Δ15 Διαδικασία Αξιολόγησης και Απολογισµού Επάρκειας για την υλοποίηση Συγχρηµατοδοτούµενων Έργων Σύµφωνα µε το Πρότυπο ΕΛΟΤ 1429: 2008 Έκδοση Έγκριση 3 η 3 η Ηµεροµηνία 03/06/2016 03/06/2016 Από Εκπρόσωπος Διοίκησης Πρόεδρος Δ.Σ. ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ Δέσποινα Κότογλου Υπογραφή 1
ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 1 ΣΚΟΠΟΣ... 3 2 ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΤΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ... 4 3 ΣΧΕΤΙΚΕΣ ΑΝΑΦΟΡΕΣ... 5 3.1 ΣΧΕΤΙΚΗ ΠΑΡΑΓΡΑΦΟΣ ΠΡΟΤΥΠΟΥ 1429:2008... 5 3.2 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ... 5 3.3 ΒΑΣΙΚΟ ΘΕΣΜΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ... 5 4 ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΕΣ... 6 5 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ... 7 5.1 ΠΙΝΑΚΑΣ ΕΛΕΓΧΟΥ ΕΡΓΟΥ ΚΑΤΑ ΣΔΕΠ... 7 5.2 ΑΠΟΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΕΚΘΕΣΗ ΕΡΓΟΥ... 7 6 ΕΝΤΥΠΑ ΚΑΙ ΤΗΡΟΥΜΕΝΑ ΑΡΧΕΙΑ... 9 7 ΙΣΤΟΡΙΚΟ ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΕΩΝ... 10 2
1 Σκοπός Σκοπός της παρούσας Διαδικασίας είναι να περιγράψει τον τρόπο µε τον οποίο η ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ συλλέγει τα αντικειµενικά δεδοµένα που τεκµηριώνουν τη λήψη αποφάσεων από τη Διοίκηση για παροχή πόρων, λήψη διορθωτικών ή/και προληπτικών ενεργειών και βελτίωση, π.χ. κατά την Ανασκόπηση και τον Ετήσιο Προγραµµατισµό. Για το σκοπό αυτό, η επιχείρηση διενεργεί τους απαραίτητους ελέγχους των εργασιών, στα διάφορα στάδια διαχείρισης συγχρηµατοδοτούµενων έργων, µε στόχο να εξασφαλίζεται και να επαληθεύεται ότι η διαχείριση αυτή συµµορφώνεται µε το εφαρµοζόµενο Επάρκειας και πληροί τις προδιαγραφές, όπως αυτές έχουν προσδιοριστεί από την επιχείρηση, τις αρµόδιες ελεγκτικές αρχές και τo ισχύον θεσµικό και κανονιστικό πλαίσιο. Επίσης, αξιολογεί κάθε έργο που υλοποιεί ως προς την επίτευξη των στόχων, τις τυχόν αποκλίσεις από το Σχέδιο Διαχείρισης Έργου που υπάρχει στο Φάκελο του Έργου και τη σχέση των αποτελεσµάτων µε τους πόρους που χρησιµοποιήθηκαν 3
2 Πεδίο Εφαρµογής της Διαδικασίας Η διαδικασία εφαρµόζεται για όλα τα συγχρηµατοδοτούµενα έργα, προµήθειες, υπηρεσίες και µελέτες, και έργα που υλοποιούνται µε ίδια µέσα. 4
3 Σχετικές Αναφορές 3.1 Σχετική παράγραφος προτύπου 1429:2008 8.5 Απολογισµός & Συµπεράσµατα για Βελτίωση & Μελλοντική Αξιοποίηση 3.2 Διαδικασίες Συστήµατος Δ3 Διαδικασία Ανασκόπησης Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας Δ12 Διαδικασία Εσωτερικών Επιθεωρήσεων Δ13 Διαδικασία Εντοπισµού Μη Συµµορφώσεων και Διορθωτικών Προληπτικών Ενεργειών Δ14 Διαδικασία διερεύνησης ικανοποίησης επωφελούµενων / εµπλεκοµένων µερών 3.3 Βασικό Θεσµικό Πλαίσιο ΕΛΟΤ 1429:2008 ΕΛΟΤ 1431-2:2008 ΕΛΟΤ 1431-3:2008 Διαχειριστική επάρκεια οργανισµών για την υλοποίηση έργων δηµοσίου χαρακτήρα Απαιτήσεις Διαχειριστική επάρκεια οργανισµών για την υλοποίηση έργων δηµοσίου χαρακτήρα Οδηγός εφαρµογής του ΕΛΟΤ 1429 για οργανισµούς υλοποίησης δηµοσίων συµβάσεων προµηθειών και υπηρεσιών Διαχειριστική επάρκεια οργανισµών για την υλοποίηση έργων δηµοσίου χαρακτήρα Οδηγός εφαρµογής του ΕΛΟΤ 1429 για οργανισµούς υλοποίησης συγκεκριµένων δράσεων µε ίδια µέσα 5
