Οργανωσιακός Σχεδιασμός και Ανάπτυξη Ανθρωπίνου Δυναμικού

Οργανωσιακός Σχεδιασμός και Ανάπτυξη Ανθρωπίνου Δυναμικού ΔΗΜΗΤΡΙΟΣ ΒΑΡΟΥΤΑΣ ΑΝΤΩΝΙΟΣ ΚΑΡΓΑΣ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΜΕΤΑΠΤΥΧΙΑΚΩΝ ΣΠΟΥΔΩΝ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΚΑΙ ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΤΩΝ ΤΗΛΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΚΏΝ ΔΙΚΤΥΩΝ 2016-2017

Περίγραμμα Μαθήματος (1) Ενότητα 1: Εισαγωγή στον Οργανωσιακό Σχεδιασμό Έννοια και υπόβαθρο του οργανωσιακού σχεδιασμού Οι προκλήσεις της μεταβιομηχανικής εποχής Βασικά σημεία οργανωσιακής θεωρίας: Αποτελεσματικότητα στην οργάνωση Μοντέλα οργανωτικών δομών Προσδιοριστικού παράγοντες οργανωτικών δομών (μέγεθος επιχείρησης, κύκλος ζωής, τεχνολογία, περιβάλλον επιχείρησης, στρατηγική) Τύποι οργανωτικών δομών Οκτώβριος 2016, 2

Περίγραμμα Μαθήματος (2) Ενότητα 2: Αναλύοντας τον Οργανωσιακό Σχεδιασμό Διαστάσεις οργανωσιακού σχεδιασμού Βασικά θέματα οργανωσιακού σχεδιασμού Σχεδιασμός θέσεων εργασίας Ιεραρχικά επίπεδα Σχεδιασμός τμημάτων Διαμόρφωση σχέσεων εξουσίας Τυπικότητα της οργάνωσης Στρατηγικές ελέγχου Οκτώβριος 2016, 3

Περίγραμμα Μαθήματος (3) Ενότητα 3: Ανάπτυξη Ανθρωπίνου Δυναμικού Δυναμική Ομάδων Ηγεσία Μαθησιακή Οργάνωση και Διοίκηση Γνώσης Οργανωσιακή Κουλτούρα Καινοτομία και Αλλαγή Τεχνολογική αλλαγή, νέα προϊόντα και υπηρεσίες Οκτώβριος 2016, 4

Περίγραμμα Μαθήματος (4) Τρόπος Αξιολόγησης Μαθήματος Προτεινόμενη Βιβλιογραφία: Draft Richard, «Οργανωσιακή θεωρία και σχεδιασμός», Εκδόσεις Κλειδάριθμος Μπουραντάς Δημήτρης, «Μάνατζμεντ, Θεωρητικό Υπόβαθρο - Σύγχρονες Πρακτικές», Εκδόσεις Γ. Μπένου Σειρά άρθρων που δίνονται κατά τη διάρκεια του μαθήματος Επικοινωνία: akargas@di.uoa.gr Οκτώβριος 2016, 5

Εισαγωγή: Τι είναι Οργανωσιακός Σχεδιασμός; https://www.youtube.com/watch?v=ppxbtmaafik Οκτώβριος 2016, 6

Τι είναι η οργάνωση! Συνδυασμός: Δομών, Διαδικασιών, Κανόνων Λειτουργίας. Εκφράζεται μέσω: Οργανογράμματος, Καταμερισμού Εργασιών, Εκχώρησης Εξουσίας, Τμηματοποίησης. Οκτώβριος 2016, 7

Ποια αποτελούν οργανώσεις; Εκκλησία, Στρατός, Κόμματα Φίλαθλοι Ολυμπιακού Παναθηναϊκού ΑΕΚ - ΠΑΟΚ Πανεπιστήμιο, Νοσοκομεία Υπουργεία Επιχειρήσεις, Μη Κυβερνητικές Οργανώσεις Οκτώβριος 2016, 8

Οργάνωση και Οργανωσιακός Σχεδιασμός (1) Οργάνωση έναντι Οργανωσιακού Σχεδιασμού Κοινωνική οντότητα (ένωση ή σύνολο ανθρώπων) Διαδικασία καθορισμού των οργανωτικών δομών Επιδιώκει την επίτευξη σκοπών Υπόκειται σε χρονική διάρκεια Επιδιώκει την επίτευξη στόχων Υπόκειται στις ιδιαιτερότητες κάθε οργανισμού Οκτώβριος 2016, 9

Οργάνωση και Οργανωσιακός Σχεδιασμός (2) Παράγοντες Οργάνωσης Παράγοντες Οργανωσιακού Σχεδιασμού Άνθρωποι Ανθρώπινοι πόροι Διαίρεση εργασίας, δομές, συστήματα Σύνορα Χρονική Διάρκεια Στρατηγική Περιβάλλον Τεχνολογία Επίτευξη Σκοπών Διαμόρφωση Οργανωσιακής Δομής Οκτώβριος 2016, 10

