Ενότητα 3 Τεχνικές και Μέθοδοι Ανάλυσης Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης ΙI Ι Διδάσκων: Νίκος Καρακαπιλίδης 3-1 Στόχοι & αντικείμενο ενότητας Ανεύρεση στοιχείων Δειγματοληψία, παρατήρηση, ερωτηματολόγια, συνεντεύξεις Ανάλυση σκοπιμότητας Σημεία ελέγχου Ανάλυση κόστους-οφέλους Στρατηγικές Μοντελοποίηση συστημάτων Διαγράμματα Ροής Δεδομένων Λεξικά Δεδομένων Πίνακες αποφάσεων Δόμηση σχετικών κειμένων Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης ΙI Ι Διδάσκων: Νίκος Καρακαπιλίδης 3-2 1
Ι. Ανεύρεση στοιχείων Συλλογή στοιχείων σχετικά με το υπό ανάπτυξη σύστημα με στόχο την ανάλυση και τεκμηρίωσή του Δεν αποτελεί ξεχωριστή φάση μια και γίνεται σε διάφορες φάσεις του κύκλου ζωής ανάπτυξης ενός ΠΣ Προκαταρκτική φάση ανάλυσης προβλήματα, ευκαιρίες βελτίωσης, οδηγίες διοίκησης, περιβάλλον ΠΣ, προσωπικό εταιρίας, κλπ. Φάση καθορισμού απαιτήσεων χρηστών Φάση σχεδιασμού Οριστικοποίηση επιλογών για εξόδους ΠΣ, επικοινωνία χρήστη και Η/Υ, κλπ. Τρόποι ανεύρεσης στοιχείων Δειγματοληψία Παρατήρηση του περιβάλλοντος εργασίας Ερωτηματολόγια Συνεντεύξεις Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης ΙI Ι Διδάσκων: Νίκος Καρακαπιλίδης 3-3 Δειγματοληψία Επιλογή εγγράφων και τεκμηρίων σχετικών με τον τρόπο λειτουργίας του συστήματος Περιγραφή προβλήματος Μελέτες, παράπονα πελατών, πρακτικά συσκέψεων, λογιστικές καταστάσεις, μετρήσεις/εκτιμήσεις απόδοσης, υποδείξεις για αυτοματοποίηση Περιγραφή λειτουργίας Στρατηγικό σχέδιο επιχείρησης, τυπικές οδηγίες προς τις διάφορες μονάδες, εγχειρίδια λειτουργίας, περιγραφές καθηκόντων, υπάρχοντα έντυπα/αρχεία/καταστάσεις Σε περίπτωση υπάρχοντος συστήματος: Μελέτη υπάρχουσας τεκμηρίωσης Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης ΙI Ι Διδάσκων: Νίκος Καρακαπιλίδης 3-4 2
Παρατήρηση Παρακολούθηση ατόμων κατά τη διάρκεια της εργασίας τους Όχι πολύ διαδεδομένη αλλά αξιόπιστη Μειονεκτήματα Συμπεριφορά εργαζομένων Η διάρκεια της παρατήρησης δεν μπορεί να διαρκέσει για μεγάλο χρονικό διάστημα Άλλα στοιχεία Παρακολούθηση: ποια άτομα, πότε, γιατί και πως; Λήψη ειδικής άδειας Συμπεριφορά ΑΣ με τα άτομα «υπό παρακολούθηση» Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης ΙI Ι Διδάσκων: Νίκος Καρακαπιλίδης 3-5 Ερωτηματολόγια Απευθύνονται συνήθως σε μεγάλο αριθμό ατόμων Πλεονεκτήματα Χαμηλό κόστος, συμπληρώνεται εύκολα και όταν ο ερωτώμενος μπορεί, δυνατότητα ανωνυμίας, εύκολη στατιστική επεξεργασία απαντήσεων Μειονεκτήματα Πιθανή μικρή απόκριση, ελλιπείς απαντήσεις, μη παρακολούθηση ερωτώμενων, σύνταξη ερωτηματολογίου Μορφή ερωτηματολογίου Ελεύθερη (ανοικτή) vs. Σταθερή (κλειστή) Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης ΙI Ι Διδάσκων: Νίκος Καρακαπιλίδης 3-6 3
