Εγχειρίδιο Χρήσης ΕΓΧΕΙΡΙ ΙΟ ΧΡΗΣΗΣ. Ηµερ: Ιούλιος 2014

Transcript

1 Εγχειρίδιο Χρήσης Ηµερ: Ιούλιος 2014 Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. The current versin f the cpyrights, trademarks, and disclaimers at is valid fr this dcument. This cntent may nt be reprduced r transmitted in any frm r by any means, electrnic r mechanical, including phtcpy, recrding, r any infrmatin strage r retrieval system, withut written permissin. Requests fr permissin shuld be directed t inf@supernva-cnsulting.cm, , r mailed t Supernva Cnsulting Ltd, P.O. Bx 56747, 3309, Limassl, Cyprus Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 1 f 96

2 Dcument Details Area Title Detail Εγχειρίδιο Χρήσης User Manual Date Updated 28/07/2014 Versin Sftware versin 4 Owner Authr Supernva Cnsulting Ltd Supernva Cnsulting Ltd Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Cpyright in the whle and every part f this dcument belngs t Supernva Cnsulting Ltd, with the exceptin f prprietary material and the brand r prduct names f ther parties fr which the rights in such material r trademarks remain with their respective wners. Names and data used in examples herein are fictitius unless therwise nted. Disclaimer This dcument and the sftware it describes are furnished by Supernva Cnsulting Ltd under a Sftware Licensing Agreement, Facility Management Agreement r Cnfidentiality Agreement, and may be used r cpied nly in accrdance with the terms f such Agreement. Neither this dcument nr the sftware it describes may be used, sld, transferred, cpied, translated, reprduced r transmitted in any frm r by any means, electrnic r mechanical, fr any purpse, in whle r in part, ther than in accrdance with the terms f such Agreement, r therwise withut prir written cnsent f the Supernva Cnsulting Ltd. This dcument describes a generic prduct r service and shuld be read in cnjunctin with ther dcuments relevant t the cnfiguratin f any specific system. The licensee f Supernva sftware r user f Supernva services is respnsible fr ensuring that the prduct r service described herein meets its wn requirements. The infrmatin cntained in this dcument is subject t change withut ntice and shuld nt be taken as a cmmitment by Supernva Cnsulting Ltd. Supernva Cnsulting Ltd assumes n respnsibility fr any errrs that may appear in this dcument. Nthing in this dcument shuld be assumed t grant a license fr any sftware mdules, interfaces, enhancements, features r functinalities that are nt licensed under the Sftware Licensing Agreement r Facility Management Agreement and/r Addendums t it. Cnfidentiality The infrmatin cntained herein is the prperty f Supernva Cnsulting Ltd. This specificatin cntains CONFIDENTIAL infrmatin that is prduced slely fr the benefit f the named parties. All parties shuld keep all infrmatin cntained herein cnfidential, and n n accunt shuld the infrmatin, in whle r in part, be disclsed r disseminated t any third party withut the express written permissin f Supernva Cnsulting Ltd. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 2 f 96

3 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 1. ΣΥΝ ΕΣΗ ΚΑΙ ΚΥΡΙΑ ΣΕΛΙ Α ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΙ ΜΙΣΘΟΛΟΓΙΟΥ ΕΠΙΛΟΓΕΣ ΜΙΣΘΟΛΟΓΙΟΥ ΤΜΗΜΑΤΑ ΕΤΑΙΡΙΑΣ (ΚΟΙΝΩΝΙΚΩΝ ΑΣΦΑΛΙΣΕΩΝ) ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΚΑΙ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΥΠΑΛΛΗΛΩΝ ΛΙΣΤΑ ΥΠΑΛΛΗΛΩΝ ΠΡΟΣΘΕΣΗ ΝΕΟΥ ΥΠΑΛΛΗΛΟΥ ΚΑΘΟΡΙΣΜΟΣ ΜΙΣΘΟΛΟΓΙΟΥ ΥΠΑΛΛΗΛΟΥ ΑΛΛΑΓΗ ΜΙΣΘΟΥ ΥΠΑΛΛΗΛΟΥ ΙΟΡΘΩΣΗ ΜΙΣΘΟΥ ΜΕΘΟ ΟΙ ΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ ΜΙΣΘΟΥ ΣΤΑΘΕΡΕΣ ΑΠΟΚΟΠΕΣ / ΕΙΣΦΟΡΕΣ ΥΠΑΛΛΗΛΩΝ Ά ΕΙΕΣ / ΤΕΡΜΑΤΙΣΜΟΣ ΥΠΑΛΛΗΛΟΥ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΑΙ ΜΕΤΑΦΟΡΑ ΗΜΕΡΩΝ Ά ΕΙΑΣ ΕΠΑΝΑ-ΠΡΟΣΛΗΨΗ ΥΠΑΛΛΗΛΩΝ IR ΙΑΓΡΑΦΗ ΥΠΑΛΛΗΛΟΥ ΣΥΓΧΩΝΕΥΣΗ ΥΠΑΛΛΗΛΩΝ ΆΛΛΕΣ ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ ΛΙΣΤΑΣ ΥΠΑΛΛΗΛΩΝ ΆΛΛΑ ΧΟΡΗΓΗΜΑΤΑ ΚΑΙ ΟΦΕΛΗ (ΕΚΤΟΣ ΜΙΣΘΟΛΟΓΙΟΥ) ΦΥΛΛΟ ΑΠΑΣΧΟΛΗΣΗΣ ΑΥΤΟΜΑΤΗ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΩΡΩΝ ΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΦΥΛΛΟΥ ΑΠΑΣΧΟΛΗΣΗΣ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΩΡΩΝ ΑΝΑ ΈΡΓΟ/ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΈΓΚΡΙΣΗ ΦΥΛΛΩΝ ΑΠΑΣΧΟΛΗΣΗΣ ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΩΡΩΝ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΩΡΩΝ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΜΕΣΩ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ FINIRIS ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΑΠΟΥΣΙΑΣ / ΥΠΕΡΩΡΙΑΣ ΑΠΟΚΟΠΕΣ Η ΠΡΟΣΘΕΣΕΙΣ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΕΝΕΣ ΑΠΟΚΟΠΕΣ Η ΠΡΟΣΘΕΣΕΙΣ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΕΝΩΝ ΑΠΟΚΟΠΩΝ Η ΠΡΟΣΘΕΣΕΩΝ ΜΙΣΘΟΛΟΓΙΟ ΝΕΕΣ ΠΛΗΡΩΜΕΣ ΛΙΣΤΑ ΠΛΗΡΩΜΩΝ ΛΕΠΤΟΜΕΡΕΙΕΣ ΜΙΣΘΟΥ - ΑΛΛΑΓΗ ΜΙΣΘΟΥ ΕΚΤΥΠΩΣΗ ΙΑΦΟΡΩΝ ΕΝΤΥΠΩΝ ΜΙΣΘΟ ΟΣΙΑΣ ΕΚΤΥΠΩΣΗ ΑΠΟ ΕΙΞΕΩΝ ΠΕΡΙΟ ΟΥ (PAYSLIPS) ΕΚΤΥΠΩΣΗ ΜΙΣΘ. ΑΠΟ ΕΙΞΗΣ (PAYSLIP) SEND PAYROLL S ΕΠΙΤΑΓΕΣ ΤΡΑΠΕΖΙΚΗ ΕΝΤΟΛΗ, ΦΑΞ / ΕΠΙΣΤΟΛΗ ΙΑΦΟΡΕΣ ΑΝΑΦΟΡΕΣ ΓΙΑ ΕΛΕΓΧΟ ΜΙΣΘΟΛΟΓΙΟΥ ΑΝΕΙΑ ΥΠΑΛΛΗΛΩΝ ΠΛΗΡΩΜΗ ΚΟΙΝΩΝΙΚΩΝ ΑΣΦΑΛΙΣΕΩΝ & ΦΟΡΟΥ ΠΛΗΡΩΜΗ ΚΟΙΝΩΝΙΚΩΝ ΑΣΦΑΛΙΣΕΩΝ ΠΛΗΡΩΜΗ ΦΟΡΟΥ ΕΙΣΟ ΗΜΑΤΟΣ ΚΛΕΙΣΙΜΟ ΜΙΣΘΟΛΟΓΙΚΗΣ ΠΕΡΙΟ ΟΥ Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 3 f 96

4 9. ΕΞΑΓΩΓΗ ΠΛΗΡΩΜΩΝ ΠΑΡΑΓΩΓΗ ΑΡΧΕΙΟΥ ΤΡΑΠΕΖΙΚΗΣ ΠΛΗΡΩΜΗΣ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΤΡΑΠΕΖΙΚΩΝ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΩΝ ΕΤΑΙΡΙΑΣ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΚΩ ΙΚΩΝ ΤΡΑΠΕΖΩΝ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΥΠΑΛΛΗΛΩΝ ΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΤΡΑΠΕΖΙΚΟΥ ΑΡΧΕΙΟΥ ΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΑΡΧΕΙΟΥ LAIKI EURO AUTOPAY ΕΞΑΓΩΓΗ ΤΑΜΕΙΟΥ ΠΡΟΝΟΙΑΣ ΣΤΗΣΙΜΟ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΕΞΑΓΩΓΗ ΠΕΛΑΤΕΣ & ΈΡΓΑ ΛΙΣΤΑ ΠΕΛΑΤΩΝ ΚΑΙ ΈΡΓΩΝ ΠΡΟΣΘΕΣΗ ΝΕΟΥ ΠΕΛΑΤΗ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΝΕΟΥ ΕΡΓΟΥ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΛΕΠΤΟΜΕΡΩΝ ΦΥΛΛΩΝ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΑΝΑ ΈΡΓΟ ΑΝΑΦΟΡΕΣ ΕΠΙΛΟΓΗ ΑΝΑΦΟΡΑΣ ΓΙΑ ΕΚΤΥΠΩΣΗ ΑΝΑΦΟΡΑ IR ΑΝΑΦΟΡΑ IR ΑΙΤΗΣΕΙΣ IR ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΗΜΕΡΩΝ Ά ΕΙΑΣ ΥΠΑΛΛΗΛΟΥ ΠΕΡΙΟ ΙΚΕΣ ΠΡΑΞΕΙΣ ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ ΓΙΑ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΣΕ ΝΕΟ ΈΤΟΣ ΆΝΟΙΓΜΑ ΝΕΩΝ ΜΙΣΘΟΛΟΓΙΚΩΝ ΠΕΡΙΟ ΩΝ ΓΙΑ ΤΟ ΝΕΟ ΈΤΟΣ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΝΕΑΣ ΤΙΜΗΣ ΑΤΑ ΠΑΡΑΓΩΓΗ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΑΡΧΕΙΟΥ IR Προετοιµασία Παραγωγή Αρχείου ΕΠΙΛΟΓΕΣ IR 7 / IR Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 4 f 96

5 1. Σύνδεση και Κύρια Σελίδα Κάνοντας διπλό κλικ στο εικονίδιο του "PayrllOne v4" που βρίσκεται συνήθως στην επιφάνεια εργασίας του υπολογιστή για να ανοίξει το παράθυρο του προγράµµατος, όπου πρέπει να γράψετε το όνοµα χρήστη και τον κωδικό σας για να µπείτε στο σύστηµα. Αµέσως µετά εµφανίζεται η κύρια σελίδα του προγράµµατος που φαίνεται πιο κάτω. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 5 f 96

6 2. Παράµετροι Μισθολογίου 2.1. Επιλογές Μισθολογίου Από την κύρια σελίδα του προγράµµατος, πατήστε Επιλογές. Ανοίγει το πιο κάτω παράθυρο µε τις επιλογές µισθολογίου. Μισθολόγιο: Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 6 f 96

7 Πληρωµή 13 ου /14 ου µε βάση Κανονικό Μισθό: Εάν είναι ενεργοποιηµένο αντί για ώρες, το σύστηµα υπολογίζει το ποσοστό µε βάση τον µισθό. Συγκρίνει τον αναµενόµενο µισθό του κάθε µήνα µε τον πραγµατικό µισθό του υπαλλήλου σε κάθε µήνα και υπολογίζει το ποσοστό του έτους. Εάν δεν είναι ενεργοποιηµένο, το σύστηµα προσθέτει τις ετήσιες ώρες εργασίας που συµπλήρωσε ο υπάλληλος. Ακολούθως προσθέτει τις ώρες που ο υπάλληλος θα έπρεπε να εργαστεί και υπολογίζει το ποσοστό του δεδουλευµένου έτους σε σχέση µε το αναµενόµενο. Εάν για παράδειγµα, ο υπάλληλος Α εργάστηκε 1250 ώρες στο έτος, και αναµενόταν να εργαστεί 1920 ώρες, τότε το ποσοστό που θα χρησιµοποιηθεί για τον υπολογισµού του 13 ου /14 ου είναι 12/0/1920. Πληρωµή 13 ου /14 ου µε βάση Μέσο Όρο του βασικού µισθού: Προεπιλογές Υπαλλήλου: Εάν είναι ενεργοποιηµένο, ο µέσος όρος του µισθού του υπαλλήλου θα χρησιµοποιηθεί για τον υπολογισµό του 13 ου /14 ου. Εάν δεν είναι ενεργοποιηµένο, ο τελευταίος µισθός (συνήθως του Νοέµβριου) θα χρησιµοποιηθεί για τον υπολογισµό του 13 ου /14 ου. Απ εδώ µπορείτε να καθορίσετε τις παραµέτρους µισθολογίου που ισχύουν για όλους ή την πλειονότητα των υπαλλήλων. Tα πεδία που υπάρχουν εδώ υπάρχουν και στην σελίδα του υπαλλήλου, δίνοντας την δυνατότητα διαφοροποίησης των δεδοµένων ξεχωριστά για κάθε υπάλληλο. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 7 f 96

8 2.2. Τµήµατα Εταιρίας (Κοινωνικών Ασφαλίσεων) Αν η εταιρία έχει παραπάνω από ένα ΑΜΕ τότε θα πρέπει να αποστέλλει την αναφορά Κοινωνικών Ασφαλίσεων ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΑΠΟ ΟΧΩΝ ΚΑΙ ΕΙΣΦΟΡΩΝ ανάλογα σε ποιό ΑΜΕ ανήκει ο/η κάθε υπάλληλος. Μπορείτε επίσης να ορίσετε διαφορετικό όνοµα εταιρίας για κάθε ΑΜΕ. Το όνοµα και διεύθυνση της εταιρίας στην ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΑΠΟ ΟΧΩΝ ΚΑΙ ΕΙΣΦΟΡΩΝ είναι αυτό που είναι καταχωρηµένο στην οθόνη Τµήµατα Κοινωνικών Ασφαλίσεων Εταιρίας. 1. ιαχείριση ΑΜΕ εταιρείας Από το κυρίως µενού επιλέξετε Λίστες Τµήµατα Εταιρίας (Κοιν. Ασφαλίσεις). Από την οθόνη αυτή µπορείτε να καταχωρήσετε νέο ΑΜΕ, µε διαφορετικό αριθµό, όνοµα εταιρίας και διεύθυνση. Νέες εγγραφές καταχωρούνται στην τελευταία κενή γραµµή της οθόνης. Από αυτή την οθόνη µπορείτε επίσης να ενηµερώσετε υφιστάµενο ΑΜΕ και στοιχεία εταιρίας. Μπορείτε επίσης να διαγράψετε ΑΜΕ. Σηµειώστε ότι ΑΜΕ στα οποία ανήκουν ένας ή παραπάνω υπάλληλοι δεν µπορούν να διαγραφούν. Για διαγραφή, κάντε κλικ στο κουµπί µε το Χ, στα αριστερά κάθε γραµµής. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 8 f 96