Σε τι απαντά ο Οργανωσιακός Σχεδιασμός Ερωτήματα (ενδεικτικά) Επεξήγηση (τι πάει που;) Σχέσεις Εξουσίας Σε ποιο βαθμό υπάρχουν κανόνες και πρότυπα που πρέπει να ακολουθούνται. Εύρος Διοίκησης Τυπικότητα Τμηματοποίηση Πως ομαδοποιούνται οι θέσεις εργασίας. Ποια θέση εργασίας διοικείται από κάποια άλλη. Σε ποιο βαθμό μία εργασία διαιρείται σε επιμέρους θέσεις και ποιες. Εξειδίκευση Ποιες θέσεις εργασίας πρέπει να διοικούνται από θέση ευθύνης Οκτώβριος 2016, 11

Οργανωσιακός Σχεδιασμός vs Οργανωσιακή Συμπεριφορά Οργανωσιακός Σχεδιασμός Οργανωσιακή Συμπεριφορά Προσέγγιση υπό το πρίσμα της Προσέγγιση υπό το πρίσμα της μακρο ανάλυσης. μικρο ανάλυσης. Ανάλυση ολόκληρου του οργανισμού ως μονάδα. Εστιάζει στα άτομα ως μονάδες ανάλυσης του οργανισμού. Εξετάζει σύνολα ατόμων, τις διαφορές στη δομή και τη συμπεριφορά οργανισμών, Είναι η «κοινωνιολογία» του οργανισμού. Εξετάζει θέματα όπως η παρακίνηση, το στυλ ηγεσίας, οι γνωστικές διαφορές των ατόμων. Είναι η «ψυχολογία» του οργανισμού. Οκτώβριος 2016, 12

Έχει μεγαλύτερη σημασία η Οργανωσιακή Δομή σήμερα, έναντι του παρελθόντος; Επηρεάζει περισσότερο ο Οργανωσιακός Σχεδιασμός σήμερα τη λειτουργία των επιχειρήσεων, έναντι του παρελθόντος;

Ιστορικό Πλαίσιο Λογική κλειστού συστήματος Πτώση ανταγωνιστικότητας αμερικανικών επιχειρήσεων Παγκοσμιοποίηση Λογική ανοικτού συστήματος Αναζητώντας ανταγωνιστικό πλεονέκτημα στη βιομηχανική εποχή Εποχή της γνώσης Οκτώβριος 2016, 14

Μετάβαση στην Μεταβιομηχανική Εποχή Οκτώβριος 2016, 15

Από τη Βιομηχανική Εποχή στην Εποχή της Γνώσης Περισσότεροι Η/Υ ή ανθρώπινη δικτύωση; Δημιουργία Πληροφορίας Εισάγονται τα πάντα σε βάσεις δεδομένων; Τι είναι οι βάσεις ανθρωπίνων γνώσεων; Επεξεργασία Πληροφορίας Τι λείπει; Μετακίνηση Πληροφορίας Σωστές πληροφορίες, στους σωστούς ανθρώπους, τη σωστή στιγμή, για τη λήψη σωστών αποφάσεων. Αποθήκευση Πληροφορίας Οκτώβριος 2016, 16

Από τη Ρουτίνα στην Πολυπλοκότητα Ρουτίνα: όταν το μέλλον μοιάζει με το παρελθόν αλλά πόσο γρήγορα αλλάζει το παρόν; Τι θέλει πραγματικά ο «Πελάτης»; Ποιος; Τα κέρδη παράγονται μόνο από τις καθημερινές λειτουργίες ή από τις καθημερινές αποφάσεις; Το παράδειγμα του αντιλόγου: Digital Equipment Corporation. Μετάβαση σκέψης, αντιλήψεων και προσδοκιών. Οκτώβριος 2016, 17

Από τις Διαδοχικές στις Παράλληλες Δραστηριότητες Γνωρίζει ο ένας τους περιορισμούς του άλλου; Σε τι βάθος; Διοίκηση Τι απαιτείται για την ανάπτυξη παράλληλων δραστηριοτήτων; Πωλήσεις Τεχνική Υποστήριξη Marketing Οικονομικές Υπηρεσίες Οκτώβριος 2016, 18

Η Μετάβαση στις Νέες Δομές Αλυσίδα Εντολών ή Δικτύωση; Εντολές και Έλεγχος ή Συντονισμός Εξουσίας της θέσης ή Εξουσίας της γνώσης; Διαδοχικές ς ή Ταυτόχρονες δραστηριότητες; Κάθετη επικοινωνία ή Οριζόντια επικοινωνία; Δυσπιστία και Συμμόρφωση ή Εμπιστοσύνη και Ακεραιότητα; Θα γίνει η μεταβολή με ικανοποιητικό τρόπο; Οκτώβριος 2016, 19

