«Project Management: PERT/CPM PERT/COST και Εφαρμογή Σε Ελληνική Εταιρεία»

ΑΡΙΣΤΟΤΕΛΕΙΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ ΔΙΑΤΜΗΜΑΤΙΚΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΜΕΤΑΠΤΥΧΙΑΚΩΝ ΣΠΟΥΔΩΝ «ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗ ΚΑΙ ΔΙΟΙΚΗΣΗ» ΤΜΗΜΑΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΕΠΙΣΤΗΜΩΝ «Project Management: PERT/CPM PERT/COST και Εφαρμογή Σε Ελληνική Εταιρεία» Διπλωματική Εργασία ΑΛΙΜΠΑΚΗ ΔΗΜΗΤΡΑ (ΑΕΜ: 270) Εξεταστική Επιτροπή Επιβλέπων: Παπαδόπουλος Χρυσολέων, Καθηγητής Μέλη: Βασιλειάδης Νικόλαος, Αναπληρωτής Καθηγητής Κοσμίδου Κυριακή, Επίκουρη Καθηγήτρια ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗ ΜΑΡΤΙΟΣ 2011

ΑΡΙΣΤΟΤΕΛΕΙΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ ΔΙΑΤΜΗΜΑΤΙΚΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΜΕΤΑΠΤΥΧΙΑΚΩΝ ΣΠΟΥΔΩΝ «ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗ ΚΑΙ ΔΙΟΙΚΗΣΗ» ΤΜΗΜΑΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΕΠΙΣΤΗΜΩΝ «Project Management: PERT/CPM PERT/COST και Εφαρμογή Σε Ελληνική Εταιρεία» Διπλωματική Εργασία της ΑΛΙΜΠΑΚΗ ΔΗΜΗΤΡΑΣ (ΑΕΜ: 270) Εξεταστική Επιτροπή Επιβλέπων: Παπαδόπουλος Χρυσολέων, Καθηγητής Μέλη: Βασιλειάδης Νικόλαος, Αναπληρωτής Καθηγητής Κοσμίδου Κυριακή, Επίκουρη Καθηγήτρια ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗ ΜΑΡΤΙΟΣ 2011

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ ΠΙΝΑΚΩΝ...I ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ ΣΧΗΜΑΤΩΝ...I ΕΥΧΑΡΙΣΤΙΕΣ... V ΕΙΣΑΓΩΓΗ... VΙ ΚΙΝΗΤΡΟ ΧΡΗΣΙΜΟΤΗΤΑ ΣΥΝΕΙΣΦΟΡΑ... VIII ΠΕΡΙΛΗΨΗ... XI ABSTRACT... XII ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΠΡΩΤΟ...1 1. ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΚΗ ΑΝΑΣΚΟΠΗΣΗ...1 1.1. ΤΙ ΕΙΝΑΙ Η ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΟΥ...1 1.2. ΠΕΡΙΟΧΕΣ ΓΝΩΣΗΣ ΤΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΡΓΟΥ...5 1.3. ΙΣΤΟΡΙΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΡΓΟΥ...8 1.4. ΕΡΓΟΚΕΝΤΡΙΚΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗ (MANAGEMENT AS PROJECT MANAGEMENT)...11 1.5. ΤΙ ΕΙΝΑΙ ΤΟ ΕΡΓΟ...13 1.6. ΟΙ ΣΥΜΜΕΤΟΧΟΙ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ...20 1.7. ΠΑΡΑΓΟΝΤΕΣ ΕΠΙΤΥΧΙΑΣ ΣΤΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΕΡΓΟΥ...23 1.8. ΚΥΚΛΟΣ ΖΩΗΣ ΕΡΓΟΥ...26 ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΔΕΥΤΕΡΟ...33 2. ΔΙΚΤΥΑΚΟΣ ΧΡΟΝΟΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ...34 2.1. ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ ΕΡΓΩΝ...34 2.2. ΕΡΓΑΛΕΙΑ ΚΑΙ ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΡΓΩΝ...36 2.3. ΔΟΜΗ ΑΝΑΛΥΣΗΣ ΕΡΓΑΣΙΩΝ (WORK BREAKDOWN STRUCTURE)...37 2.4. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΟΥ ΜΕ ΔΙΚΤΥΑ...42 2.5. ΕΝΑ ΠΡΟΤΥΠΟ ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ...48 ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΤΡΙΤΟ...51 3. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΧΡΟΝΟΥ...52 3.1. ΧΡΟΝΙΚΟΣ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ ΕΡΓΟΥ...52 3.2. ΤΕΧΝΙΚΗ ΑΠΟΤΙΜΗΣΗΣ ΚΑΙ ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΗΣ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ (PERT) PROGRAM EVALUATION REVIEW TECHNIQUE...55 3.3. ΧΡΟΝΙΚΗ ΕΠΙΛΥΣΗ ΔΙΚΤΥΟΥ ΔΙΑΡΚΕΙΕΣ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΩΝ... 56