9 2. Ανάθεση Υπαλλήλων σε ΑΜΕ Εταιρίας Ο κάθε υπάλληλος της εταιρίας θα πρέπει να ανήκει σε ένα από τα ΑΜΕ που είναι καταχωρηµένα στην οθόνη Τµήµατα Κοινωνικών Ασφαλίσεων Εταιρίας. Η ανάθεση γίνεται από την κάρτα υπαλλήλου, υπο-οθόνη Πληροφορίες. Υπάρχει πεδίο επιλογής (τελευταίο πεδίο κάτω δεξιά) µε λίστα επιλογής τα ΑΜΕ που είναι καταχωρηµένα. Απλώς επιλέξτε ένα από τα ΑΜΕ. 3. Εκτύπωση αναφοράς Κατάσταση Αποδοχών και Εισφορών για κάθε ΑΜΕ Η διαδικασία Εκτύπωσης της αναφοράς ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΑΠΟ ΟΧΩΝ ΚΑΙ ΕΙΣΦΟΡΩΝ είναι η ίδια για εταιρία µε ένα η πολλαπλά ΑΜΕ. Κατά την εκτύπωση της αναφοράς, το σύστηµα παράγει διαφορετική σελίδα για κάθε ΑΜΕ στο σύστηµα, µε κάθε σελίδα να περιέχει τους υπαλλήλους που ανήκουν στο εκάστοτε ΑΜΕ. είτε επίσης την παράγραφο «Πληρωµή Κοινωνικών Ασφαλίσεων». Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 9 f 96

10 3. Καταχώρηση και ιαχείριση Υπαλλήλων 3.1. Λίστα Υπαλλήλων Για να καταχωρήσετε νέους υπαλλήλους ή να ενηµερώσετε υφιστάµενους, ακολουθήστε την εξής διαδικασία: Από την κύρια σελίδα του προγράµµατος, πατήστε Λίστες Υπάλληλοι για να µεταφερθείτε στην λίστα των υπάλληλων. Στο µενού τις λίστας υπάρχουν οι εξής επιλογές: Πρόσθεση, Αλλαγή, ιαγραφή, Ενέργειες, Αναφορές, Excel, Στήλες. Για να προσθέσετε αρχείο υπαλλήλου επιλέγετε το πεδίο Πρόσθεση. Για να ανανεώσετε αρχείο υπαλλήλου επιλέξτε τον υπάλληλο και ακολούθως από το µενού το πεδίο Αλλαγή ή κάνετε διπλό κλικ στην γραµµή του υπαλλήλου. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 10 f 96

11 3.2. Πρόσθεση Νέου Υπαλλήλου Πατώντας Πρόσθεση ανοίγει η σελίδα νέου υπαλλήλου όπου συµπληρώνετε τα στοιχεία του υπαλλήλου. Συµπληρώστε όλα τα κόκκινα πεδία (απαραίτητα) όπως το όνοµα του υπαλλήλου και ηµεροµηνία πρόσληψης και πατήστε Αποθήκευση. Αυτό θα ενεργοποιήσει ακόµα 5 υποσέλιδες µε στοιχεία που µπορείτε να συµπληρώσετε για τον υπάλληλο. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 11 f 96

12 3.3. Καθορισµός Μισθολογίου Υπαλλήλου Στην δεύτερη σελίδα Μισθολόγιο µπορείτε να καταχωρήσετε ή να αλλάξετε Μισθό, Κανονικές µέρες και ώρες εργασίας, Φόρους-Αποκοπές εργοδότη και Αποκοπές / Προσθέσεις υπαλλήλου. Εκτός από τον µισθό τα υπόλοιπα πεδία είναι συµπληρωµένα χρησιµοποιώντας τα δεδοµένα που υπάρχουν στις Προεπιλογές Μισθολογίου (σ.σ. βλέπε πιο πάνω) Αλλαγή Μισθού Υπαλλήλου Υπάρχουν δύο τρόποι για αλλαγή µισθού: Από την οθόνη υπαλλήλου υπό-οθόνη Μισθολόγιο κουµπί Αλλαγή Μισθού Από την Λίστα Υπαλλήλων δεξί κλικ πάνω στον επιλεγόµενο υπάλληλο Αλλαγή Μισθού. Από την κάρτα του Υπαλλήλου υπό-οθόνη Μισθολόγιο: Κάνετε κλικ στο κουµπί Αλλαγή Μισθού. Καταχωρείστε ηµεροµηνία ισχύος του νέου µισθού (κουτάκι 1 στις οθόνες παρακάτω). Κατά τον υπολογισµού µιας περιόδου, το σύστηµα παίρνει τον µισθό του υπαλλήλου που ισχύει την αρχή της περιόδου. ΠΧ, αν καταχωρίσετε 15/1/08 ως ηµεροµηνία ισχύος του νέου µισθού, η αλλαγή θα εφαρµοστεί στις πληρωµές του Φεβρουάριου Καταχωρείστε νέο Ακάθαρτο (Grss) µισθό (κουτάκι 2 στις οθόνες παρακάτω). Εάν ο/η υπάλληλος πληρώνεται µε την ώρα, τότε επιλέξτε την επιλογή Ανά Ώρα και Καταχωρείστε τον Ακάθαρτο (Grss) µισθό του υπαλλήλου ανά ώρα. Μετά την καταχώρηση του νέου µισθού του υπαλλήλου, πατήστε το κουµπί <ΤΑΒ> στο πληκτρολόγιο. Αυτό θα υπολογίσει και θα γεµίσει τα κουτάκια «Καθαρές Απολαβές» και «Κόστος Εργοδότη». Οι Καθαρές Απολαβές είναι το ΝΕΤ που θα πληρώνεται ο/η υπάλληλος κάθε περίοδο. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 12 f 96

13 Αν γνωρίζετε µόνο τον καθαρό µισθό του υπαλλήλου, τότε θα πρέπει να καταχωρείτε τον ακάθαρτο µισθό και να πατάτε το κουµπί ΤΑΒ µέχρι οι Καθαρές Απολαβές να συµφωνήσουν µε το ποσό ΝΕΤ που θέλετε ή υπολογίστε Ακάθαρτος Μισθός = Καθαρός Μισθός (1-6.8%). Πατήστε ΟΚ για αποθήκευση του νέου µισθού. Αν ο οθόνη υπαλλήλου είναι ανοιχτή, θα εµφανιστεί ο νέος µισθός στη λίστα Ιστορικό Απολαβών (κουτάκι 3 στις οθόνες παρακάτω). Μετά την αλλαγή µισθού, θα ήταν καλό όπως εκτυπωθεί και υπογραφεί από την/τον υπάλληλο η νέα IR 59. Για υπαλλήλους που πληρώνονται µε βασικό + ΑΤΑ, η οθόνη είναι ως εξής: Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 13 f 96

14 Καταχωρώντας Βασικό και µετά το κουµπί ΤΑΒ στο πληκτρολόγιο, ενηµερώνεται ο ολικός µισθός. Καταχωρώντας Μισθό και µετά το κουµπί ΤΑΒ στο πληκτρολόγιο, ενηµερώνεται ο Βασικός ιόρθωση Μισθού Σε περίπτωση που έγινε λάθος καταχώρηση µισθού, µπορείτε να διαγράψετε τον µισθό από το κόκκινο Χ κουµπάκι στην λίστα Ιστορικό Απολαβών που εµφανίζεται σε κάθε εγγραφή στα αριστερά. Σηµειώστε ότι ΕΝ µπορεί να διαγραφεί µισθός που έχει χρησιµοποιηθεί σε υπολογισµό µισθολογίου Μέθοδοι Υπολογισµού Μισθού Το σύστηµα υποστηρίζει διαφορετικές µεθόδους υπολογισµού µισθού ανά ώρα. Οι παράµετροι που χρησιµοποιούνται για τον υπολογισµό του µισθού καθορίζονται στην οθόνη υπάλληλου όπως φαίνεται πιο κάτω. Επιλέξετε µια από τις ακόλουθες µεθόδους υπολογισµού για κάθε υπάλληλο. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 14 f 96

15 1. Σταθερό Μηνιαίο Hurly Salary = divide the mnthly emplyee salary by a cnstant number f hurs entered in the emplyee screen. This fixed number f hurs is usually 168 but yu may enter a different number as shwn in the image belw. With this methd, fr mnthly emplyees, the salary per hur remains the same each mnth. Emplyees get paid the amunt f hurs wrked multiplied by the fixed mnthly rate. Example: Emplyee salary, per mnth: Fixed wrk hurs f emplyee, per mnth: 168 Perid Salary / Fixed Perid Hurs = 1000 / 168 = 5.95 Grss Salary with 1 day f absence (8 hurs) = 160 * 5.95 = Μισθός Περιόδου / Σταθερές Ώρες Περιόδου Μισθός ανά Ώρα = διαίρεση του κανονικού µισθού της περιόδου δια ένα σταθερό αριθµό ωρών. Ο σταθερός αριθµός ωρών καθορίζεται από την οθόνη υπαλλήλου. Ο σταθερός αριθµός ωρών είναι συνήθως 168, αλλά µπορείτε να προσδιορίσετε οποιοδήποτε άλλο αριθµό. Και µε αυτή τη µέθοδο, για µηνιαίους υπαλλήλους, ο µισθός ανά ώρα µένει σταθερός κάθε µήνα. Ο σταθερός αριθµός ωρών χρησιµοποιήται για να αφαιρείται το ανάλογο ποσό όταν ένας υπάλληλος απουσιάζει µε άδεια άνευ απολαβών. Παράδειγµα: Κανονικός µισθός υπάλληλου, ανά µήνα: Σταθερές ώρες εργασίας υπάλληλου, ανά µήνα: 168 Ωριαίος µισθός για τις ώρες που θα αφαιρεθούν = Μισθός Περιόδου / Σταθερές Ώρες Περιόδου = 1000 / 168 = 5.95 Αφαίρεση για απουσία µιας ηµέρας = 5.95 * 8 ώρες εργάσιµες = Κανονικές Ώρες Εργασίας Υπάλληλου, Φεβρουάριος = 178 Ωριαίος µισθός = Μισθός Περιόδου / Σταθερές Ώρες Περιόδου = 1000 / 178 = 5.61 Κανονικός µισθός = Σταθερές Ώρες Περιόδου * Ωριαίος µισθός = 178 * 5.61 = Μισθός Περιόδου / Ώρες Περιόδου Μισθός ανά Ώρα = διαίρεση του κανονικού µισθού της περιόδου δια τις κανονικές ώρες της περιόδου. Με αυτή τη µέθοδο, για µηνιαίους υπαλλήλους, ο µισθός ανά ώρα αλλάζει κάθε µήνα ανάλογα µε τις κανονικές ώρες του µήνα. Παράδειγµα: Κανονικός Μισθός Υπάλληλου, ανά µήνα: Κανονικές Ώρες Εργασίας Υπάλληλου, Ιανουάριος: 168 Μισθός Περιόδου / Σταθερές Ώρες Περιόδου = 5.95 Αφαίρεση για απουσία µιας ηµέρας,, Ιανουάριος 2008 = 5.95 * 8 ώρες εργάσιµες = Κανονικές Ώρες Εργασίας Υπάλληλου, Φεβρουάριος: 152 Μισθός Περιόδου / Σταθερές Ώρες Περιόδου = 6.57 Αφαίρεση για απουσία µιας ηµέρας, Φεβρουάριος = 6.57 * 8 ώρες εργάσιµες = Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 15 f 96

16 4. Μισθός Έτους /Σταθερές Ώρες Έτους Salary per Hur = divide the regular yearly salary by the regular yearly hurs. With this methd, fr mnthly emplyees, the salary per hur remains the same every mnth Μισθός ανά Ώρα = διαίρεση του κανονικού µισθού του τρέχον έτους δια τις κανονικές ώρες έτους. Mε αυτή τη µέθοδο, για µηνιαίους υπαλλήλους ο µισθός ανά Ώρα µένει σταθερός κάθε µήνα. Παράδειγµα: Κανονικός Μισθός Υπάλληλου, ανά µήνα: Κανονικές Ώρες Εργασίας Υπάλληλου, Έτος: 2080 Μισθός ανά Ώρα = 12000/2080 = 5.76 Αφαίρεση για απουσία µιας ηµέρας = 5.76 * 8 ώρες εργάσιµες = Σταθερές Αποκοπές / Εισφορές Υπαλλήλων Το σύστηµα συµπληρώνει αυτόµατα τις σταθερές αποκοπές και εισφορές ανάλογα µε την επιλεγµένη Κατηγορία Κοινωνικών Ασφαλίσεων στην πρώτη οθόνη της κάρτας του υπαλλήλου. Στην περίπτωση που θέλετε να προσθέσετε επιπρόσθετες αποκοπές και εισφορές για κάποιον υπάλληλος, ακολουθήστε τα πιο κάτω. Παραδείγµατα: 1. Ένας υπάλληλος έχει σταθερό ποσό αποκοπής σε κάθε πληρωµή, π.χ. Αποκοπή Ενοικίου 200 σε κάθε πληρωµή. 2. Ένας υπάλληλος έχει σταθερό ποσό πρόσθεσης κάθε πληρωµή, π.χ. Οδοιπορικά 100 σε κάθε πληρωµή Λίστες Υπάλληλοι εξί κλικ στην γραµµή υπαλλήλου Αλλαγή. Από την οθόνη υπαλλήλου, διαλέξτε υπό-οθόνη Μισθολόγιο [1]. Κάτω δεξιά, εµφανίζονται τα µισθολογικά είδη Φόροι, Αποκοπές, Προσθέσεις και Εισφορές Υπαλλήλου. Στην τελευταία κενή γραµµή αυτού του πίνακα, διαλέγετε µε το τόξο το µισθολογικό είδος που θα γίνεται η αποκοπή / πρόσθεση [2]. Στο κουτάκι δίπλα, καταχωρείστε το ποσό αποκοπής / πρόσθεσης. Αυτό το ποσό θα εφαρµόζεται σε κάθε πληρωµή στον υπάλληλο µέχρι να διαγραφεί η γραµµή αυτή από την κάρτα του υπαλλήλου. Για να διαγράψετε µια αποκοπή / πρόσθεση, απλά κάνετε κλιπ στο X στα αριστερά της επιθυµητής γραµµής. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 16 f 96

17 3.8. Άδειες / Τερµατισµός Υπαλλήλου Από την σελίδα Άδειες / Τερµατισµός καθορίστε τις διαθέσιµες µέρες άδειας που δίνει η εταιρία. Μισθολογικό Έτος: το έτος για το οποίο ισχύουν οι πληροφορίες άδειας στην κάρτα. ιαθέσιµες Ηµέρες: οι µέρες άδειας που δικαιούται να πάρει ο/η υπάλληλος, ΑΝ ΟΥΛΕΨΕΙ ΟΛΟΚΛΗΡΟ ΤΟ ΕΤΟΣ. Καταχωρείστε όλες τις µέρες άδειας που δικαιούται ο/η υπάλληλος, έστω και αν προσλήφθηκε στην µέση του έτους. Το σύστηµα θα υπολογίσει αυτόµατα την αναλογία των ηµερών που αντιστοιχούν ανάλογα µε την ηµεροµηνία πρόσληψης του υπαλλήλου. Κερδισµένες: εµφανίζεται η αναλογία ηµερών σύµφωνα µε τους µήνες εργοδότησης στην εταιρία κατά το µισθολογικό έτος. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 17 f 96