Αλυσίδα Εντολών ή Δικτύωση; Δικτύωση είναι μία συνεχιζόμενη διαδικασία επαφής και συνεργασίας για τη διεκπεραίωση έργου ή των επίτευξη στόχων. Η δικτυωμένη υποδομή, δεν εξασφαλίζει απαραίτητα την αποτελεσματική χρήση πόρων. Το παράδειγμα της Digital Equipment Corporation: Με την ανάληψη διοικητικών καθηκόντων ενημερώνεται ο Διευθύνων ότι υπάρχει ένα καλό και ένα κακό νέο. Το καλό ότι έχει 120 χιλιάδες ανθρώπους να εργάζονται για αυτόν. Το κακό ότι δεν τον γνωρίζουν. Οκτώβριος 2016, 20

Εντολές και Έλεγχος ή Συντονισμός; Εντολές από την κορυφή. Η πρωτοβουλία από κάτω απαιτεί την ευλογία του προϊσταμένου. Υψηλότερη θέση συνεπάγεται υψηλότερη σπουδαιότητα σε επίπεδο ενσωμάτωσης γνώσης και σοφίας. Υφίσταται εκφυλισμός; Ποιος γνωρίζει «τι» ή ποιος γνωρίζει «ποιον»; Σκοπός να διασφαλιστεί ότι εστιάζει η διοίκηση στα βασικά κρίσιμα θέματα. Απαιτείται η κατανόηση του πλαισίου λειτουργίας και του οράματος. Μπορούν να υπάρξουν αυτόνομες ομάδες; Οκτώβριος 2016, 21

Εξουσία της θέσης ή Εξουσία της γνώσης; Οι προϊστάμενοι παρακολουθούν και ελέγχουν τους υφισταμένους. Οι υφιστάμενοι γνωρίζουν τι πρέπει να κάνουν. Γνώση του πως ποιες διαδικασίες. Γνώση του ποιος ποιους πόρους χρησιμοποιούμε. Γνώση του τι σε ποια υπηρεσία / προϊόν εστιάζουμε. Γνώση του γιατί όραμα και ευρύτερο πλαίσιο, καθώς και σκοπός. Γνώση του που γεωγραφικός προσδιορισμός ή αγορά. Γνώση του πότε χρονική συγκυρία & αίσθηση της πραγματικότητας. Οκτώβριος 2016, 22

Διαδοχικές ή Ταυτόχρονες Δραστηριότητες; Πρόκληση η ανάπτυξη κουλτούρας που θα επιτρέπει την χρησιμοποίηση όλων των πόρων της γνώσης. Η γνώση βρίσκεται εντός και εκτός οργανισμού. Σκοπός η υποστήριξη των κεντρικών δομών διοίκησης. Οκτώβριος 2016, 23

Κάθετη ή Οριζόντια Επικοινωνία; Δεν εξαλείφεται η κάθετη επικοινωνία. Αίρονται τα γραφειοκρατικά εμπόδια που εμποδίζουν την οριζόντια επικοινωνία. Έμφαση στο «διάλογο», έναντι της «επικοινωνίας και της κουβέντας». Οκτώβριος 2016, 24

Δυσπιστία και Συμμόρφωση ή Εμπιστοσύνη και Ακεραιότητα; Δυσπιστία μεταξύ τμημάτων (και ανθρώπων). Επίρριψη ευθυνών σε άλλους, αν και αυτό δεν παρηγορεί τον πελάτη. Κουλτούρα των «σιλό τμημάτων». Αναμένουμε οι εργαζόμενοι να «κάνουν το σωστό πράγμα»; Αθώος μέχρι την απόδειξη της ενοχής ή ύποπτος μέχρι την απόδειξη της αθωότητας; Οκτώβριος 2016, 25

Σύγχρονες Προκλήσεις Ανταγωνισμός σε Παγκόσμιο Επίπεδο Υπεργολαβική ανάθεση λειτουργιών Ηθική και Κοινωνική Ευθύνη Ταχύτητα Ανταπόκρισης Ψηφιακός Χώρος Εργασίας Πολυμορφία Ζητούμενο: Η επίτευξή τάξης και λογικής στο εσωτερικό του οργανισμού, ως μέσο προστασίας από το εξωτερικό του περιβάλλον. Συμφωνείτε; Οκτώβριος 2016, 26

Εργασία Τι γνωρίζετε για τα ακόλουθα: Business Plan Marketing Plan Ανάλυση Κόστους Οφέλους SWOT Analysis Σύσταση Επιχείρησης Ποιο από αυτά έχετε υλοποιήσει; Οκτώβριος 2016, 27

Βασικά σημεία Οργανωσιακής Θεωρίας: Αποτελεσματικότητα (1) Τι είναι αποτελεσματικότητα; Ποια η σχέση αποτελεσματικότητας αποδοτικότητας ανταγωνιστικότητας; είναι η σχετική δυνατότητα του καθενός να αποκτήσει αυτό που διεκδικεί. είναι τα κόστη / θυσίες που πραγματοποιούνται κατά την εσωτερική λειτουργία ενός οργανισμού για την επίτευξη ενός αποτελέσματος. είναι ο βαθμός στον οποίο, η οργάνωση επιτυγχάνει τους στόχους της. Οκτώβριος 2016, 28