Ανάπτυξη ερωτηματολογίου Προσδιορίστε ποια γεγονότα και γνώμες πρέπει να καταγραφούν και από ποιους Πιθανή αναθεώρηση απόφασης όταν ο αριθμός των ατόμων είναι μεγάλος Προσδιορίστε τη μορφή του ερωτηματολογίου (σύμφωνα με τα παραπάνω) Κλειστά vs. Ανοικτά ερωτηματολόγια Καταστρώστε σαφείς ερωτήσεις Προσοχή στην πιθανότητα παρερμηνειών ή εκμαίευσης επιθυμητών απαντήσεων Δοκιμάστε τις ερωτήσεις σε ένα μικρό δείγμα ατόμων Πιθανός ανασχεδιασμός ερωτηματολογίου Αναπαραγωγή και διανομή ερωτηματολογίων Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης ΙI Ι Διδάσκων: Νίκος Καρακαπιλίδης 3-7 Τυπικές ερωτήσεις / απαντήσεις Ανοικτό ερωτηματολόγιο Περιγράψτε τα βασικότερα προβλήματα της διαχείρισης προμηθειών στην επιχείρησή σας Πως γίνεται μέχρι τώρα η συλλογική λήψη αποφάσεων σχετικά με την εξαγωγή μιας ιατρικής διάγνωσης; Κλειστό ερωτηματολόγιο Απάντηση (ελεύθερο κείμενο) Απάντηση (ελεύθερο κείμενο) Επιθυμείτε, μέσω του συστήματος, διεκπεραίωση συναλλαγών Β2Β; Ναι χ Ο πελάτης πρέπει να γνωρίζει άμεσα πότε το προϊόν που επιθυμεί θα είναι στα χέρια του χ Συμφωνώ Δεν έχω γνώμη Κατατάξτε κατά σειρά συχνότερης εμφάνισης τις παρακάτω αιτίες εμφάνισης λαθών στη διαδικασία διαχείρισης της βαθμολογίας β Μη λειτουργικά έντυπα γ Μεγάλος όγκος δεδομένων a Τα ποσοστά εκπτώσεων σε B2C συναλλαγές κυμαίνονται από Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης ΙI Ι Διδάσκων: Νίκος Καρακαπιλίδης 3-8 Όχι Διαφωνώ Κακή οργάνωση 5% έως 10% 4
Συνεντεύξεις Συλλογή δεδομένων, μέσω προφορικών ερωτήσεων του ΑΣ σε άτομα που έχουν (άμεση ή έμμεση) σχέση με το σύστημα Τύποι συνεντεύξεων Αδόμητες Ελεύθερος διάλογος, συλλογή γενικής φύσης πληροφοριών Μικρή προετοιμασία, επίπονη και χρονοβόρα ανάλυση των απαντήσεων Δομημένες Τυποποιημένες / καλά καταστρωμένες ερωτήσεις, συλλογή αναλυτικών πληροφοριών Χρονοβόρα προετοιμασία, εύκολη ανάλυση των απαντήσεων Διεξαγωγή συνέντευξης και δυσκολίες Τι προσέχουμε πριν, κατά τη διάρκεια, και μετά το πέρας της συνέντευξης Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης ΙI Ι Διδάσκων: Νίκος Καρακαπιλίδης 3-9 Εργασίες Εξαμήνου - Συζήτηση Ανεύρεση στοιχείων Πληροφοριακό Σύστημα Διαχείρισης Προμηθειών μιας Επιχείρησης Δειγματοληψία Σύστημα Επεξεργασίας Συναλλαγών Ηλεκτρονικού Εμπορίου (Business to Customer) Ερωτηματολόγια Σύστημα Διαχείρισης Βαθμολογίας Φοιτητών σε ένα Πανεπιστημιακό Τμήμα Παρατήρηση Σύστημα Διαχείρισης Γνώσης και Συλλογικής Υποστήριξης Αποφάσεων για Ιατρικές Διαγνώσεις Συνεντεύξεις Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης ΙI Ι Διδάσκων: Νίκος Καρακαπιλίδης 3-10 5
ΙΙ. Ανάλυση σκοπιμότητας Συμπεραίνει το πόσο ευεργετική είναι η ανάπτυξη ενός ΠΣ για την επιχείρηση (λειτουργική, τεχνική, οικονομική πλευρά) Σημεία ελέγχου σκοπιμότητας / δυνατότητας πραγματοποίησης (σχεδόν μετά από κάθε στάδιο ανάπτυξης του ΠΣ) Διερεύνηση / Επιλογή εφαρμογής Γρήγορη (όχι πλήρης) ανάλυση του προβλήματος, των εναλλακτικών λύσεων και των σχετικών εντολών της διοίκησης Έξοδος: συνοπτική έκθεση σκοπιμότητας (διαπιστώσεις και συστάσεις του ΑΣ) και μια πρώτη ανάλυση κόστους-οφέλους Μελέτη υπάρχοντος συστήματος Στοχεύει σε καλύτερη εκτίμηση του κόστους ανάπτυξης και της αξίας επίλυσης των προβλημάτων Αναθεώρηση εκτιμήσεων μετά τον καθορισμό των απαιτήσεων και το σχεδιασμό του συστήματος Φάση αποτίμησης λύσης Μετά τον καθορισμό των απαιτήσεων των χρηστών (Να αφήσουμε το σύστημα ως έχει; Να αγοράσουμε ένα τυποποιημένο πακέτο λογισμικού; Να αναπτύξουμε ένα ΠΣ στα μέτρα της επιχείρησης; ) Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης ΙI Ι Διδάσκων: Νίκος Καρακαπιλίδης 3-11 Λειτουργική σκοπιμότητα