18 Χρησιµοποιηµένες: εµφανίζονται οι µέρες άδειας που έχουν χρησιµοποιηθεί από τον/την υπάλληλο κατά το έτος. είτε Φύλλο Απασχόλησης Καταχώρηση Απουσίας. Απόµειναν (Κερδισµένες): εµφανίζεται ο αριθµός ηµερών που δικαιούται ο/η υπάλληλος να πάρει (Κερδισµένες ηµέρες µείον Χρησιµοποιηµένες Ηµέρες). Απόµειναν (Κερδισµένες), ΧΧΧΧ: Κερδισµένες Ηµέρες µείον Χρησιµοποιηµένες Ηµέρες προηγούµενου έτους. ΣΗΜΕΙΩΣΗ: για άδειες που πληρώνονται από το Ταµείο Αδειών, ΕΝ θα πρέπει να καταχωρηθούν οι ιαθέσιµες Ηµέρες. Επίσης από αυτή την σελίδα µπορεί να τερµατιστεί ένας υπάλληλος, καταχωρώντας την Τελευταία Ηµέρα Εργασίας. Αυτή η ηµέρα πρέπει να είναι ΜΕΤΑ από την τελευταία ηµέρα πληρωµής του υπαλλήλου. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε κατά πόσον ο/η υπάλληλος θα πληρωθεί τον 13ο/14 που του αναλογεί µέχρι την ηµεροµηνία τερµατισµού, καθώς και αν θα πληρωθεί τις ηµέρες άδειας που του απόµειναν. Σηµειώστε ότι δια νόµου ο/η υπάλληλος δικαιούται αυτά τα δύο ωφελήµατα. Εναλλακτικά, µπορείτε επίσης να τερµατίσετε ένα υπάλληλο από την λίστα Υπαλλήλων όπως φαίνεται πιο κάτω. Βρείτε τον/την υπάλληλο που θα τερµατιστεί και πατήστε δεξί κλικ στη γραµµή του και επιλέξτε από το µενού Τερµατισµός. Ακολουθήστε τα ίδια βήµατα που περιγράφονται πιο πάνω ιαχείριση Και Μεταφορά Ηµερών Άδειας Αυτό το εγχειρίδιο περιγράφει τρεις νέες λειτουργίες του συστήµατος σχετικές µε τις ηµέρες αδειών των υπαλλήλων. Οι 3 λειτουργίες είναι: Καθορισµός τύπων άδειας Μεταφορά διαθέσιµων ηµερών άδειας Ενηµέρωση µερίδας υπαλλήλων µε διαθέσιµες µέρες 1. Ενεργοποίηση µηχανισµού: Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 18 f 96

19 Για να ενεργοποιήσουµε το σύστηµα διαχείρισης αδειών πηγαίνουµε στο κυρίως µενού του προγράµµατος επιλέξετε Επιλογές Άλλα και πατήστε στο κουτάκι δίπλα από Advance Days Off System. Ως αποτέλεσµα 3 νέες επιλογές στο µενού εµφανίζονται κάτω από το µενού Ώρες Εργασίας. 1. Ορισµός Τύπων Άδειας 2. Μεταφορά Υπόλοιπων Ηµερών Άδειας 3. Ενηµέρωση Ηµερών Άδειας 2. Ορισµός Τύπων Και Κανόνων Άδειας Ο όρος Τύπος Άδειας χρησιµοποιείται για να οµαδοποιήσει τους υπάλληλους όπου η κάθε οµάδα δικαιούται Χ ηµέρες άδειας για Χ χρόνια υπηρεσίας. Με αυτόν τον τρόπο, µπορείτε να καθορίσετε διαφορετικές οµάδες υπαλλήλων µε διαφορετικούς τύπους αδειών. 3. Τύποι Άδειας Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 19 f 96

20 Πατήστε την επιλογή Ορισµός Τύπων Άδειας όπως φαίνεται πιο πάνω. Το πιο κάτω παράθυρο εµφανίζεται όπου µπορείτε να καθορίσετε καινούργιους τύπους αδειών ή να αλλάξετε υφιστάµενους. Στο πρώτο πεδίο µπορείτε να καθορίσετε την ονοµασία ενός νέου τύπου άδειας. Παράδειγµα: έχουµε 2 τύπους αδειών και θέλουµε να δηµιουργήσουµε ένα 3ο. ίπλα από το τύπος ετήσιας άδειας γράφουµε µε το πληκτρολόγιο TYPE 3 και πατήστε <Εnter>. Θα εµφανιστεί µήνυµα επιβεβαίωσης πριν προστεθεί ο νέος τύπος άδειας στην λίστα. Πατώντας ΝΑΙ, δηµιουργείται ο νέος τύπος άδειας και µπορείτε τώρα να συµπληρώσετε τα πεδία που ακολουθούν. 4. Κανόνες Αδειών Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 20 f 96

21 Όπως φαίνεται και στην εικόνα πιο πάνω, µπορείτε να συµπληρώσετε τις διάφορες κατηγορίες αδειών που υπάρχουν µε βάση τα χρόνια υπηρεσίας των υπάλληλων στην εταιρία. Παράδειγµα: σε αυτόν τον τύπο άδειας, υπάρχουν 3 κατηγορίες. Είναι οι υπάλληλοι που είναι στην εταιρία έως 1 χρόνο, αυτοί που έχουν συµπληρώσει 1 έως 3 χρόνια και αυτοί που εργοδοτούνται πέραν των 3 χρόνων. Για κάθε κατηγορία µπορούν να καθοριστούν µέρες χρονιαίας άδειας που δικαιούται ένας υπάλληλος, µέρες ασθενείας, αλλά και πόσες µέρες κανονικής άδειας δικαιούται να µεταφέρει στο επόµενο έτος. Με τον ίδιο τρόπο µπορούµε να δηµιουργήσουµε όσους τύπους αδειών θέλουµε. 5. ιαγραφή Κανόνα Αδειών Πατώντας ιαγραφή (όπως φαίνεται στην παραπάνω οθόνη), µπορείτε να σβήσετε τον συγκεκριµένο τύπο άδειας είναι εµφανίζεται στην οθόνη. 6. Καθορισµός Τύπου Άδειας σε Υπάλληλο Από την βασική οθόνη του προγράµµατος, πατήστε Λίστες Υπάλληλοι Άνοιγµα Προσωπικής Σελίδας Υπαλλήλου Άδειες/Τερµατισµός. Στο κάτω µέρος της σελίδας εµφανίζεται το πεδίο Τύπος Ετήσιας Άδειας. Από αυτό το πεδίο µπορείτε να επιλέξετε τον τύπο άδειας που ανήκει ο κάθε υπάλληλος. Καθορίζοντας έναν τύπο άδειας στον υπάλληλο, µπορείτε να δείτε ότι οι διαθέσιµες µέρες πληρωµένης άδειας και µέρες πληρωµένης ασθένειας αλλάζουν και προσαρµόζονται ανάλογα µε τον επιλεγµένο τύπο άδειας. Παράδειγµα 1: Οι υπάλληλοι που δουλεύουν 5 ηµέρες την εβδοµάδα δικαιούνται 20 ηµέρες άδεια, για υπηρεσία µέχρι 5 έτη. Οι υπάλληλοι που δουλεύουν 5 ηµέρες την εβδοµάδα δικαιούνται 25 ηµέρες άδεια, για υπηρεσία από 5 έτη και άνω. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 21 f 96

22 Οι υπάλληλοι που δουλεύουν 6 ηµέρες την εβδοµάδα δικαιούνται 22 ηµέρες άδεια, για υπηρεσία µέχρι 5 έτη. Οι υπάλληλοι που δουλεύουν 6 ηµέρες την εβδοµάδα δικαιούνται 27 ηµέρες άδεια, για υπηρεσία από 5 έτη και άνω. Σε αυτό το παράδειγµα, θα πρέπει να δηµιουργηθούν 2 Τύποι Άδειας, µε όνοµατα 5 ηµέρες και 6 ηµέρες. Ο κάθε ένας από τους τύπους θα έχει 2 γραµµές µε τιµές για άδεια. Παράδειγµα 2: Όλοι οι υπάλληλοι δικαιούνται 20 ηµέρες άδεια, ανεξάρτητα από έτη υπηρεσίας. Σε αυτό το παράδειγµα, θα πρέπει να δηµιουργηθεί ένας Τύπος Άδειας, µε όνοµα Κανονικοί, µε ένα κανόνα άδειας. Παράδειγµα 3: Οι υπάλληλοι δικαιούνται 20 ηµέρες άδεια, για υπηρεσία µέχρι 5 έτη. Οι υπάλληλοι δικαιούνται 25 ηµέρες άδεια, για υπηρεσία από 5 έτη µέχρι 10. Οι υπάλληλοι δικαιούνται 25 ηµέρες άδεια, για υπηρεσία από 10 έτη και πάνω. Θα πρέπει να δηµιουργηθεί ένας Τύπος Άδειας, µε όνοµα Κανονικοί, και τρεις κανόνες άδειας 7. Μεταφορά Υπολοίπων Ηµερών Άδειας Από το κυρίως µενού επιλέξετε Ώρες Εργασίας Μεταφορά Υπολοίπων Ηµερών Άδειας Παρουσιάζεται το παρακάτω µήνυµα για επιβεβαίωση: Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 22 f 96

23 Πατώντας ΟΚ, το σύστηµα θα ενηµερώσει αυτόµατα την µερίδα του υπαλλήλου, µε τις µέγιστες µεταφερόµενες µέρες άδειας µε βάση τον τύπο άδειας που ανήκει. Σε περίπτωση που ο υπάλληλος έχει χρησιµοποιήσει όλη την άδεια στο προηγούµενο έτος, τότε δεν θα µεταφερθούν καθόλου µέρες. Σε περίπτωση που έχουν αποµείνει περισσότερες από τις µέγιστες µεταφερόµενες, τότε στο νέο έτος θα µεταφερθούν µόνο αυτές που δικαιούται. Αν η εταιρία δεν έχει καθορίσει τύπους άδειας µε µέγιστες µεταφερόµενες µέρες, τότε το σύστηµα µεταφέρει όλες τις µέρες άδειας που δικαιούται ο υπάλληλος και δεν πήρε. 8. Update Vacatin Days Από το κυρίως µενού επιλέξετε Ώρες Εργασίας Ενηµέρωση Ηµερών Άδειας. Παρουσιάζεται το παρακάτω µήνυµα επιβεβαίωσης: Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 23 f 96

24 Πατώντας ΟΚ, το σύστηµα θα ενηµερώσει αυτόµατα την µερίδα του υπαλλήλου, µε τις διαθέσιµες µέρες άδειας που δικαιούται ο υπάλληλος. Αυτές είναι οι µέρες που δικαιούται µε βάση τον τύπο άδειας στον οποίο ανήκει. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 24 f 96

25 3.10. Επανα-πρόσληψη Υπαλλήλων Frm the main windw f the prgram, click Lists Emplyees. Από την κύρια σελίδα του προγράµµατος, πατήστε Μισθολόγιο Λίστες Υπάλληλοι Επιλέξτε το φίλτρο Μη Ενεργοί υπάλληλοι. Από την λίστα Υπαλλήλων, βρείτε τον/την υπάλληλο που θα ενεργοποιηθεί ξανά και κάνετε δεξί κλικ στη γραµµή του και επιλέξτε από το µενού Τερµατισµός. Για ήδη τερµατισµένο υπάλληλο, το σύστηµα ανοίγει οθόνη καταχώρησης ηµεροµηνίας Επαναπρόσληψης. Καταχωρείστε ηµεροµηνία Επανα-πρόσληψης, και πατήστε ΟΚ. Από την ηµεροµηνία αυτή ο/η υπάλληλος θεωρείται κανονικός, ενεργός υπάλληλος της εταιρίας. H ηµεροµηνία πρόσληψης που θα εµφανίζεται σε όλα τις οθόνες και αναφορές του συστήµατος θα είναι η ποιό πρόσφατη ηµεροµηνία επανα-πρόσληψης, και όχι η αρχική ηµεροµηνία πρόσληψης. Αυτό επηρεάζει ΜΟΝΟ εργοδοτούµενους οι οποίοι αποχώρησαν από την εταιρία και µετά επαναπροσλήφθηκαν. ΠΧ, ένας υπάλληλος δούλεψε στην εταιρία σας από στις 1/1/2007-1/6/2007, αποχώρησε και µετά άρχισε ξανά στις 1/1/2008, η ηµεροµηνία πρόσληψης του για σκοπούς Φόρου Εισοδήµατος, Κοινωνικών Ασφαλίσεων, κτλ θα είναι 1/1/2008. Στην οθόνη υπαλλήλου, υπάρχει ένα κουµπί δίπλα από το πεδίο Ηµερ. Πρόσληψης το οποίο όταν το πατήσετε παρουσιάζει τις περιόδους εργοδότησης ενός υπαλλήλου. Το κουµπί αυτό εµφανίζεται µόνον όταν ένας υπάλληλος έχει αποχωρήσει και επανα-προσληφθεί στην εταιρία. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 25 f 96

26 Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 26 f 96

27 3.11. IR 59 Από την σελίδα υπαλλήλου (βλέπε προηγούµενη εικόνα) στο κάτω µέρος υπάρχει πρόσβαση την ηλεκτρονική IR 59. Σ αυτή την σελίδα εµφανίζονται αυτόµατα τα εισοδήµατα και οι αποκοπές του υπαλλήλου µε βάση το µισθολόγιο του. Μπορείτε να συµπληρώσετε ότι επιπρόσθετα στοιχεία υπάρχουν και να την Αποθηκεύσετε. Επίσης, πατώντας το κουµπί Υπολογισµοί εµφανίζονται οι πιο κάτω υπολογισµοί αποδοχών και αποκοπών από την εταιρία. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 27 f 96

28 3.12. ιαγραφή Υπαλλήλου Από τη λίστα των υπαλλήλων, επιλέξετε τον υπάλληλο που θέλετε να διαγράψετε και πατήστε το εικονίδιο ιαγραφή. εν µπορείτε να διαγράψετε υπάλληλο µε καταχωρηµένες πληρωµές η ώρες εργασίας Συγχώνευση Υπαλλήλων Η λειτουργία Συγχώνευση Υπαλλήλων είναι χρήσιµη σε περίπτωση που κατά λάθος ένας υπάλληλος καταχωρηθεί στο σύστηµα δύο φορές. Σε τέτοια περίπτωση ο φόρος εισοδήµατος δεν επιτρέπει στην ετήσια IR 7 διπλή καταχώρηση υπαλλήλου. Για να συγχωνεύσετε δύο υπαλλήλους, ακολουθήστε τις πιο κάτω οδηγίες: Frm the main windw, click Lists Emplyees Right click n emplyee name Merge OR frm the Actins menu click Merge. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 28 f 96

29 Από την κύρια σελίδα του προγράµµατος, πατήστε Λίστες Υπάλληλοι Επιλέξετε τον υπάλληλο και πατήστε δεξί κλικ στο όνοµα και από το µενού την επιλογή Συγχώνευση ή από το µενού επιλέξετε Ενέργειες Συγχώνευση. Στην οθόνη που εµφανίζεται, επιλέξτε τον υπάλληλο που θα συγχωνευθεί [2] µε τον υπάλληλο που επιλέξατε στην λίστα υπαλλήλων [1], όπως την εικόνα που ακολουθεί. Πατήστε Οk. Το σύστηµα θα ελέγξει ότι η ταυτότητα των δύο υπαλλήλων είναι η ίδια πριν την συγχώνευση, και σταµατά την διαδικασία σε διαφορετική περίπτωση. Αν οι ταυτότητες ταιριάζουν, τότε προχωρεί µε την συγχώνευση, και όταν τελειώσει: Θα υπάρχει ένας λιγότερος υπάλληλος στο σύστηµα Οι πληρωµές, ιστορικό απολαβών, άδειες και ιστορικό εργοδότησης έχουν µεταφερθεί σε ένα υπάλληλο. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 29 f 96