3.4. ΕΚΤΙΜΗΣΗ ΧΡΟΝΟΥ ΠΕΡΑΤΩΣΗΣ ΕΡΓΑΣΙΩΝ...59 3.5. ΕΝΑ ΠΡΟΤΥΠΟ ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ...61 ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΤΕΤΑΡΤΟ...65 4. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΟΣΤΟΥΣ...66 4.1. ΜΕΘΟΔΟΣ ΤΗΣ ΚΡΙΣΙΜΗΣ ΔΙΑΔΡΟΜΗΣ CPM (Critical Path Method)...66 4.2. ΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΤΗΣ ΚΡΙΣΙΜΗΣ ΔΙΑΔΡΟΜΗΣ...68 4.3. ΒΕΛΤΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗ ΚΟΣΤΟΥΣ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ...69 4.4. ΕΝΑ ΠΡΟΤΥΠΟ ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ...73 4.5. ΓΡΑΜΜΙΚΟΣ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ ΣΤΗΝ ΑΝΑΛΥΣΗ ΤΗΣ ΚΡΙΣΙΜΗ ΔΙΑΔΡΟΜΗΣ...89 ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΠΕΜΠΤΟ...90 5. ΕΦΑΡΜΟΓΗ PROJECT MANAGEMENT ΣΕ ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΕΤΑΙΡΕΙΑ...91 5.1. ΕΦΑΡΜΟΓΗ PROJECT MANAGEMENT ΣΤΗΝ ΕΤΑΙΡΕΙΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ ΓΡΙΒΑΣ: «ΣΧΕΔΙΑΣΗ & ΚΑΤΑΣΚΕΥΗ ΙΣΤΟΣΕΛΙΔΩΝ»...91 5.1.1. ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΠΛΑΤΦΟΡΜΑΣ...91 5.1.2. ΚΥΚΛΟΣ ΖΩΗΣ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ...94 5.1.3. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΟΥ ΜΕ ΤΟ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ MICROSOFT OFFICE PROJECT 200796 5.1.4. ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ ΣΕ ΣΥΝΘΗΚΕΣ ΑΒΕΒΑΙΟΤΗΤΑΣ ΜΕ ΤΟ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ MS PROJECT... 111 5.1.5. ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΗ ΜΟΝΤΕΛΟΥ ΚΑΙ ΣΥΜΠΙΕΣΗ ΧΡΟΝΟΥ ΜΕ ΧΡΗΣΗ EXCEL.. 117 5.1.6. ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΗ ΜΟΝΤΕΛΟΥ ΚΑΙ ΣΥΜΠΙΕΣΗ ΧΡΟΝΟΥ ΜΕ ΤΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ LINDO... 134 ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΕΚΤΟ... 143 6. ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ... 144 ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ... 146 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ... 150

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ ΠΙΝΑΚΩΝ Πίνακας 3.5.0: Διαδικασία χρονοπρογραμματισμού εγκατάστασης ενός πληροφοριακού συστήματος και εκτίμηση των χρόνων περάτωσης των επιμέρους εργασιών... 61 Πίνακας 4.4.0.: Συναρμολόγηση Θαλαμίσκου ενός Διαστημόπλοιου... 73 Πίνακας 4.4.1.: Χρονικά στοιχεία κάθε δραστηριότητας... 76 Πίνακας 4.4.2.: Κανονικά (normal) και συμπιεσμένα (crash) κόστη Κανονικοί, συμπιεσμένοι χρόνοι78 Πίνακας 4.4.3.: Κόστος και χρονικό περιθώριο συμπίεσης... 79 Πίνακας 4.4.4: Αποτελέσματα για το δίκτυο AON του σχήματος 4.4.2... 80 Πίνακας 4.4.5.: Αποτελέσματα για το δίκτυο AON του σχήματος 4.4.5... 82 Πίνακας 4.4.6.: Αποτελέσματα για το δίκτυο AON του σχήματος 4.4.7... 84 Πίνακας 4.4.7.: Αποτελέσματα για το δίκτυο AON του σχήματος 4.4.9... 85 Πίνακας 4.4.8.: Αποτελέσματα για το δίκτυο AON του σχήματος 4.4.11... 87 Πίνακας 5.1.3.0.: Δραστηριότητες έργου ηλεκτρονικού καταστήματος... 98 Πίνακας 5.1.3.1.: Χρονικός προγραμματισμός δραστηριοτήτων... 103 Πίνακας 5.1.3.2.: Απαρίθμηση όλων των μονοπατιών του έργου... 104 Πίνακας 5.1.4.0.: Δραστηριότητες έργου ηλεκτρονικού καταστήματος με τρεις εκτιμήσεις χρόνων112 Πίνακας 5.1.4.1.: Αναμενόμενες τιμές των χρόνων, διακυμάνσεις και τυπικές αποκλίσεις... 113 Πίνακας 5.1.5.0.: Δεδομένα συμπίεσης του έργου... 118 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ ΣΧΗΜΑΤΩΝ Σχήμα 1.0.: Διάρθρωση Πρώτου Κεφαλαίου... 1 Σχήμα 1.1.0: Διεργασία Διαχείρισης Έργου... 4 Σχήμα 1.2.0: Περιοχές Γνώσης Διαχείρισης Έργου... 5 Σχήμα 1.2.1: Knowledge Areas Διαδικασία Σχεδιασμού Έργου... 7 Σχήμα 1.3.0: Διάγραμμα Gantt... 8 Σχήμα 1.3.1.: Μορφή Διαγράμματος Gantt... 8 Σχήμα 1.3.2.: Στοχαστική ανάλυση PERT τριών χρόνων... 10 Σχήμα 1.4.0.: Οργανωτική δομή τύπου μητρώου... 12 Σχήμα 1.5.0.: Το αποτέλεσμα ενός έργου είναι μοναδικό... 14 Σχήμα 1.5.1.: Παραδοσιακός Άξονας Διαχείρισης Έργου... 14 Σχήμα 1.5.2.: Σύγχρονος Άξονας Διαχείρισης Έργου... 15 Σχήμα 1.5.3.: Το «Τρίγωνο Παράδοσης Έργου»... 18 Σχήμα 1.5.4.: Κρίσιμοι παράγοντες ενός έργου... 20 Σχήμα 1.6.0.: Η σχέση μεταξύ των συμμέτοχων και του έργου... 21 Σχήμα 1.6.1.: Παράδειγμα Εμπλεκόμενων στην εκτέλεση έργου... 22 I

