Διοίκηση Έργων - Project Management

Πανεπιστήμιο Αιγαίου Πολυτεχνική Σχολή Τμήμα Μηχανικών Οικονομίας και Διοίκησης Διοίκηση Έργων - Project Management ΔΙΑΛΕΞΗ 5 η : Φάση 2 Σχεδιασμός κόστους και ποιότητας Δρ. Β. Ζεϊμπέκης Επίκουρος Καθηγητής vzeimp@fme.aegean.gr University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019

Ατζέντα Κόστος Διαδικασία σχεδιασμού κόστους Μέθοδοι & τεχνικές εκτίμησης κόστους Προϋπολογισμός και ταμειακές ροές Σχέση κόστους χρόνου Ποιότητα Διαδικασία σχεδιασμού ποιότητας Συμμόρφωση της ποιότητας Σχεδιασμός απόδοσης της ποιότητας University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 2

Η διαδικασία σχεδιασμού του κόστους Η πρώτη φάση της εν λόγω διαδικασίας είναι η αναγνώριση του βαθμού της σπουδαιότητας που δίνεται στο κόστος καθώς επίσης και τους πιθανούς συμψηφισμούς με άλλα αγαθά που περιλαμβάνει το έργο Ο σχεδιασμός του κόστους αποτελεί μια πολύπλοκη διαδικασία δεδομένου ότι είναι άγνωστο ποιες τελικά δραστηριότητες του έργου θα πραγματοποιηθούν ενώ παράλληλα κατά τη διάρκειά του υπάρχει η ανάγκη να αντιμετωπιστούν οι ασάφειες για τις διαχρονικές αλλαγές στο κόστος λόγω συναλλαγματικών διακυμάνσεων, πληθωρισμού και των τιμών των βασικών υλικών Τέλος, ένα ακόμη σημαντικός παράγοντας κατά τη διάρκεια σχεδιασμού είναι η γνώση της σχέσης ανάμεσα στο κόστος, την τιμή και το κέρδος από το έργο το οποίο θα αναληφθεί University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 4

Ο ρόλος της κοστολόγησης Η βασική σχέση ανάμεσα στην τιμή, το κόστος και το κέρδος μπορεί να εκφραστεί με αρκετούς τρόπους, ωστόσο η εξίσωση που θα χρησιμοποιηθεί εξαρτάται από το αν θα καθοριστεί πρώτα η τιμή, το κόστος ή το κέρδος. Περίπτωσης 1: η τιμή καθορίζεται από νόμο ή με βάση το στόχο (κοστολόγηση μέσω ανάλυσης της αγοράς) Κόστος + κέρδος = Τιμή Περίπτωση 2: το κόστος είναι σταθερό κατά κανόνα (π.χ. μέσω προμήθειας με σύμβαση σταθερής τιμής αγαθών) Τιμή Κέρδος = Κόστος Περίπτωση 3: το κέρδος προσδιορίζεται μέσω του συστήματος «τιμολόγηση με προσαύξηση του κόστους» Τιμή -Κόστος = Κέρδος Πηγή: Maylor, 2005 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 5

Μέθοδοι εκτίμησης κόστους Εξωγενής προσδιορισμός του κόστους του έργου Ο διαχειριστής έργου κατανέμει τα χρηματικά κονδύλια στα υποέργα Διοίκηση / Χρηματοδότης Ιδιοκτήτης έργου Διαχειριστής έργου Υποέργα Δραστηριότητες Επίπεδο 1 Επίπεδο 2 Επίπεδο 3 Επίπεδο 4 Επίπεδο 5 Το κόστος καθορίζεται από το έργο Ο διαχειριστής έργου αντιπαραβάλλει τις εκτιμήσεις Πηγή: Maylor, 2005 ΑΝΑΛΥΤΙΚΗ ΚΟΣΤΟΛΟΓΗΣΗ: υπάρχει διαθέσιμο ορισμένο χρηματικό ποσό για να ολοκληρωθούν οι δραστηριότητες του έργου και είναι απαραίτητο να πραγματοποιηθεί κατανομή του στα διάφορα υποέργα. Η κατανομή θα βασιστεί είτε στις εκτιμήσεις της ανώτερης βαθμίδας διοίκησης, είτε στη χρήση της κοστολόγησης με βάση το στόχο ΣΥΝΘΕΤΙΚΗ ΚΟΣΤΟΛΟΓΗΣΗ: οι εκτιμήσεις σε κάθε επίπεδο της διάρθρωσης της ανάλυσης των εργασιακών καθηκόντων συγκεντρώνονται και προστίθενται από κάθε βαθμίδα εποπτείας στην ιεραρχία του έργου, όπως θα συνέβαινε με τα έργα στα οποία η κοστολόγηση γίνεται με προσαύξηση του κόστους University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 7

