Α. ΟΔΗΓΙΕΣ ΣΤΟ FARMAKONET ΠΡΙΝ ΤΗΝ ΑΠΟΓΡΑΦΗ 1) Θα πρέπει να κάνετε Κλείσιμο Έτους και να δουλεύετε στο τρέχον έτος. 2) Η διαδικασία της απογραφής θα πρέπει να ξεκινήσει και να ολοκληρωθεί σε χρόνο που δεν θα δουλεύει το φαρμακείο (για να μην υπάρχει αλλοίωση των υπολοίπων π.χ. Σαββατοκύριακο). 3) Θα πρέπει τα φάρμακα και τα παραφάρμακα που θα απογράψετε να υπάρχουν στο FarmakoNet. Μπορείτε να ενημερώσετε το πρόγραμμα με το αρχείο παραφαρμάκων της ΔΥΝΑΜΙΚΗΣ. Όσα προϊόντα συνεχίζουν να μην υπάρχουν μπορείτε: Να προμηθευτείτε προγράμματα παραφαρμάκων όπως το Data Box Να δημιουργήσετε μόνοι σας τα είδη αυτά στο πρόγραμμα: ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΕΙΔΟΥΣ Στο μενού Αποθήκη Αρχείο Ειδών πατάτε F2. Αυτόματα εμφανίζεται στην οθόνη ο επόμενος ελεύθερος κωδικός (πάνω αριστερά) και στο πεδίο Είδος πληκτρολογείτε την περιγραφή του είδους. Για να ολοκληρώσετε την δημιουργία του είδους θα πρέπει να συμπληρώσετε τα παρακάτω πεδία: Ομάδα: επιλέγετε την Ομάδα που ανήκει το είδος π.χ. Παραφάρμακα Ποσοστό Kέρδους: παίρνει αυτόματα το ποσοστό που έχετε ορίσει για όλα τα παραφάρμακα ΦΠΑ: εισάγετε το ποσοστό ΦΠΑ του είδους Τιμή χονδρικής: πληκτρολογείτε την τιμή χονδρικής του είδους. Το πεδίο Τιμή Λιανικής υπολογίζεται αυτόματα κατά την πληκτρολόγηση της τιμής χονδρικής και με την προσθήκη των ποσοστού κέρδους και ΦΠΑ που έχετε ορίσει για το συγκεκριμένο είδος. Τέλος, για να αποθηκεύσετε το νέο είδος και τα γενικά του στοιχεία πρέπει να πιέσετε το πλήκτρο F3. Στη συνέχεια πηγαίνετε στο φάκελο Barcodes/Λήξεις όπου μπορείτε να καταχωρήσετε το barcode του είδους πατώντας F2, σκανάροντας το barcode και αποθηκεύοντας το με F3. 1
Β. ΟΔΗΓΙΕΣ ΑΠΟΓΡΑΦΗΣ (ΜΕ ΤΜΗΜΑΤΙΚΕΣ ΑΠΟΓΡΑΦΕΣ) Αφού πραγματοποιήσετε όλα τα παραπάνω, με την διαδικασία που ακολουθεί μπορείτε να καταχωρήσετε την απογραφή σας στο πρόγραμμα FarmakoNet. Στη συνέχεια μπορείτε να ξεκινήσετε να παρακολουθείτε υπόλοιπα για τα είδη σας (Φάρμακα και Παραφάρμακα). Σημείωση: Αν θέλετε κατά την απογραφή να καταχωρήσετε και Ημερομηνίες Λήξης. Προσοχή!!!! Θα πρέπει να καταχωρήσετε ημερομηνία λήξης στην συνολική ποσότητα του κάθε είδους. Δηλαδή, αν απογράψετε 10 amoxil θα πρέπει και για τα 10 να καταχωρήσετε ημερομηνίες λήξης. *Η ενεργοποίηση της παραμέτρου γίνεται από το μενού Παράμετροι Παράμετροι Εφαρμογής Φίλτρα Χρήσης Ημερομηνίες Λήξης* Η Τμηματική Απογραφή έχει τρείς φάσεις: Α. Καταχώρηση Τμηματικών Απογραφών Β. Ενοποίηση Τμηματικών Απογραφών Γ. Μηδενισμός των μη απογραφέντων ειδών Α. Καταχώρηση Τμηματικών Απογραφών Η διαδικασία έχει ως εξής 1. Επιλέξτε από το μενού Αποθήκη Φυσική Απογραφή Αποθήκης (όπως φαίνεται στην εικόνα) 2