30 3.14. Άλλες Ενέργειες Λίστας Υπαλλήλων Πατώντας το κουµπί Ενέργειες, ή µε δεξί κλικ στην Λίστα Υπαλλήλων, εµφανίζεται µενού µε επιπρόσθετες επιλογές: Αλλαγή Αριθµού Υπαλλήλων: επιτρέπει την αλλαγή του αριθµού υπαλλήλου. Το σύστηµα αυτόµατα παράγει ένα αύξων αριθµό για κάθε νέο υπάλληλο, ο οποίος δεν µπορεί να αλλαχτεί από την κάρτα υπαλλήλου. Με την οθόνη αυτή µπορεί να αλλαχτεί ο αριθµός αυτός. Σηµειώστε ότι δεν µπορούν δύο υπάλληλοι να έχουν το ίδιο αριθµό. Αριθµοί Καρτών: επιτρέπει την διαχείριση αριθµών καρτών ηλεκτρονικού ρολογιού που ανήκουν σε κάθε υπάλληλο. Για εγκαταστάσεις µισθολογίου που είναι συνδεδεµένες µε ηλεκτρονικό ρολόι. Πληρωµένη Άδεια: ανοίγει την παρακάτω οθόνη, από όπου µπορεί να καταχωρηθούν πληροφορίες για διαθέσιµες και µεταφερόµενες πληρωµένες ηµέρες άδειας υπαλλήλων. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 30 f 96

31 3.15. Άλλα Χορηγήµατα και Οφέλη (Εκτός Μισθολογίου) Σε περιπτώσεις που στην εταιρία σας ιοικητικοί Σύµβουλοι λαµβάνουν ετησίως συγκεκριµένη αµοιβή ΕΚΤΟΣ µισθολογίου (δηλ. η αµοιβή δεν συµπεριλαµβάνεται σε κανονική πληρωµή αλλά πληρώνεται εκτός µισθολογίου), τότε αυτή µπορεί να καταχωρηθεί στην οθόνη IR 59 του συστήµατος, όπως φαίνεται πιο κάτω: Υπάρχει δυνατότητα µέχρι και δύο τέτοιων ποσών. Η αριστερή στήλη είναι η περιγραφή της αµοιβής και η δεξιά το ποσό. Μπορείτε να επιλέξετε την περιγραφή της αµοιβής από λίστα προηγούµενων περιγραφών πατώντας το τοξάκι, η µπορείτε να καταχωρίσετε νέα. Οι αµοιβές αυτές θα παρουσιάζονται στο έντυπο IR7 στη στήλη 6, και στο έντυπο IR63. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 31 f 96

32 4. Φύλλο Απασχόλησης 4.1. Αυτόµατη Καταχώρηση Ωρών Εάν το σύστηµα είναι παραµετροποιηµένο ώστε να δηµιουργεί πληρωµές βάση των κανονικών ωρών των υπαλλήλων και δεν υπάρχουν φύλλα απασχόλησης στο σύστηµα για την επιλεγµένη περίοδο (Επιλογές Φύλλο Απασχόλησης), τότε ΕΝ χρειάζεται να δηµιουργήσετε αναλυτικά φύλλα απασχόλησης πριν τρέξετε το µισθολόγιο σας. Κατά τον υπολογισµό του µισθολογίου, το σύστηµα γεµίζει την κάθε ηµεροµηνία που δεν υπάρχουν ωράρια εργασίας µε τις προεπιλεγµένες ώρες του υπαλλήλου που ορίζονται στην κάρτα υπαλλήλου. Μπορείτε µετά τον υπολογισµό να ανοίξετε το Φύλλο Απασχόλησης και να κάνετε διορθώσεις ηµιουργία Φύλλου Απασχόλησης Από την κυρίως σελίδα του προγράµµατος, πατήστε Φύλλο Απασχόλησης όπου και εµφανίζεται η πιο κάτω οθόνη. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 32 f 96

33 Σε αυτή την οθόνη εµφανίζονται οι καταχωρηµένες ώρες που υπάρχουν για τον κάθε υπάλληλο. Επίσης απ αυτή την σελίδα µπορείτε να καταχωρήσετε ή να αλλάξετε ώρες, όπως και να γίνει κατανοµή ωρών σε πελάτες και έργα. Γι να κάνετε εγγραφή των ωρών εργασίας: Επιλέξετε έναν Υπάλληλο από τη λίστα, ή πατήστε το κουµπί δίπλα από το όνοµα υπαλλήλου για να επιλέξετε ένα από την λίστα. Επιλέξετε την Μισθολογική Περίοδο. Όταν ανοίξει η οθόνη, εµφανίζεται η τρέχουσα µισθολογική περίοδος. Πατήστε τα µπλε τοξάκια για να επιλέξετε την επόµενη ή την προηγούµενη περίοδο. Μπορείτε επίσης να πατήσετε το κουµπί δίπλα από το πεδίο Μισθ. Περίοδος Λήγει για να επιλέξετε από την λίστα. Πατήστε το κουµπί Προεπιλογές για να γεµίσει η οθόνη µε ώρες εργασίας όπως ορίστηκαν στην οθόνη υπαλλήλου υπό-οθόνη Μισθολόγιο πεδίο Κανονικές Μέρες Και Ώρες Εργασίας. Το σύστηµα επιτρέπει την καταχώρηση ωρών κανονικής εργασίας, υπερωρίας η απουσίας, και πολλαπλές καταχωρήσεις ανά ηµέρα εργασίας. Παράδειγµα όπως φαίνεται στην πιο κάτω οθόνη, στις 02/03 ο υπάλληλος έχει 8 ώρες κανονικού µισθού και 2 ώρες Υπερωρίες 1-1. Μπορεί να επιλεχτεί διαφορετικός τύπος υπερωριών όπως 1-2 ή 1-3. Στις 03/03 δούλεψε για 4 ώρες κανονικά και απουσίασε για άλλες 4. Το κουµπί Τµήµα επιτρέπει στο χρήστη να φιλτράρει τη λίστα των υπαλλήλων µε βάση το τµήµα τους. Κάνετε κλικ στο Τµήµα και θα ανοίξει ένα παράθυρο όπως φαίνεται πιο κάτω. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 33 f 96

34 Κάνετε κλικ µια φορά για να επιλέξετε ένα τµήµα από τη λίστα. Κλικ Ok για να κλείσει το παράθυρο και να επιστρέψετε στο Φύλλο Απασχόλησης. Η λίστα Όνοµα Υπαλλήλου θα εµφανίζει µόνο τους υπαλλήλους του επιλεγµένου τµήµατος. Για να ακυρώσετε την επιλογή τµήµατος, κάνετε κλικ στο Τµήµα και χωρίς να επιλέξετε τίποτα, κάνετε κλικ Ok. Το κουµπί Πληρωµή, ανοίγει την πληρωµή µισθού που αντιστοιχεί στην επιλεγµένη µισθολογική περίοδο, εάν έχει υπολογιστεί ήδη η πληρωµή. Εάν δεν υπάρχει πληρωµή για τον επιλεγµένο υπάλληλο/περίοδο, το κουµπί δεν θα είναι ενεργό. Το κουµπί Αναφορά, ανοίγει την αναφορά 0027 Φύλλο Απασχόλησης, ανά Υπάλληλο, Ηµέρα Εργ. στην οθόνη για εκτύπωση. ηµιουργία νέας εγγραφής Για καταχώρηση νέας εγγραφής ωρών εργασίας για µία ηµεροµηνία, κάνετε κλικ στην στήλη ηµεροµηνία στην τελευταία γραµµή της λίστας, µε το αστεράκι στην αριστερή στήλη. Πατήστε <Tab> για να µεταφερθείτε στο επόµενο πεδίο και να καταχωρήσετε τις ώρες εργασίας. Επιλέξετε το ανάλογο µισθολογικό είδος και πατήστε <Enter> στο πληκτρολόγιο για να αποθηκευτεί η εγγραφή στη βάση δεδοµένων. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 34 f 96

35 Αλλαγή εγγραφής Κάνετε κλικ στην ηµεροµηνία στην γραµµή που θέλετε να αλλάξετε. Το σύµβολο στην αριστερή στήλη αλλάζει σε µαύρο τρίγωνο. Όταν µια εγγραφή έχει αλλάξει και δεν είναι αποθηκευµένη στην βάση δεδοµένων, το σύµβολο στην αριστερή στήλη αλλάζει σε µολύβι. Πατώντας το <Enter> στο πληκτρολόγιο αποθηκεύεται η εγγραφή στη βάση δεδοµένων. ιαγραφή ενός ή πολλαπλών εγγραφών Κάνετε κλικ στην αριστερή στήλη της οθόνης για να επιλέξετε την γραµµή Πατήστε το <Delete> στο πληκτρολόγιο για διαγραφή από την βάση δεδοµένων. Για να επιλέξετε πολλαπλές γραµµές, κάνετε κλικ στην αριστερή στήλη της οθόνης στην πρώτη ηµεροµηνία που θέλετε να διαγράψετε. Ακολούθως, πατήστε το κουµπί <Shift> στο πληκτρολόγιο και κάντε κλικ στην αριστερή στήλη της οθόνης στην τελευταία ηµεροµηνία που θέλετε να διαγράψετε. Το σύστηµα επιλέγει όλες τις εγγραφές από την αρχική µέχρι την τελική ηµεροµηνία. Εναλλακτικά, µπορείτε να χρησιµοποιήσετε το muse για να επιλέξετε πολλαπλές γραµµές κάνοντας scrll από τα πάνω προς τα κάτω. Πατήστε το <Delete> στο πληκτρολόγιο για διαγραφή από την βάση δεδοµένων Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 35 f 96

36 4.3. Καταχώρηση Ωρών ανά Έργο/Υπηρεσία Εάν ο οργανισµός σας χρειάζεται να διαχειρίζεται τον χρόνο ανά έργο και υπηρεσία, η Supernva Cnsulting θα παραµετροποιήσει το σύστηµα και η οθόνη Φύλλου Απασχόλησης θα παρέχει δύο επιπρόσθετες στήλες για καταχώρηση: Έργο [1] και Υπηρεσία [2]. Μπορεί επίσης το σύστηµα να παραµετροποιηθεί ώστε να εµφανίζει στήλες για καταχώρηση ωρών Από-Μέχρι [3]. Αυτό επιτρέπει στον χρήστη να καταχωρήσει την ώρα έναρξης και την ώρα λήξης κάποιας εργασίας και το σύστηµα θα προσδιορίσει τις συνολικές ώρες της κάθε εγγραφής. Παράδειγµα: εάν καταχωρήσετε Από (ώρα έναρξης) = 8:30 και Μέχρι (ώρα λήξης) = 9:30, τότε οι ώρες υπολογίζονται αυτόµατα σε 1. Με αυτή την επιλογή είναι δυνατόν η πολλαπλή καταχώρηση ωρών εργασίας ανά Έργο και Υπηρεσία και επιτρέπει υπολογισµό κόστους µισθοδοσίας ανά έργο και υπηρεσία. είτε επίσης το κεφάλαιο για Πελάτες και Έργα. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 36 f 96

37 4.4. Έγκριση Φύλλων Απασχόλησης Αυτή η διαδικασία ισχύει µόνο για εταιρείες όπου οι ώρες εργασίας πρέπει να εγκριθούν πριν από τον υπολογισµό µισθολογίου. Αν η επιλογή Απαίτηση Έγκρισης Εγγραφών Ωραρίων Υπαλλήλου είναι ενεργή δεν θα µπορείτε να εκδώσετε µισθούς µε βάση εργάσιµες ώρες αν δεν εγκριθούν από τον διαχειριστή του συστήµατος. Η επιλογή αυτή είναι χρήσιµη σε περιπτώσεις που υπάλληλοι καταχωρούν µόνοι τους ώρες εργασίας από το Φύλλο Απασχόλησης (Επίπεδο Πρόσβασης Καταχωρητής Ωρών ) και θα πρέπει οι ώρες τους να εγκριθούν πριν την έκδοση πληρωµών. Από το κυρίως µενού επιλέξετε Ώρες Εργασίας Λίστα Φύλλων Απασχόλησης. Επιλέξτε φίλτρα από τη οθόνη για να δείτε στη λίστα εγγραφές ενός η παραπάνω υπάλληλου για µια περίοδο. Από το µενού επιλέξετε Ενέργειες ή πατήστε δεξί κλικ Έγκριση Ωραρίου για να εγκρίνετε την επιλεγµένη εγγραφή ΜΟΝΟΝ, δηλ την εγγραφή που είναι µαυρισµένη στη λίστα. Από το µενού επιλέξετε Ενέργειες ή πατήστε δεξί κλικ Έγκριση ΟΛΑ για να εγκρίνετε όλες τις εγγραφές στη λίστα. Εναλλακτικά, µπορείτε να εγκρίνετε τις ώρες εργασίας και από την οθόνη των Φύλλων Απασχόλησης: Από την κυρίως σελίδα του προγράµµατος, πατήστε Φύλλο Απασχόλησης. Επιλέξτε Ώρες Εργασίας και µετά Έγκριση. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 37 f 96

38 4.5. Εισαγωγή ωρών Εργασίας Αυτή η διαδικασία µπορεί να εφαρµοστεί από εταιρείες που έχουν µεγάλο αριθµό υπαλλήλων µε πολύπλοκες εγγραφές στα φύλλα απασχόλησης. Σας επιτρέπει να εισαγάγετε αυτόµατα τις εγγραφές στα φύλλα απασχόλησης χρησιµοποιώντας ένα αρχείο Excel αντί το λογισµικό για να καταχωρήσετε τα φύλλα εργασίας. Αφού έχετε δηµιουργήσει το αρχείο που θα χρησιµοποιηθεί στην εισαγωγή στην σωστή µορφή, ακολουθείστε τα πιο κάτω βήµατα: Από το κυρίως µενού, πατήστε Ώρες Εργασίας Λίστα Φύλλων Απασχόλησης Μετά πατήστε Ενέργειες Imprt frm Excel Επιλέξετε το αρχείο για να γίνει η εισαγωγή. Σηµείωση: η µορφή του αρχείου Excel είναι συγκεκριµένη. Επικοινωνήστε µε τη Supernva Cnsulting για να ζητήσετε ένα template. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 38 f 96

39 4.6. Εισαγωγή Ωρών Εργασίας µέσω του συστήµατος Finiris Αυτή η διαδικασία εφαρµόζεται µόνο σε εταιρείες που έχουν εγκατεστηµένο το σύστηµα παρακολούθησης του ρολογιού Finiris. Η πιο κάτω διαδικασία επιτρέπει την αυτοµατοποίηση την εισαγωγή του φύλλου κατανοµής χρόνου, χρησιµοποιώντας µια γρήγορη µέθοδο εισαγωγής αντί να γίνεται χειρονακτικά µέσω του συστήµατος. Προϋποθέσεις Πριν από την πρώτη χρήση της εισαγωγής, θα πρέπει να συνδέσετε τον αριθµό των εργαζοµένων του συστήµατος Finiris µε την αντίστοιχη εγγραφή των εργαζοµένων στο PayrllOne. Στο σύστηµα Finiris συνήθως χρησιµοποιείται ο αριθµός της ταυτότητας του υπαλλήλου. Για να εφαρµόσετε αυτή την σύνδεση µεταξύ των αρχείων τον εργαζοµένων, ακολουθήστε τα εξής βήµατα: Από το κυρίως µενού, πατήστε την επιλογή Υπάλληλοι, Κάντε δεξί κλικ στο όνοµα οποιουδήποτε υπαλλήλου. Επιλέξτε την επιλογή ιόρθωση Αριθµού Υπαλλήλων. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 39 f 96

40 Στη στήλη Αριθµός Υπαλλήλου εισάγετε τον ίδιο αριθµό εργαζοµένων, όπως φαίνεται στο σύστηµα Finiris. Αυτοί οι δύο αριθµοί πρέπει να ταιριάζουν µεταξύ των δύο συστηµάτων πριν από την εισαγωγή των δεδοµένων. Επαναλάβετε την διαδικασία για άλλους τους υπαλλήλους της λίστας. Όταν τελειώσετε πατήστε Κλείσιµο για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές και να κλήσει το παράθυρο. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 40 f 96

41 ιαδικασίας εισαγωγής του αρχείου Μόλις έχετε εξαγάγει το απαραίτητο αρχείο από το σύστηµα Finiris στην απαιτούµενη µορφή (.bdf), ακολουθήστε τα εξής βήµατα. Πατήστε την επιλογή Ώρες Εργασίας Λίστα Φύλλων Απασχόλησης Πατήστε την επιλογή Ενέργειες Imprt Finiris Timecards Πατήστε το κουµπί για να µπορείτε να επιλέξετε το αρχείο Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 41 f 96