Τα συστατικά του κόστους Κ Ο Σ Τ Ο Σ Χρόνος + Υλικά + Κεφαλαιουχικά μηχανήματα + Έμμεσες δαπάνες + Γενικά έξοδα Η άμεση εισροή εργασίας στις δραστηριότητες Αναλώσιμα και άλλα υλικά που χρησιμοποιούνται στη διαδικασία Η προμήθεια των μέσω που παρέχουν τη διαδικασία μετασχηματισμού, ή τμήμα του κόστους τους, της συντήρησής τους, της λειτουργίας τους και της απόσβεσης που καλύπτεται από τις δραστηριότητες π.χ. μεταφορικά, εκπαίδευση Χρήση χώρων γραφείων, χρηματοοικονομική και νομική υποστήριξη, managers και άλλο μη άμεσο προσωπικό Πηγή: Maylor, 2005 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 8

Τεχνικές προσδιορισμού κόστους (1/3) Παραμετρική εκτίμηση Τεχνική «όπως αλλά» Τεχνικές προσδιορισμού κόστους Προβλέψεις Συνθετική εκτίμηση Χρήση επιπτώσεων καμπύλης μάθησης Τεχνική των ευσεβών πόθων Πηγή: Maylor, 2005 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 9

Τεχνικές προσδιορισμού κόστους (2/3) Παραμετρική εκτίμηση π.χ. κόστος ανά χιλιόμετρο δρόμου στον οποίο τοποθετείται ασφαλτοτάπητας Τεχνική «όπως αλλά» Παρόμοια εμπειρία από έργα του παρελθόντος χρήση παρελθόντων στοιχείων κόστους ως βάση για τις μελλοντικές εκτιμήσεις Προβλέψεις π.χ. προβλέψεις για την ισοτιμία του συναλλάγματος Συνθετική εκτίμηση Έργα με σημαντικό πλήθος επαναλαμβανόμενων εργασιών η εν λόγω τεχνική βασίζεται στις πρακτικές της μέτρησης εργασιακών καθηκόντων (δραστηριότητα χρόνος ανά δραστηριότητα) Τεχνική των ευσεβών πόθων Οι κύριες αιτίες κοστολόγησης με τη συγκεκριμένη τεχνική είναι: πολιτικές, ακατάλληλη χρήση εκτιμήσεων & μη συστηματικός σχεδιασμός University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 10

Τεχνικές προσδιορισμού κόστους (3/3) Χρήση επιπτώσεων καμπύλης μάθησης Δεδομένου ότι σε κάθε δραστηριότητα υπάρχου επαναλαμβανόμενα στοιχεία και ειδικά κατά τη φάση της εκτέλεσης, ο χρόνος που απαιτείται κάθε φορά για την εκτέλεση των συγκεκριμένων δραστηριοτήτων μειώνεται καθώς το άτομο εξοικειώνεται με τις μεθόδους Με βάση την καμπύλη εκμάθησης από ένα σημείο και μετά ο ρυθμός βελτίωσης στην ταχύτητα γίνεται μικρότερος με την πάροδο του χρόνου Χρόνος F (x) = kx n Πλήθος επαναλήψεων x: πλήθος επαναλήψεων δραστηριότητας F (x) : χρόνος που απαιτήθηκε για τη x επανάληψη k: απαιτούμενος χρόνος εκτέλεσης δραστηριότητας την 1 η φορά n: ο λόγος logb/log2, όπου b = ο ρυθμός μάθησης Πηγή: Maylor, 2005 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 11