Δύο βασικά κριτήρια Πόσο επείγουσα είναι η λύση του προβλήματος; Πόσο αποδεκτή είναι η λύση; Εφαρμογή πλαισίου PIECES για μέτρηση λειτουργικής σκοπιμότητας Performance (Απόδοση) Παρέχει το (υπάρχων ή νέο) σύστημα τον επιθυμητό χρόνο απόκρισης και τον κατάλληλο ρυθμός απόδοσης (πλήθος επεξεργαζομένων δοσοληψιών ανά χρονική μονάδα); Information (Πληροφορίες) Παρέχει το σύστημα (σε όλες τις ομάδες χρηστών) ακριβείς, έγκυρες, έγκαιρες και κατάλληλα μορφοποιημένες (well-formatted) πληροφορίες; Economy (Οικονομία) Προσφέρει το σύστημα δυνατότητες μείωσης του επιχειρηματικού κόστους ή/και αύξησης των επιχειρηματικών κερδών; Control (Έλεγχος) Προσφέρει το σύστημα δυνατότητες ανίχνευσης και πρόληψης μη επιθυμητών καταστάσεων; Εγγυάται την ασφάλεια των δεδομένων; Efficiency (Αποδοτικότητα) Γίνεται μέγιστη εκμετάλλευση των διαθέσιμων πόρων; Services (Υπηρεσίες) Παρέχονται αξιόπιστα οι επιθυμητές υπηρεσίες; Είναι το σύστημα εύκολο στη χρήση; Είναι ευέλικτο και επεκτάσιμο; Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης ΙI Ι Διδάσκων: Νίκος Καρακαπιλίδης 3-12 6
Τεχνική σκοπιμότητα Αφορά: Πρακτικά θέματα της προτεινόμενης λύσης και τεχνολογίας Λογική της προτεινόμενης λύσης Πιο αναλυτικά: Είναι η προτεινόμενη τεχνολογία ώριμη; Είναι εύκολο να κατανοηθεί; Υπάρχει προηγούμενη εμπειρία στη χρήση της προτεινόμενης τεχνολογίας; Είναι η επιχείρηση διατεθειμένη να επενδύσει στην τεχνολογία αυτή (με εκπαίδευση προσωπικού κλπ.); Μπορεί η προτεινόμενη λύση να υλοποιηθεί σε εύλογο χρονικό διάστημα; Υπάρχουν προκαθορισμένα χρονικά περιθώρια για την ανάπτυξη του συστήματος; Με ποια λογική έγινε η επιλογή της προτεινόμενης λύσης; Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης ΙI Ι Διδάσκων: Νίκος Καρακαπιλίδης 3-13 Οικονομική σκοπιμότητα Από τα αρχικά στάδια ανάπτυξης ενός ΠΣ γίνεται προσπάθεια υπολογισμού του σχετικού κόστους και των οφελών από τις διάφορες εναλλακτικές λύσεις Ακριβείς υπολογισμοί είναι δύσκολοι πριν τον σαφή καθορισμό των απαιτήσεων των χρηστών Ανάλυση Κόστους-Οφέλους Κόστη Μετρήσιμα (μισθοί, λογισμικό, κλπ) / Μη μετρήσιμα (απώλεια πελάτη, αλλαγή τρόπου εργασίας προσωπικού, κλπ.) Σταθερά (π.χ., κόστος αγοράς Η/Υ) / Μεταβλητά (π.χ., κόστος εκτύπωσης) Άμεσα (π.χ., κόστος εφαρμογής) / Έμμεσα (π.χ., δαπάνες υποστήριξης ενός server, άλλες επιβαρύνσεις) Οφέλη Όπως παραπάνω Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης ΙI Ι Διδάσκων: Νίκος Καρακαπιλίδης 3-14 7
Υπολογισμοί Ανάλυσης Κόστους-Οφέλους Κόστος λειτουργίας υπάρχοντος συστήματος Προσωπικό Μισθολόγιο, Υλικά Αναλώσιμα, Πάγια, Υπολογιστές Αποσβέσεις, Κόστη συντήρησης, Διάφορες επιβαρύνσεις Ενοίκια, Φωτισμός, (αναλογικά) Μη μετρήσιμα Χαμένες πωλήσεις, Κόστος αποθήκευσης υπερβολικού αποθέματος, (εκτιμήσεις) Κόστος λειτουργίας προτεινόμενου συστήματος Κατά αναλογία με τα παραπάνω Κόστος ανάπτυξης προτεινόμενου συστήματος Προσωπικό Μισθοί ΑΣ, Υλικά Αναλώσιμα, Υπολογιστές Αποσβέσεις, Ενοίκια, Εκπαίδευση Αμοιβές, Απώλεια ωρών εργασίας, Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης ΙI Ι Διδάσκων: Νίκος Καρακαπιλίδης 3-15 Στρατηγικές Ανάλυσης Κόστους-Οφέλους Ανάλυση σημείου εξισορρόπησης (break-even point) Σύγκριση