2. Σας εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη. 3. Στην οθόνη καταχώρησης της απογραφής σας υπάρχουν τα παρακάτω πεδία: Ο Κωδικός Κίνησης : Φυσική Απογραφή Ημερομηνία προτείνεται η τρέχουσα. Α/Α είναι ο αύξων αριθμός τις απογραφής σας (ενημερώνεται αυτόματα από το πρόγραμμα) Και η Αιτιολογία όπου μπορείτε να σημειώσετε κάτι, όπως το ράφι ή την εταιρία που καταχωρείτε. Π.χ. ράφια από Α έως B ή KORRES) 4. Τσεκάρετε την επιλογή Τμηματική 5. Πατήστε στο πεδίο Περιγραφή Είδους όπου και θα ξεκινήσετε να σκανάρετε τα είδη σας και να βάζετε ποσότητα (και ημερομηνίες λήξης, αν έχετε ενεργοποιήσει την παράμετρο). Μπορείτε και να πληκτρολογήσετε την περιγραφή των ειδών σας. Σημείωση: Μπορείτε να κάνετε την Καταχώρηση των Τμηματικών Απογραφών σας ταυτόχρονα από όλους τους υπολογιστές σας, αν έχετε δίκτυο. Επίσης, μπορείτε να απογράφετε τα ίδια είδη σε παραπάνω από μία τμηματικές απογραφές. Στο τέλος θα ενοποιηθούν αθροίζοντας τις ποσότητες. Π.χ. ένας χρήστης απογράφει Depon 10τμχ στο ράφι και ένας άλλος χρήστης Depon 50τμχ στην αποθήκη. Στην ενοποίηση η ποσότητα του Depon θα είναι 60τμχ. 3
Συμβουλή μας είναι. Μετά από κάθε ράφι ή κάθε εταιρία που απογράφετε να πατάτε F3 για καταχώρηση τις τμηματικής απογραφής ξεκινώντας μία νέα, για μεγαλύτερη ασφάλεια. Επίσης, μετά το τέλος της καταχώρησης όλων των τμηματικών σας απογραφών θα είναι καλό να πάρετε Backup και αυτό για μεγαλύτερη ασφάλεια. Β. Ενοποίηση Τμηματικών Απογραφών Αφού έχετε πάρει το Backup που προαναφέραμε, Μεταφερθείτε πάλι στο μενού Απογραφή Φυσική Απογραφή Αποθήκης 1. Πατήστε το κουμπί F11 (Αναζήτηση) για να αναζητήσετε τις τμηματικές απογραφές που έχετε κάνει. Εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη Προσοχή!!! Θα πρέπει να επιλέξετε το διάστημα ημερομηνιών στο οποίο έχετε κάνει απογραφή και να πατήσετε πάλι F11, για να εμφανιστούν μπροστά σας όλες οι τμηματικές απογραφές. Τι θα πρέπει να ελέγξετε Σε όλες τις τμηματικές απογραφές που εμφανιστούν, στην στήλη Status θα πρέπει να γράφει «Εκκρεμές». Αν όχι, τότε επιλέξτε την απογραφή και πατήστε στο OK (κάτω δεξιά) για να ανοίξει. Τσεκάρετε το τμηματική και πατήστε F3. 4
2. Πατήστε στον φάκελο «Ενοποίηση Τμηματικών Απογραφών» (κάτω μέρος της οθόνης) 3. Πατήστε το «Επιλογή Όλων» για να τσεκαριστούν όλες οι απογραφές σας (Προσοχή! Να εμφανίσετε για να επιλέξετε όλες τις τμηματικές απογραφές που έχετε κάνει κάνοντας αναζήτηση από τα πεδία Ημερομηνία) 4. Αφού τσεκαριστούν όλες οι απογραφές, πατήστε OK. (κάτω δεξιά). 5