Προϋπολογισμός Ο προϋπολογισμός είναι μια γραπτή δήλωση που αφορά χρήματα και περιγράφει από που προέρχονται, ποιο είναι το ποσό και πως θα δαπανηθούν τα εν λόγω χρήματα Οι βασικές κατηγορίες κόστους που συναντώνται σε προϋπολογισμούς είναι: εργασία, υλικά, αναλώσιμα, δαπάνη κεφαλαίου, έξοδα μετακινήσεων, έξοδα συντήρησης Προβλήματα που συναντώνται κατά την εξέταση της αξίας που προσθέτει το σύστημα προϋπολογισμών: Τι πρέπει να γίνει με τα κεφάλαια τα οποία απέμειναν σε έναν προϋπολογισμό στο τέλος ενός έργου ή μιας λογιστικής περιόδου; Τι πρέπει να γίνει όταν μια κατηγορία δαπάνη εξαντληθεί, αλλά οι δραστηριότητες του έργου που ανήκουν σε αυτή την κατηγορία εξακολουθούν να χρειάζονται χρηματοδότησης Η επιβολή περιορισμών σχετικά με τη μεταφορά κεφαλαίων μεταξύ κατηγοριών του προϋπολογισμού προκαλεί ανωμαλίες και συχνά μπορεί να οδηγήσει σε σπατάλη χρημάτων University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 13

Ταμειακές ροές Το ύψος του προϋπολογισμού μπορεί να μην έχει κανέναν νόημα αν δεν μπορεί ο διαχειριστής ενός έργου να έχει πρόσβαση στα χρήματα τη χρονική στιγμή που τα χρειάζεται Οι ταμιακές ροές καθώς επίσης και η διαθεσιμότητά τους την κατάλληλη στιγμή «παίζουν» καθοριστικό ρόλο για την εξέλιξη ενός έργου (π.χ. χωρίς ταμειακές ροές οι προμηθευτές δεν μπορούν να πληρωθούν πρόβλημα!) Βασικά θέματα των ταμειακών ροών που απασχολούν τους διαχειριστές έργων: Σε μεγάλα και πολύπλοκα έργα ακολουθείται μοντέλο σταδιακών πληρωμών με την ολοκλήρωση συγκεκριμένων φάσεων των έργων Το χρονοδιάγραμμα του έργου μπορεί να χρειαστεί αναθεώρηση έτσι ώστε να αντικατοπτρίζει τη μετάβαση από τη μια λογιστική περίοδο στην άλλη (εξαιτίας μιας σειράς παραγόντων) University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 14

Μέθοδος παρακολούθησης δαπανών έργων Η εισροή της εργασίας μπορεί να παρακολουθείται μέσω των εξής μεθόδων: Μέτρηση της εισροής του χρόνου εκτέλεσης εργασιών με φύλλα καταγραφής χρόνου εργασίας, τα οποία συμπληρώνονται από τους εργαζόμενους και δείχνουν που αφιέρωσαν το χρόνο εργασίας τους (οι συγκεκριμένες μετρήσεις χρησιμοποιούνται για Activity Based Costing) Δειγματοληψία της εργασίας με τη λήψη τυχαίων δειγμάτων από τις εργασίες που εκτελούν οι εργαζόμενοι στη διάρκεια κάποιας χρονικής περιόδου, συνήθως πολλών εβδομάδων University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 15

Βήματα σύνταξης ταμειακών ροών 1. Επίλυση του δικτύου του έργου και εύρεση της κρίσιμης διαδρομής 2. Δημιουργία Gantt Chart και καθορισμός του χρόνου εκτέλεσης δραστηριοτήτων 3. Υπολογισμός μοναδιαίου κόστους ΜKi για κάθε δραστηριότητα i MKi = KAi / di, όπου di η διάρκεια εκτέλεσης της δραστηριότητας i 4. Σε κάθε χρονική μονάδα εκτέλεσης του έργου αθροίζουμε α) το μοναδιαίο κόστος των δραστηριοτήτων, β) το έμμεσο κόστος και αφαιρούμε τυχόν εισροές 5. Σύνταξη του πίνακα χρηματοροών ανά χρονική μονάδα εκτέλεσης του έργου και αθροιστικά Πηγή: Κηρυττόπουλος, 2013 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 16