κόστους χρήσης του παλιού και του νέου συστήματος Περίοδος επένδυσης Κόστος (εκ. δρχ.) Σημείο εξισορρόπησης 1ο έτος 2ο έτος 3ο έτος 4ο έτος Υπάρχον σύστημα Νέο σύστημα Περίοδος επιστροφής χρόνος Ανάλυση αποπληρωμής (payback) Προσδιορισμός χρόνου για την εξίσωση του συσσωρευτικού κόστους και οφέλους του προτεινόμενου νέου συστήματος Ανάλυση παρούσας αξίας (present-value) Κόστη και οφέλη υπολογίζονται με βάση τη σημερινή αξία της επένδυσης (και μετά συγκρίνονται) Ανάλυση χρηματοροής (cash-flow) Σύγκριση κόστους και αναμενόμενου εισοδήματος από τις υπηρεσίες του ΠΣ (συνδυασμός των δύο πρώτων στρατηγικών) Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης ΙI Ι Διδάσκων: Νίκος Καρακαπιλίδης 3-16 8
Εργασίες Εξαμήνου - Συζήτηση Ανάλυση σκοπιμότητας Πληροφοριακό Σύστημα Διαχείρισης Προμηθειών μιας Επιχείρησης Οικονομική σκοπιμότητα Κόστη και οφέλη Σύστημα Επεξεργασίας Συναλλαγών Ηλεκτρονικού Εμπορίου (Business to Customer) Λειτουργική σκοπιμότητα Εφαρμογή πλαισίου PIECES Σύστημα Διαχείρισης Βαθμολογίας Φοιτητών σε ένα Πανεπιστημιακό Τμήμα Τεχνική σκοπιμότητα Προτεινόμενη λύση και τεχνολογία Σύστημα Διαχείρισης Γνώσης και Συλλογικής Υποστήριξης Αποφάσεων για Ιατρικές Διαγνώσεις Λειτουργική σκοπιμότητα Υπηρεσίες (πλαίσιο PIECES) Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης ΙI Ι Διδάσκων: Νίκος Καρακαπιλίδης 3-17 ΙΙΙ. Μοντελοποίηση συστημάτων Ανάλυση δεδομένων Μελέτη λειτουργιών και διαδικασιών Μελέτη του τρόπου επεξεργασίας των δεδομένων Παρακολούθηση της ροής των δεδομένων είσοδος / επεξεργασία / αποθήκευση / ανάκτηση / έξοδος Ανάλυση των αποφάσεων Μελέτη στόχων επιχείρησης και σχετικών αποφάσεων Ανάπτυξη μοντέλου λήψης αποφάσεων Έλεγχος του παραπάνω μοντέλου με δείγμα δεδομένων Εντοπισμός απαιτήσεων για επεξεργασία δεδομένων Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης ΙI Ι Διδάσκων: Νίκος Καρακαπιλίδης 3-18 9
Διαγράμματα Ροής Δεδομένων (ΔΡΔ) Ένα ΔΡΔ (Data Flow Diagram - DFD) απεικονίζει γραφικά τη σχέση μεταξύ διεργασιών και δεδομένων, με σκοπό τη μοντελοποίηση του (υπάρχοντος ή νέου) συστήματος Έννοια Σύμβολο Ροή Δεδομένων (Data Flow) Διεργασία (Process) Εξωτερική Πηγή ή Προορισμός Δεδομένων Αποθήκη Δεδομένων (Data Storage) Τελεστές ή ή AND (και), OR (ή), κλπ. Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης ΙI Ι Διδάσκων: Νίκος Καρακαπιλίδης 3-19 ΔΡΔ Ροές Δεδομένων Δίαυλοι κυκλοφορίας δεδομένων γνωστού περιεχομένου Συγκλίνουσες / αποκλίνουσες Ροές Δεδομένων Είδη δεδομένων - Παραδείγματα Έντυπα / παραστατικά Είσοδος στοιχείων στον Η/Υ Περιεχόμενο προβολής στην οθόνη του Η/Υ Αρχεία δεδομένων Παραγγελία πελάτη Τύποι ΔΡΔ Φυσικά: περιγράφουν πως συμπεριφέρεται το σύστημα (αποτύπωση υπάρχοντος συστήματος) Λογικά: περιγράφουν τι κάνει το σύστημα (φάση καθορισμού απαιτήσεων) Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης ΙI Ι Διδάσκων: Νίκος Καρακαπιλίδης 3-20 10