Βασικά σημεία Οργανωσιακής Θεωρίας: Αποτελεσματικότητα (2) Προσεγγίσεις αποτελεσματικότητας: Πόρων εισροών: η ικανότητα εκμετάλλευσης σπάνιων πόρων. Εσωτερικών διαδικασιών: η αποδοτικότητα των εσωτερικών διαδικασιών και επιδόσεων. Στόχων: η επίτευξη των ορισθέντων στόχων. Ομάδων συμφερόντων: η ικανοποίηση των αναγκών / επιδιώξεων, ομάδων συμφερόντων εντός ή εκτός του οργανισμού. Αξιών: Συνδυασμός στοιχείων, με βάση τις στρατηγικές ανάγκες και την οργανωσιακή λογική. Οκτώβριος 2016, 29

Βασικά σημεία Οργανωσιακής Θεωρίας: Αποτελεσματικότητα (3) Οκτώβριος 2016, 30

Υπενθύμιση Στόχου Ο σχεδιασμός (α) μία αποτελεσματικής (β) οργανωτικής δομής (γ) Οργανωσιακός Σχεδιασμός

Βασικά σημεία Οργανωσιακής Θεωρίας: Μοντέλα Οργανωτικών Δομών (1) Γραφειοκρατικό Μοντέλο Εξειδίκευση στην εργασία, Κανόνες και πρότυπα στην εκτέλεση εργασιών, Ιεραρχία εξουσίας, Απρόσωπη διοίκηση, Τυπικότητα της οργάνωσης, Αξιολόγηση βάσει επαγγελματικών ικανοτήτων. Οκτώβριος 2016, 32

Βασικά σημεία Οργανωσιακής Θεωρίας: Μοντέλα Οργανωτικών Δομών (2) Κοινωνικοτεχνικό μοντέλο Η οργάνωση περιλαμβάνει δύο διαστάσεις: την ανθρώπινη και την τεχνική. Σκοπός: η αναζήτηση ισορροπίας / ολοκλήρωση. Ο σχεδιασμός πρέπει να εξασφαλίζει τον ορθολογισμό (τεχνική διάσταση). Οι οργανωτικές δομές πρέπει να εξασφαλίζουν τη συνοχή και την ικανοποίηση των αναγκών των εργαζομένων (κοινωνικές και ψυχολογικές ανάγκες) Οκτώβριος 2016, 33

Βασικά σημεία Οργανωσιακής Θεωρίας: Μοντέλα Οργανωτικών Δομών (3) Σύστημα του Likert Χαρακτηριστικό Σύστημα 1 Σύστημα 2 Σύστημα 3 Σύστημα 4 Επικοινωνία Ελάχιστη Λίγη Μέτρια Πολύ Ηγεσία (εμπιστοσύνη) Καθόλου Καθόλου Ουσιαστική Πλήρης Λήψη Αποφάσεων Καμιά Συμμετοχή Μερικές Φορές Συνήθως Πλήρης Συμμετοχή Καθορισμός Στόχων (τρόπος - αποδοχή) Διαταγή - Ελάχιστη Διαταγή με επεξήγηση - Μέτρια Μετά από συζήτηση - Μέτρια Συμμετοχή - Πλήρης Έλεγχος (επίπεδο Πληροφορία) Ανώτατο - Ανακριβείς Σε όλα τα επίπεδα Μη πλήρεις Στα μεσαία επίπεδα Ακριβείς Όλα τα επίπεδα - Ακριβείς Απόδοση Μέτρια Αποδεκτή Καλή Άριστη Οκτώβριος 2016, 34

Προσδιοριστικοί Παράγοντες Οργανωτικών Δομών: Μέγεθος Οργανισμού Προσδιορίζεται από τον αριθμό των μελών και τον όγκο της δραστηριότητας. Η σχέση του μεγέθους του οργανισμού και των δομών εξαρτάται από: Εξειδίκευση Ιεραρχικά Επίπεδα Τυπικότητα Αποκέντρωση Εξουσίας Οκτώβριος 2016, 35

Προσδιοριστικοί Παράγοντες Οργανωτικών Δομών: Κύκλος Ζωής Διαφορετικά στάδια του κύκλου ζωής απαιτούν διαφορετικές οργανωτικές δομές: Επιχειρηματικό Στάδιο (Γέννησης) Μικρή Εξειδίκευση και Τυπικότητα. Στάδιο Συλλογικότητας (Ανάπτυξης) Εμφανίζεται Ιεραρχία και Τμηματοποίηση. Στάδιο Τυπικότητας (Ωρίμανσης) Αποκέντρωση Εξουσιών, Τυπικότητα, Πολυπλοκότητα. Στάδιο Ανανέωσης ή Παρακμής Ομαδική Συνεργασία, Αυτοέλεγχος. Οκτώβριος 2016, 36