42 Το αρχείο βρίσκεται στον ακόλουθο φάκελο: My Cmputer Lcal Disk CLOCK Επιλέξτε το φάκελο και πατήστε ΟΚ για να γίνει η εισαγωγή. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 42 f 96

43 4.7. Καταχώρηση Απουσίας / Υπερωρίας Οι Απουσίες και Υπερωρίες υπαλλήλων καταχωρούνται από το Φύλλο Απασχόλησης Προσωπικού όπως περιγράφουµε πιο πάνω στην γραµµή της ηµέρας που απουσίαζε ή έχει δουλέψει ο/η υπάλληλος υπερωρία. Το σύστηµα υποστηρίζει διάφορα είδη αδειών και υπερωριών, όπως Υπερωρία 1-1 (ένα προς ένα), Υπερωρία 1-1 1/2 (ένα προς ενάµιση), κτλ. Η καταχώρηση απουσιών από την οθόνη Φύλλο Απασχόλησης Προσωπικού δεν είναι πρακτική για απουσίες που διαρκούν πολλές ηµέρες. Σε τέτοια περίπτωση, θα πρέπει να καταχωρηθεί η απουσία από την Οθόνη Απουσιών/Υπερωριών που περιγράφονται πιο κάτω. Απουσίες Από το κυρίως µενού επιλέξετε Ώρες Εργασίας Απουσίες - Καταχώρηση. Εµφανίζονται οι παρακάτω οθόνες όπου µπορούν να καταχωρηθούν οι απουσίες / υπερωρίες υπαλλήλων µε Από-Μέχρι ηµεροµηνία/ώρα και Είδος Απουσίας / Υπερωρίας. Οι χρηστές µπορούν να καταχωρήσουν τον τύπο της απουσίας τους ο οποίος µπορεί να είναι: πληρωµένη άδεια, απλήρωτη άδεια, απουσίας λόγο παρουσίασης τους στον Στράτο κτλ. Πατώντας Αποθήκευση τότε η άδεια/υπερωρία καταχωρείται στο Φύλλο Απασχόλησης του υπαλλήλου. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 43 f 96

44 Absences Mass Entry Χρησιµοποιήσετε αυτή την λειτουργία του συστήµατος για να καταχωρήσετε ηµέρες άδειας για περισσότερο από ένα υπάλληλο. Αυτή η λειτουργία είναι ιδιαίτερα χρήσιµη εάν η εταιρεία κλείνει για κάποιες µέρες διακοπές το καλοκαίρι. Από το κυρίως µενού επιλέξετε Ώρες Εργασίας Απουσίες Μαζική Καταχώρηση. Εµφανίζεται η πιο κάτω οθόνη: Συµπληρώστε την Αρχική και Τελική Ηµεροµηνία Άδειας. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 44 f 96

45 Κάνετε κλικ στο Όλοι για να επιλέξετε όλους τους υπαλλήλους. Ακολούθως, µπορείτε να αφαιρέσετε από την επιλεγµένη λίστα κάποιους υπαλλήλους κάνοντας κλικ πάνω τους (µαύρο highlight σηµαίνει επιλεγµένο). Μπορείτε επίσης να χρησιµοποιήσετε τα φίλτρα στο µέσο της οθόνης για να επιλέξετε µια µικρότερη οµάδα υπαλλήλων. Οι αριθµοί στο κάτω µέρος της οθόνης είναι: 1 ος αριθµός: ο συνολικός αριθµός επιλεγµένων υπαλλήλων στη λίστα (µαύρο hightlight) 2 ος αριθµός: ο συνολικός αριθµός όλων των υπαλλήλων στη λίστα. Επιλέξετε Συνέχεια για να δηµιουργήσετε τις άδειες. Το σύστηµα θα πάρει λίγη ώρα για να δηµιουργήσει τις απαραίτητες εγγραφές και θα πρέπει να περιµένετε µέχρι να ολοκληρωθεί η λειτουργία. Μπορείτε ακολούθως να τροποποιήσετε το φύλλο εργασίας του κάθε υπαλλήλου αφού έχετε τρέξει την πιο πάνω µαζική καταχώρηση. Υπερωρίες Από το κυρίως µενού επιλέξετε Ώρες Εργασίας Υπερωρίες - Καταχώρηση. Εµφανίζεται η πιο κάτω οθόνη. Μπορείτε να καταχωρήσετε τις υπερωρίες υπαλλήλων χρησιµοποιώντας τα πεδία Από/Μέχρι και τον τύπο υπερωρίας. 'Όνοµα Υπαλλήλου: επιλέξτε Όνοµα Υπάλληλου για καταχώρηση Υπερωρίας. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 45 f 96

46 Ηµέρα Εργασίας: η ηµεροµηνία της υπερωρίας. Το κουµπί + αλλάζει την ηµεροµηνία στην επόµενη ηµέρα από την υφιστάµενη. Το κουµπί - αλλάζει την ηµεροµηνία στην προηγούµενη ηµέρα από την υφιστάµενη. Από/Μέχρι: οι ώρες από/µέχρι της υπερωρίας. Ώρες Εργασίας: οι ώρες της υπερωρίας. Είδος Υπερωρίας: ο τύπος (είδος) υπερωρίας. Αποθήκευση: καταχωρείται η υπερωρία και εµφανίζετε στη λίστα παρακάτω. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 46 f 96

47 5. Αποκοπές ή Προσθέσεις 5.1. Προγραµµατισµένες Αποκοπές ή Προσθέσεις Μπορείτε να χρησιµοποιήσετε αυτές τις λειτουργίες του συστήµατος για να καταχωρήσετε προγραµµατισµένες προσθέσεις ή αποκοπές στο µισθολόγιο ενός υπαλλήλου εάν γνωρίζετε εκ των προτέρων τι θα πρέπει να προστεθεί/αφαιρεθεί και πότε. Παράδειγµα: στις 15/05 ένας υπάλληλος παίρνει προκαταβολή 200 από τον µισθό του. Μπορείτε να έρθετε σε αυτήν την οθόνη και να καταχωρήσετε αυτή την πληροφορία στο σύστηµα και το ποσό θα αφαιρεθεί αυτόµατα από την επόµενη πληρωµή µισθού (πχ. τον Μάιο). Από την κύρια σελίδα του προγράµµατος, πατήστε Μισθολόγιο Προγραµµατισµένες Αποκοπές / Προσθέσεις. Εδώ εµφανίζονται όλες οι προγραµµατισµένες αποκοπές ή προσθέσεις που υπάρχουν στο σύστηµα και µπορείτε να καταχωρήσετε καινούργιες. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 47 f 96

48 5.2. Καταχώρηση Προγραµµατισµένων Αποκοπών ή Προσθέσεων Για να κάνετε καταχώρηση αποκοπών ή προσθέσεων στον µισθό, πριν από υπολογισµό µισθού επιλέξετε από το κυρίως µενού Μισθολόγιο Προγραµµατισµένες Αποκοπές / Προσθέσεις όπως φαίνεται πιο πάνω. Παρουσιάζεται το παρακάτω παράθυρο στο οποίο επιλέξτε Πρόσθεση. Παρουσιάζεται το παρακάτω παράθυρο όπου µπορείτε να συµπληρώσετε τα στοιχεία της Αποδοχής / Εισφοράς. Συµπληρώστε το Όνοµα Υπαλλήλου, Ποσό, Είδος Αποδοχής / Εισφοράς, και Ηµεροµηνία Εφαρµογής. Η εγγραφή αυτή θα εφαρµοσθεί στην µισθολογική περίοδο που εµπίπτει η ηµεροµηνία Εφαρµογής. Π.χ. στο παράδειγµα πιο κάτω θα εφαρµοσθεί τον Γενάρη του Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 48 f 96

49 6. Μισθολόγιο 6.1. Νέες Πληρωµές Από την κύρια σελίδα του προγράµµατος, πατήστε Νέες Πληρωµές, όπου εµφανίζεται η σελίδα δηµιουργίας νέων πληρωµών. Η οθόνη ανοίγει στην Περίοδο Πληρωµής που ακολουθεί την τελευταία κλειδωµένη περίοδο στο σύστηµα. Επιλογή Μισθολογικής Περιόδου: χρησιµοποιήστε τα µπλε τοξάκια για να επιλέξετε την επόµενη (δεξί τόξο) ή την προηγούµενη (αριστερό τόξο) περίοδο από αυτή που εµφανίζεται. Μπορείτε επίσης να πατήσετε το κουµπί Επιλογή Περιόδου που ανοίγει οθόνη µε λίστα των περιόδων του έτους για επιλογή. Η επιλεγµένη περίοδος θα εµφανιστεί στην οθόνη σε κίτρινο πλαίσιο όπως φαίνεται πιο κάτω Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 49 f 96

50 Αφού επιλέξετε την Περίοδο Πληρωµής, στην λίστα θα παρουσιαστούν οι ενεργοί υπάλληλοι της εταιρίας κατά την περίοδο. ιαλέξτε από την λίστα τους Υπαλλήλους που θέλετε να πληρώσετε πατώντας πάνω τους ένα-ένα ή διαλέξτε όλους από το µενού σε κόκκινο πλαίσιο. Κανένας: καθαρίζει την λίστα επιλογής υπαλλήλων για πληρωµή. Όλοι: επιλέγει όλους τους υπαλλήλους για πληρωµή. Επιλογή ενός ή µερικών υπαλλήλων για πληρωµή: κλικ στην γραµµή του ονόµατος ενός υπαλλήλου τον επιλέγει για πληρωµή. Κλικ σε ένα ήδη επιλεγµένο υπάλληλο τον φεύγει από τους επιλεγµένους. Το πεδίο Επιλεγµένοι αναφέρει πόσοι υπάλληλοι είναι επιλεγµένοι για πληρωµή. Αφού επιλέξετε περίοδο και υπαλλήλους, τότε πατήστε Υπολογισµός Μισθολογίου. Αριθµοί Επιταγών: για εταιρίες που εκτυπώνουν επιταγές, µπορείτε να προσδιορίσετε τον αριθµό της επόµενης επιταγής για κάθε τραπεζικό λογαριασµό σας. Κατά το υπολογισµό, το σύστηµα θα δίνει αυτόν τον αριθµό επιταγής στην πρώτη υπολογισµένη πληρωµή και τον αυξάνει κατά ένα για την επόµενη πληρωµή. Σηµειώστε ότι δίδονται αύξων αριθµός επιταγής ΜΟΝΟ σε υπαλλήλους µε µέθοδο πληρωµής Επιταγή. Μήνυµα Πληρωµών: µπορείτε να καταχωρήσετε ένα κοινό µήνυµα που θα εµφανιστεί σε όλες τις αποδείξεις πληρωµής της επιλεγµένης µισθολογικής περιόδου. Πατήστε Μήνυµα Πληρωµών για να ανοίγει το παράθυρο όπου θα καταχωρήσετε το µήνυµα. Πατήστε Ok για να κλείσει το παράθυρο. Το µήνυµα που καταχωρήσατε θα αντιγραφεί σε κάθε απόδειξη πληρωµής της επιλεγµένης µισθολογικής περιόδου. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 50 f 96

51 Στη συνέχεια, αυτό το µήνυµα µπορεί να αλλαχτεί/προσαρµοστεί για κάθε υπάλληλο στις λεπτοµέρειες µισθού αφού υπολογίσετε το µισθολόγιο. Ηµεροµηνία Πληρωµής: η ηµεροµηνία πληρωµής για τις πληρωµές που θα υπολογιστούν. Συµπληρώνεται αυτόµατα µε την τελευταία ηµεροµηνία της περιόδου αν έχετε επιλέξει την επιλογή Αυτόµατη Συµπλήρωση Ηµερ. Πληρωµής µε Τελευταία Μέρα Περιόδου από την οθόνη των Επιλογών του συστήµατος. Η ηµεροµηνία αυτή θα είναι επίσης και η ηµεροµηνία καταγραφής στα λογιστικά βιβλία της εταιρίας σας (Psting Date). Υπολογισµός Μισθολογίου: αρχίζει την διαδικασία υπολογισµού. Μετά την συµπλήρωση, ανοίγει η οθόνη Λίστα Πληρωµών. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 51 f 96

52 6.2. Λίστα πληρωµών Μετά τον υπολογισµό του µισθολογίου, το σύστηµα εµφανίζει ένα παράθυρο µε την λίστα των υπολογισµένων πληρωµών. Στο σηµείο αυτό έχετε την επιλογή να προσθέσετε, να ανανεώσετε ή να διαγράψετε ποσά του µισθολογίου. Πατώντας Υπολογισµός Μισθολογίου, τότε γίνεται ο υπολογισµός της µισθοδοσίας και ανοίγει η Λίστα Πληρωµών. Εδώ υπάρχει µια λίστα µε όλες τις πληρωµές της αναφερόµενης περιόδου. Υπάρχουν στήλες µε διάφορες πληροφορίες. Οι στήλες που εµφανίζονται, µπορούν να καθοριστούν από τον χρήστη πατώντας το κουµπί Στήλες. Μπορείτε επίσης να προσδιορίσετε ποίες πληρωµές θέλετε να παρουσιαστούν στην λίστα από τα φίλτρα στο πάνω µέρος της οθόνης. Το σύστηµα, όταν ανοίγει την οθόνη αυτόµατα επιλέγει την τελευταία υπολογισµένη περίοδο. Μπορείτε να επιλέξετε να παρουσιάσετε πληρωµές άλλης περιόδου, µε το να την επιλέξετε στο σχετικό πεδίο. Επίσης, µπορείτε να επιλέξετε να παρουσιάσετε πληρωµές ενός µόνο υπάλληλου, µε το να επιλέξετε το όνοµα υπαλλήλου από το σχετικό πεδίο. Από την οθόνη αυτή µπορείτε να παρουσιάσετε και αναφορές, από το κουµπί Αναφορές. Από αυτό το µενού επιλέξετε την αναφορά που θέλετε. Το σύστηµα περιλαµβάνει στην επιλεγµένη αναφορά µόνο για τις πληρωµές που παρουσιάζονται στην λίστα. ηλαδή το φίλτρο πληρωµών που ισχύει στη λίστα, ισχύει και για όποια αναφορά επιλέξετε. Πατώντας δύο φορές σε κάποιο υπάλληλο, ανοίγεται το παράθυρο Λεπτοµέρειες Μισθού (βλέπε παρακάτω 6.3). Στο σηµείο αυτό έχετε την επιλογή να προσθέσετε, να ανανεώσετε ή να διαγράψετε ποσά του µισθολογίου. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 52 f 96

53 Μπορείτε να δείτε την Λίστα Πληρωµών και µετά την πληρωµή, πατώντας Αλλαγή Πληρωµών από την κύρια σελίδα. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 53 f 96

54 6.3. Λεπτοµέρειες µισθού - Αλλαγή µισθού Σ αυτή την σελίδα εµφανίζονται οι λεπτοµέρειες του µισθού ενός υπαλλήλου. Από εδώ µπορείτε: - Να καταχωρήσετε αριθµό επιταγής αν ο υπάλληλος πληρώνεται µε επιταγή. - Να αλλάξετε λογαριασµό πληρωµής, σε περίπτωση που θέλετε να πληρώσετε από άλλο λογαριασµό. - Να καταχωρήσετε Έκτακτη Πρόσθεση / Αποκοπή, πατώντας το πεδίο στο µικρό κόκκινο παράθυρο που φαίνεται στην εικόνα. - Να διαγράψετε κάποιο µισθολογικό είδος σε περίπτωση που µπήκε κατά λάθος ή δεν ισχύει στον συγκεκριµένο µήνα. Πατήστε το εικονίδιο δίπλα από αυτό της Έκτακτης Πρόσθεση / Αποκοπή. - Να δείτε τους υπολογισµούς του φόρου εισοδήµατος, πατώντας στο εικονίδιο του Φόρου Εισοδήµατος. - Να κάνετε επανα-υπολογισµό του µισθού πατώντας Υπολογισµός. Αυτό γίνεται σε περίπτωση που αλλάξατε τις ώρες εργασίας του υπαλλήλου, προσθέσατε άδεια, ή άλλαξε κάποιο από τα µισθολογικά του είδη. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 54 f 96