Πρακτική εξάσκηση Ζητούμενο: Να εφαρμοστούν τα 5 βήματα σύνταξης ταμειακών ροών Δραστηριότητα Προαπαίτηση Διάρκεια (ημέρες) Κόστος( ) A - 7 ημέρες 8.000 B Α 5 ημέρες 15.000 C B 3 ημέρες 5.000 D Α 2 ημέρες 4.000 E C,D 2 ημέρες 1.000 Έμμεσο κόστος: 400 / ημέρα Το έργο περιλαμβάνει 2 τμηματικές πληρωμές: Πληρωμή Α: Τέλος 9 ης ημέρας Ποσό: 20.000 Πληρωμή Β: Τέλος του έργου Ποσό: 40.000 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 17

Πρακτική εξάσκηση - Βήμα 1 Βήμα 1: Επίλυση του δικτύου του έργου και εύρεση της κρίσιμης διαδρομής (μέσω κόμβων δραστηριοτήτων). Διαθέσιμος χρόνος: Τυπολόγιο: EST LST ID d TF 5 λεπτά LST(i) = LST (i) d i-1 EST(i) = EST (i) + d i+1 TF(i) = LST (i) -EST (i) University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 18

Πρακτική εξάσκηση - Βήμα 1 Βήμα 1: Επίλυση του δικτύου του έργου και εύρεση της κρίσιμης διαδρομής 7 5 B 7 0 12 3 C 12 0 0 0 0 0 ΑΡΧΗ A 0 0 7 0 15 15 17 17 E ΤΕΛΟΣ 2 0 0 0 7 2 D 13 6 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 19

Πρακτική εξάσκηση - Βήμα 2 Βήμα 2: Δημιουργία Gantt Chart και καθορισμός του χρόνου εκτέλεσης δραστηριοτήτων Διαθέσιμος χρόνος: 5 λεπτά University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 20

Πρακτική εξάσκηση - Βήμα 2 Βήμα 2: Δημιουργία Gantt Chart και καθορισμός του χρόνου εκτέλεσης δραστηριοτήτων Δραστηριότητα Διάρκεια (εβδομάδες) Προαπαιτούμενες Έναρξη έργου 0 days - Δραστηριότητα Α 7 days - Δραστηριότητα Β 5 days A Δραστηριότητα C 3 days B Δραστηριότητα D 2 days A Δραστηριότητα Ε 2 days C,D Λήξη έργου 0 days - Ημ. 1 Ημ. 2 Ημ. 3 Ημ. 4 Ημ. 5 Ημ. 6 Ημ. 7 Ημ. 8 Ημ. 9 Ημ. 10 Ημ. 11 Ημ. 12 Ημ. 13 Ημ. 14 Ημ. 15 Ημ. 16 Ημ. 17 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 21

Πρακτική εξάσκηση - Βήμα 3 Βήμα 3: Υπολογισμός μοναδιαίου κόστους ΜKi για κάθε δραστηριότητα i Δραστηριότητα Προαπαίτηση Διάρκεια (ημέρες) Κόστος( ) ΜKi A - 7 ημέρες 8.000 1.143 B Α 5 ημέρες 15.000 5.000 C B 3 ημέρες 5.000 1.667 D Α 2 ημέρες 4.000 2.000 E C,D 2 ημέρες 1.000 500 MKi = KAi / di => Για i=α, τότε: MKΑ = 8.000 / 7 => MKΑ = 1.143 Για i=β, τότε: MKB = 15.000 / 5 => MKB = 5.000 Για i=c, τότε: MKC = 5.000 / 3 => MKC = 1.667 Για i=d, τότε: MKD = 4.000 / 2 => MKD = 2.000 Για i=e, τότε: MKE = 1.000 / 2 => MKE = 500 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 22

Πρακτική εξάσκηση - Βήμα 4 (1/6) Βήμα 4: Σε κάθε χρονική μονάδα εκτέλεσης του έργου αθροίζουμε α) το μοναδιαίο κόστος των δραστηριοτήτων, β) το έμμεσο κόστος και αφαιρούμε τυχόν εισροές ID D 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 A 7 1.143 1.143 1.143 1.143 1.143 1.143 1.143 B 5 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 C 3 1.667 1.667 1.667 D 2 2.000 2.000 E 2 500 500 Άμεσο κόστος 1.143 1.143 1.143 1.143 1.143 1.143 1.143 7.000 7.000 5.000 5.000 5.000 1.667 1.667 1.667 500 500 5.000 + 2.000 = 7.000 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 23

