Πιλοτική εφαρμογή λογισμικού ανοιχτού κώδικα για προμήθειες και παραγγελίες

Transcript

1 ΑΡΙΣΤΟΤΕΛΕΙΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ ΤΜΗΜΑ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΕΠΙΣΤΗΜΩΝ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΜΕΤΑΠΤΥΧΙΑΚΩΝ ΣΠΟΥΔΩΝ «ΔΙΟΙΚΗΣΗ LOGISTICS» Πιλοτική εφαρμογή λογισμικού ανοιχτού κώδικα για προμήθειες και παραγγελίες Επιβλέπων καθηγητής: Τσαδήρας Αθανάσιος Επιμέλεια: Παπαθανασίου Ελισάβετ ΑΕΜ: 91 Θεσσαλονίκη 2014

2 ΕΥΧΑΡΙΣΤΙΕΣ Ολοκληρώνοντας την παρούσα διπλωματική εργασία θα ήθελα να ευχαριστήσω τον επιβλέποντα καθηγητή μου κύριο Τσαδήρα Αθανάσιο, για την πολύτιμη καθοδήγηση και τον χρόνο που αφιέρωσε για την ολοκλήρωση την εργασίας. Τις ευχαριστίες μου για την συμβολή του στην ολοκλήρωση της εργασίας θα ήθελα να εκφράσω και στον κύριο Παύλο Κεφαλίδη, μέτοχο της επιχείρησης Χαράλαμπος Κεφαλίδης & ΣΙΑ ΟΕ. Τέλος, οφείλω ένα μεγάλο ευχαριστώ στην οικογένεια μου για την υλική και ηθική υποστήριξη που μου παρείχαν. 2

3 ΠΕΡΙΛΗΨΗ Η εμφάνιση των λογισμικών ανοιχτού κώδικα άλλαξε το τοπίο στον τομέα των λογισμικών και μετέτρεψε τα λογισμικά ανοιχτού κώδικα σε αναπόσπαστο κομμάτι της τεχνολογίας και της υποδομής των πληροφοριακών συστημάτων. Για το λόγο αυτό, τα τελευταία χρόνια παρατηρείται έκρηξη ενδιαφέροντος του επιχειρηματικού κόσμου γύρω από τα λογισμικά Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων ανοιχτού κώδικα ή πολύ απλά Open Source ERP. Σκοπός της εργασίας είναι η μελέτη της δυνατότητας εφαρμογής ενός Open Source ERP στις μικρές επιχειρήσεις που αποτελούν μεγάλο κομμάτι της Ελληνικής οικονομίας. Σε πρώτη φάση μελετήθηκε η σημαντικότητα εφαρμογής των συστημάτων ERP για τη διαχείριση των εφοδιαστικών αλυσίδων των επιχειρήσεων και η δυνατότητα χρήσης ενός λογισμικού ανοιχτού κώδικα για την επίτευξη του σκοπού αυτού. Στην συνέχεια, μέσα από έναν αριθμό διαθέσιμων λογισμικών ανοιχτού κώδικα, πραγματοποιήθηκε αξιολόγηση των χαρακτηριστικών τους και επιλογή ενός εξ αυτών βάση ορισμένων κριτηρίων που τέθηκαν. Για την διεξαγωγή συμπερασμάτων πραγματοποιήθηκε πιλοτική εφαρμογή του επιλεχθέντος λογισμικού, στην επιχείρηση με επωνυμία «ΧΑΡΑΛΑΜΠΟΣ ΚΕΦΑΛΙΔΗΣ & ΣΙΑ Ο.Ε.» και διακριτό τίτλο «ARTEPLAST». Η ολοκλήρωση της εργασίας πραγματοποιείται με την παράθεση των συμπερασμάτων και των προτάσεων για μελλοντική έρευνα. Λέξεις κλειδιά: Λογισμικό ανοιχτού κώδικα Διαχείριση εφοδιαστικής αλυσίδας Επιχειρησιακά πληροφοριακά συστήματα Συστήματα διαχείριση επιχειρησιακών πόρων 3

4 ABSTRACT The emergence of open source software has changed the landscape in the software industry and transformed the open source software to an integral piece of technology and infrastructure of information systems. For this reason, recent years have seen an explosion of interest in the business world around Open Source Enterprise Resource Planning software or simply Open Source ERP. The purpose of the study is to examine the applicability of an Open Source ERP to small businesses that are a major part of the Greek economy. Initially we studied the importance of the ERP systems implementation for managing the enterprises supply chain and the possibility of using open-source software to achieve this goal. Then, through a number of available open-source software, an evaluation of their characteristics was carried out, based on certain criteria that were set, in order to select one of them. To draw conclusions an experiment with the chosen software took place in the "HARALABOS KEFALIDIS & Co. "company with the distinctive title «ARTEPLAST». The completion of the work ends with the reference to research findings. Keywords: Open source software Supply Chain Management Business Information Systems Enterprise Resource Planning Systems(ERP) 4

5 Περιεχόμενα ΕΥΧΑΡΙΣΤΙΕΣ... 2 ΠΕΡΙΛΗΨΗ... 3 ABSTRACT... 4 ΕΙΣΑΓΩΓΗ... 7 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1: ΕΛΕΥΘΕΡΑ ΛΟΓΙΣΜΙΚΑ ΚΑΙ ΛΟΓΙΣΜΙΚΑ ΑΝΟΙΧΤΟΥ ΚΩΔΙΚΑ ΕΙΣΑΓΩΓΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ ΟΡΙΣΜΟΣ ΕΛΕΥΘΕΡΟΥ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ ΟΡΙΣΜΟΣ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ ΑΝΟΙΧΤΟΥ ΚΩΔΙΚΑ ΔΙΑΧΩΡΙΣΜΟΣ ΕΛΕΥΘΕΡΟΥ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ (FREE SOFTWARE) ΚΑΙ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ ΑΝΟΙΧΤΟΥ ΚΩΔΙΚΑ (OPEN SOURCE SOFTWARE) Η ΙΣΤΟΡΙΑ ΤΟΥ ΕΛΕΥΘΕΡΟΥ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ ΠΝΕΥΜΑΤΙΚΗ ΙΔΙΟΚΤΗΣΙΑ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2: ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ (INFORMATION SYSTEMS-IS) ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΑ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΩΝ ΠΟΡΩΝ(ENTERPRISE RESOURCE PLANNING SYSTEMS-ERP) ΟΦΕΛΗ ΚΑΙ ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑΤΑ ΕΠΙΤΥΧΗΜΕΝΩΝ ΕΦΑΡΜΟΓΩΝ ERP ΚΙΝΔΥΝΟΙ ΚΑΙ ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑΤΑ ΑΠΟΤΥΧΗΜΕΝΩΝ ΕΦΑΡΜΟΓΩΝ ERP ΤΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) ΣΤΗΝ ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΚΑΙ ΠΑΓΚΟΣΜΙΑ ΑΓΟΡΑ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3: ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΓΙΑ ΤΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΗΣ ΕΦΟΔΙΑΣΤΙΚΗΣ ΑΛΥΣΙΔΑΣ ΕΦΟΔΙΑΣΤΙΚΗ ΑΛΥΣΙΔΑ (SUPPLY CHAIN) ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΗΣ ΕΦΟΔΙΑΣΤΙΚΗΣ ΑΛΥΣΙΔΑΣ (SUPPLY CHAIN MANAGEMENT) ΧΡΗΣΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΓΙΑ ΤΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΗΣ ΕΦΟΔΙΑΣΤΙΚΗΣ ΑΛΥΣΙΔΑΣ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4: ΛΟΓΙΣΜΙΚΑ ΑΝΟΙΧΤΟΥ ΚΩΔΙΚΑ ΓΙΑ ΤΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΗΣ ΕΦΟΔΙΑΣΤΙΚΗΣ ΑΛΥΣΙΔΑΣ ΟΡΙΣΜΟΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ERP ΑΝΟΙΧΤΟΥ ΚΩΔΙΚΑ - OPEN SOURCE ERP SYSTEMS ΒΑΣΙΚΟΤΕΡΟΙ ΛΟΓΟΙ ΧΡΗΣΗΣ OPEN SOURCE ERP ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ ΤΩΝ OPEN SOURCE ERP ΚΙΝΔΥΝΟΙ ΚΑΙ ΜΕΙΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ ΤΩΝ OPEN SOURCE ERP

6 4.5 ΔΗΜΟΦΙΛΗ ΛΟΓΙΣΜΙΚΑ OPEN SOURCE ERP ΓΙΑ ΤΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΗΣ ΕΦΟΔΙΑΣΤΙΚΗΣ ΑΛΥΣΙΔΑΣ ΣΥΓΚΡΙΣΗ ΛΟΓΙΣΜΙΚΩΝ ΑΝΟΙΧΤΟΥ ΚΩΔΙΚΑ ΚΡΙΤΗΡΙΑ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΤΩΝ ΛΟΓΙΣΜΙΚΩΝ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5: ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ ARTEPLAST ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ ARTEPLAST( ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ ΤΗΣ ΠΑΡΑΓΩΓΗΣ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΤΟΥ ΧΩΡΟΥ ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΩΝ ΕΠΙΛΟΓΗ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ ΓΙΑ ΤΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΗΣ ΕΦΟΔΙΑΣΤΙΚΗΣ ΑΛΥΣΙΔΑΣ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ ARTEPLAST ΚΕΦΑΛΑΙΟ 6: ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΤΟΥ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ ADEMPIERE ΣΤΗΝ ARTEPLAST ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΤΟΥ Adempiere ΕΙΣΟΔΟΣ(log in) ΣΤΟ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ ΓΕΝΙΚΗ ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΠΟΙΗΣΗ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΡΟΙΟΝΤΩΝ ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΤΩΝ ΣΥΝΕΡΓΑΤΩΝ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ (BUSINESS PARTNERS) ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΩΝ (SALES ORDER) Η ΑΠΟΨΗ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 7 ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ ΚΑΙ ΠΙΘΑΝΕΣ ΜΕΛΛΟΝΤΙΚΕΣ ΕΠΕΚΤΑΣΕΙΣ ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ ΠΙΘΑΝΕΣ ΜΕΛΛΟΝΤΙΚΕΣ ΕΠΕΚΤΑΣΕΙΣ ΤΗΣ ΕΡΕΥΝΑΣ ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ

7 ΕΙΣΑΓΩΓΗ Η παρούσα διπλωματική εργασία πραγματεύεται την μελέτη των επιχειρησιακών λογισμικών ανοιχτού κώδικα τα οποία εστιάζουν στη διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας. Βασικός λόγος για τoν οποίο μελετούνται αυτού του είδους τα επιχειρησιακά συστήματα, είναι η κεντρικοποιημένη πληροφόρηση που παρέχουν στις επιχειρήσεις, η οποία κρίνεται απαραίτητη για την επιβίωση και την εξέλιξη των επιχειρήσεων μέσα στο σύγχρονο και ανταγωνιστικό περιβάλλον που δραστηριοποιούνται και αναπτύσσονται. Η εφοδιαστική αλυσίδα και η σημασία των πληροφοριακών συστημάτων για τη διαχείριση της, αποτελούν έννοιες οι οποίες έχουν μεγάλη αξία για μεγάλες και μικρές επιχειρήσεις. Στα κεφάλαια που ακολουθούν, γίνεται αρχικά μια παρουσίαση θεωρητικού υποβάθρου για την ερμηνεία των εννοιών αυτών και της σημαντικότητας του ρόλου που παίζουν για την ανάπτυξη των επιχειρήσεων. Πιο συγκεκριμένα, δίνονται οι ορισμοί και αναλύονται οι έννοιες των λογισμικών ανοιχτού κώδικα της εφοδιαστικής αλυσίδας και των επιχειρησιακών πληροφοριακών συστημάτων. Αφού έχουν γίνει κατανοητές οι παραπάνω έννοιες, γίνεται αναφορά στα επιχειρησιακά λογισμικά ανοιχτού κώδικα και στα πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα που εμφανίζουν. Κατόπιν, παραθέτονται ορισμένα παραδείγματα επιχειρησιακών λογισμικών ανοιχτού κώδικα τα οποία διαθέτουν χαρακτηριστικά και δυνατότητες για την διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας. Για την αποτελεσματικότερη προσέγγιση του θέματος και για τη διεξαγωγή συμπερασμάτων, πραγματοποιείται αρχικά μια αξιολόγηση των δυνατοτήτων και των χαρακτηριστικών των παραπάνω λογισμικών και στην συνέχεια ακλουθεί πιλοτική εφαρμογή ενός από τα λογισμικά, σε περιβάλλον πραγματικής επιχείρησης. Στηρίζοντας την ερεύνα στην βιβλιογραφική επισκόπηση και στην πιλοτική εφαρμογή επιχειρησιακού λογισμικού ανοιχτού κώδικα, εξάγονται συμπεράσματα για την αποτελεσματικότητα και την καταλληλότητα της εφαρμογής επιχειρησιακών συστημάτων ανοιχτού κώδικα για τη διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας. 7

8 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1: ΕΛΕΥΘΕΡΑ ΛΟΓΙΣΜΙΚΑ ΚΑΙ ΛΟΓΙΣΜΙΚΑ ΑΝΟΙΧΤΟΥ ΚΩΔΙΚΑ 1.1 ΕΙΣΑΓΩΓΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ Η έννοια της ελευθερίας του λογισμικού συνδέεται με τους όρους-κανόνες σύμφωνα με τους οποίους μπορεί ένα λογισμικό να χρησιμοποιείται. Οι όροι που συνοδεύουν τα λογισμικά δημιουργούν ορισμένους περιορισμούς που σχετίζονται με τη χρήση, την αντιγραφή, την μελέτη, την τροποποίηση και τη διανομή του λογισμικού. Η ελευθερία λοιπόν των λογισμικών αναφέρεται στην ελευθερία του χρήστη από τέτοιους περιορισμούς και όχι στην ελευθερία από την αγοραία τιμή τους. Τα λογισμικά που παρέχουν τέτοιου είδους ελευθερίες στους χρήστες είναι γνωστά ως Ελεύθερα λογισμικά/λογισμικά Ανοιχτού Κώδικα (ΕΛ/ΛΑΚ). 1.2 ΟΡΙΣΜΟΣ ΕΛΕΥΘΕΡΟΥ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ Για την διευκόλυνση της κατανόησης του όρου Ελεύθερο Λογισμικό/Λογισμικό Ανοιχτού Κώδικα είναι χρήσιμο να διευκρινιστούν πρώτα κάποιοι όροι. Επειδή όροι όπως πηγαίος ή εκτελέσιμος κώδικας είναι άγνωστοι για το ευρύ κοινό, παρακάτω ακολουθεί μια σύντομη περιγραφή που θα βοηθήσει στην κατανόηση τους. Ένα λογισμικό μπορεί να προσφερθεί σε δύο μορφές. Η πρώτη μορφή ονομάζεται πηγαίος κώδικας και είναι η μορφή στην οποία όλοι οι προγραμματιστές αναπτύσσουν τα λογισμικά. Η δεύτερη μορφή ονομάζεται εκτελέσιμος κώδικας και πρόκειται ουσιαστικά για μια απογυμνωμένη και συμπυκνωμένη μορφή του πηγαίου κώδικα η οποία επιτρέπει την άμεση και πολύ γρήγορη εκτέλεση του λογισμικού από τον Η/Υ, αλλά καθιστά αδύνατη την μελέτη και την κατανόηση του λογισμικού ακόμα και από επαγγελματίες προγραμματιστές. Γίνεται λοιπόν κατανοητό από τα παραπάνω ότι για να μπορέσει κάποιος να μελετήσει και να κατανοήσει ένα πρόγραμμα πρέπει απαραίτητα να έχει πρόσβαση στον πηγαίο κώδικα. Σύμφωνα με τον Richard Stallman και το Ίδρυμα Ελεύθερου Λογισμικού (Free Software Foundation 1985), Ελεύθερο Λογισμικό (Free Software), είναι το λογισμικό 8

9 το οποίο διατίθεται με ειδικές άδειες χρήσης οι οποίες επιτρέπουν στους χρήστες να το τρέξουν, να το μελετήσουν, να το τροποποιήσουν, να το βελτιώσουν και να το διανείμουν. Όπως αναφέρει και η Κοινότητα Ελεύθερου Λογισμικού του Μετσόβιου Πολυτεχνείου(ΕΜΠ), ελεύθερα λογισμικά είναι τα λογισμικά των οποίων ο πηγαίος κώδικας είναι προσβάσιμος σε άτομα εκτός της εταιρείας παραγωγής ή των συνεργατών της. Τα ελεύθερα λογισμικά δίνουν στον χρήστη ορισμένες ελευθερίες έτσι όπως αυτές ορίζονται από το Ίδρυμα Ελεύθερου Λογισμικού (Free Software Foundation) και δίνονται στα επίσημα site του Ιδρύματος gnu.org και fsfe.org : Ελευθερία να εκτελεστεί το λογισμικό για οποιονδήποτε σκοπό (ελευθερία 0). Ελευθερία να μελετηθεί και να τροποποιηθεί το λογισμικό για ιδιωτική χρήση (ελευθερία 1). Ελευθερία να αναδιανεμηθούν αντίγραφα για το καλό της κοινότητας (ελευθερία 2). Ελευθερία δημοσιοποίησης τροποποιημένων, βελτιωμένων εκδόσεων σε τρίτα άτομα (ελευθερία 3). Ο μηχανισμός που εγγυάται αυτές τις ελευθερίες με τρόπο συμβατό με την τρέχουσα νομοθεσία, είναι η διανομή τους κάτω από μία ειδική άδεια, όπως θα δούμε και παρακάτω. Με τη βοήθεια της άδειας αυτής, ο συγγραφέας/δημιουργός δίνει στον αποδέκτη του προγράμματος την άδεια να ασκεί αυτές τις ελευθερίες, προσθέτοντας ίσως και κάποιους περιορισμούς που ενδεχομένως ο συγγραφέας να θέλει να ισχύουν (όπως π.χ. να αναφέρονται οι αρχικοί δημιουργοί σε περίπτωση αναδιανομής). Για να μπορεί η άδεια να θεωρηθεί ελεύθερη, αυτοί οι περιορισμοί δεν θα πρέπει να αντιβαίνουν τις προαναφερθείσες βασικές ελευθερίες. 1.3 ΟΡΙΣΜΟΣ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ ΑΝΟΙΧΤΟΥ ΚΩΔΙΚΑ Για τη διαμόρφωση του ορισμού του ελεύθερου λογισμικού με τρόπο ώστε να μην παρερμηνεύεται ο όρος ελεύθερο ως δωρεάν, πραγματοποιήθηκε μια προσπάθεια διατύπωσης κάποιων βασικών κανόνων. Η προσπάθεια αυτή ξεκίνησε από τον Bruce Parens, μέλος του ιδρύματος Debian και είναι γνωστή ως 9

10 Πρωτοβουλία Ανοικτού Κώδικα(Open Source Initiative). Μέσω της πρωτοβουλίας ανοιχτού κώδικα προτείνεται η χρήση του όρου Λογισμικό Ανοιχτού Κώδικα(Οpen Source Software) για να αποφευχθεί η παρερμηνεία του αγγλικού όρου free που σημαίνει ελεύθερο αλλά και δωρεάν. Ο ορισμός που δόθηκε δεν αναφέρεται μόνο στην πρόσβαση στον πηγαίο κώδικα, αλλά δίνει ιδιαίτερη έμφαση στους όρους διανομής του λογισμικού και καταγράφει τα κριτήρια διανομής, τα οποία θα πρέπει να ακολουθεί κάθε λογισμικό για να ονομάζεται Λογισμικό Ανοιχτού Κώδικα(open source software). Οι όροι διανομής όπως αναφέρονται από τον Carlo Daffara(2009) είναι οι ακόλουθοι : Ελεύθερη Διανομή: Η άδεια χρήσης δεν επιτρέπεται να περιορίζει κανένα συμβαλλόμενο μέλος από την πώληση ή τη δωρεά ενός λογισμικού που περιέχει πακέτα προγραμμάτων από διαφορετικές πηγές. Ο κάτοχος της άδειας δεν πρέπει να απαιτεί δικαιώματα εκμετάλλευσης ή άλλη αμοιβή για τέτοια πώληση. Πηγαίος κώδικας: Το πρόγραμμα πρέπει να περιλαμβάνει τον πηγαίο κώδικα, και να επιτρέπεται η διανομή του με την μορφή του πηγαίου κώδικα ή με μεταγλωττισμένη μορφή. Όταν κάποιο πρόγραμμα δε διανέμεται μαζί με τον πηγαίο του κώδικα, θα πρέπει να υπάρχει ένας ευρέως γνωστός τρόπος για να μπορεί κάποιος με ελάχιστο κόστος να τον αποκτήσει (προτιμότερος τρόπος είναι η διάθεσή του μέσω του διαδικτύου χωρίς χρέωση). Πηγαίος κώδικας που προκαλεί εσκεμμένα σύγχυση καθώς επίσης και ενδιάμεσες μορφές, όπως το αποτέλεσμα ενός προεπεξεργαστή (preprocessor) ή ενός μεταφραστή, ΔΕΝ είναι επιτρεπτά. Παραγόμενα έργα: Η άδεια χρήσης πρέπει να επιτρέπει τροποποιήσεις του προγράμματος, καθώς και πιθανά παραγόμενα έργα, τα οποία πρέπει να αναδιανέμονται με τους ίδιους όρους που διέπουν το αρχικό λογισμικό. Ακεραιότητα του πηγαίου κώδικα του συγγραφέα: Η άδεια χρήσης έχει τη δυνατότητα να απαγορεύει τη διανομή του κώδικα όταν αυτός έχει τροποποιηθεί, μόνο αν επιτρέπεται η διανομή βελτιωτικών αρχείων μαζί με τον πηγαίο κώδικα, ούτως ώστε να πραγματοποιείται η τροποποίηση του προγράμματος κατά το χρόνο δημιουργίας. Η άδεια χρήσης πρέπει να 10

11 επιτρέπει ρητά τη διανομή λογισμικού που παράγεται από τροποποιημένο πηγαίο κώδικα. Επίσης, η άδεια ενδέχεται να απαιτεί από τα παραγόμενα έργα να διαθέτουν διαφορετικό όνομα ή διαφορετική έκδοση από το αρχικό λογισμικό. Καμία διάκριση ενάντια στα πρόσωπα ή ομάδες: Η άδεια χρήσης δεν πρέπει να κάνει διακρίσεις εναντίον οποιουδήποτε ατόμου ή ομάδας ατόμων. Η άδεια χρήσης δεν πρέπει να αποκλείει κανέναν από τη χρήση του προγράμματος σε ένα συγκεκριμένο τομέα δραστηριότητας. Για παράδειγμα δεν μπορεί να περιορίσει τη χρήση του προγράμματος από μια επιχείρηση ή την χρήση του για μια γενετική έρευνα. Διανομή της άδειας: Τα δικαιώματα του προγράμματος ισχύουν για όλα τα άτομα στα οποία έχει αναδιανεμηθεί το πρόγραμμα, χωρίς να είναι απαραίτητο να γίνει χρήση κάποιας άλλης άδειας από μεριάς τους. Η άδεια δεν πρέπει να αφορά ένα μόνο συγκεκριμένο προϊόν: Τα δικαιώματα του προγράμματος δεν πρέπει να εξαρτώνται από το αν αυτό είναι τμήμα μιας συγκεκριμένης διανομής λογισμικού. Αν το πρόγραμμα αυτό εξαχθεί από τη διανομή αυτή και χρησιμοποιηθεί ή διανεμηθεί με τους όρους της άδειας χρήσης του προγράμματος, τότε όλα τα άτομα στα οποία αυτό θα αναδιανεμηθεί πρέπει να διαθέτουν τα ίδια δικαιώματα με αυτά που παραχωρούνται στην αρχική διανομή του λογισμικού. Η άδεια χρήσης δεν πρέπει να περιορίζει άλλα λογισμικά: Η άδεια χρήσης ενός λογισμικού δεν θα πρέπει να περιορίζει τα άλλα λογισμικά που διανέμονται μαζί του. Για παράδειγμα η άδεια χρήσης δεν θα πρέπει να απαιτεί όλα τα προγράμματα που υπάρχουν στο ίδιο πακέτο να είναι ανοιχτού κώδικα. Άδεια πρέπει να είναι τεχνολογικά ουδέτερη: Κανένας όρος της άδειας χρήσης δεν πρέπει να επιβάλλει τη χρήση συγκεκριμένων τεχνολογιών ή διεπαφών. 11

