηνγξάκκαηνο. Δπίζεο ππάξρεη ε δπλαηφηεηα λα πξνβάινπκε γξαθηθά πνζφηεηεο θαη αμίεο. Δηθφλα 6.6: Ξξνβνιή ζηαηηζηηθήο αγνξψλ κε γξαθηθά Ξεγή: Ξαξάζπξν ηνπ Atlantis II E.R.P MIS δαπαλώλ Κε ηελ εξγαζία απηή ην Atlantis II E.R.P. καο παξέρεη ηε δπλαηφηεηα ζηαηηζηηθήο αλάιπζεο ησλ δαπαλψλ καο (π.ρ. Πηαηηζηηθή δαπαλψλ αλά ινγαξηαζκφ). Ζ δηαδξνκή πνπ αθνινπζείηαη είλαη ε αθφινπζε: πνζχζηεκα: MIS Δπηινγή: Νξγάλσζε πνεπηινγή: Γαπαλψλ 84

88 Γηα ηελ θαηαρψξηζε λέαο ζηαηηζηηθήο αλάιπζεο δαπαλψλ θάλνπκε θιηθ ζην [Λέα εγγξαθή]. Ρν ζχζηεκα εκθαλίδεη κία θελή θφξκα γηα ηελ εηζαγσγή ησλ ζηνηρείσλ ηεο. Όηαλ νινθιεξψζνπκε ηελ εηζαγσγή θαηαρσξνχκε ηελ λέα ζηαηηζηηθή αλάιπζεο δαπαλψλ κε θιηθ ζην [Θαηαρψξηζε]. Πηε ζειίδα πνπ εκθαλίδεηαη κφιηο θάλνπκε θιηθ ζηελ επηινγή [Λέα εγγξαθή] έρνπκε ηε δπλαηφηεηα λα νξίζνπκε ηα ζελάξηα βάζε ησλ νπνίσλ ζα γίλεη ν ππνινγηζκφο ηεο ζηαηηζηηθήο αλάιπζεο ησλ δαπαλψλ καο. Δηθφλα 6.7: Πηαηηζηηθή δαπαλψλ Ξεγή: Ξαξάζπξν ηνπ Atlantis II E.R.P. Θσδηθφο: Αιθαξηζκεηηθφ πεδίν ζην νπνίν εηζάγνπκε ην θσδηθφ ηεο ζηαηηζηηθήο αλάιπζεο ησλ δαπαλψλ καο. Ξεξηγξαθή: Δηζάγνπκε ηε πεξηγξαθή ηεο ζηαηηζηηθήο αλάιπζεο ησλ δαπαλψλ. Γηαζηάζεηο: Ξεδίν επηινγήο απφ ην νπνίν επηιέγνπκε ηελ αληίζηνηρε δηάζηαζε ε νπνία ζα είλαη θαη ην θιεηδί κε ην νπνίν ζα αλαδεηνχκε θαη ζα ελεκεξσλφκαζηε γηα ζπγθεθξηκέλα ζηνηρεία ηεο ζηαηηζηηθήο αλάιπζεο ησλ δαπαλψλ καο αλάινγα κε ηηο επηινγέο πνπ έρνπκε θάλεη απφ ην ζπγθεθξηκέλν πεδίν. Ρειεπηαία ελεκέξσζε: Δλεκεξσηηθφ πεδίν ζην νπνίν εκθαλίδεηαη ε ηειεπηαία εκεξνκελία ελεκέξσζεο ησλ ζηνηρείσλ ηεο ζηαηηζηηθήο αλάιπζεο δαπαλψλ. 85

89 Κε ηελ επηινγή Ξξνβνιέο ην Atlantis II E.R.P. καο δίλεη ηε δπλαηφηεηα, λα πξνβάινπκε ηα απνηειέζκαηα ηεο ζηαηηζηηθήο αλάιπζεο δαπαλψλ σο γξαθηθή θαη αξηζκεηηθή απεηθφληζε. Ζ δηαδξνκή πνπ αθνινπζείηαη είλαη ε αθφινπζε: πνζχζηεκα: MIS Δπηινγή: Απνηειέζκαηα πνεπηινγή: Γαπαλψλ Πηελ αξρηθή νζφλε πξνβνιψλ ησλ απνηειεζκάησλ ηεο ζηαηηζηηθήο αλάιπζεο δαπαλψλ εκθαλίδνληαη νη ήδε θαηαρσξεκέλεο ζηαηηζηηθέο αλάιπζεο πσιήζεσλ ησλ νπνίσλ ηα ζηνηρεία ζέινπκε λα πξνβάινπκε. Δηθφλα 6.8: Ξξνβνιή δεδνκέλσλ ζηαηηζηηθήο δαπαλψλ Ξεγή: Ξαξάζπξν ηνπ Atlantis II E.R.P. Πηε ζπγθεθξηκέλε ζειίδα έρνπκε ηε δπλαηφηεηα εκθάληζεο ησλ απνηειεζκάησλ ηεο ζηαηηζηηθήο αλάιπζεο δαπαλψλ: Ξεξίνδνο: Αιθαξηζκεηηθφ πεδίν ζην νπνίν εκθαλίδεηαη ε ρξνληθή πεξίνδνο ηεο νπνίαο ζέινπκε ηελ αλάιπζε ησλ απνηειεζκάησλ. Ξξαγκαηηθή πνζφηεηα: Αξηζκεηηθφ πεδίν ζην νπνίν εκθαλίδνληαη ηα πξαγκαηηθά ζηνηρεία πνζνηήησλ. 86

90 Ρν πεδίν ζπκπιεξψλεηαη απηφκαηα απφ ην ζχζηεκα ζχκθσλα κε ηηο επηινγέο ηεο ηξέρνπζαο ρξήζεο θαη ησλ δεδνκέλσλ πνζνηήησλ θαη αμηψλ πνπ έγηλαλ λσξίηεξα. Ξξαγκαηηθή αμία: Αξηζκεηηθφ πεδίν ζην νπνίν εκθαλίδνληαη ηα πξαγκαηηθά ζηνηρεία αμηψλ. Ρν πεδίν ζπκπιεξψλεηαη απηφκαηα απφ ην ζχζηεκα ζχκθσλα κε ηηο επηινγέο ηεο ηξέρνπζαο ρξήζεο θαη ησλ δεδνκέλσλ πνζνηήησλ θαη αμηψλ πνπ έγηλαλ λσξίηεξα. Κε ηελ επηινγή απηή έρνπκε ηε δπλαηφηεηα γξαθηθήο απεηθφληζεο ησλ απνηειεζκάησλ ηεο ζηαηηζηηθήο αλάιπζεο ησλ αγνξψλ, αθνχ πξψηα επηιέμνπκε ηα ζηνηρεία πνπ επηζπκνχκε. Πηε ζπλέρεηα επηιέγνληαο ηε πεξηνρή γξαθηθήο απεηθφληζεο έρνπκε ηελ δπλαηφηεηα λα πξνβάινπκε ηα επηιεγκέλα ζηνηρεία κε ηε κνξθή ξαβδνγξάκκαηνο ή ηζηνγξάκκαηνο. Δπίζεο ππάξρεη ε δπλαηφηεηα λα πξνβάινπκε γξαθηθά πνζφηεηεο θαη αμίεο. Δηθφλα 6.9: Ξξνβνιή ζηαηηζηηθήο δαπαλψλ κε γξαθηθά Ξεγή: Ξαξάζπξν ηνπ Atlantis II E.R.P. 87