Πρακτική εξάσκηση - Βήμα 4 (2/6) Βήμα 4: Σε κάθε χρονική μονάδα εκτέλεσης του έργου αθροίζουμε α) το μοναδιαίο κόστος των δραστηριοτήτων, β) το έμμεσο κόστος και αφαιρούμε τυχόν εισροές ID D 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 A 7 1.143 1.143 1.143 1.143 1.143 1.143 1.143 B 5 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 C 3 1.667 1.667 1.667 D 2 2.000 2.000 E 2 500 500 Άμεσο κόστος Έμμεσο κόστος 1.143 1.143 1.143 1.143 1.143 1.143 1.143 7.000 7.000 5.000 5.000 5.000 1.667 1.667 1.667 500 500 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 Έμμεσο κόστος: 400 / ημέρα University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 24

Πρακτική εξάσκηση - Βήμα 4 (3/6) Βήμα 4: Σε κάθε χρονική μονάδα εκτέλεσης του έργου αθροίζουμε α) το μοναδιαίο κόστος των δραστηριοτήτων, β) το έμμεσο κόστος και αφαιρούμε τυχόν εισροές ID D 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 A 7 1.143 1.143 1.143 1.143 1.143 1.143 1.143 B 5 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 C 3 1.667 1.667 1.667 D 2 2.000 2.000 E 2 500 500 Άμεσο κόστος Έμμεσο κόστος 1.143 1.143 1.143 1.143 1.143 1.143 1.143 7.000 7.000 5.000 5.000 5.000 1.667 1.667 1.667 500 500 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 Πληρωμές -20.000-40.000 Πληρωμή Α: Τέλος 9 ης ημέρας Ποσό: 20.000 Πληρωμή Β: Τέλος του έργου Ποσό: 40.000 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 25

Πρακτική εξάσκηση - Βήμα 4 (4/6) ID D 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 A 7 1.143 1.143 1.143 1.143 1.143 1.143 1.143 B 5 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 C 3 1.667 1.667 1.667 D 2 2.000 2.000 E 2 500 500 Άμεσο κόστος Έμμεσο κόστος 1.143 1.143 1.143 1.143 1.143 1.143 1.143 7.000 7.000 5.000 5.000 5.000 1.667 1.667 1.667 500 500 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 Πληρωμές -20.000-24.000 Ρευστότητα 1.543 1.543 1.543 1.543 1.543 1.543 1.543 7.400-12.600 5.400 5.400 5.400 2.067 2.067 2.067 900-23.100 7.000 + 400-20.000 = -12.600 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 26

Πρακτική εξάσκηση - Βήμα 4 (5/6) ID D 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 A 7 1.143 1.143 1.143 1.143 1.143 1.143 1.143 B 5 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 C 3 1.667 1.667 1.667 D 2 2.000 2.000 E 2 500 500 Άμεσο κόστος Έμμεσο κόστος 1.143 1.143 1.143 1.143 1.143 1.143 1.143 7.000 7.000 5.000 5.000 5.000 1.667 1.667 1.667 500 500 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 Πληρωμές -20.000-40.000 Ρευστότητα 1.543 1.543 1.543 1.543 1.543 1.543 1.543 7.400-12.600 5.400 5.400 5.400 2.067 2.067 2.067 900-39.100 Αθροιστική Ρευστότητα 1.543 3.086 4.629 6.172 7.715 9.258 10.801 18.201 5.601 11.001 16.401 21.801 23.868 25.935 28.002 28.902-10.198 1.543 + 3.086 = 4.629 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 27

30,000 25,000 20,000 15,000 10,000 5,000 - -5,000-10,000-15,000 Διάγραμμα σωρευτικών ταμειακών ροών Ημέρα 1 Ημέρα 2 Ημέρα 3 Ημέρα 4 Ημέρα 5 Ημέρα 6 Ημέρα 7 Ημέρα 8 Ημέρα 9 Ημέρα 10 Ημέρα 11 Ημέρα 12 Ημέρα 13 Ημέρα 14 Ημέρα 15 Ημέρα 16 Ημέρα 17-10,198 1,543 3,086 4,629 6,172 7,715 9,258 10,801 18,201 5,601 11,001 16,401 21,801 23,868 25,935 28,002 28,902 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 28