12 1.4 ΔΙΑΧΩΡΙΣΜΟΣ ΕΛΕΥΘΕΡΟΥ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ (FREE SOFTWARE) ΚΑΙ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ ΑΝΟΙΧΤΟΥ ΚΩΔΙΚΑ (OPEN SOURCE SOFTWARE) Αν και οι περισσότεροι άνθρωποι διατυπώνουν τους όρους ελεύθερο λογισμικό και λογισμικό ανοιχτού κώδικα έχοντας στο μυαλό τους το ίδιο ακριβώς πράγμα, υπάρχει μια μικρή διαφορά που διαχωρίζει τους όρους αυτούς. Η διαφορά λοιπόν αυτή έγκειται στο γεγονός, ότι ο όρος Ελεύθερο Λογισμικό εστιάζει στις ελευθερίες που παρέχονται στο χρήστη μέσω της αδειοδότησης, ενώ ο όρος Λογισμικό Ανοικτού Κώδικα, δίνει έμφαση στο τεχνικό σημείο της διαθεσιμότητας του πηγαίου κώδικα και της δυνατότητας συνεργατικής ανάπτυξης (ΕΛ/ΛΑΚmathe.ellak.gr). Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, οι άδειες χρήσης δίνουν ορισμένες ελευθερίες. Λαμβάνοντας υπόψη την Κοινότητα Ελεύθερου Λογισμικού ΕΜΠ, οι περισσότερες άδειες χρήσης των προγραμμάτων δίδουν μόνο την ελευθερία (0) και απαγορεύουν ρητά ως ποινικό αδίκημα κατά πνευματικής ιδιοκτησίας τις υπόλοιπες. Θεωρητικά, οποιοδήποτε πρόγραμμα δίνει και την ελευθερία (1), θεωρείται ότι ανήκει στην κατηγορία του Ανοικτού Λογισμικού ή Λογισμικού Ανοικτού Κώδικα (open source software), άσχετα με το εάν επιτρέπει τις ελευθερίες (2) και (3). Τα προγράμματα τα οποία δίνουν και τις τέσσερις ελευθερίες χρήσης ανήκουν στο Ελεύθερο Λογισμικό (free software). Παρατηρούμε λοιπόν ότι ο ορισμός του ελεύθερου λογισμικού είναι περισσότερο περιοριστικός από τον ορισμό του ανοικτού κώδικα, αφού το ελεύθερο λογισμικό είναι και λογισμικό ανοικτού κώδικα, ενώ το λογισμικό ανοικτού κώδικα δεν είναι πάντα ελεύθερο. Σύμφωνα με τους J.Gonzalez Barahona et.al (2010), από φιλοσοφική άποψη ο όρος Λογισμικό Ανοιχτού κώδικα είναι πολύ διαφορετικός, καθώς δίνει έμφαση στην διαθεσιμότητα του πηγαίου κώδικα και όχι στην ελευθερία του. Δέχθηκε ισχυρή κριτική από τον Richard Stallman και το Ίδρυμα Ελεύθερου Λογισμικού και βρήκε πολύ μεγαλύτερη απήχηση στον εμπορικό κόσμο και τις εταιρικές στρατηγικές. Στην καθημερινή πρακτική όμως οι δύο αυτοί όροι χρησιμοποιούνται ως συνώνυμοι. Για τον λόγο αυτό τα τελευταία χρόνια έχει επικρατήσει ο όρος Ελεύθερο Λογισμικό/Λογισμικό Ανοικτού κώδικα ΕΛ/ΛΑΚ για να καλύπτει την φιλοσοφία του ελεύθερου λογισμικού και παράλληλα να ακολουθεί τους κανόνες 12

13 του ανοικτού λογισμικού. Στην παρούσα εργασία οι παραπάνω όροι θα χρησιμοποιούνται ως ταυτόσημοι. 1.5 Η ΙΣΤΟΡΙΑ ΤΟΥ ΕΛΕΥΘΕΡΟΥ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ Η ιστορία του ελεύθερου λογισμικού είναι μια μακροχρόνια ιστορία. Αρχικά, σχεδόν όλο το παραγόμενο λογισμικό πληρούσε τους κανόνες του ελεύθερου λογισμικού, χωρίς να υπάρχει επίσημα αυτή η έννοια. Αργότερα η κατάσταση άλλαξε και το ιδιόκτητο λογισμικό κυριαρχούσε στο προσκήνιο για μια πολύ μεγάλη χρονική περίοδο. Τα θεμέλια του ελεύθερου λογισμικού, εδραιώθηκαν με την ίδρυση του Ιδρύματος Ελεύθερου Λογισμικού (Free Software Foundation - FSF). Όπως χαρακτηριστικά αναφέρουν οι J.Gonzalez Barahona et.al (2010), η ιστορία του λογισμικού είναι τελείως άγνωστη ακόμα και για επαγγελματίες της τεχνολογίας πληροφοριών, οι οποίοι πιστεύουν ότι το κλειστό ιδιόκτητο λογισμικό είναι λογισμικό στην φυσική του κατάσταση Ανάπτυξη του λογισμικού UNIX από την ΑΤ&Τ Η ιστορία του ελεύθερου λογισμικού ξεκινάει την δεκαετία του 1970, όταν παρά το γεγονός ότι η υπερισχύουσα τάση ήταν το μοντέλο του ιδιόκτητου λογισμικού, υπήρχαν πρωτοβουλίες που διέθεταν τα χαρακτηριστικά του λογισμικού που σήμερα ονομάζουμε ελεύθερο(j.gonzalez Barahona et.al 2010). Μια τέτοια πρωτοβουλία ήταν και το λειτουργικό σύστημα UNIX, το οποίο αναπτύχθηκε στα εργαστήρια της Αμερικανικής πολυεθνικής ΑΤ&Τ και αποτέλεσε την απαρχή πολλών εξελίξεων. Το λογισμικό UNIX διανεμήθηκε ελεύθερα μαζί με τον πηγαίο κώδικα σε ακαδημαϊκά ιδρύματα και ερευνητικά κέντρα, με μια άδεια που επέτρεπε την χρήση του για ακαδημαϊκούς σκοπούς. Το Πανεπιστήμιο του Berkley στην Καλιφόρνια υπήρξε ένα από τα κέντρα που επέφερε σημαντικές βελτιώσεις στο λογισμικό UNIX, κάνοντας το ιδιαίτερα δημοφιλές. Η χρήση όμως όλου του κώδικα UNIX, συμπεριλαμβανομένων και των τμημάτων που είχαν αναπτυχθεί από το Πανεπιστήμιο, προϋπέθετε την κατοχή της άδειαs ΑΤ&Τ. Καθώς το UNIX γινόταν 13

14 όλο και πιο δημοφιλές, η άδεια ΑΤ&Τ γινόταν όλο και πιο δύσκολο να αποκτηθεί με βασικότερο λόγο το κόστος απόκτησης της. Σε μια προσπάθεια για να υπερκεραστεί αυτό το πρόβλημα, το Πανεπιστήμιο απελευθέρωσε ένα τμήμα του UNIX χωρίς να περιλαμβάνει το τμήμα της ΑΤ&Τ, συνοδευόμενο αυτή τη φορά από μια νέα άδεια που ονομάστηκε BSD(Berkley Source Distribution). Βλέποντας την επιτυχία που είχε η διανομή του UNIX κάτω από την άδεια BSD, προτάθηκε να ξαναγραφτεί όλος ο κώδικας από την αρχή και συγκεκριμένα το τμήμα που είχε αναπτυχθεί από την ΑΤ&Τ. Έτσι το Πανεπιστήμιο του Berkley διένειμε ξανά όλο το πακέτο του UNIX το οποίο είχε ξαναγραφτεί από την αρχή με την άδεια BSD. Η προσπάθεια αυτή οδήγησε σε μια μεγάλη δικαστική διαμάχη μεταξύ της AT&T και του Πανεπιστημίου, που διήρκησε για μεγάλο χρονικό διάστημα και τελείωσε με εξωδικαστικό συμβιβασμό των δύο μερών, περιλαμβάνοντας την συνέχιση της διανομής UNIX από το Πανεπιστήμιο με νέα έκδοση. Η εμπειρία Berkeley Unix ήταν ένα σημαντικό παράδειγμα για να αναδειχθούν δύο βασικά σημεία (Graham Susan L.,2010): Πρώτον, απέδειξε την αξία της διαθεσιμότητας του πηγαίου κώδικα για την πρόοδο στον τομέα της έρευνας και για τη βελτίωση της ποιότητας λογισμικού. Δεύτερον, έδειξε τη δυσκολία στην προσπάθεια συνδυασμού της ανοικτής διανομής του πηγαίου κώδικα με τα εμπορικά συμφέροντα Ίδρυση του Ιδρύματος Ελεύθερου Λογισμικού (Free Software Foundation). Κι ενώ η διαμάχη που προκάλεσε το BSD UNIX συνεχιζόταν, ο Richard Stallman έγραψε το 1983 το GNU μανιφέστο, ένα έγγραφο με το οποίο ζητούσε την συμμετοχή και στήριξη της κοινότητας των προγραμματιστών στο GNU project που ο ίδιος ξεκίνησε έναν χρόνο αργότερα (1984). Το έργο αυτό στηρίζεται στην φιλοσοφική άποψη ότι το λογισμικό θα πρέπει να είναι ελεύθερο, όχι απαραίτητα με την έννοια του κόστους, αλλά κυρίως με την έννοια της διαθεσιμότητας του λογισμικού για χρήση, μελέτη, τροποποίηση και διάχυση της πληροφορίας. Το GNU που προέρχεται από τις λέξεις Not Unix, είναι ένα λειτουργικό σύστημα συμβατό με το UNIX αλλά εντελώς ελεύθερο που λόγω αυτής της συμβατότητας θα ήταν πολύ εύκολο για τους χρήστες του UNIX να μεταπηδήσουν στο GNU. 14

15 Έτσι, ο Stallman το 1985 ίδρυσε το Ίδρυμα Ελεύθερου Λογισμικού( Free Software Foundation) με σκοπό την απόκτηση εσόδων που θα συνεισφέρουν στην ανάπτυξη του GNU. O Stallman σε συνεργασία με πολλούς άλλους προγραμματιστές εργάστηκαν για αρκετά χρόνια και κατάφεραν να δημιουργήσουν ένα πλήρες περιβάλλον ανάπτυξης που περιλάβανε μεταγλωττιστές (GNU compilers), συντάκτες (GNU editors), διαμορφωτές κειμένου (GNU text formatters), λογισμικό αλληλογραφίας (GNU mail software) και πολλά άλλα εργαλεία που στερούνταν ωστόσο τον βασικό πυρήνα (το κεντρικό τμήμα ενός λειτουργικού συστήματος). Το κενό αυτό ήρθε να καλύψει το 1991 ο Linus Torvalds ο οποίος ανέπτυξε τον πυρήνα Linux και τον δημοσίευσε ως ελεύθερο λογισμικό. Κάτω λοιπόν από την ομπρέλα του Free Software Foundation αναπτύχθηκε ένα ολοκληρωμένο λειτουργικό GNU με πυρήνα Linux που χρησιμοποιείται από χιλιάδες χρήστες. Οι διανομές του GNU/Linux άρχισαν να διαδέχονται η μια την άλλη με πιο γνωστές τη διανομή Debian, Red Hat Linux, διανομή Suse και διανομή Ubuntu που προήλθε από την Debian. Όλες οι διανομές είχαν την ίδια βάση λογισμικού GNU/Linux και κάθε μια ξεχωριστά, προσπάθησε να προσφέρει βελτιώσεις που θεωρούσε σημαντικές για τους χρήστες της. Επιπλέον, δεκάδες τρίτες εταιρίες έχουν συνεισφέρει στην ανάπτυξη του Linux, ανάμεσα στις οποίες οι πολύ γνωστές ΙΒΜ, η Intel, η Google, η Hewlett Pacard. 1.6 ΠΝΕΥΜΑΤΙΚΗ ΙΔΙΟΚΤΗΣΙΑ Ο όρος Πνευματική Ιδιοκτησία αναφέρεται στα αποκλειστικά δικαιώματα των δημιουργών πάνω στο έργο τους. Παραχωρούνται από τον νόμο για να απαγορεύσουν σε τρίτους να κάνουν χρήση των έργων χωρίς την άδεια του δημιουργού(βικιπαίδεια 2014 ). Η χρήση των δικαιωμάτων πνευματικής ιδιοκτησίας όσον αφορά το λογισμικό έχει αλλάξει στην πορεία του χρόνου. Σύμφωνα με το Ίδρυμα Οικονομικών και Βιομηχανικών Ερευνών(ΙΟΒΕ 2001), αρχικά, όταν τα προγράμματα λογισμικού εφαρμόζονταν σε συγκεκριμένες υπολογιστικές μηχανές ή προσαρμόζονταν στις απαιτήσεις συγκεκριμένων πελατών, οι εταιρείες προστάτευαν τα προγράμματα τους χρησιμοποιώντας τον όρο «εμπορικά μυστικά» (trade unions). Αργότερα, όταν 15

16 η ανάπτυξη και η προμήθεια προγραμμάτων αφορούσε την ανεξάρτητη βιομηχανία λογισμικού, οι εταιρείες άρχισαν να προστατεύουν τα προγράμματα τους με τη χρήση του όρου «δικαιώματα δημιουργού» (copyrights). Ο όρος copyrights εμποδίζει την αντιγραφή μιας ιδέας αλλά δεν απαγορεύει την δημιουργία νέων εκφράσεων ή παραλλαγών της συγκεκριμένης ιδέας. Όλα τα λογισμικά, είτε αναφερόμαστε σε λογισμικά ανοιχτού κώδικα είτε σε ιδιόκτητα, θα πρέπει να διανέμονται με μια άδεια. Η βασική διαφορά στις δυο περιπτώσεις έγκειται στο τι επιτρέπει η εκάστοτε άδεια. Σύμφωνα με το Ίδρυμα Ελεύθερου Λογισμικού, για να δημοσιευθεί ένα λογισμικό και για να θεωρηθεί ελεύθερο, θα πρέπει να δημοσιευθεί κάτω από μια ελεύθερη άδεια χρήσης. Οι άδειες ελεύθερου λογισμικού εκτός από τους κανόνες που περιέχουν για την προστασία των λογισμικών, κάνουν και ορισμένες παραχωρήσεις που αφορούν κυρίως την επεξεργασία και την αναδιανομή των λογισμικών. Επιπλέον, ένα λογισμικό μπορεί να δημοσιευτεί είτε είναι σε πρώιμο στάδιο (ανεπεξέργαστο), είτε όταν φθάνει σε ένα ορισμένο επίπεδο επεξεργασίας. Σύμφωνα λοιπόν με τις άδειες ελεύθερου λογισμικού, κάθε στάδιο ή αλλιώς κάθε νέα έκδοση του αρχικού μπορεί να διανεμηθεί με μια νέα άδεια Τύποι αδειών ελεύθερου λογισμικού. Οι άδειες ελεύθερου λογισμικού μπορούν να κατηγοριοποιηθούν σε δύο τύπους(mark Webbink 2004): Μη Προστατευτικές, που δεν εφαρμόζουν κανέναν περιορισμό στην διανομή των παράγωγων εργασιών και δεν προστατεύουν τον κώδικα από τη χρήση του στις μη ανοικτού κώδικα εφαρμογές. (BSD License, Academic Free License v.1.2, MIT License) Προστατευτικές, που εφαρμόζουν περιορισμούς στη διανομή των παράγωγων έργων και εξασφαλίζουν ότι ο κώδικας θα παραμείνει πάντα ανοικτός/ελεύθερος. Τέλος, εφαρμόζουν τουλάχιστον έναν περιορισμό, ότι η αναδιανομή του λογισμικού, είτε τροποποιημένου ή χωρίς τροποποιήσεις, πρέπει να είναι κάτω από την ίδια άδεια. Οι άδειες αυτές είναι γνωστές και ως copyleft γιατί διατηρούν τα πνευματικά δικαιώματα αλλά παράλληλα 16

17 δίνουν επιπλέον ελευθερίες στον χρήστη οι οποίες έρχονται σε αντίθεση με τους περιορισμούς που δίνει ο νόμος για τα πνευματικά δικαιώματα. GNU GPL (General Public License) v.2.0, Common Public License v.1.0, Artistic License, Open Software License v.1.1 Η δράση του Free Software Foundation και το εγχείρημα του Richard Stallman για το GNU Project, ήταν καθοριστικοί παράγοντες για την αποσαφήνιση της σημασιολογίας της άδειας χρήσης που συνοδεύει ένα λογισμικό για να μπορεί να χαρακτηριστεί ελεύθερο (Gonzalez Barahona et.al 2010). Τις πιο γνωστές άδειες χρήσης, BSD(Berkley Source Distribution) και GNU/Linux, ακολούθησε μια έκρηξη εμφάνισης αδειών που οφείλεται αφενός στο συνεχώς αυξανόμενο ενδιαφέρον για λογισμικό ανοικτού κώδικα και αφετέρου στους διαφορετικούς τρόπους με τους οποίους οι προγραμματιστές ήθελαν να δημιουργήσουν και να επεξεργαστούν ένα λογισμικό Ισχυρές άδειες Υπάρχει ένας τεράστιος αριθμός αδειών αλλά τα περισσότερα έργα χρησιμοποιούν ένα μικρό σύνολο από αυτές είτε γιατί δεν έχουν την δυνατότητα να σχεδιάσουν την δική τους, είτε γιατί οι περισσότεροι προγραμματιστές επιθυμούν να χρησιμοποιήσουν μια ήδη γνωστή άδεια. BSD License: Η άδεια BSD αναπτύχθηκε στο Πανεπιστήμιο της Καλιφόρνιας στο Berkeley (USB) και χρησιμοποιήθηκε για πρώτη φορά το Πήρε το όνομα της από τα αρχικά του σκοπού για τον οποίο χρησιμοποιήθηκε, Berkeley Source Distribution (BSD) ενώ είναι γνωστή και ως BSD Unix. Η μόνη υποχρέωση που επιβάλλει είναι να αναφέρονται οι αρχικοί συγγραφείς, ενώ επιτρέπει την αναδιανομή τόσο υπό μορφή εκτελέσιμου όσο και υπό μορφή πηγαίου κώδικα, χωρίς να επιβάλει σε καμία περίπτωση μια από τις δύο μορφές. Ανήκει στην κατηγορία των μη προστατευτικών αδειών γιατί αποτελεί μια από τις πιο ελεύθερες άδειες αφού επιτρέπει την ανάγνωση, την τροποποίηση και την αναδημοσίευση του προγράμματος υπό οποιαδήποτε άδεια, με ή χωρίς τον πηγαίο κώδικα σε εμπορικά ή μη εμπορικά πακέτα. Οι άδειες BSD είναι μια οικογένεια αδειών που επιβάλουν ελάχιστους περιορισμούς σχετικά με την ανακατανομή των 17

18 λογισμικών. Λόγω αυτής της απουσίας εγγυήσεων για τις μελλοντικές εκδόσεις ενός προγράμματος, έχει δεχθεί πολλές επικρίσεις. Ωστόσο οι υποστηρικτές της την θεωρούν ως την υπέρτατη έκφραση ελευθερίας. Παρόμοιες άδειες με την BSD είναι η Apache και η X Window, οι οποίες εμφανίστηκαν γιατί το ανάλογο λογισμικό είχε αναπτυχθεί από Πανεπιστήμια στα πλαίσια ερευνητικών προγραμμάτων. Τέλος μια σειρά από εμπορικά λειτουργικά συστήματα βασίζονται μερικώς ή εξολοκλήρου σε απόγονους της BSD License συμπεριλαμβανομένων των SunOS της Sun, Mac OS X της Apple Inc και το λειτουργικό σύστημα Nokia IPSO που χρησιμοποιείται σε συσκευές της Nokia. GNU General Public License (GPL): Η Γενική Άδεια Δημόσιας Χρήσης GNU (GNU General Public License, ή GNU ή GPL) γράφτηκε από τον Richard Stallman για το GNU project. Σύμφωνα με έρευνες και μετρήσεις που έχουν γίνει, η GPL είναι η δημοφιλέστερη άδεια χρήσης γιατί προστατεύει το μεγαλύτερο ποσοστό ελεύθερου και ανοιχτού λογισμικού που υπάρχει μέχρι σήμερα. Τα χαρακτηριστικά της άδειας αυτής είναι ότι επιτρέπει την ανάγνωση, τροποποίηση και αναδιανομή του λογισμικού μαζί με τον πηγαίο κώδικα του, με τον όρο ότι οι τροποποιημένες ή μη εκδόσεις του, θα αναδιανέμονται υπό την ίδια άδεια. Με απλά λόγια διασφαλίζει ότι οι χρήστες του τροποποιημένου λογισμικού θα απολαμβάνουν τις ίδιες ελευθερίες με το χρήστη του αρχικού λογισμικού. Ταυτόχρονα όμως απαγορεύει την χρήση του πηγαίου κώδικα του προγράμματος σε κλειστά πακέτα λογισμικού. Αυτή είναι και η βασική διαφορά της από την BSD, ότι δηλαδή κάθε αντίγραφο, παράγωγο και προϊόν ενός GPL προγράμματος, υποχρεούται να κυκλοφορεί και αυτό υπό την ίδια άδεια. Αντίθετα στην BSD περίπτωση, τα παράγωγα προγράμματα μπορεί να είναι και ιδιόκτητα (κλειστού κώδικα). Σημαντικά προγράμματα που χρησιμοποιούν την GNU License είναι ο πυρήνας Linux, η γλώσσα προγραμματισμού MySQL, ο διερμηνέας της γλώσσας προγραμματισμού Perl και ο φυλλομετρητής παγκόσμιου ιστού Mozilla Firefox. Υπάρχουν πολλές άδειες χρήσης, ωστόσο συμφώνα με το Open Source Initiative(OSI), οι πιο διαδεδομένες και ευρέως χρησιμοποιούμενες άδειες είναι οι εξής: 18

19 Άδειες Πίνακας 1.1 Άδειες Χρήσης Πηγές: Fraunhofer IPA, Open Source Initiative(open source.org/licenses) Συνδυασμός με ιδιόκτητο λογισμικό Συνδυασμός με άλλο λογισμικό και αναδιανομή Apache License ναι ναι Τροποποίηση του κώδικα και αναδιανομή Οι τροποποιημένες εκδόσεις δεν είναι απαραίτητο να διανεμηθούν με την ίδια άδεια. BSD License ναι ναι ναι GNU General Public License (GPL) όχι Ναι,(με την προϋπόθεση ότι όλο το λογισμικό θα διανεμηθεί με GPL) Mozilla Public License (MPL) Common Development and Distribution License ναι Nαι,(το επιπλέον λογισμικό μπορεί να διανεμηθεί με οποιαδήποτε άδεια) Ναι,( με την προϋπόθεση ότι ο τροποποιημένος κώδικας θα διανεμηθεί με την άδεια GPL) Ναι,( με την προϋπόθεση ότι ο τροποποιημένος κώδικας θα διανεμηθεί με την άδεια MPL) ναι ναι ναι Eclipse Public License ναι Nαι,(το επιπλέον λογισμικό μπορεί να διανεμηθεί με οποιαδήποτε άδεια) ναι 19

20 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2: ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ 2.1 ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ (INFORMATION SYSTEMS-IS) Οι διάφοροι ορισμοί που έχουν δοθεί για την αποσαφήνιση της έννοιας του πληροφοριακού συστήματος συμφωνούν στο ότι, «κάθε πληροφοριακό σύστημα είναι ένα σύνολο αλληλοσχετιζόμενων στοιχείων τα οποία συλλέγουν (ή ανακτούν), επεξεργάζονται, αποθηκεύουν και διανέμουν πληροφορίες, που υποστηρίζουν τη λήψη αποφάσεων και τον έλεγχο σε έναν οργανισμό»( Laudon & Laudon 2009). Από επιχειρηματική σκοπιά, οι Φωλίνας, κ.α. (2007), ορίζουν το πληροφοριακό σύστημα «ως μια οργανωσιακη ή διοικητική λύση η οποία βασίζεται σε εφαρμογές Τεχνολογίας πληροφοριών και απαντά σε προκλήσεις που τίθενται από το περιβάλλον.» Πηγή: K. C. Laudon και J. P. Laudon (2009) Εικόνα 2.1 Πληροφοριακό Σύστημα Είναι γενικά παραδεκτό, ότι η εκτεταμένη χρήση των πληροφοριακών συστημάτων σε διάφορα πεδία εφαρμογής, που άλλοτε υποστηρίζεται από την σύγχρονη τεχνολογία και άλλοτε από λιγότερο σύγχρονες μορφές, καθιστά την χρήση τους αναγκαία και απαραίτητη. Ανεξάρτητα από την διατύπωση των διαφόρων ορισμών που έχουν δοθεί, όπως δηλώνει και το όνομα τους, τα πληροφοριακά συστήματα χρησιμοποιούνται για να παρέχουν οποιασδήποτε μορφής πληροφορίες που θα βοηθήσουν στην αποτελεσματικότερη λήψη αποφάσεων. 20

21 2.2 ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΑ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΩΝ ΠΟΡΩΝ(ENTERPRISE RESOURCE PLANNING SYSTEMS-ERP) Τις τελευταίες δεκαετίες οι επιχειρήσεις επενδύουν μεγάλα ποσά για την προμήθεια Πληροφοριακών Συστημάτων που στόχο έχουν την υποστήριξη των πολυποίκιλων και πολύπλοκων διεργασιών τους. Συνήθως οι επιχειρήσεις διαθέτουν πολλά διαφορετικά πληροφοριακά συστήματα που εξυπηρετούν διαφορετικές επιχειρηματικές διεργασίες χωρίς να μπορούν να ανταλλάξουν αυτόματα πληροφορίες μεταξύ τους. Για παράδειγμα οι πωλητές που τοποθετούν μια παραγγελία μπορεί να μην είναι σε θέση να γνωρίζουν αν το είδος προς παραγγελία υπάρχει σε απόθεμα. Το κενό αυτό των διάσπαρτων δεδομένων σε πολλά διαφορετικά συστήματα, έρχονται να καλύψουν τα ολοκληρωμένα επιχειρησιακά πληροφοριακά συστήματα τα οποία επιτρέπουν στις επιχειρήσεις να συντονίσουν στενότερα τις επιχειρηματικές τους διεργασίες και να πετύχουν αποτελεσματικότερη διαχείριση των πόρων Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων (Enterprise Resource Planning - ERP) Κατά τους O Brien & Marakas (2011), όπως αναφέρουν στο βιβλίο τους οι Jun Xu & Mohammed Quaddus (2013), ένα ERP σύστημα ορίζεται ως ένα λειτουργικό σύστημα που ενσωματώνει και αυτοματοποιεί πολλές από τις εσωτερικές διαδικασίες μιας επιχείρησης όπως είναι η παραγωγή, τα logistics,η διανομή, η λογιστική, η χρηματοοικονομική και οι ανθρώπινοι πόροι. Εξετάζοντας τα ERP συστήματα από αρχιτεκτονική σκοπιά, οι Laudon & Laudon (2009), αναφέρουν ότι η λειτουργία των ERP στηρίζεται σε μια σειρά από ολοκληρωμένες ενότητες λογισμικού και μια κεντρική βάση δεδομένων από όπου γίνεται η διανομή των δεδομένων, έτσι ώστε να μοιράζονται μέσα από τις διαφορετικές επιχειρηματικές διαδικασίες και τους λειτουργικούς χώρους σε ολόκληρη την επιχείρηση. Η λειτουργία ενός συστήματος ERP γίνεται πιο εύκολα κατανοητή αν ρίξουμε μια ματιά στην εικόνα (2.2). 21