Προσδιοριστικοί Παράγοντες Οργανωτικών Δομών: Τεχνολογία (1) Ορίζουμε τον συνδυασμό γνώσεων, ικανοτήτων, εργαλείων και εξοπλισμού και μηχανών που χρησιμοποιούνται. Η τεχνολογία μπορεί να διαφοροποιείται από οργάνωση σε οργάνωση, αλλά και από τμήμα σε τμήμα. Η τεχνολογία έχει δύο διαστάσεις: Η ποικιλία εργασιών που επιτελεί μία οργάνωση, Η δυνατότητα απλοποίησης εργασιών που προσφέρει. Οκτώβριος 2016, 37

Προσδιοριστικοί Παράγοντες Οργανωτικών Δομών: Τεχνολογία (2) Διαφορές οργανωτικής δομής με βάση τη τεχνολογία: Τεχνολογία μικρής παρτίδας: παράγει μικρές ποσότητες μοναδικών προϊόντων. Βασίζεται στις ικανότητες των εργαζομένων και απαιτείται ευέλικτη δομή. Τεχνολογία μαζικής παραγωγής: αυτοματοποιημένες μηχανές που παράγουν τυποποιημένα προϊόντα. Επαναληψιμότητα των διαδικασιών και τυποποιημένη δομή. Τεχνολογία συνεχούς επεξεργασίας: μηχανοποιημένα συστήματα με αυτόματες μηχανές. Έλεγχος για τεχνικά προβλήματα (άμεση αντίδραση) και ευέλικτη δομή. Οκτώβριος 2016, 38

Προσδιοριστικοί Παράγοντες Οργανωτικών Δομών: Περιβάλλον (1) Μακρο - περιβάλλον Μίκρο περιβάλλον Οκτώβριος 2016, 39

Προσδιοριστικοί Παράγοντες Οργανωτικών Δομών: Περιβάλλον (2) Αβεβαιότητα Περιβάλλοντος Πολυπλοκότητα αριθμός διαφορετικών στοιχείων που επιδρούν στην οργάνωση και ανομοιογένεια αυτών. Δυναμισμός συχνότητα και σπουδαιότητα των αλλαγών. Αποφυγή αβεβαιότητας με τη δημιουργία «ειδικών» τμημάτων (π.χ. τμήμα προμηθειών, νομικό τμήμα, κ.α.) και την ανάπτυξη μηχανισμών εσωτερικού συντονισμού. Χαμηλή αβεβαιότητα συνδέεται με γραφειοκρατικά μοντέλα Οκτώβριος 2016, 40

Προσδιοριστικοί Παράγοντες Οργανωτικών Δομών: Περιβάλλον (3) Χαμηλή Αβεβαιότητα: α) λίγα τμήματα και β) καθόλου μηχανισμοί συντονισμού. Χαμηλότερη του Μετρίου Αβεβαιότητα: α) πολλά τμήματα και β) λίγοι μηχανισμοί συντονισμού. Υψηλότερη του Μετρίου Αβεβαιότητα: α) λίγα τμήματα και β) λίγοι μηχανισμοί συντονισμού. Υψηλή Αβεβαιότητα: α) πολλά τμήματα διαφοροποιημένα και β) πολλοί μηχανισμοί συντονισμού. Οκτώβριος 2016, 41

Προσδιοριστικοί Παράγοντες Οργανωτικών Δομών: Περιβάλλον (4) Μία Σύγχρονη Προσέγγιση Διαθεσιμότητα των Πόρων: Εξάρτηση από σπάνιους πόρους, για επιβίωση και αποτελεσματικότητα. Εξάρτηση από οργανώσεις που διαχειρίζονται τους σπάνιους πόρους. Αδυναμία υποκατάστασης των προμηθευτών. Σχέσεις Εξάρτησης Κάθετη Ολοκλήρωση Στρατηγική συνεργασία Οκτώβριος 2016, 42

Προσδιοριστικοί Παράγοντες Οργανωτικών Δομών: Στρατηγική (1) Οκτώβριος 2016, 43

Προσδιοριστικοί Παράγοντες Οργανωτικών Δομών: Στρατηγική (2) Διαφοροποίηση Προσανατολισμός στη μάθηση. Ευέλικτος και χαλαρός τρόπος λειτουργίας Ισχυρός οριζόντιος συντονισμός Δημιουργία μηχανισμών για τη σύσφιξη των σχέσεων με τους πελάτες Ανταμείβει τη δημιουργικότητα και την ανάπτυξη καινοτομιών από τους εργαζομένους Ενσωματώνει την ανάληψη κινδύνων Ηγεσία με Χαμηλό Κόστος Προσανατολισμός στην αποτελεσματικότητα Τυποποιημένες διαδικασίες λειτουργίας Ισχυρή κεντρική εξουσία που βασίζεται σε λεπτομερείς εκθέσεις ελέγχου και αυστηρός έλεγχος κόστους Δημιουργία μηχανισμών αποτελεσματικότητας στο σύστημα προμηθειών και διανομής Περιορισμένη ενδυνάμωση εργαζομένων Επιτήρηση της υλοποίησης των καθηκόντων ρουτίνας Οκτώβριος 2016, 44