Σχέση κόστους χρόνου (1/2) Άμεσο κόστος: το κόστος, σχετικά εύκολα, μπορεί να συσχετιστεί με συγκεκριμένη δραστηριότητα του έργου Έμμεσο κόστος: το κόστος δεν μπορεί να συσχετιστεί εύκολα με συγκεκριμένη δραστηριότητα του έργου Κόστος Κόστος Χρόνος Χρόνος Πηγή: Κηρυττόπουλος, 2013 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 30

Σχέση κόστους χρόνου (1/2) Συνολικό κόστος Έμμεσο κόστος Κόστος Άμεσο κόστος Χρόνος Πηγή: Κηρυττόπουλος, 2013 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 31

Ορισμός και συνιστώσες της ποιότητας Η ποιότητα είναι ένας όρος που έχει πολλές και διαφορετικές σημασίες για τους ανθρώπους Οι δυο κυριότερες συνιστώσες της ποιότητας προέρχονται από τη στρατηγική του οργανισμού και από τις απαιτήσεις του πελάτη Η προσέγγιση της έννοιας της ποιότητας είναι διαφορετική σε κατασκευαστικά έργα και διαφορετική σε περιπτώσεις έργων παροχής υπηρεσιών Κατασκευή Υπηρεσίες Πηγή: Maylor, 2005 Ορισμός ποιότητας Χαρακτηριστικά ποιότητας Με βάση το προϊόν ένα ακριβές και μετρήσιμο σύνολο χαρακτηριστικών Απόδοση,συμμόρφωση, χαρακτηριστικά, αξιοπιστία, ανθεκτικότητα, δυνατότητα επιδιόρθωσης, ποιότητα και αισθητική Με βάση τις προσδοκίες και τις αντιλήψεις των ομάδων συμφερόντων Πρόσβαση, επικοινωνία, ικανότητα, ευγένεια, αξιοπιστία, εμπιστοσύνη, ανταπόκριση, ασφάλεια, χειροπιαστά αποτελέσματα, κατανόηση / γνώση του πελάτη University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 33

Η διαδικασία σχεδιασμού της ποιότητας Πηγή: Maylor, 2005 Ορισμός της ποιότητας από τον οργανισμό Απαιτήσεις του πελάτη Κατασκευαστικό υπόδειγμα Ορισμός της ποιότητας έργου Υπόδειγμα υπηρεσιών Κατασκευή Συστήματα συμμόρφωσης Συστήματα απόδοσης Υπηρεσία University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 34

Συμμόρφωση της ποιότητας Το εγχειρίδιο έργου το οποίο συμβάλει στον αποδοτικότερο σχεδιασμό συμμόρφωσης της ποιότητας θα πρέπει να περιλαμβάνει τα εξής: Εισαγωγή: η λογική στην οποία βασίζεται το έργο Σχεδιασμός: περιλαμβάνει τους στόχους, τις προτεραιότητες, τη δήλωση εύρους (WBS) και όλα τα σχέδια τα οποία αφορούν σε χρόνο, κόστος και ανάλυση κινδύνων Λεπτομέρειες υλοποίησης: τα προγράμματα, οι αρμοδιότητες, οι σχετικές διαδικασίες, τα πρότυπα έντυπα και η οργανωτική δομή που θα χρησιμοποιηθεί Αρχεία: πρακτικά συσκέψεων, σημειώσεις για τα προβλήματα που έχουν ανακύψει και πώς αντιμετωπίστηκαν, αλλαγές που ζητήθηκαν και πραγματοποιήθηκαν, αναφορές για την κατάσταση που επικρατεί, άλλη αλληλογραφία Διάφορες πληροφορίες: τα σημεία επαφής για όλα τα εμπλεκόμενα μέρη του έργου, οι πηγές τεχνικών κειμένων (χρήση ως αναφορές) University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 36

Κατανομή αρμοδιοτήτων Η κατανομή των πόρων στα διάφορα τμήματα του έργου αποτελεί καθήκον του διαχειριστή του έργου και είναι απαραίτητο για την πραγματοποίησή του να λαμβάνονται υπόψη και οι περιορισμοί σχετικά με τη διαθεσιμότητα των προσώπων και του εξοπλισμού Μήτρα αρμοδιοτήτων: όπου υπάρχουν σαφείς απαιτήσεις για τις δεξιότητες των ατόμων που θα αναλάβουν τα καθήκοντα, αυτές πρέπει να ικανοποιηθούν πρώτες (κύριος αρμόδιος), ενώ οι πόροι που βρίσκονται σε μικρότερη στενότητα πρέπει να αντιστοιχιστούν στις υπόλοιπες εργασίες A B C D E F 1 2 3 4 Πηγή: Maylor, 2005 Κύριος αρμόδιος Κάποια ανάμειξη University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 37