22 Πηγή:Omprakash Gupta et al(2004) Εικόνα 2.2 Enterprise Resource Planning System-ERP Παρατηρούμε λοιπόν, ότι ένα σύστημα ERP υποστηρίζει όλο το φάσμα των λειτουργιών μιας επιχείρησης, από λογιστική σε logistics και από την παραγωγή μέχρι τις πωλήσεις. Στο επάνω τμήμα της εικόνας όπου απεικονίζεται η λειτουργία της επιχείρησης χωρίς την χρήση ERP, παρατηρούμε ότι κάθε επιχειρησιακή λειτουργία διαθέτει την δική της ξεχωριστή βάση δεδομένων. Μετά την υιοθέτηση ενός ολοκληρωμένου πακέτου λογισμικού, η λειτουργία των επιμέρους επιχειρησιακών λειτουργιών, όπως αυτή απεικονίζεται στο κάτω τμήμα της εικόνας, στηρίζεται σε μια κεντρική βάση δεδομένων διευκολύνοντας σε μεγάλο βαθμό την επικοινωνία μεταξύ αυτών. Η απομάκρυνση των ξεχωριστών βάσεων δεδομένων και η αντικατάσταση τους από μια κεντρική, επιτρέπει στις επιμέρους λειτουργίες να συλλέγουν, να ενημερώνουν και να διατηρούν πληροφορίες για την επιχείρηση έτσι ώστε οι ίδιες πληροφορίες να μπορούν να ανταλλάσσονται μεταξύ των διαφόρων λειτουργιών της επιχείρησης. 22

23 Κατά συνέπεια, η χρήση ενός συστήματος ERP δίνει την δυνατότητα σε έναν οργανισμό να πετύχει τρείς βασικούς στόχους: Άμεση επικοινωνία μεταξύ των επιχειρησιακών λειτουργιών. Μείωση του όγκου των δεδομένων. Εικόνα της επιχείρησης σε πραγματικό χρόνο. Οι στόχοι αυτοί με την σειρά τους οδηγούν σε μια σειρά από πλεονεκτήματα και οφέλη για τους οργανισμούς τα οποία θα αναλυθούν σε επόμενο κεφάλαιο Τεχνικά χαρακτηριστικά των συστημάτων ERP Τα συστήματα ERP βασίζονται στην αρχιτεκτονική πελάτη/διακομιστή ( client/server). Η αρχιτεκτονική αυτή όπως φαίνεται και στην εικόνα (2.3) αποτελείται από τρία επίπεδα (three tier). Πηγή: Φωλίνας κ.α 2007 Εικόνα 2.3 Αρχιτεκτονική πελάτη/διακομιστή (client/server) Επίπεδο 1: Ο Διακομιστής Βάσης Δεδομένων(Database Server), είναι ένας ειδικός υπολογιστής ο οποίος μπορεί να διαχειρίζεται με αποτελεσματικότητα μεγάλες βάσεις δεδομένων. Παρέχει όλες τις απαραίτητες λειτουργίες για την αποθήκευση, ανάκτηση, ενημέρωση και συντήρηση των δεδομένων του συστήματος. Επίπεδο 2: Ο Διακομιστής Εφαρμογών(Application Server), αποτελεί τμήμα του λογισμικού, στο οποίο εκτελούνται οι περισσότερες λειτουργίες. Υπάρχει η 23

24 δυνατότητα εγκατάστασης περισσότερων από έναν διακομιστή εφαρμογών, σε διαφορετικούς υπολογιστές μέσα στο ίδιο δίκτυο γύρω από την ομάδα διακομιστών δεδομένων, έχοντας ο καθένας ανεξάρτητη πρόσβαση σε αυτούς. Με την κατανομή των διακομιστών εφαρμογών σε ανεξάρτητους υπολογιστές επιτυγχάνεται η αποσυμφόρηση του συνολικού φόρτου του συστήματος. Ωστόσο όλοι οι διακομιστές εφαρμογών είναι πλήρως ενοποιημένοι έτσι ώστε τα δεδομένα να διαμοιράζονται μεταξύ αυτών. Εάν για παράδειγμα, ένας υπάλληλος καταχωρήσει μια συναλλαγή αποστολής στο κομμάτι των πωλήσεων και διανομών, η συναλλαγή φαίνεται αμέσως και στα τμήματα χρηματοοικονομική και λογιστική και διαχείριση αποθεμάτων. Επίπεδο 3: Ο τελικός διακομιστής αποτελεί την επαφή του χρήστη με το σύστημα (user interface). Ο τελικός διακομιστής ( επιτραπέζιος ή φορητός Η/Υ, σταθμός εργασίας, κτλ) αποτελεί το σημείο εισόδου των χρηστών στο λογισμικό και στα δεδομένα. Είναι ο τρόπος με τον οποίο μια εφαρμογή παρουσιάζεται και μπορεί να χρησιμοποιηθεί από τον τελικό χρήστη. Σε γενικές γραμμές οι τελικοί χρήστες αλληλεπιδρούν μόνο με το επίπεδο τελικού διακομιστή, για να εισάγουν ή να ανακτήσουν δεδομένα. 2.3 ΟΦΕΛΗ ΚΑΙ ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑΤΑ ΕΠΙΤΥΧΗΜΕΝΩΝ ΕΦΑΡΜΟΓΩΝ ERP Παρά το γεγονός ότι η υιοθέτηση ενός συστήματος ERP αποτελεί δύσκολο εγχείρημα, η επιτυχημένη εφαρμογή του, μπορεί να προσφέρει πολλά πλεονεκτήματα στις επιχειρήσεις που το χρησιμοποιούν, όπως είναι η μείωση του αποθέματος, η αύξηση της παραγωγικότητας, η βελτίωση στις on time παραδόσεις, η καλύτερη εξυπηρέτηση των πελατών κ.α.(gargeya & Brady 2005). Δεν είναι άλλωστε λίγα τα παραδείγματα των επιχειρήσεων που εφάρμοσαν με επιτυχία τέτοιου είδους επιχειρηματικές λύσεις και κατάφεραν να αποκομίσουν σημαντικά οφέλη. Στον πίνακα(2.1) που ακολουθεί, μπορούμε να δούμε ορισμένα από τα οφέλη που απέκτησαν πολύ γνωστές επιχειρήσεις, χρησιμοποιώντας συστήματα ERP. 24

25 Πίνακας 2.1 Παραδείγματα επιχειρήσεων που εφάρμοσαν με επιτυχία συστήματα ERP Fujitsu ΙΒΜ Pacific Coast Feather Company Boeing Coca Cola Μετά από 10 μήνες επιτυχημένης εφαρμογής του ERP σημειώθηκε: Βελτίωση των on time παραδόσεων κατά 60%-85%. Μείωση του χρόνου για το οικονομικό κλείσιμο κατά 50% Jensen and Johnson(1999) στο άρθρο των Jon W. Bearda, Mary Sumner(2004) Οι πρώτες βελτιώσεις μετά από 110 μέρες χρήσης ERP Ο χρόνος ελέγχου της πίστωσης των πελατών κατά τη λήψη μιας παραγγελίας μειώθηκε από λεπτά σε στιγμιαίο χρόνο. Οι απαντήσεις στα ερωτήματα τιμολόγησης των πελατών συμβαίνει σε πραγματικό χρόνο (έναντι λεπτών). Εισαγωγή στοιχείων τιμολόγησης στο σύστημα μειώθηκε στα 5 λεπτά έναντι των 8 ημερών. Διόρθωση και αντικατάσταση μιας λανθασμένης αποστολής σε 3 ημέρες έναντι των 44 ημερών. Jensen and Johnson(1999) στο άρθρο των Jon W. Bearda, Mary Sumner(2004) Μείωση του αποθέματος. Βελτίωση στην εξυπηρέτηση των πελατών. Jensen and Johnson(1999) στο άρθρο των Jon W. Bearda, Mary Sumner(2004) Απλοποίηση των διαδικασιών. Jensen and Johnson(1999) στο άρθρο των Jon W. Bearda, Mary Sumner(2004) Η λήψη των αποφάσεων στηρίζεται σε πραγματικό χρόνο. Βελτίωση στη επεξεργασία συναλλαγών. Βελτίωση στη λήψη των αποφάσεων. Traci Barker and Mark N. Frolick Το μεγαλύτερο ίσως πλεονέκτημα που προσφέρει η εφαρμογή ενός ERP, είναι ότι επιτρέπει στις επιχειρήσεις να εστιάσουν στις επιχειρηματικές διαδικασίες, αφαιρώντας όλα τα τμήματα που τις διαχωρίζουν, επιτρέποντας έτσι την αποτελεσματική επικοινωνία μεταξύ αυτών. Αποτελεί δηλαδή τον συνδετικό κρίκο των επιχειρησιακών διαδικασιών που μεταδίδει με ακρίβεια σε όλες τις υπόλοιπες διαδικασίες το αντίκτυπο ενός γεγονότος που συμβαίνει σε μια από αυτές, την στιγμή ακριβώς που συμβαίνει. Με τον τρόπο αυτό τα μεμονωμένα τμήματα της επιχείρησης καταφέρνουν να μοιράζονται σημαντικές πληροφορίες, πετυχαίνοντας μείωση του κόστους και του χρόνου των βασικών επιχειρησιακών διαδικασιών. 25

26 Από τα πιο σημαντικά απτά οφέλη των συστημάτων ERP που συχνά αναφέρουν οι εταιρείες, είναι τα χαμηλότερα αποθέματα και οι μικρότεροι κύκλοι παράδοσης αφού λόγω των ταχύτερων συναλλαγών πληροφορίας, επιτρέπεται η συνεχής παρακολούθηση των αποθεμάτων και των διαδικασιών παράδοσης, προσαρμόζοντας τις παραγγελίες στις ανάγκες τις επιχείρησης χωρίς περιττά έξοδα. Οι διαχειριστές των συστημάτων ERP αναφέρουν επίσης και βελτίωση της παραγωγικότητας, η οποία προκύπτει ως απόρροια της καλύτερης ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων με τους προμηθευτές, της βελτιωμένης πρόγνωσης και της κατάργησης συμφόρησης και επανάληψης των διαδικασιών. Τέλος ένα από τα μεγαλύτερα προβλήματα που αντιμετωπίζουν οι μεγάλες κυρίως επιχειρήσεις, είναι οι τεράστιες ποσότητες δεδομένων που είναι αποθηκευμένες σε εκατοντάδες διαφορετικά συστήματα υπολογιστών. Το πρόβλημα αυτό εξαλείφεται με την χρήση ολοκληρωμένων συστημάτων όπως τα ERP, δίνοντας παράλληλα μια ολοκληρωμένη εικόνα όλων των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων. Προκύπτει από τα παραπάνω, ότι τα συστήματα ERP μπορούν να στηρίξουν τις επιχειρήσεις με πολλούς τρόπους. Μπορεί να μην παρέχουν άμεσα στις επιχειρήσεις μείωση του κόστους ή αύξηση του κέρδους, αντ 'αυτού, τα πλεονεκτήματα που αναφέρθηκαν όπως η αυξημένη πληροφόρηση, η ταχύτερη επεξεργασία, οι πιο έγκαιρες και ακριβείς συναλλαγές και η καλύτερη λήψη αποφάσεων είναι μέτρα που σε μεγάλο βαθμό προσδίδουν προστιθέμενη αξία και ανταγωνιστικό πλεονέκτημα. 2.4 ΚΙΝΔΥΝΟΙ ΚΑΙ ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑΤΑ ΑΠΟΤΥΧΗΜΕΝΩΝ ΕΦΑΡΜΟΓΩΝ ERP Όπως συμβαίνει με τις περισσότερες αναδυόμενες τεχνολογίες, έτσι και η υιοθέτηση των συστημάτων ERP δεν είναι πάντα κερδοφόρα και επιτυχημένη. Στα παραδείγματα των επιχειρήσεων που ακολουθούν, η αποτυχημένη εφαρμογή των συστημάτων ERP είχε άλλοτε αρνητικές επιπτώσεις, αφού δεν επέφερε τα αναμενόμενα αποτελέσματα της επένδυσης και άλλοτε καταστροφικές, αφού οδήγησε πτώχευση. 26

27 Πίνακας 2.2 Παραδείγματα επιχειρήσεων αποτυχημένης εφαρμογής ERP Η αποτυχημένη εφαρμογή του συστήματος ERP σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα, έπληξε τα κέρδη και την αξιοπιστία της Hersey Foods αφού η επιχείρηση δεν μπόρεσε να ανταπεξέλθει στην υψηλή ζήτηση κατά την διάρκεια του Halloween. Τα προβλήματα που εμφανίστηκαν στην διανομή των προϊόντων στην πιο κερδοφόρα για τις επιχειρήσεις των ΗΠΑ εποχή, οδήγησε σε πτώση των πωλήσεων κατά 100 εκατομμύρια δολάρια το τρίτο τρίμηνο ενώ η πραγματική μείωση του κέρδους ήταν 19%. Tomas Wailgum (2009), CIO, Bill Wood(2010) Η Whirlpool Corp. σχεδίαζε να εξοικονομήσει εκατομμύρια δολάρια από την χρήση ενός εξελιγμένου λογισμικού ERP διαχείρισης των αποθεμάτων. Αντ αυτού κατέληξε να χάσει τόσο τον έλεγχο της διαχείρισης όσο και 650 εκατομμύρια δολάρια στις ετήσιες πωλήσεις. Η εφαρμογή ERP που χρησιμοποίησε η Whirlpool, ακρωτηρίασε το σύστημα αποστολής αφήνοντας τις συσκευές να στοιβάζονται στις αποβάθρες φόρτωσης αυξάνοντας τον χρόνο παράδοσης σε ορισμένες περιπτώσεις έως και οχτώ εβδομάδες. Stacy Collet(1999), Computerworld Η ανεπαρκής κατάρτιση και προετοιμασία των εργαζομένων της εταιρείας διανομής φαρμακευτικών προϊόντων Fox Meyer Drugs, καθώς και η ανεπαρκής στήριξη της εταιρείας συμβούλων, οδήγησε την Fox Meyer Drugs σε πτώχευση. Bill Wood(2010) Η εταιρεία παραγωγής ρούχων Levi Straus(Levi s) δήλωσε ότι τα προβλήματα στην εκτέλεση παραγγελιών και τα υψηλά λειτουργικά έξοδα που σχετίζονται με την εφαρμογή και σταθεροποίηση του συστήματος ERP, μείωσαν τα έσοδα της κατά 47 εκατομμύρια δολάρια. Κατά τη διάρκεια της περιόδου που αποκαλείται "περίοδος σταθεροποίησης" του συστήματος, η εταιρεία αναγκάστηκε να αναστείλει τις αποστολές σε πελάτες στις ΗΠΑ, οι οποίες μείωσαν τα έσοδα και αύξησαν τα έξοδα διοίκησης. Gavin Clarke(2008), Register Τα παραπάνω παραδείγματα αποτελούν ένα πολύ μικρό δείγμα των αποτυχημένων εφαρμογών των συστημάτων ERP για να κατανοήσουμε ότι η χρήση τους δεν συνδέεται πάντα με κέρδη και πλεονεκτήματα. Από μελέτες που έχουν γίνει, υπολογίζεται ότι το ποσοστό επιτυχίας των πληροφοριακών εφαρμογών (IT project) περιορίζεται στο 25%, όσο δηλαδή είναι και το ποσοστό αποτυχίας, ενώ η μερική επιτυχία σε συνδυασμό με μερική αποτυχία υπολογίζεται στο 50% (Kozak-Holland 2007). Αναμφισβήτητα, τα συστήματα ERP αποτελούν μια καινοτομία που μπορεί να προσφέρει πολλά πλεονεκτήματα στις επιχειρήσεις, με την προϋπόθεση ότι εφαρμόζονται με το σωστό τρόπο. Πολλές από τις αποτυχίες των συστημάτων δεν οφείλονται σε τεχνικούς παράγοντες, αντίθετα έχουν αποδοθεί σε παράγοντες όπως είναι η ανεπαρκής εκπαίδευση των υπαλλήλων, η κουλτούρα της επιχείρησης, 27

28 η κακή διαχείριση των συστημάτων και η ανεπάρκεια έμπειρων και καλών συμβούλων για υποστήριξη μετά την εγκατάσταση. Όπως φαίνεται και από τα παραπάνω παραδείγματα τα συστήματα ERP απαιτούν σημαντικό χρόνο για την εφαρμογή τους με συνέπεια να επιβραδύνουν κάποιες από τις λειτουργίες της επιχείρησης κατά τη περίοδο εφαρμογής. Ένα από τα σημαντικότερα μειονεκτήματα που εμφανίζουν, είναι ότι δεν είναι ευέλικτα. Συχνά αναφέρεται ότι τα συστήματα ERP είναι όπως το τσιμέντο, είναι εξαιρετικά ευέλικτα στην αρχή, αλλά άκαμπτα αργότερα. Έτσι αν ένα σύστημα εγκατασταθεί σε μια εταιρεία είναι πολύ δύσκολο για την εταιρεία να αλλάξει τον τρόπο λειτουργίας και οργάνωσης της. Τέλος, η χρήση συστημάτων ERP θεωρείται μια ακριβή επένδυση αφού το κόστος της έχει να κάνει τόσο με το κόστος εγκατάστασης όσο και με δαπάνες για την στήριξη του συστήματος μετά την εγκατάσταση. 2.5 ΤΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) ΣΤΗΝ ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΚΑΙ ΠΑΓΚΟΣΜΙΑ ΑΓΟΡΑ Τα ERP είναι λειτουργικά συστήματα τα οποία μπορούμε να συναντήσουμε σε διάφορα είδη οργανισμών όπως είναι τα πανεπιστήμια, οι κυβερνήσεις, οι πάροχοι υπηρεσιών, ακόμα και σε οργανισμούς που δεν ασχολούνται κατά κύριο λόγο με τον τομέα της μεταποίησης. Στον πίνακα (2.3) που ακολουθεί, δίνονται ορισμένα παραδείγματα εταιρειών που αναπτύσσουν κάποια από τα πιο δημοφιλή πακέτα λογισμικών ERP. Πίνακας 2.3 Δημοφιλή πακέτα λογισμικών ERP από εταιρείες της παγκόσμιας αγοράς VENDOR COMPANIES 1 SAP ( Oracle Corporation 2 ( 3 Microsoft Business Solution ( Sage Software 4 ( ERP PACAGES SAP Business One, mysap ERP, mysap All-in-One JD Edwards EnterpriseOne, Agile, Oracle E-Business Suite Dynamics AX, Dynamics GP, Dynamics NAV Sage ERP X3 28

29 5 6 7 Infor global Solution ( SYSPRO ( Epicor Software Corporation ( Infor Adage ERP, Infor XA ERP, Infor LNERP Syspro ERP Epicor ERP, Epicor Expres (SaaS) ERP Σύμφωνα με έρευνα που πραγματοποιήθηκε το 2012 και φιλοξενήθηκε στο Αμερικανικό περιοδικό Forbs, οι δέκα δημοφιλέστερες εταιρείες ανάπτυξης λογισμικών πακέτων ERP καλύπτουν το 64% της παγκόσμιας αγοράς ERP. Λαμβάνοντας υπόψη την ίδια πηγή, οι εταιρείες SAP, Oracle Corporation, Sage Software, Microsoft και Infor Global Solution αποτελούν τους ηγέτες της αγοράς σημειώνοντας αυξήσεις στα κέρδη τους. Τα μερίδια της παγκόσμιας αγοράς που κατέχουν φαίνονται στο διάγραμμα που ακολουθεί. Πωλήσεις Συστημάτων ERP στην Παγκόσμια Αγορά, % 25% SAP Oracle 5% 6% 6% 13% Sage Infor Microsoft Others Πηγή: Forbes Magazine Εικόνα 2.4 Μερίδια αγοράς των δημοφιλέστερων εταιρειών ανάπτυξης ERP Στην Ελληνική αγορά διατίθενται τόσο πολυεθνικά όσο και Ελληνικά συστήματα ERP. Το τοπίο σχετικά με τα μερίδια της αγοράς δεν είναι τόσο ξεκάθαρο, ωστόσο στον ακόλουθο πίνακα δίνονται ορισμένα παραδείγματα με τα πιο δημοφιλή συστήματα ERP για τα Ελληνικά δεδομένα. 29

30 Ελληνικές εταιρείες ανάπτυξης Λογισμικών εφαρμογών ERP SingularLogic ( Altec ( Entersoft ( Logiσμός ( Πίνακας 2.4 Δημοφιλή λογισμικά ERP από Ελληνικές εταιρείες Συστήματα διαχείρισης επιχειρησιακών πόρων ERP Galaxy Enterprise Suite, Business ERP, Enterprise ERP Atlantis ERP, X Line ERP, Κεφάλαιο ERP Entersoft Business Suite, PROT@ERP Momentum-ERP 30

31 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3: ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΓΙΑ ΤΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΗΣ ΕΦΟΔΙΑΣΤΙΚΗΣ ΑΛΥΣΙΔΑΣ 3.1 ΕΦΟΔΙΑΣΤΙΚΗ ΑΛΥΣΙΔΑ (SUPPLY CHAIN) Διαφορετικοί άνθρωποι ορίζουν την έννοια της εφοδιαστικής αλυσίδας με διαφορετικούς τρόπους. Για παράδειγμα, σύμφωνα με τους Φωλίνα κ.α.(2007), ο Christopher (1992) ορίζει την αλυσίδα εφοδιασμού, «ως το δίκτυο των οργανισμών που εμπλέκονται, μέσω αμφίδρομων διασυνδέσεων, σε διάφορες διαδικασίες και δραστηριότητες που στόχο έχουν να παράγουν αξία με τη μορφή προϊόντων και υπηρεσιών για τον τελικό καταναλωτή». Μια άλλη εκδοχή του ορισμού της εφοδιαστικής αλυσίδας από τον Ballou (2004), αναφέρει ότι «η εφοδιαστική αλυσίδα περιλαμβάνει όλες εκείνες τις δραστηριότητες που σχετίζονται με την μετατροπή και τη ροή των αγαθών και των υπηρεσιών, συμπεριλαμβανομένης και της ροής των αντίστοιχων πληροφοριών που ξεκινούν από τις πηγές των πρώτων υλών μέχρι τον τελικό καταναλωτή». Πιο συγκεκριμένα, η εφοδιαστική αλυσίδα περιλαμβάνει τις δραστηριότητες που σχετίζονται με την απόκτηση, μετακίνηση, αποθήκευση και διανομή των πρώτων υλών, των ενδιάμεσων προϊόντων και των τελικών προϊόντων. Τα μέρη που συνθέτουν την εφοδιαστική αλυσίδα περιλαμβάνουν τους προμηθευτές, τους κατασκευαστές, τις αποθήκες, τους λιανοπωλητές και τους πελάτες. Η εικόνα 3.1 απεικονίζει την αντίθετη κατεύθυνση της ροής των υλικών από τους προμηθευτές προς τους πελάτες και της ροής των πληροφοριών (απαιτήσεις-παραγγελίες) από τους πελάτες προς τους προμηθευτές, καταλήγοντας στα προϊόντα. Πηγή: Susan A. Sherer, (2005) Εικόνα 3.1 Ροή πληροφοριών και υλικών κατά μήκος της εφοδιαστικής αλυσίδας. 31

32 3.2 ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΗΣ ΕΦΟΔΙΑΣΤΙΚΗΣ ΑΛΥΣΙΔΑΣ (SUPPLY CHAIN MANAGEMENT) Μια Εφοδιαστική Αλυσίδα εμπλέκει όλες τις δραστηριότητες σε όλα τα επιχειρηματικά επίπεδα και όχι μόνο στο βαθμό μιας μόνο επιχειρηματικής μονάδας. Συνεπώς η κεντρική ιδέα της διοίκησης της εφοδιαστικής αλυσίδας είναι η εφαρμογή μιας ολικής προσέγγισης των συστημάτων για την διαχείριση της ροής των πληροφοριών, των υλικών και των υπηρεσιών από τους προμηθευτές πρώτων υλών μέσω εργοστασίων και αποθηκών ως τον τελικό πελάτη. Σύμφωνα με το μοντέλο SCOR (Supply Chain Operation Reference) που αναπτύχθηκε από το Συμβούλιο Εφοδιαστικής Αλυσίδας (Supply Chain Council), οι διεργασίες μιας εφοδιαστικής αλυσίδας όπως αναφέρονται στο βιβλίο των Jacobs & Chase(2012) είναι: Ο προγραμματισμός(planning): αποτελείται από τις διαδικασίες που απαιτούνται για την λειτουργία μιας εφοδιαστικής αλυσίδας με στρατηγικό τρόπο. Εδώ μια επιχείρηση πρέπει να προσδιορίσει πως θα ανταποκριθεί στη αναμενόμενη ζήτηση με τους διαθέσιμους πόρους. Η προμήθεια(sourcing): περιλαμβάνει τις διαδικασίες που σχετίζονται με την προμήθεια των προϊόντων και των υπηρεσιών που θα χρησιμοποιηθούν στην παραγωγή. Οι διαδικασίες αυτές ξεκινούν από την επιλογή των προμηθευτών και περιλαμβάνουν την παραλαβή, την επιβεβαίωση της παραλαβής και την μεταφορά των εμπορευμάτων στις εγκαταστάσεις της παραγωγής καθώς και την έγκριση των πληρωμών προς τους προμηθευτές. Η παραγωγή(making): στο στάδιο αυτό παράγεται το προϊόν. Περιλαμβάνει όλες τις διαδικασίες που απαιτούνται για τον συντονισμό όλων των πόρων που συμμετέχουν στην παραγωγή όπως εργαζόμενοι, υλικά και εξοπλισμός. Η παράδοση(delivery): αναφέρεται σε όλες τις διαδικασίες συντονισμού και προγραμματισμού που απαιτούνται για την κίνηση των τελικών προϊόντων και των πληροφοριών κατά μήκος του δικτύου εφοδιασμού. Τέτοιου είδους διαδικασίες είναι η αποθήκευση των προϊόντων καθώς επίσης και η συλλογή και διαχείριση των παραγγελιών από τους πελάτες. 32