Προσδιοριστικοί Παράγοντες Οργανωτικών Δομών: Στρατηγική (3) Μορφές Οργάνωσης κατά Mintzberg Παράδειγμα Μηχανισμός Συντονισμού Χαρακτηριστικά Αποκέντρωση Εξουσίας (συγκέντρωση vs αποκέντρωσης) (κάθετη vs οριζόντιας) Απλή μορφή Οικογενειακές επιχειρήσεις Άμεση εποπτεία Προσαρμοστικότητα, λειτουργική τμηματοποίηση? Μηχανιστική Γραφειοκρατία Μεγάλου μεγέθους οργανώσεις που λειτουργούν σε σταθερά περιβάλλοντα Τυποποίηση διαδικασιών Εξειδίκευση, τυπικότητα, περιορισμένη δυνατότητα καινοτομίας, μικρός βαθμός ελευθερίας? Επαγγελματική Γραφειοκρατία Οργανώσεις υπηρεσιών και μη κερδοσκοπικού χαρακτήρα (π.χ. πανεπιστήμια / νοσοκομεία) Τυποποίηση ικανοτήτων Επαγγελματίες επιστήμονες ταυτίζονται με το επάγγελμα και όχι με την οργάνωση. Συνυπάρχει η τυπικότητα και ειδίκευση, με την αυτονομία. Επιδίωξη η αποτελεσματικότητα? Τομεακή Δομή Μεγάλες επιχειρήσεις τμηματοποιημένες κατά προϊόν ή τομέα δραστηριότητας Τυποποίηση εκροών Υψηλή τυπικότητα, λίγος συντονισμός και συνεργασία μεταξύ τομέων. Επιδίωξη το κέρδος? Μορφή Ad hoc Επιχειρήσεις προσανατολισμένες στην καινοτομία Αμοιβαία προσαρμογή Μικρή τυπικότητα, μικρή συγκέντρωση εξουσίας? Οκτώβριος 2016, 45

Προσδιοριστικοί Παράγοντες Οργανωτικών Δομών: Στρατηγική (xxx) Μορφές Οργάνωσης κατά Mintzberg Παράδειγμα Μηχανισμός Συντονισμού Χαρακτηριστικά Αποκέντρωση Εξουσίας (συγκέντρωση vs αποκέντρωσης) (κάθετη vs οριζόντιας) Απλή μορφή Οικογενειακές επιχειρήσεις Άμεση εποπτεία Προσαρμοστικότητα, λειτουργική τμηματοποίηση Κάθετη και οριζόντια συγκέντρωση Μηχανιστική Γραφειοκρατία Μεγάλου μεγέθους οργανώσεις που λειτουργούν σε σταθερά περιβάλλοντα Τυποποίηση διαδικασιών Εξειδίκευση, τυπικότητα, περιορισμένη δυνατότητα καινοτομίας, μικρός βαθμός ελευθερίας Περιορισμένη οριζόντια συγκέντρωση Επαγγελματική Γραφειοκρατία Οργανώσεις υπηρεσιών και μη κερδοσκοπικού χαρακτήρα (π.χ. πανεπιστήμια / νοσοκομεία) Τυποποίηση ικανοτήτων Επαγγελματίες επιστήμονες ταυτίζονται με το επάγγελμα και όχι με την οργάνωση. Συνυπάρχει η τυπικότητα και ειδίκευση, με την αυτονομία. Επιδίωξη η αποτελεσματικότητα Κάθετη και οριζόντια αποκέντρωση Τομεακή Δομή Μεγάλες επιχειρήσεις τμηματοποιημένες κατά προϊόν ή τομέα δραστηριότητας Τυποποίηση εκροών Υψηλή τυπικότητα, λίγος συντονισμός και συνεργασία μεταξύ τομέων. Επιδίωξη το κέρδος Περιορισμένη κάθετη αποκέντρωση Μορφή Ad hoc Επιχειρήσεις προσανατολισμένες στην καινοτομία Αμοιβαία προσαρμογή Μικρή τυπικότητα, μικρή συγκέντρωση εξουσίας Επιλεκτική αποκέντρωση Οκτώβριος 2016, 46

Προσδιοριστικοί Παράγοντες Οργανωτικών Δομών: Ανθρώπινοι Πόροι Οι οργανωτικές δομές διαμορφώνονται βάσει των διαθέσιμων ανθρωπίνων πόρων; Οι άνθρωποι ενσωματώνονται στις υφιστάμενες οργανωτικές δομές; Πως αντιδρούν οι άνθρωποι στις αλλαγές των οργανωτικών δομών; Τι ρόλο παίζει το στάδιο του κύκλου ζωής στο οποίο βρίσκεται ο οργανισμός; Οκτώβριος 2016, 47