ΔΡΔ - Διεργασίες Εργασίες που εκτελούνται από ανθρώπους, μηχανές ή Η/Υ πάνω σε εισερχόμενες ΡΔ, με σκοπό την παραγωγή εξερχόμενων ΡΔ Αριθμός αναφοράς Περιγραφικό όνομα Μορφές εργασιών - Παραδείγματα Εκτέλεση υπολογισμών Διαχωρισμός εισερχόμενης ΡΔ σε δύο ή περισσότερες εξερχόμενες ΡΔ ή συνδυασμός δύο ή περισσοτέρων εισερχομένων ΡΔ σε λιγότερες εξερχόμενες ΡΔ Αναδιοργάνωση (ταξινόμηση, μορφοποίηση, κλπ.) εισερχομένων ΡΔ Επαλήθευση μιας ΡΔ σε σχέση με μια άλλη (μη τροποποίηση του περιεχομένου) Μια διεργασία πρέπει να έχει ΚΑΙ είσοδο ΚΑΙ έξοδο 2.2 Καταχώρηση τιμολογίου Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης ΙI Ι Διδάσκων: Νίκος Καρακαπιλίδης 3-21 ΔΡΔ Εξωτερικές Οντότητες Βρίσκονται «έξω» από το σύστημα που μελετάται, αλλά το τροφοδοτούν ή τροφοδοτούνται από αυτό με δεδομένα (πηγές ή προορισμοί δεδομένων) Λογιστήριο Προμηθευτές Μορφές εξωτερικών οντοτήτων Παραδείγματα Ένα τμήμα της επιχείρησης που είναι εκτός του συστήματος που μελετάται ή σχεδιάζεται Ένα ΠΣ που αλληλεπιδρά με το υπό μελέτη σύστημα Η πρωτογενής πηγή μιας δοσοληψίας εισόδου Ένας οργανισμός ή μια υπηρεσία εκτός επιχείρησης Απασχολούμενοι της επιχείρησης εκτός εμβέλειας του συστήματος Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης ΙI Ι Διδάσκων: Νίκος Καρακαπιλίδης 3-22 11
ΔΡΔ Αποθήκες Δεδομένων Παραδείγματα Βάση δεδομένων ή αρχεία Η/Υ Ευρετήριο με καρτέλες Λογιστικά βιβλία Πληρωτέα Τιμολόγια Αρχείο Προμηθευτών Ιδιαίτερα χαρακτηριστικά Μπορούν να επικοινωνούν μόνο με διεργασίες (παρεμβολή ανθρώπου ή Η/Υ) Η διεύθυνση μιας ΡΔ προς μια αποθήκη δεδομένων έχει ανάλογη ερμηνεία (ανάγνωση, χρήση vs. προσθήκη, διαγραφή, τροποποίηση δεδομένων) Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης ΙI Ι Διδάσκων: Νίκος Καρακαπιλίδης 3-23 ΔΡΔ 1 ο Παράδειγμα Σύστημα Διαχείρισης Πληρωμών Προμηθευτών Αίτηση έγκρισης Διοίκηση Έγκριση πληρωμής Προμηθευτές Τιμολόγιο προμηθευτή Επιταγή 1 Πληρωμές προμηθευτών Ταχυδρομική Διεύθυνση Αρχείο Προμηθευτών Εισαγωγή / τροποποίηση στοιχείων Στοιχεία Τιμολογίου Πληρωτέα Τιμολόγια Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης ΙI Ι Διδάσκων: Νίκος Καρακαπιλίδης 3-24 12
Κατασκευή ΔΡΔ Γενικό διάγραμμα Περιγράφει τα «όρια» του συστήματος (πηγές και προορισμοί του συστήματος και τα σχετικά εισερχόμενα και εξερχόμενα δεδομένα) Διάγραμμα πρώτου επιπέδου Πρώτη γενική θεώρηση του συστήματος Περιγράφονται οι βασικές διεργασίες καθώς και οι ροές και αποθηκεύσεις δεδομένων Διάγραμμα κατωτέρου επιπέδου Αναπαριστά με περισσότερη λεπτομέρεια μια διεργασία (και τις σχετικές εισερχόμενες ή εξερχόμενες ΡΔ) που εμφανίζεται σε ένα διάγραμμα ανώτερου επιπέδου Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης ΙI Ι Διδάσκων: Νίκος Καρακαπιλίδης 3-25 Κατασκευή ΔΡΔ (συν.) Χ Επίπεδο 0 (Γενικό Διάγραμμα) Υ Ζ Επίπεδο 1 Χ Υ 1 3 2 4 5 Ζ Επίπεδο 2 4.1 4.3 4.2 Πηγή: Γ. Βασιλακόπουλου και Β. Χρυσικόπουλου: «Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης», Εκδόσεις Σταμούλη, Πειραιάς, 1990. Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης ΙI Ι Διδάσκων: Νίκος Καρακαπιλίδης 3-26 13