33 Η επιστροφή(return): περιλαμβάνει τις διαδικασίες επιστροφής φθαρμένων και ελαττωματικών προϊόντων από τους πελάτες όπως επίσης και διαδικασίες παροχής στήριξης προς τους πελάτες που αντιμετωπίζουν προβλήματα με τα προϊόντα που τους έχουν παραδοθεί. Εικόνα 3.2 Διεργασίες της εφοδιαστικής αλυσίδας συμφώνα με το μοντέλο SCOR Ωστόσο οι λειτουργίες της εφοδιαστικής αλυσίδας μπορούν να διακριθούν σε κύριες και δευτερεύουσες ( Ζηκόπουλος 2012): Οι κύριες λειτουργίες διαχείρισης της εφοδιαστικής αλυσίδας εστιάζουν στην: Διαχείριση Αποθεμάτων Διακίνηση Υλικών (μεταφορά εισερχόμενων και εξερχόμενων υλικών) Διεκπεραίωση παραγγελιών Ενώ οι δευτερεύουσες λειτουργίες εστιάζουν : Στην αποθήκευση και στο χειρισμό των υλικών Στην βιομηχανική συσκευασία Στις προμήθειες Στην υποστήριξη των πελατών και τον χειρισμό των επιστροφών Στον προγραμματισμό της παραγωγής Η σωστή διαχείριση λοιπόν της εφοδιαστικής αλυσίδας, συνεπάγεται το συντονισμό των ροών των προϊόντων και των πληροφοριών σε όλες τις λειτουργίες 33

34 μεταξύ όλων των εταιρειών που απαρτίζουν την εφοδιαστική αλυσίδα για την επίτευξη ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος ως συνόλου, αλλά και για την κερδοφορία των μεμονωμένων εταιρειών και μελών που ανήκουν σε αυτή. Με πιο απλά λόγια η διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας αποσκοπεί στην παράδοση των σωστών προϊόντων στο σωστό μέρος, τη σωστή στιγμή, στην επιθυμητή ποιότητα και ποσότητα, συνεισφέροντας παράλληλα με τον πιο αποδοτικό τρόπο στην λειτουργία της επιχείρησης. Τα κυριότερα οφέλη που προκύπτουν από την αποτελεσματική διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας είναι(φωλίνας κ.α.2007): η βελτίωση του επιπέδου εξυπηρέτησης των πελατών παρέχοντας τους το σωστό προϊόν στην επιθυμητή ποιότητα, ποσότητα,τιμή και στον χρόνο που θα απαιτηθεί. η μείωση του κόστους η καλύτερη διαχείριση των διαθέσιμων πόρων των πρώτων υλών και των προϊόντων ως αποθέματα ο καλύτερος προγραμματισμός χρονοδιαγράμματος της παραγωγής και των διανομών η επαύξηση της αξίας του πελάτη. 3.3 ΧΡΗΣΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΓΙΑ ΤΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΗΣ ΕΦΟΔΙΑΣΤΙΚΗΣ ΑΛΥΣΙΔΑΣ Η ραγδαία ανάπτυξη της Τεχνολογίας Πληροφοριών έκανε πραγματικότητα την επικοινωνία σε πραγματικό χρόνο μεταξύ των μελών μιας Εφοδιαστικής Αλυσίδας (προμηθευτές, κατασκευαστές, διανομείς, καταστήματα λιανικής πώλησης και πελάτες) ανεξάρτητα από την τοποθεσία τους. Υπάρχουν διάφορα είδη τεχνολογιών που χρησιμοποιούνται στην διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας όπως είναι οι συσκευές αυτόματης εισαγωγής δεδομένων(bar codes και RFID- Radio Frequency Identification), έως ολοκληρωμένα συστήματα τα οποία αφορούν όλα τα στάδια μιας εφοδιαστικής αλυσίδας 34

35 Παρακάτω δίνονται ορισμένα παραδείγματα επιχειρησιακών συστημάτων που χρησιμοποιούν οι επιχειρήσεις για την διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας(laudon & Laudon 2009). Συστήματα διαχείρισης εφοδιαστικής αλυσίδας ( Supply Chain Management-SCM): Τα συστήματα αυτά παρέχουν πληροφορίες που βοηθούν τους προμηθευτές, τις εταιρείες αγορών, τους διανομείς και τις εταιρείες εφοδιαστικής να μοιράζονται πληροφορίες σχετικά με τις παραγγελίες, την παραγωγή, τα επίπεδα των αποθεμάτων και την παράδοση των προϊόντων. Το σύστημα SCM είναι στην ουσία το λογισμικό που συνδέει τα διάφορα συστήματα που χρησιμοποιούνται στην εφοδιαστική αλυσίδα όπως για παράδειγμα τα συστήματα διαχείρισης μεταφορών (TMS), που εξετάζουν τις παραγγελίες και τα κόστη μεταφοράς και τα συστήματα Διαχείρισης Αποθηκών ( WMS), που παρακολουθούν την ροή των έτοιμων προϊόντων προς τα κέντρα διανομής. Συστήματα διαχείρισης σχέσεων με τους πελάτες ( Customer Relationship Management-CRM): Τα συστήματα αυτά βοηθούν τις εταιρείες να διαχειρίζονται τις σχέσεις τους με τους πελάτες τους. Παρέχουν πληροφορίες με στόχο τον συντονισμό όλων των επιχειρησιακών διεργασιών που αφορούν τους πελάτες στους τομείς των πωλήσεων, του μάρκετινγκ και της εξυπηρέτησης με στόχο την καλύτερη ικανοποίηση των πελατών. Συστήματα διαχείρισης γνώσεων (Knowledge Management Systems-KMS): Συλλέγουν όλες τις σχετικές γνώσεις και εμπειρίες της επιχείρησης και τις καθιστούν διαθέσιμες οποτεδήποτε και οπουδήποτε χρειάζονται για να υποστηρίξουν επιχειρηματικές διεργασίες και διοικητικές αποφάσεις. Όλα τα παραπάνω αποτελούν παραδείγματα επιχειρησιακών εφαρμογών που βελτιστοποιούν την αποδοτικότητα των επιχειρήσεων που τις υιοθετούν, συχνά όμως στοιχίζουν ακριβά. Για τον λόγο αυτό οι επιχειρήσεις που δεν επιθυμούν να επενδύσουν σε τέτοιου είδους τεχνολογίες στρέφονται στην χρήση Eνδοδικτύων(intranets) και Eξωδικτύων(extranets). Είναι τεχνολογικά περιβάλλοντα 35

36 και όχι εφαρμογές όπως τα παραπάνω, ωστόσο αποτελούν ένα από τα εργαλεία που χρησιμοποιούν οι επιχειρήσεις για να πετύχουν ολοκλήρωση μεταξύ των μελών της εφοδιαστικής αλυσίδας Ολοκλήρωση της εφοδιαστικής αλυσίδας με την χρήση συστημάτων ERP Όπως αναφέρθηκε και στην προηγούμενη ενότητα, οι σύγχρονες απαιτήσεις της αγοράς ανάγκασαν τις επιχειρήσεις να διευρύνουν τις επιχειρηματικές τους δραστηριότητες πέρα από τα σύνορα τους, να στραφούν στο εξωτερικό περιβάλλον και να δημιουργήσουν στενές σχέσεις με τους συνεργάτες τους. Για να το πετύχουν αυτό οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν τις εφαρμογές διαχείρισης της εφοδιαστικής αλυσίδας που προαναφέραμε. Ωστόσο κάθε μια από τις παραπάνω εφαρμογές ενσωματώνει ένα συναφές σύνολο λειτουργιών. Για το λόγο αυτό η μεγαλύτερη πρόκληση που αντιμετωπίζουν οι επιχειρήσεις είναι να κάνουν όλα τα διαφορετικά συστήματα και τις λειτουργίες τους, να συνεργάζονται μεταξύ τους. Η απάντηση στην παραπάνω πρόκληση είναι τα επιχειρησιακά συστήματα διαχείρισης των πόρων (ERP) γιατί αποτελούν εφαρμογές που εκτείνονται σε περισσότερους τομείς και εστιάζουν στην εκτέλεση επιχειρησιακών διαδικασιών, τόσο εντός της επιχείρησης όσο και σε διαδικασίες που επεκτείνονται στο εξωτερικό επιχειρησιακό περιβάλλον(tarn et al 2002). Η ολοκλήρωση των επιχειρησιακών διαδικασιών της διαχείρισης της εφοδιαστικής αλυσίδας φαίνεται διαγραμματικά στην εικόνα(3.3) που ακολουθεί. 36

37 Πηγή: Φωλίνας κ.α.(2007) Εικόνα 3.3 Ενοποίηση των διεργασιών μιας εφοδιαστικής αλυσίδας με την χρήση ERP Το ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης επιχειρηματικών πόρων ERP, βρίσκεται στο κέντρο διότι ενοποιεί τα επιμέρους συστήματα που χρησιμοποιούνται στην διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας. 37

38 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4: ΛΟΓΙΣΜΙΚΑ ΑΝΟΙΧΤΟΥ ΚΩΔΙΚΑ ΓΙΑ ΤΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΗΣ ΕΦΟΔΙΑΣΤΙΚΗΣ ΑΛΥΣΙΔΑΣ 4.1 ΟΡΙΣΜΟΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ERP ΑΝΟΙΧΤΟΥ ΚΩΔΙΚΑ - OPEN SOURCE ERP SYSTEMS Οι επιχειρήσεις στην προσπάθεια τους να βρουν αποδοτικές λύσεις με μικρότερο κόστος, στρέφουν όλο και περισσότερο την προσοχή τους στα συστήματα λογισμικών ανοιχτού κώδικα. Η εμφάνιση των συστημάτων ανοιχτού κώδικα άλλαξε το τοπίο στον τομέα των λογισμικών, μετατρέποντας τα λογισμικά ανοιχτού κώδικα σε αναπόσπαστο κομμάτι της τεχνολογίας και της υποδομής των πληροφοριακών συστημάτων ERP. Η αναγνώριση της ποιότητας τους από επαγγελματίες της τεχνολογίας, καθώς και η μαζική αποδοχή τους, έχει φέρει τα πληροφοριακά συστήματα ERP ανοιχτού κώδικα, στο επίκεντρο του ενδιαφέροντος. Τα open source ERP δεν είναι τίποτα άλλο από ένα λογισμικό ERP που μπορεί να χρησιμοποιηθεί, να αντιγραφεί και να αναπαραχθεί χωρίς την καταβολή των τελών αδείας (A.P.Dash 2010). Είναι γεγονός ότι από την στιγμή της εμφάνισής τους κερδίζουν όλο και περισσότερο την αποδοχή τόσο των επιχειρήσεων όσο και των ειδικών τις τεχνολογίας. Οι λόγοι που έχουν κάνει τα λογισμικά open source ERP ιδιαίτερα δημοφιλή είναι πολλοί, με βασικότερους αυτόν της μείωσης του άμεσου κόστους και της εύκολης προσαρμογής τους στις ανάγκες της εκάστοτε επιχείρησης. Τα open source ΕRP λοιπόν εμφανίζονται ως την εναλλακτική λύση για τις επιχειρήσεις που δεν έχουν την δυνατότητα να επενδύσουν στην εγκατάσταση ενός παραδοσιακού ιδιόκτητου λογισμικού. Αυτή η έκρηξη ενδιαφέροντος που παρατηρείται τα τελευταία χρόνια γύρω από τα open source ERP, οδήγησε πολλούς ερευνητές στην προσπάθεια να μελετήσουν την αποδοτικότητά τους και να τα αξιολογήσουν. Ωστόσο οι ερευνητές δηλώνουν ότι η αξιολόγηση των συστημάτων αυτών είναι δύσκολο έργο, διότι σε αντίθεση με τα ιδιόκτητα λογισμικά,δεν υπάρχουν μέθοδοι, εργαλεία ή sites που να προσφέρουν μια εξειδικευμένη μορφή για την αξιολόγηση και την σύγκριση τους. Όταν το λογισμικό δεν έχει τιμή και συμβόλαιο αγοράς και δεν υπάρχει αγοραπωλησία μεταξύ αγοραστών και των πωλητών, τότε είναι δύσκολο να εκτιμηθεί ο αντίκτυπός 38

39 του( Carvalho 2006). Μια προτεινόμενη μέθοδος για την εκτίμηση τους είναι και η μέτρηση του αριθμού των downloads( κατεβάσματα) των πιο δημοφιλή open source ERP από το μεγαλύτερο και πιο διαδεδομένο κανάλι διανομής, το sourceforge.net, όπου φιλοξενούνται δωρεάν έργα ανοιχτού κώδικα. Σύμφωνα με ερεύνα που πραγματοποιήθηκε (Johansson & Sudzina 2009) για διάρκεια πέντε ετών, έδειξε ότι στο τέλος του 2007 υπήρχαν 336 έργα ανοιχτού κώδικα ERP, στις αρχές του 2008 προστέθηκαν 56 νέα έργα και στην τελευταία αναζήτηση του 2012 είχαν καταχωρηθεί 169 καινούρια έργα. Αν και οι μετρήσεις αυτές δεν μπορούν να θεωρηθούν ως το καταλληλότερο μέτρο για την εκτίμηση της αποτελεσματικότητας και της χρησιμότητας των open source ERP, αποτελούν ωστόσο σίγουρα μια ένδειξη για το πόσο γρήγορα κερδίζουν έδαφος. 4.2 ΒΑΣΙΚΟΤΕΡΟΙ ΛΟΓΟΙ ΧΡΗΣΗΣ OPEN SOURCE ERP Είναι δεδομένο ότι η εφαρμογή ενός ERP είτε πρόκειται για ιδιόκτητο λογισμικό είτε για λογισμικό ανοιχτού κώδικα αποτελεί μια αρκετά χρονοβόρα και πολύπλοκη διαδικασία. Για τον λόγο αυτό οι επιχειρήσεις αναζητούν επιχειρηματικές λύσεις που να συνεπάγονται λιγότερο δαπανηρές και τραυματικές διαδικασίες. Τα open source ERP αποτελούν τέτοιου είδους υποψήφιες λύσεις, συγκεντρώνοντας το ενδιαφέρον της αγοράς. Η επιλογή λογισμικού ανοιχτού κώδικα γίνεται όλο και περισσότερο αποδεκτή από την γενική αγορά λόγω του μικρότερου κόστους που συνεπάγεται και λόγω της γενικής αντίληψης ότι τα open source ERP προσφέρουν πολλές δυνατότητες παραμετροποίησης. Οι σημαντικότεροι λόγοι που διαφοροποιούν τα open source ERP από τα ιδιόκτητα λογισμικά και τα κάνουν ιδιαίτερα δημοφιλή είναι: Κόστος λογισμικού: Τα open source ERP συνήθως δεν έχουν κανένα κόστος για την απόκτηση τους και δεν απαιτούν ακριβό εξοπλισμό για την εφαρμογή τους. Η εγκατάσταση τους μπορεί να γίνει χωρίς επιπρόσθετες δαπάνες αν η επιχείρηση ή ο οργανισμός διαθέτει έστω και έναν υπάλληλο με καλό υπόβαθρο στην επιστήμη της πληροφορικής. Η ευελιξία τους είναι ένα από τα πλεονεκτήματα τους, αφού μπορούν να τρέξουν σε ιδιόκτητα 39

40 (Windows, MAC OS X) ή ανοιχτού κώδικα(linux) λειτουργικά συστήματα. Το κομμάτι του κόστους είναι ιδιαίτερα σημαντικό για τους μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς, για τα πανεπιστήμια ή και για τις επιχειρήσεις που δεν μπορούν να αποκτήσουν ένα ιδιόκτητο λογισμικό. Παραμετροποίηση: Η παραμετροποίηση είναι η σημαντικότερη πρόκληση που έχουν να αντιμετωπίσουν οι επιχειρήσεις κατά την εφαρμογή ενός πληροφοριακού συστήματος ERP. Αφορά την συσχέτιση του λογισμικού με τις δραστηριότητες της επιχείρησης. Η κατάλληλη παραμετροποίηση του λογισμικού σύμφωνα με τις λειτουργίες και τις ανάγκες τις επιχείρησης θα κρίνει την λειτουργικότητα και την επιτυχημένη εφαρμογή του. Με άλλα λόγια, η σωστή παραμετροποίηση σημαίνει λιγότερα λάθη στο μέλλον. Το μεγάλο πλεονέκτημα των open source ERP είναι η διαθεσιμότητα του πηγαίου κώδικα η οποία δίνει απεριόριστες δυνατότητες παραμετροποίησης. Σε αυτό βοηθάει ιδιαίτερα και το γεγονός ότι τα λογισμικά ανοιχτού κώδικα είναι συνήθως γραμμένα με τις πιο διαδεδομένες γλώσσες προγραμματισμού, διευκολύνοντας έτσι ακόμα περισσότερο την παραμετροποίηση τους. Ευέλικτοι μηχανισμοί αδειοδότησης: Οι μηχανισμοί αδειοδότησης των έργων ανοιχτού κώδικα είναι πιο ευέλικτοι από τις εμπορικές άδειες. Τα παραδοσιακά ιδιόκτητα μοντέλα αδειών χρήσης λογισμικού, είναι ιδιαίτερα συντηρητικά, διότι δεν επιτρέπουν στις επιχειρήσεις να πραγματοποιούν αλλαγές στα λογισμικά έτσι ώστε αυτά να προσαρμόζονται στις συνεχώς μεταβαλλόμενες ανάγκες τους. Οι εμπορικές άδειες λογισμικού, ορίζουν ότι το λογισμικό δεν ανήκει στον αγοραστή αλλά μπορεί να το χρησιμοποιήσει κάτω από πολύ συγκεκριμένες συνθήκες. Αντίθετα σε όλες τις περιπτώσεις αδειών ανοιχτού κώδικα, δίνεται η δυνατότητα αντιγραφής, διανομής ή και τροποποίησης του συστήματος με οποιοδήποτε τρόπο. Η ευελιξία που δίνουν οι άδειες ανοιχτού κώδικα, χαρίζουν ανταγωνιστικό πλεονέκτημα στις επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν λογισμικά ανοιχτού κώδικα, γιατί μπορούν να προσαρμόζουν το λογισμικό τους σύμφωνα με τις απαιτήσεις και τις ανάγκες της επιχείρησης. Οι επιχειρήσεις μπορούν να προσθέσουν 40

41 ενότητες ή να επεξεργαστούν υπάρχουσες αφού οι άδειες ανοιχτού κώδικα τους δίνουν το δικαίωμα να επεξεργαστούν και να μεταποιήσουν τον πηγαίο κώδικα. 4.3 ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ ΤΩΝ OPEN SOURCE ERP Οι λόγοι που αναφέρθηκαν παραπάνω είναι αρκετά σημαντικοί για να κάνουν τα open source ERP αρκετά ελκυστικά στις επιχειρήσεις, ωστόσο η χρήση των συστημάτων αυτών προσφέρει πολύ περισσότερα πλεονεκτήματα. Πολλές επιχειρήσεις δηλώνουν επιφυλακτικές απέναντι στην αξιοπιστία και την ασφάλεια των λογισμικών ανοιχτού κώδικα για τυχόν λάθη στον προγραμματισμό τους, που μπορούν να βλάψουν την λειτουργία των επιχειρήσεων. Η εμφάνιση ελαττωμάτων, η διαρροή δεδομένων και γενικότερα η λανθασμένη λειτουργία του συστήματος είναι δυνατόν να προκύψει και από την επίθεση ιών στο σύστημα, φαινόμενο που δεν είναι καθόλου σπάνιο στην διαδικτυακά συνδεδεμένη σημερινή κοινωνία. Ωστόσο μελέτες έχουν δείξει ότι η ίδια η φύση της ανάπτυξης του λογισμικού ανοικτού κώδικα μπορεί να κάνει το λογισμικό πιο αξιόπιστο και ασφαλές και αυτό γιατί το λογισμικό ανοιχτού κώδικα, εξ ορισμού, έχει αναπτυχθεί από μια ομάδα-κοινότητα προγραμματιστών. Αυτό πρακτικά σημαίνει ότι περισσότεροι άνθρωποι μπορούν να δουν και να εντοπίσουν γρηγορότερα και ευκολότερα τυχόν ατέλειες ή δυσλειτουργίες που μπορούν να υπάρξουν. Όπως αναφέρει και ο νόμος του Linus Torvalds δημιουργού του λογισμικού Linux, «given enough eyeballs, all bugs are shallow», που σε μια πιο ελεύθερη μετάφραση σημαίνει ότι αν ένας μεγάλος αριθμός προγραμματιστών ελέγχει τα λογισμικά τότε η γρήγορη επιδιόρθωση τους είναι δεδομένη(ruben et al 2006). Η ευκολία αυτή στον εντοπισμό και στην διόρθωση των λαθών αποτελεί προτέρημα έναντι των ιδιόκτητων λογισμικών, αν λάβουμε υπόψη μας, ότι στην περίπτωση του ιδιοκτησιακού λογισμικού όταν ένα σφάλμα εντοπίζεται οι μόνοι άνθρωποι που μπορούν να το διορθώσουν είναι μόνο οι δημιουργοί του, καθώς μόνο αυτοί έχουν πρόσβαση στον πηγαίο κώδικα. Η ποιότητα και η τεχνική υπεροχή των Open Source ERP συστημάτων δεν είναι κάτι που μπορεί να αμφισβητηθεί εύκολα. Είναι γενικά παραδεκτό ότι η συνεργασία του 41

42 μεγάλου αριθμού των προγραμματιστών της παγκόσμιας κοινότητας ανοιχτού κώδικα και οι ελευθερίες που τους δίνονται στην επεξεργασία των λογισμικών που αναπτύσσουν, οδηγούν σε καινοτομίες, νέα χαρακτηριστικά και βελτιώσεις(pearson 2002). Επιπλέον, η συνεργασία των προγραμματιστών με τους χρήστες των λογισμικών, καθώς και η συλλογή τόσο των θετικών όσο και των αρνητικών εμπειριών τους από την χρήση των λογισμικών, συμβάλουν στην ανάπτυξη προγραμμάτων που γνωρίζουν πολύ καλά τις ανάγκες της αγοράς. Ένα επίσης πολύ σημαντικό πλεονέκτημα των Open Source ERP συστημάτων είναι ότι επιτρέπουν την δοκιμή τους χωρίς να υπάρχει κάποια δέσμευση. Αν δηλαδή μια επιχείρηση σκέφτεται να κάνει χρήση κάποιου Open Source ERP συστήματος μπορεί πολύ εύκολα να το δοκιμάσει πρώτα χωρίς να της κοστίσει τίποτα. Αλλά και μετά την εγκατάσταση του συστήματος ERP, η στήριξη που παρέχεται από την κοινότητα είναι σημαντική και δεν απαιτεί την δαπάνη χρημάτων. Η online υποστήριξη της κοινότητας, οι ομάδες συζήτησης στα forums και newsgroup, καθώς και οι ιστότοποι (wikis) παροχής πληροφοριών, μπορούν να βοηθήσουν σημαντικά τους χρήστες για διάφορα θέματα που μπορούν να προκύψουν πριν ή και μετά την εγκατάσταση. Αν και σημαντική, αυτή η μορφή υποστήριξης πολλές φορές δεν είναι αρκετή, γι αυτό τα περισσότερα λογισμικά σχετίζονται με επιχειρήσεις που παρέχουν υποστήριξη επί πληρωμή, όπως ακριβώς γίνεται και στο εμπορικό λογισμικό. 4.4 ΚΙΝΔΥΝΟΙ ΚΑΙ ΜΕΙΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ ΤΩΝ OPEN SOURCE ERP Εκτός βέβαια από τα πλεονεκτήματα που προσφέρει η χρήση των open source ERP, υπάρχουν και κάποια μειονεκτήματα που εντοπίζονται κυρίως στην υποστήριξη, στις ενημερώσεις και την συντήρηση του λογισμικού. Υποστήριξη: Ένα βασικό μειονέκτημα είναι το γεγονός ότι οι εταιρείες που χρησιμοποιούν Open Source ERP λογισμικά δεν είναι σε θέση να επωφεληθούν από τις υπηρεσίες που προσφέρονται από τον πωλητή, όπως θα συνέβαινε στη περίπτωση ενός ιδιόκτητου λογισμικού. Τα λογισμικά Open Source ERP είναι ως επί το πλείστον δωρεάν, κάτι που δεν ισχύει όμως και για την υποστήριξη τους. Οι επιχειρήσεις είτε διαθέτουν εξειδικευμένα 42

43 τμήματα τεχνολογίας είτε όχι, θα πρέπει να λάβουν σοβαρά υπόψη τους ότι σε περίπτωση κάποιου λάθους που δεν μπορεί να λυθεί από την ίδια την επιχείρηση, θα πρέπει να απευθυνθούν σε εξωτερικές πηγές. Αυτή η εξάρτηση από εξωτερικές πηγές για την υποστήριξη του συστήματος μπορεί να είναι εξαιρετικά δαπανηρή. Ενημερώσεις/Αναβαθμίσεις: Όπως συμβαίνει με τα περισσότερα λογισμικά Open Source ERP, βρίσκονται συνεχώς υπό ανάπτυξη και δέχονται συνεχώς αναβαθμίσεις και ενημερώσεις για να διορθωθούν κάποια προβλήματα ή για να ενισχυθεί η λειτουργικότητα τους. Οι ενημερώσεις αυτές μπορεί να απαιτούν πρόσθετες δοκιμές από την πλευρά της επιχείρησης, για να εξασφαλίσει ότι η ενημέρωση ή διόρθωση δεν προκαλεί οποιαδήποτε προβλήματα στην λειτουργικότητα του εγκατεστημένου λογισμικού. Σε περίπτωση που η επιχείρηση δεν μπορεί να πραγματοποιήσει τις δοκιμές αυτές, μπορεί να υπάρξουν σοβαρά προβλήματα δυσλειτουργίας στο σύστημα με αποτέλεσμα να απαιτείται για μια ακόμα φορά βοήθεια από εξωτερικές πηγές. Συντήρηση: Δεν είναι λίγες οι περιπτώσεις επιχειρήσεων που προχωρούν σε παραμετροποίηση του λογισμικού με σκοπό την αποτελεσματικότερη ενσωμάτωση του στις λειτουργίες της επιχείρησης. Οι αλλαγές που πραγματοποιούνται στον πηγαίο κώδικα ενός συστήματος Open Source ERP, μπορεί να έχουν ως αποτέλεσμα μεγάλες διακοπές ή να κολλάει το σύστημα, κάνοντας την συντήρηση του ακόμα δυσκολότερη. Εάν έχουν γίνει σημαντικές τροποποιήσεις από το τμήμα τεχνολογίας της επιχείρησης, τότε η συντήρηση και η υποστήριξη του είναι δυνατή αποκλειστικά από το τμήμα τεχνολογίας της εκάστοτε επιχείρησης, μετατρέποντας την βοήθεια από εξωτερικές πηγές έως και αδύνατη. Όπως αντιλαμβανόμαστε από τα παραπάνω, τα συστήματα Open source ERP αποτελούν μια λύση που κρύβει αρκετούς κινδύνους για τις επιχειρήσεις. Για το λόγο αυτό κρίνεται απαραίτητο για τους οργανισμούς πριν προβούν στην υιοθέτηση μιας τέτοιας λύση να εξετάσουν τους παραπάνω κινδύνους. 43