55 6.4. Εκτύπωση ιάφορων Εντύπων Μισθοδοσίας Από την λίστα πληρωµών που περιγράφεται πιο πάνω, επιλέξετε Αναφορές, όπου παρουσιάζονται οι πιο κάτω επιλογές: 6.5. Εκτύπωση Αποδείξεων Περιόδου (Payslips) ιαλέγοντας αυτή την επιλογή, το σύστηµα τυπώνει τις αποδείξεις µισθοδοσίας για όλους τους υπαλλήλους. Μπορείτε να εφαρµόσετε φίλτρα στη λίστα πληρωµών που βλέπετε χρησιµοποιώντας τις τιµές στα φίλτρα στο πάνω µέρος της Λίστας Πληρωµών (όπως φαίνεται πιο κάτω) και να εκτυπώσετε µόνο τις πληρωµές που φαίνονται στον πίνακα. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 55 f 96

56 6.6. Εκτύπωση Μισθ. Απόδειξης (Payslip) Με αυτή την επιλογή, το σύστηµα τυπώνει την µισθολογική απόδειξη ενός ή πολλών υπαλλήλων που έχετε επιλέξει από την λίστα πληρωµών. Οι αποδείξεις πληρωµών µπορούν να γίνει από την οθόνη Επιλογή Αναφοράς και Κριτηρίων, επιλογή αναφοράς Send Payrll s Μπορείτε να επιλέξετε να αποστείλετε όλες τις απόδειξης πληρωµής αυτόµατα σε όλους τους υπαλλήλους µε επιλέγοντας το µενού που φαίνεται πιο κάτω. Το σύστηµα θα δηµιουργήσει ένα Draft µήνυµα για κάθε υπάλληλο. Όταν είσαστε έτοιµοι, µπορείτε να τα στείλετε µέσα από το MS-Outlk. Για να µπορέσει να δουλέψει αυτός ο µηχανισµός, πρέπει πρώτα να συµπληρώσετε το του κάθε υπαλλήλου στην κάρτα του. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 56 f 96

57 6.8. Επιταγές Επιλέξετε σε περίπτωση που εκδίδονται και επιταγές από το σύστηµα. Μπορείτε να εφαρµόσετε φίλτρα στη λίστα πληρωµών που βλέπετε χρησιµοποιώντας τις τιµές στα φίλτρα στο πάνω µέρος της Λίστας Πληρωµών και να εκτυπώσετε µόνο τις επιταγές για τις πληρωµές που φαίνονται στον πίνακα. Προϋποθέσεις: Για εκτύπωση επιταγών, θα πρέπει να επικοινωνήσετε µε µια από τις εταιρίες που έχουν άδεια από τις τράπεζες για έκδοση κενών επιταγών µισθολογίου (e.g. PRINTAFORM Ο σχεδιασµός αυτός περιλαµβάνει λεπτοµέρειες όπως η θέση του λογότυπου, η θέση των ποσών του µισθολογίου και η θέση και αριθµοί των επιταγών. Από αυτό τον σχεδιασµό, θα παραδοθεί κενή επιταγή. Στη συνέχεια, θα πρέπει να επικοινωνήσετε µε τη Supernva Cnsulting ώστε να παραµετροποιήσουµε το σύστηµα να χρησιµοποιήσει αυτές τις προσχεδιασµένες επιταγές. Παρακαλούµε όπως επικοινωνήσετε µε τη Supernva Cnsulting supprt για περισσότερες πληροφορίες. Στην συνέχεια, για τους υπάλληλους που θα πληρώνονται µε επιταγή, το σύστηµα θα τυπώνει µια επιταγή για κάθε υπάλληλο. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 57 f 96

58 6.9. Τραπεζική εντολή, Φαξ / Επιστολή ιαλέγοντας αυτή την επιλογή, το σύστηµα τυπώνει την επιστολή ή φαξ µε οδηγίες προς την τράπεζα για να γίνουν οι µεταφορές των µισθών στους λογαριασµούς των υπαλλήλων. Αυτή η αναφορά περιλαµβάνει µόνο υπαλλήλους που έχουν ως µέθοδο πληρωµής «Τραπεζική Εντολή». Πριν εκτυπώσετε αυτή την αναφορά, όλα τα στοιχεία της τράπεζας της εταιρείας και τα στοιχεία της τράπεζας και λογαριασµού του υπαλλήλου πρέπει να είναι επιλεγµένα στην κάρτα του υπαλλήλου Accunting / Κοστολόγηση ιάφορες αναφορές για έλεγχο µισθολογίου Επίσης υπάρχουν κάποιες αναφορές που είναι βοηθητικές για έλεγχο και παρακολούθηση των πληρωµών. Όλες οι αναφορές βρίσκονται και στο τµήµα των αναφορών του συστήµατος. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 58 f 96

59 6.11. άνεια Υπαλλήλων Από την κύρια σελίδα του προγράµµατος, πατήστε Μισθολόγιο άνεια Υπαλλήλων. Το σύστηµα ανοίγει την λίστα δανείων. Πατώντας Πρόσθεση πάνω αριστερά, ανοίγει το παράθυρο όπου µπορείτε να συµπληρώσετε τα στοιχεία του δανείου. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 59 f 96

60 ιαλέξετε υπάλληλο, ποσό δανείου, ποσό µηνιαίας / εβδοµαδιαίας αποκοπής και πότε να αρχίσει να αποκόπτει δόση. Αυτόµατα από την αρχική ηµεροµηνία αποκοπής το σύστηµα θα αρχίσει να αποκόπτει δόσεις ως ότου εξοφληθεί το δάνειο. Κατόπιν από την λίστα δανείων θα µπορείτε να βλέπετε ανά πάσα στιγµή την κατάσταση όλων των δανείων των υπαλλήλων. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 60 f 96

61 7. Πληρωµή Κοινωνικών Ασφαλίσεων & Φόρου Χρησιµοποιήστε τις σχετικές επιλογές στην αρχική οθόνη του µισθολογίου Πληρωµή Κοινωνικών Ασφαλίσεων Με την λειτουργία αυτή το λογισµικό εκτυπώνει την Μηνιαία Κατάσταση Αποδοχών και Εισφορών, για πληρωµή κοινωνικών ασφαλίσεων. Πριν την παραγωγή της αναφοράς, βεβαιωθείτε ότι ΟΛΟΙ οι µισθοί του µήνα έχουν υπολογιστεί και πληρωθεί στους υπαλλήλους. Από την κύρια σελίδα του προγράµµατος, πατήστε Πληρωµή Κοινωνικών Ασφαλίσεων. Επιλέξτε την Περίοδο Αναφοράς, από το σχετικό πεδίο πάνω αριστερά. Σηµειώστε ότι µπορείτε να εκτυπώσετε αναφορές και για παλαιές περιόδους. Με το κτύπηµα του κουµπιού -, η περίοδος αλλάζει στην προηγούµενη, και το + η περίοδος αλλάζει στην επόµενη. Εάν για την περίοδο στην οθόνη έχει ήδη παραχθεί η αναφορά, τότε το κουµπί θα έχει τίτλο Εκτύπωση Αναφοράς. Εάν για την περίοδο στην οθόνη ΕΝ έχει ήδη παραχθεί η αναφορά, τότε το κουµπί θα έχει τίτλο Εκτύπωση Και Αποθήκευση Αναφοράς. Αυτό διότι κατά την παραγωγή της αναφοράς µε το πάτηµα του κουµπιού για πρώτη φορά σε µια περίοδο, εκτός από την εκτύπωση αναφοράς, το σύστηµα αποθηκεύει και νέα εγγραφή στον πίνακα Αναφορές Κοινωνικών Ασφαλίσεων µε πληροφορίες για την ηµεροµηνία και ώρα που εκτυπώθηκε η αναφορά, τον χρήστη συστήµατος που την εκτύπωσε, και ποιες πληρωµές συµπεριλήφθηκαν. Επίσης, όλες οι πληρωµές που συµπεριλήφθηκαν στην αναφορά κλειδώνονται και δεν επιτρέπεται καµία αλλαγή που θα επηρεάσει τα ποσά κοινωνικών ασφαλίσεων. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 61 f 96

62 Αφού ελέγξετε τα ποσά στην οθόνη, πατήστε Εκτύπωση και Αποθήκευση Αναφοράς ή Εκτύπωση Αναφοράς ανάλογα αν εκτυπώνετε νέα αναφορά η παλαιά. Το σύστηµα σας παρουσιάζει την ΜΗΝΙΑΙΑ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΑΠΟ ΟΧΩΝ ΚΑΙ ΕΙΣΦΟΡΩΝ την οποία µπορείτε να εκτυπώσετε και να παραδώσετε στις Κοινωνικές Ασφαλίσεις. Μπορείτε να διαγράψετε µια αναφορά και να την επανα-δηµιουργήσετε πατώντας από το κυρίως µενού Φόροι Αναφορές Κοιν. Ασφαλίσεων και µετά πατήστε το κουµπί διαγραφής της αναφοράς. Η ενέργεια αυτή ελευθερώνει την περίοδο για αλλαγή στις πληρωµές του µήνα. Σηµείωση: δεν πρέπει να διαγράψετε αναφορές οι οποίες έχουν ήδη πληρωθεί. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 62 f 96

63 7.2. Πληρωµή Φόρου Εισοδήµατος Από την κύρια σελίδα του προγράµµατος, πατήστε Πληρωµή Φόρου Εισοδήµατος. Επιλέξτε την περίοδο αναφοράς, από το σχετικό πεδίο πάνω αριστερά. Σηµειώστε ότι µπορείτε να εκτυπώσετε αναφορές και για παλαιές περιόδους. Με το κτύπηµα του κουµπιού -, η περίοδος αλλάζει στον µήνα πριν την περίοδο στο πεδίο, και το + η περίοδος αλλάζει στον µήνα ΜΕΤΑ την περίοδο στο πεδίο. Θα εµφανιστούν µόνο εγγραφές που πρέπει να πληρωθούν µέσα στην επιλεγµένη περίοδο. Αφού ελέγξετε τα ποσά στην οθόνη, πατήστε Εκτύπωση και Αποθήκευση Αναφοράς ή Εκτύπωση Αναφοράς ανάλογα αν εκτυπώνετε νέα αναφορά η παλαιά. Το σύστηµα σας παρουσιάζει την ΜΗΝΙΑΙΑ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΠΑΡΑΚΡΑΤΗΣΕΩΝ ΦΟΡΟΥ την οποία µπορείτε να εκτυπώσετε και να παραδώσετε. Μπορείτε να διαγράψετε µια αναφορά και να την επανα-δηµιουργήσετε πατώντας από το κυρίως µενού Φόροι Αναφορές Φόρου Εισοδήµατος και µετά πατήστε το κουµπί διαγραφής της αναφοράς. Η ενέργεια αυτή ελευθερώνει την περίοδο για αλλαγή στις πληρωµές του µήνα. Σηµείωση: δεν πρέπει να διαγράψετε αναφορές οι οποίες έχουν ήδη πληρωθεί. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 63 f 96

64 8. Κλείσιµο Μισθολογικής Περιόδου Με το κλείσιµο µιας µισθολογικής περιόδου, οι µισθολογικές πληρωµές της περιόδου κλειδώνονται και δεν είναι δυνατή η αλλαγή, διαγραφή, ή υπολογισµός νέων πληρωµών. Μόνο χρήστες µε επίπεδο πρόσβασης Οικονοµικός Ελεγκτής µπορούν να κλείσουν η να ανοίξουν µισθολογικές περιόδους. Από την κύρια σελίδα του προγράµµατος, πατήστε Μισθολογικές Περίοδοι Ενέργειες Κλείδωµα / Άνοιγµα Μισθολογικής Περιόδου. Εάν η περίοδος δεν έχει κλείσει τότε αυτή η ενέργεια θα κλείσει την επιλεγόµενη µισθολογική περίοδο. Για να ανοίξετε την µισθολογική περίοδο ακολουθήστε την ίδια διαδικασία. Εάν η µισθολογική περίοδος είναι κλειστή τότε αυτή η δραστηριότητα θα την ενεργοποιήσει. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 64 f 96

65 9. Εξαγωγή Πληρωµών Από την κύρια σελίδα του προγράµµατος, πατήστε Αλλαγή Πληρωµών. Στο παράθυρο που ανοίγει, επιλέξτε Εξαγωγή Πληρωµών που εµφανίζεται πάνω δεξιά. Αν αυτή η επιλογή δεν υπάρχει τότε επικοινωνήστε µε την Supernva Cnsulting Ltd για πληροφορίες στο πως να συνδεθείτε στο λογιστικό µέρος του µισθολογίου. Παρουσιάζεται το παρακάτω παράθυρο. Πατώντας πάνω στις 3 τελείες, διαλέξτε που θα φυλαχτεί το αρχείο. Μετά πατήστε Συνέχεια για να δηµιουργηθεί το αρχείο. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 65 f 96

66 10. Παραγωγή αρχείου τραπεζικής πληρωµής Ενηµέρωση Τραπεζικών Λογαριασµών Εταιρίας Από την κύρια σελίδα του προγράµµατος, πατήστε Λίστες Λογαριασµοί. Από την οθόνη λίστα λογαριασµών, κάντε κλικ σε µια γραµµή λογαριασµού τράπεζας, και πατήστε το κουµπί Τράπεζα. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 66 f 96

67 Ενηµερώστε τις πληροφορίες του τραπεζικού σας λογαριασµού. Ο κωδικός θα σας δοθεί από την τράπεζα σας και είναι συνήθως ένας τριψήφιος αριθµός. Παρακαλούµε επικοινωνήστε µε την τράπεζα σας για τον αριθµό αυτό. Τα κόκκινα πεδία είναι υποχρεωτικά. Πατήστε Save και µετά Clse Ενηµέρωση Κωδικών Τραπεζών Από την κύρια σελίδα του προγράµµατος, πατήστε Λίστες Τράπεζες. Ενηµερώστε τους κωδικούς τραπεζών όπως φαίνονται στην εικόνα παρακάνω. Οι κωδικοί αυτοί χρησιµοποιούνται από τις τράπεζες για ηλεκτρονικές µεταφορές Συµπληρώστε τους πιο κάτω κωδικούς SWIFT Cde εάν είναι απαραίτητοι. Όνοµα Τράπεζας Κωδικός SWIFT Laiki Bank LIKICY2N Bank f Cyprus BCYPCY2N Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 67 f 96