ΔΡΔ: Δυνατότητες και περιορισμοί Ένα ΔΡΔ παρέχει στοιχεία για: Τη διάσπαση ενός συστήματος σε υποσυστήματα Τις ροές δεδομένων στο σύστημα Τα εισερχόμενα και εξερχόμενα δεδομένα καθώς και τις αποθηκεύσεις τους Τις πηγές και τους προορισμούς του συστήματος Ένα ΔΡΔ δεν παρέχει στοιχεία για: Τη δομή των ροών δεδομένων στο σύστημα Τις ανάγκες ανάκτησης αποθηκευμένων δεδομένων Τις αποφάσεις που λαμβάνονται στο σύστημα Τις επαναλήψεις των διαδικασιών και τους αριθμητικούς υπολογισμούς Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης ΙI Ι Διδάσκων: Νίκος Καρακαπιλίδης 3-27 ΔΡΔ - 2 ο Παράδειγμα Επίπεδο 0 (γενικό διάγραμμα) Σύστημα διαχείρισης παραγγελιών ενός βιβλιοπωλείου Πελάτης Πελάτης Εκτέλεση παραγγελιών για βιβλία Εκδοτικός οίκος Εκδοτικός οίκος Πηγή: Γ. Βασιλακόπουλου και Β. Χρυσικόπουλου: «Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης», Εκδόσεις Σταμούλη, Πειραιάς, 1990. Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης ΙI Ι Διδάσκων: Νίκος Καρακαπιλίδης 3-28 14
Πρώτο επίπεδο ΔΡΔ - 2 ο Παράδειγμα (συν.) Βιβλία Εκδοτικοί οίκοι Πελάτης 1 Έλεγχος παραγγελιών πελατών Πελάτες Εκκρεμείς παραγγελίες πελατών 2 Αποστολή παραγγελιών προς εκδοτικούς οίκους Παραγγελίες προς εκδοτικούς οίκους Εκδοτικός οίκος 5 Αποστολή βιβλίων προς πελάτες 4 Τακτοποίηση παραγγελιών πελατών 3 Έλεγχος παραλαβής βιβλίων 7 Οικονομική τακτοποίηση πελατών 6 Οικονομική τακτοποίηση εκδοτικών οίκων Οικονομικά στοιχεία πελατών Οικονομικά στοιχεία εκδοτικών οίκων Πηγή: Γ. Βασιλακόπουλου και Β. Χρυσικόπουλου: «Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης», Εκδόσεις Σταμούλη, Πειραιάς, 1990. Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης ΙI Ι Διδάσκων: Νίκος Καρακαπιλίδης 3-29 ΔΡΔ - 2 ο Παράδειγμα (συν.) Δεύτερο επίπεδο Διεργασία 2: Αποστολή παραγγελιών προς εκδοτικούς οίκους Εκδοτικοί οίκοι 2.1 Ανάκτηση στοιχείων για εκδοτικούς οίκους Εκδοτικός οίκος 2.2 Ανάκτηση παραγγελιών ανά εκδότη 2.3 Προσδιορισμός αντιτύπων 2.4 Δημιουργία παραγγελιών προς εκτέλεση Εκκρεμείς παραγγελίες πελατών 2.6 Ενημέρωση για εκκρεμείς παραγγελίες πελατών 2.5 Ενημέρωση για εκκρεμείς παραγγελίες προς εκδοτικ. οίκους Παραγγελίες προς εκδοτικούς οίκους Πηγή: Γ. Βασιλακόπουλου και Β. Χρυσικόπουλου: «Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης», Εκδόσεις Σταμούλη, Πειραιάς, 1990. Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης ΙI Ι Διδάσκων: Νίκος Καρακαπιλίδης 3-30 15
Λεξικά Δεδομένων Ευρετήρια όρων (στοιχείων δεδομένων data elements) που εμφανίζονται κατά τη διάρκεια της ανάλυσης και του σχεδιασμού του νέου συστήματος Αποτελείται από: Στοιχεία δεδομένων (π.χ. αριθμός τιμολογίου) Δομές δεδομένων (π.χ. τιμολόγιο) Κάθε είσοδος περιέχει πληροφορίες που περιγράφουν τα δεδομένα και περιλαμβάνουν: Όνομα στοιχείου δεδομένων Μοναδικό, αυτοερμηνευόμενο, κατανοητό Περιγραφή δεδομένων Ψευδώνυμα ή συνώνυμα (alias) Μορφή (format) Τύπος (αριθμητικός, αλφαβητικός, αλφαριθμητικός), μήκος, τιμές Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης ΙI Ι Διδάσκων: Νίκος Καρακαπιλίδης 3-31 Λεξικά Δεδομένων Παράδειγμα εισόδου Στοιχείο Δεδομένων ΟΝΟΜΑ ΣΔ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΤΥΠΟΣ ΜΗΚΟΣ ΣΥΝΩΝΥΜΑ ΕΥΡΟΣ ΤΙΜΩΝ ΕΙΔΙΚΕΣ ΤΙΜΕΣ ΕΠΙΤΡΕΠΤΕΣ ΤΙΜΕΣ ΑΛΛΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΚΩΔΙΚΟΣ_ΕΙΔΟΥΣ Μοναδικός κωδικός που καθορίζει την ταυτότητα κάθε ανταλλακτικού Αλφαριθμητικός 8 PART_NUMBER, ΚΩΔ_ΕΙΔΟΥΣ, ΕΙΔΟΣ ΑΑΑ00000-ΖΖΖ99999 Τρεις πρώτοι χαρακτήρες υποχρεωτικά αλφαβητικοί (προσδιορίζουν την κατηγορία του ανταλλακτικού) LAD (λάδια & λιπαντικά), AMA (αμάξωμα), MH (μηχανή), AE (αξεσουάρ) Τα πέντε τελευταία ψηφία αντιστοιχούν στον κωδικό του προμηθευτή Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης ΙI Ι Διδάσκων: Νίκος Καρακαπιλίδης 3-32 16