Σχήμα 1.7.0.: Βήματα για ολοκλήρωση επιτυχημένων έργων... 26 Σχήμα 1.8.0.: Τυπική απεικόνιση των φάσεων του κύκλου ζωής ενός έργου... 27 Σχήμα 1.8.1.: Φάσεις του κύκλου ζωής ενός έργου... 28 Σχήμα 1.8.2.: Ομάδες Διαδικασιών Διοίκησης Έργων Plan Do Check Act cycle... 30 Σχήμα 1.8.3.: Δυνατότητα πρόσθεσης αξίας/κόστος Αλλαγών... 30 Σχήμα 1.8.4.: Κύκλος ζωής ενός έργου... 31 Σχήμα 2.0.: Διάρθρωση Δευτέρου Κεφαλαίου... 33 Σχήμα 2.1.0: Διεργασίες Προγραμματισμού... 36 Σχήμα 2.3.0: Γενική μορφή κόμβου WBS... 39 Σχήμα 2.3.1: WBS Ανάπτυξης Web Site... 41 Σχήμα 2.3.2: Δείγμα Αναλυτικής Δομής Εργασιών Έργου Πληροφορικής... 42 Σχήμα 2.4.0: Διάγραμμα δικτύου (λογικές σχέσεις μεταξύ των δραστηριοτήτων)... 45 Σχήμα 2.4.1: Μορφή διαγράμματος δικτύου AOA... 46 Σχήμα 2.4.2: Τοξωτά Δίκτυα... 47 Σχήμα 2.4.3: Δίκτυο χωρίς ψευδοδραστηριότητες (λάθος)... 47 Σχήμα 2.4.4: Δίκτυο με ψευδοδραστηριότητες (σωστό)... 47 Σχήμα 2.4.5: Μορφή διαγράμματος δικτύου AON... 48 Σχήμα 2.4.6.: Κομβικά Δίκτυα... 48 Σχήμα 2.5.0: Δραστηριότητες, περιορισμοί και εκτιμώμενοι χρόνοι του Logon Project... 49 Σχήμα 2.5.1: Διάγραμμα δικτύου του Logon Project... 50 Σχήμα 2.5.2: Μορφή διαγράμματος δικτύου AOA του Logon Project... 50 Σχήμα 3.0.: Διάρθρωση Τρίτου Κεφαλαίου... 51 Σχήμα 3.1. Οι εκτιμήσεις που ακολουθούν την βήτα κατανομή... 60 Σχήμα 3.5.0: Δίκτυο έργου επιλυμένο κατά Pert... 62 Σχήμα 3.5.1: Πίνακας Κανονικής Κατανομής... 63 Σχήμα 3.5.2: Προσαρμογή Κανονικής Κατανομής... 64 Σχήμα 3.5.3: Σχήμα Αποτελέσματα Παραδείγματος... 64 Σχήμα 4.0.: Διάρθρωση Τετάρτου Κεφαλαίου... 65 Σχήμα 4.0: Βήματα που ακολουθούνται κατά τον προγραμματισμό κόστους ενός έργου... 66 Σχήμα 4.3.0: Χρονική Εξέλιξη συνολικού κόστους... 72 Σχήμα 4.4.0: Εφαρμογή του αλγορίθμου στο πρότυπο παράδειγμα... 74 Σχήμα 4.4.1: Κρίσιμη Διαδρομή... 77 Σχήμα 4.4.2: Διάγραμμα δικτύου AON για τους συμπιεσμένους χρόνους... 79 Σχήμα 4.4.3: Κρίσιμη διαδρομή για την ελάχιστη διάρκεια του έργου... 80 Σχήμα 4.4.4: Κρίσιμη διαδρομή για την μέγιστη διάρκεια του έργου... 81 Σχήμα 4.4.5: Δίκτυο AON με συμπίεση της δραστηριότητας E... 82 Σχήμα 4.4.6.: Κρίσιμες διαδρομές από τη συμπίεση της δραστηριότητας E... 83 Σχήμα 4.4.7.: Δίκτυο AON με συμπίεση της δραστηριότητας J... 84 II

Σχήμα 4.4.8: Κρίσιμες διαδρομές από τη συμπίεση της δραστηριότητας J... 84 Σχήμα 4.4.9: Δίκτυο AON με συμπίεση της δραστηριότητας J... 85 Σχήμα 4.4.10: Κρίσιμες διαδρομές από τη συμπίεση της δραστηριότητας J... 86 Σχήμα 4.4.11.: Δίκτυο AON με συμπίεση της δραστηριότητας Κ... 87 Σχήμα 4.4.12.: Κρίσιμες διαδρομές από τη συμπίεση της δραστηριότητας Κ... 88 Σχήμα 4.16.: Γραμμικός Προγραμματισμός στην εύρεση της Κρίσιμης Διαδρομής... 89 Σχήμα 5.0.: Διάρθρωση Πέμπτου Κεφαλαίου... 90 Σχήμα 5.1.3.0: Δραστηριότητες Έργου με τη χρήση του ms project... 97 Σχήμα 5.1.3.1: Gantt Chart με τη χρήση του ms project... 99 Σχήμα 5.1.3.2: Διάγραμμα Pert/Cpm του έργου... 100 Σχήμα 5.1.3.3: Διάγραμμα Pert/Cpm. Νωρίτεροι και αργότεροι χρόνοι έναρξης και λήξης των δραστηριοτήτων. Κρίσιμη διαδρομή... 105 Σχήμα 5.1.3.4: Νωρίτεροι και αργότεροι χρόνοι έναρξης και λήξης των δραστηριοτήτων και χρονικό περιθώριο με το λογισμικό Ms Project... 106 Σχήμα 5.1.3.5: Κρίσιμη διαδρομή, μη κρίσιμη διαδρομή και χρονικό περιθώριο των μη κρίσιμων διαδρομών με το λογισμικό Ms Project... 107 Σχήμα 5.1.3.6: Πληροφορίες Έργου με το λογισμικό Ms Project... 108 Σχήμα 5.1.3.7: Στατιστικά στοιχεία έργου με το λογισμικό Ms Project... 108 Σχήμα 5.1.3.8: Διάγραμμα Δικτύου... 110 Σχήμα 5.1.4.0: Εκτιμήσεις έργου και Μέση τιμή δραστηριοτήτων βάσει εκτιμήσεων στο ms project... 113 Σχήμα 5.1.4.1..: Διάγραμμα Gantt βάσει μέσων τιμών δραστηριοτήτων... 115 Σχήμα 5.1.4.2.: Στατιστικά στοιχεία έργου... 116 Σχήμα 5.1.4.3.: Προσαρμογή Κανονικής Κατανομής Έργου... 117 Σχήμα 5.1.5.0.: Διάγραμμα PERT/CPM για τους συμπιεσμένους χρόνους του έργου... 120 Σχήμα 5.1.5.1.: Διάγραμμα PERT/CPM Πρώτης συμπίεσης χρόνου... 121 Σχήμα 5.1.5.2.: Διάγραμμα PERT/CPM Δεύτερης συμπίεσης χρόνου... 122 Σχήμα 5.1.5.3.: Διάγραμμα PERT/CPM Τρίτης συμπίεσης χρόνου... 122 Σχήμα 5.1.5.4.: Διάγραμμα PERT/CPM Τέταρτης συμπίεσης χρόνου... 123 Σχήμα 5.1.5.5.: Διάγραμμα PERT/CPM πέμπτης συμπίεσης χρόνου... 124 Σχήμα 5.1.5.6.: Διάγραμμα PERT/CPM έκτης συμπίεσης χρόνου... 124 Σχήμα 5.1.5.7.: Διάγραμμα PERT/CPM έβδομης συμπίεσης χρόνου... 125 Σχήμα 5.1.5.8.: Διάγραμμα PERT/CPM όγδοης συμπίεσης χρόνου... 125 Σχήμα 5.1.5.9.: Διάγραμμα PERT/CPM Ένατης συμπίεσης χρόνου... 126 Σχήμα 5.1.5.10.: Διάγραμμα συμπιεσμένης διάρκειας κόστους... 127 Σχήμα 5.1.5.11.: Αρχική μορφή μοντέλου του έργου στο excel... 129 Σχήμα 5.1.5.12.: Ορισμός ονομάτων στις απαραίτητες μεταβλητές περιορισμούς του έργου... 130 Σχήμα 5.1.5.13.: Παράμετροι επίλυσης... 131 III