4 Αρµοδιότητες Υπεύθυνοι εφαρµογής της διαδικασίας είναι ο Εκπρόσωπος της Διοίκησης και οι Υπεύθυνοι Ποιότητας κάθε Τµήµατος σε συνεργασία µε τον κατά περίπτωση Υπεύθυνο του αντίστοιχου διακριτού διαχειριστικού σταδίου καθώς και τον Υπεύθυνο του Έργου ή/και άλλα µέλη της Οµάδας Έργου. 6
5 Διαδικασία 5.1 Πίνακας Ελέγχου Έργου κατά ΣΔΕΠ Οι έλεγχοι αποτυπώνονται στον Πίνακα Ελέγχου Έργου κατά ΣΔΕΠ, στον οποίο αναφέρονται τα διακριτά στάδια/ φάσεις διαχείρισης συγχρηµατοδοτούµενου έργου, στα οποία διεξάγεται ο ποιοτικός έλεγχος, οι υπεύθυνοι για τον έλεγχο, το έντυπο όπου τεκµηριώνεται ο έλεγχος, το χρονικό στάδιο διεξαγωγής ελέγχου, οι αντίστοιχες παράµετροι που ελέγχονται, καθώς και τα κριτήρια ελέγχου. Ο Πίνακας Ελέγχου Έργου κατά ΣΔΕΠ συµπληρώνεται µε ευθύνη των Υπεύθυνων Ποιότητας κάθε τµήµατος σε συνεργασία µε τον Υπεύθυνο του Έργου, κατά τη διάρκεια υλοποίησης του έργου, και τηρείται στο Φάκελο του Έργου. Σε περίπτωση που τα αποτελέσµατα των ελέγχων υποδεικνύουν την ύπαρξη Μη Συµµόρφωσης τότε ενεργοποιείται η Διαδικασία Εντοπισµού Μη Συµµορφώσεων και Διορθωτικών Προληπτικών Ενεργειών 5.2 Απολογιστική Έκθεση Έργου Η αξιολόγηση κάθε έργου γίνεται µε τη συµπλήρωση της Απολογιστικής Έκθεσης του Έργου, η οποία συµπληρώνεται από την έναρξη του έργου έως και το διαχειριστικό κλείσιµο και περιλαµβάνει όλα τα βασικά στοιχεία του έργου σε σχέση µε το αντικείµενο που έχει υλοποιηθεί (φυσικό και οικονοµικό), το χρονοδιάγραµµα, καθώς και τυχόν παρατηρήσεις τόσο για το έργο όσο και για τον ανάδοχο. Με βάση τα στοιχεία αυτά καταγράφονται τα αποτελέσµατα της αξιολόγησης κάθε έργου αναφορικά µε: τα αποτελέσµατα ελέγχου έργου κατά ΣΔΕΠ, το βαθµό ικανοποίησης των στόχων του έργου, το βαθµό ικανοποίησης των αναγκών των επωφελούµενων του έργου, τις αποκλίσεις τήρησης του Σχεδίου Διαχείρισης του Έργου του Φακέλου του Έργου, και την αποδοτικότητα του έργου. 7
Η Απολογιστική Έκθεση του Έργου συντάσσεται µε ευθύνη του Υπεύθυνου του Έργου, σε συνεργασία µε τον Εκπρόσωπο Διοίκησης, και τηρείται στο Φάκελο του Έργου. 8
6 Έντυπα και Τηρούµενα Αρχεία Κωδικός Περιγραφή Έντυπα Δ15_ΕΝ01 Δ15_ΕΝ02 Δ15_ΕΝ03 Πίνακας Ελέγχου έργου κατά ΣΔΕΠ Απολογιστική Έκθεση του Έργου Προτάσεις για Βελτίωση Αρχεία Φάκελος Έργου 9
7 Ιστορικό Τροποποιήσεων Έκδοση Περιγραφή Τροποποίησης Συντάχθηκε Εγκρίθηκε Ισχύει από 1 Αρχική Έκδοση Οµάδα εργασίας 2 2 η Έκδοση Οµάδα εργασίας Πρόεδρος: Βασίλειος Κοντορίζος Πρόεδρος: Αναστασία Μορφογιάννη 22/06/2012 11/06/2015 3 3 η Έκδοση Οµάδα εργασίας Πρόεδρος: Δέσποινα Κότογλου 03/06/2016 10