Λεξικά Δεδομένων Παράδειγμα εισόδου (συν.) Διεργασία ΟΝΟΜΑ ΔΙΕΡΓΑΣΙΑΣ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΕΙΣΟΔΟΣ ΕΞΟΔΟΣ ΣΥΝΟΨΗ ΛΟΓΙΚΗΣ ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ_ΠΛΗΡΩΜΗΣ_ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΩΝ Αντιστοίχιση των τιμολογίων των προμηθευτών με εγκεκριμένες εντολές πληρωμής προμηθευτών ΑΝΑΛΥΤΙΚΟ_ΤΙΜΟΛΟΓΙΟ, ΑΝΑΛΥΤΙΚΗ_ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑ_ΑΓΟΡΑΣ ΦΑΚΕΛΟΣ_ΤΙΜΟΛΟΓΙΟΥ Κάθε τιμολόγιο που παραλαμβάνεται αντιστοιχίζεται με τις έγκυρες εξουσιοδοτήσεις αγορών. Ο φάκελος τιμολογίου συμπληρώνεται με πληροφορίες από την παραγγελία αγορών. Αν δεν υπάρχει έγκυρη παραγγελία αγορά, ζητείται έγκριση προϊσταμένου. Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης ΙI Ι Διδάσκων: Νίκος Καρακαπιλίδης 3-33 Λεξικά Δεδομένων Παράδειγμα εισόδου (συν.) Ροή Δεδομένων ΟΝΟΜΑ ΡΔ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΣΥΝΩΝΥΜΑ ΧΡΟΝΙΣΜΟΣ ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΤΙΚΗ_ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ_ΠΩΛΗΣΕΩΝ Σύνολα πωλήσεων κατά είδος και περιοχή για την εβδομάδα που πέρασε ΣΥΝΟΨΗ_ΠΩΛΗΣΕΩΝ_ΕΙΔΩΝ Τέλος εβδομάδας ΟΓΚΟΙ ΔΟΜΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Μια σελίδα ανά είδος ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΠΕΡΙΟΧΗ ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ_ΕΙΔΟΥΣ ΚΩΔΙΚΟΣ_ΕΙΔΟΥΣ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ_ΕΙΔΟΥΣ ΠΩΛΗΣΕΙΣ_ΠΡΟΗΓ_ΕΒΔΟΜΑΔΑΣ_ΕΙΔΟΥΣ ΠΩΛΗΣΕΙΣ_ΠΡΟΗΓ_ΜΗΝΑ_ΕΙΔΟΥΣ ΠΩΛΗΣΕΙΣ_ΠΡΟΗΓ_ΕΒΔΟΜΑΔΑΣ_ΚΑΤΗΓΟΡΙΑΣ ΠΩΛΗΣΕΙΣ_ΠΡΟΗΓ_ΜΗΝΑ_ΚΑΤΗΓΟΡΙΑΣ Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης ΙI Ι Διδάσκων: Νίκος Καρακαπιλίδης 3-34 17
Δομημένη Τεχνική Ανάλυσης και Σχεδιασμού Structured Analysis and Design Technique SADT Εναλλακτική τεχνική παραστατικής περιγραφής συστημάτων αλλά και ολοκληρωμένη μεθοδολογία που μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε όλες τις φάσεις ανάπτυξης ενός ΠΣ Ανάλυση και σχεδιασμός ενός ΠΣ γίνονται κατά ιεραρχικό, τμηματικό και δομημένο τρόπο (top-down) Δύο τύποι διαγραμμάτων Διαγράμματα δραστηριοτήτων (activity diagrams) Διαγράμματα δεδομένων (data diagrams) Εισερχόμενα Στοιχεία ελέγχου Περιγραφή δραστηριότητας Δεδομένα υποστήριξης Εξερχόμενα Δραστηριότητα δημιουργίας Δραστηριότητα ελέγχου Δεδομένα Δραστηριότητα χρήσης Μηχανισμοί υποστήριξης Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης ΙI Ι Διδάσκων: Νίκος Καρακαπιλίδης 3-35 Η μέθοδος HIPO Ιεραρχική είσοδος-επεξεργασία-έξοδος (Hierarchical Input-Process-Output) Μέθοδος αναπαράστασης γενικής αλλά και λεπτομερούς θεώρησης ενός συστήματος (αναπτύχθηκε από την ΙΒΜ) Έμφαση στην αναπαράσταση της διαδικασίας μετατροπής των εισερχομένων σε εξερχόμενα Τρία βασικά είδη διαγραμμάτων Οπτικός πίνακας περιεχομένων (Visual Table Of Contents - VTOC) Γενικά διαγράμματα Λεπτομερή διαγράμματα 1. Υπολογισμός μισθοδοσίας input process output 2.1. Ανάγνωση δεδομένων 2. Εισαγωγή δεδομένων 2.2. Έλεγχος δεδομένων 3. Υπολογισμός πληρωμών 4. Παροχή καταστάσεων Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης ΙI Ι Διδάσκων: Νίκος Καρακαπιλίδης 3-36 18