5. Εμφανίζονται συνολικά όλα τα είδη που έχετε απογράψει. Πατήστε F3 για αποθήκευση. Τώρα όλα σας τα είδη έχουν ενημερωθεί με τις ποσότητες που απογράψατε. Μηδενισμός των μη απογραφέντων ειδών 1. Πατήστε το κουμπί F11 (Αναζήτηση). 2. Πατήστε στον φάκελο «Μηδενισμός Μη Απογραφέντων Ειδών» (κάτω μέρος της οθόνης) 3. Πατήστε επάνω στην γραμμή της απογραφής (να γίνει μπλε), όπως φαίνεται στην παραπάνω οθόνη. 4. και OK εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη. 6
5. Εδώ μπορείτε να επιλέξετε ποια ομάδα ειδών θέλετε να μηδενιστεί με εξαίρεση βέβαια τα είδη που έχετε απογράψει. Δηλαδή, αν έχετε απογράψει Φάρμακα και Παραφάρμακα τότε θα επιλέξετε «ΟΛΑ ΤΑ ΠΡΟΪΟΝΤΑ» Αν έχετε απογράψει μόνο Φάρμακα τότε θα επιλέξετε «ΦΑΡΜΑΚΑ» Αν έχετε απογράψει μόνο Παραφάρμακα τότε θα επιλέξετε «Παραφάρμακα» *** Η επιλογή Οίκος εφαρμόζεται σε φαρμακεία που έχουν Databox ή Pharmabit και θέλουν να απογράψουν συγκεκριμένους Οίκους **** 6. Πατήστε OK. Εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη. 7. Εδώ βλέπετε τα είδη της ομάδας που έχετε επιλέξει (στην προηγούμενη οθόνη), τα οποία δεν έχετε απογράψει. Παρατηρείτε ότι τα είδη αυτά έχουν μηδενικές ποσότητες. 8. Πατήστε F3 για να αποθηκεύσετε και να μηδενίσετε τις ποσότητες των ειδών που δεν απογράψατε. Δηλαδή.Με την συγκεκριμένη διαδικασία μηδενίζεται το υπόλοιπο (αρνητικό ή θετικό) στα είδη που δεν είχατε στο φαρμακείο σας και έτσι δεν απογράψατε. Έχετε ολοκληρώσει την διαδικασία της Απογραφής. Υπενθυμίζουμε ότι Για την σωστή τήρηση της αποθήκης σας, θα πρέπει να καταχωρούνται Αγορές - Πωλήσεις και όλες τις ενέργειες που επηρεάζουν τα υπόλοιπα των ειδών σας π.χ. (Εκκρεμότητες Ανταλλαγές με άλλα φαρμακεία- Εσωτερική Διακίνηση). Τέλος, σας προτείνουμε να κάνετε μια δοκιμαστική απογραφή, βάσει των παραπάνω, ΠΡΙΝ την ημέρα πραγματοποίησης της πραγματικής απογραφής, ώστε να εντοπίσετε πιθανά κολλήματα. Είμαστε στη διάθεση σας για να σας βοηθήσουμε να τα ξεπεράσετε, ώστε να ολοκληρωθεί ομαλά η απογραφή σας την προγραμματισμένη ημερομηνία, εκτός ωραρίου λειτουργίας. 7
ΤΙΜΗ ΚΤΗΣΗΣ ΚΑΙ ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΘΕΝ ΚΟΣΤΟΣ Οι παρακάτω οδηγίες αφορούν τον υπολογισμό της Τιμής Κτήσης και του Προϋπολογισθέν Κόστους στα είδη του φαρμακείου. Ανάλογα με τον τρόπο λειτουργίας του φαρμακείου (πχ αν καταχωρεί τιμολόγια ή όχι) μια από αυτές τις δύο τιμές χρησιμοποιούνται στο Βιβλίο Απογραφής αλλά και σε άλλες καταστάσεις Στατιστικών όπου και διαμορφώνουν Αξίες. Τα πεδία Τιμή Κτήσης και Προϋπολογισθέν Κόστος βρίσκονται στο Αρχείο Ειδών, στο φάκελο Στατιστικά σε κάθε ένα είδος, και διαβάζονται από το πρόγραμμα με σειρά προτεραιότητας όπως αναφέρουμε Τιμή Κτήσης και αν αυτή είναι 0 μηδέν τότε διαβάζεται το Προϋπολογισθέν Κόστος. Σχετικά με την διαμόρφωση τιμής κτήσης και προϋπολογισθέν κόστους το πρόγραμμα έχει τις εξής επιλογές. Από το μενού Βοηθητικές Εργασίες Γενικές Λειτουργίες Μαζικές Ενημερώσεις 1. Μηδενισμός Τιμής Κτήσης η συγκεκριμένη λειτουργία μηδενίζει το πεδίο «Τιμή Κτήσης» του είδους στο Αρχείο Ειδών φάκελος Στατιστικά. Πατήστε οκ. 8