68 Hellenic Bank Natinal Bank CO-OP Central Bank Peires Alpha Bank Empriki Universal Bank Sciete Generale Eur Bank HEBACY2N ETHNCY2N CCBKCY2N PIRBCY2N ABKLCY2N EMPOCY2N UNVKCY2N SOGECY2N EFGBCY2N Ενηµέρωση Υπαλλήλων Για κάθε υπάλληλο, ενηµερώστε τα ακόλουθα πεδία στην υπό-οθόνη Accunting: Από την κύρια σελίδα του προγράµµατος, πατήστε Λίστες Υπάλληλοι. ιπλό-κλικ στον υπάλληλο που θα ενηµερώσετε. Στην οθόνη Accunting/Κοστολόγηση, ορίστε τον τρόπο πληρωµής του υπαλλήλου. Επιλέξετε στον Λογ. Πληρωµής την τράπεζα από την οποία θα γίνεται η πληρωµή. Επιλέξετε στην Μέθοδο Πληρωµής Ηλεκτρονική Μεταφορά. Συµπληρώστε τον Αριθµό Λογαριασµού του υπαλλήλου στην επιλεγµένη τράπεζα. Επιλέξετε την Τράπεζα του υπαλλήλου. Σε περίπτωση που ο λογαριασµός του υπαλλήλου βρίσκεται σε ξένη τράπεζα εκτός Κύπρου, συµπληρώστε επίσης τα ακόλουθα πεδία. Αριθµός Λογαριασµού IBAN: συµπληρώστε το IBAN αριθµό λογαριασµού του υπαλλήλου. Αυτό είναι απαιτούµενο πεδίο για την δηµιουργία του EURO AutPay File, και το σύστηµα εµφανίζει µήνυµα στο χρήστη σε περίπτωση που είναι κενό και σταµατά η διαδικασία εξαγωγής του αρχείου. Κωδικός SWIFT Τράπεζας: για τράπεζες που λειτουργούν στη Κύπρο, αυτό το πεδίο ενηµερώνεται αυτόµατα όταν ο χρήστης επιλέξει τράπεζα. Για τράπεζες του εξωτερικού που δεν βρίσκονται στην λίστα των τραπεζών του συστήµατος, υπάρχουν οι εξής επιλογές: Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 68 f 96

69 - Συµπληρώστε το όνοµα της τράπεζας στο πεδίο «Τράπεζα». Όταν πατήσετε το tab ή µετακινηθείτε σε άλλο πεδίο, το σύστηµα εντοπίζει ότι αυτή είναι καινούργια εγγραφή και ρωτάει την χρήστη για επιβεβαίωση εγγραφής στο σύστηµα. Αφού εισαχθεί η νέα τράπεζα στο σύστηµα, ο κωδικός SWIFT Cde πρέπει να ενηµερωθεί από την οθόνη των Τραπεζών Αυτή η µέθοδος συνιστάται για τράπεζες του εξωτερικού που χρησιµοποιούνται από περισσότερους από 2 υπαλλήλους. - Το πεδίο «Τράπεζα» µπορεί να µείνει κενό και ο κωδικός SWIFT να συµπληρωθεί από την χρήστη. cde entered manually. Αυτή η µέθοδος συνιστάται για τράπεζες του εξωτερικού που χρησιµοποιούνται από 1-2 υπαλλήλους. Στη δηµιουργία του EURO AUTO PAY αρχείου, το σύστηµα αναζητά πρώτα τον κωδικό SWIFT της επιλεγµένης τράπεζας. Εάν είναι κενό, τότε το σύστηµα αναζητά τον κωδικό SWIFT από την κάρτα του υπαλλήλου. Εάν και οι δυο κωδικοί SWIFT είναι κενοί, θα εµφανίσει µήνυµα στον χρήστη και σταµατά η διαδικασία εξαγωγής του αρχείου. ικαιούχος Λογαριασµού και Αρ. Ταυτότητας: συµπληρώστε σε περίπτωση που ο µισθός του υπαλλήλου θα µεταφέρεται σε λογαριασµό άλλου ατόµου. Στη δηµιουργία του αρχείου, το σύστηµα θα ελέγξει πρώτα αυτά τα πεδία εάν έχουν τιµές. Εάν το όνοµα του ικαιούχου είναι συµπληρωµένο, τότε και ο αρ. ταυτότητας πρέπει να συµπληρωθεί. Εάν αυτά τα πεδία είναι κενά, τότε το σύστηµα χρησιµοποιεί το όνοµα του υπαλλήλου. Για τον αριθµό ταυτότητας, το σύστηµα θα χρησιµοποιήσει πρώτα τον αριθµό ταυτότητας του υπαλλήλου και εάν είναι κενό, τότε θα χρησιµοποιηθεί ο αρ. διαβατηρίου. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 69 f 96

70 Περιγραφή: η Ελληνική Τράπεζα και Alpha Bank απαιτούν να προσδιορίσετε κατά πόσον η πληρωµή γίνεται για σκοπούς payrll. Μπορείτε να καταχωρήσετε αυτή την περιγραφή στο πιο κάτω πεδίο στην κάρτα του Ανθ. υναµικού και η περιγραφή αυτή θα συµπεριληφθεί στο αρχείο εξαγωγής της τράπεζας. Πατήστε Save και µετά Clse. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 70 f 96

71 10.4. ηµιουργία Τραπεζικού Αρχείου Μετά τη δηµιουργία του µηνιαίου µισθολογίου, ακολουθήστε τα πιο κάτω βήµατα για την εξαγωγή του τραπεζικού αρχείου πληρωµών: Από την κύρια σελίδα του προγράµµατος, πατήστε Μισθολόγιο ηµιουργία Τραπεζικού Αρχείου. Η πιο κάτω οθόνη εµφανίζεται. Πατώντας στις 3 τελείες στα δεξιά, διαλέξτε τον φάκελο στον οποίο θα αποθηκευτεί το αρχείο που θα δηµιουργηθεί. Επιλέξετε την απαιτούµενη µισθολογική περίοδο και τον τραπεζικό λογαριασµό απ όπου θα γίνουν οι πληρωµές. Πατήστε Συνέχεια. Αυτό θα δηµιουργήσει το αρχείο που µπορεί να σταλεί ηλεκτρονικά ή να φορτωθεί στο e-banking σύστηµα της τράπεζας σας. Για την επιλεγµένη τράπεζα (λογαριασµό πληρωµής), το σύστηµα θα δηµιουργήσει ένα αρχείο µε όλους τους µισθούς που πληρώνονται από αυτόν τον λογαριασµό. Εάν δεν επιλέξετε λογαριασµό, το σύστηµα θα δηµιουργήσει ένα αρχείο για κάθε τράπεζα που υπάρχει σε περίπτωση που γίνονται πληρωµές από περισσότερες από µια τράπεζες. Το αρχείο θα περιλαµβάνει µόνο υπαλλήλους που η πληρωµή τους γίνεται µε «Ηλεκτρονική Μεταφορά». Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 71 f 96

72 10.5. ηµιουργία αρχείου Laiki Eur Autpay Ενεργοποιήστε την επιλογή EURO PAY του συστήµατος: η προκαθορισµένη λειτουργία του συστήµατος είναι να δηµιουργεί το συνηθισµένο αρχείο τραπεζικών πληρωµών που χρησιµοποιείται για πληρωµές εντός Κύπρου. Για να κάνετε πληρωµές σε τραπεζικούς λογαριασµούς σε άλλες τράπεζες και σε τράπεζες στο εξωτερικό, πρέπει να δηµιουργήσετε ένα EURO αρχείο πληρωµών το οποίο πρέπει πρώτα να ενεργοποιήσετε ως ακολούθως: Από την κύρια σελίδα του προγράµµατος, πατήστε Επιλογές Ενεργοποιήστε την επιλογή «Αρχείο EURO PAY». Αυτή η επιλογή λειτουργεί για πληρωµές από εταιρικούς λογαριασµούς της τράπεζας Laiki Bank και Hellenic Bank µόνο. Αυτή η επιλογή χρειάζεται να ενεργοποιηθεί µόνο µια φορά. Συµπληρώστε όλα τα απαραίτητα στοιχεία στην Accunting σελίδα του υπαλλήλου όπως περιγράφεται στο πιο πάνω κεφάλαιο «Ενηµέρωση Υπαλλήλων». ηµιουργήστε το τραπεζικό αρχείο όπως περιγράφεται στο πιο πάνω κεφάλαιο «ηµιουργία Τραπεζικού Αρχείου». Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 72 f 96

73 11. Εξαγωγή Ταµείου Προνοίας Στήσιµο συστήµατος Για να µπορέσει το σύστηµα να λειτουργήσει σωστά, τα πιο κάτω πρέπει να Από την κύρια σελίδα του προγράµµατος, πατήστε Επιλογές. Στο «Άλλα» παράθυρο, συµπληρώστε τον λογαριασµό εισφορών του Ταµείου Προνοίας που χρησιµοποιείται Εξαγωγή Από το κυρίως µενού επιλέξετε Μισθολόγιο Εισφορές Ταµείου Προνοίας. Εµφανίζεται το παράθυρο των εισφορών του ταµείου προνοίας. Επιλέξετε την µισθολογική περίοδο. (1) Εάν έχετε ήδη κάνει εξαγωγή της επιλεγµένης περιόδου, επιλέξετε «Ναι» στην επιλογή «Exprted» για να δείτε τις εισφορές. ιαφορετικά, αφήστε την επιλογή «Όχι» που εµφανίζεται. (2) Από το µενού των εργαλείων, πατήστε «Εξαγωγή Πληρωµών». (3) Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 73 f 96

74 Εµφανίζεται το πιο κάτω παράθυρο. Πατώντας πάνω στις 3 τελείες, διαλέξτε που θα φυλαχτεί το αρχείο. Μετά πατήστε Συνέχεια για να δηµιουργηθεί το αρχείο. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 74 f 96

75 12. Πελάτες & Έργα Λίστα Πελατών και Έργων Στην κύρια σελίδα υπάρχουν δύο εικονίδια: «Πελάτες και Έργα» και «Υπηρεσίες» τα οποία είναι για σκοπούς καταχώρησης ωρών και υπηρεσίας ανά πελάτη. Πατώντας στο Πελάτες και Έργα το σύστηµα ανοίγει τις λίστες των πελατών και των έργων. Από την σελίδα αυτή µπορείτε να προσθέσετε νέο έργο και πελάτη ή να κάνετε αλλαγή σε υφιστάµενα. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 75 f 96

76 12.2. Πρόσθεση νέου πελάτη Πατώντας Πρόσθεση ανοίγει το παράθυρο πρόσθεσης πελάτη µε τις λεπτοµέρειες και το άτοµο επικοινωνίας της εταιρίας. Μετά την καταχώρηση των έργων θα εµφανίζονται στην σελίδα του κάθε Πελάτη. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 76 f 96

77 12.3. Καταχώρηση νέου έργου Υπάρχουν τα εξής 4 πεδία για συµπλήρωση: Όνοµα έργου και σε ποιον πελάτη ανήκει το έργο. Επίσης µπορείτε να γράψετε και τον κωδικό του έργου αν έχει. Περίοδος διάρκειας του έργου, προγραµµατισµένες ώρες και κατάσταση. Ηµεροµηνία ολοκλήρωσης µπαίνει αφού τελειώσει το έργο και οι πραγµατικές ώρες συµπληρώνονται αυτόµατα καθώς τις καταχωρεί ο χρήστης του συστήµατος. Πρόσωπο επικοινωνίας για το έργο σε περίπτωση που δεν είναι το ίδιο µε αυτό της εταιρίας Υπάλληλος εταιρίας που είναι υπεύθυνος για το έργο καθώς και ποίοι θα συµµετέχουν για την αποπεράτωση του. Μπορείτε να προσθέσετε και τα έσοδα από το έργο για σκοπούς ελέγχου κερδοφορίας, που θα εµφανίζονται σε διάφορες αναφορές (π.χ. Αναφορά 160). Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 77 f 96

78 12.4. Καταχώρηση Λεπτοµερών Φύλλων Εργασίας ανά Έργο Αυτή η διαδικασία ισχύει µόνο για εταιρείες που κοστολογούν τα έργα τους. Πηγαίνετε στο Φύλλο Απασχόλησης απ όπου µπορείτε να περάσετε ώρες ανά υπάλληλο. Όπως φαίνεται πιο κάτω, έχετε την δυνατότητα να καταχωρήσετε ώρες ανά µέρα, ανά έργο και υπηρεσία. Επίσης για κάθε µέρα µπορείτε να προσθέσετε όσες καταχωρήσεις θέλετε (βλέπε κόκκινο πλαίσιο), καθώς ένας υπάλληλος µπορεί να ασχοληθεί µε 2 ή και περισσότερα έργα. Καταχωρείστε τις απαραίτητες πληροφορίες που αφορούν τον υπάλληλο που εργάζεται σε συγκεκριµένο έργο. Στο πεδίο Πελάτης/ Έργο µπορείτε να διαλέξετε το έργο στο οποίο εργάζεται ο υπάλληλος. Με αυτό τον τρόπο µπορείτε να κάνετε ακριβή κοστολόγηση ή αξιολόγηση των έργων που αναλαµβάνει η εταιρία. Αναλόγως µε το ωροµίσθιο και τις ώρες που δούλεψε ο κάθε υπάλληλος, υπολογίζεται και το κόστος για κάθε έργο. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 78 f 96

79 13. Αναφορές Το PayrllOne προσφέρει µια µεγάλη επιλογή από αναφορές. Η κάθε αναφορά και κατάσταση του συστήµατος έχει ένα κωδικό αριθµό και µπορεί να ανήκει σε µια από τις παρακάτω κατηγορίες 1. Λίστες 2. Υπάλληλοι 3. Μισθολογικά Είδη 4. Ώρες Εργασίας 5. Πληρωµές 6. Συντεχνίες 7. Φόροι 8. Accunting 9. Κόστος Μισθοδοσίας 10. Κόστος Έργων Μπορείτε να ανοίξετε το παράθυρο επιλογών αναφορών, πατώντας στο κουµπί Αναφορές στην κύρια οθόνη του προγράµµατος. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 79 f 96

80 13.1. Επιλογή Αναφοράς για Εκτύπωση 'Όλες οι αναφορές του συστήµατος µπορούν να εκτυπωθούν από την οθόνη Επιλογή Αναφοράς και Κριτηρίων. 1. Κατηγορία Αναφοράς: επιλέγοντας µια από τις κατηγορίες στην λίστα, στη λίστα αναφορών (2) εµφανίζονται µόνο αναφορές της επιλεγµένης κατηγορίας. 2. Λίστα Αναφορών: η επιλεγµένη αναφορά (µε το µαύρο χρώµα, πχ. η στην εικόνα πιο πάνω) θα εκτυπωθεί µε το πάτηµα του κουµπιού εκτύπωσης (8). 3. Κουτάκι γρήγορης αναζήτησης αναφοράς: αν ξέρετε τον αριθµό της αναφοράς που θέλετε να εκτυπώσετε, καταχωρείστε εδώ και πατήστε <Enter>. Το σύστηµα θα επιλέξει την αναφορά στην Λίστα Αναφορών (2). 4. Κριτήρια Αναφοράς: επιλέγοντας µπορούµε να φιλτράρουµε τα δεδοµένα της αναφοράς. Πχ. µπορούµε για την επιλεγµένη αναφορά να παρουσιάσουµε όλους τους υπαλλήλους, ή τους υπάλληλους µε συγκεκριµένο αριθµό. 5. Επιλεγµένα Κριτήρια: βάζοντας τιµές στα πεδία και πατώντας το κουµπί Επιλογή Κριτηρίου (6), το επιλεγµένο κριτήριο µπαίνει στη λίστα αυτή. Μπορείτε να αφαιρέσετε ένα επιλεγµένο κριτήριο πατώντας το X στα δεξιά της επιλογής. 6. Τιµές Κριτηρίων: σε αυτή την περιοχή µπορείτε να καταχωρήσετε τις τιµές των κριτηρίων που θέλετε να εφαρµόσετε. 7. Επιλογή εκτύπωσης: αν επιλέξετε Οθόνη, η αναφορά παρουσιάζετε στην οθόνη σας για έλεγχο, και µπορείτε µετά να την εκτυπώσετε στον εκτυπωτή. 8. Κουµπί Εκτύπωσης Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 80 f 96

81 13.2. Αναφορά IR7 Από την κύρια σελίδα πατήστε Αναφορές. Το σύστηµα ανοίγει την οθόνη Επιλογή Αναφοράς και Κριτηρίων που φαίνεται πιο κάτω. Επιλέξτε: Κατηγόρια Αναφοράς: Φόροι Αριθµός Αναφοράς: Περιγραφή Αναφοράς: Έντυπο Ε. Πρ. 7 Ανάλυση Επιλέξτε Κριτήρια και πατήστε Επιλογή Κριτηρίου. Πατήστε Εκτύπωση. Η αναφορά IR7 παράγεται από εταιρεία µε περισσότερους από 6 υπάλληλους. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 81 f 96