Τύποι Οργανωτικών Δομών: Γενικά Στοιχεία Όταν σκεφτόμαστε σε όρους οργανωτικών δομών πρέπει να έχουμε κατά νου ότι αυτή: 1. Καθορίζει τις επίσημες σχέσεις αναφοράς, συμπεριλαμβανομένων των επιπέδων ιεραρχίας και της έκτασης του ελέγχου από επίπεδο σε επίπεδο. 2. Αποτυπώνει την ομαδοποίηση των ατόμων σε τμήματα και των τμημάτων στο σύνολο του οργανισμού. 3. Περιλαμβάνει το σχεδιασμό συστημάτων για την επίτευξη αποτελεσματικής επικοινωνίας, συντονισμού των προσπαθειών. Οκτώβριος 2016, 48

Τύποι Οργανωτικών Δομών: Κατά Λειτουργίες (1) Οκτώβριος 2016, 49

Τύποι Οργανωτικών Δομών: Κατά Λειτουργίες (2) Ισχυρά Σημεία Αναπτύσσονται οικονομίες κλίμακας μέσα σε λειτουργικά τμήματα Αναπτύσσεται σε βάθος γνώση και ανάπτυξη δεξιοτήτων Καθορίζονται και επιτυγχάνονται ευκολότερα λειτουργικοί στόχοι Ενισχύεται η αποτελεσματικότητα όταν ο οργανισμός διαθέτει ένα ή λίγα προϊόντα Εύκολη μεταφορά γνώσης εντός του ίδιου τμήματος Εύκολη παρακολούθηση της αποτελεσματικότητας των εργαζομένων και αξιολόγηση τους Αδύναμα Σημεία Φαινόμενα υπερφόρτωσης της ιεραρχίας, με τη συσσώρευση εξουσίας στην κορυφή Δεν επιτρέπει την ανάπτυξη καινοτομιών Υφίσταται στενή θεώρηση των στόχων του οργανισμού Αργές αντιδράσεις στις μεταβολές του περιβάλλοντος, ειδικά του εξωτερικού Δεν διευκολύνει τον οριζόντιο συντονισμό μεταξύ των τμημάτων Επικέντρωση στη λειτουργία του τμήματος, ξεχνώντας τη συνολική λειτουργία του οργανισμού Οκτώβριος 2016, 50

Τύποι Οργανωτικών Δομών: Κατά Λειτουργίες (3) Blue Bell Creameries: Η εταιρεία έχει το 60% του μεριδίου αγοράς παγωτών στην περιοχή δραστηριοποίησης της. Δεν επιθυμεί την επέκταση σε άλλες περιοχές. Δεν προσπαθεί να καλύψει τη ζήτηση. Στόχος: η ποιότητα παλιομοδίτικα, απλά, σπιτικά παγωτά. Αλλαγές: αραιά Τμήματα: πώλήσεις, ποιοτικός έλεγχος, παραγωγή, συντήρηση και διανομή (λογιστήριο + R&D). Οκτώβριος 2016, 51

Τύποι Οργανωτικών Δομών: Κατά Τομείς (1) Παραδείγματα τομέων: Ηλεκτρονικές Εκδόσεις, Έντυπες Εκδόσεις, Εικονική Πραγματικότητα (R&D + Παραγωγή + Λογιστήριο + Μάρκετινγκ) =??? Οκτώβριος 2016, 52

Τύποι Οργανωτικών Δομών: Κατά Τομείς (2) Ισχυρά Σημεία Μπορεί να αφουγκραστεί τις αλλαγές στο περιβάλλον και είναι ευαίσθητη στο ασταθές περιβάλλον Επιτυγχάνει μεγαλύτερη ικανοποίηση πελατών Επιτυγχάνει καλύτερο συντονισμό μεταξύ των διαφορετικών λειτουργιών Επιτυγχάνει μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα όταν υπάρχουν πολλά προϊόντα / υπηρεσίες Αδύναμα Σημεία Δεν επιτυγχάνονται οι οικονομίες κλίμακας εντός λειτουργικών τμημάτων Δεν προωθεί την σε βάθος γνώση και την τεχνική εξειδίκευση Κακός συντονισμός ανάμεσα στις γραμμές προϊόντων Δύσκολη ενοποίηση και τυποποίηση ανάμεσα στις γραμμές προϊόντων Αποκεντρώνει τη λήψη αποφάσεων Οκτώβριος 2016, 53

Τύποι Οργανωτικών Δομών: Κατά Τομείς (3) Microsoft: Η μεγέθυνση έφερε γραφειοκρατία. Οχτώ τομείς: Τομέας Εταιρειών και Επιχειρήσεων (εφαρμογές λογισμικού) Τομέας Λιανικών Πωλήσεων (παιχνίδια και οικιακοί Η/Υ) Ομάδα Παραγωγικότητας (χειριστές γνώσεων = εφαρμογές επεξεργασίας κειμένου) Ομάδα Πωλήσεων & Υποστήριξης Ομάδα Ανάπτυξης (εργαλεία που χρησιμοποιούν οι προγραμματιστές) Ομάδα Καταναλωτών και Εμπορίου (συνδέει εμπόρους) Windows για καταναλωτές (εύκολη χρήση Η/Υ) Τομέας Έρευνας Οι μάνατζερ διευθύνουν τη δική τους μικρή επιχείρηση Οκτώβριος 2016, 54