44 4.5 ΔΗΜΟΦΙΛΗ ΛΟΓΙΣΜΙΚΑ OPEN SOURCE ERP ΓΙΑ ΤΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΗΣ ΕΦΟΔΙΑΣΤΙΚΗΣ ΑΛΥΣΙΔΑΣ Υπάρχουν διάφοροι τύποι λογισμικών ERP ανοιχτού κώδικα που μπορούν να συμβάλουν στη διευκόλυνση και βελτιστοποίηση των πολύπλοκων διεργασιών των σύγχρονων επιχειρήσεων. Στην προσπάθεια αναζήτησης εφαρμογών ERP ανοιχτού κώδικα, ερχόμαστε αντιμέτωποι με έναν μεγάλο αριθμό λογισμικών που υπάρχουν σήμερα στην αγορά. Ορισμένοι από τους πιο γνωστούς διαδικτυακούς τόπους που παρέχουν υποστήριξη και υπηρεσίες μεταφόρτωσης και φιλοξενούν πλήθος έργων είναι οι sourceforge.net, savannah.gnu.org και Επειδή οι περισσότεροι διαδικτυακοί τόποι βασίζονται σε έργα που προέρχονται από το από το κανάλι διανομής λογισμικών ανοιχτού κώδικα sourceforge.net, εξετάστηκαν επιλογές λογισμικών ERP μέσα από το sourceforge και παρακάτω δίνονται ορισμένες προτάσεις λογισμικών που μπορούν να καλύψουν τις ανάγκες μιας επιχείρησης για την διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας της. Αρχικά παρουσιάζεται μια σύντομη περιγραφή των βασικών χαρακτηριστικών τους και στην συνέχεια γίνεται μια προσπάθεια σύγκρισης των δυνατοτήτων τους ώστε να προκύψουν τα δυνατά και τα αδύναμα σημεία τους. Η συγκριτική ανάλυση που θα ακολουθήσει στηρίζεται στα χαρακτηριστικά των λογισμικών όπως αυτά παρουσιάζονται στις επίσημες σελίδες διανομής τους, σε δοκιμαστικές εφαρμογές και σε παλαιότερες συγκριτικές μελέτες όπως αυτή του Ινστιτούτου του Fraunhofer IPA και Johansson & Sudzina(2009). 44

45 4.5.1 Open ERP ( Το OpenERP είναι ένα πλήρες πακέτο Επιχειρησιακών Πόρων( ERP), Διαχείρισης Πελατειακών σχέσεων(crm), Διαχείρισης Εφοδιαστικής Αλυσίδας(SCM), εμπορικής και οικονομικής διαχείρισης για μικρές, μεσαίες ή και μεγάλες επιχειρήσεις. Ξεκίνησε από την Βελγική Tiny (τώρα OpenERP.com), πάντα με ανοιχτό κώδικα, και μετονομάστηκε σε OpenERP. Βασικά χαρακτηριστικά του Open ERP: Modular Application: Βασίζεται σε ενότητες που μπορούν να χρησιμοποιηθούν ανάλογα με τις ανάγκες της επιχείρησης. Λειτουργίες που καλύπτει: Διαχείριση πελατειακών σχέσεων, Υπηρεσίες υποστήριξης μετά την αγορά, Ανθρώπινο δυναμικό, Λογιστική, Διαχείριση Έργων, Παραγωγή, Διαχείριση εφοδιαστικής αλυσίδας, Διαχείριση πωλήσεων, Διαχείριση πελατειακών σχέσεων. Έτος εμφάνισης: 2005 Εισαγωγή δεδομένων: αρχεία CSV, XLS Εξαγωγή δεδομένων: αρχεία CSV, XLS Multi-platform: Πρόκειται για πλατφόρμα που υποστηρίζεται από τα λειτουργικά συστήματα Linux, Mac OS X, Windows. Διαθέτει τοπικές κοινότητες σε πάνω από 20 χώρες συμπεριλαμβανομένης και της Ελλάδας. Αρχιτεκτονική client-server, με βάση δεδομένων Γραμμένο σε Python, XML, SQL. Άδεια χρήσης: GPL Βάση δεδομένων Postgres. 45

46 4.5.2 OpenBravo( Το Openbravo αποτελεί ERP σύστημα ανοικτού λογισμικού που έχει σχεδιαστεί ειδικά για τις Μικρές και Μεσαίες Επιχειρήσεις-MME. Το πρόγραμμα διατίθεται σε δωρεάν έκδοση καλύπτοντας το μεγαλύτερο ποσοστό των επιχειρησιακών αναγκών των χρηστών του. Ωστόσο, για όποιον ενδιαφέρεται να επεκτείνει τις δυνατότητες του προγράμματος, μπορεί να προβεί στην αγορά επιπρόσθετων λειτουργικών εργαλείων διαχείρισης του συστήματος εξασφαλίζοντας την αποδοτικότερη και αποτελεσματικότερη χρήση του προγράμματος. Βασικά χαρακτηριστικά: Web based application: Αναπτύσσεται σε διαδικτυακό περιβάλλον. Λειτουργίες που καλύπτει: Διοίκηση Προμηθειών, Διαχείριση Αποθήκης, Διαχείριση Προϊόντων και Υπηρεσιών, Διαχείριση Παραγωγής, Χρηματοοικονομική Διαχείριση, Επιχειρηματική Ευφυΐα. Έτος εμφάνισης: 2001 Εισαγωγή δεδομένων: αρχεία CSV Εξαγωγή δεδομένων: αρχεία CSV, PDF, EXCEL Multi-platform: Η εφαρμογή είναι διαθέσιμη για Windows, Linux, Unix, Solaris και FreeBSD. Γλώσσα προγραμματισμού: Java. Άδεια χρήσης: Openbravo Public License, η οποία στηρίζεται στην άδεια Mozilla Public License Βάση δεδομένων: Postgres, Oracle 46

47 4.5.3 Apache of Business ( Το Open For Business (OFBiz) είναι μια σουίτα επιχειρηματικών εφαρμογών Επιχειρησιακών Πόρων( ERP),Διαχείρισης Πελατειακών σχέσεων(crm), Διαχείρισης Εφοδιαστικής Αλυσίδας(SCM), που ενσωματώνει και αυτοματοποιεί τις επιχειρηματικές διαδικασίες. Απευθύνεται στις επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνται κυρίως στο ηλεκτρονικό εμπόριο παρέχοντας εύκολα προσαρμόσιμα στοιχεία όπως διαχείριση αποθήκης, λογιστικό σχέδιο και διαχείριση προϊόντων. Το σύστημα υποστηρίζει πολλαπλά νομίσματα και γλώσσες. Βασικά χαρακτηριστικά: Λειτουργίες που υποστηρίζει: Λογιστική, Διαχείριση Προϊόντων, Διαχείριση Αποθήκης, Διαχείριση Παραγωγής, Ανθρώπινοι Πόροι, Διαχείριση Έργων, Διαχείριση πελατειακών σχέσεων, Ηλεκτρονικό εμπόριο κτλ. Έτος εμφάνισης: 2001 Εισαγωγή δεδομένων: αρχεία CSV, XML Εξαγωγή δεδομένων: αρχεία CSV, XML Cross-platform: Η εφαρμογή μπορεί να τρέξει σε διάφορα λειτουργικά συστήματα Linux, Mac OS X,Windows. Γλώσσα προγραμματισμού: Java Άδεια χρήσης: Apache License η οποία αναπτύχθηκε από το Apache Software Foundation (ASF) Βάση δεδομένων: MySQL, Postgres 47

48 4.5.4 Compiere( Το Compire είναι μια ολοκληρωμένη εφαρμογή Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων (ERP)-Διαχείρισης Πελατειακών σχέσεων(crm) για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις. Απευθύνεται στο χονδρικό και λιανικό εμπόριο, σε δίκτυα franchise και σε εταιρείες παροχής υπηρεσιών. Το compiere εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από την βάση δεδομένων της Oracle, για τον λόγο αυτό δεν μπορεί να χαρακτηριστεί ως ένα καθαρά ανοιχτού κώδικα προϊόν. Επιπλέον, για να χορηγηθούν στους χρήστες ορισμένες από τις υπηρεσίες του, θα πρέπει πρώτα να αγορασθεί το συμβόλαιο υποστήριξης. Αν και ιδιαίτερα δημοφιλές, έχει δεχθεί έντονες επικρίσεις από τα μέλη της κοινότητας για εμπορικά του κίνητρα. Βασικά χαρακτηριστικά: Το μεγαλύτερο τμήμα διατίθεται με άδεια GPL ωστόσο η απόκτηση ολόκληρου του συστήματος απαιτεί εμπορική άδεια. Παράλληλη λειτουργία σε πολλαπλές γλώσσες, νομίσματα και λογιστικά πρότυπα. Λειτουργίες που υποστηρίζει: Διπλογραφικό τήρησης των λογιστικών βιβλίων, Διαχείριση Εφοδιαστικής αλυσίδας, Διαχείριση Αποθήκης, Διαχείριση πελατειακών σχέσεων, Ηλεκτρονόμο εμπόριο. Έτος εμφάνισης: 1999 Εισαγωγή δεδομένων: αρχεία CSV, XML Εξαγωγή δεδομένων: αρχεία CSV, XML, XTML, DOC, PDF,PS, TXT Διαθέτει τοπικές κοινότητες σε πάνω από 24 χώρες. Αρχιτεκτονική δύο ή τριών επιπέδων (2-tier ή 3-tier) Multi-platform: Υποστηρίζεται από Windows, Linux/Unix, Mac OS X. Γλώσσα προγραμματισμού: Java Άδεια χρήσης: GPL ή εμπορική Βάση δεδομένων: Oracle, Sybase (beta), postgres, MySQL 48

49 4.5.5 Opentaps( Το Opentaps είναι μια πλήρως ολοκληρωμένη σουίτα εφαρμογών ανοιχτού κώδικα για την διαχείριση των επιχειρηματικών διεργασιών. Αρχικά η ανάπτυξη του περιορίστηκε στο Ηλεκτρονικό Εμπόριο άλλα γρήγορα εξελίχθηκε σε ένα γενικό πλαίσιο και απέκτησε τα χαρακτηριστικά ενός ολοκληρωμένου ERP. Απευθύνεται σε λιανοπωλητές, παραγωγούς και διανομείς( μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις). Βασικά χαρακτηριστικά: Δεν διατίθενται εθνικά λογιστικά πρότυπα. Η ενότητα γενικού καθολικού της λογιστικής μπορεί να αποκτηθεί με εμπορική άδεια. Λειτουργίες που καλύπτει: Ηλεκτρονικό Εμπόριο, Καταχώρηση Παραγγελιών, Διαχείριση της Αποθήκης, Διαχείριση Παραγωγής, Διαχείριση Πελατειακών Σχέσεων, Μάρκετινγκ. Έτος εμφάνισης 2006 Εισαγωγή δεδομένων: αρχεία CSV Εξαγωγή δεδομένων: αρχεία CSV Διαθέσιμο σε 39 γλώσσες. Αναπτύχθηκε από εταιρεία Multi-platform: Υποστηρίζεται από Windows, Linux/Unix, Mac OS X. Άδεια Χρήσης: MIT Public License, οι ενότητες της Λογιστικής και της Διαχείρισης Πελατειακών Σχέσεων(CRM) διατίθενται είτε με την ελεύθερη άδεια General Public License είτε με εμπορική άδεια(dual licensed). Γλώσσα Προγραμματισμού: Java, Scripting (Beanshell, XML-Minilang). Βάση δεδομένων: o Ανοιχτού Κώδικα(MySQL, MaxDB, PostgreSQL), o Εμπορική(Oracle, DB2, Microsoft SQL). 49

50 4.5.6 Postbooks( Η εφαρμογή Postbooks διαθέτει τα χαρακτηριστικά ενός ολοκληρωμένου συστήματος Διαχείρισης Επιχειρησιακών πόρων(erp) και Διαχείρισης Πελατειακών σχέσεων(crm). To Postbooks είναι ένα έργο ανοιχτού κώδικα αλλά βασίζεται στην εμπορική άδεια χρήσης του συστήματος ERP xtuple που δημιουργήθηκε από την xtuple, μία ιδιωτική εταιρεία λογισμικού με έδρα το Norfolk της Βιρτζίνια. Απευθύνεται σε μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις με ή χωρίς μεταποιητική δραστηριότητα. Τέλος το όνομα του παραπέμπει στον τομέα της λογιστικής(posting accounts) και στην βάση δεδομένων που χρησιμοποιεί(postgres). Βασικά χαρακτηριστικά: Αρχιτεκτονική δύο επιπέδων( 2-tier), ο client συνδέεται απ ευθείας με την βάση δεδομένων. Λειτουργίες που υποστηρίζει: Λογιστική, Πωλήσεις, Διαχείριση Πελατειακών Σχέσεων, Οργάνωση Παραγωγής, Διαχείριση Αποθήκης και Αποθεμάτων, Οργάνωση Διανομής και Μεταφορών. Έτος εμφάνισης : 2007 Cross-platform: Windows, Linux, Mac OS X. Άδεια χρήσης: CPAL(Common Public Attribution Lisence), βασίζεται στην Mozilla Public License. Βάση Δεδομένων: Postgres. 50

51 4.5.7 Adempiere( Είναι εφαρμογή ανοιχτού κώδικα που συνδυάζει λειτουργικότητες Σχεδιασμού Επιχειρησιακών Πόρων(ERP), Διαχείρισης Πελατειακών Σχέσεων(CRM) και Διαχείρισης Εφοδιαστικής Αλυσίδας(SCM). Το Αdempiere είναι μια εξελιγμένη μορφή του Compiere και είναι σχεδιασμένο για να ανταποκρίνεται στις ανάγκες μικρών και μεγάλων επιχειρήσεων. Η ανοιχτή αρχιτεκτονική του, δίνει την δυνατότητα να προστεθούν νέες λειτουργικότητες και επεκτάσεις με σκοπό την εξυπηρέτηση των επιχειρησιακών αναγκών. Τέλος μπορεί να εξυπηρετήσει επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνται σε παγκόσμια αγορά και βρίσκονται σε διαφορετικές γεωγραφικές περιοχές γιατί διαθέτει ενσωματωμένη την δυνατότητα παράλληλης λειτουργίας σε πολλαπλές γλώσσες, νομίσματα και λογιστικά πρότυπα. Βασικά χαρακτηριστικά: Έτος εμφάνισης: % Ανοιχτού κώδικα (όλες οι ενότητες). Λειτουργίες που καλύπτει: Διαχείριση Προμηθειών, Παραγωγής, Πωλήσεων, Οικονομική Διαχείριση, Διαχείριση Έργων, Χρηματοοικονομική και Λογιστική, Αναφορές, Διαχείριση Πελατειακών Σχέσεων Εισαγωγή δεδομένων: Αρχεία EDI, CSV Εξαγωγή δεδομένων: Αρχεία CSV, HTML, XML, PDF, EDI, ΧPS Αρχιτεκτονική τριών επιπέδων(3-tier). Διαθέτει παραθυρικό περιβάλλον( ταυτόχρονη εργασία πολλών εφαρμογών που εμφανίζονται σε διαφορετικό παράθυρο. Άδεια χρήσης: General Public License(GPL) Διαθέσιμη για Windows, Linux, Solaris, MacOs. Γλώσσα προγραμματισμού:java Βάση δεδομένων: Postgres, MySQL, Oracle(XE) 51

52 4.5.8 Dolibarr( Είναι λογισμικό ανοιχτού κώδικα που απευθύνεται σε μικρομεσαίες επιχειρήσεις, οργανισμούς και ελεύθερους επαγγελματίες. Η εφαρμογή εκτελείται μέσα από ένα πλοηγό διαδικτύου και μπορεί να χρησιμοποιηθεί όπου υπάρχει σύνδεση διαδικτύου. Το Dolibarr συμπεριλαμβάνει όλα τα χαρακτηριστικά μίας πλατφόρμας Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων(ERP)/Διαχείρισης Πελατειακών σχέσεων(crm), χωρίς όμως την λογιστική. Το χαρακτηριστικό του είναι η ευκολία στην χρήση και την εγκατάσταση. Βασικά χαρακτηριστικά: Δίνει την δυνατότητα ενεργοποίησης ή απενεργοποίησης των ενοτήτων ανάλογα με τις ανάγκες της επιχείρησης. Εμφανίζεται σε πάνω από 17 εκδόσεις, ανάμεσα τους και η Ελληνική. Λειτουργίες που υποστηρίζει: Διαχείριση Αποθεμάτων, Διαχείριση Έργου, Διαχείριση Πελατειακών Σχέσεων, Κατάλογος Προϊόντων και Υπηρεσιών, Διαχείριση Τραπεζικών Λογαριασμών και τιμολογίων. Χαρακτηριστικά που λείπουν: Λογιστική Παρακολούθηση, Διαχειρίζεται ένα νόμισμα ανά εγκατάσταση, Διαχειρίζεται μια εταιρεία ανά εγκατάσταση, Δεν διαθέτει διαχείριση ανθρώπινων πόρων. Άδεια χρήσης: General Public License Αυτόματη εγκατάσταση σε Windows και Mac. Ωστόσο μπορεί να εγκατασταθεί και σε Linux με μη αυτόματη εγκατάσταση. Γλώσσα προγραμματισμού: PHP Βάση δεδομένων: MySQL 52

53 4.6 ΣΥΓΚΡΙΣΗ ΛΟΓΙΣΜΙΚΩΝ ΑΝΟΙΧΤΟΥ ΚΩΔΙΚΑ Στην προηγούμενη ενότητα δόθηκαν τα χαρακτηριστικά οχτώ λογισμικών ανοιχτού κώδικα που θα μπορούσαν να χρησιμοποιηθούν για την διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας. Αξιολογώντας τα χαρακτηριστικά και τις δυνατότητες τους, απορρίφθηκαν τα πέντε από τα οχτώ γιατί θεωρήθηκε ότι ενώ αποτελούν ικανοποιητικές λύσεις για την διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας, είναι λιγότερο αποτελεσματικά από αυτά που παρέμειναν. Οι λόγοι που απορρίφτηκαν εστιάζουν στο γεγονός ότι ορισμένα από τα λογισμικά στερούνται σημαντικές ενότητες όπως για παράδειγμα το Dilibarr, το οποίο δεν διαθέτει ενότητα Λογιστικής ή απαιτούν εμπορική άδεια για την απόκτηση σημαντικών ενοτήτων όπως το Opentaps, του οποίου η ενότητα λογιστικής διανέμεται με εμπορική άδεια. Όλα τα λογισμικά που παρουσιάστηκαν παραπάνω είναι ανοιχτού κώδικα και διανέμονται δωρεάν, ωστόσο οι δωρεάν εκδόσεις καλύπτουν το μεγαλύτερο ποσοστό των επιχειρησιακών αναγκών αλλά όχι το σύνολο. Με άλλα λόγια για την αξιοποίηση του συνόλου των δυνατοτήτων του λογισμικού απαιτείται η απόκτηση ορισμένων τμημάτων με εμπορική άδεια. Τα Compiere, Openbravo και Opentaps αποτελούν τέτοιου είδους λογισμικά. Τα λογισμικά που παρουσιάστηκαν, έχουν παρόμοια τεχνολογικά και λειτουργικά χαρακτηριστικά με ελάχιστες διαφορές. Για παράδειγμα η αρχιτεκτονική δύο επιπέδων του λογισμικού Postbooks, δεν του επιτρέπει να διαθέτει διαδικτυακό περιβάλλον(webgui) πράγμα που αποτελεί βασικό μειονέκτημα του. Επιπλέον, λογισμικά όπως το Openbravo, παρά το γεγονός ότι θα μπορούσαν να αξιοποιηθούν για την διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας, απευθύνονται περισσότερο σε δραστηριότητες ηλεκτρονικού εμπορίου. Τέλος, να σημειωθεί ότι έγινε προσπάθεια επιλογής λογισμικών που αναπτύχθηκαν από τις κοινότητες ανοιχτού λογισμικού( δεν ισχύει για το Openerp) με απώτερο σκοπό το σύνολο των ενοτήτων τους να διανέμεται με ελεύθερη άδεια. Λαμβάνοντας υπόψη όλα τα παραπάνω, τα λογισμικά Adempiere, Openerp και Apache OFbiz θεωρήθηκαν τα πλέον κατάλληλα για την διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας. Η εικόνα που ακολουθεί δίνει διαγραμματικά την μεθοδολογία που ακολουθήθηκε για την επιλογή των λογισμικών. 53

54 Εικόνα 4.1 Μεθοδολογία επιλογής λογισμικών 4.6 ΚΡΙΤΗΡΙΑ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΤΩΝ ΛΟΓΙΣΜΙΚΩΝ Ακολούθως θα λάβει χώρα η συγκριτική ανάλυση των τριών λογισμικών Adempiere, Openerp και Apach OFbiz που για τους λόγους που προαναφέρθηκαν επικράτησαν των άλλων λογισμικών. Η συγκριτική ανάλυση θα βασιστεί τόσο στα χαρακτηριστικά τους όσο και σε ορισμένα κριτήρια που θα βοηθήσουν να κατανοήσουμε σε μεγαλύτερο βάθος τις διαφορές τους. Τα κριτήρια αξιολόγησης των λογισμικών επιλέχθηκαν λαμβάνοντας υπόψη παλαιότερες έρευνες όπως αυτές των Johansson & Sudzina(2009), Gupta et al(2004), Lerina & Tortorella(2013) και προσαρμόστηκαν στα Ελληνικά δεδομένα, με σκοπό να ανταποκρίνονται στις ανάγκες των σύγχρονων επιχειρήσεων και ειδικότερα στις ανάγκες των Ελληνικών επιχειρήσεων. 54

55 Κριτήρια: Μέγεθος της επιχείρησης: Κάθε λογισμικό έχει σχεδιαστεί με τρόπο ώστε να μπορεί να ανταποκριθεί στις ανάγκες συγκεκριμένων επιχειρήσεων. Τα λογισμικά απευθύνονται άλλοτε σε μικρές και άλλοτε σε μεγάλες επιχειρήσεις με ή και χωρίς μεταποιητική δραστηριότητα. Λειτουργικότητα: Αναφέρεται στην δυνατότητα ενός λογισμικού να μπορεί να καλύψει όλες τις λειτουργίες μιας επιχείρησης. Με άλλα λόγια, κάθε λογισμικό αποτελείται από ενότητες οι οποίες αντιστοιχούν σε λειτουργίες των επιχειρήσεων. Εκτός από κάποιες βασικές ενότητες, διαφορετικά λογισμικά διαθέτουν διαφορετικό συνδυασμό ενοτήτων. Για παράδειγμα η ενότητα Ηλεκτρονικού Εμπορίου(E-Commerce) δεν παρέχεται από όλα τα λογισμικά. Οι επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνται στο Ηλεκτρονικό Εμπόριο θα πρέπει να επιλέξουν ένα λογισμικό στο οποίο να είναι διαθέσιμη η ενότητα αυτή. Εύκολη αναβάθμιση: Οι αναβαθμίσεις είναι τα μέτα-δεδομένα(meta data) που θα προσαρμοστούν στο ήδη εγκατεστημένο λογισμικό είτε για να διορθωθούν κάποια λάθη(αντιμετώπιση ιών) είτε για να βελτιστοποιηθεί η λειτουργία του λογισμικού. Η ευκολία στην αναβάθμιση αναφέρεται τόσο στη διαθεσιμότητα των αναβαθμίσεων όσο και στην προσαρμογή τους χωρίς να απαιτούνται πολύπλοκες διαδικασίες και αλλαγές στο ήδη εγκατεστημένο λογισμικό. Ελληνική έκδοση: Συνήθως τα λογισμικά ERP υποστηρίζουν πολλές γλώσσες και πολλαπλά λογιστικά πρότυπα για να μπορούν να καλύψουν τις ανάγκες των επιχειρήσεων ανά τον κόσμο. Φιλικό στην χρήση: Η φιλικότητα προς τον χρήστη έχει σχέση με το σημείο επαφής του χρήστη με την εφαρμογή. Το γραφικό περιβάλλον διεπαφής (Graphical User Interface) θα πρέπει να είναι σχεδιασμένο με τρόπο ώστε να διευκολύνει τον χρήστη στις εργασίες που πραγματοποιεί. Για παράδειγμα οι συντομεύσεις πληκτρολογίου διευκολύνουν τους χρήστες για μια συνήθη εργασία. Το σημείο επαφής του χρήστη έχει άμεση σχέση με την αρχιτεκτονική του συστήματος. Στην αρχιτεκτονική 2 επιπέδων(2-tier) ο 55