Σχεδιασμός απόδοσης της ποιότητας: ικανοποίηση ομάδας συμφερόντων (1/2) Σύμφωνα με το πρώτο νόμο εξυπηρέτησης του Maister (1993), η ικανοποίηση της ομάδας συμφερόντων καθορίζεται από τη διαφορά ανάμεσα στον τρόπο με τον οποίο μια ομάδα συμφερόντων αντιλαμβάνεται ή βλέπει το πρόβλημα και στον τρόπο με τον οποίο αναμένεται ότι θα αποδώσει (προσοχή στη δημιουργία εξωπραγματικών προσδοκιών) Ικανοποίηση = Αντίληψη Προσδοκία Τα έργα που αφορούν σε κατασκευαστικά έργα ή σε έργα ανάπτυξης προϊόντων έχουν απτές ιδιότητες που μπορούν να αξιολογηθούν εύκολα και να αποτελέσουν μέρος των προσδοκιών και των αντιλήψεων των ομάδων συμφερόντων Ωστόσο δεν ισχύει το ίδιο και για την περίπτωση των έργων που αφορούν σε παροχή υπηρεσιών Πηγή: Maylor, 2005 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 39

Σχεδιασμός απόδοσης της ποιότητας: ικανοποίηση ομάδας συμφερόντων (2/2) Για τις περιπτώσεις έργων παροχής υπηρεσιών η διαδικασία περιλαμβάνει και μη απτά στοιχεία που μεταξύ άλλων είναι τα εξής: Η ταχύτητα ανταπόκρισης: η ταχύτητα απάντησης σε αιτήματα για πληροφορίες ή αλλαγές Η επικοινωνία: πόσο εύκολα η ομάδα έργου παρέχει πληροφορίες Η ικανότητα και ο επαγγελματισμός: η προφανής ικανότητα του οργανισμού που εκτελεί το έργο να παραδίδει τα αποτελέσματα Η ευγένεια: ο τρόπος μεταχείρισης των ομάδων συμφερόντων Η προσπελασιμότητα: η ευκολία με την οποία μπορούν να εντοπιστούν διάφορα πρόσωπα και να υπάρξει επικοινωνία μαζί τους όταν απαιτούνται πληροφορίες Πηγή: Maylor, 2005 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 40

Σχεδιασμός απόδοσης της ποιότητας: σχεδιασμός επικοινωνιών Μια συνήθης τεχνική για τη διαχείριση των επικοινωνιών στηρίζεται στη χρήση ενός πίνακα (σχέδιο επικοινωνίας), προκειμένου να εντοπιστεί η φύση της επικοινωνίας, ο χρόνος και ο υπεύθυνος για την υλοποίηση Ομάδα συμφερόντων Επικοινωνία Χρόνος Μορφή Διανομή Υπεύθυνος Χρηματοδότης έργου Κάθε μήνα 1 η εβδομάδα κάθε μήνα Σύντομη έκθεση Ηλεκτρονικό μήνυμα Διαχειριστής έργου Λογιστηρίου Χρονοδιάγραμμα μηνιαίων δαπανών 2 εβδομάδες πριν την έναρξη του μήνα Σύντομος προϋπολογισμός Ηλεκτρονικό μήνυμα διαχειριστής Τμήμα πελατών Κάθε μήνα 1 η εβδομάδα κάθε μήνα Μονοσέλιδη έκθεση Ηλεκτρονικό μήνυμα και πίνακας ανακοινώσεων Σύνδεσμος Πηγή: Maylor, 2005 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 41

Βιβλιογραφια Κηρυττόπουλος, Κ. 2013, Διαχείριση κόστους έργων, Σχολή Μηχανολόγων Μηχανικών, Εθνικό Μετσόβιο Πολυτεχνείο Maylor, H., 2005, Διαχείριση έργων, 3 η έκδοση, Εκδοσεις Κλειδάριθμος, Αθήνα, Ελλάδα (ISBN: 960-209-853-8) University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 42