Άλλες τεχνικές Διαγράμματα δομών (structure charts) Λειτουργική διάσπαση ενός συστήματος σε κύριες περιοχές δραστηριοτήτων Διαγράμματα Yourdon-Constantine Μελέτη της ροής των δεδομένων μέσα από τις απαραίτητες λειτουργίες Διαγράμματα Warnier-Orr Μελέτη περιεχομένων εισόδων-εξόδων Διαγράμματα Jackson Μελέτη περιεχομένων εισόδων-εξόδων Δομημένη προσέγγιση Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης ΙI Ι Διδάσκων: Νίκος Καρακαπιλίδης 3-37 Πίνακες Αποφάσεων Προσδιορίζουν τις ενέργειες που πρέπει να γίνουν όταν ισχύουν συνδυασμοί συνθηκών Διεργασία ελέγχου πίστωσης πελάτη 1 2 3 4 5 6 7 Κανόνες 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Συνθήκες Κατηγορία πελάτη Ιστορικό πίστωσης Ύψος εργασιών Α Β Δ Β H Α L Β L Γ L Δ L 2 Γ 1 Γ H 1 Α H 2 Α H 1 Γ H 2 Γ H 1 Δ H 1 Δ H Έγκριση πίστωσης Ενέργειες Απαίτηση για προκαταβολή 10% Απαίτηση για προκαταβολή 25% Απαίτηση για ολική εξόφληση Κατηγορία πελάτη Ιστορικό πίστωσης Ύψος εργασιών 1: κακός, 2: καλός Α: καλό, Β: μέτριο, Γ: κακό, Δ: ανύπαρκτο H: 1.000.000 δρχ., L: 1.000.000 δρχ. Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης ΙI Ι Διδάσκων: Νίκος Καρακαπιλίδης 3-38 19
Δομημένα Κείμενα Εργαλείο για περιγραφή διαδικασιών Πολλές φορές συγχέεται με την ανάπτυξη ψευδοκώδικα Για κάθε ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑ_ΠΕΛΑΤΗ, αν ΠΡΟΚΑΤΑΒΟΛΗ είναι μικρότερη από τη ΣΥΝΟΛΙΚΗ_ΑΞΙΑ_ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑΣ, τότε: Βρες στο ΑΡΧΕΙΟ_ΠΕΛΑΤΩΝ το ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟ_ΠΕΛΑΤΗ με κλειδί αναζήτησης τον ΑΡΙΘΜΟ_ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥ_ΠΕΛΑΤΗ Αν ο ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΣ_ΠΕΛΑΤΗ είναι ανύπαρκτος, τότε: 2.1 θέσε το ΙΣΤΟΡΙΚΟ_ΠΙΣΤΩΣΗΣ ίσο με 0 2.2 θέσε το ΥΨΟΣ_ΕΡΓΑΣΙΩΝ ίσο με 0 2.3 θέσε το ΟΡΙΟ_ΠΙΣΤΩΣΗΣ ίσο με 500.000 2.4 καταχώρισε τα ΣΤΟΙΧΕΙΑ_ΠΙΣΤΩΣΗΣ στο ΑΡΧΕΙΟ_ΠΕΛΑΤΩΝ Επέλεξε την ΕΝΕΡΓΕΙΑ_ΠΙΣΤΩΣΗΣ χρησιμοποιώντας τα ΣΤΟΙΧΕΙΑ_ΠΙΣΤΩΣΗΣ και τον πίνακα αποφάσεων ΠΙΣΤΩΣΗ_ΠΕΛΑΤΗ Αν η ενέργεια είναι «ΕΓΚΡΙΣΗ ΠΙΣΤΩΣΗΣ», τότε κατέγραψε την ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑ_ΠΕΛΑΤΗ ως ΕΓΚΕΚΡΙΜΕΝΗ_ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑ, αλλιώς κατέγραψε την ως ΑΠΟΡΡΙΦΘΕΙΣΑ_ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑ Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης ΙI Ι Διδάσκων: Νίκος Καρακαπιλίδης 3-39 Μοντελοποίηση συστημάτων Εργασίες Εξαμήνου - Συζήτηση Πληροφοριακό Σύστημα Διαχείρισης Προμηθειών μιας Επιχείρησης Πίνακες αποφάσεων: Διεργασία ελέγχου προμηθειών Σύστημα Επεξεργασίας Συναλλαγών Ηλεκτρονικού Εμπορίου (Business to Customer) Λεξικό δεδομένων: Καλάθι_αγορών Σύστημα Διαχείρισης Βαθμολογίας Φοιτητών σε ένα Πανεπιστημιακό Τμήμα ΔΡΔ: Διάγραμμα πρώτου επιπέδου Σύστημα Διαχείρισης Γνώσης και Συλλογικής Υποστήριξης Αποφάσεων για Ιατρικές Διαγνώσεις ΔΡΔ: Διάγραμμα πρώτου επιπέδου Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης ΙI Ι Διδάσκων: Νίκος Καρακαπιλίδης 3-40 20