ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ ΕΙΣΑΓΩΓΗ.........................................................13 Ι - ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΤΩΝ ΣΥΓΧΡΟΝΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΥ, ΛΟΓΙΣΤΙΚΟΥ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ.........................................15 Ο επιχειρησιακός έλεγχος..............................................16 Ένας συναφής τύπος ελέγχου - η διοικητική ελεγκτική........................18 Ο εξωτερικός έλεγχος..................................................19 ΙΙ - ΘΕΣΜΟΘΕΤΗΣΗ ΚΑΙ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΟΥ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ.....23 Η θέση του τμήματος εσωτερικού ελέγχου στην οργανωτική δομή της εταιρείας...23 Η οργάνωση της λειτουργίας εσωτερικού ελέγχου...........................25 Περιγραφές των θέσεων εργασίας του τμήματος εσωτερικού ελέγχου............27 ΙΙΙ - ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΤΗΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ........37 Οργάνωση μακροπρόθεσμου προγράμματος εσωτερικού ελέγχου...............37 Υπολογισμός των απαραίτητων ανθρωποημερών για το πρόγραμμα εσωτερικού ελέγχου.............................................................38 Κατάρτιση ετήσιου προγράμματος εσωτερικού ελέγχου.......................43 Παράδειγμα ετήσιου προγράμματος εσωτερικού ελέγχου......................44 IV - ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ............51 Θέματα στελέχωσης...................................................51 Ειδικές απαιτήσεις για το προσωπικό εσωτερικού ελέγχου.....................52 Προσανατολισμός προσωπικού..........................................53 Κατάρτιση προϋπολογισμού για το τμήμα εσωτερικού ελέγχου.................53 Έναρξη της διαδικασίας εσωτερικού ελέγχου...............................53 Διεξαγωγή της προκαταρκτικής έρευνας...................................55 Περιγραφή δραστηριοτήτων του ελεγχόμενου τμήματος......................57
8 ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΕΛΕΓΧΟΣ Προετοιμασία του προγράμματος ελέγχου..................................64 Κατευθυντήριες γραμμές για την κατάρτιση προγράμματος ελέγχου.............64 Τα βασικά μέρη ενός προγράμματος ελέγχου...............................65 V - ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΑ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ...........................73 Έλεγχος της λειτουργίας διαχείρισης διαθεσίμων............................73 Αξιολόγηση των υφιστάμενων ελέγχων των διαθεσίμων......................74 Έλεγχος πωλήσεων, τιμολόγησης, εισπρακτέων λογαριασμών..................84 Προσδιορισμός των βασικών περιοχών για έλεγχο...........................93 Έλεγχος της διαχείρισης και αποτίμησης αποθεμάτων........................94 Σχέση του εσωτερικού ελέγχου με τις υπηρεσίες............................95 Πρόσθετα ζητήματα για τα αποθέματα....................................96 Επιθεώρηση της διαδικασίας ελέγχου παραγωγής...........................104 Έλεγχος των υπηρεσιών μισθοδοσίας και διοίκησης προσωπικού..............110 Συστατικά του εσωτερικού ελέγχου της μισθοδοσίας........................110 Έλεγχος κεφαλαιουχικών δαπανών και παγίων