56 χρήστης έρχεται άμεσα σε επαφή με την βάση δεδομένων, σε αντίθεση με την αρχιτεκτονική τριών επιπέδων(3tier) ο χρήστης έρχεται σε επαφή μόνο με το γραφικό περιβάλλον της εφαρμογής και είναι υπεύθυνος για την απλή εισαγωγή και επιβεβαίωση δεδομένων. Υποστήριξη: Η άμεση, αξιόπιστη και υπεύθυνη υποστήριξη της επιχείρησης που ξεκινά από την εγκατάσταση του λογισμικού και φτάνει μέχρι την εκπαίδευση των υπαλλήλων και την επίλυση τυχόν προβλημάτων που θα προκύψουν, είναι ένα πολύ σημαντικό κομμάτι που θα καθορίσει την επιτυχημένη ή αποτυχημένη εφαρμογή του λογισμικού. Η υποστήριξη μπορεί να παρέχεται online ή με επίσημους τοπικούς συνεργάτες. Οι επίσημοι συνεργάτες αποτελούν την καλύτερη επιλογή αλλά απαιτείται δαπάνη χρημάτων. Η online υποστήριξη περιλαμβάνει s, forums,wikis και παρέχεται συνήθως δωρεάν. Ωριμότητα του λογισμικού: Η ωριμότητα του λογισμικού έχει άμεση σχέση με την ποιότητα του. Η ωριμότητα ενός λογισμικού δηλώνει πόσο καλά έχει δοκιμαστεί και διορθωθεί. Ένα ώριμο λογισμικό που έχει δοκιμαστεί καλά, έχει παρουσιάσει όλα τα προβληματικά του σημεία και τα μειονεκτήματα του και έχει πλέον βελτιστοποιηθεί. Κοινότητα του λογισμικού: Αν και ο αριθμός μιας κοινότητας δεν μπορεί να μετρηθεί, παίζει πολύ σημαντικό ρόλο στην επικοινωνιακή δραστηριότητα. Σε μια κοινότητα με μεγάλη επικοινωνιακή δραστηριότητα ο αριθμός και η ποιότητα των μηνυμάτων που ανταλλάσσονται είναι μεγαλύτερος και πιο αξιόπιστος. Μέσα από τα μηνύματα και τα wikis που καταχωρούνται στις σελίδες, οι άμεσα ενδιαφερόμενοι μπορούν να βρουν ουσιαστικές απαντήσεις και λύσεις για διάφορα προβλήματα που μπορεί να προκύψουν. Ο πίνακας που ακολουθεί, αποτελεί την συγκριτική ανάλυση των τριών λογισμικών. Περιλαμβάνει συγκεντρωτικά τα ειδικότερα χαρακτηριστικά του καθενός και την ανταπόκριση τους ή όχι στα κριτήρια που τέθηκαν παραπάνω. 56

57 Μέγεθος της Επιχείρησης Πίνακας 4.1 Πίνακας σύγκρισης λογισμικών OpenERP Adempiere Apache of Business Μικρές Μικρές Μικρές Μεσαίες Μεσαίες Μεσαίες Μεγάλες Λειτουργικότητα ERP, SCM, CRM ERP, SCM, CRM ERP, SCM, CRM Εύκολη Αναβάθμιση Ελληνική Έκδοση Φιλικό προς τον Χρήστη Υποστήριξη Κοινότητα Αναπτύχθηκε από: Εύκολη αναβάθμιση, συγχρονισμός του νέου κώδικα με την υπάρχουσα βάση δεδομένων Διαθέσιμη (με αμοιβή), Ενσωματωμένο Ελληνικό Γενικό Λογιστικό Σχέδιο Απλό ευχάριστο γραφικό περιβάλλον με εικονίδια. Επίσημοι συνεργάτες, forums, διαθέσιμα βιβλία στην αγορά Ενεργή Ελληνική Κοινότητα OpenERP Επιχείρηση Openerp.com Αυτόματη αναβάθμιση με την εισαγωγή και εκτέλεση των αναβαθμισμένων αρχείων. Τα αναβαθμισμένα αρχεία είναι διαθέσιμα στο sourceforge.net ΟΧΙ (προς το παρόν) Έχουν μεταφραστεί ορισμένα μόνο αρχεία Εύκολο στη χρήση συνδυάζει χρώματα και σχήματα. Δίνει δυνατότητα επιλογής από μια μεγάλη γκάμα επιλογών για την προσαρμογή στις ανάγκες και την αισθητική κάθε χρήστη. Περιεκτικό wiki, forums, εγχειρίδιο, FAQ, HOW TO, διαθέσιμα βιβλία στην αγορά, Επίσημη στήριξη του adempiere στην Ελληνική αγορά από πάροχο υπηρεσιών (με μίσθωση) τηλεφωνική απομακρυσμένη, επί τόπου υποστήριξη Ενεργή Ελληνική Κοινότητα Adempiere Κοινότητα Απαιτεί προγραμματιστικές γνώσεις ΟΧΙ Αδύναμο γραφικό περιβάλλον (GUI) Wikis Forums Βιβλία support Δεν υπάρχει Ελληνική Κοινότητα Κοινότητα 57

58 Τεχνικά χαρακτηριστικά Λειτουργικό σύστημα Έτος εμφάνισης Ωριμότητα OpenERP Adempiere Apache of Business 3-tier 3-tier 3-tier WebGUI WebGUI WebGUI MobileUI Linux, Mac OS X, Windows, Linux, Linux, Mac OS X Windows 2005 Αρκετά ώριμο Solaris, MacOs 2006 Αρκετά ώριμο Windows 2001 Ώριμο 58

59 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5: ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ ARTEPLAST 5.1 ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ ARTEPLAST( Η εταιρεία με την επωνυμία «ΧΑΡΑΛΑΜΠΟΣ ΚΕΦΑΛΙΔΗΣ & ΣΙΑ Ο.Ε.» και τον διακριτό τίτλο «ARTEPLAST» ιδρύθηκε το 1983 και εδρεύει στη Βιομηχανική Περιοχή της Φλώρινας. Πρόκειται για μια μικρή επιχείρηση αφού ο αριθμός του προσωπικού της δεν ξεπερνάει τα εφτά άτομα. Η επιχείρηση ARTEPLAST έχει να επιδείξει μια παράδοση τριάντα χρόνων και άνω, στον κλάδο παραγωγής πλαστικών ειδών. Ο κατάλογος των προϊόντων της επιχείρησης περιλαμβάνει την κατασκευή πάσης φύσεως πλαστικών εξαρτημάτων όπως κτένες, πλαστικά υλικά συσκευασίας τροφίμων, πλαστικά εξαρτήματα για τις ηλεκτρικές συσκευές, ηλεκτρολογικό υλικό, εξαρτήματα ηλεκτρονικών υπολογιστών κ.α. Ωστόσο το μεγαλύτερο παραγωγικό τμήμα της, επικεντρώνεται στην κατασκευή δεματικών προϊόντων καλωδίων διαφόρων διαστάσεων και μεγεθών. Οι εγκαταστάσεις της επιχείρησης εκτείνονται σε μία έκταση οικοπέδου περίπου τ.μ.. Στο οικόπεδο αυτό περιλαμβάνεται κτίριο 640 τ.μ. όπου και είναι εγκατεστημένη η επιχείρηση και κτίριο με εμβαδόν 600 τ.μ. όπου αποτελεί τον κύριο χώρο αποθήκευσης των πρώτων υλών και τελικών προϊόντων. Βασικό χαρακτηριστικό της επιχείρησης είναι το γεγονός ότι επεξεργάζεται σημαντικό αριθμό διαφορετικών πρώτων υλών. Αυτή η μεγάλη γκάμα υλικών επεξεργασίας που χρησιμοποιούνται στην παραγωγική διαδικασία, έχει σαν αποτέλεσμα την αντίστοιχα μεγάλη ποικιλία προϊόντων από πλευράς σύστασης. Για το λόγο αυτό η παραγωγή δεν μπορεί να χαρακτηριστεί από συγκεκριμένα προϊόντα, αλλά από την παραγωγή κάθε πλαστικού αντικειμένου το οποίο μπορεί να αποτελεί αυτοτελές προϊόν για χρήση ή να αποτελεί πλαστικό εξάρτημα ενός άλλου προϊόντος. 59

60 Εικόνα 5.1 Καλλιτεχνική εφαρμογή των προϊόντων της Arteplast Η εταιρεία ARTEPLAST έχει δημιουργήσει ένα πολύ καλό πανελλαδικό δίκτυο πωλήσεων και πραγματοποιεί ένα σημαντικό κύκλο εργασιών. Πελάτες της αποτελούν ο Δημόσιος Τομέας, κατόπιν μειοδοτικών διαγωνισμών (κυρίως η Δ.Ε.Η.) και επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνται στους τομείς των μεταλλικών κατασκευών, της παραγωγής ηλεκτρικών, ηλεκτρολογικών και ηλεκτρονικών συσκευών. Τέλος, ένα πολύ μικρό μέρος των προϊόντων διατίθεται απ ευθείας σε μικροπωλητές. 5.2 ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ ΤΗΣ ΠΑΡΑΓΩΓΗΣ Η παραγωγή των προϊόντων γίνεται άλλοτε κατόπιν παραγγελίας και άλλοτε με σκοπό την δημιουργία αποθέματος. Το είδος του προϊόντος είναι αυτό που καθορίζει ποια από τις δύο στρατηγικές θα υιοθετηθεί. Όπως έχει ήδη ειπωθεί στην προηγούμενη ενότητα, η παραγωγή της ARTEPLAST δεν μπορεί να χαρακτηριστεί αποκλειστικά από συγκεκριμένα προϊόντα. Αντίθετα, περιλαμβάνει την παραγωγή κάθε πλαστικού αντικειμένου το οποίο μπορεί να αποτελεί αυτοτελές προϊόν για χρήση ή να αποτελεί πλαστικό εξάρτημα ενός άλλου προϊόντος, το μέγεθος και κάποια ιδιαίτερα χαρακτηριστικά του οποίου, διαφέρουν από πελάτη σε πελάτη. Στην περίπτωση που η παραγωγή συνεπάγεται ιδιαιτερότητες των προϊόντων για 60

61 να καλύψουν τις απαιτήσεις συγκεκριμένων πελατών, η επιχείρηση παράγει τα προϊόντα αυτά κατόπιν παραγγελίας. Παράδειγμα αυτής της κατηγορίας προϊόντων είναι τα πλαστικά εξαρτήματα ράουλων και τα υλικά συσκευασίας ξηρών καρπών, τα μεγέθη και ο συνδυασμός χρωμάτων των οποίων, δεν είναι προκαθορισμένος αλλά εξαρτάται από τις απαιτήσεις του εκάστοτε πελάτη. Τα προϊόντα αυτά παράγονται σύμφωνα με τα σχέδια και τις απαιτήσεις των πελατών. Η σωστή διαστασιολόγηση, ο χρωματισμός και οι διάφορες ιδιαιτερότητες που πρέπει να χαρακτηρίζουν τα παραγόμενα προϊόντα αυτού του είδους, περιλαμβάνονται στα δελτία παραγγελίας. Μετά την λήψη της παραγγελίας η οποία περιλαμβάνει το σχέδιο που έχει υποβάλει ο πελάτης βάση του οποίου γίνεται η παραγωγή, η επιχείρηση προχωράει σε μορφοποίηση της Α ύλης σε ειδικά καλούπια. Τα καλούπια αυτά έχουν τη δυνατότητα να προσαρμόζονται στη μηχανή παραγωγής που έχει επιλεγεί, με βάση τις δυνατότητες του μηχανήματος, το χρόνο παράδοσης, τις διαστάσεις του προϊόντος που πρόκειται να παραχθεί και τις απαιτήσεις του πελάτη όσον αφορά τον τελικό χρόνο παράδοσής του. Η δεύτερη περίπτωση, περιλαμβάνει την κατηγορία των προϊόντων που παράγονται χωρίς να έχει προηγηθεί παραγγελία και αποθηκεύονται με σκοπό να καλύψουν την μελλοντική ζήτηση. Η επιχείρηση ARTEPLAST δραστηριοποιείται στο χώρο παραγωγής πλαστικών ειδών για περισσότερα από τριάντα χρόνια καταφέρνοντας να δημιουργήσει ένα αρκετά μεγάλο δίκτυο πωλήσεων που αποτελείται από σταθερούς πελάτες. Χάρη στη μακροχρόνια αυτή σχέση με τους πελάτες της, η επιχείρηση είναι σε θέση να γνωρίζει τις συνήθεις ποσότητες και τις χρονικές περιόδους παραγγελίας. Τα προϊόντα αυτής της κατηγορίας όπως για παράδειγμα είναι τα δεματικά καλωδίων(cable ties) και οι χτένες, παράγονται σε συγκεκριμένες διαστάσεις και χρώματα. Έτσι οι πελάτες επιλέγουν από μια μεγάλη γκάμα τυποποιημένων προϊόντων. Οι ποσότητες παραγωγής των προϊόντων αυτής της κατηγορίας στηρίζονται στις αντίστοιχες ποσότητες παραγγελίας των πελατών σε προηγούμενες χρονικές περιόδους. Έτσι η επιχείρηση παράγει τα προϊόντα αυτά για αποθήκευση με σκοπό να ικανοποιήσει την ζήτηση που θα εκδηλωθεί στο άμεσο μέλλον. Θα πρέπει ωστόσο να τονιστεί ότι και στην περίπτωση αυτής της 61

62 κατηγορίας προϊόντων δίνεται η δυνατότητα στους πελάτες να παραγγείλουν τα προϊόντα σε διαφορετικό μέγεθος ή χρώμα από τα καθορισμένα. Η επιχείρηση διαχειρίζεται και προγραμματίζει σε εβδομαδιαία βάση την παραγωγή ώστε να εξασφαλίζει την κάλυψη των παραγγελιών, αναφορικά με τα είδη και τις ποσότητες των προϊόντων, στον απαιτούμενο χρόνο και με το ελάχιστο δυνατό απόθεμα. Με βάση τις υπάρχουσες ποσότητες των προϊόντων στην αποθήκη και τα αντίστοιχα επίπεδα ασφαλείας, αποφασίζεται από τον Υπεύθυνο Παραγωγής σε συνεργασία με τον Υπεύθυνο Αποθήκης και τον Υπεύθυνο Οικονομικών, το εβδομαδιαίο πρόγραμμα παραγωγής. Ανεξάρτητα από το είδος, η ARTEPLAST ομαδοποιεί τα προϊόντα της στις ακόλουθες κατηγορίες έτσι ώστε να γίνεται σωστός σχεδιασμός εκτέλεσης των παραγγελιών και κάλυψης των αναγκών αποθέματος: Προϊόντα βασικών πελατών και δημοσίου (Δ.Ε.Η), Προϊόντα πελατών μικρού οικονομικού αντικειμένου, Υλικά συσκευασίας. 5.3 ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΤΟΥ ΧΩΡΟΥ ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗΣ Η επιχείρηση ARTEPLAST διαθέτει ιδιόκτητη αποθήκη 600 τ.μ η οποία είναι εγκατεστημένη στο ίδιο οικόπεδο με το εργοστάσιο παραγωγής και αποτελεί τον κύριο χώρο αποθήκευσης των Α υλών και των έτοιμων προϊόντων. Όσον αφορά την χωροταξική οργάνωση της αποθήκης μπορούμε να πούμε ότι αποτελείται από τρείς κύριες ζώνες οι οποίες λαμβάνουν χώρα περιμετρικά της αποθήκης, ενώ στο κέντρο υπάρχει διάδρομος ώστε να είναι εφικτή η διέλευση των περονοφόρων οχημάτων. Η εικόνα που ακολουθεί δείχνει την κάτοψη της αποθήκης και απεικονίζει τις τρείς κύριες ζώνες. 62

63 Εικόνα 5.2 Κάτοψη της αποθήκης Στην ζώνη Α τοποθετούνται όλα τα έτοιμα προϊόντα τα οποία είναι συσκευασμένα κατάλληλα με τη χρήση χαρτοκιβωτίων και σακουλών. Τοποθετούνται πάντοτε πάνω σε παλέτες ή σε ερμάρια τα οποία είναι κατασκευασμένα στην εσωτερική επιφάνεια των τοίχων του αποθηκευτικού χώρου. Στα ερμάρια αυτά έχουν αναρτηθεί ειδικές ενημερωτικές ταμπέλες για τον τύπο και το είδος του προϊόντος που περιέχουν. Η ζώνη Γ αποτελεί τον χώρο συγκέντρωσης και παραλαβής των παραγγελιών. Χωροταξικά, τοποθετείται πολύ κοντά στην είσοδο/έξοδο των προϊόντων επιτρέποντας στα οχήματα να προσεγγίσουν τα προϊόντα πολύ κοντά, διευκολύνοντας με τον τρόπο αυτό την μετακίνηση τους κατά την φόρτωση και έχοντας σαν άμεση συνέπεια την μείωση του χρόνου που διαρκεί η διαδικασία της φόρτωσης. Ωστόσο εκτός από το χώρο συγκέντρωσης και παραλαβής στο εσωτερικό της αποθήκης, η επιχείρηση διαθέτει και άλλους ειδικά διαμορφωμένους χώρους παραλαβής εξωτερικά του εργοστασίου. Οι καιρικές συνθήκες δεν επηρεάζουν την ποιότητα των προϊόντων αφού το υλικό που είναι κατασκευασμένα είναι ιδιαίτερα ανθεκτικό. Η περίπτωση αυτή ισχύει βεβαία για άμεση φόρτωση και τα προϊόντα συσκευάζονται στις ειδικές σακούλες αντί για χαρτοκιβώτια. Στην ζώνη Β τοποθετούνται οι Α ύλες και οι συσκευασίες των προϊόντων. Ενώ τμήμα της, χρησιμοποιείται για τη φύλαξη των ελαττωματικών προϊόντων τα οποία στο μεγαλύτερο ποσοστό τους επαναχρησιμοποιούνται στην παραγωγή. Η αποθήκευση των Α υλών στο εσωτερικό της αποθήκης, αποτελεί συμπληρωματικό χώρο αποθήκευσης. Εντός του εργοστασίου παραγωγής υπάρχει ένας μικρότερος 63

64 χώρος αποθήκευσης στον οποίο επίσης τοποθετούνται οι Α ύλες που χρησιμοποιούνται συχνότερα. Τέλος η αποθήκη διαθέτει δύο εισόδους/εξόδους, την κύρια και την βοηθητική. Η δεύτερη εξυπηρετεί στις περιπτώσεις παράλληλης φορτοεκφόρτωσης. 5.4 ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ Η επιχείρηση διαχειρίζεται στις αποθήκες της περίπου κωδικούς μαζί με τις πρώτες ύλες που η ίδια χρησιμοποιεί στην παραγωγή. Ωστόσο δεν διατηρεί απόθεμα για όλους του κωδικούς. Όπως περιγράφηκε και στην ενότητα προγραμματισμού της παραγωγής, η ARTEPLAST παράγει κωδικούς που διαθέτουν ιδιαιτερότητες και απευθύνονται σε συγκεκριμένους πελάτες. Η παραγωγή τους ξεκινάει μετά την λήψη της παραγγελίας και δεν διατηρείται απόθεμα για τους κωδικούς αυτούς. Απόθεμα διατηρείται μόνο για τους κωδικούς που απευθύνονται στην πλειονότητα των πελατών όπως είναι τα δεματικά καλωδίων διαφόρων χρωμάτων και μεγεθών. Στόχος της επιχείρησης είναι η διατήρηση του αποθέματος σε χαμηλά επίπεδα. Ωστόσο για την αποφυγή καταστάσεων μη ικανοποίησης της ζήτησης έχουν ορισθεί επίπεδα ασφαλείας. Τα επίπεδα αποθέματος των προϊόντων όπως συμβαίνει και με τις πρώτες ύλες, παρακολουθούνται μηχανογραφικά από τον Υπεύθυνο Αποθήκης σε συνεργασία με τον Υπεύθυνο Προμηθειών. Προκειμένου όμως να ελαχιστοποιηθούν οι πιθανότητες λαθών, πραγματοποιούνται και φυσικές απογραφές. 5.5 ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ Βασικό χαρακτηριστικό της σημαντικό αριθμό διαφορετικών πρώτων υλών που είναι: ΠΟΛΥΟΥΡΑΙΘΑΝΗ POLYAMIDE PA-6 POLYPROPYLENE COP. POLYAMIDE PA-66 A B S ΠΟΛΥΣΤΕΡΙΝΗ ΕΝΙΣΧ. ARTEPLAST είναι το γεγονός ότι επεξεργάζεται 64

65 ΠΟΛΥΣΤΕΡΙΝΗ ΑΠΛΗ ΠΟΛΥΑΙΘΥΛΕΝΙΟ Η χρήση πολλών διαφορετικών υλικών επεξεργασίας στην παραγωγή της επιτρέπει να μπορεί να παράγει μια ποικιλία προϊόντων από πλευράς σύστασης, που καλύπτουν τις ανάγκες κάθε πελάτη ξεχωριστά. Για να μπορέσει η επιχείρηση να ανταπεξέλθει στις απαιτήσεις των πελατών της, θα πρέπει τα προμηθευόμενα υλικά που χρησιμοποιούνται στην παραγωγή, να συμμορφώνονται με τις καθορισμένες απαιτήσεις και τις προδιαγραφές που τίθενται κατά την ανάπτυξη των προϊόντων. Η επαλήθευση και η εξασφάλιση ότι τα αγοραζόμενα υλικά τηρούν τις συγκεκριμένες προδιαγραφές γίνεται μέσω της εφαρμογής ελέγχων από την επιχείρηση. Πριν από οποιαδήποτε συνεργασία η επιχείρηση αξιολογεί τους υποψήφιους προμηθευτές της βασιζόμενη στα ακόλουθα κριτήρια: Στοιχεία ποιότητας και τήρησης προδιαγραφών, Χρόνος και συνθήκες παράδοσης, Οικονομικά στοιχεία, Άλλα στοιχεία, τα οποία εκτιμώνται ότι μπορούν να προσφέρουν στην αξιολόγηση της προσφερόμενης από τον προμηθευτή ποιότητας. Επειδή όπως είναι φανερό η διαδικασία αξιολόγησης είναι μια χρονοβόρα διαδικασία, η επιχείρηση αποσκοπεί στην μακροχρόνια συνεργασία με τους προμηθευτές της, οι όποιοι έχουν αξιολογηθεί και έχουν κριθεί κατάλληλοι. Οι ARTEPLAST συνεργάζεται κυρίως με εγχώριους προμηθευτές ωστόσο δεν λείπουν και οι συνεργασίες με την γειτονική ΠΓΔΜ(FYROM). Οι εγχώριοι προμηθευτές εντοπίζονται κυρίως σε Αθήνα, Θεσσαλονίκη και Φλώρινα, ωστόσο προμηθευτές της εντοπίζονται και σε άλλες περιοχές της Ελλάδας. Η επιχείρηση διαχωρίζει τους προμηθευτές της σε προμηθευτές Α υλών και προμηθευτές πρόσθετων. Οι συχνότητα και οι ποσότητες προμήθειας Α υλών, στηρίζονται στην παρακολούθηση του αποθέματος και στις νέες παραγγελίες. Τα αποθέματα των βασικών Α υλικών της επιχείρησης παρακολουθούνται μηχανογραφικά από τον Υπεύθυνο Αποθήκης σε συνεργασία με τον Υπεύθυνο Προμηθειών. Ωστόσο 65

66 προκειμένου να ελαχιστοποιηθούν οι πιθανότητες λαθών, πραγματοποιούνται και φυσικές απογραφές σε εβδομαδιαία βάση για τα βασικά υλικά της παραγωγής (Α ύλες και πρόσθετα). Λαμβάνοντας υπόψη τις νέες παραγγελίες και τα επίπεδα ασφαλείας που έχουν ορισθεί, ο Υπεύθυνος Προμηθειών λαμβάνει τις αντίστοιχες αποφάσεις για την ανάγκη προμήθειας υλικών. 5.6 ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΩΝ Όλες οι παραγγελίες φτάνουν στην ARTEPLAST από τους πελάτες της γραπτώς ή τηλεφωνικώς. Ο Υπεύθυνος Οικονομικών που παραλαμβάνει την παραγγελία φροντίζει για τη συμπλήρωση του συνόλου των στοιχείων του δελτίου παραγγελίας (ημερομηνία, στοιχεία πελάτη, τρόπος παράδοσης κλπ). Στη συνέχεια το δελτίο παραγγελίας παραλαμβάνει ο υπεύθυνος αποθήκης για να ελεγχθούν οι ποσότητες που υπάρχουν διαθέσιμες στην αποθήκη. Οι ποσότητες του δελτίου παραγγελίας αναπροσαρμόζονται από τον υπεύθυνο αποθήκης και στην συνέχεια το δελτίο αποστέλλεται στον υπεύθυνο παραγωγής. Αφού ολοκληρωθεί η παραγωγή των ζητούμενων προϊόντων, ο υπεύθυνος αποθήκης με βάση τον συμφωνημένο με τον πελάτη χρόνο και τρόπο παράδοσης (όπως αυτός καταγράφεται επί των δελτίων παραγγελίας) φροντίζει για την συγκέντρωση και τοποθέτηση της παραγγελίας προς φόρτωση κοντά στην αντίστοιχη έξοδο του αποθηκευτικού χώρου. Η επιχείρηση ARTEPLAST δεν δρομολογεί δικά της αυτοκίνητα για την μεταφορά των προϊόντων οπότε ο τρόπος παράδοσης( για παράδειγμα συνεργασία με μεταφορική εταιρεία) είναι μια διαδικασία που θα πρέπει να συμφωνηθεί από την αρχή. Η φόρτωση των προϊόντων επί των φορτηγών, γίνεται ανάλογα με την σειρά παράδοσης προς τους πελάτες. Κατά την διάρκεια συγκέντρωση των παραγγελιών στις θέσεις εξόδου ελέγχεται η καλή κατάσταση της συσκευασίας των προϊόντων και ότι όλα τα προϊόντα που αναφέρονται στα αντίστοιχα συνοδευτικά έγγραφα που έχουν εκδοθεί από τον υπεύθυνο οικονομικών έχουν φορτωθεί κανονικά. Οι επιχείρηση κατατάσσει τους πελάτες της σε τρείς κατηγορίες, χονδρέμποροι, μικροί χονδρέμποροι και λιανοπωλητές. Για κάθε κατηγορία ισχύει διαφορετική τιμολόγηση των προϊόντων λόγω του διαφορετικού επιπέδου της παραγγελθείσας ποσότητας. 66