Σχήμα 5.1.5.14.: Αποτελέσματα μέσω SOLVER... 133 Σχήμα 5.1.5.15.: Νέο δίκτυο PERT/CPM μετά την συμπίεση... 134 Σχήμα 5.1.6.0.: Πίνακας εισαγωγής των δεδομένων του έργου και των περιορισμών του στο LINDO... 137 Σχήμα 5.1.6.1.: Αναφορά επίλυσης του έργου στο LINDO... 138 Σχήμα 5.1.6.2.: Αναφορά επίλυσης του έργου στο LINDO... 140 Σχήμα 5.1.6.3.: Νέο δίκτυο PERT/CPM μετά την από συμπίεση της δραστηριότητας H... 142 Σχήμα 5.1.6.4.: Γενική εικόνα του έργου... 142 Σχήμα 6.0.: Διάρθρωση Έκτου Κεφαλαίου... 143 IV

ΕΥΧΑΡΙΣΤΙΕΣ Η δίψα για γνώση είναι το κύριο κίνητρο για τον πνευματικό και όχι μόνο, μόχθο των ανθρώπων. Απώτερος στόχος της εκπόνησης μιας διπλωματικής εργασίας είναι η απόκτηση γνώσης. Πρέπει όμως να σημειωθεί πως ένα πολύ μεγάλο μέρος των επιτευγμάτων της εργασίας αυτής δεν θα είχε υπόσταση χωρίς τη βοήθεια συγκεκριμένων ανθρώπων. Ανθρώπων υπεύθυνων και ευσυνείδητων που δεν δίστασαν να προσφέρουν τον προσωπικό τους χρόνο και την εργασία τους, προκειμένου να ανταποκριθούν στις απαιτήσεις μου όπως και της εργασίας άμεσα και έγκαιρα. Η αναφορά των ονομάτων τους και του έργου τους αποτελεί το ελάχιστο ευχαριστώ προς το πρόσωπό τους. Θα ήθελα να ευχαριστήσω τον επιβλέποντα Καθηγητή μου κ. Παπαδόπουλο Χρυσολέοντα, ο όποιος με τίμησε με την συνεργασία του και μου έδωσε την ευκαιρία να ασχοληθώ με ένα τόσο ενδιαφέρον αντικείμενο, όπως αυτό της διαχείρισης των έργων. Οι ουσιώδεις υποδείξεις του και η γενικότερη εποικοδομητική συνεργασία μας, οδήγησαν στην επίτευξη του επιθυμητού επιπέδου υλοποίησης και συγγραφής. Ακόμη θα ήθελα να ευχαριστήσω τον κ. Βασιλειάδη Νικόλαο και την κ. Κοσμίδου Κυριακή, για την τιμή που μου έκαναν να είναι μέλη της Τριμελούς Επιτροπής. Επίσης τον Γρίβα Ιωάννη που μου εμπιστεύτηκε ένα από τα έργα της εταιρείας του για τους σκοπούς της παρούσας εργασίας, καθώς και την Τσίνα Αθανασία για την πολύτιμη βοήθειά της. Υπομονετικοί και αταλάντευτοι υποστηρικτές σε όλες τις προσπάθειές μου για απόκτηση γνώσης και παιδείας αλλά και σε οποιαδήποτε άλλη ενέργειά μου, είναι οι γονείς μου και η αδερφή μου, στους οποίους και αφιερώνεται η παρούσα διπλωματική εργασία και ευχαριστώ μέσα από τα βάθη της καρδιάς μου. 05 03 2010 V

ΕΙΣΑΓΩΓΗ Η επιστημονική διαχείριση των έργων αντλεί γνώσεις και τεχνικές από πολλά επιστημονικά πεδία. Προϋποθέτει χρονικό προγραμματισμό με βάση την θεωρία δικτύων, μαθηματικό (γραμμικό ή μη) προγραμματισμό, επεξεργασία δεδομένων, θεωρία προτύπων και συστημάτων, ανάλυση κόστους οφέλους, μεθόδους επιλογής εναλλακτικών λύσεων, θεωρία αποφάσεων και παιγνίων, τεχνικές ελέγχου, διαχείριση κινδύνου (risk) και επιπλέον εξειδικευμένες γνώσεις, ανάλογα με τη φύση του κάθε έργου. Ωστόσο, δεν αποτελεί απλά ένα άθροισμα όλων αυτών. Η επιστημονική διαχείριση απαιτεί επιπλέον την διαδικασία σύνθεσης/ολοκλήρωσης όλων όσων πρέπει να γίνουν ώστε να υλοποιηθούν οι στόχοι του έργου. Η ιστορική εξέλιξη του πολιτισμού και της ανθρώπινης κοινωνίας είναι συνυφασμένη με την υλοποίηση έργων, δηλαδή εγχειρημάτων κατά τα οποία ανθρώπινοι και οικονομικοί πόροι οργανώνονται ώστε να παραχθεί συγκεκριμένο μετρήσιμο επωφελές αποτέλεσμα, τέτοιο ώστε η κατάσταση (της κοινωνικής πραγματικότητας) μετά το πέρας του έργου να έχει σαφή διαφορά από την κατάσταση κατά την έναρξη του έργου. Ανεξάρτητα από το είδος του έργου (έργο πληροφορικής, υποδομής, ερευνητικό, στρατιωτική επιχείρηση, τραπεζικές διαδικασίες ή οτιδήποτε άλλη επιχειρηματική δραστηριότητα), η μεθοδική οργάνωση της υλοποίησής του, καθώς και ο συντονισμός της διαχείρισης του έργου, είναι αναγκαία προϋπόθεση για την επιτυχία του εγχειρήματος. Στο σημερινό περίπλοκο κόσμο όπου ζούμε, η ικανότητα να διευθύνει και να οδηγεί κανείς τους άλλους είναι μία από τις βασικότερες δεξιότητες που έχει να επιδείξει ο άνθρωπος. Η ικανότητα αυτή είναι ζωτικής σημασίας για την περαιτέρω πρόοδο των ήδη αναπτυγμένων χωρών και αποτελεί απαραίτητο στοιχείο προκειμένου να υλοποιηθούν οι φιλοδοξίες των αναπτυσσόμενων χωρών. Στις μέρες μας, η ραγδαίως μεταβαλλόμενη τεχνολογία, ο σκληρός ανταγωνισμός στην διεθνή αγορά για διασφάλιση μεριδίου, η στενότητα των διαθέσιμων πόρων, η επιρροή που ασκούν ισχυρές ομάδες πίεσης, η αστάθεια των οικονομικών συνθηκών παραμέτρων, έχουν υποχρεώσει τις επιχειρήσεις να αλλάξουν τα συστήματα διοίκησης που χρησιμοποιούσαν. Στον αγώνα για επιβίωση VI