στοιχείων.....................111 VI - ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΑ ΓΕΝΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ ΓΙΑ ΤΡΕΙΣ ΕΠΙΠΡΟΣΘΕΤΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ......................................125 Έλεγχος περιβάλλοντος πληροφορικής...................................125 Διεξαγωγή λειτουργικού ελέγχου........................................139 Σχεδιασμός του χρηματοοικονομικού ελέγχου............................143 VII - ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ ΕΡΓΑΣΙΩΝ ΕΛΕΓΧΟΥ ΚΑΙ ΚΑΤΑΓΡΑΦΗ ΕΥΡΗΜΑΤΩΝ..........................................147 Χρήση εγγράφων εργασίας εσωτερικού ελέγχου............................147 Σημασία της προετοιμασίας των εγγράφων εργασίας........................147 Καταγραφή των ευρημάτων εσωτερικού ελέγχου...........................148 Μορφές αρνητικών ευρημάτων.........................................150 Παρουσίαση των ευρημάτων...........................................151 Εκτίμηση της κατάστασης.............................................153
ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 9 Διαδικασίες και πρακτικές.............................................153 Ποσοτικοποίηση του αποτελέσματος....................................155 Ανασκόπηση των ευρημάτων του εσωτερικού ελέγχου......................156 VIII - ΣΥΝΤΑΞΗ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΩΝ ΑΝΑΦΟΡΩΝ ΕΛΕΓΧΟΥ..........157 Πρότυπα για την κοινοποίηση των αποτελεσμάτων.........................157 Σχεδιασμός της αναφοράς ελέγχου......................................158 Ορθοί τρόποι σύνταξης αναφοράς ελέγχου................................165 Συμπεράσματα......................................................166 IX - ΤΥΠΟΙ ΚΑΙ ΜΟΡΦΕΣ ΑΝΑΦΟΡΩΝ................................173 Κατευθυντήριες γραμμές για την επίσημη αναφορά.........................174 Προετοιμασία ανεπίσημης αναφοράς.....................................177 Προετοιμασία προφορικής αναφοράς....................................180 Πρότυπα αναφορών για την οργάνωση του εσωτερικού ελέγχου..............180 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ - ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ..................182
10 ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΕΛΕΓΧΟΣ ΠΙΝΑΚΑΣ ΣΧΗΜΑΤΩΝ Σχήμα 1. Χαρακτηριστικά του εσωτερικού ελέγχου.........................20 Σχήμα 2. Χαρακτηριστικά του επιχειρησιακού ελέγχου......................21 Σχήμα 3. Χαρακτηριστικά του εξωτερικού ελέγχου.........................22 Σχήμα 4. Εξαγγελία πολιτικής εσωτερικού ελέγχου.........................24 Σχήμα 5. Προτεινόμενη τοποθέτηση του εσωτερικού ελέγχου στην οργανωτική δομή της εταιρείας............................................26 Σχήμα 6. Οργανωτική δομή ενδεκαμελούς τμήματος εσωτερικού ελέγχου.......28 Σχήμα 7. Περιγραφή της θέσης του διευθυντή εσωτερικού ελέγχου.............30 Σχήμα 8. Περιγραφή της θέσης του προϊσταμένου εσωτερικού ελέγχου..........31 Σχήμα 9. Περιγραφή της θέσης ενός ελεγκτή..............................32 Σχήμα 10. Περιγραφή της θέσης ενός βοηθού ελεγκτή........................34 Σχήμα 11. Απαιτούμενες ανθρωποημέρες για πενταετές πρόγραμμα εσωτερικού ελέγχου των μεταποιητικών δραστηριοτήτων και του τεχνικού