82 13.3. Αναφορά IR63 Από την κύρια σελίδα πατήστε Αναφορές. Το σύστηµα ανοίγει την οθόνη Επιλογή Αναφοράς και Κριτηρίων που φαίνεται πιο κάτω. Επιλέξτε: Κατηγόρια Αναφοράς: Φόροι Αριθµός Αναφοράς: Περιγραφή Αναφοράς: Έντυπο Ε.Πρ. 63 ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟ ΑΠΟ ΟΧΩΝ ΦΟΡΟΥ ΕΙΣΟ ΗΜΑΤΟΣ Επιλέξτε Κριτήρια και πατήστε Επιλογή Κριτηρίου. Πατήστε Εκτύπωση. Εκτυπωµένα αντίγραφα θα πρέπει να δίνονται σε κάθε υπάλληλο. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 82 f 96

83 13.4. Αιτήσεις IR59 Από την κύρια σελίδα πατήστε Αναφορές. Το σύστηµα ανοίγει την οθόνη Επιλογή Αναφοράς και Κριτηρίων που φαίνεται πιο κάτω. Επιλέξτε: Κατηγόρια Αναφοράς: Φόροι Αριθµός Αναφοράς: Περιγραφή Αναφοράς: IR - 59 Επιλέξτε Κριτήρια και πατήστε Επιλογή Κριτηρίου. Πατήστε Εκτύπωση. Εκτύπωση της πιο πάνω αίτησης για να συµπληρωθεί από τους υπαλλήλους. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 83 f 96

84 13.5. Κατάσταση Ηµερών Άδειας Υπάλληλου Από την κύρια σελίδα πατήστε Αναφορές. Το σύστηµα ανοίγει την οθόνη Επιλογή Αναφοράς και Κριτηρίων που φαίνεται πιο κάτω. Επιλέξτε: Κατηγόρια Αναφοράς: Ώρες Εργασίας Αριθµός Αναφοράς: Περιγραφή Αναφοράς: Κατάσταση Ηµερών Άδειας Υπάλληλων Επιλέξτε Κριτήρια και πατήστε Επιλογή Κριτηρίου. Πατήστε Εκτύπωση. Η πιο πάνω αναφορά επιστρέφει τις µη χρησιµοποιηµένες άδειες του κάθε υπάλληλου. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 84 f 96

85 14. Περιοδικές Πράξεις Προετοιµασία για λειτουργία σε Νέο Έτος Κατεβάστε (Dwnlad) την τελευταία εκδοχή του λογισµικού που θα ενηµερώσει το σύστηµα µε πληροφορίες αναγκαίες για την οµαλή λειτουργία του λογισµικού κατά το νέο έτος. Ενηµερώστε τις Αργίες της εταιρίας σας κατά το νέο έτος. Από το µενού, επιλέξετε Λίστες Αργίες. Από την οθόνη αυτή µπορείτε να ενηµερώσετε τις Αργίες, να διαγράψετε αυτές που ισχύουν για την εταιρία σας, και να προσθέσετε άλλες ηµέρες. ηµιουργείστε τις Μισθολογικές Περιόδους έτους: Κλικ στο µενού Λίστες Μισθολογικές Περιόδοι. Επιλέξτε έτος το τρέχον ηµερολογιακό έτος. Κλικ στο κουµπί Ενέργειες ηµιουργία Έτους ( είτε επίσης: Άνοιγµα νέων Μισθολογικών Περιόδων). Κλικ στο κουµπί Ενέργειες Νέα Περίοδος Έξτρα Μισθών (πχ. 13 ος µισθός) Σηµείωση: δηµιουργείστε τις νέες αυτές περιόδους µόνο εάν δεν έχουν δηµιουργηθεί αυτόµατα από το σύστηµα ή εάν θέλετε να προσθέσετε νέες περιόδους έξτρα µισθών που δεν υπήρχαν στο προηγούµενο έτος. Έλεγχος Μέγιστων Φορολογητέων Ποσών: Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 85 f 96

86 Από την κύρια σελίδα του προγράµµατος, πατήστε Επιλογές. Ελέγξετε τις νέες τιµές για τους µηνιαίους και εβδοµαδιαίους υπαλλήλους όπως αυτά έχουν ενηµερωθεί µετά το τελευταίο dwnlad του συστήµατος για το νέο έτος. Τα ποσά αυτά αλλάζουν ανάλογα µε τους κανονισµούς των Κοιν. Ασφαλίσεων του εκάστοτε έτους. Ενηµέρωση φόρµας ΙR-59 για σωστό υπολογισµό Φόρου Εισοδήµατος. Στο µισθολόγιο, εκτυπώστε αναφορά 00207, IR59 Κενή, και παραδώστε την στον κάθε υπάλληλο για συµπλήρωση. Με την παράδοση της συµπληρωµένης φόρµας από τον κάθε υπάλληλο, καταχωρίστε πληροφορίες στην ηλεκτρονική φόρµα: Φόροι ήλωση για ιεκδίκηση Φορολογικών Εκπτώσεων. Από την οθόνη µπορείτε να καταχωρίσετε τις πληροφορίες για κάθε υπάλληλο. ια νόµου, η κάθε εταιρία θα πρέπει να διατηρεί αρχείο µε τις υπογραµµένες ΙR-59 για τον κάθε υπάλληλο. ( είτε επίσης: Εκτύπωση Αναφορών και Καταστάσεων) Εκτύπωση και παράδοση σε κάθε υπάλληλο της φόρµας IR-63. Στο µισθολόγιο, εκτυπώστε αναφορά (ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟ ΑΠΟ ΟΧΩΝ ΦΟΡΟΥ ΕΙΣΟ ΗΜΑΤΟΣ), µε κριτήριο αναφοράς Έτος το προηγούµενο έτος. ( είτε επίσης: Εκτύπωση Αναφορών και Καταστάσεων) Ενηµέρωση ηµερών άδειας υπαλλήλων Ισχύει ΜΟΝΟ για όσες εταιρίες πληρώνουν άδειες, δηλ. δεν πληρώνουν Ταµείο Αδειών. ( είτε επίσης: ιαχείριση Και Μεταφορά Ηµερών Άδειας) Κλικ στο µενού: Ώρες Εργασίας Ενηµέρωση Ηµερών Άδειας. Αυτή η ενέργεια θα ενηµερώσει όλους τους υπάλληλους µε τις ηµέρες πληρωµένης άδειας που δικαιούνται. Κλικ στο µενού: Ώρες Εργασίας Μεταφορά Υπολοίπων Ηµερών Άδειας. Αυτή η ενέργεια θα µεταφέρει µέρες άδειας από το προηγούµενο έτος που δεν χρησιµοποιήθηκαν Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 86 f 96

87 14.2. Άνοιγµα νέων Μισθολογικών Περιόδων για το Νέο Έτος Από την κύρια σελίδα του προγράµµατος, πατήστε Μισθολογικές Περιόδοι. Αµέσως µετά πατήστε στο βέλος όπως φαίνεται πιο κάτω για να επιλέξετε το νέο έτος. Πατήστε Ενέργειες ηµιουργία Έτους. Σιγουρευτείτε ότι έχουν δηµιουργηθεί όλοι οι περίοδοι όπως φαίνεται πιο κάτω. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 87 f 96

88 Πατήστε Ενέργειες Νέα Περίοδος Έξτρα Μισθών για να δηµιουργήστε τον 13ο και 14ο µισθό όπως χρειάζεται. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 88 f 96

89 14.3. Καταχώρηση Νέας Τιµής ΑΤΑ ATA: Αυτόµατη Τιµαριθµηκή Αναπροσαρµογή Αυτή η ενότητα αφορά εταιρείες που υπολογίζουν το µισθολόγιο τους µε βασικό + ΑΤΑ Από το κυρίως µενού επιλέξετε Μισθολόγιο Ιστορικό COLA. Η οθόνη Ιστορικό COLA παρουσιάζει ανά ηµεροµηνία τις τιµές του ΑΤΑ. Πατήστε το κουµπί Αλλαγή COLA για να καταχωρήσετε την νέα τιµή του ΑΤΑ. Με το πάτηµα του κουµπιού Αλλαγή COLA, εµφανίζεται η οθόνη για καταχώρηση νέας τιµής ΑΤΑ, µε τα ακόλουθα πεδία: Νέο COLA: Εδώ καταχωρείτε η νέα τιµή COLA (ΑΤΑ) (για τις τιµές ΑΤΑ δείτε Ιστορικό ΑΤΑ). Ηµεροµηνία Εφαρµογής στο Σύστηµα: η ηµεροµηνία εφαρµογής του νέου ΑΤΑ στο σύστηµα µε βάση την σχετική ανακοίνωση της κυβέρνησης. Με βάση την ηµεροµηνία αυτή θα Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 89 f 96

90 υπολογιστούν αναδροµικά για όσες πληρωµές έχουν γίνει σε υπαλλήλους από την ηµεροµηνία που ισχύει η νέα τιµή ΑΤΑ µέχρι σήµερα. Από / Μέχρι: ηµεροµηνίες που ισχύει η τιµή ΑΤΑ. Συνήθως αυτές είναι είτε 01/01 30/06 ή 01/07 31/12. Αυτές οι τιµές καταχωρούνται αυτόµατα από το σύστηµα. Πατήστε Εφαρµογή Νέου COLA, για να εφαρµόσει το σύστηµα την τιµή που καταχωρήσατε στο κουτί (1) πιο πάνω, να αναπροσαρµόζει όλους τους µισθούς που επηρεάζονται και υπολογίζει αναδροµικά όπου και αν χρειάζεται. Τα Αναδροµικά, αν χρειάζεται, υπολογίζονται µε βάση την ηµεροµηνία στο κουτί (2) παραπάνω. ηλ, αν για παράδειγµα έγιναν οι πληρωµές του Ιούλη και ερχόµαστε να αλλάξουµε το ποσοστό του COLA στις αρχές του Αυγούστου, το σύστηµα θα επαναϋπολογίσει τις πληρωµές που έγιναν από την 1/7 µέχρι την «Ηµεροµηνία Εφαρµογής Στο Σύστηµα». Η διαφορά θα εφαρµοστεί σαν αναδροµικά στην επόµενη πληρωµή. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 90 f 96

91 14.4. Παραγωγή Ηλεκτρονικού Αρχείου IR 7 Το αρχείο που δηµιουργεί το σύστηµα είναι σύµφωνα µε τις προδιαγραφές που περιγράφονται στο σχετικό έντυπο του Τµήµατος Εσωτερικών Προσόδων: «Ε.Πρ.7 εργοδότη ηλεκτρονική δήλωση - Ηλεκτρονική δήλωση εργοδότη». Το έντυπο βρίσκεται στην διεύθυνση: Expand=8 t Προετοιµασία Στοιχεία Εταιρίας: Από το κυρίως µενού επιλέξετε Αρχείο Στοιχεία Εταιρίας. Στην οθόνη Cmpany Infrmatin συµπληρώστε όλες τις πληροφορίες για IR7 / IR63. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 91 f 96

92 Στην οθόνη Infrmatin fr frms IR7 and IR63 συµπληρώστε όλες τις πληροφορίες. Όλα τα πεδία είναι υποχρεωτικά. Κλείσιµο Μισθολογικών Περιόδων: πρέπει πρώτα να έχετε υπολογίσει και κλειδώσει όλες τις µισθολογικές περιόδους του έτους για το οποίο θέλετε να δηµιουργήσετε την IR7. Οδηγίες στο κεφάλαιο Κλείσιµο Μισθολογικής Περιόδου. Αρ. Ταυτότητας Υπαλλήλων: Για όλους τους υπαλλήλους που εργαστήκαν στην εταιρεία (ενεργοί και µη) κατά την διάρκεια του χρόνου θα πρέπει να υπάρχει ένας αριθµός ταυτότητας: Από το κυρίως µενού επιλέξτε Λίστες Υπάλληλοι. ιπλό κλικ την γραµµή Υπαλλήλου. Συµπληρώστε ένα από τα πιο κάτω πεδία: Αρ. Ταυτότητας: Ταυτότητα Κυπριακής ηµοκρατίας για µη κατόχους Α.Φ.Τ. Αυτό το πεδίο πρέπει να είναι αριθµητικός µέχρι 7 ψηφία και δεν µπορεί να συµπεριλαµβάνει γράµµατα ή άλλους χαρακτήρες. Αριθµός Αλλοδαπού: Αριθµός Κάρτας Αλλοδαπού (ARC) για µη κατόχους Α.Φ.Τ. ή Κυπριακής ταυτότητας. ΑΦΤ Ξένης Χώρας: Φορολογική Ταυτότητα άλλης χώρας για µη κατόχους Α.Φ.Τ. ή Κυπριακής ταυτότητας ή A.R.C. Το πεδίο αυτό βρίσκεται στο φύλλο Ανθ. υναµικό όπως φαίνεται πιο κάτω. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 92 f 96

93 Ελέγξετε ότι δεν υπάρχουν 2 υπάλληλοι στο σύστηµα µε τον ίδιο αρ. ταυτότητας. Εάν υπάρχουν και είναι το ίδιο άτοµο, µπορείτε να κάνετε «Συγχώνευση Υπαλλήλων» όπως περιγράφεται πιο πάνω σε αυτό τον οδηγό. Τα Reginal Settings του υπολογιστή σας πρέπει να είναι Ελληνικά. Για να κάνετε την αλλαγή πηγαίνετε στο Start Cntrl Panel Reginal and Language Optins Advanced. Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 93 f 96

94 14.6. Παραγωγή Αρχείου Από το κυρίως µενού επιλέξετε: Φόροι ηµιουργία Αρχείου IR 7. Καταχωρείστε το έτος και πατήστε ΟΚ. Πατήστε ΟΚ στα πληροφοριακά µηνύµατα που εµφανίζονται. Κάνετε τις απαραίτητες διορθώσεις που αναγράφονται στα µηνύµατα. Μέχρι και την IR7 για το 2011, ισχύει η πιο κάτω διαδικασία: Όταν τελειώσει η διαδικασία, το σύστηµα θα παρουσιάσει µήνυµα Το αρχείο δηµιουργήθηκε στο c:\prgram Files\PayrllOne\IR7\Cmpany Name\IPA03ETD.DAT. Να ανοίξει το αρχείο στην Excel?. Αν επιλέξετε ΝΑΙ, το αρχείο ανοίγει στην Excel. Μπορείτε να το εξετάσετε, αλλά ΕΝ ΜΠΟΡΕΙΤΕ ΝΑ ΚΑΝΕΤΕ ΑΛΛΑΓΕΣ Η ΝΑ ΤΟ ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΕΤΕ. Αν η Excel σας ρωτήσει D yu want t save this file, η απάντηση θα πρέπει να είναι ΝΟ. Για παράδοση στο Τµήµα Εσωτερικών Προσόδων, θα πρέπει να κάνετε αντιγραφή του αρχείου σε ένα CD ή να το υποβάλετε ηλεκτρονικά στην κυβερνητική υπηρεσία Taxisnet ( αφού το έχετε πρώτα µετατρέψει σε.xml χρησιµοποιώντας το διαθέσιµο εργαλείο στην ιστοσελίδα. Από IR7 για το 2012 και µετά, ισχύει η πιο κάτω διαδικασία: Όταν τελειώσει η διαδικασία, το σύστηµα θα παρουσιάσει µήνυµα Το αρχείο δηµιουργήθηκε στο c:\prgram Files\PayrllOne\IR7\Cmpany Name\IPA03ETD.xml. Για παράδοση στο Τµήµα Εσωτερικών Προσόδων, θα πρέπει να υποβάλετε ηλεκτρονικά το αρχείο στην κυβερνητική υπηρεσία Taxisnet ( Cpyright 2014 Supernva Cnsulting Ltd. All rights reserved. Page 94 f 96