που χαρακτηρίζει τη σύγχρονη αγορά, η επιστημονική διαχείριση έργων φαίνεται να προσφέρει πραγματικές λύσεις στα προβλήματα που δημιουργούνται. Αν και οι πρώτες σύγχρονες τεχνικές εμφανίστηκαν στις αρχές του 20ου αιώνα, η επιστήμη της διαχείρισης των έργων αναπτύχθηκε ουσιαστικά κατά τη διάρκεια του Β Παγκοσμίου πολέμου και μετά. Ένα νέο επιστημονικό πεδίο εμφανίζεται δυναμικά, η διοίκηση και η διαχείριση έργων (Project Management), το αντικείμενο του οποίου επικεντρώνεται στην ανάπτυξη και εφαρμογή επιστημονικών μεθόδων, εργαλείων και μεθοδολογιών στην διοίκηση έργων. Η Διαχείριση Έργου έχει συνδεθεί περισσότερο με την μελέτη και εκτέλεση κατασκευαστικών έργων ή την εγκατάσταση λογισμικών συστημάτων. Στον τομέα των παραγωγικών διαδικασιών ισχύουν και εφαρμόζονται οι κανόνες και πρακτικές της Διοίκησης Λειτουργιών. Για την αποτελεσματικότητα και παρακολούθηση των έργων αυτών χρησιμοποιούνται ορισμένα λογισμικά, όπως το Ms Project, το Primavera και άλλα. VII

ΚΙΝΗΤΡΟ ΧΡΗΣΙΜΟΤΗΤΑ ΣΥΝΕΙΣΦΟΡΑ Στο σημερινό ανταγωνιστικό επιχειρηματικό τοπίο, όπου οι επιχειρήσεις κινούνται με πολύ γρήγορο κι επιθετικό ρυθμό, είναι φυσικό να συμπιέζεται και ο κύκλος ζωής των έργων. Η έμφαση που δίδεται στην ταχύτητα αναγκάζει τους διευθυντές και τις ομάδες έργων να προβαίνουν σε γρήγορες αποφάσεις μέσα σε ένα περιβάλλον αβεβαιότητας και ελλιπούς πληροφόρησης. Η λήψη σωστών αποφάσεων γίνεται ακόμα πιο δύσκολη σε έργα που διακρίνονται από εγγενή αβεβαιότητα, με ασαφείς ή συχνά μεταβαλλόμενες προδιαγραφές, και που μέχρι την επιτυχή ολοκλήρωσή τους εξερευνούν πολλά διαφορετικά μονοπάτια και περνάνε από πολλά κομβικά σημεία αποφάσεων και επαναλήψεων. Είναι αλήθεια ότι πολλές από τις κοινές πρακτικές και τα εργαλεία της Διοίκησης των Έργων είναι κατάλληλα για μεγάλα έργα με καλά προσδιορισμένες προδιαγραφές και με σχετικά αργούς ρυθμούς εξέλιξης. Ωστόσο, οι ίδιες τεχνικές διοίκησης έργων έχουν διεισδύσει και σε πολλές μεσαίες και μικρές επιχειρήσεις και χρησιμοποιούνται σε όλες τις κατηγορίες έργων. (www.pmi GREECE.org) Η διοίκηση συνυπάρχει με τα έργα από την πρώτη φορά που οι άνθρωποι προσπάθησαν να πετύχουν «κάτι» εποχή που ήταν πολύ πριν τους ιστορικούς χρόνους (Παντουβάκης, Βερολίνο, 2002, 16ο Παγκόσμιο Συνέδριο Διοίκησης Έργου). Αρχικά, ο κάθε υπεύθυνος υλοποίησης ενός στόχου ακολουθούσε τις δικές του εμπειρικές ή ιδιοσυγκρασιακές μεθόδους με σκοπό να σχεδιάσει τις απαιτούμενες ενέργειες που έπρεπε να κάνει καθώς και να βρει τρόπους για να οργανώσει και να ελέγξει την υλοποίησή τους. Η πρώτη συστηματική προσπάθεια επίτευξης καλύτερου αποτελέσματος μέσω οργάνωσης της παραγωγικής διαδικασίας έγινε το 19ο αιώνα σε ένα εργοστάσιο χυτοσιδήρου των Ηνωμένων Πολιτειών Αμερικής. Στα χρόνια που ακολούθησαν και εξαιτίας των έργων της εποχής εκείνης (σιδηροδρομικό δίκτυο, πρώτοι ουρανοξύστες) έγιναν διάφορες άλλες σχετικές μελέτες κυρίως στις Ηνωμένες Πολιτείες και κυρίως από μηχανικούς. Όλα τα παραπάνω συνετέλεσαν στη διαμόρφωση της αντίληψης πως η σπουδαιότητα της διοίκησης έργου έγκειται στην οικονομικότερη παραγωγή έργων VIII