σχεδιασμού.................................................39 Σχήμα 12. Απαιτούμενες ανθρωποημέρες για πενταετές πρόγραμμα εσωτερικού ελέγχου των οικονομικών υπηρεσιών και του λογιστηρίου............40 Σχήμα 13. Απαιτούμενες ανθρωποημέρες για πενταετές πρόγραμμα εσωτερικού ελέγχου του τμήματος πωλήσεων και μάρκετινγκ...................41 Σχήμα 14. Απαιτούμενες ανθρωποημέρες για πενταετές πρόγραμμα εσωτερικού ελέγχου των διοικητικών υπηρεσιών.............................42 Σχήμα 15. Σύνοψη ελεγκτικών έργων για το σύνολο της εταιρείας..............45 Σχήμα 16. Πρόγραμμα εσωτερικού ελέγχου των λειτουργιών μεταποίησης και τεχνικού σχεδιασμού.........................................46 Σχήμα 17. Πρόγραμμα εσωτερικού ελέγχου των οικονομικών και λογιστικών υπηρεσιών..................................................47 Σχήμα 18. Πρόγραμμα εσωτερικού ελέγχου των λειτουργιών πωλήσεων και μάρκετινγκ.................................................48 Σχήμα 19. Πρόγραμμα εσωτερικού ελέγχου των διοικητικών υπηρεσιών.........49 Σχήμα 20. Υπόδειγμα πολιτικής προσανατολισμού στο τμήμα εσωτερικού ελέγχου....................................................54 Σχήμα 21. Υπόδειγμα αναγγελίας εσωτερικού ελέγχου........................56 Σχήμα 22. Ερωτήσεις για τη δημιουργία μόνιμου αρχείου ελέγχου του τμήματος προμηθειών.................................................58
ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 11 Σχήμα 23. Ερωτήσεις για τη δημιουργία μόνιμου αρχείου ελέγχου του τμήματος πληρωτέων λογαριασμών......................................60 Σχήμα 24. Διάγραμμα ροής εργασιών λειτουργίας προμηθειών.................62 Σχήμα 25. Διάγραμμα ροής εργασιών της λειτουργίας πληρωτέων λογαριασμών...63 Σχήμα 26. Βήμα προς βήμα πρόγραμμα για τον έλεγχο της λειτουργίας προμηθειών.................................................66 Σχήμα 27. Βήμα προς βήμα πρόγραμμα για τον έλεγχο της λειτουργίας των πληρωτέων λογαριασμών......................................67 Σχήμα 28. Έγγραφο εργασίας για τον έλεγχο των προμηθειών..................71 Σχήμα 29. Έγγραφο εργασίας για τον έλεγχο των πληρωτέων λογαριασμών.......72 Σχήμα 30. Ερωτήσεις για τη δημιουργία μόνιμου αρχείου εσωτερικού ελέγχου της λειτουργίας διαχείρισης διαθεσίμων...................75 Σχήμα 31. Διάγραμμα ροής δεδομένων για τη διαδικασία διαχείρισης διαθεσίμων..78 Σχήμα 32. Βήμα προς βήμα πρόγραμμα για τον έλεγχο της διαχείρισης διαθεσίμων..................................................79 Σχήμα 33. Βήμα προς βήμα πρόγραμμα ελέγχου για τα μικρά ταμεία............81 Σχήμα 34. Έγγραφο εργασίας για τον έλεγχο διαχείρισης διαθεσίμων στην υπηρεσία είσπραξης μετρητών..................................82 Σχήμα 35. Έγγραφο εργασίας για τον έλεγχο διαχείρισης μετρητών στην υπηρεσία συμφωνίας τραπεζικών λογαριασμών....................83 Σχήμα 36. Ερωτήσεις για τη δημιουργία μόνιμου αρχείου όσον αφορά τον έλεγχο των πωλήσεων - εισπρακτέων λογαριασμών - τιμολόγησης...........85 Σχήμα 37. Διάγραμμα ροής δεδομένων για τις λειτουργίες πωλήσεων - τιμολόγησης - εισπρακτέων λογαριασμών.........................87 Σχήμα 38. Βήμα προς βήμα πρόγραμμα για τον έλεγχο πωλήσεων - τιμολόγησης...88 Σχήμα 39. Βήμα προς βήμα πρόγραμμα για τον έλεγχο των εισπρακτέων λογαριασμών...............................................90 