67 5.7 ΕΠΙΛΟΓΗ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ ΓΙΑ ΤΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΗΣ ΕΦΟΔΙΑΣΤΙΚΗΣ ΑΛΥΣΙΔΑΣ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ ARTEPLAST Στο προηγούμενο κεφάλαιο έγινε η παρουσίαση των δημοφιλέστερων λογισμικών ERP ανοιχτού κώδικα που θα μπορούσαν να χρησιμοποιηθούν για την αποτελεσματική διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας. Μετά από σύγκριση που πραγματοποιήθηκε, διαπιστώθηκε ότι όλα τα λογισμικά διαθέτουν παρόμοιες δυνατότητες με ελάχιστες διαφορές. Οι διαφορές αυτές σε συνδυασμό με τα πλεονεκτήματα ή τα μειονεκτήματα που παρουσίαζε κάθε λογισμικό, μας οδήγησαν στην επιλογή τριών από τα οχτώ λογισμικά που παρουσιάστηκαν αρχικά. Στην συνέχεια πραγματοποιήθηκε μια βαθύτερη ανάλυση των τριών λογισμικών που επιλέχθηκαν και αξιολογήθηκαν με βάση ορισμένα κριτήρια. Μετά την σύντομη γνωριμία μας με την επιχείρηση ARTEPLAST, όπως αυτή παρουσιάστηκε στις ενότητες που προηγήθηκαν, είμαστε σε θέση να γνωρίζουμε ορισμένες από τις βασικές λειτουργίες και δραστηριότητές της. Στόχος μας λοιπόν είναι να εντοπίσουμε ποιο από τα τρία λογισμικά που επιλέξαμε μπορεί να καλύψει καλύτερα τις ανάγκες της επιχείρησης ARTEPLAST. Στην προσπάθεια αυτή θα βασιστούμε στον πίνακα σύγκρισης των λογισμικών 4.1. Αρχικά θα πρέπει να πούμε ότι και τα τρία λογισμικά μπορούν να εφαρμοστούν σε μια μικρή επιχείρηση όπως η ARTEPLAST και υποστηρίζουν λειτουργίες ERP, SCM και CRM. Περνώντας σε πιο συγκεκριμένα χαρακτηριστικά έχουμε τα εξής δεδομένα: Το λειτουργικό σύστημα της ARTEPLAST είναι τα windows υποστηρίζεται και από τα τρία λογισμικά. Όλα τα λογισμικά υποστηρίζουν webgui(διαδικτυακό περιβάλλον) που σημαίνει ότι επιτρέπουν την είσοδο των χρηστών στην εφαρμογή μέσω browser. Αυτό πρακτικά σημαίνει ότι οι χρήστες μπορούν να αλληλεπιδρούν με την εφαρμογή χωρίς να είναι απαραίτητο να έχουν εγκατεστημένη την εφαρμογή στον υπολογιστή τους. Η ARTEPLAST είναι μια μικρή επιχείρηση που δεν διαθέτει εξειδικευμένο προσωπικό σε θέματα πληροφορικής Τα Adempiere και Openerp παρέχουν καλύτερη στήριξη από το Apache OFbiz και η αναβάθμιση τους 67

68 δείχνει να είναι ευκολότερη. Επιπλέον τα Ademiere και το OpenERP διαθέτουν ενεργές ελληνικές κοινότητες που σημαίνει ότι η ARTEPLAST μπορεί να πάρει ουσιαστική βοήθεια για διάφορα θέματα. Το Apache OFbiz δεν διαθέτει ελληνική κοινότητα. Όπως κάθε επιχείρηση έτσι και η ARTEPLAST έχει την ανάγκη ενός λογισμικού που να είναι εύκολο στην χρήση Τα Adempiere και Openerp χαρακτηρίζονται ως user-friendly(φιλικά με τον χρήστη) σε αντίθεση με το Apache OFbiz που διαθέτει πολύπλοκο μενού. Η ARTEPLAST είναι ελληνική επιχείρηση Μόνο το Openerp είναι μεταφρασμένο στα ελληνικά(ωστόσο η ελληνική έκδοση δεν είναι διαθέσιμη δωρεάν). Στο σημείο αυτό πρέπει να αναφερθεί ότι το Openerp δοκιμάστηκε στην αγγλική δωρεάν έκδοση του. Είναι φανερό ότι τα λογισμικά Adempiere και Openerp μπορούν να καλύψουν πιο αποτελεσματικά τις ανάγκες της ARTEPLAST συγκριτικά με το Apache OFbiz. Τα δύο λογισμικά έχουν παρόμοια χαρακτηριστικά με δύο πολύ βασικές διαφορές που αφορούν την μετάφραση τους στην ελληνική γλώσσα και την ανάπτυξη τους από επιχείρηση ή από την κοινότητα. Αν και το Openerp αποτελεί μια εξίσου καλή επιλογή με το Adempiere για την διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας, στην παρούσα εργασία θα επιχειρήσουμε να εφαρμόσουμε στο παράδειγμα της ARTEPLAST το λογισμικό Adempiere. Η τελική επιλογή στηρίζεται κυρίως στο γεγονός ότι το Adempiere αποτελεί λογισμικό που αναπτύχθηκε και διαχειρίζεται αποκλειστικά από την κοινότητα των προγραμματιστών. Όλα τα modules/ενότητες και όλες οι εκδόσεις του διατίθενται δωρεάν και με την ίδια άδεια. Στην ενότητα που ακολουθεί τα χαρακτηριστικά του Adempiere θα αναλυθούν σε μεγαλύτερο βάθος Λόγοι επιλογής του Adempiere. Εκτός από τα χαρακτηριστικά και τις δυνατότητες του Adempiere που παρουσιάστηκαν σε σύγκριση με τα άλλα λογισμικά της ίδιας κατηγορίας σε προηγούμενη ενότητα, το Adempiere διαθέτει ορισμένα δυνατά σημεία και πλεονεκτήματα που συντελέσαν στην τελική επιλογή μας. 68

69 Είναι ένα ιδιαίτερα δημοφιλές λογισμικό με περισσότερες από 1300 μεταφορτώσεις (downloads) εβδομαδιαίως (sourceforge.net) και δομή που του επιτρέπει να υποστηρίζει εξίσου καλά τις μεγάλες και τις μικρές επιχειρήσεις. Επιπλέον, διαθέτει μια πολύ ισχυρή κοινότητα παγκοσμίως, που το υποστηρίζει δυναμικά και τροφοδοτεί την αγορά με τις συχνές αναβαθμίσεις του, βελτιώνοντας το συνεχώς και κάνοντας το ανθεκτικό στους ιούς. Οι χρήστες του Adempiere μπορούν να ενημερώνονται αυτόματα για κάθε διαθέσιμη αναβάθμιση μέσω χωρίς να απαιτείται να σπαταλήσουν χρόνο για να ερευνήσουν αν υπάρχουν διαθέσιμες ενημερώσεις. Αν και προς το παρόν δεν υπάρχει ελληνική έκδοση, στόχος της ελληνικής κοινότητας ADempiere είναι η πλήρης παραμετροποίηση του στα πλαίσια της ελληνικής νομοθεσίας. Από τεχνολογική άποψη το Adempiere στηρίζεται στην αρχιτεκτονική τριών επιπέδων(3-tier): Βάση δεδομένων: Χρησιμοποιεί την PostgreSQL Εξυπηρετητής: Είναι γραμμένος σε Java και είναι οργανωμένος σε αρθρώματα (modules)/ενότητες. Τα άρθρωμα είναι φάκελοι με προκαθορισμένη δομή που περιέχουν κώδικα Java και XML αρχεία για να ορίσουν τη δομή των δεδομένων, τις φόρμες, τις αναφορές, τα μενού, τις διαδικασίες, τις ροές εργασίας κλπ. Πελάτης(client): ο πελάτης είναι thin, που σημαίνει ότι η επαφή του χρήστη με την εφαρμογή γίνεται μόνο μέσω της διεπαφής χρήστη (User Interface). Η αρχιτεκτονική 3-tier δίνει την δυνατότητα στο Adempiere να έχει μια καλά οργανωμένη διεπαφή χρήστη(ui) και ένα απλό γραφικό περιβάλλον(gui) όπου ο χρήστης απλά παίρνει τις πληροφορίες που ζητά χωρίς περαιτέρω διαδικασίες. Επίσης διαθέτει και διαδικτυακή εφαρμογή (web application), όπου η είσοδος στο διαδικτυακό γραφικό περιβάλλον διεπαφής (webgui) μπορεί να γίνει μέσω οποιουδήποτε φυλλομετρητή(internet explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome). Όλα τα παραπάνω σημαίνουν ότι το λογισμικό μπορεί πολύ απλά να εγκατασταθεί σε έναν μόνο υπολογιστή και να χρησιμοποιείται από τους υπόλοιπους υπολογιστές μέσω του διαδικτύου και να αλληλεπιδρούν χωρίς να απαιτείται εγκατάσταση σε 69

70 κάθε υπολογιστή ξεχωριστά. Επιπλέον οι χρήστες του Adempiere μπορούν να εισέρχονται στην εφαρμογή και μέσω smartphone μέσω της εφαρμογής "ADempiere Mobile" που εμφανίζει τις πληροφορίες του ADempiere απευθείας σε ένα Smartphone διατηρώντας τα ίδια στοιχεία για τον σχεδιασμό της οθόνης. Όσον αφορά το κομμάτι της λογιστικής και της τιμολόγησης, το Adempiere δίνει τη δυνατότητα για τη δημιουργία και εκτύπωση των παραγγελιών βάση γενικών ή εξειδικευμένων ανά πελάτη ή κατηγορία, τιμοκαταλόγων, πράγμα που εξυπηρετεί ιδιαίτερα την ARTEPLAST μιας και η επιχείρηση διαχωρίζει τους πελάτες της σε τρεις κατηγορίες(χονδρέμποροι, μικροί χονδρέμποροι, λιανοπωλητές). Το Adempiere μπορεί να εξυπηρετήσει επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνται σε παγκόσμια αγορά και βρίσκονται σε διαφορετικές γεωγραφικές περιοχές γιατί διαθέτει ενσωματωμένη την δυνατότητα παράλληλης λειτουργίας σε πολλαπλές γλώσσες, νομίσματα και λογιστικά πρότυπα. Η δυνατότητα αυτή δεν έχει ιδιαίτερη εφαρμογή στο παράδειγμα της ARTEPLAST γιατί η επιχείρηση δραστηριοποιείται μόνο στην Ελλάδα και συνεργάζεται με εγχώριους συνεργάτες πλην ελαχίστων προμηθευτών που εδρεύουν στο εξωτερικό. Εκτός από το πλούσιο on-line wiki,οι χρήστες μπορούν να πάρουν σημαντική βοήθεια και από τα forums που περιλαμβάνουν οδηγίες από άλλους χρήστες και μέλη της κοινότητας, ενώ παράλληλα κυκλοφορούν και βιβλία που δίνουν οδηγίες για την εγκατάσταση και χρήση του λογισμικού όπως είναι τα ADempiere 3.4 ERP Solutions 2009 και ADempiere 3.6 Cookbook (Packt Publishing). Ωστόσο υπηρεσίες συμβουλευτικές, υλοποίησης, εκπαίδευσης και υποστήριξης παρέχονται από τρίτους συνεργάτες όπως είναι οι εταιρείες Openway( και Proxima( Κλείνοντας την περιγραφή του Adempiere θα πούμε ότι είναι μια λύση οικονομική, αποτελεσματική, προσαρμόσιμη και επεκτάσιμη ενώ παράλληλα αποτελεί το πλέον ταχύτερα εξελισσόμενο εταιρικό λογισμικό ανοιχτού κώδικα παγκοσμίως. 70

71 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 6: ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΤΟΥ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ ADEMPIERE ΣΤΗΝ ARTEPLAST 6.1 ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΤΟΥ Adempiere Η εγκατάσταση του Adempiere, όπως φαίνεται και στην εικόνα 6.1 αποτελείται από την εγκατάσταση τριών διαφορετικών συστατικών, της γλώσσας προγραμματισμού Java, της βάσης δεδομένων(στην περίπτωση μας επιλέχθηκε η PostgeSQL) και του Adempiere το οποίο είναι διαθέσιμο στην σελίδα sourceforge.net σε όλες τις εκδόσεις του(επιλέξαμε την τελευταία έκδοση Adempiere 3.7.0). Στη συνέχεια, ακολουθήθηκαν τα βήματα εγκατάστασης που υπάρχουν στην σελίδα του Adempiere(wiki installation) και ολοκληρώθηκε η εγκατάσταση της εφαρμογής στον υπολογιστή(desktop application). ΑΠΟ: Εικόνα 6.1 Βήματα εγκατάστασης Adempiere 6.2 ΕΙΣΟΔΟΣ(log in) ΣΤΟ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ Η προεπιλεγμένη εγκατάσταση του Adempiere χωρίζει τους χρήστες σε δύο κατηγορίες: Client users(χρήστες υπολογιστή-πελάτη) System users(χρήστες συστήματος) 71

72 Η κατηγορία του χρήστη καθορίζεται από τον ρόλο με τον οποίο εισέρχεται κάποιος στο σύστημα για να χρησιμοποιήσει την εφαρμογή. Πιο συγκεκριμένα, ο χρήστης Client user, ανήκει στην κατηγορία των χρηστών που έχουν το δικαίωμα να έχουν πρόσβαση σε πληροφορίες πελατών, ενώ ο χρήστης System user, ανήκει στην κατηγορία των χρηστών που έχουν δικαίωμα για την εκτέλεση εργασιών στο σύστημα που σχετίζονται με τη διαμόρφωση του, όπως για παράδειγμα η επιλογή της γλώσσας του λογισμικού που θα χρησιμοποιείται από τον Client user. Πραγματοποιώντας την είσοδο στο σύστημα, έχουμε την δυνατότητα να επιλέξουμε το όνομα χρήστη(user ID ) και τον κωδικό πρόσβασης (password) που θα χρησιμοποιήσουμε από έναν κατάλογο συνδυασμών που είναι εγκατεστημένος στα κατάλληλα πεδία στο παράθυρο εισόδου του Adempiere. Οι συνδυασμοί αυτοί είναι: Όνομα χρήστη (user ID) Κωδικός πρόσβασης (password) 1 System System 2 SuperUser System 3 GardenAdmin GardenAdmin 4 GardenUser GardenUser Οι συνδυασμοί Garden αποτελούν το προεγκατεστημένο παράδειγμα επιχείρησης του Adempiere που στόχο έχει την εξάσκηση των χρηστών. Όπως φαίνεται και στο παράθυρο εισόδου του Adempiere, επιλέγουμε τον SuperUser που μας δίνει την δυνατότητα να εισέλθουμε στο σύστημα ως διαχειριστές, για να πραγματοποιήσουμε διάφορες ρυθμίσεις και να εισάγουμε νέα επιχείρηση στο σύστημα μας. 72

73 Εικόνα 6.2 Παράθυρο εισόδου Adempiere Η προεπιλεγμένη γλωσσά του Adempiere είναι η αγγλική. Αν και υπάρχει η δυνατότητα επιλογής της ελληνικής, δεν θα την επιλέξουμε γιατί δεν έχουμε εισάγει ακόμα τα αρχεία της μεταφρασμένης έκδοσης στο σύστημα. Πατάμε το κουμπί ok για να συνεχίσουμε και μεταφερόμαστε κατευθείαν στο κυρίως μενού όπως φαίνεται στην εικόνα 6.3. Εικόνα 6.3 Μενού Adempiere 73

74 6.3 ΓΕΝΙΚΗ ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΠΟΙΗΣΗ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ Εισαγωγή της επιχείρησης ARTEPLAST στο σύστημα Αφού εισέρθουμε στο σύστημα ως διαχειριστές(system Administrator) με τον τρόπο που περιγράφηκε στην προηγούμενη ενότητα, επιλέγουμε Menu System Admin Client Rules Initial Client Setup και εμφανίζεται το ακόλουθο παράθυρο: Εικόνα 6.4 Εισαγωγή νέου πελάτη για να εισάγουμε τα δεδομένα στα κατάλληλα πεδία ως εξής: Client Name: ΧΑΡΑΛΑΜΠΟΣ ΚΕΦΑΛΙΔΗΣ & ΣΙΑ Ο.Ε Organization Name: ARTEPLAST Administrative User Name: Στο πεδίο αυτό εισάγουμε το όνομα χρήστη (user ID) με το οποίο θα πραγματοποιείται είσοδος με τον ρόλο του διαχειριστή της επιχείρησης. Πληκτρολογούμε artadmin. Normal User Name: Στο πεδίο αυτό εισάγουμε το όνομα χρήστη (user ID) με το οποίο θα πραγματοποιείται είσοδος από τους χρήστες με περιορισμένα δικαιώματα. Πληκτρολογούμε artuser. 74

75 Currency: Επιλέγουμε το ευρώ. Θα χρησιμοποιείται ως πρότυπο νόμισμα του λογιστικού σχεδίου. Country: Επιλέγουμε Greece City Name: Πληκτρολογούμε Φλώρινα Chart of accounts: Στο πεδίο αυτό εισάγουμε το λογιστικό σχέδιο της χώρας στην οποία δραστηριοποιείται η επιχείρηση. Το Adempiere δεν διαθέτει Ελληνικό Λογιστικό Σχέδιο γι αυτό προς το παρόν επιλέγουμε αυθαίρετα ένα από τα διαθέσιμα. Τέλος επιλέγουμε το κουμπί start και ολοκληρώνουμε με τον τρόπο αυτό την εισαγωγή της ARTEPLAST στο σύστημα. Κάνουμε log out(έξοδος) και ξαναμπαίνουμε στο σύστημα αυτή τη φορά ως διαχειριστές της επιχείρησης ARTEPLAST, χρησιμοποιώντας το όνομα χρήστη που δώσαμε παραπάνω(artadmin). Παρατηρούμε ότι στο κυρίως μενού πάνω από την γραμμή εργαλείων, εμφανίζεται πλέον το όνομα της επιχείρησης. Εικόνα 6.5 Είσοδος ως διαχειριστές της ARTEPLAST 75

76 6.3.2 Δημιουργία αποθηκευτικών χώρων Η δομή της επιχείρησης στο Adempiere μεταφράζεται ως εξής: Εικόνα 6.6 Η δομή της επιχείρησης στο Adempiere Η επιχείρηση διαθέτει δύο αποθηκευτικούς χώρους: την κύρια αποθήκη που περιλαμβάνει τρείς ζώνες o Ζώνη Α έτοιμα προϊόντα o Ζώνη Β πρώτες και βοηθητικές ύλες o Ζώνη Γ συγκέντρωση παραγγελιών τον αποθηκευτικό χώρο εντός του εργοστασίου που περιλαμβάνει μια ζώνη o Ζώνη πρώτες ύλες Για να ορίσουμε τους αποθηκευτικούς χώρους και τις αντίστοιχες ζώνες επιλέγουμε Menu Material Management Material Management Rules Warehouse & Locators. 76

77 Εικόνα 6.7 Εισαγωγή αποθήκης στο Adempiere Τα πεδία Client και Organization είναι προεπιλεγμένα, δεν τα εισάγουμε εμείς και δεν μπορούμε να παρέμβουμε και να τα αλλάξουμε. Για να δημιουργήσουμε την κύρια αποθήκη εισάγουμε το όνομα της κύριας αποθήκης ΑΠΟΘΗΚΗ και την διεύθυνση της στα υποχρεωτικά πεδία Name και Address όπως φαίνεται στην εικόνα και αποθηκεύουμε. Στην συνέχεια επιλέγουμε την καρτέλα Locator για να εισάγουμε τις ζώνες μια προς μια όπως παρουσιάστηκα παραπάνω. Εφαρμόζουμε τα ίδια βήματα και για τον δεύτερο αποθηκευτικό χώρο. Οι δύο αποθηκευτικοί χώροι στο σύστημα έχουν ολοκληρωθεί. 77

78 Εικόνα 6.8 Εμφάνιση αποθηκευτικών χώρων στο Adempiere Εισαγωγή του Λογιστικού Σχεδίου (Chart of Accounting-COA) Το Λογιστικό Σχέδιο (COA) αποτελεί τη λίστα των λογαριασμών του γενικού καθολικού που πρόκειται να διατηρηθούν στο λογιστικό σύστημα της επιχείρησης. Η εισαγωγή του αρχείου του λογιστικού σχεδίου, αποτελεί απαραίτητη προϋπόθεση για την ολοκλήρωση των διαδικασιών κατά τη δημιουργία μιας νέας επιχείρησης στο σύστημα, κάτι που παρατηρήσαμε και κατά την διαδικασία εισαγωγής της ARTEPLAST. Σε μια τυπική εγκατάσταση υπάρχει μια προεπιλεγμένη λίστα με λογιστικά παραδείγματα που μπορούν να χρησιμοποιηθούν. Ωστόσο στην επίσημη σελίδα του Adempiere δίνονται αναλυτικές οδηγίες και πρότυπα για την δημιουργία του αρχείου του λογιστικού σχεδίου. Το Adempiere δεν διαθέτει το αρχείο του ελληνικού λογιστικού σχεδίου. Στα πλαίσια της εργασίας αυτής δεν θα προχωρήσουμε στην διαδικασία δημιουργίας ενός τέτοιου αρχείου. Για το λόγο αυτό και για την διευκόλυνση μας επιλέγουμε από την προεπιλεγμένη λίστα. 78

79 6.3.4 Επιλογή γραφικού περιβάλλοντος και δημιουργία συντομεύσεων Το Adempiere διαθέτει μια μεγάλη λίστα με θέματα γραφικού περιβάλλοντος. Ο κάθε χρήστης μπορεί να επιλέξει αυτό που τον εξυπηρετεί καλύτερα και ταιριάζει περισσότερο στην αισθητική του. Για τις ανάγκες της επιχείρησης ARTEPLAST επιλέγουμε το θέμα windows γιατί δημιουργεί ένα οικείο περιβάλλον με ουδέτερους ανοιχτούς χρωματισμούς. Από την γραμμή εργαλείων επιλέγουμε Tools Preferences User Interface Theme Windows Στην ίδια καρτέλα, επιλέγουμε τα υποχρεωτικά πεδία να εμφανίζονται με κόκκινο χρώμα. Το μενού του Adempiere αποτελείται από πολλά παράθυρα, καρτέλες, εκθέσεις και αναφορές. Για να διευκολύνουμε την πλοήγηση μας στο περιβάλλον εργασίας και για να απλοποιήσουμε τις διαδικασίες που πραγματοποιούμε, προσθέτουμε τα παράθυρα που χρησιμοποιούμε συχνότερα όπως Business Partner, Sales Order, Product, στην μπάρα πλοήγησης. Πρόκειται για μια εύκολη διαδικασία, απλά εντοπίζουμε το στοιχείο που μας ενδιαφέρει, πατάμε δεξί κλικ και επιλέγουμε Add to Bar. 6.4 ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΡΟΙΟΝΤΩΝ Εισαγωγή προϊόντων O όρος προϊόντα μπορεί να αναφέρεται σε προϊόντα που πωλούνται σε πελάτες ή σε προϊόντα που χρησιμοποιούνται για την κατασκευή των προϊόντων που πωλούνται στους πελάτες. Για να διαχωρίσουμε τα προϊόντα στο Adempiere δημιουργούμε τρείς κατηγορίες, ΕΤΟΙΜΑ ΠΡΟΙΟΝΤΑ, ΠΡΩΤΕΣ ΥΛΕΣ και ΥΛΙΚΑ ΣΥΣΚΕΥΑΣΙΑΣ επιλέγοντας Menu Material Management Material Management Rules Product Category. Στο παράθυρο Product Category που ανοίξαμε εισάγουμε στα πεδία Name και Search Key, ΕΤΟΙΜΑ ΠΡΟΙΟΝΤΑ και στο πεδίο Material Policy επιλέγουμε FIFO, αποθηκεύουμε και κάνουμε το ίδιο για τις ΠΡΩΤΕΣ ΥΛΕΣ και τα ΥΛΙΚΑ ΣΥΣΚΕΥΑΣΙΑΣ. Από το σύνολο των προϊόντων που διαχειρίζεται η ARTEPLAST, θα εισάγουμε στο σύστημα μας τα εξής: 79

80 Πίνακας 6.1 Προϊόντα Κωδικός Περιγραφή Κατηγορία Μονάδα Μέτρησης 07-1 NAYLON PA-66 ΠΡΩΤΗ ΥΛΗ ΚΙΛΟ 07-2 ΠΟΛΥΠΡΟΠΥΛΕΝΙΟ ΑΠΛΟ ΠΡΩΤΗ ΥΛΗ ΚΙΛΟ 07-3 ΠΟΛΥΘΥΛΕΝΙΟ ΑΠΛΟ ΠΡΩΤΗ ΥΛΗ ΚΙΛΟ 07-4 COLOR POLYSTIROLO PS ΠΡΩΤΗ ΥΛΗ ΚΙΛΟ 07-5 ΧΑΡΤΟΚΥΒΩΤΙΑ ΥΛΙΚΟ ΣΥΣΚΕΥΑΣΙΑΣ ΤΕΜΑΧΙΟ 07-6 PP-PE ΡΟΛΟΙ 315 ΥΛΙΚΟ ΣΥΣΚΕΥΑΣΙΑΣ ΤΕΜΑΧΙΟ 07-7 ΚΟΥΤΙΑ ΣΥΣΚ. ΚΤΕΝΩΝ ΥΛΙΚΟ ΣΥΣΚΕΥΑΣΙΑΣ ΤΕΜΑΧΙΟ 05-1 CABLE TIES 100mmx2,5mm(100) ΕΤΟΙΜΟ ΠΡΟΙΟΝ ΤΕΜΑΧΙΟ 05-2 CABLE TIES 150mmx3,6mm(300) ΕΤΟΙΜΟ ΠΡΟΙΟΝ ΤΕΜΑΧΙΟ 05-3 ΕΞΑΡΤΗΜΑΤΑ ΦΙΛΤΡΩΝ ΕΤΟΙΜΟ ΠΡΟΙΟΝ ΤΕΜΑΧΙΟ 05-4 ΠΛΑΣΤΙΚΑ ΠΕΡΙΣΤΡΟΦΗΣ ΕΤΟΙΜΟ ΠΡΟΙΟΝ ΤΕΜΑΧΙΟ 05-5 ΦΙΛΤΡΑ ΑΜΜΟΥ ΕΤΟΙΜΟ ΠΡΟΙΟΝ ΤΕΜΑΧΙΟ Οι μονάδες μέτρησης των προϊόντων που θα εισάγουμε στο σύστημα είναι το κιλό και το τεμάχιο. Επόμενο βήμα λοιπόν είναι να δημιουργήσουμε τις μονάδες μέτρησης που θα χρησιμοποιήσουμε για την εισαγωγή των προϊόντων. Επιλέγουμε Menu Material Management Material Management Rules Unit of Measure Στο παράθυρο Unit of Measure εισάγουμε οποιαδήποτε μονάδα μέτρησης, ονομάζοντας και συμβολίζοντας την όπως επιθυμούμε. Εισάγουμε τις μονάδες μέτρησης ΚΙΛΟ και ΤΕΜΑΧΙΟ και τις συμβολίζουμε με ΚΙΛ και ΤΜΧ. Εικόνα 6.9 Κατηγορίες προϊόντων Είμαστε έτοιμοι πλέον να εισάγουμε τα προϊόντα του πίνακα 6.1 στο Adempiere. Επιλέγουμε Menu Material Management Material Management Rules Product Στο παράθυρο Product που εμφανίζεται εισάγουμε τα δεδομένα στα κατάλληλα πεδία ως εξής: 80