των οποίων η μετέπειτα εκμετάλλευση αποσβένει το κόστος δημιουργίας τους και παράγει «νέο πλούτο». Ο νέος αυτός «πλούτος» είναι και το βασικό κίνητρο πίσω από τη μελέτη, ενασχόληση, δημιουργία και τέλος πλήρους αποδοχής σήμερα της όλης γνωστικής περιοχής της διοίκησης έργου (Παντουβάκης, 2003). Καθώς οι οργανισμοί συνειδητοποίησαν τη συνεισφορά της διοίκησης έργου στην επιτυχία τους, τη μετέτρεψαν σε εστιακό σημείο των προσπαθειών βελτίωσής τους. Όλο και περισσότεροι οργανισμοί είδαν στη διοίκηση έργου μια στρατηγική κλειδί στον αγώνα τους για διατήρηση της ανταγωνιστικότητάς τους στο σύγχρονο, εξαιρετικά ανταγωνιστικό επιχειρηματικό περιβάλλον (Kerzner, 2001). Από το 1990 ο επιχειρησιακός κόσμος άρχισε να ωριμάζει και στην πλειοψηφία τους πλέον οι οργανισμοί, συμπεριλαμβάνοντας τόσο τις καθοδηγούμενες από έργα εταιρείες (αυτές των οποίων οι λειτουργίες αποτελούνται κυρίως από έργα), όσο και αυτές που δεν καθοδηγούνται από έργα, εφαρμόζουν τις αρχές της διοίκησης έργου (Kerzner, 2001). Η διοίκηση έργου είναι πλέον μια καθολική διαδικασία, εφαρμόσιμη και απαραίτητη σε κάθε έργο ανεξαρτήτως κατηγορίας (κατασκευαστικό, πληροφορικής, τηλεπικοινωνιών, ανάπτυξης νέου προϊόντος, αναδιοργάνωσης), μεγέθους (απλό έργο ή πολύπλοκο) και φορέα (ιδιωτικού, δημόσιου τομέα ή ακόμη και μη κυβερνητικών οργανώσεων ή φιλανθρωπικών οργανισμών) (BSI, 2002). Η επιστήμη της διοίκησης έργου έχει περάσει από πολλά στάδια. Γνωστή εδώ και αιώνες, μόλις τα τελευταία σαράντα χρόνια καθιερώνεται στον επιστημονικό κόσμο και ενώ αρχικά χρησιμοποιείται με σκοπό απλά και μόνο να ολοκληρωθούν οι εργασίες μετατρέπεται από εκτελεστική διαδικασία σε μηχανισμό εξοικονόμησης για την εταιρεία που την εφαρμόζει. Αντέχοντας τις πιέσεις και τις έντονες αντιδράσεις από τους μετέχοντες σε μια επιχειρηματική διαδικασία, εξελίσσεται σε κύρια συνιστώσα για τη διατήρηση της πλεονεκτικής, ανταγωνιστικής θέσης της εταιρείας για να αποτελέσει σήμερα αναπόσπαστο κομμάτι της λειτουργίας της εταιρείας και να καταστεί συνώνυμο της επιβίωσής της (Kerzner, 2001). Η αποδοτική και αποτελεσματική διοίκηση του έργου δεν μπορεί να επιτευχθεί χωρίς μια υγιή μεθοδολογία που στηρίζεται σε ποιοτικά θεμέλια, ξεκάθαρες διαδικασίες και τη δυνατότητα του διευθυντή του έργου να οδηγεί και IX

να παρακινεί τους ανθρώπους. Οι μέθοδοι και οι τεχνικές διαχείρισης του έργου σχεδιάζονται για να βοηθήσουν τους διευθυντές του προγράμματος, στην αντιμετώπιση των σχετικών με το έργο προκλήσεων, μέσω της παροχής οδηγιών σχετικά με την εφαρμογή των τεχνικών διαχείρισης σε ένα πλαίσιο που αναγνωρίζει τις αλληλεπιδράσεις μεταξύ του έργου και του εκάστοτε οργανωτικού περιβάλλοντος. Η μεθοδολογία διαχείρισης του έργου αποτελεί μια απαραίτητη, πειθαρχημένη, δομημένη προσέγγιση στη διαχείριση των προγραμμάτων. Εμπλέκεται σε όλες τις φάσεις διαχείρισης του έργου, από τη σύλληψη έως την ολοκλήρωση. Οι μεθοδολογίες διαχείρισης του έργου ενσωματώνουν το σκοπό, την ποιότητα, το χρόνο, τις δαπάνες, τον κίνδυνο, το ανθρώπινο δυναμικό, τη σύμβαση, και τη διαχείριση της επικοινωνίας. Η συνεισφορά της διοίκησης των έργων στους οργανισμούς έγκειται στην βελτιωμένη επικοινωνία μεταξύ των συμμετεχόντων στο έργο, την αυξημένη κατανόηση του έργου και του σκοπού του, την δυνατότητα ορισμού και ελέγχου του εύρους του έργου, την δυνατότητα προσδιορισμού, εποπτείας και παρακολούθησης των οροσήμων, την ακριβή πρόβλεψη των απαιτήσεων σε πόρους, στον προσδιορισμό των προβληματικών περιοχών και στην αποσαφήνιση και ευθυγράμμιση με τους στόχους του οργανισμού. Οι εσφαλμένες αντιλήψεις του παρελθόντος έχουν πια ξεπεραστεί, δίνοντας τη θέση τους σε σύγχρονες θεωρήσεις που αποδεικνύουν τη σπουδαιότητα της διοίκησης έργου. X