Σχήμα 40. Έγγραφο εργασίας για τον έλεγχο των πωλήσεων - τιμολόγησης.......91 Σχήμα 41. Έγγραφο εργασίας για τον έλεγχο των εισπρακτέων λογαριασμών......92 Σχήμα 42. Ερωτήσεις για τη δημιουργία μόνιμου αρχείου για την επιθεώρηση του ελέγχου αποθεμάτων......................................97 Σχήμα 43. Διάγραμμα ροής δεδομένων για την υπηρεσία ελέγχου αποθεμάτων....99 Σχήμα 44. Βήμα προς βήμα πρόγραμμα για την επιθεώρηση του ελέγχου των αποθεμάτων............................................100 Σχήμα 45. Βήμα προς βήμα πρόγραμμα για τον έλεγχο της τιμολόγησης των αποθεμάτων............................................101
12 ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΕΛΕΓΧΟΣ Σχήμα 46. Έγγραφο εργασίας για τη λειτουργία του ελέγχου αποθεμάτων.......102 Σχήμα 47. Έγγραφο εργασίας για το τμήμα της υπηρεσίας αποθεμάτων που σχετίζεται με την τιμολόγηση..................................103 Σχήμα 48. Ερωτήσεις για τη δημιουργία μόνιμου αρχείου για την επιθεώρηση του ελέγχου παραγωγής......................................105 Σχήμα 49. Στοιχεία διαγράμματος ροής για την υπηρεσία του ελέγχου παραγωγής.107 Σχήμα 50. Βήμα προς βήμα πρόγραμμα για την επιθεώρηση του ελέγχου παραγωγής................................................108 Σχήμα 51. Έγγραφο εργασίας για την επιθεώρηση του ελέγχου παραγωγής......109 Σχήμα 52. Ερωτήσεις για την δημιουργία μόνιμου αρχείου ελέγχου της υπηρεσίας μισθοδοσίας.......................................112 Σχήμα 53. Διάγραμμα ροής δεδομένων για την υπηρεσία μισθοδοσίας προσωπικού................................................114 Σχήμα 54. Βήμα προς βήμα πρόγραμμα για τον έλεγχο των υπηρεσιών μισθοδοσίας - τμήματος προσωπικού............................115 Σχήμα 55. Έγγραφο εργασίας για τον έλεγχο της μισθοδοσίας.................117 Σχήμα 56. Έγγραφο εργασίας για τον έλεγχο του τμήματος προσωπικού.........118 Σχήμα 57. Ερωτήσεις για τη δημιουργία μόνιμου αρχείου για τον έλεγχο των κεφαλαιουχικών δαπανών....................................120 Σχήμα 58. Ροή δεδομένων για τη λειτουργία κεφαλαιουχικών δαπανών.........121 Σχήμα 59. Βήμα προς βήμα πρόγραμμα για τον έλεγχο των κεφαλαιουχικών δαπανών και των παγίων στοιχείων.............................122 Σχήμα 60. Έγγραφο εργασίας για τον έλεγχο των κεφαλαιουχικών δαπανών......123 Σχήμα 61. Πέντε περιοχές προς εξέταση σε ένα πρόγραμμα ελέγχου συστημάτων πληροφόρησης...................................127 Σχήμα 62. Γενικά βήματα για την διεξαγωγή ενός προγράμματος λειτουργικού ελέγχου...................................................140 Σχήμα 63. Γενικές περιοχές που πρέπει να ληφθούν υπόψη σε ένα πρόγραμμα χρηματοοικονομικού ελέγχου........................144 Σχήμα 64. Παράδειγμα ευρετηρίασης μίας ομάδας εγγράφων εργασίας ελέγχου...149 Σχήμα 65. Φύλλο εργασίας παρουσίασης ευρημάτων εσωτερικού ελέγχου.......152 Σχήμα 66. Πρότυπες αναφορές εσωτερικού ελέγχου σύμφωνα με το Ινστιτούτο των Εσωτερικών Ελεγκτών Φλώριντα Η.Π.Α.....................167 Σχήμα 67. Αναφορές για θετικά και αρνητικά ευρήματα του ελέγχου...........178 Σχήμα 68. Μία τυπική ανεπίσημη αναφορά που ετοιμάστηκε κατά τη διάρκεια ενός χρηματοοικονομικού ελέγχου..............................179 Σχήμα 69. Βασικά στοιχεία μίας αποτελεσματικής αναφοράς ελέγχου...........182