2. Μηδενισμός προϋπολογισθέν κόστους η συγκεκριμένη λειτουργία μηδενίζει το πεδίο «Προϋπολογισθέν Κόστος» του είδους στο Αρχείο Ειδών φάκελος Στατιστικά. Πατήστε οκ. 3. Υπολογισμός Τιμής Κτήσης η συγκεκριμένη λειτουργία υπολογίζει το πεδίο «Τιμή Κτήσης» του είδους στο Αρχείο Ειδών φάκελος Στατιστικά. Επιλέγετε το διάστημα όπου βάσει των τιμολογίων αυτής τη περιόδου θα διαμορφωθεί η Τιμή Κτήσης (δηλαδή από τα Τιμολόγια Δελτία Αποστολής Πιστωτικά κα) Πατήστε οκ. 4. Υπολογισμός προϋπολογισθέν κόστους η συγκεκριμένη λειτουργία υπολογίζει το πεδίο «Τιμή Κτήσης» του είδους στο Αρχείο Ειδών φάκελος Στατιστικά. Επιλέγετε βάσει των κριτηρίων (Ομάδα Κατηγορία Υποκατηγορία Οίκο) τα είδη όπου θα υπολογιστεί το Προϋπολογισθέν Κόστος. Επιλέγετε Μείον % επί της Χονδρική Τιμής ή της Λιανικής Τιμής τσεκάροντας τα αντίστοιχα πεδία και μετακινώντας την μπάρα. Το πρόγραμμα θα υπολογίσει μείον το ποσοστό που θα επιλέξετε στην αντίστοιχη τιμή και θα ορίσει Προϋπολογισθέν Κόστος. 9
ΒΙΒΛΙΟ ΑΠΟΓΡΑΦΗΣ Η παρακάτω διαδικασία σας καθοδηγεί στο να βγάλετε Βιβλίο Απογραφής. Προϋπόθεση είναι ότι παρακολουθείτε υπόλοιπα στα είδη σας δηλαδή παρακολουθείτε αποθήκη καταχωρώντας τα τιμολόγια αγορών σας ή και έχετε κάνει Απογραφή. Επίσης θα πρέπει να έχετε ακολουθήσει της «Οδηγίες Υπολογισμού Τιμής Κτήσης και Προϋπολογισθέν Κόστους» για να έχετε διαμορφώσει σωστές αξίες. Από το μενού Κλείσιμο Έτους Απογραφή Βιβλίο Απογραφής. Σας εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη. 10
Επιλέξτε διάστημα από την αρχή του έτους στο οποίο δουλεύετε (Θα πρέπει να έχετε κάνει Κλεισίματα Έτους και να δουλεύετε σε Farnet_ (τρέχον έτος) κάτω μέρος οθόνης). Μπορείτε επίσης να επιλέξετε Ομάδα Κατηγορία Υποκατηγορία Οίκο αν θέλετε να πάρετε το Βιβλίο Απογραφής ξεχωριστά πχ για Φάρμακα ή Παραφαρμακα. Προσοχή να ξεκλικάρετε το «Με υπολογισμό Τιμής Κτήσης» γιατί έχετε υπολογίσει τις τιμές με βάσει τις «Οδηγίες Υπολογισμού Τιμής Κτήσης και Προϋπολογισθέν Κόστους» για να έχετε διαμορφώσει σωστές αξίες. Πατήστε F5. Εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη Αυτό είναι το Βιβλίο Απογραφής με τα θετικά υπόλοιπα των ειδών σας και τις αξίες που έχετε υπολογίσει. Μπορείτε να το τυπώσετε το Βιβλίο Απογραφής ή και να το εξάγετε σε Excel πατώντας το αντίστοιχο κουμπί στο επάνω μέρος της οθόνης. 11