ΠΕΡΙΛΗΨΗ Η Διοίκηση Έργων παραμένει ένας από τους κρισιμότερους συντελεστές στην επιτυχή και ποιοτική διεκπεραίωση των δραστηριοτήτων ενός οργανισμού. Συνεπώς, η κατανόηση και η υιοθέτηση μεθοδολογιών διοίκησης έργων είναι απαραίτητη προκειμένου να επιτραπεί στις επιχειρήσεις να μεγιστοποιήσουν την αξία των έργων για τους οργανισμούς. Στην αρχή της παρούσης εργασίας, παρατίθεται η βιβλιογραφική επισκόπηση για τον επιστημονικό κλάδο της Διαχείρισης των Έργων και των περιοχών γνώσης του. Αναφέρονται ακόμη οι παράγοντες επιτυχίας στην διοίκηση του έργου, καθώς και οι φάσεις του κύκλου ζωής ενός έργου. Το δεύτερο κεφάλαιο μας εισάγει στον δικτυακό χρονοπρογραμματισμό, με αναφορά στα κυριότερα εργαλεία και τεχνικές της διαχείρισης των έργων. Ακολουθεί το τρίτο κεφάλαιο το οποίο αναφέρεται στον χρονικό προγραμματισμό ενός έργου και συγκεκριμένα στην τεχνική αποτίμησης και αναθεώρησης προγράμματος (Pert). Επιπλέον γίνεται αναφορά στην εκτίμηση του χρόνου περάτωσης των εργασιών που ακολουθούν την κατανομή βήτα (beta distribution). Το τέταρτο κεφάλαιο αναφέρεται στον τομέα της διαχείρισης του κόστους και στην μέθοδο της κρίσιμης διαδρομής CPM (Critical Path Method). Στο πέμπτο κεφάλαιο γίνεται εφαρμογή όλων των προαναφερθεισών μεθόδων και τεχνικών του project management σε μια Ελληνική Εταιρεία Πληροφορικής με τη χρήση λογισμικών προγραμμάτων για την εξαγωγή βάσιμων συμπερασμάτων στην παρούσα έρευνα. Στο τελευταίο κεφάλαιο παρουσιάζονται τα συμπεράσματα που προέκυψαν από την εφαρμογή στην εταιρεία, καθώς και γενικότερα συμπεράσματα και προοπτικές στον κλάδο της διαχείρισης των έργων. Λέξεις Κλειδιά: Διαχείριση Έργων, χρονικός προγραμματισμός, τεχνική αποτίμησης και αναθεώρησης προγράμματος Pert, Critical Path Method, beta distribution, δικτυακός χρονοπρογραμματισμός. XI

ABSTRACT Project Management remains one of the most critical factors in the successful completion and quality of activities of an organization. Therefore, the understanding and adoption of project management methodologies is essential to enable companies to maximize the value of projects for organizations. At the beginning of this paper the bibliographic review is presented about the discipline of project management and areas of knowledge. There are also factors of success in project management that are mentioned, and phases of the life cycle of a project. The second chapter introduces us to the web scheduling, with reference to key tools and techniques of project management. The third chapter which follows refers to the timing of a project, namely the technical evaluation and review program (Pert). Furthermore, reference is made to estimate the completion time of tasks follow the beta distribution. The fourth chapter refers to the area of cost management and critical path method (CPM). The fifth chapter is implementing all of the above methods and techniques of project management in a Greek IT company by using software to extract reasonable conclusions in this survey. The final chapter presents the conclusions from the implementation in the company, as well as general conclusions and perspectives in the field of project management. Keywords: project management, time planning, technical evaluation and review program (Pert), Critical Path Method, beta distribution, web scheduling. XII

ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΠΡΩΤΟ ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΠΡΩΤΟ 1. ΒΙΛΙΟΓΡΑΦΙΚΗ ΑΝΑΣΚΟΠΗΣΗ 1.1. ΤΙ ΕΙΝΑΙ Η ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΟΥ 1.2. ΠΕΡΙΟΧΕΣ ΓΝΩΣΗΣ ΤΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΡΓΟΥ 1.3. ΙΣΤΟΡΙΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΡΓΟΥ 1.4. ΕΡΓΟΚΕΝΤΡΙΚΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗ 1.5. ΤΙ ΕΙΝΑΙ ΤΟ ΕΡΓΟ 1.6. ΟΙ ΣΥΜΜΕΤΟΧΟΙ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ 1.7. ΠΑΡΑΓΟΝΤΕΣ ΕΠΙΤΥΧΙΑΣ ΣΤΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΕΡΓΟΥ 1.8. ΚΥΚΛΟΣ ΖΩΗΣ ΕΡΓΟΥ Σχήμα 1.0.: Διάρθρωση Πρώτου Κεφαλαίου 1

1. ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΚΗ ΑΝΑΣΚΟΠΗΣΗ 1.1. ΤΙ ΕΙΝΑΙ Η ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΟΥ Η «διαχείριση έργου», γνωστή στα Αγγλικά με τον όρο «Project Management», προσπαθεί να δώσει απαντήσεις σε ερωτήσεις που αφορούν στα «γιατί», «τι», «πώς», «ποιος», «πόσο κοστίζει» και «πότε» ενός έργου (κατασκευαστικού, πληροφορικής, ανάπτυξης νέου προϊόντος) από την εποχή σύλληψης, της αναγκαιότητάς του, μέχρι την καταστροφή, εγκατάλειψη ή αντικατάστασή του. Έτσι, η διαχείριση έργου περιλαμβάνει τη συμπλήρωση των τεχνικών δελτίων, την ένταξη του έργου για χρηματοδότηση, τη διαχείριση των μελετών, την επιλογή των μεθόδων υλοποίησης, τις αναγκαίες εκτιμήσεις χρόνου και κόστους, το πρόγραμμα ποιότητας, το σχέδιο ασφάλειας και υγείας, τη διαχείριση των κινδύνων αλλά και οποιαδήποτε άλλη οργανωτική ή ελεγκτική ενέργεια απαιτείται για τη σχεδίαση, υλοποίηση και λειτουργία του έργου σε όλη την ωφέλιμη «ζωή» του. Επιπρόσθετα, ορισμένοι (π.χ. η ερευνητική ομάδα του Καθηγητή Roland Gareis στο Πανεπιστήμιο της Βιέννης) ισχυρίζονται ότι η διαχείριση έργου και πιο συγκεκριμένα η θεώρηση ΚΠΕ (Κοινωνία Προσανατολισμένη κατά Έργα), μπορεί να αποτελέσει τη βάση για τη διοίκηση της κοινωνίας γενικότερα. Σύμφωνα με τη θεώρηση ΚΠΕ οι περισσότερες ανθρώπινες δραστηριότητες από το σχολείο των παιδιών, τις εισαγωγικές εξετάσεις στο Πανεπιστήμιο, την οργάνωση ενός ταξιδιού, ή μιας φιλανθρωπικής εκδήλωσης μπορούν να θεωρηθούν και να αντιμετωπιστούν ως έργα. Με τον τρόπο αυτό είναι δυνατόν να επιτευχθεί οικονομία χρόνου, κόστους και κόπου και άρα, σε επέκταση, σημαντικό όφελος για την κοινωνία γενικότερα. (Π.Μ. Παντουβάκης, 2003) Η έννοια της διαχείρισης έργων οριοθετεί μια εξαιρετικά μεγάλη περιοχή καθώς περιλαμβάνει οποιοδήποτε έργο, μεγάλο ή μικρό, και απαιτεί την παρακολούθηση όλων των λειτουργιών (σχεδίαση, υλοποίηση, τήρηση χρονοδιαγραμμάτων, οικονομική παρακολούθηση κλπ.). (Τσιρώνη, 2007) Σύμφωνα με τον Rory Burke τα τελευταία χρόνια έχει πραγματοποιηθεί μια πολύ σημαντική και ευρεία ανάπτυξη γύρω από τις δεξιότητες και τεχνικές της 2