Τύποι Οργανωτικών Δομών: Κατά Προϊόν (1) Οκτώβριος 2016, 55

Τύποι Οργανωτικών Δομών: Κατά Αγορά (1) Οκτώβριος 2016, 56

Τύποι Οργανωτικών Δομών: Κατά Γεωγραφία (1) Οκτώβριος 2016, 57

Τύποι Οργανωτικών Δομών: Κατά Γεωγραφία (2) Μία τοπική αυτόνομη μονάδα καλύπτει: Αγορά Περιοχή Χώρα Παράδειγμα της Apple Computer Πως οργανώνεται όμως η δομή κάτω από κάθε ένα από τα ανωτέρω; Δύο δημοφιλείς προσεγγίσεις: Οκτώβριος 2016, 58

Τύποι Οργανωτικών Δομών: Κατά Γεωγραφία (3) Οκτώβριος 2016, 59

Τύποι Οργανωτικών Δομών: Δομή Μήτρας Matrix (1) Οκτώβριος 2016, 60

Τύποι Οργανωτικών Δομών: Δομή Μήτρας Matrix (2) Οι εργαζόμενοι απασχολούνται συγχρόνως: 1. Σε κάποια λειτουργία και 2. Σε κάποιο έργο. Προϋποθέσεις εφαρμογής: 1. Πίεση για από κοινού χρήση σπάνιων πόρων, 2. Πίεση για δύο ή περισσότερες κρίσιμες εκροές, 3. Περίπλοκο και αβέβαιο περιβάλλον που οδηγούν στην ανάγκη συντονισμού και σε αλληλεξάρτηση. Οκτώβριος 2016, 61

Τύποι Οργανωτικών Δομών: Δομή Μήτρας Matrix (3) Ισχυρά Σημεία Συντονισμός για την ικανοποίηση διπλών αιτημάτων από τους πελάτες Ευέλικτη χρήση ανθρωπίνων πόρων Κατάλληλη για περίπλοκες αποφάσεις και για ασταθές περιβάλλον Δίνει ευκαιρίες για την ανάπτυξη δεξιοτήτων σε λειτουργίες και προϊόντα Αποδίδει καλά σε μεσαίου μεγέθους επιχειρήσεις με πολλά προϊόντα Αδύναμα Σημεία Οι εργαζόμενοι υπόκεινται σε έλεγχο δύο κέντρων εξουσίας Απαιτείται επαρκή εκπαίδευση προσωπικού Είναι χρονοβόρα καθώς απαιτεί συχνές συνεδριάσεις και ενημερώσεις Αποδίδει μόνο αν καλλιεργηθεί παράλληλα κουλτούρα συνεργασίας (έναντι της ιεραρχικής) Δημιουργούνται προβλήματα διατήρησης της ισορροπίας ισχύος Οκτώβριος 2016, 62

Τύποι Οργανωτικών Δομών: Product Team Structure (1) Οκτώβριος 2016, 63

Τύποι Οργανωτικών Δομών: Product Team Structure (2) Τα μέλη εντάσσονται σε σταθερές ομάδες Υπάρχει στόχευση σε ένα προϊόν / σκοπό / λειτουργία Αποφεύγονται τα προβλήματα ύπαρξης δύο προϊσταμένων Τα μέλη διαφορετικών τμημάτων λειτουργίας «μαθαίνουν» να αναπτύσσουν συνεργασία Τι άλλο πιστεύετε; Οκτώβριος 2016, 64

Τύποι Οργανωτικών Δομών: Υβριδικές Δομές Οι τομείς «μπορούν» να έχουν διαφορετικές δομές, βάσει των αναγκών ή των προτιμήσεων της διοίκησης. Επιμερίζεται έτσι η οργάνωση σε πολλές μικρότερες δομές που είναι ευκολότερο να διοικηθούν αποτελεσματικά. Sun Petroleum Products: 3 τομείς κατά προϊόν (καύσιμα, λιπαντικά, χημικά) με αρμοδιότητες (μάρκετινγκ, σχεδιασμός, παραγωγή, προμήθεια και διανομή) και 4 τομείς κατά λειτουργία (ανθρώπινοι πόροι, νομικές συμβουλές, τεχνολογίας και οικονομικών) Οκτώβριος 2016, 65

Τύποι Οργανωτικών Δομών: Συμβουλή: Να συνδυάζετε διαφορετικές δομές όταν χρειάζεται. Να λαμβάνετε υπόψη τα διαφορετικά χαρακτηριστικά. Όσο περισσότερο περίπλοκο το περιβάλλον, τόσο περισσότερο υβριδική πρέπει να είναι η δομή. Οκτώβριος 2016, 66