81 Εικόνα 6.10 Εισαγωγή νέου προϊόντος Search Key: 07-1 θα εισάγουμε όλες τις πρώτες ύλες με 07 για να γνωρίζουμε ότι οποιοδήποτε προϊόν έχει μπροστά 07 είναι πρώτη ύλη Name: NAYLON PA-66 Product Category: ΠΡΩΤΗ ΥΛΗ Tax Category: Επιλέγουμε Standard γιατί δεν έχουμε ορίσει κάτι προς το παρόν UOM: ΚΙΛΟ Product Type: Το Adempiere διαθέτει 4 τύπους προϊόντων Item, Expense Type, Service, Resource. Σε όλες τις καταχωρίσεις μας θα επιλέγουμε Item γιατί αφορά τα αγαθά που αγοράζουμε ή πωλούμε. Locator: Ζώνη (τοποθετήθηκε στον αποθηκευτικό χώρο εντός του εργοστασίου) Purchased: ( ) Κάνουμε το ίδιο και για τα υπόλοιπα προϊόντα τσεκάροντας Purchased για τις πρώτες ύλες και τα υλικά συσκευασίας και Sold για τα έτοιμα προϊόντα, 81

82 τοποθετώντας τα κάθε φορά στην αντίστοιχη ζώνη αποθήκευσης έτσι όπως έχουν ορισθεί στην ενότητα Εισάγουμε τις πρώτες ύλες και τα υλικά συσκευασίας με Search Key 07 και τα έτοιμα προϊόντα με 05. Έτσι κάθε φορά που βλέπουμε τον αντίστοιχο κωδικό θα γνωρίζουμε αν είναι πρώτη ύλη ή προϊόν χωρίς να ψάχνουμε την κατηγορία του. Η εικόνα που ακολουθεί μας δείχνει την ολοκλήρωση της καταχώρησης των προϊόντων. Εικόνα 6.11 Προϊόντα Δημιουργία λίστας τιμών Για την πραγματοποίηση συναλλαγών, το Adempiere απαιτεί μια λίστα τιμών(price list). Η λίστα τιμών του Adempiere αποτελείται από τα στοιχεία List: Προτεινομένη τιμή Standard: Βασική, προεπιλεγμένη τιμή που χρησιμοποιείται στις παραγγελίες και στις πωλήσεις Limit: Κατώτατο όριο τιμής που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τους πολύ σημαντικούς πελάτες. Και στις τρείς τιμές θα βάλουμε το ίδιο ποσό γιατί το παράδειγμα της επιχείρησης μας δεν χορηγεί εκπτώσεις. Θα δημιουργήσουμε τρείς διαφορετικές λίστες τιμών τις οποίες θα χρησιμοποιήσουμε στις τρείς διαφορετικές κατηγορίες πελάων 82

83 (ΧΟΝΔΡΕΜΠΟΡΟΙ, ΜΙΚΡΟΙ ΧΟΝΔΡΕΜΠΟΡΟΙ, ΛΙΑΝΟΠΩΛΗΤΕΣ). Έτσι εκτελώντας μια παραγγελία έχουμε και την αντίστοιχη λίστα τιμών της κατηγορίας στην οποία ανήκει ο πελάτης. Σε περίπτωση που ένας πελάτης, για παράδειγμα της κατηγορίας ΛΙΑΝΟΠΩΛΗΤΕΣ, παραγγείλει μεγαλύτερη ποσότητα προϊόντων από αυτήν που παραγγέλνει συνήθως, για την συγκεκριμένη συναλλαγή αντί να χορηγηθεί κάποια έκπτωση στην παραγγελθείσα ποσότητα, θα ισχύει η λίστα τιμών μιας από τις άλλες δύο κατηγορίες. Όπως είναι αναμενόμενο η λίστα τιμών των ΧΟΝΔΡΕΜΠΟΡΩΝ θα περιλαμβάνει χαμηλότερες τιμές από τις άλλες δύο και αντίστοιχα η λίστα τιμών για τους ΜΙΚΡΟΥΣ ΧΟΝΔΡΕΜΠΟΡΟΥΣ θα περιλαμβάνει μικρότερες τιμές από τις αντίστοιχες των ΛΙΑΝΟΠΩΛΗΤΩΝ. Δημιουργούμε λοιπόν τρεις διαφορετικές λίστες τιμών ΛΙΣΤΑ Χ, ΛΙΣΤΑ ΜΧ, ΛΙΣΤΑ Λ για τους χονδρέμπορους, μικρούς χονδρέμπορους και λιανοπωλητές αντίστοιχα και εισάγουμε τιμές για τα έτοιμα προϊόντα. Επιλέγουμε Menu Material Management Material Management Rules Price List και εισάγουμε ΛΙΣΤΑ Χ στο πεδίο Name, επιλέγουμε το EUR σαν νόμισμα στο πεδίο Currency, τσεκάρουμε την επιλογή Sales Pricelist για να δηλώσουμε ότι αφορά λίστα τιμών για τα έτοιμα προϊόντα και στην συνέχεια περνάμε στην καρτέλα Product Price για να εισάγουμε την τιμή του προϊόντος. Εφαρμόζουμε το ίδιο για όλα τα έτοιμα προϊόντα και για τις τρείς λίστες. Εικόνα 6.12 Λίστες τιμών 83

84 6.5 ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΤΩΝ ΣΥΝΕΡΓΑΤΩΝ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ (BUSINESS PARTNERS) Το ADempiere έχει μια διαφορετική προσέγγιση για τη διαχείριση των πελατών και των προμηθευτών. Σε γενικές γραμμές, και στις δύο περιπτώσεις εντοπίζουμε τα ίδια χαρακτηριστικά στοιχεία ή ιδιότητες, όπως όνομα, διεύθυνση, φορολογική ταυτότητα, και ούτω καθεξής. Αν υπάρχει κάποια συγκεκριμένη πληροφορία που απαιτείται, τότε το ADempiere διαθέτει μια ειδική καρτέλα για να ρυθμίσουμε αυτές τις πληροφορίες. Με αυτή την ευελιξία, μπορούμε να εισάγουμε τους πελάτες και τους προμηθευτές μας σε ένα μόνο κεντρικό παράθυρο που ονομάζεται Business Partner. Σε αυτό το παράθυρο, μπορούμε να θέσουμε έναν συνεργάτη της επιχείρησης ως: πελάτη ή προμηθευτή πελάτη και προμηθευτή Τρόπος Πληρωμών Στη ενότητα αυτή θα καταχωρίσουμε τα δεδομένα του λογαριασμού τραπέζης τα οποία και θα χρησιμοποιήσουμε κατά την εισαγωγή των πελατών και των προμηθευτών. Οι συναλλαγές της ARTEPLAST πραγματοποιούνται κυρίως με επιταγές και σε ελάχιστες περιπτώσεις με μετρητά. Για τον λόγο αυτό θα πρέπει να καταχωρήσω στο σύστημα έναν λογαριασμό τραπέζης ο οποίος θα χρησιμοποιείται στις συναλλαγές. Στο κόκκινο πλαίσιο της εικόνας που ακολουθεί, μπορούμε να δούμε τη λίστα με τους λογαριασμούς που θα χρησιμοποιούν τον συγκεκριμένο λογαριασμό τραπέζης. 84

85 Εικόνα 6.13 Καταχώριση λογαριασμού τραπέζης Δημιουργία ομάδων πελατών Πριν την εισαγωγή των πελατών στο σύστημα, θα δημιουργήσουμε τις τρεις ομάδες των πελατών της ARTEPLAST, ΧΟΝΔΡΕΜΠΟΡΟΙ, ΜΙΚΡΟΙ ΧΟΝΔΡΕΜΠΟΡΟΙ, ΛΙΑΝΟΠΩΛΗΤΕΣ και θα ορίσουμε την κατάλληλη λογιστική διαμόρφωση για κάθε ομάδα. Απαραίτητη προϋπόθεση γι αυτή τη διαδικασία είναι η είσοδος(log in) στο σύστημα ως διαχειριστές(χαραλαμποσ ΚΑΦΑΛΙΔΗΣ & ΣΙΑ ΟΕ admin). Επιλέγουμε Menu Partner Relations Business Partner Rules Business Partner Group και εισάγουμε μία προς μία τις ομάδες πληκτρολογώντας στα πεδία Name και Search Key. 85

86 Εικόνα 6.14 Ομάδες πελατών Παραμένοντας στο παράθυρο Business Partner Group, στην καρτέλα Accounting μπορούμε να ορίσουμε τη λογιστική διαμόρφωση που θα ισχύει για όλη την ομάδα ή για κάθε πελάτη ξεχωριστά. Ωστόσο δεν εκτελούμε καμία μεταβολή Εισαγωγή πελατών Έχοντας δημιουργήσει τις ομάδες των πελατών, μπορούμε να συνεχίσουμε με την εισαγωγή των πελατών. Ενδεικτικά θα καταχωρίσουμε 3 πελάτες σε κάθε ομάδα. Επιλέγουμε Menu Partner Relations Business Partner Rules Business Partner. 86

87 Εικόνα 6.15 Εισαγωγή πελατών στο Adempiere Θα εισάγουμε όλους τους πελάτες μας πληκτρολογώντας 01 στο πεδίο Search Key για να διευκολύνουμε την αναζήτηση τους. Πληκτρολογούμε το όνομα του πελάτη στο πεδίο Name και ορίζουμε την ομάδα στην οποία ανήκει ο συγκεκριμένος πελάτης, στο πεδίο Business Partner Group. Αφήνουμε τα υπόλοιπα όπως είναι και επιλέγουμε την καρτέλα Customer για να δηλώσουμε ότι ο συνεργάτης που μόλις καταχωρίσαμε είναι πελάτης. Στο πεδίο Price List παρατηρούμε ότι έχει πάρει την τιμή ΛΙΣΤΑ Χ. Αυτό συνέβη αυτόματα επειδή ορίσαμε την κατηγορία του πελάτη ως ΧΟΝΔΡΕΜΠΟΡΟΙ. Τέλος επιλέγουμε την καρτέλα Location για να εισάγουμε την διεύθυνση του πελάτη. Στην εικόνα που ακολουθεί φαίνονται όλοι οι πελάτες της επιχείρησης. 87

88 Εικόνα 6.16 Πελάτες Οι πελάτες με Name artadmin και artuser δημιουργούνται αυτόματα από το Adempiere με τη δημιουργία νέας επιχείρησης στο σύστημα. Ξετσεκάρεουμε την επιλογή Active για να τους απενεργοποιήσουμε Εισαγωγή προμηθευτών Η διαδικασία εισαγωγής των προμηθευτών στο Adempiere είναι παρόμοια με αυτή των πελατών. Η ARTEPLAST δεν διαθέτει κάποια κριτήρια για τον διαχωρισμό των προμηθευτών της, οπότε δεν θα δημιουργήσουμε ομάδες (Business Partner Group) για τους προμηθευτές. Αντίθετα με τα έτοιμα προϊόντα, θα δημιουργήσουμε μια μόνο λίστα τιμών για τις πρώτες ύλες την οποία θα χρησιμοποιούμε κατά την διαδικασία της παραγγελίας των πρώτων υλών. Θα εισάγουμε όλους τους προμηθευτές με Search Key 02 για να τους διαχωρίζουμε από τους πελάτες στο παράθυρο Business Partner. Επιλέγουμε για μια ακόμα φορά Menu Partner Relations Business Partner Rules Business Partner και ακολουθούμε την ίδια με τους πελάτες διαδικασία, με την διαφορά ότι τώρα επιλέγω την καρτέλα Vendor για να δηλώσω ότι ο συνεργάτης που εισάγω είναι προμηθευτής. Επιλέγω Standard ως Business Partner Group που αποτελεί την προεγκατεστημένη από το σύστημα 88

89 επιλογή. Μετά την ολοκλήρωση της εισαγωγής των πελατών και των προμηθευτών το παράθυρο Business Partner εμφανίζεται ως εξής: Εικόνα 6.17 Κοινό παράθυρο για πελάτες και προμηθευτές Έχοντας εισάγει τους πελάτες και τους προμηθευτές με Search Key 01 και 02 αντίστοιχα, μπορώ πολύ εύκολα να διακρίνω την μια κατηγορία από την άλλη μέσα στο κοινό παράθυρο που εμφανίζονται. 6.6 ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ Η διαδικασία μιας παραγγελίας για την αγορά πρώτων και βοηθητικών υλών προς τους προμηθευτές, καταγράφεται ως εξής: καταγραφή των αναγκών (Requisition) για παραγγελία προϊόντων( ποια προϊόντα και σε τι ποσότητες) δημιουργία παράγγελλιας(purchase Order) με βάση το Requisition παραλαβή της παραγγελίας (έλεγχος αν η ληφθείσα ποσότητα είναι ίδια με την παραγγελθείσα) καταχώρηση των τιμολογίων πληρωμή Εντολή για παραγγελία (Requisition) Υπάρχουν δύο τρόποι να δημιουργήσουμε Requisition για παραγγελία χειροκίνητα (manually) 89

90 μέσω έκθεσης για αναπλήρωση (report) Στην πρώτη περίπτωση επιλέγουμε Menu Requisition-To-Invoice Requisition καταχωρώντας δεδομένα σε όλα τα υποχρεωτικά πεδία. Στην δεύτερη περίπτωση την οποία θα δούμε αναλυτικότερα, η παραγγελία στηρίζεται σε αναφορές, που μας ενημερώνουν για την ποσότητα των προϊόντων που βρίσκονται κάτω από το ελάχιστο επίπεδο αποθέματος. Ορίζουμε ελάχιστο επίπεδο αποθέματος για όλες τις πρώτες ύλες τις 200 μονάδες. Εκτελώντας την εντολή Replenish Report το σύστημα εντοπίζει ποια προϊόντα είναι κάτω από την ελάχιστη ποσότητα και μου εμφανίζει τη διαφορά ελάχιστης ποσότητας και διαθέσιμης. Εικόνα 6.18 Αναφορά για αναπλήρωση προϊόντων Επειδή αυτή τη στιγμή διαθέτω μηδενικό απόθεμα στον αποθηκευτικό χώρο εντός του εργοστασίου, η ποσότητα που πρέπει να παραγγείλω είναι όση και η ελάχιστη ποσότητα αναπαραγγελίας. Επιλέγοντας το παράθυρο Requisition παρατηρώ ότι έχει πάρει τα δεδομένα από το Replenish Report που πριν από λίγο εκτέλεσα. Ολοκληρώνω το έγγραφο επιλέγοντας το κουμπί Complete. 90

91 Εικόνα 6.19 Requisition Παραγγελία (Purchase Order) Αφού έχω ολοκληρώσει το έγγραφο της εντολής για παραγγελία, εισάγω την παραγγελία(purchase Order) η οποία θα στηρίζεται στο παραπάνω Requisition. Ωστόσο πάντα υπάρχει η δυνατότητα να εκτελέσω μια παραγγελία manually, χωρίς να έχει προηγηθεί Requisition. Επιλέγω Menu Requisition-to-Invoice Create PO from Requisition. Στο παράθυρο που εμφανίζεται εισάγω στα πεδία Organization: ARTEPLAST Warehouse: ΑΠΟΘ. ΕΝΤΟΣ ΕΡΓΟΣΤΑΣΙΟΥ Και αφήνω τα υπόλοιπα όπως είναι. Επιλέγω Start και εμφανίζεται το ακόλουθο παράθυρο: Εικόνα 6.20 Μετατροπή του Requisition σε παραγγελία 91

92 Επιλέγω οκ και πάω να ελέγξω στο παράθυρο Menu Requisition-to-Invoice Purchase Order αν και οι δύο παραγγελίες μου έχουν εισαχθεί με επιτυχία. Ανοίγω και τα δύο αρχεία για να ελέγξω την ορθότητα των δεδομένων και να κάνω αλλαγές σε περίπτωση που επιθυμώ. Παρατηρώ ότι το status των αρχείων μου είναι drafted(προσχέδιο). Για να συνεχίσω με την παραλαβή επιλέγω Prepare και στην συνέχεια Complete. Εικόνα 6.21 Παραγγελία πρώτων υλών 92

93 6.6.3 Παραλαβή της παραγγελίας (Receipt) Στο Adempiere μπορούμε να εκτελέσουμε την διαδικασία της παραλαβής είτε έχει προηγηθεί έγγραφο παραγγελίας είτε όχι. Υπάρχει η δυνατότητα να εισάγουμε τα προϊόντα στο σύστημα, χωρίς να απαιτείται να τα συνδέσουμε με την παραγγελία. Θα εξετάσουμε την δεύτερη περίπτωση, μιας και έχει προηγηθεί παραγγελία. Επιλέγουμε Menu Requisition-to-Invoice Material Receipt. Στο παράθυρο που ανοίγει επιλέγουμε στο πεδίο Business Partner το όνομα του προμηθευτή(ravago PLASTIC HELLAS ABEE) από τον οποίο παραλάβαμε το εμπόρευμα. Στην συνέχεια επιλέγουμε το κουμπί Create lines from και το σύστημα συνδέει αυτόματα το παρόν αρχείο μου με όλες τις ολοκληρωμένες παραγγελίες που σχετίζονται με τον συγκεκριμένο προμηθευτή. Ελέγχω αν το εμπόρευμα που έχω παραλάβει ταιριάζει με τις ποσότητες τις παραγγελίας και ολοκληρώνω την διαδικασία επιλέγοντας Complete. Σε περίπτωση που το φυσικό εμπόρευμα που έχω παραλάβει δεν ταιριάζει με τις ποσότητες παραγγελίας, αλλάζω την ποσότητα 200 που έχει πάρει αυτόματα το σύστημα και αποθηκεύω. Εκτελώ την ίδια διαδικασία και για την δεύτερη παραγγελία μου. Εικόνα 6.22 Παραλαβή εμπορευμάτων 93

94 Ελέγχω το απόθεμα από το παράθυρο Physical Inventory και βλέπω ότι μετά την εκτέλεση της διαδικασίας της παραλαβής, το εμπόρευμα που παρήγγειλα έχει τοποθετεί πλέον στην αποθήκη μου. Εικόνα 6.23 Φυσικό απόθεμα Καταχώρηση Τιμολογίου (Invoice) Η παραλαβή της παραγγελίας συνοδεύεται από το τιμολόγιο που περιλαμβάνει τη συμφωνηθείσα ποσότητα και τιμή. Το τιμολόγιο μπορεί να σταλεί στην επιχείρηση πριν ή και μετά την παραλαβή. Το Adempiere δίνει την δυνατότητα να εκτελέσουμε και τις δύο περιπτώσεις. Στην περίπτωση μας έχουμε λάβει το εμπόρευμα και θα εισάγουμε το τιμολόγιο στο σύστημα. Επιλέγουμε Menu Requisition-to-Invoice Invoice (Vendor). Απαραίτητη προϋπόθεση είναι να εισάγουμε στο πεδίο Target Document Type την επιλογή AP Invoice. Όλες οι υπόλοιπες διαδικασίες δεν διαφέρουν και πολύ από τις ενέργειες που εκτελέσαμε στα προηγούμενα σταδία της παραγγελίας μας. Εκτελώντας την επιλογή Create lines from, το έγγραφο του 94

95 τιμολογίου αντιγράφει τα δεδομένα του ολοκληρωμένου εγγράφου παραλαβής. Σε αυτό το στάδιο μπορούμε για μια ακόμα φορά να αλλάξουμε τα δεδομένα. Ολοκληρώνουμε το έγγραφο επιλέγοντας Complete και εκτελούμε τα ίδια βήματα και για την άλλη παραλαβή μας. Εικόνα 6.24 Τιμολόγιο Πληρωμή (Payment) Αρχικά δημιουργώ μια λίστα με όλα τα μη πληρωμένα τιμολόγια. Εικόνα 6.25 Λίστα τιμολογίων 95

96 Για να εισάγω τις πληρωμές στο σύστημα επιλέγω Menu Open Items Payment Selection. Η πληρωμή θα πραγματοποιηθεί με επιταγή γι αυτό στο πεδίο Payment Rule επιλέγω check και στο πεδίο Bank Account επιλέγω CITIBANK -01 EUR. Όλα τα δεμένα στηρίζονται στο τιμολόγιο μου οπότε δεν χρειάζεται να εισάγω κάτι άλλο. Κάνω την ίδια διαδικασία και για τους δύο προμηθευτές. Επειδή ορίσαμε σαν τρόπο πληρωμής την επιταγή, για να ολοκληρωθεί η διαδικασία θα πρέπει να την εκτυπώσω. Έτσι παίρνω τα εξής: Εικόνα 6.26 Επιταγές πληρωμών εμπορευμάτων 96

97 6.7 ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΩΝ (SALES ORDER) Το Adempiere παρέχει οχτώ διαφορετικούς τύπους για την εισαγωγή μιας παραγγελίας, καθένας από τους οποίους ακολουθεί μια διαφορετική διαδικασία για την ολοκλήρωση της παραγγελίας. Αυτή που ταιριάζει στην διαδικασία παραγγελιών της ARTEPLAST είναι η Standard και ακολουθεί τα εξής βήματα. Παραγγελία(Order) Αποστολή(Shipment) Τιμολόγιο(Invoice) Πληρωμή(Payment). Από: Εικόνα 6.27 Τύποι πληρωμών Επειδή η αποθήκη μου είναι άδεια και για να μπορέσω να εκτελέσω τη διαδικασία της παραγγελίας, θα εισάγω στην ζώνη Α της κύριας αποθήκης σε όλα τα έτοιμα προϊόντα ποσότητα ίση με 300. Επιλέγω Menu Material Management Physical Inventory και εισάγω τις ποσότητες Παραγγελία (Order) Επιλέγουμε Menu Quote-to-Invoice Sales Orders Sales Order. Στο παράθυρο Sale Order εισάγουμε δεδομένα στα εξής πεδία: Target Document Type: Standard 97

98 Business Partner: Εισάγουμε τον συνεργάτη από τον οποίο λάβαμε την παραγγελία πχ ΔΕΗ ΑΚ. ΛΜ. Delivery rule: Στο πεδίο αυτό εισάγουμε τις προϋποθέσεις υπό τις οποίες θα εκτελεστεί η μεταφορά. Επιλέγουμε Complete Order που σημαίνει ότι η παραγγελία θα αποσταλεί ολόκληρη όταν είναι έτοιμη. Invoice Rule: Στο πεδίο αυτό εισάγουμε τις προϋποθέσεις υπό τις οποίες θα εξαχθεί ένα τιμολόγιο. Επιλέγουμε After Order Delivered που σημαίνει ότι θα επιτραπεί δημιουργία τιμολογίου μόνο όταν παραδοθεί ολόκληρη η συμφωνηθείσα παραγγελία. Delivery Via: Στο πεδίο αυτό εισάγουμε τον τρόπο με τον οποίο θα σταλούν τα προϊόντα. Επιλέγουμε Pick Up γιατί η ARTEPLAST δεν δρομολογεί οχήματα για την αποστολή. Date Promised: Εισάγουμε την ημερομηνία παράδοσης που έχει συμφωνηθεί Στην συνέχεια περνάμε στην καρτέλα Order Line για να εισάγουμε τα προϊόντα και τις ποσότητες που έχει παραγγείλει ο πελάτης. Επειδή ο πελάτης που έχουμε εισάγει ανήκει στην κατηγορία ΧΟΝΔΡΕΜΠΟΡΟΙ, το σύστημα από μόνο του επιλέγει την λίστα τιμών που αντιστοιχεί στους χονδρέμπορους. Μπορούμε ωστόσο αν θελήσουμε να την αλλάξουμε. Ολοκληρώνουμε το έγγραφο επιλέγοντας Complete. Το σύστημα έχει δεσμεύσει τις ποσότητες από τους αποθηκευτικούς χώρους και έχει ενεργοποιήσει τις διαδικασίες αποστολής και δημιουργίας τιμολογίου. Παρατηρούμε στο κάτω τμήμα της εικόνας στο κόκκινο πλαίσιο αναφέρεται ο αριθμός των κωδικών που έχουν παραγγελθεί η συνολική τιμή τους. 98

99 Εικόνα 6.28 Παραγγελία έτοιμων προϊόντων Αποστολή (Shipment) Επειδή θέλουμε να δημιουργήσουμε αποστολή για μια συγκεκριμένη παραγγελία και όχι για το σύνολο των παραγγελιών, θα επιλέξουμε Shipment (Customer). Εικόνα 6.29 Αποστολή παραγγελίας έτοιμων προϊόντων 99

100 Στο πεδίο Order ανασύρω την παραγγελία που μόλις εισήγαγα, επιβεβαιώνω τα δεδομένα και ολοκληρώνω την διαδικασία επιλέγοντας Complete. Αν όλα είναι εντάξει το έγγραφο μου εμφανίζει Document Status Completed Τιμολόγιο (Invoice) Επιλέγω Menu Quote-to-Invoice Sales Invoices Generate Invoices (manual) και εμφανίζεται το ακόλουθο παράθυρο. Εικόνα 6.30 Δημιουργία τιμολογίου Τσεκάρω την παραγγελία που θέλω να τιμολογηθεί και επιλέγω οκ. Το τιμολόγιο μου έχει την ακόλουθη μορφή. Εικόνα 6.31 Μορφή τιμολογίου 100

101 6.7.5 Πληρωμή (Payment) Επιλέγω Menu Open Items Payment. Στο πεδίο Invoice ανασύρω το τιμολόγιο που μόλις εκτέλεσα και τα υπόλοιπα πεδία παίρνουν αυτόματα τιμές από το τιμολόγιο. Στο πεδίο Document Type επιλέγω AR Receipt για να δηλώσω ότι λαμβάνω πληρωμή και στο πεδίο Bank Account εισάγω το λογαριασμό τραπέζης που επιθυμώ. Επιλέγω Complete για να ολοκληρώσω το έγγραφο. Εικόνα 6.32 Λήψη πληρωμής Απόθεμα (Physical Inventory) Επιλέγω Menu Material Management Physical Inventory για να δω τις αλλαγές που πραγματοποιήθηκαν στην αποθήκη μου. Εικόνα 6.33 Φυσικό απόθεμα έτοιμων προϊόντων 101