διαχείρισης έργου. Αυτή η βάση δεδομένων εξελίχθητε και αποτελεί σήμερα αυτό που ονομάζουμε «κορμό γνώσεων για την διαχείριση έργου» (PMBOK, Project Management Body Of Knowledge). Η διαχείριση έργου σύμφωνα με τον Burke (2002) αποτελεί μια οργανωμένη προσέγγιση με βάση την οποία μπορεί κανείς να χειριστεί τη διαδικασία εκτέλεσης και ολοκλήρωσης διαφόρων τύπων έργων. Το εγχειρίδιο PMBOK ορίζει ως διαχείριση έργου τη διαδικασία κατά την οποία: «εφαρμόζουμε γνώσεις, δεξιότητες, εργαλεία και τεχνικές κατά την εκτέλεση των δραστηριοτήτων του έργου, με στόχο να ικανοποιήσουμε τις απαιτήσεις και τις προσδοκίες των συμμετόχων». Ο Peter Morris περιέγραψε τη διαχείριση έργου ως: «διαδικασία ενσωμάτωσης όλων όσα πρέπει να γίνουν (και για τα οποία εφαρμόζονται, συνήθως, ειδικές τεχνικές διαχείρισης έργου), καθώς το έργο διανύει τον κύκλο ζωής του ώστε να ικανοποιηθούν οι στόχοι του έργου». Η διαχείριση έργου αφορά στον συνεπή σχεδιασμό, την παρακολούθηση και τον έλεγχο των πόρων ενός οργανισμού με σκοπό την επίτευξη ενός συγκεκριμένου, προκαθορισμένου με σχετικά βραχυπρόθεσμο χρονικό ορίζοντα, στόχου. (Μέντζας, 2001) Ο σχεδιασμός, η οργάνωση, η διεύθυνση και έλεγχος των πόρων για μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο ώστε να επιτευχθούν αντικειμενικοί στόχοι που τίθενται άπαξ. (Τζάμος, 1990) Υπάρχουν εκατοντάδες διαφορετικοί ορισμοί για την έννοια της Διαχείρισης Έργου. Ανεξάρτητα από τη διατύπωσή τους, όλοι στηρίζονται σε μία κοινή βάση, που είναι ο τρόπος διαχείρισης των διεργασιών για την επιτυχή ανάληψη ενός έργου ως προς το αντικείμενο, το χρόνο, τα χρήματα και τους πόρους. Στο πλαίσιο αυτό, αν θέλαμε να δώσουμε έναν γενικό ορισμό της Διαχείρισης Έργου, θα μπορούσαμε να πούμε ότι: «Διαχείριση Έργου είναι η εφαρμογή δεξιοτήτων, εργαλείων, τεχνικών και διεργασιών για τον προγραμματισμό, το συντονισμό, την υλοποίηση, την παρακολούθηση και τον έλεγχο ενός έργου με επιτυχία». Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι πολλές από τις διεργασίες στα πλαίσια της διαχείρισης έργου είναι επαναληπτικής φύσης. Αυτό οφείλεται κυρίως στην ύπαρξη και την αναγκαιότητα μίας προοδευτικής ανάπτυξης καθ όλο τον κύκλο ζωής του 3

έργου. Αυτό σημαίνει ότι όσο περισσότερα γνωρίζει κανείς για το έργο, τόσο καλύτερα μπορεί να το διαχειριστεί. Εκτός από τα εργαλεία, τις μεθόδους, τις τεχνικές και τις διεργασίες, η αποτελεσματική Διαχείριση Έργου απαιτεί οργανωτική υποστήριξη, καθώς και τις ομάδες ως δομικά στοιχεία. Όπως ισχύει και για κάθε άλλη διεργασία, η διεργασία Διαχείρισης Έργου δέχεται ορισμένες εισροές (επιχειρησιακή ανάγκη, πρόβλημα ή ευκαιρία) και περιορισμούς (χρόνος, κόστος, ποιότητα, τεχνικές πτυχές, κοινωνικές, πολιτικές και περιβαλλοντικές συνθήκες, νομικοί περιορισμοί κλπ.) και, μέσω της εφαρμογής των κατάλληλων μηχανισμών (τεχνικές, εργαλεία, εξοπλισμός/ μηχανήματα, οργάνωση, ανθρώπινοι πόροι), παράγει ένα συγκεκριμένο αποτέλεσμα (παραδοτέα του έργου). Το παρακάτω διάγραμμα απεικονίζει τη διεργασία Διαχείρισης Έργου. Σχήμα 1.1.0: Διεργασία Διαχείρισης Έργου (Πηγή: http://www.publicprocurementguides.treasury.gov.cy/ohsgr/html/index.html?7_4_1_5_time_planning_of_activities.htm ) Οι περιοχές εφαρμογής της διοίκησης έργου μπορούν να κατηγοριοποιηθούν στις παρακάτω ομάδες (Shigenodu, 2005): Έργα κοινωνικών υποδομών, όπως ενεργειακά συστήματα, διατήρηση του περιβάλλοντος, αμυντικά συστήματα, αστική ανάπτυξη, εθνικά προγράμματα βιομηχανοποίησης, δημόσια συστήματα πληροφόρησης Έργα μηχανικής, όπως εμπορικές διευκολύνσεις, συμβουλευτικές υπηρεσίες, σχεδιασμός προμήθεια κατασκευή εργοστασίων παραγωγής 4